Kompetansehevende plan i medisinsk koding

Transkript

1 2012 Kompetansehevende plan i medisinsk koding DRG ICD-10 ICPC NCMP og NCSP ICF Forslag til kompetansehevende plan i medisinsk koding for leger og merkantil personell Seksjonsleder Astrid Jacobsen, Seksjon for kunnskapsbygging Seksjonsleder Elisabeth Mentzoni, Seksjon for fagstøtte og analyse

2 1 Innledning 1.1 Bakgrunn for oppstart av tiltakene Helseforetakene er pålagt å rapportere pasientadministrative og medisinske data til Helsedirektoratet/Norsk pasientregister i hht. regelverk for innsatsstyrt finansiering og i hht. nasjonal kodeveiledning for medisinsk koding. Oppdragsdokumentet pålegger helseforetakene å registrere og levere data til nasjonale og regionale kvalitetsregistre samt å anvende resultater fra registre og kvalitetsindikatorer i eget forbedringsarbeid. Det fremgår også av oppdragsdokumentet at helseforetakene er pålagt å sikre god kvalitet og fullstendig rapportering av virksomhetsdata samt bruke felles definisjoner, standarder og aktuelle rapporteringsverktøy. 1.2 Utfordringer Erfaringsmessig er det store utfordringer knyttet til å holde god standard på medisinsk koding. Mange feil, men langt fra alle, fanges i dag opp igjennom omfattende kvalitetssikringsarbeid. Upresis eller feil koding gir misvisende medisinsk statistikk og aktivitetsoversikt - og bidrar til ISF-inntekter ikke alltid er i overensstemmelse med faktisk utført aktivitet. Revisjoner de siste årene, initiert av Riksrevisjonen og Helsedirektoratet, underbygger dette. Likeså internrevisjoner og nylig utført nasjonal revisjon; utført i et samarbeid mellom de regionale helseforetakene. 1.3 Verdiskapingen En forbedret organisering og kompetanseheving av fagområdet medisinsk koding, vil kunne medføre en betydelig økonomisk og miljømessig verdiskaping for Nordlandssykehuset. Internt i organisasjonen vil det genereres tilleggsverdier som øker kvaliteten på selve arbeidsprosessene og/eller frigjøre ressurser gjennom en mer effektiv organisering og utførelse. Datagrunnlag som gjenspeiler faktisk aktivitet gir et godt grunnlag for arbeid med kvalitetsutvikling, arbeidsfordeling (mellom sykehus/hfog mellom nivåer i helsetjenesten), aktivitetsplanlegging samt for studier og forskning. I tillegg sikres rettmessige, aktivitetsbaserte inntekter som danner ett av grunnlagene for en stabil driftssituasjon. Den miljømessige eller humanistiske verdiskapingen i form av økt trivsel og velferd hos den enkelte medarbeider vil vise seg i form av tillit, ansvar/forankring og lojalitet til organisasjonen og det arbeidet de er pålagt å ivareta. 1.4 Formålet /målet Mål med kompetansehevende plan for medisinsk koding i Nordlandssykehuset, er å forbedre det generelle kunnskapsnivået blant leger, andre behandlere og medisinsk kontorpersonell - samt å legge til rette for at nøkkelpersoner skal kunne tilegne seg spisskompetanse i medisinsk koding og ha et nettverk å støtte seg til. Det er et mål at kompetansehevende tiltak skal bidra til minimalisering av antall feilsituasjoner når det gjelder medisinsk koding.

3 1.5 Avgrensing og begrepsavklaring Denne plan forutsetter at det iverksettes egne tiltak for å heve kompetanse så vel hos behandlingspersonell som i medisinsk kontortjeneste, i bruk av DIPS. Rettmessige ISF-inntekter er avhengig av presis medisinsk koding, men også korrekt registrering av et betydelig sett med pasientadministrative data i DIPS. Planen understøttes ved at det etableres et standardisert opplegg for epikrise i Nordlandssykehuset; både mht. oppsett i DIPS og mht. rutiner for oppfølging; herunder teknisk kvalitetssikring og kvalitetssikring av den medisinske kodingen. Kompetansebegrepet defineres her som: samlede kunnskaper, ferdigheter, evner og holdninger som gjør det mulig å utføre aktuelle funksjoner og oppgaver i tråd med definerte krav og mål (Lai, 2004:48). Med kompetanse i medisinsk koding menes her kompetanse i å omsette journalinformasjon om pasienters tilstander og utførte tiltak i løpet av deres sykehusopphold - til mest mulig presist beskrivende, medisinske koder. Koding av tilstander og tiltak skal gjøres i hht. Nasjonal kodeveiledning - og i hht. Regelverk for innsatsstyrt finansiering som begge oppdateres årlig. Veiledning og regelverk omhandler bl.a. bruk av diagnosekoder fra kodeverket ICD-10 og prosedyrekoder fra NCSP/NCMP/Nasjonale særkoder. Kompetanseplanens virketid er fra januar 2012 til januar Arbeidet vil bli midtidsevaluert i januar Finansiering Finansiering av utgifter knyttet til gjennomføringen av kompetansehevingen vil i hovedsak ligge på to hovedaktører, Fagavdelingen ved Seksjon for kunnskapsbygging og de åtte klinikkene hvor de aktuelle deltakerne er ansatt ved. Utgifter til kursarrangementer, nettverkssamlinger og honorarer til kursholdere dekkes av Seksjon for kunnskapsbygging. Videre vil seksjonen dekke kursavgift, reise og opphold for deltakere på eksterne kurs o. l (eks. Nirvacokurs for utvalgte leger og merkantilt ansatte). Ved eventuelt behov for innkjøp av it-verktøy, lisenser o.l, må dette dekkes over klinikkenes budsjetter. Ved permisjoner i forbindelser med kurs (e-læring og andre kurs), nettverksmøter o.l og hvor det eventuelt oppstår behov for vikarinnleie, finansieres det av klinikkene.

4 2 Modell for gjennomføring av tiltaksplan I arbeid med utvikling av strategisk kompetanse, kan det være nyttig å bruke modell som grunnlag for arbeidet. Modellen viser hovedelementer i kompetanseplanleggingen og karakteriserer en fasedelt arbeidsinnsats (Nordhaug, 2004). For å oppnå et best mulig resultat må en starte med utgangspunkt i prosessens organisering. Her er ledelsesforankring og de aktuelle parters medvirkning og delaktighet et avgjørende suksesskriterium. Fase 1 indikerer oppgavene som definerer kompetansebehovet nå og eventuelle fremtidige endringers påvirkning på oppgavene og funksjonsområder. Det kan relateres til visjoner, mål eller strategier. Fase 2 omhandler kartlegging av kompetansebeholdningen, her den eksisterende kompetanse innen medisinsk koding. I fase 3 kartlegges eller angis kompetansebehovet som er nødvendig for å nå målet med planleggingen. Det er også nødvendig i denne fasen å prioritere kompetansebehovene etter viktighet og satsingsområder. I fase 4 analyseres gapet mellom kompetansekravene, kompetansebeholdningene og kompetansebehovene. Etter situasjonsanalyse og identifisering av et problemområde, må en se på om den enkelte medarbeider eller enhet har den kompetanse som kreves. Videre må en anslå hvilke kompetanse som mangles og som må utvikles eller mobiliseres før fase 5 oppstartes. Denne fase skisserer tiltakene i planen og kan omfatte rekrutteringstiltak, interne og eksterne kompetansehevende tiltak. Fasen gir klare gjensvar på kompetansekravene som skisseres i fase 1. Den siste fasen, fase 6 er evalueringsfasen og her kvitteres det ut for hvorvidt målene er oppnådde, om hensikten er oppfylt eller om det er nødvendig med justeringer for eventuelt å styrke effekt eller omprioritere tiltak. Fase 6: Evalurering Organisering av prosessen Fase 1: Kompetansekrav Fase 5: Gjennomføring av tiltak Kvalitet på kodingsarbeidet Fase 2: Kartlegging av beholdning Fase 4: Gapanalyse Fase 3: Kartlegging av behov Fig.1: Modell for strategisk kompetanseplanlegging

5 2.1 Organisering av prosessen Kompetanseplanen må forankres i administrativ og faglige ledelse og gjenspeile ledelsens innstilling til behovet for og verdien av kompetansehevingen. Her vil følgende være viktig for å lykkes: Ledelsesforankret i direktørens ledergruppe Avklaring av klinikksjefene ansvar og forpliktelse for tilrettelegging og oppfølging av tiltak og anvisninger Oppfølging av prosessen tillegges Fagavdelingen ved Seksjon for fagstøtte og analyse og Seksjon for kunnskapsbygging Fase 1 Kompetansekrav Kompetansekravet for medisinsk koding skal anvise hva foretaket trenger for å nå sine mål og utføre definerte funksjoner og oppgaver på en ønsket måte og et ønsket nivå. Kravet kan ses i lys av formålet med kompetansehevingen som vil være: Økt kompetanse på arbeidet med medisinsk koding i Nordlandssykehuset, og dermed kvaliteten Etablere felles nettverk av kompetente kodere, bestående av leger og ansatte i medisinsk kontortjeneste Etablere systemer for revidering, evaluering og utvikling av kodearbeidet for å sikre kvaliteten Oppfylle systemkrav; f.eks. formelle krav til epikrise samt til rapportering av kvalitetssikrede data på gitt format, til gitt tid, til Norsk pasientregister Fase 2 Kartlegging av kompetansebeholdningen Kartlegge hvem som har gjennomført Nirvaco kurs blant gruppen merkantil personell - Hvem har gjennomført kurs? - Hvem har gjennomført kurs, men ikke bruker denne kompetansen? Kartlegging av annen type kompetanse innen arbeid med medisinsk koding, - erfaring, engasjement o.l - Hvem har annen type kurs? - Hvem er kompetent, men ikke skolerte? Erfaring? Interesserte og engasjerte? Kartlegging av kompetanse innen legegruppen - Kurs? Erfaring? Egnet, interessert og engasjert? Fase 3 Kartlegging av kompetansebehov Hvem trenger hva? Behovet for opplæring av leger? Er det andre behov som veiledningskompetanse? Pedagogisk opplæring for å være i stand til å opplære andre? Andre behov?

6 Fase 4 Gapanalyse Det er blitt gjennomført et kartleggingsarbeid over eksisterende kompetanse. Her presenteres resultater i henhold til områder definert i fase 2: Vi er ikke kjent med at noen leger i Nordlandssykehuset har gjennomført kurs i medisinsk koding (for eksempel kurs arrangert for leger av Nirvaco). Analysesenteret har de siste årene hatt møter med medisinsk koding som tema, med leger på noen fagområder. Varierende oppmøte og usikker effekt. Klinikkene v/leder for medisinsk kontortjeneste (m/gjenpart til klinikksjefene) ble i øktober 2011 spurt om å gi en oversikt over hvilke personer (innenfor den enkelte klinikk Bodø, Lofoten, Vesterålen) som har gjennomført grunnkurs og evt. oppfølgingskurs i medisinsk koding i regi av Nirvaco. De ble også bedt om å redegjøre for hvorvidt og i anslagsvis hvor stor stillingsbrøk personer med Nirvaco-kurs benyttes i systematisk arbeid med å kvalitetssikre medisinsk koding. Det ble også bedt om en redegjørelse for om klinikkene har ansatte (ikke-medisinere) der kursdeltagelse på kodekurs er planlagt eller ønsket. Undersøkelsen viste at det er 10 personer som fortsatt har fast ansettelse i Nordlandssykehuset som har vært på grunnkurs i medisinsk koding hos Nirvaco (2 av disse har arbeidssted Fagavdelingen.) Halvparten av disse har vært på oppfølgingskurs. Det anslås at personell i klinikkene med gjennomført kodekurs til sammen benytter rundt 3 årsverk til arbeid med kvalitetssikring av medisinsk koding. Øvrige andeler av stillinger benyttes til andre oppgaver som er tillagt medisinsk kontortjeneste samt til personalledelse. Utover dette har klinikkene personell i medisinsk kontortjenteste som ikke har vært på Nirvacos kodekurs, som imellom andre oppgaver, arbeider med kvalitetssikring av medisinsk koding. På intensiv utfører en av intensivsykepleierne arbeid med registrering og kvalitetssikring av medisinsk koding. Situasjonsanalyse og definering av problemområde - Er det flere som har kurs, men ikke anvender kunnskapen? Akuttmedisinsk klinikk har personell som har gjennomført kodekurs, men som ikke anvender kunnskapen. Medisinsk klinikk har personell som har gjennomført kodekurs, men som kun jobber med medisinsk koding i liten eller ingen brøk av sin stilling. De fleste som har vært på kurs anvender kunnskapen, men kombinert med til dels mange andre oppgaver. - Hva er grunnen til det? Hva skal til for å mobilisere denne kompetansen? Årsaken til denne situasjonen synes for medisinsk klinikk å være at personell i medisinsk kontortjeneste som har kompetanse i medisinsk koding også har høy kompetanse på andre områder og trenges for å ta unna løpende produksjon. Dette kombinert med store etterslep på skriving av dokumentasjon, gjør det vanskelig å sette av tilstrekkelig med tid til kvalitetssikring av medisinsk koding. Medisinsk klinikk i Bodø og Vesterålen baserer seg dermed i stor grad på ressurser fra Seksjon for fagstøtte og analyse i Fagavdelingen for å få kvalitetssikret den medisinske kodingen. For ansatt i akuttmedisinsk klinikk som har vært på kodekurs, men som ikke anvender kompetansen, kan årsaken være at interessen for medisinsk koding ikke er så stor. - Hva mangles på individ og gruppenivå? Tid dedikert til arbeid med kvalitetssikring av medisinsk koding Systematisk opplæring Mulighet for deltagelse og arbeid i nettverk

7 Fase 5 Gjennomføring av tiltak A: Fagtiltak 1. Bruk av e-læringsmoduler i opplæring i koding Valg av Helse Sør-Øst`s modul som tilrettelegges for vårt behov og bruk. E-læringskurset legges i Campus. Bruk av KITH s e-læringsmodul i medisinsk koding. Denne ligger i Campus. Kursene gjøres obligatorisk for både personell i medisinsk kontortjeneste og leger, eventuelt en tilpasning til disse og andre faggruppers behov. 2. Interne kurs Eks innen veiledning og undervisning av egen faggruppe eller annet personell Ny oppdatert kunnskap innen feltet 3. For leger: opprettelse av kodekontakter Utvelgelse av hvem som egner seg til denne oppgaven Gis mulighet og tilrettelegging for at oppgaven prioriteres Møter/ gjennomgang i forbindelse med nye regelverk, problemstillinger o.l 4. Oppfølging av de skolerte / ekspertgruppen Bestående av 8 stk, - en på hver klinikk. Her er det allerede identifisert aktuelle kandidater Benytte eksterne kurstilbud og/eller utforme kursopplegg lokalt som er tilpasset deres behov Bidra til gjenoppliving av nettverk for helsepersonell i Norge som har gjennomført Nirvaco-kurs? Deltagelse i det nasjonale DRG-forum B: Samhandlingstiltak 5. Nettverksetablering Felles deltakelse i kunnskapsutviklende tiltak fremmer felles tenking, kultur og løsningsfokus. Kunnskap utvikles og fornyes i relasjoner. Med oppgaven i sentrum blir det naturlig å utvikle forbindelser og nettverk med kollegaer, andre enheter og miljøer som jobber mot samme mål. Aktuelle tiltak er: Alle klinikker skal være delaktig i nettverket for å utvikle samarbeide på tvers av klinikkene og i organisasjonen som helhet Skal gjelde begge faggrupper, samt sykepleiere som også har kodeansvar, med det mål å skape dialog og løse utfordringer i fellesskap Møtearena med jevnlige møter (fastlagt møteplan), ledes av Seksjon for kunnskapsbygging og Seksjon for fagstøtte og analyse Etablering av to nettverk, et for psykisk helse og et for somatikk Regionalt nettverk med mål om en omforent praksis i regionen og samarbeid om opplæring C: Tilretteleggingstiltak 6. Tilretteleggingstiltak Skjermes for produksjon Gis mulighet for å kunne jobbe med koding Gis tid til opplæring og nettverksutvikling 7. Andre viktige tilretteleggingstiltak er utarbeidelse av stillingsinstruks og lønnsmulighet som eks funksjonstillegg og lignende, jfr. pkt. 4.0.

8 Fase 7 Evaluering Evaluering hvordan? Metode for evalueringen? 3 Tiltaksoversikt og tidsplan Tiltak Ansvarlig Frist for gjennomføring Ledelsesforankring Direktører Ansvarsfastsetting Klinikksjefer Tilrettelegging E-læring tilpassing oppstart i Campus SKB (KRV) SKB November Kostnad Interne kurs SKB, SFA Gjøres ift Kurs: ,- revisjonsarbeidet Opprettelse av kodekontakter Klinikksjefer ,- Nettverksetablering SKB, SFA ,- Oppfølging av nettverket ,- Eksterne kurs SKB ,- Oppfølging av ekspertgruppen SKB, SFA Kontinuerlig kurs, forum o.l Tilretteleggingstiltak Klinikksjefer Vikarinnleie? Andre tilretteleggingstiltak Personalavdelingen, Klinikkledelsen Lønnsutgifter, - funksjonstillegg Evalurering SKB, SFA Desember ,- 0,-

9 4 Videre anbefalinger Det vil foreligge forhold som ikke har direkte innvirkning på de kompetansehevende tiltak, men som vil ha betydning for utviklingen av tjenesten, rekruttering og stabilisering innen fagområdet medisinsk koding. Det vil derfor anbefales oppfølging av følgende tiltak: Arbeidsinstrukser må utvikles Arbeidsrutiner må beskrives Lønnsmessige konsekvenser av kompetanse og ansvar knyttet til medisinsk koding må avklares (på kort og lengre sikt.) Kapasitetsmessig balansering av medisinsk kontortjeneste i forhold til pasientproduksjon og arbeidsdeling mellom leger, annet behandlingspersonell og kontorpersonell, slik at det reelt kan settes av tilstrekkelig med tid til arbeid med medisinsk koding. Skjerming av tid til systematisk kvalitetssikring av medisinsk koding for inneliggende pasienter, særskilte grupper av polikliniske pasienter samt til å legge systemmessig til rette for koding Strukturert og etablert opplæring ved ansettelse av leger og kontormedisinsk personell Bedre oppfølging av legers arbeid ift nye retningslinjer for epikrise? Tilrettelegging for utdanning av helsesekretærer ved blant annet inntak av lærlinger, samarbeid mellom videregående skoler og Nordlandssykehuset? Opplæring av kontoransatte som ikke har helsesekretærutdanning (for eksempel i sykdomslære, anatomi, medisinsk terminologi, juridiske temaer) Ved oppstart av poliklinisk virksomhet, - gi opplæring og veiledning i medisinsk koding, eks til sykepleiere, fysioterapeuter 5 Referanser Lai, L., (1997): Strategisk kompetansestyring. Fagboklaget, Bergen Nasjonal internrevisjon av medisinsk kodepraksis, oktober 2011 Nordhaug, O.,(2004): Strategisk kompetanseledelse, Universitetsforlaget, Oslo