braplan 2.6 Systemdokumentasjon

Transkript

1 braplan 2.6 Systemdokumentasjon Versjon

2 Denne systemdokumentasjonen vil gi en introduksjon til redigering og administrasjon av braplan Dokumentasjonen har følgende kapitler: 1 ENDRINGSHISTORIKK INNHOLDSFORTEGNELSE INNLOGGING REDIGERING AV PLANER KOBLING TIL ARKIVET FRA OG TIL ANDRE SYSTEMER ADMINISTRASJON...19 side 2 av 23

3 1 ENDRINGSHISTORIKK Nytt i denne versjonen er: 1.1 braplan 2.6 Nasjonal planident: Eierkommune er automatisk knyttet til planen, slik at nasjonal planident automatisk genereres. Endring av plantyper: Følgende plantyper er lagt til: Midlertidig bygge- og delingsforbud, og; Udefinert. Følgende plantyper er tatt ut: Samordnet areal- og transportplan; Bygge- og delingsforbud; Bebyggelseplan iht kommunedelplan; Bebyggelseplan, ikke juridisk binnende; Disposisjonsplan, og; Dispensasjoner. Endring av planstatus: Planstatus kan nå settes automatisk av systemet, og gamle koder er tatt ut. Planstatus kan fortsatt settes manuelt, og statuser er: Planlegging igangsatt; Planforslag; Endelig vedtatt arealplan; Opphevet; Overstyrt; Vedtatt plan uten rettsvirkning, og; Endelig vedtatt plan underlagt tidsbegrensning. Relasjoner til andre planer: Tidligere relasjoner er tatt ut og erstattet av: Endrer/blir endret av; Overstyrer/blir overstyrt av; Arver betemmelser fra/overfører betemmelser til, og; Opphever/blir opphevet av. Hendelser i saksgang: Tidligere hendelser er tatt ut og erstattet av: Planforslag; Innsigelse; Endelig planvedtak; Ikrafttredelse; Kunngjøring endelig vedtak; Klage; Mindre endring; Dispensasjon; Opphevelse; Kommentar, og; Plansakprosess. 1.2 braplan 2.5 Ny planmal: En ny planmal med navn Standard saksgangsmal PBL 2008 er lagt til, og alle kommuner har tilgang til denne. Den er foreløpig ikke standardmal, men må velges manuelt (trykk på symbolet på venstre side av Saksgangsmal for å velge mal). Denne malen vil ha et sett med hendelser og statuser definert i den nye PBL. Endring av plantype: I henhold til ny PBL, har plantypen Reguleringsplan nå skiftet navn til Eldre reguleringsplan (gjelder også for eksisterende planer). Mindre vesentlig endring har skiftet navn til Mindre reguleringsendring. Nye plantyper: Følgende plantyper er nå lagt til: Regionplan, Statlig plan, Områderegulering, Detaljregulering Nytt vertikalnivå: I henhold til ny PBL, er nivået I vannsøylen lagt til som et vertikalnivå. Nye dokumenttyper: Dokumenttypene Planprogram og Mindre endring er lagt til som valgmulighet. Ny lovereferanse: Nytt forslag til Lovereferanse; Plan- og bygningsloven av 2008 er lagt til. Trykk på -bildet til høyre for Lovref. teksten i redigeringsbildet for å få forslag. Den nye lovreferansen foreslås for plantypene Områderegulering og Detaljregulering. Ny verdi for opprinnelig produsert: Man kan nå angi Fulldigitalt i dette feltet. Visning av siste vedtaksdato: Ved flere vedtaksdatoer (flere behandlinger) kunne feil vedtaksdato vises i innsynsbildet. Siste dato for vedtak i kraft blir nå presentert. Flere mindre justeringer og feilrettinger side 3 av 23

4 2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 ENDRINGSHISTORIKK braplan braplan INNHOLDSFORTEGNELSE INNLOGGING Rettigheter Brukere med leserettigheter Brukere med redigeringsrettigheter Brukere med administrator-rettigheter REDIGERING AV PLANER Nøkkelinformasjon for registrering Registrering av planid Registrering av planens navn Registrering av plantype Registrering av saksgang i planprosessen Registrering av andre egenskaper ved planen Dokumentmodulen Registrering av dokumenter Visning av dokumenter Lasting av vektordata omriss Registrering av kommentar Registrering av saksgang (hendelser) Redigere planrelasjoner Planstatus Lagre plan Vise berørte eiendommer (omvendt matrikkelsøk) KOBLING TIL ARKIVET FRA OG TIL ANDRE SYSTEMER Koblinger fra andre systemer til BraPlan Lenke til innsyn for en plan Lenke til søkesiden med forhåndsvalgt kommune Lenke til redigering av plan Direktelenke til matrikkelsøk Kobling fra BraPlan til andre systemer Webkart Sakssystem Eiendomsinformasjon/GAB Eget bakgrunnskart ADMINISTRASJON Registrering av kontakter Registrering av forslagsstiller og saksbehandler Registrering av Arkivar Registrering av vedtaksmyndighet Registrere brukere Bytte passord for bruker Saksgangmaler...23 side 4 av 23

5 3 INNLOGGING Du kan søke i planer uten å logge inn. Dette gjør braplan velegnet som en innsynsløsning da de kan søke i planarkivet, og se på planer. For å kunne registrere opplysninger og planer, må man logge inn med brukernavn og passord. Ill. 3.1: Innlogging med brukernavn og passord. I feltet "bruker" skriver du ditt brukernavn og i feltet "passord" skriver du ditt passord. Trykk på Logg inn -knappen, eller enter-tasten for å gå videre. Dette bildet kommer opp etter innlogging. Her ser du hvilken bruker som er innlogget (til høyre i bildet), samt hvilken arkiveier/kommune denne tilhører (til venstre i bildet). Ill. 3.2: Skjermbilde etter innlogging. 3.1 Rettigheter Innloggede brukere kan deles inn i tre kategorier. Rettigheten gjelder en bestemt kommune, så om du har endre-rettigheter for din kommune, vil du ikke kunne gjøre endringer i andre kommuners planarkiv Brukere med leserettigheter Kan søke i planarkivet, og lese, men kan ikke gjøre noen endringer. Kan også hente ut rapport fra søkskjemaet. Enkelte detaljer i planene kan være skjult i innsynsløsningen, men er tilgjengelig for innloggede brukere Brukere med redigeringsrettigheter Brukere med redigerings-rettigheter (skrive-) kan redigere eksisterende planer og legge til nye planer, i tillegg til alt som brukere med leserettigheter kan Brukere med administrator-rettigheter Administrator-brukere kan legge til kontakter, legge til nye brukere, bytte passord for andre brukere, og få innsyn i hvilke saksgangmaler som er registrert for kommunen. Det er kun brukere med rettigheter som administrator som kan slette planer. side 5 av 23

6 4 REDIGERING AV PLANER Du må være innlogget med endre-rettigheter eller administrator-rettigheter for å få tilgang på funksjonene i dette kapittelet. Under registrering av informasjon på objektet plan, er det tre muligheter: Registrering av ny plan. Dersom du velger å trykke på denne knappen for å opprette en ny plan, får du opp et tomt redigeringsbilde, klart for registrering av nøkkelinformasjon. Mer om dette nedenfor. Ill. 4.1: Knapp for registrering av ny plan. Redigering på en eksisterende plan Dersom du velger å trykke på denne knappen ( ) for å endre en gitt plan, får du opp redigeringsbildet med planens fulle metadata. Mer om dette nedenfor. Ill. 4.2: Knapp for å åpne redigeringsbildet for en gitt plan. Slette en eksisterende plan (forutsetter administratorrettigheter) Dersom du velger å trykke på denne knappen for å slette en gitt plan, får du en advarsel med teksten "Er du sikker på at du vil slette planen [PlanID]?". Du må bekrefte for å slette planen. NB: Kun brukere med rettigheter som administrator kan slette planer. Ill. 4.3: Knapp for å slette en gitt plan. side 6 av 23

7 4.1 Nøkkelinformasjon for registrering Ill. 4.4: Skjermbilde for registrering av ny plan. Informasjon som må registreres er: planid, plannavn, plantype og saksgang i planprosessen (en hendelse) Registrering av planid PlanID blir satt manuelt av brukeren. Trykk på blyanten ved PlanID-feltet for å åpne redigeringsmodulen. I braplan benyttes nasjonal ID for registrering. Kommunenummeret blir automatisk satt basert på hvilken bruker som er pålogget. Selve PlanID-feltet et et tekstfelt jf SOSI-spesifikasjonen. Det er mulig å registrere evt tidligere administrative enheter (ved f.eks. kommunesammenslåinger) og tidligere planidenter (ved f.eks. endring av navnerutiner i kommunen). Når det gjelder planid er det umulig å registrere samme planid to ganger. Dvs. samme planid på to ulike planer. Ill. 4.5: Registrering av unik planident i braplan side 7 av 23

8 4.1.2 Registrering av planens navn Feltet plannavn er et fritekstfelt for planens navn. Dette feltet er obligatorisk å fylle inn Registrering av plantype Feltet plantype er en rullegardinmeny hvor du kan velge fra en systemdefinert liste. Standardvalget er "Områderegulering" som er den mest generelle typen under BPL2008, og vil spare brukeren arbeid da dette er et obligatorisk felt. Nederst i listen er et antall plantyper som gjelder eldre Plan- og bygningslover, og dersom en av disse mot formodning blir valgt møter man advarselen "Du har valgt en type som ikke finnes i ny Plan- og bygningslov (2008). Må kun brukes for eldre planer" Registrering av saksgang i planprosessen Det må registreres inn en hendelse i planprosessens saksgang. Saksgang i planprosessen er beskrevet i kapittel 4.4 Registrering av saksgang (hendelser) (s.11) Registrering av andre egenskaper ved planen Eier: Eierkommune (pålogget nå) Planbestemmelse: Valg fra systemdefinert Planstatus: settes av bruker ved å trykke på liste, standard er "Med planbestemmelser blyantikonet. (Se kap.4.6 Planstatus, s.13) som egen tekst". Stedsnavn: Fritekstfelt Arkivar: Valg fra brukerdefinert liste* Saksnummer: Lar deg velge fra registrerte Forslagsstiller: Valg fra brukerdefinert saksnumre, eller registrere nye. liste* Lovref. beskrivelse: Fritekstfelt Forslagsstiller-type: Velg offentlig eller Lovereferanse: Valg fra systemdefinert liste privat, standard er "Offentlig". Saksgangmal: Settes automatisk av Vertikalnivå: Avkrysning. Standard er "på systemet. Kan overstyres. bakkenivå". *Brukerdefinerte lister: Arkivar og forslagsstiller med flere opprettes og vedlikeholdes under administrasjon av kontakter, se kapittel 6 Administrasjon (under, s.19). Annen informasjon som registreres inn er: braarkiv-dokumenter: er beskrevet i kapittel 4.2 Dokumentmodulen (under, s.9). Planomriss: er beskrevet i kapittel Lasting av vektordata omriss (under, s.10). Interne kommentarer: er beskrevet i kapittel 4.3 Registrering av kommentar. (under, 11). side 8 av 23

9 4.2 Dokumentmodulen braplan benytter et arkivsegment i braarkiv som planarkiv for dokumenter og vedlegg. Dokumentene hentes direkte fra planarkivet i braarkiv, og alle endringer du gjør på dokumentet blir også gjeldende i braarkiv Registrering av dokumenter Etter å ha klikket på et dokument i dokumentlisten har du muligheter til å redigere et eksisterende dokument. Hvis du vil registrere et helt nytt dokument, trykker du på knappen Registrerer nytt dokument. Da må planen være lagret først, og du må ha satt planid for planen. Ill. 4.6: Registrere nytt dokument til en plan i braplan Redigere metadata: Kategori: Angir type dokument (Arealplankart, vedtak, mm) Hyperlink: Angir dokumentets synlighet i innsynsmodulen. "Aktiv hyperlink ved visning" - Gir publikum innsyn i dokumentet "Ikke hyperlink ved visning" - Forteller at det finnes dokument uten å gi innsyn "Skjul dokumenter ved planvisning" - Skjuler dokumentets eksistens for publikum Hendelse: Stadiet i saksgangen som dokumentet er tilknyttet. Hvis hendelsen finnes i saksganglisten hentes automatisk dato og saksbehandler derfra, og blir fylt ut. Dato: Dokumentets dato skrives inn, eller velges fra kalenderen om man trykker på kalenderikonet. Status: Dokumentets status er enten "Forslag" eller "Gjeldende". "Gjeldende" er standard verdi. Saksbehandler: Trykk på knappen [Velg saksbehandler] for å få tilgang til listen over saksbehandlere. Dette er en egendefinert systemliste som beskrives i kapittel Registrering av forslagsstiller og saksbehandler. (under, s.20). [Choose File]: Her angir du dokumentet som skal lastes opp. Hvis du kun ønsker å redigere metadata, lar du denne stå tom. Hvis du ønsker å laste opp en fil, velger du Browse eller Bla gjennom. [Slette]: Her kan du slette dokumentet. NB: Dokumentet blir da slettet fra BraArkiv, og ikke bare fra BraPlan. Beskrivelse: Dette er et notatfelt hvor du kan legge inn egne kommentarer til dette dokumentet. side 9 av 23

10 4.2.2 Visning av dokumenter Når man har åpnet et dokument i editeringsmodus, vises en liste over registrerte dokumenter (fra BraArkiv). Ved å holde musen over et dokument i listen, får man se filnavnet til originalfilen, samt hvor mange varianter som finnes. BraArkiv har muligheter til å automatisk generere pdf-varianter av for eksempel TIFF-filer som lastes opp. Trykk på dokumentlenken i listen for å få mulighet til å vise dokumentet eller redigere/slette dokumentet eller oppdatere metadata. Etter at du har trykket på dokumentlenken, får du mulighet til å vise dokumentet: Ill. 4.7: BEhandling av saksdokumenter i braplan Til venstre i bildet over er hviler musepekeren over en dokumentlenke. Det kommer straks opp et notat med informasjon om originalfilens navn (med filtype), og hvor mange varianter av dokumentet som er blitt generert i braarkiv. Til høyre i bildet over ser vi dokumentets registrerte metadata. Rullegardinmenyen øverst viser de ulike variantene som er tilgjengelig. Øvest i listen ligger originalfilen (en TIFF-fil), mens den filen som her er markert er den varianten som er tilgjengelig i publikumsløsningen. Dette er markert med en stjerne (*) etter filnavnet Lasting av vektordata omriss Ved lasting av vektordata har en mulighet til å visualisere hvor omrisset ligger. Ikke alle koordinatsystem støttes, men du vil få beskjed om den fila du forsøker å bruke ikke støttes. Last først opp en SOSI-fil i dokumentmodulen. Ved lasting av dokumentet blir feltet bruk planomriss som omriss på kart synlig for bruker. Klikk på knappen og planen blir visualisert i kartbildet. side 10 av 23

11 4.3 Registrering av kommentar. Klikk på Ny kommentar. Kommentaren må registreres med dato (trykk på bildet for å få opp kalender). Kommentaren registreres som "offentlig" (standard) eller skjult. Dette påvirker om kommentarer er synlig i innsynsløsningen eller ikke. 4.4 Registrering av saksgang (hendelser) Klikk på Ny hendelse. Hendelsen må registreres med dato. Du kan velge saksbehandler fra en forhåndsdefinert liste. Arkivar og forslagsstiller med flere opprettes og vedlikeholdes under administrasjon av kontakter, se kapittel 6 Administrasjon (under, s.19). Noen typer hendelser har også en slutt-dato, og da kommer det opp etter at du har valgt hendelsestype/saksgang. Trykk på ikonet ved siden av datofeltet for å benytte en kalender, eller skriv datoen. side 11 av 23

12 Ved registrering av vedtak, registreres også vedtaksmyndighet fra en forhåndsdefinert liste. 4.5 Redigere planrelasjoner Du kan legge inn relasjoner til andre planer. Trykk på blyant-symbolet ved relaterte planer. For å legge til en relasjon: - Søk deg fram til planen du vil legge inn en relasjon til (men ikke trykk på den enda) - Velg type relasjon ( Aktiv plans relasjon til valgt plan ) - Trykk på planen fra søkeresultatene. side 12 av 23

13 4.6 Planstatus Planstatus må settes manuelt av saksbehandler. Trykk på blyantikonet for å starte redigering av planstatus. Velg aktuell planstatus fra rullegardinmenyen. Bekreft den nye statusen ved å trykke på lagre-ikonet. Planen fremstår nå med oppdatert planstatus. Enkelte saksgangshendelser påvirker også planprosessen, og da må man bekrefte endringen på samme vis. 4.7 Lagre plan Når du har redigert en plan, må du trykke lagre plan for at endringene skal lagres i planarkivet. NB! Hvis du ikke aktivt bruker braplan på en lang stund, kan du bli logget ut, og endringene forsvinner. Lagre planen først hvis du kommer til å være borte fra braplan i flere timer. side 13 av 23

14 4.8 Vise berørte eiendommer (omvendt matrikkelsøk) Hvis kommunen har aktivert støtte for matrikkelsøk (se kap Error: Reference source not found Error: Reference source not found, s.error: Reference source not found), så kan man også se hvilke eiendommer en plan berører. I redigeringsbildet vil de være en knapp under kartet: Da vises de berørte eiendommene, med mulighet for lenke inn til webasert GAB/eiendomsinformasjon: side 14 av 23

15 5 KOBLING TIL ARKIVET FRA OG TIL ANDRE SYSTEMER. Skisse - kobling av braplan mot andre system. Skanning Tilrettelegging Kontroll braarkiv braplan Fagsystem Saksystem Figur 1: kobling av braplan mot andre system. 5.1 Koblinger fra andre systemer til BraPlan Lenke til innsyn for en plan I forbindelse med digitalisering av planarkiv har Geomatikk IKT AS laget en generell løsning for innsyn. Når planen er lagt inn i arkivet har planen fått sin definerte URL-adresse. URL-adressen inneholder PLANID og KILDEID som i dette tilfellet er kommunenummeret. Kildeid er identifikasjonen på eier av arkivet. Ved hjelp av linken (URL-en) nedenfor kan du se hvordan det fungerer. planid=r0185&kildeid=1601 side 15 av 23

16 Ill. 5.1: En annen variant, der vi har tatt med &tab=sak for at saksgangsfanen skal åpnes direkte (istedenfor dokumentfanen): 01&tab=sak Slike url-er kan benyttes for å lenke til en plan fra hjemmeside eller intranett, eller sendes på e-post Lenke til søkesiden med forhåndsvalgt kommune Man kan også lenke til søkesiden i BraPlan slik at kommunen er forhåndsvalgt: Lenke til redigering av plan Det er mulig å lage lenker som åpner redigering av plan direkte: Dette forutsetter at du allerede er logget på i BraPlan. Dette kan brukes i interne systemer i kommunen, eller til kommunikasjon mellom saksbehandlere. Merk at kildeid og planid er case sensitiv Direktelenke til matrikkelsøk Hvis matrikkelsøk er aktivert (se kap. Error: Reference source not found Error: Reference source not found, s.error: Reference source not founderror: Reference source not found), kan det søkes direkte med matrikkel: &gnr=22&bnr=587 Det er også mulig å bruke festenummer, ved å hekte på &fnr=23 side 16 av 23

17 Merk at url-en er case sensitiv. 5.2 Kobling fra BraPlan til andre systemer Webkart Kommuner som har kartløsninger på web kan koble disse opp mot BraPlan. BraPlan sender med Planid. Når dette er satt opp, vil det dukke opp en egen knapp ved siden av kartet som åpner webkartløsningen til kommunen. Ill. 5.2: Kobling til webkart Sakssystem Saksnummer kan også linkes mot sakssystemet, hvis dette er webbasert. Saksnummeret sendes med en definert URL; som åpner i et nytt vindu. side 17 av 23

18 5.2.3 Eiendomsinformasjon/GAB Har kommunen aktivert matrikkelsøk, kan det lenkes til et webbasert GAB-register. Se kapittel Error: Reference source not found Error: Reference source not found (Error: Reference source not found, s.error: Reference source not found) og kapittel 4.8 Vise berørte eiendommer (omvendt matrikkelsøk), (over, s.14) Eget bakgrunnskart I kartvinduet i braplan kan bagrunnskartet tilpasses. Se kapittel Error: Reference source not found Error: Reference source not found (Error: Reference source not found, s.error: Reference source not found). side 18 av 23

19 6 ADMINISTRASJON Funksjonene i dette kapittelet krever at du er innlogget med administrator-rettigheter. Da vil du se en egen knapp, som tar deg til administrasjonssiden. Ill. 6.1: administrasjon Åpningsbildet på administrasjonssiden: 6.1 Registrering av kontakter. Denne funksjonen krever at du er logget inn med administrator-rettigheter. De ulike kontakter som registreres er: Saksbehandler Arkivar Forslagsstiller Vedtaksmyndigehet side 19 av 23

20 6.1.1 Registrering av forslagsstiller og saksbehandler. Klikk kontakter, rull ned til du ser forslagsstillere, og trykk Legg til ny forslagsstiller. Ill. 6.2: Registrere ny forslagsstiller Det som registreres går fram av bildet ovenfor. Systemet krever at det blir fyllt ut i feltene Organisasjon og Kontaktperson. Det samme registreringsbildet gjelder for saksbehandler: Ill. 6.3: Registrere ny saksbehandler side 20 av 23

21 6.1.2 Registrering av Arkivar. Klikk "Legg til ny arkivar". Ill. 6.4: Registrere ny arkivar Registrering av vedtaksmyndighet. Klikk Legg til ny vedtaksmyndighet. Ill. 6.5: Registrere ny vedtaksmyndighet De som registreres går fram av bildet ovenfor. Systemet krever at det blir fyllt ut i feltet Organisasjon. side 21 av 23

22 6.2 Registrere brukere Under brukere ser du hvem som er registrert i systemet, og du kan legge til nye brukere. Ikonet ved siden av brukeren angir hvilken tilgang brukeren har (se også kapittel 3.1 Rettigheter, s.5): Ill. 6.6: Registrere brukere i braplan For å legge til en ny bruker, trykker du knappen "Legg til ny bruker" til høyre i skjermbildet. Skriv inn navn, brukernavn og eventuelt e-post. Trykk på Bestem -knappen for å sette passord. Herifra bestemmer du også hvilken tilgang den nye brukeren skal ha i systemet. 6.3 Bytte passord for bruker Ved å trykke på Bestem -knappen ved passordfeltet, kan du bytte passord for en eksisterende bruker. Ill. 6.7: Sette passord på bruker side 22 av 23

23 6.4 Saksgangmaler Saksgangmalen bestemmer hvilken saksgang som en plan følger. Standard saksgangmal er beskrevet i kapittel Error: Reference source not found Error: Reference source not found (Error: Reference source not found, s.error: Reference source not found), og er også gjengitt nedenfor. Hvis kommunen har andre saksganger for noen eller alle planene, kan dette legges inn i braplan av Geomatikk IKT as. Alle saksgangmaler som er registrert på kommunen blir listet opp i administrasjonsgrensesnittet under saksgang. Ill. 6.8: Administrasjon av saksgansmaler side 23 av 23