BYSTYRET HAR MØTE I BYSTYRESALEN TIRSDAG 25. MARS 2003 KL

Transkript

1 DRAMMEN KOMMUNE BYSTYRET HAR MØTE I BYSTYRESALEN TIRSDAG 25. MARS 2003 KL MØTET STARTER MED SPØRRETIME. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 0028/03 03/ GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA BYSTYRETS MØTE /03 03/ BYSTYRET - REFERATSAKER 0030/03 01/ HØRINGSUTTALELSE TIL FYLKESDELPLAN FOR HANDEL, SERVICE OG SENTERSTRUKTUR 0031/03 02/ KRISTIAN BRENNERS VEI 170, REGULERINGSPLAN FOR BARNEHAGE - SLUTTBEHANDLING 0032/03 02/

2 FJELLSVEIEN 6-10, ENDRET REGULERINGSPLAN- SLUTTBEHANDLING 0033/03 02/ BEHANDLING AV TAUSHETSPLIKTBELAGTE OPPLYSNINGER 0034/03 03/ ÅRSREGNSKAP DRAMMEN OG LIER BRANN- OG FEIERVESEN 0035/03 02/ SAMORDNING AV FEIERTJENESTEN FOR DRAMMENSREGIONENS BRANNVESEN IKS 0036/03 01/ REGLEMENT FOR KOMMUNENS FINANSFORVALTNING 0037/03 01/ SØKNAD FRA CARL HENRIK BJURSTRØM (H) FORL. PERM.FRA POLITISKE VERV UT PERIODEN 0038/03 02/ OPPFØLGING AV POLITISKE VEDTAK - STATUSRAPPORTERING FOR 2. HALVÅR 2002

3 Sak 0028/03 DRAMMEN KOMMUNE Saksnr: 0028/03 Saksbeh. Anne Karin Galleberg Arkivsaksnr. 03/ Org.enhet Administrasjonstjenesten Møtedato Utvalg Bystyret Saksnr. Utvalg Møtedato 0028/03 Bystyret GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA BYSTYRETS MØTE INNSTILLING TIL: BYSTYRET Ordførers innstilling: Protokoll fra bystyrets møte godkjennes. Lise Christoffersen ordfører Side 3 av 53

4 Sak 0028/03 Saksutredning: Protokollen fra bystyrets møte 18. februar 2003 legges fram for bystyret til godkjenning. Trykt vedlegg: Bystyrets protokoll. Side 4 av 53

5 Sak 0029/03 DRAMMEN KOMMUNE Saksnr: 0029/03 Saksbeh. Anne Karin Galleberg Arkivsaksnr. 03/ Org.enhet Administrasjonstjenesten Møtedato Utvalg Bystyret Saksnr. Utvalg Møtedato 0029/03 Bystyret /03 Bystyret /03 Bystyret BYSTYRET - REFERATSAKER INNSTILLING TIL: BYSTYRET Ordførers innstilling: Protokoller som angitt i saksutredningen tas til orientering. Lise Christoffersen ordfører Side 5 av 53

6 Sak 0029/03 Saksutredning: Formannskapets protokoll fra møte 11. februar og 4. mars 2003 legges fram for bystyret til orientering. Vedlegg: Formannskapets protokoller Side 6 av 53

7 Sak 0030/03 DRAMMEN KOMMUNE Saksnr: 0030/03 Saksbeh. Berit Åsnes Arkivsaksnr. 01/ Org.enhet Byplan Møtedato Utvalg Bystyret Saksnr. Utvalg Møtedato 0030/03 Bystyret /03 Formannskapet - driftsstyret for økonomi og plansaker HØRINGSUTTALELSE TIL FYLKESDELPLAN FOR HANDEL, SERVICE OG SENTERSTRUKTUR INNSTILLING TIL FORMANNSKAPET OG BYSTYRET: Administrasjonens innstilling: 1. Bystyret i Drammen viser til høringsutkast til fylkesdelplan for handel, service og senterstruktur og påpeker at forslag til retningslinjer omarbeides slik at: Drammen defineres også som fylkessenter. Avgrensing av sentrumskjernen i Drammen gjøres slik at det samsvarer med forslag til kommuneplanens arealdel. Hva som kjennertegner et kjøpesenter defineres, slik at ikke all handel over m2 får et automatisk nei når det ønskes lokalisert utenfor en sentrumskjerne. Arealkrevende varer, dvs møbler, hvite/brune-varer og interiørvarer og som har et regionalt marked, kan lokaliseres andre steder enn i sentrumskjernen etter gitte kriterier, f.eks. definert i den enkelte kommunes kommuneplaner. Parkeringsdekning anbefales, men kan ikke overstyre nylig vedtatte kommunale parkeringsvedtekter til plan- og bygningsloven. Formålet eller intensjonen med retningslinjene kommer klart og tydelig fram. Retningslinjene blir selvforklarende og samlet innenfor et begrenset antall sider. 2. Kommuneplanens arealdel er det viktigste redskapet for å få en utvikling som sikrer vitalisering av kommunenes sentrum og hindre byspredning og økt biltrafikk. Kommuneplaner utarbeidet i tråd med intensjonene i "kjøpesenterstoppen" eller fylkesdelplanens retningslinjer og med en vedtatt senterstruktur og planbestemmelser for etablering av kjøpesentra og handel må gjelde foran fylkesdelplanens retningslinjer. For å sikre forutsigbarhet for næringslivet, må ikke fylkesnivået ha anledning til å fremme innsigelse til reguleringsplaner som er i tråd med slike kommuneplaner. Nils Fr. Wisløff Rådmann Side 7 av 53

8 Sak 0030/03 Arthur Wøhni Byplansjef Saksutredning: SAMMENDRAG Rikspolitiske bestemmelser om midlertidig etableringsstopp for kjøpesentra utenfor sentrale deler av byer og tettsteder ("Kjøpesenterstoppen") skal avløses av fylkesdelplaner innen I høringsuttalelsen fra Drammen understrekes det at kommunens interesse som fylkessenter og regionsenter må ivaretas og at retningslinjene må gi rom for etablering av handel og service som har et regionalt marked i tråd med den arealforvaltning som Drammen kommune finner formålstjenlig gjennom kommuneplanens arealdel. Det foreslås omarbeiding av fylkesdelsplanens retningslinjene på vesentlige punkter, samt at vedtatte kommuneplaner utarbeidet i tråd med retningslinjene skal være styrende, slik at reguleringsplaner i tråd med kommuneplaner ikke gir fylkesnivået anledning til å fremme innsigelse. INNLEDNING Buskerud fylkeskommune har utarbeidet forslag til fylkesdelplan for handel, service og senterstruktur datert desember Fylkesdelplanens retningslinjer skal avløse "Rikspolitiske bestemmelser om midlertidig etableringsstopp for kjøpesentra utenfor sentrale deler av byer og tettsteder" ("Kjøpesenterstoppen") innen Forslaget er sendt på høring til berørte kommuner med høringsfrist HENSIKT Å avgi høringsuttalelse til fylkesdelplanen, slik at Drammen kommunens interesser som fylkessenter og regionsenter blir ivaretatt i de nye retningslinjene. Det innebærer at retningslinjene gir rom for at handel og service som har et regionalt marked kan lokaliseres til Drammen innenfor den arealforvaltningen Drammen kommune finner formålstjenlig gjennom kommuneplanens arealdel. Forslag til kommuneplanens arealdel er behandlet i bystyret og lagt ut til offentlig ettersyn. BAKGRUNN Regjeringen innførte "Kjøpesenterstoppen" ved Kongelig Resolusjon i januar Denne skulle gjelde til og avløses av fylkesdelplaner. Fylkesdelplanen skal være retningsgivende for regionale myndigheters behandling av kommunale planer og skal danne grunnlag for innsigelse. Både "Kjøpesenterstoppen" og fylkesdelplanen har som målsetting og vitalisere kommunenes sentrum og hindre byspredning og økt biltrafikk. FAKTA Side 8 av 53

9 Sak 0030/03 "Kjøpesenterstoppen" innebærer at etablering og utvidelse av kjøpesentra utenfor sentrumskjernen i Drammen ikke kan skje uten samtykke fra Fylkesmannens miljøvernavdeling når størrelsen overskrider 3000 m2 bruksareal. Sentrumskjernen er snevert definer til å gjelde de mest sentrale deler av bykjernen innenfor en gangavstand på maks 900 m fra ytterkant til ytterkant. Unntak er handel med plasskrevende varer som er eksakt definert til å gjelde salg av biler og motorkjøretøyer, landbruksmaskiner, trelast og andre større byggevarer og salg fra planteskoler/hagesentra. Etablering av kjøpesentre over m2 utenfor sentrumskjernen krever en handelsanalyse av handelens omfang vurdert i forhold til befolkningsgrunnlaget i bydeler som naturlig vil bruke senteret. Det innebærer at etablering av handel og service som skal ha et regionalt marked er begrenset til sentrumskjernen i den grad arealbehovet er over m2 eller forretningen ligger i nærheten av andre forretninger (rundt et torg, langs en gate), slik at samlet arealbehov er over m2. Retningslinjene foreslått fra Buskerud fylkeskommune opprettholder bestemmelsene i "Kjøpesenterstoppen" og innebærer ingen endringer eller lokale tilpasninger. Videre er sentrumskjernen i Drammen avgrenset. Det vises til vedlagte kart. Innefor sentrumsavgrensingen kan det etableres kjøpesentra med bruksareal over m2 uten at det kan nedlegges innsigelse fra regionale myndigheter. VURDERING Administrasjonen mener fylkesdelplanen bærer preg av å være teoretisk og tar ikke tilstrekkelig hensyn til lokale forhold i nedre Buskerud. Dessuten har forslag til retningslinjene en uheldig henvisning til "Kjøpesenterstoppen". Retningslinjene skal nettopp oppheve denne og bør derfor utformes slik at de kan stå på egne ben. Retningslinjene er heller ikke samlet ett sted i fylkesdelplanen, men er spredt i hele rapporten iblandet diskusjoner og vurderinger. Andre fylker som har fått vedtatt sine retningslinjer har disse samlet på fra 3 til 6 sider. Nedre Buskerud har flere eksisterende kjøpesentre og som alle har et regionalt marked, dvs betjener en befolkning utover egen kommune. Gulskogen Senter har nettopp fått gjennomført en handelsanalyse som viser at kjøpesenteret ikke konkurrerer med Drammen sentrum, men med de omkringliggende kjøpesentrene på Liertoppen og i Krokstadelva. Det finnes også varegrupper som ikke er plasskrevende, slik som "Kjøpesenterstoppen" definerer det, men som er arealkrevende fordi forretningskjedene krever arealer (møbler, hvite/brunevarer, interiørvarer). Disse kjedene passer ikke i en sentrumskjerne som i Drammen, fordi de legger beslag på mye areal (arealkrevende) og fordi de krever tungtransport for varelevering og biltransport for hjemfrakting av varer. Men disse kjedene kan med fordel lokaliseres og samles et stykke utenfor sentrumskjernen, slik det reviderte forslaget til kommuneplanens arealdel legger opp til. Ved at de samles og i tilknytning til der det er god kollektivdekning, reduseres det samlede transportarbeidet. Side 9 av 53

10 Sak 0030/03 Dette er kjeder som har et regionalt marked. Fylkesdelplanen legger opp til at dette handelstilbudet skal lokaliseres i en sentrumskjerne. Drammen kommune taper da i konkurransen, fordi de to omkringliggende store kjøpesenterene på Liertoppen og i Krokstadelva i kraft av sin eksisterende størrelse vil utkonkurrere Drammen om slike handelstilbud (møbler, hvite/brune-varer og interiørvarer). Retningslinjene for Nord-Trøndelag har nettopp tatt høyde for at dette handelstilbudet kan lokaliseres utenfor sentrumskjernen og i tilknytning til god kollektivdekning. Retningslinjene for Sør-Trøndelag har for Trondheim også tatt høyde for at handelstilbud kan finnes i to konkrete definerte avlastningssentra utenfor bykjernen. Kjøpesentra kan også med fordel defineres klarere. Enhver butikk over m2 er nødvendigvis ikke et kjøpesenter. Kjedene for møbler, hvite/brune-varer og interiørvarer kan være butikker som i seg selv er over m2, men er av den grunn ikke et kjøpesenter. Et kjøpesenter oppfattes som en samling av flere typer forretninger under samme tak og med et innelukket gangareal som butikkene henvender seg til. Det må ikke bli slik at det ikke kan etableres butikker andre steder enn i sentrumskjernen, dersom butikken i seg selv overstiger en kunstig satt arealgrense på m2. Videre tar ikke fylkesdelplanen klart nok stilling til hvilke sentra der det regionale tilbudet skal søkes etablert, både når det gjelder handel, samt privat og offentlig service. Her vises det til retningslinjene for Akershus, som klart angir 4 sentra for lokalisering av regionale tilbud, og som også er klar på at kjøpesenteret i Vinterbro ikke skal utvikles videre. Dette er selvsagt et omtålelig område, men en overordnet arealpolitikk må evne å ta stilling til problemstillinger som går utover kommunegrensene. Dersom ikke, blir dette overlatt til statlige byråkrater. Drammen kommune har ivaretatt senterstrukturen i kommunen gjennom kommuneplanens arealdel vedtatt i Både sentrumskjernen og bydelssentrene ble avgrenset. I revidert forslag til arealdel, som nå er ute til offentlig ettersyn, er denne senterstrukturen ytterligere bearbeidet. Sentrumskjernen på Strømsøsiden er bl.a. noe redusert. Videre er det foreslått bestemmelser som gir rammer for etablering av handel og service, samt offentlig og privat tjenesteyting og kulturelle institusjoner i forhold til senterstrukturen. Unntak er plasskrevende varer og arealkrevende varer som etter visse kriterier både kan etableres i bydelssentra og i to definerte næringsområder. Bestemmelsene kan bli omarbeidet noe før sluttbehandling. Det er blant annet blitt klart at det er behov for rammer for handelsetablering under visse forutsetninger i de sentrumsnære områdene for blandet bebyggelse. Når det gjelder fylkesdelplanens avgrensing av sentrumskjernen i Drammen der kjøpesenter tillates etablert uten handelsanalyser o.l. er Skamarken ikke et egnet område og foreslås tatt ut slik at fylkesdelplanen samsvarer med kommuneplanens arealdel her. Det vil være vanskelig å etablere tilstrekkelig atkomst for varelevering og bilparkering, som et kjøpesenter selv i bykjernen må ha, på nordsiden av jernbanen. Atkomst forbi Statens Hus er for trang. Fylkesdelplanen har videre retningslinjer eller anbefalinger om parkering. Drammen kommune har nylig utarbeidet nye parkeringsvedtekter som er til stadfestelse i departementet. Det forutsettes at fylkesdelsplanens retningslinjer om parkering ikke på noen måter vil overstyre kommunens bygningsvedtekter om parkering. Side 10 av 53

11 Sak 0030/03 Det er kommunens vurdering at den senterstruktur som er beskrevet i kommuneplanens arealdel tilfredstiller de intensjoner og mål som ligger bak "kjøpesenterstoppen", og samsvarer med den regionale senterstruktur som fylkesdelplanen legger opp til i sine målsettinger. Det er derfor viktig at det lages retningslinjer på fylkesnivå som evner å ivareta intensjonen i "kjøpersenterstoppen", dvs å vitalisere kommunenes sentrum og hindre byspredning og økt biltrafikk og i et samspill med kommunene. ANBEFALING Retningslinjene omarbeides slik at: Drammen defineres også som fylkessenter. Avgrensing av sentrumskjernen i Drammen gjøres slik at det samsvarer med forslag til kommuneplanens arealdel. Hva som kjennertegner et kjøpesenter defineres, slik at ikke all handel over m2 får et automatisk nei når det ønskes lokalisert utenfor en sentrumskjerne. Arealkrevende varer, dvs møbler, hvite/brune-varer og interiørvarer og som har et regionalt marked, kan lokaliseres andre steder enn i sentrumskjernen etter gitte kriterier, f.eks. definert i den enkelte kommunes kommuneplaner. Parkeringsdekning anbefales, men kan ikke overstyre nylig vedtatte kommunale parkeringsvedtekter til plan- og bygningsloven. Formålet eller intensjonen med retningslinjene kommer klart og tydelig fram. Retningslinjene blir selvforklarende og samlet innenfor et begrenset antall sider. Kommuneplanens arealdel er det viktigste redskapet for å få en utvikling som sikrer vitalisering av kommunenes sentrum og hindre byspredning og økt biltrafikk. Kommuneplaner utarbeidet i tråd med intensjonene i "kjøpesenterstoppen" eller fylkesdelplanens retningslinjer og med en vedtatt senterstruktur og planbestemmelser for etablering av kjøpesentra og handel må gjelde foran fylkesdelplanens retningslinjer. Fylkesnivået må ikke ha anledning til å fremme innsigelse til reguleringsplaner som i tråd med slike kommuneplaner. Det er viktig å sikre forutsigbarhet for næringslivet. Vedlegg: 1. Saksframlegg og vedtak fra fylkesutvalgets møte , sak 002/03, samt sammendrag høringsutkast til fylkesdelplan for handel, service og senterstruktur i Buskerud datert desember Kart som viser foreslått avgrensing av sentrumskjernen i Drammen og der kjøpesentra over 3000 m2 kan etableres. 3. Planbestemmelser om senterstruktur og etablering av kjøpesentre i forslag til kommuneplanens arealdel for Drammen, høringsutkast behandlet i bystyret Sammendrag fra handelsanalyse for Gulskogen senter datert Rikspolitiske bestemmelser om midlertidig etableringsstopp for Kjøpesentre utenfor sentrale deler av byer og tettsteder. Side 11 av 53

12 Sak 0030/03 6. Eksempel: "Retningslinjer for lokalisering av handel og tjenester i Sør-Trøndelag". Side 12 av 53

13 Sak 0031/03 DRAMMEN KOMMUNE Saksnr: 0031/03 Saksbeh. Berit Åsnes Arkivsaksnr. 02/ Org.enhet Byplan Møtedato Utvalg Bystyret Saksnr. Utvalg Møtedato 0031/03 Bystyret /03 Formannskapet - driftsstyret for økonomi og plansaker /02 Formannskapet - driftsstyret for økonomi og plansaker KRISTIAN BRENNERS VEI 170, REGULERINGSPLAN FOR BARNEHAGE - SLUTTBEHANDLING INNSTILLING TIL FORMANNSKAPET OG BYSTYRET: Administrasjonens innstilling: Reguleringsplan for Kristian brenners vei 170 barnehage med bestemmelser sist datert vedtas i henhold til plan- og bygningslovens Nils Fr. Wisløff Rådmann Arthur Wøhni Byplansjef Side 13 av 53

14 Sak 0031/03 Saksutredning: SAMMENDRAG Det er et kommunalt mål at det skal bygges barnehager for å oppnå full barnehagedekning. Det foreslås at reguleringsplan med bestemmelser for barnehage i Kristian brenners vei 170 vedtas. Forslag til endringer av reguleringsplanen fra Brøttet borettslag når det gjelder plassering av barnehagebygg og atkomst tas ikke til følge. INNLEDNING Reguleringsplanarbeidet er forankret i bystyrets vedtak i Økonomiplanen om å legge til rette for privat barnehageutbygging. HENSIKT Sluttbehandling av reguleringsplanen for å få byggeklar tomt til barnehage. BAKGRUNN Lokalisering av barnehage har vært behandlet prinsippielt i driftsstyret (formannskapet) sak 6/02 og i Åssiden bydelskomité sak 84/01, der lokalisering av barnehage til Kristian brenners vei 170 ble vedtatt. FAKTA Etter oppdrag fra rådmannen har Drammen Eiendom KB fått utarbeidet reguleringsplan for barnehage i Kristian brenners vei 170 med bestemmelser, samt planbeskrivelse. Det vises til disse dokumentene som er vedlagt. Forslag til reguleringsplan med bestemmelser datert var ute til offentlig ettersyn i perioden Det er utarbeidet et sammendrag av innkomne høringsuttalelser med administrasjonens kommentarer som er vedlagt. Reguleringsplanen og planbestemmelsene er justert for å ta hensyn til noen av de innkomne uttalelsene. Reguleringsplan for Kristian brenners vei 170 medfører en liten endring i et hjørne av reguleringsplanen for Åssiden gravplass med omgivelser, stadfestet , samt en liten endring av reguleringsplanen for Kjøsterudjuvet, stadfestet De delene som endres er i dag regulert til friområde og omreguleres til barnehageformål, samt turvei. VURDERING Planområdet er ikke i samsvar med kommuneplanens arealdel der området er vist som LNF-område (landbruk- natur og friluftsområde). Men lokaliseringen er behandlet prinsipielt i driftsstyret (formannskapet). Drammen kommune har samlet sett behov for ca. 2 nye barnehager for å dekke etterspørselen som framkommer av ventelistene. Dette tilsvarer 76 % dekning. I forhold til behov som er avdekket i en spørreundersøkelse gjennomført for et par år siden er behovet 4 nye barnehager, noe som tilsvarer 80 % dekning. Dersom forelderbetalingen reduseres, slik barnehageforliket legger opp til, vil behovet sannsynligvis være større. På Åssiden er det behov for en ny barnehage i forhold til ventelistene. Side 14 av 53

15 Sak 0031/03 En tomt i Buskerudveien 160 er også under regulering til barnehage/barnebolig. Barnebolig gir tilbud om fast bosetting og korttidsopphold for psykisk utviklingshemmede og multihandikappede barn. Tomten i Buskerudveien 160 er godt egnet til barnebolig fordi en barnebolig må ha flat tomt og flate nærområder på grunn av mange barn som er rullestolbrukere. Fordi barnehagetomten i Kristian brenners vei 170 er tildels meget bratt er byggegrensene justert etter høringsperioden, slik at barnehagebygget lokaliseres på den bratteste delen av tomten og reguleringsbestemmelsene er justert slik at det kan bygges i to etasjer. Dette sikrer barnehagebarna også relativt flate utearealer til lek. Dette er ikke i tråd med kravene fra Brøttet borettslag, som pga frykt for støy fra lekende barn ønsker barnehagebygget lokalisert mot boligbebyggelsen på Brøttet. Administrasjonen vil påpeke at det er mange barnehager i Drammen som har boligbebyggelse som nærmeste nabo. Det blir ofte slik, fordi lokaliseringspolitikken er å etablere barnehager i barnas nærmiljø. Videre er atkomsten til barnehagetomten direkte fra Kristian brenners vei beholdt. Brøttet borettslag anbefaler sterkt at denne flyttes til samme atkomst som den tekniske fagskolen og kapellet har. Statens vegvesen Buskerud har i det offentlige ettersynet ikke hatt innsigelser eller merknader til atkomsten. Atkomst gjennom området til den tekniske fagskolen anbefales ikke, fordi slik atkomstvei måtte reguleres på en annen grunneiers eiendom, det er stor høydeforskjell opp til barnehagetomten og innkjøringen fra Kristian brenners vei til den teknisk fagskolen og kapellet er uoversiktlig for venstresving. Reguleringsbestemmelse om undersøkelse av automatiske fredede kulturminner er innarbeidet i henhold til avtale med fylkeskommunens kulturminnemyndighet. Ellers er det foretatt mindre justeringer av reguleringsplanen og bestemmelsene. Det vises til planbeskrivelsen, samt sammendrag av innkomne høringsuttalelser med administrasjonens kommentarer. ANBEFALING Administrasjonen foreslår at reguleringsplan med bestemmelser for barnehage i Kristian brenners vei 170 vedtas. Forslag til endringer av reguleringsplanen fra Brøttet borettslag når det gjelder plassering av barnehagebygg og atkomst tas ikke til følge Vedlegg: 1. Oversiktskart. 2. Reguleringsplan og bestemmelser sist datert for barnehage i Kristian brenners vei Planbeskrivelse uten vedlegg sist datert Sammendrag av høringsuttalelser. 5. Bilagsliste. Utrykt vedlegg: 1. Reguleringsplan sist datert for barnehage i Kristian brenners vei 170 i farger. Side 15 av 53

16 Sak 0032/03 DRAMMEN KOMMUNE Saksnr: 0032/03 Saksbeh. Anne Ribberud Arkivsaksnr. 02/ Org.enhet Byplan Møtedato Utvalg Bystyret Saksnr. Utvalg Møtedato 0032/03 Bystyret /03 Formannskapet - driftsstyret for økonomi og plansaker /03 Bystyret /03 Formannskapet - driftsstyret for økonomi og plansaker /02 Formannskapet - driftsstyret for økonomi og plansaker FJELLSVEIEN 6-10, ENDRET REGULERINGSPLAN-SLUTTBEHANDLING INNSTILLING TIL: FORMANNSKAPET DRIFTSSTYRET FOR ØKONOMI OG PLANSAKER / BYSTYRET Administrasjonens innstilling: Endret reguleringsplan for Fjellsveien 6 10, med bestemmelser, sist datert , vedtas i medhold av Plan og bygningslovens Nils Fr. Wisløff rådmann Arthur Wøhni byplansjef Side 16 av 53

17 Sak 0032/03 Saksutredning: SAMMENDRAG: Gjeldende reguleringsplan for Fjellsveien 6 10 ble vedtatt En omregulering ble igangsatt på bakgrunn av ønske om å endre adkomst til område for høyspenningsanlegg. Forslag til "Endret reguleringsplan for Fjellsveien 6 10" med tilhørende bestemmelser ble vedtatt utlagt til offentlig ettersyn etter delegert myndighet Det har innkommet høringsuttalelser fra overordnede myndigheter, men ingen øvrige uttalelser eller protester. Det er ikke fremmet innsigelse til planforslaget. Planen fremmes til sluttbehandling i formannskapet driftsstyret for økonomi og plansaker, og bystyret. HENSIKT: Hensikten med endring av vedtatt plan er bedre å legge til rette for; - adkomst til forsamlingslokale - adkomst til høyspentanlegg - snu og venteplass for buss - parkering Endringen av vedtatt reguleringsplan er igangsatt på bakgrunn av et ønske om adkomst til tomt for høyspenningsanlegg direkte fra Fjellsveien. Dette vil begrense lengden på ny adkomstveg til å gjelde forsamlingshuset, noe som vil redusere både terrenginngrep og kostnader. Det er ikke gjort endringer av formål i forhold til tidligere plan, kun i avgrensningen mellom de ulike formålene. Endring av reguleringsplanen erstatter i sin helhet tidligere vedtatt plan. FAKTA Overordnede planer: Planområdet er i kommuneplanens arealdel, vedtatt sept. 1998, lagt ut som vegareal og eksisterende boligområde. Tidligere behandling: Side 17 av 53

18 Sak 0032/03 Reguleringsplan for Fjellsveien 6 10 ble vedtatt i bystyret Planen ble påklaget mht. ulemper for nabobebyggelsen i forhold til økt trafikk i området, især Lauritz Hervigs vei 164. Klagen ble ikke tatt til følge. Side 18 av 53

19 Sak 0032/03 Gjeldende reguleringsplan viser adkomstveg til område for høyspenningsanlegg og område for forsamlingshus. Denne adkomsten er bratt og vanskelig, og vil medføre store terrenginngrep. Buskerud Kraftnett har i etterkant av forrige planprosess framkommet med et ønske om adkomst/parkeringsplass til sin tomt direkte fra Fjellsveien, da det er en fordel å komme til et nytt anlegg nedenfra istedet for ovenfra. En slik løsning gir mulighet for å redusere ny adkomstveg til bare å forsyne forsamlingshuset, noe som vil begrense både terrenginngrep og kostnader. Behovet for adkomst/parkering til høyspenningsanlegget begrenser seg til parkering for personbil ca en gang hver uke. Endringen av planen skal forøvrig i likhet med vedtatt plan ivareta; - tilgjengelighet til lysløype som har utgangspunkt innenfor området - mulighet for tømmerdrift og velteplass for tømmer for eiendommene vest for planområdet - opprusting av område for snuplass for buss og tilrettelegging for myke trafikanter - parkeringsmuligheter for forsamlingshus og brukere av lysløype Detaljprosjektering av forslag til ny adkomstveg og snuplass for buss er utarbeidet (nå under siste bearbeidelse), for å sikre at forslaget er gjennomførbart. Detaljplanen er ikke juridisk bindende men er lagt inn på reguleringsplanen som en illustrasjon. Eiendomsforhold Store deler av området eies av Drammen kommune. Tomt som skal benyttes til høyspenningsanlegg eies av Buskerud kraftnett, mens område for forsamlingshus eies av Islami Organization. Høringsuttalelser: Høringsinstans Innholdet i uttalelse til saken Kommentarer fra administrasjonen Fylkesmannen i Buskerud Buskerud Fylkeskommune Kulturavdelingen Anser saken som et kommunalt anliggende og finner ikke grunn til å avgi konkret uttalelse. Viser til kulturminnelovens 9 om undersøkelsesplikten i forbindelse med kulturminner, og varsler registrering på snøfri mark til våren. Det settes inn en bestemmelse under " Felles bestemmelser", som tilsier at det må utføres arkeologiske undersøkelser før planen kan iverksettes. Reguleringsplanen kan dermed sluttbehandles som avtalt. Dersom det blir funnet automatisk fredede kulturminner innenfor områdetkan det medføre at planen må behandles på nytt. Side 19 av 53

20 Sak 0032/03 Statens vegvesen Forutsetter at adkomsten til område for høyspenningsanlegg sendes Statens Vegvesen for godkjenning i forbindelse med byggesaken, samt at det etableres snumulighet på egen grunn. Plan for adkomst til område for høyspenningsanlegg vil bli oversendt i forbindelse med byggesaken. De fastslår i tillegg at eventuell støyskjerming av område A 1 allmennyttig formål er Statens Vegvesen uvedkommende. Støyskjerming er et privatrettslig anliggende og dette vil ikke bli innarbeidet i reguleringsplanen. Det er ikke innkommet uttalelser fra øvrige berørte (naboer, tilliggende borettslag, m.fl. jfr. liste over naboer/gjenboere). Planforslaget: Vedlagt planforslag er revidert etter offentlig ettersyn mht; det er redusert med en parkeringsplass på den nye plassen lengst nord på planen, planbestemmelsene er endret; det er satt inn en bestemmelse om kulturminner, bestemmelse om at adkomst til Høyspenningsanlegg skal oversendes Steatens vegvesen i forbindelse med byggesaken, Det vises forøvrig til planbeskrivelse, reguleringsplankart og bestemmelser. Gjennomføring Opprusting av Fjellsveien- Solsvingen snuplass for buss var påtenkt oppstart i inneværende år. Det er avsatt 1,750 mill. kr til dette formålet i Prosjektet avventer nå endring av reguleringsplanen. I tillegg er det budsjettert med 0,5 mill for 2002 og 0,5 mill for 2003 til finansiering av adkomstveg til forsamlingshus. Dette er basert på et vedtak i formannskapet , som sier at; "kostnaden til bygging av offentlig adkomstveg, deles med en halvdel på hver av partene, innenfor en ramme på kr: 2 mill." Det er også avsatt 0,250 mill kr i forbindelse med tilknytning av vann og avløp til kiosk/servicerom for busspersonale. Driver av kiosken bekoster de bygningsmessige utgiftene. Igangsetting av bygging av adkomstveg og opprusting av snuplass for buss er planlagt så raskt som mulig våren dette år, etter gjennomføring av kulturminneregistreringer. VURDERING Endret planforslag vil ikke medføre vesentlige endringer i forhold til allerede vedtatt plan. Ny plan gir redusert terrenginngrep og reduserte kostnader til opparbeidelse av adkomstveg. Gjennomføring av opprustingen i området vil medføre et betydelieg estetisk løft. Side 20 av 53

21 Sak 0032/03 Adkomstveg til forsamlingshus vil gå noe ut over rammene i gatenorm for Drammen kommune mht. stigningsforhold og svingradius. Dette er vurdert som akseptabelt, da foreslått løsning er vesentlig bedre enn løsningen i vedtatt reguleringsplan, og det vil være begrenset med trafikk på vegen. Det legges også bedre til rette for parkering i området. ANBEFALING Endret reguleringsplan for Fjellsveien 6 10 med bestemmelser, sist datert , anbefales vedtatt i medhold av plan- og bygningslovens Vedlegg: 0. Tilleggsopplysninger i henhold til vedtak i bystyret "Reguleringsplan for Fjellsveien 6 10", vedtatt Forslag til "Endret reguleringsplan for Fjellsveien 6 10" med bestemmelser og beskrivelse 3. Bilagsliste 4. Fortegnelse over naboer/gjenboere Side 21 av 53

22 Sak 0033/03 DRAMMEN KOMMUNE Saksnr: 0033/03 Saksbeh. Rønnaug Aaberg Andresen Arkivsaksnr. 02/ Org.enhet Rådmannen Møtedato Utvalg Bystyret Saksnr. Utvalg Møtedato 0033/03 Bystyret /03 Formannskapet - driftsstyret for økonomi og plansaker / Administrasjonsutvalget /03 Formannskapet - driftsstyret for økonomi og plansaker /03 Administrasjonsutvalget /03 Bystyret BEHANDLING AV TAUSHETSPLIKTBELAGTE OPPLYSNINGER Vedtak i Bystyret Saksnr: 0009/03 Møtedato: Vedtak: Saken utsettes og oversendes administrasjonsutvalget. Behandling: Rune Kjeldsen-SV fremsatte følgende forslag: "Etter SV's syn gjelder denne saken to forskjellige ting. En sak om undertegning av taushetserklæringer, som for folkevalgte burde vært helt unødvendig og i praksis antagelig er verdiløs. Vil noen folkevalgte lekke sensitiv informasjon til media, så vil media beskytte sine kilder, og det skal meget alvorlige saker til for å oppheve kildebeskyttelsen. La meg understreke at det for SV er en selvfølge å forholde seg til taushetsbelagt informasjon på en profesjonell måte. Sak nr. 2 i dette framlegget, er rådmannens forslag til reglement for rett til innsyn i saksdokumenter. Dette er et for alvorlig område til at rådmannens framlegg alene kan danne grunnlag for vedtak. Reglementet står sikkert juridisk på trygg grunn. Spørsmål som vi folkevalgte imidlertid må stille oss, er om dette er i samsvar med våre interesser. Drammen SV er i sterk tvil om så er tilfelle og vil foreslå at denne delen av vedtaket blir sendt til en bystyrekomitè for videre behandling der. Bystyrekomiteen lager sin innstilling etter for eksempel retningslinjene for tildeling av skjenkebevilling. Dette sikrer en bredere politisk prosess og en dypere forankring i det politiske miljø, noe som i en så viktig sak, er påkrevd. Side 22 av 53

23 Sak 0033/03 Forslag til vedtak punkt 1: Punkt 1 i administrasjonens innstilling sendes til en bystyrekomitè for videre politisk behandling. Komiteen legger fram innstilling til bystyret for endelig vedtak i løpet av våren." Einar Fuglesang-H fremsatte følgende forslag: "I stedet for taushetserklæringens "som ikke er alminnelig hjemlet" tas inn "som jeg får rede på etter tilsynsreglenes pkt. 4"." Saken ble enstemmig vedtatt utsatt og oversendt administrasjonsutvalget. Forslagene følger saken. Side 23 av 53

24 Sak 0033/03 INNSTILLING TIL: Administrasjonsutvalget/Formannskapet driftsstyre for økonomi- og plansaker/bystyret Administrasjonens innstilling: 1. I medhold av kommuneloven 40 nr. 5 vedtas reglement for kommunestyrets og andre folkevalgte organers rett til innsyn i saksdokumenter, i samsvar med utkast i saksutredningen. 2. Rådmannens redegjørelse for spørsmål i tilknytning til reglementet, om bruk av taushetsplikterklæringer og rutiner for behandling av taushetspliktbelagte dokumenter tas til orientering. Nils Fr. Wisløff rådmann R. Aaberg Andresen kommuneadvokat Side 24 av 53

25 Sak 0033/03 Saksutredning: HENSIKT MED SAKEN Ved behandlingen av bystyresak 9/03 Behandling av taushetspliktbelagte opplysninger vedtok bystyret å utsette saken og sende den tilbake til administrasjonsutvalget Fremsatte forslag følger saken. Saken legges herved fram på nytt. FORSLAG OG SPØRSMÅL FREMSATT VED BEHANDLINGEN AV SAKEN Rune Kjeldsen-SV fremsatte følgende forslag: "Etter SV's syn gjelder denne saken to forskjellige ting. En sak om undertegning av taushetserklæringer, som for folkevalgte burde vært helt unødvendig og i praksis antagelig er verdiløs. Vil noen folkevalgte lekke sensitiv informasjon til media, så vil media beskytte sine kilder, og det skal meget alvorlige saker til for å oppheve kildebeskyttelsen. La meg understreke at det for SV er en selvfølge å forholde seg til taushetsbelagt informasjon på en profesjonell måte. Sak nr. 2 i dette framlegget, er rådmannens forslag til reglement for rett til innsyn i saksdokumenter. Dette er et for alvorlig område til at rådmannens framlegg alene kan danne grunnlag for vedtak. Reglementet står sikkert juridisk på trygg grunn. Spørsmål som vi folkevalgte imidlertid må stille oss, er om dette er i samsvar med våre interesser. Drammen SV er i sterk tvil om så er tilfelle og vil foreslå at denne delen av vedtaket blir sendt til en bystyrekomitè for videre behandling der. Bystyrekomiteen lager sin innstilling etter for eksempel retningslinjene for tildeling av skjenkebevilling. Dette sikrer en bredere politisk prosess og en dypere forankring i det politiske miljø, noe som i en så viktig sak, er påkrevd. Forslag til vedtak punkt 1: Punkt 1 i administrasjonens innstilling sendes til en bystyrekomitè for videre politisk behandling. Komiteen legger fram innstilling til bystyret for endelig vedtak i løpet av våren." Einar Fuglesang-H fremsatte følgende forslag: "I stedet for taushetserklæringens "som ikke er alminnelig hjemlet" tas inn "som jeg får rede på etter tilsynsreglenes pkt. 4"." Dag Fjeld Edvardsen H stilte følgende spørsmål i bystyret (ikke protokollert): A. Det refereres i kommunens saksutredning til KRD's "normalreglement. Hvordan lyder dette? Hva er forskjellen? B. Hvor mye mer enn eksisterende regler medfører denne taushetserklæringen? Kun at det blir vanskeligere å påberope seg rettsvillfarelse? Side 25 av 53

26 Sak 0033/03 C. Kan dette reglementet gjøre det vanskeligere å ta opp klanderverdige eller ulovlige forhold i kommunen? Begrenser det mulighetene til å kontakte kommunens kontrollutvalg? I tillegg til de ovenfor protokollerte og skriftlig fremsatte forslag og spørsmål, stilte også Bjørn Helgerud, Frp spørsmål til forslaget til reglement for folkevalgte organers rett til innsyn i saksdokumenter. I pkt. 4.1 i det foreslåtte reglementet heter det: Bystyret og andre folkevalgte organer kan imidlertid ved flertallsvedtak kreve innsyn i taushetsbelagte opplysninger når det er et klart behov for dette ved behandling av en konkret sak i vedkommende organ, jf. forvaltningsloven 13b nr. 2 og 3". Bjørn Helgerud ønsket å få vurdert om ikke et mindretall i det folkevalgte organet skal kunne kreve innsyn i slike opplysninger, i stedet for at det må være flertall for vedtaket i organet. Videre har Tore Opdahl Hansen i e-post til kommunen sendt følgende spørsmål til vurdering: "Når man først skal ta en fornyet gjennomgang vil det være riktig at Administrasjonsutvalget i møte i dag også ser på punktene og 4.1, slik at man har en felles forståelse av det reelle innholdet i punktene og at alle føler seg konfortabel med punktene slik det er formulert event. vurderer behov for justeringer. Det er flere i vår gruppe som var skeptisk i begrensningen i å få innsyn i "egne arbeidstakeres" arbeid, som det ble formulert. Det hadde vært fint om Administrasjonsutvalget også ser på dette forholdet regulert i 3.1 og 3.2." Videre bemerket flere av representantene at Kommunal- og regionaldepartementets rundskriv H burde ha vært trykt vedlegg til saken. RÅDMANNENS MERKNADER TIL FORSLAG OG SPØRSMÅL Til Rune Kjeldsens forslag og Dag Fjeld Edvardsens spørsmål under pkt B. om betydningen av å undertegne en taushetsplikterklæring: Lovbestemt taushetsplikt og straffeansvaret for brudd på taushetsplikten gjelder forsåvidt uten hensyn til om vedkommende har undertegnet egen erklæring om kjennskap til og overholdelse av taushetsplikten. Det er ikke noe vilkår for straffbarhet at vedkommende har fått direkte underretning på forhånd om taushetsplikten (unntatt etter FVL 13b, 2. ledd når forvaltningsorganet har pålagt parter, partsrepresentanter eller vitner taushetsplikt). Dette vil si at vanligvis kan ikke rettsvillfarelse påberopes. Forvaltningsorganet har imidlertid en plikt til å sørge for at taushetsplikten blir gjort kjent for dem den gjelder og kan kreve skriftlig erklæring om at de kjenner og vil respektere reglene (FVL 13 c). Bestemmelsen må ses som et pålegg om å gi informasjon om taushetsplikten og straffeansvaret til personer som ikke har tilgang til lovteksten eller kjenner til taushetsplikten. Selv om det ikke er pålagt Side 26 av 53

27 Sak 0033/03 at det skal kreves skriftlig erklæring, vil det være en praktisk måte å informere på, særlig dersom de relevante lovbestemmelser blir vedlagt erklæringen og at det også erklæres at vedkommende har lest dem. Når det gjelder forslaget fra Einar Fuglesang om endret ordlyd, er dette innarbeidet i teksten til taushetserklæring for folkevalgte, jf. trykt vedlegg. Til merknader og forslag til reglementet for folkevalgte organers rett til innsyn i saksdokumenter Spørsmål fra Dag Fjeld Edvardsen om forskjell mellom normalreglementet og forslaget til reglement for Drammen kommune: Normalreglementet er veiledende og er utarbeidet av Kommunal- og reglementet, jf. rundskriv H-20/94. Kommunestyrene kan legge dette til grunn for sine vedtak etter KL 40 nr. 5. Den eneste forskjellen mellom dette normalreglementet og forslaget til reglement for Drammen kommune, er at "kommunestyret" er byttet ut med "bystyret" og "formannskapet" er byttet ut med "formannskapet driftsstyre for økonomi- og plansaker". Spørsmål fra Dag Fjeld Edvardsen om reglementet kan gjøre det vanskeligere å ta opp klanderverdige eller ulovlige forhold i kommunen. Begrenser det mulighetene til å kontakte kommunens kontrollutvalg? Kontrollutvalget har en vid hjemmel til å ta opp de fleste saker vedrørende den kommunale virksomheten. Det vises her til forskriften om kontrollutvalg 4, særlig nr. 3, der det sies at utvalget skal også selv sørge for at det blir foretatt undersøkelser og granskning bl.a. i forbindelse med mistanke om uregelmessigheter og misligheter. Kommentarer til bestemmelsene om kontrollutvalg indikerer at heller ikke personalsaker er unndratt fra kontrollutvalgets virkeområde. Videre heter det i 4 nr. 10 at utvalget avgir uttalelse i saker det får seg forelagt. Det er ikke noe i regelverket om hvem som kan ta opp saker etter 4 nr.10, bortsett fra at det er uttalt i Kommunaldepartementets kommentar at privatpersoner ikke kan kreve av utvalget at det behandler konkrete saker. Kontrollutvalget skal ha en uavhengig stilling og det er opp til utvalget selv å vurdere om en sak hører under dets kontrollmyndighet. Det vises også til forskriften 6 om at utvalget kan uavhengig av regler om taushetsplikt kreve nødvendige opplysninger fra revisjonen og fra andre kommunale organer. Ut fra at kontrollutvalget selv har en vid tilsyns- og kontrollmyndighet og har få innskrenkninger i sine muligheter til å ta opp saker som gjelder alle sider av den kommunale forvaltningen, synes det å være liten grunn til å frykte at det foreliggende utkast til reglement skal innskrenke utvalgets lovbestemte funksjon. Når det gjelder Bjørn Helgeruds innspill om beslutning om innsyn basert på et mindretalls ønske i stedet for at organet må beslutte innsyn ved flertallsvedtak, bemerkes bare at kommunelovens system er at vedtak treffes med alminnelig flertall, jf. KL 35 nr. 1. Side 27 av 53

28 Sak 0033/03 Til innspill fra Tore Opdahl Hansen om innsyn i "egne arbeidstakeres" arbeid, vises det til KL 23 om administrasjonssjefen som den øverste leder for den samlede kommunale administrasjon, dvs. med ansvar for at tjenestemannsapparatet til enhver tid fungerer på hensiktsmessig måte. Videre vises til KL 25 om partssammensatte utvalg administrasjonsutvalg - som skal behandle saker som gjelder forholdet mellom kommunen som arbeidsgiver og de ansatte. Selv om kommunestyret i utgangspunktet har all myndighet, med mindre ikke annet følger av lov, har kommunestyret i praksis delegert sin myndighet i f.eks. personalsaker til det politiske organ administrasjonsutvalget eller til administrasjonssjefen. Kommunestyret kan trekke tilbake delegert fullmakt eller omgjøre et vedtak som er truffet av underordnet organ på delegert myndighet, Det er allikevel grunn til å fastholde at i alminnelighet behandles personalsaker enten av administrasjonssjefen eller av administrasjonsutvalget. TIDLIGERE SAKSUTREDNING I BYSTYRESAK 9/03 OM BEHANDLING AV TAUSHETSPLIKTBELAGTE OPPLYSNINGER For fullstendighetens skyld gjentas rådmannens redegjørelse om undertegning av taushetspliktbelagte opplysninger (pkt. 1), rutiner for håndtering av dokumenter som inneholder taushetspliktbelagte opplysninger (pkt. 2) og kompetanseoppbygging og holdningsskapende arbeid (pkt. 3). For redegjørelse for regelverket om taushetsplikt vises til bystyresak 9/03 og til Kommunal- og regionaldepartementets rundskri8v H-2112 Taushetsplikt for folkevalgte, som nå er trykt vedlegg. Forslaget til reglement for kommunestyrets og andre folkevalgte organers rett til innsyn i saksdokumenter gjentas uten endringer (pkt. 4), jf. også innstillingens pkt. 1. Det vises til rådmannens merknader foran i forhold til de spørsmål som ble reist til reglementet ved behandlingen av bystyresak 9/ UNDERTEGNING AV TAUSHETSPLIKTERKLÆRING Taushetsplikterklæring, som undertegnes av arbeidstaker, er i bruk i Drammen kommune, men den er i dag ikke obligatorisk brukt i alle virksomheter. I virksomheter som skoler, sosialtjeneste, barnevern og helse- og omsorgstjenester er taushetserklæring rutine ved ansettelse. Taushetsplikterklæringen er vedlagt et særtrykk av bestemmelsene om taushetsplikt i forvaltningsloven, som arbeidstaker erklærer seg kjent med. Videre forplikter arbeidstaker seg til å bevare taushet om de forhold som er nevnt i reglene om taushetsplikt. Erklæringen opplyser også om at brudd på taushetsplikten kan gi grunnlag for oppsigelse eller avskjed ifølge kommunens ansettelses- og arbeidsreglement, og at det etter straffeloven kan være straffbart å bryte taushetsplikten. Side 28 av 53

29 Sak 0033/03 Sosialtjenesten og barneverntjenesten benytter skjema for taushetsplikterklæring som i tillegg innskjerper taushetspliktbestemmelsene i henhold til sosialtjenesteloven og barneverntjenesteloven, ved å henvise til de skjerpede bestemmelsene som følger av disse lovene. Vurdering Den generelle taushetsplikterklæringen som brukes i organisasjonen anses tilfredsstillende (jf. trykt vedlegg). Rådmannen mener at slik erklæring skal kreves undertegnet av alle arbeidstakere i kommunen, og vil sikre at den blir undertegnet samtidig med at arbeidsavtale undertegnes og oppbevares i vedkommendes personalmappe. Den samme erklæringen må også kunne benyttes i kommunale bedrifter m.v. som er underlagt forvaltningslovens og offentlighetslovens bestemmelser. I de virksomhetene som arbeider i forhold til sosialtjenesteloven og barnevernloven, samt personell som er underlagt helsepersonelloven, benyttes fortsatt egne taushetsplikterklæringer som er tilpasset bestemmelsene i det lovverket som disse arbeidstakerne arbeider etter. Forslag til taushetsplikterklæring for folkevalgte er endrit i samsvar med forslag fra Einar Fuglesang, H, framsatt ved behandlingen av bystyresak 9/03. Jf. trykt vedlegg. Skjemaene for disse taushetserklæringene er trykte vedlegg. Eksempler på taushetserklæringer for ansatte i sosial- og barneverntjeneste og helsepersonell er utrykte vedlegg. 2. RUTINER FOR HÅNDTERING AV DOKUMENTER SOM INNEHOLDER TAUSHETSPLIKTBELAGTE OPPLYSNINGER 2.1 Administrasjonstjenestens dokumenthåndtering Ved journalføring av innkommet post tar administrasjonstjenesten vurderinger i forhold til hvorvidt en sak eller et dokument er offentlig eller skal unntas offentlighet. Ved tvilstilfeller konfereres det med saksbehandler eller kommunens juridiske enhet. Prinsippet om meroffentlighet skal alltid vurderes. Saken eller dokumentet stemples med unntatt offentlighetsstempel. Det opplyses inne i stempelet hvilken paragraf i offentlighetsloven som er grunnlaget. Ved journalføring på Kontor2000 graderes saken med unntatt offentlighet, slik at kun saksbehandler sin avdeling får tilgang til saken/dokumentet. Slik journalføring innebærer at kun generelle og ikke taushetsbelagte opplysninger kommer frem på postlistene. Postlistene kvalitetssikres før de legges ut på internett. Saken/dokumentet overleveres deretter saksbehandler, som plikter å oppbevare taushetsbelagte saker og dokumenter på en forsvarlig måte. Ved avslutning av saken arkiveres den etter prinsippene i gjeldende arkivlov. Side 29 av 53

30 Sak 0033/03 I september 2003 åpner nytt dokumentsenter i rådhuset. Her opprettes kommunens hovedarkiv. Det legges opp til at publikum skal kunne komme hit og få innsyn i saker og dokumenter de er opptatt av. I den forbindelse er det utarbeidet egen rutinebeskrivelse for dokumentsenteret, slik at man sikrer håndteringen av taushetspliktbelagte opplysninger Dokumenter til politiske utvalg Ved taushetspliktbelagte saker eller dokumenter til bystyre og formannskap, trykkes disse på rødt papir. Slike sakspapirer sendes kun til faste medlemmer og de varamedlemmer som er innkalt til gjeldende møte. Ved møtets slutt samles disse inn og makuleres. I protokollen fremgår ikke taushetspliktbelagte opplysninger. I øvrige politiske utvalg er det noe ulik praksis på håndteringen av taushetspliktbelagte saker og dokumenter, basert på utvalgets sammensetning og abonnementslister etc. Administrasjonstjenesten vil ta en gjennomgang av disse rutinene og utarbeide et ensartet opplegg. Det innføres en ordning med undertegning av taushetserklæring også for politikere i Drammen. 3. KOMPETANSEOPPBYGGING OG HOLDNINGSSKAPENDE ARBEID Å sikre at kommunens ansatte og folkevalgte overholder taushetspliktbestemmelsene, er ikke bare spørsmål om å ha regelverk og rutiner på plass. Minst like viktig er de holdninger til taushetsplikt som er rådende i organisasjonen og den kunnskap om lover og regler på området som er integrert i daglig arbeid og dokumenthåndtering. Rådmannen vil legge stor vekt på å samarbeide med de administrative linjelederne og med de ansattes organisasjoner med sikte på å utvikle formålstjenlige holdninger, som skal være en integrert del av virksomhetenes arbeidsopplegg. Videre vil det bli lagt vekt på at alle ansatte får nødvendig opplæring i gjeldende lover, regler og rutiner for behandling av taushetsbelagte opplysninger. Rådmannen vil sørge for at dette holdnings- og kompetansebyggende arbeidet også følges opp framover gjennom hele organisasjonen. 4. REGLEMENT FOR KOMMUNESTYRETS OG ANDRE FOLKEVALGTE ORGANERS RETT TIL INNSYN I SAKSDOKUMENTER Kommuneloven 40 nr. 5 har følgende ordlyd: "Kommunestyret og fylkestinget skal selv fastsette et reglement for de folkevalgtes rett til innsyn i saksdokumenter og til informasjon om saker som er under behandling". Fra kommentarene til bestemmelsen siteres: "I utgangspunktet gjelder offentlighetslovens innsynsregler også for de folkevalgte. Det er imidlertid antatt at de folkevalgte har en viss Side 30 av 53

31 Sak 0033/03 innsynsrett ut over det som offentlighetsloven hjemler. Begrunnelsen er det særlige behov de har for å få et best mulig faktagrunnlag for sine avgjørelser og det overordningsforholdet som eksisterer mellom folkevalgte organer og administrasjonen... Et viktig spørsmål er om retten til videregående dokumentinnsyn tilligger organet som sådant, eller om også de enkelte medlemmer av organet har slik innsynsrett. Når det gjelder kommunestyret og fylkestinget, tilligger den overordnede funksjonen organene som sådan, og ikke de enkelte medlemmer. Enkeltmedlemmer har for eksempel ingen kompetanse til å gi instrukser på egen hånd. Hovedregelen antas derfor å være at det er organet som har rett til videregående dokumentinnsyn... Organets innsynsrett må for det første gjelde dokumenter som kan unntas etter offentlighetsloven 5 og 6. For det andre må organet ha en viss adgang til å gjøre seg kjent med opplysninger som er undergitt lovbestemt taushetsplikt, når dette begrunnes med at det er behov for opplysningene som ledd i behandlingen av en konkret sak eller i forbindelse med revisjon eller andre former for kontroll." Taushetsplikt for folkevalgte er utførlig behandlet i veileder fra Kommunal- og regionaldepartementet, rundskriv H-2112 (trykt vedlegg). Kommunal- og regionaldepartementet har utarbeidet et veiledende normalreglement som kommunestyrene kan bygge på eller legge til grunn for sine vedtak etter 40 nr. 5. Dette normalreglementet er lagt til grunn for forslaget til reglement for bystyret og andre folkevalgte organer i Drammen kommune. Forslaget innebærer ikke endringer i forhold til normalreglementet, bortsett fra at det henvises til bystyre i stedet for kommunestyre og til formannskapet driftsstyre for økonomi- og plansaker i stedet for formannskapet. Rådmannen tilrår bystyret å vedta dette reglementet: 1. BYSTYRETS OG ANDRE FOLKEVALGTE ORGANERS RETT TIL INNSYN I SAKSDOKUMENTER 1.1 Bystyret har som overordnet organ for hele den kommunale forvaltning rett til innsyn i alle kommunale saksdokumenter, med de presiseringer som følger av reglene nedenfor. 1.2 Formannskapet driftsstyret for økonomi- og plansaker og andre folkevalgte organer har rett til innsyn i saksdokumenter som omfatter de deler av kommunens virksomhet som ligger innenfor organets virkeområde. Dessuten kan disse organene kreve innsyn i dokumenter innenfor andre virksomheter når dokumentene er nødvendige for vedkommende organs behandling av en konkret sak. Side 31 av 53