Gjerstad kommune Møteinnkalling

Transkript

1 Gjerstad kommune Møteinnkalling Utvalg: Formannskapet Møtested: frivilligsentralen, Gjerstadsenteret Dato: Tid: 18:30 Eventuelle lovlige forfall meldes her: Vararepresentanter møter kun ved spesiell innkalling. Innkalling er sendt til: Navn Funksjon Representerer Inger Haldis Løite Ordfører AP Knut Erik Ulltveit Varaordfører SP Egil Nicolay Haugland Medlem AP Marie Bakka Medlem SP Gro Eskeland Medlem SP Rune Hagestrand Medlem H May Yvonne Hjellvik Medlem H 1

2 Saksliste Saksnr PS 17/67 PS 17/68 PS 17/69 PS 17/70 Innhold Godkjenning av protokoll fra forrige møte Referatsaker Samarbeidsplan mellom Gjerstad kommune og Gjerstad Frivilligsentral Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ PS 17/71 Tertialrapport 2. tertial 2017 PS 17/72 PS 17/73 PS 17/74 Retningslinjer for tildeling av startlån Høringssvar Høring om endringer i barnehageloven Eventuell endring av retningslinjer for brukerråd ved institusjon PS 17/75 Drøftingssak: Søknad om tilskudd til Abelseminaret 2017 PS 17/76 Kulturprisen

3 PS 17/67 Godkjenning av protokoll fra forrige møte PS 17/68 Referatsaker 3

4 Gjerstad kommune Samfunnsenheten Saksfremlegg Dato: Arkivref: / / 037 Carolina Moland carolina.moland@gjerstad.kommune.no Saksnr Utvalg Møtedato 17/69 Formannskapet Samarbeidsplan mellom Gjerstad kommune og Gjerstad Frivilligsentral Rådmannens innstilling: Samarbeidsplanen mellom Gjerstad kommune og Gjerstad Frivilligsentral vedtas slik den foreligger. Gjerstad kommune evaluerer og vurderer samarbeidet samt Frivilligsentralens form videre innen Rådmannen gis fullmakt til å foreta eventuelle justeringer underveis slik at planen kan være dynamisk. Vedlegg: Samarbeidsplan mellom Gjerstad Frivilligsentral og Gjerstad kommune datert (vedlagt) Årsmelding 2016 (vedlagt) Vedtekter for Gjerstad Frivilligsentral (vedlagt) Saksdokumenter: Kommunestyresak 17/29, Frivilligsentralen- samarbeid og økonomi Saksopplysninger: Gjerstad kommune økte i april 2017 tilskuddet til Gjerstad Frivilligsentral for 2017 med kr ,- etter søknad. Samtidig med at Frivilligsentralen fikk et økt tilskudd ble det vedtatt at Gjerstad kommune og Frivilligsentralen skulle utarbeide en samarbeidsplan med mål om å formalisere samarbeid. Planen skal øke fokuset på forebygging og få til et tettere samarbeid mellom flere av kommunens enheter, samt frivillige lag og foreninger. Gjerstad Frivilligsentral har mange aktiviteter og utfører mange tjenester til folk i bygda. Rådmannen mener likevel at det er rom for å gjøre mer, og at de aktivitetene og tjenestene 4

5 sentralen allerede utfører bør bli mer synlige. Samarbeidsplanen er skrevet av kommunens kultursekretær. Hun har gjennom prosessen hatt dialog med leder for Frivilligsentralen. Samarbeidsplanen redegjør for hvilke aktiviteter Gjerstad Frivilligsentral utfører i dag. I tillegg har en rekke sentralt plasserte personer i de ulike enhetene blitt forespurt om å komme med innspill til aktiviteter og tjenester som de mener Frivilligsentralen kan utføre. Blant innspillene som er kommet inn fra enhetene har 9 blitt prioritert. Blant disse er det 3 for barn, 4 for eldre og 2 for flyktninger (Se vedlagt samarbeidsplan). Samarbeidsplanen legges fram på et styremøte i Frivilligsentralen mandag 9. oktober. Eventuelle kommentarer og merknader fra dette møtet vil bli opplyst om i Formannskapsmøtet 10. oktober. Konsekvenser for barn unge: I samarbeidsplanen er det foreslått 3 prioriterte punkter som er viktig for barn og unge i Gjerstad: 1. lyttevenner på Fiane- og Gjerstad Skole 2. transport av barn til fritidsaktiviteter 3. samarbeid med skolen i bl.a. kunst- og håndverkstimer og friminutt Slik situasjonen er i dag er det kun lyttevenner på Gjerstad skole. Det er ønskelig å ha lyttevenner for elevene på begge skolene. Det er også innmeldt et ønske fra skolene om å ha hjelp fra frivillige i kunst- og håndverkstimer, og som sosialarbeidere i friminuttene. Prosjektet «Ung Aktiv» jobber for å få flere barn inn i organisert aktivitet. Ikke alle barn har foreldre som har mulighet til å transportere dem til aktiviteter for kveldstid, og det er derfor ønskelig at Frivilligsentralen kan hjelpe til med dette. Rådmannens vurdering/merknader: Gjerstad Frivilligsentral er en veletablert frivilligsentral. Det er likevel rom for å videreutvikle Frivilligsentralen mer. Det er også rom for å ha et tettere samarbeid mellom sentralen og enhetene i kommunen. I samarbeidsplanen er det satt opp en liste med 9 prioriterte aktiviteter. Disse aktivitetene skal være kommet i gang senest innen utløpet av første kvartal I tillegg er det viktig at Frivilligsentralen får i stand et tettere samarbeid og lager avtaler med aktuelle lag og foreninger. Melding om vedtak sendes til: Gjerstad Frivilligsentral 5

6 Forslag til samarbeidsplan mellom Gjerstad Frivilligsentral og Gjerstad kommune

7 Innholdsfortegnelse Sammendrag Målet med samarbeidsplanen Bakgrunn Gjerstad Frivilligsentrals aktiviteter og tjenester Strategi for å rekruttere flere frivillige Kommunens bidrag Innmeldte ønsker fra avdelingene Satsingsområder for samarbeid Ikrafttredelse

8 1. Målet med samarbeidsplanen Planen har som mål å formalisere samarbeidet mellom Frivilligsentralen og Gjerstad kommune, øke fokuset på forebyggende arbeid og få til et tettere samarbeid mellom Frivilligsentralen og flere av kommunens enheter, samt frivillige lag og foreninger. Planen skal: synliggjøre arbeidet Frivilligsentralen gjør synliggjøre områder der det er ønskelig med hjelp fra Frivilligsentralen få på plass ytterligere samarbeid mellom kommunen, Frivilligsentralen og kommunens frivillige lag og foreninger sikre at de to partene har gjensidig forståelse av hva den andre parten har behov for og kan bidra med Planen har som mål å legge til rette for frivillig innsats som bidrar til et inkluderende lokalsamfunn der flest mulig i alle aldre kan leve aktive og meningsfulle liv. 2. Bakgrunn Gjerstad kommune har i underkant av 2500 innbyggere og andelen eldre blir stadig større. Kommunen har vært preget av negativ befolkningsutvikling både på grunn av lave fødselstall og på grunn av fraflytting. Blant innbyggerne finnes det mange med lav inntekt, og det er mange som mottar trygd Kommunen har de siste årene tatt i mot en del flyktninger, og har også en del arbeidsinnvandrere fra andre europeiske land. Dette har ført til at folketallet har holdt seg forholdsvis stabilt de siste årene. I kommuneplanen er omsorg og helse, oppvekst og utdanning samt befolkningsutvikling blant hovedmålene for planen. I kommuneplanen er frivillig arbeid, aktiviteter for unge og eldre, samt kommunens behov for bistand fra de frivillige nevnt i flere punkter: Utfordringen med flere eldre vil blant annet kreve at kommunen legger til rette for økt frivillig innsats og likemannshjelp. Med den forventede sterke økningen av antall eldre må det legges opp til å forebygge. Her vil tilrettelegging av bolig, aktivitetstilbud og en meningsfull hverdag være viktige stikkord. Alle barn og unge skal uavhengig av familiens økonomi sikres tilbud om aktivitet på fritiden ut fra sine forutsetninger og interesser. Barn og unge skal også gis mulighet til kontakt og aktiviteter sammen med voksne og eldre. 3 8

9 Gjerstad kommune vil at alle barn og unge skal være med på ett eller flere fritidstilbud. For å sikre et opplegg med bredde og mangfold må det være et nært samarbeid mellom kommunen og aktuelle lag og foreninger. Det at noen har problemer med å følge opp aktiviteter kan være knyttet til transport, funksjonshemming, annen kultur, språk, økonomi eller andre utfordringer. For noen familier og barn er det aktuelt med tilbud om støttekontakt og avlastning. Gjennom lag, foreninger og annet frivillig arbeid gis barn og unge en mulighet for mer kontakt med voksne og pensjonister, blant annet ved å gjøre ting og oppleve noe sammen. Gjerstad kommune har som alle andre kommuner svært mange lovpålagte oppgaver, i tillegg til dette er det mange oppgaver og tjenester som kommunen har stor nytte av og behov for at frivillige utfører. Frivilligsentralen i Gjerstad er den eldste aktive sentralen i Aust-Agder. Sentralen ble opprettet i august 1991, og daglig leder ved sentralen har vært ansatt siden 1. desember I dag er daglig leders stilling 60 %. Sentralens kontorer har vært plassert flere ulike steder, blant annet på helsestasjonen og Gjerstadheimen, før den har endt opp i dagens lokaler på Gjerstadsenteret mellom NAV og Prix. Sentralen engasjerer i dag et sted mellom 50 og 60 frivillige til enhver tid. Gjerstad Frivilligsentral er organisert i Norges Frivilligsentraler. Det finnes i dag 419 Frivilligsentraler rundt om i Norge. Norges Frivilligsentral har utarbeidet retningslinjer for arbeidet til Frivilligsentralene, som også Gjerstad Frivilligsentral driver i henhold til. Da Frivilligsentralen i Gjerstad ble opprettet var den og de andre sentralene underlagt Helseog omsorgsdepartementet og fokuset var i stor grad på eldre som hjalp andre eldre. I dag er Frivilligsentralene underlagt kulturdepartementet og fokuset har dreid mer mot kultur og aktiviteter for alle. Tidligere har Kulturdepartementet finansiert kommunale Frivilligsentraler på bakgrunn av søknad eller som et direkteoverført tilskudd. Dette ble vedtatt endret slik at fra 2017 er det opp til hver enkelt kommune hvordan de vil disponere midlene de er blitt tildelt gjennom kommunens rammetilskudd. Fra 2021 blir Gjerstad kommune fullt og helt ansvarlige for finansieringen av Frivilligsentralen i Gjerstad. I forbindelse med at Gjerstad Frivilligsentral ble tildelt et økt tilskudd til drift for 2017, Sak 17/29, ble det vedtatt at det skulle utarbeides en samarbeidsplan mellom Gjerstad kommune og Gjerstad Frivilligsentral. 4 9

10 3. Gjerstad Frivilligsentrals aktiviteter og tjenester Gjerstad Frivilligsentral utfører i dag en rekke tjenester som betyr mye for mange både blant de frivillige og de som er mottakere. Frivilligsentralens aktiviteter og tjenester pr. september 2017: bistand til språkkafé samarbeid med biblioteket turer for eldre med veteranbuss midtsommerfest på Gjerstadheimen utkjøring av strøsand og snømåking for eldre middagsombringing lyttevenner på Gjerstad skole Gjerstadheimens venner strikkekafé følgetjeneste til sykehus/spesialist seniorsurf på biblioteket fredagsvaffel handlehjelp hagearbeid både i sansehagen og i private hager skyss til kulturkvelden basar på Gjerstadheimen 4. Strategi for å rekruttere flere frivillige I 2014 lanserte regjeringen en Frivillighetserklæring som skal sikre samspillet mellom regjering og frivillig sektor. I denne erklæringen står det blant annet følgende: «Frivillighet er ikke et supplement til offentlig virksomhet. Det er en grunnleggende del av menneskers liv og virke og en forutsetning for et godt samfunn». Den frivillige innsatsen har en egenverdi og frivillig sektor er en uavhengig og selvstendig samfunnssektor som gir merverdi både til dem som deltar og til samfunnet som helhet. Det er derfor viktig å ta godt vare på de frivillige. I Folkehelseloven 4 står det at kommunene har et ansvar for folkehelsearbeidet i kommunen, og for at kommunen samarbeider med frivillig sektor. Gjerstad Frivilligsentral har i dag en forholdsvis stabil rekruttering av frivillige. Antallet har ligget på i de senere år. De aller fleste av de frivillige er spreke pensjonister som har tid til å utføre tjenester for andre på dagtid. For å rekruttere antallet frivillige til Frivilligsentralen i Gjerstad er det viktig at en legger til rette for en bred mobilisering som inkluderer alle aldre og befolkningsgrupper. 5 10

11 Gjerstad kommune forventer at Frivilligsentralen jobber aktivt for å rekruttere flere aktive frivillige hjelpere, og ta vare på de frivillige som sentralen allerede er i kontakt med. Kommunen ser at det er flere grupper enn de som tradisjonelt rekrutteres som frivillige hjelpere som bør oppsøkes og inviteres til å bli med som frivillig, dette kan for eksempel være innvandrere, flyktninger, andre nyinnflyttede til bygda. For disse gruppene kan det å delta i frivillig arbeid være en mulighet til å bli inkludert, føle seg nyttig og bli kjent med andre. Norsk Tipping og Ungdoms-OL kom i 2016 med en rekke råd om hvordan en kunne rekruttere unge frivillige. Flere av disse rådene kan også brukes for å rekruttere folk i andre aldersgrupper. I tillegg til dette er det viktig at Frivilligsentralen strategisk jobber for å bli synligere både utad mot publikum og innad mot enhetene i kommunen. Strategier for Gjerstad Frivilligsentrals rekrutteringsarbeid framover: La unge frivillige bli frontfigurer i sosiale media og på markedsmateriell, i lokalmedia og på arrangementer. Bruk mentorer som kan dele sin kompetanse og veilede nye frivillige Gi frivillige variasjon i oppgaver, ansvar i etapper og øk ut fra engasjement og interesse Unge frivillige inspireres av andre unge. Hent inn unge representanter til styret og posisjoner, og gi de unge oppgaver som synes i miljøet. Bruk skolen som rekrutteringsarena. Motiver og stimuler de frivillige, gjerne i form av belønning i form av kurs og opplevelser. Jobb med Frivilligsentralens omdømme, være synlig og tilgjengelig i lokalsamfunnet. Vær synlig i sosiale medier Jobb for et bedre og tettere samarbeid med kommunens enheter 5. Kommunens bidrag Gjerstad kommune har en politisk oppnevnt representant i Gjerstad Frivilligsentrals styre, samt at det sitter en representant fra administrasjonen i sentralens styre. Frivilligsentralen har hvert år fått et tilskudd fra kommunen i tillegg til de statlige overføringene. Fra 2021 blir kommunen ansvarlig for den totale finansieringen av Frivilligsentralen. Fremover vil kommunens kultursekretær følge opp Frivilligsentralens arbeid i tett dialog med Frivilligsentralens daglige leder og styreleder. Gjerstad kommune vil aktivt fronte frivillighet på egen nettside, i dialog med Frivilligsentralen. Som kick-off vil kommunen sammen med Frivilligsentralen gjennomføre et folkemøte om frivillighet, samt et møte med skoleelever i samarbeid med skolen og MOT. 6 11

12 6. Innmeldte ønsker fra enhetene En rekke sentralt plasserte personer i de ulike enhetene i kommunen ble bedt om å komme med tilbakemelding på hva Frivilligsentralen kan bidra med for deres brukere. Dette er en oppsummering av ønskene de meldte inn, sortert på målgrupper: For barn og unge: lyttevenner på både Gjerstad og Fiane skole leksehjelp samarbeid med «MOT etter skoletid» utlån av sportsutstyr som kan brukes til aktivitetsdager på skolen, i barnehagene, av flyktningetjenesten, og til barn som ikke har råd til eget utstyr verkstedhjelp i kunst og håndverk (strikking, sløyd osv) «sosialarbeidere» i friminutt og timer transport av barn til fritidsaktiviteter For eldre/demente/institusjon: aktivitetsvenner for personer med demens besøksvenner for personer på institusjon turvenner for personer på institusjon hjelp til handling og avislesing følgetjeneste til lege/sykehus/tannlege/frisør måltidsverter på institusjon og i omsorgsboligene aktiviteter på ettermiddagen for beboerne tilknyttet Gjerstadheimen som filmfremvisning, trim, håndarbeid, baking, sangkvelder og juleverksted frivillige til å være med Dagtilbudet på turer arrangere grillkveld for de eldre arrangere aktiviteter for de eldre som julebord, juletrefest, nyttårsfest, påskefrokost og karneval For flyktninger: leksehjelp for flyktninger fritidsaktiviteter for flyktninger som for eksempel svømming og sykling transport for flyktningene, hjelp til å bli kjørt til tannlege, politiet, legetimer og fritidsaktiviteter Noen av disse innmeldte ønskene sammenfaller med det Frivilligsentralen allerede tilbyr av tjenester. 7 12

13 7. Satsingsområder for samarbeid Det er viktig at planen tar hensyn til at antallet frivillige kan variere over tid. De kommunale oppgavene og behovene endrer seg også over tid, og det er derfor viktig å ha nær dialog mellom Frivilligsentralen og kommunen. En felles plattform mellom kommunen og frivilligheten fører til økt motivasjon og bedre forståelse for hverandres arbeid. Flere av Frivilligsentralens aktiviteter er det en gjerne omtaler som lavterskeltilbud. Disse tilbudene er viktige å opprettholde fordi de forebygger ensomhet og bidrar til sosial inkludering. Ensomhet og sosial isolasjon er knyttet til økt risiko for alvorlige sykdommer som hjerte-karsykdommer, demens og tidlig død. Satsingsområdene for samarbeidsplanen bør gjenspeile kommunens prioriterte hovedsatsingsområder. Omsorg og helse er et hovedområde som det satses mye på. Kommunens pleie- og omsorgstjenester skal være preget av kvalitet, være fleksible og individuelt tilpasset. Oppvekst og utdanning er også et av hovedmålene i kommuneplanen. Gjerstad kommune har for tiden to prosjekter med barn og unge som målgruppe. «Ung Aktiv» er et prosjekt som jobber med å få barn med i organiserte fritidsaktiviteter på fritiden, mens «Vi bryr oss SAMMEN for barn og unge» jobber med tidlig og tverrfaglig innsats for barn og ungdom. Godt oppvekstmiljø for barn og unge er også viktig for det tredje hovedmålet i kommuneplanen som er befolkningsutvikling. En god oppvekst og et godt barne- og ungdomsmiljø er viktig for kommunens omdømme. Alle satsingsområdene bygger på tidlig innsats, folkehelse og tverrfaglig samarbeid. Prioriterte «nye» aktiviteter for Frivilligsentralen: Barn og unge 1. lyttevenner på Fiane- og Gjerstad Skole 2. transport av barn til fritidsaktiviteter 3. samarbeid med skolen i bl.a. kunst- og håndverkstimer og friminutt Eldre og personer på institusjon 1. «Aktivitetsvenner» for personer med demens slik at Gjerstad Kommune og Gjerstad Frivilligsentral kan inngå avtale med Nasjonalforeningen for folkehelsen om tilslutning til opplegget med Aktivitetsvenn. «Aktivitetsvenn er et landsdekkende tilbud som drives i over 170 kommuner og antallet øker stadig. Ved å tilby Aktivitetsvenn kan kommunen gi et bedre omsorgstilbud til personer med sykdommen demens. Den frivillige aktivitetsvennen og personen som har 8 13

14 demens gjør aktiviteter sammen, som å gå tur, fiske, male, gjøre hagearbeid, eller bare møtes til en kopp kaffe og en prat. Leder frivilligsentralen forutsettes å inngå i arbeidsgruppe og være kontaktperson for Nasjonalforeningen for folkehelsen. Denne aktiviteten bør settes i gang snarlig. 2. besøks- og turvenner for personer på institusjon. 3. arrangere aktiviteter for de eldre som julebord, juletrefest, nyttårsfest, påskefrokost og karneval, trim for de eldre og kiosktralle. 4. måltidsverter på institusjon og i omsorgsboligene Flyktninger 1. fadder (transport; hjelp til å bli kjørt til tannlege, politiet, legetimer og fritidsaktiviteter) 2. leksehjelp Disse aktivitetene skal være kommet i gang senest innen utløpet av første kvartal I tillegg må Frivilligsentralen få i stand tettere samarbeid og avtaler med aktuelle lag og foreninger, innen januar Ikrafttredelse Denne samarbeidsplanen trer i kraft fra og med oktober 2017 og varer til Evaluering av Frivilligsentralens virksomhet i henhold til denne avtalen foretas i 4. kvartal

15 Årsmelding 2016 Gjerstadfrivilligsentral Styretssammensetning Styret i frivilligsentralen har i 2016 bestått av: Nils Korshavn, leder, Magne Birkedal, nestleder, Torgeir Øverland, Arnhild Fone, Tor Arne Nøst og Tonje Berger Ausland. Det har vært avholdt syv styremøter og ett årsmøte. Daglig leder Daglig leder er Elisabeth Aspesæter, ansatt i 60% stilling. Språkkafe Nytt av året er språkkafe i samarbeid med Biblioteket. En fin anledning til å praktisere og trene på norsk og bli kjent med andre sambygdinger, tirsdag kveld to ganger pr mnd. Busstur med Henning Vi arrangerte en busstur for beboere på Gjerstadheimen i Henning Asbøs flotte veteranbuss, og turen gikk på kjente trakter i øvrebygda, til stor glede for passasjerene. Midtsommerfest I samarbeid med Omsorgssentret arrangerte vi en grillfest ute på tunet til Gjerstadheimen for beboere, pårørende og ansatte og var heldige og fikk Bygdebandet til å spille for oss. Det deltok mellom 60 og 70 personer på festen. Strøsandog snømåking I høst og vinter har vi igjen delt ut strøsand gratis til de som ønsker det. Vi har også hjulpet noen med snømåking når det lavet ned som verst. Middagsombringing Hver onsdag har vi trofaste sjåfører som kjører ut middag fra omsorgssenterets kjøkken til folk i bygda. ( Mat kan bestilles for hele uka.) Kiosk på Gjerstadheimen En gang hver annen uke har en av våre frivillige en kiosktralle som kjøres rundt på avdelingene på omsorgssenteret som service for de eldre. Lyttevenn Til stor glede for små og store fortsetter vi prosjektet der pensjonister går inn i skolen og blir lyttevenn for og 5. klassinger for lesetrening og 15

16 Skyss til kulturkvelden Noen av eritreerne trengte skyss i forbindelse med kulturkvelden og tre av våre sjåfører kunne hjelpe til med dette. Hagearbeid Fire frivillige var ved to anledninger med på dugnad i Sansehagen på Omsorgssenteret. Vi har også hatt andre hageoppdrag. Hyttetur Høstens sesong på strikkekafeen startet på en hyggelig tur til Annes hytte på Vegårshei og vi var samlet 15 stk. der. Billedtavler/Fotomontasje Har laget billedtavler med frivillige i de forskjellige aktivitetene de deltar i, som et ledd i å synliggjøre hva vi holder på med. Brosjyre I år har vi fått hjelp av Heidi Nylund Larsen til å lage en brosjyre /årsmelding som ble sendt ut til alle husstander, i håp om at flere kan nå oss å ta kontakt. Basar Høstens basar ble som vanlig avholdt på Gjerstadheimen og mange var med å hjalp til og lagde et hyggelig arrangement med mye gode kaker og mange flott gevinster. Gjerstadkoret var med og sang. Norges frivilligsentraler Vi er nå innmeldt i Norges Frivilligsentraler, en viktig organisasjon, nå som de statlige midlene er overført til kommunene og vi trenger å ha et felles talerør som kan håndtere endringene som kommer. Du finner oss på Gjerstadsenteret, innerst i kroken mellom frisøren og matbutikken Apningstider: Mandag, onsdag og fredag: Tlf: Facebook: gjerstadfrivilligsentral/ 16

17 leseglede. Det er nå 11 trofaste lyttevenner i ukentlig oppdrag på Gjerstad skole. Mimrebenk Midt mellom omsorgssentret og Gjerstadsenteret har vi plassert en benk som står lett tilgjengelig for en pust i bakken fra vår til vinter. Gjerstadheimensvenner En onsdag pr mnd. har vi formiddagstreff med kaffe, kaker, allsang, hjernetrim å og utlodning. Det deltar ca personer hver gang. Vi synes det er viktig å holde vedlike de gamle sangene og vi ser at de som ikke har så lett for å være med i samtaler kan versene på rams når vi synger. Ellers er det hyggelig å se at beboerne får en god skroll med sambygdinger. Strikkekafe Annenhver onsdag har vi strikkekafe i våre lokaler og det deltar 8-16 hver gang, og folk er flinke til å ta med venner og naboer. Vi serverer suppe eller salat og kaffe. Også i år er det produsert ullsokker, luer og skjerf til guttene på mottakene, og ved flere anledninger har vi vært utdeling av varme plagg ved begge mottakene. Strikkekafeen er også en arena hvor det er lett å verve nye frivillige til andre oppdrag. Følgetjeneste Vi har fortsatt følgeoppdrag til Arendal/Havblikk/Sykehuset. Nye frivillige bidrar med denne tjenesten. Det er trygt og hyggelig å ha noen med seg når det ikke passer for pårørende. Seniorsurf Vi samarbeidet også i år om den landsomfattende data-dagen for eldre på biblioteket. Vi bidro med datahjelp med tre frivillige, og vi serverte kaffe og vafler. Tid til en skroll Det er mange i løpet av året som stikker innom frivilligsentralen for en skroll. Når årstiden tillater det, blir våre Kafebord og stoler utenfor flittig brukt. Fredagsvaffel Hver fredag kl har vi vaffelkafe på sentralen og ønsker alle innom for en skroll over kaffekoppen. 17

18 I hele første halvår spandert vi vafler på guttene på mottakene, som kommer innom etter skolen. Etter sommeren ble undervisningen flyttet til Holmen, så da ble det vanskeligere å få til den kontakten. Sommerfest Vi hadde fest for de frivillige på frivilligsentralen og de satt pris på å få mulighets til å utveksle erfaringer i sine forskjellige oppdrag. Vi hadde en presentasjonsrunde om hvem de var og hva slags oppgaver de har. Det var 32 stk. som var med denne gangen. Shabirah lagde samosa og brun ris til oss. Julehilsen Hvert år blir det laget en takke- og julehilsen til de frivillige. Det ble sendt ut ca. 60 stk. i år. Nettverksmøter Frivilligsentralene i Vegårshei, Risør, Tvedestrand, Hisøy, Tromøy Eydehavn, Arendal, Froland og Gjerstad har ca. to ganger i halvåret et nettverksmøte hos hverandre. Regionkonferanse Årets fagkonferanse for frivilligsentralene var i år i Sarpsborg til stor inspirasjon og ideutveksling for daglig leder og styreledere. Denne gangen var Shabirah med. Møter med lag og foreninger Vi har deltatt på møte på biblioteket og selv arrangert møte på frivilligsentralen med dialog med andre lag og foreninger om samarbeidsmuligheter. Utstilling på omsorgssenteret Både på våren og på høsten laga vi til utstilling med bilder laget av kulturskoleelevenes arbeider i inngangspartiet på Gjerstadheimen, som en oppmuntring i hverdagen. Handlehjelp Vi har noen avtaler om handlehjelp for noen som har vanskelig for å komme seg ut ved egen hjelp. Ca. en gang pr uke. Sjåførerved fasteaksjonen På forespørsel fra menighetskontoret, kunne vi bidra med fire sjåfører til årets fasteaksjon. 18

19 VEDTEKTER for Gjerstad Frivilligsentral 1 MÅLSETTING Gjerstad frivilligsentral skal: o være en lokalt forankret møteplass, åpen for alle som har lyst til å delta innen frivillig virksomhet. o fremme og utvikle frivillig innsats i kommunen o være et bindeledd mellom de som yter frivillig innsats og de som mottar o utvikles av menneskene som er knyttet til sentralen. o legge opp aktivitetene i tråd med lokale forutsetninger og behov o Aktivitetene skal være et tillegg til offentlig virksomhet o De frivillige kan ikke ta i mot betaling, utover godtgjørelse for direkte utlegg 2 EIERE Gjerstad Frivilligsentral er en frittstående forening som eies av: o Gjerstad kommune o Gjerstad menighetsråd o De frivillige Sentralen skal så sant det er mulig, registreres i Enhestsregisteret i Brønnøysundregisteret. 3 ORGANISERING Frivilligsentralen organiseres i samsvar med retningslinjer gitt av Kulturdepartementet (KUD), som har forvaltningsansvaret for det statlige driftstilskuddet til sentralene. o Sentralen organiseres med årsmøte, eget styre og daglig leder. o Daglig leder har 60 % stilling og er faglig direkte underlagt styret v/formann. o Om styret finner det formålstjenlig, kan det opprettes et arbeidsutvalg bestående av styreformann, en representant fra organisasjonene og daglig leder. 4 ÅRSMØTE er sentralens øverste organ og består av en representant fra hver av eierne, styrets medlemmer, frivillige, brukere, deltakere og andre interesserte. Årsmøtet innkalles av styret og avholdes 1 gang pr år innen utgangen av april måned etter offentlig kunngjøring 30 dager før møtedato. Påmelding for deltakelse i årsmøtet må skje til daglig leder innen 8 dager før møtedato. Saker som ønskes behandlet på årsmøtet skal sendes skriftlig til styret innen 14 dager før møtet. Styret innkaller minst 8 dager før fastsatt dato og vedlegger saksliste og eventuelle sakspapirer. o Ekstraordinært årsmøte skal avholdes hvis det kreves av minst 1/3 av styret. o På årsmøte møter representanter for eierne med tale- og stemmerett. o Andre med tilknytning til sentralen kan møte med talerett. o Årsmøtet skal: 19

20 - konstituere seg - godkjenne styrets forslag til årsmelding og regnskap - vedta styrets forslag til budsjett - anta regnskapsfører - behandle eventuelle innkomne saker Vedtak treffes med alminnelig flertall. Ved stemmelikhet er årsmøteleders stemme avgjørende. Det skal føres årsmøteprotokoll. 5 STYRET Styret består av 6 medlemmer hvorav o 1 oppnevnes av kommunestyret, o 1 oppnevnes fra en av kommunens etater o 1 oppnevnes fra kommunens eldreråd o 1 oppnevnes av Rådet for mennesker med nedsatt funksjonsevne o 1 oppnevnes fra menighetsrådet o 1 oppnevnes fra de frivillige Alle må ha personlig vararepresentant. Styret konstituerer seg selv, er ansettende myndighet for daglig leder og er dennes direkte overordnede. 6 DAGLIG LEDER Daglig leder er den faglige og administrative leder for sentralen og følger hovedtariffavtalens retningslinjer for arbeid og fritid. Vedkommende har taushetsplikt etter forvaltningsloven. Daglig leder er/har: o styrets sekretær, forbereder styre- og årsmøtesaker og setter styrets vedtak ut i praksis. o er ansvarlig for utbygging av et nettverk av frivillige, deltakere og brukere, og registrere og rapportere aktiviteten i sentralen, samt utvikle samarbeid med lag og foreninger og med offentlig organer. o ansvar for utarbeidelse av budsjett og å legge dette frem for styret til godkjenning. o prokura. o plikter å holde seg à jour ved kontakt med andre sentraler og deltakelse i nødvendige kurs og konferanser som har betydning for sentralen. 7 FINANSIERING o Sentralens drift finansieres med tilskudd fra eierne, egne aktiviteter og statstilskudd. Nærmere om statstilskuddet: o Søknad om statsmidler for kommende år sendes KUD innen 30.juni og skal inneholde målsetting og budsjett. o Rammene i tilskuddet fastsettes i statsbudsjettet. o Statstilskuddet skal brukes til å dekke deler av lønnskostnadene til daglig leder. o Maksimalt tilskudd forutsetter daglig leder ansatt i 100 % stilling og minimum 40 % lokal finansiering av driften. Tilskuddet følger stillingsandelen. 20

21 o Statstilskuddet skal ikke brukes til driftsstøtte til organisasjoners ordinære aktivitet. o Såfremt regnskap og rapport ikke foreligger innen vedtatt frist, kan sentralen miste statstilskuddet for kommende år. 8 Endring av vedtekter Vedtektene skal til enhver tid være innenfor rammene av retningslinjene for frivilligsentraler gitt av KUD. Endringer innenfor denne ramme er å betrakte som oppdatering og kan vedtas av årsmøtet. Andre endringer av vedtektene kan vedtas av årsmøtet med 2/3 flertall og endringer skal legges frem for kommunestyret og menighetsrådet for godkjenning. Vedtektene er godkjent av kommunestyret i sak 12/101 i møte den

22 Gjerstad kommune Rådmannen Saksfremlegg Dato: Arkivref: / / 026 Torill Neset torill.neset@gjerstad.kommune.no Saksnr Utvalg Møtedato 17/70 Formannskapet Kommunestyret Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ Rådmannens innstilling: 1. Gjerstad kommunestyre vedtar å slå sammen IKT Agder og DDØ og å opprette den nye virksomheten IKT Agder i henhold til 27 i Kommuneloven. 2. Forslag til vedtekter for IKT Agder legges til grunn for den nye virksomheten. 3. IKT Agder lokaliseres ved etablering med hovedkontor i Arendal og avdelingskontor i en av de fem kommunene i øst, det vil si Risør, Tvedestrand, Vegårshei, Åmli eller Gjerstad. Endringer i dette forutsetter politisk behandling hos eierne, jfr. 3 i vedtektene. 4. Sammenslåingen av de to samarbeidene håndteres som en virksomhetsoverdragelse etter Arbeidsmiljøloven 16 med de rettigheter og plikter for de ansatte som følger av denne lovbestemmelsen. I tillegg til dette legges det til grunn en egen avtale mellom partene som utdyper, supplerer og presiserer de ansattes rettigheter og plikter. Medarbeidere i ny virksomhet viderefører sine pensjonsrettigheter i KLP. 5. Den sammenslåtte IKT-virksomheten overtar fra 1. januar 2018 alle passiva og øvrige forpliktelser IKT Agder IKS og DDØ på det tidspunktet har overfor eksterne virksomheter, herunder leverandører. IKT Agder IKS og DDØ overfører fra 1. januar 2018 alle aktiva som de på dette tidspunktet har, og som naturlig hører inn under virksomhetene, til den sammenslåtte IKT-virksomheten. Disse aktiva skal ikke verdsettes særskilt i denne prosessen. Eierinteresser baseres på eiernes budsjetterte kjøp fra IKT-samarbeidet. 6. De to virksomhetene går inn med de verdier de besitter ved sammenslåingstidspunktet i en ny felles virksomhet uten at disse verdsettes og legges til grunn for framtidige eierinteresser. Unntatt fra dette er egenkapitalen i form av bankinnskudd i IKT Agder IKS på sammenslåingstidspunktet. En forutsetning for sammenslåingen er at likviditeten i form av bankinnskudd skal tilbakeføres eierne av IKT Agder IKS etter det den enkelte eier har innbetalt med halvparten av innestående sum 1. juli 2018 og resten 1. juli Den nye IKT-virksomheten får anledning over tid til å bygge opp fond innfor en maksimal ramme på 10 millioner kroner for å kunne dekke svingninger i driftsutgiftene. 22

23 7. Gjerstad kommunestyre legger til grunn at det nye samarbeidet etableres med styrende organer som overtar fullt driftsansvar hos alle ni eierne fra Det må påregnes at den praktiske gjennomføringen av sammenslåingen vil trenge noe tid, kanskje hele Gjerstad kommunestyre legger til grunn at sammenslåing av DDØ og IKT Agder IKS medfører mer kostnadseffektive og bedre tjenester for alle eierne ved opprettelsen av det nye samarbeidet. Vedlegg: Utredning fra PA Consulting utredning av sammenslåing Rapport fra Bouvet Norge as utredning av eventuell sammenslåing Rådmennenes forslag til vedtekter for IKT-samarbeide, Oppdatert etter vedtak i styremøte Østre Agder Notat fra Fagforbundet datert vedr valg av organisasjonsmodell Økonomiske effekter for DDØ-kommunene ved overgang til felles løsninger Notat fra IKT Agder om økonomiske konsekvenser m.m. av en sammenslutning Vurdering av effekter av eventuelt skifte av navn for IKT Agder Innspill fra tillitsvalgte i Vegårshei kommune til sammenslåingsprosessen Nye dokumenter fra Vegårshei kommune m.m. i saken Digitalisering i kommunal sektor. Brev fra KMD datert Digitaliseringsrundskrivet Referat fra styremøte i Østre Agder Saksdokumenter: Saksopplysninger: Tidligere vedtak: Gjerstad kommunestyre fattet under sitt møte den 24. november følgende vedtak i sak 16/112: 1. Gjerstad kommunestyre støtter intensjonen om å slå sammen IKT-samarbeidene DDØ og IKT Agder. 2. Kommunestyret ber rådmannen, i samarbeid med rådmennene i de andre kommunene i Østre Agder og lederne i de to IKT-samarbeidene, om å utrede hvordan en sammenslåing kan gjennomføres i henhold til områdene i saksfremlegget. 3. Endelig sak legges frem for kommunestyret for behandling senest juni Kommunestyret forutsetter at tillitsvalgte i selskapene og hovedtillitsvalgte i kommunene involveres i videre arbeid i henhold til hovedavtalen og det som er skissert i saksfremlegget. 5. Kommunestyre i Gjerstad forutsetter at arbeidsplassene, ved en eventuell sammenslåing, blir fordelt slik at et rimelig antall fortsatt blir i østregionen. Angående punkt 3: Utredning tok noe lengre tid enn forutsatt, derfor kommer saken opp i alle kommunestyrene i oktober

24 Saksopplysninger: Initiativet til å utrede en eventuell sammenslåing av DDØ og IKT Agder kom fra ledelsen i virksomhetene og deres ledende organer. Rådmennene i Østre Agder drøftet forslaget i sitt møte 20. mai 2016 og ga sin tilslutning til å utrede dette. I styresak Østre Agder 40/16 møte 3. juni 2016 Orientering om dialog mellom IKT Agder og DDØ vedrørende fusjon eller tettere samarbeid mellom de to virksomhetene, ble styret orientert om det pågående utredningsarbeidet og gjorde følgende vedtak: Styret for Østre Agder tar til orientering at det pågår en dialog mellom IKT Agder og DDØ med sikte på å legge grunnlag for en framtidsrettet driftsorganisasjon for dekning av kommunenes behov for datatjenester. PA Consulting as fikk oppdraget med å gjennomføre en mulighetsstudie. Rapporten DDØ og IKT Agder utredning av sammenslåing forelå 20. september 2016 (vedlegg 1). Rapporten ble presentert for styret i Østre Agder 21.oktober 2016 i sak 64/16 Orientering om status for utredningsarbeidet knyttet til sammenslåing av DDØ og IKT Agder. I dette møtet gjorde styret følgende vedtak: Styret tar orienteringen om den pågående prosessen med sikte på å slå sammen DDØ og IKT Agder til etterretning og legger til grunn at prosessen videre blir ivaretatt av de styrende organer for de to virksomhetene. Det forutsettes at den videre prosess forankres politisk i den enkelte kommune/fylkeskommune. Med bakgrunn i denne rapporten og anmodningen fra styret fattet representantskapet i IKT Agder IKS og kommunestyrene i Tvedestrand, Gjerstad og Risør vedtak om en intensjon om å slå sammen IKT-samarbeidene DDØ (Det Digitale Østre) og IKT Agder IKS. Rådmannen i Åmli sluttet seg også til dette syn. Vegårshei kommunestyre fattet vedtak der en støttet en videre utredning. Vedtakene i eierkommunene i DDØ var ikke likelydende. I varierende grad inneholdt disse føringer for å opprettholde kompetansearbeidsplasser knyttet til IKT i deres del av regionen. I den videre prosessen fram mot en eventuell sammenslåing vurderte rådmennene i Østre Agder at det var ønskelig å engasjere en ekstern konsulent for å bistå med ytterligere utredning av konsekvenser av sammenslåing med vekt på: Tydeliggjøring utover PA rapporten hvorfor en ønsker å slå sammen selskapene (Fordeler og ulemper ved en eventuell sammenslåing av ikt samarbeidene) Forslag til sammenslåingsprosess og overgangsmodeller Kartlegging av økonomiske konsekvenser, felles gevinstrealisering utover eksisterende kartlegging, med fokus på tjenesteleveranse for innbyggere og interne brukere. Konsekvenser for ansatte i selskapene og hvordan disse skal ivaretas ved en sammenslåing Organisasjons- og styringsmodell for det nye ikt samarbeidet Samarbeidsmodell mellom kommunene i det nye ikt samarbeidet Juridiske og formelle aktiviteter som må gjennomføres ifm sammenslåing I hvilken grad et omfattende/ tett samarbeid vil kunne være et alternativ til sammenslåing. Samfunnsanalyse av konsekvensene for en eventuell flytting av kompetansearbeidsplasser (det foreligger en enkel analyse fra sekretariatet i Østre Agder som det kan bygges videre på). I en samfunnsanalyse er det aktuelt å også belyse eventuelle miljøkonsekvenser. Utredningen skulle også munne ut i forslag til vedtekter for en ny virksomhet. 24

25 Oppdraget med utredningen gikk til Bouvet Norge as, etter en minikonkurranse der tre selskaper ble invitert til å gi tilbud og to selskap valgte å levere tilbud. Rådmennene valgte å opprette en styringsgruppe for utredningsarbeidet med tre rådmenn og tre tillitsvalgte. De fikk bistand av ledere i DDØ og IKT Agder samt sekretariatet i Østre Agder. Styringsgruppen og representantene fra ledelsen har bistått utreder under arbeidet. Utreder har også hatt møter med medarbeidere i virksomhetene. Ved månedsskiftet mai/juni 2017 forelå resultatet av utredningen i form av rapporten Utredning av eventuell sammenslåing DDØ og IKT Agder med tilhørende utkast til vedtekter for ny felles IKT-virksomhet (vedlegg 2). Rådmennenes forslag til vedtekter oppdatert etter vedtak i styremøte i Østre Agder (vedlegg 3). I styringsgruppen framkom det en dissens fra Fagforbundet til flertallets valgte organisasjonsmodell (vedlegg 4). Etter anmodning fra kommunene i DDØ er det utarbeidet en oversikt over økonomiske effekter av sammenslutningen for dem. Denne følger saken (vedlegg 5). Denne er supplert med tilhørende forklaringer. På kort sikt vil IKT-kostnadene for DDØ-kommunene bli uforandret eller svakt økt, men to til fem år etter iverksetting vil de oppnå både økonomisk, kapasitetsmessige og kvalitetsmessige gevinster av sammenslåingen. For kommunene i IKT Agder vil sammenslåing på kort sikt ha liten eller ingen effekt for kostnadsnivået, mens det på litt lengre sikt vil kunne frigjøre ressurser til løsning av nye og endrede oppgaver. Etter møte mellom rådmennene i Østre Agder og fylkesrådmannen 26. juni 2017 har IKT Agder IKS kommet med et notat som konkretiserer det økonomiske gevinstpotensialet for en ny IKTvirksomhet. Samt at de konkret vurderer kvalitative effekter ved en sammenslåing og hvilke positive samfunnsmessige og regionale effekter en forventer å oppnå gjennom å slå IKTressursene i de to virksomhetene sammen (vedlegg 6). Ledelsen i IKT Agder IKS har på oppdrag av styringsgruppen gjort en vurdering av økonomiske og praktiske konsekvenser knyttet til valg av nytt navn til den nye virksomheten (vedlegg 7). Det foreligger et skriv av 2. juli 2017 (vedlegg 8) fra tillitsvalgte i DDØ som er kritisk til sammenslåingsforslaget. De etterlyser tallfesting av økonomiske konsekvenser ved sammenslåingen for DDØ-kommunene. De er bekymret for at en sammenslåing vil bidra til ytterligere sentralisering av funksjoner. De mener at kommunenes styringsrett svekkes. Videre frykter de at kompetansearbeidsplasser vil forsvinne fra de mindre kommunene. De mener at en sammenslåing vil hindre at en får nytte av den IKT-infrastruktur DDØ har fått på plass i løpet av den siste tiden. En sammenslåing vil kunne bidra til at det tar lengre tid å introdusere nye IKT-løsninger. De mener at et samarbeid fremfor sammenslåing ville være en bedre løsning for DDØ. Styret i Østre Agder behandlet saken og fattet følgende vedtak i sak 44/17: 1. Styret i Østre Agder anbefaler kommunene og fylkeskommunen å fatte vedtak om å slå sammen IKT Agder og DDØ og å opprette den nye virksomheten IKT Agder i henhold til 27 i Kommuneloven. 2. Styret i Østre Agder anbefaler at vedlagt forslag til vedtekter for IKT Agder legges til grunn for den nye virksomheten. 3. Styret i Østre Agder anbefaler at IKT Agder ved etablering lokaliseres to steder med hovedkontor i Arendal. En forutsetning for sammenslåing er at deler av fagmiljøet lokaliseres øst i fylket det vil si Risør, Tvedestrand, Vegårshei, Gjerstad og Åmli. 4. Styret i Østre Agder anbefaler at sammenslåingen av de 2 samarbeidene håndteres som en virksomhetsoverdragelse etter Arbeidsmiljøloven 16 med de rettigheter og plikter for de ansatte som følger av denne lovbestemmelsen. I tillegg til dette legges det til grunn en 25

26 egen avtale mellom partene som utdyper, supplerer og presiserer de ansattes rettigheter og plikter. Medarbeidere i ny virksomhet viderefører sine pensjonsrettigheter i KLP. 5. Den sammenslåtte IKT-virksomheten overtar fra 1. januar 2018 alle passiva og øvrige forpliktelser IKT Agder IKS og DDØ på det tidspunktet har overfor eksterne virksomheter, herunder leverandører. IKT Agder IKS og DDØ overfører fra 1. januar 2018 alle aktiva som de på dette tidspunktet har, og som naturlig hører inn under virksomhetene, til den sammenslåtte IKT-virksomheten. Disse aktiva skal ikke verdsettes særskilt i denne prosessen. Eierinteresser baseres på eiernes budsjetterte kjøp fra IKT-samarbeidet. 6. De to virksomhetene går inn med de verdier de besitter ved sammenslåingstidspunktet i en ny felles virksomhet uten at disse verdsettes og legges til grunn for framtidige eierinteresser. Unntatt fra dette er egenkapitalen i form av bankinnskudd i IKT Agder IKS på sammenslåingstidspunktet. En forutsetning for sammenslåingen er at likviditeten i form av bankinnskudd skal tilbakeføres eierne av IKT Agder IKS etter eiernes faktiske uttak av tjenester, med halvparten av innestående sum 1.juli 2018 og resten 1.juli Den nye IKT-virksomheten får anledning over tid til å bygge opp fond innfor en maksimal ramme på 10 millioner kroner for å kunne dekke svingninger i driftsutgiftene. 7. Av hensyn til framdriften i den videre sammenslåingsprosess ber Østre Agders styre de deltakende kommuner og fylkeskommunen om å ta stilling til spørsmålet om sammenslutning innen utgangen av oktober Styret for Østre Agder legger til grunn at det nye samarbeidet etableres med styrende organer som overtar fullt driftsansvar hos alle ni eierne fra Det må påregnes at den praktiske gjennomføring av sammenslåingen vil trenge noe tid, kanskje hele Styret i Østre Agder legger til grunn at sammenslåingen av DDØ og IKT Agder IKS medfører mer kostnadseffektive og bedre tjenester for alle kommunene ved opprettelsen av det nye selskapet. 10. Styret anbefaler at lokaliseringsspørsmål skal forankres politisk hos eierne og dette innarbeides i vedtektene. Rådmennenes vurdering/merknader Rådmennene mener at sammenslåingen av IKT Agder og DDØ gir grunnlag for sterkere innovasjons- og utviklingskraft i vårt felles IKT-miljø. Dette er meget nødvendig med bakgrunn i de utfordringer kommunene står overfor i årene som kommer både når det gjelder forvaltningsoppgaver og produksjon av tjenester for innbyggere og gjester. Det denne saken handler om på et overordnet nivå er hvordan vi ønsker å rigge en fremtidsrettet og robust IKT-organisasjon i vår region og som kan klare å møte de store utfordringene som kommer innenfor dette viktige området. Etter rådmennenes syn forsterker opprettholdelsen av eksisterende kommunestruktur i Østre Agder behovet for tett samarbeid og valg av flere felles IKT-løsninger. Rådmennene legger til grunn at den nye IKT-virksomheten skal bidra til å legge forholdene til rette for valg av felles løsninger innenfor ulike deler av kommunenes virksomhet. Den felles IKT-virksomheten skal bidra til hevet kvalitet og større bredde i det interkommunale samarbeidet over tid. Det forutsetter at kommuner og fylkeskommune velger felles løsninger. De foreliggende rapportene underbygger etter rådmennenes vurdering viktighetene av å samle regionens IKT-fagmiljø i offentlig sektor. Gevinstene som dokumenteres i rapporten fra PA Consulting er fortsatt gyldig. Utredningen fra Bouvet Norge as underbygger og utdyper tidligere konklusjoner. I tillegg gir denne utredningen argument for valget av styringsmodell for framtidig IKT-virksomhet og den legger en plan for iverksetting. Under arbeidet med et så stort og viktig tema som sammenslåing av regionens to store offentlige IKT-miljøer finner rådmennene at det har vært riktig å engasjere to ulike konsulentmiljøer. Når deres konklusjoner begge entydig går i samme retning understreker dette behovet for sammenslutningen. I rådmennenes videre vurdering har en ønsket å belyse konsekvenser av sammenslåingen med ulike vinklinger. 26

27 Organisering Under arbeidet i styringsgruppen har det framkommet ulikt syn på organisasjonsmodellen. Rådmennene tilhører flertallet i styringsgruppen (alle unntatt de tillitsvalgte i DDØ) som mener det er sterke grunner til å velge modellen med eget rettssubjekt. Da legger rådmennene til grunn at medarbeidernes rettigheter vil bli like godt ivaretatt ved at virksomheten er eget rettssubjekt. Flertallet mener denne løsningen bidrar til at IKT-virksomheten kan ivareta en helhetlig rolle som kommunenes slagkraftige redskap. Rådmennene vil understreke at løsningen med eget rettssubjekt bidrar til at alle eiere vil få likeverdighet i samarbeidet. Under utredningen av framtidig organisasjonsmodell er det konstatert at bruk av bestemmelsen i 27 i kommuneloven kun hjemler bruk av begrepet styre for styrende organ i den nye virksomheten. Rådmennene at valget av en tonivå-modell for styringen av virksomheten bidrar til en profesjonell ledelsesmodell der driftsstyret blir en viktig støttespiller i utviklingen av selskapet for daglig leder. Ved å holde antallet representanter nede på 5 vil driftsstyret kunne møtes hyppig basert på virksomhetens behov. Rådmennene vil likevel understreke at selv om en velger en tonivå modell for styringen av virksomheten så skal det strategiske ledelsesansvaret ligge i styret der alle eiere er representert. Dette innebærer begrensninger i hvilke oppgaver styret har anledning til å overlate til driftsstyret. Rådmennene vil understreke at den nye virksomheten må etablere og videreutvikle et forvaltningssystem som sikrer at fagmiljøene i deltakerkommunene legger føringer for prosess og beslutninger knyttet til IKT-utviklingsprosjekter. Rådmennene har drøftet forslaget til nytt navn på virksomheten. Det forelå også en vurdering av effekter av å skifte navn fra IKT Agder (vedlegg 7). Rådmennene slutter seg til vurderingen fra virksomheten at det vil være hensiktsmessig å videreføre navnet. Rådmennene mener at dette vil være kostnadsbesparende og mindre arbeidskrevende. Navnet IKT Agder er godt innarbeidet og virksomheten har et godt renomme hos brukere, leverandører og kunder. Selv om navnet IKT Agder beholdes er det viktig å understreke at dette er en sammenslåing av to likeverdige parter IKT Agder og DDØ i en ny felles virksomhet. Begge de to eksisterende virksomheter opphører fra det tidspunkt den nye virksomheten etableres. Kostnadsfordeling og eierskap Rådmennene er av den oppfatning at betaling for bruk av virksomhetens tjenester blir et riktig kriterium for fordeling av kostnadene ved virksomheten. Derfor slutter en seg til at betalingsmodellen i IKT Agder legges til grunn i den nye IKT-virksomheten. Rådmennene mener det er hensiktsmessig av eierskapet til virksomheten fordeles etter kommuners og fylkeskommunes bruk av virksomhetens tjenester. Med bakgrunn i at de to virksomhetene har hatt ulik organisering, en som vertskommuneløsning og en som IKS så er den økonomiske stillingen til de to virksomhetene svært ulik. For å kunne dekke de løpende driftsforpliktelser er det i IKT Agder IKS bygget opp en driftskapital som pr årsskiftet 2017/18 er om lag 10 millioner kroner. Ettersom den nye virksomheten foreslås som et interkommunalt samarbeid etter 27 i kommuneloven vil de samarbeidende kommuner og fylkeskommunen sammen stå direkte ansvarlig for driften. Rådmennene foreslår derfor at eierkommunene i IKT Agder IKS får tilbakeført disse midlene etter sin eierandel i virksomheten. Økonomiske og kapasitetsmessige gevinster ved sammenslåing Rådmennene legger til grunn at begge utredningene synliggjør stort potensial for å frigjøre ressurser i IKT-sektoren. Med de store satsinger rådmennene mener det er behov for i IKT- 27

28 sektoren, så vil de frigjorte ressursene være svært viktig for å kunne møte økte behov innen tjenesteyting og ikke minst når det gjelder samfunnssikkerhet og kvalitetssikring i forvaltningen. Den nye IKT-virksomheten vil få økt tyngde i markedet. Jo større samarbeidet er når det skal anskaffes nye systemer og løsninger, jo større forhandlingsmakt har man og dermed bedres betingelsene. Et ny og større virksomhet vil i enda større grad være en spennende kunde og attraktiv utviklingspartner for leverandører. Rådmennene forventer at IKT-kostnadene for eierne av IKT Agder IKS i første fase (2 år) ikke vil endres mye, men at en deretter vil kunne hente ut både økonomiske, kapasitetsmessige og kvalitative gevinster (vedlegg 6). For DDØ-kommunene vil IKT-kostnadene øke i første fase slik det framgår av vedlegg 5, men dette må vurderes i forhold til at de fem kommunene får tilgang til nye og forbedrede IKT-verktøy. Også DDØ-kommunene oppnår økonomiske gevinster av sammenslåingen innenfor handlingsprogramperioden. Gevinster for tjenesteproduksjon Rådmennene vil hevde at en sammenslåing vil legge til rette for styrket interkommunalt samarbeid. De fleste interkommunale samarbeider støttes av IKT-systemer som bør være felles. Dersom systemene ikke kan knyttes sammen vanskeliggjøres samarbeid og effekten som kan tas ut blir mindre. Ett samlet IKT-miljø vil kunne tilrettelegge både for eksisterende samarbeid slik at disse kan gi enda større effekt enn i dag, og det vil ikke minst øke mulighetene for samarbeid på nye områder med både kostnadsmessige besparelser og hevet kvalitet på tjenester som leveres. I lys av de store satsinger på velferdsteknologi som kommunene står overfor i helse og omsorgssektoren kan gevinstene bli store for de deltakende kommuner. Tekniske gevinster Rådmennene vil påpeke at begge selskapene viser til at større teknisk IKT-miljø har fordeler både kompetansemessig og teknisk. Virksomheten kan drives mer effektivt og holde effektiv drift i egen regi lenger sammen enn samarbeidene står alene. Fordelen er størst for DDØ, men den gjelder og IKT Agder. Et større miljø gjør det mulig å ha flere ansatte med dybdekompetanse innenfor samme område. Ved å samle IKT-miljøene vil en kunne bygge og styrke kompetanse innenfor områder som er og blir strategisk viktig for eierne. En samordning av det tekniske miljøet vil gjennom en sentralisering og konsolidering gi en bedre utnyttelse av den tekniske infrastrukturen, noe som vil gi en stordriftsfordel over tid. IKT Agder har en moderne plattform som er tilrettelagt for høy grad av tilgjengelighet for de tjenestene som benyttes av brukerne. Denne plattformen er skalerbar og kan tas i bruk av flere kommuner uten vesentlige investeringer. Ved at det kommer flere brukere på denne infrastrukturen vil enhets-kostnaden per bruker reduseres vesentlig, noe som på sikt bidrar til muligheten for å bygge videre og tilby ytterligere forbedringer og nye tjenester. Kritisk infrastruktur, klientsystemer, sikkerhet, identitet og service er alle strategiske områder for IKT-virksomheter. Dette er også områder som er lett å standardisere og som vil gir bedre driftsøkonomi jo flere brukere som knyttes til en og samme løsning. En robust infrastruktur vil være fordelaktig for å gi brukerne en mer stabil og moderne tjeneste som alltid er oppdatert og tilgjengelig. Endrede kompetansebehov IKT Agder har i sin strategi «IKT Agder 2020» og DDØ i sin «Digitaliseringsstrategi» identifisert endrede kompetansebehov. Det blir behov for færre med teknisk kompetanse innenfor drift. Derimot vil den nye virksomheten ha behov for ansatte med høy kompetanse innenfor områdene som klient, nettverk, sikkerhet, identitet. Den nye virksomheten må kunne levere rådgivning til eierne om hvordan IKT kan tas i bruk på en smart og sikker måte. Rådmennene vil påpeke at den nye virksomheten må sikre betydelig kompetanseheving blant medarbeiderne for å kunne imøtekomme kommunenes behov. 28

29 Innspill fra de tillitsvalgte i DDØ Rådmennene merker seg den motstand mot sammenslåing som framkommer i brevet fra tillitsvalgte i DDØ (vedlegg 8). Rådmennene mener vedlegg 5 redegjør for forventede økonomiske effekter for DDØ-kommunene. Det er åpenbart at de fem kommunene gjennom å få tilgang til IKT-verktøyene i IKT Agder vil få et kraftig teknologisk løft. De vil nyte godt av erfaringer som er gjort i de store kommunene og i fylkeskommunen gjennom de siste års storstilte teknologiske løft. Rådmennene mener de tillitsvalgte overser de åpenbare gevinster dette gir for innbyggere, politikere og forvaltning i disse kommunene. Rådmennene legger til grunn at den nye IKT-virksomheten må ha anledning til å organisere seg optimalt for å kunne levere IKT-tjenester av best mulig standard og til en mest mulig gunstig pris. Med den foreslåtte organisasjonsmodellen gis de små kommunene stor innflytelse i styret. Derfor er det urimelig å anta at de små kommunenes interessert i den nye virksomheten ikke vil bli ivaretatt. Rådmennene har konstatert at de tillitsvalgtes ønske om samarbeid fremfor sammenslåing ikke møter noen interesse i ledelsen i IKT Agder IKS. Etter selskapets syn ivaretar ikke en slik løsning deres interesser eller behov. Iverksetting Rådmennene vil sterkt anbefale en rask iverksettelse av sammenslåingen. Derfor tilrår en at arbeidet starter straks nødvendige vedtak er fattet i eierkommunene og at sammenslåingen formelt trer i kraft fra 1.januar Det må påregnes at den praktiske gjennomføringen av sammenslåingen vil ta noe tid, kanskje hele Videre presiseres at det er grunn til å tro at det vil gå flere år før alle samarbeidskommunene har samme programvare på alle områder og særlig økonomisystemene vil det være tidkrevende å legge om. Melding om vedtak sendes til: 29

30 DDØ OG IKT-AGDER UTREDNING AV SAMMENSLÅING 20. september

31 PA Regional Office: PA Consulting Group Verkstedveien 1 PO Box 150,Skøyen 0212 Oslo Tel: Fax: Versjon nr.: 1.0 Utarbeidet av: Dokumentreferanse: 31

32 FORORD/SAMMENDRAG PA Consulting har på oppdrag fra rådmennene i eierkommunene og daglige ledere i IKTsamarbeidene gjennomført utredningen om sammenslåing av de to selskapene. Utredningen bygger på informasjonsinnsamling fra IKT-samarbeidene, semistrukturerte intervjuer med utvalgte rådmenn og lederne i IKT samarbeidene, og arbeidsmøter med lederne og medarbeidere. I Rapporten beskrives kvalitative, økonomiske forhold og mulige gevinster en sammenslåing vil kunne innebære. IKT-samarbeidene varierer i modenhet på ulike områder. For DDØ vil sammenslåing innebære muligheten til å tilby mange fler og gjerne nye innbyggernære tjenester. Som del av et større samarbeid vil DDØ kunne redusere sårbarheten når nye og flere tjenester tilbys innbyggere og ansatte. For begge IKT-samarbeidene vil sammenslåing styrke gjennomføringskraften, utviklingstakten vil kunne økes, og digitale løsninger vil kunne lanseres raskere. Det er også grunn til å anta at en sammenslåing vil øke endringsevnen, lokalt og samlet for partene. De kvalitative gevinstene et større IKT-samarbeid vises særlig på følgende tre områder: Helse og velferd, Skole og Plan bygg og geodata. Et sammenslått samarbeid vil bli en enda sterkere utviklingsaktør på felt som ehelse, der særlig velferdsteknologi er en fellesnevner for å håndtere pålagte oppgaver og sikre involvering og medvirkning fra innbyggeren. Kommunene samarbeider tett i en regional satsning på velferdsteknologi. Et felles pleie- og omsorgssystem med felles database vil forenkle dette arbeidet og forenkle annet faglig samarbeid på tvers av kommunene. Kommunene i både IKT Agder og DDØ bruker samme skoleadministrative system. På kort sikt kan synergier utløses ved at kommunene i DDØ og IKT Agder- benytter samme løsning. På lengre sikt kan kommunene samarbeide på tvers om forvaltning og videreutvikling av systemer for skoleadministrasjon og helhetlig skoleløp. På kort sikt kan det etableres en felles forvaltning av fagsystemer innen Tekniske tjenester. På lengre sikt kan det gjennomføres en konsolidering og standardisering av fagsystemer på tvers av kommunene. For Bygg, Plan og Geodata er elektronisk byggesaksbehandling et viktig område å lansere digitale innbyggertjenester på. Et større IKT-samarbeid vil kunne styrke utviklings- og gjennomføringskraften på dette området for kommunene. Gjennom sammenslåing vil eierkommunene kunne utnytte ressursene bedre og oppnå en større ressurspool å trekke på når prioriterte nye oppgaver skal gjennomføres. Samling av fagpersonell vil styrke og øke den samlede kompetansen og økt innsikt kan bidra til smartere jobbing og forenklende og effektiviserende innbyggertjenester. De økonomiske fordelene ved sammenslåing er størst for DDØ på kort sikt. På lenger sikt vil alle kommuner kunne høste effekt ved standardisering og samordning av tjenesteproduksjonen på tvers av kommunene. Dette bør skje gjennom å etablere felles infrastruktur, ta i bruk felles fagsystemer i alle sektorer, og utnytte innkjøpsavtalene i de eksisterende selskapene. Sammenslåing vil for noen av eierkommunene innebære endringer i kostnader. PA anbefaler derfor at det utarbeides modeller for kostnadsfordeling som sikrer en rettmessig fordeling av kostnader mellom eierkommunene. 1 32

33 INNHOLD FORORD/SAMMENDRAG 1 1 SYNERGIER VED SAMMENSLÅING AV DE TO IKT-SAMARBEIDENE Fakta om selskapene Synergier knyttet til tjenesteomfang Synergier knyttet til fagsystemer Synergier knyttet til IKT-infrastruktur Organisatoriske synergier 24 2 STYRING VED EVENTUELL SAMMENSLÅING Oversikt over alternative selskapsformer Eksisterende selskapsform og styringsmodell i IKT Agder og DDØ Viktige krav til styringen av selskapet Anbefalt selskapsform og styringsmodell 33 3 KONSEKVENSER VED SAMMENSLÅING Økonomiske konsekvenser ved sammenslåing Kvalitative konsekvenser ved sammenslåing 38 4 ANBEFALING Konklusjon Anbefaling 42 VEDLEGG

34 1 SYNERGIER VED SAMMENSLÅING AV DE TO IKT-SAMARBEIDENE Kapitlet redegjør for fakta om IKT-samarbeidene, dernest drøftes mulige synergier knyttet til tjenesteomfang, fagsystemer, IKT-infrastruktur og organisering. Synergiene er kartlagt med bakgrunn i dokumentasjon tilsendt fra IKT Agder og DDØ, kartlegging blant leverandører av fagsystemer, PAs database med IKT-kostnads- og modenhetsanalyse (etablert i 2013), og intervjuer med medarbeidere i IKT-samarbeidene og rådmenn i eierkommunene. Kartleggingen er gjennomført i august og september Fakta om selskapene IKT Agder IKS IKT Agder ble etablert som et interkommunalt selskap i Det interkommunale selskapet er eid av Aust-Agder fylkeskommune og kommunene Arendal, Froland og Grimstad. Selskapet er lokalisert i Arendal kommune ved Fylkeshuset i Aust-Agder. IKT Agder tilbyr følgende til eierkommuner og andre eksterne kunder: Service og supporttjenester Drift og forvaltning av IKT systemer Avtaleforvaltning innenfor IKT området Videreutvikling av IKT tjenester i nært samarbeid med kundene Antall årsverk Ved utgangen av 2015 hadde IKT Agder tilsatt 45,81 årsverk uten lærlinger. Etter en nedbemanning i 2016 har de per 31. august 2016 tilsatt 41,4 årsverk uten lærlinger. Selskapet er delt opp i tre avdelinger: Avdeling Service, Avdeling Drift og Avdeling Prosjekt. 31. august Sum årsverk (uten lærlinger) 41,4 43,9 Avdeling Service, årsverk 14,4 17,4 Avdeling Drift, årsverk Avdeling Prosjekt, årsverk Tabell 1: Antall årsverk i IKT Agder uten lærlinger 1 IKT-Agder (2016): Årsmelding Ved utgangen av 2015 hadde selskapet fem lærlinger som ikke er inkludert i beregningene. 3 34

35 Antall brukere og innbyggere IKT Agder drifter, forvalter, videreutvikler og supporterer IKT-systemet til eierkommunene som igjen brukes av kommunens innbyggere, ansatte og skoleelever. I eierkommunene er det ca innbyggere 2. Brukertilganger til kommunale ansatte Brukertilganger til elever Totalt antall brukere Tabell 2: Antall brukere av IKT-tjenester i IKT Agder Driftsinntekt, -kostnad og -resultat 3 Selskapet har hatt et positivt driftsresultat de siste fire årene og har hatt en stabil driftsinntekt i samme periode Sum driftsinntekter kr kr Driftsinntekter fra eierkommuner kr kr Driftsinntekter fra andre kunder kr kr Sum driftskostnader kr kr Lønns- og personalkostnader kr kr Avskrivninger kr kr Andre driftsutgifter kr kr Driftsresultat kr kr Tabell 3: Driftsinntekt, - kostnad og resultat IKT Agder Styring IKT Agder styres gjennom to styringsorganer, styret og representantskapet. Representantskapet er selskapets øverste organ og består av rådmennene i de fire eierkommunene. Styret ledes Svein Skisland (rådmann i Vennesla kommune), de resterende styremedlemmene er ansatte i eierkommunene og ansattrepresentanter fra IKT Agder Den digitale østregionen (DDØ) Den digitale østregionen ble etablert i IKT-samarbeidet er organisert som er vertskommunesamarbeid etter 28-1 b jf. kommuneloven. Vegårshei er vertskommune og det er inngått samarbeidsavtale med kommunene Gjerstad, Risør, Tvedestrand og Åmli. 2 SSB (2016): Tabell: 01222: Folkemengde og kvartalsvise endringar (K) 3 IKT-Agder (2016): Årsmelding Positivt resultat på grunn av aktivering av fellesprosjekter som påløpte kr i

36 I samarbeidsavtalen fremkommer det at samarbeidet skal levere tjenester som omfatter alle sider av kommunenes IKT-virksomhet, inkludert telefoni. Antall årsverk Ved utgangen av 2015 var det tilsatt 16,5 årsverk uten lærlinger i DDØ. Organisasjonen er delt inn i to avdelinger, drift og utvikling, med åtte årsverk hver. I tillegg kommer det til ett årsverk for daglig leder. 31. august Sum årsverk (uten lærlinger) 16, Drift 7,5 15,5 Utvikling 8 - Tabell 4: Antall årsverk DDØ uten lærlinger Antall brukere og innbyggere I mellom samarbeidskommunene bruker omkring 4095 brukere systemer driftet av DDØ. Det er innbyggere i kommunen 6. Brukertilganger til kommunale ansatte Brukertilganger til elever Totalt antall brukere Tabell 5: Antall brukere av IKT-tjenester i DDØ Selskapets driftskostnader Tabellen under viser selskapets kostnader for 2015 og Sum driftskostnader Kr Kr Lønns- og personalkostnader Kr Kr * Avskrivninger Kr * Andre driftsutgifter Kr Kr Tabell 6: DDØs driftskostnader *Kun inflasjonsjustert 2015 tallene. 5 Vegårshei kommune (2016): Årsmelding SSB (2016): Tabell: 01222: Folkemengd og kvartalsvise endringar (K) 5 36

37 Styring IKT-samarbeidet er organisert etter 28-1 b i kommuneloven. Samarbeidskommunene har således delegert myndighet over tjenesten fra hver enkel kommune til vertskommunen, Vegårshei. Det er satt opp et samarbeidsorgan for IKT-tjenesten, et rådmannsutvalg som møtes etter behov. 1.2 Synergier knyttet til tjenesteomfang Innbyggertjenester Digitale innbyggertjenester er kommunale tjenester på nett for innbyggere og næringsliv. Kommunene i IKT-samarbeidene tilbyr en rekke slike tjenester. Ved en eventuell sammenslåing, vil kommunene kunne dra nytte av å ta i bruk innbyggertjenester de fra før ikke tilbyr. Tabellene under lister opp digitale innbyggertjenester som tilbys. Tabellene beskriver hvilket fagområde den digitale tjenesten berører, navn på tjenesten og hvilke systemer den er integrert med. Innbyggertjenester på nett i IKT Agders kommuner: Fagområde Tjeneste Integrert med Eiendom Eiendomsinfo Gemini, ID-porten, Matrikkelen Eiendom Eiendomsdokumenter Gemini, ID-porten, BraArkiv og ephorte Eiendom Eiendomsgebyr Gemini, ID porten Eiendom Feieinformasjon DM Feiing, ID porten Eiendom Renovasjonsinformasjon Gemini, ID porten Eiendom Bestille eiendomsinformasjon Infoland Feiing SMS varsel DM Feiing Vei, vann, avløp og renovasjon SiFra Gemini Renovasjon SMS varsling Gemini Renovasjon Vann, avløp Sanitærmelding Geomatikk Vann, avløp Rørleggermelding Geomatikk Vei Gravetillatelse Geomatikk Parkering Parkering for funksjonshemmede ID-porten Parkering Klage på ilagt parkeringsgebyr/tilleggsavgift Prokom, ID-porten Barnehage Barnehagesøknad Oppvekstportal, Hypernet, ID-porten 6 37

38 Barnehage Barnehage Søknad om redusert foreldrebetaling/gratis kjernetid Søknad om dispensasjon fra utdanningskravet for pedagogisk leder og styrer Prokom, ID-porten Prokom, ID-porten Kultur Søknad om inntak - kulturskole SpeedAdmin, ID-porten Kultur Søknad om tilskudd - lag og foreninger Tilskuddsportalen / Prokom Kultur Søknad om arrangementstilskudd/underskuddsgaranti Prokom, ID-porten Skole SFO søknad VFS, ID-porten Skole Påmelding Ferie-SFO Prokom, ID-porten Skole Grunnskoleinnmelding Prokom, ID-porten Skole Utsendelse av varselsbrev SvarUt Skole Søknad videregående Vigo, ID-porten Skole Søknad om skoleskyss Prokom, ID-porten Helse og velferd Søknad om ledsagerbevis Prokom, ID-porten Helse og velferd Hverdagsrehabilitering Egenutviklet system, ID-porten Helse og velferd Registrering - Fritidskontakt/støttekontakt Prokom, ID-porten Helse og velferd Søknad om TT-kort Bygg Byggesøknad Arkiv Innsyn Prokom Næring, bevilling, skatt og gebyrer Næring, bevilling, skatt og gebyrer Næring, bevilling, skatt og gebyrer Næring, bevilling, skatt og gebyrer Søknad om nedsettelse, utsettelse eller ettergivelse av eiendomsskatt Søknad om bevilling til salg av alkoholholdig drikk Søknad om serveringsbevilling Skjenkebevilling Prokom, ID-porten Prokom, ID-porten Prokom, ID-porten Prokom, ID-porten Kart på Nett Kart tjenester Gisline Kino Kjøp av billetter (Grimstad) Bibliotek Internett søk mot bibliotek Bibliofil og Mikromac Tabell 7: Innbyggertjenester tilgjengelig på nett fra kommunene innen IKT Agder 7 38

39 Innbyggertjenester på nett i DDØs kommuner: Fagområde Tjeneste Integrert med Barnehage Opptak barnehage Visma barnehage HR Stillingssøknader Ephorte Kart på Nett Kart tjenester Gisline Politiske tjenester Innsyn i kommunale dokumenter Ephorte Kino Kjøp av billetter Havneavgift Kjøp av havneavgift Div. havne systemer Byggesøknad Byggsøk Ephorte Bibliotek Internett søk mot bibliotek Bibliofil Tabell 8: Innbyggertjenester tilgjengelig på nett fra kommunene innen DDØ Potensielle synergier Eierkommunene i IKT Agder tilbyr til sammen 40 ulike innbyggertjenester på nett, og DDØ tilbyr åtte ulike tjenester. Ved en potensiell sammenslåing av de to selskapene, kan DDØ-kommunene ta i bruk 32 nye innbyggertjenester på nett. Gjenbruk av tjenestene vil i noen tilfeller kreve at kommunene som bruker dem har like fagsystemer, mens andre tjenester er enkle, og kan tas i bruk uten store kostnader Tjenester for kommunenes ansatte Dette delkapitlet gir oversikt over IT-tjenester ansatte i kommunene mottar fra IKT-samarbeidene. IKT Agder IKT Agders eierkommuner regulerer tjenester og kvaliteten på disse i en tjenestenivåavtale (Service Level Agreement/SLA). Tjenestenivåavtalen rulleres årlig, og den er etablert for å sikre at kommunenes behov og krav til kvalitet blir levert fra IKT Agder. Dagens versjon av tjenestenivåavtalen ble etablert i 2010, og har rullert siden. Avtalen regulerer tydelig roller og ansvar mellom kommunene og IKT Agder, og angir hvordan endringer håndteres, rapportering gjennomføres og partenes forpliktelser. Avtalen regulerer videre blant annet hvordan håndtering av feilsituasjoner skal gjennomføres, og innen hvilken tid ulike typer hendelser skal løses. PAs IKT kostnads- og modenhetsanalyse som ble gjennomført for IKT Agder i 2013, viste at IKTsamarbeidet scoret høyt på IKT-modenhet og tjenestenivå. DDØ DDØ er i gang med å utarbeide en tjenestekatalog, og har ikke inngått tjenestenivåavtale med eierkommunene. Det er opprettet en brukerstøttefunksjon som håndterer innmeldte feil og endringsønsker fra kommunene. For brukerstøtte, er det et mål å løse 80% av de innmeldte sakene. DDØ jobber nå med utarbeidelse av dokumentasjon av IKT-infrastruktur, som er en viktig forutsetning for etablering av tjenestekatalog. 8 39

40 Potensielle synergier PAs IKT kostnads -og modenhetsanalyse 7 viser at kommuner som har tjenestekatalog og tjenestenivåavtale, og samtidig scorer høyt på kvalitet ved IKT-tjenestene, i snitt leverer tjenestene til 30% lavere kostnad enn kommuner uten tjenestekatalog, tjenestenivåavtale, og lav score på IKTtjenestenes kvalitet. Siden DDØs tjenester ikke er regulert i en tjenestenivåavtale, og tjenestene i liten grad er dokumenterte, er det vanskelig å sammenligne IKT-samarbeidenes tjenestenivå. Vurdering DDØs eierkommuner vil oppnå synergier gjennom å benytte IKT Agders veletablerte tjenestenivå, driftsprosesser og rutiner. Ved en eventuell sammenslåing, vil det være viktig å måle dagens tjenestenivå i alle kommuner, etablere tydelige mål, roller, ansvar og nivå på IKT-tjenestene, og følge utviklingen på tjenestenivå over tid. 1.3 Synergier knyttet til fagsystemer Fagsystemene inneholder kritisk informasjon om tjenestemottakere og ansatte, og er de viktigste arbeidsverktøyene for en effektiv tjenesteproduksjon, og et viktig redskap for å sikre forsvarlig tjenester til innbyggere og næringsliv. Typiske synergier som oppstår ved en sammenslåing av to IKT-samarbeider, er r knyttet til avtaler, lisens-, drifts,- og vedlikeholdskostnader. I tillegg skaper harmonisering av fagsystemer på tvers av kommuner økte muligheter for samarbeid om tjenesteproduksjonen på tvers av kommunegrenser. Fagsystemer har utviklet seg over tid. Før ble fagsystemer driftet fra servere plassert i kommunen eller på datarommet i IKT-samarbeidet. Nå leveres fagsystemer i økende grad via skytjenester. Dette reduserer drifts- og vedlikeholdskostnader, og øker tilgjengeligheten uavhengig av arbeidsflate og lokasjon. Fagsystemenes leveransemodeller kan deles inn i tre kategorier Skybaserte leveransemodeller hvor fagsystemet leveres som en tjeneste fra leverandør, holdes kontinuerlig oppdatert av leverandør, med en prismodell som gjenspeiler den faktiske bruken av tjenesten. «On-Prem 8»-leveransemodeller hvor fagsystemet leveres som en tjeneste fra IKT-samarbeidets datarom, holdes oppdatert av IKT-samarbeidets medarbeidere og har en prismodell som baserer seg på direkte kostnader knyttet til drift og vedlikehold av fagsystemet og infrastrukturen. «ASP»-leveransemodeller hvor fagsystemet leveres som en tjeneste fra ekstern leverandørs datarom, holdes oppdatert av leverandør og har en prismodell som følger avtale med leverandør. ASP leveransemodeller kan skille seg fra Skybaserte leveransemodeller ved at de ikke har samme muligheter til skalering i form av økning eller reduksjon i kapasitet etter behov, samt prismodeller som er mindre fleksible. 7 PAs IKT kostnads- og modenhetsanalyse ble utarbeidet i samarbeid med KS KommIT i 2013, og har siden vært gjennomført i mer enn 80 norske kommuner. 8 Driftet i lokal datasenter 9 40

41 1.3.1 HR/Økonomi/lønn Kommune Systemnavn Antall brukere Kontrakt Leveransemodell Arendal Grimstad Froland Xledger, Bluegarden, Webcruiter og Dossier IKT Agder Lengde: 10 år Inngått: 2016 Sky Aust-Agder FK Gjerstad Risør Tvedestrand Vegårshei Agresso 100 DDØ Lengde: Løpende Inngått: 2006 ASP-drift (Evry) Åmli Tabell 9: Systemoversikt med antall brukere og kontraktsdetaljer, HR/Økonomi/Lønn Status IKT Agders eierkommuner har nylig anskaffet HR/økonomi- og lønnssystem fra leverandøren Xledger. Softwaren Xledger benyttes for økonomi og regnskap, på HR og lønn benyttes tjenester fra Bluegarden, Webcruiter benyttes for rekruttering, og Dossier benyttes for kompetansestyring. Xledger er skybasert. Eierkommunene i DDØ har nylig oppgradert sin Agresso-løsning. Løsningen er ASP-basert. Kostnader Selskapene har følgende kostnader knyttet til systemer innen HR/økonomi/lønn: IKT Agder med Xledger: Årlig kostnad er NOK. Alle ansatte i eierkommunene har tilgang til løsningen. DDØ med Agresso: Årlig kostnad er NOK. 100 brukere har tilgang til systemet. Potensielle synergier Kontrakten med Xledger muliggjør innlemmelse av flere kommuner. Dersom DDØs 100 brukere inngår i denne kontrakten, vil det medføre en årlig kostnad på ~ NOK. Ved en eventuell sammenslåing, vil det være naturlig at eierkommunene i DDØ ønsker å ta i bruk samme funksjonalitet som eierkommunene i IKT Agder har tilgang til. Det betyr en åpning for at alle ansatte har tilgang til systemet. Dette vil ha en årlig kostnad på ~ NOK. Vurdering Ved en eventuell sammenslåing, bør DDØ foreta overgang til IKT Agders løsning Xledger, og på kort sikt gi tilgang til de 100 brukerne som i dag benytter Agresso. Dette vil medføre en besparelse på ~ NOK i DDØ-kommunene. Dersom DDØ ønsker å ta i bruk løsningen for alle ansatte, vil 9 Alle ansatte innen IKT Agders eierkommuner tar i bruk tilganger til løsningen

42 eierkommunene i DDØ spare ~ NOK. Dette gevinstpotensialet er kun knyttet til lisenser og drift, og medberegner ikke potensielle gevinster knyttet til mer effektive arbeidsprosesser innenfor HR/økonomi/lønn. En overgang til samme løsning vil også muliggjøre potensielt samarbeid på tjenesteproduksjon innenfor dette området Sak/arkiv Kommune Systemnavn Antall brukere Kontrakt Leveransemodell Arendal Grimstad Froland Aust-Agder FK Gjerstad Risør Tvedestrand Vegårshei Public IKT Agder Lengde: 10 år Inngått: 2016 ephorte 650 DDØ Lengde: Løpende Inngått: 2005 Sky On-prem Åmli Tabell 10: Systemoversikt med antall brukere og kontraktsdetaljer, Sak/arkiv Status IKT Agders eierkommuner har nylig anskaffet sak/arkivløsningen Public 360. Løsningen er skybasert. DDØs eierkommuner benytter løsningen ephorte. Kontrakten ble inngått i 2005, og løsningen vil ikke supporteres fra leverandør fra DDØ planlegger derfor å anskaffe ny løsning. Kostnader Selskapene har følgende kostnader knyttet til systemer innen sak/arkiv: IKT Agder med P360: Årlig kostnad er NOK med brukere. DDØ med ephorte: Årlig kostnad er pluss interne kostnader knyttet til drift og infrastruktur. 650 brukere har tilgang til systemet. Potensielle synergier Kontrakten med Software Innovation for P360 muliggjør innlemmelse av flere kommuner. Dersom DDØs 650 brukere inngår i denne kontrakten, har det en årlig kostnad på ~ NOK. Vurdering Ved en eventuell sammenslåing, bør DDØ foreta overgang til IKT Agders løsning P360. Dette vil medføre en besparelse på ~ NOK pluss reduserte kostnader knyttet til drift og infrastruktur. En overgang til samme løsning vil også muliggjøre potensielt samarbeid om tjenesteproduksjon innenfor dette området

43 1.3.3 Fagsystemer for helse og velferd Pleie og omsorg Kommune Systemnavn Antall brukere Kontrakt Leveransemodell Arendal Grimstad Froland Aust-Agder FK Gerica 4000 Lokalt i kommunene Ikke aktuell Lengde: Ukjent Inngått: Ukjent On-Prem On-Prem On-Prem Gjerstad Gerica 160 DDØ On-Prem Risør Gerica 520 Lengde: Ukjent Inngått: Ukjent On-Prem Tvedestrand Visma Profil 165 Tvedestrand kommune On-Prem Lengde: Ukjent Inngått: Ukjent Vegårshei Gerica 300 DDØ On-Prem Lengde: Ukjent Inngått: Ukjent Åmli Visma Profil 125 Åmli kommune On-Prem Lengde: Ukjent Inngått: Ukjent Tabell 11: Systemoversikt med antall brukere og kontraktsdetaljer, Pleie og omsorg Status Til forskjell fra administrative systemer, har IKT-samarbeidene ikke kommet like langt i harmonisering av pleie- og omsorgssystemene. Til tross for at eierkommunene i IKT Agder har samme fagsystem (Gerica), forvaltes kontraktene lokalt, og det er lokale variasjoner knyttet til oppsett av systemene. DDØ forvalter kontrakten for tre kommuner med Gerica, og to kommuner forvalter kontrakten lokalt. Kommunene i begge IKT-samarbeidene inngår i en stor regional satsing på velferdsteknologi, og samarbeider tett på dette området. Eierkommunene i både IKT Agder og DDØ oppgir å ha planer om å anskaffe nytt system for Pleie og omsorg. Kostnader Selskapene har følgende kostnader knyttet til systemer innen pleie og omsorg: IKT Agder: Årlig kostnad er NOK pluss interne kostnader knyttet til drift og infrastruktur. DDØ: Årlig kostnad er NOK pluss interne kostnader knyttet til drift og infrastruktur

44 Potensielle synergier Kommunene samarbeider tett i en regional satsning på velferdsteknologi. Et felles pleie- og omsorgssystem med felles database vil forenkle dette arbeidet. Det kan også styrke fagmiljøet på tvers av kommunene, og øke muligheten for interkommunalt samarbeid innen eksempelvis hjemmetjenester. Beregninger vist i kapittel 3 viser at kommunene kan totalt spare ~ NOK i årlige lisenser og vedlikeholdskostnader ved å innføre et felles system forutsatt felles database for pleie- og omsorgsjournalene. Vurdering Kommunene i begge IKT-samarbeidene vurderer allerede bytte av pleie og omsorgssystem. Ved en eventuell sammenslåing bør kommunene gjøre dette i fellesskap. Dette vil styrke det regionale samarbeidet innen velferdsteknologi, og forenkle annet faglig samarbeid på tvers av kommunene. En løsning med felles database for pleie- og omsorgsjournaler vil både redusere innføringskostnaden og muligheten for samarbeid på tvers. Helsestasjon Kommune Systemnavn Antall brukere Kontrakt Leveransemodell Arendal Grimstad Froland Aust-Agder FK Gjerstad Risør Tvedestrand Vegårshei CGM Journal 500 Ukjent Lengde: Ukjent Inngått: Ukjent Ikke aktuell WinMed 30 Ukjent Lengde: Ukjent Inngått: Ukjent On-Prem On-Prem Åmli Tabell 12: Systemoversikt med antall brukere og kontraktsdetaljer, Helsestasjon Status Eierkommunene i IKT-samarbeidene har inngått lokale avtaler med leverandørene av CGM Journal og WinMed. Potensielle synergier Ved en sammenslåing av IKT-samarbeidene, bør det vurderes felles anskaffelse av helsestasjonssystem eller at alle kommuner inngår kontrakt i en felles avtale med CGM som har flest brukere, og med IKT-samarbeidet som kontraktsforvalter. Dette vil redusere kostnader knyttet til 13 44

45 lisenser, drift og vedlikehold, og muliggjøre en fremtidig samordning/samarbeid om helsestasjonstjenester. Fremtidige behov i kombinasjon med en kost/nytte-vurdering bør avgjøre hvilket system som er mest egnet. Legevakt Kommune Systemnavn Antall brukere Kontrakt Leveransemodell Arendal 10 Grimstad Froland Gjerstad System-X Lengde: Ukjent Inngått: Ukjent On-Prem Risør 11 Tvedestrand Vegårshei Åmli Tabell 13: Systemoversikt med antall brukere og kontraktsdetaljer, Legevakt Status Legevakten i Arendal er en interkommunal legevakt for kommunene Arendal, Froland, Fyresdal, Gjerstad, Grimstad, Nissedal, Risør, Tvedestrand, Vegårshei og Åmli. Kontrakten for dette systemet ligger derfor ett sted. Potensielle synergier Det bør overveies å overdra kontrakten fra Arendal kommune til et fremtidig IKT-samarbeid for å sikre felles kontraktsforvaltning og porteføljestyring, siden legevaktssystemet henger tett sammen med øvrige helse- og omsorgssystemer. PP-tjenesten Kommune Systemnavn Antall brukere Kontrakt Leveransemodell Arendal Grimstad Froland Aust-Agder FK HK-Data 50 Lokalt i kommunene Lengde: Ukjent Inngått: Ukjent HK-Data Ukjent Aust-Agder FK Lengde: Ukjent Inngått: Ukjent On-Prem On-Prem 14 45

46 Gjerstad Risør Tvedestrand HK-Data, felles PPtjeneste med Risør som vertskommune 20 Risør kommune Lengde: Ukjent Inngått: Ukjent On-Prem Vegårshei Åmli HK-Data Åmli kommune On-Prem Lengde: Ukjent Inngått: Ukjent Tabell 14: Systemoversikt med antall brukere og kontraktsdetaljer, PP-tjenesten Status Eierkommunene i de to IKT-samarbeidene benytter samme fagsystem for PP-tjeneste. Innen DDØ samarbeider Risør, Gjerstad, Tvedestrand og Vegårshei om PP-tjeneste. Froland kommune og Aust- Agder FK bruker felles installasjon av HK-Data. Potensielle synergier Ved en potensiell sammenslåing av IKT-samarbeidene, bør det vurderes felles anskaffelse av PPtjenestesystem, eller en videreføring av HK-Data med IKT-samarbeidet som kontraktsforvalter. Dette vil redusere kostnader knyttet til lisenser, drift og vedlikehold, og muliggjøre en fremtidig samordning/samarbeid om tjenestene. Fremtidige behov i kombinasjon med en kost/nytte-vurdering bør avgjøre hvilket system som er mest egnet. Barnevern Kommune Systemnavn Antall brukere Kontrakt Leveransemodell Arendal Grimstad Froland Aust-Agder FK Visma Familia 100 IKT Agder Lengde: 10 år Inngått: 2009 Ikke aktuell On-Prem Gjerstad Risør Tvedestrand Visma Familia, felles barnevernstjeneste i Gjerstad 21 Gjerstad kommune Lengde: Ukjent Inngått: Ukjent On-Prem Vegårshei 10 Legevakten i Arendal er en interkommunal legevakt for kommunene Arendal, Froland, Fyresdal, Gjerstad, Grimstad, Nissedal, Risør, Tvedestrand, Vegårshei og Åmli 11 Risør har pt ingen kommunalt ansatte leger 15 46

47 Åmli Tabell 15: Systemoversikt med antall brukere og kontraktsdetaljer, Barnevern Status Kommunene i både IKT Agder og DDØ bruker samme fagsystem innen barnevern. Kommunene i DDØ samarbeider om en felles barneverntjeneste. Kostnader Kommunene har følgende kostnader knyttet til fagsystem for Barnevern: IKT Agder med Visma Familia: Årlig kostnad NOK med 100 brukere. Kostnad per bruker er 3330 NOK DDØ (Gjerstad kommune) med Visma Familia: Årlig totalkostnad ikke kjent Potensielle synergier På kort sikt kan synergier utløses ved at DDØs eierkommuner inngår i IKT Agders eksisterende Visma Familia-kontrakt, som sikrer felles drift og forvaltning av fagsystemet. På lengre sikt kan det samarbeides på tvers av kommunene om tjenesteproduksjon. Sosiale tjenester Kommune Systemnavn Antall brukere Kontrakt Leveransemodell Arendal Socio 500 Arendal kommune On-Prem Lengde: Ukjent Inngått: Ukjent Grimstad Visma Velferd Ukjent Grimstad kommune On-Prem Lengde: Ukjent Inngått: Ukjent Froland Visma Velferd Ukjent Froland kommune On-Prem Lengde: Ukjent Inngått: Ukjent Aust-Agder FK Gjerstad Risør Tvedestrand Vegårshei Ikke aktuell Visma Velferd 50 Lokalt i kommunene Lengde: Ukjent Inngått: Ukjent On-Prem Åmli Tabell 16: Systemoversikt med antall brukere og kontraktsdetaljer, Sosiale tjenester 16 47

48 Status Eierkommunene i IKT-samarbeidene har inngått lokale kontrakter for fagsystemene til sosiale tjenester. Kartleggingen viser ikke eget fagsystem for sosial tjenester i Grimstad og Froland. Potensielle synergier på kort og lang sikt Ved en potensiell sammenslåing av IKT-samarbeidene, bør man vurdere felles anskaffelse av system for sosiale tjenester, med IKT-samarbeidet som kontraktsforvalter. Dette vil redusere kostnader knyttet til lisenser, drift og vedlikehold, og muliggjøre en fremtidig samordning/samarbeid om sosiale tjenester Fagsystemer for oppvekst og utdanning Barnehage Kommune Systemnavn Antall brukere Kontrakt Leveransemodell Arendal Grimstad Froland IST Hypernet Barnehage 500 IKT Agder Lengde: Løpende Inngått: 2011 ASP Aust-Agder FK Ikke aktuell Gjerstad Risør Tvedestrand Vegårshei Visma Barnehage 15 Kommunene Lengde: Løpende Inngått: Ukjent On-Prem Åmli Tabell 17: Systemoversikt med antall brukere og kontraktsdetaljer, Barnehage Status Kommunene i IKT Agder planlegger å anskaffe nytt system for barnehageadministrasjon. Prosjekt for anskaffelse starter høsten 2016, med planlagt gjennomføring av anskaffelse i første kvartal Det er pågående dialog mellom DDØ og eierkommunene om evaluering og eventuell nyanskaffelse av system for barnehageadministrasjon. Kostnader Selskapene har følgende kostnader knyttet til system for barnehageadministrasjon IKT Agder med IST Hypernet: Årlig kostnad NOK med 500 brukere. Kostnad per bruker er 203 NOK DDØ med Visma Barnehage: Årlig totalkostnad ikke kjent

49 Potensielle synergier Kommunene innen IKT Agder planlegger anskaffelse av nytt system for barnehageadministrasjon. Kommunene innen DDØ kan redusere kostnader knyttet til barnehageadministrativt system ved å delta i anskaffelsen IKT Agder og eierkommunene skal gjennomføre. Grunnskole skoleadministrativt system Kommune Systemnavn Antall brukere Kontrakt Leveransemodell Arendal Grimstad Froland Aust-Agder FK Gjerstad Risør Tvedestrand Vegårshei Visma FLYT skole IKT Agder Lengde: 10 år Inngått: 2015 Ikke aktuell Visma FLYT skole 2450 DDØ Lengde: Løpende Inngått: Ukjent Sky On-Prem Åmli Tabell 18: Systemoversikt med antall brukere og kontraktsdetaljer Skoleadministrativt system Status Begge IKT-samarbeidene har inngått ny kontrakt med Visma Flyt Skole. IKT Agder har valgt en skybasert leveransemodell, og har opsjon i avtalen som gjør at alle kommuner i Aust-Agder kan tiltre i avtalen. Kostnader Selskapene har følgende kostnader knyttet til skoleadministrativt system i grunnskolen: IKT Agder med Visma Flyt Skole: Årlig kostnad NOK med brukere. Kostnad per bruker er 68 NOK DDØ med Visma Flyt Skole: Årlig totalkostnad er med 2450 brukere. Kostnad per bruker er 195 NOK IKT Agders avtale for Visma Flyt skole inneholder en opsjon for bruk av systemet for alle kommuner i Aust Agder. Utløsningen av opsjon i IKT Agders avtale, vil medføre en årlig kostnad for kommunene i DDØ på ~ NOK. Opsjonen legger til rette for en potensiell innsparing på ~ NOK per år, samt kostnader knyttet til drift og infrastruktur for dagens løsning. Potensielle synergier Kommunene innen både IKT Agder og DDØ bruker samme skoleadministrative system. På kort sikt kan synergier utløses ved at kommunene i DDØ avslutter sin avtale, og utløser opsjon i IKT Agderavtalen. På lengre sikt kan kommunene samarbeide på tvers om forvaltning og videreutvikling av systemer for skoleadministrasjon

50 1.3.5 Fagsystemer for plan, bygg og geodata Plan- og byggesak Kommune Systemnavn Antall brukere Kontrakt Leveransemodell Arendal Grimstad Froland Aust-Agder FK Gjerstad Risør Tvedestrand Vegårshei GISLine 100 IKT Agder Lengde: Løpende Inngått: 2010 Ikke aktuell GISLine 50 DDØ Lengde: Løpende Inngått: 2008 On-Prem On-Prem Åmli Tabell 19: Systemoversikt med antall brukere og kontraktsdetaljer Plan og byggesak Status Kommunene innen IKT Agder og DDØ bruker alle GISLine. I DDØ har kommunene samarbeidet om kartdata siden Kostnader Selskapene har følgende kostnader knyttet til system for plan og byggesak: IKT Agder med GISLine: Årlig med 100 brukere (enhetskost per bruker) DDØ med Visma GISLine: Årlig NOK med 50 brukere (enhetskost per bruker) Det er forskjeller knyttet til hvilke moduler tilhørende GISLine som er i bruk i samarbeidene, som gjør at kostnader ikke er direkte sammenlignbare. Potensielle synergier På kort sikt kan det utløses synergier ved å etablere felles drift og forvaltning av GISLine. Innkjøpsavtalene i IKT Agder og DDØ er henholdsvis 8 og 6 år gamle, og det kan utløses gevinster ved å gjennomføre anskaffelser av fagsystem på nytt. Tekniske tjenester Kommune Systemnavn Antall brukere Kontrakt Leveransemodell Arendal Grimstad Froland Gemini 100 IKT Agder Lengde: Løpende Inngått: 2011 On-Prem 19 50

51 Aust-Agder FK Ikke aktuell Gjerstad Risør VA Normatic VA Normatic 40 i kommunene som bruker systemet Lokalt i kommunene Lengde: Ukjent On-Prem Tvedestrand Gemini 5 Inngått: Ukjent Vegårshei Åmli VA Normatic VA Normatic Tabell 20: Systemoversikt med antall brukere og kontraktsdetaljer Tekniske tjenester Status Det er ulik bruk av fagsystemer og moduler på tvers av kommunene innen tekniske tjenester. Potensielle synergier På kort sikt kan det etableres en felles forvaltning av fagsystemer innen Tekniske tjenester. På lengre sikt kan det gjennomføres en konsolidering og standardisering av fagsystemer på tvers av kommunene. Eiendomsgebyr Kommune Systemnavn Antall brukere Kontrakt Leveransemodell Arendal KOMTEK Ukjent Arendal kommune On-Prem Lengde: Ukjent Inngått: Ukjent Grimstad Froland Gemini Ukjent Lokalt i kommunene Lengde: Løpende Inngått: Ukjent Aust-Agder FK Gjerstad Risør Tvedestrand Vegårshei KOMTEK 50 DDØ Lengde: Løpende Inngått: 2005 On-Prem Åmli Tabell 21: Systemoversikt med antall brukere og kontraktsdetaljer Eiendomsgebyr 20 51

52 Status Kommunene innen IKT Agder bruker ikke samme fagsystem for Eiendomsgebyrer. Kommunene innen DDØ bruker samme system for Eiendomsgebyrer. Kostnader Selskapene har følgende kostnader knyttet til system for plan og byggesak: Arendal kommune med KOMTEK: Ukjent Grimstad og Froland kommuner med Gemini: Ukjent DDØ med KONMTEK: Årlig NOK med 50 brukere (enhetskost NOK per bruker) Potensielle synergier På kort sikt kan det etableres en felles forvaltning av fagsystemer innen Eiendomsgebyrer. På lengre sikt kan det gjennomføres en konsolidering og standardisering av fagsystemer på tvers av kommunene. 1.4 Synergier knyttet til IKT-infrastruktur IKT-infrastruktur er grunnmuren for IKT-tjenester i kommunene. Hovedbestanddelene i en IKTinfrastruktur er katalogtjeneste og identitetsstyring, programvare, operativsystemer, databaser, PC`er, nettverk, brannmurer, lagring og servere. Støttesystemer for IKT-drift understøtter prosesser for å produsere IKT-driftstjenester, og utgjør sammen med tekniske løsninger en leveranseplattform for IKT-tjenester. Typiske synergier som oppstår ved sammenslåing av to IKT-samarbeider, er synergier knyttet til lisenskostnader og økt utnyttelse støttesystemer for IKT-drift. IKT-infrastruktur utvikler seg kontinuerlig, og nye leveransemodeller via skytjenester gjør det mulig for kommunene å få levert IKT-tjenester som skybaserte tjenester Operativsystemer, databaser og katalogtjenester Tabellen under viser hvilke operativsystemer, databaser og katalogtjenester som er i bruk i IKT Agder og DDØ. IKT-samarbeid OS Klienter OS Servere Databaser Katalogtjeneste IKT Agder MS Windows MS Windows MS SQL, Oracle MS Active Directory tilkoblet MS Azure Active Directory DDØ MS Windows MS Windows MS SQL MS Active Directory Tabell 22: Operativsystemer, databaser og katalogtjenester i IKT-samarbeidene Status DDØ planlegger å koble sin katalogtjeneste til skytjenesten MS Azure Active Directory. IKT Agder innfører nå skytjenester innen MS Office 365. DDØ har reforhandlet avtale for Microsoft lisenser i 2016, og har fått kostnader påvirket av en 25% prisøkning på avtaler med Microsoft

53 IKT Agder sin lisensavtale med Microsoft løper til 2017, og vil bli påvirket av nye priser fra Microsoft. IKT Agder estimerer at kostnadsøkning fra 2017 vil være på ~ NOK. Kostnader Selskapene har følgende kostnader knyttet til Microsoftlisenser: IKT Agder administrative lisenser: Årlige kostnader er NOK med brukere. Enhetskost er 753 NOK per bruker. DDØ administrative lisenser: Årlige kostnader er NOK med brukere. Enhetskost er NOK per bruker. IKT Agder skolelisenser: Årlige kostnader er NOK med brukere. Enhetskost er 143 NOK per bruker. DDØ skolelisenser: Årlige kostnader er NOK med brukere. Enhetskost er 178 NOK per bruker. Potensielle synergier IKT Agders eierkommuner betaler en vesentlig lavere enhetskost for Microsoftlisenser. Ved en potensiell sammenslåing, foreligger det et innsparingspotensial på NOK knyttet til administrative lisenser, og NOK knyttet til skolelisenser, til sammen ~ NOK per år. Dette forutsetter at lisensene reforhandles. På kort sikt kan en sammenkobling av katalogtjenester mellom IKT Agder og DDØ gi kommunene i DDØ tilgang til den skybaserte katalogtjenesten MS Azure Active Directory. Denne tjenesten muliggjør overgang til skyløsning på flere områder. På lengre sikt vil den store likheten mellom IKT-samarbeidenes løsninger utløse synergier i form av redusert ressursbehov for drift og forvaltning av klienter og servere. En potensiell sammenslåing av IKT-samarbeidene utløser en lisensbesparelse på ~ NOK. I tillegg vil det foreligge et potensiale for reduserte kostnader knyttet til drift og forvaltning av klienter og server. Stor likhet mellom operativsystemer, databaser og katalogtjeneste gjør veien kort til felles IKTinfrastruktur. Det legger til rette for at veien til en felles IKT-plattform kan etableres, selv om ikke alle fagsystemer standardiseres på tvers av kommunene. Synergier utløses ved standardisering og felles drift av operativsystemer, databaser og katalogtjenesten på tvers av alle kommunene Tekniske løsninger Kommunene i DDØ og IKT Agder har høy likhet i tekniske løsninger innen IKT-infrastruktur. Det er stor likhet i PC`er, Servere, Virtualiseringsplattform og svitsjer. Tabellen under viser sentrale tekniske løsninger som er i bruk i IKT Agder og DDØ. Tekniske løsninger IKT Agder DDØ Kommentarer PCer Dell Dell Samme innkjøpsavtale via OFA Servere Dell Dell Samme innkjøpsavtale via OFA 22 53

54 Virtualisering VmWare og vcenter VmWare og vcenter Svitsjer Cisco og HP HP Brannmurer Palo Alto og Juniper Palo Alto og Juniper Tabell 23: Tekniske løsninger i IKT Agder og DDØ Status IKT Agder og DDØ bruker PCer og servere fra samme leverandør, via samme rammeavtale. Begge samarbeidene har standardisert PC modeller. Innen virtualisering har benytter samarbeidene samme virtualiseringsplattform fra VmWare. Samarbeidene har brannmurer fra samme leverandører, og skiller seg kun innen svitsjer hvor det er valgt løsninger fra forskjellige leverandører. Potensielle synergier på kort og lang sikt Den høye graden av likhet i teknisk infrastruktur legger godt til rette for at IKT-samarbeidene kan samkjøre seg på dette området uten store omstillingskostnader. I tillegg foreligger det et effektiviseringspotensial i å øke andel tjenester levert via sky. På kort sikt kan samlokalisering av servere gi bedre kapasitetsutnyttelse i eksisterende serverinfrastruktur. På lengre sikt vil langt flere tjenester leveres via skyløsninger, og dette reduserer behov for serverinfrastruktur. Likhet i brannmurløsninger gjør at det på kort sikt finnes potensiale for synergier i form av kostnadsreduksjoner ved å redusere antall løsninger, hente ut stordriftsfordeler og øke kvaliteten disse løsningene Støttesystemer for IKT-drift Innen IKT-drift finnes det på en rekke områder støttesystemer som kan forenkle arbeidsprosesser, understøtte automatisering av arbeid og forenkle IKT-hverdagen til ansatte i kommunene. Tabellen under viser hovedområder IKT-samarbeidene bør har støttesystemer for IKT-drift og hvilke IKT-samarbeidene har. Område IKT Agder DDØ Brukerstøtte Footprints PureService Overvåkning og monitorering Klienthåndtering og utrulling av programvare MS System Center Operations Manager, Cisco Prime, DBWatch, RioRay MS System Center Configuration Manager The Dude MS System Center Configuration Manager Sikkerhetskopiering CommVault Veeam Utskriftssystem SafeCom og Uniflow SafeCom 23 54

55 Automatisering og selvbetjening Atea IAM - Tabell 24: Støttesystemer for IKT-drift i IKT Agder og DDØ Status Brukerstøtte DDØ oppgir å ikke ha tilstrekkelig funksjonalitet i sitt system for Brukerstøtte, og har planer om å se på andre mulige alternativer. IKT Agder er godt fornøyd med sitt verktøy, og utnytter systemet til både å kategorisere alle saker som er meldt inn, og i tillegg til å understøtte rapportering til kommunene om overholdelse av tjenestenivåavtale. Automatisering og selvbetjening Begge IKT-samarbeidene planlegger økt grad av automatisering og selvbetjening for tjenester til kommunenes ansatte. IKT Agder har innført selvbetjening hvor ansatte kan endre sine passord, og ledere kan få oversikt over sine ansattes tilganger og administrere tilgang for noen av fagsystemene. DDØ har ikke innført selvbetjening for sluttbrukere. Potensielle synergier Bruk av felles støttesystemer for IKT-drift forenkler automatisering og etablering av løsninger for selvbetjening for sluttbrukere. På kort sikt kan det utløses synergier mellom IKT-samarbeidene ved å etablere en felles funksjon for brukerstøtte, bruke et felles system for brukerstøtte og et felles system for klienthåndtering og utrulling av programvare. Synergiene kan utløse bedre responstid for brukerstøtte, samt raskere tilgang på spesialisert kompetanse for å løse avvik. Gevinster på lengre sikt utløses av økt grad av automatisering og selvbetjening for sluttbrukere. 1.5 Organisatoriske synergier Kapitlet beskriver selskapenes potensielle organisatoriske synergier ved en eventuell sammenslåing Samarbeidenes organisering IKT Agder Figuren under beskriver IKT-samarbeidets organisasjonsstruktur

56 Daglig leder Stab (2 årsverk) Service (14,4 årsverk) Drift (13,8 årsverk) Prosjekt (10 årsverk) Figur 1: IKT Agders organisasjon Selskapet har totalt 41,4 årsverk (uten lærlinger), og er delt inn i tre avdelinger: Serviceavdelingen som håndterer brukerstøtte og service, driftsavdelingen og prosjektavdelingen som håndterer avtaleforvaltning. Selskapet har en felles stabsfunksjon. Arbeidet med produksjon av IKT-tjenester utføres etter definerte ITIL-prosesser 12 for hendelseshåndtering, endringshåndtering, problemhåndtering og rutiner for konfigurasjonsstyring. IKT Agder foretok i 2015/2016 en nedbemanning, som var en konsekvens av økt overgang til IKTtjenester levert via skyløsninger. Selskapet har ved dette grepet startet å omstille seg fra å være en driftsorganisasjon, til et IKT-samarbeid som i større grad bistår eierkommunene med utviklingsprosjekter. Eierkommunene har også lokale stillinger innen IKT: Froland: IKT-rådgiver ca 0,5 årsverk Aust-Agder fylkeskommune: IKT-sjef 1 årsverk, IKT-ansvarlig skole 1 årsverk, og 10 årsverk som IKT-koordinatorer på videregående skoler. Grimstad: IKT-sjef 1 årsverk, IKT-ansvarlig skole 1 årsverk, IKT-ansvarlig helse 1 årsverk (Totalt 3 årsverk). Arendal: IKT-sjef 1 årsverk, IKT-Rådgiver Helse og velferd, 1 årsverk, IKT-rådgiver Oppvekst, 1 årsverk, IKT-seniorrådgiver helse, 1 årsverk (eksternt finansiert), IKT-rådgiver administrasjon, 1 årsverk, IKT-konsulent/opplæring/prosjekt, 1 årsverk (Totalt 6 årsverk). Eierkommunene og IKT Agder har startet å utforme en felles digitaliseringsstrategi. DDØ IKT-samarbeidet har totalt 16,5 årsverk uten lærlinger, og er inndelt i to team: Team drift og Team utvikling. Samarbeidets stab består av daglig leder. IKT-samarbeidet er i en tidlig fase med innføring av ITIL prosesser for problemhåndtering og endringer. Eierkommunene har ingen lokale stillinger innen IKT. DDØ har etablert faggrupper per sektor som består av medarbeidere fra hver kommune, og representanter fra DDØ. Faggruppene jobber med systemforvaltning, og foreslår utviklingsprosjekter til rådmannsutvalget. 12 Information Technology Infrastructure Library (ITIL) er aktiviteter som kombinerer evner og ressurser for å produsere et verdifullt resultat for en kunde (Kilde: Wikipedia). ITIL er et standardrammeverk og beste praksis for strukturering og gjennomføring av IKT-prosesser og rutiner

57 DDØs eierkommuner jobber med en felles digitaliseringsstrategi, som skal ferdigstilles innen mai Potensielle synergier Selskapenes bemanning er ulikt sammensatt. DDØs medarbeidere preges av mer driftsorientert kompetanse, sammenlignet med IKT Agder. Dette har sammenheng med at IKT Agder har tatt i bruk flere skybaserte tjenester for fagsystemer, og har dermed allerede nedskalert IKT-drift, og er i gang med en gradvis kompetansevridning for mer utviklingsrettet støtte til eierkommunene. IKT Agder har en avdeling for prosjekt, utvikling, avtaleforvaltning og arkitektur med 10 årsverk. Tabellen under synliggjør antall ansatte og antall brukere av IKT-tjenester i IKT-samarbeidene. IKT Agder DDØ Antall årsverk 41,4 16,5 Avdelinger/Team Service, Drift, Prosjekt, Stab Drift, Utvikling, Administrasjon Antall brukere, eks. elevbrukere Antall elevbrukere Antall brukere per årsverk Antall brukere per årsverk, eks. elevbrukere Antall elevbrukere per årsverk Tabell 25: Antall ansatte i IKT-samarbeidene og antall brukere av IKT-tjenester En måte å måle effektivitet i IKT-organisasjoner, er å sammenligne antall brukere per årsverk. Dersom man legger til grunn antall administrative brukere til grunn, håndterer 1 årsverk: 155 brukere i IKT Agder 94 årsverk i DDØ Ved en potensiell sammenslåing og produksjon av de samme tjenestene som i IKT Agder i dag, bør antall brukere i IKT Agder legges til grunn for det totale bemanningsbehovet. Dette forutsetter at DDØs eierkommuner gjennomfører overgang til IKT Agders løsninger for HR/Økonomi/lønn, sak/arkiv, samt drift og infrastruktur. Det totale bemanningsbehovet ved en eventuell sammenslåing utgjør da 51 årsverk. Dette frigjør ressurser som kan omfordeles til bruk innen utvikling, prosjekter eller andre oppgaver

58 Forventet økning i bruk av skytjenester og økt grad av automatisering innen produksjon av IKTdriftstjenester vil øke potensiale for reduksjon i bemanning innen IKT-drift. En potensiell sammenslåing muliggjør også mer spissing av kompetanse hos den enkelte medarbeider, og større fagmiljø. Det bør i tillegg vurderes hvorvidt IKT Agders eierkommuner skal beholde et såpass høyt antall årsverk lokalt. Lokale årsverk kan være styrkende for bestillerfunksjonen. Samtidig er det viktig å sikre at det ikke dupliseres roller og ansvar lokalt og sentralt. Et eventuelt nytt, felles IKT-samarbeid bør drøfte en felles tilnærming til dette, slik at solid bestillerfunksjon sikres på tvers av alle eierkommuner. Årsverk knyttet til prosjektledelse (Arendal) bør vurderes samlokalisert med det øvrige prosjektmiljøet i IKT Agder. Ressurser knyttet til IKT-drift på videregående skoler i fylkeskommunen bør vurderes samlet i IKT-samarbeidet med det øvrige driftsmiljøet både for å styrke kompetansemiljøet, og utnytte synergier på tvers av disse ressursene. Kapittel 1.3 omtaler muligheter for synergier knyttet til kommunenes fagsystemer. Dersom systemer skal harmoniseres på tvers av 8 kommuner og en fylkeskommune, anbefales det at det etableres en profesjonalisert og styrket forvaltningsorganisasjon for fagsystemene. Mange kommuner i et IKTsamarbeid kan medføre økt ressursbruk knyttet til forvaltning. Fremtidig forvaltning kan løses på to måter: Profesjonalisere og sentralisere forvaltningen til IKT-samarbeidet: Denne modellen har en fordel ved at ressurser med dedikert stillingsbrøk har ansvar for forvaltningen, og at IKTsamarbeidet vil ha en god totaloversikt på tvers av eierkommunene. Ulempen er at profesjonalisert forvaltning kan oppleves «fjernt» fra brukerne av systemet, om det ikke ivaretas av en styringsmodell som kobler fagmiljøene i kommunene godt med den sentraliserte forvaltningen. «Vertskommunemodell» hvor kommuner tar ansvar for forvaltning av fagsystemer: Denne modellen har en fordel ved at den begrenser ressursbruk, og at forvaltningen skjer nærmere brukeren. Ulemper er at det kan være utfordrende for vertskommunen å fange behov på tvers av kommunene, det kan tas avgjørelser som ikke er i fellesskapets beste interesse og det kan utøves forvaltning som er i strid med tekniske rammebetingelser

59 2 STYRING VED EVENTUELL SAMMENSLÅING Kapitlet inneholder en redegjørelse for mulige selskapsformer og styringsmodeller ved en eventuell sammenslåing. Videre vises det til styringsmodellene brukt av IKT Agder og DDØ, viktige krav til fremtidig styringsmodell og en anbefaling til fremtidig organisering og styring. 2.1 Oversikt over alternative selskapsformer Organisering og drift av administrative støttetjenester i kommunene har i utgangspunktet samme frihet til å organisere drift av virksomheten som private organisasjoner. Når flere kommuner skal samarbeide, er det fire aktuelle selskapsformer; Vertskommune, Interkommunalt samarbeid eget styre, Interkommunalt selskap eller Aksjeselskap. Tabellen under gir en oppsummering av selskaps- og samarbeidsformer som kommuner kan benytte for samarbeid. Modell Formål Øverste organ Kommunens styringsrett Vertskommune Hjemmel: Kommuneloven Kap.5 28 Utviklet for samarbeid om lovpålagte oppgaver og utøvelse av offentlig myndighet Myndigheten delegeres fra den (de) samarbeidende kommunen(e) til vertskommunen. Saker av ikke-prinsipiell karakter kan delegeres til administrasjonen. Saker av prinsipiell karakter må delegeres til én eller flere felles nemnder Den enkelte deltakerkommune kan gi vertskommunen instruks om utøvelse av den delegerte myndigheten i saker som alene gjelder deltakerkommunen eller dennes innbyggere Interkommunalt samarbeid eget styre Hjemmel: Kommuneloven Kap.5 27 Utviklet med sikte på driftsmessig og administrativt samarbeid for å løse felles oppgaver Styret Det enkelte kommunestyre kan ikke instruere styret som sådan, men må styre gjennom sine representanter Interkommunalt selskap Hjemmel: Lov om interkommunale selskaper Utviklet for virksomhet med forretningsmessig preg Representantskapet Eierne utøver sin myndighet gjennom representantskapet. Det enkelte kommunestyre har instruksjonsrett overfor sine egne medlemmer i representantskapet Aksjeselskap Hjemmel: Aksjeloven Utviklet for virksomhet med økonomiske formål Generalforsamlingen Aksjeeierne utøver sin kompetanse gjennom vedtak i generalforsamlingen. Det enkelte kommunestyre har instruksjonsrett overfor kommunens representant 28 59

60 på generalforsamling. Tabell 26: Oversikt over alternative selskapsformer 2.2 Eksisterende selskapsform og styringsmodell i IKT Agder og DDØ IKT Agder IKT Agder er organisert som et interkommunalt selskap (IKS). Den formelle styringsmodellen består av kommunestyre, representantskap og styret. Representantskapet består av rådmennene i de samarbeidene kommunene og styret er satt sammen av en ekstern styreleder, kommuneansatte og ansattrepresentanter. Bildet under viser IKT Agders eksisterende styringsmodell: Figur 2: IKT Agders styringsmodell I tillegg til den formelle styringsmodellen har IKT Agder og eierkommunene over tid utviklet en modell for styring og utvikling av IKT-tjenester, kalt Forvaltningsorganisasjonen. Figur 3 under viser organisering av IKT-forvaltning mellom eierkommuner og IKT Agder

61 Figur 3: Organisering av forvaltningsledelse og programledelse i IKT Agder Forvaltningsorganisasjon har mulighet til å initiere, prioritere og endre på prosjekter som har budsjettmessige konsekvenser innenfor rammer gitt av styret. Forvaltningsorganisasjonen er delt opp i programledelse, forvaltningsledelse, ulike linjeorganisasjoner og leveranseorganisasjonen IKT Agder. Felles kommunal strategisk tjenesteutvikling Eierkommunene til IKT Agder har etablert en felles organisering for strategisk tjenesteutvikling bemannet av eierkommunene. IKT Agder fungerer som sekretariat for organiseringen. Prioritering av prosjekter programledelse Det er etablert en programledelse som ivaretar prioritering av utviklingsprosjekter som skal gjennomføres. Programledelsen er bemannet fra eierkommunene og en fast deltaker fra IKT Agder. IKT Agder har i tillegg en koordineringsrolle som sekretariat. Prosjekter ledes av prosjektressurser fra IKT Agder. Forvaltning av kommunale fagsystemer - forvaltningsledelse IKT Agder opprettet en felles forvaltningsledelse til forvaltning av fagsystemene. Forvaltningsledelsen er bemannet fra eierkommunene, og det deltar representanter fra IKT Agder i de fleste forvaltningsgruppene. Avdelingsleder Drift deltar i den sentrale forvaltningsledelsen. Bestiller/forvalter i kommunene - linjeorganisasjoner Eierkommunene til IKT Agder har etablert egne stillinger som bestiller/forvalter av tjenester fra IKT Agder. Leveranseorganisasjonen IKT Agder Leveranseorganisasjonen IKT Agder leverer IKT-tjenester til eierkommunene. Linjeorganisasjonene styrer og deltar i programmer og prosjekter, inngår i felles kommunal strategisk tjenesteutvikling, og i 30 61

62 forvaltning av fagsystemene. Eierkommunene har etablert et programstyre som prioriterer, styrer og koordinerer utviklingsprosjekter på tvers av kommunene. Styrker og svakheter ved dagens modell Styrker Har etablert en programorganisering for å ivareta prioritering mellom prosjekter og styre prosjekter med avhengigheter mellom seg. Har etablert et tydelig skille mellom forvaltning av fagsystemer og utviklingsprosjekter. Svakheter Programledelsen som prioriterer prosjekter kan komme i konflikt med styrets prioriteringer. Avstand - samarbeidet med kommunene og nærhet til brukeren kan styrkes. Tabell 27: Styrker og svakheter ved dagens styringsmodell i IKT Agder DDØ DDØ er i dag organisert som et vertskommunesamarbeid etter kommunelovens 28-1 b og virksomheten rapporterer til rådmannen i Vegårshei kommune. Bildet under viser DDØs eksisterende styringsmodell: Figur 4: DDØs styringsmodell Rådmannsforumet i DDØ kommunene fungerer som et styre for DDØ. Daglig leder i DDØ møter regelmessig i rådmannsforumet. Eierkommune har i samarbeid med DDØ etablert faggrupper for strategi, tjenesteutvikling, bestilling og koordinering. Det er etablert faggrupper innenfor administrasjon, helse, oppvekst og tekniske tjenester. Faggruppene er består av ansatte fra kommunene og representanter fra DDØ. Deltakere fra kommunene er valgt ut av rådmann og ledelse i hver kommune. Dette er ikke nødvendigvis deltakere med beslutningsmyndighet i den kommunale organisasjonen. Faggruppene gir innspill til rådmannsutvalget, som prioriterer prosjekter og fatter beslutninger

63 Styrker og svakheter ved dagens modell Styrker Nærhet til kommunal virksomhet og til brukeren Nærhet til politisk styring Svakheter Rapportering av samarbeidets aktivitet må skje både igjennom linjestyring innen Vegårshei kommune, og i tillegg rapporteres til de andre eierkommunene. Vertskommunens egeninteresse kan være krevende for samarbeidet og de andre eierkommunene. Tabell 28: Styrker og svakheter ved dagens styringsmodell i DDØ 2.3 Viktige krav til styringen av selskapet Deltakere i faggrupper har ikke alltid beslutningsmyndighet, og varierer i hvor godt de holder egen kommune orientert om aktivitet og beslutninger i faggruppene. En velfungerende styringsmodell er en viktig forutsetning for at et IKT-samarbeid skal gi de forvede gevinstene. IKT-samarbeider er ofte krevende å styre p.g.a. ulike interesser på tvers av eierkommunene. Ved en økning av antall kommuner i IKT-samarbeidet, blir dette en enda mer krevende oppgave. Hensikten med styringsmodellen er å sørge for at selskapet evner å levere i henhold til eierkommunenes forventninger, innenfor forsvarlige økonomiske rammer. Styringsmodellen for IKT-samarbeidet må være konkretisert og forankret i eierkommunene og IKTsamarbeidet for å fungere. Aktørene som deltar i styringsmodellen må ha en felles forståelse om hvordan den fungerer og etterleves. PA har kartlagt viktige krav til styringsmodell gjennom intervjuer og arbeidsmøter med eierkommunenes rådmenn, selskapenes daglige ledere og tillitsvalgte. Fem sentrale funn i kartleggingen kan formuleres som krav som bør ivaretas ved etablering av styringsmodell og valg av selskapsform: Rådmenn må styre den digitale utviklingen Rådmennene i eierkommunene bør styre den digitale utviklingen i kommunene, fordi de sitter tettest på driften der digitaliseringen skjer. Rådmannens innflytelse på styring av IKT-samarbeidet er kritisk når det gjelder å drive frem mer standardisering av prosesser og tjenesteproduksjon på tvers av eierkommunene. Dette må ivaretas gjennom rådmenns deltakelse i IKT-samarbeidets øverste styringsorgan. Styringsmodellen må være enkel og effektiv Et IKT-samarbeid skal føre til bedre tjenester for innbyggere, en mer effektiv kommune, og en bedre hverdag for ansatte. Det er viktig at styringsmodellen ikke har for mange ledd, at den ikke skaper unødvendig byråkrati, og at beslutningsveiene er korte. Involvering av sektorledelse er sentralt Sektorledelse må delta i styring av sektorspesifikk utvikling. Forvaltning av fagsystemer må understøtte brukernes behov Forvaltning av fagsystemer må utføres ved involvering av fagmiljøene for å sikre at fagsystemene møter kommunenes behov, at de brukes i samsvar med gjeldende regelverk og at de blir tilpasset ved behov for endringer. Det må tas stilling til når ny funksjonalitet skal tas i bruk sammen med nye måter å jobbe på, som også kan involvere andre fagsystemer og integrasjoner mot disse

64 Antall styremedlemmer bør ikke være for høyt Et styre bestående av rådmenn fra åtte kommuner og en fylkeskommune er et for stort. Et styre bør bestå av fem medlemmer og ansattrepresentant. Ett styremedlem bør være ekstern, og ha profesjonell kompetanse innen digitalisering og IKT. 2.4 Anbefalt selskapsform og styringsmodell Anbefalt selskapsform Vertskommunesamarbeid med eget styre etter kommunelovens 27 I et interkommunalt styre må alle deltakende kommuner og fylkeskommuner være representert i det øverste styrende organet. Uten en slik representasjon vil man i realiteten ha overdratt beslutnings- og styringsmyndigheten til de øvrige deltakerne. I et samarbeid med mange deltakere vil styret kunne bli uhensiktsmessig stort. For å unngå det, kan en mulig løsning være at det øverste organet har et mindre organunderlagt seg. Et slikt organ, et underutvalg, styre eller lignende, vil ha generell kompetanse og velges av det øverste organet. Interkommunalt samarbeid etter kommunelovens (KL) 27 og Interkommunalt selskap (IKS) er de to organisasjonsformene som gjør det mulig for kommunene å opprette ett representantskap bestående av rådmenn fra alle eierkommuner, og ha et underliggende styre. Ved valg av samarbeid etter KL 27, vil det øverste organet være det juridiske styret, men gjerne bli kalt representantskap eller tilsvarende. PA anbefaler derfor at vertskommunesamarbeid med eget styre etter kommunelovens 27 velges som selskapsform ved en eventuell sammenslåing. Selskapsformen understøtter kravene beskrevet i kapittel 2.3, og gir en tettere kobling til øvrige kommunale virksomheter enn det et Interkommunalt Selskap (IKS) gir Anbefalt styringsmodell PA anbefaler en styringsmodell der rådmennene i ni eierkommuner utgjør representantskap i IKTsamarbeidet, og at det etableres et styre som utpekes av representantskapet. Rådmennene har det overordnede ansvaret for digitalisering og informasjonssikkerhet i egen kommune. Figuren under viser en skisse av anbefalt styringsmodell: Figur 5: Anbefalt styringsmodell 33 64

65 Representantskap Rådmenn fra alle eierkommuner bør inngå i representantskapet. Representantskapet er eiernes organ, er selskapets øverste myndighet, og har ansvar for fastsetting av budsjett, økonomiplan, regnskap, vedtak om salg av fast eiendom eller andre større kapitalinvesteringer, eller vedtak om investeringer av vesentlig betydning 13. Styre Styret forvalter selskapet på vegne av deltakerkommunene, og bør ha fem styremedlemmer og ansattrepresentanter. Denne forvaltningsmyndigheten må utøves innenfor rammen av selskapets formål, selskapsavtalen og selskapets årsbudsjett som vedtas av representantskapet, samt vedtak og retningslinjer fastsatt av representantskapet. Sektorforum Sektorforum har ansvar for styring digitaliseringsarbeid og informasjonssikkerhet innen egen sektor. Hvert sektorforum har ansvar for utarbeidelse av overordnet digitaliseringsstrategi for kommunene, vedtatte handlingsplaner samt overordnede føringer innen digitalisering. Sektorforum skal søke godkjenning av strategier, planer og budsjettrammer fra Representantskapet og eventuelle endringer innenfor rammer av styret. Forum for systemansvarlige Forum for systemansvarlige opprettes for hvert fagsystem. Forumet har ansvar for at fagsystem og digitale tjenester dekker kommunenes behov og at de er i samsvar med gjeldende rammebetingelser, og at fagsystemene brukes på en optimal måte slik at gevinster kan realiseres. IKT-samarbeidet IKT-samarbeidet har ansvar for direkte utøvelse av noen oppgaver, samt ansvar for koordinering av andre. 13 Kilde: Kommunal eierskap roller, styring og strategi. Vibeke Resch-Knudsen

66 3 KONSEKVENSER VED SAMMENSLÅING Kapitlet inneholder en estimerte økonomiske konsekvenser ved en eventuell sammenslåing av de to IKT-samarbeidene. PA har påvist mulige gevinster ved sammenslåing knyttet til fagsystemer, IKTinfrastruktur og bemanning. Kapitlet inneholder en redegjørelse for påviste kostnader for systembytter hvor det har vært mulig å innhente tallgrunnlag. Kapittel 1 inneholder en redegjørelse for potensielle økonomiske synergier knyttet til fagsystemer, IKTinfrastruktur og bemanning. Kapittel 4 inneholder en oppsummering av påviste kostnader for systembytter, estimerte økonomiske synergier, samt kvalitative gevinster. 3.1 Økonomiske konsekvenser ved sammenslåing Fagsystemer HR/Økonomi/Lønn PA har utarbeidet et estimat vedrørende implementeringskostnad for HR/økonomi/lønn for DDØkommunene ved en eventuell sammenslåing av IKT-samarbeidene. Beregningene er basert på tall fra IKT Agder, som nylig anskaffet nytt system på dette området. Beregningen under fremstiller estimerte implementeringskostnader for DDØ-kommunene i hhv. 2017, 2018 og HR/Økonomi/Lønn Kostnad, IKT Agder Justering for antall brukere Estimat Kostnad, DDØ Kostnad, DDØ Kostnad, DDØ IMPLEMENTERINGSFASEN leverandørkostnad % IKT Agder kostnad % frikjøp kommunene % DRIFTSFASEN Driftskostnad til leverandør, inkl. oppgraderinger UTRULLINGSFASEN parallell drift opplæring inkl. reise endringsledelse SUM: Tabell 28: Estimert implementeringskost for overgang til nytt system for HR/økonomi/lønn- DDØ 35 66

67 Implementeringsfasen: Det er tatt utgangspunkt i IKT Agders oppgitte kostnader for implementering av Xledger. Beregningen for DDØ er regulert i forhold til antall brukere. Driftsfasen: Beregningen forutsetter at alle ansatte i DDØ-kommunene gis tilgang til systemet, og tar utgangspunkt i en kostnad per bruker. Utrullingsfasen: Beregningen inkluderer kostnader knyttet til parallell drift i 2017 og 2018, opplæring og kostnader knyttet til endringsledelse. Det er lagt til grunn forutsetning om kjøp av tjenester knyttet til opplæring og endringsledelse fra leverandør. Etter tre år vil DDØ-kommunene oppnå betydelig lavere kostnader knyttet til HR/Økonomi/lønn. Kommunene i DDØ betaler i dag over ~1,8 MNOK i årlige lisens og vedlikeholdsavtaler for dagens løsning. Etter investeringsperioden vil DDØ kunne oppnå en årlig kostnad på ~0,8 MNOK. Total årlig besparelse etter 3 år blir derfor ~1 MNOK knyttet til system for HR/økonomi/lønn. Sak/arkiv PA har utarbeidet et estimat vedrørende implementeringskostnad for Sak/arkiv for DDØ-kommunene ved en eventuell sammenslåing av IKT-samarbeidene. Beregningene er basert på tall fra IKT Agder, som nylig anskaffet nytt system på dette området. Beregningen under fremstiller estimerte implementeringskostnader for DDØ-kommunene i hhv. 2017, 2018 og SAK / ARKIV Kostnad, IKT Agder Justering for antall brukere Estimat Kostnad, DDØ Kostnad, DDØ Kostnad, DDØ IMPLEMENTERINGSFASEN leverandørkostnad % IKT Agder kostnad % frikjøp kommunene % DRIFTSFASEN Driftskostnad til leverandør inkl. oppgraderinger UTRULLINGSFASEN parallell drift opplæring inkl. reise endringsledelse SUM: Tabell 29: Estimert implementeringskost for overgang til nytt system for Sak/arkiv DDØ. Implementeringsfasen: Det er tatt utgangspunkt i IKT Agders oppgitte kostnader for implementering av P360. Beregningen for DDØ er regulert i forhold til antall brukere. Driftsfasen: Beregningen forutsetter at alle ansatte i DDØ-kommunene gis tilgang til systemet, og tar utgangspunkt i en kostnad per bruker

68 Utrullingsfasen: Beregningen inkluderer kostnader knyttet til parallell drift i 2017 og 2018, opplæring og kostnader knyttet til endringsledelse. Det er lagt til grunn forutsetning om kjøp av tjenester knyttet til opplæring og endringsledelse fra leverandør. Kommunene i DDØ betaler i dag ~ NOK i årlige lisens og vedlikeholdsavtaler for dagens løsning for Sak/arkiv i tillegg til ikke-dokumenterte kostnader knyttet til drift og infrastruktur. Etter investeringsperioden vil DDØ kunne oppnå en årlig kostnad på ~ NOK. Total årlig besparelse etter 3 år blir derfor ~ NOK knyttet til system for HR/økonomi/lønn. Helse og velferd PA har utarbeidet et estimat vedrørende implementeringskostnad for et felles pleie- og omsorgssystem på tvers av alle kommunene i IKT Agder og DDØ. Beregningene er basert på tall fra én leverandør. Estimatene er gitt under forutsetningen at kommunene migrerer over til en felles database. Ved innføring av felles database i pleie- og omsorgssystemet, må kommunene standardisere tjenestetilbudet på tvers av kommunene før en migrering. Kostnader knyttet til dette er ikke inkludert i beregningen under. Beregningen fremstiller estimerte implementeringskostnader for alle åtte kommunene i hhv. 2017, 2018 og Pleie og omsorgssystem IMPLEMENTERINGSFASEN datakonvertering ( per kommune) Integrasjoner (3-4 stk) Estimat Kostnad, totalt Kostnad, totalt Kostnad, totalt Kostnad, totalt Kostnad, totalt DRIFTSFASEN Driftskostnad til leverandør, inkl. oppgraderinger UTRULLINGSFASEN parallell drift, DDØ parallell drift, IKT-Agder rådgivning og opplæring inkl. reise endringsledelse SUM: Tabell 30: Estimert implementeringskost for overgang til nytt pleie- og omsorgssystem. Implementeringsfasen: Det er tatt utgangspunkt i estimater gitt fra én leverandør. Leverandør har oppgitt at det er vanskelig å gi presise estimater på datakonvertering grunnet stor variasjon i datakvalitet og struktur på tvers av kommuner. Driftsfasen: Driftskostnader til leverandør er basert på en basis-pakke installert på én database

69 Utrullingsfasen: Beregningen inkluderer kostnader knyttet til parallell drift i 2017 og 2018, opplæring og kostnader knyttet til endringsledelse. Det er lagt til grunn forutsetning om kjøp av tjenester knyttet til opplæring og endringsledelse fra leverandør. Kommunene i DDØ og IKT-Agder betaler i dag ~ NOK i årlige lisens- og vedlikeholdsavtaler for dagens pleie- og omsorgssystemer i tillegg til ikke-dokumenterte kostnader knyttet til drift og infrastruktur. Etter investeringsperioden vil IKT-samarbeidet kunne oppnå en årlig kostnad på ~ NOK. Total årlig besparelse etter 3 år blir derfor ~ NOK knyttet til pleie- og omsorgssystem IKT-infrastruktur Etablering av en felles driftsplattform for et sammenslått IKT-samarbeid, vil få kostnader knyttet til linjeleie for sammenkobling av nettverksinfrastruktur. Denne kostnaden er ikke estimert. Dersom kommunene i DDØ tar i bruk IKT-infrastrukturen som er etablert i IKT Agder, vil dette medføre en overgangskostnad i DDØ-kommunene for migrering av infrastrukturtjenester, samt ny-installasjoner av PCer og skrivere hos sluttbrukere. Dette arbeidet kan imidlertid i stor grad automatiseres. 3.2 Kvalitative konsekvenser ved sammenslåing Flere av de kvantitative effektene kan også vurderes som kvalitative effekter. Sammenslåing av brukerstøtte, drift- og forvaltning, kontrakts- og avtaleforvaltning og IKT-faglige enheter vil bidra til bedre ressursutnyttelse og økt fagutnyttelse ved utvikling og investering i løsninger og tjenester. Ressursene kan settes inn der det er behov og det faglige miljøet vil styrkes. En sammenslåing vil samlet gi samarbeidet og i neste instans kommunene større forhandlings- og gjennomføringskraft. Regionale samarbeid fremover vil kunne dra tunge veksler på at det IKT-faglige miljøet er samordnet i kommunene. DDØ vil få tilgang til flere innbyggertjenester på nett, og oppnå en økt kvalitet på sine IKT-tjenester Helse og Velferd Helse- og velferdsområdet blir i økende grad mer teknologiintensivt. Innføring av velferdsteknologi er et eksempel på dette. Sammenslåing av IKT-samarbeidene kan bidra til smartere tjenesteproduksjon og gode og effektive innbyggernære tjenester. Innføring av velferdsteknologi er krevende både med hensyn til ibruktakelse og med hensyn til utvikling av helsetjenesten den inngår i. En større organisasjon med mer fagkompetanse muliggjør fulltidsressurser dedikert til utvikling og innovasjon som kan støtte tjenesteproduksjonen i kommunen på en bedre måte. Et felles system på dette området kan både styrke den samlede regionens samhandling med spesialisthelsetjenesten, og medføre økte muligheter for digital samhandling på tvers Skole Kommunene i IKT-samarbeidene har i dag allerede samme fagsystemleverandør. En samordning av ressursene kan bidra til mer og tverrfaglig utvikling av tjenester. For eksempel koordinering i å ta i bruk nye digitale læringsmidler og skape elevrettede nettbaserte tjenester. Samordning vil kunne bidra til god, smidig utveksling av informasjon mellom de ulike aktørene og interessentene. Felles systemer kan også muliggjøre økt samarbeid om tjenesteproduksjon og planlegging på tvers av skoler i regionen, for eksempel innenfor skoleadministrasjon

70 3.2.3 Bygg plan og geodata Dagens løsning for byggesøknader kan sammenliknes med selvangivelsen i gamle dager, der man måtte samle opp masse dokumenter, sende inn etter beste evne, og håpe at alt ble rett. Oppfølgingen av mangelfulle søknader tar mye tid både for de som skal behandle søknadene og de som skal søke. Ved å samordne interessene til kommunene står de bedre rustet til å sette krav til leverandørindustrien. Sammenslåing av tjenesteplattform vil legge bedre til rette for gode rammebetingelser for tjenesteutvikling av fremtidens byggesøknader både for innbyggere og byggenæring. Felles systemer innenfor bygg, plan og geodata kan styrke samarbeid om tjenesteproduksjon innenfor eksempelvis arealplanlegging og teknisk Administrative tjenester Administrative funksjoner på tvers av kommunene er i høy grad like. Felles systemer innenfor HR/økonomi/lønn og Sak/arkiv kan muliggjøre samarbeid om tjenesteproduksjon innenfor eksempelvis lønn, regnskap og saksbehandling. I tillegg kan et samarbeid styrke faglig samarbeid om utviklingen av administrative tjenester. DDØ vil få raskere tilgang til moderne administrative systemer og tjenester for sine ansatte ved en sammenslåing

71 4 ANBEFALING Kapitlet inneholder PAs konklusjon for utredningen og anbefaling. 4.1 Konklusjon Økonomiske gevinster Fagsystemer og IKT-infrastruktur Eierkommunene i DDØ kan oppnå økonomiske gevinster ved å inngå i et IKT-samarbeid sammen med IKT Agder tilsvarende ~ 2 MNOK per år i 2017 og 2018, og ~3 MNOK per år fra 2019 basert på tilgjengelig informasjon innhentet i arbeidet med denne utredningen. Tabellen under viser den estimerte økonomiske gevinsten for DDØ: Område Estimert årlig gevinst Fagsystemer HR/økonomi/lønn ~ kr fra 2019 Sak/arkiv ~ kr fra 2019 Pleie- og omsorgssystem ~ kr fra 2020 (for alle åtte kommuner) Skoleadministrativt system ~ kr fra 2017 Operativsystemer, databaser og katalogtjenester Microsoftlisenser ~ kr fra 2017 SUM ~ kr kr eksl. omsorgssystem Tabell 30: Estimerte økonomiske gevinster for DDØ De estimerte økonomiske gevinstene for DDØ forutsetter: Bytte av system for HR/økonomi/lønn Bytte av system for Sak/arkiv En sammenslåing av system for skoleadministrasjon i grunnskolen En reforhandling av Microsoftlisenser basert på IKT Agders prisnivå i dag Basert på erfaringstall fra IKT Agder, vil innføring av nytt system for HR/økonomi/lønn i DDØkommunene kunne medføre gevinstmuligheter i form av redusert bemanningsbehov innen personal og lønn. Estimater på pleie- og omsorgssystem indikerer økonomiske gevinster for både DDØ og IKT-Agder, men krever en betydelig investering fra både kommunene og IKT-samarbeidet. Det er ikke påvist store økonomiske gevinster knyttet til andre fagsystemer og IKT-infrastruktur for IKT Agder

72 En sammenslåing vil også kunne medføre en redusert kostnad knyttet til system- og avtaleforvaltning. Bemanning De to IKT-samarbeidene har i dag totalt 57,9 årsverk (uten lærlinger). Ved en eventuell sammenslåing av IKT Agder og DDØ kan antall årsverk tilknyttet IKT-drift reduseres. I kapittel 1.5 er det redegjort for et potensiale knyttet til en reduksjon av bemanning ved sammenslåing av IKT-samarbeidene med 6,9 årsverk knyttet til IKT-drift. Reduksjonen i bemanning, beregnet med grunnlag i gjennomsnittlig personalkostnad 14 for IKT Agder og DDØ utgjør en årlig innsparing på NOK per år. Med økt overgang til skytjenester, og dermed redusert behov for IKT-driftstjenester, kan potensialet for reduksjon være større Kvalitative gevinster Sammenslåing av IKT-samarbeidene gir en rekke kvalitative gevinster: Styrket posisjon som utviklingsaktør innenfor viktige områder som helse og velferd, skole og oppvekst samt bygg/plan/geodata. Styrket ressursutnyttelse. Styrkede fagmiljø. Forbedret forhandlingsmakt. Styrket gjennomføringsevne. 4.2 Anbefaling En sammenslåing av IKT-samarbeidene gir noe økonomisk gevinst på kort sikt, og vesentlige kvalitative gevinster. PA anbefaler at IKT Agder og DDØ slås sammen basert på de kvalitative gevinstene et større IKTsamarbeid vil gi, og forutsatt en bemanningsreduksjon minimum som skissert i kapittel 1.5 og Det anbefales videre at selskapene gjennomfører en utredning av økonomiske, juridiske og personellmessige forhold for å etablere et nytt IKT-samarbeid, samt en detaljert plan for gjennomføring av sammenslåingen. Ved en sammenslåing bør det utarbeides modeller for kostnadsfordeling som sikrer en rettmessig fordeling av kostnader mellom eierkommunene. Ved sammenslåing bør det nye IKT-samarbeidet fokusere på å etablere en felles IKT-infrastruktur, basert på løsningene til IKT Agder. Eierkommunene i DDØ bør prioritere å ta i bruk fagsystem for HR/Økonomi/Lønn og Sak/arkiv via IKT Agders innkjøpsavtale, samt foreta en snarlig reforhandling av Microsoft-lisenser. På lengre sikt må et nytt IKT-samarbeid og eierkommunene fokusere på å standardisere alle fagsystemer på tvers av kommunene for å utløse størst mulig gevinster i tjenesteproduksjonen og muliggjøre viktige utviklingsområder for regionen. 14 IKT Agder har en gjennomsnittlig personalkostnad på kr, DDØ har en gjennomsnittlig personalkostnad på kr

73 VEDLEGG Uttalelse fra tillitsvalgte i Vegårdshei kommune datert 1. september Utredning/kartlegging av samarbeid/sammenslåing av DDØ og IKTA - Innspill til prosessen så langt De ansatte i DDØ er ikke fornøyd med informasjonen de har fått i denne prosessen. Spesielt informasjon om hva som er bakgrunnen for at kartleggingen er satt i gang. Hvor er mandatet og hva er mandatet. Det har vi ikke fått dokumentert. De stiller spørsmål ved at de ansatte selv ikke er en del av kartleggingen. Rapporten og oppdraget er tydelig vinklet mot at målet er en sammenslåing. Det er andre ting en synergier som også må belyses dersom det er dette som er målet. Det vil være utfordringer og mulige negative konsekvenser ved en sammenslåing. Hvordan tenker dere at dette skal komme fram i rapporten/saksframlegget som skal legges fram? Slik det oppfattes lagt opp nå er det en ensidig fokus på gevinstene. Det er uklart hva som vil være videre prosess framover. Hva skjer etter at det har vært hos rådmennene? De ansatte i DDØ ber derfor om at behandlingen av rapporten utsettes med to uker, slik at de også kan sette seg inn i rapporten og komme med innspill før den behandles av rådmennene. Viktig å merke seg i vider prosess Når det blir gjort et vedtak i saken og dersom det vil innebære en sammenslåing må det ligge til grunn at Vegårshei kommune fortsatt skal ha arbeidsplasser innen IKT. Ingen ansatte skal sies opp, en redusering av antall ansatte skal eventuelt komme ved naturlig avgang. Alt av arbeidsavtaler, pensjonsordninger osv må gjennomgås Mvh for de ansatte Anne Helene E. Baarøy HTV, Delta Vegårshei 42 73

74 Uttalelse fra tillitsvalgte i IKT Agder datert 2. september Uttalelse fra tillitsvalgte NITO, Fagforbundet og Tekna i IKT Agder IKS om sammenslåing av IKT Agder IKS og DDØ. De tillitsvalgte i IKT Agder IKS er positivt innstilt til en sammenslåing med DDØ, vi ser det som en unik mulighet til å øke størrelsen på selskapet og bli et mere slagkraftig miljø inn IT på Sørlandet. Vi mener en slik sammenslåing vil kunne gi selskapets kunder gode og kostnads effektive tjenester. De tillitsvalgte har følgende krav til prosessen: De tillitsvalgte forutsettes at hvis man skal gå fra et IKS til 27 eller en annen selskapsform så gjøres dette ved virksomhetsoverdragelse. Ingen av de ansatte i IKT Agder eller DDØ skal miste jobben som følge av en overdragelsen. Det må legges en plan for rettferdig utjevning i forhold til lønn mellom de to selskapene og innad i hvert selskap. De tillitsvalgte og ansatte skal være en sentral del av helle sammenslåing prosessen. Det må avsettes midler til kompetanse heving. De tillitsvalgte anmoder om at en andel av besparte midler som følge av sammenslåingen benyttes til opprustning og videre utvikling av kompetanse og digitale tjenester i selskapet. Mvh Tillitsvalgt representant IKT Agder IKS Morten Due-Sørensen Tillitsvalgt NITO 43 74

75 Corporate headquarters 123 Buckingham Palace Road London SW1W 9SR United Kingdom paconsulting.com We Make the Difference An independent firm of over 2,600 people, we operate globally from offices across the Americas, Europe, the Nordics, the Gulf and Asia Pacific. We are experts in consumer and manufacturing, defence and security, energy and utilities, financial services, government, healthcare, life sciences, and transport, travel and logistics. Our deep industry knowledge together with skills in management consulting, technology and innovation allows us to challenge conventional thinking and deliver exceptional results that have a lasting impact on businesses, governments and communities worldwide. Our clients choose us because we don t just believe in making a difference. We believe in making the difference. This document has been prepared by PA on the basis of information supplied by the client and that which is available in the public domain. No representation or warranty is given as to the achievement or reasonableness of future projections or the assumptions underlying them, management targets, valuation, opinions, prospects or returns, if any. Except where otherwise indicated, the document speaks as at the date hereof. PA Knowledge Limited All rights reserved. This document is confidential to the organisation named herein and may not be reproduced, stored in a retrieval system, or transmitted in any form or by any means, electronic, mechanical, photocopying or otherwise without the written permission of PA Consulting Group. In the event that you receive this document in error, you should return it to PA Consulting Group, 123 Buckingham Palace Road, London SW1W 9SR. PA accepts no liability whatsoever should an unauthorised recipient of this document act on its contents

76 REFERANSE: DATO: VERSJON: ANSVARLIG: Ole Jørgen Etholm Fredrik Grindland Rapport Utredning av eventuell sammenslåing av DDØ og IKT Agder 76

77 Innhold Sammendrag Innledning Bakgrunn Hensikt... 5 Digitaliseringskraft... 5 Digital ledelse og kompetanse... 6 Informasjonssikkerhet Utredninger Organisasjons-, styrings- og samarbeidsmodell... 8 Kontorkommune eller eget rettssubjekt... 8 Styringsstruktur Forvaltningsmodell Eksisterende leverandøravtaler og forholdet til regelverket om offentlige anskaffelser Avtaler for et eventuelt Østre Agder IKT-samarbeid Konsekvenser for ansatte i DDØ og IKT Agder Rettigheter som overføres til ny arbeidsgiver Andre rettigheter Lokalisering IKT infrastruktur Fordeler og ulemper ved en sammenslåing Fordeler og ulemper for eierkommunene Fordeler og ulemper for andre interessenter Alternativ løsning med et omfattende/tett samarbeid mellom DDØ og IKT Agder Økonomiske konsekvenser og mulige gevinstrealiseringer Økonomiske gevinster og kostnader Mulige kvalitative gevinstområder Sammenslåingsprosess Kilder Vedlegg 1: Utkast vedtekter Vedlegg 2: Felles IKT-infrastruktur Vedlegg 3: Fordeler og ulemper for andre interessenter Innspill fra tillitsvalgte DDØ Innspill fra ledelsen og tillitsvalgte i IKT Agder Vedlegg 4: Beskrivelse av prismodell basert på enhetspris pr bruker Vedlegg 5: Utvidet samarbeid mellom IKT Agder og DDØ Vedlegg 6: Gjennomføring av utredningen Vedlegg 7: Styringsgruppe for utredningen Rapport Side 2 av 41 Utredning av eventuell sammenslåing av DDØ og IKT Agder 77

78 Sammendrag Etter innledende samtaler mellom DDØ og IKT Agder om mulig sammenslåing, ble det i 2016 gjennomført en mulighetsstudie av PA Consulting. Denne mulighetsstudien var grunnlaget for behandling i de to virksomhetenes styrende organer, samt kommunestyrene høsten Resultatet av behandlingen var vedtak om videre utredelse av en mulig sammenslåing, og i januar 2017 besluttet rådmannsutvalget i Østre Agder å gjennomføre en tilleggsutredning. Hensikten med en slik sammenslåing er å skape et sterkere kommunalt og fylkeskommunalt IKT-miljø øst i Agder, og dermed styrke innovasjons- og utviklingskraften. Med en felles IKT-plattform, vil tjenesteutvikling og samarbeid på tvers av kommuner bli enklere, noe som vil komme innbyggere og næringsliv til gode. Et samlet IKT-miljø vil også være bedre rustet til å arbeide med informasjonssikkerhet som igjen kan sikre konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet i kommunene og fylkeskommunen. Utgangspunktet for utredningsarbeidet har vært etablering av et interkommunalt samarbeid med eget styre etter kommuneloven 27. Anbefalingen i denne utredningen er at samarbeidet etableres etter kommuneloven 27 som eget rettssubjekt, med en to-nivås styringsmodell der det øverste organet (styret) har det utøvende ansvaret for samarbeidets strategiske utvikling. Rådmennene representerer eierne i styret sammen med to representanter valgt av de ansatte. Styret oppnevner et underordnet styre (driftsstyret) bestående av fem medlemmer inkludert en ansattrepresentant. Driftsstyret er ansvarlig for den operative ledelsen av virksomheten. Dette er utgangspunktet for vedlagt forslag til vedtekter. Ved etablering av IKT-samarbeid etter kommuneloven 27 som eget rettssubjekt, vil de ansatte i DDØ og i IKT Agder overføres til det nye samarbeidet gjennom en virksomhetsoverdragelse etter arbeidsmiljøloven kapittel 16. Drøftinger med tillitsvalgte må gjennomføres etter arbeidsmiljøloven og kollektive avtaler. Styringsgruppen legger til grunn at alle ansatte overføres til det nye samarbeidet. Det anbefales at dagens lokaler i Vegårshei og Arendal benyttes ved oppstart av samarbeidet, men at beslutning om lokalisering framover må overlates til samarbeidets styrende organer. Samarbeidets kostnader anbefales fordelt etter bruk av tjenester, som en videreføring av løsningen som benyttes i IKT Agder. Her vektes de ulike tjenester forskjellig med bakgrunn i tjenestens ressursinnsats. Det er i utredningen vist hva dette vil bety for den enkelte kommune basert på budsjetter for Gjennom utredningen er det identifisert en rekke gevinster og forutsetninger for en sammenslåing av IKT Agder og DDØ. Løsningene kan driftes mer effektivt, og kostnaden med investering og drift vil bli lavere ved at flere brukere benytter den samme infrastrukturen. Man vil kunne bygge et større og bredere kompetansemiljø som vil kunne gi en bedre utnyttelse av arbeidskraft. En viktig forutsetning for å ta ut gevinster vil være at kommunene evner å harmonisere fagsystemer med tilhørende arbeidsprosesser. Utredningen beskriver mulige kvalitative gevinstområder for flere interessenter på et overordnet nivå. Ved en eventuell beslutning om sammenslåing er målet at det nye IKT-samarbeidet skal være operativt fra En sammenslåingsprosess vil bestå av en rekke aktiviteter som anbefales etablert som et prosjekt, slik at resten av DDØ og IKT Agder kan fortsette daglig drift med minst mulig forstyrrelser. En overordnet plan for sammenslåingsprosessen er beskrevet. Rapport Side 3 av 41 Utredning av eventuell sammenslåing av DDØ og IKT Agder 78

79 1 Innledning 1.1 Bakgrunn I løpet av vinteren 2015/2016 og våren 2016 ble det gjennomført samtaler mellom DDØ (Den Digitale Østregionen) og IKT Agder om et mulig samarbeid og etter hvert utredning om sammenslåing av selskapene. Initiativene har kommet fra begge samarbeidene gjennom deres styrende organer. Rådmennene i Østre Agder besluttet i et møte 20. mai 2016 å få gjennomført en mulighetsstudie for å kartlegge forutsetninger for sammenslåing av IKT-samarbeidene DDØ og IKT Agder. Mulighetsstudien 1 ble gjennomført av PA Consulting og ble levert 20. september Den viser flere gevinster for begge IKT-samarbeidene ved en sammenslåing. I dette ligger kvalitative gevinster som økt kraft til digitalisering, styrket fagmiljø, redusert sårbarhet, samt bedre muligheter for å støtte kommunene i tjenesteutvikling. Gevinstene som omtales gjelder begge for IKT-samarbeidene. Med utgangspunkt i mulighetsstudien ble det utarbeidet et felles saksfremlegg 2 med følgende forslag til vedtak: 1. Fylkestinget / bystyret / kommunestyret støtter intensjonen om å slå sammen IKTsamarbeidene DDØ og IKT Agder. 2. Fylkestinget / bystyret / kommunestyret ber rådmannen, i samarbeid med rådmennene i de andre kommunene i Østre Agder og lederne i de to IKT-samarbeidene, om å utrede hvordan en sammenslåing kan gjennomføres iht. områdene i saksfremlegget. 3. Endelig sak legges frem for bystyret / kommunestyret for behandling senest juni Fylkestinget / bystyret / kommunestyret forutsetter at tillitsvalgte i selskapene og hovedtillitsvalgte i kommunene involveres i videre arbeid iht. hovedavtalen og det som er skissert i saksfremlegget. Saken ble behandlet av følgende organer: Representantskapet i IKT Agder den 12. oktober 2016 Styret i Østre Agder 21. oktober 2016 Kommunestyret i Tvedestrand 15. november 2016 Kommunestyret i Gjerstad 24. november 2016 Bystyret i Risør 24. november 2016 Kommunestyret i Vegårshei 13. desember 2016 Disse organene fattet vedtak med kommentarer 3 om å utrede videre en mulig sammenslåing av IKTsamarbeidene. Kommentarene gikk på ønske om å opprettholde arbeidsplasser øst i regionen. Utredningen skal ende opp med en sak til politisk behandling i kommunestyrene/fylkestinget, innen juni januar besluttet rådmannsutvalget i Østre Agder å gjennomføre en tilleggsutredning til den som foreligger fra PA Consulting AS. Følgende styringsgruppe for denne tilleggsutredningen ble utpekt: Trond Aslaksen - leder av rådmannsgruppen i Østre Agder Harald Danielsen - leder av representantskapet i IKT Agder Ole Petter Skjæveland - rådmann i vertskommunen for DDØ. 1 tillitsvalgtrepresentant for medarbeidere i DDØ (Vegårshei) 1 tillitsvalgtrepresentant for medarbeidere i IKT Agder 1 hovedtillitsvalgtrepresentant (Fagforbundet) fra en av de fem kommunene i DDØ. 1 PA Consulting 20. september 2016: DDØ og IKT-Agder utredning av sammenslåing 2 2. Saksfremlegg v Rådmannsmøtet Østre Agder 11/1-2017: 1. Presentasjon med vedtak Rapport Side 4 av 41 Utredning av eventuell sammenslåing av DDØ og IKT Agder 79

80 1.2 Hensikt Regjeringen ønsker økt fart i digitaliseringen av Kommune-Norge, og setter av penger 4 som de store kommunene med sterke IKT-miljøer kan søke på dersom de utvikler nye digitale løsninger som kan anvendes i hele Kommune-Norge. Kommunene øst i Agder og Aust-Agder Fylkeskommune ønsker å styrke innovasjons- og utviklingskraften ved å skape et enda sterkere kommunalt og fylkeskommunalt IKT-miljø øst i Agder. Et sterkt IKT-miljø som også er i stand til å utvikle løsninger som kan anvendes av andre kommuner og fylkeskommuner, vil være en attraktiv arbeidsplass. Regjeringen skriver i digitaliseringsrundskrivet 5 : Digitalisering handler om å bruke teknologi til å fornye, forenkle og forbedre. Det handler om å tilby nye og bedre tjenester som er enkle å bruke, effektive og pålitelige. Digitalisering legger til rette for økt verdiskaping og innovasjon, og kan bidra til å øke produktiviteten i både privat og offentlig sektor. Digitalisering kan være en katalysator for forenkling av kompliserte regelverk, og fornying av gammel og tungvint forvaltningspraksis. KS' digitaliseringsstrategi 6 har følgende visjon: Gode og tilgjengelige digitale tjenester styrker dialogen med innbyggere og næringsliv og gir gode lokalsamfunn Et sterkt offentlig IKT-miljø øst i Agder må ha evne og vilje til å påta seg oppgaver for en større region. Det vil øke muligheten for å kunne levere tjenester til et nytt Agder-fylke. Ved å etablere en felles IKT-plattform, vil tjenesteutvikling og samarbeid på tvers av kommuner bli enklere, noe som vil komme innbyggere og næringsliv til gode. I mulighetsstudien har PA Consulting oppsummert status i de to IKT samarbeidene slik: IKT-samarbeidene varierer i modenhet på ulike områder. For DDØ vil sammenslåing innebære muligheten til å tilby mange fler og gjerne nye innbyggernære tjenester. Som del av et større samarbeid vil DDØ kunne redusere sårbarheten når nye og flere tjenester tilbys innbyggere og ansatte. For begge IKT-samarbeidene vil sammenslåing styrke gjennomføringskraften, utviklingstakten vil kunne økes, og digitale løsninger vil kunne lanseres raskere. Det er også grunn til å anta at en sammenslåing vil øke endringsevnen, lokalt og samlet for partene. Det har kommet innvendinger til grunnlaget PA Consulting har brukt til å sammenligne modenheten til DDØ og IKT Agder, fra de ansatte i DDØ 7. De mener blant annet at det ikke er klart definert hvordan en «innbyggertjeneste» skal forstås eller hvilke innbyggertjenester som faktisk er tilgjengelig i DDØ. Styringsgruppa opplever at det er mange måter å definere innbyggertjenester på, men at det ikke er viktig for konklusjonene i denne utredningen. Derfor har vi valgt å utrede status på digitalisering på et overordnet nivå ved å benytte de to samarbeidenes egne Digitaliseringsstrategier 8. Digitalstrategiene er ikke vedtatt ennå, men antar at de utkast som foreligger gir grunnlag for å vurdere status på digitaliseringskraft og digital kompetanse. Digitaliseringskraft De to samarbeidene har i sine digitaliseringsstrategier beskrevet hva de må ha fokus på framover. Disse er på overordnet nivå ganske sammenfallende. Begge samarbeidene ser tydelig behov for økt Kommunal- og moderniseringsdepartementet : DIGITALISERINGSRUNDSKRIVET Kommentarer til PA-rapporten fra ansatte i DDØ IKT 8 Digitaliseringsstrategi IKT Agder-samarbeidet og Digitaliseringsstrategi for DDØ kommunene utkast Rapport Side 5 av 41 Utredning av eventuell sammenslåing av DDØ og IKT Agder 80

81 innsats på flere områder som vil bidra til at kommunene lykkes med å levere digitale tjenester som styrker dialogen med innbyggere og næringsliv og som vil gi gode lokalsamfunn. Dette understreker nødvendigheten av å iverksette tiltak, på mange ulike områder, som vil involvere mange ressurser. Utviklingen går raskt, og innbyggernes og næringslivets behov endres raskt med teknologi- og samfunnsutviklingen. Utvikling av digitale tjenester er ressurskrevende og krever bred involvering av ansatte i kommunene, innbyggere, næringsliv og IKT-ressurser. Kommunene må ha tilstrekkelig digitaliseringskraft for å kunne utvikle tjenester som ivaretar innbyggernes og næringslivets behov og forventninger. Økt digitaliseringskraft er et avgjørende argument for sammenslåing av DDØ og IKT Agder. Digital ledelse og kompetanse Digitalisering i kommuner og fylkeskommuner legger grunnlag for endring og fornyelse av tjenester, prosesser og arbeidsmåter. Digital kompetanse dreier seg om evnen til å planlegge, utvikle og utnytte helhetlige og sammenhengende digitale tjenester for å møte innbyggernes og næringslivets behov og ønsker for tjenester. Paul Chaffey, statssekretær i KMD, mener det er minst fire grunner til at dagens digitale omstilling må være et lederansvar 9 : En IT-avdeling kan gi gode råd om valg av verktøy og plattformer, men bare ledelsen som har ansvaret for kjernevirksomheten, kan ta beslutninger om store strategiske veivalg. Digitalisering er omstilling. Topplederne har ansvaret for å lede omstillingen slik at den blir vellykket og for at man organiserer seg slik at gevinstene blir noe av. IKT får større plass i virksomheters budsjettprosesser, noe som krever at ledelsen er sterkt involvert. Grenseflatene til virksomheter utenfor egen organisasjon påvirkes fordi vi kan bruke teknologi til å samhandle tettere enn i dag. Og ansvaret for avtaler med andre virksomheter er naturligvis noe bare en ledelse kan ha. Det forventes at IKT-samarbeidet identifiserer seg med eierne, deres ledere og deres behov, samt at de oppfatter seg selv som eiernes IKT-enhet. IKT-samarbeidet må derfor ha kompetanse til å forstå og bistå kommuner og fylkeskommuner med å utvikle digitale tjenester, prosesser og arbeidsmåter, samt ha kompetanse til å utvikle eller anskaffe digitale løsninger som understøtter disse. På samme måte som IKT-samarbeidet har behov for tilstrekkelig digitaliseringskraft har både IKTsamarbeidet og eierkommunene behov for å styrke den digitale kompetansen. Dette forutsetter høy digital kompetanse blant medarbeidere og ledere i en fremtidig IKT-virksomhet. Det forventes økende krav til kompetanse og omstillingsevne for en virksomhet som skal være en sentral støttespiller for kommunal tjenesteyting og forvaltning. Virksomheten skal både være premissleverandør for teknologianskaffelser og servicevirksomhet under oppstart og drift. Informasjonssikkerhet Informasjonssikkerhet handler om å sikre at informasjon ikke blir kjent for uvedkommende (konfidensialitet), ikke blir endret utilsiktet eller av uvedkommende (integritet), samt at informasjonen er tilgjengelig ved behov (tilgjengelighet). Viktigheten av informasjonssikkerhet ble vi påminnet om helgen mai 2017, da virksomheter og enkeltpersoner i over 200 land ble utsatt for det som Europol betegner som det største dataangrepet man har opplevd. Dataangrepet rammet blant annet sykehus i England, hvor pasienter måtte sendes hjem som følge av mangelen på datatilgang. I Frankrike måtte Renault stanse produksjonen ved flere fabrikker. Slike hendelser viser at trusselen mot virksomheters IKT-systemer øker og at trusselen er global. 9 Paul Chaffey: Digital omstilling er et lederansvar, DN 5.mai 2017 Rapport Side 6 av 41 Utredning av eventuell sammenslåing av DDØ og IKT Agder 81

82 Samtidig vil EUs forordning for personvern bli norsk lov i Det betyr at vi får nye regler for personvern i Norge som gir virksomheter nye plikter. Både flere trusler mot IKT-systemer og EUs personvernforordning fører til at IKT-samarbeidet vil få et stadig større behov for å arbeide med informasjonssikkerhet for å sikre konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet i kommunene og fylkeskommunen. Rapportens anbefaling om å slå sammen IKT Agder og DDØ bygger på følgende målsetting: Ved å samle kompetanse, utstyr og kapasitet på drift og utvikling innenfor IKT-feltet i en ny felles IKT-virksomhet skapes grunnlag for sterkere innovasjon- og utviklingskraft. Den nye virksomheten legger grunnlag for valg av felles IKT-løsninger slik at interkommunalt samarbeid om forvaltning- og tjenesteproduksjon forenkles. Den sammenslåtte IKT-virksomheten skal bidra til å begrense sårbarhet ved at det skapes forutsetninger for å bygge opp bredere og mer spesialiserte kompetansemiljø innenfor informasjonssikkerhet. Samarbeidet skal gjennom felles innkjøp av IKT-tjenester og utstyr bidra til at eierne oppnår optimale tjenester og kostnader, samt sikre høy kvalitet ved oppfølging av leveranser IKT-samarbeidet skal bidra til å forsterke posisjonen som en attraktiv arbeidsplass for høyt kompetente medarbeidere der kontinuerlig kompetanseutvikling er en forutsetning for å kunne ivareta kommunenes framtidige behov. Den nye virksomheten skal være attraktiv som leverandør av IKT-tjenester for dagens eiere for andre kommuner for ny fylkeskommune i Agder Rapport Side 7 av 41 Utredning av eventuell sammenslåing av DDØ og IKT Agder 82

83 2 Utredninger 2.1 Organisasjons-, styrings- og samarbeidsmodell Styringsgruppen 10 for utredning av eventuell sammenslåing av IKT Agder og Den Digitale Østregionen (DDØ) hadde oppstartsmøte 15. mars Der la de til grunn at utredningsarbeidet skulle bygge på PA-rapportens anbefaling om samarbeidsform: interkommunalt samarbeid med eget styre etter kommuneloven 27. I følge PA-rapporten er formålet til et 27-samarbeid å drive et driftsmessig og administrativt samarbeid for å løse felles oppgaver, mens et IKS har som formål å drive virksomhet med forretningsmessig preg. Et flertall av de ansattes representanter er opptatt av at IKT-samarbeidet ikke skal være et selskap og mener derfor et samarbeid etter kommuneloven 27 er akseptabelt. «Et interkommunalt samarbeid etter kommuneloven 27 er et samarbeid som etableres til løsning av «felles oppgaver» mellom kommuner og/ eller fylkeskommuner. Samarbeidsformen har lange tradisjoner, men er i ganske liten utstrekning lovregulert.» Derfor er det utarbeidet et eget notat 11 om sammenslåingsprosess i samarbeid med jusnettverket i Arendal kommune. En premiss ved å bruke denne organisasjonsmodellen er at det bare er kommuner og fylkeskommuner som kan delta i et interkommunalt styre, organisert etter denne modellen. Kontorkommune eller eget rettssubjekt Et 27-samarbeid kan enten være en del av en kommune (kontorkommune) eller et eget rettssubjekt. Det vil ha betydning for hvem som er formell arbeidsgiver. Det vil også ha betydning for hvilken selvstendig rolle styret i samarbeidet får i forhold til deltakerkommunene, herunder de økonomiske forutsetninger for samarbeidet, og om samarbeidet kan inngå kontrakter i eget navn. Det er utarbeidet et eget notat 12 med svar på spørsmål som spesielt utdyper forskjellen på interkommunalt samarbeid etter kommuneloven 27 etablert hhv. som kontorkommune eller som eget rettssubjekt Kontorkommune Om 27-samarbeidet etableres i en kontorkommune og ikke som eget rettssubjekt, vil samarbeidet ikke være en juridisk person. Samarbeidet vil dermed ikke kunne inngå kontrakter i eget navn, noe som innebærer at kontorkommunen må inngå samarbeidets kontrakter, samt være juridisk forpliktet av kontrakter som styret inngår. Alle deltakerkommunene vil imidlertid stå rettslig og økonomisk ansvarlig for, og på denne måten måtte tre inn i, alle disposisjoner som samarbeidet foretar seg. Medarbeiderne i samarbeidet, inkludert daglig leder, vil formelt være ansatt i kontorkommunen selv om det er styret som ansetter daglig leder. Et slikt samarbeid med eget styre etter 27 i en kontorkommune vil ha flere likhetstrekk med et vertskommunesamarbeid. I KS-rapporten «IKT-samarbeid i kommunal sektor» 13 er det beskrevet en del utfordringer knyttet til vertskommunesamarbeid som også vil være relevant for en 27 med kontorkommune: 10 Vedlegg 7: Styringsgruppe for utredningen 11 Juridisk seniorrådgiver Sindre Kvammen, 18. april 2017: Juridiske sider ved valg av samarbeidsmodell og arbeidsrettslige sider ved sammenslåingsprosess 12 Juridisk seniorrådgiver Sindre Kvammen, 2.mai 2017: Nytt IKT-samarbeid -Svar på spørsmål knyttet til interkommunale samarbeid etter kommuneloven KS FoU-prosjekt nr , 30. oktober 2015 Rapport Side 8 av 41 Utredning av eventuell sammenslåing av DDØ og IKT Agder 83

84 Utfordring ved at samarbeidet «tilhører» en av kommunene. Kontorkommunens egeninteresse kan være krevende for samarbeidet og de andre eierkommunene. Det vil være utfordringer dersom kontorkommunen sliter økonomisk og havner i ROBEK (Register om betinget godkjenning og kontroll) Eget rettssubjekt Det er mulig å gi et interkommunalt samarbeid etter kommuneloven 27 en grad av selvstendighet ved å etablere det som et eget rettssubjekt. Et eget rettssubjekt har partsevne og selvstendige rettigheter og plikter. Det vil innebære at samarbeidet kan forplikte seg på selvstendig grunnlag overfor en tredjepart, og for eksempel inngå kontrakter i eget navn, samt ansette personell. Kommuneloven har ikke detaljregulering for et interkommunalt samarbeid etter kommuneloven 27. Slike reguleringer må gjøres i vedtektene, eksempelvis hvilket ansvar deltakerkommunene har for virksomhetens gjeld. Regnskapet kan fastsettes etter kommunale regnskapsprinsipper Anbefaling ved valg av organisasjonsmodell Ansatte i DDØ og i IKT Agder vil ha samme rettigheter uavhengig av om samarbeidet etableres som en kontorkommune eller som et eget rettssubjekt. Ved begge løsninger overføres de ansatte til det nye samarbeidet gjennom en virksomhetsoverdragelse etter arbeidsmiljøloven kapittel 16. Dette er utredet videre i kapittel 2.3 «Konsekvenser for ansatte i DDØ og IKT Agder». De ansattes representanter i DDØ mener de ansattes rettigheter ikke er like godt sikret ved et eget rettssubjekt da det er avhengig av hva som står i vedtekter og avtaler. De påpeker også at vedtektene kan endres av styret, og at man dermed ikke har garanti for at disse vil fortsette å være like godt ivaretatt for all fremtid. Fagforbundet mener de ansattes rettigheter blir best ivaretatt ved modellen 27 i en kontorkommune. Dette er vurdert av fagforbundets rådgivere og jurister sentralt. Plasstillitsvalgt i DDØ NITO støttet dette. IKT Agder sin ansattrepresentant mener de ansattes rettigheter ivaretas like godt i begge organisasjonsmodeller, og sier de har støtte for dette i sine respektive fagforeninger. Eierkommunene vil risikere mindre utfordring med en kontorkommunes egeninteresser og økonomi dersom samarbeidet etableres som eget rettssubjekt. Eget rettssubjekt innebærer større likeverdighet mellom eierne. I KS-rapporten «Interkommunalt samarbeid om IKT» 14 sier de i kapittel 6.4.3: Dersom IKT samarbeidet skal utføre oppgaver som omfatter en viss grad av utadrettet virksomhet, synes det etter vår mening mest hensiktsmessig at det gis status som eget rettssubjekt. Det vil kunne skape uryddige avtalekonstruksjoner og uklare ansvarsforhold dersom et samarbeid som er ment å spille en rolle i anskaffelsesprosesser og som skal ha kontakt med ulike leverandører og vurdere behov for innkjøp eller ekstern bistand, ikke skulle kunne inngå avtaler. Som eget rettssubjekt vil samarbeidet kunne anskaffe løsninger på vegne av alle eierne samt inngå kontrakter i eget navn. Samarbeidet vil kunne inngå avtale med en eller flere eierkommuner om kjøp av administrative tjenester. Basert på ovennevnte anbefaler styringsgruppen at det etableres et interkommunalt IKT samarbeid etter kommuneloven 27 som eget rettssubjekt. 14 KS Advokatene 06.nov.2015: Interkommunalt samarbeid om IKT Rapport Side 9 av 41 Utredning av eventuell sammenslåing av DDØ og IKT Agder 84

85 Styringsstruktur Et interkommunalt samarbeid skal ha et eget styre, jf. 27 nr. 1. Styret er det øverste organet i samarbeidet, og alle deltakerne må være representert i styret. Det er altså ikke adgang til å legge styrefunksjonen til en mindre gruppe eller til en kommune på vegne av de øvrige. Loven åpner for ansatterepresentasjon i et slikt styre. Kommunelovens regler om valg til folkevalgte organer gjelder for valg av styremedlemmer til et interkommunalt styre. Det er de mer liberale valgbarhetsreglene i kommuneloven 14 nr. 2 som gjelder for interkommunale styrer. Det innebærer blant annet at Rådmannen kan velges til kommunens representant, eventuelt også personer som ikke er bosatt i kommunen. Det er fra noen av eierne utrykt bekymring for hvordan det med flere eiere kan etableres et beslutningssystem som både ivaretar eiernes interesser samtidig som at det er effektivt. KS-rapporten «IKT-samarbeid i kommunal sektor» 15 sier følgende om styringsmodell: Samarbeidene bør baseres på en styringsmodell der kommunene og samarbeidet ikke har et kundeleverandør-forhold; kommunene bør se på IKT-samarbeidet som en intern avdeling eller enhet. Det betyr at styringsmodellen må etterstrebe at samarbeidet fungerer som en enhet i hver enkelt kommune samtidig som det er en felles, sentral enhet. Fremtidens IKT-samarbeid er avhengig av strategisk beslutningsmyndighet i styringen, koordinering ut fra et helhetsperspektiv på kommuneorganisasjon og lokalsamfunn og at den kommunale ledelsen har god innsikt i teknologisk utvikling. Samarbeidet må derfor styres gjennom rådmennene. Styret for virksomheten kan ansette daglig leder, hvis styret har fått myndighet til det. Daglig leder vil være direkte underlagt styret i og med at virksomheten er et fellestiltak mellom flere kommuner. Daglig leder vil ha den myndighet han eller hun har fått delegert fra styret eller som er bestemt i vedtektene. Hvilken myndighet styret har anledning til å delegere til daglig leder vil måtte avgjøres ut fra en fortolkning av vedtektene. Når det gjelder myndighet på personalområdet følger det av kommuneloven 24 nr. 1 at styret kan få myndighet til å opprette og nedlegge stillinger, samt å treffe avgjørelser i personalsaker. Hvor langt styrets myndighet rekker her vil avhenge av en fortolkning av vedtektene. Kommuneloven er ikke til hinder for å opprette en tonivåmodell for styret. Det kan altså etableres et overordnet styre i tillegg til et mer operativt styre oppnevnt av og underlagt dette. Det øverste organet vil da være «styre» i lovens forstand, og det underordnede organs myndighet vil avhenge av delegasjon fra det overordnede organ. Fordelingen av ansvar og myndighet mellom disse to organene vil bero på vedtektene deltakerkommunene fastsetter. I det underordnede styret trenger ikke alle deltakerne i samarbeidet være representert Ett- eller to-nivå-styringsmodell I PA-rapporten fremgår: I et samarbeid med mange deltakere vil styret kunne bli uhensiktsmessig stort. For å unngå det, kan en mulig løsning være at det øverste organet har et mindre organ underlagt seg. Et slikt organ, et underutvalg, styre eller lignende, vil ha generell kompetanse og velges av det øverste organet. PA anbefaler en styringsmodell der rådmennene i ni eierkommuner utgjør representantskap i IKTsamarbeidet, og at det etableres et styre som utpekes av representantskapet. I en slik tonivåmodell vil det øverste organet være eierorgan hvor rådmennene representerer eiernes interesser, mens underorganet vil være et driftsstyre som er ansvarlige for den operative ledelsen av virksomheten. 15 KS FoU-prosjekt nr , 30. oktober 2015 Rapport Side 10 av 41 Utredning av eventuell sammenslåing av DDØ og IKT Agder 85

86 I denne modellen vil det øverste organet være «styret» i lovens forstand, bestående av rådmenn fra alle eierkommuner og fylkeskommunen og ansattes representanter. Det øverste organet har ansvar for fastsetting av budsjett, økonomiplan, regnskap, vedtak om salg av eiendeler og vedtak om investeringer av vesentlig betydning. Det øverste organet har ikke adgang til å delegere styrefunksjoner som krever beslutninger fra alle eierne. I en ettnivåmodell vil styret være både eierorgan og driftsstyre hvor rådmennene både vil representere eiernes interesser, og være ansvarlige for ledelsen av virksomheten. Et slikt styre vil ha myndighet til å fatte beslutninger i henhold til samarbeidets vedtekter. Selv om et slikt styre blir stort, vil det kunne reagere raskere på behov for endring som krever beslutning fra alle eierne enn i en tonivåmodell. I en ettnivåmodell vil alle rådmennene sitte tettere på driften av IKT-samarbeidet. Styringsgruppen mener rådmennene må være tett på samarbeidet for å styre samarbeidets strategiske utvikling og sikre digitalisering av kommunenes tjenesteproduksjon. Det anbefales å etablere en tonivåmodell der rådmennene representerer eierne i det øverste organet (styret) sammen med to representanter valgt av og blant de ansatte. Ansvaret for samarbeidets strategiske utvikling legges til styret. Styret oppnevner et underordnet styre (driftsstyret) bestående av fem medlemmer inkludert en ansattrepresentant. Driftsstyre settes sammen med kompetanse som forstår kommunenes behov for utvikling av tjenester, prosesser og arbeidsmåter. Delegasjon til driftsstyret tilpasses rådmennenes behov for å være tett på utviklingen av samarbeidet. Daglig leder for samarbeidet rapporterer til driftsstyret. Rapportens anbefaling om å slå sammen IKT Agder og DDØ bygger på følgende forslag til organisering: Ny IKT-virksomhet organiseres interkommunalt samarbeid etter kommunelovens 27 som eget rettssubjekt. Ny IKT-virksomhet organiseres etter en tonivåmodell med styret bestående av rådmenn fra tilsluttede kommuner og fylkeskommune som har det utøvende ansvar for samarbeidets strategiske utvikling. Det etableres et driftsstyre med delegerte fullmakter og sammensatt på et profesjonelt grunnlag for å dekke virksomhetens og kommunenes behov. Forvaltningsmodell PA Consulting fastslår i mulighetsstudien at rådmennene har det overordnede ansvaret for digitalisering og informasjonssikkerhet i egen kommune. I praksis delegeres ansvaret til leder for sektoren der systemet anvendes. IKT Agder har vedtatt en ny forvaltningsmodell som er beskrevet i notat vedrørende forvaltning 16 hvor de bla skriver: Dersom IKT Agder samarbeidet skal klare å utnytte mulighetene i de nye systemene og avtalene, er det behov for å tenke nytt om forvaltning, både hvordan det organiseres, styres og gis kapasitet og kompetanse. Kort oppsummert består den nye forvaltningsmodellen til IKT Agder av en styringsgruppe for administrative systemer med kommunalsjefer innenfor sektoren en systemansvarlig for hvert av systemene en forvaltningsgruppe sammensatt av fagpersoner som dekker de fagområdene som systemet støtter, om mulig kommer de fra flere/alle kommunene/ fylkeskommunen. Gruppen ledes av systemansvarlig Styringsgruppen anbefaler at en velger like løsninger og like arbeidsprosesser hos kommunene/ fylkeskommunen. 16 Notat til IKT Agder eiermøte mars 2017 Rapport Side 11 av 41 Utredning av eventuell sammenslåing av DDØ og IKT Agder 86

87 Modellen er lik den PA Consulting anbefaler i mulighetsstudien, med et forum for systemansvarlige for hvert fagsystem. Forumet har ansvar for at fagsystem og digitale tjenester dekker kommunenes behov, at de er i samsvar med gjeldende rammebetingelser, og at fagsystemene brukes på en optimal måte slik at gevinster kan realiseres. I en evaluering av DDØ 17 kommer det frem behov for a implementere like IKT-systemer i de ulike kommunene, og at dette er nødvendig for a sikre kompetanse, stabilitet og stordriftsfordeler. Det blir understreket et behov for at kommunene og brukerne er aktivt med på definering av behov og løsninger. Som beskrevet tidligere er framtidens kommuner og fylkeskommuner avhengig av helhetlige og sammenhengende digitale tjenester, hvor disse er utviklet med et helhetsperspektiv både på kommuneorganisasjon og lokalsamfunn. Mange har imidlertid erfaring med at sektorene kun ser på egne behov ved anskaffelse av nye systemer og ikke evner å se hvordan de skal dekke behov for flere sektorer og hele organisasjonen. På tilsvarende måte er det erfaring med at fagsystemer som krever integrasjon med fellessystemer som for eksempel sak/arkiv-system og ERP-system, blir anskaffet uten å ta hensyn til dette. Det anbefales at IKT-samarbeidet utvikler en forvaltningsmodell basert på DDØ og IKT-Agder sine erfaringer men som også ivaretar et helhetsperspektiv på tvers av sektorene. Eksisterende leverandøravtaler og forholdet til regelverket om offentlige anskaffelser De to eksisterende IKT-samarbeidene har henholdsvis 49 og 50 ulike leverandøravtaler for kundesystemer, hvor kontraktseier er fordelt mellom IKT-samarbeidet og kommunene som vist under. Kontrakts-eier Antall Eid av IKT samarbeidet 37 Eid av kommunene 12 Antall kundesystemer i IKT Agder 49 Oversikt kontraktseiere for kundesystemer i IKT Agder: Kontrakts-eier Antall Eid av IKT samarbeidet 5 Eid av kommunene 34 Eid av Risør 1 Eid av Barnevernstjenesten 1 Eid av Tvedestrand 5 Eid av Åmli 4 Antall kundesystemer i DDØ 50 Oversikt kontraktseiere for kundesystemer i DDØ: De to IKT-samarbeidene har i tillegg en del internsystemer hvor IKT-samarbeidene selv er kontraktseier. Ved å legge driften av IKT-systemene til et interkommunalt samarbeid etter kommuneloven 27 som eget rettssubjekt, vil samarbeidet kunne være kontraktspart på vegne av eierkommunene. Det interkommunale samarbeidet er en offentlig oppdragsgiver som skal følge Lov om Offentlige Anskaffelser. 17 DDØ evalueringsrapport, april 2015 Rapport Side 12 av 41 Utredning av eventuell sammenslåing av DDØ og IKT Agder 87

88 Som beskrevet i kapittel 2.7 Økonomiske konsekvenser og mulige gevinstrealiseringer, vil de fleste økonomiske gevinstene forutsette at kommunene harmoniserer systemer. IKT-samarbeidet bør også søke å redusere antall leverandører, men på en måte som sikrer konkurranse i leverandørmarkedet. Det vil være naturlig at IKT-samarbeidet overtar som kontraktseier for leverandøravtalene samtidig som kommunene harmoniserer systemer eventuelt når avtalen utløper. For avtaler hvor man forventer at det går lang tid før kommunene harmoniserer systemer eller at avtalen utløper, bør imidlertid IKTsamarbeidet søke å overdra avtalene snarest mulig. Statens standardavtale for kjøp har med et avsnitt om at offentlige virksomheter kan overdra avtalen til annen offentlig virksomhet, slik at disse vil være enkle å overdra. I den siste versjonen av kjøpsavtalen 18 er dette formulert slik: I den grad Kunden er en offentlig virksomhet, kan Kunden helt eller delvis overdra sine rettigheter og plikter etter avtalen til annen norsk offentlig virksomhet, som da er berettiget til tilsvarende vilkår. 2.2 Avtaler for et eventuelt Østre Agder IKT-samarbeid Formålet med å opprette et 27-samarbeid er å løse bestemte oppgaver. Bestemmelsen i kommuneloven 27 har vært forstått slik at det må foretas en tildeling av avgjørelsesmyndighet til styret i 27-samarbeidet for at det kan sies å være etablert et 27-samarbeid. Vedtektene for samarbeidet må angi «området for styrets virksomhet», altså hva samarbeidet skal omfatte, jf. 27 nr. 2 b. Det å fastsette vedtekter er en viktig del av opprettelsen av et interkommunalt samarbeid. Vedtektene må vedtas i hvert kommunestyre, bystyre og fylkesting. De må inneholde bestemmelser om: Styrets sammensetning Hvordan styret utpekes Området for styrets virksomhet Om det skal opprettes styringsorganer under det øverste organet (legge til rette for å etablere en tonivåmodell) Hvorvidt deltakerkommunene skal gjøre innskudd til virksomheten Hvorvidt styret har myndighet til å ta opp lån eller på annen måte pådra deltakerne økonomiske forpliktelser (evt. innskudd) Bestemmelser om uttreden og oppløsning av samarbeidet Denne avtalen vil deltakerkommunene være bundet av, og den kan ikke endres med mindre kommunene er enige. Det er utarbeidet et forslag til vedtekter som vedlegg 19 til denne utredningen. IKT Agder sin ansattrepresentant mener at det når samarbeidet opprettes velges en ansattrepresentant til styret fra hvert av selskapene som slåes sammen. Styringsgruppen har tatt initiativ til å utarbeide forslag til avtale om overføring av ansatte fra DDØ og IKT Agder til nytt IKT-samarbeid. Etter arkivloven har offentlige organer plikt til å føre arkiv. For et IKT samarbeid kan det være aktuelt å la en av eierkommunene ivareta behovet for arkivering. Dersom det er aktuelt å overføre arkiv ved etablering av samarbeidet, bør Riksarkivaren kontaktes for rettledning om hvordan det kan gjøres. 18 Kjøpsavtalen SSA-K juli Vedlegg 1: Utkast vedtekter Rapport Side 13 av 41 Utredning av eventuell sammenslåing av DDØ og IKT Agder 88

89 2.3 Konsekvenser for ansatte i DDØ og IKT Agder Uavhengig av om samarbeidet etableres i en kontorkommune eller som eget rettssubjekt, vil de ansatte i DDØ og i IKT Agder overføres til det nye samarbeidet gjennom en virksomhetsoverdragelse etter arbeidsmiljøloven kapittel 16. Drøftinger med tillitsvalgte må gjennomføres etter arbeidsmiljøloven og kollektive avtaler. Selv om samarbeidet opprettes som et eget rettssubjekt, kan de deltakende kommunene bestemme i vedtektene at personell som arbeider i samarbeidet skal være ansatt i en av deltakerkommunene, og ikke i samarbeidet. Dette har Kommunal- og regionaldepartementet kommentert i rapport «Evaluering av interkommunalt samarbeid etter kommunelovens 27» (2010): Gjennom opprettelse av et 27-samarbeid er drift og organisering herunder personalansvar delegert til styrene for samarbeidene. I prinsippet er dermed ansatte i samarbeidet underlagt styret. Samtidig er ansatte i dette tilfellet hierarkisk underordnet i den kommunen de er ansatt i, i siste instans administrasjonssjefen. En slik modell kan selvfølgelig fungere godt i praksis, men den er i sin form grunnleggende uklar. I et tvilstilfelle og/eller en konfliktsituasjon kan det oppstå uklarhet om både hvor den ansattes lojalitet skal ligge, og hvor eventuell styringsrett er plassert.» For at det skal være klart hvem som har styringsrett over de ansatte og hvem som ansetter i et samarbeid som eget rettssubjekt, anbefales det at medarbeiderne ansettes i samarbeidet. Rettigheter som overføres til ny arbeidsgiver Rettigheter etter arbeidsavtalen Arbeidstakers rettigheter og plikter som følger av arbeidsavtalen eller arbeidsforholdet hos tidligere arbeidsgiver overføres til den nye arbeidsgiveren i henhold til arbeidsmiljøloven 16-2 nummer 1. Avtalte ansettelsesvilkår som f.eks. lønn, telefongodtgjørelse, reise og diett, mv. fortsetter uendret hos ny arbeidsgiver. Den nye arbeidsgiveren kan således ikke ensidig endre innholdet av arbeidsforholdet, men harmonisering av avtaler kan gjøres etter avtale med de ansatte Rettigheter etter tariffavtaler Med tariffavtaler menes alle kollektive avtaler, herunder sentrale og lokale særavtaler. Ny arbeidsgiver blir iht. arbeidsmiljøloven 16-2 bundet av tariffavtale dersom det ikke innen tre uker etter overdragelsen gis melding til den annen part i avtalen om at ny arbeidsgiver ikke ønsker å være part i avtalen. Melder det nye samarbeidet seg inn i KS-systemet antas det ikke å bli særlige endringer når det gjelder sentrale tariffavtaler. Angående lokale avtaler så vil det bli behov for å harmonisere disse Pensjonsrettigheter Arbeidstakerens rett til videre opptjening av alders-, etterlatte- og uførepensjon i henhold til kollektiv pensjonsordning overføres til ny arbeidsgiver i henhold til arbeidsmiljøloven 16-2 nr.3. Ny arbeidsgiver kan imidlertid velge å gjøre allerede eksisterende pensjonsordninger gjeldende for de overførte arbeidstakerne. Dette innebærer i praksis at arbeidstakerne får ny pensjonsordning hos ny arbeidsgiver Ansiennitet Rettigheter som følger av ansiennitet vil overføres til det nye arbeidsforholdet. 20 Juridisk seniorrådgiver Sindre Kvammen, 18. april 2017: Juridiske sider ved valg av samarbeidsmodell og arbeidsrettslige sider ved sammenslåingsprosess Rapport Side 14 av 41 Utredning av eventuell sammenslåing av DDØ og IKT Agder 89

90 Styringsgruppens anbefaling om å slå sammen IKT Agder og DDØ bygger på følgende forslag til løsning for å ivareta arbeidstakernes rettigheter: De ansatte i DDØ og i IKT Agder overføres til det nye samarbeidet gjennom en virksomhetsoverdragelse etter arbeidsmiljøloven kapittel 16 uten at ansatte sies opp i denne prosessen. Andre rettigheter Som beskrevet i kapittel 2.2 utarbeides det forslag til avtale om overføring av ansatte fra DDØ og IKT Agder til nytt IKT-samarbeid. Dette forslaget regulerer hvordan individuelle rettigheter er inntatt i personalhåndbok eller reglement eller muntlig avtaler håndteres. 2.4 Lokalisering Det er viktig å skape en felles kultur og felles måter å gjøre ting på. Samlokalisering vil øke muligheten for samarbeid, kompetansedeling og felles kulturbygging. DDØ er i dag lokalisert i Vegårshei, og IKT Agder er lokalisert i Fløyheia i Arendal. Styringsgruppa legger til grunn at dagens lokaler i Vegårshei og Arendal benyttes ved oppstart av samarbeidet. Styringsgruppa anser forøvrig at beslutning om lokalisering framover må overlates til samarbeidets styrende organer. Styringsgruppens anbefaling om å slå sammen IKT Agder og DDØ bygger på følgende lokaliseringsløsning: Ved etablering av ny felles IKT-virksomhet videreføres virksomheten på Fløyheia i Arendal og i kommunehuset på Vegårshei. Ny felles IKT-virksomhet får fullmakt til å avgjøre framtidige lokaliseringsløsninger. 2.5 IKT infrastruktur En arbeidsgruppe med ressurser fra både DDØ og IKT Agder har sett på synergier og gevinster med felles IKT-infrastruktur som er oppsummert i en egen rapport 21 Arbeidsgruppen har identifisert en rekke gevinster og utfordringer med en sammenslåing av IKT Agder og DDØ. Generelt sier de at løsningene kan driftes mere effektivt, og at kostnaden med investering og drift vil bli lavere ved at flere brukere benytter den samme infrastrukturen. Ved en sammenslåing vil en kunne bygge et større og bredere kompetansemiljø. Det vil gi bedre tilgjengelighet på kompetanse innenfor en rekke kjerneområder. Det vil også kunne gi en bedre utnyttelse av arbeidskraft som vil kunne gi bedre service for sluttbrukere. En forutsetning for å ta ut gevinster ved samlokalisering og konsolidering av tjenester, vil være at kommunene evner å harmonisere fagsystemer med tilhørende arbeidsprosesser. Slike harmoniserings prosesser vil være tidkrevende. En omlegging av infrastruktur, implementering av nye tjenester og bytte av fagsystemer vil både medføre omleggingskostnader og omstilling hos sluttbrukere, men det er nødvendig for å hente ut gevinster av sammenslåingen. 21 Vedlegg2: Felles IKT-infrastruktur Rapport Side 15 av 41 Utredning av eventuell sammenslåing av DDØ og IKT Agder 90

91 2.6 Fordeler og ulemper ved en sammenslåing Fordeler og ulemper for eierkommunene Fordeler For eierkommunene vil en sammenslåing kunne bety forenkling av tjenesteproduksjonen og mulighet til å levere flere digitale tjenester som styrker dialogen med innbyggere og næringsliv. Kommunene vil også kunne erstatte manuelt arbeid med automatiserte prosesser der det er hensiktsmessig, slik at ressurser kan frigjøres og omdisponeres. Ulemper For å kunne hente ut gevinster av samarbeidet forutsettes det at alle kommunene tar i bruk samme fagsystemer, noe som innebærer at de selv ikke kan velge disse men må ta i bruk de fagsystemene samarbeidet velger. Det nye samarbeidet må utarbeide egne fordelings- og prismodeller, noe som vil bety kostnadsendringer som beskrevet i kapittel Fordeler og ulemper for andre interessenter Det er under utredningen gjennomført møter 22 med tillitsvalgte og ansatte i DDØ og IKT Agder, og med ledere i begge organisasjonen. Innspill om fordeler og ulemper fra disse interessentene er vedlagt utredningen. Alternativ løsning med et omfattende/tett samarbeid mellom DDØ og IKT Agder Det er idag et faglig samarbeid mellom DDØ og IKT Agder, og mellom DDØ og Setesdal IKT. IKT Agder mener de har lite å hente på å utvide dagens samarbeid sett i forhold til hva de får igjen for innsatsen. Det er også etablert flere felles innkjøpsavtaler, bla gjennom Det Digitale Agder (DDA) og Offentlige fellesinnkjøp på Agder (OFA). DDØ opplever imidlertid disse ikke utnyttes godt nok bla fordi faggruppene i kommunene ikke ønsker nye systemer. De ansatte i DDØ har gitt et innspill 23 til hvordan de mener DDØ og IKT Agder kan utvide samarbeidet uten en sammenslåing. Et mer omfattende samarbeid mellom DDØ og IKT Agder vil kunne innebære tettere samarbeid om anskaffelser. All den tid begge er offentlige organer vil imidlertid regelverket for offentlige anskaffelser være begrensende for samarbeidet om anskaffelser utover inngåelse av rammeavtaler, som i stor grad håndteres gjennom DDA og OFA. Utredningen viser at gevinster knyttet til IKT-drift forutsetter en harmonisering av infrastrukturen. Det vil imidlertid være vanskelig å etablere en felles infrastruktur uten et mer formelt samarbeid. Det er mulig å hente ut gevinster ved tettere samarbeid mellom de berørte fagmiljøene. Det skjer ikke først og fremst gjennom et tettere samarbeid mellom DDØ og IKT Agder, men gjennom et tettere samarbeid mellom kommunene og respektive sektorer. Det vil blant annet innebære at sektorene må bli enige om å harmonisere fagsystemer og arbeidsprosesser på tvers av kommunene slik at de kan hente ut effektiviseringsgevinster. 22 Se oversikt møter i Vedlegg 6: Gjennomføring av utredningen 23 Vedlegg 5: Utvidet samarbeid mellom IKT Agder og DDØ Rapport Side 16 av 41 Utredning av eventuell sammenslåing av DDØ og IKT Agder 91

92 2.7 Økonomiske konsekvenser og mulige gevinstrealiseringer Gevinstrealisering er ifølge KS sin Gevinstkokebok 24 aktiviteter som skal lede til at ønskede og planlagte gevinster blir realisert. Gevinster er nyttevirkninger, fordeler eller positive effekter som forventes oppnådd ved et prosjekt eller tiltak. Når man eventuelt har besluttet sammenslåing vil man måtte utarbeide en gevinstrealiseringsplan med spesifisering av gevinstene man ønsker at skal bli realisert. Økonomiske gevinster og kostnader PA Consulting har i mulighetsstudien konkludert med at eierkommunene i DDØ kan oppnå økonomiske gevinster ved å inngå et IKT-samarbeid med IKT Agder på tilsvarende ~ 2 MNOK per år i 2017 og 2018, og ~3 MNOK per år fra De ansattes representanter i DDØ mener disse tallene er usikre fordi det på kort sikt må gjøres investeringer/omlegginger for å kunne ta ut gevinster på lengre sikt. I utredningen har vi vurdert PA Consulting sine gevinstestimater for HR/Økonomi/Lønn- og Sak/Arkiv-systemer og mener de er reelle under forutsetning av at alle kommunene tar i bruk de samme systemene, slik også PA Consulting har forutsatt. Det forutsettes også at avtalen om Microsoftlisenser reforhandles slik at alle kommunene får samme pris som IKT Agder har i dag. Det knytter seg imidlertid usikkerhet til når kommunene vil ta i bruk samme systemer. PA Consulting har ikke påvist store økonomiske gevinster knyttet til andre fagsystemer og IKTinfrastruktur for IKT Agder. Men de sier at en sammenslåing vil kunne medføre en redusert kostnad knyttet til system- og avtaleforvaltning. I oppsummeringen fra en IKT-kostnadsbenchmark for kommuner 25 sies følgende om mulige økonomiske gevinster: Dersom IKT-samarbeidene skal evne å bistå kommunene med kostnadsreduksjon, er det viktig at samarbeidet prioriterer å effektivisere håndteringen av samarbeidet mest mulig, samt forsøker å standardisere på tvers av de deltagende kommunene Fordelings- og prismodeller For å belyse mulige økonomiske konsekvenser for den enkelte kommune, er det utarbeidet kostnadskalkyler for de ulike kommuner og fylkeskommunen basert på to ulike prismodeller; enhetsprismodellen IKT Agder benytter og fordelingsnøkkelmodellen DDØ benytter. I tabellen nedenfor viser kolonnen "Budsjett" budsjettkostnader for 2017 for de to samarbeidene fordelt på kommunene i hvert samarbeid. I kolonnen "IKT Agder modell" er summen av budsjettkostnadene fordelt basert på IKT Agders enhetspris for tjenester 26 der dette kan benyttes, samt felleskostnader (bla prosjektkost, drift og avskrivninger) som er fordelt iht. gamle nøkler. I kolonnen "DDØ modell" er summen av budsjettkostnadene fordelt med DDØs fordelingsnøkkel hvor 60% fordeles basert på innbyggertall og 40% fordeles flatt. Antall ansatte og elever er økt vesentlig de to siste årene og derfor er det forskjeller på brukertallene brukt i PA-rapporten fra 2015 og brukertallene i våre kalkyler. I tallene er det trukket fra kostnader som DDØ har med i sitt budsjett men som IKT Agder ikke har med, men det er ikke trukket fra IKT Agders kostnader til f.eks. telefoni/sentralbord som ikke er med i DDØ sine tall. Det er heller ikke tatt med noen besparelser da vi ikke forventer at de vil komme før Tallene er derfor ikke absolutte, men de viser hvordan ulike prismodeller kan slå ut for den enkelte kommune og fylkeskommunen KS: Sluttrapport_IKT-kostnadsbenchmark_kommuner, Prosjekt Digital Innsikt, Oktober Vedlegg 4: Beskrivelse av prismodell basert på enhetspris pr bruker Rapport Side 17 av 41 Utredning av eventuell sammenslåing av DDØ og IKT Agder 92

93 Årskostnad 2017, sammenlignbare kostnader (mill.kr.) Kommune Budsjett IKT Agder modell DDØ modell Arendal 35,76 35,76 31,25 Grimstad 19,85 19,85 18,29 Austagder FK 15,85 15,85 15,47 Risør 9,29 10,22 8,95 Tvedestrand 8,43 9,09 8,43 Froland 5,91 5,91 8,23 Gjerstad 4,98 4,55 6,33 Vegårshei 4,58 4,02 6,09 Åmli 4,34 3,72 5,94 Sum IKTA Sum DDØ Totalt Disse tallene er vist i diagrammet under hvor de er sett i sammenheng med innbyggertallene. Årskostnad 2017, sammenlignbare kostnader (mill.kr.) 40, , , , , , , , ,00 Arendal Grimstad Austagder FK Risør Tvedestrand Froland Gjerstad Vegårshei Åmli Budsjett IKT Agder modell DDØ modell Innbyggere 0 Dette viser bla stordriftsfordeler hvor store kommuner har flere å dele felleskostnader på enn små kommuner som gjør at store kommuner får lavere pris pr innbygger og bruker enn de små, slik det er vist i diagrammet under. Dette stemmer også med en benchmarking IKT Agder gjorde i 2013 som bla viste at Stavanger hadde mye lavere kostnad pr innbygger enn IKT Agder. Rapport Side 18 av 41 Utredning av eventuell sammenslåing av DDØ og IKT Agder 93

94 Pris pr bruker Arendal Grimstad Austagder FK Risør Tvedestrand Froland Gjerstad Vegårshei Åmli 2017 budsjett IKT Agder modell DDØ modell «IKT Agder modell» viser høyere kostnader Risør og Tvedestrand sammenlignet med Froland selv om alle tre er relativt like store mht innbyggere og brukere. Dette har sammenheng med at felleskostnader for DDØ kun er fordelt mellom kommunene i DDØ samarbeidet, og tilsvarende for IKT Agder. Basert på disse prismodellene vil en fordelingsmodell basert på enhetspriser og fordeling av felleskostnader være den som gir minst endringer for kommunene og fylkeskommunen sett under ett. Modellen vil (inntil kostnadsbesparelser blir realisert) gi litt høyere kost for de to største DDØ kommunene, Risør og Tvedestrand, men noe lavere kost for de tre minste DDØ kommunene. Styringsgruppens anbefaling om å slå sammen IKT Agder og DDØ bygger på følgende forslag til utgiftsfordeling: Kostnadene fordeles etter en prismodell hvor alle kostnader knyttes til en brukerpris. Rapport Side 19 av 41 Utredning av eventuell sammenslåing av DDØ og IKT Agder 94

95 Gevinster og kostnader Gevinster og kostnader i tabellen under gjelder for det nye IKT-samarbeidet basert på tall hentet fra mulighetsstudien til PA Consulting samt vurderinger gjort i denne utredningen. Innføring av nye systemer bør kunne medføre effektivisering av arbeidsprosesser i kommunene slik at de i tillegg til endret IKT-kost også henter ut effektiviseringsgevinster. År Gevinster Kostnader 2017 Ikke aktuelt før eventuell oppstart 2018 Utredningsarbeidet for 27-samarbeidet. Sammenslåingsprosjekt for 27-samarbeidet. Ansettelse daglig leder Gevinstene i PA rapport forutsetter at alle kommunene tar i bruk samme fagsystemer. Forventer ikke gevinst før Gevinst 27 som resultat av felles fagsystemer implementert i 2018 Harmonisering infrastruktur 28 Kost for å implementering og opplæring felles fagsystemer. Harmonisering infrastruktur. Anskaffelse og implementering av felles pleie og omsorgssystem Gevinst 29 som resultat av felles pleie og omsorgssystem forutsatt felles datalagringsinstans 30 Mulige kvalitative gevinstområder Mulighetsstudien til PA Consulting sier at sammenslåing av IKT-samarbeidene gir følgende kvalitative gevinster: Styrket posisjon som utviklingsaktør innenfor viktige områder som helse og velferd, skole og oppvekst samt bygg/plan/geodata. Styrket ressursutnyttelse. Styrkede fagmiljø. Forbedret forhandlingsmakt. Styrket gjennomføringsevne. I en kommune er det imidlertid flere ulike interessenter med ulike behov knyttet til gevinstrealisering. Styringsgruppen anser at alle interessentgruppene KS viser til i Gevinstkokeboken er viktige, og utredningen beskriver derfor mulige kvalitative gevinstområder på et overordnet nivå for disse. 27 Gevinst er angitt første året men vil gjelde alle år etterpå 28 Vedlegg2: Felles IKT-infrastruktur 29 Gevinst er angitt første året men vil gjelde alle år etterpå 30 Felles pleie- og omsorgsdatabase for alle kommunene må tilfredsstille lovkravene til innsyn og personvern Rapport Side 20 av 41 Utredning av eventuell sammenslåing av DDØ og IKT Agder 95

96 Politikere Dette er eierne til IKT-samarbeidene som representeres gjennom kommunestyre, bystyre eller fylkestinget. Tabellen under viser gevinster disse interessentene vil kunne oppnå som følge av et 27-samarbeid. Gevinst Større digitaliseringskraft Sterkt IKT-miljø øst i Agder Kommentar Gir større mulighet til å iverksette digitaliseringstiltak for å møte Regjeringens mål om å fornye, forenkle og forbedre. Vil gi et sterkere kommunalt og fylkeskommunalt IKT-miljø øst i Agder med betydning for pågående prosesser knyttet til etablering av ny region Agder Ledelse, enhetsledere og ansatte i kommunene Dette er kommunenes og fylkeskommunenes ledelse, enhetsledere og ansatte som representerer tjenesteprodusentene. PA Consulting har påpekt at kun 100 ansatte i DDØ-kommunene har tilgang til HR/Økonomi/Lønnssystemet, og at man ved å gi alle ansatte tilgang vil kunne få mer effektive arbeidsprosesser. Tabellen under viser gevinster disse interessentene vil kunne oppnå som følge av et 27-samarbeid. Gevinst Større digitaliseringskraft Automatisering av prosesser Rask tilgang på informasjon Mer effektive arbeidsprosesser Økt servicegrad fra IKTsamarbeidet Kommentar Vil kunne forenkle tjenesteproduksjonen og levere flere digitale tjenester som styrker dialogen med innbyggere og næringsliv. Kommunene vil kunne erstatte manuelt arbeid med automatiserte prosesser der det er hensiktsmessig, slik at ressurser kan frigjøres og omdisponeres. Ved at alle ledere og ansatte for eksempel får tilgang til Xledger vil alle få tilgang på nødvendig informasjon innenfor HR/Økonomi/Lønn. Ved at alle ledere og ansatte for eksempel får tilgang til Xledger vil kommunene kunne etablere mer effektive arbeidsprosesser innenfor HR/Økonomi/Lønn. Et større IKT-miljø vil kunne gi en bedre utnyttelse av arbeidskraft noe som kan gi økt servicegrad for sluttbrukere. Rapport Side 21 av 41 Utredning av eventuell sammenslåing av DDØ og IKT Agder 96

97 Innbyggere og næringsliv Innbyggere og næringsliv er tjenestemottakere i kommunene og fylkeskommunen. Tabellen under viser gevinster disse interessentene vil kunne oppnå som følge av et 27-samarbeid. Gevinst Digitalt førstevalg Raskere responstid Kommentar Større mulighet for å få levert helhetlige og sammenhengende digitale tjenester, som møter stadig nye behov, i takt med teknologi- og samfunnsutviklingen. Kommunene vil levere selvbetjeningsløsninger hvor ytelser og tjenester kan mottas automatisk, i henhold til behov og forbruk IKT-samarbeidet Dette er ledere og ansatte i samarbeidet etter sammenslåing av DDØ og IKT Agder. Tabellen under viser gevinster disse interessentene vil kunne oppnå som følge av et 27-samarbeid. Gevinst Større digitaliseringskraft Et mer robust arbeids- og fagmiljø Stordriftsfordeler Attraktiv arbeidsplass Kommentar Vil ha større mulighet til kontinuerlig å utvikle nye løsninger som støtter fornyelse av kommunenes tjenester, prosesser og arbeidsmåter. Står sterkere samlet, økt fleksibilitet, bredere og dypere kompetanse innenfor IKT, som er bedre i stand til å følge teknologi- og samfunnsutviklingen. Knyttet til mindre sårbarhet, mer fleksibilitet, forbedrede arbeidsprosesser, forbedret forhandlingsmakt. osv. Stort fagmiljø, spennende arbeidsoppgaver for kommuner og fylkeskommunen, gjør at man vil tiltrekke seg godt kvalifiserte jobbsøkere i fremtiden IKT-leverandører Dette er IKT-samarbeidenes leverandører av produkter og tjenester Tabellen under viser gevinster disse interessentene vil kunne oppnå som følge av et 27-samarbeid. Gevinst Leverandørutvikling Kommentar Samarbeidet vil bidra til å utvikle leverandørens løsninger slik at de blir mer konkurransedyktige i markedet Rapport Side 22 av 41 Utredning av eventuell sammenslåing av DDØ og IKT Agder 97

98 3 Sammenslåingsprosess Under forutsetning av politisk godkjenning av sammenslåing av DDØ og IKT Agder, er målet at det nye IKT-samarbeidet skal være operativt fra En sammenslåingsprosess vil bestå av en rekke aktiviteter som anbefales etablert som et prosjekt, slik at resten av DDØ og IKT Agder kan fortsette daglig drift med minst mulig forstyrrelser. En overordnet plan for prosessen er gjengitt under. År Måned Aktivitet / Milepæl Aug/sept Sammenslåing til Agder IKT vedtatt i kommunestyrer/bystyre/fylkesting. Etablere sammenslåingsprosjektet. Starte drøftinger med tillitsvalgte etter arbeidsmiljøloven og kollektive avtaler. Informere internt samt utarbeide plan for både intern og ekstern informasjon Høsten Etablere styre og driftsstyre (driftsstyre er styringsgruppe for sammenslåingsprosjektet). Ansettelse av daglig leder. Igangsette sammenslåingsprosjektet, detaljere fremdrifts- og milepælsplanen og kartlegge risikofaktorer. Registrere Agder IKT som eget rettssubjekt. Kartlegge partenes gjeld og eiendeler. Fortsette drøftinger med tillitsvalgte etter arbeidsmiljøloven og kollektive avtaler. Planlegge og gjennomføre virksomhetsoverføring. Organisering av Agder IKT og arbeidsprosesser. Planlegge harmonisering og implementering av felles infrastruktur. Etablere nødvendig avtaleverk for Agder IKT. Overføre dagens avtaler til Agder IKT. Reforhandle Microsoft lisens avtaler. Informere iht. informasjonsplan. 1. kvartal Agder IKT er operativt! Fokus på å levere tjenester og få til en så myk og smidig start som overhodet mulig. Kommunene og fylkeskommunen skal ikke merke ubehagelig forskjell ved at Agder IKT nå er operativt. Fokus på innledende utfordringer av mer praktisk art slik at det løses raskest mulig. Ivareta avslutning av DDØ og IKT Agder regnskapet for Planlegge avvikling av DDØ og IKT Agder. Etablere de gode møteplassene mellom Agder IKT, kommunene, fylkeskommunen med flere slik at man sikrer god kommunikasjon og forventningsavklaringer. Informere iht. informasjonsplan. Generelt videre i 2018 vil det være fokus på å sikre følgende: Sikre daglig drift samtidig som man utvikler den nye organisasjonen. Fortsette arbeidet med harmonisering av infrastrukturen. Fokusere på å hente gevinster. Avvikling av DDØ og IKT Agder. Rapport Side 23 av 41 Utredning av eventuell sammenslåing av DDØ og IKT Agder 98

99 4 Kilder Her er listet de kilder det er henvist til i denne utredningen. Vedlegg som det er vist til ligger med i denne rapporten. Andre kilder kan fås ved henvendelse til Sekretariatsleder Østre Agder Ole Jørgen Etholm. 1 PA Consulting 20. september 2016: DDØ og IKT-Agder utredning av sammenslåing 2 2. Saksfremlegg v Rådmannsmøtet Østre Agder 11/1-2017: 1. Presentasjon med vedtak Kommunal- og moderniseringsdepartementet : DIGITALISERINGSRUNDSKRIVET Kommentarer til PA-rapporten fra ansatte i DDØ IKT 8 Digitaliseringsstrategi IKT Agder-samarbeidet og Digitaliseringsstrategi for DDØ kommunene utkast 9 Paul Chaffey: Digital omstilling er et lederansvar, DN 5.mai Vedlegg 7: Styringsgruppe for utredningen 11 Juridisk seniorrådgiver Sindre Kvammen, 18. april 2017: Juridiske sider ved valg av samarbeidsmodell og arbeidsrettslige sider ved sammenslåingsprosess 12 Juridisk seniorrådgiver Sindre Kvammen, 2.mai 2017: Nytt IKT-samarbeid -Svar på spørsmål knyttet til interkommunale samarbeid etter kommuneloven KS FoU-prosjekt nr , 30. oktober KS Advokatene 06.nov.2015: Interkommunalt samarbeid om IKT 15 KS FoU-prosjekt nr , 30. oktober Notat til IKT Agder eiermøte mars DDØ evalueringsrapport, april Kjøpsavtalen SSA-K juli Vedlegg 1: Utkast vedtekter 20 Juridisk seniorrådgiver Sindre Kvammen, 18. april 2017: Juridiske sider ved valg av samarbeidsmodell og arbeidsrettslige sider ved sammenslåingsprosess 21 Vedlegg2: Felles IKT-infrastruktur 22 Se oversikt møter i Vedlegg 6: Gjennomføring av utredningen 23 Vedlegg 5: Utvidet samarbeid mellom IKT Agder og DDØ S: Sluttrapport_IKT-kostnadsbenchmark_kommuner, Prosjekt Digital Innsikt, Oktober Vedlegg 4: Beskrivelse av prismodell basert på enhetspris pr bruker 27 Gevinst er angitt første året men vil gjelde alle år etterpå 28 Vedlegg2: Felles IKT-infrastruktur 29 Gevinst er angitt første året men vil gjelde alle år etterpå 30 Felles pleie- og omsorgsdatabase for alle kommunene må tilfredsstille lovkravene til innsyn og personvern Rapport Side 24 av 41 Utredning av eventuell sammenslåing av DDØ og IKT Agder 99

100 Vedlegg 1: Utkast vedtekter Vedtekter for Agder IKT 1 Parter og hjemmel Disse vedtekter er fastsatt i medhold av kommuneloven 27. Agder IKT er et interkommunalt samarbeid mellom kommunene Arendal, Froland, Gjerstad, Grimstad, Risør, Tvedestrand, Vegårshei, Åmli og Aust-Agder Fylkeskommune. Samarbeidet er underlagt kommuneloven og disse vedtekter. 2 Rettslig status Samarbeidet er et eget rettssubjekt. 3 Hovedkontor Samarbeidet har sitt hovedkontor i en av eierkommunene. 4 Formål Samarbeidet skal sammen med de respektive fagmiljøene ivareta partenes oppgaver knyttet til drift, service og utvikling av IKT løsninger som understøtter partenes tjenesteproduksjon og forvaltning, samt være partenes IKT faglige instans innen disse områdene. Samarbeidet skal bidra til at partene gis økt innovasjons- og utviklingskraft. Samarbeidet kan levere tjenester til andre innenfor rammen av kommuneloven og de rammer styret fastsetter. 5 Innskudd, eierandel og finansiering Partene er enige om at det ikke skal være innskuddsplikt, og at samarbeidet finansieres ved at partene forplikter seg til å kjøpe de tjenester Agder IKT tilbyr innenfor formålet jfr. 4. Ved oppstart tar Agder IKT over alle aktiva og passiva tilhørende IKT Agder IKS og DDØ. Ved oppstart er eierandelene fastsatt basert på eiernes budsjetterte kjøp fra IKT samarbeidene i 2017: Arendal kommune 32,8% Grimstad kommune 18,2% Aust-Agder Fylkeskommune 14,5% Risør kommune 8,5% Tvedestrand kommune 7,7% Froland kommune 5,4% Gjerstad kommune 4,6% Vegårshei kommune 4,2% Åmli kommune 4,0% Rapport Side 25 av 41 Utredning av eventuell sammenslåing av DDØ og IKT Agder 100

101 6 Økonomisk ansvar Ansvaret for den enkelte part i samarbeidet tilsvarer eierandelen i samarbeidet jfr. 5 i denne avtalen. Partene hefter for samarbeidets forpliktelser etter pro rata andel, jfr. 5 i denne avtalen 7 Organisering av samarbeidet Samarbeidet er ved etablering organisert gjennom tre organer: styret, driftsstyret og daglig leder. 8 Styret Samarbeidets øverste organ er styret. Styret skal påse at virksomheten drives i samsvar med vedtektene og gjeldende lover. Styret har det utøvende ansvar for samarbeidets strategiske utvikling, herunder saker av betydning for partenes digitaliseringsarbeid. I tillegg skal styre fastsette budsjett, økonomiplan, regnskap og vedtak om investeringer av vesentlig betydning. Styret skal bestå av ett styremedlem fra hver av partene, som er rådmannen i den enkelte part. Rådmennene skal utpeke et personlig varamedlem. Styret velger selv styrets leder og nestleder. Ved uenighet velger ordførerne leder og nestleder. De ansatte i samarbeidet er representert med 2 ansattrepresentanter valgt av og blant de ansatte. Styret representerer samarbeidet utad og tegner dets firma. Styret utpeker medlemmer og varamedlemmer til driftsstyret, samt delegerer myndighet og oppgaver til dette. Styret utpeker leder og nestleder av driftsstyret. Styret har ikke adgang til å delegere styrefunksjoner som krever beslutninger fra alle eierne. 9 Styrets møter Styrets leder innkaller til møte så ofte lederen finner det nødvendig eller når minst 1 medlem krever det. Innkalling til styremøte skal skje skriftlig til hvert styremedlem minst 7 dager før møtedato. Styrets leder sørger for at det blir ført protokoll fra styremøtene, og protokollen godkjennes av styrets medlemmer. Utskrift av protokollen skal sendes til styret og kommunene etter endt styremøte. Styret er beslutningsdyktig når minst to tredeler av styremedlemmene er til stede, unntatt i saker som krever beslutninger fra alle eierne. Styret fatter vedtak med alminnelig flertall. Ved votering i styret skal hver stemme telle likt, én stemme per styremedlem. Ved stemmelikhet er møtelederens stemme avgjørende. 10 Driftsstyre Driftsstyret forvalter samarbeidets drift og organisering på vegne av styret, og består av fire medlemmer utpekt av styret samt en ansattrepresentant utpekt av ansattrepresentantene i styret. Medlemmene utpekes for en periode på 2 år. Første året utpekes 2 av medlemmene utpekt av styret kun for ett år, slik at styret fra andre året kan utpeke 2 nye medlemmer hvert år. Rapport Side 26 av 41 Utredning av eventuell sammenslåing av DDØ og IKT Agder 101

102 Medlemmene i driftsstyre må ha bred faglig kompetanse. Driftsstyret må også ha kompetanse til å forstå kommunenes behov for utvikling av tjenester, prosesser og arbeidsmåter. Driftsstyrets forvaltningsmyndighet utøves innenfor rammen av samarbeidets vedtekter, samt delegasjon gitt av styret. Driftsstyret avgir innstilling i saker som skal behandles av styret. Driftsstyrets leder har møte og talerett i styret. Driftsstyret ansetter daglig leder og delegerer myndighet til denne. Leder av driftsstyret innkaller til møte når den finner det nødvendig eller når minst 1 medlem krever det. Innkalling til driftsstyremøte skal skje skriftlig til hvert medlem minst 7 dager før møtedato. Driftsstyrets leder sørger for at det blir ført protokoll fra driftsstyremøtene, og protokollen godkjennes av driftsstyrets medlemmer. Utskrift av protokollen skal sendes til styret etter endt driftsstyremøte. Driftsstyret er beslutningsdyktig når minst tre av medlemmene er til stede. Driftsstyret fatter vedtak med alminnelig flertall. Ved stemmelikhet er møtelederens stemme avgjørende. 11 Daglig leder Samarbeidet skal ha en daglig leder. Daglig leder forestår den daglige ledelse av samarbeidet innenfor rammen av samarbeidets vedtekter, samt delegasjon gitt av driftsstyret. Daglig leder rapporterer til driftsstyret, og har ansvar for å følge opp de pålegg og retningslinjer som gis av driftsstyret. Daglig leder har møte og talerett i driftsstyret og styret. Daglig leder forbereder saker til driftsstyret. 12 Samarbeidets budsjett, regnskap, revisjon og arkiv Budsjett og økonomiplan vedtas av styret. Samarbeidet skal avgi regnskap etter kommunale regnskapsprinsipper. Styret oppnevner samarbeidets revisor. Revisjonsberetningen skal gå med kopi til partenes kommunestyrer/bystyre/fylkesting. Godkjent årsmelding og årsregnskap sendes til samarbeidets parter. Samarbeidet skal følge offentlige regler for arkivering. Rapport Side 27 av 41 Utredning av eventuell sammenslåing av DDØ og IKT Agder 102

103 13 Låneopptak Styret har fullmakt til, etter lov om interkommunale selskaper 22 1.ledd, å ta opp lån for å fremme samarbeidets formål innen en samlet låneramme på NOK 90 millioner, når dette følger av vedtatt budsjett og økonomiplan. 14 Ansattes rettigheter og pensjonsrettigheter Ansettelses- og arbeidsvilkår for ansatte reguleres av avtaler og tariffavtaler på kommunal sektor. De ansattes pensjonsrettigheter skal sikres gjennom kommunal pensjonsordning. 15 Opptak av nye samarbeidsparter Opptak av nye samarbeidsparter krever godkjenning av alle kommunestyrer/bystyre/fylkesting. 16 Uttreden, oppløsning og utelukkelse En samarbeidspartner kan tre ut av samarbeidet etter skriftlig varsel til styret. Uttreden kan tidligst finne sted to år etter at skriftlig varsel om oppsigelse er mottatt av styret, og iverksettes fra det derpå følgende årsskifte. Deltaker som trer ut av samarbeidet har ikke krav på utløsningssum. Dersom en deltaker trer ut av samarbeidet, skal styret forhandle med deltakeren om denne skal pålegges å overta arbeidsgiveransvaret for et forholdsvis antall ansatte i forhold til eierandelen. Opphør av samarbeidet kan kun skje dersom alle kommunestyrer/bystyre/fylkesting er enige om det. Vedtak om uttreden eller oppløsning gjøres av partenes kommunestyrer/bystyre/fylkesting. Spørsmål knyttet til uttreden og oppløsning kan bringes inn for departementet jf. kommuneloven 27 nr. 3, annet ledd. 17 Endringer av vedtektene Vedtektsendringer skal vedtas av partenes kommunestyrer/bystyre/fylkesting. Det kreves likelydende vedtak i alle kommunestyrer/bystyre/fylkesting. 18 Øvrige bestemmelser Samarbeidet skal registreres i foretaksregisteret. Vedtektene signeres i elleve eksemplarer, hvorav samarbeidspartene beholder ett eksemplar hver, ett eksemplar beholdes av Agder IKT og ett eksemplar sendes Brønnøysundregistrene. Vedtak kommunestyrer/bystyre/fylkesting: Arendal kommune: Saksnr: Froland kommune: Saksnr: Gjerstad kommune: Saksnr: Grimstad kommune: Saksnr: Risør kommune: Saksnr: Tvedestrand kommune: Saksnr: Vegårdshei kommune: Saksnr: Åmli kommune: Saksnr: Aust-Agder Fylkeskommune: Saksnr: Rapport Side 28 av 41 Utredning av eventuell sammenslåing av DDØ og IKT Agder 103

104 Vedlegg 2: Felles IKT-infrastruktur Denne rapport fra teknisk gruppe er utarbeidet og godkjent av både IKT Agder og DDØ ansatte i arbeidsgruppen. Generelle betraktninger Arbeidsgruppen har identifisert en rekke gevinster og utfordringer med en sammenslåing av IKT Agder og DDØ. Gruppen har fokusert på gjennomgang av den tekniske infrastrukturen og de løsningene som er knyttet til de store fagsystemer som benyttes i kommunene. Begge organisasjonene leverer i dag mye av de samme tjenestene og har av den grunn en del overlappende teknisk infrastruktur. Det vi generelt ser er at løsningene kan driftes mer effektivt og kostnaden med investering og drift blir lavere ved at flere brukere benytter den samme infrastrukturen, noe som vil gi en mer rasjonell bruk av maskinvare og lisenser. En robust infrastruktur vil være fordelaktig for å gi brukerne en mer stabil og moderne tjeneste som alltid er oppdatert og tilgjengelig. Prosessen med harmonisering av lisenser og avtaler vil være tidkrevende, men arbeidsgruppen forutsetter at det etableres felles tjenester, lisenser og avtaler i det nye selskapet. Det forutsettes også at dette ikke er begrensende for de gevinster en kan oppnå ved en sammenstilling av driftsområdene. En gevinstrealisering vil være avhengig av omstilling, ikke bare innenfor IKT, men også hos enhetene i organisasjonene. En forutsetning for å ta ut de store gevinstene med en samlokalisering og konsolidering av tjenester, vil være at kommunene evner å harmonisere fagsystemer med tilhørende arbeidsprosesser. Et eksempel på dette kan være at enkelte enheter/kommuner må bytte fagsystem som følge av konsolidering. IKT Agder har gjennomført en overordnet økonomisk analyse knyttet til kostnader med drift (investeringer og lisenser) av egen infrastruktur med høy grad av tilgjengelighet. Denne viser en total årlig kostnad på 3,5 millioner som gir en kostnad på ca. 140 kr/bruker per år. Denne infrastrukturen kan benyttes av alle brukere som i dag benytter DDØ sin infrastruktur uten noen ytterligere investeringer. En omlegging av DDØ sine brukere ville redusert kostnaden per bruker til ca. 116 kr/bruker per år. Dette forutsetter at en har gjennomført en total samlokalisering av den tekniske infrastrukturen mellom samarbeidene. Denne kostnaden vil bli ytterligere redusert om en legger inn besparelsen DDØ vil ha med en samlokalisering og konsolidering av den tekniske IKT infrastrukturen. Kompetanse og driftsadministrasjon Ved en sammenslåing vil en kunne bygge et større og bredere kompetansemiljø, noe som vil gi bedre tilgjengelighet på kompetanse innenfor en rekke kjerneområder. Dette vil også gjøre selskapet mer attraktiv som kompetansearbeidsplass på Sørlandet. Innenfor området driftsadministrasjon og overvåkning, vil det være synergier å hente ved at en bedre kan utnytte kompetansen og sammenstille de driftsverktøyene en har. Et område som vil gi en god effekt både administrativt og for brukerne, er sammenstilling til et servicedesksystem. Et større IKT miljø vil kunne gi en bedre utnyttelse av arbeidskraft noe som kan gi økt servicegrad for sluttbrukere. Et eksempel på dette kan være bedre tilgjengelighet og raskere respons av servicepersonell til videregående skoler og tannhelsetjenesten i østregionen. Rapport Side 29 av 41 Utredning av eventuell sammenslåing av DDØ og IKT Agder 104

105 Det vil være nødvendig å se på en sammenstilling av tjenesten for beredskapsvakt mellom samarbeidene da det her kan være synergier å oppnå både i forhold til hva tjenesten skal inneholde og økonomi. Konsekvenser av omlegging De fleste endringer som må gjennomføres i forbindelse med konsolidering av to IT infrastrukturer vil medføre en omleggingskostnad, men dette vil samtidig være med å bidra til en lavere driftskostnad over tid. Det blir viktig å belyse alle områder og prioritere de ulike aktivitetene opp mot hverandre, og tidlig gjennomføre omlegginger av de områdene som gir størst gevinst. En stor del av arbeidet kan gjennomføres ved bruk av intern kompetanse og tid. En omlegging av infrastruktur, implementering av nye tjenester og bytte av fagsystemer vil medføre en endringsomstilling hos sluttbrukere, noe som kan oppfattes som utfordrende for enkeltbrukere. Dette vil nødvendigvis være en kortsiktig utfordring som på sikt forhåpentligvis vil gi en bedre brukeropplevelse. Arbeidsgruppen har ikke belyst hvordan fordelingen av omleggingskostnader blir gjort, og hvor lang tid det vil ta før man oppnår ønskede gevinster. Teknisk infrastruktur Felles tjenester En sammenstilling av to IT organisasjoner med forholdsvis like tjenester, gir rom for gevinster med en konsolidering innenfor flere standardtjenester og felles IT Infrastruktur. Domenestruktur En felles domenestruktur er avgjørende for å sammenstille og tilby andre sentrale tjenester i et nytt samarbeid. Det er et større arbeid som vil ta tid å få gjennomført, men er nødvendig for å kunne ta ut synergier i omliggende tjenester. Dette gjelder spesielt automatisering av bruker-, klient- og lisensadministrasjon. IKT Agder har i dag en tjeneste som ivaretar brukeradministrasjon for ledere og styring av tilganger til fagapplikasjoner gjennom en felles identitetsløsning. Tjenesten sørger for automatisk oppretting av brukere gjennom kommunens HR løsning, samt tildeling av lisenser. Tjenesten ivaretar også selvbetjening og passordadministrasjon for sluttbrukere. Denne tjenesten gir også FEIDE tilgang for elever og pedagoger. En konsolidering av domenene vil gi brukere i DDØ tilgang til disse tjenestene. En bør gjennomføre en domenesammenslåing, og en ser at denne bør gjennomføres på mest hensiktsmessig måte, både teknisk og kostnadsmessig og til det beste for brukerne. Dette arbeidet vil påvirke brukere og må sees i sammenheng med andre konsolideringer og bytte av fagsystemer. Arbeidet kan segmenteres og gjennomføres for en og en kommune eller gruppe av brukere. Epost Rapport Side 30 av 41 Utredning av eventuell sammenslåing av DDØ og IKT Agder 105

106 Arbeidsgruppen ser det som hensiktsmessig å konsolidere løsningene for e-post. Dette gir brukere mulighet for bedre samhandling med deling av ressurser m.m. på tvers av samarbeidet. Dette vil også gi en gevinst i forhold til enklere administrasjon, drift og reduserte kostnader knyttet til maskinvare og lisenser. Det anbefales å flytte alle brukere til Office 365 fremfor å gjennomføre en konsolidering av lokale løsninger, da dette vil være tidsbesparende siden begge samarbeidene er i prosess med å flytte deler av e-post tjenesten til Office 365. Klientadministrasjon En felles plattform for klientadministrasjon vil gi en mer rasjonell drift og større gevinst jo flere brukere man kan klarer å knytte til den samme administrative løsningen. Felles forvaltning av applikasjoner og operativsystem vil effektivisere og forenkle drift og support av klienttjenesten. Ansatte i IKT Agder samarbeidet benytter i dag en tjeneste som gjør at brukere er tilknyttet kontoret uansett hvor de befinner seg. Ved en sammenslåing vil denne tjenesten kunne tas i bruk av ansatte i DDØ uten ytterligere kostnader. Andre tjenester Begge samarbeidene har i dag flere databaseløsninger som ved en sammenslåing kan konsolideres og effektiviseres ved bruk av databasehoteller, noe som vil gi en besparelse på lisenser, maskinvare og administrasjon. Den økonomiske besparelsen er noe usikker da den ikke er kartlagt i detalj. IKT Agder samarbeidet har i dag en god telefoni tjeneste med tilhørende telefonistøttesystem. En felles telefoniløsning for hele regionen vil gi kunne gi en besparelse og en forbedret tjeneste for den enkelte kommune. Arbeidsgruppen har ikke sett på kostnader innenfor dette området. Nettverk, sikkerhet og datarom Selskapene har bygget opp sin infrastruktur basert på løsninger for større virksomheter, men IKT Agder har en mer moderne plattform som er tilrettelagt for høy grad av tilgjengelighet for de tjenestene som benyttes av brukerne. Denne plattformen er skalerbar og kan tas i bruk av flere kommuner uten vesentlige investeringer. Det vil være fordelaktig å samle all kjerneinfrastruktur i IKT Agder sine datarom, slik som sentrale nettverkskomponenter, internettlinjer og verktøy for drift og overvåkning. Dette vil medføre bedre tjenestekvalitet, høy tilgjengelighet og forenkling ved å benytte felles enheter. En slik prosess vil gå i flere faser. Det bør tas i bruk felles løsninger innenfor kablet og trådløst nettverk, sikkerhetskopiering, lagring og sikkerhet. Dette vil gi økt tjenestekvalitet og en enhetlig administrasjonsløsning. Det vil kunne tas i bruk felles servere for en enklere drift og reduksjon i driftskostnader. Det gir over tid færre servere, og en høyere fleksibilitet i det å bedre kunne utnytte tilgjengelig kapasitet. Rapport Side 31 av 41 Utredning av eventuell sammenslåing av DDØ og IKT Agder 106

107 Vedlegg 3: Fordeler og ulemper for andre interessenter Under utredningen er det gjennomført møter med tillitsvalgte og ansatte i DDØ og IKT Agder, og med ledere i begge organisasjonen. Innspill om fordeler og ulemper fra disse interessentene er gjengitt under. 3.1 Innspill fra tillitsvalgte DDØ 28.mars 2017 Hovedtillitsvalgt DDØ kommunene Kine Lorentzen, Vegårshei Tillitsvalgt fra DDØ Knut Harald Ramleth Fordeler og ulemper ved en sammenslåing Fordeler å dele vaktordning Ulempe at man ikke greier å opprettholde lokalkunnskapen for IKT installasjoner i omlag 200 bygg Som ansatt er det fordel å ha nærhet, men det er kun et lite antall som sitter nært Fordeler og ulemper ved alternative lokaliseringer Lokalen på Vegårdshei er ikke egnet. Ulempe med to lokasjoner er å skape et felles miljø. Vil være fordel å samle alle på en lokasjon. For å få nærvær til ledelsen og psykososialt samarbeid. Langs E18 i nærheten av Tvedestrand Fordeler og ulemper med felles IKT-infrastruktur Kan ikke hente ut umiddelbar store gevinster. Samtidig vil mye flyttes ut i skyen. Det er mulig å etablere felles fagsystemer, men det vil ta lang tid avhengig av gjeldende avtaler og lisenser Begge har backup site. Fordeler og ulemper for interessentene internt og eksternt De tillitsvalgte i DDØ ønsket mer tid på å beskrive fordeler og ulemper for interessentene, og utarbeidet notatet under fra ansatte i DDØ per 21.april Fordeler og ulemper ved en eventuell fusjon mellom DDØ og IKT-Agder De er flere interessenter vi kunne tatt som utgangspunkt for en sammenligning av fordeler og ulemper, men vi har valgt å fokusere på de IKT-ansatte samt kommunene og innbyggerne i østreginen. Vi har først delt opp i de tre interessentene, og deretter listet opp fordeler og ulemper ved en eventuell fusjon under disse igjen Vi har også listet opp noen konsekvenser som kan være både positive og negative. Disse står som et eget avsnitt Vi vil også påpeke at veldig mange av de positive effektene er helt avhengig av at det også skjer endringer ellers i kommunene, og det kan være svært utfordrende å få gjennomført disse endringene. Tjenestene tilbys jo egentlig av enhetene i kommunene, mens IKT kun fasiliterer. For de ansatte Fordeler Større fagmiljø og mulighet for mer faglig spissing Mer robust i forhold til bemanning og tilgang på kompetanse Mulighet for bedre kontorfasiliteter Rapport Side 32 av 41 Utredning av eventuell sammenslåing av DDØ og IKT Agder 107

108 Ulemper Ved mer spissing på kompetanse vil man være avhengig av flere personer for å få gjennomført oppgaver. Spissing kan også føre til monotone arbeidsoppgaver for enkelte ansatte, med påfølgende tap av motivasjon for jobben. Ved sammenslåing er det større sannsynlighet for nedbemanning som følge av effektivisering og overlappende kompetanse. Videre vil sannsynligheten være veldig stor for nedbemanning dersom Aust Agder fylkeskommune med bakgrunn i sammenslåing med Vest Agder fylkeskommune trekker seg ut av IKT-Agder. (Aust Agder fylkeskommune utgjør i dag rundt en fjerdedel av IKT-Agder) En lokalisering i Arendalsdistriktet vil føre til at de ansatte i DDØ vil få lengre kjørevei til jobb. Noen av de ansatte er bosatt i Telemark, og vil få veldig lang kjørevei. Etter hvert vil det også bety forholdsvis store økte kostnader for den enkelte bosatt i østregionen da bare bompenger alene vil kunne utgjøre så mye som kroner i året. ( Dersom det nye samarbeidet blir organisert som en egen juridisk enhet vil muligens de ansatte miste rettigheter de i dag har, slik som for eksempel sommertid eller lignende. De vil heller ikke få det samme stillingsvernet som de i dag har ved å være ansatt direkte i kommunen. For kommunene i østregionen Fordeler Mer robust Kommunene vil kunne få tilgang til et større fagmiljø på IKT. På lengre sikt kan det være mulighet for utvikling av flere digitale innbyggertjenester, men det er igjen avhengig av at kommunene utvikler sin organisasjon til å kunne tilby disse tjenestene. En større IKT-organisasjon vil kunne ha muligheter for lengre åpningstid på for eksempel brukerstøtte, samt at kommunene vil kunne få en billigere vaktordning. 8K-samarbeid vil få én IKT-samarbeidspartner å forholde seg til i motsetning til i dag da de forholder seg til både DDØ og IKT-Agder Ulemper En sammenslåing vil kunne virke lønnsdrivende og konsekvensen er at kommunene vil måtte betale regningen som dette medfører. En lokalisering i Arendalsregionen vil føre til stor avstand til spesielt Risør, Gjerstad og Åmli med de konsekvensene dette kan ha. Ved mer spissing på kompetanse vil man være avhengig av flere personer for å få gjennomført de samme oppgavene Det er i dag store utfordringer knyttet til å få enhetene i de forskjellige kommunene til å samarbeide om felles løsninger, dette på tross av at DDØ-kommunene siden 2009 har hatt følgende vedtekt å jobbe etter: «IKT-samarbeidet skal føre til standardiserte løsninger, og alle skal bruke samme programvare til samme type oppgaver på tvers av kommunene. Endringer og/eller anskaffelse av fagsystemer organiseres som felles prosjekter.» Dette vil trolig bli enda vanskeligere å få gjennomført ved å få inn enda flere kommuner i et samarbeid. En liten IKT-organisasjon har trolig større mulighet for å omprioritere ved endrede behov. DDØ har i dag en tett dialog med kommunene for å dekke deres behov, og kommunene har en kort vei for å få prioritert og gjennomført oppgaver de ønsker at DDØ skal bidra med. Ved en fusjon vil denne veien trolig bli lengre og prosessene med prioriteringer og gjennomføring vil bli mer kompleks og utfordrende. Gjennomslagskraften for den enkelte kommune i DDØ vil bli langt mindre med tanke på hvilke prioriteringer som skal gjøres på IKT-siden, og hvilke retninger man skal ta innen IKT. Ved å få inn en stor kommune som Arendal, vil denne kunne være veldig førende for de valg som skal tas. Det er heller ikke sikkert at de små kommunene vil være tjent med de samme valgene som en stor kommune. Det er langt fra sikkert at de små og de store kommunene ønsker å ha samme ambisjonsnivå på IKT-leveransene. Ved en fusjon vil det påløpe store kostnader knyttet både til selve fusjoneringsprosessen samt de påfølgende endringene som vil komme. Dette vil for eksempel være knyttet til bytte av fagsystemer, omlegging av infrastruktur, opplæring, osv. Rapport Side 33 av 41 Utredning av eventuell sammenslåing av DDØ og IKT Agder 108

109 På kort sikt vil selve fusjoneringen føre til at vi har liten mulighet til å gjennomføre prosjekter for kommunene det nærmeste året eller halvannet. Denne tiden vil gå med til både organisatoriske og tekniske endringer for å tilpasse seg ny organisasjon. DDØ har i dag sentralisert ikt-løsningene for de fem kommunene i DDØ. Dette ble ferdigstilt så sent som i første kvartal i år (2017), og dette gjør DDØ i stand til å starte med den utviklingen som er ønsket for å dekke fremtidige behov. Ved en fusjon vil mye av denne jobben måtte gjøres på nytt for å tilpasse seg ny organisasjon. Fusjonen vil i så fall sette denne utviklingen 1-2 år tilbake i tid. For innbyggerne i østregionen Fordeler På lengre sikt kan det være mulighet for utvikling av flere digitale innbyggertjenester, men det er igjen avhengig av at kommunene utvikler sin organisasjon til å kunne tilby disse tjenestene. Ulemper Ingen spesielle som peker seg ut Konsekvenser som kan være både negative og positive: En fusjon av DDØ og IKT Agder vil virke som en pådriver til flere interkommunale samarbeid fordi en reduksjon av systemer, databasehåndteringer og infrastruktur samt standardisering vil gi driftsgevinster for ikt. Man vil ende opp med en stor IKT-aktør for det offentlige, og dette kan ha både positive og negative sider for både kommunene som organisasjon, brukerne i kommunene, de ansatte, og leverandører. Rapport Side 34 av 41 Utredning av eventuell sammenslåing av DDØ og IKT Agder 109

110 3.2 Innspill fra ledelsen og tillitsvalgte i IKT Agder Vurderinger av fordeler og ulemper ved en sammenslåing av IKT Agder og DDØ - Innspill fra ledelsen og tillitsvalgte i IKT Agder Videre følger en oversikt over mulige gevinster og utfordringer ved en sammenslåing slik ledergruppen i IKT Agder vurderer situasjonen. Vurderingene er basert på den kunnskap vi pt sitter med om DDØ-samarbeidet både organisatorisk, teknisk og kompetansemessig. Mulige gevinster ved en sammenslåing Støtte Østre Agder samarbeidet Kommunene som deltar i Østre Agder samarbeidet tilsvarer i dag eierne av de to samarbeidene. I tillegg er Aust-Agder fylkeskommune observatør i Østre Agder og en av eierne i IKT Agder. Et sammenslått selskap vil i større grad kunne støtte interkommunale samarbeid og initiativer i regi av Østre Agder. Dette gjelder i særdeles sett satsingen på ehelse, men også samarbeid innenfor Brannvesen, legevakt m.fl. Bedre tilrettelegging for interkommunalt samarbeid på tvers av eierne DE aller fleste samarbeid i dag støttes av IKT systemer. Dersom systemene ikke kan knyttes sammen, blir samarbeid vanskeligere og effekten som kan tas ut mindre. Ett samlet IKT miljø vil kunne tilrettelegge både for eksisterende samarbeid slik at disse kan gi enda større effekt enn i dag, og vil ikke minst øke mulighetene for samarbeid på nye områder. Næringsutvikling for regionen Et større samarbeid har også et potensial til å bygge opp et IKT miljø i regionen som vil være attraktivt å levere tjenester til for nye og større leverandør, og som også kan være aktuell partner for innovasjonsbedrifter. Dette vil igjen kunne gi en positiv utvikling for andre IKT aktører samt at vi få en heving av IKT kompetansen i regionen. Tyngde i markedet Jo større samarbeidet er når det skal anskaffes nye systemer og løsninger, jo større forhandlingsmakt har man og dermed bedre betingelser. Et nytt og større samarbeid vil i enda større grad være en spennende kunde og attraktiv partner for leverandører. Større kapasitet til nyutvikling og innovasjon Fra IKT Agder ser vi i dag at større samarbeid har bedre kapasitet til å drive utvikling og innovasjon enn mindre samarbeid som ofte får all fokus på drift og brukerstøtte. Vi opplever at IKT Agder sitt miljø for utvikling av digitale tjenester kan bli enda større ved en sammenslåing, nettopp fordi «overskuddskapasiteten» ved effektivisering av drift kan kanaliseres over til denne typen oppgaver. Dette vil igjen komme eierne til gode i enda større grad fordi denne type løsninger ofte kjennetegnes Rapport Side 35 av 41 Utredning av eventuell sammenslåing av DDØ og IKT Agder 110

111 av at en tjeneste utviklet for en kommune enkelt kan rulles ut til alle eierne. Dette gjelder i særdeles sett samarbeid der kommunene også har valgt samme fagsystemer. Større teknisk IKT miljø Større teknisk IKT miljø er en fordel både kompetansemessig og teknisk. Det er mulig å drifte mer effektivt og holde effektiv drift i egenregi lenger sammen enn samarbeidene står alene. Denne fordelen gjelder DDØ i større grad enn IKT Agder, men begge vil ha effekt av en sammenslåing. Et større miljø gjør det mulig å ha flere ansatte med dybdekompetanse innenfor samme område. Dette er i liten grad mulig i IKT Agder i dag, og vi antar at det gjelder DDØ også. Et samlet IKT miljø vil også i større grad kunne bygge og styrke kompetanse innenfor de områdene som er strategisk viktig for våre eiere. Samordning av teknisk miljø En samordning av det tekniske miljøet vil gjennom en sentralisering og konsolidering gi en bedre utnyttelse av den tekniske infrastrukturen, noe som vil gi en stordriftsfordel over tid. IKT Agder har en moderne plattform som er tilrettelagt for høy grad av tilgjengelighet for de tjenestene som benyttes av brukerne. Denne plattformen er skalerbar og kan tas i bruk av flere kommuner uten vesentlige investeringer. Ved at det kommer flere brukere på denne infrastrukturen betyr at enhetskostanden per bruker vil reduseres vesentlig, noe som på sikt bidrar for muligheten til å bygge videre og tilby ytterligere forbedringer og nye tjenester som er avhengig av en og IKT infrastruktur. Kritisk infrastruktur, klient, sikkerhet, identitet og service er alle strategiske områder for IKT Agder. Dette er også områder som er lett å standardisere og som vil gir bedre driftsøkonomi jo flere brukere som knyttes til en og samme løsning. En robust infrastruktur vil være fordelaktig for å gi brukerne en mer stabil og moderne tjeneste som alltid er oppdatert og tilgjengelig. Utfordringer ved sammenslåing Koordinering på tvers av mange eiere Den største ulempen ved sammenslåing er organisering av koordineringsfunksjonen mellom 9 eiere, ift dagens situasjon med hhv 4 og 5 eiere. Det vil bli utfordrende å finne en modell der alle eierne føler de er involvert og kan påvirke samtidig som samarbeidet skal være effektivt og kunne avklare ting raskt med eierne og fatte raske beslutninger. Det blir derfor svært viktig å sette fokus på denne organiseringen tidlig, og justere den etterhvert som man får erfaring med hva som virker og hva som ikke virker. Lokalisering Det er en ulempe og en utfordring for det nye samarbeidet at alle ansatte ikke kan samlokaliseres fra dag en. Dette vil medføre ekstra utfordringer med å sy to organisasjoner sammen og skape en ny, felles kultur. Det er derfor viktig at det settes fokus på samlokalisering så raskt som mulig etter at det nye samarbeidet er etablert. Rapport Side 36 av 41 Utredning av eventuell sammenslåing av DDØ og IKT Agder 111

112 Kompetansevridning av ansatte IKT Agder har i sin strategi «IKT Agder 2020» identifisert et behov for å endre selskapets kompetanse fremover. Det vil være behov for færre med teknisk kompetanse innenfor drift, og selskapet vil kun ha behov for noen ansatte med tung kompetanse innenfor områdene som nevnt over; klient, nettverk, sikkerhet, identitet. Utover dette vil kommunene i større grad ha behov for at selskapet leverer rådgivning om hvordan IKT kan tas i bruk på en smart og sikker måte. Denne endringen vil kreve en til dels betydelig kompetanseheving og vriding av ansatte i selskapet. Slik vi vurderer kompetansen i DDØ, vil det samme være tilfellet der og en sammenslåing vil dermed øke utfordringen med kompetanseheving og vridning fremover. Rapport Side 37 av 41 Utredning av eventuell sammenslåing av DDØ og IKT Agder 112

113 Vedlegg 4: Beskrivelse av prismodell basert på enhetspris pr bruker For å sikre en mest mulig rettferdig fordeling av kostnadene uten at tellinger og beregninger skal ta uforholdsmessig mye tid er det valgt en prismodell hvor mest mulig av felles kostnader ligger i en brukerpris. Ulikhet i lisenskostnader til Microsoft og andre gjør at det må defineres ulike brukertyper: Standardbruker (alle ansatte som har egen PC og ikke dekkes av skolelisens) Ansatt grunnskoler, barnehager, bibliotek, museum Ansatt i videregående skole Helsebruker (ansatte i helsesektoren som benytter felles tynnklient/pc) "Lightbruker" (de som ikke har egen PC, kun behov for brukerkonto og epost) Elev grunnskole Elev i videregående skole (basert på at all support ytes av skolen) Ettersom lisens- og vedlikeholdsavtaler med eksterne leverandører ofte har en egen fordeling eller kun gjelder noen av kundene må slike kostnader beregnes pr fagsystem og fordeles i henhold til avtalte fordelingsnøkler. Kostnader til ekstern linjeleverandør for samband mellom de ulike kommunale bygg/lokasjoner trekkes også ut av brukerprisen og fordeles ihht. faktura fra leverandøren. Maskinvare og server/databaselisenser knyttet til fagsystemer som ikke benyttes av alle må også beregnes spesielt for hvert system og fordeles etter avtalt fordelingsnøkkel, men for enkelthets skyld tas en slik kostnad kun med dersom den i sum overstiger kr/år. Bruk av trådløst nett vil variere mellom kommunene, så antall trådløse sendere telles på en egen linje i prismodellen og faktureres til en enhetspris som dekker kostnadene til drift av trådløst nett. For å finansiere prosjekter som etableres i fellesskap for å anskaffe ny eller oppdatert programvare er det valgt en modell hvor IKT Agder dekker alle kostnader frem til et system settes i drift. Deretter faktureres det en på forhånd avtalt årlig prosjektkostnad pr kommune som løper i avtaleperioden for det enkelte system. Anskaffelse av PC-er, PC-utstyr, printere, telefoner og lignende finansieres i utgangspunktet av den enkelte kommune. En modell basert på leie/leasing er under utarbeidelse, i første omgang vil den kun dekke PC-er. Her vil det bli beregnet en fast årspris pr PC. Abonnementer for telefoni og mobiltelefoni eies av den enkelte kommune og faktureres direkte. Når det oppstår behov for nye tjenester kan disse innføres uten en komplisert prisberegning, ettersom driftsprisen kun øker dersom det medfører nye eksterne kostnader eller økt bemanning. En slik modell gjør det også enklere å telle og beregne en driftspris for spesifikke enheter i kommunene (eks. Havn og Eiendom), men da må enhetene akseptere at kostnader til felles fagprogrammer er med i prisen. I IKT Agder er det slik at oppdrag for enkeltkommuner og bistand til prosjekter som ikke gjelder alle kommunene holdes utenfor prismodellen og faktureres ihht. medgått tid. Rapport Side 38 av 41 Utredning av eventuell sammenslåing av DDØ og IKT Agder 113

114 Vedlegg 5: Utvidet samarbeid mellom IKT Agder og DDØ Dette innspillet er utarbeidet i mai 2017 av ansatte i DDØ Både ikt-agder og DDØ deltar allerede i flere formelle og uformelle IKT-samarbeid på Agder. Offentlig Fellesinnkjøp på Agder (OFA) har gjennom mange år gjennomført felles innkjøpsavtaler for kommuner og fylkeskommuner på Agder på IKT-området. OFA har stått bak en rekke avtaler som omfatter alle / flertallet av kommunene på Agder, og på den måten etablert avtaler med et betydelig volum og bidratt til teknisk standardisering. Både ikt-agder og DDØ har deltatt i, og benyttet, en rekke av avtalene OFA har forhandlet fram. Det er fullt mulig for ikt-agder og DDØ å intensivere og eventuelt formalisere samarbeidet innenfor de rammene som OFA-avtalene setter, med et formål om størst mulig likhet og standardisering. Dette vil lette et intensivert faglig og organisatorisk samarbeid. Ikt-agder og DDØ kan også få OFA til å prioritere oppgaver som vi ønsker. Dedikerte IKT-baserte fagsystemer for de ulike fagmiljøene i kommunene har stort sett vært håndtert innenfor hvert av de ulike IKT-samarbeidene, og er det området der samarbeidet mellom kommunene har kommet kortest og gevinstene er størst. Dette skyldes ikke primært IKT-samarbeidene, men utfordringene med å samle og samordne de ulike fagmiljøene på tvers av kommunene ved anskaffelse av nye og/eller felles fagsystemer. Den organisatoriske modenheten og endringsviljen på ulike fagområder varierer også. I DDØ er forpliktelsen til felles fagsystemer avtalefestet, men den har likevel vist seg å være utfordrende å gjennomføre i praksis. Et viktig poeng med felles fagsystemer, er at kostnadsgevinsten ikke primært er knyttet til IKT-driften, men må hentes ut i de berørte fagmiljøene, og det er også der den vesentligste gevinstrealiseringen må skje. Både ikt-agder og DDØ har allerede felles fagsystemer på mange områder innenfor sine kommuner, og en ytterligere standardisering betinger et utvidet fagsamarbeid og faglig koordinering mer enn en IT-teknisk sammenslåing. Etter hvert som flere systemer blir skybaserte, vil dette bare ytterligere forsterkes. Et faglig samarbeid basert på samme fagsystemer, og tilhørende fagforum kan styrke kompetanse og samarbeidsklima på tvers av kommunene, selv om systemene leveres og/eller driftes av to ulike IKT-samarbeid. Rapport Side 39 av 41 Utredning av eventuell sammenslåing av DDØ og IKT Agder 114

115 Vedlegg 6: Gjennomføring av utredningen Bouvet ved senior rådgiver Fredrik Grindland, ble i mars 2017 engasjert av Østre Agder for å utrede eventuell sammenslåing basert på mulighetsstudien PA Consulting hadde utført sommeren/høsten Bouvet sin tilnærming var å starte med et oppstartsmøte med den interne prosjektgruppen. Deretter ble det gjennomført informasjonsinnsamling og utredning som ble avsluttet med presentasjon av foreløpig rapport for prosjektgruppen i begynnelsen av mai Basert på innspill fra prosjektgruppen ble endelig rapport utarbeidet i løpet av mai 2017 og presentert for prosjektgruppen. Endelig rapport vil være grunnlag for politisk behandling i kommunestyrene/fylkestinget. I tillegg til møter i styringsgruppen, er det gjennomført møter med flere interessenter: Rolle Navn Dato Tillitsvalgt IKT Agder Morten Due-Sørensen 21.mar Ledere i DDØ og IKT Agder Rune Johansen, Roy Arneberg, Else Skjellum 21.mar Tillitsvalgte DDØ Kine Lorentzen, Knut Harald Ramleth 28.mar Jurist Sindre Kvammen 29.mar informasjonsmøte Ansatte DDØ IKT 04.apr Informasjonsmøte Ansatte IKT Agder 21.apr Ledere Aust-Agder Fylkeskommune Arild Eielsen, John Georg Bergh, Ebba Laabakk, Bjørn Ø Kristiansen, Martin Zeiffert 02.mai Arbeidsgruppe rapport Trond Aslaksen, Knut Harald Ramleth, Morten Due-Sørensen, Ole Jørgen Etholm, Roy Arneberg, Else Skjellum, Fredrik Grindland 15.mai Daglig leder IKT Agder Rune Johansen 26.mai Rapport Side 40 av 41 Utredning av eventuell sammenslåing av DDØ og IKT Agder 115

116 Vedlegg 7: Styringsgruppe for utredningen Styringsgruppen har bestått av følgende medlemmer Leder, Rådmann Trond Aslaksen, Risør (Rådmannsutvalget Østre Agder) Rådmann Harald Danielsen, Arendal (Representantskapet IKT Agder) Rådmann Ole Petter Skjævestad, Vegårshei (Vertskommune DDØ) Hovedtillitsvalgt DDØ kommunene Kine Lorentzen, Vegårshei Tillitsvalgt fra DDØ Knut Harald Ramleth Tillitsvalgt fra IKT Agder Morten Due-Sørensen I tillegg har følgende ledere stilt i styringsgruppemøtene og bidratt i utredningsarbeidet: Daglig leder Rune Johansen IKT Agder Konstituert daglig leder for DDØ Roy Arneberg Avdelingsleder IKT Agder Else M. Munthe Skjellum Sekretariatsleder Østre Agder Ole Jørgen Etholm Styringsgruppens har hatt følgende møter: 15. mars 2017 (oppstartsmøte) 18.april mai mai 2017 Rapport Side 41 av 41 Utredning av eventuell sammenslåing av DDØ og IKT Agder 116

117 Rådmennenes forslag til: Vedtekter for interkommunalt IKT samarbeid i Østre Agder (heretter referert til som IKT Agder) 1 Parter og hjemmel Disse vedtekter er fastsatt i medhold av kommuneloven 27. IKT Agder er et interkommunalt samarbeid mellom kommunene Arendal, Froland, Gjerstad, Grimstad, Risør, Tvedestrand, Vegårshei, Åmli og Aust-Agder Fylkeskommune. Samarbeidet er underlagt kommuneloven og disse vedtekter. 2 Rettslig status Samarbeidet er et eget rettssubjekt. 3 Hovedkontor Samarbeidet har sitt hovedkontor i Arendal og avdelingskontor i en av de fem kommunene i øst. Endringer i dette forutsetter politisk behandling hos eierne. 4 Formål Samarbeidet skal sammen med de respektive fagmiljøene ivareta partenes oppgaver knyttet til drift, service og utvikling av IKT løsninger som understøtter partenes tjenesteproduksjon og forvaltning, samt være partenes IKT faglige instans innen disse områdene. Samarbeidet skal bidra til at partene gis økt innovasjons- og utviklingskraft. Samarbeidet kan levere tjenester til andre innenfor rammen av kommuneloven og de rammer styret fastsetter. 5 Innskudd, eierandel og finansiering Partene er enige om at det ikke skal være innskuddsplikt, og at samarbeidet finansieres ved at partene forplikter seg til å kjøpe de tjenester IKT Agder tilbyr innenfor formålet jfr. 4. Eierkommunene forskuddsbetaler IKT-utgifter. IKT Agder har anledning til å avsette ubrukte midler til bundet fond. Det er ønskelig å bygge opp et likvid fond opp mot 10 mill. kr for å kunne dekke svingninger i driftsutgiftene. Årlig avregning mot kommunene videreføres(desember). Ved opptak av nye eierkommuner så kreves et fondsinnskudd tilsvarende kommunens beregnede andel av driftsutgiftene i forhold til opparbeidet fondsnivå. Ved oppstart tar IKT Agder over alle aktiva og passiva tilhørende IKT Agder IKS og DDØ. Ved oppstart er eierandelene fastsatt basert på eiernes budsjetterte kjøp fra IKT samarbeidene i 2017: Arendal kommune 32,8% Grimstad kommune 18,2% Aust-Agder fylkeskommune 14,5% Risør kommune 8,5% 117

118 Tvedestrand kommune 7,7% Froland kommune 5,4% Gjerstad kommune 4,6% Vegårshei kommune 4,2% Åmli kommune 4,0% 6 Økonomisk ansvar Ansvaret for den enkelte part i samarbeidet tilsvarer eierandelen i samarbeidet jfr. 5 i denne avtalen. Partene hefter for samarbeidets forpliktelser etter pro rata andel, jfr. 5 i denne avtalen 7 Organisering av samarbeidet Samarbeidet er ved etablering organisert gjennom tre organer: styret, driftsstyret og daglig leder. 8 Styret Samarbeidets øverste organ er styret. Styret skal påse at virksomheten drives i samsvar med vedtektene og gjeldende lover. Styret har ansvar for samarbeidets strategiske utvikling, samt fastsetting av budsjett, økonomiplan, regnskap og vedtak om investeringer av vesentlig betydning. Styret skal bestå av ett styremedlem fra hver av partene, som er rådmannen i den enkelte part. Rådmennene skal utpeke et personlig varamedlem. Styret velger selv styrets leder og nestleder. De ansatte i samarbeidet er representert med 2 ansattrepresentanter. Styret representerer samarbeidet utad og tegner dets firma. Styret utpeker medlemmer og varamedlemmer til driftsstyret, samt delegerer myndighet og oppgaver til dette. Styret utpeker leder og nestleder av driftsstyret. Styret har ikke adgang til å delegere styrefunksjoner som krever beslutninger fra alle eierne. 9 Styrets møter Styrets leder innkaller til møte så ofte lederen finner det nødvendig eller når minst 1 medlem krever det. Innkalling til styremøte skal skje skriftlig til hvert styremedlem minst 7 dager før møtedato. Styrets leder sørger for at det blir ført protokoll fra styremøtene, og protokollen godkjennes av styrets medlemmer. Utskrift av protokollen skal sendes til styret og kommunene etter endt styremøte. Styret er beslutningsdyktig når minst to tredeler av styremedlemmene er til stede, unntatt i saker som krever beslutninger fra alle eierne. Styret fatter vedtak med alminnelig flertall. Ved votering i styret skal hver stemme telle likt, én stemme per styremedlem. Ved stemmelikhet er møtelederens stemme avgjørende. 10 Driftsstyre Driftsstyret forvalter samarbeidets drift og organisering på vegne av styret, og består av fire medlemmer utpekt av styret samt en ansattrepresentant valgt av og blant de ansatte (ansattrepresentant i driftsstyret kan ikke sitte i styret). Medlemmene utpekes for en periode på 2 år. Første året utpekes 2 av medlemmene utpekt av styret kun for ett år, slik at styret fra andre året kan utpeke 2 nye medlemmer hvert år. Medlemmene i driftsstyre må ha bred faglig kompetanse. Driftsstyret må også ha kompetanse til å forstå kommunenes behov for utvikling av tjenester, prosesser og arbeidsmåter. 118

119 Driftsstyrets forvaltningsmyndighet utøves innenfor rammen av samarbeidets vedtekter, samt delegasjon gitt av styret. Driftsstyret er ansvarlig for å videreutvikle et forvaltningssystem som ivaretar beslutningsprosesser knyttet til IKT-utviklingsprosjekter basert på faglig ekspertise innenfor ulike arbeidsfelt. Driftsstyret avgir innstilling i saker som skal behandles av styret. Driftsstyrets leder har møte og talerett i styret. Driftsstyret ansetter daglig leder og delegerer myndighet til denne. Leder av driftsstyret innkaller til møte når den finner det nødvendig eller når minst 1 medlem krever det. Innkalling til driftsstyremøte skal skje skriftlig til hvert medlem minst 7 dager før møtedato. Driftsstyrets leder sørger for at det blir ført protokoll fra driftsstyremøtene, og protokollen godkjennes av driftsstyrets medlemmer. Utskrift av protokollen skal sendes til styret etter endt driftsstyremøte. Driftsstyret er beslutningsdyktig når minst tre av medlemmene er til stede. Driftsstyret fatter vedtak med alminnelig flertall. Ved stemmelikhet er møtelederens stemme avgjørende. 11 Daglig leder Samarbeidet skal ha en daglig leder. Daglig leder forestår den daglige ledelse av samarbeidet innenfor rammen av samarbeidets vedtekter, samt delegasjon gitt av driftsstyret. Daglig leder rapporterer til driftsstyret, og har ansvar for å følge opp de pålegg og retningslinjer som gis av driftsstyret. Daglig leder har møte og talerett i styret og driftsstyret. Daglig leder forbereder saker til styret og driftsstyret. 12 Samarbeidets budsjett, regnskap og revisjon Budsjett og økonomiplan vedtas av styret. 119

120 Samarbeidet skal avgi regnskap etter kommunale regnskapsprinsipper. Styret oppnevner samarbeidets revisor. Revisjonsberetningen skal gå med kopi til partenes kommunestyrer/bystyre/fylkesting. Godkjent årsmelding og årsregnskap sendes til samarbeidets parter. 13 Låneopptak Styret har fullmakt til, etter lov om interkommunale selskaper 22 1.ledd, å ta opp lån for å fremme samarbeidets formål innen en samlet låneramme på NOK 90 millioner, når dette følger av vedtatt budsjett og økonomiplan. 14 Ansattes rettigheter og pensjonsrettigheter Ansettelses- og arbeidsvilkår for ansatte reguleres av avtaler og tariffavtaler på kommunal sektor. De ansattes pensjonsrettigheter skal sikres gjennom kommunal pensjonsordning. 15 Opptak av nye samarbeidsparter Opptak av nye samarbeidsparter krever godkjenning av alle kommunestyrer/bystyre/fylkesting. 16 Uttreden, oppløsning og utelukkelse En samarbeidspartner kan tre ut av samarbeidet etter skriftlig varsel til styret. Uttreden kan tidligst finne sted to år etter at skriftlig varsel om oppsigelse er mottatt av styret, og iverksettes fra det derpå følgende årsskifte. Deltaker som trer ut av samarbeidet har ikke krav på utløsningssum. Dersom en deltaker trer ut av samarbeidet, skal styret forhandle med deltakeren om denne skal pålegges å overta arbeidsgiveransvaret for et forholdsvis antall ansatte i forhold til eierandelen og en forholdsvis andel av selskapets gjeld. Opphør av samarbeidet kan kun skje dersom alle kommunestyrer/bystyre/fylkesting er enige om det. Vedtak om uttreden eller oppløsning gjøres av partenes kommunestyrer/bystyre/fylkesting. Spørsmål knyttet til uttreden og oppløsning kan bringes inn for departementet jf. kommuneloven 27 nr. 3, annet ledd. 17 Endringer av vedtektene Vedtektsendringer skal vedtas av partenes kommunestyrer/bystyre/fylkesting. Det kreves likelydende vedtak i alle kommunestyrer/bystyrer/fylkesting. 18 Øvrige bestemmelser Samarbeidet skal registreres i foretaksregisteret. Vedtektene signeres i elleve eksemplarer, hvorav samarbeidspartene beholder ett eksemplar hver, ett eksemplar beholdes av IKT Agder og ett eksemplar sendes Brønnøysundregistrene. 120

121 Vedtak kommunestyrer/bystyre/fylkesting: Arendal kommune: Saksnr: Froland kommune: Saksnr: Gjerstad kommune: Saksnr: Grimstad kommune: Saksnr: Risør kommune: Saksnr: Tvedestrand kommune: Saksnr: Vegårdshei kommune: Saksnr: Åmli kommune: Saksnr: Aust-Agder Fylkeskommune: Saksnr 121

122 122

123 Gjerstad Uttalelse fra Fagforbundet vedr. evt. fusjon mellom DDØ, og IKT AGDER. Etter drøftinger i koordineringsleddet har Fagforbundet følgende uttalelse til styringsmodell. Alle involverte kommuner samt IKT Agder og fylkeskommunen var representert i møtet. Fagforbundet mener de ansatte vil være best ivaretatt i kontorkommunemodellen 27. De ansatte vil ha de samme rettigheter som man har ved ansettelse i en kommune, Fagforbundets kompetansesenter har absolutt best erfaring med denne styringsmodellen, og har svært få saker vedr. personal etc. i denne styringsformen. Våre rådgivere anbefaler derfor denne modellen. Samtidig ser Fagforbundet at det kan være hensiktsmessig for kvaliteten innenfor IKT tjenestene, at man velger 27 egen juridisk enhet, det kan være en fordel at man har økonomisk frihet og partsevne som egen juridisk enhet. Dette kan være avgjørende med tanke på investering og innovativ tenkning. Det er viktig at vi posisjonerer samarbeidet, og kan være ledende innfor digitale fagfeltet. Hilsen Fagforbundet Risør kommune, Bente Trulsvik - Tvedestrand kommune, Anita Lunde- Gjerstad kommune, Jeanette Bråten-Åmli kommune, Geir Tellev Homme-Vegårshei kommune- Kine Lorentzen. - IKT Agder Kjartan Vivelid, Fylkes kommunen, Jane Høst. 123

124 VEDLEGG: Kostnadseffektberegning DDØ kommuner ERP/Agresso Sak og arkiv Total Note Note Dagens driftskostander DDØ uendret kr kr kr kr kr DDØ kr kr kr Ny DDØ kr kr kr kr DDØ etter sammenslåing kr kr kr Oppgradering ephorte 4 kr kr kr Gevinst drift m/oppgradering kr kr kr kr Implementeringskostander Til leverandør kr kr Avskrivninger 5 kr kr kr kr Prosjektledelse mm kr kr Dobbel drift 6 kr Integrasjoner kr kr Frikjøp kr kr Gevinst etter avskrivninger og dobbel drift -kr kr kr kr Opplæring mm kr kr kr kr kr kr SUM implementering kr kr kr kr kr Oppgradering Agresso (2021?) ephorte (2019) kr Noter til økonomi overgang modell DDØ-kommuner: 1. Dagens kostnader for Økonomi- «Agresso» (basert på 100 lisenser) og Sak/Arkiv «ephorte» 2. Fremtidige kostnader for ERP (estimert med ca 2500 brukere) og Sak/Arkiv «Public 360». ERP til Ikt- Agder inkluderer (Arena til budsjett, Xledger til regnskap, Dossier til kompetanse, stratsys til Rapportering, Bluegarden til HR) 3. Estimerte implementeringskostnader, disse estimeringene tar utgangspunkt i implementeringskostnaden som IKT Agder kommunene hadde. 4. I følge leverandør av ephorte «Evry» så vil dagens sak/arkiv løsning til DDØ fases ut. Vi forutsetter at DDØ må/bør gjennomføre en anskaffelsesprosess «OFA prosess» for sak/arkiv i fremtiden. 750 er et lavt estimert systemkostnad, denne vil sannsynlig ligge i størrelsesorden 750k 1500k. Hvis vi inkluder prosjekt gjennomføring, opplæring, integrasjoner, konsulent kjøp mm. 5. Anbefalt avskrivningstid for kjøp av sentrale systemer som ERP og Sak/Arkiv er 7 år. 6. Modellen tar her høyde for dobbel drift første år etter implementering av nye systemer. Dette er en kostnad som kan justeres fra 0 (ingen dobbel drift som IKT Agder kommunene gjorde ved implementering) eller full system kostnad 1.241k for et fult år hvis dette er ønskelig. 124

125 kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr

126 Arendal 20. juli 2017 Vurderinger av fordeler sammenslåing av IKT Agder og DDØ - Innspill fra IKT Agder Videre følger en oversikt over mulige gevinster ved en sammenslåing slik ledergruppen i IKT Agder vurderer situasjonen. Vurderingene er basert på den kunnskap vi pt sitter med om DDØ-samarbeidet både organisatorisk, teknisk. økonomisk og kompetansemessig. Kvalitative gevinster: - Større kapasitet: Fra IKT Agder ser vi i dag at større samarbeid har bedre kapasitet til å drive utvikling og innovasjon enn mindre samarbeid som ofte får all fokus på drift og brukerstøtte. Vi opplever at IKT Agder sitt miljø for utvikling av digitale tjenester kan bli enda større ved en sammenslåing, nettopp fordi «overskuddskapasiteten» ved effektivisering av drift kan kanaliseres over til denne typen oppgaver. Dette vil igjen komme eierne til gode i enda større grad fordi denne type løsninger ofte kjennetegnes av at en tjeneste utviklet for en kommune enkelt kan rulles ut til alle eierne. Dette gjelder i særdeles sett samarbeid der kommunene også har valgt samme fagsystemer. - Større teknisk IKT miljø: er en fordel både kompetansemessig og teknisk. Det er mulig å drifte mer effektivt og holde effektiv drift i egenregi lenger sammen enn samarbeidene står alene. Et samlet IKT miljø vil også i større grad kunne bygge og styrke kompetanse innenfor de områdene som er strategisk viktig for våre eiere. - Bedre tilrettelegging for interkommunalt samarbeid på tvers av eierne: De aller fleste samarbeid i dag støttes av IKT systemer. Dersom systemene ikke kan knyttes sammen, blir samarbeid vanskeligere og effekten som kan tas ut mindre. Ett samlet IKT miljø vil kunne tilrettelegge både for eksisterende samarbeid slik at disse kan gi enda større effekt enn i dag, og vil ikke minst øke mulighetene for samarbeid på nye områder. - Støtte Østre Agder samarbeidet: Kommunene som deltar i Østre Agder samarbeidet tilsvarer i dag eierne av de to samarbeidene. I tillegg er Aust-Agder fylkeskommune observatør i Østre Agder og en av eierne i IKT Agder. Et sammenslått selskap vil i større grad kunne støtte interkommunale samarbeid og initiativer i regi av Østre Agder. Dette gjelder i særdeles sett satsingen på ehelse, men også samarbeid innenfor Brannvesen, legevakt m.fl

127 Økonomiske gevinster: - PA Consulting peker på en bemanningsjustering (reduksjon) tilsvarende mellom kr som evt. kan tas ut som økonomisk gevinst eller reinvestere i IKT tjenestene (nye evt. øke kvalitet). - Estimert endring i brukerpris (IKT kostnaden pr bruker) reduksjon med ca disse besparelsene estimeres med: o Felles infrastruktur (felles serverrom, internett, mm) reduksjon med ca kr pr bruker. o Felles linjer til nåværende bygg (VGS og voksenopplæring, brann, mm) reduksjon med ca kr pr bruker. o Felles telefoni tjenester (forutsetter at samarbeidet enes om telefonitjenester) o reduksjon med ca 30 kr pr bruker. Stordriftsfordeler fellessystemer (endring av kontrakt) reduksjon med ca kr for IKT Agder sine eiere. - PA rapporten synliggjør en besparelse på pleie og omsorg system på ca 1, kr ved en felles regional kontrakt inngåelse. (Rapporten legger til grunn at Gerica videreføres). Samfunn/regionale gevinster: - Næringsutvikling for regionen: Et større samarbeid har potensial til å bygge et IKT miljø i regionen. Hvor miljøet vil være attraktivt å levere tjenester til og gi positiv utvikling for andre aktører som igjen vil gi en heving av IKT kompetansen. - Forbedring av service og tilstedeværelse: Med avdelingskontor og medarbeidere i Øst regionen vil responstid og utrykning til avdelinger/lokasjoner i denne delen av regionen forbedres betraktelig. eks (Tannhelse, VGS, brann, mm) - Tyngde i markedet: Jo større samarbeidet er når det skal anskaffes nye systemer og løsninger, jo større forhandlingsmakt har man og dermed bedre betingelser. Et nytt og større samarbeid vil i enda større grad være en spennende kunde og attraktiv partner for leverandører

128 Vedlegg 7 innspill vedrørende skifte av Selskapsnavn fra ledelsen i IKT Agder IKS Et skifte av selskapsnavn vil kreve en del endringer av teknisk karakter, men dette er hovedsakelig endringer som vil påvirke IKT Agder sine ansatte. Dette gjelder i stor grad endring av e-post adresser, og endringer av url-er som benyttes på offentlige tjenester (ADFS, WEB, sharepoint m.m).dette arbeidet bør ikke være veldig tidkrevende. Et navne skifte vil også gi oss noen administrative oppgaver som går på endringer av virksomhetsnavn og endringer som må gjennomføres hos registrar og avtalepartnere. Vi er litt usikker på det er en stor jobb å endre vår løsning i Azure, men regner også med at dette er noe som det allerede er godt tilrettelagt for. Teknisk sett har vi i dag tre domener IKT-Agder, Agderskolen og sensitiv.no. Alle administrative ansatte ligger i toppdomene (IKT-Agder), alle elever i agderskolen domenet. Det eksiterer en trust mellom IKT Agder og Agderskolen domenet. Sensitiv.no domenet med ca 350 kontoer skal fases ut og vil ikke påvirkes av et navnebytte. Katalogdomenet (heretter kalt AD) heter i dag ikt-agder.no og heter altså ikke det samme som virksomhetsnavnet. AD benyttes av alle brukere, fysiske PC er, gruppe og tilgangs styring, de fleste servere, tilganger til de fleste applikasjoner, identitet og autentisering, samt omliggende kritisk infrastruktur (bla annet trådløst). Det er altså topp domenet som styrer det meste av hva brukerne benytter av tjenester hos oss i dag. Helt siden IKT Agder ble etablert, har det blitt arbeidet målrettet med å samordne alle brukere i ett og samme AD, da det er dette som gir best effekt i form av stordrift og at tjenester kan tilrettelegges og benyttes likt for alle brukere i samarbeidet. Dette har vært et tidkrevende arbeid som har måtte planlegges nøye, og som også har gitt nedetid og endringer for brukerne ifm. overgangen til nytt domene. I forhold til AD kan en si at en har noen alternativer i forbindelse med at selskapet får nytt navn: 1. Endre navn på AD slik at det samsvarer med nytt navn på selskapet 2. Opprett et helt nytt AD med samme navn som selskapet og flytte alle brukere og objekter som er nevnt ovenfor til det nye AD. 3. Beholde eksisterende AD, og tilrettelegge mest mulig funksjonalitet sikt at navnet på AD uansett blir så godt som usynlig for brukeren. Kommentarer til hver enkelt punkt: 1. Dette skal være støttet i den versjonen av AD vi benytter med tilhørende versjon av Exchange, men det er ikke undersøkt videre hvordan dette gjøres og om det er spesielle forhåndsregler som må tas. Kan være enkelt, men kan også være omfattende, uansett så er dette noe som må testes i isolert testmiljø. 2. Å opprette et nytt domene for så å flytte brukere inn i et nytt domene vil være veldig tidkrevende og i realiteten ikke gi noen ny verdi for brukere i IKT Agder samarbeidet. Det vil isteden gi mere avbrudd i tjenester og endringer for brukeren og medføre at vi må benytte unødvendig tid på en oppgave som heller burde benyttes til å tilrettelegge for nye tjenester eller videreutvikle og forbedre de vi allerede har. 3. Dette er anbefalt metode, noe som også ble belyst i DDØ sammenslåingsrapporten som er utarbeidet i mai/17. Det som i dag ikke er gjennomført er en overgang til pålogging med e- post adresse i domenet. (Pålogging med UPN). Dette skal la seg gjøre, men det er to enkelte utfordringer som gjør at vi ikke kan gjennomføre det på nåværende tidspunkt. Det er ikke støtte for mere en 10 bokstaver i pålogging mot HT portalen, og enkelte utfordringer med støtte mot Global Protect. Brukerne har i dag personlige e-post adresser med kommunene 128

129 sitt domene, og benytter denne i en rekke fagsystemer. Det er stort sett i forbindelse med pålogging på egen PC de ser hva domenenavnet kalles. Ved en sammenslåing med DDØ, har teknisk gruppe allerede belyst at det er hensiktsmessig å flytte brukere fra det domenet med minst brukere inn i det domenet med flest brukere. Dette for å nyttiggjøre og ta ut synergier i forhold til de tjenestene som er tilrettelagt, samt redusere antall brukere som blir berørt av en omlegging. Dette vil også være den minst arbeidskrevende fremgangsmåten. En migrering av DDØ brukere i IKT Agder sitt domene kan for eksempel gjennomføres samtidig med en klient oppgradering til Winows 10 for brukere i østre agder samarbeidet. IKT Agder har i dag ca administrative brukere og 4700 PC i IKT Agder domenet. DDØ har i dag ca 2600 administrative brukere. Antar at antall PC er er om lag det samme. Klienter i DDØ benytter Windows 7 etter det jeg har oppfattet. 129

130 Vurdering av sammenslåing av DDØ og IKT Agder Uttalelse fra: Nito, Delta og Fagforbundet i Vegårshei kommune Vår oppfattelse er at denne prosessen ble startet i forbindelse med debatten rundt kommunesammenslåing i østregionen, men da kommunesammenslåingen i østregionen ikke ble noe av mener vi at også diskusjonen rundt sammenslåing av IKT-Agder og DDØ burde vært lagt død. Vi vet lite eller ingenting om en mulig fremtidig kommunestruktur i østregionen, og det er langt fra sikkert at den vil gjenspeile den sammensetningen som et sammenslått IKT-Agder/DDØ vil betjene. Et annet moment er at IKT-Agder i dag står overfor mulige endringer dersom Aust- og Vest-Agder blir slått sammen til ett fylke. Dersom Aust-Agder ikke lenger skal betjenes av IKT-Agder vil det bety et helt annet kundegrunnlag for IKT-Agder. Vi mener derfor at både fylkessammenslåing og eventuell kommunesammenslåing bør være avklart før man videre vurderer sammenslåing av IKT-Agder og DDØ. Tillitsvalgte stiller seg kritiske til at det ikke har vært noen form for forankring av prosessen hos kommunestyrene/bystyrene som faktisk er eierne av DDØ. Vi kan vi heller ikke se at, tidsfrister, involvering, drøftingsplikt, medbestemmelse og andre bestemmelser i HA er fulgt. Prosessen og den forelagte rapporten har så langt vært preget av ensidig fokus på eventuelle positive økonomiske effekter ved en eventuell sammenslåing. Det har ikke vært noe fokus på et mulig samarbeid mellom IKT-Agder og DDØ, noe som ifølge de ansatte i DDØ ville kunne gjøre kommunene i stand til å hente ut de fleste av de synergiene som rapporten peker på. Et eksempel det er pekt på i rapporten er en eventuell overgang for DDØ-kommunene fra bruk av Agresso, og over til Xledger som IKT-Agder benytter. Denne muligheten hadde DDØ-kommunene da Xledger ble valgt for IKT-Agder, men kommunene/fagmiljøene i DDØ valgte i stedet å gå for Agresso. I de fleste tilfeller vil det være mulig å inngå innkjøp/avtaler i samarbeid og på den måten hente ut eventuelle synergier og besparelser. Dette gjøres også allerede i dag på flere områder gjennom OFAavtalene. Besparelsene det er pekt på i rapporten vil heller ikke gjøre seg gjeldende før det er gått flere år, da det vil være store kostnader knyttet til overgang til nye systemer for DDØ. Både finansielle utgifter knyttet direkte til selve byttet, men også utgifter knyttet til opplæring av ansatte osv. Mest sannsynlig vil en sammenslåing derimot føre til større IKT-utgifter de nærmeste årene for DDØkommunene. Disse utgiftene er delvis også belyst i rapporten. I og med at det kun er belyst økonomisk positive sider ved eventuell sammenslåing, har man ikke fått med de eventuelt negative økonomiske sidene. Dette gjelder både de direkte økonomiske konsekvensene, men også de indirekte. Et eksempel på de direkte negative økonomiske konsekvensene for driften er at lønnskostnadene pr ansatt i snitt er vesentlig lavere hos DDØ enn de er hos IKT-Agder. Noe annet, og som også vil kunne utgjøre store kostnader er de kostnadene som kommer ved for eksempel bytte av fagsystem. Her vil det trolig bli en del kostnader knyttet til opplæring av de ansatte. 130

131 Vi mener også at prosessen i for liten grad har involvert de ansatte og deres representanter. Det har vært en hovedtillitsvalgt fra Vegårshei kommune og en hovedtillitsvalgt fra IKT Agder involvert i møtene med PA Consulting, som har utarbeidet rapporten. Opplevelsen er at dette har vært en informasjonsinnsamling til PA Consulting mer enn det har vært involvering i selve utarbeidelsen av rapporten. Det ble lagt ved en kort uttalelse fra hovedtillitsvalgt med rapporten, men dette var kun etter at de tillitsvalgte ytret ønske om dette. Prosessen med utarbeidelse av rapporten fra PA Consulting har, slik vi ser det, vært preget av hastverksarbeid. Det har vært korte frister, og lite muligheter for å kvalitetssjekke opplysninger på en god måte, noe vi også mener rapporten bærer preg av. En eventuell sammenslåing av IKT-Agder og DDØ vil sannsynligvis også kunne føre til ytterligere sentralisering av flere andre oppgaver i DDØ-kommunene. Det er derimot ingen ting i veien for å slå sammen tjenester på tvers av de 5 DDØ-kommunene, uavhengig av om en slår sammen de to IKTorganisasjonene. Det er også her det ev. vil være størst innsparing- og effektiviserings potensiale pr. i dag. En har lenge sett at en rekke andre fagmiljøer i de 5 kommunene, enkeltvis sliter med bemanning i vakanse/sykmeldingsperioder. Et samlet og sterkere fagmiljø på tvers av DDØkommunene ville kunne avhjelpe dette. Dersom en sentraliserer IKT-fagmiljøet ut av DDØ, samtidig som en opprettholder et sterk desentralisert fagmiljø innenfor de andre enheter, fører det bare til at avstanden mellom IKT og brukermiljøet blir enda større. Vi får mao. en stadig mer asynkron organisasjon. En kan jo også stille spørsmål om forholdet mellom å slå sammen tjenester er i samsvar med den vedtatte strategien, om at kommunene skal stå alene og ikke slås sammen. Dersom det blir sammenslåing, er det også muligheter for å slå sammen funksjoner på tvers av alle 8 kommunene. Eksempler på dette kan være funksjoner som lønn, personal, sak/arkiv osv. Det vil trolig bety enda færre arbeidsplasser i de små kommunene. Sammenslåing av funksjonene for lønn personal og sak/arkiv (AKST - Agder kommunale støttetjenester) er allerede gjort i kommunene som IKT-Agder betjener ( Arendal, Grimstad og Froland). Spørsmålet er også om dette har ført til besparelse og bedre tjenester på disse områdene? Det er også negative sider som ikke er av økonomisk art. Et resultat av sammenslåing vil sannsynligvis være sentralisering til Arendal, og dette vil blant annet medføre et tap av kompetansearbeidsplasser i østregionen. Det er i dag forsvinnende få IKT-arbeidsplasser øst i fylket, og dette vil eventuelt bare gjøre saken enda verre. I en samfunnsanalyse utarbeidet for styret i Østre Agder-samarbeidet er det blitt pekt på at lokalisering av IKT-enheten på Vegårshei ikke har hatt betydning lokalt. De tillitsvalgte stiller store spørsmålstegn ved riktigheten av konklusjonen og dataene i denne analysen. Den virker videre kun å være basert på uttalelser fra 2 personer, rådmann og enhetsleder, og er slik vi ser det ikke korrekt. Vi fordrer at denne ikke legges til grunn for videre behandling da dette vil gi feil premisser for avgjørelsen. Der analysen peker på at det vil ha liten eller ingen betydning for Vegårshei, mener vi tvert imot at dette vil ha stor betydning ikke bare for Vegårshei, men også østregionen. En flytting av de ansatte/enheten vil mest sannsynlig også føre til at det blir mer distanse mellom IKTenheten og brukerne. Enkelte føler at den allerede i dag er blitt for stor, men vil trolig bli enda større med en sammenslåing og relokalisering. Det er en stor fordel for kommunene å ha IKT-kompetansen så nærme som mulig, både når det kommer til hjelp, men også til rådføring. 131

132 I prosessen er det brukt ord som fusjon, nedleggelse, sammenslåing m.m. Nå er det på tide å stoppe opp og gjøre skikkelig forarbeid til en så viktig beslutning, la de ansatte i DDØ bli hørt, og ivareta medvirkning samt bygge opp for en god prosess videre. Som tidligere nevnt er det ikke bare sammenslåing som er en løsning, men man bør også få utarbeidet en rapport som sier hva man kan spare ved å for eksempel samarbeide, uten en sammenslåing. Dersom ønsket til slutt vil være en sammenslåing, mener vi kommunene skal jobbe for at en eventuell ny enhet blir plassert i østre deler av fylket. Dette bør settes som en forutsetning for en sammenslåing. Knut Harald Ramleth Kine Lorentzen Anne Helene E.Baarøy 132

133 133

134 134

135 135

136 136

137 137

138 138

139 Styret i Østre Agder EVRY Norge AS Org.nr Postadresse: Postboks Fornebu Dato: Side 1/2 Besøksadresse: Snarøyveien 30 A 1360 Fornebu Innspill til eventuell etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ Ved en tilfeldighet er vi i EVRY og Unit4 nylig blitt gjort oppmerksom på prosessen for en eventuell sammenslutning av IKT Agder og DDØ, og deretter et eventuelt skifte av fagsystemer. Som eksisterende leverandører av DDØ sine fagsystemer for sak/arkiv har vi i EVRY følgende innspill til eventuell etablering av ny felles IKT-virksomhet: I PA- Consulting sin utredningsrapport fra 2016 står det at ephorte ikke supporteres fra Dette stemmer ikke da DDØ har ephorte5 som også supporteres fra I utredningsrapporten fra 2016 står det at IKT Agder nylig har anskaffet systemet Public 360 for håndtering av sak og arkiv. Vi påpeker at IKT Agder anskaffet Public 360 allerede i 2015, men per i dag benytter fortsatt ephorte levert av EVRY for håndtering av sak og arkiv. Hva IKT Agder betaler for ephorte fra EVRY ser ikke ut til å være nevnt i utredningsrapporten. Som eksisterende leverandører av DDØ sine fagsystemer for HR, økonomi og lønn har vi i EVRY og Unit4 følgende innspill til eventuell etablering av ny felles IKT-virksomhet: Utredningsrapporten til PA-Consulting fra 2016 henviser til 100 brukere av systemet Unit4 Business World (Agresso). Dette er antall brukere som lå inne i opprinnelig avtale fra Det har imidlertid, via flere endringsordrer, vært justeringer på innholdet i denne avtalen. Eksempelvis kan p.t. brukere både se lønnslipp på web, og det kan også godkjennes fakturaer på web. Avtaler inngått etter opprinnelig avtale innholder ingen begrensninger på brukere, og per i dag er det registrert 392 brukere med tilgang til web hos DDØ. Denne upresisheten medfører et feil grunnlag ved sammenligning av priser for systemene til IKT Agder og DDØ. I Unit4 Business World (Agresso) leveres det en løsning for økonomi, rapportering, budsjettering, lønn og HR, fakturabehandling, samt innkjøp om ønskelig. Vi tillater oss å stille spørsmål ved om alle disse aspektene er vurdert i sammenlikningen av priser. Disse innspillene viser at grunnlaget for beslutning kan være mangelfult, også på andre områder. Vi har ikke sett nærmere på andre aspekter i utredningsrapportene, slik som IKT-infrastruktur, fagsystemer for helse og velferd, fagsystemer for oppvekst og utdanning og fagsystemer for plan, bygg og geodata. 139

140 Side 2/2 evry.com Vi i EVRY og Unit4 skulle ønske vi var blitt informert om en eventuell etablering av ny felles IKTvirksomhet på et tidligere tidspunkt, samt fått mulighet til å gi innspill på et tidligere stadie i prosessen. Vi ber også om en redegjørelse om hvordan man forholder seg til lov om offentlige anskaffelser ved et eventuelt skifte av fagsystemer som omtalt i utredningsrapportene. Bård Jørgen Haaland Bjørn Røsten Vice President Enterprise Application & Consulting EVRY Norge AS Managing Director Norge Unit4 AS 140

141 141

142 Innspill til Vegårshei kommunes administrasjonsutvalg Sak nr 19/17, sammenslåing av DDØ-IKT og IKT Agder I forbindelse med at administrasjonsutvalget i Vegårshei kommune skal behandle saken om sammenslåing av DDØ-IKT og IKT Agder, har de ansatte i DDØ-IKT utarbeidet følgende innspill. Det skrives i rådmannens innstilling at de merker seg motstand mot sammenslåing fra de tillitsvalgte i DDØ-IKT. Det finnes ingen prinsipiell motstand, men et krav om at det gjøres på korrekt grunnlag. Basert på saksframstillingen er et samlet fagmiljø i DDØ-IKT bekymret for urealistiske forventninger og for de mulige negative konsekvensene en fusjon kan få for DDØ-kommunene. Prosess - Helt fra starten av har prosessen vært gjennomført på en dårlig måte. Behandlingen de ansatte i DDØ-IKT har fått fører til at fagmiljøet kan være i ferd med å smuldre opp, ved at flere ansatte slutter. - I løpet av sommeren har ledelsen i IKT Agder og sekretariatet for Østre Agder produsert nye dokumenter som er en del av saksfremstillingen. Dette inneholder mye informasjon om DDØ-IKT som inneholder konkrete feil. Vi mener det er svært spesielt at utredningsarbeidet fortsetter fra den ene siden etter at styringsgruppa for utredning ble avsluttet 31. mai. - I mai utlyste IKT Agder to nyopprettede stillinger, mens DDØ-IKT ikke har fått utlyse det som har stått vakant siden Ingen andre enn tillitsvalgte i Vegårshei kommune har sett på det som et problematisk signal midt i en fusjonsutredning. - Det mangler føringer for hvordan en eventuell fusjonsprosess skal gjennomføres. - Det er ikke utredet noe om avtaleverk og lisenser som i stor grad må reforhandles. - Det ligger mye informasjon på hjemmesidene til Østre Agder som inneholder alvorlige faktafeil om DDØ-IKT. Dette har blitt påpekt og dokumentert utallige ganger, men det blir tydeligvis ikke rettet opp. Noen av disse er nå vedlegg til rådmannens innstilling. Faktafeil - Det trekkes fortsatt fram mange opplysninger fra den første rapporten utarbeidet av PA Consulting. Denne rapporten er så misvisende at det er uforståelig hvordan den fortsatt kan være en del av saksgrunnlaget. Det påfølgende brevet fra de ansatte i DDØ-IKT, hvor vi peker på flere grunnleggende feil, har rådmennene selv valgt å utelate fra saksframstillingen. - Økonomiberegninger utarbeidet av IKT Agder (vedlegg 5) skal ifølge rådmennene gi svar på forventede økonomiske gevinster. Beregningene hviler på en betingelse om at ephorte (DDØkommunenes sak- og arkivsystem) skal legges ned fra leverandørens side. Vi kan dokumentere at betingelsen er en feil og at det tidligere er lovet å rette opp i dette. Økonomi - Det ble tidlig i prosessen fokusert på store og raske økonomiske gevinster. Da det etter hvert viste seg å være usikkert, ble det bestemt å ikke utrede det nærmere pga kompleksitet i temaet. Likevel hevdes det nå i rådmannens innstilling at etter få år vil man se besparelser både på økonomi, kapasitet og kvalitet. - Det er ikke beskrevet hvordan omleggingskostnader skal fordeles. IKT Agder har uttrykket en forventning om at DDØ-IKT legger om alle sine gjeldende systemer til å samsvare med det IKT Agder leverer (der det er ulikt), og at kostnader forbundet med dette må tas av de fem DDØkommunene alene. 142

143 Rådmannens kommentarer til innspillet er markert med blått Ansattes svar er markert med rødt Innspill til Vegårshei kommunes administrasjonsutvalg Sak nr 19/17, sammenslåing av DDØ-IKT og IKT Agder I forbindelse med at administrasjonsutvalget i Vegårshei kommune skal behandle saken om sammenslåing av DDØ- IKT og IKT Agder, har de ansatte i DDØ-IKT utarbeidet følgende innspill. Det skrives i rådmannens innstilling at de merker seg motstand mot sammenslåing fra de tillitsvalgte i DDØ-IKT. Det finnes ingen prinsipiell motstand, men et krav om at det gjøres på korrekt grunnlag. Basert på saksframstillingen er et samlet fagmiljø i DDØ-IKT bekymret for urealistiske forventninger og for de mulige negative konsekvensene en fusjon kan få for DDØ-kommunene. Prosess - Helt fra starten av har prosessen vært gjennomført på en dårlig måte. Behandlingen de ansatte i DDØ-IKT har fått fører til at fagmiljøet kan være i ferd med å smuldre opp, ved at flere ansatte slutter. - I løpet av sommeren har ledelsen i IKT Agder og sekretariatet for Østre Agder produsert nye dokumenter som er en del av saksfremstillingen. Dette inneholder mye informasjon om DDØ-IKT som inneholder konkrete feil. Vi mener det er svært spesielt at utredningsarbeidet fortsetter fra den ene siden etter at styringsgruppa for utredning ble avsluttet 31. mai. Kommentar: 1. Medarbeidere i DDØ har i de deler av prosessen der Østre Agder har vært oppdragsgiver hatt en tillitsvalgt fra de ansatte med i arbeidsgruppen som har styrt arbeidet. I tillegg har hovedtillitsvalgt fra Vegårshei sittet i arbeidsgruppen. Leder og senere konstituert leder ved DDØ har vært del av sekretariatet for arbeidet. Samlet har medarbeiderne i DDØ hatt sterkere representasjon i prosessen enn det medarbeiderne i IKT Agder IKS har hatt. Det stemmer at medarbeiderne i DDØ har hatt en sterkere representasjon enn ansatte i IKT Agder i den styringsgruppen, men om man ser på sammensetningen av styringsgruppen og sekretariatet har de bestått hovedsakelig av representanter som på forhånd har vært ukritisk innstilt på fusjon slik vi har oppfattet det. I den første fasen som førte fram til PA-rapporten var det ingen medvirkning overhodet. 2. Dette er utredninger som ble etterspurt i styrende organer i Østre Agder(rådmannsgruppen) for å supplere rapporten fra Bouvet for å kunne representere et helhetlig beslutningsunderlag overfor styret. Rådmennene står ansvarlig for at disse er utarbeidet og mener de er helt nødvendige i saken. Disse dokumentene har vært tilgjengelige og åpne siden juni, og det er ikke tidligere fremkommet signaler om at de inneholder konkrete feil. At de ansatte gjennom tillitsvalgte har vært involvert frem til 31.mai stemmer, men det har blitt produsert materiale til saken etter 31. mai hvor det ikke har vært noen involvering av DDØ. Om man velger å si at det som er produsert etter 31. mai ikke er på oppdrag fra Østre Agder så tas det likevel med i den videre saksgangen og må derfor regnes som godkjent av Østre Agder. Dersom det er bestilt av Østre Agder uten å involvere DDØ blir det ikke kvalitetssikret slik vi ser det. De ansatte registrerer at det finnes en motvilje mot å ta med argumenter fra DDØ, mens påstander og faktafeil fra IKT Agder blir presentert uten å skulle kunne motgås i saken. i Bouvet rapporten står det bla i sammendraget: Ved etablering av IKT-samarbeid etter kommuneloven 27 som eget rettssubjekt, vil de ansatte i DDØ og i IKT Agder overføres til det nye samarbeidet gjennom en virksomhetsoverdragelse etter arbeidsmiljøloven kapittel 16. Drøftinger med tillitsvalgte må gjennomføres etter arbeidsmiljøloven og kollektive avtaler. Styringsgruppen legger til grunn at alle ansatte overføres til det nye samarbeidet. Det betyr at det ligger føringer i lovverket. De ansattes rettigheter ved en eventuell etablering er beskrevet i kapittel i Bouvet rapporten. I rapportens kapittel 3 er det beskrevet en overordnet plan for en evt. sammenslåingsprosess. 143

144 - Det er ikke utredet noe om avtaleverk og lisenser som i stor grad må reforhandles. Kommentar: Dette er behandlet i kapittel i Bouvet rapporten hvor det bla står: Ved å legge driften av IKTsystemene til et interkommunalt samarbeid etter kommuneloven 27 som eget rettssubjekt, vil samarbeidet kunne være kontraktspart på vegne av eierkommunene... Det vil være naturlig at IKT-samarbeidet overtar som kontraktseier for leverandøravtalene.. Statens standardavtale for kjøp har med et avsnitt om at offentlige virksomheter kan overdra avtalen til annen offentlig virksomhet, slik at disse vil være enkle å overdra. Se samme punkt lenger ned. - I mai utlyste IKT Agder to nyopprettede stillinger, mens DDØ-IKT ikke har fått utlyse det som har stått vakant siden Ingen andre enn tillitsvalgte i Vegårshei kommune har sett på det som et problematisk signal midt i en fusjonsutredning. Kommentar: Det har ikke vært lagt føringer fra rådmannen om at vakante stillinger i DDØ ikke kan utlyses. Hverken når det gjelder vakansen siden 2015 eller vakanser som har oppstått den siste tiden. Tvert i mot har rådmannen uttrykt bekymring for om enhetens kapasitet svekkes slik at det går utover kvaliteten på enhetens leveranser til kommunene. - Det mangler føringer for hvordan en eventuell fusjonsprosess skal gjennomføres. Kommentar: i Bouvet rapporten står det bla i sammendraget: Ved etablering av IKT-samarbeid etter kommuneloven 27 som eget rettssubjekt, vil de ansatte i DDØ og i IKT Agder overføres til det nye samarbeidet gjennom en virksomhetsoverdragelse etter arbeidsmiljøloven kapittel 16. Drøftinger med tillitsvalgte må gjennomføres etter arbeidsmiljøloven og kollektive avtaler. Styringsgruppen legger til grunn at alle ansatte overføres til det nye samarbeidet. Det betyr at det ligger føringer i lovverket. De ansattes rettigheter ved en eventuell etablering er beskrevet i kapittel i Bouvet rapporten. I Bouvet rapporten kapittel 3 er det beskrevet en overordnet plan for en evt. sammenslåingsprosess. - Det er ikke utredet noe om avtaleverk og lisenser som i stor grad må reforhandles. Kommentar: En premiss for en eventuell sammenslåing er at alle forpliktelser og rettigheter som påhviler de to virksomhetene overføres til den nye virksomheten. Avtaler som utløper reforhandles ut fra kommunenes behov på dette tidspunkt og etter bestemmelsene for offentlige anskaffelser. Dette er behandlet i kapittel i Bouvet rapporten hvor det bla står: Ved å legge driften av IKT-systemene til et interkommunalt samarbeid etter kommuneloven 27 som eget rettssubjekt, vil samarbeidet kunne være kontraktspart på vegne av eierkommunene... Det vil være naturlig at IKT-samarbeidet overtar som kontraktseier for leverandøravtalene.. Statens standardavtale for kjøp har med et avsnitt om at offentlige virksomheter kan overdra avtalen til annen offentlig virksomhet, slik at disse vil være enkle å overdra. Det er riktig at Statens standardavtale for kjøp har med en slik klausul, men det er ikke utredet om denne kontrakten er benyttet i alle avtaler som er inngått. Et eksempel på avtaler som kan være problematisk for både IKT-Agder og DDØ er avtalene med Microsoft. Lisensreglene her er innfløkte og kan ved små endringer i driften utgjøre store kostnader for kunden. Poenget er at det ikke er utredet og man dermed ikke vet konsekvensene, men tar en forutsetning om at det skal være uproblematisk. - Det ligger mye informasjon på hjemmesidene til Østre Agder som inneholder alvorlige faktafeil om DDØ-IKT. Dette har blitt påpekt og dokumentert utallige ganger, men det blir tydeligvis ikke rettet opp. Noen av disse er nå vedlegg til rådmannens innstilling. 144

145 Faktafeil - Det trekkes fortsatt fram mange opplysninger fra den første rapporten utarbeidet av PA Consulting. Denne rapporten er så misvisende at det er uforståelig hvordan den fortsatt kan være en del av saksgrunnlaget. Det påfølgende brevet fra de ansatte i DDØ-IKT, hvor vi peker på flere grunnleggende feil, har rådmennene selv valgt å utelate fra saksframstillingen. Kommentar: Det var enighet i styringsgruppa om at rapporten fra PA Consulting, sammen med blant annet uttalelsen fra de ansatte i DDØ utgjør en del av grunnlagsmaterialet for Den videre utredningen fra Bouvet. Bouvet konkluderer med at hovedkonklusjonene fra PA Consultings rapport kan legges til grunn for den videre utredningen. Det var ikke enighet i at PA rapporten skulle utgjøre et grunnlag, men derimot et flertall i styringsgruppen. - Økonomiberegninger utarbeidet av IKT Agder (vedlegg 5) skal ifølge rådmennene gi svar på forventede økonomiske gevinster. Beregningene hviler på en betingelse om at ephorte (DDØ-kommunenes sak- og arkivsystem) skal legges ned fra leverandørens side. Vi kan dokumentere at betingelsen er en feil og at det tidligere er lovet å rette opp i dette. Kommentar: Det er korrekt at det står i vedlegg 5 at Ephorte skal fases ut. Dette utsagnet er ikke korrekt og burde vært fjernet. Bouvet rapporten, og rådmennene, har imidlertid lagt til grunn at DDØ kommunene i løpet av få år må gjennomføre en ny anskaffelsesprosess av sak/ arkivsystem, evt. en reforhandling med Evry, og at systemene i kommunene i den forbindelse kan harmoniseres. Det er en slik harmonisering som vil gi forventet økonomisk gevinst. I Bouvet rapporten kapittel 2.7 står det bla. I utredningen har vi vurdert PA Consulting sine gevinstestimater for HR/Økonomi/Lønn- og Sak/Arkiv-systemer og mener de er reelle under forutsetning av at alle kommunene tar i bruk de samme systemene. Bouvet antar gevinstene vil ligge på samme nivå uavhengig av hvilke system man velger som felles system. Det har sammenheng med at man med interkommunalt samarbeid etter kommuneloven 27 som eget rettssubjekt vil kun være en kontraktspart som kjøper lisenser samt at drift og forvaltning begrenses til en enhet. Hva har Bouvet rapporten og rådmennene lagt til grunn for at DDØ kommunene innen få år må gjennomføre en ny anskaffelsesprosess av sak/arkiv-systemene? En reforhandling er en annen sak. Å bytte sak/arkiv-system vil innebære en enorm jobb og trolig store kostnader, uavhengig av om man harmoniserer med andre kommuner. Økonomi - Det ble tidlig i prosessen fokusert på store og raske økonomiske gevinster. Da det etter hvert viste seg å være usikkert, ble det bestemt å ikke utrede det nærmere pga kompleksitet i temaet. Likevel hevdes det nå i rådmannens innstilling at etter få år vil man se besparelser både på økonomi, kapasitet og kvalitet. - Det er ikke beskrevet hvordan omleggingskostnader skal fordeles. IKT Agder har uttrykket en forventning om at DDØ-IKT legger om alle sine gjeldende systemer til å samsvare med det IKT Agder leverer (der det er ulikt), og at kostnader forbundet med dette må tas av de fem DDØ-kommunene alene. Kommentar: I Bouvet rapporten kapittel 2.7 er både de økonomiske og kvalitative gevinstpotensialene beskrevet og forutsetninger for disse. Styringsgruppen anbefaler at kostnadene fordeles etter en prismodell hvor alle kostnader knyttes til en brukerpris. Om omstillingskostnadene skal fordeles etter denne modellen eller fordeles etter eierandelene beskrevet i 5 i utkast til vedtekter, er det ikke tatt stilling til. Det er riktignok i rapporten beskrevet økonomiske og kvalitative gevinstpotensialer, men ikke økonomiske og kvalitative kostnadspotensialer. Dette gir slik vi ser det et skjevt bilde på hva man kan forvente seg å kun vise til de mulige positive sidene, og utelate de potensielt negative. Det er også riktig at det ikke er beskrevet i rapporten hvordan omstillingskostnadene skal dekkes, men de signalene som har kommet til nå har gått på at omstillingskostnadene må dekkes av de kommunene som må foreta omstilling, og slik de seneste dokumentene i saken viser tyder det på at det er de fem DDØ-kommunene som må omstille seg til å benytte de systemer som benyttes i IKT-Agder i dag. Igjen: det er ikke kartlagt og man vet derfor ikke konsekvensene for kommunene. 145

146 Vegårshei kommune Myra 4985 Vegårshei Telefon: Telefax: E-post: Hjemmeside: Bankkontonr.: Organisasjonsnr.: «MOTTAKERNAVN» «ADRESSE» Dato: «POSTNR» «POSTSTED» Vår ref: 2016/ Deres ref: Saksbehandler: «KONTAKT» Anne Helene Espeland Baarøy Tlf MELDING OM VEDTAK ETABLERING AV NY FELLES IKT- VIRKSOMHET VED SAMMENSLÅING AV IKT AGDER OG DDØ BEHANDLING I KOMMUNESTYRE Helge Haugenes, KRF ble erklært inhabil jfr. Fvl 6 b. Aina E. Voie, KRF møtte som vara. Fredrik Grindheim fra firmaet Bouvet presenterte bakgrunn og konklusjon for sin rapport, som var et av vedleggene i saken. Det ble deretter åpnet for spørsmål til Bouvet. I tillegg svarte Roy Arneberg, konstituert enhetsleder av DDØ på spørsmål i saken. Det ble deretter åpnet for behandling i saken. Ordfører opplyste at behandling av saken i Østre Agder ble utsatt av styret. Hun informerte videre at det nå var berammet møte med DDØ ordførerne vedr. denne saken. Kjetil Torp, KRF, fremmet følgende forslag: 1. Vegårshei kommune sier nei til det framlagte forslaget om en felles IKT-virksomhet ved sammenslåing av DDØ og IKT-Agder. Dette begrunnes blant annet i: Faktafeil og mangler i beslutningsgrunnlaget gir stor usikkerhet rundt tillit til framlagte rapporter, og derved konklusjoner på grunnlag av disse. En generelt uryddig prosess der bl.a. ansattes rett til og mulighet for medvirkning ikke har blitt tatt på alvor. Manglende avklaring på om Fylkeskommunen fortsatt skal være en del av IKT- Agder, med de følger dette får for fokus, bemanning, økonomi og strategi. Kommunestyret anser det som uansvarlig å gå inn på en sammenslåing uten at økonomiske og praktiske konsekvenser for DDØ-kommunene er gjort rede for. 2. Ordfører bes om å starte en prosess med de andre DDØ-kommunene for å avklare viktige spørsmål og søke å finne en felles strategi. Ordfører Kirsten Helen Myren, Sp fremmet følgende forslag: 146

147 1. Vegårshei kommunestyre sier nei til etablering av ny felles ikt enhet. 2. Som vertskommune er vi trygge på at DDØ er godt rustet til å møte digitaliseringen vi står ovenfor, samt ivareta eierkommunenes behov for ikt-tjenester også i fremtiden. 3. Utredningene som foreligger belyser ikke reelle økonomiske konsekvenser og forpliktelser, da flere forhold er utelatt. Vegårshei kommune kan ikke gå inn i en sammenslåing med så usikre forpliktelser. 4. IKT Agder omfatter i dag også Aust-Agder fylkeskommune. Fra 2020 er fylkeskommunene i Aust- og Vest-Agder sammenslått, og det er vedtatt at fylkesadministrasjonen skal ligge i Kristiansand. Det er dermed stor usikkerhet hva konsekvensene ved sammenslåing av IKT enhetene blir, når vi vet at fylkeskommunen innen 2020 trekker ut sin 1/4 av selskapet IKT Agder. 5. Det er av stor betydning å beholde kompetansearbeidsplasser i kommunen vår. 17 arbeidsplasser på Vegårshei utgjør 3 % av arbeidsplassene våre. Til sammenlikning ville 3% reduksjon i Risør utgjøre 68 arbeidsplasser og i Tvedestrand 63. Det ble deretter avholdt et møte med ordfører og gruppelederne i AP, SP og KrF. Etter gruppemøte fremmet ordfører fellesforslag fra AP, SP og KrF. 1. Vegårshei kommunestyre sier nei til etablering av ny felles ikt enhet. 2. Som vertskommune er vi trygge på at DDØ er godt rustet til å møte digitaliseringen vi står ovenfor, samt ivareta eierkommunenes behov for ikt-tjenester også i fremtiden. 3. Vegårshei kommunestyret opplever ikke at ansattes rett til, og mulighet for reell medvirkning, er tatt på alvor. 4. Utredningene som foreligger belyser ikke reelle økonomiske konsekvenser og forpliktelser, da flere forhold er utelatt. Vegårshei kommune kan ikke gå inn i en sammenslåing med så usikre forpliktelser. 5. IKT Agder omfatter i dag også Aust-Agder fylkeskommune. Fra 2020 er fylkeskommunene i Aust- og Vest-Agder sammenslått, og det er vedtatt at fylkesadministrasjonen skal ligge i Kristiansand. Det er dermed stor usikkerhet hva konsekvensene ved sammenslåing av IKT enhetene blir, når vi vet at fylkeskommunen innen 2020 trekker ut sin 1/4 av selskapet IKT Agder. 6. Det er av stor betydning å beholde kompetansearbeidsplasser i kommunen vår. 17 arbeidsplasser på Vegårshei utgjør 3 % av arbeidsplassene våre. Til sammenlikning ville 3 % reduksjon i Risør utgjøre 68 arbeidsplasser og i Tvedestrand 63. Inge Lines H, opplyste at han gikk inn for rådmannens innstilling. Votering: Ordførers siste forslag ble vedtatt med 17 mot 3 stemmer (Inge Lines, Ingunn Rønningen H og Nils Mjåvatn FRP) Vedtak i kommunestyret i PS 60/ Vegårshei kommunestyre sier nei til etablering av ny felles ikt enhet. 2. Som vertskommune er vi trygge på at DDØ er godt rustet til å møte digitaliseringen vi står ovenfor, samt ivareta eierkommunenes behov for ikt-tjenester også i fremtiden. 3. Vegårshei kommunestyret opplever ikke at ansattes rett til, og mulighet for reell medvirkning, er tatt på alvor. 4. Utredningene som foreligger belyser ikke reelle økonomiske konsekvenser og forpliktelser, da flere forhold er utelatt. Vegårshei kommune kan ikke gå inn i en sammenslåing med så usikre forpliktelser. 5. IKT Agder omfatter i dag også Aust-Agder fylkeskommune. Fra 2020 er fylkeskommunene i Aust- og Vest-Agder sammenslått, og det er vedtatt at fylkesadministrasjonen skal ligge i Kristiansand. Det er dermed stor usikkerhet hva 147

148 konsekvensene ved sammenslåing av IKT enhetene blir, når vi vet at fylkeskommunen innen 2020 trekker ut sin 1/4 av selskapet IKT Agder. 6. Det er av stor betydning å beholde kompetansearbeidsplasser i kommunen vår. 17 arbeidsplasser på Vegårshei utgjør 3 % av arbeidsplassene våre. Til sammenlikning ville 3 % reduksjon i Risør utgjøre 68 arbeidsplasser og i Tvedestrand 63. Vedlagt oversendes særutskrift av saksbehandling og vedtak i ovennevnte sak til orientering. Med vennlig hilsen Anne Helene Espeland Baarøy Arkivansvarlig/konsulent Rådmannens stab Brevet er elektronisk godkjent og har derfor ingen signatur Vedlegg 1 SÆRUTSKRIFT ETABLERING AV NY FELLES IKT- VIRKSOMHET VED SAMMENSLÅING AV IKT AGDER OG DDØ Likelydende brev sendt til: ØSTRE AGDER INTERKOMMUNALE SAMARBEID v/ole Jørgen Etholm ÅMLI KOMMUNE GJERSTAD KOMMUNE RISØR KOMMUNE TVEDESTRAND KOMMUNE 148

149 REFERAT FRA MØTE OM DDØ - knyttet til saken om sammenslåing med IKT Agder Til stede: Inger Løite, ordfører Gjerstad kommune Jan Dukene, ordfører Tvedestrand kommune Reidar Saga, ordfører Åmli kommune Per Kristian Lunden, ordfører Risør kommune Ole Petter Skjævestad, rådmann Vegårshei kommune Roy Arneberg, enhetsleder DDØ John Geir Smeland, varaordfører Vegårshei kommune Kirsten Helen Myren, ordfører Vegårshei kommune Møtested: Vegårshei Møtedato: Agenda for møtet ble sendt ut 12.9 og var som følger: 1. Hensikten med møtet 2. Gjennomgang av Vegårshei kommunestyre sitt vedtak i saken 3. Avklaringer og informasjon 4. Veien videre 1. Hensikten med møtet Det var ordfører Kirsten Helen Myren som hadde tatt initiativ til møtet, som vertskommune for samarbeidet. Innledningsvis ble hensikten med møtet fra Vegårshei sin side, avklart til å synliggjøre status for DDØ i dag, samt å peke på usikkerheten knyttet til de økonomiske forpliktelsene, ettersom en sammenslåing av selskapene betyr at man velger bort dagens samarbeid. Det ble stilt spørsmål ved om dette var den egentlige hensikten fra Vegårshei sin side, at bemerkninger til rapporten fra Bouvet burde ha kommet tidligere, at informasjon som kommer i et slikt møte kan være farget, at det blir påstand mot på stand. Enkelte mente også at det å kalle inn til møte på denne måten ble å regne som lobbyvirksomhet noe som ble oppfattet som spesielt, men ikke ulovlig. Vegårshei presiserte nok en gang at hensikten med møte, er å få frem informasjon som kanskje drukner i saken, eller som ikke kommer tydelig frem. Det er en omfattende sak, og det er vanskelig å få den totale oversikten med mindre man sitter tett på. Som vertskommune mener vi å ha tilgang på informasjon som også bør være av interesse for de andre ordførerne og deres kommunestyrer når saken skal behandles. 149

150 2. Gjennomgang av Vegårshei kommunestyre sitt vedtak i saken Vegårshei kommunestyre fattet vedtak i saken Tilstede under behandling av saken var både Roy Arneberg, enhetsleder for DDØ og Fredrik Grindland, senior rådgiver fra Bouvet. I forkant av behandlingen ble anbefalingen fra Bouvet presentert og kommunestyret fikk anledning til å stille spørsmål til utredningen og til dagens samarbeid. Vegårsheis ordfører oppfordret de øvrige ordførerne til å legge opp til samme gjennomgang og spørsmålsrunde, da denne opplevdes som svært nyttig og informativ. Vegårshei kommunestyres vedtak ble gjennomgått: Fra protokollen; Vedtak i kommunestyret i PS 60/ Vegårshei kommunestyre sier nei til etablering av ny felles ikt enhet. 2. Som vertskommune er vi trygge på at DDØ er godt rustet til å møte digitaliseringen vi står ovenfor, samt ivareta eierkommunenes behov for ikt-tjenester også i fremtiden. 3. Vegårshei kommunestyret opplever ikke at ansattes rett til, og mulighet for reell medvirkning, er tatt på alvor. 4. Utredningene som foreligger belyser ikke reelle økonomiske konsekvenser og forpliktelser, da flere forhold er utelatt. Vegårshei kommune kan ikke gå inn i en sammenslåing med så usikre forpliktelser. 5. IKT Agder omfatter i dag også Aust-Agder fylkeskommune. Fra 2020 er fylkeskommunene i Austog Vest-Agder sammenslått, og det er vedtatt at fylkesadministrasjonen skal ligge i Kristiansand. Det er dermed stor usikkerhet hva konsekvensene ved sammenslåing av IKT enhetene blir, når vi vet at fylkeskommunen innen 2020 trekker ut sin 1/4 av selskapet IKT Agder. 6. Det er av stor betydning å beholde kompetansearbeidsplasser i kommunen vår. 17 arbeidsplasser på Vegårshei utgjør 3% av arbeidsplassene våre. Til sammenlikning ville 3% reduksjon i Risør utgjøre 68 arbeidsplasser og i Tvedestrand 63. Enhetsleder for DDØ kommenterte punkt 2, og bekreftet at det er gjennomført en omfattende jobb med sentralisering, automatisering og harmonisering de siste årene, som fra våren 2017 betyr at vi er å regne som en kommune teknisk sett. DDØ er klare for å levere for digitaliseringen som venter oss. Det er også viktig å huske på at endringskraft må modnes frem i egen organisasjon, og gå hand i hand med faglinje og ikt. Ang. punkt 3 viste ordfører i Vegårshei til manglende dokumenter og manglende besvarelser på bemerkninger, og til ordveksling mellom fagmiljø og rådmannsnivå som eksempel på at fagmiljøet ikke har blitt tatt på alvor. Selv om rådmannsnivået mener det har vært en åpen prosess, burde løpet vært lagt opp annerledes når ikke fagmiljøet oppfatter mulighet for reell medvirkning. 150

151 Ordfører i Vegårshei forklarer punkt 4 med at de økonomiske konsekvenser og forpliktelser oppleves så usikre, at Vegårshei kommunestyre ikke fant grunnlaget godt nok, til at vurderingen i utredningen kunne legges til grunn. Fagmiljøet peker på vesentlige elementer som ikke er kostnadsberegnet og omlegging av både systemer og infrastruktur har en langt større kostnad enn det som er tatt høyde for i rapportene. Enhetsleder i DDØ bekreftet dette, og pekte på ønske om beslutningen i det minste tas på et noe mer fullstendig grunnlag. Samtidig sier enhetsleder at fusjonsmatematikk tilsier gevinster ved sammenslåing, men at dagens DDØ har hentet ut mange gevinster ved omleggingen som er gjort de siste par årene, og at DDØ nå er rustet og klar for å levere det som kreves og etterspørres. 3. Avklaringer og informasjon Innspill til vedtaket rundt bordet, var at vedtaket tyder på manglende tillitt til rådmennene, at det måtte forventes at rådmennene lagde saksfremstilling med en total vurdering, det ble stilt spørsmål om hva Vegårshei kommune velger å gjøre dersom sammenslåingen blir gjennomført, og flere mente Vegårshei hadde satt seg selv på sidelinjen ved å si nei og dermed mistet muligheten for påvirkning av veien videre. Ordfører i Vegårshei svarte med å påpeke uenigheten som er i saken mellom fagmiljøet DDØ og rådmennene, som omhandler faktafeil og økonomiske vurderinger. Innspill fra fagmiljøet blir ikke omtalt eller besvart, og heller ikke motsagt. Det er krevende og utfordrende når vurderingene som blir gjort, fraviker totalt fra det vårt eget fagmiljø sier. Som vertskommune har vi arbeidsgiveransvar også for de ansatte i DDØ, og vi får i større grad enn kommunestyrerepresentantene i øvrige kommuner, informasjon om detaljer rundt prosessen. Det er viktig og riktig at det informeres om uenigheten, og at det blir opplyst om at Vegårshei kommunestyre har lagt vekt på fagmiljøets vurderinger. Ordfører i Vegårshei presiserte at vedtaket handler om sammenslåing eller ikke. At VK sitt standpunkt er at DDØ og IKT Agder videreføres som to separate virksomheter. Dersom sammenslåing likevel finner sted vil Vegårshei fortsatt ha behov for å delta i et samarbeid om IKT tjenester. Ettersom Vegårshei kommunestyre har fattet vedtak, er veien videre opp til øvrige kommuner i Østre Agder. Standpunktet til VK er tydelig, og betydningen av arbeidsplasser skal være godt formidlet. Flere kommuner hadde et punkt om arbeidsplassfordeling i østre del av fylket når saken om intensjon ble vedtatt for et år siden, ordfører på Vegårshei oppfordret til at vedtakene følges opp og at det tas politisk ansvar for å styre plassering av et nytt selskap til fordel for østre del av ØA. Det ble ellers kommentert litt rundt dette med muligheten for å drifte ikt-tjenesten til den nye fylkeskommunen. Enkelte mente fortsatt at dette var en reell mulighet og at ved å slå sammen selskapene ville sjansen øke. Flere elementer kan være usikre, vi vet blant annet at både Birkenes og Lillesand ser etter nye løsninger for drift av sine ikt-tjenester, og at IKT Agder kan være et aktuelt selskap å innlemmes i. Det ble kommentert litt til vedtektene som foreslås, hvor representantskapet til det nye selskapet skal bestå av rådmenn, og stilt spørsmål ved hvilken styring politikerne da får. Enkelte mente dette er en klar driftsoppgave, men at spørsmålet om plassering av arbeidsplasser er en politisk sak. 151

152 4. Veien videre Enkelte kommenterte at arbeidsplasser i østre del var en forutsetning. Det ble igjen påpekt fra flere at Vegårshei har satt seg selv på sidelinjen ved å si nei, og at veien videre er opp til øvrige kommuner i Østre Agder. Avslutningsvis var det enighet om at det var kommet frem mye nyttig informasjon i møtet. Enhetsleder Roy Arneberg fikk honnør for måten informasjon og innspill ble presentert. Ordfører Kirsten Helen Myren understreket igjen hensikten med møtet og at alle kommunestyrene selv må vurdere om grunnlaget, både med tanke på det faglige og det økonomiske, er fullstendig nok til at det kan fattes vedtak Referent; Kirsten H. Myren Ordfører Vegårshei kommune 152

153 Arendal 22.september 2017 Referat fra styremøte i Østre Agder fredag 22.september 2017 i Tvedestrand kommunehus. Følgende møtte: Ordfører Per Kristian Lunden, Risør kommune, ordfører Kjetil Glimsdal, Grimstad kommune, Ordfører Inger Løite, Gjerstad kommune, Ordfører Jan Dukene, Tvedestrand kommune, Ordfører Reidar Saga, Åmli kommune, Ordfører Robert Cornels Nordli, Arendal kommune, opposisjonsleder Anders Kylland Arendal og ordfører Ove Gundersen, Froland kommune. Ordfører Kirsten Helen Myren, Vegårshei kommune, hadde forfall og for henne møtte varaordfører Jon Geir Smeland. Fylkesordfører Tellef Inge Mørland møtte. Styreleder Per Kristian Lunden ledet møtet. Fra rådmennene møtte: Harald Danielsen, Arendal, Ole Petter Skjævestad, Vegårshei, Jarle Bjørn Hanken, Tvedestrand, Terje Beruldsen, Åmli, Torill Neset, Gjerstad, Trond Aslaksen, Risør og Tone Marie Nybø Solheim, Grimstad. Willy Hægeland, Froland hadde forfall og Bo Andre møtte som observatør for Ass. fylkesrådmann John G. Berg møtte. Fra sekretariatet møtte sekretariatsleder Ole Jørgen Etholm. Prosjektleder Bård Vestøl Birkedal møtte under sak 55/17 og under sak 58/17. SAKSLISTE: Utsatt sak fra styremøtet 25.august 2017 Sak 44/17 Anbefaling fra styret i Østre Agder overfor medlemskommunene om å slå sammen IKT Agder IKS og DDØ 153

154 Fredrik Grindland fra Bouvet AS oppsummerte hovedintensjoner bak forslaget om å slå sammen IKT Agder IKS og DDØ. Til behandlingen forelå følgende forslag til vedtak: 1. Styret i Østre Agder anbefaler kommunen og fylkeskommunen å fatte vedtak om å slå sammen IKT Agder og DDØ og å opprette den nye virksomheten IKT Agder i henhold til 27 i Kommuneloven. 2. Styret i Østre Agder anbefaler at vedlagt forslag til vedtekter for IKT Agder legges til grunn for den nye virksomheten. 3. Styret i Østre Agder anbefaler at IKT Agder ved etablering lokaliseres på 2 steder med hovedkontor i Arendal og en virksomhet på Vegårshei. Styret i Østre Agder anbefaler at styrende organer for den nye virksomheten gis rett til å bestemme fremtidig lokalisering, men forutsetter at hovedkontoret skal ligge i en av eierkommunene. 4. Styret i Østre Agder anbefaler at sammenslåingen av de 2 samarbeidene håndteres som en virksomhetsoverdragelse etter Arbeidsmiljøloven 16 med de rettigheter og plikter for de ansatte som følger av denne lovbestemmelsen. I tillegg til dette legges det til grunn en egen avtale mellom partene som utdyper, supplerer og presiserer de ansattes rettigheter og plikter. Medarbeidere i ny virksomhet viderefører sine pensjonsrettigheter i KLP. 5. Den sammenslåtte IKT-virksomheten overtar fra 1. januar 2018 alle passiva og øvrige forpliktelser IKT Agder IKS og DDØ på det tidspunktet har overfor eksterne virksomheter, herunder leverandører. IKT Agder IKS og DDØ overfører fra 1. januar 2018 alle aktiva som de på dette tidspunktet har, og som naturlig hører inn under virksomhetene, til den sammenslåtte IKT-virksomheten. Disse aktiva skal ikke verdsettes særskilt i denne prosessen. Eierinteresser baseres på eiernes budsjetterte kjøp fra IKT-samarbeidet. 6. De to virksomhetene går inn med de verdier de besitter ved sammenslåingstidspunktet i en ny felles virksomhet uten at disse verdsettes og legges til grunn for framtidige eierinteresser. Unntatt fra dette er egenkapitalen i form av bankinnskudd i IKT Agder IKS på sammenslåingstidspunktet. En forutsetning for sammenslåingen er at likviditeten i form av 154

155 bankinnskudd skal tilbakeføres eierne av IKT Agder IKS etter eiernes faktiske uttak av tjenester, med halvparten av innestående sum 1.juli 2018 og resten 1.juli Den nye IKT-virksomheten får anledning over tid til å bygge opp fond innfor en maksimal ramme på 10 millioner kroner for å kunne dekke svingninger i driftsutgiftene. 7. Av hensyn til framdriften i den videre sammenslåingsprosess ber Østre Agders styre de deltakende kommuner og fylkeskommunen om å ta stilling til spørsmålet om sammenslutning innen utgangen av oktober Styret for Østre Agder legger til grunn at det nye samarbeidet etableres med styrende organer som overtar fullt driftsansvar hos alle ni eierne fra Det må påregnes at den praktiske gjennomføring av sammenslåingen vil trenge noe tid, kanskje hele Representanten Jon Geir Smeland satte fram følgende forslag: Styret i Østre Agder anbefaler kommunen og fylkeskommunen å videreføre dagens IKT Agder IKS og DDØ som to separate virksomheter. Samarbeidet mellom virksomhetene intensiveres for å utnytte potensielle stordriftsfordeler. Forslaget falt mot en stemme. Punkt 1 og 2 ble deretter enstemmig vedtatt. Representanten Inger Løite satte fram følgende forslag til erstatning for punkt.3: Styret i Østre Agder anbefaler at IKT Agder ved etablering lokaliseres to steder med hovedkontor i Arendal. En forutsetning for sammenslåing er at deler av fagmiljøet lokaliseres i fylket det vil si Risør, Tvedestrand, Vegårshei, Gjerstad og Åmli. Forslaget ble vedtatt med åtte mot en stemme. Mindretallet stemte for det opprinnelige forslaget. Punkt 4 til 8 ble enstemmig vedtatt. Representanten Robert Cornels Nordli satte fra to tilleggsforslag. 9. Styret i Østre Agder legger til grunn at sammenslåingen av DDØ og IKT Agder IKS medfører mer kostnadseffektive og 155

156 bedre tjenester for alle kommunene ved opprettelsen av det nye selskapet. 10. Styret anbefaler at lokaliseringsspørsmål skal forankres politisk hos eierne og dette innarbeides i vedtektene. Tilleggsforslagene ble enstemmig vedtatt. Derved er følgende vedtatt: 1. Styret i Østre Agder anbefaler kommunen og fylkeskommunen å fatte vedtak om å slå sammen IKT Agder og DDØ og å opprette den nye virksomheten IKT Agder i henhold til 27 i Kommuneloven. 2. Styret i Østre Agder anbefaler at vedlagt forslag til vedtekter for IKT Agder legges til grunn for den nye virksomheten. 3. Styret i Østre Agder anbefaler at IKT Agder ved etablering lokaliseres to steder med hovedkontor i Arendal. En forutsetning for sammenslåing er at deler av fagmiljøet lokaliseres øst i fylket det vil si Risør, Tvedestrand, Vegårshei, Gjerstad og Åmli. 4. Styret i Østre Agder anbefaler at sammenslåingen av de 2 samarbeidene håndteres som en virksomhetsoverdragelse etter Arbeidsmiljøloven 16 med de rettigheter og plikter for de ansatte som følger av denne lovbestemmelsen. I tillegg til dette legges det til grunn en egen avtale mellom partene som utdyper, supplerer og presiserer de ansattes rettigheter og plikter. Medarbeidere i ny virksomhet viderefører sine pensjonsrettigheter i KLP. 5. Den sammenslåtte IKT-virksomheten overtar fra 1. januar 2018 alle passiva og øvrige forpliktelser IKT Agder IKS og DDØ på det tidspunktet har overfor eksterne virksomheter, herunder leverandører. IKT Agder IKS og DDØ overfører fra 1. januar 2018 alle aktiva som de på dette tidspunktet har, og som naturlig hører inn under virksomhetene, til den sammenslåtte IKT-virksomheten. Disse aktiva skal ikke verdsettes særskilt i denne prosessen. Eierinteresser baseres på eiernes budsjetterte kjøp fra IKT-samarbeidet. 6. De to virksomhetene går inn med de verdier de besitter ved sammenslåingstidspunktet i en ny felles virksomhet uten at 156

157 disse verdsettes og legges til grunn for framtidige eierinteresser. Unntatt fra dette er egenkapitalen i form av bankinnskudd i IKT Agder IKS på sammenslåingstidspunktet. En forutsetning for sammenslåingen er at likviditeten i form av bankinnskudd skal tilbakeføres eierne av IKT Agder IKS etter eiernes faktiske uttak av tjenester, med halvparten av innestående sum 1.juli 2018 og resten 1.juli Den nye IKTvirksomheten får anledning over tid til å bygge opp fond innfor en maksimal ramme på 10 millioner kroner for å kunne dekke svingninger i driftsutgiftene. 7. Av hensyn til framdriften i den videre sammenslåingsprosess ber Østre Agders styre de deltakende kommuner og fylkeskommunen om å ta stilling til spørsmålet om sammenslutning innen utgangen av oktober Styret for Østre Agder legger til grunn at det nye samarbeidet etableres med styrende organer som overtar fullt driftsansvar hos alle ni eierne fra Det må påregnes at den praktiske gjennomføring av sammenslåingen vil trenge noe tid, kanskje hele Styret i Østre Agder legger til grunn at sammenslåingen av DDØ og IKT Agder IKS medfører mer kostnadseffektive og bedre tjenester for alle kommunene ved opprettelsen av det nye selskapet. 10. Styret anbefaler at lokaliseringsspørsmål skal forankres politisk hos eierne og dette innarbeides i vedtektene. Sak 53/17 Godkjenning av referat fra styremøtet Det forelå anmodning fra representanten Kirsten Helen Myren om at følgende skulle tillegges vedtaket knyttet til sak 44/17 i styremøtet 25.august: 1. Det følger ikke saksframlegg eller vedlegg til innkallingen. Dette utgjør tilsammen 107 sider, og jeg vil anta styret ønsker å lese vurderingene som er lagt til grunn, før det sendes anbefaling til kommunestyrene. 157

158 2. Kommentarer fra de ansatte i DDØ, til rapporten fra PA Consulting (6sider), er ikke blant de 8 vedleggene vi skulle fått tilsendt. Kommentarene belyser mangler og faktafeil, og ble sendt styringsgruppa for utredningsarbeidet slik at dette skulle ses i sammenheng med rapporten fra PA, før Bouvet skulle gjennomføre neste utredning. I brevet fra de ansatte pekes det på grunnleggende feil, men dokumentet er utelatt fra saksframstillingen og rapporten fra PA fremstår som fullstendig og korrekt. 3. Administrasjonsutvalget på Vegårshei mottok nytt innspill fra de ansatte i DDØ mandag kveld (20.8) som igjen peker på faktafeil, og som stiller spørsmål rundt vurderingene som legges til grunn. Basert på saksfremstillingen uttrykker et samlet fagmiljø bekymring for urealistiske forventninger og mulige negative konsekvenser en fusjon kan få for DDØkommunene. 4. Som vertskommune for DDØ-samarbeidet anmoder administrasjonsutvalget Østre Agder om å utsette behandlingen av saken den Vedtak: Styret godkjenner at dette innarbeides i referatet og har for øvrig ingen merknader til dette. Sak 54/17 Justering av møteplan for rådmannsmøtene Vedtak: Planlagt rådmannsmøte onsdag10.januar 2018 flyttes til tirsdag 9.januar. Rådmennenes budsjettseminar planlagt til onsdag 7.mars flyttes til fredag 9.mars. Sak 55/17 Deltakelse i næringsforesight for hele Agder Prosjektleder Bår Vestøl Birkedal redegjorde for prosjektet. Vedtak: 1. Styret vedtar at kommunesamarbeidet Østre Agder blir med som en partner i et næringsforesight- prosjekt for Agder. 158

159 2. Styret forutsetter at deltagelse i satsningen finansieres med eksisterende prosjektmidler knyttet til Utviklingsprogrammet for byregioner. Sak 56/17 Orientering om Invest in Agder Prosjektleder for Invest in Agder Gunnar Kulia og representant fra Innovasjon Norge Sveinung Hovstad orienterte om denne felles satsingen i regi av fylkeskommunene. Vedtak: Styret tar saken til orientering Sak 57/17 Status for evalueringsrunden til kommunestyrer og bystyrer Styreleder oppsummerte erfaringene fra evalueringsrunden i kommunene. Vedtak: Med grunnlag i evalueringsprosessen i folkevalgte organ i kommunene ber styret om at sekretariatet og evalueringsgruppen arbeider med sikte på nye vedtekter for det interkommunale samarbeidet der følgende skal bli ivaretatt: - Samarbeidet skal endre navn til Østre Agder regionråd - Styret anbefaler ingen endringer i styrets sammensetning - Leder og nestleder velges for to år istedenfor fire, men skal kunne gjenvelges. - Det innarbeides et eget punkt om sekretariatets informasjonsplikt overfor ordfører og folkevalgte. - Det innarbeides et eget punkt i vedtektene om de betalingsordninger som skal legges til grunn for interkommunale virksomheter. Samtidig skal det av vedtektene klart framgå at regionrådet ikke kan påta seg utgifter eller forplikte kommunene ut over det det foreligger forpliktende vedtak fra kommunene om. Gjennom Østre Agder skal kommuner som deltar i ulike samarbeid få anledning til å delta i forutgående budsjettprosesser. - Det innarbeides et forslag i formålsparagrafen som tydeliggjør regionrådets ansvar for å ivareta en helhetlig samfunnsutviklerrolle, men samtidig klargjøre at felles 159

160 satsinger må være fundert i det enkelte kommunestyre/bystyre. - Av vedtektene skal det framgå at det er leder som skal godkjenne sakslisten til styremøtene. - Begrepet referansegruppen i vedtektene erstattes av rådmannsutvalg. Rådmannsutvalget gis følgende mandat: - forberede og innstille i saker som skal til styret - oppnevne administrative grupper til støtte for sitt arbeid - ta initiativ overfor styret i saker som krever eller etter rådmennenes oppfatning vil ha fordel av interkommunal løsning - arbeide sammen om saker og problemstillinger innenfor rammen av det som er omfattet av rådmannsmyndigheten i den enkelte kommune - Østre Agder skal ha et sekretariat organisert etter vertskommunemodellen, men sekretariatsleder skal ha styret i Østre Agder og rådmannsutvalget som sine oppdragsgivere. - Sekretariatet er ansvarlig for at alle kommuner i samarbeidet blir likeverdig behandlet og det skal være en felles ressurs for medlemskommunene. - Sekretariatet er ansvarlig for at forslag til nye samarbeidsfelt blir grundig utredet og at det utarbeides felles saksgrunnlag som kan legges til grunn for behandlingen i kommunene. Når kommunene gir tillatelse til det kan Østre Agder engasjere fagmedarbeidere til å forestå slikt utredningsarbeid. Sak 58/17 Eventuelt Status for arbeidet med Tour des Fjord 2018 Ordførerne Per Kristian Lunden og Kjetil Glimsdal orienterte om status. For styreleder i Østre Agder Ole Jørgen Etholm, sekretariatsleder 160

161 Gjerstad kommune Rådmannen Saksfremlegg Dato: Arkivref: /706-3 / 153 Espen Grimsland espen.grimsland@gjerstad.kommune.no Saksnr Utvalg Møtedato 17/71 Formannskapet Kommunestyret Tertialrapport 2. tertial 2017 Rådmannens innstilling: 1. Kommunestyret tar tertialrapport for 2. tertial 2017 til orientering. 2. Følgende endringer gjøres i investeringsprogrammet for 2017: - Prosjekt «PLO Kjøling Gjerstadheimen» økes med kr Prosjekt «Abel skole inkl. flerbrukshall» økes med kr Prosjekt «Veier Krattknuser» økes med kr Prosjekt «IKT Lokale investeringer utenom DDØ» økes med kr Prosjekt «Kommunehuset Klimaanlegg» kanselleres - kr Prosjekt «Brokelandsheia Flytte skysstasjon» reduseres med - kr Prosjekt «Solavskjerming Abel og Visedal» reduseres med - kr Prosjekt «IKT Normatic» reduseres med - kr Låneopptak 2017 holdes uendret Vedlegg: Tertialrapport 2. tertial

162 TERTIALRAPPORT Økonomisk oversikt for Gjerstad kommune 31. august Generelle kommentarer 2. Finansrapportering i henhold til finansreglementet punkt 6.1 og Fravær 4. Hovedoversikt drift 5. Regnskap for enhetene 6. Investeringsregnskapet 162

163 1. Generelle kommentarer Enhetenes økonomiske resultater etter 8 måneder vitner i all hovedsak om god budsjettstyring i enhetene. Likevel ser vi utfordringer i enkelte enheter, og det vil være nødvendig med en stram budsjettstyring resten av året. Det er usikkert hvorvidt det vil være mulig å oppnå et resultat i henhold til budsjett i Ellers vises det til enhetenes egne kommentarer hva angår økonomiske resultater og fremtidsutsikter. Folketallet i Gjerstad har i de 2 første kvartalene i 2017 utviklet seg slik: Folketall Fødte 2 - Døde Innvandring 1 - Utvandring -1 + Innflytting, innenlandsk 20 - Fraflytting, innenlandsk -38 = Folketall Folketall Fødte 6 - Døde -5 + Innvandring 7 - Utvandring -1 + Innflytting, innenlandsk 12 - Fraflytting, innenlandsk -29 = Folketall Gjerstad har altså en nedgang i folketallet på 1,47 % (37 personer) første halvår 2017, og innbyggertallet per vil danne grunnlaget for rammetilskuddet i Folketallet per , altså det som ligger til grunn for rammetilskuddet i inneværende år, var til sammenligning Finansrapportering i henhold til finansreglementet punkt 6.1 og 7.7 Det er ikke foretatt finansielle plasseringer i Kommunens midler til driftsformål er i sin helhet plassert på konto i Gjerstad Sparebank. Saldo per var kr ,80. Rentebetingelsene er 3 mnd. NIBOR +1,30 %. Det foretas daglig avlesning, slik at vår rente endres fra dag til dag i takt med markedsrentene. Per utgjorde 3 mnd. NIBOR 0,79 %, og vår innskuddsrente i Gjerstad Sparebank var følgelig 2,09 % denne dagen. Kommunen hadde per i tillegg en kontantbeholdning på kr 8.815,-. Det er i 2017 gjort låneopptak kr ,- i KLP Kommunekreditt til vedtatte investeringer, samt kr ,- i Husbanken til videreutlån (startlån). I forbindelse med låneopptaket i KLP Kommunekreditt ble 2 tidligere lån med p.t.-rente refinansiert, og disse inngår altså i lånet på kr ,- i oversikten nedenfor. Kommunen har per følgende lån: - Kommunalbanken, fastrente 1,80 % til kr ,- - KLP Kommunekreditt, fastrente 4,08 % til kr ,- - KLP Kommunekreditt, flytende rente (p.t) 1,80 % pr kr ,- I tillegg kommer kr ,- i gjeld til Husbanken (i hovedsak startlån) med p.t.-rente som varierer noe, men hovedvekten av lånene har 1,62 %

164 3. Fravær 3 164

165 4. Hovedoversikt drift Type inntekt / utgift Regnskap Budsjett Avvik Budsjett HELE 2017 Brukerbetalinger (institusjon, hjemmetjeneste, barnehage, SFO osv.) Andre salgs-og leieinntekter (Vann og avløp, husleie, gebyrer osv.) Overføringer med krav til motytelse (andre kommuners andel barnevern osv.) Rammetilskudd fra staten (inkl. skatteutjevning) Andre statlige overføringer (integreringstilskudd, øremerkede midler osv.) Andre overføringer (øremerkede midler fra private) Skatt på inntekt og formue (personskatt fra innbyggere i Gjerstad) Eiendomsskatt Andre direkte og indirekte skatter Sum driftsinntekter Lønnsutgifter (uten pensjonspremie og arbeidsgiveravgift) Sosiale utgifter (pensjonspremie og arbeidsgiveravgift) Kjøp som inngår i tjenesteprod. (ordinære innkjøp av varer og tjenester) Kjøp som erstatter tjenesteprod. (interkommunale samarbeider, IKS osv.) Overføringer (MVA, tilskudd, sosialhjelp osv.) Avskrivninger (føres ved regnskapsavslutningen, ikke resultateffekt) Fordelte utgifter (internsalg, herunder fordeling renter/avdrag barnevernstj.) Sum driftsutgifter Brutto driftsresultat Renteinntekter og utbytte (renter bankinnskudd og utbytte Agder Energi) Mottatte avdrag på utlån (NAV, sosiale lån) Sum eksterne finansinntekter Renteutgifter og låneomkostninger Avdrag på lån (betales i hovedsak i desember) Utlån (NAV, sosiale lån) Sum eksterne finansutgifter Resultat eksterne finanstransaksjoner Motpost avskrivninger (føres ved regnskapsavslutningen, ikke resultateffekt) Netto driftsresultat Bruk av tidligere års positive budsjettavvik Bruk av disposisjonsfond (avsatt til enheter i tidligere regnskapsår) Bruk av bundne fond (tidligere pliktig avsetning av øremerkede midler) Sum bruk av avsetninger Overført til investeringsregnskapet Dekning av tidligere års negative budsjettavvik Avsatt til disposisjonsfond Avsatt til bundne fond 210 Sum avsetninger Budsjettavvik

166 5. Regnskap for enhetene Administrasjonsenheten 1. Økonomi Tjeneste Regnskap Budsjett Avvik Forbruk % 1100 Kontroll og revisjon , Administrasjon , Kommunelege , Administrasjonsenheten ,53 Enheten har i 2. tertial et merforbruk på 1,53 %. Dette skyldes i hovedsak ikke bokførte refusjoner og overtid ved sykdom. Kantinetjenester, porto og annonsering blir fordelt hvert halvår. For DDØ, EDB-avtaler og kontingenter kommer fakturaer helårlig, halvårlig eller kvartalsvis, og budsjettet er periodisert så godt det lar seg gjøre. 2. Tiltak for å bringe enheten i økonomisk balanse Ingen større tiltak nødvendig foreløpig. 3. Fravær Enheten har lavt sykefravær, og det leies inn vikarer. 4. Medarbeidersamtaler Alle medarbeidersamtaler er gjennomført tidligere, i 1. tertial. 5. Prosjektstatus Enheten er engasjert i portalprosjekt og KLP Arbeidsmiljøprosjekt Frisk og glad. 6. Oppfølging/manglende oppfølging av politisk vedtatte saker Ingen vedtatte saker til oppfølging. 7. Spesielle forhold som kommunestyret bør ha kjennskap til Enheten har fra nyttår redusert bemanningen. I tillegg et langtidsfravær som gjør arbeidsdagene krevende. 8. Status likestillingstiltak Ingen tiltak i 2. tertial Utvikling i antall årsverk Fra og med er enheten redusert med 0,3 årsverk. Politisk virksomhet Tjeneste Regnskap Budsjett Avvik Forbruk % 1000 Pol.aktivitet,møtevirksom , Utgifter til valg , Kontroll og revisjon , Formannskapets/ordf disp , Politisk virksomhet ,78 Formannskapets og ordførers disposisjonskonto viser gjenværende per Totalt for året antas forbruket å bli i henhold til budsjett

167 Skole 1. Økonomi Tjeneste Regnskap Budsjett Avvik Forbruk % 2020 Grunnskoleundervisning , Skoleskyss , Skole felles , Grunnskoleundervisning , Drift skolelokaler , Integreringstilskudd , Abel ungdomsskole , Grunnskoleundervisning , SFO , Gjerstad skole , Grunnskoleundervisning , SFO , Fiane skole ,44 Sum Skole ,09 Skolenes budsjett er i balanse ved utgangen av 2. tertial. Utgifter til lønn og skyss stemmer med antatt kostnad så langt. Skolene har fått et tilskudd fra Utdanningsdirektoratet som skal brukes til tidlig innsats. Beløpet er øremerket lærere på trinn. For barneskolene i Gjerstad utgjør beløpet ca. kr , noe som utgjør ca. 75 % stilling som skal deles mellom de to barneskolene. 2. Fravær Fraværet for skolene ligger på totalt 5,05 %, dette er en liten nedgang fra forrige kvartal der tallet var 5,39 %. Det som er endret er at korttidsfraværet er gått ned til 1,2 %, mens langtidsfraværet er gått noe opp. Fra skolestart ser det ut til at det legemeldte fraværet vil gå noe ned. 3. Medarbeidersamtaler Medarbeidersamtaler er gjennomført. 4. Prosjektstatus Skolene har mange pågående prosjekter. Realfagkommune og UIU (Ungdomstrinn i utvikling) er de to største. I tillegg er skolene med på to større tverretatlige prosjekter: «Vi bryr oss sammen for barn og unge» og et samarbeidsprosjekt mellom folkebibliotek, skolebibliotek og fylkesbiblioteket. Abel ungdomsskole er en MOT-skole. Gjerstad skole er med i Erasmus+. Det søkes om forlengelse av realfagskommunesatsingen for ytterligere to år. UIU (Ungdomstrinn i utvikling) går inn i siste fase med veiledning fra UIA, men også nå i høst skal det være fire samlinger på Abel sammen med UIA. Det er rekruttert to nye MOT-coacher på Abel ungdomsskole 5. Spesielle forhold som kommunestyret bør ha kjennskap til 3 lærere har startet på videreutdanning for skoleåret 2017/2018. To tar matematikk og én tar norsk

168 Det er en lærling i skolen, og i tillegg er det 3 elever fra videregående skole som har praksis ved skolene. 6. Status likestillingstiltak Det er 16 menn og 37 kvinner (inkl. en lærling) tilsatt ved skolene pr Utvikling i antall årsverk Per var det 41,89 årsverk i skolene, dette er en nedgang på ca. 0,85 stilling sammenlignet med desember Skolene fikk redusert budsjett, men på grunn av tidlig innsats-midler er ikke reduksjonen blitt så stor som først antatt. Midlene til tidlig innsats er øremerkede. Vi har derfor økt bemanningen på de laveste trinnene på begge barneskoler (ref. forrige tertialrapport). Sammenlignet med forrige tertial er det en liten nedgang i bemanning, og dette henger sammen med noe sykefravær som har stått vakant i en liten periode. Fra august/september 2017 vil bemanningen gå noe opp igjen, og det styrkes særlig på de laveste trinnene. Økning i bemanning er innenfor budsjett. Visedal barnehage 1. Økonomi Tjeneste Regnskap Budsjett Avvik Forbruk % 2010 Barnehage , Spesiell hjelp førskoleb , Visedal barnehage ,10 Enheten ser ut til å overholde sin tildelte økonomiske ramme for Medarbeidersamtaler Gjennomført for alle ansatte. 3. Prosjektstatus * «Ordet er Mitt med matematiske brille» er i rute og vil ferdigstilles til nyttår. * «Vi bryr oss- Sammen for barn og unge» blir jobbet systematisk med, og følger oppsatt plan. * Opptak to vil bli gjennomført i oktober som vedtatt. * Barnehagene i Gjerstad har sammen med barnehagen i Risør mottatt kr i kompetansemidler knyttet til utvikling av nettverk og utforming av en felles anti-mobbe-plan for barnehager i begge kommuner. 4. Spesielle forhold som kommunestyret bør ha kjennskap til Ny rammeplan er gjeldende fra 1.august 2017 et større implementeringsarbeid. Ny forskrift om pedagogisk bemanning og dispensasjon i barnehager Viktigste endringer her er at barn skal regnes som tre år først fra august det året barnet fyller tre år. Videre er det nå blitt forskriftsfestet at et ekstra barn ut over pedagognormens minstekrav utløser behov for en ny heltidsstilling som pedagogisk leder. Forskriften trådte i kraft 1. august For Gjerstads del vil dette utfordre gjennomføring av opptak 2, avhengig av hvor mange barn som søker plass. Til nå har barnehagen tatt inn ekstra barn fra og med februar, fordi vi har regnet de som er født på vårparten som store barn selv om de fortsatt går på liten base

169 Barn født i november har rett til barnehageplass Stortinget har vedtatt at barn født i november har rett til barnehageplass. Retten gjelder fra Det betyr at barn født i november 2016 vil ha rett til barnehageplass i løpet av november Dette har blitt gjennomført i forbindelse med opptak 1 i mars. Ny forskrift om utgifter til spesialpedagogisk hjelp for barn under opplæringspliktig alder Forskriften trådte i kraft 1. august For barnehagen i Gjerstad sin del er dette «en fornuftig og riktig» lovendring som støtter en praksis vi har higet mot i en del år, men hvor regelverket tidligere har blitt opplevd som begrensende og gammeldags. Lovendringen gjør det mulig å hensynta de rammer som barnet i barnehagen har rundt seg ikke kun se barnets utfordringer og anbefale en ressurs isolert sett ut fra det. Faktorer som gruppestørrelse, fysisk rom, personal, kompetanse osv. er viktige faktorer å se helhetlig på i barnets omgivelser for å kunne vurdere det riktige tiltaket. Bemanningsnorm Kunnskapsdepartementet foreslår samme bemanningsnorm som Øie-utvalget foreslo i 2012: - minst én ansatt per tre barn under tre år. - minst én ansatt per seks barn over tre år. Regjeringens forslag til ny barnehagelærernorm Minstekrav: Det skal være én pedagogisk leder per 7 barn under tre år. Det skal være én pedagogisk leder per 14 barn over tre år. Forslaget har nå gått ut på høring med høringsfrist 13. oktober. Departementet presiserer at det både i beregningen av bemanningsnormen og barnehagelærernormen skal legges til grunn at barn regnes som tre år fra og med august det året de fyller tre år. Kunnskapsdepartementet sier at de nye normene skal gjelde fra 1. august Departementet går inn for en skjerping av både norm knyttet til pedagogtetthet og til antall ansatte. Dette vil gi konsekvenser knyttet til opptak, bemanning og økonomi i Gjerstad. 5. Status likestillingstiltak Som tidligere. 6. Utvikling i antall årsverk En nedgang fra 2016 til 2017 på grunn av noen færre barn. Per 1.september er 103 barn tatt opp i barnehagen hadde enheten 27,6 og fra er det 25,7 årsverk i arbeid frem til I tillegg kommer en barne- og ungdomsarbeiderlærling i full stilling. Reduksjonen er gjennomført ved å holde stillinger vakante. Utviklingen i antall årsverk må henge sammen med antall barn i barnehagen, og vil bli påvirket av endringer i lovverk samt opptak to som gjør seg gjeldende fra 1.februar

170 Pleie og omsorg 1. Økonomi Tjeneste Regnskap Budsjett Avvik Forbruk % 2414 Fysioterapi/ergoterapitjeneste , Institusjonspleie , Dagtilbud Gjerstadheimen , Gjerstadheimen , PLO-buss , Fysioterapi/ergoterapitjeneste , Hjemmehjelp/amb.vaktmester distrikt , Hjemmesykepleie distrikt , Personlige assistenter , Omsorgslønn , Hjemmetjenesten , Dagsenter , Støttekontakt (eldre/fh) , Hoppehagen , Hoppehagen , Tjenester til funksjonshemmede , Kjøkkentjen/vaskeri/renh , Drift/renhold institusjoner , Catering kjøkken PLO-avd , Servicetjenester ,10 Sum Pleie og omsorg ,92 Regnskapet pr viser et samlet overforbruk i enheten på kr, 6,92 %. Enheten må sees på samlet, personell brukes fleksibelt og ved omdisponering/flytting av ansatte er det ikke alltid at lønn kommer på riktig tjeneste. Følgende er ikke med i regnskapsrapporten; merforbruk nettolønnsutgifter for ressurskrevende tjenester (for personer under 67 år) medfører økt tilskudd fra staten, ca kr ca. kr skal belastes investeringsbudsjett (velferdsteknologi) Familiehuset søker tilskudd (for personer med funksjonshemming) fra IMDI, der enhetens andel for 2. tertial er kr I tillegg er det utgiftsført kr som gjelder drift i september mnd. Se kommentarer under punkt 7 vedrørende ressurskrevende tjenester og ferieavvikling. 2. Tiltak for å bringe enheten i økonomisk balanse Bemanningsfaktor på institusjonen og i tjenester til funksjonshemmede er redusert. Det er behov for gjennomgang av vedtak og faktisk tjenesteutøvelse i hjemmetjenesten. Strengere kriterier for tildeling av tjenester, se punkt 5 kulepunkt 3 Med dagens antall brukere av hjemmesykepleie og deres omfattende hjelpebehov må enheten bruke mer bemanning enn grunnbemanningen i henhold til budsjett for å kunne gi forsvarlige tjenester. Det er av den grunn ikke realistisk å ta inn overforbruk i hjemmesykepleien, se under pkt Fravær Positiv nedgang i sykefravær, både kort- og langtidsfravær, også sammenlignet med 2. kvartal Følger rutiner etter IA-avtalen. Det tilrettelegges blant annet ved å endre arbeidssted og tilpasninger av turnus/arbeidstid

171 4. Medarbeidersamtaler De aller fleste har hatt medarbeidersamtale før sommeren, resterende vil bli gjennomført i høst. 5. Prosjektstatus Deltar i Fagutvalg for e-helse- og velferdsteknologi (Østre Agder) Deltar i Gode pasientforløp (nasjonalt læringsnettverk) Deltar i Agderprosjektet, felles satsning på E-helse og velferdsteknologi Deltar i matmerkingsprosjekt (nye krav til merking av mat) med de andre DDØ-kommunene Oppfølging av RO-rapport; koordinerende gruppe er etablert (1.kvartal) tjenestekontor; organisering, bemanning/ansettelse er gjennomført, rutiner er utarbeidet, oppstart 01. september utarbeidet forskrift til sykehjemsplass som ble vedtatt av kommunestyret i juni, tjenestekriterier for øvrige tjenester er under arbeid heltidsgruppa * arbeider med plan for tiltak for å øke andelen heltidsstillinger tjenesteledere og enhetsleder har videreført medarbeidertimen ledergruppa har hatt coaching med ekstern leverandør *arbeidsgrupper bestående av tillitsvalgte, verneombud og ledere 6. Oppfølging/manglende oppfølging av politisk vedtatte saker Enheten er ajour med hensyn til mål og tiltak i årsplanen. Utarbeidet Velferdsteknologi - Plan for implementering i de kommunale helse- og omsorgstjenestene , vedtatt av kommunestyret i juni. 7. Spesielle forhold som kommunestyret bør ha kjennskap til Enheten har de samme utfordringer som tidligere er beskrevet i tertialrapporter og i årsmelding Korttids- og avlastningsopphold blir nå i all hovedsak gitt på institusjonen, det har i perioder vært overbelegg (mer enn 20 rom i bruk). Hybler i underetasjen på omsorgssenteret brukes fortsatt som midlertidig bolig i påvente av ledige omsorgsleiligheter. Stort press på tjenester og stor arbeidsbelastning, spesielt i hjemmetjenesten. Det har blitt satt inn ekstra bemanning ved behov for å gi faglig forsvarlige tjenester. Det har i perioder vært flere pasienter som krever 1:1 oppfølging store deler av døgnet. For ressurskrevende tjenester til brukere/pasienter over 67 år gis det ikke tilskudd fra staten. Innleie av ekstrapersonell varierer, det har vært noe innleie på natt, men i all hovedsak på dag og kveld. 1:1 bemanning på dag og kveld for en person krever 2,8 årsverk, min. kr Hovedferien ble avviklet i 2 puljer etter sterkt ønske fra ansatte. Det ble ikke brukt vikarbyrå i sommer, men inngått avtale om bonusordninger med tillitsvalgte for fast ansatte som påtok seg ekstra helgevakter og nattevakter. På vakter med kun én sykepleier på jobb (dag og kveld) ble grunnbemanningen styrket slik at sykepleieren gikk på toppen. I enheten arbeides det aktivt med arbeidsmiljøet, målet er at alle skal oppleve et trygt arbeidsmiljø. 8. Status likestillingstiltak Fortsatt en utfordring å nå målsetning om 100 % stillinger og å øke andelen menn. Enheten har representanter med i Nettverket heltidskultur på Sørlandet. 9. Utvikling i antall årsverk Ingen endring i faste turnusstillinger. Flere ansatte har fått utvidet stilling etter 1-årsregelen (Arbeidsmiljøloven 14-4 a). Stillingsutvidelsene brukes til å dekke vakter ved fravær og ved behov for ekstrahjelp

172 NAV 1. Økonomi Tjeneste Regnskap Budsjett Avvik Forbruk % 2331 Forebygg.edruskapsarbeid , Dagsenter , Sosialkontortjenester , Tilbud til rusmisbrukere , Sysselsettingstiltak , Kvalifiseringsordningen , Ytelse til livsopphold , Integreringstilskudd , NAV ,36 Tar vi hensyn til de periodiseringer som ligger i budsjettet, vil NAV Gjerstad trolig gå i balanse ved årets slutt. Det er fortsatt noen måneder igjen av budsjettåret, så det er noe usikkerhet knyttet til dette. 2. Fravær NAV har i årets 8 første måneder hatt relativt lavt sykefravær. Det er laget HMS plan for enheten som følges. 3. Medarbeidersamtaler Vi har hatt medarbeidersamtaler med halvparten av de ansatte. Resten vil få samtaler i løpet av første halvdel av oktober 4. Prosjektstatus Vi har ett prosjekt som vi får penger fra Fylkesmannen til. Dette gjelder en boveileder stilling på 70 % i rustjenesten. Rustjenesten har til sammen 170 % stilling. Den ene personen er nå ute i permisjon, og det vil forhåpentligvis bli ansatt personer for å fylle opp stillingen i løpet av høsten. 7. Status likestillingstiltak Vi har ikke egne likestillingstiltak. Det er verdt å merke seg at enheten har 10 ansatte og 4 av disse er menn. 8. Utvikling i antall årsverk Antall stillinger har ikke økt fra 2016 til

173 Familiehuset 1. Økonomi Tjeneste Regnskap Budsjett Avvik Forbruk % 2021 PP-tjenesten , Voksenoppl.fremmedspråkl , Helsestasjonstjenester , Jordmor , Skolehelsetjeneste , Helsestasjon for ungdom , Dagsenter , Støttekontakt (eldre/fh) , Driftstilskudd fysioterap , Legevakt/legevaktsentral , Fysioterapi/ergoterapitjeneste , Logopedtjeneste , Legekontor Brokelandsheia , Flyktningekontor , Krisesenter , Psykiatritjeneste , Introduksjonsstønad flyktninger , Integreringstilskudd , Familiehuset ,14 2. Fravær Det er en liten øking av langtidsfravær i 2. kvartal i 2017 mens korttidsfraværet er mindre, det samlede fravær utgjør 0,7 % økning sammenliknet med 1. kvartal. 3. Medarbeidersamtaler Den årlige systematiske samtalen ble gjennomført i vinter. 4. Oppfølging/manglende oppfølging av politisk vedtatte saker Enheten er i rute med å følge opp vedtaket om mottak av 14 flyktninger dette året. Det er bosatt 9 personer så langt, hovedsakelig syriske flyktninger. Familiegjenforening gir oss flere barnefamilier i bygda, det er 3 «nye» barnehagebarn, fem skolebarn og 4 babyer dette året. Vi har planlagt mottakelse av fem i høst og tar imot en ny familie samt enslige menn. 5. Spesielle forhold som kommunestyret bør ha kjennskap til Å arbeide godt sammen for barn vi mottar som flyktninger har vært fokusert i 2016 og 2017, et arbeid på tvers av enheter; mottaksrutiner er utviklet og praktiseres. Tjenesten utøver god logistikk knyttet til egnet bolig som stemmer med barnehageplass og skyss utfordringer for store og små. Flyktningene bistår hverandre godt etter hvert som de skaffer seg førerkort og bil. Regnskapstallene i «andre overføringer» handler om flere personer på ventestønad i en periode i vinter før de kunne starte på introduksjonsprogram med påfølgende stønad i vinter grunnet fulle klasser og grupper på Virk. Gjerstad legekontor har vært driftet med bruk av vikarbyrå i 17 uker fra april til utgangen av august. Nå er vikar ansatt og på plass. Kontoret har hatt 8 dyktige leger i denne perioden, vi har ikke mottatt pasientklager. Dette er en tjeneste som ikke kan stå vakant, det har gitt oss i merutgifter. Kjøp av tjenester fra andre utgjør en usikkerhet med hensyn til hvorvidt vi kan forvente tilskuddet vi har budsjettert med fra helsedirektoratet for særlig ressurskrevende tjenester

174 6. Status likestillingstiltak Enheten har fire menn ansatt, alle i reduserte og tre i midlertidige stillinger, så hovedvekten er kvinner. 7. Utvikling i antall årsverk Det er ikke opprettet nye stillinger. Psykisk helsetjeneste er en sårbar tjeneste med hensyn til arbeidets art og få ansatte. Vi har hatt to fast ansatte som har sluttet dette året. Prosjektstilling 40 % på helsestasjonen er knyttet til midler fra Helsedirektoratet

175 Barneverntjenesten Øst i Agder 1. Økonomi Tjeneste Regnskap Budsjett Avvik Forbruk % 2901 Barnevernstjeneste , Barnevernstjeneste 2510 tiltak i familien , Barnevernstjenesten 2520 Tiltak utenfor familien , Interkommunal barnevernstjeneste ,07 Hovedårsaken til merforbruket er knyttet til kjøp av tjenester fra Bufetat, det statlige barnevernet. Det forventes at situasjonen bedres noe mot slutten av året fordi utgifter til slike tiltak viser en svak nedadgående trend. I tillegg vil det komme inn mer i refusjoner i 3. tertial enn i de to første tertialene. 2. Nøkkeltall drift 1. tertial tertial tertial 2017 Undersøkelser i gang Antall over frist 0 0 Barn i hjelpetiltak Andel med tiltaksplan 67 % 76 % Andel med oppnådd evalueringskrav 71 % 74 % Barn under omsorg Andel med oppfylt krav om tilsyn 41 % 56 % Andel med oppfylt krav om oppfølgingsbesøk 79 % 85 % Det er ikke store endringer i tallene for drift. Tallene for tiltaksplaner, evalueringer, tilsyn i fosterhjem og oppfølgingsbesøk er ikke akseptable, men det er en bedring fra forrige tertial. 3. Fravær Vi har nå fått redusert langtidsfraværet til et mer «normalt nivå» i arbeidslivet. Det er en forventet utvikling ut fra de grep som har blitt tatt vedrørende oppfølging av sykemeldte Det jobbes nå mer systematisk med å følge opp de sykemeldte med mål om å komme raskere tilbake i arbeidslivet. Tjenesten må se på om det kan benyttes virkemidler for å få korttidsfraværet noe ned. 4. Personalarbeid og kompetanseutvikling Det har vært jobbet målbevisst med langtidssykemeldte i andre tertial. Tjenesten har for tiden fem medarbeidere som tar relevant videreutdanning og tre medarbeidere som tar spesialisert utdanning/veiledning i barnesamtaler. 5. Prosjektstatus Tjenesten deltar i flere prosjekter i alle deltakende kommuner i barnevernssamarbeidet, hovedsakelig rettet mot tidlig innsats. 6. Utvikling i antall årsverk Antall årsverk i tjenesten er 20,9 årsverk. Stillingene er nå i all hovedsak besatt. Det er vikarer inne for medarbeidere i permisjon og sykemeldte

176 Samfunnsenheten 1. Økonomi Tjeneste Regnskap Budsjett Avvik Forbruk % 1200 Administrasjon , Forvaltningsutgifter i eiendomsforvaltningen , Drift administrasjonsbygg , Gjerstadsenteret , Barnehage , Grunnskoleundervisning , Drift barnehagelokaler , Drift skolelokaler , Frivilligsentral , Drift bygg dagsenter o.l , Legekontor Brokelandsheia , Barnevernstjenesten , Renhold barnevernstjenesten , Drift/renhold institusjoner , Drift kommunale boliger uten mvakomp , Drift komm boliger med bemanning (med MVAkomp) , Barnevernstjeneste , Plansaksbehandling , Bygge-og delesaksbehandling og seksjonering , Kart og oppmåling , Tomter boligformål , Kommunale skoger , Næringsbygg/areal , Annen tilrettelegging , Landbruksforvaltning og landbruksbasert næringsutv , Kommunale veier, miljø og trafikksikkerhetstiltak sommer ( , Kommunale veier, miljø og trafikksikkerhetstiltak vinter (fra , Parker og lekeplasser , Feiervesen , Brannvesen , Vannproduksjon , Distribusjon av vann , Avløpsrensing , Behandling kloakk (slam) , Innsamling kloakk(komm.) , Kommunalt avløpsnett , Tømming slam (privat) , Innsamling renovasjon , Friluftsliv , Viltarbeid , Bibliotek , Drift av idrettsanlegg , Støtte til idrettslag , Kulturskolen , Kulturkontoret , Div. kulturaktiviteter , Drift kulturbygg , Kommunale kultur - og idrettsbygg , Tilskudd til fellesråd , Samfunnsenheten ,98 Enheten vil holde seg innenfor budsjettrammen, om ingenting uforutsett skulle skje

177 2. Tiltak for å bringe enheten i økonomisk balanse Enheten er foreløpig i økonomisk balanse. Hvor tidlig vinteren kommer og snømengde kan gjøre utslag vi ikke kan forutse. 3. Fravær Det har vært lite endring i det totale fraværet det siste året. 4. Medarbeidersamtaler Medarbeidersamtaler er gjennomført våren Prosjektstatus Tverrenhetlige prosjekter som enheten koordinerer: - Vi bryr oss SAMMEN for barn og unge BIR (KoRus) Ung aktiv Modellkommunesatsing - Pilotkommune for læringsglede og innovasjon med biblioteksamarbeid som drivkraft. - Enheten (folkehelsekoordinator) deltar i arbeidsmiljøprosjektet Frisk og glad: Det jobbes godt med prosjektene. Vi er i rute. Prosjektene er i hovedsak finansiert av eksterne prosjektmidler. 6. Oppfølging/manglende oppfølging av politisk vedtatte saker Politisk vedtatte saker følges opp etter beste evne. Vi planlegger å få laget en sak på fordeling av strømutgifter i løpet av høsten. 7. Spesielle forhold som kommunestyret bør ha kjennskap til Ikke noen spesielle forhold. 8. Status likestillingstiltak Enheten har ingen konkrete likestillingstiltak for øyeblikket. Det er jevnt fordelt med menn og kvinner i enheten. Om muligheten byr seg der det er deltidsstillinger, tilbys disse å få økt sin stillingsprosent om noe blir ledig. 9. Utvikling i antall årsverk Enheten har ansatt en kultursekretær i 50 % stilling i henhold til politisk vedtak

178 Fellesansvar (utenfor enhetenes rammer) Tjeneste Regnskap Budsjett Avvik Forbruk % 3900 Tilskudd til fellesråd , Kirkelig fellesråd ,00 Tilskudd til Den norske kirke utbetales tertialvis, og samlet beløp for året er vedtatt av kommunestyret i forbindelse med budsjettbehandlingen. I tillegg til det direkte tilskuddet dekker Samfunnsenheten en del av kirkens utgifter, slik som strøm, forsikringer osv. Tjeneste Regnskap Budsjett Avvik Forbruk % 2833 Etableringslån , Skatt på inntekt / formue / eiendom , Rammetilskudd , Reform 97(komp.tilskudd) , Renter og gebyrer , Utbytte Agder Energi AS , Felles (1A) ,99 Dette ansvaret samsvarer med budsjettskjema 1A i vedtatt budsjett. Det vil si at her inngår skatteinntekter, rammetilskudd, renteinntekter og utbytte, samt generelle statstilskudd. Renter og avdrag på kommunens lån belastes også her. Det forventes ingen store avvik fra budsjett i Tjeneste Regnskap Budsjett Avvik Forbruk % 1200 Administrasjon , Sektorovergripende tiltak , Barnehage , Legevakt/legevaktsentral , Institusjonspleie , Tilskudd til etablering , Barnevernstjeneste , Fellesinntekter/-fellesutgifter ,12 Her føres diverse utgifter som ikke kan henføres til en bestemt enhet, men som gjelder hele kommunen. Våre samarbeidskommuners bidrag til barnevernstjenesten føres også her, og om dette interkommunale samarbeidet avslutter året med merforbruk vil de øvrige kommunene bli tilleggsfakturert for sin andel av dette. Ut over dette forventes ingen store avvik fra budsjett i Tjeneste Regnskap Budsjett Avvik Forbruk % 2010 Barnehage , Grunnskoleundervisning , SFO , Institusjonspleie , Dummy tjeneste budsjett , Lærlinger ,75 I henhold til kommunestyrevedtak er lærlinger skilt ut som eget ansvar, uavhengig av hvilken enhet de har sin læretid

179 6. Investeringsregnskapet Prosjekt Regnskap Budsjett HELE 2017 Forbr % Kommentar Brokelandsheia (næring) - Salg tomter ,38 Solgt én næringstomt i 2017 Startlån ,10 Veier - Standardheving ,96 Gjennomføres innenfor ramme VA - Kommunalt avløpsnett ,62 Påbegynt, forventet forbruk kr i 2017 VA - Oppgradering ledningsnett ,57 Påbegynt, forventet forbruk kr i 2017 Beredskapstiltak ,00 Gjennomføres innenfor ramme PLO - Kjøling Gjerstadheimen ,39 Ramme foreslås øket til kr Kjøp av bolig Brokelandsheia ,44 Fullført PLO - Utstyr og inventar ,27 Boligfelt øvrebygda ,05 Gjennomføres, foventet forbruk kr i 2017 Lukking åpne brannavvik ,52 Gjennomføres innenfor ramme Kommunehuset - Klimaanlegg ,00 Ikke behov, foreslås kansellert Abel skole klasse ,37 Ramme foreslås øket til kr VAR - Trykkøkningsstasjon Mostad ,00 PLO - Velferdsteknologi ,63 Kirke - Sanitæranlegg og utvendig belysning ,07 Gjennomføres innenfor ramme PLO - Overbygg hus 1 og ,00 Ikke påbegynt grunnet manglende kapasitet Plentraktor ,16 Fullført Bibliotek - Etablering meråpent bibliotek ,76 Fullført Brokelandsheia - Flytte skysstasjon ,83 Stanset i henhold til formannskapsvedtak Salg boligtomter ,00 Ingen solgte boligtomter i 2017 Solavskjerming Abel og Visedal ,84 Gjennomføres. Ramme foreslås redusert med kr Veier - Krattknuser ,00 Økes til kr ihht formannskapsvedtak PLO - Bil dagtilbud ,00 Vil bli innkjøpt innenfor ramme i 2017 Brokelandsheia - Kjøp av areal til boligformål ,00 Tidkrevende prosess. Følges opp videre. Infrastruktur Glimmeråsen ,00 Ikke påbegynt grunnet manglende kapasitet Utleieboliger - Kjøp / oppføring ,71 Gjennomføres innenfor ramme VA - Avkloakkering Sundsmyra ,54 Påbegynt, forventet forbruk i 2017 VA - IKT, Normatic ,77 Ramme foreslås redusert til kr Aksjer Jordøya Tomteutvikling AS ,00 Fullført Egenkapital KLP ,31 IKT - Lokale investeringer utenom DDØ ,23 Foreslås øket til kr Sum per ,

180 Gjerstad kommune Rådmannen Saksfremlegg Dato: Arkivref: / / 100 Espen Grimsland og Trond Fjell espen.grimsland@gjerstad.kommune.no Saksnr Utvalg Møtedato 17/72 Formannskapet Kommunestyret Retningslinjer for tildeling av startlån Rådmannens innstilling: I Gjerstad kommunes retningslinjer for startlån, vedtatt som en del av økonomireglement , strykes følgende setning: «Sikkerheten skal ligge innenfor 100% av takst eller meglervurdering.» Retningslinjer for tildeling av startlån lyder i sin helhet etter dette: «Gjerstad kommune følger Husbankens til enhver tid gjeldende retningslinjer for startlån. Startlån gis som gjeldsbrevlån med pant i bolig. Gjerstad kommune tar kr 1.000,- i administrasjonsgebyr ved etablering av lånet. Renten er Husbankens til enhver tid gjeldende rente, fast eller flytende, med et påslag på 0,25%. I spesielle tilfeller kan kommunen også yte boligtilskudd.» Rådmannens vurdering/merknader: Målgruppen for startlån- og tilskuddsordningen fra Husbanken har de senere år endret seg noe. Ordningen er nå i større grad rettet mot de grupper av befolkningen som er vanskeligstilte på boligmarkedet. Ordningen skal primært omfatte de som ikke får lån i vanlig bank, og som heller ikke har mulighet til å spare opp egenkapital. Ved kjøp av bolig vil man i de fleste tilfeller måtte betale dokumentavgift, tinglysingsgebyr og etableringsomkostninger for lån, i tillegg til selve kjøpesummen. Denne type omkostninger er det, i henhold til tidligere vedtatte lokale retningslinjer, ikke mulig å finansiere ved startlån eller tilskudd i Gjerstad. Målgruppene for ordningen, altså barnefamilier, mennesker med lav inntekt og låntakere med gjeldsproblemer, har ofte heller ikke mulighet til å spare opp penger til dette. Med endringen som nå er foreslått, vil Gjerstad kommune kunne yte startlån eller tilskudd også til omkostningene knyttet til boligkjøp. Dette er for øvrig i tråd med hva mange av våre nabokommuner praktiserer, og vi vil med den foreslåtte endringen sannsynligvis kunne hjelpe flere personer i målgruppen. 180

181 Gjerstad kommune Rådmannen Saksfremlegg Dato: Arkivref: / / A10 Torill Neset torill.neset@gjerstad.kommune.no Saksnr Utvalg Møtedato 17/73 Formannskapet Høringssvar Høring om endringer i barnehageloven Rådmannens innstilling: Gjerstad kommune avgir svar på høringen med følgende merknader: 1. Gjerstad kommune mener det er positivt med økte forventninger til kvalitet i barnehagetilbudet, men kommunen vil påpeke at statlig vedtatte normer utfordrer det lokale selvstyret. I stedet for statlig bindende normer i barnehagen bør det fortsatt være åpent i loven for at kommunen selv kan vedta normer og krav for barnehager i kommunen ut fra lokale forhold, uavhengig av eierskap. 2. Gjerstad kommune forutsetter at dersom statlig bindende normkrav vedtas så må finansieringen styrkes, slik at kommunene kan innfri skjerpede normkrav uten å måtte nedprioritere andre tjenesteområder i kommunen. 3. Innføringen av statlige normkrav må utsettes til ordningen er fullfinansiert. 4. Gjerstad kommune støtter forslaget om å innføre en gjensidig plikt for barnehage- og skoleeiere til å samarbeide om barnas overgang fra barnehage til skole og SFO. I punktet Rådmannens vurdering nedenfor omtales og grunngis hvert av disse punktene nærmere. Vedlegg: Saksdokumenter: 181

182 Saksopplysninger: Saksdokumenter: Høringsnotat: Forslag til endringer i barnehageloven, opplæringsloven, friskoleloven og forskrift om pedagogisk bemanning (minimumsnorm for grunnbemanning, skjerpet norm for pedagogisk bemanning og plikt til å samarbeide om barnas overgang fra barnehage til skole og SFO) Høringsnotatet kan leses på: Saksopplysninger: Kunnskapsdepartementet har sendt forslag til endringer i barnehageloven, opplæringsloven, friskoleloven og forskrift om pedagogisk bemanning ut på høring. Høringsnotatet inneholder forslag om å lovfeste et minimumskrav til grunnbemanningen (en bemanningsnorm) i barnehageloven. Videre foreslår departementet å skjerpe kravet til den pedagogiske bemanningen (en skjerpet pedagognorm) i forskrift om pedagogisk bemanning. Departementet foreslår også at det lovfestes en plikt for barnehageeier og skoleeier til å samarbeide om barnas overgang fra barnehage til skole og skolefritidsordning (SFO). En kort oversikt over forslagene i høringen: 1. Departementet foreslår at det blir lovfestet et minimumskrav til grunnbemanningen, en bemanningsnorm, i barnehageloven som innebærer at det minimum skal være en ansatt pr tre barn under tre år og en ansatt pr seks barn over tre år. 2. Departementet foreslår også å skjerpe kravet til den pedagogiske bemanningen i forskrift om pedagogisk bemanning. Forslaget innebærer at det blir stilt krav om at barnehagene har en pedagogisk bemanning som tilsvarer minimum en pedagogisk leder pr sju barn under tre år og en pedagogisk leder pr 14 barn over tre år. 3. Videre foreslår departementet at det blir lovfestet en plikt for barnehageeier og skoleeier til å samarbeide om barnas overgang fra barnehage til skole og skolefritidsordning (SFO). Plikten skal være gjensidig og blir derfor regulert i barnehageloven, opplæringsloven og friskoleloven. Formålet med samarbeidet skal være å bidra til at barna får en trygg og god overgang fra barnehage til skole og SFO. Departementet foreslår at skoleeier skal samordne samarbeidet og utarbeide en plan for barnas overgang. Høringsfristen er 13. oktober. Rådmannen fremmer saken til politisk behandling i formannskapet , pga høringsfristen blir det ikke tid til kommunestyrebehandling. Rådmannens vurdering/merknader: I det følgende omtales og grunngis de fire merknadene som utgjør Gjerstad kommunes høringssvar. 1. Kvalitet i barnehagen, bindende bemanningsnormer og det lokale handlingsrommet Innføring av bemanningsnorm og skjerping av pedagognormen begrunnes med at bemanning og kompetanse har stor betydning for kvalitet og at det er store kvalitetsforskjeller i barnehagene. Gjerstad kommune er ikke uenig i dette, men mener at det også er den pedagogiske praksisen til de ansatte og ledelsens evne til å planlegge for en best mulig utnyttelse av ressursene, som er avgjørende for kvaliteten. Innføring av bindende statlige normer reduserer det lokale handlingsrommet og binder prioriteringer til ett tjenesteområde på bekostning av andre, uten at dette er forankret i lokale behov og vedtak. Gjerstad kommune mener kommunene er tettest på, og er best egnet til å gjøre gode prioriteringer som gir gode tjenester ut fra lokale behov og prioriteringer. Kommunene er barnehagemyndighet og bør fortsatt gis anledning til å vedta normer og krav for alle barnehager i kommunen, uavhengig av eierskap, under forutsetning at barnehagelovens 18 oppfylles: Bemanningen må være tilstrekkelig til at personalet kan drive en 182

183 tilfredsstillende pedagogisk virksomhet. Fylkesmannen er tilsynsmyndighet overfor barnehagemyndigheten og påser at kommunene utøver sitt påse-ansvar overfor barnehagene. Gjerstad kommune har fulgt en bemanningsnorm på 1 ansatt pr 3 barn under 3 år og en ansatt pr 7 barn over 3 år siden 2012, dette fastsatt i kommunestyrevedtak. Opptaket av barn pr er 109 slik det ser ut pr i dag, 44 under 3 år og 65 over 3 år. Med en eventuell innføring av foreslått bemanningsnorm (1 ansatt pr 3 barn u/ 3 år, 1 ansatt pr 6 barn o/ 3 år) vil det for Gjerstad kommunes vedkommende medføre en merkostnad for 1,5 årsverk på årsbasis, i overkant av kr ,-. 2. Foreslåtte normkrav må fullfinansieres I de administrative og økonomiske konsekvenser som er presentert i høringsnotatet benytter Kunnskapsdepartementet beregninger på nasjonalt nivå. Tallene viser at bemanningsnormen i snitt for hele landet er oppfylt i kommunale barnehager, og det beregnes at en skjerping av pedagognormen utløser behov for 1810 årsverk. Det forutsettes at dette behovet dekkes av at assistenter erstattes av barnehagelærere. Normforslagene skal imidlertid oppfylles på barnehagenivå. KS har foretatt kostnadsberegninger av normforslagene, ned på barnehagenivå og påviser en kraftig underdekning som de har beregnet til ca 500 mill kroner årlig. Gjerstad kommune mener underdekningen er vesentlig større enn det KS beregner den til, siden KS vurdering naturligvis ikke kan beregne hvordan fordelingen mellom opptatte barn over/under 3 år slår ut i den enkelte barnehage. Opptaket av barn som skal starte i barnehage fra foretas i mars, så den helt eksakte ekstrakostnaden av bemanningsnormen kan først beregnes etter opptaket er gjennomført. Gjerstad kommune har en kommunal barnehageenhet, (som drives i 2 barnehagehus/avdelinger) og har, som nevnt i forrige punkt, fra barn i barnehagen, 44 under 3 år og 65 over 3 år. Skjerpingen av bemanningsnormen som departementet har foreslått fra sammenlignet med den bemanningsnorm som kommunen har vedtatt lokalt tidligere vil beregnet med disse barnetallene utgjøre 1,5 årsverk, altså over på årsbasis. Dersom normene innføres som foreslått vil altså Gjerstad kommune få en vesentlig merkostnad som ikke er finansiert fra staten, og vil få en binding i prioriteringer med konsekvens at andre tjenester i kommunen må nedprioriteres på grunn av allerede trange økonomiske rammer. Gjerstad kommune forutsetter at kommunenes reelle merutgifter kompenseres fullt ut. Noe annet vil være i strid med Kommunaldepartementets veileder om statlig styring av kommuner og fylkeskommuner hvor det sies: Kostnadskrevende normer binder ressurser som alternativt kunne blitt brukt til andre tiltak for å heve kvaliteten på samme område. [ ] bemanningsnormer på ett område kan få konsekvenser for kommunens tjenester og ressursbruk på andre områder. Samme veileder sier også: kommunesektoren skal kompenseres fullt ut for anslåtte merutgifter som følge av nye oppgaver og endringer i regelverk. 3. Innføringstidspunkt må utsettes til fullfinansiering er på plass Stortinget har tidligere vedtatt at krav om grunnbemanning på 1:3 voksne for barn under tre år og 1:6 for barn over tre år skal innføres innen 2020, jfr Innst. 380 S ( ). Gjerstad kommune mener innføringen må utsettes til for at Stortinget får tilstrekkelig tid til gradvis å øke den finansielle kompensasjonen i de årlige statsbudsjettene slik at målet om fullfinansiering er oppnådd innen virkningstidspunkt for lovfesting. 183

184 4. Plikt til å samarbeide om barns overgang fra barnehage til skole og SFO Forskning viser at overganger i utdanningsløpet kan være problematiske. En trygg og god overgang fra barnehage til skole og SFO er viktig, og handler blant annet om at barn og foreldre opplever overgangen som forutsigbar og vet hva de kan forvente når barnet begynner på skolen. Det handler også om at skolen må være forberedt på hvilke erfaringer barna har med seg fra barnehagen. I Gjerstad kommune har barnehage og skole samarbeidet godt om overganger i flere år, og har gode planer for overgangsarbeidet. Melding om vedtak sendes til: Kunnskapsdepartementet, via den digitale løsningen for høringsuttalelser på 184

185 Gjerstad kommune Administrasjonsenheten Saksfremlegg Dato: Arkivref: /140-3 / 071 Kai Høgbråt kai.hogbrat@gjerstad.kommune.no Saksnr Utvalg Møtedato 17/34 Eldreråd /74 Formannskapet Eventuell endring av retningslinjer for brukerråd ved institusjon Rådmannens innstilling: Gjerstad kommune imøtekommer ikke ønske om å utvide brukerrådsordningen med besøk i omsorgsboliger. Gjeldende retningslinjer videreføres. Saksprotokoll i Eldreråd Følgende omforente tilleggsforslag til rådmannens innstilling ble satt fram: «Rådet ønsker å evaluere utførelsen av ordningen med brukerrådsrunde sammen med ledelsen for enhet for pleie og omsorg.» Rådmannens innstilling med tilleggsforslag framsatt i møtet ble enstemmig vedtatt. Vedlegg: Retningslinjer for brukerråd ved institusjon Omsorgskomitesak 18/03 Saksdokumenter: Helse- og omsorgstjenestelov Pasient- og brukerrettighetslov Eldreråds sak 22/17 Saksopplysninger: Omsorgskomiteen gjorde slikt vedtak i sak 18/03: 185

186 «1. Eldrerådet i Gjerstad tillegges ansvar som brukerråd for eldre beboere ved kommunale institusjoner som er hjemlet i Lov av , om helsetjenesten i kommunene og Lov av , om sosiale tjenester. 2. Brukerrådet skal ivareta beboernes interesser hva angår bygnings-, utstyrs-, behandlings-, pleie-, trivsels- og miljømessige forhold. 3. Rådmannen gis fullmakt til å utforme retningslinjer for brukerrådets funksjons-, ansvarsog myndighetsområde, samt foreta nødvendig konstituering av rådet.» Vedlagte retningslinjer ble utarbeidet og arbeidet igangsatt. Brukerrådet har i vel 14 år gått to runder hvert år på institusjonen, hhv. i juni og november. Det er god dialog mellom brukerrådet, beboerne, de pårørende og institusjonens ledelse. Det kan også informeres om at pasient- og brukerombudet, da de besøkte Gjerstad i mars i år, opplyste at Gjerstad er en av få kommuner der en slik ordning fungerer så godt. Årsaken til at saken kommer opp nå, slik saksbehandler forstår det, er ønske fra en eller flere av beboerne ved paviljongene i tilknytning til omsorgssenteret som ønsker at brukerrådet skal utvide sin virksomhet til også å omfatte disse. Ønsket er framsatt til et av medlemmene av brukerrådet/eldrerådet. Det ble protokollert følgende fra eldrerådets møte den 22.5.d.å. i sak 17/22: «Enhetsleder for pleie og omsorg, Ellen C. Kveim, møtte i denne saka. Rådet diskuterte om brukerrådsrunden skulle utvides til også å omfatte omsorgsboligene (paviljongene). Kveim anbefalte ikke en slik løsning. Sekretæren foreslo at retningslinjene for brukerråd, som ble vedtatt av omsorgskomiteen den , får ny politisk behandling i formannskapet med forutgående behandling i eldrerådet. Dette sluttet rådet seg til.» Lovverket har endret seg noe siden retningslinjene ble utformet (i 2003). Sommeren 2011 ble det vedtatt en ny «Helse- og omsorgstjenestelov» og en endring av «Pasient- og brukerrettighetsloven» fra Begge trådte i kraft 1. januar I «Helse- og omsorgstjenesteloven» heter det 3-10: «Kommunen skal sørge for at virksomheter som yter helse- og omsorgstjenester omfattet av loven her, etablerer systemer for innhenting av pasienters og brukeres erfaringer og synspunkter». I «Pasient- og brukerrettighetsloven» er det i 3-1 presisert at «Tjenestetilbudet skal så langt som mulig utformes i samarbeid med pasient og bruker. Det skal legges stor vekt på hva pasienten og brukeren mener ved utforming av tjenestetilbud etter helse- og omsorgstjenesteloven.» "Forskriftene om kvalitet i pleie- og omsorgstjenesten" åpner for muligheten for å etablere lokale brukerutvalg ved sykehjem og andre institusjoner i lokalmiljøet. Brukerutvalget styrker samhandlingen mellom institusjonen, beboerne og deres pårørende og gir alle berørte parter muligheten til å påvirke driften på en positiv måte. Det er viktig å være klar over at en omsorgsleilighet er «en tilrettelagt bolig for eldre og funksjonshemmede». Beboere i omsorgsboliger mottar tjenester ut fra individuelle behov på lik linje med andre tjenestemottakere av hjemmetjenester og har enkeltvedtak etter Helse- og omsorgstjenesteloven. Dersom beboer(e) skulle ønske å fremsette klage på vedtaket, må klagen rettes til kommunen. Om vedtaket opprettholdes er det fylkesmannen som er klageinstans. Rådmannens vurdering/merknader: Rådmannen vil uttrykke skepsis til å utvide ordningen. Dette fordi beboere ved i Hus 1 og 2 ved Gjerstad omsorgssenter ikke kommer inn under definisjon ihht. lovverkets bestemmelser om 186

187 «heldøgns pleie og omsorg». En slik utvidelse vil også kunne føre til utfordringer med å sette grenser for hvilke beboere brukerrådet skal besøke. Det er totalt 50 omsorgsboliger i kommunen, slik Hus 1 og 2 er, også på Brokelandsheia. Selv om lovverket er noe endret fra 2003, finner rådmannen at gjeldende retningslinjer fungerer greit, og finner ikke grunn til å foreslå endring nå. Melding om vedtak sendes til: 187

188 RETNINGSLINJER FOR BRUKERRÅD FOR BEBOERE VED GJERSTADHEIMEN Brukerrådet er opprettet med hjemmel i Forskrift for sykehjem og boform for heldøgns omsorg og pleie, samt vedtak i omsorgskomiteen i møte den 16.juni 2003, sak 18/03. SAMMENSETNING * I samsvar med vedtak i omsorgskomiteen, tillegges eldrerådet ansvar som brukerråd, - heretter benevnt rådet. RÅDETS MANDAT Rådet er et kommunikasjons- og samarbeidsorgan mellom beboere og/eller deres pårørende ved kommunens institusjon, hjemlet i "Lov av om helsetjenesten i kommunene", og den administrative ledelse i kommunen. Rådet har rådgivende myndighet overfor pleie- og omsorgssjef og rådmann. Rådet er høringsinstans i saker som vedrører beboernes levekår, livsstandard og trivsel. Rådet er talerør for beboere og deres pårørende overfor den administrative ledelse. Rådet har uttalerett i klagesaker. Rådet oppnevner kontaktperson(er) med adgang til å ta kontakt med beboere, pårørende og personell i institusjonen. Rådet har ikke adgang til å kontakte beboer som er for syk til å føre en samtale, eller beboer som selv avviser slik kontakt, eller når pårørende ikke ønsker kontakt. RÅDETS FUNKSJON Rådet opptrer som kollegium ved behandling av saker. Enkeltmedlemmer kan således ikke handle på vegne av rådet uten vedtak fra rådet i plenum. Rådet oppnevner kontaktperson(er) med ansvar å være talsrepresentant(er) ved inst.. Kontaktpersonen(e) tar direkte kontakt med beboerne og deres pårørende for a) å gjøre seg kjent med deres situasjon, b) å undersøke saker/spørsmål som er tatt opp med brukerrådet, c) å drøfte tiltak som kan bidra til trygghet, trivsel og velferd. Kontaktpersonen(e) innkalles til aktuelle personalmøter hvor saker av større betydning for beboernes trivsel, leve- og livsstandard behandles. Vedkommende kan selv anmode om å få legge frem en sak i egnet personalmøte. Kontaktpersonen(e) rapporterer til brukerrådet som i plenum drøfter saken og tar stilling til den videre behandling. Rådet behandler og avgir uttalelse i saker som personalet, ledelsen eller politiske organer legger frem for rådet og saker som rådet selv finner grunn til å ta opp. Rådets medlemmer har taushetsplikt i henhold til forvaltningslovens 13. Gjerstad, den 11.august

189 MØTEBOK - GJERSTAD KOMMUNE Sakstype: A POLITISK ORGAN: MØTEDATO SAKSNR. ARKIVSTED Omsorgskomiteen SAKSBEHANDLER: ETAT ARKIVNR. /Kai Høgbråt Sentraladm 033/ A-sak = offentlig sak i åpent møte B-sak = unntatt offentlighet,lukket møte Saken avgjøres endelig av: Omsorgskomiteen BRUKERINNFLYTELSE FOR BEBOERE VED KOMMUNALE INSTITUSJONER TALSREPRESENTASJON I STYRET Vedtak: 1. Eldrerådet i Gjerstad tillegges ansvar som brukerråd for eldre beboere ved kommunale institusjoner som er hjemlet i Lov av , om helsetjenesten i kommunene og Lov av , om sosiale tjenester. 2. Brukerrådet skal ivareta beboernes interesser hva angår bygnings-, utstyrs-, behandlings-, pleie-, trivsels- og miljømessige forhold. 3. Rådmannen gis fullmakt til å utforme retningslinjer for brukerrådets funksjons-, ansvars- og myndighetsområde, samt foreta nødvendig konstituering av rådet DOC

190 Saksdokumenter: Skriv fra Gjerstad eldreråd av Forskrift for sykehjem og boform for heldøgns omsorg og pleie av med hjemmel i lov av nr. 66, om helsetjenesten i kommunene Saksopplysninger: I brev av til rådmannen anmoder Gjerstad eldreråd om å bli oppdatert på hvordan beboere ved kommunele institusjoner (Gjerstadheimen) som hører inn under kommunehelsetjenesteloven og sosialtjenesteloven, er sikret medvirkning og uttalerett. I forskrift av med endring av , om sykehjem og boform for heldøgns omsorg og pleie settes ikke krav om eget styre for sykehjem. Derimot er det krav om at beboere på annen måte sikres mulighet for innflytelse på driften. Eldre mennesker med behov for kommunal heldøgns omsorg i institusjon, har ikke hatt formell adgang til å påvirke sin livssituasjon og driften ved sitt bosted via egen talsrepresentant på flere år. I kommentarene til 4-10 i Forskrift av om sykehjem og boform for heldøgns omsorg og pleie, heter det: Beboere skal ha en representant i boformens styre, som er deres talsmann/-kvinne. Det er beboerne selv som velger denne. Dersom beboer ikke er i stand til å ta del i valget, kan pårørende delta på vegne av beboer. Med pårørende i denne forskrift forstås ektefelle, barn, foreldre, søsken, verge/hjelpeverge eller andre, forutsatt at vedkommende har varig og god kontakt med beboeren. Dersom flere pårørende står i slikt forhold til beboer som nevnt i første punktum, gjelder den rekkefølge som er angitt, med mindre særlige grunner foreligger. Beboerne selv, deres nærmeste pårørende eller representant for eldreråd, pensjonistforeninger, og lignende kan velges som talsmenn/-kvinner for beboerne i boformens styre og lignende. I de tilfeller hvor det ikke er opprettet styre, må en sikre innflytelse på annet vis, for eksempel at en talsmann/-kvinne blir innkalt til møter i boformen eller annet organ i kommunen når viktige saker for driften behandles. Forskriftene åpner med dette for valg av talsrepresentant 1) blant beboerne (pasientene), 2) blant pårørende og 3)blant eksterne organer (eldreråd eller pensjonistforeninger). Rådmannens vurdering/merknader: Tidligere var der eget styre for Gjerstadheimen. Etter 1992, i forbindelse med ny kommunelov, ble helse- og sosialstyret (nå omsorgskomiteen) tillagt slik styrefunksjon for institusjonen. Beboerne (pasientene) ved Gjerstadheimen antas, for flertallets vedkommende, å være for mye svekket av alder og sykdom til å kunne velge egen talsrepresentant som med tyngde kan delta i de kommunale organer hvor saksbehandling og beslutning foregår. Det vil derfor være ovennevnte pkt. 2 og /eller 3 som synes relevant for å sikre at funksjonen kan ivaretas på beste måte. Brukerinnflytelsen kan organiseres på flere måter hvorav 3 modeller vil bli skissert som mulige. Alternativ 1: Ved valg av en representant blant pårørende vil vedkommende stå overfor en spesiell utfordring, i og med forskriftenes krav om at representanten forutsettes å ha varig og god kontakt med beboerne DOC

191 I den grad den valgte pårørende kan frigjøre nok tid til å gjøre seg kjent med forholdene som forutsatt og representere alle pasientene i for eksempel hovedutvalget, vil det være mulig å benytte en slik ordning. Vedkommende kan velges i fellesmøte for pårørende sammen med de pasienter/beboere som har mulighet til å delta. Alternativ 2: En annen mulighet er etablering av et brukerråd som samlet representerer beboerne ved institusjonen innenfor kommunehelsetjenesteloven og sosialtjenesteloven. I Gjerstad kommune er det etablert et eldreråd med rådgivende funksjon i alle saker vedr. eldre menneskers livssituasjon og levekår. Dette råd er hjemlet i egen lov, det er et allerede etablert organ i kommunen og har de beste muligheter for å kunne ivareta en formell brukerrepresentasjon som nevnt. Eldrerådet blir valgt av kommunestyret og pensjonistforeningen har rett til å foreslå medlemmer i rådet. Flertallet i rådet skal være alderspensjonister. I realiteten er alle alderspensjonister valgbare (inklusiv beboere ved de kommunale institusjoner og pårørende). For å oppfylle forskriftenes krav om representasjon i institusjonens styre, bør eldrerådets leder eller den eldrerådet utpeker, være representert i hovedutvagets møter. Alternativ 3: En tredje mulighet er at eldrerådet oppnevner en talsrepresentant med oppgave å representere alle beboerne (pasientene) ved institusjonen og møte i hovedutvalget. Alle de tre alternativ bidrar til å etablere brukerrepresentasjon, men det synes klart at alternativ 1 og 3 har langt mindre mulighet til å ivareta beboernes interesser enn alternativ 2. Det er iallefall avgjørende at det utformes retningslinjer som gir brukerrådet nødvendig adgang til å ta kontakt med beboerne og frihet til å innhente opplysninger. Brukerrådets representant bør ha uttale- og forslagsrett, men ikke stemme- eller beslutningsrett. Behov for eventuell kontorteknisk assistanse utføres av pleie- og omsorgsavdelingen. Etter en samlet vurdering av hva som kan gi den beste garanti for mest mulig reell medvirkning for beboerne (pasientene) er rådmannen kommet til at opprettelse av et brukerråd som nevnt i alternativ 2 den beste løsningen. Dette gir beboernes valgte representanter et egnet forum for å drøfte sine saker i, hvor det er god innsikt innenfor så vel de aldersmessige, psykiske og funksjonsmessige forhold. Samtidig kan brukerrådet avklare småsaker i dialog med den faglig/administrative ledelse, og sørge for at de saker som det blir nødvendig å fremme videre, er grundig forberedt. Det er av meget stor betydning at de ansatte også er inneforstått med dette som nå skjer og også blir informert og tatt med på råd. Avslutningsvis nevner jeg at det er Gjerstad eldreråd, i dialog og godt samarbeid med ploleder, som har tatt initiativ til at denne saken kommer opp. Rådmannens forslag til vedtak: 1. Eldrerådet i Gjerstad tillegges ansvar som brukerråd for eldre beboere ved kommunale institusjoner som er hjemlet i Lov av , om helsetjenesten i kommunene og Lov av , om sosiale tjenester. 2. Brukerrådet skal ivareta beboernes interesser hva angår bygnings-, utstyrs-, behandlings-, pleie-, trivsels- og miljømessige forhold. 3. Rådmannen gis fullmakt til å utforme retningslinjer for brukerrådets funksjons-, ansvars- og myndighetsområde, samt foreta nødvendig konstituering av rådet DOC

192 Omsorgskomiteens behandling og vedtak: Innstillinga ble enstemmig vedtatt DOC

193 193

194 Abel seminaret 2017, Program for barnehage, skole og andre Barnehage Mandag 18.sept Tirsdag 19.sept Onsdag 20.sept Torsdag 21.sept Fredag 22.sept Gjenbruk/Resirkulering Prosjekt start Lego Education Førskolebarn Gjerstad, Renstøl Lars G. Olsen Gjenbruk/Resirkulering Avslutning, utstilling Lego Education Førskolebarn Trollstua, Amandus (Solfrid kontaktperson) Lars G. Olsen Lego Education Førskolebarn Gjerstad, Alvheim Lars G. Olsen Skrot Forestilling for barn 0 3 år Alvheim kl Renstøl kl Vitensenteret Førskolebarn m/foreldre Visedal Kl Vitensenteret Førskolebarn m/foreldre Fargeskrinet Kl

195 Barneskole Mandag 18.sept Tirsdag 19.sept Onsdag 20.sept Torsdag 21.sept Fredag 22.sept Abligøyer Elever i gr.skolen tr. Skolene organiserer selv Abligøyer Elever i gr.skolen tr. Skolene organiserer selv DKS Båtbyggeren på Moen Fiane 5-7 klasse Avreise 8.30 Retur Akvariet 3 klasse, Gjerstad og Fiane Kl Koding Nils Ulltveit- Moe 4.tr. Gjerstad skole Kl ØABV/Agder energi 6. tr. Hope oppvekstsenter Kl ØABV/Agder energi 6.tr. Gjerstad FianeKl Koding Nils Ulltveit- Moe 4.tr. Fiane skole Kl ØABV/Agder energi 6.tr. Søndeled Kl Den Lille Dyrehage 1. og 2.trinn Søndeled skole og Hope + fsbarn Hope Kl (hope 1-4 trinn + fs barn) 24 Søndeled 30 DKS Båtbyggeren på Moen Gjerstad 5-7 klasse Avreise kl 8.20 Retur kl Den Lille Dyrehage 1.og 2.tr, Gjerstad/Fiane Kl Geometri i kirken, Inger Øybekk Frydendal kirke 5kl, Risør barneskole 2 grupper Kl Kl RTA bedriftsbesøk 5 klasse Gjerstad og Fiane Kl Team Tec, Ånon Ausland 7 klasse Gjerstad/Fiane Kl Hvor mye energi trenger vi, og hvor mye energi bruker vi? Sondre Aasbø 7 klasse Kl Søndeled/Hope Kl Fiane Kl Gjerstad «Strømnettet fra produksjon av strøm til apparater tilkoblet stikkontaktene i hjemmet» Agder energi nett (Rolf Erlend) 6 klasse Kl 9.00 Søndeled/Hope Kl 10.30Fiane Kl 12.00Gjerstad 195

196 Ungd.skole Mandag 18.sept Tirsdag 19.sept Onsdag 20.sept Torsdag 21.sept Fredag 22.sept Abeligøyer Elever i gr.skolen Økonomi og karrierevalg (Gjerstad sparebank) 10.tr. Abel skole Kl Abeligøyer i Gjerstad Økonomi og karrierevalg (Sparebank Sør) 10.tr. Risør ungd.skole 2 økter, avtale på tidspunkt er gjort med skolen. DKS Båtbyggeren på Moen Abel 8 og 9 klasse Avreise Retur Rollemodell Kristine Wikander 9 klasse Risør u.skole Tidspunkt avtalt mellom skolen og rollemodellen. Rollemodell Geir Vareberg 9 klasse Abel Båtbyggeren på Moen 9.tr. Risør ungd.skole Kl grupper mulighet for å gå en kultursti mens gruppen venter på tur "Tesla fra geniet til batteriet"? Lars E. Omland, Agder Energi 10.tr. Abel skole Kl "Tesla fra geniet til batteriet"? Lars E. Omland, Agder energi 10.tr. Risør ungd.skole Kl «Norge Størst på elbil i verden» Grønnkontakt Leif Arne Dalane 8 klasse Risør ungd.skole Kl Kl Kl

197 Ettermiddag Mandag 18.sept Tirsdag 19.sept Onsdag 20.sept Torsdag 21.sept Fredag 22.sept Miljøfyrtårn v/lise Frøyna Ansatte Risør barneskole Kl Klimapartnere v/lise Frøyna Ansatte Risør barneskole Kl Vitensenteret Fam matem. Visedal Kl Håvard Tjora Risørhuset kl Åpning på AbelSenteret Åpning ved varaordfører i Risør, Elen Lauvhjell. Vitensenteret Foreldrematematikk 8.tr. Abel skole Kl Vitensenteret Fam matem. Fargeskrinet Kl Vitensenteret Foreldrematematikk 8.tr. Risør ungd.skole Kl Foredrag med Dag Boman «Hvordan motiver og skape lærelyst i realfag» 197

198 Åpning av AbelSeminaret Sted: AbelSenteret Tid: Mandag 18. sept. kl Moen Trebåtbyggeri AbelSeminaret 2017 Åpning av varaordfører i Risør Elen Lauvhjell Foredrag: v/dag Boman «Hvordan motivere og skape lærelyst i realfagene?» Foredrag: v/håvard Tjora «Hvordan inspirere til matematikk?» Sted: Risørhuset, Risør Tid: Onsdag 20. sept. kl Påmelding risorhuset.no Pris kr 100,- Kontakt Gjerstad: - Monica Haugen tlf Risør. - Janne Broms tlf TAKK til våre samarbeidspartnere: Gjerstad og Risør sept Formål: Å inspirere og motivere for realfag i barnehage og skole I folderen finner du arrangement som er åpent for alle 198

199 Nils Henrik Abel ( ) Niels Henrik Abel ble født på Finnøy i Ryfylket. Før han var to år, kom han til Gjerstad der han hadde sin oppvekst. Både foreldre og besteforeldre var prestefolk i bygda. Far var Søren Georg Abel, prest i Gjerstad. Det samme var bestefaren. Mor var Anne Marie Simonsen, skipsrederdatter fra Risør. Mange mener at Abel er den største matematikeren som noen gang har levd. 200 år etter hans tid, er hans arbeid høyt verdsatt verden over av mennesker som er opptatt av matematikk. Abel ble først og fremst kjent for at han beviste at den generelle femtegradsligningen i alminnelighet ikke kan løses med de elementære regningsartene addisjon, subtraksjon, multiplikasjon, divisjon og rotutdragning, -som det heter. Nils Henrik Abel døde på Froland Verk bare 26 år gammel. ABELSEMINARET: Et historisk tilbakeblikk og bakgrunn. I 2001 ble AbelSenteret etablert på Holmen Gård. De som sto bak, var: Gjerstad kommune, Risør kommune, Aust-Agder fylkeskommune, Gjerstad sparebank, UMOE-gruppen og Statsskog. AbelSenteret er i dag lokalisert på Brokelandsheia med utstilling om Niels Henrik Abels liv og virke. Per Hagelia, tidligere medlem i AbelSenteret, brenner for realfag. Han har sett at kunnskapen om Abel har vært for liten, både blant voksne og barn. Derfor tok han initiativ til å etablere AbelSeminaret i Formålet med AbelSeminaret er å inspirere og motivere for realfag i skole og barnehage. Et annet formål er at alle som har gått på skole i Gjerstad, skal vite hvem Nils Henrik Abel er. Siden 2016 har Risør vært med å arrangere AbelSeminaret. Foredragsholdere: «Superlærer» Håvard Tjora. Lærer og forfatter som ble kjent som stjernepedagog i serien «Blanke Ark», der han hjalp ungdom som ikke fant sin plass i skolen. Håvard Tjora er en meget benyttet foredragsholder i hele landet, og snakker om barn/elevers læring spesielt i matematikk. Har utgitt flere bøker om emnet bl.a. Mattemagi, Verdt å vite og Leksehjelp i matematikk. Dag Boman har lang erfaring som realfagslektor i videregående skole. Han har også jobbet som prosjektleder for realfagskommunesatsningen. I 2014 fikk han Kongens Fortjenestemedalje for sin jobb som pedagog og vitensentermann i Arendal. Det er mange ulike arrangement på skolene og i lokale bedrifter denne uka. De medvirkende er: -AbelSenteret -Abeligøyer i skolene -Den lille dyrehage -Geometri i kirken: Inger Øybekk -Vitensenteret: Familematematikk -Renseanlegget på Randvik -Grønn kontakt: Leif Arne Dalane -Rollemodell, Geir Vareberg og Kristine Wikander -Byggmester og sivilingeniør: Sondre Aasbø -Lego Education: Lars Gunnar R. Olsen -Koding: Nils Ulltveit-Moe - Økonomi og karrierevalg Gjerstad Sparebank: Erling Ausland Sparebanken Sør: Kenneth Sjåvåg -ØABV/Agder Energi -Båtbyggeren på Moen: Ole Jacob Broch -Klimapartnere og Miljøfyrtårn: Lise Frøyna -Team Tec, Ånon Ausland -RTA, Tor Georg Nybø Hagane -Agder energi nett: Rolf Erlend Grundt -Agder energi: Lars Erik Omland - Akvariet i Risør 199