RISØR KOMMUNE. Møteinnkalling. Utvalg: Bystyret Møtested: Rådhuset Dato: Tidspunkt: 18:00

Transkript

1 Side 1 av 1 RISØR KOMMUNE Møteinnkalling Utvalg: Bystyret Møtested: Rådhuset Dato: Tidspunkt: 18:00 Forfall meldes på tlf til Eva Swane som sørger for innkalling av varamedlemmer. Varamedlemmer møter kun ved spesiell innkalling. Side 1

2 Saksnr Innhold PS 81/13 Godkjenning av protokoll fra møter i bystyret og PS 82/13 Revisjon av kommunens internkontrollsystem. Oppfølging av vedtak PS 83/13 Bosetting av flyktninger i perioden PS 84/13 PS 85/13 PS 86/13 PS 87/13 Behovsplan barnehager Ny behandling Endringer i vedtekter for kommunale barnehager Strategisk næringsplan for Østre Agder Interpellasjon fra Petter Emil Gundersen, H, vedrørende vannforsyningen til Risør Side 2

3 RISØR KOMMUNE Enhet for støttefunksjoner Arkivsak: 2008/ Arkiv: 033 Saksbeh: Eva Swane Dato: Godkjenning av protokoll fra møter i bystyret og Utv.saksnr Utvalg Møtedato 81/13 Bystyret Rådmannens innstilling: Protokoll fra bystyremøter og godkjennes. Side 3

4 RISØR KOMMUNE Rådmannens stab Arkivsak: 2011/ Arkiv: 440 Saksbeh: Malin Paust Dato: Revisjon av kommunens internkontrollsystem. Oppfølging av vedtak i PS 47/13 Utv.saksnr Utvalg Møtedato 82/13 Bystyret Rådmannens innstilling: Tiltaksplanen tas til orientering. Side 4

5 Vedlegg: 1 Revisjon av Risør kommunes internkontrollsystem (jfr. vedtak i bystyresak PS 30/13) 2 Tiltaksplan for revisjon av kommunens internkontrollsystem Kort resymé Med bakgrunn i bystyrets vedtak (PS 30/13 Gjennomgang av saken ved Fargeskrinet barnehage Kontrollutvalgets rapport) la rådmannen frem forslag til foreløpig plan for revisjon og utvikling av kommunens internkontrollsystem. Rådmannen følger nå opp med ny konkretisert tiltaksplan slik det ble bedt om i bystyret (PS 47/13). Saksopplysninger Det vises til Saksprotokoll i Bystyret (PS 47/13): Rådmannens innstilling ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Bystyret legger Rådmannens saksutredning til grunn og ber om iverksettelse av planen. Bystyret bevilger kroner ,- til Rådmannens disposisjon til iverksettelse av planen i 2013 og dekkes over disposisjonsfond. Rådmannen bes komme tilbake til kostnader knyttet til kontinuerlig oppfølging av internkontrollarbeidet i forslag til budsjett for Iverksettelse av planen innebærer blant annet at det skal rapporteres til bystyret om hva som er gjennomført og videre plan fremover. Det vises til vedlagte saksfremlegg, sak 47/13 og Tiltaksplan for revisjon av kommunens internkontrollsystem Endringer i tidsplan og ansvarstilskriving kan oppstå som følge av uforutsette hendelser. Vurderinger Rådmannen har lagt ned et omfattende arbeid, og planen viser at det også gjenstår mye. Internkontrollarbeid er en vesentlig del av ledelsens styringsverktøy. For å lykkes i dette arbeidet bør det gjenspeiles i budsjettet for 2014 og tiden fremover. Rådmannens konklusjon Tiltaksplan for revisjon av kommunens internkontrollsystem vil bidra til å styrke det kontinuerlige internkontrollarbeidet i organisasjonen. Side 5

6 RISØR KOMMUNE Rådmannen Arkivsak: 2011/ Arkiv: 440 Saksbeh: Nils Martin Andersen Dato: Revisjon av Risør kommunes internkontrollsystem (jfr. vedtak i bystyresak PS 30/13) Utv.saksnr Utvalg Møtedato Bystyret Rådmannens innstilling: Bystyret legger Rådmannens saksutredning til grunn og ber om iverksettelse av planen. Bystyret bevilger kroner ,- til Rådmannens disposisjon til iverksettelse av planen i 2013 og dekkes over disposisjonsfond. Rådmannen bes komme tilbake til kostnader knyttet til kontinuerlig oppfølging av internkontrollarbeidet i forslag til budsjett for Side 6

7 Kort resymé Med bakgrunn i bystyrets vedtak (PS 30/13) legger rådmannen frem forslag til foreløpig plan for revisjon og utvikling av kommunens internkontrollsystem. Arbeidet inkluderer holdningsskapende arbeid, analyse, dokumentasjon, kommunikasjon, opplæring og etablering av kultur for å melde og behandle avvik. Dette er omfattende og tidkrevende arbeid og vil kreve både ressurser og tid allerede i inneværende år. Rådmannen foreslår at det settes av kroner ,- i 2013, og vil komme tilbake til kostnadsspørsmålet i forbindelse med budsjett for Saksopplysninger Utgangspunkt for planen: Bystyrets vedtak Bystyret fattet følgende vedtak ved behandling av kontrollutvalgets rapport etter gjennomgang i saken ved Fargeskrinet barnehage, sak 2012/1606 (PS 30/13): 1. Bystyret slutter seg til konklusjonene i revisjonsrapporten Gjennomgang av saken ved Fargeskrinet barnehage og kontrollutvalgets behandling av denne. 2. Bystyret vil på det sterkeste beklage at kommunens håndtering av denne saken har vært mangelfull slik revisjonsrapporten redegjør for. 3. Bystyret ber rådmannen snarest iverksette nødvendige tiltak for å endre kommunale rutiner/regelverk slik at lignende saker så langt som mulig kan unngås for framtiden. Bystyret ber rådmannen om en plan for dette arbeidet til bystyremøtet 30/5-13 og en rapportering om hva som er gjennomført til bystyret 26/ Bystyret ber rådmannen iverksette tiltak som sikrer at de ansatte på alle nivåer er klar over hvilke holdninger som forventes spesifikt i saker av denne karakter, men også generelt i all tjenesteyting. 5. Følgende forslag fra Stian Lund oversendes kommuneorganisasjonskomiteen: Som en direkte konsekvens av barnehagesaken ber bystyret rådmannen forberede nytt valg av medlemmer til AMU (arbeidsmiljøutvalget) slik at det igjen blir politisk representasjon i AMU. AMU bes også fremlegge en konkret plan (eller planer de allerede har vedtatt) for hvordan barn og pårørende vil bli fulgt opp fremover. Gitt sakens viktighet fremlegges dette for bystyret i mai møtet Avgrensing i planen mandat Punkt 1 og 2 står for bystyrets egen uttalelse. Punkt 5 ble behandlet i Kommuneorganisasjonskomiteen 2. mai med følgende innstilling til bystyret: AMU utvides til 10 medlemmer hvorav to medlemmer velges av formannskapet og to medlemmer velges fra arbeidstakersiden. Legges frem som egen sak. Fra Kommuneorganisasjonskomiteens møteprotokoll: Det står videre i Stian Lunds forslag at; AMU bes legge frem en konkret plan (eller planer som de allerede har vedtatt) for hvordan barn og pårørende vil bli fulgt opp fremover. I arbeidsmiljøloven 7-2, (1) står det Arbeidsmiljøutvalget skal virke for gjennomføring av et fullt forsvarlig arbeidsmiljø i virksomheten. Utvalget skal delta i planleggingen av verne- og miljøarbeidet, og nøye følge utviklingen i spørsmål som angår arbeidstakernes sikkerhet, helse og velferd. Som det fremgår av arbeidsmiljøloven har AMU kun ansvar for ansatte og deres arbeidsmiljø så det foreligger derfor ingen planer fra dette utvalget om hvordan barn og pårørende i denne saken vil bli fulgt opp. Slik rådmannen ser det vil denne delen av Stian Lunds forslag dekkes av den plan rådmannen skal legge frem til bystyremøte Denne planen avgrenses således til å gjelde punkt 3, 4 og andre del av punkt 5. Mandat: Bystyret ber rådmannen snarest iverksette nødvendige tiltak for å endre kommunale rutiner/regelverk slik at lignende saker så langt som mulig kan unngås for framtiden. Bystyret ber rådmannen om en plan for dette arbeidet til bystyremøtet 30/5-13 og en Side 7

8 rapportering om hva som er gjennomført til bystyret 26/9-13. Bystyret ber rådmannen iverksette tiltak som sikrer at de ansatte på alle nivåer er klar over hvilke holdninger som forventes spesifikt i saker av denne karakter, men også generelt i all tjenesteyting. Rådmannen fremlegger en konkret plan (eller planer de allerede har vedtatt) for hvordan barn og pårørende vil bli fulgt opp fremover. Gitt sakens viktighet fremlegges dette for bystyret i mai møtet (Jfr. sak 14/13 i Kommuneorganisasjonskomiteen) Statlige krav til internkontrollen og statlig tilsyn Kommunal- og regionaldepartementets har i 2013 utgitt en veileder om statlig styring av kommuner og fylkeskommuner. Her gis det en retningslinje for hvilke krav det normalt skal stilles til den kommunale internkontrollen (KRD, 2013). Bystyrets overordnede kontroll- og tilsynsansvar Bystyret har det overordnede kontroll- og tilsynsansvar i kommunen og har følgelig ansvar for å sikre at kommunens virksomhet er organisert på en slik måte at kommunen når fastsatte mål og unngår feil. God rolleavklaring og godt samspill mellom bystyret, kontrollutvalg, revisjon og rådmann er trukket frem som en viktig forutsetning for god intern kontroll. Tilsvarende er gjensidig respekt og forståelse for hverandres roller og oppgaver en forutsetning for godt samarbeid. Rådmannens overordnede internkontrollansvar Rådmannen tar utgangspunkt i KS veileder (2013) Rådmannens internkontroll. Hvordan få orden i eget hus. De tre viktigste områdene i forbedring av internkontroll: Internkontroll og kontrollaktiviteter må være basert på risikoanalyser Internkontrollen må i større grad være en del av ordinær ledelse og virksomhetsstyring Det er nødvendig med mer formalisering av internkontrollen Administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. Kommuneloven 23 nr 2. I praksis kan vi si at internkontroll er: formaliseringer, dokumenter, rutiner (arbeidsformer, kontrolltiltak, prosedyrer og rapporteringer) som utarbeides, vedlikeholdes, kontrolleres og følges opp, for å sikre at kommunen har den ønskede utvikling, at lover og regler overholdes, at det er kvalitet og effektivitet i tjenestene, og at omdømme og legitimitet ikke svekkes. Informasjon og kommunikasjon Viktig informasjon må identifiseres, fanges opp og formidles til riktig tid og gjøre de ansatte i stand til å utføre sine oppgaver. Effektiv kommunikasjon skal gjennomsyre organisasjonen i vid forstand, dvs. ned, på tvers og opp i organisasjonen. Rådmannen skal formidle at ansvaret for kontroll må tas alvorlig og alle ansatte må forstå sin egen rolle i det interne kontrollsystemet. Det må dessuten være kanaler for formidling av viktig informasjon opp i hierarkiet til ledelsen og til dette brukes QM+. Avvikskultur, læring og forbedring Kommunens Verdidokument er grunnlaget for vår organisasjonskultur, inkludert vår kultur for å håndtere avvik: Det er riktig å si fra om feil og mangler. Det skal være trygghet i organisasjonen om at når en feil begås, ivaretas den som har begått feilen og den som varsler om hendelsen på best mulig måte. Det oppfordres til rapportering, og rapporterte hendelser tas på alvor. Side 8

9 Hensikten med avviksrapportering er å få dokumentert tilfeller der internkontrollen ikke fungerer godt nok f.eks fordi prosedyrer ikke blir fulgt eller at en risiko ikke er oppdaget. Det er imidlertid ikke tilstrekkelig å avdekke og rapportere, det er oppfølgingen som har effekt. Avviksrapportering og håndtering skal selvsagt følges opp slik at det enkelte avviket blir lukket, men de skal også bidra til at tilsvarende eller andre feil eller avvik kan forebygges. Det er viktig å tenke læring når det skal vurderes om et avvik skal registreres eller ikke. Hvis konsekvensene av den uønskede hendelsen er store, bør avviket registreres og forebyggende tiltak iverksettes slik at tilsvarende hendelse ikke skjer flere ganger. Dersom ledelsen har god kultur vil dette smitte over på medarbeiderne. Medarbeidere som erfarer at det å melde avvik bidrar til at organisasjonen lærer av episoder og feil vil være mer tilbøyelige til å melde avvik enn om erfaringen er at avvik brukes til å henge ut enkeltpersoner. Det samme gjelder rutiner for tilbakemeldinger til den som melder - god praksis kan også bidra til at kommunens omdømme forbedres. Plan for oppfølging av bystyrets vedtak Kommunens internkontrollsystem omfatter en rekke rutiner for tjenestekvalitet og HMS, inklusive en egen rutine for avviksrapportering og behandling. Deler av internkontrollsystemet som er relevant i forhold til hendelsen i Fargeskrinet barnehage, og som ikke forelå ved tidspunktet for hendelsen: En egen praksishåndbok for tverrfaglig samhandling, Sammen på tvers En egen HMS-håndbok er laget Iverksatt arbeid med nye rutiner for vurdering og iverksetting av tiltak ved mistanke om vold og seksuelle overgrep mot barn Alle enhetene er pålagt å bruke elektronisk rapporteringssystem ved avvik (QM+) Styrking av koordinerende enhet (KE) ved ledelse av Kommunalsjef Kvello-modellen i alle barnehagene, et tverrfaglig observasjonssystem. Per i dag i prosjektfase, vurderes implementert i ordinær drift i 2014 Økt fokus på kommunens Verdidokument Viktige elementer i planen videre: Tydeliggjøre ledelsens ansvar for internkontroll i hele kommunens organisasjon Oppfølging av lederavtaler 2013, hvor internkontroll inngår Skille helse, miljø og sikkerhet for ansatte (HMS) fra øvrig internkontroll (tjenestekvalitet ) i QM+ systemet og internkontrollforståelsen, inkludert revisjon av HMS-håndboka Oppdatere og utarbeide ROS-analyser (risiko og sårbarhet) innen alle tjenesteområder Revidere og utarbeide rutiner og prosedyrer for ulike uønskede hendelser, og snarest på følgende områder a. Avviksrapportering og behandling. Revideres innen 1. juli b. Avviksrutiner for vurdering og iverksetting av tiltak ved mistanke om vold og seksuelle overgrep mot barn. Ferdigstilles innen 1. juli c. Rutine for varsling ved kritikkverdige forhold i virksomheten. Ferdigstilles innen 1. juli d. Rutiner/prosedyrer for barnehage/skole/sfo (jamfør Kriseportalen.no med rutiner for førstehjelp, sykdom og ulykke, dødsfall, mobbing, barns personlige problemer, barns familieproblemer, barnehage og samfunn, andre alvorlige hendelser, oppbevaring av arbeidslister (vurdere bruk av MinVakt/Visma eller lignende) Forankre QM+ som elektronisk HMS- og tjenestekvalitetssystem i hele organisasjonen a. Sikre tilgang til datautstyr og QM+ for alle fast ansatte, inkludert personlige mailadresser b. Intensiv opplæring i hele organisasjonen Side 9

10 Effektivisere og revitalisere internkontrollrevisjon (vurdere opprettelse av kvalitetsutvalg), bedre rapportering og formidling av resultater gjennom bruk av QM+ a. Internkontroll som fast punkt på agendaen i avdelings- og enhets- og rådmannens ledermøter b. Årlig revisjon av internkontrollsystemet c. Rapporter i rådmannens ledergruppe 2 ganger i året og vurdere tiltak d. Rapporter på HMS til AMU 2 ganger i året e. Internkontroll legges inn som eget punkt i Virksomhetsplaner og Årsmelding Første modul i et nytt lederutviklingsprogram høsten 2013; Internkontroll. I forbedring av internkontroll i enhetene vises det til veiledere/forskrifter innen respektive område, hvor det fremgår at den/de ansvarlige for virksomheten skal: a) beskrive virksomhetens hovedoppgaver og mål, herunder mål for forbedringsarbeidet samt hvordan virksomheten er organisert. Det skal klart fremgå hvordan ansvar, oppgaver og myndighet er fordelt, b) sikre tilgang til aktuelle lover og forskrifter som gjelder for virksomheten, c) sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter innenfor det aktuelle fagfeltet samt om virksomhetens internkontroll, d) sørge for at arbeidstakerne medvirker slik at samlet kunnskap og erfaring utnyttes, e) gjøre bruk av erfaringer fra brukere til forbedring av virksomheten, f) skaffe oversikt over områder i virksomheten hvor det er fare for svikt eller mangel på oppfyllelse av myndighetskrav, g) utvikle, iverksette, kontrollere, evaluere og forbedre nødvendige prosedyrer, instrukser, rutiner eller andre tiltak for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av sosial- og helselovgivningen, h) foreta systematisk overvåking og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt og bidrar til kontinuerlig forbedring i virksomheten Brukerundersøkelser i alle tjenesteområder og tilsyn i barnehagene gjennomføres hvert 2. år, i henhold til plan. Neste tilsyn gjennomføres innen sommeren 2013, og neste brukerundersøkelse i barnehagene gjennomføres i løpet av høsten Til tredje punkt i Rådmannens mandat Saken i Fargeskrinet barnehage har dannet utgangspunkt for at dette nå får økt fokus, og Rådmannen er også bedt om å fremlegge en konkret plan (eller planer de allerede har vedtatt) for hvordan barn og pårørende vil bli fulgt opp fremover. Etter møtet som Rådmannen hadde med de involverte foreldrene 6. mai, foreslår foreldrene selv følgende tiltak: 1. Spesiell oppfølging av hvert enkelt barn i skolen 2. Kroner ,- til hvert barn (6 barn), slik at foreldrene kan få gjort noe sammen med barna, og som en kompensasjon for den belastning denne saken har påført familiene 3. En ipad og en unnskyldning fra kommunen til hvert barn (6 barn) 4. Oppfølgingstiltak i barnehagen: opprette tillit mellom ledelsen og foreldrene, kontrollere den pedagogiske bemanning og føre lister over hvem som er på jobb til en hver tid Tiltakene 2 og 3 ønskes iverksatt før sommeren i år. Rådmannens vurdering av foreldrenes ønsker: Enhetsleder og rektor kontakter foreldrene på nytt med tanke på oppfølging av barna i skolen, og iverksetter eventuelt relevante tiltak i forhold til det enkelte barns behov i henhold til opplæringsloven Rådmannen hadde møte med foreldrene 6. mai og ga i den anledning en uforbeholden unnskyldning med bakgrunn i konklusjonene i rapporten Side 10

11 Rådmannen ser belastningen foreldrene og barna er påført i forbindelse med denne saken, og at de har brukt mye tid og ressurser på dette. De har samtidig bidratt til å sette nødvendig fokus på kommunens forbedringsarbeid. Rådmannen foreslår at ordfører får fullmakt til å iverksette tiltak i samråd med rådmannen, barnefaglig kompetanse og foreldrene Tillit mellom foreldre og ledelse i barnehagen er en forutsetning for at barna skal ha et godt tilbud. Enhetsleder er i dialog med ledelsen og det arbeides videre for å gjenopprette tilliten til de foreldrene dette gjelder Pedagogisk bemanning rapporteres per i dag tre ganger årlig til tilsynsmyndigheten (enhetsleder), men arbeidslister har til nå ikke vært oppbevart for etterkontroll. Det vil vurderes å innføre et elektronisk bemanningssystem (for eksempel MinVakt eller Visma), som vil muliggjøre lagring og etterkontroll Vurderinger Forbedring av internkontroll er en kontinuerlig prosess. Det er et omfattende arbeid som ligger foran oss, og det er helt nødvendig å sette av betydelige ressurser til dette om vi skal lykkes. Rådmannens konklusjon Det er behov for ekstra ressurser til gjennomføring av tiltak i planen allerede i inneværende år, og det bes om en bevilgning på ,- som settes til Rådmannens disposisjon til eksempelvis utarbeidelse av ROS-analyser, frikjøp av ansatte til internt arbeid og kjøp av ekstern kompetanse. Rådmannen vil komme tilbake til kostnader knyttet til det videre kontinuerlige arbeidet med internkontroll i forslag til budsjett for Det må klargjøres nærmere hvem som har ansvar for de ulike leddene i planen for videre arbeid, og når de skal gjennomføres. En mer detaljert oversikt over dette vil fremlegges i september. Fremdriftsplan i den nærmeste tiden fremover: Tiltak Ansvar Frist Økt fokus på verdidokumentet generelt, og spesielt punktet om åpenhet: Rådmannen, enhetsledere og avdelingsledere Det er riktig å si fra om feil og mangler Sikre god informasjonsflyt Størst mulig grad av medvirkning i beslutningsprosesser Gjensidig åpenhet mellom enhetene, ledelse og ansatte være en vikommune Tydeliggjøre ledelsens ansvar for internkontroll i hele kommunens organisasjon Oppfølging av lederavtaler 2013, hvor internkontroll inngår Skille helse, miljø og sikkerhet for ansatte (HMS) fra øvrig internkontroll (tjenestekvalitet) i QM+ systemet og internkontrollforståelsen, inkludert revisjon av HMS-håndboka Oppdatere og utarbeide ROS-analyser (risiko og sårbarhet) innen alle tjenesteområder Rådmannen, enhetsledere og avdelingsledere Rådmannen/enhetsledere Enhet for støttefunksjoner Enhetsledere Kontinuerlig Høsten 2013: tema på utvidet ledersamling Iverksettes umiddelbart Iverksatt Rapporteres i bystyresak 26. september Rapporteres i bystyresak 26. september Revidere og utarbeide rutiner og Enhetsledere Rapporteres i bystyresak Side 11

12 prosedyrer for ulike uønskede hendelser Revidere rutine for avviksrapportering og -behandling. Utarbeide avviksrutiner for vurdering og iverksetting av tiltak ved mistanke om vold og seksuelle overgrep mot barn Utarbeide rutine for varsling ved kritikkverdige forhold i virksomheten Forankre QM+ som elektronisk HMSog tjenestekvalitetssystem i hele organisasjonen Effektivisere og revitalisere internkontrollrevisjon (vurdere opprettelse av kvalitetsutvalg), bedre rapportering og formidling av resultater gjennom bruk av QM+ Internkontroll som første modul i lederutviklingsprogram Tilsyn i de kommunale barnehager Tilsyn i de private barnehagene Gjennomføre brukerundersøkelser innen alle tjenesteområdene Enhetsleder og rektor kontakter foreldrene på nytt med tanke på oppfølging av barna i skolen, og iverksetter eventuelt relevante tiltak i forhold til det enkelte barns behov i henhold til opplæringsloven Ordfører iverksetter tiltak i samråd med rådmannen, barnefaglig kompetanse og foreldrene Arbeide videre for å gjenopprette tilliten til de foreldrene dette gjelder Vurdere å innføre et elektronisk bemanningssystem (for eksempel MinVakt eller Visma), som vil muliggjøre lagring og etterkontroll av arbeidslister Rådmannen Enhet for barnehage og barneskoler Enhet for støttefunksjoner Rådmannen, enhetsledere Rådmannen 26. september 1. juli 1. juli 1. juli Rapporteres i bystyresak 26. september Rapporteres i bystyresak 26. september Rådmannen Høsten 2013 Enhet for barnehage og barneskoler Enhetsledere Enhet for barnehage og barneskole Ordfører Enhet for barnehage og barneskole Enhet for barnehage og barneskole 1. juli Høsten 2013 I barnehagene høsten 2013 Øvrige tjenesteområder i henhold til planen Rapporteres i bystyresak 26. september Rapporteres i bystyresak 26. september Rapporteres i bystyresak 26. september Rapporteres i bystyresak 26. september Side 12

13 Tiltaksplan for revisjon av kommunens internkontrollsystem Tiltak Ansvar Frist 1. Økt fokus på verdidokumentet generelt, og spesielt punktet om åpenhet: Rådmannen, enhetsledere Kontinuerlig Det er riktig å si fra om feil og mangler og avdelingsledere Høsten 2013: tema på utvidet Sikre god informasjonsflyt ledersamling Størst mulig grad av medvirkning i beslutningsprosesser Gjensidig åpenhet mellom enhetene, ledelse og ansatte være en vikommune 1.1. Fokus på Verdidokumentet i utvidet ledersamling Personalsjef MMS : Opplegg for samlingen Samling november Fokus på Verdidokumentet i alle enheter Enhetsledere MAP: tydeliggjøre i malen VP og ÅB Kontinuerlig, minimum en gang/år. Dokumenteres i Virksomhetsplan/Årsberetning 1.3. Fokus på Verdidokumentet i Rådmannens ledermøte Rådmannen NMA Kontinuerlig, minimum en gang/år. Dokumenteres i Virksomhetsplan/Årsberetning 2. Tydeliggjøre ledelsens ansvar for internkontroll i hele kommunens organisasjon Rådmannen, enhetsledere og avdelingsledere : NMA sjekker ut at det er tatt opp i enhetene Iverksatt 2.1. Enhetsledere tar opp tema i sine enhetsmøter Alle ledere i kommunen Kontinuerlig 2.2. Informasjon om endringer i lovverk via Regelhjelp.no (link i QM+) og KF Alle ledere i kommunen Kontinuerlig infoserie. Den enkelte enhet oppdaterer innenfor sine områder Informasjon om endringer knyttet til kommunens tjenester via Nasjonal Alle ledere i kommunen Kontinuerlig Tjenestekatalog, NTK samlevarsel via webansvarlig 3. Oppfølging av lederavtaler 2013, hvor internkontroll inngår Rådmannen/enhetsledere Iverksatt i rådmannens resultatsamtaler 4. Skille helse, miljø og sikkerhet for ansatte (HMS) fra øvrig internkontroll Enhet for Side 13

14 (tjenestekvalitet) i QM+ systemet og internkontrollforståelsen, inkludert støttefunksjoner revisjon av HMS-håndboka 4.1. Rydde strukturen i QM+ Teknisk ansvarlig QM+ SSJ : Utkast til struktur : Med innspill fra Kragerø og Fron : Ferdig i QM Kompetanseoverføring fra Kragerø kommune (eller tilsvarende) MMS : Delta i gruppas møte 4.3. Fremdriftsplan for opplæring av superbrukere, ledere og øvrige ansatte Teknisk ansvarlig QM+ SSJ : Utkast til plan : Konkret fremdriftsplan 4.4. Styrke QM+ arbeidsgruppe/superbrukere (deltakere, kompetanse, mandat) Systemansvarlig LWA : Avholdt 1. møte. Avklare struktur i gruppa Kontinuerlig videreutvikling 4.5. Oppdatering av HMS-håndboka 1. fase endre konkrete navn LFR Oppdatert, i QM i AMU t.o Gjennomgående revisjon/vurdering av HMS-håndboka opp imot QM+ med aktivitetsplan i QM+ 5. Oppdatere og utarbeide ROS-analyser (risiko og sårbarhet) innen alle tjenesteområder 5.1. Eksisterende ROS-analyser og tiltakskort innen Beredskap importeres til QM+. Struktur i QM+: Tiltakskort legges under den enkelte ROS-analyse Benytt en kategori pr enhet Vurdere hva som skal være tilgjengelig for hvem, sikre at det legges på rett nivå 5.2. Enhetsledere gjennomgår fanen ROS og Beredskap og gjør tilgjengelig øvrige eksisterende ROS-analyser samt melder behov for å utarbeide nye Rådmannen NMA Enhetsledere Teknisk ansvarlig QM+ SSJ Rådmannen NMA Enhetsledere 5.3. ROS-analyser oppdateres/gjennomføres på de mest prekære områder Rådmann, Enhetsledere ROS-analyser oppdateres/gjennomføres innen øvrige områder Rådmann, Enhetsledere Minimum: legge inn områdene, med henvisning til permer : Bestilling fra NMA : Tilb.melding fra enhetene Side 14

15 5.5. Beredskap som avdeling/tilgangsgruppe i QM+ Teknisk ansvarlig QM+ SSJ : opprettet avdeling i QM : personer med rolle i beredskap - LFR 5.6. Beredskapsplan importeres til QM+ under avdeling Beredskap Tekn. ansvarlig QM+ SSJ LFR 5.7. Sjekklister, logg Rådmann NMA Beredskapskoordinator : Alle aktuelle beredskapsdokumenter i QM Fremdriftsplan for opplæring og produksjon av ROS-analyser, for Systemansvarlig LWA beredskap og kvalitetsutvikling 5.9. Ledere, stab og saksbehandlere læres opp i ROS-analyse i QM+ Rådmann NMA/ Teknisk ansvarlig QM+ SSJ ROS-analyser gjennomført gjennom QM+ innen de mest prekære områder Enhetsledere Revidere og utarbeide rutiner og prosedyrer for ulike uønskede hendelser Enhetsledere rutiner utover den i punkt 8 er godkjent og lagt inn i QM+: Enhet for barnehage og Barn opplever vold i hjemmet barneskoler SNY Overgrep fra ansatt Overgrep i barns nære relasjoner 6.2. Eventuelle ytterligere behov innen alle tjenesteområder vil avdekkes Enhetsledere Ved behov gjennom ROS-analyser og avviksrapportering 7. Revidere rutine for avviksrapportering og -behandling. Rådmannen Godkjent og lagt inn i QM Revideres ytterligere høsten 2013 Rådmannen NMA Utarbeide avviksrutiner for vurdering og iverksetting av tiltak ved mistanke om vold og seksuelle overgrep mot barn 8.1. Implementere nye rutiner og prosedyrene i Krisepermen i barnehager og grunnskole. Digital portal tas i bruk som prøveordning (kr år, deretter /år) 8.2. Vurdere permanent bruk av digital portal kontra å innarbeide det sentrale fra Krisepermen som det vises til i disse rutinene i QM+ Enhet for barnehage og barneskoler Enhet for barnehage og barneskole SNY Enhet for barnehage og barneskoler SNY Side 15

16 9. Utarbeide rutine for varsling ved kritikkverdige forhold i virksomheten Enhet for støttefunksjoner Godkjent og lagt i QM+ 10. Forankre QM+ som elektronisk HMS- og tjenestekvalitetssystem i hele Rådmannen, enhetsledere organisasjonen Kjøre aktiviteter gjennom QM+ som aktiviserer hele organisasjonen, eks. vernerunde, årlig innen 1. april Systemansvarlig LWA Fremdriftsplan Gjennomført 1. gang, deretter 1 gang/år 11. Effektivisere og revitalisere internkontrollrevisjon, bedre rapportering og Rådmannen MMS formidling av resultater gjennom bruk av QM Internkontroll som første modul i lederutviklingsprogram. Vurderes lagt Rådmannen Våren 2014 inn i kompetanseutviklingsplan Implementert og gjennomført Årshjul for internkontroll, inkludert Rådmannen NMA systemrevisjon, i QM+ 12. Tilsyn i de kommunale barnehager Tilsyn i de private barnehagene. Orientering i Oppvekstkomiteen i juni. Enhet for barnehage og barneskoler Høsten Gjennomføre brukerundersøkelser innen alle tjenesteområdene Enhetsledere I barnehagene (inkl. private) høsten Øvrige tjenester 2. hvert år i henhold til plan Resultatoppfølging av brukerundersøkelser Enhetsledere I etterkant av undersøkelse Oppfølging av brukerundersøkelsene i resultatsamtalene med Rådmannen Årlig enhetslederne Gjennomføre medarbeiderundersøkelser i alle enheter Personal LWA Gjennomført 2012, neste gang Resultatoppfølging av medarbeiderundersøkelser Enhetsledere I etterkant av undersøkelse Oppfølging av medarbeiderundersøkelsene i resultatsamtalene med Rådmannen Årlig enhetslederne 14. Enhetsleder og rektor kontakter foreldrene på nytt med tanke på oppfølging av barna i skolen, og iverksetter eventuelt relevante tiltak i forhold til det enkelte barns behov i henhold til opplæringsloven Enhet for barnehage og barneskole Rektor har kontakt med foreldrene med tanke på oppfølging av barna i Enhet for barnehage og skolen barneskole SNY 15. Ordfører iverksetter tiltak i samråd med rådmannen, barnefaglig Ordfører Kontinuerlig Side 16

17 kompetanse og foreldrene Gjennomført møte mellom foreldre, ordfører, rådmann, enhetsleder og styrer Fargeskrinet barnehage. Overføring av beløp til familiene som kompensasjon for den belastningen denne saken har medført Ordfører, rådmann, enhetsleder og styrer i Fargeskrinet barnehage Gjennomført møte, overrekkelse av ipad og økonomisk kompensasjon Ordfører, rådmann, enhetsleder og styrer Fargeskrinet barnehage 16. Arbeide videre for å gjenopprette tilliten til de foreldrene dette gjelder Enhet for barnehage og barneskole Jfr. tiltak i punkt 15 og 16 og foreldrenes positive tilbakemelding på Rådmannens plan Kontinuerlig 17. Vurdere å innføre et elektronisk bemanningssystem (f.eks. MinVakt eller Visma), som vil muliggjøre lagring og etterkontroll av arbeidslister Enhet for barnehage og barneskole Rapporteres i bystyresak 26. september Fortløpende arkivering av eksisterende arbeidslister Enhet for barnehage og Kontinuerlig barneskole Visma FLYT innføres i alle kommunale barnehager og skolene Enhet for barnehage og I løpet av 2014 barneskole 18. Vurdere implementering av kvalitetsstyringsverktøy fra andre leverandører, eksempelvis Kommuneforlaget (Kvalitetshåndbok, HMShåndbok mv.) Rådmannen Side 17

18 RISØR KOMMUNE Enhet for kvalifisering Arkivsak: 2010/ Arkiv: F30 Saksbeh: Bjørn Haugersveen Dato: Bosetting av flyktninger i perioden Utv.saksnr Utvalg Møtedato 26/13 Helse- og omsorgskomitéen /13 Bystyret Rådmannens innstilling: Risør kommune sier seg villig til å bosette inntil 25 flyktninger pr. år i perioden , hvorav til enhver tid fem er enslig mindreårige. Familiegjenforening kommer i tillegg. Det settes følgende plan for jevnlig bosetting: Fem personer april og fem personer mai med oppstart av Introduksjonsprogram 1. juli og start skole på VIRK i august. Videre fem personer i begynnelsen av oktober og fem i begynnelsen av november alle med oppstart av Introduksjonsprogram og skole på VIRK i januar. Arbeidet med fremskaffelse av tilstrekkelig boliger fortsetter. Rådmannen vil fra 2014 vurdere å erverve årlig to nye boliger for formålet bosetting av flyktninger. En bolig forbeholdes etablering for familie, med mulighet for overtakelse på sikt. En annen bolig benyttes som gjennomgangsbolig etter behov. Vedtaket omfatter kun personer som blir bosatt ved hjelp av det offentlige apparatet. Saksprotokoll i Helse- og omsorgskomitéen Knut Henning Thygesen, R, fremmet følgende forslag: I tredje avsnitt i rådmannens innstilling endres andre setning til: Kommunen bør fra 2014 erverve årlig to nye boliger for formålet bosetting av flyktninger. Rådmannen innstilling med endringsforslag fra Knut Henning Thygesen ble enstemmig vedtatt. Som saksordfører ble oppnevnt Knut Henning Thygesen. Helse- og omsorgskomitéens innstilling til bystyret: Risør kommune sier seg villig til å bosette inntil 25 flyktninger pr. år i perioden , hvorav til enhver tid fem er enslig mindreårige. Familiegjenforening kommer i tillegg. Side 18

19 Det settes følgende plan for jevnlig bosetting: Fem personer april og fem personer mai med oppstart av Introduksjonsprogram 1. juli og start skole på VIRK i august. Videre fem personer i begynnelsen av oktober og fem i begynnelsen av november alle med oppstart av Introduksjonsprogram og skole på VIRK i januar. Arbeidet med fremskaffelse av tilstrekkelig boliger fortsetter. Kommunen bør fra 2014 erverve årlig to nye boliger for formålet bosetting av flyktninger. En bolig forbeholdes etablering for familie, med mulighet for overtakelse på sikt. En annen bolig benyttes som gjennomgangsbolig etter behov. Vedtaket omfatter kun personer som blir bosatt ved hjelp av det offentlige apparatet. Side 19

20 Vedlegg: 1 Anmodning om bosetting av flyktninger i Kort resymé Bystyret vedtok høsten 2012 en strategisk plan for bosetting i perioden I vedtaket går det frem at Risør kommune i perioden vil bosette flyktninger pr. år, hvorav til enhver tid fem er enslig mindreårige. Med bakgrunn i at det på asylmottak sitter bosettingsklare mennesker, samt at ytterligere ca. 600 nye pr. måned får opphold, ber IMDi om at Risør kommune bosetter 30 i Rådmannen anbefaler at Risør kommune forholder seg til det opprinnelige vedtaket om å bosette inntil 25. Bakgrunnen for dette er at Risør kommune over år har hatt høy bosettingshastighet, og at kommunen bosetter betydelig flere enn normen tilsier ut fra folketallet. Aktuelle tjenesteområder er ikke styrket i takt med bosettingen de siste årene, og for å beholde kvalitet og forsvarlighet i arbeidet bør ikke bosettingshastighet økes ytterligere. Bosetting av flyktninger er en av flere strategier for å få til befolkningsvekst. Varige boliger og aktivitet (både inntektssikring og sosial deltakelse) blir viktige områder for at bosatte flyktninger skal ønske å bli boende utover fem års perioden. Etter anmodning fra IMDi konkretiserer Rådmannen plan for jevn bosetting og fremskaffelse av tilstrekkelig med boliger. Det er viktig at det er Risørsamfunnet i fellesskap som bosetter. Saksopplysninger Vedtak 2012 om strategisk bosetting: Det ble i 2012 i forbindelse med anmodning om bosetting, foretatt en grundig gjennomgang av bosettingsarbeidet i Risør kommune. Dette var bl.a. med henblikk på å kunne fatte et langsiktig intensjonsvedtak slik IMDi oppfordrer til. Bystyret fattet da vedtak om å bosette flyktninger i perioden , hvorav til enhver tid fem er enslig mindreårige. Familiegjenforening kommer i tillegg. Fra IMDi ble kommunen også oppfordret til å si noe om tidsplan for bosetting og hvordan kommunen vil løse fremskaffelse av tilstrekkelig boliger i tråd med bosettingsvedtaket. På dette punktet fattet bystyret følgende vedtak: I samarbeid med IMDi vil Risør kommune finne fram til hensiktsmessig tidspunkt for bosetting. I løpet av 2013 vil kommunen se nærmere på hvordan det skaffes til veie aktuelle boliger. I den forbindelse vurderes også om det er hensiktsmessig i større grad å utnytte husbankens muligheter I anmodningsbrev fra IMDi datert (vedlagt) ber IMDi om at Risør kommune øker fra 25 til 30 bosatte i Videre ber de om at forpliktelse mer konkret synliggjøres på følgende områder: 1. Fremskaffelse av tilstrekkelig antall boliger i tråd med bosettingsvedtaket 2. Plan for jevn (helst kvartalsvis) bosetting. Risør kommune vedtok IMDi sin anmodning om bosetting i sak Tilbakemelding fra aktører i bosettingsarbeidet pekte imidlertid på en del utfordringer som må få fokus i tiden fremover. Her er noen eksempler: Økt arbeidsmengde og kompleksitet innenfor de ulike tjenester Bosetting er en oppgave for mange flere enn flyktningetjenesten. Kommunen og Risørsamfunnet må stå sammen. Behov for offensivt fokus på boliger med langsiktige løsninger. Miljøarbeid viktig Språkpraksis viktig som supplement til skole Fleksibilitet i barnehage Bosettingstidspunkt bør være forenelig med en god start i skole/virk. Side 20

21 Fremtidig arbeid er viktig. Kommunen/NAV må bruke de virkemidlene vi selv kan styre, men må også være pådriver for varierte arbeidsmuligheter. Det må gjøres et arbeid for å få opp igjen lokale møteplasser på samme måte som Røde Kors og Kirkelig fellesråd tidligere har hatt suksess med. Hva har skjedd i 2013: Bosetting har så langt i 2013 gått etter planen. Alt tyder på at kommunen vil bosette 25 hvorav fem enslig mindreårige. Det er så langt ikke kjente saker knyttet til familiegjenforening. Utfordringene skissert over er også i 2013 aktuelle. Arbeidspresset på flyktningetjenesten og andre tjenester som bidrar inn i bosettingsarbeidet har økt ytterligere. Flere av de bosatte utvider introduksjonsperioden fra to til tre år, de langt fleste av ungdommene som har kommet som enslig mindreårige har et større eller mindre behov for oppfølging også etter fulgte 20 år. Det har ikke de siste årene vært rom for å øke bemanning i flyktningetjenesten på NAV på tross av at det er flere inne i fem-års perioden (pr. 2013: 110 stk). For å illustrere utfordringen for andre tjenester, kan nevnes at Barnevernsamarbeidet i øst (BIØ) fra 2010 og fram til 19. august 2013 har hatt 365 undersøkelsessaker til behandling. Av disse angår 80 saker barn av ikke etnisk norsk opprinnelse. Dette tilsier en andel på 21,9%. Denne prosenten innebefatter også andre enn barn som er bosatte ved hjelp av det offentlige apparatet, men kan likevel vise en tendens. I forbindelse med kommuneplanarbeidet sannsynliggjøres det at innvandring vil utgjøre en vesentlig del av Risørs fremtidige befolkningsvekst. I den forbindelse ble det 4. april avholdt et lokalt arbeidsseminar med aktører fra ulike tjenester som er involvert i bosetting, samt representanter fra frivillighetssentralen, idrettsrådet og kulturskolen. Overskriften for dagen var: Hvordan skal vi få folk til å ønske på bosette seg og bli boende i Risør. Det foreligger en oppsummering fra seminaret, og noen av momentene som ble vektlagt var: Aktivitet er viktig, bistå så barn/unge deltar i fritidstilbud, en del bosatte kjeder seg og deltar i for liten grad i det offentlige liv, behov for flere møteplasser for bosatte/innvandrere og etnisk norske, arbeid er sentralt, må kanskje tenke strategisk knyttet til transport slik at bosatte lettere kan forholde seg til et større og mer variert arbeidsmarked, tilbud om fadderfamilier, formidling til bosatt av samme nasjonalitet, kontaktperson i foreninger og lag, stabilitet og trygghet knyttet til bolig, tilstrekkelig med ansatte, god dialog med frivillige/foreninger og lag, bruke ord som inkludering fremfor integrering. IMDi har utarbeidet rapporten: Derfor blir vi her innvandrere i Distrikts Norge. Mange av momentene som kommer fram i rapporten er samsvarende med hva som kom fram i vårt interne arbeidsseminar. Oppsummert trekkes fram viktigheten av: tydelige verdier i arbeidet, arenaer for innvandrere og lokalbefolkning, tenke universelle tiltak (informasjon mv) for alle innflyttere til kommunen, trygghet knyttet til bolig, rekruttering lag/foreninger, fadderordninger, kreativitet rundt arbeid, språk. 19. august 2013 presenterte Barne- likestillings og inkluderingsminister frem Ny nasjonal strategi for innvandringshelse. I strategien ligger bl.a. en opptrapping av helsestasjonstjenesten. Vurderinger IMDi har et reelt behov for økt bosetting i kommunene p.g.a. økning i antall bosettingsklare. Antallet bosatte er og forventes å være relativt stabilt, og ca. 600 nye personer får månedlig vedtak om opphold. Det var en grundig diskusjon om bosetting i forbindelse med 2012 vedtaket. Allerede på det tidspunkt hadde vi signalene om flere bosatte med et økt bistandsbehov og press på tjenestene. Også i 2013 ser det ut til at Risør kommune vil oppfylle sine forpliktelser når det gjelder bosetting, men det er klare Side 21

22 signaler både fra fagmiljøer og tillitsvalgte at vi nå balanserer på en grense som gjør at vi må unngå å forsere bosetting ytterligere. Tallene fra BIØ vedr undersøkelsessaker viser at barn av ikke etnisk norsk opprinnelse er sterkt representert. Slike saker vil ofte også kunne være utfordrende knyttet til kulturforståelse. Helsestasjon og skolehelsetjenesten er et annet eksempel på tjenester som kan dokumentere at de bruker vesentlig mer tid på ikke etnisk norske barn/unge/familier enn de gjorde for noen år tilbake. Det blir avgjørende viktig å følge med på hvilke ressursmessige konsekvenser det kan komme ut av Ny nasjonal strategi for innvandringshelse. IMDi har gitt ut en oversikt over hvordan de ulike kommuner bosetter, målt opp mot kommunens størrelse og IMDi sine anmodninger. Målt opp mot hva det anmodes om fra IMDi, er Risør en av fire kommuner i Aust- og Vest-Agder som får godkjent. Målt opp mot hvor mange flyktninger kommunen bør bosette ut fra folketall, gitt at alle kommuner tar et tilsvarende solidarisk ansvar, ligger Risør høyt over. Vi bosetter 25, mens vi ut fra normtallet skal bosette 14. Mange av de bosatte har en bakgrunn preget av traumer. Det er ofte kompliserte sammenhenger og kommunen som tjenesteyter har behov for kompetansetilførsel. Risør kommune har i den forbindelse tegnet intensjonsavtale og startet opp et prosjekt med Regionalt ressurssenter om vold, traumatisk stress og selvmordsforebygging (RVTS). Det er ansatte i tjenesten Enslig mindreårige som er hovedaktør i prosjektet, men det vil også kunne bli deltakelse fra andre enheter i enkeltarrangementer. Anskaffelse av bolig til flyktninger skjer i hovedsak i det private markedet. Dette har lyktes bra til nå, men er i perioder svært arbeidskrevende for tjenesten. Erfaringer fra andre kommuner, samt muligheten for bedre å utnytte ordninger husbanken rår over, gjør at rådmannen nå vurderer om kommunen årlig bør erverve to boliger. Det vil lette noe på trykket dersom en kan disponeres fleksibelt etter behov. Den andre boligen foreslås ervervet med henblikk på fremtidig overtakelse av bosatt familie. Om de to boligene skal kjøpes eller bygges må vurderes og sees i forhold til hva som er mest hensiktsmessig og økonomisk lønnsomt på sikt. Med tanke på jevn bosetting er det ønskelig i størst mulig grad å kunne imøtekomme IMDi sine ønsker, innspill gitt fra tjenester som barnehage, skole, VIRK mv. samt erfaringer over tid. Ut fra dette foreslår rådmann bosetting i fire puljer fordelt på april, mai, oktober og november. Dette vil kunne gi en gunstig oppstart for den enkelte og stor forutsigbarhet for de ulike samarbeidspartnere. Det forutsettes fortsatt løpende dialog med IMDi. Risør kommune har ytret ønske om å få flere barnefamilier. Med utgangspunkt i internt arbeidsseminar Hvordan skal vi få folk til å ønske på bosette seg og bli boende i Risør, utredningen Derfor blir vi her innvandrere i Distrikts Norge og erfaringer gjort over år synes det å være behov for en rolle som jobber med nettverk (møteplasser, fadderfamilier, formidling til foreninger lag m.v.). Det er ulike måter å tenke denne funksjonen på, det kunne derfor vært nyttig å tenkt prosjekt knyttet til en slik rolle. Pr. i dag er det ikke funnet ressurser til en slik funksjon, men det er ønskelig at tanken holdes levende. Det gjøres mye godt faglig arbeid knyttet til bosetting i mange enheter i Risør kommune. Ut fra en helhetsvurdering, og for å sikre fortsatt faglig kvalitet og forsvarlighet i arbeidet, anser rådmann at det er nyttig å lytte til signalene om ikke å forsere bosettingen. Rådmannens konklusjon Rådmannen anbefaler at bystyret gjør følgende vedtak: Risør kommune sier seg villig til å bosette inntil 25 flyktninger pr. år i perioden , hvorav til enhver tid fem er enslig mindreårige. Familiegjenforening kommer i tillegg. Side 22

23 Det settes følgende plan for jevnlig bosetting: Fem personer april og fem personer mai med oppstart av Introduksjonsprogram 1. juli og start skole på VIRK i august. Videre fem personer i begynnelsen av oktober og fem i begynnelsen av november alle med oppstart av Introduksjonsprogram og skole på VIRK i januar. Arbeidet med fremskaffelse av tilstrekkelig boliger fortsetter. Rådmannen vil fra 2014 vurdere å erverve årlig to nye boliger for formålet bosetting av flyktninger. En bolig forbeholdes etablering for familie, med mulighet for overtakelse på sikt. En annen bolig benyttes som gjennomgangsbolig etter behov. Vedtaket omfatter kun personer som blir bosatt ved hjelp av det offentlige apparatet. Side 23

24 Postadresse: Postboks Kristiansand Integrerings- og mangfoldsdirektoratet RISØR KOMMUNE v/rådmann Box Risør Kopi sendes til flyktningtjenesten / NAV 10/ 1 1(0Z Kor,?rpunenr: p / Z14 NHA F30 7 App o et7 J 4 Besøksadresse: Tordenskjoldsgt 9 Internett: E-post: post@imdi,no Sentralbord: Telefaks Org.nr Bankkonto DERES REF VÅR REF DATO msy Anmodning om bosetting av flyktninger i Risør kommune fattet i 2012 langtidsvedtak om bosetting av 25 flyktninger pr. år for perioden På grunn av økning 1 antall bosettingsklare flyktninger ber vi dere om å øke antall vedtaksplasser. IMDi ber derfor Risør kommune fatte nytt langtidsvedtak om bosetting av flyktninger for med følgende årlig fordeling: 2014: : : 25 Familiegjenforeninger kommer i tillegg. Av vedtaksplassene vil det være behov for særskilte plasser for 5 enslige barn og unge pr. år fra Det er i dag om lag mennesker i asylmottak med lovlig oppholdstillatelse og som venter på å få flytte til en kommune. 700 av disse er barn i familier. IMDi anmoder kommunene i Norge om å bosette til sammen flyktninger i 2014, og for hvert år i 2015 og Det er grunn til å anta at antallet flyktninger som skal bosettes i Norge vil holde seg stabilt i årene som kommer. Stabile prognoser for bosettingsbehovet de neste årene gir kommunene gode muligheter for forutsigbar planlegging av bosettingsarbeidet. Vi ber om at vedtaket fra Risør kommune synliggjør forpliktelse på følgende områder: Fremskaffelse av tilstrekkelig antall boliger i tråd med bosettingsvedtaket Plan for jevn (helst kvartalsvis) bosetting Side 24

25 IMDi foretar en hensiktsmessig fordeling av bosettingsklare flyktninger til kommuner i regionen, både når det gjelder nasjonalitet og familier/enslige. Tilskuddene til kommunenes bosettings- og integreringsarbeid utgjør nesten 7,2 milliarder kroner i Nærmere informasjon om ulike økonomiske virkemidler ved bosetting av flyktninger, finnes på IMDis hjemmesider Anmodningstallene for hver kommune har IMDi kommet frem til i samarbeid med KS. Dagens bosettingsmodell er en "solidaritetsmodell". Med dette menes at dersom én kommune som blir anmodet om å bosette flyktninger svarer nei eller fatter vedtak som er lavere enn IMDis anmodning, må antallet flyktninger fordeles på de øvrige bosettingskommunene. For å legge til rette for jevn og forutsigbar bosetting i årene , ber vi om kommunens svar på anmodningen innen 30. oktober Vedtaket bes sendt skriftlig til IMDi Sør og på e-post til post@imdi.no v/nina Gran; nina.gran@ks.no. med kopi til KS Vi ser fram til et fortsatt godt samarbeid med Risør kommune! Med vennlig hilsen for integrerings- og mangfoldsdirektoratet Ingrid Sætre 21 Mons ness Regiondirektør Rådgiver Vedlegg 2 Side 25

26 Integrerings- og mangfoldsdirektoratet Vedlegg Nærmere om bak runnen for anmodnin en Ved utgangen av februar var det om lag mennesker i asylmottak med lovlig opphold og som ventet på å få flytte til en kommune. I tillegg får om lag 600 personer vedtak om opphold hver måned. Til sammenlikning ble det i snitt bosatt 480 personer hver måned i Personer som er innvilget oppholdstillatelse etter søknad om asyl/beskyttelse og overføringsflyktninger, bosettes som hovedregel etter avtale med kommunene. IMDi har ansvaret for å finne bosettingskommuner til disse. Hovedårsaken til økningen i antall flyktninger som skal bosettes, er at en større andel av asylsøkerne som kommer til Norge har et reelt beskyttelsesbehov og fyller vilkårene for flyktningstatus. Samtidig bygger UDI ned restanser ved å fatte flere vedtak raskere. Antallet bosettingsklare flyktninger i de statlige mottakene er derfor i ferd med å øke. Historisk sett har antall personer i mottak som venter på bosetting lagt på rundt Antallet har nå vokst til om lag personer. Mens enslige mindreårige bosettes raskere enn tidligere, er ikke tempoet i bosettingen høyt nok for det økende antallet voksne flyktninger i mottakene. Lang ventetid før bosetting i en kommune har store menneskelige og økonomiske omkostninger. Basert på prognoser over hvor mange flyktninger som det er behov for å bosette kommende år, fastsetter et nasjonalt utvalg fra stat og kommunesektoren hvor mange flyktninger kommunene totalt skal anmodes om å bosette. Dernest avgjør IMDi i forståelse med KS hvilke kommuner som skal anmodes om hvor mange flyktninger. Den enkelte kommune fatter vedtak om hvor mange flyktninger som skal bosettes kommende år. IMDi finner egnet kommune for den enkelte flyktning innenfor de disponible kommuneplassene. Det vil være ansvaret til den enkelte bosettingskommune å skaffe til veie et botilbud som svarer til den demografiske fordelingen i mottak. Ut fra det kommunale bosettingsvedtaket må det derfor planlegges med utgangspunkt i at 69 % vil være enslige voksne. Nasjonalt utvalg for mottak og bosetting fastsatte i april 2012 at måltallet for bosetting av flyktninger i 2013 skulle være Kommunene hadde ved utgangen av februar 2013 fattet vedtak om ca kommuneplasser, herav 400 plasser for enslige mindreårige. For at alle skal bli bosatt, trengs det flere bosettingsplasser. Kommunene har de siste årene gjort en meget god jobb med å bosette flyktninger. Bosettingen i kommunene var på personer i 2009, i 2010, i 2011 og i Bosettingen av enslige mindreårige var spesielt høy med 606 personer i 2009, 671 i 2010, og 629 i I 2012 ble 471 enslige mindreårige bosatt grunnet noe redusert behov. Bosetting av flyktninger er en permanent kommunal oppgave, selv om antallet som skal bosettes vil variere fra år til år. Bosettingsarbeidet må i likhet med andre Side 26

27 kommunale oppgaver inn i faste og planlagte former, basert på flerårige vedtak og plantall. Det er et prinsipp at flyktninger skal bosettes i kommuner over hele landet. Kommunen må ha et tilpasset tjenestetilbud, herunder introduksjonsprogram og opplæring i norsk og samfunnskunnskap til de som bosettes, slik at de kan komme i arbeid eller gå videre til kvalifisering og utdanning. Norges internasjonale forpliktelser innebærer å ta imot mennesker som er utsatt for forfølgelse i sine hjemland. Bosetting av flyktninger er ikke bare en humanitær oppgave. Flyktninger utgjør også en ressurs. Næringslivet i mange kommuner vil ha behov for mer arbeidskraft i årene fremover. Gjennom gode kvalifikasjonsprogram, kan kommuner skreddersy kompetanse som arbeidslivet trenger. En betydelig andel av de voksne flyktningene er enslige ved bosettingstidspunktet, men en del av dem kan ha familie i hjemlandet som kan forventes å komme til Norge. At flere flyktninger får familien sin til landet vil være positivt for integreringen og kan bidra til befolkningsutvikling, men kan også innebære utfordringer med boliger og kapasitet i kommunene. Det anbefales derfor at kommunen planlegger i tråd med dette i tillegg til det antallet kommunen anmodes om å bosette. Å finne egnet bolig til flyktninger kan være en utfordring. Det er avgjørende at kommunens vedtak om bosetting følges opp gjennom boligplan og aktiv bruk av Husbankens ordninger. IMDi bistår med ulike tiltak sammen med våre samarbeidspartnere for å legge til rette for bosetting. Dette inkluderer blant annet: langsiktig planlegging av bosettingsarbeidet; samarbeidsavtaler med IMDi og Husbanken, flerårige vedtak og kvartalsvis bosetting tilgjengelige tilskudd fra staten som er ment å dekke kommunale utgifter ved bosetting og integrering av flyktninger (integreringstilskudd, norsktilskudd, særskilt tilskudd for enslige mindreårige, ekstratilskudd for funksjonshemmede, Husbankens boligfinansieringsordninger mv.) prioritering av tilskudd til utleieboliger innenfor dagens budsjett større og mer fleksibel bruk av Husbankens startlån profesjonell bruk av det private leiemarkedet, hvor dette ses som en parallell løsning til bruk av kommunale boliger ved bosetting av flyktninger Mer utfyllende informasjon om tilskuddsordninger, rundskriv med mer i forbindelse med bosetting av flyktninger, finnes på IMDi sine hjemmesider: Ta kontakt med rådgiver Mons Sydness, msy@imdi.no, tlf i IMDi Sør hvis dere ønsker mer informasjon om anmodningen eller bosetting av flyktninger generelt. 2 Side 27

28 Anmodninger i Agder og Telemark , enslige mindreårige i parentes KommuneInnb. r Innvand% pr Anmod 2014 Anm r. år 0805 Pors runn ,20 % Skien ,80 % Notodden ,80 % Sil'an ,00 % Bamble ,40 % Kra erø ,80 % Dran edal ,90 % Nome ,20 % Bøelemark ,50 % Tokke ,10 % ikke anmod ikke anmod 830 Nissedal ,40 % ikke anmod ikke anmod 0822 Sauherad ,60 % Kviteseid ,70 % ikke anmod ikke anmod 834 Virfe ,20 % Tinn ,30 % H'artdal ,20 % Sel'ord ,20 % F resdal ,40 % Sum Telemark Risør ,30 % Grimstad ,60 % Arendal ,90 % G'erstad ,40 % Ve årshei ,90 % Tvedestrand ,90 % Froland ,70 % Lillesand ,80 % Birkenes ,90 % Amli ,20 % Bland ,00 % Iveland ,80 % Ev'e & Hornnes ,80 % Valle ,90 % B kle ,20 % Sum Aust-A Kristiansand ,60 % Mandal ,30 % Farsund ,60 % Flekke ord ,00 % Vennesla ,10 % Son dalen ,90 % Side 28

29 1018 Sø ne 1021 Marnardal 1026 Aseral 1029 Lindesnes 1032 L n dal 1034 Hæ ebostad 1037 Kvinesdal 1046 Sirdal 1027 Audnedal ,20 % ,60 % ,80 % ,40 % ,60 % ,90 % Ikke anmod Ikke anmod ,90 % ,60 % ,20 % gum VaintwAgfirr Totalt olgtoit Side 29

30 Side 30

31 Bosetting av flyktninger er en varid oppgave for kommunene og må derfor med i kommunenes planer. Bosettingsbehovet har økt, og kapasiteten i kommunene må opp på et høyere nivå. For å oppnå en jevn og forutsigbar bosetting i årene , ber vi om kommunens svar på anmodningen innen 30. oktober Vi ber samtidig kommunen vurdere å ta imot flere flyktninger i år. Dette er nødvendig for å hindre at enda flere må vente i mottak etter at de har fått innvilget opphold i Norge Bosetting og bosettingsbehov (Familiegjenforente kommer i tillegg.) Lummun r )).gmorlo,,; om I flyktninger 2 14 og for h r r 2015 og Dagens bosettingsmodell er en "solidaritetsmodell". Dersom en kommune sier nei til å bosette flyktninger, eller tar imot færre enn anmodet, må flyktningene fordeles på de øvrige kommunene. 40A0 ho_ t --gsklare ktninger ventor! mottok nåå bh bosatt i en kommune. Dette er et historisk høyt tall. Både samfunnet, kommunene og den enkelte flyktning taper på dette. Planlegg bosettingsarbeid flere år fram i tid. rh:? Sørg for å ta imot det antall flyktninger kommunen har vedtatt. Bosett flyktninger gjennom hele året. Sett deg inn i og benytt deg av de tilskuddsordningene som finnes i staten (integreringstilskudd, norsktilskudd, Jobbsjansen, kommunale utviklingsmidler). Bruk Husbankens startlån og tilskudd til utleiebolig. Følg opp bosatte flyktninger slik at de etter hvert skaffer seg egen bolig og frigjør kommunale boliger. Bruk det private leiemarkedet i større grad. Ta i bruk midlertidig innkvartering, særlig for enslige voksne som venter på familien. Side 31

32 RISØR KOMMUNE Enhet for barnehager og barneskoler Arkivsak: 2012/222-0 Arkiv: A10 Saksbeh: Søs Nysted Dato: Behovsplan barnehager , revidert og til ny behandling Utv.saksnr Utvalg Møtedato 17/13 Oppvekstkomitéen /13 Bystyret Rådmannens innstilling: Bystyret godkjenner revidert behovsplan for barnehager for perioden med følgende vedtak: 1. Det prosjekteres ferdig for bygging av to nye avdelinger i tilknytning til nye Randvik barnehage. Ved behov for plasser legges saken frem til behandling. 2. Utbygging av Fargeskrinet barnehage utsettes. Ved behov for plasser legges saken frem til ny behandling. 3. Kommuneplanens arealdel avsetter tomter til to nye barnehager. Saksprotokoll i Oppvekstkomitéen Anette Mostad fratrådte ved behandlingen av denne saken etter Forvaltningslovens 6, andre ledd, som inhabil. Kari Helene Vibe tiltrådte som vara. Rådmannen endret i møtet sin innstilling ved at pkt. 3 strykes. Rådmannens endrede innstilling ble enstemmig vedtatt. Det ble ikke oppnevnte saksordfører. Oppvekstkomitéens innstilling til bystyret: Bystyret godkjenner revidert behovsplan for barnehager for perioden med følgende vedtak: 1. Det prosjekteres ferdig for bygging av to nye avdelinger i tilknytning til nye Randvik barnehage. Ved behov for plasser legges saken frem til behandling. 2. Utbygging av Fargeskrinet barnehage utsettes. Ved behov for plasser legges saken frem til ny behandling. Side 32

33 Vedlegg: 1 Behovsplan barnehager Kort resymé Risør kommune skal etter barnehageloven tilby tilstrekkelig barnehageplasser med god kvalitet. Tilbudet bør ha en distriktsprofil som hjelper foreldrene til å få hverdagen til å passe sammen rent praktisk i forhold til hjem, arbeidssted og levering/ henting i barnehage. Når det gjelder fremtidig behov for barnehageplasser, varierer anslagene betydelig. SSB sin befolkningsframskriving viser en økning på ca. 100 barn i perioden frem til Den vedlagte planen legger til grunn en økning i antall barn på 50 i perioden. Antall barnehageplasser som tilbys i Risør høsten 2013 er for lavt til å dekke fremtidig behov. Det vil være nødvendig å øke antall plasser både i Risør sentrum og i Akland-/Søndeled-området. Etter vedtak i bystyret våren 2013, samt et endret barnetall i Søndeled skolekrets legges det nå frem en revidert behovsplan I utgangspunktet er dette en rullering av tidligere plan vedtatt 26. april Saksopplysninger Behovsplan for barnehager ble første gang lagt frem og godkjent i bystyret 26. april I forbindelse med planen ble følgende vedtak fattet: Bystyret godkjenner behovsplanen for barnehager for perioden med nedenstående endringer og tillegg. Gamle Randvik barnehage drives midlertidig videre i det omfang det er behov for. Det utredes utbygging av nye Randvik barnehage med 1-2 avdelinger. Utredningen skal være ferdig innen utgangen av Tidspunkt for oppstart av eventuell utbygging besluttes deretter. Det bygges/etableres en, eventuelt to, nye avdelinger i tilknytning til Fargeskrinet barnehage. Bystyret ber rådmannen komme tilbake med plan for gjennomføring innen 1. september Plan for finansiering av tiltakene, vil en komme tilbake til i forbindelse med tertialrapporten. Dette gjelder også eventuelt de midlertidige løsningene høsten 2012 ved Fargeskrinet barnehage. Etablering av nye kommunale plasser i sentrum skal ikke skje på bekostning av allerede godkjente private plasser. Ad pkt. 2 I behovsplanen som nå legges frem har vi gått bort fra bruk av gamle Randvik barnehage. Dersom barnehagen skal tas i bruk trenger bygget omfattende renovasjon kostnadsberegnet til ca. 70 % av hva et nytt bygg vil koste. Å drifte en barnehage i to bygg er svært lite hensiktsmessig, lite effektivt og fordyrende. Tilskudd til private barnehager påvirkes direkte av kostnadskrevende drift i kommunale barnehager. Ad pkt. 3 Det er utredet å bygge to avdelinger til nye Randvik barnehage slik at man kan utvide kapasiteten med 36 plasser. Dette er kostnadsberegnet til ca. kr 8 mill. Ad pkt. 4 På Wormli, Fargeskrinet barnehage, har man utredet en ombygging av garderober samt at man har planlagt noen kvadratmeter i tillegg. Utvidelsen kan bli 1, 2 avdeling med ca. 22 plasser. Det er ikke funnet mulighet for å bygge ut to fulle avdelinger i tilknytning til barnehagen. Tomten er for liten. Side 33

34 Utvidelsen er kostnadsberegnet til ca. 8,5 mill. I dette ligger ca. 3,5 mill. i nye garderober til IDUN. Tippemidler vil redusere de totale utgiftene til nytt garderobe bygg. Årsaken til en dyrere avdeling enn tilsvarende på Randvik er at det er teknisk mere komplisert å bygge om i Fargeskrinet barnehage. Tallmaterialet som er bruk i denne planen bygger på SSB sin befolkningsframskriving MMMM alternativet. MMMM - står for mellomnivået for fruktbarhet, levealder, innenlands mobilitet og netto innvandring. MMMM viser en øksing i antall barn i Risør frem mot 2025 på ca. 100 barn i alderen 0 5 år. Det mest optimistiske anslaget er ca. 200 barn. Anslaget på ca. 100 flere barn i alderen 0 5 år ligger til grunn for vurderingen i planen. Likevel kommer forslagene i denne planen til å ligge vesentlig under dette anslaget. Kommuneplanen kan si noe om hvordan man vil satse videre på utbygging av barnehager. Dagen behovsplan legger vekt på dagens situasjon og de første årenes utfordring. Vi har lagt en økning på ca. 50 barn frem mot 2020 til grunn i planen. Dette vil tilsi en øket kapasitet 58 plasser, hvorav 25 plasser av disse er i bruk i dag. I Søndeled skolekrets er det født 9 barn i 2012 og hittil 7 barn i Kullet er lite i forhold til tidligere år og det vil over de to kommende årene slutte til sammen 41 barn. Vurderinger I starten av barnehageåret 2013/2014 var alle plasser i kommunale barnehager fylt. Frydenborg barnehage fikk utvidet sin kapasitet, med en godkjenning på totalt 96 plasser. Av de private er det kun Frydenborg som p.t. har ledig kapasitet med ca. 11 plasser. For å kunne tilfredsstille befolkningens behov for barnehageplasser måtte vi åpne Maurtua barnehage med 25 plasser høsten Hvert år kommer det mellom 25 og 40 søknader i løpet av barnehageåret. Det er vedtatt at vi skal ha løpende opptak. Vi tolker det slik at man derfor bør ha kapasitet til å ta i mot flere barn uten om hovedopptaket og at man til enhver tid må ha plasser ledig. Hvor disse plassene skal være og hvem som skal ta kostnaden er ikke avklart. I møte med styrere i alle barnehager, har vi diskutert frem en modell hvor vi sørger for at alle barnehagene har en viss kapasitet ledig i august. Likevel må de private være ganske fulle for å kunne drifte økonomisk forsvarlig. Det anses som gunstig at de kommunale barnehagene har såkalte kriseplasser ledig. Frydenborg barnehage ønsker primært å drifte 4 avdelinger. De har sagt seg villige til å være kommunes buffer og har derfor nå en godkjenning på 96 plasser. Det vil si at vi ved hovedopptak kan fylle alle barnehager før vi begynner å fylle den femte avdelingen i Frydenborg. Fordelingen mellom offentlige og private barnehager er en politisk diskusjon. Barnehagene i Risør (private og offentlige) mener fordelingen som har vært frem til 2011 har fungert tilfredsstillende(før nedleggelse av 36 plasser i Randvik). Barnehagene er ikke opptatt av om den % vise fordelingen går opp eller ned med 5 %. Private barnehager i Risør ønsker primært å drifte forutsigbart og stort sett fylle plassene de har disponibelt. Barnehageloven tillegger kommunen ansvaret for å ha barnehageplasser til alle som har krav på å få det. 8 andre ledd i barnehageloven lyder: Kommunen har plikt til å tilby plass i barnehage til barn under opplæringspliktig alder som er bosatt i kommunen, jf. 12a. Utbyggingsmønster og driftsformer skal tilpasses lokale forhold og behov. Loven sier imidlertid ikke noe om kommunen skal levere disse plassene i egne, kommunale barnehager eller om det skal være gjennom samarbeid med private barnehager. Det er det opp til den enkelte kommune å bestemme. Kommunen skal i dimensjoneringen av behovet for antall barnehageplasser ta hensyn til barnehagenes vedtekter, tilflytting, brukernes ønsker og behov og behovet for plasser for barn over og under tre år. Side 34

35 Utover dette er loven klar på at det er kommunens ansvar at den har nok plasser og at de kvalitativt er gode nok. Tilsynsmyndighetene finner ingen kvalitativ forskjell på de offentlige og de private barnehagene i Risør kommune. For å tilfredsstille kommende behov har vi nå utvidelsesmuligheter i de kommunale barnehagene: 1. Kapasiteten på Randvik utvides ved å bygge på barnehagen med en eller to avdelinger. Kapasiteten i sentrum vil styrkes med plasser. Alternativet vil øke antall avdelinger i kommunale barnehager med 1 2. Å bygge / etablere en ny avdeling på Randvik beregnes til å koste ca. 5 mill. Det understrekes at dette er teoretisk beregnede tall. Å etablere 2 nye avdelinger (knyttet til samme barnehage) beregnes til å koste ca. 8 mill. 2. Kapasiteten på Søndeled utvides ved å bygge på / utvide Fargeskrinet barnehage med en stor avdeling. (vedtatt PS 20/13) Alternativet vil øke antall avdelinger i kommunale barnehager med 1,2 noe som tilsvarer 22 nye plasser. Å utvide Fargeskrinet vil totalt komme på ca. 8,5 mill., men her ligger andre forutsetninger til som gjør prisen høy. Det har ikke vært vurdert å bygge en ny barnehage, verken i sentrum eller på Søndeled. Alternativet ansees for lite aktuelt og lite hensiktsmessig ift. drift. Arealer til nye barnehager kan vurderes dersom det legges ut nye, store tomtearealer og i arbeidet med kommuneplanens arealdel. Kommunen har ikke mottatt noen henvendelser fra private som ønsker å drive barnehager i Risør kommune. Ved utvidelse av kapasiteten i både Fargeskrinet og Randvik vil det koste kommunen ca. kr. 16,5 mill. i investeringer. Dersom gamle Randvik barnehage selges, vil inntekten kunne dekke noe av kostnaden ved bygging. Det er ikke gjort noen vurdering av hva man ønsker å gjøre med det gamle bygget, eller hva en eventuell salgssum kan være. Forutsatt at de andre private barnehagene fortsetter med samme antall plasser som nå, vil dette alternativene medføre en fordeling med % plasser i kommunale barnehager og % plasser i private barnehager. Drift av Randvik barnehage vil kunne få stordriftsfordeler. En fornuftig drevet kommunal barnehage innvirker på tilskuddet til de private barnehagene. Kroneeffekten av dette er ikke beregnet. Et lavt fødselstall i Søndeled skolekrets kan gjøre at Fargeskrinet barnehage vil ha nok kapasitet de kommende år og at man kan utsette en utbygging, inntil fødselstallene eller tilflytting igjen stiger. I Rådmannens konklusjon Behovet for barnehageplasser er vanskelig å forutse. Risør kommune bør være så offensive som mulig i forhold til de kommende årene og bygge ut plasser der man kan se stordriftsfordeler, samt at vi må ha en bevisst distriktsprofil. Det synes fornuftig å utsette bygging av barnehager til behovet for øking av plasser realiseres. Samtidig bør man i fremtiden og i kommuneplanens arealdel planlegge for flere barnehager. Side 35

36 RISØR KOMMUNE BEHOVSPLAN BARNEHAGER Vedtatt av Risør bystyre xxxxxxxx, politisk sak xx, arkivsak xx 2013/2225 Risør - for gjestfrihet, nyskapning og mangfold Økt bosetting og livskvalitet gjennom forebygging, bevaring, vekst og utvikling. Side 36

37 Behovsplan barnehager side 2 INNHOLD 1) Vedtak...3 2) Sammendrag og anbefaling...4 3) Innledning...5 4) Kort om barnehageområdet Endringer fra 2010 til Godkjenning og tilsyn Full barnehagedekning og kommunens serviceerklæring...7 5) Behovsvurdering i perioden Befolkningsutvikling Distriktsprofil Andre elementer...9 6) Plasser Hva er en plass? Utvikling Godkjente plasser pr. 1/ Distriktsprofil ) Offentlig vs. Private barnehager ) Forhold mellom befolkningsutvikling og plasser Behov for plasser i perioden ) Muligheter i barnehagene De kommunale barnehagene De private barnehagene ) Økonomi Drift av kommunale barnehager Tilskudd til private barnehager Investeringer i kommunale barnehager Økonomisk lønnsomhet i barnehagesektoren ) Alternativer med konsekvenser Alternativ 1: Alternativ Andre alternativer som ikke er vurdert i planen Oppsummering ) Interkommunalt samarbeid...20 Side 37

38 Behovsplan barnehager side 3 1) Vedtak Side 38

39 Behovsplan barnehager side 4 2) Sammendrag og anbefaling Risør kommune skal tilby tilstrekkelig barnehageplasser med god kvalitet. Tilbudet bør ha en distriktsprofil som hjelper foreldrene til å få hverdagen til å passe sammen rent praktisk i forhold til hjem, arbeidssted og levering/ henting i barnehage. Når det gjelder fremtidig behov for barnehageplasser, varierer anslagene sterkt. SSB sin befolkningsframskriving varierer i perioden med opptil 200 barn mellom alternativene. I kommuneplanen er det bestemt at man i planlegging av tjenesteproduksjon skal legge seg på alternativet som kalles MMMM. Denne viser totalt en økning fra 2013 til 2030 på ca 100 barn i alderen 0 5 år. Antall barnehage plasser som tilbys i Risør høsten 2013 må derfor anses å være for lavt til å dekke fremtidig behov. Det vil være nødvendig å øke antall plasser både i Risør sentrum og i Akland -/ Søndeled-området. Det er vanskelig å se om behovet på Hope vil øke. I Risør kommune kan en situasjonen i nær fremtid og frem mot 2025 løses ved følgende alternativer: 1. Det bygges 2 nye avdelinger i tilknytning til nye Randvik barnehage. 2. Fargeskrinet barnehage utvider med til sammen ca 22 plasser. For utvikling videre ( ) bør kommuneplanen ta vurdere behov for to nye barnehager ved å planlegge arealer for dette. Med bakgrunn i bystyrets vedtak om at det skal være en rimelig fordeling mellom offentlige og private plasser behøver man per dato ikke ta stilling til hvem som etablerer en eller to nye barnehager. Det viktigste er at man vurderer hvor det er hensiktsmessig å etablere nye barnehager i forhold til nye boligområder. Side 39

40 Behovsplan barnehager side 5 3) Innledning Arbeidet med en barnehageplan baseres på bystyrets vedtak i sak 85/10 den 9/ : Hovedutvalget for oppvekst og omsorg oppfordres til å starte arbeidet med en barnehageplan i Risør. Saken ble videre behandlet i Hovedutvalg oppvekst og omsorg i sak 15/11 den 13/4-2011, og gjorde følgende vedtak: Hovedutvalg for oppvekst og omsorg ber administrasjonen fremme forslag om opplegg for å utarbeide en barnehageplan. Rådmannen har ut fra dette og ut fra diskusjon med Oppvekstkomiteen, kommet frem til at det lages en plan for behov for barnehageplasser. Grunnen til dette er at tilbudet på barnehageplasser i kommunen er i endring og det er et behov for raskt å få på plass en plan for hvor mange plasser som trengs i fremtiden, samt hvor disse skal leveres og hvem som skal levere dem. Denne planen er en rullering av første behovsplan, sak 46/12 vedtatt og en revidert plan etter behandling i bystyret i februar Når det gjelder en plan for innhold i barnehagene mht. opplæring og kvalitet på barnehagetilbudet, vises det til prosessen som er igangsatt rundt planer for hele oppvekstområdet. Side 40

41 Behovsplan barnehager side 6 4) Kort om barnehageområdet Lov om barnehager (barnehageloven) som trådte i kraft sier følgende: 1. Formål Barnehagen skal i samarbeid og forståelse med hjemmet ivareta barnas behov for omsorg og lek, og fremme læring og danning som grunnlag for allsidig utvikling. Barnehagen skal bygge på grunnleggende verdier i kristen og humanistisk arv og tradisjon, slik som respekt for menneskeverdet og naturen, på åndsfrihet, nestekjærlighet, tilgivelse, likeverd og solidaritet, verdier som kommer til uttrykk i ulike religioner og livssyn og som er forankret i menneskerettighetene. Barna skal få utfolde skaperglede, undring og utforskertrang. De skal lære å ta vare på seg selv, hverandre og naturen. Barna skal utvikle grunnleggende kunnskaper og ferdigheter. De skal ha rett til medvirkning tilpasset alder og forutsetninger. Barnehagen skal møte barna med tillit og respekt, og anerkjenne barndommens egenverdi. Den skal bidra til trivsel og glede i lek og læring, og være et utfordrende og trygt sted for fellesskap og vennskap. Barnehagen skal fremme demokrati og likestilling og motarbeide alle former for diskriminering. Stortingsmelding nr 24 Fremtidens barnehage, vil kunne få betydning i den perioden vi utarbeider behovsplan for. Noen sentrale punkter er hvilken kompetanse vi skal ha i barnehagene og hvilken bemanningsnorm som skal legges til grunn. Utvalgets utredning danner utgangspunktet for departementets videre arbeid med ny barnehagelov. I St. meld 41 ( ) Kvalitet i barnehagen varslet regjeringen en gjennomgang av barnehageloven med forskrifter for å se om regelverket som styringsverktøy er godt nok tilpasset dagens og fremtidens barnehagesektor. 4.1 ENDRINGER FRA 2010 TIL 2011 Før januar 2011 kom tilskuddet direkte fra staten til barnehagene etter gitt nasjonal sats. Hver barnehage måtte rapportere antall barn i ulike kategoriene til staten og fikk utbetalt tilskudd etter dette. Fra januar 2011 er beløpet lagt inn i rammeoverføringen til kommunen. Tilskuddet til de private barnehagene ble fra samme tidspunkt knyttet opp i mot kostnaden i de kommunale barnehagene. Driver de kommunale barnehagene billig, blir tilskuddet til de private tilsvarende mindre og motsatt. Satsene varierer dermed noe fra kommune til kommune. De private barnehagene får tildelt 100 % av det de kommunale barnehagene får noe som betyr at en plass i privat barnehage koster kommunen like mye som en plass i de kommunale barnehagene. Det skal være minimum ett telletidspunkt av barn i året. I Risør har vi valgt tre telletidspunkter. Side 41

42 Behovsplan barnehager side GODKJENNING OG TILSYN Kommunene har hovedansvaret for at det etableres barnehager som oppfyller kravene i regelverket og som sikrer barna et likeverdig pedagogisk tilbud. Det skal være tilstrekkelig med plasser og av god kvalitet. Barnehager skal godkjennes av kommunen før virksomheten settes i gang. Kommunen skal allerede i etableringsfasen se til at barnehagelovens krav vil bli fulgt og at det for øvrig legges opp til en forsvarlig virksomhet. Tilsyn er en viktig del av kommunens ansvar for å sikre barnehager med høy kvalitet. Denne oppgaven er særlig viktig for å kontrollere at barnehagelovens krav følges opp, og at kommunen som barnehagemyndighet har innsyn i hva som skjer i barnehagene i kommunen. Kommunen utøver systematisk tilsyn for å sikre at kvaliteten og innholdet i tilbudet til barna er tilfredsstillende. Barnehageloven med forskrifter, inkludert rammeplanen for barnehagens innhold og oppgaver, formidler samfunnets krav og forventninger til verdigrunnlag, rammevilkår, arbeidsmåter og innhold i barnehagene. 4.3 FULL BARNEHAGEDEKNING OG KOMMUNENS SERVICEERKLÆRING Statens definisjon av full barnehagedekning er: Full barnehagedekning betyr at alle som søker innen fristen 1. mars og er født før 1. september er garantert barnehageplass i kommunen. Dette er lovregulert i barnehagelovens 12a: Barn som fyller ett år senest innen utgangen av august det året det søkes om barnehageplass, har etter søknad rett til å få plass i barnehage fra august i samsvar med denne loven med forskrifter. Barnet har rett til plass i barnehage i den kommunen der det er bosatt. Kommunen skal ha minimum ett opptak i året. Søknadsfrist til opptaket fastsettes av kommunen. Det betyr at kommunen kan ha full barnehagedekning selv om enkelte barn ikke får plass. Dette gjelder de som er født etter 1. september eller som kommer tilflyttende etter søknadsfristen er ute. I bystyret ble det vedtatt at Risør kommune skal innføre løpende opptak gjennom året. Det betyr at man til enhver tid bør ha ledig kapasitet. Side 42

43 Behovsplan barnehager side 8 5) Behovsvurdering i perioden For å kunne si noe om kommunens fremtidige behov for barnehageplasser, er det viktig å vite noe om befolkningsendringer i aldersgruppen 0 5 år, samt endringer i den generelle bruken av barnehage. I tillegg vil det være vesentlig for Risør kommune hvor i kommunen behovene er, i sentrum eller i distriktene. 5.1 BEFOLKNINGSUTVIKLING Befolkningsutvikling og framskrivninger for Risør kommune er vanskelig da den har vist seg å være noe avvikende fra fylket og resten av landet. Statistisk sentralbyrå (SSB) utvikler jevnlig prognoser for befolkningsframskriving. Disse er basert på forventet utvikling i landet kombinert med noe korreksjon for historiske tall SSB Siste befolkningsframskriving fra SSB ble publisert i juni 2012 og er basert på registrert folketall per 1. januar SSB mellomalternativ (MMMM) - som står for mellomnivået for fruktbarhet, levealder, innenlands mobilitet og netto innvandring, blir sett på som det mest realistiske alternativet. I planlegging av kommunens tjenesteproduksjon i kommuneplanen er det MMMM verdiene som skal legges til grunn. Fra 2012 til 2020 foreskriver SSB en vekst for Risør på 5,0 prosent, eller 341 personer. Til sammenligning er det forventet en vekst for fylket og landet på hhv. 14,1 prosent og 13,7 prosent. Dersom Risør kommune skal forhold seg til MMMM alternativet vil vi se en vekst av barn i alderen 0 5 år allerede i I 2020 vil vi ligge tett oppunder 500 barn i alderen 0 5 år. I 2020 tilsvarer dette en økning på ca 100 barn fra i dag. Grafene viser de ulike alternativene fra SSB og konsekvenser for antall barn i alderen 0 5 år frem til Side 43

44 Behovsplan barnehager side 9 Alder Vekst Lav år Middels Høy Tabell: SSB: Antall barn i alderen 0 5 år DISTRIKTSPROFIL Full barnehagedekning sier at alle har rett til barnehageplass når de er født før 1. september og søker innen fristen. Denne plassen kan befinne seg hvor som helst i kommunen, uten hensyn til barnets bosted eller foreldrenes arbeidssted. I praksis kan kommunen ha oppfylt sine forpliktelser uten at plassen er mulig å benytte. Ett eksempel kan være foreldre som arbeider i Kragerø, bor på langs SSS veien og får barnehageplass i sentrum av Risør. Hverdagen går ikke i hop og plassen kan ikke benyttes. Det er derfor viktig at barnehageplassene i kommunen er fordelt slik at behovene til brukerne blir tilfredsstilt. Det betyr at distriktene må ha nok plasser til dem som bor i området. Noen ganger kan arbeidsstedet ligge i nærheten av barnehagen og noe avstand kan aksepteres. Bor en eksempelvis på Akland og arbeider i byen, kan barnehageplass i sentrum være et tjenlig alternativ. 5.3 ANDRE ELEMENTER Andel barn i barnehage 2012 Tall fra 2012 tyder på at Risør ligger godt an i dekning for de minste barna, noe lavere enn sammenlignbare kommuner for de største barna. Side 44

45 Behovsplan barnehager side Kontantstøtte Endringer i kontantstøtten kan få betydning for hvor mange plasser som trengs fremover. Kontantstøtten er fjernet for 2 åringene fra Det er noe usikkert om dette har hatt innvirkning Nye boligfelt Kommunen har tilrettelagt for mange nye boligprosjekter i kommunen. I Oterlia er et stort nytt felt lagt ut og boliger skal oppføres. Lindalsveien er under utbygging og Kalstadheia og Spirekleiv går mot full utbygging. I tillegg planlegges mange leiligheter i Flisvika og på Holmen. Slike byggefelt kan trekke til seg unge folk med barn som ønsker barnehageplass i nærheten av bostedet. Det er ikke tatt høyde for at disse utbyggingene vil medføre en betydelig økning i antall barn i kommunen. Dersom flere nye boligfelt skal legges ut, vil behov for areal til barnehage bli aktuelt. I kommuneplanens arealdel bør det vurderes tomter til nye barnehager. Side 45

46 Behovsplan barnehager side 11 6) Plasser 6.1 HVA ER EN PLASS? Når kommunen godkjenner en barnehage, blir den godkjent i antall plasser. Antall plasser er ikke nødvendigvis det samme som antall barn. Det gjelder en arealnorm for barn under 3 år - små barn - (5,3 m2) og en arealnorm for barn over 3 år m (4 m2.). Dette dreier seg om leke- og oppholdsareal Utearealet skal være minst 6 ganger innearealet. Barnehagene blir derfor godkjent i antall plasser. Antall barn kan variere innenfor den samme barnehagen fra år til år etter behov. Kommunen kan ved godkjenning stille krav om hvordan fordelingen mellom de store og små barna skal være. Det har så langt ikke vært praktisert fordi nåværende praksis har gitt god og nødvendig fleksibilitet. 6.2 UTVIKLING Tabellen under viset utvikling i antall barn i kommunens barnehager fra 2008 til 2012, og fordelingen i dag mellom store og små barn. Barnehage Antall barn Antall barn H 2013 Tall fra BASIL barnehagenes statistikkregistreing. H 2008 H 2012 ( telling 15/12) H 2013 Små Store Tjenna Randvik Lekeslottet Fargeskrinet inkl Maurtua Hope Amandus Frydenborg SUM Antall barn i barnehagene i sentrum var 215 i Høsten 2013 er tallet 201. Et forholdsvis stabilt barnetall i perioden. Vi ser at tre av de private barnehagene, Lekeslottet, Amandus og Frydenborg, har bygget ut sine tilbud i perioden, mens Randvik har bygget ned. Fargeskrinet har erstattet gamle Maurtua med flere avdelinger. Side 46

47 Behovsplan barnehager side GODKJENTE PLASSER PR. 1/ Under føler en oversikt over godkjente plasser. I videre vurderinger i planen er ikke gamle Randvik vurdert som et alternativ. Som tabellen viser avviker antall plasser fra antall barn i forrige avsnitt. Barnehage Antall godkjente plasser Hope barnehage 24 Merknader Randvik barnehage 36 Forutsatt nedleggelse av gamle Randvik Fargeskrinet 72 (+25) I tillegg 2013/2014: Midlertidig tilbud i Maurtua bhg med 25 plasser Amandus (privat) 34 Tjenna (privat) 50 Frydenborg (privat) 96 Lekeslottet (privat) 55 SUM 367 (25) Det er 392 plasser tilgjengelig i Risør kommune per aug DISTRIKTSPROFIL Dersom tabellen over grupperes ihht. distriktsprofil, ser bildet ut som vist under. Antall godkjente plasser Risør sentrum 271 Akland/Søndeled 72 (25) Hope 24 SUM 367(25) Side 47

48 Behovsplan barnehager side 13 7) Offentlig vs. Private barnehager Barnehageloven tillegger kommunen ansvaret for å ha barnehageplasser til alle som har krav på å få det. 8 andre ledd i barnehageloven lyder: Kommunen har plikt til å tilby plass i barnehage til barn under opplæringspliktig alder som er bosatt i kommunen, jf. 12a. Utbyggingsmønster og driftsformer skal tilpasses lokale forhold og behov. Loven sier imidlertid ikke noe om kommunen skal levere disse plassene i egne, kommunale barnehager eller gjennom samarbeid med private barnehager. Det er opp til den enkelte kommune. Kommunen skal i dimensjoneringen av behovet for antall barnehageplasser ta hensyn til barnehagenes vedtekter, tilflytting, brukernes ønsker og behov og behovet for plasser for barn over og under tre år. Utover dette er loven er klar på at det er kommunens ansvar at kommunen har nok plasser og at de kvalitativt er gode nok. Dette siste punktet følges opp gjennom årlige tilsyn etter vedtatte tilsynsdokument. Tilsynsmyndighetene finner ingen kvalitativ forskjell på de offentlige og de private barnehagene i Risør kommune. De er like gode. Side 48

49 Behovsplan barnehager side 14 8) Forhold mellom befolkningsutvikling og plasser BEHOV FOR PLASSER I PERIODEN Høsten 2013 er det 367 godkjente barnehageplasser samt 25 midlertidig godkjente plasser i Risør kommune. Fra høsten 2013 beregnes det at ca. 320 barn vil være i barnehagealder (0-5) i Risør kommune. Befolkningsframskriving frem til 2020, viser en vekst i barn i aldersgruppen 0-5 på ca 100 barn, totalt ca 500 barn. Da befolkningsframskrivingene varierer betydelig, velger denne planen å legge opp til en økning i perioden på 50 barn. Antall barn Antall barn i barnehage 1) Behov for plasser 2) Status aug 2013 ca. 390 barn Forventet innen 2020 ca 440 barn 1) Beregnet ved å ta hensyn til andel barn i barnehage i avnitt ) Beregnet ved å korrigere for at ca. 1/3 av barna er under 3 år 1. Høsten 2013 har kommunen midlertidige plasser tilgjengelig, noe som kan bli for lite fra nå og over tid. Avhengig av befolkningsvekst, må det etableres mellom nærmere 100 nye plasser i perioden. Det er vanskelig å se noen spesielle utviklingstrekk ift. distriktsprofilen på disse plassene. Det antas derfor at distriktsprofilen minst bør opprettholdes slik fordelingen er i dag. Det betyr følgende fordeling av plasser: Godkjente plasser H2013 Fordeling 425 plasser Amandus Tjenna Lekeslottet Frydenborg Randvik I og med at en del av 1-åringene er hjemme med kontantstøtte fortsatt, er 1-2 åringene bare beregnet med ¼ av barnetallet. Side 49

50 Behovsplan barnehager side 15 Godkjente plasser H2013 Fordeling 425 plasser Akland/Søndeled Hope SUM Side 50

51 Behovsplan barnehager side 16 9) Muligheter i barnehagene Alle barnehagene, både kommunale og private, ønsker forutsigbarhet for barn og ansatte. Det medfører derfor utfordringer for alle når barnetallet svinger og det er en ambisjon med denne planen å skape en forutsigbar og stabil utvikling for barnehagene i Risør kommune. Å gjennomføre løpende opptak i barnehagene tilsier at vi til enhver tid må ha noe kapasitet ledig. Gamle Randvik blir fortsatt ikke vurdert i denne planen. 9.1 DE KOMMUNALE BARNEHAGENE Risør kommune har i dag 3 kommunale barnehager; Randvik barnehage, Fargeskrinet barnehage og Hope barnehage (som er en del av Hope oppvekstsenter). Randvik barnehage ligger nært Risør sentrum. Barnehagen er en to avdelings barnehage med en avdeling for barn under tre år og en avdeling for barn over tre år. Barnehagen ble bygget i 2006/7, og har muligheter for å bygge på flere avdelinger. Fargeskrinet barnehage ligger på Vormli. Barnehagen ble bygget i 2009/10 og er en 4 avdelings barnehage. I tilknytning til barnehagen ble det bygget en garderobe til Idun IL. Denne garderoben har i flere år vært drevet som en 5 te avdeling til barnehagen på dispensasjon. Denne avdelingen er lagt ned fra høsten Utvidelsesmuligheter for Fargeskrinet barnehage kan være å bygge om og ta garderoben permanent i bruk som en ny avdeling; noe må bygges på i tillegg for å få til en hensiktsmessig avdeling. En ombygging av garderoben krever en ny garderobe for Idun. Denne er planlagt sammen med et allerede eksisterende bygg nærmere fotballbanen. Hope barnehage ligger på Hope i som en del av Hope oppvekstsenter. Barnehagen har vært i en stabil situasjon i lengre tid og planen legger ikke opp til noen endringer her. 9.2 DE PRIVATE BARNEHAGENE Risør kommune har 4 private barnehager; Frydenborg barnehage, Lekeslottet barnehage, Amandus barnehage og Tjenna barnehage. Frydenborg barnehage flyttet inn i nye lokaler i februar Barnehagen blir nå godkjent for 96 plasser. Tjenna barnehage kan bygge ut en halv avdeling, men har foreløpig lagt disse planene på is. En halv avdeling tilsvarer 9 plasser. Lekeslottet, Amandus og Frydenborg barnehage har utvidet sin kapasitet ila. de siste årene og har så langt kommunen kjenner til, ingen planer om videre utvidelse nå. Side 51

52 Behovsplan barnehager side 17 10) Økonomi Den kommunale økonomien i tilknytning til barnehagesektoren består i hovedsak av 3 elementer; kostnader til drift av egne barnehager, tilskudd til private barnehager og investeringskostnader i egne barnehager DRIFT AV KOMMUNALE BARNEHAGER Utgifter til drift av de kommunale barnehagene er 100 % integrert i kommunens budsjett. Driften av barnehagene mht. alt utenom drift av bygg, er budsjettert på den enkelte barnehage. Her inngår utgifter til lønn og annet utstyr, samt inntekter til oppholdsbetaling og kost. I tillegg inngår kommunens eiendomsforvaltning av barnehagebyggene i kostnaden som tillegges den enkelte barnehage. Her inngår vaktmester, renhold og kapitalkostnader TILSKUDD TIL PRIVATE BARNEHAGER Tilskuddet beregnes på bakgrunn av de kommunale driftkostnadene som er skissert over. Kommunens driftskostnader i egne barnehager beregnes pr. benyttet plass, og tilsvarende sum utbetales til de private barnehagene pr. benyttet plass INVESTERINGER I KOMMUNALE BARNEHAGER Kapitalkostnadene til investeringene vil påvirke kommunens driftskostnader og dermed tilskuddet til de private barnehagene. Utover dette vil også investeringer påvirke kommunens totale driftsrammer med renter og avdrag på samme måte som andre investeringer kommunen gjør ØKONOMISK LØNNSOMHET I BARNEHAGESEKTOREN Modellen som er skissert over (noe forenklet) betyr at det mest økonomisk lønnsomme for kommunen, er å ha egne store og effektive barnehager. Det fører til lavest kostnader til drift av de kommunale barnehagene og dermed lavest utgifter til tilskudd til de private barnehagene. Side 52

53 Behovsplan barnehager side 18 11) Alternativer med konsekvenser Planens kapittel 8 og 9 viser at kommunen vil ha behov for å øke antall barnehageplasser i perioden frem mot 2020 og at det er flere måter å løse dette på. Behovet for å øke antall plasser dersom barnetallet er som i dag, vil være 46 plasser. Dersom barnetallet øker med ca 50 barn, er behovet 87 plasser. En barnehageavdeling tilsvarer 18 plasser. I denne planen forslås en økning på 58 plasser ALTERNATIV 1: Kapasiteten på Randvik utvides ved å bygge på barnehagen med en eller to avdelinger Konsekvens for antall plasser Kapasiteten i sentrum vil styrkes med plasser. Alternativet vil øke antall avdelinger i kommunale barnehager med Økonomiske konsekvenser Å bygge / etablere en ny avdeling på Randvik beregnes til å koste ca. 5 mill. Det understrekes at dette er teoretisk beregnede tall. Å etablere 2 nye avdelinger (knyttet til samme barnehage) beregnes til å koste ca. 8 mill ALTERNATIV 2 Kapasiteten på Søndeled utvides ved å bygge på / utvide Fargeskrinet barnehage med en stor avdeling. Utvidelse av Fargeskrinet barnehage ble vedtatt i sak 20/13. I Søndeled skolekrets er det født kun 9 barn i 2012 og det ser ikke ut til å bli særlig flere i Samtidig vil det i 2014 og 2015 slutte til sammen 41 barn. Det anbefales derfor å utsette utbyggingen Konsekvens for antall plasser Alternativet for utbygging vil øke antall avdelinger i kommunale barnehager med 1,2 noe som tilsvarer 22 nye plasser. Ved å utsette utbygging ser det ut til at Fargeskrinet kan ha nok kapasitet kommende 3 4 år Økonomiske konsekvenser Å utvide Fargeskrinet vil totalt komme på ca 8,5 mill, men her ligger andre forutsetninger til som gjør prisen høy. Ved å utsette en utbygging vil man utsette et låneopptak, som igjen kan ha konsekvenser for drift og tilskudd til private barnehager. Side 53

54 Behovsplan barnehager side ANDRE ALTERNATIVER SOM IKKE ER VURDERT I PLANEN Bygging av nye kommunale barnehager Det har ikke vært vurdert å bygge en ny barnehage, verken i sentrum eller på Søndeled. Alternativet ansees for lite aktuelt og lite hensiktsmessig ift. drift. Arealer til nye barnehager kan vurderes dersom det legges ut nye, store tomtearealer og i arbeidet med kommuneplanens arealdel Etablering av nye privat barnehager Kommunen har ikke mottatt noen henvendelser fra private som ønsker å drive barnehager i Risør kommune OPPSUMMERING Forutsatt at de andre private barnehagene fortsetter med samme antall plasser som nå, vil dette alternativene medføre en fordeling med % plasser i kommunale barnehager og % plasser i private barnehager. Ved utvidelse av kapasiteten i både Fargeskrinet og Randvik vil det koste kommunen ca. kr. 16,5 mill i investeringer. Dersom gamle Randvik barnehage selges, vil inntekten kunne dekke noe av kostnaden ved bygging. Det er ikke gjort noen vurdering av hva man ønsker å gjøre med det gamle bygget, eller hva en eventuell salgssum kan være. Drift av Randvik barnehage vil kunne få stordriftsfordeler. En fornuftig drevet kommunal barnehage innvirker på tilskuddet til de private barnehagene. Kroneeffekten av dette er ikke beregnet. Det synes fornuftig å utsette bygging av barnehager til behovet for øking av plasser realiseres. Samtidig bør man i fremtiden og i kommuneplanens arealdel planlegge for flere barnehager. Side 54

55 Behovsplan barnehager side 20 12) Interkommunalt samarbeid Den nye barnehageordningen med kun kommunalt tilskudd til private barnehager, har ført til et behov for koordinering og informasjonsflyt mellom kommunene mht. barn som er bosatt i en kommune, men går i barnehage i en annen. Dersom dette barnet er i en privat barnehage er kommunen forpliktet til å dekke tilskudd til denne plassen. Dersom barnet er i en kommunal barnehage, er kommunen ikke forpliktet til å dekke tilskuddet, men det kan allikevel være hensiktsmessig med en slik ordning. Tvedestrand og Risør kommune har inngått en avtale om gjensidig varsling dersom barn fra andre kommuner får plass i private barnehager. Det er også lagt inn i avtalen at man kan vurdere hverandres barn i kommunale barnehager for å sikre refusjon for disse barna. Side 55

56 RISØR KOMMUNE Enhet for barnehager og barneskoler Arkivsak: 2013/ Arkiv: A10 Saksbeh: Ingveig Urfjell Dato: Endringer i vedtekter for kommunale barnehager Utv.saksnr Utvalg Møtedato 18/13 Oppvekstkomitéen /13 Bystyret Rådmannens innstilling: Vedtekter for kommunale barnehager endres i henhold til endringer i Lov om barnehager Saksprotokoll i Oppvekstkomitéen Rådmannens innstilling ble enstemmig vedtatt. Det ble ikke oppnevnt saksordfører. Oppvekstkomitéens innstilling til bystyret: Vedtekter for kommunale barnehager endres i henhold til endringer i Lov om barnehager Side 56

57 Vedlegg: 1 Vedtekter for kommunale barnehager i Risør Kort resymé Vedtektene for kommunale barnehager må til en hver tid følge barnehageloven og den kommunale organisasjonen endringer. Vedtektene ble sist endret Saksopplysninger Under tilsyn med kommunale barnehager ble det avdekket at vedtektene ikke har blitt endret i henhold til endringer i Lov om Barnehage, 1 og 12a. Det er også endret noe på tekst og blitt lagt til nye punkter for å beskrive barnehagenes daglige virke. Forklaring til endringer: 1. Eierforhold: Endret i henhold til kommunens nye organisering. 2. Formål: I Lov om barnehage, 1, ble formålsparagrafen endret , og kommunens vedtekter må oppdateres i forhold til riktig formulering. 3. Styring og ledelse: Endret i henhold til kommunens nye organisering. Ny tekst og overskrift. 4. Opptak av barn: Oppdatert i forhold til endringer i Lov om barnehage 12a og hvordan opptaksprosessen skjer pr d.d 5. Opptakskrets og kriterier: Oppdatert i forhold til dagens forhold. 6. Opptaksperiode og oppsigelsesfrist: Nytt punkt. Endring i forhold til utvidet oppsigelses tid. De private barnehagene har 3 måneder, det er fornuftig å ha samme praksis uavhengig av hvor en har barnehageplass. Det er ønskelig med noe mer tid i forhold til å fylle opp plassen igjen og ved en eventuell endring ved personalet. 7. Åpningstider og ferie: Barnehagenes åpningstid har vært en politisk sak, og det noe uklart hvordan behov for utvidet åpningstid skal håndteres. Åpningstidene er i dag noe forskjellig fra barnehage til barnehage. Utvidet åpningstid betyr mer bemanning, som igjen betyr økte kostnader. Onsdag før påske stenges barnehagen kl fordi det ikke er ønskelig å betale ut overtidstillegg til ansatte. (Jmf: Hta 6.6.1) Det er svært få som benytter denne dagen, da det er lite hjelp med en halv dag i barnehage. De fleste private barnehagene og SFO i Risør har stengt denne dagen. 8. Betaling for opphold og kost: Tidligere var bare betaling av kost tatt med. Nytt er beskrivelse hvordan oppholdsbetalingen skjer i forhold til søskenmoderasjon og ved manglende betaling. 9. Leke- og oppholdsareal: Ingen endring, ny tittel. 10. Helsetilsyn: Ingen endring Side 57

58 11. Internkontroll: Nytt er presisering av politiattest. 12. Forsikring: Nytt punkt 13. Klage: Ingen endring 14. Gyldighet: Endring i henhold til kommunens organisering. Vurderinger Vedtektene for kommunale barnehager bør endres i tråd med omorganisering av kommunen og etter endringer i Lov om barnehage Side 58

59 Vedtekter for kommunale barnehager i Risør Sist endret Ny versjon Disse vedtektene gjelder for alle kommunale barnehager i Risør kommune. 1. Eierforhold: De kommunale barnehagene eies og drives av Risør kommune i samsvar med Lov om barnehager, Rammeplan for barnehagens innhold og oppgaver, og de til en hver tid gjeldende forskrifter og retningslinjer, kommunale vedtak, samt årsplan for den enkelte barnehage. I henhold til vedtak i bystyret xx.xx.13 har Bystyret ansvaret for forvaltningen og tilsynet med barnehagene. 2. Formål: Risør kommunes barnehager drives i samsvar med Lov om barnehager 2005, 1 Formål: Barnehagen skal i samarbeid og forståelse med hjemmet ivareta barns behov for omsorg og lek, og fremme læring og danning som grunnlag for allsidig utvikling. Barnehagen skal bygge på grunnleggende verdier i kristen og humanistisk arv og tradisjon, slik som respekt for menneskeverdet og naturen, på åndsfrihet, nestekjærlighet, tilgivelse, likeverd og solidaritet, verdier som kommer til uttrykk i ulike religioner og livssyn og som er forankret i menneskerettighetene. Barna skal få utfolde skaperglede, undring og utforskertrang. De skal lære å ta vare på seg selv, hverandre og naturen. Barna skal utvikle grunnleggende kunnskaper og ferdigheter. De skal ha rett medvirkning tilpasset alder og forutsetninger. Barnehagen skal møte barna med tillit og respekt, og anerkjenne barndommens egenverdi. Den skal bidra til trivsel og glede i lek og læring, og være et utfordrende og trygt sted for fellesskap og vennskap. Barnehagen skal fremme demokrati og likestilling og motarbeide alle former for diskriminering. 3. Styring og ledelse: Barnehagene er administrativt ledet av Kommunalsjef for barnehage, barneskole og voksenopplæring, som rapporterer til rådmannen. I hver barnehage skal det være et samarbeidsutvalg(su) som er rådgivende og skal bestå av 2 representanter fra foreldre, 2 representanter fra de ansatte, 1 representant fra bystyret (barnehageeier). Foreldre og ansatte velges for et år av gangen, og politikerrepresentant velges for hele valgperioden. Styrer er samarbeidsutvalgets sekretær, med tale og forslagsrett. For barnehager med nær tilknytning til skolen, kan det opprettes et felles samarbeidsutvalg skole/barnehage. Side 59

60 Foreldreråd består av alle foreldrene/foresatte med barn i barnehagen, og skal fremme deres felles interesser og bidra til at samarbeidet mellom barnehagen og foreldregruppen skaper et godt barnehagemiljø. (Jmf Bhg lov 4) Hver barnehage må ha en styrer som er virksomhetsleder. (Jmf Bhg lov 17) 4. Opptak av barn: Søknad om barnehageplass skal utføres elektronisk på eget skjema på kommunens hjemmeside. Opptak av barn foretas i samordnet opptaksprosess i kommunen, etter innstilling fra styrerne i kommunale og private barnehager.(jmf Bhg lov 12) Det foretas ett hovedopptak straks etter søknadsfristen 1. mars Søkere som har barn som fyller 1 år innen utgangen av august i søknadsåret og som søker innen fristen og har bostedsadresse i Risør, har rett til barnehageplass fra 1. august samme året.(jmf Bhg lov 12a) Søkere som ikke har krav på plass blir satt på venteliste og vurdert etter at hovedopptaket er gjennomført. Ved ledige plasser i løpet av barnehageåret foretas løpende ny vurdering av foreliggende søknader fra venteliste. (løpende opptak) Ved løpende opptak skjer tildeling av plass under samme kriterier som ved samordnet opptak. Det settes av minst en plass i en av de kommunale barnehagene, av hensyn til eventuelle klagesaker og «kriseplass». 5. Opptakskrets og kriterier: Opptakskrets er innbyggere i Risør kommune med bostedsadresse i Risør, gjeldende fra den dato de skal begynne i barnehagen. Ved ledige kapasitet kan barn fra andre kommuner som Risør kommune har samarbeidsavtale med tilbys plass, men kun for et år av gangen. Kriterier ved opptak i prioritert rekkefølge: Barn med nedsatt funksjonsevne, jmf: 13 Lov om barnehager Barn som det er fattet vedtak om etter lov om barnevernstjenester, jmf: 13 Lov om barnehager Barn med lovmessig rett til barnehageplass, jmf 12a Lov om barnehager Barn som har alvorlig syke foresatte Barn som ikke har norsk som morsmål Barn som bor sammen med en foresatt, hvor den foresatte er ute i arbeid Barn med foresatte som er utearbeidende Barn som har søsken i kommunal barnehage Side 60

61 Alle som mener de har krav på en prioritert plass må dokumentere sin begrunnelse. Dokumentasjonen må sendes til kommunen samtidig som det søkes om plass. Alle som søker innen søknadsfristen, blir automatisk prioritert foran de som søker etter fristen. Unntak fra dette er barn i 1 og 2 punkt Andre vurderinger ved opptak er hensyn til gruppesammensetning og aldersfordeling, og utvidelse av deltidsplass. 6. Opptaksperiode og oppsigelsesfrist: Barnehageåret gjelder fra til 31.07, og barnet har plassen frem til det begynner på skolen. Ved oppsigelse av plass, må det gjøres skriftlig til den barnehagen barnet går i. Oppsigelsesfristen er gjensidig 3 måneder, gjeldende fra den 1. i påfølgende måned. 7. Åpningstider og ferie: De kommunale barnehagenes åpningstid er (den enkelte barnehage kan ha noe utvidet åpningstid, vurdert utfra et reelt behov) Barnehagene har stengt 4 uker i juli, uke 28, 29, 30 og 31 Barnehagene har 5 planleggingsdager i året, da er barnehagene stengt Barnehagene holdes stengt julaften, nyttårsaften og onsdag før skjærtorsdag stenges det kl Betaling for opphold og kost: Bystyret fastsetter betalingssatser for opphold og kost. Foreldrebetaling skjer etter tilsendt faktura med forfall 20. i inneværende måned. Oppholdsbetalingen i barnehagene regnes for 11 måneder, fra til året etter. Ingen betaling i juli. Det gis 30% søskenmoderasjon i oppholdsbetalingen for barn nr 2 og 50% søskenmoderasjon for barn nr 3 eller flere barn. Moderasjonen omfatter søsken som bor fast sammen. I tillegg til oppholdsbetaling kreves det også betaling for kost hver måned. Kjøp av enkelt dag kan gjøres ved ledig kapasitet og avtale med barnehagen. Ved sen betaling ilegges purregebyr, og varsel om at man kan miste plassen. Ved videre mislighold av betaling påløper forsinkelsesrente( jmf Lov om renter ved forsinket betaling) og man mister plassen. 9. Leke- og oppholdsareal: Barnehagens leke- og oppholdsareal følger den veiledende norm i Lov om barnehager, som er 4 m2 for barn over 3 år og 5,3 m2 for barn under 3 år innendørs. Lekearealet fastsettes når barnehagen godkjennes, og kan fravike den veiledende normen hvis bygningsmessige eller andre forhold taler for det. Utearealet skal være 6 ganger oppholdsarealet inne. Side 61

62 10. Helsetilsyn: Barnehagene står under det helsetilsyn som er hjemlet i Lov om barnehager. Foreldre plikter å gi barnehagene nødvendige opplysninger om barnets helse. 11. Internkontroll: Internkontroll utføres i samsvar med de til enhver tid gjeldende lover og forskrifter, og etter kommunens fastsatte rutiner. Politiattest. Den som skal arbeide i barnehage må legge fram tilfredsstillende politiattest i henhold til Barnehageloven Forsikring: Risør kommune har forsikret barna gjennom kommunens ulykkesforsikring. 13. Klage: Vedtak om tildeling av barnehageplass og annet kan påklages skriftlig til kommunen. Bystyret er klageinstans på enkeltvedtak fattet av administrasjonen. 14. Gyldighet: Endringer i vedtektene vedtas av Bystyret, og gjøres gjeldende fra xx.xx Side 62

63 RISØR KOMMUNE Rådmannens stab Arkivsak: 2012/ Arkiv: 140 Saksbeh: Kamilla Solheim Dato: Strategisk næringsplan for Østre Agder Utv.saksnr Utvalg Møtedato 24/13 Nærings- og kulturkomitéen /13 Bystyret Rådmannens innstilling: 1. Bystyret stiller seg positiv til utarbeidelsen av en fells strategisk næringsplan for kommunene i Østre Agder i tråd med vedlagte prosjektplan 2. Risør kommune bidrar til dette arbeidet med ressurser inn i arbeidsgruppen, slik som skissert i vedlagte prosjektplan. Saksprotokoll i Nærings- og kulturkomitéen Heidi Tveide, A, fremmet følgende forslag til nytt pkt. 3: Bystyret støtter gjennomføringsplanen som skissert i vedlagte prosjektplan. Saken tas opp til politiske behandling i mars Rådmannens innstilling samt Heidi Tveides forslag ble enstemmig vedtatt. Som saksordfører ble oppnevnt Sigbjørn Tønnesland. Nærings- og kulturkomitéens innstilling til bystyret: 3. Bystyret stiller seg positiv til utarbeidelsen av en fells strategisk næringsplan for kommunene i Østre Agder i tråd med vedlagte prosjektplan 4. Risør kommune bidrar til dette arbeidet med ressurser inn i arbeidsgruppen, slik som skissert i vedlagte prosjektplan. 5. Bystyret støtter gjennomføringsplanen som skissert i vedlagte prosjektplan. Saken tas opp til politisk behandling i mars Side 63

64 Kort resymé I forbindelse med utarbeidelse av Risør kommunes planstrategi høsten 2012, vedtok formannskapet at arbeidet med ny plan for næring (reiseliv og kultur) skulle starte opp parallelt med Risør kommunes kommuneplanprosess. Gjennom høsten 2012 drøftet Nærings- og kulturkomiteen både prosess og omfang av en ny næringsplan for Risør. Arbeidet synliggjorde at stadig flere kommuner arbeider regionalt med næringsutvikling og medlemmene av nærings- og kulturkomiteen ønsket å invitere kommunene i Østre Agder (Risør, Gjerstad, Tvedestrand, Vegårshei, Åmli, Arendal, Grimstad og Froland) med i et strategisk næringsarbeid for hele Østre Agder. I løpet av september skal alle kommunene i Østre Agder behandle invitasjonen som kom fra styret i Østre Agder (se vedlegg I). Saksopplysninger Initiativet fra medlemmene i Nærings- og kulturkomiteen har ført til flere arbeidsmøter mellom næringsmedarbeiderne fra alle kommunene i Østre Agder. Grimstad og Froland har vært invitert til alle møtene, men har foreløpig ikke deltatt. Risør bystyre ble orientert om prosessen videre i bystyrets næringsdag Rådmannsgruppen i Østre Agder tok ett initiativ ovenfor styret i Østre Agder til at det skulle utarbeides en felles strategisk næringsplan innenfor rammene av Østre Agder samarbeidet. Styret i Østre Agder sluttet seg til dette og ba næringsmedarbeiderne fra de kommunene som vurderer å delta i arbeidet, om å utarbeide et forslag til organisering, framdrift og finansiering av arbeidet. Forslaget skulle legges fram for en innstilling fra styret for Østre Agder overfor bystyrer og kommunestyrer med mandat og finansieringsplan for arbeidet. Styret i Østre Agder signaliserte også at Østre Agder kunne bidra til finansiering av arbeidet. Det var en forutsetning at fylkeskommunen tok en aktiv del i arbeidet. En arbeidsgruppe bestående av næringsmedarbeidere fra Risør, Gjerstad, Tvedestrand, Vegårshei, Åmli og Arendal, samt fylkeskommunen har utarbeidet et grunnlagsdokument for arbeidet (vedlegg II). Dette dokumentet ble behandlet av styret i Østre Agder som sak 42/13 med følgende vedtak: Styret gir sin tilslutning til foreslått organisering, framdrift og finansiering av arbeidet med felles strategisk næringsplan for Østre Agder. Utgiftene som skal dekkes av Østre Agder dekkes ved bruk av avsatte fondsmidler knyttet til sekretariatet ansvar Styret ber om at en under arbeidet med den strategiske næringsplanen for Østre Agder tar hensyn til det pågående arbeidet med Regional plan for innovasjon og bærekraftig utvikling. I brev av fra sekretariatet for Østre Agder inviteres medlemskommunen, samt Grimstad kommune til å delta i arbeidet (vedlegg I). Sekretariatet opplyser at det ikke er realistisk å fullføre dette forholdsvis omfattende prosessarbeidet innenfor de tidsrammer som opprinnelig ble foreslått. Ambisjonene er nå at det skal kunne foreligge et planutkast i løpet av mars Frist for kommunene til å vedta å delta i planarbeidet er Side 64

65 Vurderinger Tidligere har det vært vanlig at alle kommuner har utarbeidet egne, kommunale planer for sin næringssatsing. Risør kommune kan velge å gå videre med en lokal plan for næring som vedtatt i Risørs planstrategi fra 2012 og dette arbeidet kan synliggjøre styrker og svakheter ved næringslivet helt lokalt. Erfaringer fra andre regioner er at næringslivet styrkes i et regionalt perspektiv og regionale næringsplaner kan støtte opp om lokale prioriteringer. Regioner som har opplevd tap av hjørnesteinsbedrifter eller lengre perioder med stagnasjon og som har klart å gjenvinne vekst og optimisme, kan dokumentere at satsing på næringsutvikling i klynger og forpliktende regionalt samarbeid kan gi god effekt og økt kompetanse innen næringsarbeid. I vår egen region har blant annet Sørlandsporten Teknologinettverk (STN) vist oss at det er viktig å stå sammen regionalt for å få til ønsket utvikling i de enkelte bedrifter og for å synliggjøre et interessant arbeidsmarked som kan tiltrekke riktig kompetanse. Arbeidet med en strategisk næringsplan for Østre Agder vil sette fokus på, og støtte opp om, de utfordringer næringslivet i regionen har, og sette de inn i en større sammenheng. For Risør kommunes del er arbeid med regionsforstørring spesielt viktig, siden ingen av Risørs nabokommuner er kommuner som opplever sterk vekst i sine arbeidsmarkeder. En felles strategi støtter regionstanken som kommer til syne i Agders bærende dokument, Regionplan Agder, og vil gjøre at Østre Agder kan få en sentral plass i arbeidet med den Regionale planen for Innovasjon og Bærekraftig utvikling som har oppstart høsten Rådmannens konklusjon Risør kommune stiller seg positiv til utarbeidelsen av en strategisk næringsplan for Østre Agder og bidrar med nødvendige ressurser inn i arbeidet. Side 65

66 Til Medlemskommuner i Østre Agder Arendal 13.august 2013 Invitasjon til deltakelse i utarbeidelse av næringsplan for kommuner i Østre Agder Styret for Østre Agder behandlet i sak 42/13 spørsmålet om utarbeidelsen av en felles næringsplan på grunnlag av vedlagt notat utarbeidet av næringsmedarbeidere i de fleste medlemskommunene. Notatet er utarbeidet på oppfordring av rådmannsgruppen i Østre Agder. Initiativet har fått sterk støtte fra administrasjonen i Aust-Agder fylkeskommune, som også forutsettes å bidra med en betydelig del av finansieringen, sammen med de to næringsfondene og Østre Agder. Hver medlemskommune må ta stilling til om de ønsker å ta del i arbeidet. Det etableres en arbeidsgruppe for å følge opp arbeidet med en administrativ representant fra hver kommune som deltar, samt en representant fra fylkeskommunen. Rådmannsgruppen i Østre Agder er styringsgruppe for arbeidet Invitasjonen til kommunene bygger på følgende vedtak i styret: Styret gir sin tilslutning til foreslått organisering, framdrift og finansiering av arbeidet med felles regional næringsplan. Utgiftene som skal dekkes av Østre Agder dekkes ved bruk av avsatte fondsmidler knyttet til sekretariatet ansvar Styret ber om at en under arbeidet med regional næringsplan for Østre Agder kommunene tar hensyn til det pågående arbeidet med Regional plan for innovasjon og bærekraftig utvikling. Etter styremøtet er Østre Agder blitt oppfordret til å unngå bruken av ordet regional for å unngå sammenblanding med fylkeskommunale planer. Det vil det bli tatt hensyn til. Av hensyn til framdriften i planarbeidet får kommunene frist til 30.september 2013 for å avklare om de ønsker å delta. Side 66

67 Som en del av arbeidet vil den politiske ledelse i deltakende kommuner bli invitert til å ta del i prosessen gjennom en felles samling i løpet av høsten. Planen forventes fullført noe senere enn det vedlagt utredning angir. Et realistisk avslutningstidspunkt for planarbeidet er mars Med vennlig hilsen For styreleder Jan Dukene Ole Jørgen Etholm Leder av sekretariatet for Østre Agder For styreleder i Østre Agder sekretariatsleder Kopi: Samhandlingskoordinator Harry Svendsen Side 67