Sakspapirer Generalforsamling 3 (GF3) 2014

Transkript

1 Post: Studentsamfunnet på Rena Høgskolen i Hedmark, avd Rena 2450 RENA E- post: studentsamfunnet.rena@gmail.com Web: Sakspapirer Generalforsamling 3 (GF3) 2014 Møtested: Møtetid: Høgskolen I Hedmark, campus Rena Rom V001 Kl. 12:00-13:00

2 Sakspapirer Studentsamfunnet på Rena 2 GF3

3 Studentsamfunnet på Rena Generalforsamling 3 (GF3) Innholdsfortegnelse VELKOMMEN TIL GENERALFORSAMLINGSMØTE (GF)!... 4 OM GENERALFORSAMLINGEN... 5 SAK 00- GF3 KONSTITUERING... 6 SAK 01- GF3 RAPPORTER OG ORIENTERINGER SAK 02- GF3 ØKONOMI OG FULLMAKTER SAK 03- GF3 STYRINGSDOKUMENTER SAK 04- GF3 INNKOMNE SAKER VEDLEGG 1: FORSLAG TIL FORRETNINGSORDEN VEDLEGG 2: FORSLAG TIL SAKSLISTE VEDLEGG 3: ÅRSMELDING VEDLEGG 4: RAPPORT FRA NESTLEDER VEDLEGG 5: RAPPORT FRA ØKONOMIANSVARLIG VEDLEGG 6: RAPPORT FRA INFORMASJONSANSVARLIG VEDLEGG 7: RAPPORT FRA DRIFTSLEDER VEDLEGG 8: RAPPORT FRA RSI- LEDER VEDLEGG 9: RAPPORT FRA KULTURLEDER VEDLEGG 10: RAPPORT FRA UKA- LEDER VEDLEGG 11: RAPPORT FRA KKU HVA HAR SKJEDD I ÅR? VEDLEGG 12: ÅRSREGNSKAP FOR VEDLEGG 13: REVISORS BERETNING VEDLEGG 14: ENDRINGSFORSLAG TIL BUDSJETT VEDLEGG 15: VEDTATT BUDSJETT VEDLEGG 16: MÅLHIERARKI VEDLEGG 17: HANDLINGSPLAN FREM TIL GF GF3 3

4 Sakspapirer Studentsamfunnet på Rena Velkommen til generalforsamlingsmøte (GF)! Som medlem av Norges beste studentsamfunn inviteres du til ordinært møte nr 3 i generalforsamlingen. Din mening og stemme er kjempeviktig, og vi i Samfunnsstyret er avhengig av å vite at vi jobber mot medlemmenes ønsker. De viktigste sakene som skal opp på GF3 er forslag om endring av budsjett, godkjenning av årsregnskapet, fastsettelse av medlemskontingenten for 2014 og behandling av mål og handlingsplan frem til neste GF3 i Det vil også bli lagt frem forslag om signatur rett for Samfunnsstyret til leder, nestleder og økonomiansvarlig hver for seg. Dette mener Samfunnsstyret vil gi mer fleksibilitet i arbeidet. Det vil også legges frem rapporter for generalforsamlingen for å orienter om hva som har skjedd det siste året og halvåret. For mer informasjon om sakene kan du lese her i sakspapirene. Møtet vil være 23. april kl 12 i rom V001. Møtet er antatt til å vare ca 45 minutter. Vi gleder oss til å se deg på GF3! 4 GF3

5 Studentsamfunnet på Rena Generalforsamling 3 (GF3) Om generalforsamlingen Generalforsamlingen (GF) er Studentsamfunnet på Rena sitt høyeste beslutningsorgan, og defineres i 5 i vedtektene. Videre setter 3-4 retningslinjene for hvordan GF og EGF skal organiseres. Vedtektene krever at GF samles ordinært tre ganger i løpet av året, hvor to avholdes i høstsemesteret og det siste i vårsemesteret. Dato for GF skal offentligjøres minst tre uker før GF, med unntak av ekstraordinær generalforsamling (EGF), da dato, dagsorden og sakspapirer skal offentliggjøres så tidlig som mulig ut ifra sakens art. Dagsorden og sakspapirer til ordinær generalforsamling skal offentligjøres minst sju dager før GF avholdes. Hvem deltar på GF? GF består av alle som er ordinære medlemmer og støttemedlemmer av organisasjonen. Ordinære medlemmer har fulle rettigheter, mens støttemedlemmer har forslags- og møterett. Det er også anledning for andre studenter ved Høgskolen i Hedmark å delta med observasjonsstatus. Hva behandles av GF? GF behandler normalt disse sakene gjennom året: GF1 (høstsemester) Valg til ledige verv i Samfunnsstyret eller KKU Rapporter fra Samfunnsstyremedlemmene Rapport fra KKU Innkommende saker GF 2 (høstsemester) Valg til ledige verv Fremleggelse/godkjenning av forslag til budsjett for kommende år Fremleggelse/godkjenning av regnskap for UKA gjellende år Rapport fra KKU Valg av revisor for årsregnskapet for gjellende år Innkommende saker GF3 (vårsemester) Årsmelding Fremleggelse/godkjenning av årsregnskap (med revisorberetning) for foregående år Fremleggelse/godkjenning av målhierarki Fremleggelse/godkjenning av handlingsplan (gjellende ett år) Rapporter fra Samfunnsstyremedlemmene Rapport fra KKU Fastsettelse av kontingent Valg til ledige verv Innkommende saker Hvem legger frem saker for GF? Normalt sett pleier det å være Samfunnsstyret som legger frem saker for GF, men alle kan legge frem problemstillinger eller komme med endringsforslag. Dette kan gjøres ved å sende inn dette til Samfunnsstyret på forhånd. GF behandler normalt ikke andre saker enn de som er på dagsorden. Saker til GF kan sendes inn via e- post til. studentsamfunnet.rena@gmail.com. GF3 5

6 Sakspapirer Studentsamfunnet på Rena Sak 00- GF3 Konstituering 6 GF3

7 Studentsamfunnet på Rena Generalforsamling 3 (GF3) Sak GF3 Godkjenning av innkalling Formål Behandle godkjenning av innkallingen til GF Sakspresentasjon Vedtektene sier følgende om innkalling til GF: 3 Generalforsamlingen Innkallingen til GF skal være offentliggjort minst tre uker før GF avholdes. Saksliste/dagsorden og saksdokumenter skal offentliggjøres minst sju dager før GF avholdes, og på grunn av dette skal saker være styret i hende minst ti dager før GF avholdes. Alle hoved- og undergrupper må være representert ved GF Vurdering Innkallingen til GF3 har funnet sted i henhold til vedtektene. Innstilling Samfunnsstyret innstiller på at innkallingen godkjennes. GF3 7

8 Sakspapirer Studentsamfunnet på Rena Sak GF3 Valg av møteledelse Formål Velge møteledelse for GF Sakspresentasjon Stillingsinstruks for leder: Har ansvaret for å lede 3 Generalforsamlinger (GF) per år. Stillingsinstruks for nestleder: Nestleder skal skrive møtereferater og sørge for at resten av styret får det i hende innen en uke. Dette bør fordeles med informasjonsansvarlig. Stillingsinstruks for informasjonsansvarlig: Dele på skriving av referat sammen med nestleder På grunnlag av stillingsinstruksene foreslås det at Leder er ordstyrer. Leder mener imidlertid at det vil være hensiktsmessig med at Nestleder assisterer. Videre foreslås det at Informasjonsansvarlig fører protokoll, og at KKU velges til tellekorps. Innstilling Samfunnsstyret innstiller på at: Erling Relling (Leder) er ordstyrer Stine Dahl (Nestleder) ordstyrer Lisa Vilvang (Info- ansvarlig) fører protokoll Ajay Jaqpal (KKU 1) er medlem av tellekorpset Sabri Mausa (KKU2) er medlem av tellekorpset 8 GF3

9 Studentsamfunnet på Rena Generalforsamling 3 (GF3) Sak GF3 Godkjenning av forretningsorden Vedlegg i saken: 1. Forslag til forretningsorden Formål Vedta forretningsorden for GF Sakspresentasjon Forretningsorden regulerer gjennomføringen av GF. Denne kommer i tillegg til Studentsamfunnet på Rena sine vedtekter, og er underlagt disse. Vurdering Det foreslås noen tillegg til foregående års forretningsorden. En av endringene er å skriftlig nevne bruken av voteringsskilt, en annen er at endringsforslag må fremmes skriftlig via en standardmal til den fristen de til en hver tid gjellende vedtektene setter. Innstilling Samfunnsstyret innstiller på at forretningsorden for GF vedtas. GF3 9

10 Sakspapirer Studentsamfunnet på Rena Sak GF3 Godkjenning av saksliste Vedlegg i saken: 2. Forslag til saksliste Formål Vedta saksliste for GF Sakspresentasjon Vedtektene behandler GF sine oppgaver: 3, fjerde ledd. Dagsorden på generalforsamlingene i løpet av året bør inneholde vedtak av halvårsplan og aktivitetsplan, rapport fra samtlige Samfunnsstyremedlemmer og KKU, valg til ledige verv, godkjenning av budsjett, regnskap, valg av revisor, godkjenning av årsmelding, godkjenning av revidert regnskap, fastsetting av kontingent og innkommende saker. Saksgang Samfunnsstyret og KKU har jobbet mot og produsert de dokumenter og rapporter som skal legges frem for GF3. Videre har styret og sett på økonomistyringen og innstilt på endring av budsjett for Vurdering Siden det ikke er fremlagt forslag innen fristen, tas saker som kommer inn etter fristen kun til etterretning jf forretningsorden. Innstilling Samfunnsstyret innstiller på at saksliste og forretningsorden (sak GF3) vedtas. 10 GF3

11 Studentsamfunnet på Rena Generalforsamling 3 (GF3) Sak GF3 Valg av tellekorps Formål Velge to personer som skal bistå og kontrollere at teller riktig stemmer for og i mot forslag. Sakspresentasjon Forslaget til forretningsorden til GF3 sier: KKU1 velges til tellekorps mens KKU 2kontrollerer tellingen. KKU1 velges til tellekorps etter innstilling fra Samfunnsstyret. Vurdering På denne måten får man kontrollert at det blir oppfattet korrekt antall stemmer ved votering. Innstilling Samfunnsstyret innstiller på at forslag til forretningsorden og at KKU1 velges til tellekorps. GF3 11

12 Sakspapirer Studentsamfunnet på Rena Sak GF3 Godkjenning av medlemmer og rettigheter Formål Godkjenne medlemmene som er møtt opp til GF3 og de rettighetene de innehar under GF Sakspresentasjon 2.1 Medlemsrett Alle studenter ved Høgskolen i Hedmark avdeling Rena og Evenstad har full medlemsrett i Studentsamfunnet på Rena så lenge de betaler den til en hver tid gjeldene kontingenten. Som medlem av Samfunnet har man stemmerett på GF og muligheten til å stille til styreverv eller andre tillitsverv i Samfunnets regi. Med styreverv menes verv i et hvilket som helst styre i Samfunnets regi. Som medlem har man også rett til å benytte seg av andre fremforhandlede goder med eksterne partnere. De som ikke har rett til ordinært medlemskap kan allikevel bli støttemedlemmer av Samfunnet, forbeholdt at de betaler den til en vær tid gjeldene kontingenten. Støttemedlemmer har de samme rettighetene som et ordinært medlem med unntak av stemmerett ved generalforsamling og muligheten til å stille til verv i Samfunnet. Medlemmer ved andre studentsamfunn i Norge har tilgang til arrangementer i regi av Samfunnet med samme vilkår som medlemmene av Studentsamfunnet på Rena. Studenter og andre som ikke er medlem av noe studentsamfunn kan lukkes ute fra arrangementer i regi av Studentsamfunnet på Rena. Studentsamfunnet på Rena kan velge å prioritere sine egne medlemmer og kan velge å differensiere priser mellom medlemmer og ikke- medlemmer. Vurdering Det foreslås at alle medlemmer som har dokumentert sitt oppmøte hos KKU før generalforsamlingen blir åpnet blir godkjent med fulle rettigheter. Videre at de oppmmøtende som ikke er medlemmer har observatørstatus, og da ikke tale- forslags- eller stemmerett. Innstilling Samfunnsstyret innstiller på at forslag vedtas. 12 GF3

13 Studentsamfunnet på Rena Generalforsamling 3 (GF3) Sak GF3 Valg av protokollunderskrivere Formål Å velge to representanter til å skrive under protokoll fra GF og sjekke at protokollteksten stemmer med bestemmelsene gjort av GF. Sakspresentasjon Vedtektene sier følgende: 3, femte ledd: Etter hver GF skrives det protokoll som undertegnes av to oppmøtte medlemmer. Innstilling Samfunnsstyret innstiller på at KKU1 og KKU2 velges som protokollunderskrivere GF3 13

14 Sakspapirer Studentsamfunnet på Rena Sak 01- GF3 Rapporter og orienteringer 14 GF3

15 Studentsamfunnet på Rena Generalforsamling 3 (GF3) Sak GF3 Årsmelding Vedlegg i saken: 3. Årsmelding Formål Orientere generalforsamlingen om hva som har skjedd året Sakspresentasjon Årsmeldingen har til hensikt å orientere organisasjonen og GF om det arbeidet som er gjort foregående år. Vurdering Det er ingen merknader til rapporten Innstilling Årsmeldingen tas til orientering. GF3 15

16 Sakspapirer Studentsamfunnet på Rena Sak GF3 Rapport fra Nestleder Vedlegg i saken: 4. Rapport fra nestleder Formål Orientere generalforsamlingen om hva som har skjedd året 2013 med fokus på nestleders arbeidsoppgaver. Sakspresentasjon Årsmeldingen har til hensikt å orientere organisasjonen og GF om det arbeidet som er gjort foregående år. Vurdering Det er ingen merknader til rapporten Innstilling Årsmeldingen tas til orientering. 16 GF3

17 Studentsamfunnet på Rena Generalforsamling 3 (GF3) Sak GF3 Rapport fra Økonomiansvarlig Vedlegg i saken: 5. Rapport fra økonomiansvarlig Formål Orientere generalforsamlingen om hva som har skjedd året 2013 med fokus på organisasjonens økonomi. Sakspresentasjon Årsmeldingen har til hensikt å orientere organisasjonen og GF om det arbeidet som er gjort foregående år. Vurdering Det er ingen merknader til rapporten Innstilling Årsmeldingen tas til orientering. GF3 17

18 Sakspapirer Studentsamfunnet på Rena Sak GF3 Rapport fra Informasjonsansvarlig Vedlegg i saken: 6. Rapport fra informasjonsansvarlig Formål Orientere generalforsamlingen om hva som har skjedd året 2013 med fokus på interninformasjon og markedsføring. Sakspresentasjon Årsmeldingen har til hensikt å orientere organisasjonen og GF om det arbeidet som er gjort foregående år. Vurdering Det er ingen merknader til rapporten Innstilling Årsmeldingen tas til orientering. 18 GF3

19 Studentsamfunnet på Rena Generalforsamling 3 (GF3) Sak GF3 Rapport fra Driftsleder Vedlegg i saken: 7. Rapport fra driftsleder Formål Orientere generalforsamlingen om hva som har skjedd året 2013 med fokus på Biblioteket, Pøbb og Scene. Sakspresentasjon Årsmeldingen har til hensikt å orientere organisasjonen og GF om det arbeidet som er gjort foregående år innenfor avdelingen DRIFT. Vurdering Det er ingen merknader til rapporten Innstilling Årsmeldingen tas til orientering. GF3 19

20 Sakspapirer Studentsamfunnet på Rena Sak GF3 Rapport fra RSI- leder Vedlegg i saken: 8. Rapport fra RSI- leder Formål Orientere generalforsamlingen om hva som har skjedd året 2013 med fokus på RSI. Sakspresentasjon Årsmeldingen har til hensikt å orientere organisasjonen og GF om det arbeidet som er gjort foregående år innenfor avdelingen RSI. Vurdering Det er ingen merknader til rapporten Innstilling Årsmeldingen tas til orientering. 20 GF3

21 Studentsamfunnet på Rena Generalforsamling 3 (GF3) Sak GF3 Rapport fra Kultur- leder Vedlegg i saken: 9. Rapport fra kulturleder Formål Orientere generalforsamlingen om hva som har skjedd året 2013 med fokus på kulturprogrammet. Sakspresentasjon Årsmeldingen har til hensikt å orientere organisasjonen og GF om det arbeidet som er gjort foregående år innenfor avdelingen KULTUR. Vurdering Det er ingen merknader til rapporten Innstilling Årsmeldingen tas til orientering. GF3 21

22 Sakspapirer Studentsamfunnet på Rena Sak GF3 Rapport fra UKA- leder Vedlegg i saken: 10. Rapport fra UKA- leder Formål Orientere generalforsamlingen om hva som har skjedd året 2013 med fokus på UKA Sakspresentasjon Årsmeldingen har til hensikt å orientere organisasjonen og GF om det arbeidet som er gjort foregående år innenfor avdelingen UKA. Vurdering Det er ingen merknader til rapporten Innstilling Årsmeldingen tas til orientering. 22 GF3

23 Studentsamfunnet på Rena Generalforsamling 3 (GF3) Sak GF3 Rapport fra KKU Vedlegg i saken: 11. Rapport fra KKU Formål Orientere generalforsamlingen om hva som har skjedd året 2013 med fokus på internkontroll. Sakspresentasjon Årsmeldingen har til hensikt å orientere organisasjonen og GF om det arbeidet som er gjort foregående år. Vurdering Det er ingen merknader til rapporten Innstilling Årsmeldingen tas til orientering. GF3 23

24 Sakspapirer Studentsamfunnet på Rena Sak 02- GF3 Økonomi og fullmakter 24 GF3

25 Studentsamfunnet på Rena Generalforsamling 3 (GF3) Sak GF3 Fremlegging/godkjenning av revidert årsregnskap for 2014 med revisors beretning. Vedlegg i saken: 12. Årsregnskap for Revisors beretning om årsregnskapet Formål Godkjenne Studentsamfunnet på Rena sitt regnskap for Sakspresentasjon Vedtektene sier følgende: Dagsorden på generalforsamlingene i løpet av året bør inneholde regnskap Vurdering Årsregnskapet er gjennomført og revisor har sett gjennom. Revisor har sett gjennom og beretter at regnskapet er ført etter norsk lov og retningslinjer. Innstilling Samfunnsstyret innstiller på at regnskapet blir godkjent. GF3 25

26 Sakspapirer Studentsamfunnet på Rena Sak GF3 Forslag om endring av budsjett for 2014 Vedlegg i saken: 14. Endringsforslag til budsjett Vedtatt budsjett 2014 Formål Godkjenne Studentsamfunnet på Rena sitt budsjett for Sakspresentasjon Vedtektene sier følgende: Dagsorden på generalforsamlingene i løpet av året bør inneholde budsjett Vurdering Regnskapet ble gått gjennom i senere tid, etter GF2, da det ble oppdaget at det ikke var tatt høyde for noen kostnadsposter, og at andre kostnadsposter ville bli høyere enn planlagt i det eksisterende budsjett. Dette er kostnadsposter som renovasjon, medlemskontingenter, kommunale avgifter med mer. Det er også gjort noen omprioriteringer, blant annet fordelingsgrunnlaget for hovedgruppene. Innstilling Samfunnsstyret innstiller på at budsjettet blir godkjent. 26 GF3

27 Studentsamfunnet på Rena Generalforsamling 3 (GF3) Sak GF3 Signaturrett for Samfunnsstyret Formål Gi Samfunnsstyret, og i all hovedsak økonomiansvarlig, fleksibilitet til å utføre arbeidsoppgaver ved å la leder, nestleder og økonomiansvarlig myndighet til individuelt å skrive under på vegne av Samfunnsstyret. Sakspresentasjon Slik situasjonen er i dag må alle styremedlemmene signere på et dokument for at signaturen skal være gyldig på vegne av organisasjonen. Eneste grunn til dette er fordi det ble glemt å sette denne saken på sakslisten ved valget. Ved å la leder, nestleder og økonomiansvarlig kunne signere på vegne av styret kan man nå inngå avtaler og ordninger uten at hele styre må bruke energi og ressurser på å samles for å skrive under i felleskap. Dette vil gi økonomiansvarlig spesielt en fordel når han gjør ordninger med regnskapskontoret, revisor og bank. Dette har normalt vært praksis i foregående styrer. Vurdering Dette gir Samfunnsstyret fleksibilitet til å utføre sine arbeidsoppgaver ved at styremedlemmene ikke tvinges til å gjennomføre unødvendige og tidskrevende oppgaver. Innstilling Samfunnsstyret innstiller på at forslaget vedtas. GF3 27

28 Sakspapirer Studentsamfunnet på Rena Sak 03- GF3 Styringsdokumenter 28 GF3

29 Studentsamfunnet på Rena Generalforsamling 3 (GF3) Sak GF3 Målhierarki Vedlegg i saken: 16. Målhierarki Formål Godkjenne Studentsamfunnet på Rena sin visjon og målsettinger for Sakspresentasjon Vedtektene sier følgende: Dagsorden på generalforsamlingene i løpet av året bør inneholde halvårsplan og aktivitetsplan Siden Studentsamfunnet på Rena er en studentbedrift med sterke demokratiske prinsipper ønsker Samfunnsstyret å få visjon og målsettinger godkjent av GF. Vurdering Samfunnsstyret har jobbet vurdert og reflektert over hvilke mål organisasjonen bør ha for at medlemmene skal vinne mest på Studentsamfunnets aktiviteter. Samfunnsstyret mener at forslag til visjon og målsettinger er de riktige prioriteringene for å nå medlemmenes ønsker til Studentsamfunnet på Rena. Innstilling Samfunnsstyret innstiller på at visjon og målsettinger blir vedtatt. GF3 29

30 Sakspapirer Studentsamfunnet på Rena Sak GF3 Handlingsplan frem til GF Vedlegg i saken: 17. Handlingsplan frem til GF Formål Vedta handlingsplan for Studentsamfunnet på Rena frem til GF Sakspresentasjon Handlingsplanen er organisasjonens veiledning for prioritering av arbeidsområder i den kommende perioden og er et viktig verktøy for planlegging av arbeidet i Handlingsplanen skal skissere hvilke arbeidsoppgaver som organisasjonen skal fokusere på. Vurdering For at handlingsplanen skal fungere som et verktøy det er mulig å bruke i planleggingen av organisasjonens arbeid, og for at det skal være mulig å prioritere arbeidsinnsatsen ut fra handlingsplanen er det nødvendig at den er tydelig på hva som er prioriteringene. Handlingsplanen er derfor satt opp med tanke på å skissere hva som er de viktigste prioriteringene for perioden, men ikke alt skal jobbes med. Det er naturlig og nødvendig at Studentsamfunnet på Rena arbeider med andre saker og temaer enn det som er skissert i planen, men arbeidet med disse sakene vil være basert på hvilke saker som naturlig kommer opp gjennom prosesser som settes i gang fra politisk hold, samarbeidsorganer og organisasjoner, samt allerede igangsatte prosjekter og prosesser i sektoren. Hovedprioritering Samfunnsstyret vil legge fokus på å jobbe mot å: Forvalte og forbedre organisasjonens allerede eksisterende resurser Jobbe for å redusere kostnader, men samtidig opprettholde og kvalitetssikre de aktivitetene som drives av hovedgruppene Markedsføre organisasjonen som helhet, og jobbe for økt deltagelse i alle aktiviteter Jobbe for en økning av antall ordinære og støttemedlemer Innstilling Samfunnsstyret innstiller på at Handlingsplan frem til GF vedtas. 30 GF3

31 Studentsamfunnet på Rena Generalforsamling 3 (GF3) Sak 04- GF3 Innkomne saker GF3 31

32 Sakspapirer Studentsamfunnet på Rena Sak GF3 Fastsettelse av medlemskontingent for 2014 Vedlegg i saken: 18. Vedtektene Forslag nr 1 av 1 Forslagsstiller: Samfunnsstyret Formål Fastsette kontingenten for ordinære medlemmer og støttemedlemmer i året Opprinnelig tekst: Kontingent, jf 3.1, Medlemskap i Studentsamfunnet på Rena for studenter ved Campus Rena og Campus Evenstad for ett (1) år Kr Støttemedlemskap i Studentsamfunnet på Rena for ett (1) år. Kr 500 Endring: Øke medlemskontingenten for ordinært medlem til kr 550,- Ny tekst: Kontingent, jf 3.1, Medlemskap i Studentsamfunnet på Rena for studenter ved Campus Rena og Campus Evenstad for ett (1) år Kr Støttemedlemskap i Studentsamfunnet på Rena for ett (1) år. Kr 500 Begrunnelse Det har vært normalt å se på behovet for å regulere medlemskontingenten ved GF3 hvert år. For å kunne tilby flere aktiviteter for organisasjonens medlemmer mener Samfunnsstyret at det er nødvendig å høyne kontingenten til kr 550,- Samfunnsstyret mener også at det gir utfordringer på GF de gangene en lav prosentandel av medlemmene møter opp med tanke på vedtaksdyktighet. Derfor ønsker Samfunnsstyret at det økonomisk skal lønne seg å være støttemedlem slik at de som ikke ønsker den demokratiske retten på GF ikke blir påtvunget denne, og derfor la kontingenten for støttemedlem stå på kr 500,- Innstilling Samfunnsstyret innstiller på at forslaget blir vedtatt. 32 GF3

33 Studentsamfunnet på Rena Generalforsamling 3 (GF3) Vedlegg 1: Forslag til forretningsorden Forretningsorden for Studentsamfunnet på Rena under GF Generalforsamlingen Generalforsamlingen er Studentsamfunnet på Rena sitt øverste besluttende organ. GF- ene reguleres av vedtektenes 3-4, samt forretningsorden for møtet. Medlemmene Alle har rett til å være medlem og støttemedlem av organisasjonen, og hvilke rettigheter de har ved GF, reguleres av 2 i vedtektene. Observatører Alle som er studenter ved Høgskolen i Hedmark har rett til å delta på GF med status som observatør. Samfunnsstyret kan i forkant av GF invitere andre som ikke er noe form for medlem til GF. GF, eller Samfunnsstyret hvis GF tillater det, med flertall kan velge å stenge ute alle som ikke har medlems- eller støttemedlemsrett fra møte. Rettigheter og plikter i møtet Ordinære medlemmer som har registrert sitt oppmøte hos Samfunnsstyret før møtestart har fulle rettigheter ved møtet (forslags-, møte-, tale- og stemmerett). Støttemedlemmer som har registrert sitt oppmøte hos Samfunnsstyret før møtestart har forslags- og talerett ved møtet. Gjester (de som ikke har noen form for medlemsrett) har observatørrett og taleplikt hvis de blir bedt om å uttale seg i en sak. Gjester har ikke tale- eller stemmerett, men kan ytre ønske om å uttale seg ved å gi taletegn (en eller to fingre i luften). Beslutningsdyktighet GF er i all hovedsak beslutningsdyktig slik det til en hver tid reguleres i vedtektene. GF er vedtaksdyktig når minst 5 % (1/20) av de ordinære medlemmene er tilstede. Samfunnsstyremedlemmene telles ikke med i denne 5 %- en. Vedtak fattes normalt ved simpelt flertall. Unntak gjelder ved endring av sakslisten, som krever 2/3 flertall, og endringer i vedtektene hvor det kreves oppmøte på minst 20 % ( 1/5) av medlemmene og 2/3 flertall. Møteledelse Leder av Samfunnsstyret er ordstyrer ved GF. Møteprotokoll skrives av enten nestleder eller informasjonsansvarlig. Møteledelsen velges under konstituering etter innstilling fra Samfunnsstyret. Tellekorps KKU1 velges til tellekorps mens KKU 2kontrollerer tellingen. KKU1 velges til tellekorps etter innstilling fra Samfunnsstyret. Forhandlingene Alle innlegg, replikker og forslag må fremmes fra talerstolen. Forslag må også fremmes skriftlig til møteledelsen. Det gis adgang til to replikker til hvert innlegg, med anledning til svarreplikk. Replikk må tegnes under innlegget, det åpnes ikke for replikk til replikk. Taletiden på hvert innlegg må ikke være på mer enn tre minutter. Replikker må ikke være på mer en to minutter. Møteledelsen og medlemmer kan foreslå å korte ned på taletiden Møteledelsen, KKU, Samfunnsstyret og alle medlemmer kan fremsette forslag om strek og kontantstrek. Forslag om endring til forretningsorden bryter saksdebatten. Disse forslagene skal det ikke debatteres over, men tas til votering med det samme. GF3 33

34 Sakspapirer Studentsamfunnet på Rena Alle stemmeberettigede (ordinære medlemmer) må oppholde seg i salen under hele møtet. Ordstyrer eller referent kan be om pause dersom det er nødvendig for det videre møtet. Protokolltilførsel kan forlanges hvis dette ønskes. Fremming av forslag Alle forslag må leveres skriftlig til Samfunnsstyret til den fristen vedtektene setter jf. 3, tredje ledd, andre punktum. Forslagene skal leveres via e- post til den på forhånd oppgitte e- postadresse. Alle forslag skal være offentligjort før møtestart. Under møtet skal alle forslag fremmes fra talerstolen i tillegg til at skriftlig forslag skal leveres til Samfunnsstyret etter de standarder Samfunnsstyret setter. Votering Definisjoner: Simpelt flertall (allment flertall) er oppnådd hvis det er flere stemmer for enn mot forslaget. Absolutt flertall er oppnådd når mer enn 50 % av de tilstedeværende stemmeberettigede på møtet stemmer for forslaget. Kvalifisert flertall er oppnådd når minst 2/3 av de tilstedeværende stemmeberettigede på møtet stemmer for forslaget. 3/4 kvalifisert flertall er oppnådd når minst 3/4 av de tilstedeværende stemmeberettigede stemmer for forslaget. Avholdende (blanke) stemmer regnes som stemmer mot forslaget. Votering skjer ordinært ved håndsopprekning av stemmeskilt. Votering over flere forslag under ett (bolkvotering) kan foreslås, og godkjennes gjennom voteringsordenen. Når votering foregår må alle som ikke er medlemmer med stemmerett forlate møtesalen og dørene lukkes. Flertall Votering resultatet avgjøres etter reguleringer de til en vær tid gjeldende vedtektene setter til krav til flertall. Dersom ikke annet er nevnt avgjøres voteringen med simpelt flertall. Valg Alle personvalg skjer ved votering. Når personvalget skjer skal kandidatene forlate møterommet. Akklamasjon kan benyttes. Kandidater kan alltid fremmes, både før og under møtet. Hvis kun en kandidat stiller til valg til et verv kan møteledelsen, Samfunnsstyret, KKU eller 5 representanter fra GF utsette et personvalg uten nærmere begrunnelse. Kandidater som stiller til verv kan holde en valgtale hvis det ønskes. Sluttbestemmelser Endring av forretningsorden krever 2/3 flertall for å bli vedtatt. Saker som ikke står på sakslisten tas kun til etterretning. (Det vil si som ankommer etter frist og eventuelle saker). 34 GF3

35 Studentsamfunnet på Rena Generalforsamling 3 (GF3) Hvis et spørsmål ikke er regulert i forretningsorden eller vedtektene kan Generalforsamlingen med simpelt flertall avgjøre hvilken praksis som skal gjelde. GF3 35

36 Sakspapirer Studentsamfunnet på Rena Vedlegg 2: Forslag til saksliste Sak 00- GF3 Konstituering GF3 Godkjenning av innkalling GF3 Valg av møteledelse GF3 Godkjenning av forretningsorden GF3 Godkjenning av saksliste GF3 Valg av tellekorps GF3 Godkjenning av medlemmer og rettigheter GF3 Valg av protokollunderskrivere Sak 01- GF3 Rapporter og orienteringer GF3 Årsmelding GF3 Rapport fra Nestleder GF3 Rapport fra Økonomiansvarlig GF3 Rapport fra Informasjonsansvarlig GF3 Rapport fra Driftsleder GF3 Rapport fra RSI- leder GF3 Rapport Kultur- leder GF3 Rapport fra UKA- leder GF3 Rapport fra KKU Sak 02- GF3 Økonomi og fullmakter GF3 Fremlegging/godkjenning av revidert årsregnskap for 2014 med revisors beretning GF3 Forslag om endring av budsjett for GF3 Signaturrett for Samfunnsstyret Sak 03- GF3 Styringsdokumenter GF3 Målhierarki GF3 Handlingsplan frem til GF Sak 04- GF3 Innkomne saker GF3 Fastsettelse av medlemskontingent for GF3

37 Studentsamfunnet på Rena Generalforsamling 3 (GF3) Vedlegg 3: Årsmelding 2013 har bydd på mye, både problemer og gode løsninger. Og alt i alt har organisasjonen klart alle utfordringer godt. I starten av 2013 ble det arrangert UKA 13. Det oppsto noen utfordringer innad i UKA- styret, men alle trådde opp, og UKA 13 ble en fantastisk uke for studentene. Fadderstyret startet arbeidet sitt tidlig i år, og hadde de store rammene for Fadderuka klare innen starten av mai. Fadderuka ble gjennomført med suksess, og vi fikk rekrutert mange nye medlemmer til organisasjonen. Biblioteket Pøbb og Scene har også fått en face- lift i år, noe vi håper vil hjelpe med å trekke flere kunder. Vi har også arrangert temakvelder som toga- party og Halloween- fest som har vært store suksesser og resultert i fult hus alle gangene. Det ble også arrangert en del konserter høsten 2013 på Biblioteket Pøbb og Scene, deriblant Cosmic Delay, Eva and the Heartmaker, Jack Dalton og Zen Zebra. Artistene gjorde en fantastisk jobb, men på grunn av manglende oppmøte ble det bestemt at antall konserter ville bli redusert i 2014 og fokuset ville heller bli lagt på mer suksessfulle happenings som for eksempel temafester. RSI har også gjort en fantastisk jobb, og de har hatt et jevnt oppmøte gjennom hele året. De har også utvidet antall idretter og vi håper oppmøte vil bli like godt på alle aktivitetene. Det ble en høy turn- over høsten 2013 da alle verv i styrer i organisasjonen ble fikk nye representanter. Jeg vil bruke anledningen til å takke og rose alle de som trådde ned fra sine verv. Dere gjorde en fantastisk jobb, og Studentsamfunnet på Rena kunne ikke klart seg uten dere. Jeg vil også si at det har kommet veldig kompetente og resursfulle mennesker inn også, og de har gjort en fantastisk jobb i å føre stafettpinnen videre. Jeg, som leder, har vært utrolig heldig med å kunne samarbeide med så fantastiske mennesker. Arbeidet som det nye Samfunnsstyret har gjort i 2013 har vært å revidere organisasjonens vedtekter. Det er fortsatt noen hull, men vi i Samfunnsstyret håper på at endringene har gitt mer fleksibilitet til de som jobber i organisasjonen. Det har alt i alt vært et givende år, både læringsmessig, opplevelsesmessig og økonomisk. Organisasjonen har gått med et overskudd på kr ,-, hvor disse midlene vil bli satt av til oppussing av Biblioteket Pøbb og Scene og å opprette en buffer for uforutsette hendelser. Det vil komme en del store utgifter de kommende årene, og det er dette vi ønsker å forberede oss på. Med vennlig hilsen Erling Kristoffer L. Relling Leder av Studentsamfunnet på Rena (Verdens beste studentsamfunn) GF3 37

38 Sakspapirer Studentsamfunnet på Rena Vedlegg 4: Rapport fra nestleder Siden sist GF har meste av min tid blitt brukt til Fadderuka 14. Her har jeg samlet et styre med forskjellige mennesker som er engasjert som jeg er sikker på vil gjøre en god jobb. I dette styret sitter jeg selv som styreleder. Kenneth Midtskogen som nesteleder, Christer Johansen som arrangementansvarlig, Stian Ingebrigtsen som markedsansvarlig, Herman Kollerud som sponsoransvarlig, Lillian Brurok som fadderansvarlig, Svanhild Skrede som aktivitetsansvarlig. I tillegg har vi i fadderstyret vært så heldige å få hjelp av to fra UKA 14 styret, Kristine Johnsen og Emeli Torvund. Fadderstyret har gjevnlige møter for å holde hverandre informert om hva som skjer og hva som skal gjøres. Vi har også sett virkningen av å ha workshops, da dette gjør oss mer effektive sammen. Dette er noe styret skal fortsette med. Sponsorarbeidet er i fullgang, og vi har startet dialog med flere samarbeidspartnere. Tidligere i år var jeg tilstede på en seminar i regi av Østafjelske Kompetansesenter for musikk, der var hoved temaet festivaler og musikk arrangementer. Dette var et seminar jeg vil anbefale videre at man deltar på. Her skaffet jeg meg god kunnskap om både å drive festival og hva som skal til for å få til dette. Denne informasjonen bruker jeg nå i mitt arbeid med fadderuka. Jeg og leder har vært opptatt av at det skal bli bedre kommunikasjon og samarbeid med både studentråd og storhk som organisasjoner. Dette har vi brukt vår tid på slik at dette kan forbedres. Her har vi hatt møter med de forskjellige partene og startet en prosess med å utarbeide en samarbeidsavtale. Denne avtalen er et prøveprosjekt som skal vare et år og med dette skal det gjøre det lettere å spørre hverandre om hjelp og råd, og samtidig ha et godt samarbeid. Det har også vært en kick off som egentlig var ment for en start for de nye studentrådene som studentsamfunnene ble invitert til. Dette var et supert arrangement. Her fikk vi som samfunn møtt de nye studentrådene rundt omkring de forskjellige campusene i Hedmark og blitt kjent med flere nye hyggelige mennesker. Jeg om min leder har også jobbet for at de forskjellige studentsamfunnene skal kunne jobbe og samarbeide bedre. Dette er et prosjekt som ennå er på et start- stadiet, men vi ser det som et prosjekt som tilslutt kan gjøre hverandres oppgaver lettere. I tillegg har det vært en stor prosess som hele styret har bidratt med på å gjøre. Dette ved å endre deler av organisasjonsstrukturen til det bedre slik at studenter som velger å ha et verv i studentsamfunnet får en enklere jobb. Håper alle studenter har lyst til å bli med å gjøre fadderuka til den beste både for de nye studenten og for alle fadderene. For å klare dette trenger vi faddere. Bli med, vær fadder Stine Dahl Nestleder i Studentsamfunnet på Rena 38 GF3

39 Studentsamfunnet på Rena Generalforsamling 3 (GF3) Vedlegg 5: Rapport fra økonomiansvarlig Alle bilagene for 2013 er levert og godkjent av revisor. Året 2013 gikk Samfunnet med kr i overskudd. Per dags dato er det levert inn bilag for januar og februar. Disse er også blitt godkjent. Samfunnet går sakte over til mere moderne og digitale løsninger. I sammenheng med UKA 2014 så har samfunnet nå en digital billett løsning kalt E- billett. Det jobbes for øyeblikket med å endre betalings- og kassesystem til noe kalt izettle. izettles kortleser fungerer mot en app på en smarttelefon eller nettbrett. Dette vil gjøre at Samfunnet sparer penger på avgifter knyttet til de nåværende terminalene, i tillegg til å gi Samfunnet en bedre oversikt over inntekter. Det har blitt innført flere nye rutiner på samfunnets pøbb «Biblioteket Pøbb og Scene», blant annet sjeldnere innlegg av kontanter. Pøbbens styret viser et engasjement for fornuftig økonomisk drift. Fortsetter det sånn burde pøbbens økonomiske tilstand være i gode hender. Jonathan N. Curran Økonomiansvarlig, Studentsamfunnet Rena GF3 39

40 Sakspapirer Studentsamfunnet på Rena Vedlegg 6: Rapport fra informasjonsansvarlig Som informasjonsansvarlig har jeg hatt ansvaret for å informere studenter om Studentsamfunnet sine aktiviteter. Her har jeg informert om arrangement som arrangeres av kultur, UKA og RSI. Jeg har veiledet webansvarlig i hans oppgaver, og samarbeidet gjennom web basert markedsføring. Her skal jeg informere alle studenter via nett og videreformidle aktuell informasjon ut i fra Studentsamfunnet. Informasjon fra alle verv i Studentsamfunnet skal gis ut til studenter, slik at de kan holde seg oppdatert på hva som skjer sosialt på Rena. Alle nettsteder skal ha blitt holdt oppdatert, derunder facebook, nettside og twitter. Jeg har også hatt ansvaret for å sende ut referat fra styremøter, slik at alle styremedlemmer kan oppdatere seg på hva alle møter har handlet om. 40 GF3

41 Studentsamfunnet på Rena Generalforsamling 3 (GF3) Vedlegg 7: Rapport fra driftsleder Ny driftsleder fikk god innføring i alle rutiner fra overtakelse, og overgangen fra gammelt til nytt styre gikk smertefritt, og puben har under hele perioden vært i drift. Driftsleder har gjennomført både kunnskapsprøve i alkohol og etablererprøven, mens pubsjef har gjennomført kunnskapsprøve i alkohol. Alle prøver er bestått. I arbeidet med å friske opp lokalene og få oversikt over alt innventar, ble det konstatert at vi var nødt til å gå til innkjøp av både ny isbitmaskin og ny lydmikser. Styret for puben søkte om penger til ny isbitmaskin hos StorHK, og ny lydmikser hos Studentrådet. Begge søknadene ble innvilget, og nytt utstyr er innkjøpt og innstallert. I tillegg har det vært gjennomført en opprydning og oppussing av studentpuben, med spesielt fokus på baren oppe. Teknisk lager er ryddet, og det er gjennomgått en kontroll og vurdering av alt utstyr. Resultatet av dette viser at pubens nåværende PA- anlegg ikke holder nødvendig standard. Ansvarlige på puben vil derfor sterkt anbefale at det innvilges penger til innkjøp av nytt anlegg før fadderuka i august Driftsleder i samarbeid med teknisk ansvarlig er allerede igang med søknadsprosessen angående nytt anlegg. SuperWeekend ble gjennomført i starten av oktober i sammarbeid med kulturansvarlig (Lisa). Superweekend bestod av quiz- og tema- kveld og en meget vellykket avslutning med konsert med Eva and the Heartmaker. Denne konserten ble gjennomført før ny lydmikser var på plass. Dette medførte at lydmikser med lydmann måtte leies inn siden spesifikasjonene i den tekniske rideren viste at vårt utstyr ikke var godt nok. Den innkjøpte nye lydmikseren er av meget god kvalitet, den vil derfor tilfredsstille fremtidige behov for konserter på puben i overskuelig framtid. Studentpuben har nylig fått innstallert nytt betalingssystem og er testet ut i begrenset omfang. Det nye systemet - izettle - er et mye enklere og bedre system for puben. Det gamle kassesystemet er byttet ut med nye ipader og nye trådløse betalingsterminaler. Alt av transaksjonsinformasjon og salgsrapporter lagres digitalt via izettles egne nettsider. Dette virker å være en god løsning, og ansvarlige for puben ser fram til å bruke dette systemet i videre drift. Det har blitt arrangert flere personalfester med godt oppmøte, og dette har vist seg å være en god mulighet til å belønne pubens ansatte ettersom driften kun er basert på frivillige. Det har vært arrangert flere konserter, både i samarbeid med kulturansvarlig og UKA 14. Artister som har besøkt Biblioteket Pøbb & Scene er blant annet; - A- Lee, Valentourettes, Eva and the Heartmaker og Samsaya, som nylig ble nominert av Rolling Stone Magazine (et verdenskjent musikkmagasin) til en av ti artister man burde sjekke ut i Skjenkekontrollens besøk på puben viste en del mangler i internkontroll- systemet. Dette er nå utbedret, men det jobbes jevnlig med å forbedre systemet ytterligere. GF3 41

42 Sakspapirer Studentsamfunnet på Rena Det er blitt gjort noen endringer i oppgjørsrutinene slik at det nå unngås unødvendige utgifter i forbindelse med kontantinnskudd i bank. Det finnes dessverre ikke oversiktlige rapporter på salg og omsetning fra tidligere år, så det har derfor ikke vært mulig å få en reell oversikt på om salget har holdt seg jevnt, eller gått opp eller ned. Men omsetning det siste året har vært god. På vegne av Biblioteket Pøbb & Scene Markus Moe Hansen Driftsleder 42 GF3

43 Studentsamfunnet på Rena Generalforsamling 3 (GF3) Vedlegg 8: Rapport fra RSI- leder Sist GF ble det valgt inn ny leder for RSI: Lillian Brurok. Det var en overlappingsperiode frem til Zhian gikk av som leder. Noe av det første som ble gjort var å opprette et styre i RSI. Som ny leder syntes jeg at dette var viktig for å få åpnet flere muligheter for RSI og for at de som hadde gått inn som ansvarlige på idretter kunne få vær med å bestemme og hjelpe til i avgjørelser som blir tatt, slik at en person ikke sitter alene med dette. Maria E. Hustadnes og Håkon Sundland var allerede inne som håndball og innebandyansvarlig. Maria ble nestleder og Håkon ble økonomiansvarlig. Vi lyste ut to stillinger som styremedlemmer grunnet at vi manglet en ansvarlig på fotball og ikke ønsket å være partall i styret. Da ble Håkon Pettersen valgt inn til volleyballansvarlig og Svanhild K. Skrede gikk inn som fotballansvarlig. Videre søkte RSI om støtte fra StorHK etter oppfordring fra Anna Leganger. Grunnen til at vi søkte var at vi manglet utstyr til de to nye idrettene: innebandy og håndball, i tillegg trengte vi mer halltid til fotball og halltid i leir for håndball. Dette ble innvilget og vi søkte om mer tider i hallen. Noe vi også fikk. Det ble kjøpt inn innebandyutstyr, håndballer og spilledrakter. Leder deltok på møte med idrettskretsen og fikk utdelt noen penger som kretsen deler mellom seg. Treningene har gått som normalt med varierende oppmøte og jevnt over god stemning på treningene. Styret hadde mye møter før jul og tok det litt roligere etter jul hvor vi hadde møte ca 1 gang i mnd eller etter behov. I januar hadde vi møte hvor vi i hovedsak tok opp hvordan vi skulle bidra under UKA14, og avtalte hvem som skulle stå stand, planlegge og arrangere skidag og kanonballturnering. Mye av dette ble planlagt litt i siste liten før UKA grunnet avventende info fra UKA leder som kom veldig sent etter flere oppfordringer fra oss. Vi annonserte skidag i Digeråsen, men med liten interesse. I tillegg ønsket UKA leder at det ble lagt mer fokus på deres skidag. Det ble prøvd å samle et lag til å delta på studentmesterskap i håndball i Trondheim. På grunn av at vi ikke fikk samlet lag var vi 5 stk som reiste opp for å se på kamper og være med på det sosiale. Dette var veldig gøy. Dette ble også tilbudt alle som hadde lyst fra håndballgjengen. Vi har kjørt en prøveordning hvor innebandy og volleyball fikk bruke hallen hver 3. uke mens håndball trente på ungdomsskolen samme uke. På disse byttene så vi at det var dårligere oppmøte en normalt hos volleyball, så vi droppet dette. Nå deler innebandy og håndball hallen hver 3. uke. Nå skal det arrangeres håndballturnering og fotballturnering i regi av RSI på Rena. Vi er spente på å se oppmøte og gjennomføring av dette. I tillegg stiller RSI med et herrelag og et damelag i Internasjonalt mesterskap i Oslo i slutten av april. Lillian Brurok Leder RSI GF3 43

44 Sakspapirer Studentsamfunnet på Rena Vedlegg 9: Rapport fra kulturleder Oktober 2013 ble jeg valgt inn som kulturleder i Studentsamfunnet på Rena. I den tiden som har gått har jeg vært med på flere ulike ting; både markedsføring, gjennomføring av arrangementer, konkurranser og prisutdeling, planlegging etc. Noe av det første jeg startet med var å delta i nyttårsballkomiteen, da dette var gunstig for mitt verv. Siden nyttårsball ikke har vært arrangert på Rena tidligere, var vi alle like spent på resultatet. Dette var en svært lærerik periode som inneholdt mye planlegging og arbeid. Her fikk jeg være med på både planleggingen og gjennomføringen av et prosjekt helt fra start til slutt, og har vært en god erfaring. Jeg valgte så å planlegge og lage en oversikt over kulturprogrammet for 2014 i juleferien. Her var det om å gjøre å tilrettelegge et halvårs- program med tanke på fellesferier, By: Larm, UKA, stipendutbetaling, siste åpningsdag ol. På nyåret ble det innkalt til møte for å spikre programmet så mye som mulig, og jeg fikk mange gode innspill fra både booking, pub- sjef, driftsleder, nestleder og leder. Tidlig i mitt verv fikk jeg kontakt med booking- ansvarlig på skolen. Her fikk jeg en orientering om artisthåndtering og raider, samt planlegging av eventuelle konserter og når det er mest hensiktsmessig å arrangere dem. Neste års booking- gruppe som besto av tre musikkstudenter meldte seg også frivillig til å bistå med hjelp til kulturarrangementer. Som kulturleder har jeg hatt ansvar for utelivs- arrangementer på studentpuben. Mine oppgaver har her vært å kjøpe inn utstyr og pynt til temafestene, og deretter dekorere og gjøre i stand før kvelden. Det har vært gjort forsøk på å gjennomføre aktiviteter som karaoke, åpen scene, og film/livesendinger, men har ikke vært noen stor suksess. Det som har vært svært vellykket er derimot quiz og beer- pong, noe som har trukket mange studenter hver gang. Den største utfordringen for meg har vært markedsføring. Det er tydelig at studentene er mer engasjert på høsten når alt er nytt og spennende, samt at både By: Larm og UKA arrangeres på vårparten. Å opprettholde godt oppmøte på studentpuben gjennom hele våren har vært en utfordring. Design av kulturprogrammet og plakater var et problem i starten da verken jeg eller booking hadde denne kunnskapen. Heldigvis fikk jeg etter hvert god hjelp fra en utvekslingsstudent som tilfeldigvis hadde jobbet mye med plakat- designing tidligere, og hjalp meg derfor med å lage alle plakatene for våren. Markedsføring på nett har også vært viktig, da flesteparten av studentene er lettest å nå slik. Dette vårhalvåret har vi også fått tilgang til et rom på tømmerbygget hvor blant annet kultur kan lagre sitt utstyr. Dette er en flott mulighet til spare penger og tid ved å kunne ta vare på pynt og utstyr som ikke er ødelagt. Samtidig blir det lettere for puben å holde det ryddig og ordentlig på bakrommene. Til sist er det økonomiske; å ta vare på alle bilag, fakturaer og avstemmingslapper, samt holde et enkelt budsjett over inntekter og hva som kjøpes. Å være kulturleder er et verv åpent for å være kreativ og gjøre en del forskjellig, og det har vært både gøy og lærerikt. Jenny Elvegård, Kulturleder v/studentsamfunnet på Rena 44 GF3

45 Studentsamfunnet på Rena Generalforsamling 3 (GF3) Vedlegg 10: Rapport fra UKA- leder Under GF 1 i september ble jeg stemt inn som UKA- lederen for 2013/2014. Siden jeg fikk dette vervet har jeg hatt en veldig aktiv rolle i Studentsamfunnet, hvert fall innfor kultur. Som sagt så fikk jeg vervet som UKA- leder i september og jobbet aktivt som det siden. Dessverre fikk ikke jeg noen opplæring siden den tidligere UKA- leder hadde mistet vervet sitt. Det var veldig mye å sette seg inn i en slik styrets rolle. Som Leder for UKA 14 hadde jeg det overordnete ansvaret for gjennomføring av UKA 14. Jeg ledet jeg UKA- møtene og var UKA sin representant i Studentsamfunnsstyret. Grunnet ingen sponsoransvarlig for UKA, gjennomførte jeg denne jobben selv med hjelp av andre UKA- styretsmedlemmer. Sponsorarbeid var krevende og var ikke noe jeg hadde jobbet med tidligere. Jeg lærte veldig mye og dokumenterte alt slik at andre som skulle drive med sponsorarbeid hadde noe å se til. Grunnen til at jeg tokk på meg slikt arbeid og ikke bare var lederen var at vi var, i starten, ganske få i UKA- styret. Etter nyttår begynte studenter å skjønne hvor mye som skulle skje under UKA 14 og folk ble mye mer positive og engasjerte. Dette gjorde at vi fikk flere inn i styret og jobbene ble mer spesialiserte. Det ble mindre fokus på sponsorarbeid, siden mesteparten var gjort og jeg fokuserte på å være leder og kunne hjelpe til på andre områder. Jeg tokk også ansvar for å lage budsjett i samarbeid med resten av styret, spesielt økonomiansvarlig og opprette ebillett- bruker, som er en nettbillettsalgs mulighet, som jeg driftet i regi av Studentsamfunnet. I samarbeid med UKA- styret lagde vi både handlingsplan og kjøreplan for gjennomføring av UKA 14. Under UKA 14 var jeg fungerende som heltids dagligleder og jobbet hver dag under hele uken. På dagtid jobbet jeg med billettsalg og markedsføring, eller der jeg trengtes. Under kveldstid fungerte jeg som daglig leder under arrangementene, eller hjalp til der det måtte trenges. Samarbeidet under UKA 14 gjorde at jeg hadde tillitt til mange andre, som kunne ta den autoritære rollen og delegere i mitt fravær. Dette gjorde at jeg kunne hjelpe til andre steder om dette måtte trenges fordi jeg hadde tillitt til de som var igjen til å leder, innenfor visse rammer. I etterkant av UKA 14 har jeg skrevet rapport og gjort resultatet for UKA 14. Jeg er veldig stolt over at UKA sitt resultat. Jeg har også i etterkant av UKA 14 veiledet og jobbet om konsulent for Fadderuka Jeg har deltatt aktivt i Studentsamfunnet av eget engasjement og hjulpet Drift-, RSI- og Kultur- styret dirkete med veiledning på sponsorarbeid. Jeg har også driftet ebillett helt siden det ble opprettet. Slik som alle andre som deltok og jobbet under UKA 14 har jeg også skrevet erfaringsbrev, slik at nestemann kan ha en hjelpende hånd og slik at det kan nytte videre Studentuker eller arbeid i Studentsamfunnet på Rena. Gjennom hele perioden fra GF 1 til GF 3 har jeg: Deltatt aktivt på ukentlige Samfunnsmøter. Deltatt på workshops i regi av Studentsamfunnet på Rena, inklusivt undergrupper. Deltatt på dugnader i regi av Studentsamfunnet på Rena, inklusivt undergrupper. Deltatt aktivt på Studentsamfunnets arrangementer. Holdt UKA- møter og jobbet aktivt med UKA- styret. Hold kommunikasjon utad for UKA- styret. Arrangert UKA 14 i regi av Studentsamfunnet på GF3 45