MØTEBOK. Hovudsamarbeidsutvalet. Fylkeshuset, Åskora (reservemøte) Møtedato Kl. 10:00 til 12.15

Transkript

1 MØTEBOK Organ Møtestad Hovudsamarbeidsutvalet Fylkeshuset, Åskora (reservemøte) Møtedato Kl. 10:00 til Faste medlemer til stades: Tore Eriksen, Clara Øberg, Jan Tore Rosenlund, Ingebjørg Erikstad (video), Hilde Kvamsås Aa, Alf Reidar Myrstad, Elin Schei Stuhaug, Svein Torebjørn Sandvold og Olav Vestrheim. Forfall til møtet: Bekka Skaasheim og hennar vara Tor-Einars Holvik Skinlo Varamedlemer til stades: Ingen Til stades med møte- og talerett: Ingen Sekretariat for møtet: Arvid Stenehjem Det var ingen merknader til innkalling og sakliste. Utvalet handsama alle sakene i opa møte. Møtebok frå 25. mai 2016 vart godkjend utan merknader. MERK til sak 12/16 Sekretæren la fram ny sak 12/16 (16/4642-2) med revidert saksutgreiing og ny tilråding i møtet. Utvalet valde å ta opp saka som erstatning for den utlagde. Etter å ha sett av tid til gjennomlesing valte utvalet å realitetshandsame saka. Utvalet drøfta seg fram til nytt vedtak i tre punkt slik det kjem fram av protokollen. MERK til sak 13/16 Fylkeshovudverneombod Olav Vestrheim sin habilitet vart vurdert og utvalet konkluderte med at han var ugild. Olav Vestrheim gikk frå som ugild under handsaminga av saka. MERK til meldesak 6) Fylkesrådmann orientering om status i regionreformprosessen. Utvalsleiar ønskte i møtet å få lagt denne orienteringa ut som ei eiga vedtakssak. Sekretæren har likevel valt å legge den inn som skriv og melding då det ikkje føreligg saksutgreiing og at utvalet ikkje gjorde formelle vedtak til saka. Saka vert likevel protokollført under felles vedtak i sak 10/16 Skriv og meldingar med at Hovudsamarbeidsutvalet tek skriv og meldingar til orientering. MERK Utvalsmedlem Svein Torebjørn Sandvold måtte gå etter handsaminga av sak 13/16. Ingebjørg Erikstad måtte forlate møtet før rådmann informerte utvalet om status i regionreformprosessen.

2 Følgjande skriv vart lagde fram til orientering: Meldesak 1) Fylkeshovudverneombod Olav Vestrheim har tatt fatt på vervet som fylkeshovudverneombod. Ombodet har ei koordinerande rolle mot dei lokale arbeidsmiljøutvala. Vestrheim tok til i vervet den 15. august Fylkeshovudverneombodet (FHVO)er ikkje overordna hovudverneomboda (HVO) eller verneomboda lokalt, men skal ha ei koordinerande rolle og særleg etablere kontakt og nettverk med HVO som er faste representantar i dei lokale arbeidsmiljøutvala. Meldesak 2) Personalforsikringar Etter anbodsutlysing har vi no inngått ny avtale om personal- og tingforsikringar for fylkeskommunen. Den nye avtalen tok til å gjelde frå 1. oktober Avtalen gir oss reduserte premiekostnader. Vi legg også opp til ny periodisering slikt at avtalen følgjer kalendaråret. Vi plikter å informere dei tillitsvalde om byte av gruppelivsleverandør, ref. HTA: 10.5 Forsikring. Etter denne fornyinga vart det ikkje skifte av leverandør. Vi held fram med KLP. Meldesak 3) Bygge- og eigedomstenesta sine tekniske team Bygg- og eigedomsavdelinga er i dag organisert med tekniske team som i sitt daglege virke arbeider ute i einingane. Arbeidsmiljøet deira ligg då under etablerte LAMU-områder og vert då ivertekne av det lokale systematiske hmt-arbeidet. Altså den lokale verneorganisasjonen som består av LAMU, dei lokale verneomboda og/eller eit hovudverneombod om det er fleire enn eitt VO i verneområdet til eininga. Fylkesrådmann gjer likevel framlegg om at LAMU-sentraladministrasjonen tillét at dei tekniske teama peiker ut ein tillitsperson som langt på veg kan fungerar i samsvar med rolla til eit verneombod. Tillitspersonen kan veljast for to år og personvalet kan rullerast mellom tilsette i dei tre regionale teama. Meldesak 4) PPT Eid/Vågsøy PPT Eid/Vågsøy har i dag lokalar knytt til Eid vidaregåande skule, men har ingen forankring i systematiske hmt-arbeid eller ei knyting til eit lokalt arbeidsmiljøutval. PPT-kontoret rapporterer direkte til OA i sentraladministrasjonen, men kan heller ikkje naturleg knytast til hmt-arbeidet der. Kontoret har for få tilsette til at ein kan råde LAMU til å opprette eiga underutval. Men her meiner eg at ein må vere meir praktisk retta (pragmatisk) enn å følgje dei organisatoriske linene. Fylkesrådmann ber HSU bestemme at LAMU Eid vidaregåande skule implementerer PPT-kontoret i sitt systematiske hmt-arbeid. Kontoret vert med det omfatta av Eid vidaregåande skule sin sykliske hmt-aktivitet. Det betyr målsetjing, kartleggingar/risikovurderingar, prioritering av tiltak, handlingsplanar, iverksetjing av tiltak, kontroll/evaluering av gjennomføringa samt revisjon av felles internkontroll system vert forankra og behandla i LAMU. Eid vg skule sin kommentar i e-post datert 7. oktober kl. 14:12 vart omdelt. Kommentar frå utvalet: Sekretariatet må sjekke ut kven som har mynde i denne saka og innhente ønskjer frå PPT samt setje opp att ei eiga sak for HSU for denne problemstillinga. Meldesak 5) Introduksjonssamling for nytilsette tysdag 4. oktober 2016 Om lag 60 nytilsette deltok på samlinga på fylkeshuset denne tysdagen. Introduksjonssamlinga har målsetjing om at nytilsette vert kjend med heile den fylkeskommunale verksemda. På den tilmålte tida mellom kl. 09:00 og 15:45 vart det gitt informasjon om: Fylkeskommunen si samla verksemd Intranet og heimesida til fylkeskommunen Dei viktigaste lov- og avtaleverka Løns- og arbeidsgjevarpolitikk Ikt-systema våre (bruk og tryggleik) Side 2 av 6

3 Meldesak 6) Haustaktivitet 40timarskurset grunnkurs i arbeidsmiljøkunnskap er gjennomført med 17 deltakarar Reinhaldarse4minaret 2016 blir gjennomført 27. og 28. oktober - forventar 70 deltakara Nye seniorkurs for målgruppa 61+ for høvesvis KLP og SPK sine medlemmar Kontaktmøte 2016 årleg samling der FHVO møter sitt nettverk av HVO Merkantilkonferanse 20. og 21. oktober 2016 Meldesak 6) Fylkesrådmann orienterer om status i regionreformprosessen Det har vore gjennomført 2 informasjonsmøter til tilsette i sentraladm. Leikanger og Førde. Presentasjonane som vart nytta her er lagt ut på Portalen som nyhende. Vidare har Portalen (fylkeskommunen sitt intranett) ei eiga plass for informasjon om prosessane. Forhandlingsutvala i Sogn og Fjordane, Hordaland og Rogaland fylkeskommunar er samde om ein intensjonsplan for ein Vestlandsregion. Fylkesrådmannen gjer i saksutgreiinga 16/7517 til fylkesutvalet/fylkestinget greie for prosessen og forhandlingane mellom forhandlingsutvala, og utdjupar kort innhaldet i intensjonsplanen. Intensjonsplanen dannar grunnlaget for vedtak om samanslåing. Vedtaka vert gjort i dei respektive fylkestinga etter at det er gjennomført ei offentleg høyring av planen hausten Fylkestinga søkjer så Stortinget om å bli slegne saman i ein ny folkevald region. Fylkesrådmannen rår fylkestinget til å leggje intensjonsplanen for samanslåing av Rogaland, Hordaland og Sogn og Fjordane ut på e i brei, offentleg høyring i perioden Høyringsinstansane bør omfatte statlege, regionale statlege og kommunale styresmakter samt andre offentlege organ, private organisasjonar og institusjonar. Fylkestinget bør leggje til grunn at fylkestinga i Rogaland og Hordaland også legg intensjonsplanen ut på høyring. Dersom ikkje alle tre fylkestinga gjer vedtak om høyring, og gjennom dette høyringsvedtaket signaliserer at prosessen for å realisere Vestlandsregionen held fram, rår fylkesrådmannen til at fylkesutvalet får fullmakt til å vurdere om Sogn og Fjordane fylkeskommune skal starte ein dialog med fylkeskommunar som ønskjer å vurdere mulege nye regionløysingar. Side 3 av 6

4 SAK 10/16 Hovudsamarbeidsutvalet - Skriv og meldingar 12. oktober 2016 Hovudsamarbeidsutvalet tek skriv og meldingar til orientering. SAK 11/16 Fråværsstatistikk - 2. kvartal 2016 Hovudsamarbeidsutvalet tek statistikken over sjukefråværet til orientering og ber einingane følgje opp dei sjukmelde og arbeide for å identifisere årsaker og finne mottiltak til fråvær som kan vere arbeidsmiljørelaterte. SAK 12/16 Organisering av LAMU Oppretting av HMT-underutval for LAMU sentraladministrasjonen Frå fylkesrådmann låg det føre slik tilråding til vedtak: 1) Hovudsamarbeidsutvalet legg ned arbeidsmiljøutvalet for ytre kultur. 2) Hovudsamarbeidsutvalet ber arbeidsmiljøutvalet for sentraladministrasjonen om å opprette to nye underutval som skal ivareta fylkesarkivet og fylkesbiblioteket sine hmt-interesser. 3) Reorganiseringa skal ta til å virke frå Etter drøftingar kom utvalet fram til følgjande endringsframlegg: 1) Hovudsamarbeidsutvalet vurderer å legge ned arbeidsmiljøutvalet for ytre kultur. 2) Hovudsamarbeidsutvalet ber arbeidsmiljøutvalet for sentraladministrasjonen om å vurdere å opprette underutval som skal ivareta fylkesarkivet og fylkesbiblioteket sine hmt-interesser. 3) Ein eventuell reorganiseringa skal ta til å virke frå Utvalet drøfta seg fram til følgjande endringsframlegg: 1) Hovudsamarbeidsutvalet vurderer å legge ned arbeidsmiljøutvalet for ytre kultur. 2) Hovudsamarbeidsutvalet ber arbeidsmiljøutvalet for sentraladministrasjonen om å vurdere å opprette underutval som skal ivareta fylkesarkivet og fylkesbiblioteket sine hmt-interesser. Side 4 av 6

5 3) Ein eventuell reorganiseringa skal ta til å virke frå Avrøysting: Einstemmig 1) Hovudsamarbeidsutvalet vurderer å legge ned arbeidsmiljøutvalet for ytre kultur. 2) Hovudsamarbeidsutvalet ber arbeidsmiljøutvalet for sentraladministrasjonen om å vurdere å opprette underutval som skal ivareta fylkesarkivet og fylkesbiblioteket sine hmt-interesser. 3) Ein eventuell reorganiseringa skal ta til å virke frå SAK 13/16 Fylkeshovudverneombodet i Sogn og Fjordane fylkeskommune - rolle og ansvar Frå fylkesrådmann låg det føre slik tilråding til vedtak: 1) Hovudsamarbeidsutvalet stadfestar val av Olav Vestrheim som nytt fylkeshovudverneombod (FHVO) for ein to års periode. 2) Vervet som fylkeshovudverneombod (FHVO) utgjer 60 % av ein heil stilling. 3) FHVO er fast medlem i hovudsamarbeidsutvalet har personleg varamedlem valt etter framlegg frå dei tilsette sine representantar. 4) Fylkeshovudverneombodet sin rolle har ikkje direkte heimel i arbeidsmiljølova, men fylkeskommunen nyttar same regelverket ved oppnemning og i forståing av rolla. 5) FHVO er ikkje overordna hovudverneomboda (HVO) eller verneomboda (VO) lokalt, men skal ha ei koordinerande rolle. 6) FHVO utøver koordineringsrolla i etablerte kontakt/nettverk med alle hovudverneomboda (HVO) som er faste representantar i sine respektive lokale arbeidsmiljøutval (LAMU). Endringsframlegg: Utvalet samla seg om eit nytt punkt 7 til vedtak: Øvrige vilkår for fylkeshovudverneombodet vert fastsett i eiga avtale av fylkesrådmann ved personalsjefen. Avrøysting: Einstemmig 1) Hovudsamarbeidsutvalet stadfestar val av Olav Vestrheim som nytt fylkeshovudverneombod (FHVO) for ein to års periode. 2) Vervet som fylkeshovudverneombod (FHVO) utgjer 60 % av ein heil stilling. Side 5 av 6

6 3) FHVO er fast medlem i hovudsamarbeidsutvalet har personleg varamedlem valt etter framlegg frå dei tilsette sine representantar. 4) Fylkeshovudverneombodet sin rolle har ikkje direkte heimel i arbeidsmiljølova, men fylkeskommunen nyttar same regelverket ved oppnemning og i forståing av rolla. 5) FHVO er ikkje overordna hovudverneomboda (HVO) eller verneomboda (VO) lokalt, men skal ha ei koordinerande rolle. 6) FHVO utøver koordineringsrolla i etablerte kontakt/nettverk med alle hovudverneomboda (HVO) som er faste representantar i sine respektive lokale arbeidsmiljøutval (LAMU). 7) Øvrige vilkår for fylkeshovudverneombodet vert fastsett i eiga avtale av fylkesrådmann ved personalsjefen. SAK 14/16 Arbeidshelsekontrollar i Sogn og Fjordane Fylkeskommune Fylkeskommunen vil tilby gjennom bedriftshelsetenesteordninga å gi tilbod om regelmessig arbeidshelsekontroll av arbeidstakarar som etter ein fagleg vurdering kjem inn under lovregulerte tiltakskrav. Side 6 av 6