Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Hemne kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Hemne kommune Arkivsak: 12/193 Møtedato/tid: , kl. 12:00 Møtested: Møtedeltakere: Forfall: Andre møtende: Kopi: Rådhuset, Formannskapssalen Geir Rostad (leder) Eldbjørg Røstvold Erik Snekvik Kristin Kjønsvik Jorulf Gumdal Sverre B. Midthjell, Konsek Ordfører Rådmann Revisjon Midt-Norge Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kontrollutvalgets vedtak i sak 19/12, med mindre utvalget vedtar annet for den enkelte sak. Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Sverre B. Midthjell på telefon , eller e-post: sverre.midthjell@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Geir Rostad (sign.) Leder av kontrollutvalget Xxx xxx Rådgiver, Konsek

2 Sakliste 001/13 Referatsaker 002/13 Orientering om brukerundersøkelse for Konsek 003/13 Årsmelding for kontrollutvalget /13 Bestilling av forvaltningsrevisjon - Næringsutvikling 005/13 Bestilling av selskapskontroll - Trønderenergi 006/13 Eventuelt

3 Referatsaker Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Hemne kommune /13 Saksbehandler: Sverre B. Midthjell Arkivkode: 033 Arkivsaknr.: 12/193-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Vedlegg NKRF e-info 13-01: Lov og forskriftsendringer for styrket egenkontroll FKT Medlemsbrev Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. einfo fra NKRF 13-01: Lov og forskriftsendringer for styrket egenkontroll 2. Medlemsbrev fra Forum for kontroll og tilsyn 2/2012.

4 einfo 13/1 Lov- og forskriftsendringer for styrket egenkontroll Rett før jul ble det fastsatt en rekke lov- og forskriftsendringer med relevans for egenkontrollen i kommunal sektor. Endringene er i hovedsak en oppfølging av rapporten «85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane» fra desember 2009, jf. einfo 09/25. Endringene var på høring (forslag til endringar i kommunelova og enkelte andre lover (eigenkontrollen i kommunane m.m)) i NKRFs høringsuttalelse av 11. september 2011 omhandlet også ulike forhold som KRD ikke hadde fulgt opp. I pkt. 1 nedenfor følger en tematisk gjennomgang av lovendringene (i kursiv) med utfyllende kommentarer (innrykket). Forskriftsendringene (i kursiv) blir gjennomgått og kommentert (innrykket) i pkt Lovendringer I tillegg til kommuneloven berører de omtalte endringene IKS-loven og hvitvaskingsloven. De ble vedtatt av Stortinget 11. desember 2012 (lovvedtak 33 ( )). Endringene i kommuneloven 50 nr. 1 andre punktum og IKS-loven 22 andre ledd andre punktum trer i kraft fra 1. januar For de øvrige endringene er det foreløpig ikke bestemt noe tidspunkt for ikrafttredelse. 1.1 Kommunelovens bestemmelser om kontrollutvalg 17 nr. 2 tredje punktum skal lyde: Når det er avgjort at valg som nevnt i første og annet punktum er gyldige, foretas valg av formannskap eller fylkesutvalg, ordfører eller fylkesordfører, varaordførere og kontrollutvalg for den nye valgperioden. Endringen innebærer et krav om at kommunestyret må velge kontrollutvalget på sitt konstituerende møte (jf. tilråding 1). 17 nr. 3 første punktum skal lyde: Kommunestyre og fylkesting, formannskap, fylkesutvalg og kontrollutvalg trer i funksjon fra det konstituerende møte. Endringen slår fast at det nyvalgte kontrollutvalget trer i funksjon fra det konstituerende møtet i kommunestyret (jf. tilråding 1). 77 nr. 2 skal lyde: Utelukket fra valg er ordfører, fylkesordfører, varaordfører, medlem og varamedlem av formannskap og fylkesutvalg, medlem og varamedlem av kommunal eller fylkeskommunal nemnd med beslutningsmyndighet, medlem av kommuneråd eller fylkesråd, medlem og varamedlem av kommunestyrekomité og fylkestingskomité etter 10 a og ansatte i kommunen eller fylkeskommunen. Norges Kommunerevisorforbund på vakt for fellesskapets verdier Postadresse: Besøksadresse: Telefon: Org.nr.: Postboks 1417 Vika Munkedamsveien 3B, 3. etg. E-post: post@nkrf.no Kontonr.: OSLO Web:

5 Endringen innebærer ikke et nytt unntak fra valg til kontrollutvalget, jf. koml. 10 a nr. 2. Tilføyelsen er pedagogisk motivert og medfører at alle unntakene for valg til kontrollutvalget nå er samlet i én bestemmelse i kommuneloven (jf. tilråding 6). 77 nr. 8 blir oppheva. Nåværende nr. 9 til nr. 11 blir nr. 8 til nr. 10. (8. Kontrollutvalgets møter holdes for lukkede dører dersom ikke utvalget selv har bestemt noe annet. Dersom møtet holdes for åpne dører, skal dørene likevel lukkes dersom utvalget skal behandle opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt. 31 nr. 3 siste punktum gjelder tilsvarende.) Endringer medfører at møtene i kontrollutvalget som hovedregel blir åpne, og at kommunelovens saksbehandlingsregler for folkevalgte organer i kap. 6 også blir gjeldende for kontrollutvalget (jf. tilråding 8). 1.2 Kommunelovens økonomibestemmelser 48 nr. 5 andre punktum skal lyde: Det skal også redegjøres for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å sikre betryggende kontroll og en høy etisk standard i virksomheten. Kommunene skal i årsberetningen redegjøre for arbeidet med intern kontroll i virksomheten. Kommunal- og regionaldepartementet foreslo opprinnelig ikke å lovfeste et slikt krav, men etter høringsrunden fremmet departementet likevel forslag om det for Stortinget (jf. tilråding 25 og 26). 50 nr. 1 skal lyde: Kommuner og fylkeskommuner kan ta opp lån for å finansiere investeringer i bygninger, anlegg og varige driftsmidler til eget bruk. Det kan ikke tas opp lån etter første punktum for den delen av anskaffelseskost som tilsvarer rett til kompensasjon for merverdiavgift etter lov 12. desember 2003 nr. 108 om kompensasjon av merverdiavgift for kommuner, fylkeskommuner mv. Det kan kun tas opp lån til tiltak som er ført opp i årsbudsjettet. Lovendringen har sammenheng med omleggingen av regnskapsføringen av merverdiavgiftskompensasjon fra investeringer, som fra 2014 skal inntektsføres i investeringsregnskapet, jf. forskrift om årsregnskap og årsberetning 3 åttende ledd. Fra samme tid blir dermed låneadgangen begrenset til å omfatte kommunens netto anskaffelseskost. 50 nr. 7 bokstav b blir oppheva. Nåværende bokstav c blir bokstav b. (b. Kommunens eller fylkeskommunens likviditetslån eller benyttet trekkrettighet etter nr. 5, skal være gjort opp senest når årsregnskapet3 fastsettes. Når kommunestyret eller fylkestinget vedtar at et regnskapsmessig underskudd skal fordeles, kan løpetiden for likviditetslånet forlenges tilsvarende den maksimale periode for inndekning av underskuddet.) Avdragsbestemmelsene knyttet til likviditetslån blir dermed opphevet. Dette er begrunnet i at bestemmelsen er overflødig da lovbestemmelsene om økonomisk balanse og kravet til likviditetsstyring i kommuneloven 52 er tilstrekkelig til å sikre de hensyn bestemmelsen var ment å ivareta. Adgangen til å ta opp likviditetslån etter 50 nr. 5 berøres imidlertid ikke av denne lovendringen. 1.3 Kommunelovens bestemmelser om kommunale foretak 29 nr. 4 skal lyde: Bestemmelsene gjelder ikke for kommunale eller fylkeskommunale foretak, jf. kapittel 11. Bestemmelsene i 30 nr. 4, 31 og 31 a og 36 til 38 a kommer likevel til anvendelse. 2

6 Endringen innebærer at kommunelovens hovedregler om åpne møter og ev. lukking av møter også blir gjort gjeldende for styremøter i foretakene. 65 nr. 3 andre punktum skal lyde: Et flertall av de ansatte ved foretaket kan kreve at inntil en femtedel av styrets medlemmer med varamedlemmer velges av og blant de ansatte. Endringen er ment å harmonisere ordlyden i tråd med annen tilsvarende lovgivning. 68 nr. 5 blir oppheva. Nåværende nr. 6 til nr. 9 blir nr. 5 til nr. 8. (5. Styrets møter holdes for lukkede dører dersom ikke kommunestyret eller fylkestinget har bestemt noe annet i vedtektene. Dersom styrets møter holdes for åpne dører, skal dørene likevel lukkes dersom styret skal behandle opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt. 31 gjelder tilsvarende.) Denne endringen henger sammen med endringen i 29 nr. 4 foran. 71 nr. 2 skal lyde: Daglig leder skal sørge for at foretaket drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at det er gjenstand for betryggende kontroll. Endringen er ment som en presisering av gjeldende rett når det gjelder daglig leders helhetlige ansvar for den interne kontrollen i foretaket (jf. tilråding 36). 1.4 Kommunelovens bestemmelser om selskapskontroll Overskrifta til 80 skal lyde: 80 Innsyn og undersøkelser i selskaper Overskriften er endret for å dekke paragrafens innhold (jf. tilråding 67). 80 første ledd skal lyde: I interkommunale selskaper etter lov 29. januar 1999 nr. 6, i interkommunale styrer etter 27 og i aksjeselskaper der en kommune eller fylkeskommune alene eller sammen med andre kommuner, fylkeskommuner eller interkommunale selskaper direkte eller indirekte eier alle aksjer, har kommunens eller fylkeskommunens kontrollutvalg og revisor rett til å kreve de opplysninger som finnes påkrevd for deres kontroll, så vel fra selskapets daglige leder som fra styret og den valgte revisor for selskapet. I den utstrekning det finnes nødvendig, kan kontrollutvalget og kommunens revisor selv foreta undersøkelser i selskapet. Endringen medfører at virkeområdet utvides til også å omfatte egne rettssubjekter organisert som interkommunalt samarbeid etter koml. 27. Det samme gjelder for aksjeselskaper heleid direkte og/eller indirekte av kommuner, fylkeskommuner og interkommunale selskaper (jf. tilråding 66). 1.5 Lov om interkommunale selskaper 18 tredje ledd blir oppheva. Nåværende fjerde ledd blir tredje ledd. (Dersom selskapets budsjett forutsetter tilskudd fra deltakerne, er budsjettet ikke endelig før kommune- eller fylkeskommunedeltakernes budsjetter er behandlet etter kommuneloven 45 nr. 4, for så vidt angår tilskuddet.) Vilkåret om at budsjettet for IKS dersom det forutsetter tilskudd fra deltakerne ikke er endelig før deltakerkommunenes årsbudsjett er fastsatt, oppheves. Dette er begrunnet med at kravet om budsjettendringer etter 19 ivaretar dette behovet. 3

7 20 første ledd siste punktum skal lyde: I økonomiplanen skal det inngå en oversikt over selskapets samlede gjeldsbyrde og utgifter til renter og avdrag i planperioden. 20 siste ledd blir oppheva. (Departementet kan i forskrift gi nærmere regler om økonomiplanens innhold.) Endringene i 20 innebærer at kravet til å opplyse om garantiansvar blir opphevet for å bringe bestemmelsen i samsvar med garantiforbudet i 22. Videre oppheves forskriftshjemmelen for økonomiplan. Noen slik forskrift er ikke gitt. Endringene får dermed ingen praktisk betydning. 21 første ledd andre punktum blir oppheva. (Departementet kan i særlige tilfeller dispensere fra forbudet.) Muligheten til å dispensere fra forbudet mot å bruke inntekter ved salg av anleggsmidler til driftsformål oppheves for å harmonisere IKS-loven med kommuneloven. 22 skal lyde: 22 Lån, garantier og finansiell risiko Selskapet kan bare ta opp lån dersom dette er fastsatt i selskapsavtalen. Dersom selskapet skal kunne ta opp lån, skal avtalen inneholde et tak for selskapets samlede låneopptak. Selskapet kan ta opp lån for å finansiere investeringer i bygninger, anlegg og varige driftsmidler til eget bruk, og for å konvertere eldre lånegjeld. Det kan ikke tas opp lån etter første punktum for den delen av anskaffelseskost som tilsvarer rett til kompensasjon for merverdiavgift etter lov 12. desember 2003 nr. 108 om kompensasjon av merverdiavgift for kommuner, fylkeskommuner mv. Selskapet kan ta opp likviditetslån eller inngå avtale om likviditetstrekkrettighet. Dersom en av deltakerne er underlagt reglene i kommuneloven 60, skal selskapets vedtak om opptak av lån eller vedtak om langsiktig avtale om leie av bygninger, anlegg og varige driftsmidler som kan påføre selskapet utgifter utover de fire neste budsjettår, godkjennes av departementet. Selskapets samlede lånegjeld etter andre ledd første punktum skal avdras med like årlige avdrag. Gjenstående løpetid for selskapets samlede gjeldsbyrde kan ikke overstige den veide levetiden for selskapets anleggsmidler ved siste årsskifte. Selskapets likviditetslån eller benyttet trekkrettighet etter andre ledd tredje punktum skal være gjort opp senest når årsregnskapet fastsettes. Foreligger det regnskapsunderskudd som etter økonomiplanen skal dekkes over flere år, kan løpetiden for likviditetslånet forlenges tilsvarende inndekningsperioden. Selskapet kan ikke stille garanti eller pantsette sine eiendeler til sikkerhet for andres økonomiske forpliktelser. Selskapet skal forvalte sine midler slik at tilfredsstillende avkastning kan oppnås, uten at det innebærer vesentlig finansiell risiko, og under hensyn til at selskapet skal ha midler til å dekke sine betalingsforpliktelser ved forfall. Avtale i strid med bestemmelsene i første, tredje og sjette ledd er ugyldig. Bestemmelsene om låneopptak og avdrag på lån er i stor grad harmonisert med tilsvarende bestemmelser i kommuneloven 50, med unntak av adgangen til bruk av lånefond. Lovgiver har likevel funnet grunn til at bestemmelsene om avdrag på likviditetslån skal videreføres for IKS. 4

8 27 skal lyde: 27 Selskapets regnskap Selskapet har regnskapsplikt etter regnskapsloven. Det kan i selskapsavtalen bestemmes at selskapet i stedet skal avgi regnskap etter kommunale regnskapsprinsipper. Selskapet har bokføringsplikt etter bokføringsloven. Regnskapet og årsberetningen fastsettes av representantskapet. Styret fremlegger forslag til årsregnskap og årsberetning. Departementet kan i forskrift gi nærmere regler om årsregnskapet for interkommunale selskaper. Lovendringene slår fast at IKS har bokføringsplikt etter bokføringsloven. Det vil også omfatte bokføringsforskriften, herunder eventuelle relevante bransjekrav i forskriften kapittel 8. Videre slås det fast at det er selskapets styre som er ansvarlig for å avlegge årsregnskap og årsberetning. Endelig er forskriftshjemmelen endret til å omfatte både regnskapsavleggelse etter regnskapsloven og etter kommunale regnskapsprinsipper. Det forventes at endringene i IKS-loven følges opp med endringer i forskrift om årsbudsjett, årsregnskap og årsberetning for interkommunale selskaper. 1.6 Hvitvaskingsloven 4 andre ledd nr. 1 skal lyde: 1. statsautoriserte og registrerte revisorer, samt revisor som er ansvarlig for revisjon av regnskapet for kommune eller fylkeskommune, samt for kommunalt og fylkeskommunalt foretak, i samsvar med nærmere bestemmelser fastsatt av departementet, jf. lov om kommuner og fylkeskommuner 78 nr. 8, Endringen medfører at oppdragsansvarlige regnskapsrevisorer etter kommuneloven får samme plikter etter hvitvaskingsloven (jf. 17 og 18) som statsautoriserte og registrerte revisorer (jf. tilråding 82). NKRF fikk ikke gjennomslag for sitt syn om at dette også bør gjelde for oppdragsansvarlige forvaltningsrevisorer. 2. Forskriftsendringer Alle forskriftsendringene ble fastsatt av Kommunal- og regionaldepartementet 6. desember 2012 og trådte i kraft fra 1. januar Kontrollutvalgsforskriften 4 første ledd skal lyde: Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalget har rett til å være til stede i lukket møte i kommunens eller fylkeskommunens folkevalgte organer. Kommunestyret eller fylkestinget kan bestemme, i forskrift eller for ett enkelt møte, at kontrollutvalget ikke har rett til å være til stede i lukket møte i kommunestyret eller fylkestinget. Denne endringen medfører at kontrollutvalget som hovedregel har rett til å være til stede i kommunens folkevalgte organer. 13 annet ledd skal lyde: Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, 5

9 med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike sektorer og med de ulike selskapene. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. For å sikre at planen for gjennomføring av selskapskontroll bygger på et faglig grunnlag medfører denne endringen at det, som for forvaltningsrevisjon, stilles krav om at planen skal baseres på en overordnet analyse. 20 tredje ledd skal lyde: Sekretariatet skal være uavhengig av kommunens eller fylkeskommunens administrasjon og av den eller de som utfører revisjon for kommunen eller fylkeskommunen. Sekretariatsfunksjonen kan ikke legges til kommunens eller fylkeskommunens administrasjon. Den som utfører revisjonsoppgaver for den aktuelle kommunen eller fylkeskommunen, kan ikke utøve sekretariatsfunksjoner for kontrollutvalget. Det samme gjelder medlemmer av kontrollutvalget eller kommunestyret eller fylkestinget i den aktuelle kommunen eller fylkeskommunen. Ordlyden i den første setningen slår fast på prinsipielt grunnlag at sekretariatet skal være uavhengig. Den siste setningen slår fast at verken medlemmer i kontrollutvalget eller kommunestyret i den aktuelle kommunen kan utøve sekretariatsfunksjoner for kontrollutvalget (jf. tilråding 11). 2.2 Revisjonsforskriften 4 fjerde ledd blir opphevet. (Kontrollutvalget skal ha kopi av brev med påpekninger etter annet ledd.) Endringen er begrunnet med at den sto i direkte motstrid til annet ledd i samme paragraf. Den inngikk for øvrig ikke i den foran nevnte høringen. 11 tredje ledd blir opphevet. (Departementet kan gi dispensasjon fra kravet i første og annet ledd.) Endringen medfører at departementet ikke lenger kan dispensere fra kravene til utdanning og praksis for oppdragsansvarlig revisor (jf. tilråding 42). Underhånden har KRD opplyst at gyldigheten av dispensasjoner som gjaldt ved årsskiftet ikke påvirkes av endringen. Oslo/Lillehammer, 10. januar 2013 Norges Kommunerevisorforbund Bjørn Bråthen Seniorrådgiver Knut Erik Lie Seniorrådgiver 6

10 En møteplass for kommunale og fylkeskommunale kontrollutvalg, og deres sekretariat Medlemsbrev nr. 2 / Dato: 5. desember 2012 ORGANISASJON & INFORMASJON. Konferanser fra FKT i 2013: KONTROLLUTVALGENES EGEN FAGKONFERANSE MED ÅRSMØTE HOLDES JUNI Gardermoen (Clarion Hotel Oslo Airport) Juni er en fin årstid, og vi vil for 4. år på rad ha en sosial aktivitet integrert i opplegget. Arbeid med program og sosial ramme pågår. Program blir sendt ut i mars Viser ellers til hjemmesiden Målgruppe: Kontrollutvalgene, deres sekretariater og andre med interesse for arbeidsfeltet. SEKRETARIATSKONFERANSE HOLDES 20. MARS Oslo (Thon Hotel Opera) Målgruppe er hovedsakelig kontrollutvalgenes sekretariater. Program blir sendt ut i månedsskiftet jan./febr PROP. 119 L ( ). HVOR STÅR SAKEN NÅ? Omhandler endringer i kommuneloven mm. Det er denne stortingsproposisjonen som bl.a. har forslag om åpne møter i kontrollutvalgene. Her var det høring i Stortingets kommunal- og regionalkomitè i november. Innstilling fra komiteen og første behandling i Stortinget er begge planlagt til desember NYE ENDRINGER I KOMMUNELOVEN? FKT har fått tilsendt en høringssak fra KRD med forslag til endringer i kommuneloven og offentleglova (innbyggerinitiativ, revisors taushetsplikt, utsatt offentlighet). Link: Styret vil gi en uttalelse til deler av den innen høringsfristen 26. febr SAMARBEID MED ANDRE ORGANISASJONER. FKT inviterer til kontaktmøte med Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) 10. januar Her deltar styreleder, daglig leder og et styremedlem fra hver av organisasjon. OG FORØVRIG så vil FKT ønske våre medlemmer en fin adventstid, God Jul og et Godt Nyttår! Med hilsen Per Rune Vereide (s) Styreleiar i FKT Hogne Haktorson Kontrollsjef / dagleg leiar Sekretariat: FKT Pb. 7900, 5020 Bergen fkt@fkt.no Telefon dir.: / Mobil: / Fax: Hjemmeside: Bank: Org. nr

11 Orientering om brukerundersøkelse for Konsek Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Hemne kommune /13 Saksbehandler: Sverre B. Midthjell Arkivkode: 033 Arkivsaknr.: 12/193-4 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Vedlegg Rapport omdømmeundersøkelse KonSek desember 2012 Saksutredning Som ledd i strategiarbeidet for Konsek har Norfakta gjennomført en omdømmeog brukerundersøkelse blant nåværende og tidligere kontrollutvalgsmedlemmer, ordførere og rådmenn hos selskapets kunder. Fokus har vært på omdømme og utførelsen av oppdraget som sekretariat. Undersøkelsen ble gjennomført som en elektronisk spørreskjemaundersøkelse i november og desember Av totalt 146 utsendte skjema kom det inn 90 svar, noe som utgjør en svarprosent på 62. Deltagelsen var høyest blant nåværende KU-medlemmer og KU-ledere med henholdsvis 78 og 80 %, noe lavere hos tidligere medlemmer og ledere (40 og 43 %) og hos ordførere og rådmenn (60 og 40 %). Særlig blant rådmenn er antallet besvarelser så lavt, totalt 6, at det er vanskelig å trekke generelle konklusjoner ut fra tallene. Tilsvarende er det bare 3 respondenter som utgjør tidligere KU-ledere, så det gir også liten mening å analysere denne gruppen alene. Hovedinntrykket av undersøkelsen er at de spurte er svært positivt innstillt til Konsek. Med unntak av en person svarer alle nåværende og tidligere KU-ledere og medlemmer, i tillegg til ordførere overveiende positivt på de alle fleste spørsmål. Blant rådmenn er inntrykket ikke like entydig positivt. Her må det imidlertid understrekes at det bare er 6 respondenter, derav 4 er klart positive og 2 skiller seg ut som generelt noe mer kritiske, noe som gir stort utslag på de enkelte faktorer.

12 Samlet tilfredshet med Konsek (i prosent) Norfakta rapporterer at det er uvanlig at flere respondenter svarer meget fornøyd enn ganske fornøyd, så dette må anses å være svært gode tall. Omdømme For å måle omdømme har det blitt stilt 15 spørsmål. Enkelte av disse korresponderer direkte med punkter i Konseks handlingsplan det har vært interessant å måle, mens enkelte er basert på det vi ellers anser som essensielt i arbeidet. Alle grupper har fått alle spørsmål, med unntak av dialog-spørsmålene som kun har blitt stilt til de som er eller har vært part i dialogen.

13 Omdømmefaktorer (tall i prosent). Hovedinntrykket er svært positivt. I følge Norfakta scorer Konsek uvanlig høyt for denne type spørsmål. Fire områder skiller seg ut som ikke like positive som de andre, men også her gis det en svært høy score. Det første området med noe lavere score er oppfatningen av kjennskapen til Konsek blant politikere og ansatte i kommunene. Dette er ikke spesielt overraskende, og sekretariatet hadde på forhånd en forventning om at kjennskapen muligens var noe dårligere enn dette, som tross alt fortsatt er overveiende positivt. Det kan også stilles spørsmål ved hvor viktig kjennskap til Konsek er kontra kjennskap til kontrollutvalget. Det andre området som skiller seg ut er om Konsek bidrar til effektiv drift i tråd med regelverk og det tredje om Konsek bidrar til å hindre uønskede hendelser for enkeltinnbyggere. Dette kan henge sammen med at Konseks bidrag i disse sammenehengene nok kan være litt diffust. I tillegg kan det spille inn at å i vareta enkeltinnbyggerens rettssikkerhet i utgangspunktet ligger til andre organer enn kontrollutvalget.

14 Det siste området er kontakten med rådmannen. Dette spørsmålet ble kun stilt til rådmennene. Her er det som kjent få respondenter, og to som utmerker seg som mer kritiske (disse utgjør 33 %). Disse trekker ned helhetsinntrykket, men man kan merke seg at de ikke sier seg direkte uenig, selv om de ikke gir et bekreftende positivt svar. På spørsmålet om Konsek er et ledende fagmiljø nasjonalt er det naturlig nok en stor andel vet ikke -svar, da det er en stor andel av respondentene som ikke har noen forutsetning til å vite noe om dette. Blant de som har svart er imidlertid inntrykket svært positivt også der. Tilfredshet med Konseks arbeid Det er i tillegg stilt 12 spørsmål som går mer direkte på Konseks arbeidsoppgaver og hvordan disse utføres. Inntrykket her er tilsvarende positivt som i den første seksjonen, og det er ikke unaturlig at de henger sammen. Det er gjennomgående kun ett kontrollutvalgsmedlem og to rådmenn som er direkte negative på noen av punktene. Tilfredshet med Konseks arbeid, enkeltelementer og totalt (tall i prosent)

15 Av oversikten over ser vi at tilfredsheten jevnt over er veldig god, men at utarbeidelsen av planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll utpeker seg som områder der tilfredsheten er noe lavere. Fortsatt er imidlertid ca. 90 % også her ganske eller meget fornøyd. Også på området bruk av elektroniske sakspapirer er vurderingene mer positive enn sekretariatet på forhånd hadde forventet. Dette kan kanskje tolkes dithen at kundene heller tilskriver eventuelle problemer til egen innsats enn til Konsek. Norfakta har pekt ut to variabler som de som gir størst utslag i kundetilfredshet, altså de faktorene som er mest avgjørende for fornøyde kunder. Dette er oppfølgingen av vedtak i KU og lesbarhet og språk i sakspapirer. Norfaktas modell anslår at ca. 81 % av variasjonen i tilfredshet kan forklares gjennom variasjonen i disse to faktorene. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet vil benytte resultatene fra undersøkelsen videre i strategiarbeidet i selskapet, og i kontinuerlig forbedringsarbeid overfor kontrollutvalgene som kunder. Sekretariatet imøtekommer gjerne ytterligere innspill fra kontrollutvalgets medlemmer i møtet.

16 Årsmelding for kontrollutvalget 2012 Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Hemne kommune /13 Saksbehandler: Sverre B. Midthjell Arkivkode: 033, &14 Arkivsaknr.: 12/90-4 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Årsmeldinga legges fram for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2012 til orientering. Vedlegg Utkast årsmelding for kontrollutvalget 2012 Saksutredning I henhold til kommunelovens 77, punkt 6, skal kontrollutvalget rapportere til kommunestyret på resultatene av sitt arbeid. Kontrollutvalget rapporterer løpende gjennom året gjennom saker til kommunestyret ved forvaltningsrevisjonsrapporter og andre forhold kommunestyret bør ta stilling til. I tillegg er det vanlig praksis at kontrollutvalget oppsummerer sitt arbeid i en årsmelding. Kontrollutvalgets sekretariat har utarbeidet utkast til årsmelding for Denne behandles av kontrollutvalget og legges deretter frem for kommunestyret. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet anbefaler at årsmelding for kontrollutvalget 2012 legges frem for kommunestyret til orientering.

17 ÅRSMELDING FOR KONTROLLUTVALGET 2012 (ADMINISTRATIVT UTKAST) Hemne kommune

18 1 Innledning Kontrollutvalget velges av kommunestyret og skal på vegne av dette føre det løpende tilsynet med den kommunale forvaltningen. Kontrollutvalget inngår som en del av kommunens system for egenkontroll. En troverdig egenkontroll er et viktig virkemiddel for å verne om kommunenes råderett og lokaldemokratiets stilling. Kontrollutvalget har i 2012 bestått av følgende medlemmer: Medlemmer Varamedlemmer Geir Rostad (leder) Willy Merkesnes Eldbjørg Røstvold (nestleder) Bjørn Even Hageskal Erik Snekvik Rune Stavaas Kristin Kjønsvik Asbjørn Åsmul Jorulf Gumdal Per Erik Bjerksæter I henhold til kommuneloven skal minst ett medlem av utvalget være medlem av kommunestyret. Kristin Kjønsvik ivaretar denne funksjonen i utvalget. 1.1 Likestilling Kontrollutvalget består av 3 menn og 2 kvinner. Lovkrav om likestilling mellom kjønnene er dermed ivaretatt.

19 2 Kontrollutvalgets virksomhet Kontrollutvalgets oppgaver er definert av kommunelovens 77 med tilhørende forskrift. Disse ble vesentlig utvidet etter lovendringer i Kommunestyret kan i tillegg be kontrollutvalget ivareta andre oppgaver og fastsette egne retningslinjer for kontrollutvalgets arbeid. Kommunestyret i Hemne har vedtatt slike retningslinjer. Kontrollutvalget er opptatt av å fokusere på samarbeid og å opptre partipolitisk nøytralt. Ordfører har rett til å møte i kontrollutvalget, og har vært til stede ved 2 møter i Rådmannen inviteres eller innkalles i enkeltsaker for å redegjøre for forhold kontrollutvalget etterspør. Rådmannen har møtt personlig eller ved stedfortreder på 5 møter i Kontrollutvalget ser en jevnlig dialog med ordfører og rådmann som en sentral del av sitt arbeid med å føre tilsyn med kommunens virksomhet. Kontrollutvalget rapporterer løpende på sin virksomhet til kommunestyret gjennom å legge fram møteprotokoller som melding, gjennom presentasjon av revisjonsrapporter og uttalelse til årsregnskapet. Kontrollutvalget imøtekommer gjerne spørsmål og henvendelser fra kommunestyret. I følge kommuneloven 77 nr. 8, holdes kontrollutvalgets møter normalt for lukkede dører med mindre utvalget selv har bestemt noe annet. Kontrollutvalget vedtok i sak 19/12 å føre kontrollutvalgets møter for åpne dører. Kontrollutvalgets sekretariat har siden 2005 vært organisert i det interkommunale selskapet Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS der Hemne kommune deltar sammen med 13 andre kommuner i tillegg til fylkeskommunen. Kontrollutvalget samarbeider også nasjonalt med andre kontrollutvalg gjennom organisasjonen Forum for kontroll og tilsyn. Veilederen Kontrollutvalgsboken 1 fra Kommunal- og regionaldepartementet gir en ytterligere innføring i kontrollutvalgets oppgaver. 2.1 Saksbehandlingen i kontrollutvalget Kontrollutvalget har i 2012 avholdt 5 møter og behandlet 36 saker. Protokoller fra kontrollutvalgets møter oversendes kommunestyret som referatsaker. Alle kontrollutvalgets sakspapirer, møteprotokoller og revisjonsrapporter er tilgjengelige på sekretariatets nettsider: Regnskapsrevisjon Regnskapsrevisjonen følges opp gjennom orienteringer fra revisor, normalt to til tre ganger årlig. Kontrollutvalget avgir årlig uttalelse om kommuneregnskapet, i tråd med kontrollutvalgsforskriftens 7. For regnskapsåret 2011 hadde kontrollutvalget ingen merknader til regnskapet. Kontrollutvalget mener årsregnskapet ga en riktig oversikt over kommunens virksomhet. Kontrollutvalget har også merket seg at Hemne kommune har kommet langt i å få på plass et system for tilstrekkelig økonomisk internkontroll. 1 Veilederen er tilgjengelig her: oken-om-kontrollutvalget.html

20 2.1.2 Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget la i 2012 én forvaltningsrevisjonsrapport for kommunestyret, med tittelen Betryggende kontroll av byggeprosjekt 2. Rapporten tok for seg kommunens kontroll med utbygginger. Kommunestyret fattet i sak 25/12 følgende vedtak: Kommunestyret tar rapporten Betryggende kontroll i byggesaker til orientering, og er tilfreds med at kommunen har kommet langt i arbeidet med å sikre slik kontroll. Kommunestyret ber om at rådmannen vurderer tiltak innenfor følgende områder, og rapporterer om dette innen utgangen av 2012: 1. Rapportering av avvik på rutiner og prosedyrer i kvalitetssystemet. 2. Sårbarheten i kompetanse og ressurser. 3. Kommunikasjonsprosedyrer med eksterne parter. 4. Oppfølgingsrutiner i kvalitetssystemet. 5. Helhetlig rapportering for kommunens internkontroll til kommunestyret. Rapportering om avslutning av saken fra rådmannen, slik nedfelt i vedtaket, var ikke gitt pr Rådmannen opplyser om at saken fortsatt er under arbeid, og at rapportering om forbedringer vil bli gitt i løpet av våren Kontrollutvalget har i 2012 også utarbeidet plan for forvaltningsrevisjon , herunder gjennomføring av overordnet analyse av kommunens virksomhet. Planen ble vedtatt av kommunestyret i sak 115/12, og vil ligge til grunn for forvaltningsrevisjonsarbeidet ut Selskapskontroll Selskapskontroll er en relativ ny oppgave for kontrollutvalget. Kommunelovens 77-5 pålegger kontrollutvalget å føre kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser. Formålet er både å kontrollere at kommunen forvalter sine eierinteresser på en god måte og at det enkelte selskap driver i tråd med kommunens vedtak og intensjoner. Hemne kommune har i 2012 gjennomført kommunestyrevedtak fra 2007 om å vedta eierskapsmelding. Kontrollutvalget har i 2012 sluttført arbeid med å utarbeide plan for selskapskontroll Planen ble vedtatt av kommunestyret i sak 98/12. Mot slutten av 2012 ble det igangsatt forarbeid til selskapskontroll i Trønderenergi i samarbeid med øvrige kommuner som er eiere i selskapet. Kontrollen antas sluttført i løpet av Rapporten er tilgjengelig her: yggende_kontroll_av_byggeprosjekt.pdf

21 2.1.4 Andre saker I tillegg til de lovpålagte oppgavene knyttet til revisjon og selskapskontroll har kontrollutvalget ført løpende tilsyn med kommunens virksomhet gjennom orienteringer fra rådmannen om aktuelle saker eller områder, og gjennomgang av vedtaksoppfølging fra andre politiske organer. I sak 19/12 fremmet kontrollutvalget forslag til kommunestyret om et eget reglement for kontrollutvalget. Kommunestyret vedtok reglementet i sak 97/ Samarbeids- og opplæringsaktiviteter Samarbeid og dialog med andre kontrollutvalg er en nyttig arena for faglig utvikling for kontrollutvalget, og bidrar til å styrke utvalgets aktiviteter. Kontrollutvalget er medlem av organisasjonen Forum for kontroll og tilsyn (FKT), en interesseorganisasjon for kontrollutvalg. Utvalget har også tilgang til møteplasser gjennom Norsk kommunerevisorforbund (NKRF) og KonSek. I 2012 har medlemmer av kontrollutvalget deltatt på felles samling med øvrige kontrollutvalg i Sør-Trøndelag, samt på årsmøte og fagkonferanse i Forum for kontroll og tilsyn. 2.3 Kontrollutvalgets økonomi og rammebetingelser Totalt hadde kontrollutvalget i 2012 et budsjett på kr. Av dette er kr til kontrollutvalgets egen virksomhet. Resten av rammen er disponert til sekretariatstjenester (kr ) og revisjon (kr ). Regnskap for 2012 var ikke ferdigstilt ved utarbeidelse av årsrapport, men utvalget forventer å holde seg innenfor vedtatt budsjettramme. Sekretariatstjenester leveres av Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS (Konsek), og revisjonstjenester leveres av Revisjon Midt-Norge IKS i interkommunalt samarbeid med 13 andre kommuner og Sør-Trøndelag fylkeskommune. Kontrollutvalget er tilfreds med de rammebetingelsene utvalget har for sitt arbeid, og mener disse legger til rette for en god kommunal egenkontroll.

22 3 Avslutning Kontrollutvalgets arbeid har i 2012 i stor grad vært preget av utarbeidelse av planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, herunder analyse av kommunens virksomhet og eierskap som vil ligge til grunn for arbeidet i valgperioden. Kontrollutvalgets arbeid krever at medlemmene er aktive og setter seg inn i til dels kompliserte saker innenfor hele Hemne kommunes virksomhet. Arbeidet fordrer et nært og godt samarbeid med kommunestyret og administrasjonen i kommunen. Kontrollutvalget opplever en konstruktiv dialog med politisk og administrativ ledelse i kommunen. Utvalget takker for samarbeidet i året som har gått og ser frem til et nært og godt samarbeid med kommunestyret også i inneværende år. På denne måten kan kontrollordningen være med og bidra til en velfungerende forvaltning, til beste for kommunen og den enkelte innbygger i Hemne. Kyrksæterøra, Geir Rostad Kontrollutvalgets leder

23 Bestilling av forvaltningsrevisjon - Næringsutvikling Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Hemne kommune /2013 Saksbehandler: Sverre B. Midthjell Arkivkode: 216 Arkivsaknr.: 13/6-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på arbeid med næringsutvikling i Hemne kommune. Prosjektet bes gjennomført innenfor en ramme på 230 timer, med levering innen 25. oktober Saksutredning Kommunestyret vedtok i sak 115/12 plan for forvaltningsrevisjon Her ble et prosjekt knyttet til arbeid med næringsutvikling gitt øverste prioritet. I planen er dette omtalt på følgende måte: Hemne kommune har gjennom strategisk næringsplan fra 2007 hatt som mål å være en næringsvennlig kommune. Kommunen forvalter vesentlige midler til næringsutvikling både fra egne budsjetter og gjennom samarbeid med forvaltningsorganer og private. Kommunen har vært aktiv både med egne næringssatsinger, støtte til etableringer, samarbeid med nabokommuner og større regionale samarbeid. Gjennom de siste ti årene har samarbeid med nabokommunene om næringsutviklingen i tilknytning til Tjeldbergodden vært viktig. I en forvaltningsrevisjon er det mulig å vurdere i hvor stor grad kommunen oppnår de målsettinger man har satt seg, og hvorvidt det er tilstrekkelig planmessighet, oppfølging og evaluering av de tiltak som gjennomføres. Føringer i kommuneplanens samfunnsdel Det er naturlig for en forvaltningsrevisjon å ta utgangspunktet i de politiske føringer kommunen har lagt på området. Den gjeldende kommuneplan ble vedtatt i kommunestyresak 89/07, og går fra I samfunnsdelen er aktiv næringssatsing et eget område. Her skrives følgende: Hemne skal ha et mangfoldig og livskraftig næringsliv kjennetegnet av høy konkurransekraft, lønnsomhet og soliditet. Hemne kommune skal være pådriver for å sikre best mulige rammebetingelser for lokalt næringsliv. Hemne kommune skal bidra til å øke antall nyetableringer, styrke eksisterende næringsliv og til å øke rekrutteringen av arbeidskraft og spisskompetanse tilpasset bedriftenes behov. Dette har igjen gitt opphav til et sett med satsinger for perioden der hovedmålene for strategisk næringsplan trekkes fram (se under).

24 Strategisk næringsplan Som det refereres til i plan for forvaltningsrevisjon har kommunen en strategisk 1 næringsplan vedtatt i 2007, i kommunestyresak 45/07. Denne må ventes å skulle være det viktigste strategiske styringssignalet fra kommunestyret på overordnet nivå. I denne planen leges det opp til to hovedmål, med tilhørende strategier. Mål A er øke antall nyetableringer og bedriftenes utviklingsevne, med strategien næringsvennlig kommune. Mål B er øke rekrutteringen av tilpasset arbeidskraft og fremtidig spisskompetanse, med strategien innbyggervennlig kommune. Hver av disse hovedstrategiene er igjen konkretisert i to tiltaksområder. Dette gir følgende oversikt over hovedområder i planen: Mål A: Øke antall nyetableringer og bedriftenes utviklingsevne Strategi A: Næringsvennlig kommune o o Tiltak A1: Hyttekommune Tiltak A2: Entreprenørskap Mål B: Øke rekrutteringen av tilpasset arbeidskraft og fremtidig spisskompetanse Strategi B: Innbyggervennlig kommune o o Tiltak B1: Kulturkommune Tiltak B2: Lærlingeplasser i Hemne kommune 2 I henhold til kommunal planstrategi er strategisk næringsplan en av en rekke planer som skal innarbeides i kommuneplanens samfunnsdel og medfølgende handlingsplan. Arbeidet med rullering av kommuneplanen er i gang og i følge planstrategien skal det foreligge et utkast i oktober 2013 og vedtak i juni Sentrale virkemidler Et viktig virkemiddel for samfunns- og næringsutviklingen de siste årene har vært samarbeidsprogrammet Kysten er klar! Dette programmet er et samarbeid mellom fylkeskommunen og 11 kystkommuner, og ble etablert i Programmet har nå blitt forlenget til en ny periode fra Programmet har hatt fokus på tre innsatsområder: areal, kompetanse og bolyst. Kommunen disponerer såkalte RDA-midler fra staten (via fylkeskommunen). Disse midlene disponeres til næringsrettede tiltak, der både staten og fylkeskommunen legger enkelte føringer for bruken. I tillegg disponerer kommunen midler fra erstatningskraft Eidsfossen og et kraftfond som finansieres ved konsesjonsavgifter og i stor grad benyttes til næringsrettede tiltak. 1 Strategisk næringsplan kan lastes ned her: 2 Planstrategien kan lastes ned her: pdf

25 Hemne næringshage har tatt mål av seg til å bli regionens knutepunkt og vektsenter for utvikling av eksisterende og nye kunnnskapsintensive bedrifter. Kommunen er blant eierne i næringshagen, og har kommet med vesentlige bevilgninger, både i aksjekjøp og tilskudd til utvikling. Relativt nylig har det vært gjennomført en prosess med ytterligere samling av virkemidler for næringsutvikling i næringshagen. Samarbeid med Aure og Hitra kommuner om utvikling av Tjeldbergodden, og omkringliggende arealer, har også vært en vesentlig del av kommunens næringsinnsats de siste årene. Kjente utfordringer og innfallsvinkler til prosjektet En utfordring som har vært trukket fram både i kontrollutvalget og i dialogen med rådmannen og politikere har vært en usikkerhet i forhold til oppfølging av næringsutviklingsprosjekter og tildelinger. Når kommunen disponerer vesentlige beløp i offentlige midler, og stiller disse til rådighet for eksterne aktører, hviler det et ansvar på kommunen for å sørge for at disse midlene benyttes til samfunnets beste. Dette betinger oppfølging, rapportering og evaluering av de prosjektene. Konsulentselskapet PwC gjennomførte i en evaluering av tilskuddsforvaltningen av RDA-midler i fylkeskommunene på vegne av Kommunal- og regionaldepartementet. Her konkluderes det med at denne forvaltningen jevnt over har grunnleggende svakheter og ikke utføres i tråd med god forvaltningsskikk. Blant utfordringene er manglende risikovurderinger, manglende oppfølging av delegert ansvar og mangler i dokumentasjonen. Dette var ikke en evaluering av kommunenes arbeid, men når fylkeskommunene, med vesentlig større administrative ressurser, ikke ivaretar dette tilstrekkelig kan det være grunn til å vurdere om kommunen gjør en bedre innsats. I tillegg til usikkerhet om Hemne kommunes oppfølging av prosjektene har det vært uttrykt en viss usikkerhet knyttet til hvor vellykede prosjektene har vært og hvilken effekt kommunen har fått ut av disse ressursene. Det er alltid utfordrende å vurdere effekten av slike prosjekter, men en mulighet kunne for eksempel være å gjøre en case-studie av utvalgte prosjekter for å se på styrker og svakheter i hvordan offentlige midler har blitt benyttet. Tilgjengelige ressurser I henhold til avtale om gjennomføring av forvaltningsrevisjon med Revisjon Midt- Norge IKS har kontrollutvalget i Hemne 280 timer tilgjengelig til gjennomføring av forvaltningsrevisjon i Deltakelse i selskapskontrollprosjekt om Trønderenergi betinger en innsats fra Hemne kommune anslått til 48 timer. Dersom kontorllutvalget vedtar deltakelse i selskapskontrollprosjektet gjenstår dermed 230 timer som kan disponeres til et forvaltningsrevisjonsprosjekt. En ramme på 230 timer tilsier at prosjektet må begrenses noe i omfang. Dersom kontrollutvalget ønsker et større prosjekt må prosjektet i så fall strekkes ut i En mulighet er å gjennomføre et prosjekt tilpasset rammen på 230 timer med mulighet til eventuelt å gjennomføre et oppfølgingsprosjekt i 2014 dersom kontrollutvalget ønsker å prioritere dette. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å bestille et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på næringsutviklingsarbeidet i Hemne kommune. Prosjektet foreslås rettet mot tildeling, rapportering, oppfølging og evaluering av prosjekter

26 finansiert gjennom RDA-midler, næringsfond og kraftfond. I den grad dette forvaltningen utføres av, eller i samarbeid med andre aktører vil det være naturlig også å vurdere hvordan dette samarbeidet har fungert og eventuelle problemstillinger knyttet til delegering. Sekretariatet foreslår at prosjektet gjennomføres innenfor en ramme på 230 timer, med levering innen 25. oktober 2013.

27 Bestilling av selskapskontroll - Trønderenergi Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Hemne kommune /13 Saksbehandler: Sverre B. Midthjell Arkivkode: 037, &58 Arkivsaknr.: 11/140-9 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget bestiller selskapskontroll rettet mot Trønderenergi. Revisjon Midt-Norge bes gjennomføre prosjektet i tråd med fremlagt prosjektskisse, med en ressursinnsats for Hemne kommune anslått til 48 timer og levering innen Ved behov for større endringer i prosjektet gis kontrollutvalgets sekretariat fullmakt til å godkjenne disse innenfor angitt ressursramme. Vedlegg Prosjektskisse Trønderenergi Anslått ressursbehov med fordeling Trønderenergi Saksutredning Kontrollutvalget fattet i sak 27/12 følgende vedtak: Kontrollutvalget ønsker å delta i et eventuelt samarbeid om selskapskontroll med eierstyring og nettvirksomhet i Trønderenergi. Sekretariatet bes utarbeide skisse til bestilling av et slikt prosjekt i samarbeid med andre aktuelle aktører. Vedtaket var basert på kommunestyrets 98/12 om plan for selskapskontroll , der eierstyring og nettvirksomhet i Trønderenergi var gitt 3. prioritet. Igangsetting av dette prosjektet ble prioritert da prosjektet også hadde høy prioritet hos andre eierkommuner. Samtlige 13 kommuner i Konsek-samarbeidet som har eierandeler i Trønderenergi har gjort tilsvarende vedtak som dette. Disse har en eierandel på til sammen 54,85 %. I tillegg har kontrollkomiteen i Trondheim kommune (10 %) gitt sin tilslutning til igangsetting av slik kontroll. Kommunestyrene i Oppdal (3,25 %) og Holtålen (1,49 %) har uttrykt ønske om å delta, under visse forutsetninger. Eierkommuner på Fosen (til sammen 23,79 %) er innne i prosessen med å vurdere dette og fatte vedtak, men kontrollutvalgssekretariatet for Fosen har gitt positive tilbakemeldinger og vært innvolvert i prosessen med å utarbeide prosjektskissen.

28 Med bakgrunn i kontrollutvalgets vedtak, og tilsvarende vedtak i andre eierkommuner, har Revisjon Midt-Norge og Trondheim kommunerevisjon, i samarbeid med Konsek utarbeidet en prosjektskisse. I forslaget er det tatt høyde for de diskusjoner og ønsker som er registrert fra øvrige eiere så langt det har latt seg gjøre. Innretning på prosjektet Det er skissert en todelt innretning på prosjektet: 1. Eierstyring 2. Funksjonelt skille mellom monopol- og øvrig virksomhet. Vurdering av kommunenes eierstyring er den lovpålagte delen av selskapskontrollen, og vurderes som svært sentral i denne sammenhengen. Etter som selskapet har en lang rekke kommuner som eiere vil det ikke være naturlig å gå i dybden på den enkelte kommunes eierstyring, men å vurdere dette på et noe overordnet nivå. Blant de sentrale problemstillingene er hvor tydelige målsettinger kommunene har, om forvaltningen er i tråd med retningslinjer for offentlig eierskap, om selskapets strategier er forankret i eierkommunene, hvorvidt selskapet tar det samfunnsansvar som forventes av et offentlig eid selskap og hvorvidt selskapets styringssystemer er tilstrekkelige. Et funksjonelt skille mellom monopol- og øvrig virksomhet, i dette tilfellet nettvirksomheten og konkurranseutsatt virksomhet (herunder blant annet kraftproduksjon, kraftsalg og bredbåndsvirksomhet). Dette er sentralt i energilovgivningen for å sikre at en monopolsituasjon ikke utnyttes til å skaffe seg fordeler i kraftmarkedet og dermed skape ineffektive markeder som kan skade forbrukernes interesser. NVE har kommet med alvorlig kritikk av selskapets praksis på dette området, og ilagt selskapet bot for lovbrudd. Sentrale problemstillinger skissert på dette området er om NVEs pålegg og anbefalinger er fulgt opp av selskapet, hvilken innsats selskapet gjør for å ivareta kravene til funksjonelt skille og nøytralitet og hvordan selskapet kan dokumentere at ikke nettselskapet feilbelastes kostnader som skulle vært dekket av øvrige deler av konsernet. Organsiering og ressurser I prosjektskissen anslås det et ressursbehov på timer til gjennomføring av prosjektet. Dette er en relativt omfattende ressursramme, men det legges opp til et omfattende prosjekt, der en lang rekke kommuner er innvolvert og med behov for koordinering mellom flere revisjonsenheter. Kontrollkomiteen i Trondheim kommune har signalisert en vilje til å bidra med en større andel av ressursene enn eierandelen skulle tilsi. Det forutsettes at øvrige kommuner som deltar dekker resterende ressursbehov proporsjonalt etter eierandel. For Hemne kommune er dette anslått til 48 timer av en samlet ressurs til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll på 230 timer i Prosjektledelsen legges til Revisjon Midt-Norge. Trondheim kommune deltar med ressurser i form av arbeidsinnsats fra Trondheim kommunerevisjon, mens øvrige kommuner deltar enten med kjøp av ressurser, egen arbeidsinnsats eller en kombinasjon av disse. Leveringsfrist er skissert til Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon

29 Kontrollutvalgssekretariatet anbefaler kontrollutvalget å vedta bestilling av prosjektet slik skissert i prosjektskissen. Utvalget må være oppmerksom på at det vil være noe mindre rom for hver enkelt kommunes kontrollutvalg til å påvirke gjennomføringen av prosjektet, men utvalget oppfordres til å komme med eventuelle innspill som vil bli vurdert av styringsgruppen for prosjektet.

30 PROSJEKTSKISSE 2013 Kommune: - Prosjekt: Trønderenergi Oppdragsansvarlig: Frode Singstad Prosjektnr.: 3145 Styringsgruppe, dato: Selskapskontroll i Trønderenergi 1. INNLEDNING Denne prosjektskissen er utarbeidet i samarbeid mellom Revisjon Midt-Norge IKS og Trondheim kommunerevisjon, med gode bidrag fra KonSek (Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS). Skissen danner grunnlag for bestillinger av selskapskontroll i Trønderenergi. Kontrollutvalgene inviteres på dette grunnlaget til å gi sin tilslutning til innretningen, eventuelt å komme med andre innspill til den. De skisserte problemstillingene er foreløpige, og har til hensikt å tegne en hovedretning for prosjektet. Problemstillingene vil med andre ord kunne bli gjenstand for endringer senere i planleggingsfasen, uten at det vil påvirke hovedretningen med prosjektet. 2. PROSJEKTETS FORMÅL Formålet med prosjektet er todelt: - Vurdere hvordan eierkommunene følger opp sitt ansvar som eiere av selskapet - Skaffe eierkommunene innsikt i konsernets virksomhet og styring, og hvordan konsernet følger opp de lovkrav som er stilt til det av offentlige myndigheter(særlig vedrørende krav til skille og nøytralitet for nettselskapet etter energiloven) 3. BAKGRUNN FOR PROSJEKTET OG PROSJEKTETS AKTUALITET Bakgrunnen for prosjektet er at TrønderEnergi er et offentlig eid selskap av flere kommuner i Trøndelagsregionen, og det påhviler de kommunale kontrollutvalgene å påse at det utføres kontroll med kommunalt eide selskaper. Herunder påse at den som utøver eierinteressene i selskapet gjør dette i samsvar med de forventer og føringer som eierne har satt for selskapet. I tillegg kan selskapskontroll også omfatte forvaltningsrevisjon. Dette innebærer også kontroll av om selskapets økonomiske styring og måloppnåelse er i samsvar med eiernes forventinger og føringer, og om selskapet drives i samsvar med lover og regler for virksomheten. Konsernet TrønderEnergi består i dag av 11 selskap som er organisert i fire forretningsområder. Disse er forretningsområde a) Energi, b) Nett, c) Marked og d) IKT. side 1 av 6

31 PROSJEKTSKISSE 2013 Kommune: - Prosjekt: Trønderenergi Oppdragsansvarlig: Frode Singstad Prosjektnr.: 3145 Styringsgruppe, dato: Forretningsområdet Nett drives ikke i konkurranse med andre aktører og er å anse som en monopolvirksomhet. Virksomheten er underlagt energiloven der det er krav om funksjonelt skille mellom nettvirksomheten og den øvrige delen av konsernet. Nettvirksomheten til TrønderEnergi har over kunder, og er underlagt særskilte krav til funksjonelt skille etter loven om produksjon, omforming, overføring, omsetning, fordeling og bruk av energi (energiloven, lov nr 50). Det forhold at selskapet ble ilagt en bot av tilsynsmyndighetene, NVE, på 1 million kroner for brudd på energiloven, aktualiserer også at selskapskontrollen gjennomføres som en utvidet kontroll, det vil si forvaltningsrevisjon. I følge tilsynsmyndighetene hadde selskapet i 2012 følgende avvik: 1. Brudd på kravet om funksjonelt skille knyttet til at konsernet ga stoppordre for MAFI-prosjektet. Konsernledelsen instruerte dermed nettselskapet til å ta avgjørelser som fremmet konsernets interesser og ikke nettselskapets interesser 2. Brudd på kravet om funksjonelt skille knyttet til avdeling Merke. Avdeling Merke hadde en uklar rolle i organisasjonen og har gitt konkrete innspill til informasjon fra nettselskapet til nettselskapets kunder. 3. TrønderEnergi Nett hadde brutt omsetningskonsesjonens vilkår 3.6, jf. forskriften om måling, avregning og samordnet opptreden ved kraftomsetning og fakturering av nettjenester. 4. TrønderEnergi Nett har brutt kravet til nettselskapets nøytralitet, ved samfakturering med enkelte kraftleverandører og at nettselskapet ikke tillater samfakturering med alle kraftleverandører. Tilsynsmyndighetene har vurdert bruddene til å omhandle tre ulike typer forhold: Krav til funksjonelt skille Krav til nettselskapets nøytralalitet Krav til rutiner og program for overvåking av nettselskapets nøytralitet Dette gir grunnlag for å undersøke nærmere hvilke tiltak selskapet har iverksatt for at virksomheten skal drives i tråd med energiloven og hvilke tiltak som iverksettes for å sikre at virksomheten også frem i tid er i tråd med gjeldende regelverket. De kommunene som har eierandeler i Trønderenergi, har på sin side et visst ansvar for oppfølging av selskapet. Prinsipper for god eierstyring tilsier at eierne har en klar og tydelig målsetting med sitt eierskap i selskapet. Videre er det sentralt at disse målsettingene ligger til grunn for hvordan eierkommunen side 2 av 6

32 PROSJEKTSKISSE 2013 Kommune: - Prosjekt: Trønderenergi Oppdragsansvarlig: Frode Singstad Prosjektnr.: 3145 Styringsgruppe, dato: utøver sitt eierskap, og at eierrepresentantene er kjent med de styringssystemene som gjelder for den aktuelle selskapsformen. Eierutøvelsen skal skje i rette fora, formell generalforsamling og uformelle eiermøter, og ikke ved påvirkning av styremedlemmer. Offentlige eiere kan sies å ha et særlig ansvar for å påse at selskapet ivaretar sitt samfunnsansvar, og at selskapene har et bevisst forhold til etiske problemstillinger i driften. Dette er forhold vi vil belyse ved intervju med eierrepresentanter og selskapets ledelse, og gjennomgang av protokoller og dokumentasjon. Konsernet har også vært inne i en sterk ekspansjon på en rekke områder. Dette gjelder både i forhold til utvidelse av nettdelen av virksomheten og at man har bygd opp aktiviteten i nye virksomhetsområder. Et relevant spørsmål er om denne ekspansjonen er forankret hos eierne, og på hvilket beslutningsgrunnlag ekspansjonsstrategiene er vedtatt. Har eierkommunene tatt aktivt stilling til om de ønsker denne utviklingen for selskapet? Har ekspansjonen gått ut over selskapets avkastning, og er i så fall det i forståelse med eierne? Ved overtakelse av nettet er det blant annet for Trondheimregionen sagt at dette ikke skal føre til høyere nettleie, fordi selskapet med større nettmarkedet vil få syneregieffekter. Dette er svært viktig for kundene i Trondheimsregionen, og har fra politisk hold blitt framsatt som en forutsetning for ekspansjon og overtakelse av nett. Det er derfor interessant å belyse hvilke synergieffekter dette har gitt. Endelig er det sentralt å vurdere om Trønderenergi har etablert de nødvendige styringssystemene for å sikre at konsernets aktivitet er hensiktsmessig for å nå de kravene og forventningene eierne stiller til selskapet. 4. PROBLEMSTILLINGER Redegjørelsen over innebærer at prosjektet vil ha en todelt innretning. Den første delen retter seg i hovedsak mot eierne og eierstyringen. Den andre delen retter seg mot selskapet, og har som formål å redegjøre hvordan konsernet og nettselskapet ivaretar kravene til funksjonelt skille og nøytralitet etter energiloven. EIERSTYRING Følgende problemstillinger beskriver innretningen av den delen av undersøkelsen som retter seg mot eierstyringen. Problemstillingene vil kunne endres i løpet av prosjektfasen. side 3 av 6

33 PROSJEKTSKISSE 2013 Kommune: - Prosjekt: Trønderenergi Oppdragsansvarlig: Frode Singstad Prosjektnr.: 3145 Styringsgruppe, dato: Har eierkommunene tydelige målsettinger med sitt eierskap i Trønderenergi? - Avkastningskrav krav til lønnsomhet. 2. Utøver eierkommunene sitt eierskap i tråd med aksjelovens prinsipper og øvrige prinsipper for godt eierskap? 3. Hvordan sørger eierne og selskapet for at virksomheten ivaretar sitt samfunnsansvar(etikk)? - Rettferdig konkurranse (bør et offentlig eid selskap bidra til å ivareta et velfungerende marked?) 4. Bidrar eierkommunene til å utvikle selskapets strategier, og har selskapets strategier reell forankring hos eierkommunene? - Ekspansjon - (oppkjøp av nett) - Er beslutningsgrunnlaget godt nok? - Hvor ligger synergieffektene? - Konsekvenser for nåværende eiere 5. Er det etablert styringssystemer som sikrer at konsernet aktivitet er hensiktsmessig i forhold til de krav og forventinger som er stilt til selskapet, og hvordan er etterlevelsen av disse? (økonomistyring, rapportering, internkontroll) SELSKAPET FUNKSJONELT SKILLE Følgende problemstillinger beskriver innretningen av den delen av undersøkelsen som retter seg mot selskapet. Problemstillingene vil kunne endres i løpet av prosjektfasen. 1. Hva gjør selskapet for å lukke de avvikene som NVE har påpekt.? 2. Hvordan sikrer selskapet seg fremover at kravene til funksjonelt skille og nøytralitet blir ivaretatt? 3. Hvordan kan selskapet dokumentere at nettselskapet ikke blir feilbelastet kostnader som berører andre deler av virksomheten? Hvordan fordeles felleskostnader? side 4 av 6

34 PROSJEKTSKISSE 2013 Kommune: - Prosjekt: Trønderenergi Oppdragsansvarlig: Frode Singstad Prosjektnr.: 3145 Styringsgruppe, dato: AVGRENSNINGER Vi vil fokusere på utvalgte deler av TrønderEnergi sin virksomhet. Prosjektteamet vil foreta nærmere diskusjoner med tilsynsmyndighetene(nve) for å avklare hvilke utfordringer som eksisterer på området og hvilke områder som de mener kan være mest aktuelle at vi gjennomgår. Nærmere avgrensning av forvaltningsrevisjonen vil bli gjort i samarbeid med styringsgruppen for prosjektet. 6. RESSURSER, ORGANISERING OG FRAMDRIFT RESSURSER Selskapskontrollen vil ha et totalt ressursbehov på anslagsvis 1200 timer. Eierkommuner som vil delta i selskapskontrollen deltar med et timetall beregnet ut fra eierandelen i Trønderenergi (se fordeling i vedlegg). Det innebærer at bidragene blir fra én time til flere hundre timer. Trondheim kommune bidrar med sin andel ved personellressurser fra Trondheim kommunerevisjon. Kommuner som er del av KonSek -samarbeidet bidrar med sin andel ved timer fra Revisjon Midt-Norge IKS, på vanlig måte. Andre kommuner (i praksis fra Fosenregionen og fjellregionen) tilbys å bidra med: 1. kjøp av deres andel av totalressursen fra Revisjon Midt-Norge IKS 2. (for Fosen-kommunene) timer/personellressurser fra Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS eller Fosen kommunerevisjon IKS 3. (for Fosen-kommunene) en kombinasjon av disse alternativene PROSJEKTORGANISERING Prosjektet gjennomføres i samarbeid mellom Revisjon Midt-Norge IKS og Trondheim kommunerevisjon. Det kan også være aktuelt at revisjon eller sekretariat på Fosen bidrar ved utførelsen. Det vil avklares så snart Fosenkommunene tar stilling til sin deltagelse i prosjektet. Felles prosjektleder er Frode Singstad, Revisjon Midt-Norge IKS. Frode Singstad blir oppdragsansvarlig for kommunene i KonSek-samarbeidet og Fosenregionen og fjellregionen, og håndterer kontakten med disse kontrollutvalgene. Resten av prosjektgruppa blir satt sammen av ansatte i de deltagende selskapene. Det kan bli aktuelt å innhente ekstern kompetanse. side 5 av 6

35 PROSJEKTSKISSE 2013 Kommune: - Prosjekt: Trønderenergi Oppdragsansvarlig: Frode Singstad Prosjektnr.: 3145 Styringsgruppe, dato: Prosjektgruppa rapporterer til en styringsgruppe, bestående av Per Olav Nilsen, Trondheim kommunerevisjon, Inge Storås, Revisjon Midt-Norge IKS og eventuelt ansatte fra Fosen revisjon. Per Olav Nilsen er leder av styringsgruppa. FRAMDRIFT Kontrollutvalgene skal i løpet av februar og mars fatte vedtak om bestilling. Prosjektgruppa vil ikke kontakte Trønderenergi og begynne datainnhenting før et tilstrekkelig antall kontrollutvalg har fattet slikt vedtak. Endelig rapport overleveres sekretariatene i løpet av året, senest side 6 av 6