Faste medlemmer som møtte: Navn Funksjon Representerer Terje Granerud Leder AP Hallstein Flesland Nestleder H Ingunn Ulfsten Medlem KRF

Transkript

1 Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalget Møtested: Møterom - 275, Galleriet, Schweigaards gate 4, Oslo Dato: Tid: 14:00 Faste medlemmer som møtte: Navn Funksjon Representerer Terje Granerud Leder AP Hallstein Flesland Nestleder H Ingunn Ulfsten Medlem KRF Faste medlemmer som ikke møtte: Navn Funksjon Representerer Hulda Tronstad MEDL V Kjersti Marie Stensrud MEDL SV Varamedlemmer som møtte: Navn Møtte for Representerer Øystein Smidt Hulda Tronstad V Gabriel Kielland Kjersti Marie Stensrud MDG Fra revisjonen møtte: Navn Ketil Roppestad Gro Hilmarsen Bratli Linda Underum Viggo Røed Fra sekretariatet møtte: Navn Hans-Olaf Lunder Stilling Revisjonsdirektør Fagansvarlig forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Fagansvarlig regnskapsrevisjon Forvaltningsrevisor Stilling Leder

2 Saksliste Saksnr. Sakstittel Side Saker til behandling PS 24/2017 Orienteringssaker til kontrollutvalgets møte 19. september 2017 PS 25/2017 Forvaltningsrevisjon "Rutiner for opplæring i bruk av farlig utstyr i Akershus fylkeskommune" PS 26/2017 Forvaltningsrevisjon "etterlevelse av rutiner innen kulturminnevernet i Akershus fylkeskommune" PS 27/2017 Budsjettforslag for kontroll- og tilsynsarbeidet i AFK 2018 PS 28/2017 Invitasjon til å delta i felles selskapskontroll i VIGO IKS PS 29/2017 Eventuelt - Kontrollutvalgets møte 19. september 2017 Protokollen fra møtet den 6. juni 2017 ble enstemmig godkjent.

3 Saker til behandling PS 24/2017 Orienteringssaker til kontrollutvalgets møte 19. september 2017 Sekretariatslederens forslag til vedtak Informasjonen tas til orientering. Punktene ble gjennomgått. Fylkesrevisjonen ga en grundig orientering om plan for regnskapsrevisjon for inneværende regnskapsår. Kontrollutvalgets vedtak : Informasjonen tas til orientering. PS 25/2017 Forvaltningsrevisjon "Rutiner for opplæring i bruk av farlig utstyr i Akershus fylkeskommune" Sekretariatslederens forslag til innstilling Forvaltningsrapport 7/2017 oversendes fylkestinget med slik innstilling til vedtak: Fylkestinget ber fylkesrådmannen rapportere tilbake innen utgangen av november 2018 hvilke tiltak/utbedringer som er gjort i forhold til rapportens anbefalinger. Fylkestinget ber rådmannen vurdere tiltakene og prioritere tiltakene som gjelder de ansatte og elevenes sikkerhet først. Fylkestinget tar rapporten til orientering. Fylkesrevisjonen ved Viggo Røed orienterte om forvaltningsprosjektet. Utvalgsmedlemmene stilte spørsmål og fikk svar på sine spørsmål. Kontrollutvalget ga tilbakemelding om en bra rapport. Kontrollutvalgets innstilling : Forvaltningsrapport 7/2017 oversendes fylkestinget med slik innstilling til vedtak:

4 Fylkestinget ber fylkesrådmannen rapportere tilbake innen utgangen av november 2018 hvilke tiltak /utbedringer som er gjort i forhold til rapportens anbefalinger. Fylkestinget ber rådmannen vurdere tiltakene og prioritere tiltakene som gjelder de ansatte og elevenes sikkerhet først. Fylkestinget tar rapporten til orientering. PS 26/2017 Forvaltningsrevisjon "etterlevelse av rutiner innen kulturminnevernet i Akershus fylkeskommune" Sekretariatslederens forslag til innstilling Forvaltningsrapport 6/2017 oversendes fylkestinget med slik innstilling til vedtak: Fylkestinget tar forvaltningsrapport- Etterlevelse av rutiner innen kulturminnevernet i Akershus fylkeskommune til orientering. Fylkestinget ser med tilfredshet på at det er arbeidet systematisk og målrettet siden fylkestinget i 2012 ga kulturminnevernet i Akershus 9 punkter til forbedringer. Fylkesrevisjonen ved Gro Hilmarsen Bratli orienterte om forvaltningsprosjektet. Utvalgsmedlemmene stilte spørsmål og fikk svar på sine spørsmål. Kontrollutvalgets innstilling : Forvaltningsrapport 6/2017 oversendes fylkestinget med slik innstilling til vedtak: Fylkestinget tar forvaltningsrapport- Etterlevelse av rutiner innen kulturminnevernet i Akershus fylkeskommune til orientering. Fylkestinget ser med tilfredshet på at det er arbeidet systematisk og målrettet siden fylkestinget i 2012 ga kulturminnevernet i Akershus 9 punkter til forbedringer. PS 27/2017 Budsjettforslag for kontroll- og tilsynsarbeidet i AFK 2018 Sekretariatslederens forslag til vedtak Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for årsbudsjett 2018 for kontroll- og tilsynsarbeidet er på ,-. Kontrollutvalgets budsjettforslag innarbeides i Akershus fylkeskommunes budsjettdokumenter og legges fram for fylkestinget til behandling.

5 Sekretariatslederen gjennomgikk budsjettforslaget i korthet. Spørsmål ble besvart. Kontrollutvalgets vedtak : Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for årsbudsjett 2018 for kontroll- og tilsynsarbeidet er på ,-. Kontrollutvalgets budsjettforslag innarbeides i Akershus fylkeskommunes budsjettdokumenter og legges fram for fylkestinget til behandling. PS 28/2017 Invitasjon til å delta i felles selskapskontroll i VIGO IKS Sekretariatslederens forslag til vedtak Kontrollutvalget i Akershus fylkeskommune stiller seg positiv til å delta i felles selskapskontroll utført som forvaltningsrevisjon av Vigo IKS, i samsvar med prosjektnotat fra Revisjon Midt- Norge IKS. Kontrollutvalgets bidrag vil være dekning av revisjonsressurser fra Akershus og Østfold fylkesrevisjon til utførelse av eierskapskontroll. Kontrollutvalget forutsetter å få forslag til prosjektplan til godkjennelse. Når det gjelder utførelsen av forvaltningsrevisjonen ser kontrollutvalget det mer hensiktsmessig å gjennomføre denne med få aktører og at de øvrige fylkene bidrar med økonomisk kompensasjon. Sekretariatsleder orienterte kort om saken. Spørsmål ble besvart. Kontrollutvalgets vedtak : Kontrollutvalget i Akershus fylkeskommune stiller seg positiv til å delta i felles selskapskontroll utført som forvaltningsrevisjon av Vigo IKS, i samsvar med prosjektnotat fra Revisjon Midt- Norge IKS. Kontrollutvalgets bidrag vil være dekning av revisjonsressurser fra Akershus og Østfold fylkesrevisjon til utførelse av eierskapskontroll. Kontrollutvalget forutsetter å få forslag til prosjektplan til godkjennelse.

6 Når det gjelder utførelsen av forvaltningsrevisjonen ser kontrollutvalget det mer hensiktsmessig å gjennomføre denne med få aktører og at de øvrige fylkene bidrar med økonomisk kompensasjon. PS 29/2017 Eventuelt - Kontrollutvalgets møte 19. september 2017 Det er foreløpig ikke fremmet saker under eventuelt Ingunn Ulfsten orienterte kontrollutvalget om en henvendelse vedrørende praksis ved bruk av midlertidige ansettelser. Ingunn Ulfsten konkretiserer henvendelsen skriftlig slik at utvalget/ved kontrollutvalgsleder kan vurdere om hevendelsen settes på sakskartet. Neste møte blir avholdt på Jessheim videregående skole den med innlagt befaring.