ÅRSOPPGJØRSNOTAT 2016

Transkript

1 Vår saksbehandler: Vår dato: Vår referanse: Side: av 6 Til Kommunestyret i Gjesdal kommune 4330 Ålgård ÅRSOPPGJØRSNOTAT 2016 Innledning Kommunelovens regler om tilsyn, kontroll og revisjon framgår av kommuneloven kapittel 12. Revisors oppgaver følger av loven 78 og egen forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv. og kan oppsummeres slik: Gjennomføre regnskapsrevisjon Vurdere om årsregnskapet er avlagt i samsvar med lov, forskrift og god kommunal regnskapsskikk Se etter at årsregnskap stemmer med budsjett eller andre gyldige vedtak Vurdere om opplysningene i årsberetningen er konsistente med årsregnskapet Vurdere om kommunen har oppfylt sine plikter mht. tilfredsstillende registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger Se etter at kommunen har ordnet den økonomiske internkontrollen på en betryggende måte Bidra til å forebygge og avdekke misligheter og feil. Eventuelle konstaterte misligheter skal straks meddeles kontrollutvalget Utføre forvaltningsrevisjon og selskapskontroller etter bestilling fra kontrollutvalget. Resultatene av regnskapsrevisjonen er rapportert i vår revisjonsberetning datert Denne rapporten gir en oppsummering av årets revisjon og knytter en del kommentarer til det framlagte årsregnskapet og årsmeldingen. Den økonomiske situasjonen Driftsregnskapet for 2016 viser et netto driftsresultat på 32,6 mill. kr, som tilsvarer 3,8 % av brutto driftsinntekter. Til sammenligning var driftsresultatet året før på 8,5 mill. kr eller 1,1 % av driftsinntektene. Det anbefalte minstenivået for netto driftsresultat er av teknisk beregningsutvalg satt til 1,75 %, mens kommunen selv har i sin økonomiplan et mål om at driftsresultatet minst skal ligge på 2 %. En ikke ubetydelig del av det gode driftsresultatet skyldes bruk av premiefond, som reduserer kommunens pensjonsutgifter. Netto lånegjeld 1 utgjør ved årets utgang hele 87 % av driftsinntektene, altså en reduksjon i forhold til året før hvor det tilsvarende tallet var 91 %. 1 Netto lånegjeld er definert som langsiktig gjeld ekskl. pensjonsforpliktelser, fratrukket totale utlån og ubrukte lånemidler. Postadresse: Lagårdsveien STAVANGER Besøksadresse: Samme: E-postadresse: post@rogaland-revisjon.no Telefon: Telefaks: Bankkonto: Organisasjonsnr: NO MVA

2 Side: 2 av 6 Egenkapitalen er per på 517 mill. kr. Det betyr at den egenkapitalfinansierte delen av eiendelene er på kun 21 %, som likevel er noe høyere enn fjorårsnivået. Den frie egenkapitalen er på 150 mill. kr, en økning i forhold til fjoråret på 9 mill. kr. Det vises for øvrig til fyldig og god omtale i årsrapporten av både den økonomiske situasjonen og tjenestetilbudet. Kommunens egenkontroll Det overordnede ansvaret for kontroll og tilsyn i kommunen tilligger kommunestyret, jf. kommuneloven 76. Administrasjonssjefen skal iht. 23 påse at administrasjonen er gjenstand for betryggende kontroll, og har dermed det operasjonelle ansvaret for at interne styringsprosesser og kontroller er etablert og at de fungerer tilfredsstillende. Kontrollutvalget er de folkevalgtes redskap for kontroll og tilsyn, og utøver sin kontrollfunksjon via forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller som utvalget selv har bestilt, i tillegg til den lovbestemte regnskapsrevisjonen. I denne revisjonsrapporten vil resultatene av disse kontrollene kort bli oppsummert. Vi vil innledningsvis bemerke at hovedformålet for revisjonen er å være kontrollutvalgets forlengede arm idet å utøve kontroll og tilsyn. Samtidig er det vår målsetting at våre revisjonsrapporter enten det er forvaltnings- eller regnskapsrevisjon skal være til nytte for de folkevalgte så vel som administrasjonen. Den mest sentrale delen av kommunens egenkontroll er likevel administrasjonens interne kontroll. Denne blir omtalt nedenfor. Regnskapsavleggelsen Regnskap og årsberetning er avlagt i samsvar med lov, forskrift og god kommunal regnskapsskikk. Revisjonen har, som tidligere år, arbeidet parallelt med kommunen slik at hoveddelen av avdekkede feil har blitt rettet underveis. Samarbeidet med administrasjonen har etter vårt syn fungert godt, og vi setter pris på det arbeidet som administrasjonen legger ned for å tilrettelegge regnskapsdokumentasjonen, slik at vårt arbeid kunne gjennomføres mer effektivt. Rapportering med budsjettoppfølging for første og annet tertial ble lagt fram for kommunestyret hhv og Vi har på stikkprøvebasis kontrollert at budsjettvedtak er korrekt registrert og rimelighetsvurdert øvrige budsjettendringer. Regnskapsrevisjon Regnskapsrevisjon omfatter en vurdering av interne kontrollrutiner, analyser av regnskapsinformasjon samt tester av regnskapsopplysninger på transaksjonsnivå. Vesentlige rutiner i kommunen har blitt gjennomgått og interne kontroller er testet. Inntekter og utgifter er kontrollert på stikkprøvebasis, og alle vesentlige poster i balansen har blitt gjennomgått. Regnskapsrevisjonen er utført i samsvar med kommuneloven med forskrift og god kommunal regnskapsskikk, herunder internasjonal revisjonsstandarder International Standards on Auditing.

3 Vurdering av intern kontroll Side: 3 av 6 Med intern kontroll menes i denne sammenhengen alle aktiviteter som er iverksatt for å sikre at de fastsatte målene blir nådd. En sentral forutsetning for at den interne kontrollen skal være tilfredsstillende, er at den er godt forankret på ledernivå. Det er vårt inntrykk at dette er tilfellet i Gjesdal, noe som blant annet gir seg utslag i god budsjettdisiplin. Budsjettoppfølgning er et av de viktigste styringsinstrumentene en kommuneledelse har, og det er derfor av stor betydning at den fungerer tilfredsstillende. Vi har i løpet av 2016 gjennomgått de vesentligste økonomirutinene. Når det gjelder rutiner for lønnsutbetalinger og brukerbetalinger, har vi ingen spesielle merknader. Vår gjennomgang av ansettelsesrutiner avdekket imidlertid flere tilfeller der det ikke var innhentet taushetserklæringer og politiattester, og også ett tilfelle der fastlønnen var blitt feil som følge av feil registrering av ansiennitet. Kjøp av varer og tjenester kontrolleres regelmessig av oss i forbindelse med det terminvise momskompensasjonskravet. Det er vanligvis en god del feil på dette feltet, men flere av disse er allerede fanget opp av regnskapsavdelingens egne kontroller innen vi gjennomfører vår revisjon. Vi gjennomfører en begrenset kontroll av etterlevelse av regelverket for offentlige anskaffelser som et ledd i vår ordinære finansielle revisjon. I 2016 ble det avdekket brudd på regelverket i to av fire undersøkte tilfeller, da det ikke forelå protokoll som kunne dokumenteres at konkurranse var gjennomført. Gjesdal kommune har ikke blitt innklaget til KOFA (Klageorganet for offentlige anskaffelser) i Våre kontroller av utgifter til bevertning, representasjon og gaver avdekket også i år at en ikke ubetydelig andel av dokumentasjonen var mangelfull. Det vises i den forbindelse til bokføringsforskriften 5-10 som krever at dokumentasjonen av bevertningsutgifter skal angi formålet og hvem bevertningen omfatter. Tilsvarende dokumentasjonskrav vil gjelde gaver. Det anbefales at rutinene for dokumentasjon av slike utgifter innskjerpes. Det er også formelle feil ved dokumentasjon av reiseutgifter, idet bokføringsforskriftens krav til angivelse av reisens formål ikke framgår av alle bilagene. Når det gjelder utbetalinger i forbindelse med sosialhjelp og barnevernstjenester, har vi ingen merknader. Rutinene synes etter vår vurdering å være betryggende. Likvid- og finansområdene er gjennomgått og synes tilfredsstillende. Omfanget av kontanter er svært beskjedent i Gjesdal. Finansplasseringer er håndtert i samsvar med finansreglement. Driftsregnskapet Driftsregnskapet er gjort opp med et regnskapsmessig mindreforbruk på 15,1 mill. kr etter bruk av og avsetning til fond. Inntekter og utgifter, anordninger og bruk av fond er kontrollert dels ved analytiske handlinger, dels ved stikkprøver av detaljtransaksjoner. Budsjettet burde vært justert opp når det gjelder avskrivninger. Budsjettavvik i tilknytning til avsetninger til disposisjonsfond skyldes i stor grad at virksomhetene selv disponerer eventuelt mindreforbruk.

4 Side: 4 av 6 Selvkostområdene vann og renovasjon hadde til sammen et overskudd på 1,6 mill. kr i 2016, mens avløp, slam og feiing samlet sett gikk med et underskudd på snaue kr , jf. note til regnskapet. Etter dette er det et akkumulert overskudd for renovasjon på ca. 4 mill. kr og et framførbart underskudd på de øvrige områdene på 1,8 mill. kr. For øvrig gjøres det selvkostberegninger for plansaker, byggesak og oppmåling. Næringsavfall, som kommunen håndterer selv, inngår ikke som en del av selvkostområdene, men er i stedet en skattepliktig aktivitet. Tilskudd til ressurskrevende tjenester for 2016 er inntektsført med 22,1 mill. kr, ca. 3 mill. kr høyere enn året før. Dette var et estimat. Den endelige beregningen etter vår revisjon viste at tilskuddet vil bli noe lavere 20,7 mill. kr. Differansen, for mye inntektsført 1,4 mill. kr, blir delvis oppveid ved at inntekter i størrelsesorden 0,7 mill. kr, som skulle vært inntektsført i 2016, først ble registrert i Nettoeffekten anses akseptabel. Tilskuddet til ikke-kommunale barnehager er i regnskapet for 2016 bokført med 34,9 mill. kr, ca. 2 mill. kr mer enn året før. Det er betalt 3,3 mill. kr for barnehageplasser i andre kommuner, mens inntekten fra salg av barnehageplasser til andre kommuner kun er drøye kr Investeringsregnskapet Årets investeringsutgifter er på 147,5 mill. kr, som er noe over budsjett, men lavere enn året før. Investeringsregnskapet er gjort opp i null etter overføring fra driftsregnskapet på 16 mill. kr. Bruk av lån er litt lavere enn budsjettert 67 mill. kr. Ubrukte lånemidler ved årets slutt er på 57 mill. kr, omtrent som i 2015, et relativt høyt beløp sett i forhold til investeringsnivået. Kommunen har i 2016 ytt 10,5 mill. kr i startlån, men ikke tatt opp nye lån som følge av at det var ubrukte lånemidler igjen fra året før. Misligholdte lån utgjør ca. kr , altså et lite beløp. Det er ikke gjort noen avsetning for eventuelle framtidige tap. Dette bør kommunen likevel løpende vurdere sett på bakgrunn av den relativt høye arbeidsledigheten som nå er i regionen. Vår gjennomgang av investeringsregnskapet har ikke avdekket vesentlige beløp som etter vår vurdering burde vært ført i driftsregnskapet. Det er særlig grensedragningen mellom hva som er vedlikehold (som skal føres i driftsregnskapet), og hva som er oppgradering (som skal i investeringsregnskapet), som kan være vanskelig. Det kritiske punktet i denne sammenheng er at det bare er investeringsutgifter som kan finansieres med lån. Alle andre utgifter må dekkes av driftsinntektene. Balansen Alle vesentlige balanseposter er verifisert per Revisjonen bygger i stor grad på kommunens egne avstemmingskontroller. Det vises til bokføringsloven 11 som krever at alle balanseposter skal være dokumentert, med mindre de er ubetydelige. Bokførte kundefordringer var per på 6,7 mill. kr, hvorav 2,6 mill. kr var eldre enn 90 dager. Det arbeides nå med å tapsføre eldre krav samtidig som det utføres en aktiv inndrivingspraksis.

5 Side: 5 av 6 Balansen inneholder feilaktig en gammel avsetning for arbeidsgiveravgift på feriepenger på ca. kr Vi vil gjenta vår anbefaling om å tilbakeføre denne. Premieavvik er feilaktig oppført blant kortsiktige fordringer med et negativt beløp. Kortsiktige fordringer inneholder også en beløp på 7,2 mill. kr som burde vært klassifisert som en langsiktig fordring. Kommunen har, i likhet med tidligere år, et betydelig beløp i ubrukte lånemidler ved årets utgang, hele 57 mill. kr. Det vises til nærmere omtale i årsmeldingen. Forvaltningsrevisjon og selskapskontroller Kontrollutvalget foretar bestillinger av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i samsvar med plan for forvaltningsrevisjon. I løpet av året har revisjonen levert: Eierskapsforvaltning: I dette prosjektet så vi på kommunens eierskapspolitiske plattform og om kommunen har etablert tydelige føringer for sine eierskap (selskaper). Gjesdal er direkte eier i 14 selskaper der formålet spenner over flere typer virksomheter, men hvor alle primært er regionalt rettet. Vi anbefalte kommunen blant annet å legge opp til en årlig rapportering til kommunestyret om de mest sentrale selskapene, og vurdere om kommunen bør følge KS` anbefalinger om eierstyring, selskapsledelse og kontroll. Overgang grunnskole videregående skole: Vi fant at kommunen har gode tiltak for å sikre overgangen fra ungdomsskole til videregående, men også at der er noen forbedringspunkter. Allerede fra 8. trinn får elevene informasjon om videregående skole, blant annet gjennom faget Utdanningsvalg. Ettersom det er stor variasjon i elevtallet ved ungdomsskolene i kommunen, er det få felles planer eller undervisningsopplegg. Den enkelte skole har likevel utarbeidet rutiner for overgangen som synes å være godt organisert, og alle skolene tilbyr hospitering ved en videregående skole, i tillegg til at det gjennomføres arbeidsuke og «jobbskygging». Gjesdal deltar i prosjektet Ny Giv og arbeider gjennom dette aktivt for å tilpasse undervisningen til elevenes behov og mestringsnivå. I tillegg er det levert en overordnet analyse som grunnlag for prioritering av selskapskontroller. Attestasjoner Omfanget av bekreftelser var relativt stort også i 2016, og besto blant annet av attestasjon av krav om merverdiavgiftskompensasjon, tilskudd til kommunalt rusarbeid, tilskudd til boligsosialt arbeid, tilskudd til barnefattigdom, tilskudd til personer med langvarige og sammensatte behov for tjenester, uttalelser vedrørende ressurskrevende brukere og psykisk utviklingshemmede, samt bekreftelse av refusjonskrav for enslige mindreårige flyktninger. Misligheter Revisor plikter i henhold til revisjonsforskriften 4 å rapportere misligheter til kontrollutvalget med kopi til administrasjonssjefen. Vi har verken avdekket eller fått melding om at det er begått misligheter i Kommunen har vedtatt etiske retningslinjer.

6 Betingede forpliktelser og hendelser etter balansedagen Side: 6 av 6 Administrasjonssjef og økonomisjef har gjennom sine underskrifter på fullstendighetserklæring datert , bekreftet at vi har fått tilgang til alle opplysninger som er relevante for årsregnskapet. Den kommunale oppreisningsordningen for barnehjemsbarn ble gjenåpnet i Gjesdal har foreløpig ikke fått noe erstatningskrav i denne omgangen. Ved utgangen av 2016 var det imidlertid flere ubehandlede saker, og det kan ikke utelukkes at en eller flere av disse vil berøre Gjesdal. For øvrig er vi ikke kjent med at det skal foreligge forhold av betydning for årsregnskapet som det ikke er tilfredsstillende informert om. Konklusjon revisjonsberetningen Vi har etter vår vurdering oppnådd betryggende sikkerhet for at årsregnskapet ikke inneholder vesentlige feil. Vår gjennomgang av årsberetning og registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger avdekket ingen vesentlige avvik. Det avgis derfor en revisjonsberetning med positive konklusjoner på disse områdene for Kontrollutvalget har i henhold til kontrollutvalgsforskriften 8 ansvaret for å påse at de merknader revisor har gjort, blir fulgt opp. Dette gjelder likevel ikke merknader vedrørende løpende forbedring og effektivisering av normal drift. For 2016 er det ikke avdekket forhold som kontrollutvalget plikter til å følge opp. Med hilsen Rogaland Revisjon IKS Cicel T. Aarrestad Revisjonsdirektør/ statsautorisert revisor Tove-Gunn Moen Oppdragsleder/ statsautorisert revisor Kopi: Administrasjonssjef i Gjesdal kommune