Rammeavtale for kjøp av byggevarer. Del 1 Tilbudsinnbydelse

Transkript

1 2014/9958 Rammeavtale for kjøp av byggevarer Del 1 Tilbudsinnbydelse Østfold Fylkeskommune Økonomi- og eiendomsstaben, Innkjøpsseksjonen Postboks Sarpsborg Oscar Pedersens vei 39 Sarpsborg Org.nr.:

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 Alminnelige regler for konkurransen Oppdragsgiver Generelle konkurranseregler Spørsmål, tilleggsopplysninger og endringer til konkurransegrunnlaget Omkostninger Om konkurransegrunnlaget 3 2 Tilbudet Krav til tilbudets innhold Forbehold og avvik Alternative tilbud Deltilbud Hovedleverandør Språkkrav Vedståelsesfrist Krav til tilbudets utforming og innlevering Tilbudsbrev Motstrid Allmennhetens rett til innsyn Komplett tilbud skal bestå av og organiseres som følger: Forsendelse og merking Innlevering av tilbudet Tilbudsfrist Tilbudsåpning 6 3 Krav til leverandøren Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Erklæring og dokumentasjon fra underleverandører /samarbeidspartnere 8 4 Tildelingskriterier og evaluering av tilbudet Pris Service 9 2

3 1 Alminnelige regler for konkurransen. 1.1 Oppdragsgiver Avtalen har følgende deltagere: Østfold fylkeskommune Halden kommune Se nettsted for mer informasjon om deltakerne. Oppdragsgivernes kontaktperson er: Kontaktperson: Elisabeth Iversen Virksomhet: Østfold Fylkeskommune Postadresse: Postboks 220, 1702 Sarpsborg Besøksadresse: Oscar Pedersensvei 39, Sarpsborg E-post: Telefon: Generelle konkurranseregler Anskaffelsen reguleres av Lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr. 69, og forskrift om offentlig anskaffelser av 7. april Denne anskaffelsen følger prosedyren åpen anbudskonkurranse. Dette er en anskaffelsesprosedyre som tillater alle interesserte leverandører å gi tilbud, men som ikke tillater forhandlinger. 1.3 Spørsmål, tilleggsopplysninger og endringer til konkurransegrunnlaget Dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget er uklart, ufullstendig eller uakseptabelt, kan han skriftlig be om at oppdragsgiver presiserer eller utfyller konkurransegrunnlaget, eventuelt foretar endringer. Eventuelle slike spørsmål rettes per. e-post til oppdragsgivers kontaktperson jf. pkt. 1.1 ovenfor. Oppdragsgiver kan eventuelt gi tilleggsinformasjon (svar, rettelser, suppleringer eller endringer) til konkurransegrunnlaget. Konkurransegrunnlaget er gjort tilgjengelig på Der vil også eventuelle tilleggsopplysninger bli tilgjengeliggjort og samtidig distribuert pr e-post til de som har registrert interesse. 1.4 Omkostninger Omkostninger som tilbyder pådrar seg ved utarbeidelse av tilbudet vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. Det samme gjelder kostnader pådratt ved demonstrasjoner, forhandlinger, befaringer, tester eller lignende. 1.5 Om konkurransegrunnlaget Komplett konkurransegrunnlag består av følgende dokumenter med vedlegg: Del I - Tilbudsinnbydelse (dette dokumentet) m/følgende vedlegg o Vedlegg 1 HMS o Vedlegg 2 Erklæring for bruk av underleverandører Del II - Kravspesifikasjon og tilbudsskjema (Bilag 1 og 2 til kontrakt) Del III - Kontrakt (Østfold fylkeskommunes alminnelige avtalevilkår) Del IV - Alminnelige avtalevilkår for Halden kommune 3

4 2 Tilbudet 2.1 Krav til tilbudets innhold Forbehold og avvik Det kan ikke tas vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene. Det kan ikke tas forbehold til forhold i konkurransegrunnlaget som etter regelverket skal/kan avvises jf alt Dersom tilbyderen mener at konkurransegrunnlaget inneholder bestemmelser som er uakseptable, eller at kravspesifikasjonen er uklar eller ufullstendig, bør tilbyderen ikke ta forbehold mot eller forsøke å presisere eller utdype innholdet i konkurransegrunnlaget, for en slik fremgangsmåte vil kunne føre til at tilbudet må avvises. I stedet bør tilbyderen stille spørsmål slik at oppdragsgiver får mulighet til å presisere, utfylle eller endre konkurransegrunnlaget før tilbudsfristens utløp, jf. prosedyren beskrevet i pkt Eventuelle forbehold og avvik skal beskrives i tilbudsbrevet. Alle forbehold og avvik skal være presise og entydige og skal inneholde en henvisning til hvilke (t) punkt (er) i konkurransegrunnlaget som ikke er oppfylt. Det skal klart fremkomme hvilke konsekvenser forbehold eller avvik har for tilbudet mht. pris, kvalitet, fremdrift, ytelse og risiko. Tilbyderen kan ikke påberope forbehold og avvik som er beskrevet på annen måte Alternative tilbud Alternative tilbud aksepteres ikke. Eventuelle tilbud på andre løsninger enn de som er angitt i konkurransegrunnlaget, vil derfor bli behandlet som tilbud med avvik, jf. pkt ovenfor Deltilbud Produktsortimentet er inndelt i tre deler, jf. tilbudsskjema: Produktgruppe A: Trelast, byggevarer Produktgruppe B: Håndredskap, elektroverktøy, måle- og merkeverktøy Produktgruppe C: Maling og lim Halden kommune deltar kun i produktgruppe B: Håndredskap, elektroverktøy, måle- og merkeverktøy. Det er adgang til å gi tilbud på én eller flere av disse delene. Dersom det gis tilbud på flere deler skal tilbudet angi hvilken pris som gjelder for den enkelte del, og som vil komme til anvendelse dersom oppdragsgiver velger å inngå kontrakt kun for denne delen. Tilbudet skal også inneholde opplysninger om eventuell prisreduksjon som vil gjelde dersom oppdragsgiver velger å inngå kontrakt for to eller flere deler. Oppdragsgiver vil velge den økonomisk sett mest fordelaktige kombinasjon av tilbud basert på tildelingskriteriene angitt. Fordeling av kontrakter innenfor hver produktgruppe vil skje etter inndeling i geografiske soner som følger: Sone 1: Nedre Glomma (Sarpsborg og Fredrikstad kommuner) Sone 2: Halden Sone 3: Moss Sone 4: Indre Østfold 4

5 Det er mulig å levere tilbud på en eller flere soner, eller alle sonene samlet. Tilbud kan ikke betinge tildeling i flere soner Hovedleverandør Leverandør kan benytte underleverandører, men det er hovedleverandør som er ansvarlig for at alle betingelser og forpliktelser blir innfridd i henhold til kontraktens bestemmelser. Oppdragsgiver vil kun forholde seg til hovedleverandøren. Leverandører som inngir tilbud i felleskap må vedlegge tilbudet en avtale om forpliktende samarbeid og solidarisk ansvar som er undertegnet av samtlige deltagere i gruppen. Leverandørene skal inngi ett felles tilbud. Det skal videre fremkomme av tilbudet hvem som skal representere gruppen i kontrakt med oppdragsgiver Språkkrav Tilbud med tilhørende dokumentasjon skal utformes på norsk. Norsk skal også benyttes under gjennomføringen av kontrakten Vedståelsesfrist Tilbudet skal være bindende frem til Krav til tilbudets utforming og innlevering Tilbudsbrev Tilbudet skal inneholde et tilbudsbrev som skal være datert og undertegnet av person(er) som har fullmakt til å forplikte tilbyder. Ethvert forbehold mot eller avvik fra konkurransegrunnlaget skal inntas i tilbudsbrevet. Det er tillatt med spesifikke henvisninger til utfylt tilbudsgrunnlag Motstrid Dersom det foreligger motstrid mellom opplysninger i tilbudsbrevet og i tilbudsskjemaet, har opplysninger i tilbudsbrevet forrang. Ved motstrid mellom papir- og elektronisk versjon har papirversjonen forrang Allmennhetens rett til innsyn Allmennheten har rett til innsyn i tilbud og protokoll etter at valg av leverandør er gjort, se lov 19.mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentlig virksomhet (offentlighetsloven) 23 tredje avsnitt, jf. forskrift av 7.april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA) 3-5. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentlighetsloven 11. Om tilbyder mener at tilbudet inneholder opplysninger som er underlagt taushetsplikt, etter FOA 3-6, skal tilbyder levere en kopi av tilbudsdokumentene hvor disse opplysninger er sladdet. Det skal følge med en begrunnelse for hvorfor disse opplysninger er vurdert til å være unntatt innsyn. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at denne informasjonen fra tilbyder kun er veiledende. Oppdragsgiver er forpliktet til å gjøre en selvstendig vurdering av innsynskrav opp mot lovverket, jf. Offentlighetsloven. 5

6 2.2.4 Komplett tilbud skal bestå av og organiseres som følger: Komplett tilbud skal bestå av samtlige dokumenter (vedlegg og bilag) til konkurransegrunnlaget. Disse skal organiseres og settes inn i perm i nummerert rekkefølge med skilleark: Skilleark 1 Skilleark 2 Skilleark 3 Tilbudsbrev. Ethvert forbehold mot eller avvik fra konkurransegrunnlaget skal inntas i tilbudsbrevet. Utfylt tilbudsskjema, jf. konkurransegrunnlaget del II (Bilag 2 til kontrakten) Besvarelse av tildelingskriteriene, jf. pkt. 4. Dokumentasjonskrav på kvalifikasjoner jf. punkt 3 og vedlegg 1-2 til dette dokumentet Forsendelse og merking Tilbudet skal legges i lukket konvolutt eller pakke (gjenklistret eller forseglet på annen måte). Tilbud kan ikke sendes pr. e-post. Konvolutten/pakken skal merkes på følgende måte: «Tilbud på kjøp av byggevarer» Innlevering av tilbudet Kontaktperson: Elisabeth Iversen Virksomhet: Østfold fylkeskommune Postadresse: 1702 Sarpsborg Besøksadresse: Oscar Pedersensvei 39 Telefon: Tilbudsbrev og tilbudsvedleggene skal leveres i følgende antall: To (2) eksemplarer i papirversjon. Ett (1) komplett eksemplar i elektronisk versjon (Word og/eller Excel) på minnepenn eller CD. Ett komplett eksemplar elektronisk, sladdet (PDF-format) på minnepenn eller CD, dersom det inneholder forretningshemmeligheter, jf. pkt. «allmennhetens rett til innsyn», pkt Den elektroniske versjonen skal være identisk med papirversjonen. Papirversjonen skal ikke stiftes Tilbudsfrist Tilbudet skal være kommet frem til leveringsadressen senest kl For sent innkomne tilbud vil bli avvist Tilbudsåpning Det vil ikke bli foretatt offentlig tilbudsåpning. De innkomne tilbudene vil bli åpnet av to representanter fra oppdragsgiver. Tilbudene vil bli protokollført. 6

7 3 Krav til leverandøren 3.1 Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Obligatorisk Dokumentasjonskrav Skatteattest (Skatteattest for skatt utstedes av kemner/kommunekasserer (skjema RF-1244)) som ikke er eldre en seks (6) måneder regnet fra tilbudsfristens utløp Merverdiavgiftsattest (Attest for betalt merverdiavgift utstedes av skattefogden (skjema RF-1244)) som ikke er eldre enn seks (6) måneder regnet fra tilbudsfristens utløp Obligatorisk HMS-egenerklæring (vedlegg 1 til dette dokumentet) 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Firmaattest Godkjennelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i den stat hvor leverandøren er etablert (utenlandske selskaper). 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakt en Dokumentasjonskrav Fremleggelse av foretakets årsregnskap eller utdrag fra dette for det siste året inkl. styrets årsberetning og revisorerklæring. Dersom leverandøren ikke kan fremlegge ovennevnte dokumentasjonen, eller ønsker å dokumentere at denne gir et misvisende bilde av hans økonomiske situasjon, skal han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling ved hjelp av ethvert annet dokument som har relevans til foretakets regnskapstall/økonomi. Leverandøren skal særlig begrunne hvorfor den etterspurte dokumentasjonen eventuelt ikke kan leveres eller gir et misvisende bilde. 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren skal ha et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem. Dokumentasjonskrav Leverandøren skal vedlegge sin dokumentasjon med fokus på kvalitet på sine tjenester avviksbehandling kontinuerlig forbedring Dokumentasjonen skal være relatert til anskaffelsens art og omfang. Eventuelt kan leverandørens gyldige sertifikat fra kvalitetsledelse vedlegges, eksempelvis ISO 9001 eller tilsvarende. 7

8 3.5 Erklæring og dokumentasjon fra underleverandører /samarbeidspartnere Leverandøren kan om nødvendig støtte seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle de krav til økonomisk og finansiell kapasitet eller teknisk og faglige kvalifikasjoner som er gjengitt i tabellen ovenfor (for eksempel kapasitet til å utføre oppdraget). Dersom leverandøren ønsker å støtte seg på underleverandører for å oppfylle kravene til teknisk og faglige kvalifikasjoner må: a) Underleverandørens kvalifikasjoner dokumenteres i tråd med dokumentasjonskravene angitt i tabellen ovenfor. b) Det vedlegges en underskrevet erklæring (jfr. vedlegg 2 til dette dokumentet) fra hver av de aktuelle underleverandører med følgende tekst: «undertegnede firma (underleverandøren må fylle inn eget navn og orgnr.) forplikter seg til å utføre følgende arbeider (underleverandøren må fylle inn hvilke arbeider som han skal utføre for tilbyder) for entreprenør (navn på tilbyderen) i prosjekt (navn på prosjektet). For bruk av meldingssentral gjelder prinsippet om at partene selv bærer sine kostnader på hver side av løsningen. 8

9 4 Tildelingskriterier og evaluering av tilbudet Tildelingen skjer utfra det økonomisk mest fordelaktige tilbudet, basert på følgende tildelingskriterier og vektingsforhold: Kriterier Vekting Pris og kostnader 70 % Service 30 % 4.1 Pris Prisen vil bli evaluert ut i fra vedlagte tilbudsskjema (bilag 2 til konkurransereglene), samt tilleggspris på grunn av eventuelle forbehold og avvik som lar seg prisberegne. Frakt skal prises separat og vil være en del av evalueringen. Ved evaluering av tildelingskriteriet pris og kostnader vil laveste pris/kostnad få høyeste karakter. De øvrige tilbudene vil få poeng som gjenspeiler forskjellene i tilbudene. I evalueringen av dette punktet vil det bli benyttet poengsum fra 10 til 0. Det benyttes normalt en desimal. 4.2 Service Rammeavtalen vil i Østfold fylkeskommune i hovedsak bli benyttet av videregående skoler med opplæringstilbud innenfor bygg- og anleggsteknikk, jf. konkurransegrunnlagets del 2 pkt I Halden kommune vil rammeavtalen primær bli brukt av vaktmestere og driftsledere. Kulepunkt én gjelder i hovedsak for Østfold fylkeskommune og bør derfor besvares i undervisningsøyemed. Men mulighet til demonstrasjon av eksisterende eller nye produkter kan også være interessant for vaktmestere, driftsledere og faglærere og beskrivelsen bør også ivareta dette. Kulepunkt to vil gjøre seg gjeldende for både Østfold fylkeskommune og Halden kommune. Kulepunkt tre gjelder for videregående skoler i Østfold fylkeskommune. Oppdragsgiver ønsker korte beskrivelser av følgende: Redegjøre for mulighet til demonstrasjon av eksisterende eller nye produkter for og mulighet for å kunne ta med elever til varehus for omvisning. Dette vil kunne være aktuelt 1-2 ganger i året. Redegjøre for hva som tilbys av rådgiving angående hvilke produkter som er miljø- og helsemessig tryggest og mest brukervennlige. Beskriv gjerne når og hvor slik rådgivning eventuelt kan tilbys. Redegjøre for mulighet for utplassering av elever (Videregående trinn 1). I evalueringen av «Service» vil det bli benyttet poengsum fra 10 til 0. Det benyttes normalt en desimal. 9

10 Vedlegg 1 - HMS-egenerklæring Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS) Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Adresse Postnummer Organisasjonsnr/ Fødselsnr Land* Poststed Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften). Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Ingen ansatte Dato Representant for de ansatte *For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Jeg bekrefter med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. 10

11 Vedlegg 2 - Forpliktelseserklæring ved bruk av underleverandører (Underleverandør: firmanavn og orgnr.) forplikter seg i dette prosjektet (navn på prosjektet) til å utføre følgende arbeider/ytelser: ((underleverandøren må fylle inn hvilke arbeider som han skal utføre) for (tilbyder/hovedleverandør: firmanavn og orgnr) (Tilbyder/hovedleverandøren: firmanavn og orgnr.) erklærer med dette å ville benytte underleverandør(firmanavn og orgnr.) for oppdraget i henhold til avtalen. Det erklæres videre at (tilbyder/hovedleverandør: firmanavn og orgnr.)vil ha råderett over de nødvendige ressurser for håndtering av oppdragene gjennom hele kontraktsperioden. Et eventuelt opphør av avtalen mellom (tilbyder/hovedleverandør: firmanavn og orgnr.) og (underleverandøren: firmanavn og orgnr) vil ikke påvirke utførelsen av oppdragene i henhold til avtalen. (Sted/dato) (sign. hovedleverandør) (sign. underleverandør) 11