Side 1 av 13 Sande kommune

Transkript

1 Side 1 av 13 Sande kommune KONKURRANSEGRUNNLAG Rammeavtale for prosjektering av vei, vann - og avløpsanlegg

2 Side 2 av 13 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. GENERELL INFORMASJON Oppdragsgiver Beskrivelse av anskaffelsen Rammeavtalens fagområde INFORMASJON / KRAV TIL TILBYDER Forespørselsdokumenter Kommunikasjon Kunngjøring Regler for konkurransen Anskaffelsesprosedyre Kontraktsverdi/evt. volum Oppdragsgivers forbehold Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget Offentlighet Tilbudsfrist Kostnader ved utarbeidelse av tilbud Vedståelsesfrist Tilbud på deler av leveransen Tilbyders generelle plikter Kontraktsperiode Kontraktsbestemmelser Kvalifikasjonskrav Tildelingskriterier Forbehold og avvik Alternative tilbud Underleverandører eller samarbeidende firma Språk TILBUDETS UTFORMING OG INNHOLD Format og antall kopier av tilbudet Leveringsadresse og merking av tilbud ÅPNING AV TILBUDENE AVVISNING AV TILBUD AVLYSNING AV KONKURRANSEN OG TOTALFORKASTELSE TILBUDSSKJEMA Tilbyder m/fagansvarlige Timepriser Tilbudte medarbeidere Responstid Signatur... 13

3 Side 3 av GENERELL INFORMASJON 1.1 Oppdragsgiver Sande ligger lengst nord i Vestfold, sentralt på østlandet. Det er kort avstand og god kommunikasjon til Drammen, Oslo og resten av Vestfold. Det bor ca innbyggere i Sande, og kommunen har en sterk befolkningsvekst. Kommunen har et areal på 178 kvadratkilometer. Det har skjedd en stor utvikling i Sande de siste årene; omlegging av E-18 og ny jernbanestasjon, opprusting av torget, økosatsing i landbruket og spennende vekstmuligheter med etablering av 1600 boenheter på Nordre Jarlsberg Brygge i løpet av 10 til 15 år. Sandenaturen med vakkert kulturlandskap, en av Vestfolds lengste kystlinjer, sjø og flotte skogområder byr på mange opplevelser sommer som vinter. Kommunen har et rikt kulturliv med ca.100 lag og foreninger. 1.2 Beskrivelse av anskaffelsen Sande kommune (heretter benevnt oppdragsgiver) ønsker å inngå en rammeavtale med ett firma. Rammeavtalen omfatter konsulenttjenester og rådgivningstjenester innen prosjektering og eventuelt byggeledelse av vei, vannforsyning og avløp, nyanlegg og rehabiliteringsprosjekter i en kontraktsperiode over to år med oppstart september Andre oppgaver, tilknyttet gjennomføring og ferdigstillelse av prosjekter, må påregnes. 1.3 Rammeavtalens fagområde Vann og avløp Oppdragsgivers viktigste oppgaver de neste 2 år vil være innenfor fagområdene overføringsledninger (utredninger, detaljprosjektering og kommunal saksbehandling) og fornyelse av VA-ledninger. Det legges vekt på oppdatert kompetanse innenfor rehabiliteringsmetoder og grøftefrie anleggsmetoder Vei Oppdragsgivers vei - og gateprosjekter omfatter i hovedsak etablering av fortau, gang-/sykkelveier samt utbedring / vedlikehold av eksisterende veier / gater. 2. INFORMASJON / KRAV TIL TILBYDER 2.1 Forespørselsdokumenter Tilbudet skal utarbeides i henhold til retningslinjene gitt i forespørselsdokumentene, som består av: Kunngjøring i Doffin - basen Denne forespørsel 2.2 Kommunikasjon All kommunikasjon mellom tilbyder og oppdragsgiver skal rettes til oppdragsgivers kontaktperson. Alle henvendelser skal skje skriftlig. Alle spørsmål og svar vil bli gjort tilgjengelig for samtlige tilbydere, i anonymisert form. Oppdragsgivers kontaktperson: Navn : Nils Aarseth Adresse : Sande Rådhus, Prestegårdsalleen 35, 3070 Sande Tlf. : E-post : nils.aarseth@sande-ve.kommune.no Kun ovennevnte person er bemyndiget til å besvare henvendelser relatert til forespørselen. Henvendelser mottatt senere enn 5 arbeidsdager før innleveringsfristen for tilbudet vil ikke bli besvart. 2.3 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i Doffin - basen den

4 Side 4 av Regler for konkurransen Anskaffelsen omfattes av lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999, samt forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen skal foretas etter åpen anbudskonkurranse. 2.6 Kontraktsverdi/evt. volum Antydet verdi av kontrakt i avtaleperioden (2 år): Ca. kr ,- Antydet verdi av forlengelse av avtaleperioden (2 år): Ca. kr ,- 2.7 Oppdragsgivers forbehold Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel ved bortfall av planlagt finansiering eller manglende godkjenning fra politisk hold. Oppdragsgiver kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. Ved avlysning av konkurransen eller totalforkastelse vil tilbud ikke bli returnert. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å utlyse og gjennomføre totalentrepriser, hvor planlegging / prosjektering inngår, uavhengig av denne eller andre rammeavtaler. 2.8 Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer vil bli sendt til alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Opplysninger som oppdragsgiver gir på forespørsel av en tilbyder, vil umiddelbart bli sendt til alle de øvrige i anonymisert form. 2.9 Offentlighet For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder lov om rett til innsyn i dokument i offentlig verksemd (offentlighetslova). I medhold av 23 vil opplysninger i tilbudene bli unntatt offentlighet fram til valg av leverandører er gjort. Etter dette vil opplysningene være offentlige. Innsynet kan likevel begrenses med hjemmel i forskrift av 17. oktober 2008, gitt i medhold av offentlighetsloven. Taushetsbelagt informasjon, eksempelvis forretningshemmeligheter og personopplysninger, skal unntas offentlighet. Av den grunn ber vi tilbyderne å opplyse om tilbudet inneholder taushetsbelagt informasjon, og begrunne hvorfor denne er taushetsbelagt Tilbudsfrist Tilbudsfristen er: kl 13:00. Sande kommune Rådhuset. Tilbyder har risiko for at tilbudet er levert innen fristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist Kostnader ved utarbeidelse av tilbud Tilbyder bærer selv alle kostnader relatert til tilbudet og deltakelsen i konkurransen Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig i minimum 90 dager etter tilbudsfrist Tilbud på deler av leveransen Det er ikke anledning til å legge inn tilbud på deler av beskrivelsen i oppdraget Tilbyders generelle plikter Tilbyder plikter å sette seg inn i samtlige dokumenter, omfattet av forespørselen, og selv sikre at han har mottatt og har tilgang til all relevant informasjon forbundet med forespørselen. Der hvor tilbyder oppdager feil, utelatelser, inkonsekvens eller andre mangler i forespørselsdokumentene, plikter tilbyder straks å gjøre oppdragsgiver oppmerksom på dette.

5 Side 5 av Kontraktsperiode Kontraktsperioden er fra kontraktsinngåelse og opphører etter 2 år med mulighet for forlengelse år, med mulig varighet på totalt 4 år Kontraktsbestemmelser Avtaleforholdet reguleres av følgende kontraktsbestemmelser: NS8401 Alminnelige kontraktsbestemmelser for prosjekteringsoppdrag. NS8402 Alminnelige kontraktsbestemmelser for rådgivningsoppdrag honorert etter medgått tid. NS8403 Alminnelige kontraktsbestemmelser for byggelederoppdrag. For det enkelte oppdrag skal det alltid settes opp et budsjett fra leverandøren i samsvar med rammeavtalens betingelser (avtalte timepriser, transportkostnader, påslagsprosent mv.). Det skal føres timelister med månedlig fakturering etter medgått tid. De timepriser som oppgis i tilbudet og avtales i rammeavtalen skal ikke justeres innefor kontraktsperioden på 2 år. Ved forlengelse av avtale 1 +1 år, skal timepriser reguleres iht. RIFs lønnstatistikk aritmetisk middel. Utgangspunktet settes til den indeks som gjelder på datoen for kontraktsinngåelse Fakturering og betaling Oppdragsgiver plikter å betale innen 30 dager etter at han har mottatt korrekt merket faktura med kopi av kvitterte timelister som underlag. Merking av faktura avtales spesielt for hvert enkelt prosjekt Eiendomsrett NS 8401 punkt 6.1 og NS 8402 punkt 5 med følgende endring: Oppdragsgiver har full utnyttelsesrett til all dokumentasjon av resultater, programmer, data og lignende i den utstrekning de er utarbeidet under i oppdragsperioden. Disse dokumentasjoner skal fritt kunne benyttes i videre arbeid, også i lignende prosjekter, eventuelt med andre samarbeidspartnere. Det forutsettes at materialet er av behandlingsbart format for oppdragsgiver. Dersom tilbyder ønsker å benytte utarbeidet materiale eksternt, kan dette bare gjøres etter forutgående avtale med oppdragsgiver i hvert tilfelle. Dokumentasjon og informasjon, som oppdragsgiver stiller til disposisjon for tilbyder, eller som er utviklet på grunnlag av slik dokumentasjon, er oppdragsgivers eiendom. Tilbyder skal ikke benytte dette materialet for andre formål enn i forbindelse med utførelsen av det kontraktsfestede arbeidet. Dokumentasjonen skal returneres etter at kontraktsforholdet opphører. Dette gjelder også kopier og elektroniske filer. Tilbyder skal ikke publisere informasjon, i forbindelse med oppdraget, uten oppdragsgiverens skriftlige godkjennelse.

6 Side 6 av Kvalifikasjonskrav Obligatoriske krav Gjelder kun norske tilbydere. Kvalifikasjonskrav: Tilbyder må ha levert sine oppgaver og betalt skatt og arbeidsgiveravgift. Tilbyder må ha levert sine oppgaver og betalt merverdiavgift. Dokumenteres ved: Skatteattest. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for innlevering av tilbud. Eventuelle restanser eller andre misligheter må begrunnes. Dersom Tilbyder planlegger å benytte underleverandører må skatteattest også leveres for disse. Skatteattest for merverdiavgift. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for innlevering av tilbud. Eventuelle restanser eller andre misligheter må begrunnes. Dersom Tilbyder planlegger å benytte underleverandører må skatteattest for merverdiavgift også leveres for disse Obligatoriske krav Gjelder for samtlige tilbydere, for alt arbeid som skal utføres i Norge. Kvalifikasjonskrav: Tilbyder skal stå inne for at foretaket arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljøog sikkerhetslovgivningen og ved at de tilfredsstiller internkontrollforskriften. Tilbyder skal videre bekrefte at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter, og skal akseptere at oppdragsgiver blir gitt rett til å gjennomgå og verifisere foretakets system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Tilbyder skal være tilfredsstillende forsikret mot skade voldt på person eller ting og tap påført oppdragsgiver eller tredjemann som følge av feil begått under oppdrag. Forsikring skal være i samsvar med NS8401, 8402 og Dokumenteres ved: Signert HMS egenerklæring. Ansvarsforsikring Organisatorisk og juridisk stilling Gjelder for samtlige tilbydere. Kvalifikasjonskrav: Tilbydere skal være et lovlig etablert foretak. Dokumenteres ved: Firmaattest eller tilsvarende fra tilbyders hjemstat.

7 Side 7 av Finansiell og økonomisk stilling Gjelder for samtlige tilbydere. Kvalifikasjonskrav: God soliditet. Dokumenteres ved: Foretakets siste års beretning, samt nyere opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall. Foretakets årsregnskap eller utdrag av dette Tekniske kvalifikasjoner Gjelder for samtlige tilbydere. Kvalifikasjonskrav: Kompetanse. Dokumenteres ved: Sentral godkjenning i tiltaksklasse 3 for prosjektering innenfor aktuelle fagområder. Alternativt dokumentasjon som sannsynliggjør at man vil oppnå lokal godkjenning for arbeider som normalt krever tiltaksklasse 3. Liste over personer med ansvarsrett. Foretaket skal ha personer som kan stå som ansvarlig søker og ansvarlig prosjekterende for prosjekter som kommer til utførelse Tildelingskriterier Tildeling vil skje basert på det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. De innkomne tilbud vil bli evaluert, og tildeling vil skje, basert på følgende tildelingskriterier: Tildelingskriteriene vektlegges som følger: Pris 30 % Gjennomføringsevne 30 % Tilgjengelighet / Kapasitet / Responstid / Effektiv produksjonstid 40 % Tildelingskriterier: Pris. Dokumenteres ved: Timepriser dokumenteres ved utfylling av poster på tilbudsskjema. Timepriser skal være eksklusive mva., men inkludere alle leverandørens øvrige kostnader som reise- diettkostnader, interne kostnader som påslag, gebyrer, intern kopiering, etc. Ekstern kopiering viderefaktureres oppdragsgiver uten påslag. Dersom oppdragsgiver krever oppmøte og tilhold av bestemte personer hos oppdragsgiver, dekkes reise - og oppholdskostnader iht. statens regulativ.

8 Side 8 av 13 Gjennomføringsevne Tilgjengelighet / Kapasitet / Responstid / Effektiv produksjonstid Bemanning for denne rammeavtalen med navn og CV. Det legges vekt på høy faglig kompetanse innenfor etterspurte fagområder. Herunder bred erfaring med Gemini VA for innlegging hos oppdragsgiver Referanseliste. Foretakets viktigste leveranser de siste 3 år, inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker. Det legges vekt på referansers relevans innenfor etterspurte fagområder. Leverandørens beskrivelse. Det legges vekt på evne til rask oppstart / responstid. Oversikt over foretakets totale bemanning innenfor etterspurte fagområder. Det legges vekt på god kapasitet. Tilgjengelighet til evt. underleverandører dokumenteres. Effektiv tid der reisetid inngår ved fakturering 2.19 Forbehold og avvik Det er ikke anledning til å ta forbehold til konkurransegrunnlaget. Eventuelle andre forbehold skal være klart og entydig angitt i tilbudsbrevet, slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med tilbyder. Forbehold som ikke lar seg kostnadsberegne, vil kunne føre til at tilbudet ansees som ufullstendig og kan bli avvist Alternative tilbud Oppdragsgiver godtar ikke alternative tilbud Underleverandører eller samarbeidende firma Tilbyder skal oppgi navn på underleverandører eller samarbeidende firmaer. Dokumentasjonskrav som gjelder for tilbyder, gjelder også for evt. underleverandører/samarbeidende firmaer. Tilbyder kan ikke overlate deler av tjenesten til underleverandør uten oppdragsgivers godkjenning Språk Samtlige dokumenter, og annen kommunikasjon knyttet til tilbudet, skal være på norsk. 3. TILBUDETS UTFORMING OG INNHOLD 3.1 Format og antall kopier av tilbudet Tilbudet skal leveres i 1 original, innsatt i perm. I tillegg skal det leveres 1 komplett elektronisk versjon på CD eller minnebrikke. Ved avvik mellom eksemplarene vil originalen i papirversjonen gjelde. 3.2 Leveringsadresse og merking av tilbud Tilbudet skal avgis i lukket, anonym konvolutt merket: Rammeavtale konsulenttjenester Sande kommune Tilbudsbrevet skal undertegnes av person som har fullmakt til å forplikte tilbyder. Tilbudet skal leveres innen kl 13:00 Sande kommune, Rådhuset Prestegårdsalleen Sande

9 Side 9 av ÅPNING AV TILBUDENE Åpning av tilbudene finner sted den kl. 13:15 Åpningen er ikke offentlig. 5. AVVISNING AV TILBUD Tilbud som er ufullstendige, uklare, ikke tilfredsstiller kravene til tilbudets utforming, inneholder vesentlige forbehold mot kontraktsvilkår, vesentlige avvik fra kravspesifikasjonen, eller som er levert for sent, vil bli avvist. Tilbyder som får sitt tilbud avvist vil få skriftlig melding om dette med angivelse av grunnen til avvisningen. 6. AVLYSNING AV KONKURRANSEN OG TOTALFORKASTELSE Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen, eller forkaste samtlige tilbud, dersom det foreligger saklig grunn for det ref. punkt TILBUDSSKJEMA 7.1 Tilbyder m/fagansvarlige Firmaets oppdragsansvarlig og stedfortreder skal angis. Med oppdragsansvarlig menes person som koordinerer firmaets aktiviteter innenfor rammeavtalen. Det forutsettes at oppdragsansvarlig innehar myndighet til ressursplanlegging og kontraktsinngåelse. Dersom firmaet vil benytte andre personer, som fagansvarlige i prosjektfasen (på evt. ulike fagområder), skal disse angis spesielt. Fagansvarlig (oppdragsleder) skal koordinere eventuell kontakt mot samarbeidende firmaer. Firma: Oppdragsansvarlig: Tlf. E-post: Stedfortreder til d.o Tlf. E-post:

10 Side 10 av 13 Tabell 1: Fagansvarlige Fagområde Fagansvarlig Timepris Vei, gang / sykkelvei, fortau Nyanlegg VA Ledningsfornyelse / NoDig Sjøledninger VA-utredninger Avløpsrenseanlegg (Rehab) Byggeledelse Gemini VA innlegging Grunnerverv / - avtaler

11 Side 11 av Timepriser For å sammenligne timepriser i denne konkurransen, har vi stipulert et antall timer pr. kategori. Timeprisen for den enkelte kategori skal multipliseres med stipulert timeantall og føres til sumkolonnen. Kolonnen summeres, og det fremkommer en totalsum. Denne totalsummen, vil sammen med dokumentasjon av de øvrige kriteriene, danne grunnlaget for å finne det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Oppgitt timetall er kun stipulert. Timepriser basert på effektiv arbeidstid for aktuelt personell, skal angis i følgende tabell. Prisene skal inkludere ytelser som angitt i konkurransegrunnlaget. Prisene oppgis eksklusive mva. Tabell 2: Timepriser for aktuelt personell Kategori personell Timepris eks. mva. Stipulert mengde (for konkurransen) Sum (for sammenligning av tilbud) 1. Spesialrådgiver 50 timer 2. Siv.ing. > 10 års erfaring 200 timer 3. Siv.ing års erfaring 320 timer 4. Siv.ing. < 5 års erfaring 240 timer 5. Ingeniør > 10 års erfaring 320 timer 6. Ingeniør 5-10 års erfaring 400 timer 7. Ingeniør < 5 års erfaring 240 timer 8. DAK-operatør 240 timer 9. Hjelpemann 50 timer 10. Gemini VA innlegging 50 timer Totalsum (for sammenligning av tilbudene)

12 Veg Ny-anlegg VA Ledningsfornyelse / NoDig Sjøledninger VAutredninger Avløpsrenseanlegg (Rehab) Gemini VA Byggeledelse Side 12 av Tilbudte medarbeidere Det bes om avkrysning for hvilke fagområder medarbeiderne har relevant og oppdatert kompetanse fra. CV'er for tilbudt personell skal vedlegges tilbudet. Fagområde Navn medarbeider Kategori, ref. tabell 2 Kontoradresse Rolle i prosjekter

13 Side 13 av Responstid Oppdragsgiver har variabel erfaring med rådgiveres responstid og fremdrift. Det ønskes derfor en redegjørelse av tilbyders evne til å ivareta små / akutte oppdrag, mellom-store prosjekt og prosjekt av større omfang. Redegjørelse dokumenteres i eget vedlegg. Oppdragstype Responstid (arbeidsdager) Små / akutte oppdrag Mellom-store prosjekt Prosjekt av større omfang 7.5 Signatur Dette tilbudet er supplert med forpliktende tilbudsbrev datert. Forutsetninger og forbehold for rammeavtalen er beskrevet i tilbudsbrevet., den Stempel og underskrift