Møteinnkalling for PSU fellesnemnda 5K. Saksliste

Transkript

1 Møteinnkalling for PSU fellesnemnda 5K Møtedato: Møtested: Heggin 2, møterom 1 (Eidsberg kommune) Møtetid: 16:00 Forfall meldt i god tid slika t vararepresentant kan bli innkalt. Forfall skal meldes til servicekontoret, tlf , eller til e-post: post@hobol.kommune.no Saksnr Tittel Saksliste 19/17 Godkjenning av innkalling og saksliste 20/17 Godkjenning av protokoll fra forrige møte 21/17 Frikjøp av vernetjenester 22/17 Prosjektorganisering "Den nye kommunen" 23/17 Interkommunale samarbeider som kan iverksettes før kommunesammenslåingen 24/17 Økonomiske handlingsregler i interimsperioden 25/17 Kommunikasjon- og tiltaksplan for perioden oktober 2017 Øivind T.Reymert leder

2 Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Heidi Eriksson FE /1301 Godkjenning av innkalling og saksliste Saksnr Utvalg Type Dato 19/17 PSU fellesnemnda 5K PS Prosjektleders innstilling: Innkalling og saksliste godkjennes. 2

3 Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Heidi Eriksson FE /1301 Godkjenning av protokoll fra forrige møte Saksnr Utvalg Type Dato 20/17 PSU fellesnemnda 5K PS Prosjektleders innstilling: Protokoll fra forrige møte godkjennes. Vedlegg: Møteprotokoll - PSU fellesnemnda 5K

4 Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Bjørn Sjøvold FE /1301 Frikjøp av vernetjenester Saksnr Utvalg Type Dato 21/17 PSU fellesnemnda 5K PS /17 Fellesnemnda PS Prosjektleders innstilling: 1. Hovedverneombudet fra hver kommune frikjøpes med 10% 2. Koordinerende hovedverneombud frikjøpes med ytterligere 20% 3. Frikjøpsordningen evalueres innen utgangen av Avtalen er tidsavgrenset til å gjelde for perioden fra dags dato tom Saken gjelder: Frikjøpsordninger for hovedverneombudene i forbindelse med kommunereformarbeidet. Bakgrunn og saksopplysninger: I prosjektplanen for 5K pkt.5.8 fremgår: «Tillitsvalgte og representanter for vernetjenesten skal ha en sentral plass i prosjektperioden». Lov- og avtalegrunnlaget for vernetjenesten fremgår av arbeidsmiljølovens kapittel 1, 4 og 6 (generelt), samt kapitlene 8 (informasjon og drøfting) og 16 (virksomhetsoverdragelse). Hovedverneombudenes rolle i en kommunesammenslåing er: Ivareta ansattes interesser i arbeidsmiljøspørsmål Sikre at informasjon kommer helt ut Koordinere vernetjenesten og bistå lokale verneombud Samarbeide med arbeidsgiver og tillitsvalgte Gi råd til partene før beslutninger blir tatt Hovedverneombudene i våre kommuner har organisert seg i en gruppe som ivaretar følgende roller: Koordinator: Koordinering mot prosjektledelsen. Ansvar for møteinnkallinger, møteagendaer, referater og informasjonsflyt ut til hovedverneombudsgruppa. Deltar på stabsmøter. PSU-representant: 4

5 Deltar med møte- og talerett. Overvåker at arbeidsmiljøspørsmål blir ivaretatt og at Arbeidsmiljøloven blir fulgt. Hovedverneombudene: Deltar i arbeidsgrupper/ sørger for at vernetjenesten er involvert i alle prosesser som påvirker arbeidsmiljøet. Hovedverneombudene vil ikke klare å delta i alle grupper, men har et ansvar for at de lokale verneombud som skal være representert er godt rustet til å utføre oppgavene. Sørge for tilstrekkelig med informasjon til verneombudene i kommunene underveis i prosessen. Være strategiske samarbeidspartnere i prosessen. Ny vernetjeneste i den nye kommunen Hovedverneombudene vil arbeide med å lage en ny vernetjeneste inn i den nye kommunen, når den nye kommunen har lagt et nytt administrativt organisasjonskart. Da vil hovedverneombudene kunne fordele seg på virksomheter/sektorer og arbeide på tvers av kommunene inn mot en felles vernetjeneste i den nye kommunen. Dette arbeidet vurderes å inntas i den ordinære prosjektorganiseringen når denne er ytterligere konkretisert. Vurderinger: Hovedvernombudene har i flere møter drøftet frikjøpsordninger med prosjektleder. Det har primært vært fremmet ønske om å frikjøpes 20% hver seg, totalt 100%. I tillegg har det vært fremmet krav om møtegodtgjørelse for oppmøte i Partssammensatt utvalg. Prosjektleder har vurdert dette, men anser i denne fasen av prosjektet at det ikke er behov for denne grad av frikjøp. Imidlertid er det behov for koordinering mellom prosjektledelse, rådmenn, hovedtillitsvalgte (HTV) og hovedvernombud (HVO). Koordineringen ivaretas gjennom «koordinerende HTV» og «koordinerende HVO», og medfører en ekstra ressursbruk for disse. Med dette som utgangspunkt foreslår prosjektleder at «koordinerende HVO» frikjøpes med 30% og øvrige med 10% i denne fasen av prosjektet (totalt 70%), og at frikjøpsordningen evalueres innen Etter etablering av arbeidsgrupper må det også påregnes noe deltakelse i arbeidsgrupper mv. fra øvrige verneombud i kommunene, uten at dette kompenseres med frikjøp. Krav om møtegodtgjørelse for oppmøte i partssammensatt utvalg (PSU) anbefales ikke innvilget, da HVO ikke er medlemmer av utvalget. Det anbefales imidlertid kompensert noe gjennom ekstra frikjøpsordning for koordinerende HVO, med bakgrunn i at HVO har møte- og talerett i partssammensatt utvalg, og det synes derfor naturlig at HVO er representert i mange av PSUmøtene gjennom prosjektperioden. Det er en viktig suksessfaktor for et så omfattende prosjekt at det gis gode rammevilkår for de medvirkende parter i prosessen. Samtidig er det klare krav til en effektiv og hensiktsmessig organisering i denne forbindelse. Prosjektleder anser at det foreliggende forslag til frikjøpsordning danner et godt grunnlag for medvirkning fra vernetjenesten. Prosjektleder anser at ordningen må evalueres lenger ut i prosjektperioden. Prosjektleder anser det positivt at vernetjenesten har etablert sin prosjektorganisering slik det fremgår av vedlagte organisasjonskart (jfr. vedlegg 1). Dette bidrar til åpne og effektive ansvars- og kommunikasjonslinjer også i denne delen av prosjektorganiseringen 5

6 Økonomiske konsekvenser: Omfanget av frikjøp HVO, slik det foreligger, utgjør totalt 70% årsverk frikjøp. Her vil frikjøp 165% HTV komme i tillegg (vedtatt ) I forhold til foreliggende budsjett for 2017, vil rammen for frikjøp (kr ,-) høyst sannsynlig holde, men for 2018 må budsjettet styrkes. Dette vil prosjektleder komme tilbake til i forbindelse med behandling av budsjett for Vurdering av prinsipiell betydning: Saken vurderes til å kunne sluttbehandles i fellesnemnda. Vedlegg: Organisasjonskart HVO - Ny kommune 6

7 Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Bjørn Sjøvold FE /1301 Prosjektorganisering "Den nye kommunen" Saksnr Utvalg Type Dato 22/17 PSU fellesnemnda 5K PS /17 Fellesnemnda PS Prosjektleders innstilling: 1. Valgkomiteens forslag til politiske representanter til styringsgruppe, delprosjekter og representant til Kirkelig fellesnemnd vedtas, jfr vedlegg Prosjektleders utpeking av administrative representanter til styringsgruppe og delprosjekter tas til orientering, jfr vedlegg Justert organisasjonsplan for delprosjekter vedtas, jfr vedlegg 2. Saken gjelder: Utpeking av politiske og administrative representanter til delprosjekter. Valg av politisk representant til Kirkelig fellesnemnd. Justering av organisasjonsplan for prosjektarbeidet. Bakgrunn og saksopplysninger: Fellesnemnda nedsatte i sak 17/19 en valgkomite som fikk i oppdrag å foreslå politiske representanter til de ulike delprosjekter (felles adm/pol. og politikk), samt foreslå representant til Kirkelig fellesnemnd. Prosess Valgkomiteen har hatt to møter og har kommet frem til forslag til representanter og leder for felles adm/pol. delprosjekter og politiske delprosjekter. Prosjektleder har i samråd med rådmennene likeledes utpekt ledere og representanter til de administrative delprosjekter, samt administrative representanter til felles adm/pol delprosjekter og politiske delprosjekter. Utpekingen er foretatt med bakgrunn i kompetanse, bredde i deltakelse fra kommunene samt kjønnsbalanse. Prosessen er drøftet med tillitsvalgte i møte Hovedtillitsvalgte og hovedvernombud har utpekt sine representanter. Forslag til endringer i prosjektorganisering Valgkomiteen har i sine møter diskutert behov for noen endringer i prosjektorganiseringen. Delprosjektet "Forberedelser til valg 2019" er foreslått flyttet fra politiske delprosjekt til administrativt delprosjekt. 7

8 I tillegg til dette har valgkomiteen i samråd med prosjektleder foreslått å forenkle prosjektorganiseringen ved å etablere en felles styringsgruppe for alle delprosjekter. Denne styringsgruppen foreslås organisert ved ordførere, rådmenn og en hovedtillitsvalgt. Vurderinger: Etableringen av delprosjekter og sammensetning av deltakere i disse er en møysommelig prosess med mange vurderinger og hensyn. Prosjektleder føler seg trygg på at den foreslåtte sammensetning av gruppene slik de fremgår av vedlegg 1, danner et godt grunnlag for å sikre nødvendig strategisk og faglig kompetanse for å sikre fremdrift og gjennomføring av de enkelte delprosjekter. Når prosjektorganiseringen er endelig vedtatt, vil neste fase være å utarbeide mandat for delprosjektene. Dette får delprosjektleder et særlig ansvar for i samarbeid med prosjektleder og sin delprosjektgruppe. Når forslaget til mandat er utarbeidet skal disse godkjennes av prosjektleder (administrative delprosjekter) og fellesnemnda (felles adm/pol.prosjekter og politiske prosjekter). Etter dette igangsettes utredningsarbeidet innenfor de enkelte delprosjekter i henhold til mandat. Delprosjektleder vil (i samarbeid med prosjektleder) få ansvar for å nedsette nødvendige arbeidsgrupper for å gjennomføre delprosjektet. Hvert delprosjekt vil få tildelt sin budsjettramme, som det må rapporteres på utover i prosjektperioden. I arbeidet i valgkomiteen har det i tillegg kommet forslag om å gjøre noen ytterligere justeringer i organisasjonsplanen. Det er foreslått å flytte delprosjektet "Forberedelser valg 2019" fra politikk til administrasjon. I tillegg er det foreslått å kun etablere en styringsgruppe for alle delprosjekter i stedet for tre styringsgrupper. Prosjektleder anbefaler disse endringene, som vil gi en mer tydelig og effektiv prosjektstyring. Vurdering av prinsipiell betydning: Saken anbefales sluttbehandlet av fellesnemnda. Vedlegg: Justert organisasjonsplan pr Oversikt deltakere til delprosjekter og styringsgrupper 8

9 Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Bjørn Sjøvold FE /1301 Interkommunale samarbeider som kan iverksettes før kommunesammenslåingen Saksnr Utvalg Type Dato 23/17 PSU fellesnemnda 5K PS /17 Fellesnemnda PS Prosjektleders innstilling: 1. Det utredes for interkommunalt samarbeid i forkant av etablering av ny kommune, på følgende fag- og tjenesteområder: a. Innkjøp b. Skatt og innfordring c. Barnevern d. Kommuneoverlegefunksjonen e. NAV 2. Samarbeidene mellom Askim og Hobøl tas til orientering Saken gjelder: Forslag til utredning og iverksetting av interkommunale samarbeid på fag og tjenesteområder hvor det gir åpenbare fordeler, i form av kvalitet og effektivitet, fram til ny kommune blir etablert i Bakgrunn og saksopplysninger: I prosjektplanens målsettinger sies det: «2. Byggingen av den nye kommunen skal ta ut gevinster i form av kvalitet og ressurser 3. Den nye kommunen skal være innovativ for å være tilpasset fremtidens samfunn og rustet for kommunesektorens endrede rammebetingelser» I framdriftsplanen er høsten 2017 avsatt til å utrede og iverksette interkommunale samarbeid hvor man raskt kan hente ut stordriftsfordeler i form av kvalitet og effektiv ressursbruk. Samtidig som dette kan være effektivt og byggende for den nye kommunen, er det viktig å avgrense tidsperioden fordi det er krevende å iverksette organisasjonsendringer parallelt med omfattende utviklingsprosjekter for den nye kommunen. Askim og Hobøl har arbeidet med flere samarbeidsprosjekter, og når det ble klart at også 9

10 Eidsberg, Spydeberg og Trøgstad ble med i den nye kommunen, var det naturlig å stoppe opp for å vurdere hvilke områder det er ønskelig å samarbeid om for alle fem kommuner. Innkjøp: Det er opprettet en arbeidsgruppe mellom de to interkommunale innkjøpsordningene for Askim og Eidsberg som til sammen favner alle kommunene i 5K samt Skiptvet, Marker, Rakkestad og Rømskog. Målet er å opprette et felles innkjøpsteam som vil favne hele den nye kommunen så raskt som mulig. Det søkes derfor etablert et vertskommunesamarbeid på dette området allerede fra Fellesnemnda ber derfor om å få seg forelagt et beslutningsgrunnlag som legger til rette for dette senest i desembermøtet En slik stram tidslinje forutsetter at de fire berørte ansatte involveres tidlig i prosessen, og at det etableres tidlig dialog med nabokommunene til 5K. Prosjektgruppa må vurdere hvordan kommunene som ikke blir en del av den nye kommunen skal håndteres. Anskaffelser er et strategisk virkemiddel for god styring. Det er et avgjørende område for utvikling og drift av den nye kommunen. Gjennom gode anskaffelser forvaltes de kommunale budsjetter effektivt og sikrer kvalitativt gode bygg, varer og tjenester til brukere og innbyggere. Det er identifisert som viktig at anskaffelser samordnes tidlig da anskaffelser ikke er bare er viktig for den nye kommunen, men viktig for å utvikle-, tenke nye løsninger-, ivareta kostnadsperspektivet- og bidra til å digitalisere den nye kommunen frem mot Innkjøp har mange synergier og vil bidra til andre arbeidsgrupper underveis i prosessen. Skatt og innfordring Det er allerede et utstrakt samarbeid innen skatteoppkreving. Askim er skatteoppkrever for Skiptvet, Eidsberg for Trøgstad, og Hobøl og Spydeberg har felles skatteoppkrever. Askim og Hobøl har utredet felles skattoppkrever, men det anbefales at alle kommunene går sammen. Selv om kommunene vil ha hver sine selvstendig skatteregnskap fram til 2020, vil en sammenslåing gjøre fagmiljøene mer robuste og det blir lettere å ivareta de krevende oppgaver som miljøene står overfor når det gjelder bygging av ny kommune samt nedlegging av de gamle. Arbeidsbelastning kan fordeles bedre slik at oppgaveløsning kan skje mer effektivt og med høyere kvalitet. Prosjektgruppa må vurdere hvordan skatteoppkreveravtalen med Skiptvet bør håndteres. Skatt Øst fikk beholde sitt kontor i Askimog har i dag ledige lokaler som kommunene kan leie. I prosjektgruppas arbeid bes man derfor inkludere en vurdering av hvilke gevinster/synergier en evt. samlokalisering med Skatt Øst vil kunne gi i den utredningen som senere vil fremmes for endelig stillingstaken i Fellesnemnda. Barnevern Kommunene fattet i 2015 vedtak om å etablere ett eller to barnevern i Indre Østfold avhengig av kommunestruktur. Det har nå vært vurdert å starte arbeidet med å utrede ett felles barnevern i Indre Østfold det vil mellom kommunene Askim, Eidsberg, Hobøl, Marker, Skiptvet, Spydeberg og Trøgstad. Med bakgrunn i foreliggende vedtak om kommunesammenslåing er prosjektleder av den oppfatning at 5k- kommunene nå bør starte arbeidet med å utrede ett felles barnevern som kan iverksettes i løpet av Prosjektgruppa må vurdere et hvordan Skiptvet og Marker skal håndteres. Flere av kommunene har levekårsutfordringer som fører til mange og komplekse saker som må håndteres av barnevernet. Det har over flere år vært arbeidet med kostnadskontroll og kvalitetssikring av barnevernstjenesten i den enkelte kommune og i fellesprosjekter. «Barnevernets fellestjeneste» er etablert i Askim med interkommunal tilsynsordning av fosterhjem, og den interkommunale barnevernsvakta vurderes lagt til dette 10

11 vertskommunesamarbeidet. Ett felles barnevern vil styrke fagmiljøene og gi mulighet for spesialisering innen tjenesten. Det er en gjennomgående positiv holdning i tjenestene til å etablere ett felles barnevern. Kommuneoverlegefunksjonen Kommuneoverlegen er medisinskfaglig rådgiver i kommunen. I følge helse- og omsorgstjenesteloven 5-5 skal kommunen ha en eller flere kommuneleger som skal utføre de oppgaver kommunelegen er tillagt i lov eller instruks. Kommunen kan samarbeide med andre kommuner om ansettelse av kommunelege. Oversikt over kommuneoverlegeressursene for kommunene i 5 K: Kommune Stillingsprosent Askim 100% Eidsberg 100%, (der 20% er avgitt til faggruppe samfunnsmedisin på Helsehuset for alle 7 kommunene i Indre Østfold.) Hobøl 20% Spydeberg 50% Trøgstad 40% Sum 310% Frem mot sammenslåingen av 5K foreslås det at kommuneoverlegefunksjonen for de fem kommunene kan samles tidlig i prosessen. Fordelene med å samle kommuneoverlegeressursene er: Mer effektiv og systematisk oppgavefordeling mellom kommuneoverlegen Mindre sårbar kommuneoverlegefunksjon Kommuneoverlegene kan bidra som en ressurs i arbeidet med ny storkommune Folkehelse og forebygging bør ha en sentral plassering i den nye storkommune Den enkelte kommuneoverlege opprettholder kontakt med sin opprinnelige kommune Felles NAV- kontor Parallelt med kommunestrukturprosessen har NAV sin egen sammenslåingsprosess basert på stortingsmeldingen «NAV i en ny tid». Fylkesdirektør Sverre Jespersen har i brev til kommunene anmodet om at sammenslåingsarbeidet startes opp (se vedlegg). Målet er en felles organisatorisk 11

12 enhet for 5k, med en del oppgaver sentralisert for alle kommunene i Indre Østfold. Fylkesdirektøren ønsker å gjøre denne organisasjonsendringen så raskt som mulig. Selv om det blir en organisatorisk enhet, forutsetter det ikke at alt samles på ett kontor. På denne bakgrunn vil utredning og etablering av ett felles NAV for 5k inngå i porteføljen av samarbeid som iverksettes før Mulige quick-wins som bør vurderes av kommunene, og eventuelt legges fram for Fellesnemnda i november møte: Bosetting av flyktninger Askim og Hobøl har inngått et samarbeid om bosetting av flyktninger, men peker samtidig i sin rapport på en annen, mer framtidsrettet løsning: «Bosettingsarbeidet samles i en felles enhet for alle fire(nå fem) kommunene. Spydeberg kommune har en egen integreringsenhet hvor de pr. i dag har organisert sitt bosettingsarbeid med god erfaring og kompetanse på området. Inntil sammenslåingen foreslår vi et administrativt vertskommunesamarbeid.» En samarbeid om bosetting av flyktninger kan vi gevinster for flere av kommunene, styrke kvaliteten og spisse arbeidet i NAV. Fellesnemnda ønsker seg forelagt en vurdering av om Spydeberg-modellen også vil være hensiktsmessig i 5K-samarbeidet, eller om det nå er andre modeller som bør vurderes. PPT Den interkommunale PPT-tjenesten mellom Eidsberg, Marker, Rakkestad og Trøgstad oppløses fra sommeren Askim må ha ny leder for PPT, og Spydeberg er vertskommune for PPT-samarbeid mellom Spydeberg, Hobøl og Skiptvet. 5k - kommunene bør vurdere om PPT skal være et quickwins prosjekt hvor man etablerer en felles interkommunal løsning fram til Landbruk Landbrukskontoret for Askim, Hobøl og Spydeberg er i mangel på ressurser til vilt og naturforvaltning. Eidsberg og Trøgstad samarbeider om felles ressurser på noen området. Det bør vurderes om det skal inngås interkommunalt samarbeid på ett- eller flere områder innen landbruk fram til Askim Hobøl Askim og Hobøl har utredet flere samarbeidsområder som med fordel kan iverksettes før Etter en gjennomgang med de øvrige tre kommunene i 5K, iverksetter Askim og Hobøl samarbeid på områdene beskrevet nedenfor. Disse quick- wins tiltakene handler ikke om organisering i den nye kommunen. Det handler om å skape mer, løse oppgaver bedre og raskere frem mot ny kommune, noe den nye kommunen indirekte vil være tjent med. Den nye kommunen forutsettes derimot bygd gjennom et egne mandat, og egne delprosjekt og arbeidsgruppe innen de ulike fagog tjenesteområdene. Byggesak og regulering Askim og Hobøl vedtar en vertskommuneavtale innen byggesak og regulering nå i oktober og samarbeidet iverksettes fra Tekniske tjenester Fra 15.september 2017 ble det iverksatt et vertskommunesamarbeid mellom Askim og Hobøl innen teknisk drift, bygg og anlegg, intern service og kommunaltekniske prosjekter. 12

13 Lønn og regnskap Askim og Hobøl har utredet vertskommunesamarbeid innen lønn og regnskap og vil nå iverksette dette samarbeidet så raskt som mulig. Folkehelse, SLT-arbeid, forvaltning skole og barnehage og kultur Innenfor disse områdene er det etablert/etableres det samarbeid/kjøp av tjenester mellom Askim og Hobøl. Vurdering av alternativer og konsekvenser: Felles for prosjektene som er beskrevet, er at samarbeidene vil gi en styrkning av fagmiljøene og mulighet for spesialisering. Det forutsettes videre at man er fremtidsrettet og benytter nye digitale løsninger. Det forventes økt kvalitet og etter hvert frigjøring av ressurser som kan eventuelt kan benyttes til andre formål. På de fagområdene som Askim og Hobøl har laget utredninger, tas disse med i prosjektgruppenes arbeid. På de fag og tjenesteområdene hvor alle kommunene deltar i de interkommunale samarbeidene som etableres, vil man kunne legge grunnlaget for framtidig organisering i den nye kommunen. Mandatmalen som er utarbeidet for hovedprosjektet vil derfor bli benyttet i utredningsarbeidet, og samarbeidsform og lokalisering vil bli vurdert av prosjektgruppene. Samtidig vil prosjektleder understreke at både organisering og lokalisering av de iverksatte quick-wins tiltakene vil bli vurdert i hovedprosjektet for bygging av den nye kommunen. Vurdering av økonomi : Målet med samarbeidene er gevinstrealisering i form av kvalitet og ressursbruk. Det vil imidlertid bli noen pukkelkostnader ved etablering av samarbeidene. Dette kan handle om kompetanseoppbygging, tilpasning av lokaler og innføring av nye arbeidsmåter. Prinsipiell betydning vurdering: Prosjektleder anbefaler at denne saken vedtas kun i fellesnemnd i første omgang, slik at det gjennomføres nødvendige utredningsarbeider i arbeidsgrupper for de foreslåtte tjenesteområder. Når rapport foreligger fra arbeidsgruppene fremmes saken på nytt til fellesnemnda og endelig til kommune- og bystyrer. Vedlegg: Invitasjon til prosess fremtidige NAV kontor april

14 Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Bjørn Sjøvold FE /1302 Økonomiske handlingsregler i interimsperioden Saksnr Utvalg Type Dato 24/17 PSU fellesnemnda 5K PS Fellesnemnda PS Prosjektleders innstilling: 1. Handlingsregler for netto driftsresulat, disposisjonsfond og gjeldsgrad I og gjeldsgrad II presentert i denne saken er førende for kommunenes budsjettarbeid for 2018 og Handlingsreglene for interimsperioden er: 2. Kommunene Askim, Eidsberg, Hobøl, Spydeberg og Trøgstad forutsettes hver for seg å tilpasse egne investeringsprogram i handlingsperioden og til ovennevnte handlingsregler. Dette gjelder både på kort og lang sikt som om kommunene skulle vært drevet videre som selvstendige kommuner også etter Kommunene oversender rådmannens forslag til investeringsprogram med begrunnelse til fellesnemnda for uttalelse før endelig vedtak i kommunestyrene. 4. Kommunene oversender en oversikt over utvikling i måletallene netto driftsresultat i prosent av brutto driftsinntekter, disposisjonsfond i prosent av brutto driftsinntekter, gjeldsgrad I og gjeldsgrad II til fellesnemda på bakgrunn av rådmannens forslag til budsjett- og økonomiplan og oppdaterte tall på etter kommunestyrets vedtak. 5. Av regnskapsmessig mindreforbruk i 2017 og 2018 avsettes til disposisjonfond 100 % av regnskapsmessig mindreforbruk ved disposisjonfond < 5 % ved årslutt, minimum 75 % av regnskapsmessig mindreforbruk ved disposisjonsfond fra 5-8 % ved årsslutt og minimum 50 % av regnskapsmessig mindreforbruk ved disposisjonsfond > 8 % ved årsslutt. 14

15 6. Det legges fram likelydende saker med fellesnemndas forslag til økonomiske handlingsregler i interimsperioden til kommunestyrebehandling i de 5 kommunene. Bakgrunn og saksopplysninger: I følge prosjektplanen pkt. 6.3 skal fellesnemnda utarbeide overordnede økonomiske handlingsregler for de fem kommunene for 2018 og 2019, primært innenfor investeringer, fondsdisponeringer og større økonomiske forpliktelser som vil påvire den nye kommunens økonomi fra For dette oppdraget er det nedsatt et delprosjekt/arbeidsgruppe «Økonomisk politikk og handlingsregler». Arbeidsgruppas mandat er ikke endelig utarbeidet, men av kortsiktig oppgaver skal det: Utarbeides handlingsregler for netto driftsresultat, finansforvaltning, investeringer og utvikling av lånegjeld: Gjeldende fra 2018 utarbeide felles handlingsregler (oktober 2017) Gjeldende fra 2019 utarbeide skyggebudsjett Gjeldende fra 2020 utarbeide budsjett og handlingsregler for «Den nye kommunen» Fastsette mål om effektivisering og produktivitet i tjenesteproduksjonen gjennom årlige måling og sammenligning basert på relevante KOSTRA-tall (skal danne grunnlag for rapportering til fellesnemnda i prosjektperioden) (desember 2017). Utarbeide plan for gevinstrealisering. Gruppa oppsummerer sine konklusjoner og anbefalinger i et notat som vedlegges saksframlegget til fellesnemnda. Kommunene Askim, Eidsberg, Hobøl, Spydeberg og Trøgstad er selvstendige juridiske enheter fram til og skal fatte sine egne valg for den løpende driften av kommunene og investeringer fram til dette tidspunkt. Samtidig er det slik at valg og beslutninger som tas i den enkelte kommune nå og fram til den nye kommunen er et faktum, får konsekvenser for hvilke muligheter, handlingsrom og rammebetingelser den «Den nye kommunen» får med seg i ryggsekken. Kommunene har ulike økonomiske forutsetninger og handlingsrommet er forskjellig både som følge av inntektsgrunnlag, demografi, sosioøkonomiske forhold, organisering og tidligere valg og prioriteringer. Flere av disse forholdene er ivaretatt i utgiftsutjevningen i inntektssystemet med den hensikt at kommunene skal få kompensert for objektive forhold som påvirker kostnadene med å produsere de kommunale tjenestene. Utgiftsutjevningen skal legge til rette for å gi likeverdige kommunale tjenester over hele landet, men samtidig har kommunene ulikt inntektsgrunnlag som følge av skatteinngang, konsesjonskraftinntekter, eiendomsskatt mv. Skatteinngangen er ulik mellom kommuner som følge av ulikt næringsgrunnlag/inntektsnivå og skattbar inntekt hos innbyggerne i den enkelte kommune. Noe av dette blir delvis korrigert gjennom inntektsutjevningen. I tillegg er det ulikheter mellom kommunene som følge av konsesjonskraftinntekter, eiendomsskatt med ulik innretning og nivå. Dette sammen med poltiske valg over tid på utnyttelse av inntektsgrunnlaget, gjør at de 5 kommunene også er på ulike steder økonomisk og på tjenesteomfang. Noe av dette kan synliggjøres med inntektsskatten til kommunene hvor de fem kommunene samlet ligger 195 mill kroner lavere i skatteinntekter før inntektsutjevningen enn landsgjennomsnittet, mens man etter kompensasjon via inntektsutjevningen ved at kommunene blir løftet til mellom 94,2-94,8 % av landsgjennomsnittet på skatteinntekter, får kompensert om lag 125,5 mill kroner av dette, men allikevel har samlet 69,5 mill kroner lavere skatteinntekter enn 15

16 landsgjennomsnittet. Dette viser at det er store forskjeller mellom kommunene i Norge og mellom kommunene i Indre Østfold. Sammenslåingen av kommunene Askim, Eidsberg, Hobøl, Spydeberg og Trøgstad er en omfattende prosess hvor resultatet avhenger av at alle kommunene tar et felles ansvar for at det blir en god prosess. Det forutsetter igjen et felles ansvar i 2018 og 2019 og at kommunene hver for seg planlegger sin løpende drift og investeringsnivå ut fra en langsiktig bærekraftig drift. Fellesnemnda vil i det videre arbeidet utarbeide planer for omstilling og hvordan man over tid skal harmonisere økonomien, dekningsgrader, tjenestenivå, investeringer og gebyrer mv. Det legges til grunn at dagens tjenestenivå og standard skal videreføres og utvikles. Det fordrer at man skikker boet nå i interimsperioden slik at man ikke må bruke mange år på å rette opp for valg som gjøres nå av kommunene hver for seg. Føringer for den økonomiske politikken i kommunens interimsperiode blir viktig. Det vil si tydelige kjøreregler i forbindelse med budsjett- og handlingsplaner i de fem kommunene. For å styre og følge opp den økonomiske politikken legges det derfor føringer for driftsresultat, bygging av reserver og utvikling av lånegjeld. Formålet med å etablere slike måltall og handlingsregler er å synliggjøre hva som skal til for å ha en sunn økonomi over tid og for å benytte det som beslutningsgrunnlag i økonomiplan og budsjettprosessen. Det er fellesnemndas nedsatte arbeidsgruppe for «Økonomisk politikk og handlingsregler» som har utviklet dette saksgrunnlaget som nå fremmes for fellesnemndas behandling i møte Saken har til hensikt å legge føringer for budsjett- og økonomiplanarbeidet i de fem kommunene. Det forutsettes at samme sak fremmes for behandling i kommunestyrene i Askim, Eidsberg, Hobøl, Spydeberg og Trøgstad så raskt som mulig og senest før budsjettet for 2018 vedtas. Økonomiske vurderinger: Formålet med finansielle måltall og handlingsregler er å synliggjøre hva som skal til for å ha en sunn økonomi over tid og å benytte dette som en del av beslutningsgrunnlaget i økonomiplan- og budsjettprosessen. Kommuner med sunn økonomi og et godt økonomisk handlingsrom vil kunne møte innstramminger eller uforutsette hendelser ved å redusere driftsresultatet eller bruke av reserver, uten at det får direkte konsekvenser for tjenestetilbudet. Der kommunene selv skaper eget økonomisk handlingsrom, reduseres ulempene ved å måtte prioritere noe bort når andre ting prioriteres opp. Men økonomiforvaltning utover minimumskravene vil kommunene få et bedre 16

17 grunnlag for å kunne gjennomføre lokale initiativ og målsettinger, og ikke bare statlig politikk. I Kommunelovutvalgets utredning 2016/4 Ny kommunelov foreslår utvalget at kommunestyret skal fastsette finansielle måltall for kommunenes økonomiske utvikling, som et verktøy for den langsiktige styringen av kommunenes økonomi. Forslaget innebærerer at det lokalt må foretas nærmere vurderinger av hvilke måltall det er naturlig å legge til grunn for egen kommune. Valg av måltall og nivået på disse vil måtte være ulikt. Dette må vurderes individuelt ut fra situasjonen kommunene er i, økonomiske utsikter og lokale prioriteringer. Ikke minst vet vi at demografien endres og jo lengre vekk fra hovedstadsregionen man kommer jo større andel blir de eldre aldersgruppene av total befolkning. Det innvirker både på kostnadsnivået og på inntektsnivået. Det benyttes ulike nøkkeltall for overordnet kontroll og styring i kommunesektoren. I kommuneproposisjonen for 2017 benyttes indikatorer som netto driftsresultat, akkumulert regnskapsresultat, arbeidskapital, netto lånegjeld, netto renteeksponering og disposisjonsfond som nøkkeltall for å beskrive den økonomiske situasjonen. Fylkesmennene har gjerne fokus på at netto driftsresultat minimum bør utgjøre 1,75 % av brutto driftsinntekter. Videre at kommunene bør ha oppsparte reserver for å kunne møte svingninger og at kommunene derfor bør ha et disposisjonsfond på over 5 % av brutto driftsinntekter, og at langsiktig gjeld må holdes på et forsvarlig nivå. Kommunene må i økonomiplanen synliggjøre en forsvarlig betjening av etablert og planlagt lånegjeld. Riksrevisjonen på sin side benytter netto driftsresultat korrigert for bunde fondsavsetninger, disposisjonsfond korrigert for rengnskapsmessig mer-/mindreforbruk og netto lånegjeld fratrukket ubunde investeringsfond og korrigert for netto udekket finansiering i nvesteringregnskapet. Indikatorene er videreutviklet av KS og presenteres i tabell som gir en vurdering av økonomisk handlingsrom målt ved indikator i prosent av driftsinntektene. I prosent av driftsinntekt i alt Svært utsatt Lite handlingsrom Moderat handlingsrom Større handlingsrom Korr. netto driftsres. <0 <1 <2 >2 Korr. disposisjonsfond <2 <5 <8 >8 Korr. netto lånegjeld >85 >75 <65 <65 Ved valg av økonomiske nøkkeltall i denne saken er det lagt vekt på at de økonomiske nøkkeltallene skal være lette å forstå og enkle å benytte i den praktiske økonomistyringen av kommunene. For å oppnå dette er det viktig at økonomiske nøkkeltallene ikke er for mange, eller for kompliserte å beregne. Det er også en fordel om nøkkeltallene er enkel å sammenligne med andre. Det anbefales følgelig at det fastsettes økonomiske mål for følgende nøkkeltall i interrimsperioden: Økonomisk balanse målt ved netto driftsresultat Økonomisk buffer målt ved disposisjonsfond Finansieringsstruktur målt ved netto lånegjeld i % av driftsinntektene. 17

18 Netto driftsresultat Netto driftsresultat er hovedindikatoren for økonomisk balanse i kommunesektoren. Netto driftsresultat viser årets driftsoverskudd etter at renter og avdrag er betalt og er et uttrykk for hva kommune har til disposisjon til avsetninger og egenfinansiering av investeringene. Det tekniske beregningsutvalget for kommunal og fylkeskommunal økonomi (TBU) anser et driftsresultat over tid på om lag 1,75 pst. for kommuene som nødvendig for å sitte igjen med tilstrekklig midler til investeringer og for å ha en sunn økonomi på sikt. Den økonomiske situasjonen for kommunene Askim, Eidsberg, Hobøl, Spydeberg og Trøgstad er ulik. Ulik utnyttelse av inntektspotensialet og den enkelte kommunes disponering av inntektene gjør at en ikke bør ha for stort fokus på et netto driftsresultat utover 3,0 % av brutto driftsutgifter utover at det er særdeles fornuftig økonomisk styring. Tabellen nedenfor viser utviklingen i netto driftesultat i % av driftsinntektene for de 5 kommunene, Østfoldkommunene og Landet: Askim 3,9 % 0,6 % 1,4 % 3,5 % Eidsberg 2,2 % 1,0 % 2,1 % 1,6 % Hobøl -2,1 % -3,8 % -0,3 % 4,7 % Spydeberg 0,7 % -2,4 % 0,2 % 0,2 % Trøgstad 4,9 % 3,7 % 4,9 % 5,0 % Østfold 1,0 % 1,0 % 1,9 % 3,4 % Landet 2,7 % 1,3 % 3,0 % 4,0 % Den enkelte kommune har et selvstendig ansvar for å ha en sunn økonomi og styre ressursbruken mot anbefalte nivåer for de enkelte nøkkeltall. Med den økonomiske situasjonen den enkelte kommune er i, og forutsetningene på inntektssiden som tidligere omtalt, kan det stilles spørsmål ved om hvor nivåene skal være for netto driftsresultat for de 5 kommunene. Kommunenes rammeoverføringer er nå i dag samlet om lag 23 mill kroner høyere som følge av overgangsordningen, enn om den enkelte av de 5 kommunene hadde valgt å stå alene. Samtidig gjør overgangsordningen at inntektene i dag er om lag 6,5 mill kroner høyere enn den nye kommunen vil få gjennom inndelingstilsskuddet og redusert basistilskudd fra Sammen med eiendomsskatt mv. bør forutsetningene for å komme ut med bedret netto driftsresultat om man tilpasser driftsnivået til sitt egentlig inntektsnivå være tilstede. Kommunene som ligger under anbefalt nivå for netto driftsresultat må ha fokus på å trekke opp netto driftsresultat resten av året i 2017 slik at det ender ut så godt som mulig opp mot anbefalt nivå 1,75 %. Kommunene bør som minimum ha fokus på å legge budsjetter og etterleve disse mot minimum fylkesmannens anbefaling på 1,75 % i netto driftsresultat, men samtidig etterstrebe å komme så høyt opp på grønt nivå som mulig. Tiltak må iverksettes slik at driftsnivået gjør at budsjettert og reelt netto driftsresultat i 2018 som minimum ligger på gult nivå og opp mot eller over på grønt nivå i Følgende handlingsregel for netto driftsresultat foreslås for interimsperioden hvor man som minimum etterstreber å oppnå gult nivå i 2018 og på grønt nivå i 2019: 18

19 Økonomisk buffer målt ved disposisjonsfond Det er viktig for alle å ha reserver for å møte svingninger og uforutsette hendelser. I arbeidet med å fastsette handlingsregler vil en indikator for oppsparte midler som kan disponeres fritt være en viktig måleparameter. Disposisjonsfond er oppsparte midler som fritt kan benyttes til finansiering av både drifts- og/eller investeringsutgifter. Den enkelte kommune har et selvstendig ansvar for å ha tilstrekkelige frie midler gjennom et disposisjonsfond. Tabellen nedenfor viser disposisjonsfondet i % av driftsinntekter for de 5 kommunene, Østfoldkommunene og Landet: Askim 10,1 % 10,9 % 9,3 % 11,3 % Eidsberg 5,4 % 6,1 % 5,6 % 6,4 % Hobøl 0,0 % 0,0 % 0,0 % 0,0 % Spydeberg 3,0 % 1,1 % 1,5 % 1,4 % Trøgstad 15,4 % 18,4 % 20,4 % 23,0 % Østfold 3,2 % 3,4 % 3,6 % 4,8 % Landet 5,1 % 5,2 % 5,7 % 7,1 % Med bakgrunn i overgangsordningen som gjør at rammeoverføringene er samlet om lag 23 mill kroner høyere i enn om kommunene hadde valgt å stå alene og om lag 6,5 mill kroner høyere enn «Den nye kommunen» vil ha fra bør kommunene ha fokus på å nivelere sitt driftsnivå til det nivået man måtte hatt om man skulle forblitt en egen kommune for å legge til rette for å ha en positiv utvikling på sine fondsreserver. Det foreslås at regnskapsmessige mindreforbruk i hovedsak bør avsettes til disposisjonsfond for å styrke disposisjonsfondet, men samtidig synes det om man ser denne indikatoren alene, urimelig at de som har valgt å bygge sine disposisjonsfond opp på grønt nivå skal måtte ha samme stramme føringer for disponering av regnskapsmessig mindreforbruk som de som ligger i rød/gul sone. Det foreslås at det legges føringer om at av et regnskapsmessig mindreforbruk i må de som ligger i rød sone avsette et eventuelt regnskapsmessig mindreforbruk i sin helhet til disposisjonsfond, de som ligger i gul sone må avsette minst 75 % av regnskapsmessig mindreforbruk til disposisjonsfond, mens de som er i grønn sone må avsette minst 50 % av regnskapsmessig mindreforbruk til disposisjonsfond. Unntak fra dette er et regnskapsmessig mindreforbruk som nyttes til inndekning av tidligere akkumulert underskudd og for nedbetaling av gjeld. Følgende handlingsregel for disposisjonfond foreslås for interimsperioden hvor kommunen retter fokus på å komme opp på et gult nivå i 2018 og på grønt nivå i 2019: 19

20 Finansieringsstruktur målt ved netto lånegjeld i % av brutto driftsinnekter Høy gjeldsgrad og låneopptak har innvirkning på den løpende driften i kommunene ved at det blir mindre til løpende driftsutgifter, og svingninger i markedsrentene kan gi svingninger i hvor mye kommunene kan disponere til løpende drift år for år. Det har de senere årene vært en stor gjeldsoppbyggning i kommunene generelt og det er anbefalt at det knyttes økonomiske handlingsregler til hvordan kommunene finansierer sine investeringer for å unngå at veksten i gjelden blir unormal stor. Et mål for gjeldsgraden må imidlertid ses i sammenheng med andre økonomiske størrelser, og det er forskjell mellom gjeld som er «direkte renteeksponert» og gjeld som dekkes i sin helhet gjennom avgifter/gebyrer (VAR og startlån, ansvarlig lån). For eksempel vil store fondsreserver gjøre at økonomien tåler en høyere gjeldsgrad. Utviklingen i gjeldsgraden bør følges nøye og den enkelte kommune må ha inndekning for de forpliktelser en påtar seg eller planlegger for også i et langsiktig perspektiv utover Det er stor variasjon mellom kommunene hva gjelder gjeldsgrad i % av driftsinntektene og hvilken sammensetning gjeld den enkelte kommune har (startlån/selvkost/formålsbygg/ andre investeringer/ansvarlig lån). Det er gjort ulike investeringer i kommunene som gjør at noen har tatt store investeringer, andre kommuner er inne i større slike investeringer nå, mens andre har vært restrektive og holdt igjen/skjøvet det midlertidig foran seg. Gjeldsbyrden kan følgelig ikke sammenlignes uten videre mellom kommunene. Den enkelte kommune har et selvstendig ansvar for å ha en gjeldsgrad som er ansvarlig og realisitisk i forhold til eget handlingsrom nå og i et langsiktig perspektiv. Tabellen nedenfor viser netto lånegjeld eller gjeldsgrad I i % av brutto driftsinntekter for de 5 kommunene, Østfoldkommunene og Landet, samt tilsvarende netto lånegjeld ekskl. selvkostgjeld eller gjeldsgrad II i % av brutto driftsutgifter (dvs. ikke direkte renteeksponert gjeld): Det er et mål for den nye kommunen å skape et handlingsrom i økonomien. Da må kommunen også ta et ansvar for å ha inndekning for egen gjeldsgrad og rente- og avdragsbelastning også i et 20

21 langsiktig perspektiv. En styringsparameter for mange kommuner har vært å ikke ha en gjeldsgrad over 100 % av brutto driftsinntekter. Ingen av kommunene ligger på det nivået ved utgangen av 2016 om man korrigerer for ubrukte lånemidler og startlån. Samtidig er den gjelden den enkelte kommune har ulikt sammensatt. Noe er direkte renteeksponert ved at det slår direkte inn i den løpende driften, mens annen gjeld dekkes opp av låntakere eller abonnenter innenfor vann- og avløp. Uavhengig av dette blir netto korrigert lånegjeld over 75 % vurdert til å tilsi at handlingsrommet er lite. Store frie midler kan imidlertid avbøte på dette og tilsi at gjeldsgraden kan være høyere uten at dette begrenser handlingsrommet for mye på kort sikt. Følgende handlingsregel for gjeldsgrad I og II foreslås for interimsperioden hvor kommunen retter fokus på som minimum å ligge på gult nivå i 2018 og på grønt nivå i 2019: Konklusjon: Langsiktig økonomiplanlegging er krevende men nødvendig, for å etablere et godt grunnlag for politisk handlingsrom og et godt tjenestetilbud i kommunene over tid. Økonomi-planlegging skal sikre både balanse i kommunens økonomi og håndtering av usikkerhet. God planlegging gir gevinster i form av bedre ressursutnyttelse og et bedre tjenestetilbud. Forholdet mellom investeringer, drift, fondsreserver og gjeldsutvikling vil være et resultat av kommunens prioriteringer. Prioriteres investeringer vil dette få en konsekvens for tjenestene ved at driftsutgiftene må reduseres for å betale renter og avdrag. I hvor stor grad bestemmes av investeringsnivået, andel egenkapitalfinansering, rentenivå og avdragstid. Hver kommune har i perioden fram til sammenslåing ansvar for sin ordinære drift, men spørsmål som kan ha betydning for «Den nye kommunen» må drøftes i fellesnemnda før endelig vedtak i de respektive kommunestyrer. Dette er spesielt knyttet til kommunens kommuneplan og handlingsprogram/økonomiplan. Med henvisning til fellesnemdas reglement og fullmakter punkt 5 og 6: og «bør spørsmål som kan ha betydning for den nye kommunen drøftes i fellesnemnda før endelig vedtak i de respektive kommunestyrer» «Inndelingslova gir fellesnemnda et særlig ansvar for saker av økonomisk betydning. Fellesnemnda skal uttale seg om kommunenes budsjett og økonomiplaner..» henstiller prosjektleder om at større investeringer i formålsbygg/andre investeringer som vil 21

22 påvirke driften i den nye kommunen, løftes til fellesnemnda enkeltvis, og anmoder også om at rådmannens forslag til investeringsprogram i den enkelte kommune oversendes fellesnemnda for uttalelse før endelig behandling i kommunestyrene. Foreslåtte handlingsregler for netto driftsresultat, disposisjonsfond og gjeldsgrad setter rammer for handlingsrommet i økonomiplanarbeidet for 2018 og De fem kommunene har ulikt økonomisk utgangspunkt. Det vil være slik at ikke alle kommunene vil klare å oppnå «grønne» tall for alle de tre handlingsreglene i 2018 og 2019, men fra 2020 skal budsjettet for «Den nye kommunen» vise grønt på alle de tre handlingsreglene. Det fordrer et felles ansvar i 2018 og 2019 og at kommunene hver for iverksetter tiltak og planlegger sin løpende drift og investeringsnivå ut fra en langsiktig bærekraftig drift. For gjennom dette få en positiv utvikling i måleindikatorene og etterstrebe å oppnå gul sone i 2018 og grønn sone i Prosjektleders vurderinger: En gjennomgang av viktige finansielle måltall som grunnlag for å vurdere de 5 kommunenes økonomiske status viser at kommunene er ulikt stilt. Netto driftsresultat som blir ansett å være hovedindikatoren for økonomisk balanse i kommunesektoren, og hvor teknisk beregningsutvalg for kommunal og fylkeskommunal økonomi (TBU) anbefaler et nivå over tid på minimum 1,75 % av brutto driftsinntekter, har kommunene med unntak av Trøgstad kommune alle slitt med å oppnå anbefalt nivå de siste årene med unntak av Med oversikten over mindreinntekter enn landsgjennomsnittet på den kommunale inntektsskatten, ser man at de 5 kommunene naturlig nok har et dårlige utgangspunkt eller en trangere økonomi for å oppnå 1,75 % i netto driftsresultat enn landsgjennomsnittet eller de som ligger over landsgjennomsnittet. Konsesjonskraftinntekter og ulik innretning av eiendomsskatten kan nivelere ut dette. Også i forhold til disse inntektene er imidlertid kommunene ulikt stilt. Likeens viser tall for kommunenes økonomiske buffer store variasjoner. Trøgstad har et disposisjonsfond på over 20 % av brutto driftsinntekter, Askim har over 10 %, mens Eidsberg ligger på om lag 6 % av brutto driftsinntekter mot anbefalt nivå minimum 5 %. Spydeberg har et disp.fond på om lag 1 % mens Hobøl kommune ikke har noe disposisjon eller økonomisk buffer. Tilsvarende er det også variasjoner på gjeldsgrad. Her varierer total gjeldsgrad målt med fratrekk for startlån og ubrukte lånemidler mot brutto driftsinntekter fra % ved utgangen av 2016 for de 5 kommunene. Korrigerer vi for lån mot selvkostområdene varierer det mellom %. Dette er et øyeblikksbilde og økonomisk buffer og gjeldsgrad endres fortløpende og fra år til år ut fra de planene som er lagt. Dette til tross, er det viktig å ha fokus på å skikke boet og sørge for at gjeldsgrad, disposisjonsfond og den løpende driften er bærekraftig som om kommunene skulle vært driftet videre som egen kommune i et langsiktig perspektiv. Kommunenes økonomiske situasjon tilsier at driftsbalanse, gjeldsgrad og økonomisk buffer må henge sammen og ha en positiv utvikling framover. «Den nye kommunen» vil ha et potensial for å ta ut stordriftsfordeler på mange områder og slik sett skape seg et handlingsrom, men samtidig vil det være mange områder som må styrkes og investeringer som må gjøres innenfor infrastruktur, grende- og tettstedsutvikling og formålsbygg. Dette vil medføre betydelige investeringer og voksende lånegjeld framover. Vurdering av prinsipiell betydning: Det anbefales at saken sluttbehandles i de respektive by-/kommunestyrer. 22

23 Vedlegg: Finansielle tall pr målt mot fastsatte måltall Økonomiske indiaktorer fargeskalering 23

24 Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Bjørn Sjøvold FE /1301 Kommunikasjon- og tiltaksplan for perioden Saksnr Utvalg Type Dato 25/17 PSU fellesnemnda 5K PS /17 Fellesnemnda PS Prosjektleders innstilling: 1. Kommunikasjons- og tiltaksplan for perioden vedtas. Saken gjelder: 19.september 2017 vedtok Fellesnemnda: 1. Det utarbeides forslag til kommunikasjonsplan som legges frem til behandling i fellesnemnda 2. Det nedsettes et kommunikasjonsteam for den nye storkommunen 1.Kommunikasjonsplan Kommunikasjonsplanen er tiltaksorientert med felles, samkjørt kommunikasjonsarbeid fra og med høsten 2017 og fram til kommunesammenslåingen i Planen inneholder også en tiltaksplan som er eget vedlegg. Kommunikasjonsplanen tar for seg kommunikasjonsbehovet knyttet til selve prosessen med å bygge den nye kommunen. Tidsløp Første fase er kartlegging og samordning av tjenester som kan samkjøres fortløpende fram mot Denne fasen antas å vare frem til Kommunikasjonsplanen i denne fasen vil primært ha et internt perspektiv. Rådmennene vil derfor være sentrale talspersoner i denne fasen. Andre fase av kommunikasjonsplanen er å kommunisere fortløpende eksternt og internt når det gjelder oppbygging av den nye kommunen. Resultatene fra første fase vil nå ha et eksternt perspektiv og skal frontes av ordførerne der dette er hensiktsmessig. Avslutningsvis og utenfor denne kommunikasjonplanen skal det lages en egen strategisk kommunikasjonsplan for den nye kommunen som skal gjelde fra

25 Målsettinger Kommunikasjonen skal sørge for at innbyggere, ansatte, næringsliv, organisasjoner og folkevalgte til enhver tid holdes orientert om kommunesammenslåingens målsettinger, prosesser og resultater Godt kommunikasjonsarbeid bidrar til å skape oppslutning og tillit til prosessen og den nye kommunen Kommunikasjonsarbeidet skal bidra til å skape entusiasme og på sikt en felles identitet og kultur på tvers av kommunegrensene 2.Kommunikasjonsteam Til å bistå prosjektleder med kommunikasjonsfaglig rådgiving samt gjennomføring av kommunikasjonstiltak, er det satt ned et kommunikasjonsteam bestående av de kommunikasjonsansvarlige for kommunene og en tillitsvalgt. Teamet ledes av prosjektkoordinator. Vurdering av alternativer og konsekvenser: Prosjektleder innarbeider de økonomiske konsekvensene i budsjettet for prosjektperioden. Vurdering av prinsipiell betydning: Saken anbefales sluttbehandlet av fellesnemnda. Vedlegg: Kommunikasjonsplan 5K Tiltaksplan pr