ÅRSMELDI NG FOR KONTR OLLUTVALGET Årsmelding Hemne

Transkript

1 ÅRSMELDI NG FOR KONTR OLLUTVALGET 2014 Årsmelding Hemne V edtatt i sak 4/15 i kontrollutvalget den

2 Innholdsfortegnelse 1. Kontrollutvalgets mandat s Kontrollutvalgets formål s Reglement for kontrollutvalget s Etiske retningslinjer s.1 2. Kontrollutvalgets sammensetning s Kontrollutvalgsmedlemmer 2014 s Likestilling s.2 3. Kontrollutvalgets virksomhet s Saksbehandling s Regnskapsrevisjon s Forvaltningsrevisjon s Selskapskontroll s Granskninger og undersøkelser s Andre saker s Samarbeid og utdanningsaktiviteter s.5 4. Kontrollutvalgets ressurser s Sekretariattjenester s Revisjonstjenester s Økonomiske rammer s.6 5. Avslutning s.7

3 Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Årsmelding Kontrollutvalgets mandat Kontrollutvalget er et lovpålagt organ med hjemmel kommuneloven 77. Kontrollutvalget skal påse at kommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper m.m. 1.1 Kontrollutvalgets formål Kontrollutvalget er kommunestyrets eget kontroll- og tilsynsorgan. Kontrollutvalget skal bidra til at Hemne kommune ivaretar sine oppgaver overfor sine innbyggere på en best mulig måte ut fra hensynet til likebehandling, rettssikkerhet og en effektiv ressursutnyttelse. Utvalget skal gjennom sitt arbeid bidra til tillit mellom innbyggerne og kommunen. Kontrollutvalget skal påse at kommunen leverer sine tjenester på en effektiv og målrettet måte i henhold til lov, forskrifter, statlige føringer og i tråd med kommunestyrets intensjoner og vedtak. 1.2 Reglement for kontrollutvalget Kommunestyret kan be kontrollutvalget ivareta andre oppgaver og fastsette egne retningslinjer for kontrollutvalgets arbeid. Kommunestyret i Hemne vedtok i sak 97/12 Reglement for Hemne Kontrollutvalg. Kontrollutvalget er av den oppfatning at reglementet har blitt etterlevd etter beste evne i Etiske retningslinjer Kommuneloven og lovens formål ble endret i Loven skal legge til rette for en tillitskapende forvaltning som bygger på en høy etisk standard, jf. 1. Endringen trådte i kraft 1. juli Hemne kommune vedtok i sak 13/11 den Etiske retningslinjer for Hemne kommune. De etiske retningslinjene skal bidra til bevisstgjøring og oppfordre til etisk skjønn, blant annet i forhold til å bruke myndighet med varsomhet og forstand og opptre redelig og ærlig. 1

4 Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Årsmelding Kontrollutvalgets sammensetning Kontrollutvalget i Hemne kommune består av 5 medlemmer med varamedlemmer. Funksjonstiden følger valgperioden. Minst ett av utvalgets medlemmer skal velges blant kommunestyrets medlemmer. Utelukket fra valg er ordfører, varaordfører, medlemmer og varamedlemmer av formannskap, driftsutvalg og andre kommunale nemnder med beslutningsmyndighet. Kontrollutvalgets leder bør velges etter forslag fra opposisjonspartiene i kommunestyret. I henhold til kommuneloven skal minst ett medlem av utvalget være medlem av kommunestyret. Departementet har tolket det slik at dette gjelder ved konstituering. 2.1 Medlemmer kontrollutvalget 2014 Geir Rostad Leder HL Willy Merkesnes Varamedlem HL Eldbjørg Røstvold Nestleder Sp Bjørn Erik Hageskal Varamedlem Sp Erik Snekvik Medlem H Rune Stavaas Varamedlem HL Kristin Kjønsvik Medlem DnA Asbjørn Åsmul Varamedlem Krf Jorulf Gumdal Medlem DnA Per Erik Bjerksæter Varamedlem DnA Kristin Kjønsvik er medlem av kommunestyret og ivaretar kravet nevnt under punkt Likestilling Kontrollutvalget består av 3 menn og 2 kvinner. Lovkrav om likestilling mellom kjønnene er dermed ivaretatt. 2

5 Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Årsmelding Kontrollutvalgets virksomhet Kontrollutvalget er opptatt av å fokusere på samarbeid og å opptre partipolitisk nøytralt. Kontrollutvalget rapporterer løpende på sin virksomhet til kommunestyret gjennom å legge fram møteprotokoller som melding, gjennom presentasjon av revisjonsrapporter og uttalelse til årsregnskapet. 3.1 Saksbehandling I tråd med kommuneloven ble kontrollutvalgets møter avholdt for åpne dører i henhold til vedtatt møteplan. Kontrollutvalget lukker dørene kun i saker der det behandles opplysninger underlagt lovbelagt taushetsplikt eller andre forhold etter kommuneloven 31. Kontrollutvalget har hatt 6 møter og behandlet 30 saker i Ordfører med møterett i kontrollutvalget, har ikke funnet det nødvendig å delta på behandling av noen saker i kontrollutvalget for Rådmannen inviteres eller innkalles i enkeltsaker for å redegjøre for forhold kontrollutvalget etterspør. Rådmannen har møtt personlig eller ved stedfortreder på 3 møter i forbindelse med behandling av 6 saker i Protokoller fra kontrollutvalgets møter oversendes kommunestyret som referatsaker. Kommunestyret får dermed løpende oversikt over virksomheten til kontrollutvalget. Alle kontrollutvalgets sakspapirer, møteprotokoller og revisjonsrapporter er tilgjengelige på sekretariatets nettsider: Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal forestå bestilling av regnskapsrevisjon fra revisor og å påse at regnskapene blir revidert på en betryggende måte, avgi uttalelse om kommunens årsregnskap og å påse at revisors og kommunestyrets påpekninger til årsregnskapet blir fulgt opp. Kontrollutvalget avgav i 2014 en uttalelse vedrørende kommunens årsregnskap for Uttalelsen ble vedlagt regnskapssaken til kommunestyret. Formannskapet fikk en kopi av uttalelsen før de gav sin innstilling til kommunestyret. Grunnlaget for behandlingen var administrasjonssjefens avlagte årsberetning med årsregnskap og noter, samt revisjonsberetningen, datert I tillegg hadde ansvarlig revisor og administrasjonen supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger under behandlingen i kontrollutvalget. Kontrollutvalget mener årsmelding med årsregnskap ga nødvendig informasjon om kommunens økonomiske stilling pr og ga tilstrekkelig grunnlag for behandling i kommunestyret. Årsregnskap skal avlegges innen 15.februar og årsmelding innen 31. mars, jf ledd i forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommunen. Årsmelding med årsregnskap for 2014 ble oversendt revisjonen 24.april. 3.3 Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal utrede behovet for, planlegge samt bestille forvaltningsrevisjoner i kommunen. Resultatene fra arbeidet skal rapporteres til kommunestyret. Frekvensen for utarbeidelse av planer for forvaltningsrevisjon skal i henhold til kommuneloven være minimum én gang i hver valgperiode. Kontrollutvalget utarbeider nå toårige planer. Plan for forvaltningsrevisjon for ble vedtatt av kommunestyret i sak 13/14. Denne planen ble lagt til grunn for forvaltningsrevisjonsarbeidet i Forvaltningsrevisjon i inneværende planperiode hadde tre prioriterte prosjekter: 3

6 Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Årsmelding Effektivitet og kvalitet i saksbehandlingen. 2. Personalpolitikk og kompetanse 3. Internkontroll og styring. Planen skal være et verktøy for kommunestyret for å ivareta sitt overordnede kontroll- og tilsynsansvar. Kontrollutvalget er av den oppfatning at prosjektområdene som fremheves i planen fremstår som nyttige og aktuelle for kommunestyrets virksomhet. Alle forvaltningsrapporter legges fram for kontrollutvalget etter hvert som de avlegges og revisor foretar en gjennomgang av revisjonsarbeidet og konklusjonene. Samtlige rapporter sendes videre til kommunestyret Forvaltningsrevisjon Effektivitet og kvalitet i saksbehandlingen Kontrollutvalget i Hemne bestilte i sak 11/14 forvaltningsrevisjon innen saksbehandling. I plan for forvaltningsrevisjon er Effektivitet og kvalitet i saksbehandlingen satt opp som første prioritet. Det vises til at prosjektene er vurdert på bakgrunn av risiko- og vesentlighetsanalyse i den overordnede analysen. Revisor la opp til følgende hovedproblemstilling knyttet til forvaltningsrevisjon. Problemstilling 1: Er det lagt til rette for god saksbehandling i kommunen? Problemstilling 2: Er saksbehandlingen i samsvar med god forvaltningsskikk? Forvaltningsrevisjon vil bli gjennomført i perioden mai 2014 til mars Kontrollutvalget har gitt en ressursramme på 350 timer på prosjektet. 3.4 Selskapskontroll Selskapskontroll er en relativ ny oppgave for kontrollutvalget. Kommuneloven pålegger kontrollutvalget å føre kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser. Formålet er både å kontrollere at kommunen forvalter sine eierinteresser på en god måte og at det enkelte selskap driver i tråd med kommunens vedtak og intensjoner. Gjeldende plan for selskapskontroll ble vedtatt av kommunestyret i sak 75/14 den 25.november Selskapskontroll Trønderenergi AS Kontrollutvalget bestilte i 2013 en større selskapskontroll av Trønderenergi sammen med flere eierkommuner av Trønderenergi. Revisjon Midt-Norge IKS la frem rapporten 28.februar Med bakgrunn i revisors funn og anbefalninger la kontrollutvalget fram rapporten for politisk behandling. Kommunestyret vedtok enstemmig kontrollutvalgets innstilling i sak 23/14 den 29. april Kommunestyret tok revisjonens påpekning om ordførers habilitet til etterretning. Kommunestyret ba formannskapet vurdere i hvilke organer kommunen skal drive eierstyring og hvordan hensynet til habilitetsreglene og en god eierstyring kan ivaretas best mulig. Kommunestyret vedtok videre at Hemne Kommune skulle delta i utarbeidelsen av lik og ensartet utøvelse av eierskap i generalforsamlingen i samråd med de andre eierkommunene. Kommunestyret forventer at Hemne kommunes eierrepresentant jobber for et profesjonelt sammensatt styre i tråd med prinsippene nedfelt i kommunens eiermelding punkt 1.3. Kommunestyret ba formannskapet følge opp rapportens øvrige konklusjoner og vurderinger Selskapskontroll Hamos forvaltning IKS Kontrollutvalget bestilte i sak 28/14 den 27. november 2014 selskapskontroll av Hamos forvaltning IKS i tråd med gjeldende plan. Hamos forvaltning IKS har første prioritet i gjeldende plan for selskapskontroll. 4

7 Kontrollutvalgssekretariat Midt - Norge IKS Årsmelding 2014 Hamos forvaltning IKS har ansvar for omfattende offentlige oppgaver innenfor renovasjon for eierkommunene. I tillegg driver selskapet innenfor sin konsernstruktur en hel rekke andre oppgaver innenfor tilgrensende virksomhet, slik s om kommersiell innsamling av næringsavfall, resirkulering og innkrevingsvirksomhet. En problemstilling som har kommet frem i analysearbeidet er hvorvidt disse virksomhetene er tilstrekkelig adskilt, hvorvidt den kommersielle virksomheten bidrar positivt ti l primærvirksomheten og hvorvidt all virksomheten er innenfor selskapets formål og eiernes intensjoner. Kontrollutvalget ønsker å gjennomføre prosjektet som et samarbeidsprosjekt med de øvrige eierne. Ressursrammer og leveringstidspunkt blir avklart når de n enkelte eierkommune har gitt tilbakemelding på invitasjonen. 3.5 Høringer eller granskninger Kontrollutvalget kan på eget initiativ eller etter vedtak i kommunestyret, ta tak i forhold som kan oppfattes som uønskede eller i strid med mål om en effektiv og fo rsvarlig forvaltning av kommunens ressurser. Det har ikke vært gjennomført høring eller granskning i Andre saker I tillegg til de lovpålagte oppgavene knyttet til revisjon og selskapskontroll har kontrollutvalget ført løpende tilsyn med kommunens virksomhet gjennom orienteringer fra rådmannen om aktuelle saker eller områder. Videre gjennom vedtaksoppfølging fra andre politiske organer. Eksempler på områder som har vært berørt i møter i 201 4, utenom de faste ordinære saker knyttet til lovpålagte oppgaver: Orientering - Administrasjonens bruk av styringsverktøy Orientering - Rutiner for reservasjon av tomt og tilbakeføring av reserverte tomter Orientering - Angående tildeling av boligtomter Orientering - Angående anbud kulturskole og fritidsklubb Skatt Midt - Norges årlige kontrollrapport 3.7 Samarbeid og opplæringsaktiviteter Samarbeid og dialog med andre kontrollutvalg er en nyttig arena for faglig utvikling for kontrollutvalget, og bidrar til å styrke utvalgets aktiviteter. Kontrollutvalget er medlem av organisasjonen Forum for kontroll og tilsyn (FKT), en interesseorganisasjon for kontrollutvalg. Utvalget har også tilgang til møteplasser gjennom Norsk kommunerevisorforbund (NKRF) og KonSek. Ingen av kontrollutvalgets medlemmer har deltatt på samlinge r eller opplæringsaktiviteter for

8 Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Årsmelding Kontrollutvalgets ressurser For å utøve sin funksjon på en god og forsvarlig måte har kontrollutvalget må kommunestyret tilkjenne kontrollutvalget økonomiske rammer som muliggjør dette. Kontrollutvalget er i henhold til kommuneloven pålagt å utarbeide budsjettforslag for kontroll- og tilsynsvirksomheten i kommunen. Kontrollutvalget har i 2014 som for tidligere år holdt seg innenfor gjeldende budsjettrammer. 4.1 Sekretariattjenester Kontrollutvalget har sekretariatsbistand fra Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS (Konsek). Konsek ble etablert i 2005 og har siden da levert tjenester til Hemne kommunes kontrollutvalg. Konsek bistår kontrollutvalgene i 14 kommuner samt Sør-Trøndelag fylkeskommune. Sekretariatet skriver saksframstillinger, bistår kontrollutvalget i praktisk tilrettelegging og oppfølging av møter, utarbeider forslag til plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, samt vedtaksoppfølging. Videre utfører Konsek oppgaver på vegne av kontrollutvalget. I det løpende arbeidet er sekretariatet bindeledd mellom utvalg og revisjonsselskap. Kontrollutvalget har hatt de nødvendige ressurser til sekretariatsarbeid. 4.2 Revisjonstjenester Hemne kommune har avtale om levering av revisjonstjenester med Revisjon Midt-Norge IKS (RMN). RMN ble stiftet i 2005 og er eid av Sør-Trøndelag Fylkeskommune samt 14 kommuner, deriblant Hemne kommune. RMN utfører regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for kommunen. Revisjonsarbeidet for 2014 ble gjennomført innenfor tildelte ressursrammer. 4.3 Økonomiske rammer I henhold til bestemmelsene i forskrift om kontrollutvalg 18 utarbeidet kontrollutvalget forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet medfølger formannskapets budsjettinnstilling til kommunestyret. Totalt hadde kontrollutvalget i 2014 et budsjett på kr. Av dette er kr til kontrollutvalgets egen virksomhet. Resten av rammen er disponert til sekretariattjenester med kr. og revisjon kr. Regnskap for 2014 var ikke ferdigstilt ved utarbeidelse av årsmeldingen, men utvalget forventer å holde seg innenfor vedtatt budsjettramme. Kontrollutvalget er tilfreds med de rammebetingelsene utvalget har for sitt arbeid, og mener disse legger til rette for en god kommunal egenkontroll. 6

9 5 Avslutning Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Årsmelding 2014 Kontrollutvalget anser målet om å være et uavhengig kontrollorgan har blitt ivaretatt på en god måte også for I utvalgsmøtene er det tilsynsperspektivet som styrer diskusjoner og vedtak, mens partipolitiske hensyn legges tilbake. Sakene som er behandlet i kontrollutvalget bærer ikke preg av å være politiske omkamper eller ha partipolitiske agendaer. Utvalget har vært bevisst på problemstillinger knyttet til uavhengigheten. Kontrollutvalgets arbeid krever at medlemmene er aktive og setter seg inn i til dels kompliserte saker innenfor hele kommunes virksomhet. Arbeidet fordrer et nært og godt samarbeid med både kommunestyret og administrasjonen. Kontrollutvalget opplever en konstruktiv dialog med politisk og administrativ ledelse. Kontrollutvalget ønsker på denne måten å bidra til en velfungerende forvaltning som svarer til de forventinger innbyggerne har til kommunen. Kontrollutvalget takker for samarbeidet i 2014 og ser frem til et nært og godt samarbeid med kommunestyret også for Kyrksæterøra, Geir Rostad Kontrollutvalgets leder 7

10 Postadresse: Postboks 2300 Sluppen, 7004 Trondheim Kontaktperson: [kontaktperson] Tlf: [telefon] E - post: [e- postadresse@konsek.no] Nettadresse: