RISØR KOMMUNE Rådmannen

Transkript

1 RISØR KOMMUNE Rådmannen Arkivsak: 2011/ Arkiv: 440 Saksbeh: Nils Martin Andersen Dato: Revisjon av Risør kommunes internkontrollsystem (jfr. vedtak i bystyresak PS 30/13) Utv.saksnr Utvalg Møtedato Bystyret Rådmannens innstilling: Bystyret legger Rådmannens saksutredning til grunn og ber om iverksettelse av planen. Bystyret bevilger kroner ,- til Rådmannens disposisjon til iverksettelse av planen i 2013 og dekkes over disposisjonsfond. Rådmannen bes komme tilbake til kostnader knyttet til kontinuerlig oppfølging av internkontrollarbeidet i forslag til budsjett for 2014.

2 Kort resymé Med bakgrunn i bystyrets vedtak (PS 30/13) legger rådmannen frem forslag til foreløpig plan for revisjon og utvikling av kommunens internkontrollsystem. Arbeidet inkluderer holdningsskapende arbeid, analyse, dokumentasjon, kommunikasjon, opplæring og etablering av kultur for å melde og behandle avvik. Dette er omfattende og tidkrevende arbeid og vil kreve både ressurser og tid allerede i inneværende år. Rådmannen foreslår at det settes av kroner ,- i 2013, og vil komme tilbake til kostnadsspørsmålet i forbindelse med budsjett for Saksopplysninger Utgangspunkt for planen: Bystyrets vedtak Bystyret fattet følgende vedtak ved behandling av kontrollutvalgets rapport etter gjennomgang i saken ved Fargeskrinet barnehage, sak 2012/1606 (PS 30/13): 1. Bystyret slutter seg til konklusjonene i revisjonsrapporten Gjennomgang av saken ved Fargeskrinet barnehage og kontrollutvalgets behandling av denne. 2. Bystyret vil på det sterkeste beklage at kommunens håndtering av denne saken har vært mangelfull slik revisjonsrapporten redegjør for. 3. Bystyret ber rådmannen snarest iverksette nødvendige tiltak for å endre kommunale rutiner/regelverk slik at lignende saker så langt som mulig kan unngås for framtiden. Bystyret ber rådmannen om en plan for dette arbeidet til bystyremøtet 30/5-13 og en rapportering om hva som er gjennomført til bystyret 26/ Bystyret ber rådmannen iverksette tiltak som sikrer at de ansatte på alle nivåer er klar over hvilke holdninger som forventes spesifikt i saker av denne karakter, men også generelt i all tjenesteyting. 5. Følgende forslag fra Stian Lund oversendes kommuneorganisasjonskomiteen: Som en direkte konsekvens av barnehagesaken ber bystyret rådmannen forberede nytt valg av medlemmer til AMU (arbeidsmiljøutvalget) slik at det igjen blir politisk representasjon i AMU. AMU bes også fremlegge en konkret plan (eller planer de allerede har vedtatt) for hvordan barn og pårørende vil bli fulgt opp fremover. Gitt sakens viktighet fremlegges dette for bystyret i mai møtet Avgrensing i planen mandat Punkt 1 og 2 står for bystyrets egen uttalelse. Punkt 5 ble behandlet i Kommuneorganisasjonskomiteen 2. mai med følgende innstilling til bystyret: AMU utvides til 10 medlemmer hvorav to medlemmer velges av formannskapet og to medlemmer velges fra arbeidstakersiden. Legges frem som egen sak. Fra Kommuneorganisasjonskomiteens møteprotokoll: Det står videre i Stian Lunds forslag at; AMU bes legge frem en konkret plan (eller planer som de allerede har vedtatt) for hvordan barn og pårørende vil bli fulgt opp fremover. I arbeidsmiljøloven 7-2, (1) står det Arbeidsmiljøutvalget skal virke for gjennomføring av et fullt forsvarlig arbeidsmiljø i virksomheten. Utvalget skal delta i planleggingen av verne- og miljøarbeidet, og nøye følge utviklingen i spørsmål som angår arbeidstakernes sikkerhet, helse og velferd. Som det fremgår av arbeidsmiljøloven har AMU kun ansvar for ansatte og deres arbeidsmiljø så det foreligger derfor ingen planer fra dette utvalget om hvordan barn og pårørende i denne saken vil bli fulgt opp. Slik rådmannen ser det vil denne delen av Stian Lunds forslag dekkes av den plan rådmannen skal legge frem til bystyremøte Denne planen avgrenses således til å gjelde punkt 3, 4 og andre del av punkt 5. Mandat: Bystyret ber rådmannen snarest iverksette nødvendige tiltak for å endre kommunale rutiner/regelverk slik at lignende saker så langt som mulig kan unngås for framtiden. Bystyret ber rådmannen om en plan for dette arbeidet til bystyremøtet 30/5-13 og en

3 rapportering om hva som er gjennomført til bystyret 26/9-13. Bystyret ber rådmannen iverksette tiltak som sikrer at de ansatte på alle nivåer er klar over hvilke holdninger som forventes spesifikt i saker av denne karakter, men også generelt i all tjenesteyting. Rådmannen fremlegger en konkret plan (eller planer de allerede har vedtatt) for hvordan barn og pårørende vil bli fulgt opp fremover. Gitt sakens viktighet fremlegges dette for bystyret i mai møtet (Jfr. sak 14/13 i Kommuneorganisasjonskomiteen) Statlige krav til internkontrollen og statlig tilsyn Kommunal- og regionaldepartementets har i 2013 utgitt en veileder om statlig styring av kommuner og fylkeskommuner. Her gis det en retningslinje for hvilke krav det normalt skal stilles til den kommunale internkontrollen (KRD, 2013). Bystyrets overordnede kontroll- og tilsynsansvar Bystyret har det overordnede kontroll- og tilsynsansvar i kommunen og har følgelig ansvar for å sikre at kommunens virksomhet er organisert på en slik måte at kommunen når fastsatte mål og unngår feil. God rolleavklaring og godt samspill mellom bystyret, kontrollutvalg, revisjon og rådmann er trukket frem som en viktig forutsetning for god intern kontroll. Tilsvarende er gjensidig respekt og forståelse for hverandres roller og oppgaver en forutsetning for godt samarbeid. Rådmannens overordnede internkontrollansvar Rådmannen tar utgangspunkt i KS veileder (2013) Rådmannens internkontroll. Hvordan få orden i eget hus. De tre viktigste områdene i forbedring av internkontroll: Internkontroll og kontrollaktiviteter må være basert på risikoanalyser Internkontrollen må i større grad være en del av ordinær ledelse og virksomhetsstyring Det er nødvendig med mer formalisering av internkontrollen Administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. Kommuneloven 23 nr 2. I praksis kan vi si at internkontroll er: formaliseringer, dokumenter, rutiner (arbeidsformer, kontrolltiltak, prosedyrer og rapporteringer) som utarbeides, vedlikeholdes, kontrolleres og følges opp, for å sikre at kommunen har den ønskede utvikling, at lover og regler overholdes, at det er kvalitet og effektivitet i tjenestene, og at omdømme og legitimitet ikke svekkes. Informasjon og kommunikasjon Viktig informasjon må identifiseres, fanges opp og formidles til riktig tid og gjøre de ansatte i stand til å utføre sine oppgaver. Effektiv kommunikasjon skal gjennomsyre organisasjonen i vid forstand, dvs. ned, på tvers og opp i organisasjonen. Rådmannen skal formidle at ansvaret for kontroll må tas alvorlig og alle ansatte må forstå sin egen rolle i det interne kontrollsystemet. Det må dessuten være kanaler for formidling av viktig informasjon opp i hierarkiet til ledelsen og til dette brukes QM+. Avvikskultur, læring og forbedring Kommunens Verdidokument er grunnlaget for vår organisasjonskultur, inkludert vår kultur for å håndtere avvik: Det er riktig å si fra om feil og mangler. Det skal være trygghet i organisasjonen om at når en feil begås, ivaretas den som har begått feilen og den som varsler om hendelsen på best mulig måte. Det oppfordres til rapportering, og rapporterte hendelser tas på alvor.

4 Hensikten med avviksrapportering er å få dokumentert tilfeller der internkontrollen ikke fungerer godt nok f.eks fordi prosedyrer ikke blir fulgt eller at en risiko ikke er oppdaget. Det er imidlertid ikke tilstrekkelig å avdekke og rapportere, det er oppfølgingen som har effekt. Avviksrapportering og håndtering skal selvsagt følges opp slik at det enkelte avviket blir lukket, men de skal også bidra til at tilsvarende eller andre feil eller avvik kan forebygges. Det er viktig å tenke læring når det skal vurderes om et avvik skal registreres eller ikke. Hvis konsekvensene av den uønskede hendelsen er store, bør avviket registreres og forebyggende tiltak iverksettes slik at tilsvarende hendelse ikke skjer flere ganger. Dersom ledelsen har god kultur vil dette smitte over på medarbeiderne. Medarbeidere som erfarer at det å melde avvik bidrar til at organisasjonen lærer av episoder og feil vil være mer tilbøyelige til å melde avvik enn om erfaringen er at avvik brukes til å henge ut enkeltpersoner. Det samme gjelder rutiner for tilbakemeldinger til den som melder - god praksis kan også bidra til at kommunens omdømme forbedres. Plan for oppfølging av bystyrets vedtak Kommunens internkontrollsystem omfatter en rekke rutiner for tjenestekvalitet og HMS, inklusive en egen rutine for avviksrapportering og behandling. Deler av internkontrollsystemet som er relevant i forhold til hendelsen i Fargeskrinet barnehage, og som ikke forelå ved tidspunktet for hendelsen: En egen praksishåndbok for tverrfaglig samhandling, Sammen på tvers En egen HMS-håndbok er laget Iverksatt arbeid med nye rutiner for vurdering og iverksetting av tiltak ved mistanke om vold og seksuelle overgrep mot barn Alle enhetene er pålagt å bruke elektronisk rapporteringssystem ved avvik (QM+) Styrking av koordinerende enhet (KE) ved ledelse av Kommunalsjef Kvello-modellen i alle barnehagene, et tverrfaglig observasjonssystem. Per i dag i prosjektfase, vurderes implementert i ordinær drift i 2014 Økt fokus på kommunens Verdidokument Viktige elementer i planen videre: Tydeliggjøre ledelsens ansvar for internkontroll i hele kommunens organisasjon Oppfølging av lederavtaler 2013, hvor internkontroll inngår Skille helse, miljø og sikkerhet for ansatte (HMS) fra øvrig internkontroll (tjenestekvalitet ) i QM+ systemet og internkontrollforståelsen, inkludert revisjon av HMS-håndboka Oppdatere og utarbeide ROS-analyser (risiko og sårbarhet) innen alle tjenesteområder Revidere og utarbeide rutiner og prosedyrer for ulike uønskede hendelser, og snarest på følgende områder a. Avviksrapportering og behandling. Revideres innen b. Avviksrutiner for vurdering og iverksetting av tiltak ved mistanke om vold og seksuelle overgrep mot barn. Ferdigstilles innen c. Rutine for varsling ved kritikkverdige forhold i virksomheten. Ferdigstilles innen d. Rutiner/prosedyrer for barnehage/skole/sfo (jamfør Kriseportalen.no med rutiner for førstehjelp, sykdom og ulykke, dødsfall, mobbing, barns personlige problemer, barns familieproblemer, barnehage og samfunn, andre alvorlige hendelser, oppbevaring av arbeidslister (vurdere bruk av MinVakt/Visma eller lignende) Forankre QM+ som elektronisk HMS- og tjenestekvalitetssystem i hele organisasjonen a. Sikre tilgang til datautstyr og QM+ for alle fast ansatte, inkludert personlige mailadresser b. Intensiv opplæring i hele organisasjonen

5 Effektivisere og revitalisere internkontrollrevisjon (vurdere opprettelse av kvalitetsutvalg), bedre rapportering og formidling av resultater gjennom bruk av QM+ a. Internkontroll som fast punkt på agendaen i avdelings- og enhets- og rådmannens ledermøter b. Årlig revisjon av internkontrollsystemet c. Rapporter i rådmannens ledergruppe 2 ganger i året og vurdere tiltak d. Rapporter på HMS til AMU 2 ganger i året e. Internkontroll legges inn som eget punkt i Virksomhetsplaner og Årsmelding Første modul i et nytt lederutviklingsprogram høsten 2013; Internkontroll. I forbedring av internkontroll i enhetene vises det til veiledere/forskrifter innen respektive område, hvor det fremgår at den/de ansvarlige for virksomheten skal: a) beskrive virksomhetens hovedoppgaver og mål, herunder mål for forbedringsarbeidet samt hvordan virksomheten er organisert. Det skal klart fremgå hvordan ansvar, oppgaver og myndighet er fordelt, b) sikre tilgang til aktuelle lover og forskrifter som gjelder for virksomheten, c) sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter innenfor det aktuelle fagfeltet samt om virksomhetens internkontroll, d) sørge for at arbeidstakerne medvirker slik at samlet kunnskap og erfaring utnyttes, e) gjøre bruk av erfaringer fra brukere til forbedring av virksomheten, f) skaffe oversikt over områder i virksomheten hvor det er fare for svikt eller mangel på oppfyllelse av myndighetskrav, g) utvikle, iverksette, kontrollere, evaluere og forbedre nødvendige prosedyrer, instrukser, rutiner eller andre tiltak for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av sosial- og helselovgivningen, h) foreta systematisk overvåking og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt og bidrar til kontinuerlig forbedring i virksomheten Brukerundersøkelser i alle tjenesteområder og tilsyn i barnehagene gjennomføres hvert 2. år, i henhold til plan. Neste tilsyn gjennomføres innen sommeren 2013, og neste brukerundersøkelse i barnehagene gjennomføres i løpet av høsten Til tredje punkt i Rådmannens mandat Saken i Fargeskrinet barnehage har dannet utgangspunkt for at dette nå får økt fokus, og Rådmannen er også bedt om å fremlegge en konkret plan (eller planer de allerede har vedtatt) for hvordan barn og pårørende vil bli fulgt opp fremover. Etter møtet som Rådmannen hadde med de involverte foreldrene 6. mai, foreslår foreldrene selv følgende tiltak: 1. Spesiell oppfølging av hvert enkelt barn i skolen 2. Kroner ,- til hvert barn (6 barn), slik at foreldrene kan få gjort noe sammen med barna, og som en kompensasjon for den belastning denne saken har påført familiene 3. En ipad og en unnskyldning fra kommunen til hvert barn (6 barn) 4. Oppfølgingstiltak i barnehagen: opprette tillit mellom ledelsen og foreldrene, kontrollere den pedagogiske bemanning og føre lister over hvem som er på jobb til en hver tid Tiltakene 2 og 3 ønskes iverksatt før sommeren i år. Rådmannens vurdering av foreldrenes ønsker: Enhetsleder og rektor kontakter foreldrene på nytt med tanke på oppfølging av barna i skolen, og iverksetter eventuelt relevante tiltak i forhold til det enkelte barns behov i henhold til opplæringsloven Rådmannen hadde møte med foreldrene 6. mai og ga i den anledning en uforbeholden unnskyldning med bakgrunn i konklusjonene i rapporten

6 Rådmannen ser belastningen foreldrene og barna er påført i forbindelse med denne saken, og at de har brukt mye tid og ressurser på dette. De har samtidig bidratt til å sette nødvendig fokus på kommunens forbedringsarbeid. Rådmannen foreslår at ordfører får fullmakt til å iverksette tiltak i samråd med rådmannen, barnefaglig kompetanse og foreldrene Tillit mellom foreldre og ledelse i barnehagen er en forutsetning for at barna skal ha et godt tilbud. Enhetsleder er i dialog med ledelsen og det arbeides videre for å gjenopprette tilliten til de foreldrene dette gjelder Pedagogisk bemanning rapporteres per i dag tre ganger årlig til tilsynsmyndigheten (enhetsleder), men arbeidslister har til nå ikke vært oppbevart for etterkontroll. Det vil vurderes å innføre et elektronisk bemanningssystem (for eksempel MinVakt eller Visma), som vil muliggjøre lagring og etterkontroll Vurderinger Forbedring av internkontroll er en kontinuerlig prosess. Det er et omfattende arbeid som ligger foran oss, og det er helt nødvendig å sette av betydelige ressurser til dette om vi skal lykkes. Rådmannens konklusjon Det er behov for ekstra ressurser til gjennomføring av tiltak i planen allerede i inneværende år, og det bes om en bevilgning på ,- som settes til Rådmannens disposisjon til eksempelvis utarbeidelse av ROS-analyser, frikjøp av ansatte til internt arbeid og kjøp av ekstern kompetanse. Rådmannen vil komme tilbake til kostnader knyttet til det videre kontinuerlige arbeidet med internkontroll i forslag til budsjett for Det må klargjøres nærmere hvem som har ansvar for de ulike leddene i planen for videre arbeid, og når de skal gjennomføres. En mer detaljert oversikt over dette vil fremlegges i september. Fremdriftsplan i den nærmeste tiden fremover: Tiltak Ansvar Frist Økt fokus på verdidokumentet generelt, og spesielt punktet om åpenhet: Rådmannen, enhetsledere og avdelingsledere Det er riktig å si fra om feil og mangler Sikre god informasjonsflyt Størst mulig grad av medvirkning i beslutningsprosesser Gjensidig åpenhet mellom enhetene, ledelse og ansatte være en vikommune Tydeliggjøre ledelsens ansvar for internkontroll i hele kommunens organisasjon Oppfølging av lederavtaler 2013, hvor internkontroll inngår Skille helse, miljø og sikkerhet for ansatte (HMS) fra øvrig internkontroll (tjenestekvalitet) i QM+ systemet og internkontrollforståelsen, inkludert revisjon av HMS-håndboka Oppdatere og utarbeide ROS-analyser (risiko og sårbarhet) innen alle tjenesteområder Rådmannen, enhetsledere og avdelingsledere Rådmannen/enhetsledere Enhet for støttefunksjoner Enhetsledere Kontinuerlig Høsten 2013: tema på utvidet ledersamling Iverksettes umiddelbart Iverksatt Revidere og utarbeide rutiner og Enhetsledere

7 prosedyrer for ulike uønskede hendelser Revidere rutine for avviksrapportering og -behandling. Utarbeide avviksrutiner for vurdering og iverksetting av tiltak ved mistanke om vold og seksuelle overgrep mot barn Utarbeide rutine for varsling ved kritikkverdige forhold i virksomheten Forankre QM+ som elektronisk HMSog tjenestekvalitetssystem i hele organisasjonen Effektivisere og revitalisere internkontrollrevisjon (vurdere opprettelse av kvalitetsutvalg), bedre rapportering og formidling av resultater gjennom bruk av QM+ Internkontroll som første modul i lederutviklingsprogram Tilsyn i de kommunale barnehager Tilsyn i de private barnehagene Gjennomføre brukerundersøkelser innen alle tjenesteområdene Enhetsleder og rektor kontakter foreldrene på nytt med tanke på oppfølging av barna i skolen, og iverksetter eventuelt relevante tiltak i forhold til det enkelte barns behov i henhold til opplæringsloven Ordfører iverksetter tiltak i samråd med rådmannen, barnefaglig kompetanse og foreldrene Arbeide videre for å gjenopprette tilliten til de foreldrene dette gjelder Vurdere å innføre et elektronisk bemanningssystem (for eksempel MinVakt eller Visma), som vil muliggjøre lagring og etterkontroll av arbeidslister Rådmannen barneskoler Enhet for støttefunksjoner Rådmannen, enhetsledere Rådmannen Rådmannen Høsten 2013 barneskoler Enhetsledere barneskole Ordfører barneskole barneskole Høsten 2013 I barnehagene høsten 2013 Øvrige tjenesteområder i henhold til planen