Retningslinjer. for tilsyn utført som revisjon i Lotteritilsynet Statlige pengespill. Linda Vøllestad Westbye avdelingsdirektør

Transkript

1 2014 Retningslinjer for tilsyn utført som revisjon i Lotteritilsynet Statlige pengespill 18.desember 2014 Linda Vøllestad Westbye avdelingsdirektør

2 Versjonshåndtering Distribusjon Dato Utarbeidet av Signatur Liv Røthe Dato Godkjent Signatur Linda Vøllestad Westbye Revisjonsfrekvens Distribusjon Annet hvert år innen Lotteritilsynet Stiftelsestilsynet Administrasjonen Versjon Dato Endring/årsak Utarbeidet retningslinjer Revisjon av retningslinjer Revisjon av retningslinjer Revisjon av retningslinjer Godkjent av LVW 18. desember 2014 Side 2 av 42

3 Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING REVISJON Hva er revisjon Hjemmel for revisjon Formålet med revisjon UTFORMING AV EN REVISJON Fasene i en revisjon Kvalitetssikring av revisjonsarbeidet Grunnlagsmateriale og hjelpemidler Revisjonsteamets sammensetning og kompetanse Mål for revisjonen Problemstillinger Revisjonskriterier Supplerende revisjonskriterier Allmenne kriterier Revisjonsbevis Bruk av andre revisorers og eksperters arbeid Revisjonsfunn PLANLEGGING Årsplan Kompetanse om virksomheten Innhenting og gjennomgang av informasjon Risiko og vesentlighet Risiko Vesentlighet Revisjonsplan Godkjent av LVW 18. desember 2014 Side 3 av 42

4 4.6 Varsel om revisjon GJENNOMFØRING Gjennomføring av revisjonsplanen Feltarbeid Åpningsmøte Intervju Sluttmøte RAPPORTERING OG DOKUMENTASJON Revisjonsrapport Distribusjon av revisjonsrapporten ikke avvik Ferdigstillelse av revisjonsrapport Distribusjon av revisjonsrapporten - ved avvik Foreløpig revisjonsrapport Ferdigstillelse av revisjonsrapport Dokumentasjon OPPFØLGING Planlegging og gjennomføring av oppfølgingen Rapportering av oppfølgingen EVALUERING Vedlegg - definisjoner Godkjent av LVW 18. desember 2014 Side 4 av 42

5 1 INNLEDNING Lotteritilsynet fører tilsyn med at lover og forskrifter følges opp av virksomheter som Lotteritilsynet er satt til å føre kontroll med. Lotteri- og stiftelsestilsynet har vedtatt en langsiktig strategi for å styrke arbeidet med tilsyn. Et viktig ledd i dette arbeidet er å utvikle en felles måte å utøve tilsyn på, slik at tilsyn skjer på en profesjonell, effektiv og korrekt måte. Som ledd i dette arbeidet har Lotteri- og stiftelsestilsynet utarbeidet metodedokument for utvelging av saker og gjennomføring av tilsyn. Videre har Lotteri- og stiftelsestilsynet utarbeidet standarder og retningslinjer for tilsyn utført som revisjon. Revisjonsstandardene og retningslinjene skal bidra til at begrepet «god revisjonsskikk i Lotteri- og stiftelsestilsynet» er i samsvar med de krav som Lotteri- og stiftelsestilsynet stiller til gjennomføring av alle typer revisjon. Godkjent av LVW 18. desember 2014 Side 5 av 42

6 2 REVISJON 2.1 Hva er revisjon? Med revisjon menes en uavhengig, systematisk og dokumentert gjennomgang av hele eller deler av en virksomhet for å kontrollere og bedømme om virksomheten oppfyller krav i eller i medhold av lover og forskrifter. Vanligvis vil en revisjon konsentreres om ett eller flere, på forhånd angitte, områder. Tilsynsmetoden har til formål å slå fast om myndighetskravene overholdes og foreslå mulige forbedringspunkter. Uavhengig Lotteritilsynet utøver sin myndighet på grunnlag av delegasjon fra Kulturdepartementet og Landbruks- og matdepartementet i medhold av lov, forskrift og regelverk på spill- og totalisatorområdet. Innenfor de gitte rammene har Lotteritilsynet et selvstendig og uavhengig ansvar for å klargjøre det nærmere innholdet i, og gjennomføringen av, kontrollog tilsynsoppgavene. Systematisk Kravet til systematisk gjennomgang innebærer at utvelgelsen av revisjoner skal skje i henhold til Lotteri- og stiftelsestilsynets gjeldende system for vurdering av vesentlighet og risiko. De enkelte revisjoner skal gjennomføres i overensstemmelse med standarder og retningslinjer for revisjon i Lotteritilsynet. Videre skal revisjonene utformes slik at det er en klar sammenheng mellom mål, problemstillinger, revisjonskriterier, revisjonsbevis og vurderinger. Dokumentert Revisor skal dokumentere forhold som er viktige for å underbygge Lotteritilsynets interne og eksterne rapportering. Dokumentasjonen er også bevis for at revisjonen er utført i henhold til «god revisjonsskikk i Lotteri- og stiftelsestilsynet». Godkjent av LVW 18. desember 2014 Side 6 av 42

7 Omfanget og innholdet av dokumentasjonen skal være tilstrekkelig og detaljert for å kunne gi en totalforståelse av utført revisjon og konklusjon basert på innhentende revisjonsbevis. Det skal etableres rutiner for å sikre at dokumentasjonen blir forsvarlig behandlet, oppbevart og arkivert. 2.2 Hjemmel for revisjon Lotteritilsynet er et direktorat og tilsynsorgan som skal forvalte og kontrollere private lotterier og kontrollere statlige pengespill. Lotteritilsynet skal blant annet føre tilsyn med at spillvirksomheten ved Norsk Tipping og Norsk Rikstoto foregår i samsvar med lovgivningen og spillereglene. Kontroll med de statlige pengespillene er regulert i Lov om pengespill m.v. (pengespilloven) av 28. august 1992 nr. 103 og 14 og Forskrift om totalisatorspill av 24. august 2007 nr : 2.3 Formålet med revisjon Formålet med Lotteritilsynets revisjon er å sikre at lov og forskrift følges. Lotteritilsynet har utarbeidet standarder og retningslinjer for revisjonsarbeidet. Retningslinjene legger vekt på betydningen av å benytte revisjon som verktøy for å kontrollere og bekrefte at virksomheter overholder krav i lover og forskrifter. Som nevnt på forskjellige steder i retningslinjene, kan bruken av disse retningslinjene være forskjellig. Det kan være avhengig av størrelsen, typen og hvor kompleks virksomheten som skal revideres er, så vel som målene og omfanget av revisjonene som skal gjennomføres. I retningslinjene gis det også veiledning og eksempler som er ment å gi støtte til revisorene når det gjelder bruken av disse retningslinjene. Revisjonsstandardene og retningslinjene skal bidra til å gi begrepet «god revisjonsskikk i Lotteri- og stiftelsestilsynet» et innhold i samsvar med de kravene Lotteritilsynet stiller til gjennomføring av revisjon. Retningslinjene bygger på revisjonsstandardene for Lotteri- og stiftelsestilsynet, og beskriver hvordan revisjoner skal planlegges, gjennomføres, rapporteres og følges opp. Godkjent av LVW 18. desember 2014 Side 7 av 42

8 Retningslinjene skal legges til grunn for alt revisjonsarbeid i Lotteritilsynet, og skal bidra til at Lotteritilsynets oppgaver blir løst på en mest mulig effektiv måte. 3 UTFORMING AV EN REVISJON 3.1 Fasene i en revisjon En revisjon består av følgende faser: 1. Planlegging Formålet med planleggingen er å identifisere områder og/eller virksomheter som er aktuelle for revisjon basert på en vurdering av vesentlighet og risiko. 2. Gjennomføring Formålet med gjennomføringen er å dokumentere eventuelle avvik, og å påpeke mulighet til forbedring i selskapets systemer for spilldistribusjon. 3. Dokumentasjon Formålet med dokumentasjon er å kunne gi en totalforståelse av utført revisjon basert på innhentende revisjonsbevis, slik at resultatene og revisors konklusjoner åpner for kontroll og etterprøving. 4. Rapportering Formålet med rapporteringen er å gi en nøyaktig, konsis og klar beskrivelse av revisjonen til revidert virksomhet og eventuelt til departementene. 5. Oppfølging Formålet med oppfølgingen er å undersøke om påviste avvik er utbedret, og/eller hvilke korrigerende eller forbedrende tiltak som er gjennomført, og effekter av slike tiltak. Gjennom oppfølgingen blir det klart om ny undersøkelse er påkrevd, eller om saken kan avsluttes. De ulike fasene i en revisjon kan sammenfattes i følgende figur 1: Planlegging Gjennomføring Dokumentasjon Rapportering Oppfølging Figur 1 Fasene i en revisjon Godkjent av LVW 18. desember 2014 Side 8 av 42

9 3.2 Kvalitetssikring av revisjonsarbeidet I alle fasene av en revisjon har både den enkelte revisor, revisjonsleder og avdelingsdirektør ansvar for å kvalitetssikre utført arbeid. Lotteri- og stiftelsestilsynets revisjonsstandard 25 sier: 25 Avdeling og revisjonsteam skal gjennomføre kvalitetssikring som er hensiktsmessig for de enkelte revisjonsoppgavene og gjennomføringen av disse. Dette innebærer blant annet å se til at arbeidet utføres med utgangspunkt i vesentlighets- og risikovurderinger, og i henhold til gjeldende årsplan og revisjonsplaner. Kvalitetssikring innebærer også å sikre at vurderingskriteriene og de innsamlede revisjonsbevisene bidrar til at målet med revisjonen nås, og at vurderingene blir dokumentert med tilstrekkelige og hensiktsmessige revisjonsbevis. De som har fått ansvar for å styre en revisjon bør etablere, iverksette, overvåke, gjennomgå og forbedre revisjonsplanen, og identifisere de nødvendige ressursene og forvisse seg om at de skaffes til veie. Denne prosessen presenteres i figur 2. Ansvarlige for revisjonsplanen Utarbeide revisjonsprogram og revisjonsplan - mål, omfang, ansvar, ressurser, risiko og vesentlighet Forbedre revisjonsplanen Gjennomføring av revisjonsplanen - tidfeste revisjon, vurdering av revisorer, valg av revisjonsteam, styring av revisjonsaktiviteter og dokumentere Revisorkompetanse Revisjonsaktiviteter Overvåke og gjennomgå revisjonsplanen - overvåke, gjennomgå, fastlegge behov for korrigerende og forebyggende tiltak, identifisere forbedringsmuligheter Figur 2 Illustrasjon av prosessflyten for styring og kvalitetssikring av en revisjonsplan Godkjent av LVW 18. desember 2014 Side 9 av 42

10 3.3 Grunnlagsmateriale og hjelpemidler Det bør utarbeides følgende maler og standardtekster ved revisjon: Årsplan Revisjonsplan Varsel om revisjon Presentasjon for åpningsmøte Presentasjon for avslutningsmøte Tilsynsrapport (Revisjonsrapport) Rapportering av oppfølgingen (ved avvik) Revisjon x x x x x x x 3.4 Revisjonsteamets sammensetning og kompetanse Når revisjonsteamet skal settes sammen, må det tas hensyn til den kompetanse som er nødvendig for å gjennomføre en forsvarlig revisjon, jf. revisjonsstandard 4: 4 Lotteri- og stiftelsestilsynet og revisor skal ha den nødvendige kompetansen. Når størrelsen og sammensettingen av revisjonsteamet skal bestemmes, bør følgende vektlegges a) revisjonens mål, område, omfang, kriterier b) tilsynsfaglig kompetanse og metodiske ferdigheter Dersom det bare er en revisor, bør revisoren utføre alle aktuelle oppgaver for en revisjonsleder. De fleste revisjoner vil utføres av minst to revisorer. For hver revisjon skal det utpekes en revisjonsleder som har hovedansvar for planlegging, gjennomføring, rapportering og eventuelt oppfølging av revisjonen. Revisjonsleder skal ha nødvendig kompetanse innen revisjon, og i tillegg være personlig egnet. 3.5 Mål for revisjonen Målet skal angi hva revisjonsleder konkret vil oppnå med revisjonen, og må formuleres slik at det etter gjennomføringen er mulig å slå fast om målene med revisjonen er nådd. Revisjonen skal utformes slik at det er en klar sammenheng Godkjent av LVW 18. desember 2014 Side 10 av 42

11 mellom mål, problemstillinger, revisjonskriterier, revisjonsbevis, revisjonsfunn(fakta) og vurderinger. Revisjonsstandard 15 for metodisk tilnærming sier: 15 Revisor skal bruke anerkjente metoder i planleggingen og gjennomføringen av revisjonen. Den metodiske tilnærmingen skal knyttes opp til revisjonens formål. Utgangspunktet for en revisjon er at revisor har valgt å rette oppmerksomheten mot et område eller en virksomhet. Utvelgelsen av området eller virksomheten skal være basert på vurderinger av risiko og vesentlighet jf. kapittel 4.4. Som et ledd i arbeidet med å utlede mål for revisjonen og aktuelle problemstillinger, bør revisor kartlegge hvilke krav som er satt innenfor det valgte område. Revisjonen vil ha som mål å dokumentere eventuelle avvik i forhold til kriterier. Revisjonen må legges opp slik at revisor får fram fakta gjennom å dokumentere et bestemt forhold/krav. Revisor må underbygge beskrivelse av fakta (revisjonsfunn) gjennom tilstrekkelige og hensiktsmessige revisjonsbevis, jf. kapittel 3.8. Beskrivelse av fakta og bevis (eller revisjonsfunn) vurderes opp mot revisjonskriteriene, jf. kapittel 3.7, slik at revisor kan ta stilling til i hvilken grad det er avvik mellom de faktiske forholdene/kravene og de angitte målene i revisjonskriteriene. Slik figur 3 viser, bør revisjonen legges opp slik at den belyser konsekvensene av avvikene mellom de faktiske forholdene og revisjonskriteriene, dvs. hvor vesentlige avvikene er. Konsekvensen kan være av økonomisk, samfunnsmessig eller prinsipiell karakter. Fakta Belyse Konsekvenser Dokumentere Avvik Revisjonskriterier Identifisere Årsaker Figur 3 Hovedelementer i en revisjon I planleggingen av revisjonen må revisor ta stilling til om det, i tillegg til å dokumentere avvik og belyse konsekvenser av avvik, også er et mål å identifisere årsakene til avvikene mellom de faktiske forholdene og revisjonskriteriene. Godkjent av LVW 18. desember 2014 Side 11 av 42

12 Eksempel på mål for en revisjon En revisjon hos Norsk Tipping vil kunne ha som mål å evaluere om markedsføringen hos selskapet gjennomføres i henhold til retningslinjer for markedsføring av statlige kontrollerte pengespill. I tillegg kan målet være å belyse konsekvensene av brudd på regelverket. Målet kan også være å identifisere årsakene til brudd på regelverket, som kan være manglende kompetanse m.v. 3.6 Problemstillinger Med utgangspunkt i målene for revisjonen må revisor formulere hvilke problemstillinger som skal besvares gjennom undersøkelsen. Problemstillingene bør være formulert som spørsmål. Avhengig av hva som er målet med undersøkelsen, må spørsmålene formuleres slik at de gir grunnlag for å dokumentere eventuelle avvik, belyse konsekvensene av avvikene eventuelt identifisere årsaker til avvik. Klare problemstillinger er viktig for gjennomføringen av revisjonen. Problemstillingene skal normalt ikke kunne besvares med ja eller nei. Dessuten må problemstillingene samlet sett dekke målene for revisjonen fullt ut. Problemstillingene legger føringer for hvilke informasjonskilder som er aktuelle, hvilke revisjonsbevis som skal hentes inn, hvordan data skal analyseres, og hvilke vurderinger som kan gjøres. En revisjon kan også inneholde rent beskrivende problemstillinger, som ikke vurderes opp mot revisjonskriterier, men som likevel inngår i faktagrunnlaget. Følgende tabell viser eksempel på en aktuell problemstilling i en undersøkelse av markedsføring hos Norsk Tipping: Tabell 1 Eksempel på type problemstilling i en revisjon Revisjonskriterier Problemstilling Avvik Konsekvenser Årsaker Markedsføringen av spill må ikke være urimelig påtrengende eller aggressiv. Hvordan har virksomheten oppfylt dette kravet? I hvilken grad er kravet oppfylt og i samsvar med totalisatorreglementet? Hvilken effekt har det for spilleren dersom kravet ikke er oppfylt? Hva er årsakene til at kravet ikke er oppfylt? Godkjent av LVW 18. desember 2014 Side 12 av 42

13 3.7 Revisjonskriterier Revisjonskriterier er de kravene som følger av lov, forskrift m.m., og som revisjonsbevis vurderes mot. Revisjonskriteriene er sammen med beskrivelse av fakta, grunnlaget for revisors vurderinger. Lovgivningen er i hovedsak generelt utformet. Det vil derfor normalt være nødvendig å fortolke bestemmelsene for å forstå hvordan innholdet i rettsreglene skal anvendes på konkrete problemstillinger, slik at de kan fungere som revisjonskriterier. Kriteriene vil avgjøre hvilke fakta som må innhentes under revisjonen. Når tilsyn gjennomføres som revisjon, undersøkes det blant annet om virksomheten gjennom sin internkontroll sikrer at virksomheten er i henhold til kravene i lovgivningen. Derfor må revisjonskriteriene også gjenspeile dette perspektivet. Revisjonskriteriene skal være: a) Relevante Revisjonskriterier skal være relevante ved at revisjonsbevis må kunne relateres til kriteriene. b) Forståelige Revisjonskriteriene skal være klart uttrykt, slik at meningsinnholdet ikke kan misforstås. c) Operasjonelle Revisjonskriteriene skal være så konkrete at det på bakgrunn av dem kan foretas en vurdering av faktagrunnlaget. d) Fullstendige Alle revisjonskriterier av betydning for den aktuelle revisjonen skal tas med. e) Omforente Det skal som hovedregel være enighet om revisjonskriteriene mellom Lotteritilsynet og revidert virksomhet. Godkjent av LVW 18. desember 2014 Side 13 av 42

14 3.7.1 Supplerende revisjonskriterier Revisor kan bruke kvalitetssystem, policyer, interne retningslinjer og prosedyrer som virksomheten selv har pålagt seg når disse er knyttet opp mot overholdelse av lovgivning og spillereglene. Det vil si at selvpålagte krav må være en konkretisering av lovgivningen og spillereglene, slik at eventuelle brudd på selvpålagte krav vil føre til manglende oppfølging av lovgivningen. Dersom virksomhetens selvpålagte krav ikke i tilstrekkelig grad er knyttet opp mot lovgivningen, må regelverket betraktes som styringsverktøy for virksomheten. Det må da beskrives i faktagrunnlaget og ikke i revisjonskriteriene Allmenne kriterier Kommentert [LR1]: Legge inn et eksempel på et styringsverktøy? Revisor kan utlede revisjonskriterier med utgangspunkt i faglige standarder, i den grad disse vurderes som relevante innen området som er omfattet av revisjonen. De faglige standardene kan gjelde prinsipper for god styring og ledelse, for eksempel innenfor internkontroll m.v., og inkluderer standarder som er fastsatt gjennom internasjonalt revisjonsfaglig samarbeid. Allmenne kriterier vil særlig være aktuelle som revisjonskriterier i revisjoner som har som mål å identifisere årsaker til avvik. 3.8 Revisjonsbevis Revisjonsbevis er registreringer/data eller annen informasjon som revisor benytter i beskrivelse av fakta for å underbygge sine vurderinger. Både kvantitative data og kvalitative data kan brukes som bevis. Revisjonsbevis kan komme fra forskjellige kilder og være av forskjellig type: Dokumentbevis (analyse av foreliggende dokumenter). Intervju- og spørreskjemabevis. Analytiske bevis (revisor analyserer selv foreliggende data). Fysiske bevis (observasjon). I Lotteri- og stiftelsestilsynets standard nr. 21 for revisjonsbevis framgår det: 21 Revisor skal innhente tilstrekkelige, nødvendige og hensiktsmessige revisjonsbevis for å kunne konkludere i forhold til målet eller problemstillingen. Godkjent av LVW 18. desember 2014 Side 14 av 42

15 Ved revisjon må revisor innhente tilstrekkelige, nødvendige og hensiktsmessige bevis. Tilstrekkelighet vurderes ut fra kvantiteten av revisjonsbevisene, mens det hensiktsmessige vurderes ut fra revisjonsbevisenes kvalitet, dvs. relevans og pålitelighet. Av hensyn til en effektiv revisjon skal det ikke innhentes mer bevis enn det som er nødvendig. Revisor må vanligvis legge til grunn revisjonsbevis som er mer underbyggende i sin karakter enn absolutte bevis. Revisor bør følgelig vurdere å underbygge ett og samme funn med revisjonsbevis fra forskjellige kilder eller av forskjellig type. I de fleste revisjoner er det aktuelt å benytte flere teknikker for datainnsamling. Som et utgangspunkt for valg av innsamlingsteknikk, bør revisor klargjøre hvilke funn som kan forventes etter gjennomført undersøkelse. Det innebærer at revisor for hver enkelt av problemstillingene formulerer en påstand, og undersøkelsen vil avgjøre om påstanden er riktig. Hvilken påstand som formuleres, er avhengig av hvilke indikasjoner på avvik som allerede er identifisert. Etter at revisor har spesifisert de forventede funnene knyttet til de enkelte problemstillingene, må revisor ta stilling til hvilke revisjonsbevis som er nødvendige å samle inn for å dokumentere om påstandene i de forventede funnene er riktige. De ulike datainnsamlingsteknikkene har både sterke og svake sider avhengig av hva slags funn som skal dokumenteres. Den nærmere vurderingen av hvilken datainnsamlingsteknikk som bør velges, må skje på grunnlag av en vurdering av kravene til tilstrekkelige og hensiktsmessige revisjonsbevis. 1. Dokumentbevis Datagrunnlaget for dokumentbevis er allerede foreliggende dokumenter, som er utarbeidet av virksomheten selv eller av andre. Som regel foreligger det mange dokumenter som gjelder det samme revisjonsobjektet, som for eksempel kontrakter, evalueringer, sakspapir og korrespondanse. De ulike dokumentene må ordnes slik at de dekker de samme revisjonsområdene, hendelsene eller saksforholdet, relatert til problemstillingene i undersøkelsen. Gjennom en slik systematisering kan revisor se data fra forskjellige dokumenter i sammenheng, og belyse problemstillingene fra ulike sider. I en dokumentanalyse er det en utfordring for revisor å etablere en systematikk for å organisere og systematisere data fra ulike dokumenter. Dette arbeidet skal gi grunnlag for å hente ut data og tekst fra dokumentene som kan bruks som revisjonsbevis. Godkjent av LVW 18. desember 2014 Side 15 av 42

16 2. Intervju- og spørreskjemabevis Intervju- og spørreskjemabevis bygger på data som revisor henter inn ved å stille muntlige spørsmål (intervju) eller skriftlige spørsmål (spørreskjema) til personer eller virksomheten. En spørreundersøkelse kan klassifiseres etter hvor strukturert den er. Ved strukturert utspørring er spørsmålene og svaralternativene fastlagt på forhånd. Respondentene vil da ha liten mulighet til å påvirke utspørringen. Ved ustrukturert utspørring legger revisor derimot opp til et fleksibelt opplegg der respondenten har en mer aktiv rolle i å påvirke hvilken informasjon som gis. For et spørreskjema vil dette i praksis si at revisor opererer med mange åpne spørsmål. Om revisor bør velge strukturerte eller ustrukturerte spørsmål, avhenger av i hvilken grad det er behov for å gå i bredden eller i dybden på et område. Ofte vil revisor kombinere strukturerte og ustrukturerte spørsmål i datainnsamlingen, både ved bruk av spørreskjema og intervju. Spørreskjema kan benyttes for å samle inn både kvalitative og kvantitative data fra et større antall personer eller fra en virksomhet. Intervjuer kan benyttes til å innhente faktaopplysninger, bekrefte eller utdype data fra andre kilder eller gjøre supplerende undersøkelser. Intervjuer kan for eksempel være egnet til å beskrive hendelser og prosesser, støtte opp under andre revisjonsbevis, for eksempel fra en dokumentanalyse, eller kartlegge mulige årsaker til avvik og svakheter. Som hovedregel kan kun verifiserte intervjudata benyttes som revisjonsbevis ved fremstilling av fakta. Etter at intervjuet er gjennomført, må revisor skrive et referat fra intervjuet. Referatet leses opp for den som ble intervjuet for å kontrollere at den informasjonen som er mottatt er riktig oppfattet. 3. Analytiske bevis Analytiske bevis er basert på at revisor selv analyserer foreliggende data gjennom beregninger, sammenligninger og fortolkninger. Offentlig statistikk eller registerdata er materiale revisor kan benytte som kilde til analytiske bevis. Revisor kan også gjøre bruk at de ferdige resultatene fra andres undersøkelser som grunnlag for egen analyse. Statistiske analyser av registerdata kan for eksempel indikere i hvilken grad tendensene i materialet, med en gitt sannsynlighet, også gjelder en større datamengde som data eventuelt er trukket fra. Godkjent av LVW 18. desember 2014 Side 16 av 42

17 Ved bruk av data som virksomheten har brakt fram bør revisor vurdere om internkontrollen hos virksomheten sikrer tilstrekkelig kvalitet på dataene. I de tilfellene hvor virksomheten har etablert en internrevisjon, bør revisor avklare om internrevisjonens eventuelle vurdering av datakvaliteten er tilstrekkelig. 4. Fysiske bevis Fysiske bevis omfatter bevis som hentes inn gjennom revisors egen observasjon av personer, fysiske gjenstander eller hendelser. De fysiske bevisene kan dokumenteres gjennom nedtegnelser, lister, flytskjema, bilder, kart, lydopptak, film osv. Gjennom observasjon skal revisor både ved å se, høre og spørre for å skape et bilde av den virkeligheten som undersøkelsen omfatter. Observasjon har som en av sine fordeler at det er nærhet til revisjonsobjektet. Samtidig kan observasjon føre til manglende distanse til det som observeres. Denne svakheten kan rettes opp ved å følge et strukturert opplegg. Observasjoner kan klassifiseres etter hvor strukturerte de er. Mest aktuelt er observasjon der revisor er en direkte iakttaker som fokuserer på utvalgte typer hendelser eller handlinger. En strukturert observasjon forutsetter at det som skal observeres er klart definert på forhånd. 3.9 Bruk av andre revisorers og eksperters arbeid Revisor må vurdere om det i enkelte tilfeller er mest hensiktsmessig at revisjonsbevis hentes inn av andre enn Lotteritilsynet, for eksempel konsulenter eller andre ressurspersoner innen ulike fagmiljøer. Hvis vi benytter arbeid utført av slik ekstern ekspertise, skal resultatene fra dette arbeidet vurderes ut fra Lotteri- og stiftelsestilsynets revisjonsstandard nr. 19 om bruk av andre revisorers og eksperters arbeid: 19 Dersom revisor benytter arbeid utført av andre, skal revisor gjennomgå og vurdere om utført arbeid er tilfredsstillende for revisjonens formål, og at vurderinger og konklusjoner er underbygget. Omfang, metoder og de forutsetninger som er lagt til grunn for andres arbeid og konklusjoner må vurderes. Revisor må også vurdere andre revisorers og eksperters uavhengighet og objektivitet. Godkjent av LVW 18. desember 2014 Side 17 av 42

18 De konklusjoner som trekkes på grunnlag av andre sitt arbeid, må underbygges av revisors formål med revisjonen og oppfylle kravene som er satt til revisjonsbevis Revisjonsfunn Revisjonsfunn (fakta) er resultater fra bedømmelsen av innsamlede revisjonsbevis mot revisjonskriteriene. Slike funn kan danne grunnlag for: AVVIK er forhold som tilsynet mener er i strid med krav fastsett i lov eller i medhold av lov. MERKNADER er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i lov eller i medhold av lov, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring. Godkjent av LVW 18. desember 2014 Side 18 av 42

19 4 PLANLEGGING 4.1 Årsplan Lotteri- og stiftelsestilsynets revisjonsstandard 12 og 13 om planleggingen av en revisjon sier: 12 Revisor skal planlegge arbeidet slik at revisjonen blir utført på en faglig tilfredsstillende og effektiv måte. 13 Revisor skal utarbeide en årsplan og revisjonsplan etter gjeldende retningslinjer. Planlegging av de eksterne tilsynsaktiviteter kommende år skal dokumenteres i en årsplan. Årsplanen er en prosjektplan og kan utarbeides etter følgende mal, og skal normalt også inneholde alle disse elementene: 1. Virksomhet eller område som skal revideres. 2. Revisjonsområder. 3. Revisjonsmål. 4. Revisjonsteamet sammensetting. 5. Når revisjonsplan skal ferdigstilles. 6. Når revisjonen er planlagt gjennomført. Hensikten med årsplanen er å gi et beslutningsgrunnlag for hvilke virksomheter eller områder som bør undersøkes. Utgangspunktet er at identifiseringen av revisjonsområder eller virksomheter skal bygge på en vurdering av vesentlighet og risiko. I vesentlighets- og risikovurderingen må eventuelle indikasjoner på avvik og svakheter innenfor området legges vekt på. Årsplanen skal godkjennes av avdelingsdirektør. Når årsplanen er godkjent, skal planlegging av den enkelte revisjon dokumenteres i en revisjonsplan, jf. kapittel 4.5. Godkjent av LVW 18. desember 2014 Side 19 av 42

20 4.2 Kompetanse om virksomheten Kravet om risiko- og vesentlighetsvurderinger forutsetter at revisor har kompetanse om virksomheten som skal revideres. Revisor bør rutinemessig gjennomgå interne styringsdokumenter som informasjon om organisasjonen, mål, planer, prosedyrer og rutiner som virksomheten har lagt opp til, og som utgjør en del av virksomhetens styringssystem/internkontroll. Resultatdokumenter sier noe om praksis og hva som har skjedd i virksomheten. Informasjon om praksis vil fremkomme i ulike skriftlige kilder og ved undersøkelser/stikkprøver i tillegg til intervjuene. Revisor skal også ha dialog med eventuell intern revisjonsenhet i virksomheten, jf. Lotteri- og stiftelsestilsynets standard nr I virksomheter som har internkontroll, bør revisor ha en hensiktsmessig dialog med intern revisjonsenhet, og gjøre seg kjent med planer og rapporter, og vurdere eventuell effekt disse kan ha på den revisjonen som planlegges utført hos virksomheten, blant annet for å søke å unngå unødvendig dobbeltarbeid. Internkontroll er et system for å dokumentere at lover og forskrifter blir fulgt. Begrepet internkontroll defineres vanligvis om systematiske tiltak som skal sikre at selskapets aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av lov. Utgangspunktet er at selskapene selv har ansvaret for å oppfylle de kravene som er fastsatt, og at internkontroll er et overordnet styringssystem og et virkemiddel for å ivareta dette ansvaret. Dersom det ikke er fastsatt krav til at virksomheten skal ha internkontroll, bør virksomheten uansett stille interne krav til målsettinger, utførelse, oppfølging, avviksbehandling, korrigerende tiltak, tilbakeføring av erfaring, ledelse, ansattes medvirkning og dokumentasjon. 4.3 Innhenting og gjennomgang av informasjon For å kunne vurdere om det foreligger avvik eller svakheter i virksomhetens spillvirksomhet, må revisor innhente informasjon om hvordan lovgivningen m.m. følges opp av virksomhetene. En vesentlig del av gjennomføringen består i å skaffe den informasjonen som er nødvendig. Godkjent av LVW 18. desember 2014 Side 20 av 42

21 Før gjennomføring av en revisjon kan det være nødvendig å gjennomføre et formøte med den virksomheten som skal revideres for å innhente ytterligere informasjon. Informasjonsinnhenting på stedet kan gjennomføres både før og etter den forberedende dokumentgjennomgåelsen. I tillegg til informasjonsinnhenting kan besøket også benyttes til å forberede de personer som skal intervjues på gjennomføring av selve revisjonen, og for å vurdere behovet for spesiell fagkompetanse. Informasjonskildene kan variere noe, og kan omfatte følgende: Intervjuer med ansatte og andre personer. Observasjon av aktiviteter. Dokumenter om mål, planer, prosedyrer, standarder, instrukser, spesifikasjoner, referater, revisjonsrapporter m.m. Virksomhetens tilbakemelding fra kunder. Annen informasjon som er offentlig tilgjengelig Det bør vurderes å innhentes annen offentlig tilgjengelig informasjon om virksomheten. Eksempel på slik informasjon kan være regnskap, artikler i media, virksomhetens hjemmesider, offentlige statistikker, undersøkelser m.m. 4.4 Risiko og vesentlighet I Lotteri- og stiftelsestilsynets standard er det fastsatt at alle typer revisjon i Lotteritilsynet skal være basert på en risiko- og vesentlighetsvurdering. Hensikten med vurderingen er å sikre at Lotteritilsynet utfører en effektiv og tilstrekkelig revisjon. Vurdering av risiko- og vesentlighet skal være forankret i Lotteri- og stiftelsestilsynets overordnede risikovurdering, og vil være styrende for hvilke virksomheter/områder som velges ut for revisjon. I planleggingsfasen skal risiko- og vesentlighet vurderes gjennom en systematisk prosess både på overordnet nivå som grunnlag for valg av virksomhet/område, og på operasjonelt nivå som grunnlag for å utarbeide problemstillinger. I Lotteri- og stiftelsestilsynets standard nr. 18 står det følgende: 18 Revisor skal foreta vurderinger av risiko og vesentlighet for alt revisjonsarbeid i Lotteri- og stiftelsestilsynet, og vurderingene skal være et ledd i en prosess som iverksettes for å kunne utføre en effektiv og tilstrekkelig revisjon Godkjent av LVW 18. desember 2014 Side 21 av 42

22 4.4.1 Risiko Med risiko forstår vi hvor sannsynlig det er at det finnes avvik fra lovgivningen innen et område. Risikovurderingen innebærer å vurdere hvor sannsynlig det er at det oppstår avvik i forhold til de kravene som er stilt i lov, forskrift m.m. Det må så langt som mulig konkretiseres hvilke forhold det er knyttet risiko til, slik at risikovurderingen gir grunnlag for angivelsen av hvilke kontroller som skal gjennomføres. Risikoen for avvik kan være påvirket av forhold som for eksempel: Hvor høy er kompetansen i virksomheten? Hvor komplekse er virksomhetens oppgaver, styringsform, struktur osv.? Har det nylig skjedd vesentlige omorganiseringer og endringer knyttet til virksomheten? Er det indikasjoner på vesentlige svakheter ved intern kontrollen i virksomheten? Er det indikasjoner på at styrende organer ikke følger opp at virksomheter styrer etter lov og forskrift? I hvilken grad er andre kontroll- og tilsynsorgan enn Lotteritilsynet inne og kontrollerer forhold ved virksomheten? I hvilken grad er det påvist feil, mangler og uakseptable disposisjoner i tidligere kontroll av virksomheten? At regelverket er kjent og forstått av dem det retter seg mot, er ikke nok til at det blir etterlevd. Foruten kjennskap til regelverket er det nødvendig med motivasjon for å følge det. Dette er igjen i stor grad avhengig av virksomhetens risiko som knytter seg til henholdsvis å etterleve og å overtre regelverket Vesentlighet Vesentlighet handler om å identifisere hva som er de viktigste områdene for revisjon. Vesentlighet bedømmes ut fra betydning og konsekvensen av avvik innen området. Revisor må også vurdere om konsekvensen av et eventuelt avvik innen området er av prinsipiell, økonomisk eller samfunnsmessig betydning. Godkjent av LVW 18. desember 2014 Side 22 av 42

23 For eksempel kan stiftelser ha ulik samfunnsmessig betydning, avhengig av formålet med stiftelsen. Når det gjelder den økonomiske betydningen, vil størrelsen på beløpene en stiftelses disponerer påvirke stiftelsens vesentlighet. I vurderingen av hvilke av områdene som er de vesentligste, må det også legges vekt på hvilke forhold departementene er opptatt av. Revisor må også legge vekt på om det er områder som er politiske satsingsområder. 4.5 Revisjonsplan I Lotteri- og stiftelsestilsynets revisjonsstandard 13 og 14 om planlegging av revisjonen framgår det: 13 Revisor skal utarbeide en årsplan og revisjonsplan etter gjeldende retningslinjer. 14 Revisjonsplanen skal være et hensiktsmessig styringsverktøy. Planleggingen av den enkelte revisjon skal dokumenteres i en revisjonsplan. Planen skal være operasjonell, og den skal godkjennes av revisjonsleder. Revisjonsplanen kan utarbeides etter følgende mal, og skal normalt også inneholde alle disse elementene: 1. Valg av revisjonsområde 2. Mål og problemstillinger 3. Revisjonskriterier 4. Forventede funn 5. Metodisk tilnærming og gjennomføring 6. Organisering og ressursbehov 7. Tidsplan 8. Gjennomføringsrisiko 1. Valg av revisjonsområde Planen må kort beskrive revisjonsområde, og gjøre rede for hvorfor det er besluttet å gjennomføre en undersøkelse hos en virksomhet eller på et område. Det må også gjøres rede for hvilke vesentlighets- og risikovurderinger som er lagt til grunn. Godkjent av LVW 18. desember 2014 Side 23 av 42

24 2. Mål og problemstillinger Planen må beskrive målet for revisjonen, og angi hvilke problemstillinger som skal besvares for at målet med revisjonen skal nås, jf. kapittel 3.5 og Revisjonskriterier Planen skal angi de mest sentrale revisjonskriteriene og kildene til disse, og hvordan det videre arbeidet med revisjonskriteriene skal gjennomføres, jf. kapittel Forventede funn Planen bør angi hvilke funn som kan forventes å bli dokumentert gjennom revisjonen. De forventende funn kan være knyttet til avvik, konsekvenser av avvik og årsak til avvik. 5. Metodisk tilnærming og gjennomføring Planen skal beskrive den metodiske tilnærmingen og gjennomføringen. Det må framgå klart hvilke data som skal samles inn (kilder og utvalg), hvordan dataene skal samles inn, og hvordan dataene analyseres. Planen skal begrunne de metodiske valgene som er gjort. 6. Organisering og ressursbehov Planen skal vise hvem som skal delta i revisjonen, og hvilken rolle disse skal ha. Det skal fremgå hvem som er revisjonsleder, revisor og eventuelt rådgiver eller ekspert. Planen skal vise det samlede ressursbehovet som er planlagt brukt for å gjennomføre revisjonen. Ressursanslaget må omfatte både hvor mange dagsverk/timeverk som revisjonsteamet antas å bruke per person på gjennomføringen, og totale forventede kostnader til reiser, konsulentbistand osv. 7. Tidsplan Planen skal inneholde en fremdriftsplan som gir oversikt over tidsfrister for henholdsvis planlegging, gjennomføring og rapportering av revisjonen. Tidsplanen skal gi en oversikt over hva som skal oppnås på gitte tidspunkter underveis i hele revisjonen, for eksempel: Varsel om revisjon. Når informasjonsinnhenting skal påbegynnes og avsluttes. Om det er aktuelt med formøte med virksomheten. Plan for åpningsmøtet med virksomheten. Lage intervjuguide. Godkjent av LVW 18. desember 2014 Side 24 av 42

25 Hvem skal intervjues. Gjennomføre intervju. Plan for sluttmøte. Når revisjonsrapporten skal oversendes virksomheten og eventuelt departementet. I tillegg til tidsplanen kan det være aktuelt å utarbeide mer detaljerte aktivitetsplaner til internt bruk i gruppen, hvor de enkelte aktivitetene og hvem som er ansvarlige for å utføre dem, blir spesifisert. Ved utarbeidelse av framdriftsplanen bør de tas hensyn til erfaringstall fra tidligere revisjoner, slik at estimatene for tids- og ressursbruk i planen blir mest mulig realistiske. 8. Gjennomføringsrisiko I planen bør revisor gi en vurdering av hvilke forhold som kan føre til at målet for revisjonen ikke nås, både med hensyn til kvaliteten på rapporten og tids- og ressursanslagene. Dette kan være forhold som at virksomheten er avhengig av arbeid som utføres av andre, bruk av datainnsamlings- og analyseteknikker eller manglende kjennskap til datakvalitet. Dersom risikoen vurderes som uakseptabelt høy, må planen justeres i tråd med dette. 4.6 Varsel om revisjon I rimelig tid før tilsynsbesøket, to til tre måneder, sendes brev til virksomheten. I spesielle tilfeller kan kortere varslingstid aksepteres. Henvendelsen skal gå til virksomhetens øverste administrative leder. Hensikten med varslet er: a) å etablere kontakt med virksomheten og kontaktperson(er) b) å informere om myndighetskrav det skal revideres mot, og hvilken enhet/hvilke enheter som omfattes av revisjonen. c) å foreslå tidspunkt for revisjonen og informere om revisjonsteamets sammensetting d) å gi generell informasjon om hva revisjonen vil omfatte, og hvilke nøkkelpersoner i virksomheten som bør være til stede e) å be om å få relevante styrende dokumenter og resultatdokumentasjon som det er hensiktsmessig å innhente før tilsynsbesøket Godkjent av LVW 18. desember 2014 Side 25 av 42

26 I tillegg til denne skriftlige meddelelsen er det naturlig at revisjonsleder også holder telefonisk kontakt med kontaktpersonen for å tilrettelegge de praktiske forholdene ved revisjonen. Virksomheten gir tilbakemelding til tilsynet dersom det er åpenbart at planlagte aktiviteter ikke kan gjennomføres som angitt i planen. Dersom det er flere personer som dekker en funksjon skal tilsynet normalt selv velge ut intervjuobjekter fra en oversikt over tilgjengelige personer. Godkjent av LVW 18. desember 2014 Side 26 av 42

27 5 GJENNOMFØRING 5.1 Gjennomføring av revisjon Revisjonsplanen skal være et hensiktsmessig styringsverktøy for revisor i gjennomføringen av revisjonen, og for kommunikasjon med revisjonsteam og avdelingsdirektør. Gjennomføringen av revisjonsplanen består av innhenting av revisjonsbevis vurdert mot revisjonskriterier, jf. kapittel 3. Gjennomføringen av revisjon skal gjøre revisor i stand til å kunne konstatere og dokumentere eventuelle avvik, og påpeke mulighet til forbedring innenfor et område eller en virksomhet. Revisors framgangsmåte er å sammenholde og vurdere krav og informasjon om hvordan virksomheten faktisk har utøvet sine oppgaver. I løpet av revisjonsperioden kan det oppstå forhold som gjør det nødvendig med en ny vurdering av omfanget og/eller innholdet i revisjonen. Dette kan eksempelvis ha sammenheng med at foreløpige revisjonsfunn etter gjennomføring av intervju osv. tilsier en endring i problemstilling og revisjonskriterier. Eventuelle endringer i revisjonsplanen som følge av slike forhold, skal godkjennes av revisjonsleder. 5.2 Feltarbeid Målet for feltarbeidet er å skaffe opplysninger om faktiske forhold, og annen informasjon som er relevant med tanke på revisjonskriteriene, og som kan verifiseres (revisjonsbevis). Feltarbeidet gjennomføres i form av intervju, observasjon og undersøkelser. Feltarbeid består av: åpningsmøte intervju sluttmøte Åpningsmøte Til åpningsmøtet inviteres virksomhetens ledelse og alle som skal delta ved tilsynet. Ledelsens deltagelse er av stor betydning for at helheten, Godkjent av LVW 18. desember 2014 Side 27 av 42

28 sammenhengen og hensikten med tilsynet skal bli tydelig. Møtet arrangeres hos virksomheten. Møtet er ikke et offentlig møte, så media eller andre utenforstående har ikke adgang. Et åpningsmøte har to hovedmålsettinger: 1. Sjekke at alle praktiske forutsetninger for gjennomføring av revisjonen er til stede. 2. Motivere for en vellykket gjennomføring av revisjonen. Åpningsmøtet er et formelt møte der frammøte registreres. Møtet ledes av revisjonsleder og bør omfatte følgende punkter: a) Presentasjon av deltagerne og deres stilling og roller. b) Kort presentasjon av virksomheten. Dette må avtales på forhånd, og rammene må settes i henhold til den tidsramme som er lagt for åpningsmøtet. c) Bakgrunn for tilsynet og revisjonsområde, mål og problemstillinger, revisjonskriterier, metodisk tilnærming og gjennomføring, organisering, tidsplan. d) Kort sammendrag av hvordan revisjonsaktivitetene gjennomføres, spesielt intervjuenes form. e) Kort om sluttmøtet der revisjonsteamet presenterer sine konklusjoner og de faktiske forhold de bygger på. Understreke at hensikten med sluttmøtet er å oppnå enighet om de faktiske forholdene revisjonen ev. har avdekket, og som vil blir lagt til grunn i vurderingene. f) Gjennomgang og nødvendige justeringer av programmet for tilsynsbesøket, be om de dokumentene som skal gjennomgås på stedet Intervju Intervju er en viktig metode for å samle inn informasjon, og må utføres på en måte som er tilpasset situasjonen og personen som intervjues. For at intervjuene skal gi relevant og tilstrekkelig informasjon, må det velges informanter fra ulike nivå og med relevante funksjoner i virksomheten. Det er avgjørende at de riktige spørsmålene stilles til riktig person. Intervjuteknikk momenter: a) Revisjonsteamet må opptre høflig, respektfullt, lyttende og diplomatisk. b) Start med å presentere de som er til stede. Godkjent av LVW 18. desember 2014 Side 28 av 42

29 c) Forklar hensikten med intervjuet. Få fram fakta - ikke vurderinger, angi oversikt over problemstillingene og tidsrammen for intervjuet. d) Legg til rette for en god avslappet atmosfære, slik at intervjuobjektet føler at informasjonen blir trygt mottatt. Informer om at tilsynet tilstreber konfidensialitet, og at våre vurderinger vil bygge på flere kilder, ikke på enkeltutsagn. e) La personen få fortelle om seg selv (utdanning, erfaring, oppgaver etc.) f) Start deretter med generelle spørsmål om temaet, og øk detaljgraden etter hvert. Unngå lange spørsmål og flere spørsmål i ett. g) Unngå ledende spørsmål, og spørsmål som begrenser svaralternativene. De klare, entydige og åpne spørsmålene gir de beste svarene. Lytt og følg opp svarende med utdypende spørsmål til forholdene er avklart så langt vedkommende kan. h) Ikke gi uttrykk for din mening eller forventninger til svaret verken direkte eller med kroppsspråk. i) Dersom den intervjuede ikke kan svare på spørsmålet, kan det være hensiktsmessig å spørre vedkommende om andre kan tenkes å vite det, eller om det kan avklares på annen måte. j) Oppsummer flere ganger underveis i intervjuet, og kontrollerer at den informasjonen som er mottatt er riktig oppfattet. k) Avslutt intervjuet med å spørre om vedkommende har noe de ønsker å tillegge, før du forteller hva som videre vil skje og takker for hjelpen og samarbeidet. Dersom intervjuobjektet ønsker det kan verneombud være til stede som observatør under intervjuer. Observatører utover verneombud må avklares med tilsynet Sluttmøte Tilsynsbesøket skal avsluttes med et sluttmøte. Deltagerne i møtet bør være de samme som på åpningsmøtet, eventuelt med flere fra virksomheten. Møtet er ikke et offentlig møte, slik at media eller andre utenforstående har ikke adgang. Møtet ledes av revisjonsleder, og deltagerne i møtet registreres. Formålet med møtet er å presentere eventuelle avvik og underliggende revisjonsbevis på en slik måte at de blir forstått og akseptert av virksomheten. Det er en målsetting å komme fram til enighet om de faktiske forhold som legges til grunn for vurderingene, blant annet fordi det gir det beste utgangspunkt for forbedringer. Dersom virksomheten legger fram holdbare opplysninger som trekker revisjonsbevisene i tvil, må det vurderes om det skal innhentes ytterligere Godkjent av LVW 18. desember 2014 Side 29 av 42

30 informasjon for å avklare de faktiske forhold eller om avviket skal utgå. De revisjonsbevis revisjonsleder ikke finner tilstrekkelig dokumentert, kan ikke legges til grunn og skal ikke tas med i rapporten. Merknader som tilsynet finner grunn til å gi, skal også presenteres. Det må understrekes at merknader ikke innebærer brudd på regelverket, og at virksomheten dermed ikke har plikt til å følge dem opp. Revisjonsleder skal informere om den videre saksgang i forbindelse med revisjonen. Dette omfatter blant annet utforming og utsending av foreløpig revisjonsrapport for kommentar dersom det er avdekket avvik. Det bør også informeres om at den foreløpige og endelige revisjonsrapporten er offentlig, med mindre de inneholder opplysninger som i medhold av offentlighetsloven og forvaltningsloven tilsier noe annet. Dersom revisjonen har påvist avvik, skal virksomheten informeres om at de vil bli bedt om å utarbeide en oppfølgingsplan for hvordan og når påviste avvik vil bli utbedret, og hvilke korrigerende tiltak som vil bli gjennomført. Godkjent av LVW 18. desember 2014 Side 30 av 42

31 6 RAPPORTERING OG DOKUMENTASJON 6.1 Revisjonsrapport Revisjonsrapporten utarbeides av revisjonsleder i samarbeid med øvrige revisorer. Revisjonsrapporten skal presentere mål, problemstillinger, metode, revisjonskriterier, fakta og vurderinger, jf. Lotteri- og stiftelsestilsynets revisjonsstandard nr. 26 for rapportering: 26 Rapporteringen skal ha en form og innhold som fremstiller alle relevant forhold. Det skal klart og tydelig komme fram eventuelle avvik revisjonen har avdekket. Fremstillingen skal være uavhengig, objektiv og konstruktiv. Revisjonsbevisene og gjennomføringen av revisjonen skal presenteres slik at det åpner for kontroll og etterprøving. Lotteritilsynet har lagt opp til både negativ og positiv rapportering fra revisjoner. Det vil si at rapporteringen omtaler forhold som både merker seg som bra i tillegg til forhold som er i strid med revisjonskriteriene, eller forhold som gir grunnlag for forbedring. Forhold der kravene er tilfredsstillende oppfylt er normalt ikke omtalt. De viktigste kravene til en god revisjonsrapport er at all informasjon i rapporten skal være relevant det går klart fram hva som er fakta, revisjonskriterier og vurderinger rapporten skal være leservennlig Relevans All informasjon i rapporten må være relevant for leseren ut fra målet for revisjonen og rapportens problemstillinger. Skille mellom fakta, revisjonskriterier og vurderinger I rapporten skal det være et klart skille mellom hva som er fakta, revisjonskriterier og vurderinger. Leseren skal ikke være i tvil om hva som er rene faktaopplysninger, og hva som er Lotteritilsynets vurderinger. I enkelte tilfeller kan det være vanskelig å skille mellom fakta, revisjonskriterier og hva som er vurderinger. Dessuten kan det oppstå uenighet med revidert virksomhet om dette. Det kan være tilfeller der det er nødvendig med tolkninger, og hvor Lotteritilsynet kan ha en annen tolkning enn det revidert virksomhet har. Hvis vi er i tvil om hva som er fakta, må vi ha en dialog med revidert virksomhet. Dersom det er uenighet, skal det omtales i rapporten. Godkjent av LVW 18. desember 2014 Side 31 av 42

32 Leservennlighet Det er viktig å tilstrebe en så lettlest og forståelig rapport som mulig. Rapporten skal kunne leses uten at leseren har spesielle forkunnskaper. For at rapporten skal bli så forståelig og leservennlig som mulig, er det ulike teknikker vi bør være oppmerksomme på i skriveprosessen: Utarbeid overordnet struktur og innholdsfortegnelse. Gi en helhetlig framstilling av revisjonsobjektet. Bruk instruktive og nøytrale overskrifter. Språket i rapporten bør være presist for å unngå misforståelser eller uklarheter. Illustrer ved hjelp av tabeller, diagrammer, modeller for prosesser etc. Unngå tekniske og vanskelige ord, og vær varsom med bruk av fremmedord. Forklar dem hvis de benyttes. En revisjonsrapport bør ha følgende struktur: 1. Sammendrag 2. Innledning (bakgrunn, mål og problemstillinger) 3. Metodiske tilnæring og gjennomføring 4. Revisjonskriterier 5. Fakta 6. Vurderinger 7. Eventuelle vedlegg 1. Sammendrag Sammendraget skal gi en kortfattet gjengivelse av hovedinnholdet i rapporten. Også personer som ikke har deltatt i selve tilsynet, skal i sammendraget få informasjon om hva tilsynet har gått ut på og hvilke funn som er gjort. Sammendraget skal si noe om: innledende opplysninger om tilsynet hvem har ført tilsyn med hvilket selskap og når tema funn avvik og merknader innholdet i avvik/merknader eventuelle andre vurderinger som er gjort av virksomheten Godkjent av LVW 18. desember 2014 Side 32 av 42

33 2. Innledning Innledningen må beskrive revisjonens mål og problemstillinger og eventuelt hvilke risiko- og vesentlighetsvurderinger som ligger til grunn for disse. I tillegg presenterer innledningen den bakgrunnsinformasjonen som er nødvendig for at leseren skal bli satt inn i revisjonsområdet og hensikten med undersøkelsen. Det kan for eksempel være relevant lovgivning, regelverk og andre undersøkelser som er foretatt på området. Kun bakgrunnsinformasjon som er relevant for de øvrige kapitlene skal være med. 3. Metodisk tilnærming og gjennomføring Rapporten skal beskrive hvilke metoder som er brukt under innsamlingen og analysen av revisjonsbevis, og gi en kort redegjørelse av revisjonskriteriene. Dette skal presenteres på en slik måte at det gir grunnlag for å etterprøve arbeidet. Dette innebærer for eksempel at vi skal presentere revisjonsobjektet beskrive og begrunne utvalget av enheter redegjøre for utvelgelsen og bruk av datakilder gi en kort beskrivelse av hvordan data ble tilrettelagt for å inngå som revisjonsbevis begrunne valg av metoder (hvorfor aktuelle teknikker ble valgt) gjengi sentrale forhold ved revisjonsbevisene, for eksempel ved bruk av spørreskjema må vi beskrive antall og type enheter, type spørsmål etc. gi en beskrivelse av hvordan data ble analysert (systematisert og tolket) gi en presentasjon av hvordan fakta er kommet fram 4. Revisjonskriterier Her presenteres regelverket som har dannet grunnlag for revisjonskriteriene. Rapporten skal gi en fullstendig presentasjon av revisjonskriterier som danner grunnlaget for vurderingene i rapporten. Presentasjonen av revisjonskriteriene må være klar og tydelig og godt dokumentert med nøyaktige kildehenvisninger. Presentasjonen skal bygges opp slik at leseren får et grunnlag for å forstå rapportens fremstilling av fakta og vurderinger. 5. Faktabeskrivelse Beskrivelse av fakta i rapporten må være underbygget med tilstrekkelige og hensiktsmessige revisjonsbevis. Rapporten skal på nøytral måte beskrive de faktiske forholdene vedrørende praksis og resultater innenfor det reviderte området. Godkjent av LVW 18. desember 2014 Side 33 av 42