MØTEBOK. Hovudsamarbeidsutvalet. Møtedato Kl

Transkript

1 MØTEBOK Organ Møtestad Hovudsamarbeidsutvalet Telefonmøte Møtedato Kl Faste medlemer til stades: Clara Øberg, Elin Stuhaug, Rune Hovland, Alf Reidar Myrstad, Jan Tore Rosenlund, Ingebjørg Erikstad Forfall til møtet: Tore Eriksen, Bekka Skaasheim, Odd Inge Moldvær og FHVO (vakant) Varamedlemer til stades: Ingen Til stades med møte- og talerett: Sekretariat for møtet: Ole Inge Gjerald Ingen merknader til innkalling og sakliste. I prinsippet eit ope møte telefonmøte. Møtebok frå førre møtet vart ikkje lagt fram for godkjenning.

2 Møtebok Hovudsamarbeidsutvalet SAK 10/14 Bygge- og eigedomsforvaltninga - felles organisering for driftsteknisk personell VEDTAK: Hovudsamarbeidsutvalet tek orienteringa til vitande, og sluttar seg til opplegget og framdrifta som fylkesrådmannen skisserer i saksutgreiinga Side 2 av 2

3 Side 1 av 6 Saksframlegg Saksbehandlar: Arvid Stenehjem, Fylkesrådmannen Sak nr.: 14/ Bygge- og eigedomsforvaltninga - felles organisering for driftsteknisk personell Fylkesrådmannen rår hovudsamarbeidsutvalet til å gjere slikt vedtak: Hovudsamarbeidsutvalet tek orienteringa til vitande, og sluttar seg til opplegget og framdrifta som fylkesrådmannen skisserer i saksutgreiinga. Vedlegg: Presentasjonen, organisasjonsutvikling innan bygge- og eigedomsforvaltninga SAKSFRAMSTILLING 1. Innleiing Fylkesrådmannen etablerte i 2003 eigne team for driftsteknikarane i Førde og Sogndal samt ved Årdal vidaregåande skule. Driftsteknikarane har her si organisatoriske forankring i sentraladministrasjonen ved bygge- og eigedomstenesta. Dei andre driftsteknikarane i fylkeskommunen er organisatorisk tilknytte institusjonen der dei har sin daglege arbeidsstad. Fylkestinget handsama i sak 23/08 utgreiinga «Prosjekt i forvaltningsrevisjon bygge- og eigedomstenesta». I utgreiinga, utarbeidd på oppdrag frå kontrollutvalet, peika forvaltningsrevisjonen på at bygge- og eigedomsforvaltninga frå 2003 har hatt ei mellombels, todelt organisering. Fylkestinget la i handsaminga vekt på at fylkesrådmannen, etter ein gjennomgang av ordninga med driftsteam, skulle innføre ei felles organisering for heile byggeog eigedomsforvaltninga. Fylkestinget gjorde i sak 23/08 slikt vedtak: 1. Fylkestinget tek rapporten «Prosjekt i forvaltningsrevisjon Bygge og eigedomstenesta» til etterretning. Fylkestinget syner særleg til dei konklusjonar og tilrådingar som kjem fram i pkt. 8 i rapporten. 2. Fylkesrådmannen avgjer tidspunkt for gjennomføring i samråd med fylkesutvalet. Fylkesrådmannen ser det slik at sluttføringa for å få ei sams organisering for alle driftsteknikartenestene framleis står att. Han har i brev til kontrollutvalet signalisert at han vil gjere ei vurdering av driftsteknikartenestene si organisering med sikte på ei justering frå seinast Fylkesrådmannen meiner det på lengre sikt også vil vere føremålstenleg å vurdere organiseringa av desse tenestene i samanheng med andre driftsrelaterte tenester, men organiserer i første omgang alle driftsteknikarane inn under bygge- og eigedomstenesta. 2. Bakgrunn Dagens organisering

4 Side 2 av 6 Bygge- og eigedomssjefen har den administrative og faglege leiinga av bygge- og eigedomstenesta, og er ansvarleg for forvaltning, drift, vedlikehald, service og utvikling ved alle fylkeskommunale bygg og eigedomar. Fylkeskommunen har i dag ikkje ei sams organisering for driftsteknikartenestene som servar bygnings- og eigedomsmassen. Bygge- og eigedomstenesta har etablert eigne driftsteam for tenestene i Førde og Sogndal samt ved Årdal vidaregåande skule. Driftsteknikarane har her si organisatoriske forankring i sentraladministrasjonen, ved bygge- og eigedomstenesta. Dei andre driftsteknikarane er organisatorisk tilknytte den aktuelle institusjonen der dei har sin daglege arbeidsstad. Dette gjeld for bygnings- og eigedomsmassen i Stryn, Eid, Sandane, Måløy, Florø, Dale, Høyanger og Aurland innan vidaregåande opplæring. Dagens organisering trådde i kraft , etter vedtak i fylkestinget i sak 41/01. Vedtaket slo fast at bygge- og eigedomsforvaltninga skulle organiserast slik: a) Ei sentral bygge- og eigedomseining med ansvar for å ivareta eigedomane sin realverdi og for å utføre eigar sine oppgåver. Eininga vart etablert som eige resultatområde direkte under fylkesrådmannen. b) Vaktmeistrane i og rundt Førde og Sogndal vart organisatorisk overførte til den sentrale bygge- og eigedomstenesta, slik at både fag- og personalansvar vart ivareteke sentralt. Det vart etablert to driftsteam leia av kvar sin driftsleiar. c) I tillegg skulle, som ei prøveordning, ein vaktmeister frå ein skule utanom Førde/Sogndalområdet overførast organisatorisk til den sentrale bygge- og eigedomseininga. d) Dei andre vaktmeistrane skulle framleis vere knytte organisatorisk til institusjonane, men skulle ha tilnærma same stillingsbeskriving og få same faglege oppfølging av bygge- og eigedomstenesta som dei sentralt tilsette vaktmeistrane. e) Det vart oppretta brukaravtalar for dei einskilde institusjonane som beskriv rettar og plikter for eigar/forvaltar og brukar. Følgjande fylkeskommunale institusjonar kom med i ordninga med driftsteam: Driftsteam Førde: Hafstad vidaregåande skule, Øyrane vidaregåande skule, Mo og Jølster vidaregåande skule Administrasjonsbygget på Prestebøen 8 Driftsteam Sogndal: Sogndal vidaregåande skule Luster vidaregåande skule Fylkeshuset Fylkeskommunale bustader på Leikanger Årdal vidaregåande skule inkl. avdelinga i Lærdal kom også med i ordninga. Utarbeiding av brukaravtalar for kvar einskild institusjon vart gjort før ordninga vart sett i verk. Avtalane fekk ei prøvetid på eitt år frå Nye brukaravtalar vart drøfta i 2004 og gjort gjeldande frå Desse er heretter rullerte kvart 4 år. Fylkesrådmannen understrekar at situasjonen er noko endra, då Storehagen Atrium og Sogn og Fjordane Kunstmuseum no utgjer ein del av institusjonane der driftsteam Førde har ansvar for teknisk drift og vedlikehald. Administrasjonsbygget på Prestebøen er selt til Førde kommune. Evaluering av driftsteamorganiseringa i 2006 Etter fylkestinget sitt vedtak i sak 41/01 skulle ordninga evaluerast i 2004, med sikte på ei påfølgjande utviding av driftsteamordninga. Dette vart ikkje gjennomført, då ein på dette tidspunktet hadde for kort erfaring til å gjere ei reell vurdering. Førebelse erfaringar vart likevel drøfta med alle fylkeskommunale institusjonar hausten Eit sentralt drøftingspunkt var m.a. erfaringane med utføring av brukarservicedelen. Dette inneber den delen av arbeidet for driftsteknikarane som ikkje er drifts- og vedlikehaldsorientert, t.d. postombering, varehenting m.m. Med få unntak var institusjonane nøgde med ressursen som var avsett til desse føremåla. Fylkesrådmannen gjennomførte ei breiare evaluering av nyordninga våren 2006, der rektorane, leiargruppa, opplæringsavdelinga, tillitsvalde og tilsette ved bygge- og eigedomstenesta gav uttrykk for sine erfaringar gjennom ei spørjeskjemaundersøking. Eit fleirtal uttrykte at erfaringa med driftsteam synte auka kompetanse på drift og vedlikehald og styrka problemløysinga på tvers av institusjonane. Fylkesrådmannen vurderte evalueringa samla sett som positiv når det gjaldt driftsteamorganiseringa, og la fram ei eiga sak om evalueringa til Hovudsamarbeidsutvalet (HSU) i 2006.

5 Side 3 av 6 Forvaltningsrevisjonen sin rapport om bygge- og eigedomstenesta i 2008 Fylkestinget handsama i sak 23/08 utgreiinga «Prosjekt i forvaltningsrevisjon bygge- og eigedoms-tenesta». I utgreiinga, utarbeidd på oppdrag frå kontrollutvalet, peika forvaltningsrevisjonen på at fylkestinget si organisering av bygge- og eigedomstenesta frå 2001 var ei mellombels, todelt løysing. Fylkestinget la i handsaminga vekt på at fylkesrådmannen, etter ein gjennomgang av ordninga med driftsteam, skulle ta initiativ til å innføre ei felles organisering for bygge- og eigedomsforvaltninga. Fylkestinget gjorde i sak 23/08 slikt vedtak: 1. Fylkestinget tek rapporten «Prosjekt i forvaltningsrevisjon Bygge og eigedomstenesta» til etterretning. Fylkestinget syner særleg til dei konklusjonar og tilrådingar som kjem fram i pkt. 8 i rapporten. 2. Fylkesrådmannen avgjer tidspunkt for gjennomføring i samråd med fylkesutvalet. Fylkesrådmannen ser det slik at innføringa av ei sams organisering for driftsteknikarane framleis står att. 3. Vurderingar og konsekvensar Organisering og overføring av ressursar frå Det er eit mål å finne fram til ei mest muleg effektiv og fagleg god forvalting av den fylkeskommunale eigedomsmassen. Fylkesrådmannen meiner vi har oppnådd ei god ressursutnytting og ei tenleg organisering, m.a. for å kunne prioritere teknisk retta oppgåver på tvers av institusjonar, gjennom ordninga med driftsteam i bygge- og eigedomstenesta. Følgjande institusjonar innanfor opplæringssektoren er i dag ikkje knytte til driftsteamordninga, og desse er for skuleåret tildelt slik stillingsressurs: Sogn jord- og hagebruksskule 1,00 Høyanger vidaregåande skule 2,00 Dale vidaregåande skule 0,75 Flora vidaregåande skule 2,00 Firda vidaregåande skule * 1,50 Eid vidaregåande skule 1,50 Stryn vidaregåande skule 2,00 Måløy vidaregåande skule 2,00 Sum 12,75 * Av dette kjøper Trivselshagen AS tenester tilsvarande 0,33 stilling Bygge- og eigedomssjefen har også ansvar for drift og vedlikehald ved utleigebustadar på Nordfjordeid, Lærdal, Leikanger og i Førde. Det er også knytt driftsoppgåver til bygningane som fylkeskommunen leiger/eig for tannhelsetenestene. Bygge- og eigedomssjefen har også eit rådgjevings- og oppfølgingsansvar knytt til kulturinstitusjonane utanom Sogn og Fjordane Kunstmuseum. Fylkesrådmannen legg til grunn at ei ny organisering ikkje skal medføre meirkostnader. Overføringa av driftsteknikarane til bygge- og eigedomstenesta inneber ei teknisk overføring av lønsmidlar frå opplæringssektoren til tenesta. Ein konsekvens er at bygge- og eigedomstenesta får eit meirarbeid i høve arbeidsplanlegging, oppfølging og personalansvar. Den administrative og økonomiske ressursfordelinga mellom bygge- og eigedomstenesta og institusjonane skal difor avklarast fram mot , slik at vi sikrar at desse oppgåvene vert ivaretekne best muleg i den endelege organiseringa. Organisasjonsform for driftsteknikarane

6 Side 4 av 6 Ei sams organisering inneber først og fremst at bygge- og eigedomssjefen får personalansvaret for alle driftsteknikarane. Fylkesrådmannen ønskjer å nytte tida fram til til å finne ei føremålstenleg intern organisering i bygge- og eigedomstenesta. Ei mulegheit er å innføre driftsteam som organisasjonsform for alle driftsteknikarane i den fylkeskommunale bygge- og eigedomsforvaltninga. Uavhengig av korleis ein vel å organisere arbeidet, vil fylkesrådmannen understreke at driftsteknisk personell framleis skal ha sin daglege arbeidsstad ute ved institusjonane. Det vil vere ei sentral oppgåve for driftsteknikarane å ivareta bygge- og eigedomstenesta sin daglege eigarfunksjon. Fylkesrådmannen meiner vidare det vil vere føremålstenleg å vidareføre ordninga med ein utpeikt driftskoordinator, eller kontaktperson, i kvar region. Ein del av koordineringa inneber m.a. å medverke til ein smidigare informasjonsflyt i organisasjonen, der koordinatorane ved behov samlar driftsteknikarane for å sikre planlegging og prioritering av teknisk retta oppgåver på tvers av institusjonar. Ein annan viktig del inneber å definere behovet for kompetansehevingstiltak for driftsteknikarane i samråd med bygge- og eigedomssjefen. Driftsteknikarane treng elles ikkje å samlast fysisk ofte. Til dømes varme-, ventilasjons- og sanitærtekniske anlegg (VVS-anlegg) utgjer i dag kompetansekrevjande fagområde. Det same gjeld dei nye energioppfølgingssystema. Uavhengig av organisering er det avgjerande at driftsteknikarane har eit teknisk hovudfokus. Fokuset er på optimale ventilasjonsløysingar, eit best muleg inneklima for tilsette og brukarar, at varme- og kjølesystem er operative samt at alt teknisk utstyr har oppfølging og vedlikehald. Fylkesrådmannen meiner desse spesialiserte funksjonane bør samordnast regionvis. Dette vil i praksis innebere at ein som har høg kompetanse på tekniske varmeanlegg nyttar sin kompetanse fleksibelt ved fleire institusjonar. Driftsteknikarane representerer alt frå elektrikarar, røyrleggarar, tømrarar og ulike teknikarar med unike erfaringar og fagbakgrunnar. Med ein slik samla driftsteknisk ressurspool i regionane vil slikt lagarbeid medføre ei betre ressursutnytting. Bygge- og eigedomssjefen Bygge- og eigedomssjefen sin stab: Administrasjon Planleggarar Driftstenesta i Nordfjord Driftstenesta i Sunnfjord Driftstenesta i Sogn Figur: Skisse til organisering for bygge- og eigedomstenesta frå Samtlege driftsteknikarar vil frå rapportere til bygge- og eigedomssjefen gjennom sin driftskoordinator. Driftsteknikarane representerer eigarfunksjonen knytt til fylkeskommunale bygg, og dei vil samstundes utføre arbeidsoppgåver for den enkelte institusjonen i samsvar med gjeldande brukaravtale. Overføringa av driftsteknikarane til bygge- og eigedomstenesta skal ikkje føre til at rektorane ved dei vidaregåande skulane ikkje skal kunne nytte driftsteknikarane til andre førefallande og tilgrensande oppgåver (jf. nemnde servicetenester). Fylkesrådmannen ønskjer å vidareføre ordninga der samarbeidet om disponeringa av driftsteknikarane vert avtalefesta. Dette inneber ei vidareføring av ordninga vi alt har på plass der vi i dag har etablerte driftsteam. Dagens praksis syner at organiseringa er fleksibel t.d. i høve arrangement ved dei vidaregåande skulane, der vaktmeister gjennomfører klargjering og førebuing. Innarbeidde, praktiske ordningar treng ikkje bli råka av overføringa av driftsteknikarane til bygge- og eigedomstenesta.

7 Side 5 av 6 Fylkesrådmannen vil også understreke at Opplæringslova sin 9a-3 gjeld for driftsteknikarane på lik line med alle andre tilsette ved dei vidaregåande skulane. Paragrafen understrekar det individuelle ansvaret tilsette har for å observere og sjå til at både tilsette og elevar oppfører seg på ein skikkeleg måte overfor kvarandre på skulen. Alle elevar har ein individuell rett til ikkje å bli sjikanerte gjennom krenkande ord og handlingar, som mobbing, vold, rasisme, diskriminering og utestenging. Alle som arbeider ved skulen pliktar å syte for at ikkje elevar vert utsette for slike handlingar. Ei endra organisering endrar ikkje dette ansvaret for driftsteknikarane. Samhandling mellom driftsrelaterte tenesteområde Fylkesrådmannen meiner det på lengre sikt er føremålstenleg å vurdere ei tettare organisatorisk samhandling mellom fleire driftsrelaterte tenester i fylkeskommunen, t.d. ei tettare samhandling mellom driftsteknikarane, reinhaldartenesta og IKT-koordinatorane ved dei vidaregåande skulane. Han vurderer m.a. å få på plass ein sentral ressurs som kan bistå institusjonane og planleggje ei mest muleg einskapleg reinhaldarteneste i den fylkeskommunale bygningsmassen. IKT-tenesta har også driftsrelaterte funksjonar som i større grad kan sjåast i samanheng med driftsteknikartenestene. Det er gode argument for å vurdere dette nærare, men fylkesrådmannen ser føre seg at dette har eit noko lenger tidsperspektiv enn den sams organiseringa for driftsteknikarane. HMT-perspektivet ansvarsdeling og avklaring Alle fylkeskommunale institusjonar er sjølvstendige einingar, og har ansvar for sitt systematiske helse-, miljø og tryggleiksarbeid. Dette er forankra i eininga sitt internkontrollsystem som ivaretek krava til standardar for arbeidsmiljøet lokalt. Institusjonane har eit heilskapleg ansvar for å svare tilsyns-myndigheitene ved førespurnad og skal dokumentere at avvik vert retta opp. Praksis med at bygge- og eigedomstenesta samhandlar med den lokale leiinga i høve til det fysiske HMT-ansvaret er god. HMT-ansvaret bør utgjere eit vurderingselement i arbeidet med å finne ei føremålstenleg organisering vidare. Informasjon, drøfting og involvering i organisasjonsutviklingsarbeidet Bygge- og eigedomssjefen har våren 2014, i samband med sin årlege vedlikehaldsdialog med alle dei fylkeskommunale institusjonane, orientert om fylkesrådmannen sine planar om ei felles organisering for driftsteknisk personell. Fylkesrådmannen orienterte også om saka i informasjons- og drøftingsmøtet som fylkesdirektøren for opplæring hadde med dei tillitsvalde Signalet frå dei tillitsvalde i informasjons- og drøftingsmøtet var at fylkesrådmannen kan arbeide vidare med saka med sikte på å halde oppe framdrifta som planlagt. Hovudsamarbeidsutvalet (HSU) hadde saka oppe til drøfting Signalet frå HSU 4. Konklusjon Fylkesrådmannen ønskjer, etter samråd med fylkesutvalet, å organisere alle driftsteknikarane inn under bygge- og eigedomstenesta frå Bygge- og eigedomssjefen har i løpet av våren informert leiinga ved dei vidaregåande skulane om at dette arbeidet no vert sett i gang. Fylkesrådmannen vil innleiingsvis avklare den administrative og økonomiske ressursfordelinga mellom bygge- og eigedomstenesta og institusjonane, slik at bygge- og eigedomssjefen frå kan overta oppgåvene knytt til arbeidsplanlegging og personalansvar. Neste steg inneber å finne ei føremålstenleg og effektiv intern organisering av bygge- og eigedomstenesta. Dette arbeidet vert gjennomført hausten 2014, slik at også organiseringa er klar frå og med Fylkesrådmannen vil i samband med dette arbeidet framover gjere ei vurdering av driftsteknikarane sin samla ressursbruk i lys av arealstorleiken i den fylkeskommunale bygningsmassen. Det er eit særleg behov for å gjere ei slik samla vurdering etter at endringane frå skulebruksplanen trer i kraft hausten Fylkesrådmannen rår vidare til at fylkesutvalet sluttar seg til at ein på sikt greier ut korleis driftsteknikarane i større grad kan ha ei organisatorisk tilknyting til andre driftsrelaterte tenester som t.d. IKT- og reinhaldartenesta. Fylkesrådmannen legg følgjande punkt til grunn for den vidare planlegginga for å organisere alle driftsteknikarane inn under bygge- og eigedomstenesta:

8 Side 6 av 6 1. Sogn og Fjordane fylkeskommune organiserer driftsteknisk personell inn under bygge- og eigedomstenesta i sentraladministrasjonen frå Driftsteknisk personell skal ha sin daglege arbeidsstad ute ved dei fylkeskommunale institusjonane, og ivaretek bygge- og eigedomstenesta sin daglege eigarfunksjon. 3. Brukaravtalar for kvar einskild institusjon vert utarbeidd før organiseringa vert sett i verk. 4. For å sikre god ressursutnytting, koordinering og ei heilskapleg prioritering av teknisk retta oppgåver på tvers av institusjonar, samt for å syte for god informasjonsflyt og naudsynt kompetanseheving for driftsteknikarane, vil bygge- og eigedomssjefen samarbeide tett med regionale driftskoordinatorar. Driftskoordinatorane samlar driftsteknikarane i regionane ved behov for felles planlegging. 5. Fylkesrådmannen skal i samband med budsjettet for 2015 overføre lønsmidlar frå institusjonane til bygge- og eigedomstenesta tilsvarande driftsteknikarressursen som i dag ligg til institusjonsnivået. I tillegg skal den administrative ressursen som i dag ligg til institusjonane knytt til arbeidsplanlegging, oppfølging og personalansvar overførast til bygge- og eigedomstenesta. 6. Saka skal gjerast kjend for alle tillitsvalde. Dei tillitsvalde skal også haldast oppdaterte undervegs i førebuingsarbeidet fram mot

9 Organisasjonsutvikling innan bygge- og eigedomsforvaltninga Informasjons- og drøftingsmøte, 26. mai 2014

10 Organisasjonsutvikling i bygge- og eigedomsforvaltinga 2001 FT-sak 41/01: Todelt organisering for driftsteknisk personale vedteken 2003 Organiseringa sett i verk Kartlegging av førebelse erfaringar 2006 Evaluering gjennomført og behandla i HSU (sak 18/06) 2008 FT-sak 23/08: Forvaltningsrevisjonen sin rapport behandla 2013 Fylkesrådmannen orienterer kontrollutvalet (brev av ) 2014 Gjennomgang av drifts- og vedlikehaldsrelaterte tenester, og førebuing av felles organisering for driftsteknikarane frå

11 Ordning med driftsteam frå , FT-sak 41/01: Bygge- og eigedomsforvaltninga i Sogn og Fjordane fylkeskommune skal organiserast på følgjande måte (jf. utdrag frå vedtaket): o Vaktmeistrane i og rundt Førde og Sogndal vert organisatorisk overførte til den sentrale byggeog eigedomstenesta, slik at både fag- og personalansvar vert ivareteke sentralt. o Det skal etablerast to driftstea so kvar skal leiast av ei driftsleiar [ ] I tillegg skal, so ei prøveordning, vaktmeister(ane) frå ein skule utanom Førde/Sogndal-området overførast organisatorisk til den sentrale bygge- og eigedomseininga. o Dei andre vaktmeistrane skal framleis vere knytte organisatorisk til institusjonane, men skal ha tilnærma same stillingsbeskriving og få den same faglege oppfølginga av bygge- og eigedomstenesta som dei sentralt tilsette vaktmeistrane. o Det skal opprettast brukaravtalar for dei einskilde institusjonane som beskriv rettar og plikter for eigar/forvaltar og brukar. o Evaluering med tanke på utviding i 2004.

12 Ordning med driftsteam frå , FT-sak 41/01: Førde-området: o Hafstad vidaregåande skule, o Øyrane vidaregåande skule, o Mo og Jølster vidaregåande skule o Administrasjonsbygget på Prestebøen 8 Sogndals-området: o Sogndal vidaregåande skule o Luster vidaregåande skule o Fylkeshuset o Fylkeskommunale bustader på Leikanger o Årdal vidaregåande skule med avdeling i Lærdal kom også med i ordninga. o Merk: Storehagen Atrium og Sogn og Fjordane kunstmuseum utgjer no ein del av institusjonane der driftsteamet i Førde har ansvar for drift og vedlikehald. Administrasjonsbygget på Prestebøen er selt til Førde kommune.

13 Kartlegging av førebelse erfaringar (2004) 1. Erfaringane med ordninga vart drøfta med institusjonane hausten 2004 i samband med vidareføringa av brukaravtalane. 2. Det sentrale punktet i desse drøftingane var erfaringane med utføring av brukarservicen den delen av arbeidet for driftsteknikarane som ikkje er drifts- og vedlikehaldsorientert t.d. postombering, varehenting. Med få unntak var brukarane nøgde med ressursen avsett til dette føremålet. 3. Bygge- og eigedomssjefen gjennomfører to årlege møte med institusjonsleiinga og driftspersonalet for å få ein to-vegskommunikasjon både med omsyn til drifts- og vedlikehald av bygningane og oppgåver som skal løysast innan brukarservicen. Konklusjonane i desse møta vert lagt til grunn for prioriteringa av arbeidet.

14 Evaluering av ordninga (2006), HSU-sak 18/06 Fylkesrådmannen gjennomførte ei evaluering der rektorane, fylkesrådmannen si leiargruppe, tillitsvalde, tilsette ved opplæringsavdelinga og bygge- og eigedomstenesta deltok: Driftsteamordninga auka kompetansen innan drift og vedlikehald. Driftsteama utfører i langt større grad arbeidsoppdrag som tidlegare vart kjøpt frå entreprenørar og handverkarar. Betre problemløysing på tvers av institusjonane og driftsteama. Nokre institusjonar ønskte utsetting av ordninga til etter ferdigstilling av nybygga. Nokre institusjonar stilte spørsmål omkring styringsretten.

15 Evaluering av ordninga (2006), HSU-sak 18/06 85% meinte at ansvarstilhøva mellom eigar, brukar og forvaltar er klarare 55% meinte at brukarane får betre tenester 67% meinte at det er betre synleggjering av kostnader for drift og vedlikehald 71% meinte at omorganiseringa har ført til ei meir effektiv eigedomsforvaltning 75% meinte at planlegging og gjennomføring av bygge- og eigedomstenesta sine arbeidsoppgåve vert gjort administrativt, økonomisk og fagleg betre enn før 63% meinte at nyorganiseringa av driftsteknikarane i Førde- og Sogndal-området har ført til meir effektiv ivaretaking av bygningsmassen enn tidlegare

16 Forvaltningsrevisjonen si evaluering (FT-sak 23/08) Organiseringa av bygge- og eigedomsforvaltninga er spesiell fordi ein har valt ein todelt modell. Det er ei sams oppfatning at den vedtekne organiseringa er mellombels. Revisjonen meiner det ligg eit mogeleg potensiale for meir effektiv drift innan BE dersom omorganiseringa vert fullført innanfor rammene til ein vald modell. Det vert teke grep for å få fullført prosessen med ny organisering av bygg- og eigedomstenesta i heile fylkeskommunen. Det vert gjort ei vurdering av om budsjettprosessen slik den vert praktisert i dag har rom for å ta tilstrekkeleg omsyn til dei byggfaglege innspel som bygg- og eigedomstenesta legg fram.

17 Forvaltningsrevisjonen si evaluering (FT-sak 23/08) Fylkestinget gjorde i sak 23/08 slikt vedtak: 1. Fylkestinget tek rapporten «Prosjekt i forvaltningsrevisjon Bygge og eigedomstenesta» til etterretning. Fylkestinget syner særleg til dei konklusjonar og tilrådingar som kjem fram i pkt. 8 i rapporten. 2. Fylkesrådmannen avgjer tidspunkt for gjennomføring i samråd med fylkesutvalet.

18 Organisering av bygge- og eigedomsforvaltinga frå Sogn og Fjordane fylkeskommune organiserer driftsteknisk personell inn under bygge- og eigedomstenesta i sentraladministrasjonen frå Driftsteknisk personell skal ha sin daglege arbeidsstad ute ved dei fylkeskommunale institusjonane, og ivaretek bygge- og eigedomstenesta sin daglege eigarfunksjon. 3. Brukaravtalar for kvar einskild institusjon vert utarbeidd før organiseringa vert sett i verk. 4. For å sikre god ressursutnytting, koordinering og ei heilskapleg prioritering av teknisk retta oppgåver på tvers av institusjonar, samt for å syte for god informasjonsflyt og naudsynt kompetanseheving for driftsteknikarane, vil bygge- og eigedomssjefen samarbeide tett med regionale driftskoordinatorar. Driftskoordinatorane samlar driftsteknikarane i regionane ved behov for felles planlegging. 5. Fylkesrådmannen skal i samband med budsjettet for 2015 overføre lønsmidlar frå institusjonane til bygge- og eigedomstenesta tilsvarande driftsteknikarressursen som i dag ligg til institusjonsnivået. I tillegg skal den administrative ressursen som i dag ligg til institusjonane knytt til arbeidsplanlegging, oppfølging og personalansvar overførast til byggeog eigedomstenesta.

19 Kvifor ei felles organisering? Einskapleg leiing som organisasjonsprinsipp for samordning av tenestene og felles policy i høve alt drifts- og vedlikehaldsarbeid Teknisk hovudfokus Ivaretaking av eigarfunksjonen Fagleg utvikling: Kompetanseoppdaterings- og utviklingtiltak Spesialkompetanse innan tekniske funksjonar: Samordning internt i regionane mellom driftsteknikarane, der spisskompetanse servar fleire institusjonar Informasjonsflyt gjennom driftskoordinatorar

20 Muleg orga isasjo s odell Bygge- og eigedomssjefen Driftsteneste Nordfjord Driftsteneste Sunnfjord Driftsteneste Sogn Figur: Alternativ skisse til organisering for bygge- og eigedomstenesta frå

21 Kven deltek i dag ikkje i driftsteamordninga? Følgjande institusjonar innanfor opplæringssektoren er i dag ikkje knytte til driftsteamordninga, og desse er for skuleåret tildelt slik stillingsressurs: Sogn jord- og hagebruksskule (1,00) Høyanger vidaregåande skule (2,00) Dale vidaregåande skule (0,75) Flora vidaregåande skule (2,00) Firda vidaregåande skule (1,50) (her kjøper Trivselshagen AS 0,33 stilling) Eid vidaregåande skule (1,50) Stryn vidaregåande skule (2,00) Måløy vidaregåande skule (2,00) Sum: 12,75 stilling Dale vidaregåande skule

22 Råd og innspel til arbeidet og prosessen Informasjons- og involveringsfokus Praktisk og teknisk førebuing Tidsperspektiv vidare Andre innspel Firda vidaregåande skule

23 Ole I. Gjerald Seniorrådgjevar Sogn og Fjordane fylkeskommune Askedalen 2, 6863 Leikanger sentralbord: mob:

24 Saksprotokoll Organ: Møtedato: Hovudsamarbeidsutvalet Sak nr.: 14/ Internt l.nr /14 Sak: 10/14 Tittel: Bygge- og eigedomsforvaltninga - felles organisering for driftsteknisk personell Behandling: Dette gir følgjande endeleg vedtak: Hovudsamarbeidsutvalet tek orienteringa til vitande, og sluttar seg til opplegget og framdrifta som fylkesrådmannen skisserer i saksutgreiinga.