Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Skaun kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Skaun kommune Arkivsak: 13/24 Møtedato/tid: , kl. 09:00 Møtested: Rådhuset, Formannskapssalen Møtedeltakere: Eva Overholt (leder) Eivind Stende Ingrid M. Tørhaug-Skagseth Oddrun Husby Jan M. Leinum Forfall: Andre møtende: Rådmannen Kopi: Ordfører Rådmann Revisjon Midt-Norge Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kontrollutvalgets vedtak i sak 34/12, med mindre utvalget vedtar annet for den enkelte sak. Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/sverre B. Midthjell på telefon , eller e-post: sverre.midthjell@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Eva Overholt (sign.) Leder av kontrollutvalget Sverre B. Midthjell Rådgiver, Konsek

2 Sakliste 001/13 002/13 003/13 004/13 005/13 006/13 007/13 008/13 Referatsaker Aktuelle saker fra utvalgene Orientering om Skaun kommunes styringssystem Orientering om brukerundersøkelse for Konsek Bestilling av selskapskontroll - Trønderenergi Årsmelding for kontrollutvalget 2012 Profilering av kontrollutvalgets arbeid og mediehåndtering diskusjonssak Eventuelt

3 Referatsaker Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Skaun kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 001/13 Sverre B. Midthjell /24-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Vedlegg FKT Medlemsbrev NKRF einfo 13/01: Lov- og forskriftsendringer for styrket egenkontroll i kommunene Fylkesmannen i Østfold - Ulovlig valg av Kontrollutvalg Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. Medlemsbrev 2012/2 fra Forum for kontroll og tilsyn 2. einfo 13/01 fra NKRF: Lov- og forskriftsendringer for styrket egenkontroll i kommunene 3. Fylkesmannen i Østfold: Ulovlig valg av kontrollutvalg (å bli valgt til nye verv er ikke grunnlag for fritak fra formannskap)

4 En møteplass for kommunale og fylkeskommunale kontrollutvalg, og deres sekretariat Medlemsbrev nr. 2 / Dato: 5. desember 2012 ORGANISASJON & INFORMASJON. Konferanser fra FKT i 2013: KONTROLLUTVALGENES EGEN FAGKONFERANSE MED ÅRSMØTE HOLDES JUNI Gardermoen (Clarion Hotel Oslo Airport) Juni er en fin årstid, og vi vil for 4. år på rad ha en sosial aktivitet integrert i opplegget. Arbeid med program og sosial ramme pågår. Program blir sendt ut i mars Viser ellers til hjemmesiden Målgruppe: Kontrollutvalgene, deres sekretariater og andre med interesse for arbeidsfeltet. SEKRETARIATSKONFERANSE HOLDES 20. MARS Oslo (Thon Hotel Opera) Målgruppe er hovedsakelig kontrollutvalgenes sekretariater. Program blir sendt ut i månedsskiftet jan./febr PROP. 119 L ( ). HVOR STÅR SAKEN NÅ? Omhandler endringer i kommuneloven mm. Det er denne stortingsproposisjonen som bl.a. har forslag om åpne møter i kontrollutvalgene. Her var det høring i Stortingets kommunal- og regionalkomitè i november. Innstilling fra komiteen og første behandling i Stortinget er begge planlagt til desember NYE ENDRINGER I KOMMUNELOVEN? FKT har fått tilsendt en høringssak fra KRD med forslag til endringer i kommuneloven og offentleglova (innbyggerinitiativ, revisors taushetsplikt, utsatt offentlighet). Link: Styret vil gi en uttalelse til deler av den innen høringsfristen 26. febr SAMARBEID MED ANDRE ORGANISASJONER. FKT inviterer til kontaktmøte med Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) 10. januar Her deltar styreleder, daglig leder og et styremedlem fra hver av organisasjon. OG FORØVRIG så vil FKT ønske våre medlemmer en fin adventstid, God Jul og et Godt Nyttår! Med hilsen Per Rune Vereide (s) Styreleiar i FKT Sekretariat: FKT Pb. 7900, 5020 Bergen fkt@fkt.no Hogne Haktorson Kontrollsjef / dagleg leiar Telefon dir.: / Mobil: / Fax: Hjemmeside: Bank: Org. nr

5 einfo 13/1 Lov- og forskriftsendringer for styrket egenkontroll Rett før jul ble det fastsatt en rekke lov- og forskriftsendringer med relevans for egenkontrollen i kommunal sektor. Endringene er i hovedsak en oppfølging av rapporten «85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane» fra desember 2009, jf. einfo 09/25. Endringene var på høring (forslag til endringar i kommunelova og enkelte andre lover (eigenkontrollen i kommunane m.m)) i NKRFs høringsuttalelse av 11. september 2011 omhandlet også ulike forhold som KRD ikke hadde fulgt opp. I pkt. 1 nedenfor følger en tematisk gjennomgang av lovendringene (i kursiv) med utfyllende kommentarer ( innrykket). Forskriftsendringene (i kursiv) blir gjennomgått og kommentert (innrykket) i pkt Lovendringer I tillegg til kommuneloven berører de omtalte endringene IKS-loven og hvitvaskingsloven. De ble vedtatt av Stortinget 11. desember 2012 (lovvedtak 33 ( )). Endringene i kommuneloven 50 nr. 1 andre punktum og IKS-loven 22 andre ledd andre punktum trer i kraft fra 1. januar For de øvrige endringene er det foreløpig ikke bestemt noe tidspunkt for ikrafttredelse. 1.1 Kommunelovens bestemmelser om kontrollutvalg 17 nr. 2 tredje punktum skal lyde: Når det er avgjort at valg som nevnt i første og annet punktum er gyldige, foretas valg av formannskap eller fylkesutvalg, ordfører eller fylkesordfører, varaordførere og kontrollutvalg for den nye valgperioden. Endringen innebærer et krav om at kommunestyret må velge kontrollutvalget på sitt konstituerende møte (jf. tilråding 1). 17 nr. 3 første punktum skal lyde: Kommunestyre og fylkesting, formannskap, fylkesutvalg og kontrollutvalg trer i funksjon fra det konstituerende møte. Endringen slår fast at det nyvalgte kontrollutvalget trer i funksjon fra det konstituerende møtet i kommunestyret (jf. tilråding 1). 77 nr. 2 skal lyde: Utelukket fra valg er ordfører, fylkesordfører, varaordfører, medlem og varamedlem av formannskap og fylkesutvalg, medlem og varamedlem av kommunal eller fylkeskommunal nemnd med beslutningsmyndighet, medlem av kommuneråd eller fylkesråd, medlem og varamedlem av kommunestyrekomité og fylkestingskomité etter 10 a og ansatte i kommunen eller fylkeskommunen. Norges Kommunerevisorforbund på vakt for fellesskapets verdier Postadresse: Postboks 1417 Vika 0115 OSLO Besøksadresse: Munkedamsveien 3B, 3. etg. Telefon: E-post: post@nkrf.no Web: Org.nr.: Kontonr.:

6 Endringen innebærer ikke et nytt unntak fra valg til kontrollutvalget, jf. koml. 10 a nr. 2. Tilføyelsen er pedagogisk motivert og medfører at alle unntakene for valg til kontrollutvalget nå er samlet i én bestemmelse i kommuneloven (jf. tilråding 6). 77 nr. 8 blir oppheva. Nåværende nr. 9 til nr. 11 blir nr. 8 til nr. 10. (8. Kontrollutvalgets møter holdes for lukkede dører dersom ikke utvalget selv har bestemt noe annet. Dersom møtet holdes for åpne dører, skal dørene likevel lukkes dersom utvalget skal behandle opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt. 31 nr. 3 siste punktum gjelder tilsvarende.) Endringer medfører at møtene i kontrollutvalget som hovedregel blir åpne, og at kommunelovens saksbehandlingsregler for folkevalgte organer i kap. 6 også blir gjeldende for kontrollutvalget (jf. tilråding 8). 1.2 Kommunelovens økonomibestemmelser 48 nr. 5 andre punktum skal lyde: Det skal også redegjøres for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å sikre betryggende kontroll og en høy etisk standard i virksomheten. Kommunene skal i årsberetningen redegjøre for arbeidet med intern kontroll i virksomheten. Kommunal- og regionaldepartementet foreslo opprinnelig ikke å lovfeste et slikt krav, men etter høringsrunden fremmet departementet likevel forslag om det for Stortinget (jf. tilråding 25 og 26). 50 nr. 1 skal lyde: Kommuner og fylkeskommuner kan ta opp lån for å finansiere investeringer i bygninger, anlegg og varige driftsmidler til eget bruk. Det kan ikke tas opp lån etter første punktum for den delen av anskaffelseskost som tilsvarer rett til kompensasjon for merverdiavgift etter lov 12. desember 2003 nr. 108 om kompensasjon av merverdiavgift for kommuner, fylkeskommuner mv. Det kan kun tas opp lån til tiltak som er ført opp i årsbudsjettet. Lovendringen har sammenheng med omleggingen av regnskapsføringen av merverdiavgiftskompensasjon fra investeringer, som fra 2014 skal inntektsføres i investeringsregnskapet, jf. forskrift om årsregnskap og årsberetning 3 åttende ledd. Fra samme tid blir dermed låneadgangen begrenset til å omfatte kommunens netto anskaffelseskost. 50 nr. 7 bokstav b blir oppheva. Nåværende bokstav c blir bokstav b. (b. Kommunens eller fylkeskommunens likviditetslån eller benyttet trekkrettighet etter nr. 5, skal være gjort opp senest når årsregnskapet3 fastsettes. Når kommunestyret eller fylkestinget vedtar at et regnskapsmessig underskudd skal fordeles, kan løpetiden for likviditetslånet forlenges tilsvarende den maksimale periode for inndekning av underskuddet.) Avdragsbestemmelsene knyttet til likviditetslån blir dermed opphevet. Dette er begrunnet i at bestemmelsen er overflødig da lovbestemmelsene om økonomisk balanse og kravet til likviditetsstyring i kommuneloven 52 er tilstrekkelig til å sikre de hensyn bestemmelsen var ment å ivareta. Adgangen til å ta opp likviditetslån etter 50 nr. 5 berøres imidlertid ikke av denne lovendringen. 1.3 Kommunelovens bestemmelser om kommunale foretak 29 nr. 4 skal lyde: Bestemmelsene gjelder ikke for kommunale eller fylkeskommunale foretak, jf. kapittel 11. Bestemmelsene i 30 nr. 4, 31 og 31 a og 36 til 38 a kommer likevel til anvendelse. 2

7 Endringen innebærer at kommunelovens hovedregler om åpne møter og ev. lukking av møter også blir gjort gjeldende for styremøter i foretakene. 65 nr. 3 andre punktum skal lyde: Et flertall av de ansatte ved foretaket kan kreve at inntil en femtedel av styrets medlemmer med varamedlemmer velges av og blant de ansatte. Endringen er ment å harmonisere ordlyden i tråd med annen tilsvarende lovgivning. 68 nr. 5 blir oppheva. Nåværende nr. 6 til nr. 9 blir nr. 5 til nr. 8. (5. Styrets møter holdes for lukkede dører dersom ikke kommunestyret eller fylkestinget har bestemt noe annet i vedtektene. Dersom styrets møter holdes for åpne dører, skal dørene likevel lukkes dersom styret skal behandle opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt. 31 gjelder tilsvarende.) Denne endringen henger sammen med endringen i 29 nr. 4 foran. 71 nr. 2 skal lyde: Daglig leder skal sørge for at foretaket drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at det er gjenstand for betryggende kontroll. Endringen er ment som en presisering av gjeldende rett når det gjelder daglig leders helhetlige ansvar for den interne kontrollen i foretaket (jf. tilråding 36). 1.4 Kommunelovens bestemmelser om selskapskontroll Overskrifta til 80 skal lyde: 80 Innsyn og undersøkelser i selskaper Overskriften er endret for å dekke paragrafens innhold (jf. tilråding 67). 80 første ledd skal lyde: I interkommunale selskaper etter lov 29. januar 1999 nr. 6, i interkommunale styrer etter 27 og i aksjeselskaper der en kommune eller fylkeskommune alene eller sammen med andre kommuner, fylkeskommuner eller interkommunale selskaper direkte eller indirekte eier alle aksjer, har kommunens eller fylkeskommunens kontrollutvalg og revisor rett til å kreve de opplysninger som finnes påkrevd for deres kontroll, så vel fra selskapets daglige leder som fra styret og den valgte revisor for selskapet. I den utstrekning det finnes nødvendig, kan kontrollutvalget og kommunens revisor selv foreta undersøkelser i selskapet. Endringen medfører at virkeområdet utvides til også å omfatte egne rettssubjekter organisert som interkommunalt samarbeid etter koml. 27. Det samme gjelder for aksjeselskaper heleid direkte og/eller indirekte av kommuner, fylkeskommuner og interkommunale selskaper (jf. tilråding 66). 1.5 Lov om interkommunale selskaper 18 tredje ledd blir oppheva. Nåværende fjerde ledd blir tredje ledd. (Dersom selskapets budsjett forutsetter tilskudd fra deltakerne, er budsjettet ikke endelig før kommune- eller fylkeskommunedeltakernes budsjetter er behandlet etter kommuneloven 45 nr. 4, for så vidt angår tilskuddet.) Vilkåret om at budsjettet for IKS dersom det forutsetter tilskudd fra deltakerne ikke er endelig før deltakerkommunenes årsbudsjett er fastsatt, oppheves. Dette er begrunnet med at kravet om budsjettendringer etter 19 ivaretar dette behovet. 3

8 20 første ledd siste punktum skal lyde: I økonomiplanen skal det inngå en oversikt over selskapets samlede gjeldsbyrde og utgifter til renter og avdrag i planperioden. 20 siste ledd blir oppheva. (Departementet kan i forskrift gi nærmere regler om økonomiplanens innhold.) Endringene i 20 innebærer at kravet til å opplyse om garantiansvar blir opphevet for å bringe bestemmelsen i samsvar med garantiforbudet i 22. Videre oppheves forskriftshjemmelen for økonomiplan. Noen slik forskrift er ikke gitt. Endringene får dermed ingen praktisk betydning. 21 første ledd andre punktum blir oppheva. (Departementet kan i særlige tilfeller dispensere fra forbudet.) Muligheten til å dispensere fra forbudet mot å bruke inntekter ved salg av anleggsmidler til driftsformål oppheves for å harmonisere IKS-loven med kommuneloven. 22 skal lyde: 22 Lån, garantier og finansiell risiko Selskapet kan bare ta opp lån dersom dette er fastsatt i selskapsavtalen. Dersom selskapet skal kunne ta opp lån, skal avtalen inneholde et tak for selskapets samlede låneopptak. Selskapet kan ta opp lån for å finansiere investeringer i bygninger, anlegg og varige driftsmidler til eget bruk, og for å konvertere eldre lånegjeld. Det kan ikke tas opp lån etter første punktum for den delen av anskaffelseskost som tilsvarer rett til kompensasjon for merverdiavgift etter lov 12. desember 2003 nr. 108 om kompensasjon av merverdiavgift for kommuner, fylkeskommuner mv. Selskapet kan ta opp likviditetslån eller inngå avtale om likviditetstrekkrettighet. Dersom en av deltakerne er underlagt reglene i kommuneloven 60, skal selskapets vedtak om opptak av lån eller vedtak om langsiktig avtale om leie av bygninger, anlegg og varige driftsmidler som kan påføre selskapet utgifter utover de fire neste budsjettår, godkjennes av departementet. Selskapets samlede lånegjeld etter andre ledd første punktum skal avdras med like årlige avdrag. Gjenstående løpetid for selskapets samlede gjeldsbyrde kan ikke overstige den veide levetiden for selskapets anleggsmidler ved siste årsskifte. Selskapets likviditetslån eller benyttet trekkrettighet etter andre ledd tredje punktum skal være gjort opp senest når årsregnskapet fastsettes. Foreligger det regnskapsunderskudd som etter økonomiplanen skal dekkes over flere år, kan løpetiden for likviditetslånet forlenges tilsvarende inndekningsperioden. Selskapet kan ikke stille garanti eller pantsette sine eiendeler til sikkerhet for andres økonomiske forpliktelser. Selskapet skal forvalte sine midler slik at tilfredsstillende avkastning kan oppnås, uten at det innebærer vesentlig finansiell risiko, og under hensyn til at selskapet skal ha midler til å dekke sine betalingsforpliktelser ved forfall. Avtale i strid med bestemmelsene i første, tredje og sjette ledd er ugyldig. Bestemmelsene om låneopptak og avdrag på lån er i stor grad harmonisert med tilsvarende bestemmelser i kommuneloven 50, med unntak av adgangen til bruk av lånefond. Lovgiver har likevel funnet grunn til at bestemmelsene om avdrag på likviditetslån skal videreføres for IKS. 4

9 27 skal lyde: 27 Selskapets regnskap Selskapet har regnskapsplikt etter regnskapsloven. Det kan i selskapsavtalen bestemmes at selskapet i stedet skal avgi regnskap etter kommunale regnskapsprinsipper. Selskapet har bokføringsplikt etter bokføringsloven. Regnskapet og årsberetningen fastsettes av representantskapet. Styret fremlegger forslag til årsregnskap og årsberetning. Departementet kan i forskrift gi nærmere regler om årsregnskapet for interkommunale selskaper. Lovendringene slår fast at IKS har bokføringsplikt etter bokføringsloven. Det vil også omfatte bokføringsforskriften, herunder eventuelle relevante bransjekrav i forskriften kapittel 8. Videre slås det fast at det er selskapets styre som er ansvarlig for å avlegge årsregnskap og årsberetning. Endelig er forskriftshjemmelen endret til å omfatte både regnskapsavleggelse etter regnskapsloven og etter kommunale regnskapsprinsipper. Det forventes at endringene i IKS-loven følges opp med endringer i forskrift om årsbudsjett, årsregnskap og årsberetning for interkommunale selskaper. 1.6 Hvitvaskingsloven 4 andre ledd nr. 1 skal lyde: 1. statsautoriserte og registrerte revisorer, samt revisor som er ansvarlig for revisjon av regnskapet for kommune eller fylkeskommune, samt for kommunalt og fylkeskommunalt foretak, i samsvar med nærmere bestemmelser fastsatt av departementet, jf. lov om kommuner og fylkeskommuner 78 nr. 8, Endringen medfører at oppdragsansvarlige regnskapsrevisorer etter kommuneloven får samme plikter etter hvitvaskingsloven (jf. 17 og 18) som statsautoriserte og registrerte revisorer (jf. tilråding 82). NKRF fikk ikke gjennomslag for sitt syn om at dette også bør gjelde for oppdragsansvarlige forvaltningsrevisorer. 2. Forskriftsendringer Alle forskriftsendringene ble fastsatt av Kommunal- og regionaldepartementet 6. desember 2012 og trådte i kraft fra 1. januar Kontrollutvalgsforskriften 4 første ledd skal lyde: Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalget har rett til å være til stede i lukket møte i kommunens eller fylkeskommunens folkevalgte organer. Kommunestyret eller fylkestinget kan bestemme, i forskrift eller for ett enkelt møte, at kontrollutvalget ikke har rett til å være til stede i lukket møte i kommunestyret eller fylkestinget. Denne endringen medfører at kontrollutvalget som hovedregel har rett til å være til stede i kommunens folkevalgte organer. 13 annet ledd skal lyde: Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, 5

10 med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike sektorer og med de ulike selskapene. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. For å sikre at planen for gjennomføring av selskapskontroll bygger på et faglig grunnlag medfører denne endringen at det, som for forvaltningsrevisjon, stilles krav om at planen skal baseres på en overordnet analyse. 20 tredje ledd skal lyde: Sekretariatet skal være uavhengig av kommunens eller fylkeskommunens administrasjon og av den eller de som utfører revisjon for kommunen eller fylkeskommunen. Sekretariatsfunksjonen kan ikke legges til kommunens eller fylkeskommunens administrasjon. Den som utfører revisjonsoppgaver for den aktuelle kommunen eller fylkeskommunen, kan ikke utøve sekretariatsfunksjoner for kontrollutvalget. Det samme gjelder medlemmer av kontrollutvalget eller kommunestyret eller fylkestinget i den aktuelle kommunen eller fylkeskommunen. Ordlyden i den første setningen slår fast på prinsipielt grunnlag at sekretariatet skal være uavhengig. Den siste setningen slår fast at verken medlemmer i kontrollutvalget eller kommunestyret i den aktuelle kommunen kan utøve sekretariatsfunksjoner for kontrollutvalget (jf. tilråding 11). 2.2 Revisjonsforskriften 4 fjerde ledd blir opphevet. (Kontrollutvalget skal ha kopi av brev med påpekninger etter annet ledd.) Endringen er begrunnet med at den sto i direkte motstrid til annet ledd i samme paragraf. Den inngikk for øvrig ikke i den foran nevnte høringen. 11 tredje ledd blir opphevet. (Departementet kan gi dispensasjon fra kravet i første og annet ledd.) Endringen medfører at departementet ikke lenger kan dispensere fra kravene til utdanning og praksis for oppdragsansvarlig revisor (jf. tilråding 42). Underhånden har KRD opplyst at gyldigheten av dispensasjoner som gjaldt ved årsskiftet ikke påvirkes av endringen. Oslo/Lillehammer, 10. januar 2013 Norges Kommunerevisorforbund Bjørn Bråthen Seniorrådgiver Knut Erik Lie Seniorrådgiver 6

11

12

13

14

15

16

17

18 Aktuelle saker fra utvalgene Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Skaun kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 002/13 Sverre B. Midthjell /24-4 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Her skrives innstillinga. Saksutredning Kontrollutvalget har selv vedtatt fordeling av kommunens politiske organer mellom kontrollutvalgets medlemmer. De respektive ansvarlige har ansvar for å se igjennom sakene for møter i utvalgene og orientere kontrollutvalget om aktuelle saker. Følgende er ansvarlige: Kommunestyret: Eva Overholt og Ingrid M. Tørhaug-Skagseth Administrasjonsutvalget: Eva Overholt Arbeidsmiljøutvalget: Ingrid M. Tørhaug-Skagseth Plan- og miljøutvalget: Oddrun Husby Helse, kultur og oppvekstutvalget: Jan M. Leinum Formannskapet: Eivind Stende

19 Orientering om Skaun kommunes styringssystem Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Skaun kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 003/13 Sverre B. Midthjell /24-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Rådmannens redegjørelse tas til orientering. Saksutredning Rådmannen har blitt bedt om å orientere om Skaun kommunes arbeid med styringssystem, hvordan dette fungerer og hvordan det brukes.

20 Orientering om brukerundersøkelse for Konsek Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Skaun kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 004/13 Sverre B. Midthjell / Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Vedlegg Rapport omdømmeundersøkelse KonSek desember 2012 Saksutredning Som ledd i strategiarbeidet for Konsek har Norfakta gjennomført en omdømmeog brukerundersøkelse blant nåværende og tidligere kontrollutvalgsmedlemmer, ordførere og rådmenn hos selskapets kunder. Fokus har vært på omdømme og utførelsen av oppdraget som sekretariat. Undersøkelsen ble gjennomført som en elektronisk spørreskjemaundersøkelse i november og desember Av totalt 146 utsendte skjema kom det inn 90 svar, noe som utgjør en svarprosent på 62. Deltagelsen var høyest blant nåværende KU-medlemmer og KU-ledere med henholdsvis 78 og 80 %, noe lavere hos tidligere medlemmer og ledere (40 og 43 %) og hos ordførere og rådmenn (60 og 40 %). Særlig blant rådmenn er antallet besvarelser så lavt, totalt 6, at det er vanskelig å trekke generelle konklusjoner ut fra tallene. Tilsvarende er det bare 3 respondenter som utgjør tidligere KU-ledere, så det gir også liten mening å analysere denne gruppen alene. Hovedinntrykket av undersøkelsen er at de spurte er svært positivt innstillt til Konsek. Med unntak av en person svarer alle nåværende og tidligere KU-ledere og medlemmer, i tillegg til ordførere overveiende positivt på de alle fleste spørsmål. Blant rådmenn er inntrykket ikke like entydig positivt. Her må det imidlertid understrekes at det bare er 6 respondenter, derav 4 er klart positive og 2 skiller seg ut som generelt noe mer kritiske, noe som gir stort utslag på de enkelte faktorer.

21 Samlet tilfredshet med Konsek (i prosent) Norfakta rapporterer at det er uvanlig at flere respondenter svarer meget fornøyd enn ganske fornøyd, så dette må anses å være svært gode tall. Omdømme For å måle omdømme har det blitt stilt 15 spørsmål. Enkelte av disse korresponderer direkte med punkter i Konseks handlingsplan det har vært interessant å måle, mens enkelte er basert på det vi ellers anser som essensielt i arbeidet. Alle grupper har fått alle spørsmål, med unntak av dialog-spørsmålene som kun har blitt stilt til de som er eller har vært part i dialogen.

22 Omdømmefaktorer (tall i prosent). Hovedinntrykket er svært positivt. I følge Norfakta scorer Konsek uvanlig høyt for denne type spørsmål. Fire områder skiller seg ut som ikke like positive som de andre, men også her gis det en svært høy score. Det første området med noe lavere score er oppfatningen av kjennskapen til Konsek blant politikere og ansatte i kommunene. Dette er ikke spesielt overraskende, og sekretariatet hadde på forhånd en forventning om at kjennskapen muligens var noe dårligere enn dette, som tross alt fortsatt er overveiende positivt. Det kan også stilles spørsmål ved hvor viktig kjennskap til Konsek er kontra kjennskap til kontrollutvalget. Det andre området som skiller seg ut er om Konsek bidrar til effektiv drift i tråd med regelverk og det tredje om Konsek bidrar til å hindre uønskede hendelser for enkeltinnbyggere. Dette kan henge sammen med at Konseks bidrag i disse sammenehengene nok kan være litt diffust. I tillegg kan det spille inn at å i vareta enkeltinnbyggerens rettssikkerhet i utgangspunktet ligger til andre organer enn kontrollutvalget.

23 Det siste området er kontakten med rådmannen. Dette spørsmålet ble kun stilt til rådmennene. Her er det som kjent få respondenter, og to som utmerker seg som mer kritiske (disse utgjør 33 %). Disse trekker ned helhetsinntrykket, men man kan merke seg at de ikke sier seg direkte uenig, selv om de ikke gir et bekreftende positivt svar. På spørsmålet om Konsek er et ledende fagmiljø nasjonalt er det naturlig nok en stor andel vet ikke -svar, da det er en stor andel av respondentene som ikke har noen forutsetning til å vite noe om dette. Blant de som har svart er imidlertid inntrykket svært positivt også der. Tilfredshet med Konseks arbeid Det er i tillegg stilt 12 spørsmål som går mer direkte på Konseks arbeidsoppgaver og hvordan disse utføres. Inntrykket her er tilsvarende positivt som i den første seksjonen, og det er ikke unaturlig at de henger sammen. Det er gjennomgående kun ett kontrollutvalgsmedlem og to rådmenn som er direkte negative på noen av punktene. Tilfredshet med Konseks arbeid, enkeltelementer og totalt (tall i prosent)

24 Av oversikten over ser vi at tilfredsheten jevnt over er veldig god, men at utarbeidelsen av planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll utpeker seg som områder der tilfredsheten er noe lavere. Fortsatt er imidlertid ca. 90 % også her ganske eller meget fornøyd. Også på området bruk av elektroniske sakspapirer er vurderingene mer positive enn sekretariatet på forhånd hadde forventet. Dette kan kanskje tolkes dithen at kundene heller tilskriver eventuelle problemer til egen innsats enn til Konsek. Norfakta har pekt ut to variabler som de som gir størst utslag i kundetilfredshet, altså de faktorene som er mest avgjørende for fornøyde kunder. Dette er oppfølgingen av vedtak i KU og lesbarhet og språk i sakspapirer. Norfaktas modell anslår at ca. 81 % av variasjonen i tilfredshet kan forklares gjennom variasjonen i disse to faktorene. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet vil benytte resultatene fra undersøkelsen videre i strategiarbeidet i selskapet, og i kontinuerlig forbedringsarbeid overfor kontrollutvalgene som kunder. Sekretariatet imøtekommer gjerne ytterligere innspill fra kontrollutvalgets medlemmer i møtet.

25 OMDØMMEUNDERSØKELSE GJENNOMFØRT GJENNOMFØRT AVAV

26 OM UNDERSØKELSEN BAKGRUNN Kontrollutvalgssekretariatet for Midt-Norge IKS (KonSek) er et interkommunalt selskap som ivaretar sekretariatsfunksjonen til kontrollutvalgene i 14 kommuner i Sør-Trøndelag, samt i Sør-Trøndelag fylkeskommune. Følgende arbeidsoppgaver er sakset fra KonSek sine hjemmesider: - Ivareta praktiske sekretariatsfunksjoner - Forberede saker til behandling i kontrollutvalgene - Oppfølging av vedtak i kommunestyre/fylkesting - Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll - Utrede bestillingsbehov, iverksette bestillinger og følge opp oppdrag - Bistå i valg av revisjonsordning KonSek har besluttet å gjennomføre en undersøkelse blant sine kunder med ønske om å måle kundetilfredshet og evt. innspill på forbedringspotensial på ulike områder. I den forbindelse ble Norfakta Markedsanalyse AS valgt som utfører av undersøkelsen. METODE Datainnsamlingen ble gjennomført med web-intervju, ved at vi sendte en e-post med lenke til undersøkelsen til hver enkelt på respondentlisten vi mottok fra KonSek. Norfakta har gjennomført 3 elektroniske purringer i form av e-post til respondenter vi ikke har registrert respons fra. I tillegg har også KonSek foretatt egne påminnelser til enkelte respondenter. For å sikre god svarrespons på undersøkelsen ble det sendt en informasjons e-post fra KonSek om at de ville motta en e-post fra Norfakta. GJENNOMFØRING Datainnsamlingen ble gjennomført i perioden uke i november/desember Undersøkelsen ble sendt ut tirsdag 20. november og avsluttet fredag 7. desember. Ansvarlig for undersøkelsen i Norfakta Markedsanalyse AS er Jarle Gulbrandsen

27 OM UNDERSØKELSEN UTVALG OG RESPONS Norfakta mottok et register med 146 respondenter påført e-postadresse fra KonSek. Tabellene under viser brutto antall vi sendte ut og antall svar innen hver gruppe av respondenter: KU-medlem KU-leder Eks. KUmedlem Eks. KUleder Ordfører Rådmann Totalt Brutto Antall svar Svarrespons (%) Totalt sett er en svarrespons på 62% en normalt god respons på en slik undersøkelse. Responsen fra KU-medlemmer og KU-ledere er meget god, mens responsen fra ordførere og rådmenn er lavere enn forventet. Responsen fra tidligere KU-medlemmer og tidligere KU-ledere er på linje med det som var forventet.

28 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 OMDØMMEUTSAGN OM KONSEK % base n=90 Helt uenig Noe uenig Verken eller 0% Noe enig 10 % Godt kjent blant politikere og ansatte % 30 % Helt enig 40 % % Vet ikke 60 % 70 % 37 God dialog KonSek og KU-leder % % % 7 93 God dialog KonSek og rådmann 0 33 God dialog KonSek og ordfører Bidrar til info\rammebet.\arb.forhold Bidrar til god rev.ordning Bidrar til eff. drift ift regelverk Hindrer uønskede hendelser ift innb Bidrar godt til å følge opp forv.rev Bidrar til god oppf. av regn.rev Har god fagkomp Ledende fagmiljø Godt oppdatert på min kommune Bidrar til god oppf. av sel.kontroll 012 Bidrar til å gjøre KU bedre Det dominerende inntrykket er at de spurte i denne undersøkelsen er svært positivt innstilt til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS. Den aller beste skåren på disse omdømmeelementene er vurderingen av dialogen mellom KonSek og KU-leder. Det er grunn til å understreke at det kun er 3 respondenter som er grunnlag. 39% av respondentene har ikke tatt stilling til utsagnet om at KonSek er et ledende fagmiljø i Norge som tiltrekker seg motiverte og kompetente medarbeidere. Men blant de som svarer er det positive tilbakemeldinger. Utsagnet som flest er uenig i er at KonSek bidrar til at uønskede hendelser ikke oppstår eller fører til urimelig konsekvenser for den enkelte innbygger. Det er også 4 respondenter som uenig i at KonSek bidrar til at kommunen driver sin virksomhet effektivt og målrettet i tråd med regelverk og vedtak.

29 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 OMDØMMEUTSAGN OM KONSEK Gjennomsnitt 0-, base n=90 Godt kjent blant politikere og ansatte Totalt 74 KU-medlem 73 KU-leder Eks. KU-medlem Nåværende KU-ledere er de som i minst grad er enige i at KonSek er godt kjent blant politikere og administrativt ansatte Eks. KU-leder Ordfører Rådmann

30 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 OMDØMMEUTSAGN OM KONSEK Gjennomsnitt 0-, base n=15 (KU-ledere) God dialog KonSek og KU-leder 0 20 Totalt KU-medlem Både nåværende og tidligere KU-ledere er skjønt enige i at det er en god dialog mellom KonSek og KU-leder. 0 KU-leder Eks. KU-medlem Eks. KU-leder Ordfører 0 Rådmann 0

31 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 OMDØMMEUTSAGN OM KONSEK Gjennomsnitt 0-, base n=90 Bidrar til info\rammebet.\arb.forhold Totalt 90 KU-medlem De fleste målgruppene er godt fornøyd med hva KonSek bidrar med når det gjelder tilfredsstillende informasjonstilfang, rammebetingelser og arbeidsforhold. Rådmenn er imidlertid betydelig mer avmålt enn de andre målgruppene. 90 KU-leder 94 Eks. KU-medlem 91 Eks. KU-leder Ordfører Rådmann

32 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 OMDØMMEUTSAGN OM KONSEK Gjennomsnitt 0-, base n=90 Bidrar til god rev.ordning Totalt 90 KU-medlem Det er stor enighet i fleste målgruppene om at KonSek bidrar til at kommunene har en velfungerende revisjonsordning. Imidlertid er rådmenn som målgruppe igjen lagt mer avmålt på dette elementet. 91 KU-leder 93 Eks. KU-medlem 91 Eks. KU-leder Ordfører Rådmann

33 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 OMDØMMEUTSAGN OM KONSEK Gjennomsnitt 0-, base n=90 Bidrar til eff. drift ift regelverk Totalt KU-medlem 80 KU-leder 81 Eks. KU-medlem Det er tilfredsstillende enighet i de fleste målgruppene om at KonSek bidrar til at kommunene driver sin virksomhet effektivt og i tråd med regelverk og vedtak. Imidlertid er ikke rådmenn særlig enige i dette utsagnet. 86 Eks. KU-leder Ordfører Rådmann

34 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 OMDØMMEUTSAGN OM KONSEK Gjennomsnitt 0-, base n=90 Hindrer uønskede hendelser ift innb Totalt KU-medlem Det er også her tilfredsstillende enighet i fleste målgruppene om at KonSek bidrar til at uønskede hendelser ikke oppstår eller fører til urimelige konsekvenser for den enkelte innbygger. Imidlertid er heller ikke rådmenn særlig enige i dette utsagnet. 74 KU-leder 78 Eks. KU-medlem 83 Eks. KU-leder 83 Ordfører Rådmann 75 50

35 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 OMDØMMEUTSAGN OM KONSEK Gjennomsnitt 0-, base n=90 Bidrar godt til å følge opp forv.rev Totalt 90 KU-medlem Det er bred enighet i fleste målgruppene om at KonSek bidrar til at KU kan følge opp forvaltningsrevisjonen på en god måte. Igjen ser vi at rådmenn avviker fra de andre målgruppene. 91 KU-leder 94 Eks. KU-medlem 93 Eks. KU-leder Ordfører Rådmann

36 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 OMDØMMEUTSAGN OM KONSEK Gjennomsnitt 0-, base n=90 Bidrar til god oppf. av sel.kontroll Totalt KU-medlem 93 KU-leder 93 Eks. KU-medlem 92 Eks. KU-leder 92 Ordfører Rådmann Det er også meget bred enighet i fleste målgruppene om at KonSek bidrar til at KU kan følge opp selskapskontrollen på en god måte. Atter igjen ser vi at rådmenn avviker fra de andre målgruppene.

37 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 OMDØMMEUTSAGN OM KONSEK Gjennomsnitt 0-, base n=90 Har god fagkomp Totalt 91 KU-medlem Det er også meget bred enighet i fleste målgruppene om at KonSek har god fagkompetanse på relevante lover og regelverk. Atter igjen ser vi at rådmenn avviker fra de andre målgruppene. 92 KU-leder 94 Eks. KU-medlem 96 Eks. KU-leder Ordfører Rådmann

38 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 OMDØMMEUTSAGN OM KONSEK Gjennomsnitt 0-, base n=90 Ledende fagmiljø Totalt 84 KU-medlem Det er tilfredsstillende enighet i fleste målgruppene om at KonSek er et ledende fagmiljø i Norge som tiltrekker seg motiverte og kompetente medarbeidere. Atter igjen ser vi at rådmenn avviker svært mye fra de andre målgruppene. 80 KU-leder 92 Eks. KU-medlem 90 Eks. KU-leder Ordfører Rådmann

39 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 OMDØMMEUTSAGN OM KONSEK Gjennomsnitt 0-, base n=90 Godt oppdatert på min kommune Totalt KU-medlem 89 KU-leder 90 Eks. KU-medlem 83 Eks. KU-leder 92 Ordfører Rådmann De fleste målgruppene mener at KonSek i rimelig stor grad er oppdatert på det som skjer i den enkelte kommune. På dette punktet er også rådmennene avvikende fra de andre målgruppene, men i mindre grad enn for de andre omdømmeelementene vi har sett på så langt.

40 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 OMDØMMEUTSAGN OM KONSEK Gjennomsnitt 0-, base n=90 Bidrar til å gjøre KU bedre Totalt 92 KU-medlem Om vi ser bort fra et par rådmenn og et par KU-medlemmer, er stort sett alle i denne undersøkelsen helt eller delvis enige i at KonSek bidrar til å gjøre KU bedre. 92 KU-leder 94 Eks. KU-medlem 95 Eks. KU-leder Ordfører Rådmann

41 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 TILFREDSHET MED KONSEK PÅ ENKELTELEMENTER OG TOTALT % base n=90 Meget misfornøyd Ganske misfornøyd Verken eller Ganske fornøyd Meget fornøyd Vet ikke 0% 10 % Punktlighet ved utsending 103 Punktlighet ved tilbakemeld. 102 Grundighet i saksforbered % 30 % % 70 % Utarb. av plan for selsk.kontr Utarb. av plan for forv.rev Det årlige fagseminaret 10 7 % Opplæring av medl. i KU % 3 27 Bruk av elektr. sakspapirer % 69 Fagkomp. innen komm. sektor 10 7 KTI KonSek % 69 Lesbarhet og språk Oppfølging av vedtak i KU % % av de spurte er meget eller ganske fornøyd med KonSek totalt sett. Dette er en svært gode tall og er et nivå som vi svært sjelden registrerer. Det årlige fagseminaret er elementet som oppnår lavest vurdering.

42 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 TILFREDSHET MED KONSEK PÅ ENKELTELEMENTER Gjennomsnitt 0-, jo høyere jo bedre, base n=90 Punktlighet ved utsending Totalt 91 KU-medlem 90 KU-leder De som har besvart på denne undersøkelsen er svært godt fornøyde med KonSek når det gjelder punktlighet i forhold til utsending av saksdokumenter. En skåre på 91 bekrefter dette. På samme måte som for omdømmeelementene er rådmenn mer avdempet enn de andre. 96 Eks. KU-medlem 91 Eks. KU-leder Ordfører Rådmann

43 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 TILFREDSHET MED KONSEK PÅ ENKELTELEMENTER Gjennomsnitt 0-, jo høyere jo bedre, base n=90 Punktlighet ved tilbakemeld Totalt 91 KU-medlem 91 KU-leder 98 Eks. KU-medlem 88 Eks. KU-leder Ordfører Rådmann De som har besvart på denne undersøkelsen er også svært godt fornøyde med KonSek når det gjelder punktlighet i forhold til tilbakemeldinger/svar på henvendelser. Også her er rådmenn mer avdempet, men i mindre grad enn på en del andre elementer.

44 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 TILFREDSHET MED KONSEK PÅ ENKELTELEMENTER Gjennomsnitt 0-, jo høyere jo bedre, base n=90 Grundighet i saksforbered Totalt 91 KU-medlem 90 KU-leder Også her er kundene svært godt fornøyde med KonSek når det gjelder grundighet i saksforberedelser. Her er rådmenn betydelig mindre tilfredse enn gjennomsnittet. 96 Eks. KU-medlem 93 Eks. KU-leder Ordfører Rådmann

45 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 TILFREDSHET MED KONSEK PÅ ENKELTELEMENTER Gjennomsnitt 0-, jo høyere jo bedre, base n=90 Lesbarhet og språk Totalt 86 KU-medlem 85 KU-leder 85 Eks. KU-medlem Respondentene er godt fornøyde med lesbarheten og språket i saksdokumentene som KonSek utarbeider. Også her er rådmenn betydelig mindre tilfredse enn gjennomsnittet. 93 Eks. KU-leder Ordfører Rådmann

46 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 TILFREDSHET MED KONSEK PÅ ENKELTELEMENTER Gjennomsnitt 0-, jo høyere jo bedre, base n=90 Fagkomp. innen komm. sektor Totalt 89 KU-medlem 88 KU-leder 95 Eks. KU-medlem 95 Eks. KU-leder 92 Ordfører Rådmann Respondentene vurderer KonSeks fagkompetanse innen tilsyn med kommunal sektor og kommunal forvaltning som meget god. Men også her er rådmenn betydelig mindre tilfredse enn gjennomsnittet.

47 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 TILFREDSHET MED KONSEK PÅ ENKELTELEMENTER Gjennomsnitt 0-, jo høyere jo bedre, base n=90 Utarb. av plan for forv.rev Totalt 84 KU-medlem Respondentene er godt fornøyde med prosessen med utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon. Men som på alle elementer er rådmenn betydelig mindre tilfredse enn gjennomsnittet. 85 KU-leder 88 Eks. KU-medlem 86 Eks. KU-leder 92 Ordfører Rådmann 81 58

48 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 TILFREDSHET MED KONSEK PÅ ENKELTELEMENTER Gjennomsnitt 0-, jo høyere jo bedre, base n=90 Utarb. av plan for selsk.kontr Totalt KU-medlem 86 KU-leder 90 Eks. KU-medlem 88 Eks. KU-leder 92 Ordfører Rådmann Respondentene er godt fornøyde med prosessen med utarbeidelse av plan for selskapskontroll. Men som på alle elementer er rådmenn betydelig mindre tilfredse enn gjennomsnittet.

49 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 TILFREDSHET MED KONSEK PÅ ENKELTELEMENTER Gjennomsnitt 0-, jo høyere jo bedre, base n=90 Oppfølging av vedtak i KU Totalt 90 KU-medlem 90 KU-leder Respondentene er svært godt fornøyde med prosessen KonSeks oppfølging av vedtak i KU. På dette elementet er rådmenn også mindre tilfredse enn gjennomsnittet, men i langt mindre grad enn på mange av de andre elementene. 96 Eks. KU-medlem 93 Eks. KU-leder Ordfører Rådmann

50 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 TILFREDSHET MED KONSEK PÅ ENKELTELEMENTER Gjennomsnitt 0-, jo høyere jo bedre, base n=90 Bruk av elektr. sakspapirer Totalt 87 KU-medlem 87 KU-leder Ordfører Rådmann Respondentene er godt fornøyde med KonSeks bruk av elektroniske sakspapirer. På dette punktet er rådmenn nesten på linje med gjennomsnittet! 85 Eks. KU-medlem Eks. KU-leder 89 85

51 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 TILFREDSHET MED KONSEK PÅ ENKELTELEMENTER Gjennomsnitt 0-, jo høyere jo bedre, base n=90 Opplæring av medl. i KU Totalt KU-medlem 86 KU-leder 85 Eks. KU-medlem 86 Eks. KU-leder 83 Ordfører Rådmann Respondentene er rimelig fornøyde med KonSeks opplæring av medlemmer i KU. Svarfordelingen gir likevel grunn til å kanskje revidere planen for opplæringen. Ordførere og rådmenn har i liten grad besvart dette spørsmålet.

52 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 TILFREDSHET MED KONSEK PÅ ENKELTELEMENTER Gjennomsnitt 0-, jo høyere jo bedre, base n=75 (ikke rådmenn og ordførere) Det årlige fagseminaret 0 Totalt KU-medlem 80 KU-leder 81 Eks. KU-medlem Eks. KU-leder Ordfører Rådmann 120 I forhold til mange av de andre elementene i denne undersøkelsen er respondentene kun moderat fornøyde med det årlige fagseminaret. Kanskje det er på tide med en revisjon også på dette punktet. 88

53 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 TOTAL TILFREDSHET MED KONSEK %, base n=90 0 Meget misfornøyd Totalt KU-medlem KU-leder Eks. KU-medlem Eks. KU-leder Ordfører 1 Ganske misfornøyd Rådmann Verken eller Ganske fornøyd Meget fornøyd Totalt setter er dette svært gode resultater for KonSek. Det vanlige bildet er at det er flere respondenter på ganske fornøyd enn på meget fornøyd. I dette tilfellet er det omvendt. Totalt sett er det ett KU-medlem som har svart meget misfornøyd på dette spørsmålet. I tillegg er det en rådmann som har svart ganske misfornøyd på spørsmålet.

54 Kundetilfredshet Kundetilfredshet -- regresjonsanalyseregresjonsana Kundetilfredshet regresjonsanalyse Før vi presenterer regresjonsmodellen - som identifiserer hvilke områder som har størst betydning for kundenes totale tilfredshet - skal vi forklare noen begreper som brukes i denne sammenheng. R2 (modellens forklaringskraft) Dette er en indikator på hvor mye de uavhengige variablene (som «priser», «service» etc.) forklarer av variasjonen i den avhengige variabelen (tilfredshet totalt). Hvis R2eksempelvis er lik 0,65 betyr dette at de uavhengige variablene til sammen forklarer 65% av variasjonen i den avhengige variabelen. Dette betyr igjen at omlag 35% av variasjonen i den avhengige variabelen forklares av andre faktorer (variabler) enn de som inngår i undersøkelsen (modellen). Med andre ord: en modell med en forklaringskraft på 0,65 viser at det er andre faktorer, i tillegg til de som inngår i modellen, som også forklarer hva som bestemmer (eller innvirker på) kundenes totale tilfredshet - i og med at de ulike faktorene i modellen forklarer i underkant av halvparten av kundenes totale tilfredshet med selskapet. Stigningstall (b-koeffisient) Forklarer den enkelte uavhengige variabels innvirkning på den avhengige variabelen i modellen - forutsatt at de andre uavhengige variablene i modellen holdes konstant. Med andre ord: Hvis tilfredshetsskåren på en uavhengig variabel øker med 1 poeng, øker tilfredshetsskåren totalt tilsvarende stigningstallets verdi.

55 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK TOTAL TILFREDSHET, Base n=90 Oppfølging av vedtak i KU KTI=90 0,64 KTI=92 Total KTI 0,36 Denne kjøringen viser at det er oppfølging av vedtak i KU som er den viktigste driveren til fortsatt god kundetilfredshet med KonSek. Kjøringen viser også at å sette fokus på lesbarhet og språk i saksdokumentene er hensiktsmessig for KonSek. Lesbarhet og språk KTI=86 Modellestyrke: 81

56 OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK ØVRIGE KOMMENTARER, Base n=16 Det koster kommunen ganske mye. Dere burde flyttet ut fra Trondheim og til Melhus Kommune, i tillegg burde dere arbeidet for å få med Fosen kommunene. Prosess før, under og etter forvaltningsrevisjonsrapporter kan bli bedre Litt tettere program på samling i oktober november Jeg er godt fornøyd med tjenester og arbeid som gjøres i selskapet. Ønsker ansatte en fin høst og god jul! Jeg ville vært langt mer usikker i rollen som kontrollutvalgsmedlem hvis vi ikke hadde hatt KonSek. Det er viktig at alle medlemmer i Kontrollutvalgene blir behandla likt. Ordinær revisjon av det kommunale regnskapet syns jeg kan bli bedre. Det er for stort fokus på å finne/dokumentere feil, og for lite fokus på innspill til forbedring og positiv utvikling. KonSek er et foretak som har tydelige målsettinger og svært dyktige og kompetente medarbeidere. I sin framferd bidrar KonSeks medarbeidere til et godt kontroll- og læringsmiljø i kommunene, og hever kvalitet på kontrollutvalgenes arbeid betraktelig. KonSek framstår som et landsledende miljø innenfor sitt fagområde, men viser likevel en god vilje til å bedre sitt tilbud til kommunene ytterligere. Dette inngir tillit. Dette er mitt 6 år i kontrollutvalget. KonSek har beholdt kvaliteten hele tiden. Ros til Eva som en meget god sekretær. Det er det mest profesjonelle sekretariat jeg har forhold meg til! Fortsett med den gode jobben som dere gjør:) Det virker som om sekretariatet har meget god tilgang på ressurser. Ryddig og oversiktlig

57 Bestilling av selskapskontroll - Trønderenergi Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Skaun kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 005/13 Sverre B. Midthjell 037, &58 12/33-7 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget bestiller selskapskontroll rettet mot Trønderenergi. Revisjon Midt-Norge bes gjennomføre prosjektet i tråd med fremlagt prosjektskisse, med en ressursinnsats for Hemne kommune anslått til 23 timer og levering innen Ved behov for større endringer i prosjektet gis kontrollutvalgets sekretariat fullmakt til å godkjenne disse innenfor angitt ressursramme. Vedlegg Prosjektskisse Trønderenergi Anslått ressursbehov med fordeling Trønderenergi Saksutredning Kontrollutvalget fattet i sak 27/12 følgende vedtak: Kontrollutvalget ber sekretariatet ta kontakt med kontrollutvalgene i aktuelle samarbeidskommuner og utarbeide skisse til bestilling av prosjekt for selskapskontroll med eierstyring og nettvirksomhet i Trønderenergi. Vedtaket var basert på kommunestyrets sak 31/12 om plan for selskapskontroll , der eierstyring og nettvirksomhet i Trønderenergi var gitt førsteprioritet. Det ble også vist til at selskapskontroll med dette selskapet hadde høy prioritet i planer hos andre eierkommuner. Samtlige 13 kommuner i Konsek-samarbeidet som har eierandeler i Trønderenergi har gjort lignende vedtak som dette. Disse har en eierandel på til sammen 54,85 %. I tillegg har kontrollkomiteen i Trondheim kommune (10 %) gitt sin tilslutning til igangsetting av slik kontroll. Kommunestyrene i Oppdal (3,25 %) og Holtålen (1,49 %) har uttrykt ønske om å delta, under visse forutsetninger. Eierkommuner på Fosen (til sammen 23,79 %) er innne i prosessen med å vurdere dette og fatte vedtak, men kontrollutvalgssekretariatet for Fosen har gitt positive tilbakemeldinger og vært innvolvert i prosessen med å utarbeide prosjektskissen. Med bakgrunn i kontrollutvalgets vedtak, og tilsvarende vedtak i andre eierkommuner, har Revisjon Midt-Norge og Trondheim kommunerevisjon, i samarbeid med Konsek utarbeidet en prosjektskisse. I forslaget er det tatt høyde for de diskusjoner og ønsker som er registrert fra øvrige eiere så langt det har latt seg gjøre.

58 Innretning på prosjektet Det er skissert en todelt innretning på prosjektet: 1. Eierstyring 2. Funksjonelt skille mellom monopol- og øvrig virksomhet. Vurdering av kommunenes eierstyring er den lovpålagte delen av selskapskontrollen, og vurderes som svært sentral i denne sammenhengen. Etter som selskapet har en lang rekke kommuner som eiere vil det ikke være naturlig å gå i dybden på den enkelte kommunes eierstyring, men å vurdere dette på et noe overordnet nivå. Blant de sentrale problemstillingene er hvor tydelige målsettinger kommunene har, om forvaltningen er i tråd med retningslinjer for offentlig eierskap, om selskapets strategier er forankret i eierkommunene, hvorvidt selskapet tar det samfunnsansvar som forventes av et offentlig eid selskap og hvorvidt selskapets styringssystemer er tilstrekkelige. Et funksjonelt skille mellom monopol- og øvrig virksomhet, i dette tilfellet nettvirksomheten og konkurranseutsatt virksomhet (herunder blant annet kraftproduksjon, kraftsalg og bredbåndsvirksomhet). Dette er sentralt i energilovgivningen for å sikre at en monopolsituasjon ikke utnyttes til å skaffe seg fordeler i kraftmarkedet og dermed skape ineffektive markeder som kan skade forbrukernes interesser. NVE har kommet med alvorlig kritikk av selskapets praksis på dette området, og ilagt selskapet bot for lovbrudd. Sentrale problemstillinger skissert på dette området er om NVEs pålegg og anbefalinger er fulgt opp av selskapet, hvilken innsats selskapet gjør for å ivareta kravene til funksjonelt skille og nøytralitet og hvordan selskapet kan dokumentere at ikke nettselskapet feilbelastes kostnader som skulle vært dekket av øvrige deler av konsernet. Organsiering og ressurser I prosjektskissen anslås det et ressursbehov på timer til gjennomføring av prosjektet. Dette er en relativt stor ressursramme, men det legges opp til et omfattende prosjekt, der en lang rekke kommuner er innvolvert og med behov for koordinering mellom flere revisjonsenheter. Kontrollkomiteen i Trondheim kommune har signalisert en vilje til å bidra med en større andel av ressursene enn eierandelen skulle tilsi. Det forutsettes at øvrige kommuner som deltar dekker resterende ressursbehov proporsjonalt etter eierandel. For Skaun kommune er dette anslått til 23 timer av en samlet ressurs til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll på 300 timer i Prosjektledelsen legges til Revisjon Midt-Norge. Trondheim kommune deltar med ressurser i form av arbeidsinnsats fra Trondheim kommunerevisjon, mens øvrige kommuner deltar enten med kjøp av ressurser, egen arbeidsinnsats eller en kombinasjon av disse. Leveringsfrist er skissert til Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgssekretariatet anbefaler kontrollutvalget å vedta bestilling av prosjektet slik skissert i prosjektskissen. Utvalget må være oppmerksom på at det vil være noe mindre rom for hver enkelt kommunes kontrollutvalg til å påvirke gjennomføringen av prosjektet, men utvalget oppfordres til å komme med eventuelle innspill som vil bli vurdert av styringsgruppen for prosjektet.

59 2013 PROSJEKTSKISSE Kommune: - Prosjekt: Trønderenergi Oppdragsansvarlig: Frode Singstad Prosjektnr.: 3145 Styringsgruppe, dato: Selskapskontroll i Trønderenergi 1. INNLEDNING Denne prosjektskissen er utarbeidet i samarbeid mellom Revisjon Midt-Norge IKS og Trondheim kommunerevisjon, med gode bidrag fra KonSek (Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS). Skissen danner grunnlag for bestillinger av selskapskontroll i Trønderenergi. Kontrollutvalgene inviteres på dette grunnlaget til å gi sin tilslutning til innretningen, eventuelt å komme med andre innspill til den. De skisserte problemstillingene er foreløpige, og har til hensikt å tegne en hovedretning for prosjektet. Problemstillingene vil med andre ord kunne bli gjenstand for endringer senere i planleggingsfasen, uten at det vil påvirke hovedretningen med prosjektet. 2. PROSJEKTETS FORMÅL Formålet med prosjektet er todelt: - Vurdere hvordan eierkommunene følger opp sitt ansvar som eiere av selskapet - Skaffe eierkommunene innsikt i konsernets virksomhet og styring, og hvordan konsernet følger opp de lovkrav som er stilt til det av offentlige myndigheter(særlig vedrørende krav til skille og nøytralitet for nettselskapet etter energiloven) 3. BAKGRUNN FOR PROSJEKTET OG PROSJEKTETS AKTUALITET Bakgrunnen for prosjektet er at TrønderEnergi er et offentlig eid selskap av flere kommuner i Trøndelagsregionen, og det påhviler de kommunale kontrollutvalgene å påse at det utføres kontroll med kommunalt eide selskaper. Herunder påse at den som utøver eierinteressene i selskapet gjør dette i samsvar med de forventer og føringer som eierne har satt for selskapet. I tillegg kan selskapskontroll også omfatte forvaltningsrevisjon. Dette innebærer også kontroll av om selskapets økonomiske styring og måloppnåelse er i samsvar med eiernes forventinger og føringer, og om selskapet drives i samsvar med lover og regler for virksomheten. Konsernet TrønderEnergi består i dag av 11 selskap som er organisert i fire forretningsområder. Disse er forretningsområde a) Energi, b) Nett, c) Marked og d) IKT. side 1 av 6

60 2013 PROSJEKTSKISSE Kommune: - Prosjekt: Trønderenergi Oppdragsansvarlig: Frode Singstad Prosjektnr.: 3145 Styringsgruppe, dato: Forretningsområdet Nett drives ikke i konkurranse med andre aktører og er å anse som en monopolvirksomhet. Virksomheten er underlagt energiloven der det er krav om funksjonelt skille mellom nettvirksomheten og den øvrige delen av konsernet. Nettvirksomheten til TrønderEnergi har over.000 kunder, og er underlagt særskilte krav til funksjonelt skille etter loven om produksjon, omforming, overføring, omsetning, fordeling og bruk av energi (energiloven, lov nr 50). Det forhold at selskapet ble ilagt en bot av tilsynsmyndighetene, NVE, på 1 million kroner for brudd på energiloven, aktualiserer også at selskapskontrollen gjennomføres som en utvidet kontroll, det vil si forvaltningsrevisjon. I følge tilsynsmyndighetene hadde selskapet i 2012 følgende avvik: 1. Brudd på kravet om funksjonelt skille knyttet til at konsernet ga stoppordre for MAFI-prosjektet. Konsernledelsen instruerte dermed nettselskapet til å ta avgjørelser som fremmet konsernets interesser og ikke nettselskapets interesser 2. Brudd på kravet om funksjonelt skille knyttet til avdeling Merke. Avdeling Merke hadde en uklar rolle i organisasjonen og har gitt konkrete innspill til informasjon fra nettselskapet til nettselskapets kunder. 3. TrønderEnergi Nett hadde brutt omsetningskonsesjonens vilkår 3.6, jf. forskriften om måling, avregning og samordnet opptreden ved kraftomsetning og fakturering av nettjenester. 4. TrønderEnergi Nett har brutt kravet til nettselskapets nøytralitet, ved samfakturering med enkelte kraftleverandører og at nettselskapet ikke tillater samfakturering med alle kraftleverandører. Tilsynsmyndighetene har vurdert bruddene til å omhandle tre ulike typer forhold: Krav til funksjonelt skille Krav til nettselskapets nøytralalitet Krav til rutiner og program for overvåking av nettselskapets nøytralitet Dette gir grunnlag for å undersøke nærmere hvilke tiltak selskapet har iverksatt for at virksomheten skal drives i tråd med energiloven og hvilke tiltak som iverksettes for å sikre at virksomheten også frem i tid er i tråd med gjeldende regelverket. De kommunene som har eierandeler i Trønderenergi, har på sin side et visst ansvar for oppfølging av selskapet. Prinsipper for god eierstyring tilsier at eierne har en klar og tydelig målsetting med sitt eierskap i selskapet. Videre er det sentralt at disse målsettingene ligger til grunn for hvordan eierkommunen side 2 av 6

61 2013 PROSJEKTSKISSE Kommune: - Prosjekt: Trønderenergi Oppdragsansvarlig: Frode Singstad Prosjektnr.: 3145 Styringsgruppe, dato: utøver sitt eierskap, og at eierrepresentantene er kjent med de styringssystemene som gjelder for den aktuelle selskapsformen. Eierutøvelsen skal skje i rette fora, formell generalforsamling og uformelle eiermøter, og ikke ved påvirkning av styremedlemmer. Offentlige eiere kan sies å ha et særlig ansvar for å påse at selskapet ivaretar sitt samfunnsansvar, og at selskapene har et bevisst forhold til etiske problemstillinger i driften. Dette er forhold vi vil belyse ved intervju med eierrepresentanter og selskapets ledelse, og gjennomgang av protokoller og dokumentasjon. Konsernet har også vært inne i en sterk ekspansjon på en rekke områder. Dette gjelder både i forhold til utvidelse av nettdelen av virksomheten og at man har bygd opp aktiviteten i nye virksomhetsområder. Et relevant spørsmål er om denne ekspansjonen er forankret hos eierne, og på hvilket beslutningsgrunnlag ekspansjonsstrategiene er vedtatt. Har eierkommunene tatt aktivt stilling til om de ønsker denne utviklingen for selskapet? Har ekspansjonen gått ut over selskapets avkastning, og er i så fall det i forståelse med eierne? Ved overtakelse av nettet er det blant annet for Trondheimregionen sagt at dette ikke skal føre til høyere nettleie, fordi selskapet med større nettmarkedet vil få syneregieffekter. Dette er svært viktig for kundene i Trondheimsregionen, og har fra politisk hold blitt framsatt som en forutsetning for ekspansjon og overtakelse av nett. Det er derfor interessant å belyse hvilke synergieffekter dette har gitt. Endelig er det sentralt å vurdere om Trønderenergi har etablert de nødvendige styringssystemene for å sikre at konsernets aktivitet er hensiktsmessig for å nå de kravene og forventningene eierne stiller til selskapet. 4. PROBLEMSTILLINGER Redegjørelsen over innebærer at prosjektet vil ha en todelt innretning. Den første delen retter seg i hovedsak mot eierne og eierstyringen. Den andre delen retter seg mot selskapet, og har som formål å redegjøre hvordan konsernet og nettselskapet ivaretar kravene til funksjonelt skille og nøytralitet etter energiloven. EIERSTYRING Følgende problemstillinger beskriver innretningen av den delen av undersøkelsen som retter seg mot eierstyringen. Problemstillingene vil kunne endres i løpet av prosjektfasen. side 3 av 6

62 2013 PROSJEKTSKISSE Kommune: - 1. Prosjekt: Trønderenergi Prosjektnr.: 3145 Styringsgruppe, dato: Har eierkommunene tydelige målsettinger med sitt eierskap i Trønderenergi? - 2. Oppdragsansvarlig: Frode Singstad Avkastningskrav krav til lønnsomhet. Utøver eierkommunene sitt eierskap i tråd med aksjelovens prinsipper og øvrige prinsipper for godt eierskap? 3. Hvordan sørger eierne og selskapet for at virksomheten ivaretar sitt samfunnsansvar(etikk)? - Rettferdig konkurranse (bør et offentlig eid selskap bidra til å ivareta et velfungerende marked?) 4. Bidrar eierkommunene til å utvikle selskapets strategier, og har selskapets strategier reell forankring hos eierkommunene? 5. - Ekspansjon - (oppkjøp av nett) - Er beslutningsgrunnlaget godt nok? - Hvor ligger synergieffektene? - Konsekvenser for nåværende eiere Er det etablert styringssystemer som sikrer at konsernet aktivitet er hensiktsmessig i forhold til de krav og forventinger som er stilt til selskapet, og hvordan er etterlevelsen av disse? (økonomistyring, rapportering, internkontroll) SELSKAPET FUNKSJONELT SKILLE Følgende problemstillinger beskriver innretningen av den delen av undersøkelsen som retter seg mot selskapet. Problemstillingene vil kunne endres i løpet av prosjektfasen. 1. Hva gjør selskapet for å lukke de avvikene som NVE har påpekt.? 2. Hvordan sikrer selskapet seg fremover at kravene til funksjonelt skille og nøytralitet blir ivaretatt? 3. Hvordan kan selskapet dokumentere at nettselskapet ikke blir feilbelastet kostnader som berører andre deler av virksomheten? Hvordan fordeles felleskostnader? side 4 av 6

63 2013 PROSJEKTSKISSE Kommune: - 5. Prosjekt: Trønderenergi Oppdragsansvarlig: Frode Singstad Prosjektnr.: 3145 Styringsgruppe, dato: AVGRENSNINGER Vi vil fokusere på utvalgte deler av TrønderEnergi sin virksomhet. Prosjektteamet vil foreta nærmere diskusjoner med tilsynsmyndighetene(nve) for å avklare hvilke utfordringer som eksisterer på området og hvilke områder som de mener kan være mest aktuelle at vi gjennomgår. Nærmere avgrensning av forvaltningsrevisjonen vil bli gjort i samarbeid med styringsgruppen for prosjektet. 6. RESSURSER, ORGANISERING OG FRAMDRIFT RESSURSER Selskapskontrollen vil ha et totalt ressursbehov på anslagsvis 1200 timer. Eierkommuner som vil delta i selskapskontrollen deltar med et timetall beregnet ut fra eierandelen i Trønderenergi (se fordeling i vedlegg). Det innebærer at bidragene blir fra én time til flere hundre timer. Trondheim kommune bidrar med sin andel ved personellressurser fra Trondheim kommunerevisjon. Kommuner som er del av KonSek -samarbeidet bidrar med sin andel ved timer fra Revisjon Midt-Norge IKS, på vanlig måte. Andre kommuner (i praksis fra Fosenregionen og fjellregionen) tilbys å bidra med: 1. kjøp av deres andel av totalressursen fra Revisjon Midt-Norge IKS 2. (for Fosen-kommunene) timer/personellressurser fra Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS eller Fosen kommunerevisjon IKS 3. (for Fosen-kommunene) en kombinasjon av disse alternativene PROSJEKTORGANISERING Prosjektet gjennomføres i samarbeid mellom Revisjon Midt-Norge IKS og Trondheim kommunerevisjon. Det kan også være aktuelt at revisjon eller sekretariat på Fosen bidrar ved utførelsen. Det vil avklares så snart Fosenkommunene tar stilling til sin deltagelse i prosjektet. Felles prosjektleder er Frode Singstad, Revisjon Midt-Norge IKS. Frode Singstad blir oppdragsansvarlig for kommunene i KonSek-samarbeidet og Fosenregionen og fjellregionen, og håndterer kontakten med disse kontrollutvalgene. Resten av prosjektgruppa blir satt sammen av ansatte i de deltagende selskapene. Det kan bli aktuelt å innhente ekstern kompetanse. side 5 av 6

64 2013 PROSJEKTSKISSE Kommune: - Prosjekt: Trønderenergi Oppdragsansvarlig: Frode Singstad Prosjektnr.: 3145 Styringsgruppe, dato: Prosjektgruppa rapporterer til en styringsgruppe, bestående av Per Olav Nilsen, Trondheim kommunerevisjon, Inge Storås, Revisjon Midt-Norge IKS og eventuelt ansatte fra Fosen revisjon. Per Olav Nilsen er leder av styringsgruppa. FRAMDRIFT Kontrollutvalgene skal i løpet av februar og mars fatte vedtak om bestilling. Prosjektgruppa vil ikke kontakte Trønderenergi og begynne datainnhenting før et tilstrekkelig antall kontrollutvalg har fattet slikt vedtak. Endelig rapport overleveres sekretariatene i løpet av året, senest side 6 av 6