Søndre Land kommune Side 1 MØTEINNKALLING

Transkript

1 Søndre Land kommune Side 1 MØTEINNKALLING Utvalg: Kommunestyret Møtested: Kommunestyresalen, Rådhuset Møtedato: Tid: Kl NB! Merk tiden Medlemmene innkalles med dette til ovennevnte møte. Eventuelt forfall meldes til servicetorget, tlf: snarest mulig. Varamedlemmer møter bare etter nærmere innkalling. Særtrykkene (se vedleggsoversikten) er tidligere utdelt i forbindelse med folkevalgtopplæringen den 12. januar, og sendes kun til de som ikke var til stede 12. januar. Prosjektleder for samhandlingsreformen i Gjøvikregionen, Mette Hafstad fra Gjøvik kommune, vil orientere om samhandlingsprosjektet i Gjøvikregionen, jfr. sakene 1/12 og 2/12 på saklisten. SAKSLISTE Utvalgssakstype/nr. Arkivsaksnr. Tittel 1/12 12/55 VIDEREFØRING AV SAMHANDLINGSPROSJEKTET I GJØVIKREGIONEN BEHANDLING AV SLUTTRAPPORT FRA FORPROSJEKTET 2/12 12/35 SAMARBEIDSAVTALE MELLOM SØNDRE LAND KOMMUNE OG SYKEHUSET INNLANDET HF 3/12 10/1957 VARMEPLAN FOR HOV 4/12 11/237 ORGANISASJONSGJENNOMGANG - BEHANDLING AV FORPROSJEKTRAPPORT 5/12 12/56 EIERSKAPSMELDING 2010 Postadresse: Besøksadresse: Hovsbakken 1 Hovsbakken 1 Telefon: HOV HOV Telefaks:

2 6/12 08/1547 FISKETRAPP II LOMSDALSELVA INVESTERINGSPROSJEKT FOR /12 12/82 SØKNAD OM PERMISJON FRA VERV SOM FOLKEVALGT 8/12 12/94 REFERATSAKER KOMMUNESTYRET MØTE DEN Hov, den Terje Odden ordfører Knut Viset kontorsjef

3 Sak 1/12 VIDEREFØRING AV SAMHANDLINGSPROSJEKTET I GJØVIKREGIONEN BEHANDLING AV SLUTTRAPPORT FRA FORPROSJEKTET Saksbehandler: Randi Marta Berg Arkiv: 026 Arkivsaksnr.: 12/55 Saksnr.: Utvalg Møtedato 3/12 Formannskapet /12 Kommunestyret Innstilling: Kommunestyret vedtar videreføring av samhandlingsprosjektet i Gjøvikregionen i henhold til følgende punkter: 1. Revidert sluttregnskap for forprosjektet skal legges frem, og avvik fra opprinnelig budsjett kommenteres. Herunder gis en beskrivelse av hvordan den eksterne finansieringen er disponert, og hva som gjenstår til en videre finansiering av et hovedprosjekt. 2. Med henvisning til rådmannsgruppas kommende utredning om det interkommunale samarbeidet på bred front, skal den regionale finansieringsnøkkelen (fordelingsnøkkelen) gjennomgås og ev. justeres, eller bekreftes, før kommunene inngår i et mer forpliktende regionalt samarbeid om finansiering av driftsoppgaver. 3. Det opprettes et interkommunalt prosjekt på 1,5 år med en egen Folkehelsekoordinator (prosjektleder), i 50 % stilling. 4. Lærings- og mestringstilbud ligger i og driftes av kommunene selv, men som en støtte for kommunenes arbeid i utviklingen og implementeringen av lærings- og mestringstilbudene, videreføres fokus på temaet i Hovedprosjekt Kompetanse (se under). Under forutsetning av ekstern finansiering, følger delprosjekt Kompetanse opp pasientforløp for kreftpasienter med formål om videreutvikling av en god samarbeidsmodell mellom SI og hver enkelt kommune. 5. Rådmannsgruppa slutter seg til sluttrapportens anbefalinger om et forprosjekt Forsterket skjermet enhet (FSE, ca 8 plasser) spesielt tilrettelagt for personer som har demens og atferdsproblematikk. Prosjektet må raskt avklare hvilke kommuner som ønsker å delta videre i et forpliktende samarbeid for å utrede saken. 6. Etablering av regionale korttidsplasser anses ikke som et opplevd behov nå. Forprosjektet videreføres for utredning av behov for regionalt samarbeid knyttet til ø- hjelpstilbud i kommunene og rehabilitering. Side 3 av 48

4 Sak 1/12 7. Kompetansefokuset videreføres som et prosjekt inn i en hovedprosjektfase. Dagens hovedmodell innen organiseringen av prosjektet videreføres, men med Helse og omsorgssjefgruppa i Gjøvikregionen som den sentrale styringsaktøren. Det engasjeres en prosjektleder som i 100 % stilling får det overordnede prosjektansvaret for alle tiltakene. Prosjektstillinger og driftsbudsjett søkes finansiert ved eksterne prosjektmidler. Eventuelle ytterligere satsinger må finansieres i spleiselag mellom de 5 kommunen og SI. 8. Implementering av LEAN som arbeidsmetode anbefales ikke som felles hovedprosjekt i Gjøvikregionen nå. Rådmannsgruppa arbeider videre med utvikling av samarbeid mellom kommunene om satsing på LEAN. 9. Regionale boligtiltak må bli en løsning som kommunene to og to, eller flere, tar ansvaret for å etablere i samarbeid, hvis dette anses som fornuftig. Rådmannsgruppa anbefaler at Hov Nordre kan videreutvikles som et tilbud til pasienter også fra de andre tre kommunene. 10. Rådmennene sikrer oppfølging av følgende punkter i det videre arbeidet; Rekruttering av prosjektstilling Folkehelsekoordinator 50 %, 1,5 år Rutiner for kreftkoordinering i tråd med Gjøviks pilotprosjekt; Sikre at SI og kommunene er samordnet på dette. Avklare samarbeid om korttidsplasser/ø-hjelpsplasser sammen med SI innen 1.mai 2012 Rekruttering av hovedprosjektleder i 100 % stilling, 2-3 år Behandling/vedtak i Formannskapet den sak 3/12 Behandling: Helse- og omsorgssjef Randi Marta Berg gjorde nærmere rede for saken og innstillingen. I den påfølgende debatten fremkom det en del spørsmål og kommentarer, bl.a. relatert til kompetanse og finansiering. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Side 4 av 48

5 Sak 1/12 Kommunestyret vedtar videreføring av samhandlingsprosjektet i Gjøvikregionen i henhold til følgende punkter: 1. Revidert sluttregnskap for forprosjektet skal legges frem, og avvik fra opprinnelig budsjett kommenteres. Herunder gis en beskrivelse av hvordan den eksterne finansieringen er disponert, og hva som gjenstår til en videre finansiering av et hovedprosjekt. 2. Med henvisning til rådmannsgruppas kommende utredning om det interkommunale samarbeidet på bred front, skal den regionale finansieringsnøkkelen (fordelingsnøkkelen) gjennomgås og ev. justeres, eller bekreftes, før kommunene inngår i et mer forpliktende regionalt samarbeid om finansiering av driftsoppgaver. 3. Det opprettes et interkommunalt prosjekt på 1,5 år med en egen Folkehelsekoordinator (prosjektleder), i 50 % stilling. 4. Lærings- og mestringstilbud ligger i og driftes av kommunene selv, men som en støtte for kommunenes arbeid i utviklingen og implementeringen av lærings- og mestringstilbudene, videreføres fokus på temaet i Hovedprosjekt Kompetanse (se under). Under forutsetning av ekstern finansiering, følger delprosjekt Kompetanse opp pasientforløp for kreftpasienter med formål om videreutvikling av en god samarbeidsmodell mellom SI og hver enkelt kommune. 5. Rådmannsgruppa slutter seg til sluttrapportens anbefalinger om et forprosjekt Forsterket skjermet enhet (FSE, ca 8 plasser) spesielt tilrettelagt for personer som har demens og atferdsproblematikk. Prosjektet må raskt avklare hvilke kommuner som ønsker å delta videre i et forpliktende samarbeid for å utrede saken. 6. Etablering av regionale korttidsplasser anses ikke som et opplevd behov nå. Forprosjektet videreføres for utredning av behov for regionalt samarbeid knyttet til ø- hjelpstilbud i kommunene og rehabilitering. 7. Kompetansefokuset videreføres som et prosjekt inn i en hovedprosjektfase. Dagens hovedmodell innen organiseringen av prosjektet videreføres, men med Helse og omsorgssjefgruppa i Gjøvikregionen som den sentrale styringsaktøren. Det engasjeres en prosjektleder som i 100 % stilling får det overordnede prosjektansvaret for alle tiltakene. Prosjektstillinger og driftsbudsjett søkes finansiert ved eksterne prosjektmidler. Eventuelle ytterligere satsinger må finansieres i spleiselag mellom de 5 kommunen og SI. 8. Implementering av LEAN som arbeidsmetode anbefales ikke som felles hovedprosjekt i Gjøvikregionen nå. Rådmannsgruppa arbeider videre med utvikling av samarbeid mellom kommunene om satsing på LEAN. Side 5 av 48

6 Sak 1/12 9. Regionale boligtiltak må bli en løsning som kommunene to og to, eller flere, tar ansvaret for å etablere i samarbeid, hvis dette anses som fornuftig. Rådmannsgruppa anbefaler at Hov Nordre kan videreutvikles som et tilbud til pasienter også fra de andre tre kommunene. 10. Rådmennene sikrer oppfølging av følgende punkter i det videre arbeidet; Rekruttering av prosjektstilling Folkehelsekoordinator 50 %, 1,5 år Rutiner for kreftkoordinering i tråd med Gjøviks pilotprosjekt; Sikre at SI og kommunene er samordnet på dette. Avklare samarbeid om korttidsplasser/ø-hjelpsplasser sammen med SI innen 1.mai 2012 Rekruttering av hovedprosjektleder i 100 % stilling, 2-3 år Vedlegg: Vedlegg 1. Rådmannsgruppas vurdering av sluttrapport for Gjøvikregionen. Bakgrunn: Kommunestyrene i de 5 kommunene i Gjøvik-regionen vedtok i oktober 2010 å iverksette et Forprosjekt om Samhandlingsreformen i regionen. Bakgrunnen var Forstudien som ble gjennomført i 2010 og de nasjonale føringene som forelå på dette tidspunktet. Organiseringa framgår av den vedlagte Fagrapporten. Forprosjektet fikk i oppdrag å utrede samarbeid mellom de 5 kommunene og Sykehuset Innlandet, sortert innen tre områder: Samarbeid på systemnivå Samarbeid om kompetanse Samarbeid om felles funksjoner Forprosjektets anbefalinger er at de 5 kommunene og Sykehuset Innlandet i fellesskap skal etablere: 1. Felles enhet Helsekompetanse Gjøvikregionen som en felles regional kompetanse og utviklingsenhet. 2. Samhandlingskoordinator for folkehelse 3. Felles lærings og mestringstilbud 4. Samhandlingskoordinator kreft I tillegg til dette foreslås følgende prosjekter gjennomført som forprosjekter: 1. Utrede videre samarbeid om korttidsplasser Side 6 av 48

7 Sak 1/12 2. Etablere Forsterket enhet for demente Vurdering: Rådmannsgruppa i Gjøvikregionen har gått gjennom Forprosjektets anbefalinger. Disse er lagt til grunn for den videre vurderingen. Rådmannsgruppa fremmer i fellesskap denne saksutredningen med forslag til vedtak for behandling i de 5 kommunene og vedtak i de 5 kommunestyrene i januar Utgangspunktet for vurderingene er regjeringens Stortingsmelding nr. 47 ( ) om Samhandlingsreformen, og de lover og forskrifter som har kommet i ettertid; Ny Folkehelselov og Lov om kommunale helse og omsorgstjenester. Forskrifter av særlig stor betydning er Fastlegeforskriften (sendt på høring) og forskrift om kommunal medfinansiering av spesialisthelsetjenesten og kommunal betaling for utskrivingsklare pasienter. Pasientrettighetsloven og Helsepersonell loven er også viktig å nevne i denne sammenhengen. Bakgrunnen for reformen er at det i årene som kommer vil bli flere mennesker med kroniske sykdommer, antall eldre vil øke kraftig, veksten i helseutgiftene må bremses og det er nødvendig å tenkte mer helhetlig når det gjelder tjenestetilbudet. På bakgrunn av disse utfordringene har Stortinget vedtatt Samhandlingsreformen som trer i kraft 1. januar Samhandlingsreformen er en mulighetsreform. Det er viktig å sikre en god reform med utgangspunkt i brukerens behov og medvirkning, kommunehelsetjenesten som grunnmur og likeverdighet mellom kommunene og helseforetakene (sykehusene). Kommunenes Sentralforbund mener at kommunene skal være den helhetlige inngangsporten til helsetjenestene til beste for innbyggerne og ha tilstrekkelig økonomisk og kompetansemessig kraft til å påta seg store oppgaver. Forholdet til fastlegene Fastlegenes rolle vil bli viktig i Samhandlingsreformen. Regjeringen har nå sendt ut utkast til revidert forskrift om fastlegeordningen. Høringsfristen er 22.mars I høringsnotatet understrekes fastlegenes sentrale rolle for å nå målene i Samhandlingsreformen. Departementet foreslår blant annet: En presisering av kommunens ansvar for fastlegeordningen En presisering av fastlegens listeansvar, herunder innføringen av krav til funksjon og kvalitet i tjenesten En forskriftsfesting av sentrale sider ved ordningen som i dag er avtaleregulert Krav om rapportering til kvalitets- og styringsformål Økonomiske sanksjoner mot fastleger ved manglende oppfyllelse av avtalen Flytting av truende og voldelige pasienter uten samtykke fra en fastlegeliste Det vil bli viktig å få til gode samarbeidsmodeller mellom fastlegene og den enkelte kommune. Her kan det også tenkes noen regionale løsninger. Side 7 av 48

8 Sak 1/12 Økt effektivitet gjennom samarbeid I Gjøvikregionen er det snart innbyggere. Det er ca personer som arbeider innen helse og omsorg i de 5 kommunene og i Sykehuset Innlandet i regionen vår. Samhandlingsreformen gir oss store utfordringer knyttet opp til samarbeid med Sykehuset Innlandet og utfordringer som det er mer rasjonalt for den enkelte kommune å løse i samarbeid med de andre kommunene i regionen. Dette utviklings og koordineringsarbeidet mener rådmannsgruppa at det er rasjonelt å samarbeide om. Her finnes det også gode statlig tilskuddsmuligheter som det ikke er like enkelt å trekke veksler på for den enkelte kommune. Alle direkte prosjektkostnader i Forstudien og Forprosjektet er til nå dekket uten bevilgninger fra kommunene. Avtalene med Sykehuset Innlandet Parallelt med prosjektet Samhandlingsreformen i Gjøvikregionen, har lovverket kommet på plass med bl.a. krav om avtaler mellom den enkelte kommune og det regionale helseforetaket. Loven sier at det skal vedtas 11 avtalepunkter. 4 av disse skal avtales innen 31.jaunar 2012 og de neste 7 innen 1.juli De 4 første avtalene er knyttet opp til oppgavefordeling, innleggelse på sykehus, samarbeid om utskrivingsklare pasienter og beredskapsplaner. Til kommunestyremøtene i januar 2012 vil det foreligge et framforhandlet forslag mellom KS Hedmark/Oppland sin forhandlingsgruppe og Sykehuset Innlandet (SI). Det er viktig at regionen står samlet i dette avtalearbeidet i Disse avtalene vil også ligge til grunn for samarbeidet mellom kommunene og SI i Gjøvikregionen. Avtalene omtales ikke nærmere her, men vil bli gjennomgått i egen sak. Side 8 av 48

9 Sak 2/12 SAMARBEIDSAVTALE MELLOM SØNDRE LAND KOMMUNE OG SYKEHUSET INNLANDET HF Saksbehandler: Lene Nilssen Arkiv: 026 Arkivsaksnr.: 12/35 Saksnr.: Utvalg Møtedato 4/12 Formannskapet /12 Kommunestyret Innstilling: 1. Kommunestyret godkjenner avtalen som er framforhandlet mellom kommunen og SI som består av overordnet samarbeidsavtale, tjenesteavtaler og samhandlingsrutiner. 2. Kommunestyrer vedtar følgende fullmakt til å forvalte avtalene: a. Kommunestyret vedtar avtalen (alle tre nivåene) i tråd med frister i loven. b. Ordføreren signerer den overordnede samarbeidsavtalen c. Rådmannen signerer tjenesteavtalene og samhandlingsrutinene. d. Rådmannen har fullmakt til å framforhandle og godkjenne endringer i tjenesteavtalene og samhandlingsrutinene dersom det oppstår behov i avtaleperioden og partene er enige i disse. Behandling/vedtak i Formannskapet den sak 4/12 Behandling: Manglende vedlegg vedr. samhandlingsrutiner ble utdelt i møtet. Helse- og omsorgssjef Randi Marta Berg gjorde nærmere rede for saken. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: 1. Kommunestyret godkjenner avtalen som er framforhandlet mellom kommunen og SI som består av overordnet samarbeidsavtale, tjenesteavtaler og samhandlingsrutiner. 2. Kommunestyrer vedtar følgende fullmakt til å forvalte avtalene: a. Kommunestyret vedtar avtalen (alle tre nivåene) i tråd med frister i loven. b. Ordføreren signerer den overordnede samarbeidsavtalen c. Rådmannen signerer tjenesteavtalene og samhandlingsrutinene. Side 9 av 48

10 Sak 2/12 d. Rådmannen har fullmakt til å framforhandle og godkjenne endringer i tjenesteavtalene og samhandlingsrutinene dersom det oppstår behov i avtaleperioden og partene er enige i disse. Vedlegg: Overordnet samarbeidsavtale mellom Søndre Land kommune og Sykehuset Innlandet HF (særtrykk) Bakgrunn: Samhandlingsreformens formål Samhandlingsreformens trer i kraft Reformens formål er større satsing på helsefremmende og forebyggende tiltak og redusert behov for vekst i spesialisthelsetjenesten. Målet skal nås ved at kommunale helse- og omsorgstjenester skal videreutvikles og spesialisthelsetjenesten skal spisses. Pasientene og brukere skal få bedre koordinerte og sammenhengende helse- og omsorgstjenester. Rett behandling, på rett nivå, til rett tid er hovedsatsingen. For kommunene er oppdraget å styrke de kommunale tiltakene før, i stedet for og etter spesialisthelsetjenesten. De viktigste virkemidlene er omlegging av finansieringsordningene, nytt lovverk og lovfestede samarbeidsavtaler mellom helseforetak og kommunene. Denne saken omhandler de lovfestede samarbeidsavtalene mellom kommunen og Sykehuset Innlandet HF (SI). Nye lover og forskrifter Stortinget vedtok 24. juni 2011 Stortinget: Lov om folkehelsearbeid, (folkehelseloven) trer i kraft fra Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m., (helse- og omsorgstjenesteloven) trer i kraft fra Nasjonal helse- og omsorgsplan De nye lovene fører til endringer i en rekke andre lover og forskrifter, bla. i spesialisthelsetjenesteloven, helsepersonelloven og helseforetaksloven. Lovkrav om samarbeidsavtaler Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m. av nr 30, kapittel seks, bestemmer at kommunestyret selv skal inngå samarbeidsavtale med det regionale helseforetaket. Helse Sør-Øst RHF har bestemt at Sykehuset Innlandet HF (SI) skal inngå avtaler med kommunene i sitt opptaksområde. Side 10 av 48

11 Sak 2/12 Avtalene skal være juridisk bindende, og det er hver kommune som vil være avtalepart overfor SI. Helse og omsorgstjenesteloven 6-2 oppstiller et minimumskrav til hva en avtale mellom partene skal inneholde. For fire av disse områdene skal avtale være inngått innen , og for de 7 øvrige innen Om forarbeidene til avtaleforslaget mellom SI og kommunen Fylkesstyrene i KS Hedmark og KS Oppland har i felles møte, etter initiativ fra kommuner, vedtatt å opprette en forhandlingsgruppe: Denne har hatt i oppdrag å utarbeide forslag til felles avtaletekst mellom hver kommune og SI. Gruppa består av rådmann Tor Arne Gangsø, Vågå kommune (leder), prosjektleder Harald Sveum, Lillehammer kommune, kommunalsjef Lars Erik Hermansen, Ringsaker kommune og prosjektleder Roy Heine Olsen, Elverum kommune. Mary-Ann Bakos, Tynset, medlem fra administrativt samarbeidsutvalg har deltatt i gruppa. KS Hedmark og Oppland har vært sekretariat for arbeidet. Det har vært benyttet juridisk bistand underveis i arbeidet. Samhandlingen mellom kommunen og SI skal skje mellom likeverdige parter. Et felles avtalearbeid for alle kommunene har hatt som mål å legge vekt på kommunenes behov og å sikre mest mulig like avtaler innenfor SIs opptaksområde. Partene var enige om at Brukerutvalget i SI skulle ivareta brukerrepresentasjonen i forhandlingene. Brukerutvalget har deltatt i forhandlingsmøtene. Forhandlingsgruppa har hatt tre møter med SI. Og det er enighet om vedlagte forslag til avtaletekst for behandling i hvert kommunestyre og i styret for SI. Om samarbeidsavtalen SI og de 49 kommunene i opptaksområdet har allerede samarbeidsavtaler som er utviklet ut fra partenes erfaringer over tid. Den gjeldende samarbeidsavtalen er fra Denne avtalen opphører ved inngåelse av ny samarbeidsavtale. Kapittel 4 i nåværende avtale som omhandler utvalg som skal ivareta formålet med samarbeidsavtalen, er videreført i forslaget til ny avtale. Ny avtale er juridisk bindende og det knytter seg økonomiske forpliktelser fra kommunens side ved avtalen. Ny avtaletekst bygger i stor grad på eksisterende avtale og en veileder utarbeidet for utarbeidelse av slike avtaler. Ny avtale har følgende struktur: Overordnet samarbeidsavtale formål, samhandlingsorgan, avvik og tvisteløsninger. Side 11 av 48

12 Sak 2/12 Tjenesteavtaler en for hvert av de 11 lovkravene til innhold i samarbeidsavtalen. Samhandlingsrutiner disse er i all hovedsak en videreføring av dagens rutiner mellom partene; men tilpasset nye lover og forskrifter. Det vil videre være aktuelt å inngå ytterligere avtaler mellom hver kommune og SI som regulerer andre forhold enn lovkravenes minimumsområder. Det foreslås å videreføre dagens Administrative samhandlingsutvalg og de Geografiske samarbeidsutvalgene. For å videreføre arbeidet med avtalene og revidering av denne avtalen foreslås et Overordnet samarbeidsorgan i ett år. En evaluering og utarbeidelse av nye vedtekter for skal skje innen Avtalens varighet Det er enighet om behov for full gjennomgang og revidering av avtalen før utgangen av Dette skyldes at samhandlingsreformen er en retningsreform, at partene har hatt kort tid for gode prosesser for utforming av avtaleteksten og at en rekke viktige forskrifter ennå ikke er klare. Det foreslås en kort virkningstid, til Avtalen gjennomgås og revideres i Vurdering: Vedtak og delegasjon Lovkravet er at kommunestyret skal vedta avtalene. For å oppnå mest mulig dynamikk i samhandlingen mellom partene anbefales en tydelig og effektiv delegasjonsstruktur. Følgende foreslås: 1. Kommunestyret vedtar avtalen (alle tre nivåene) i tråd med frister i loven. 2. Ordføreren signerer den overordnede samarbeidsavtalen 3. Rådmannen signerer tjenesteavtalene og samhandlingsrutinene. 4. Rådmannen har fullmakt til å framforhandle og godkjenne endringer i tjenesteavtalene og samhandlingsrutinene dersom det oppstår behov i avtaleperioden og partene er enige i disse. Side 12 av 48

13 Sak 3/12 VARMEPLAN FOR HOV Saksbehandler: Einar Struksnæs Arkiv: 233 K22 Arkivsaksnr.: 10/1957 Saksnr.: Utvalg Møtedato 258/10 Formannskapet /11 Formannskapet /11 Formannskapet /12 Formannskapet /12 Kommunestyret Innstilling: Kommunestyret godkjenner rapporten Varmeplan for Hov desember 2011 som kommunens gjeldende politiske dokument for etablering av fjernvarmeanlegg i Hov. Planens videre oppfølging skjer i regi av komité for plan, miljø og teknisk etter nærmere mandat fastsatt av formannskapet. Administrasjonen bes om å utferdige forslag til slikt mandat. Behandling/vedtak i Formannskapet den sak 258/10 Behandling: Det ble fremmet omforent forslag om at det er formannskapet som bør være styringsgruppe og som også bør oppnevne en arbeidsgruppe i samråd med rådmannen. For øvrig ble innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Formannskapet vedtar å utarbeide varmeplan for Hov. Varmeplanen skal utrede lønnsomheten for alternative utbygginger av fjernvarme i Hov og gi teknisk/økonomisk grunnlag for beslutning og anbud på utbygging. Planen skal utover rene økonomiske kriterier også vektlegge hensyn til transport, miljø, og estetikk. Side 13 av 48

14 Sak 3/12 Prosjektet har en total kostnadsramme på kr ,-. Gjennomføring av prosjektet forutsetter ekstern finansiering med kr ,- i kartleggingsstøtte fra ENOVA og kr ,- i lokale rentemidler av skogfondsmidlene. Resterende finansiering, kr ,- dekkes med egen ressursbruk/eget arbeid innenfor ordinært budsjett. Varmeplanen skal være ferdig innen Formannskapet vil være styringsgruppe. Rådmannen er prosjektansvarlig for varmeplankartleggingen og nedsetter en hensiktsmessig sammensatt arbeidsgruppe som er ansvarlig for gjennomføring av prosjektet i samråd med styringsgruppen. Behandling/vedtak i Formannskapet den sak 37/11 Behandling: Det ble uttrykt positive signaler om saken. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Formannskapet gir sin tilslutning til at vedlagte prosjektbeskrivelse for varmeplan Hov er kommunens rammeverk for det videre arbeidet med å kartlegge kommersielt grunnlag for fjern- eller nærvarmeanlegg i Hov, herunder å søke prosjektstøtte fra ENOVA. Behandling/vedtak i Formannskapet den sak 157/11 Behandling: Einar Struksnes og Ole Helmer Engelien Bjørlien, som representanter fra den nedsatte arbeidsgruppen, redegjorde nærmere for planen og bakgrunnen for denne. Det ble opplyst at det vurderes å være tilstrekkelig grunnlag for å sikre nødvendig virke (flis) innen kommunen for å drive et biovarmeanlegg, også på lengre sikt. Det gjenstår noe mer Side 14 av 48

15 Sak 3/12 beregninger knyttet til kostnadene for kommunen ved omlegging til fjernvarmenett basert på alternative driftsanlegg i kommunale bygg. Videre ble det diskutert ulike måter å organisere biovarmeanlegg på. Dette bør innarbeides i planen hvor de ulike alternativene/modeller beskrives nærmere. En ser ikke for seg at varmeplanen sendes på noen høring, men avventer politiske signaler på det videre arbeidet. Etter at arbeidet med varmeplanen er sluttført, fremmes planen som en rapport som kan danne grunnlag for beslutninger om kommunens videre engasjement. Formannskapet ga positive signaler til det arbeidet som er nedlagt i varmeplanen, men at spørsmålet om kommunens rolle i etablering av biovarmeanlegg (fjernvarme) må avklares, samt kostnader for kommunen. Når selve varmeplanen er ferdig, bør den videre oppfølgingen skje i regi av komité for plan, miljø og teknisk etter nærmere angitt mandat fastsatt av formannskapet. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Formannskapet ber om at administrasjonen arbeider videre med varmeplan for Hov ut fra de signaler og innspill som kom fram i møtet. Behandling/vedtak i Formannskapet den sak 5/12 Behandling: Skogbrukssjef Einar Struksnæs redegjorde nærmere for bakgrunnen for saken, mens engasjert rådgiver Ole Helmer Bjørlien redegjorde nærmere for selve varmeplanen. Under presentasjonen fremkom det ulike spørsmål som ble besvart underveis. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Kommunestyret godkjenner rapporten Varmeplan for Hov desember 2011 som kommunens gjeldende politiske dokument for etablering av fjernvarmeanlegg i Hov. Planens videre oppfølging skjer i regi av komité for plan, miljø og teknisk etter nærmere mandat fastsatt av formannskapet. Administrasjonen bes om å utferdige forslag til slikt mandat. Side 15 av 48

16 Sak 3/12 Vedlegg som følger saken: Varmeplan for Hov desember 2011 (særtrykk) Bakgrunn: Søndre Land kommune har utarbeidet energi- og klimaplan for kommunen. Planen identifiserer lokale klimautfordringer og peker på kostnadseffektive og konkrete tiltak som kommunen, innbyggere og næring kan iverksette. Planen ble endelig vedtatt i desember Planen har som hovedmål at Søndre Land kommune skal bidra til Norges forpliktede reduksjon av klimagassutslipp. Dette skal oppnås gjennom tiltak for reduksjon av energiforbruk og klimagassutslipp, utvikling av og styrking av næringer basert på produksjon av fornybar energi og ved involvering av kommunens innbyggere. Energi- og klimaplanen lister opp en rekke mål og tiltak som bygger opp under planens hovedmål. Utarbeidelse av varmeplan for Hov sentrum ble tidlig i prosessen identifisert som et sentralt tiltak og er eksplisitt listet opp som tiltak nr 5.0 under Mål 5: Generell reduksjon av energiforbruk og utslipp. Formannskapet vedtok å igangsette utarbeidelse av varmeplan for Hov , parallelt med arbeidet med energi- og klimaplanen: Formannskapet vedtar å utarbeide varmeplan for Hov. Varmeplanen skal utrede lønnsomheten for alternative utbygginger av fjernvarme i Hov og gi teknisk/økonomisk grunnlag for beslutning og anbud på utbygging. Planen skal utover rene økonomiske kriterier også vektlegge hensyn til transport, miljø, og estetikk. Prosjektet har en total kostnadsramme på kr ,-. Gjennomføring av prosjektet forutsetter ekstern finansiering med kr ,- i kartleggingsstøtte fra ENOVA og kr ,- i lokale rentemidler av skogfondsmidlene. Resterende finansiering, kr ,- dekkes med egen ressursbruk/eget arbeid innenfor ordinært budsjett. Varmeplanen skal være ferdig innen Formannskapet vil være styringsgruppe. Rådmannen er prosjektansvarlig for varmeplankartleggingen og nedsetter en hensiktsmessig sammensatt arbeidsgruppe som er ansvarlig for gjennomføring av prosjektet i samråd med styringsgruppen. Administrasjonen har fått tilsagn på finansiering fra ENOVA i tråd med budsjettforutsetningene og har i løpet av 2011arbeidet med planen. Side 16 av 48

17 Sak 3/12 Planen ble lagt fram for formannskapet i møte der Ole Helmer E. Bjørlien og Einar Struksnæs orienterte (sak 157/11). Formannskapet ga positive signaler til arbeidet som er nedlagt i planen, men mente at spørsmålet om kommunens rolle i etablering av biovarmeanlegg må avklares, samt kostnader for kommunen. En ser ikke for seg at planen sendes ut på høring, men avventer politiske signaler på det videre arbeidet. Etter at arbeidet med varmeplanen er sluttført, fremmes planen som en rapport som kan danne grunnlag for beslutninger om kommunens videre engasjement. Vurdering: Varmeplanen viser at det vil være økonomisk forsvarlig å realisere et fjernvarmeanlegg i Hov med utgangspunkt i planens skisser. Varmekostnaden er estimert til å ligge mellom 70 og 85 øre pr kwh. Samtidig er det på det rene at realisering av et slikt prosjekt vil innebære betydelige investeringer gjennom utbygging av infrastruktur til selve varmeanlegget og ombygginger av kommunale bygninger, spesielt rådhuset og helsehuset. På den andre siden vil slik ombygging også gi positive effekter i form av energisparing, bedring av fysisk arbeidsmiljø og bedre plassutnyttelse, særlig i rådhuset. Planen omhandler nå anmodningen fra formannskapet om å gjøre rede for ulike løsninger for organisering av fjernvarmeproduksjon og distribusjon i byer og tettsteder i Norge. I mange tilfelle er det forskjellige selskaper som sørger for produksjon og distrubusjon av råstoff og står som eier og driver av varmesentral og fjernvarmenett, mens det for mindre tettsteder og ved mindre anlegg gjerne er samme aktør som har hånd om hele kjeden fra råstoff til ferdig levert varme. Det er trolig mest hensiktsmessig i Hov. En slik løsning vil være likviditetsmessig fordelaktig for kunden og gir samtidig stor forutsigbarhet for varmekostnaden. Konvertering til fjernvarme vil måtte medføre nødvendige investeringer i hovedsak knyttet til ombygging av varmedistribusjonen i bygningene. I det vesentligste vil dette omfatte rådhuset og helsehuset. Planen har ikke hatt som oppgave å kvantifisere konverteringskostnadene innomhus, men erfaringstall for konvertering i sammenligbare bygg varierer fra kr 325,- til kr 700,- pr kvm. Det foregår en utvikling i retning av mer kostnadseffektive løsninger som omfatter så vel tekniske løsninger som organisering. Med en enhetskostnad på kr ,- pr kvm vil ombygging i rådhuset og helsehuset omfatte omkring kvm og beløpe seg til i størrelsesorden 3 4 mill kr. En slik konvertering vil i praksis bli ledsaget av parallelle ENØK tiltak som skifting av vinduer, utbedring av ventilasjonssystemet og dessuten bygningsmessige tiltak med sikte på å gjøre bygningene og kontorrommene mer funksjonelle. Totalkostnaden for kommunen vil derfor bli høyere, men representerer samtidig tiltak og oppgaver som også er viktige i kommunens energi- og klimaarbeid. Nærmere vurderinger rundt disse spørsmålene hører hjemme i et nytt mandat fra formannskapet for oppfølging av planen. Side 17 av 48

18 Sak 3/12 I Søndre Land, som i mange andre kommuner, er oppvarmingsbehovet løst ved forskjellige energi- og varmeløsninger. Hos oss er det benyttet varmepumper basert på jord- eller fjordvarme i en del kommunale bygninger, da som enkeltstående anlegg og med gode erfaringer. Fjernvarmeanlegg basert på bioenergi fra skogsvirke forutsetter at varmebehovet er av en viss størrelse. Disse forutsetningene er til stede i Hov, men planen viser også at varmeløsninger med varmepumper er aktuelle. Begge løsningene vil utløse betydelige investeringer, men det er sannsynliggjort at de begge vil gi god lønnsomhet. I tillegg og i tråd med energi- og klimaplanen vil realisering av planen redusere kommunens energibruk og legge denne om i en for miljøet riktig retning. Ved å velge fjernvarmeanlegg basert på skogsflis vil lokale ringvirkninger blir større ved at det skapes grunnlag for ny lokal næringsvirksomhet med 2 3 varige arbeidsplasser og lokale skogressurser som råstoffkilde. Side 18 av 48

19 Sak 4/12 ORGANISASJONSGJENNOMGANG - BEHANDLING AV FORPROSJEKTRAPPORT Saksbehandler: Nils Hesthagen Arkiv: 031 Arkivsaksnr.: 11/237 Saksnr.: Utvalg Møtedato 32/11 Formannskapet /11 Formannskapet /11 Formannskapet /11 Formannskapet /11 Formannskapet /11 Arbeidsmiljøutvalget /11 Partsammensatt utvalg /12 Formannskapet /12 Kommunestyret Innstilling: Kommunestyret fatter følgende vedtak: 1. Søndre Land kommune gjennomfører i perioden et omstillingsprogram i samsvar med de prinsippene og med de produktivitetsmål som anbefales av Arneson Consulting i forprosjektrapport datert , jf. vedlegg Etter gjennomført omstillingsprogram skal kommunens samlete bemanning være redusert med 39 årsverk som følge av de gjennomførte tiltakene og med en netto produktivitetsgevinst på minimum 23 mill. kr. regnet i lønns- og prisnivået for Omstillingsprogrammet gjennomføres i et hovedprosjekt med 10 delprosjekter slik disse foreslås i notat nr. 5 av prosjektskisser for 10 delprosjekter, jf. vedlegg 3 med følgende endringer relatert til delprosjektene 3, 5 og 7: I delprosjekt 3 legges det til grunn at kommunestyrets tidligere vedtak om gjenoppbygging av Vestsida skole til et oppvekstsenter opprettholdes innenfor en investeringsramme tilsvarende forsikringssummen. Dette innebærer at mandatet for delprosjektet omarbeides til å omfatte en utredning av hvordan gjennomføre den forutsatte stillingsreduksjonen uten at det foretas endringer i skolestrukturen. Side 19 av 48

20 Sak 4/12 I delprosjekt 5 innarbeides det i mandatet et punkt om økonomisk analyse av kostnadene i barnehagene, samt de tillegg som fremgår av vurderingen i saksframlegget. I del prosjekt 7 innarbeides det i mandatet de tillegg som fremgår av vurderingen i saksframlegget. 4. Omstillingsprogrammet gjennomføres av rådmannen i samsvar med prinsippene i hovedavtalen. Det vil si at rådmannen også for gjennomføringsfasen, i hovedprosjektet, knytter til seg ei styringsgruppe bestående av rådmannen selv som leder, et antall kommunale ledere (arbeidsgiverrepresentanter) og to representanter fra arbeidstakerorganisasjonene oppnevnt av disse i fellesskap. Styringsgruppa skal være arbeidsgiverovertallig. Inntil ny styringsgruppe er etablert opprettholdes styringsgruppa fra forprosjektet. 5. Omorganisering, om- og nedbemanning, skjer slik det er beskrevet i vedlegg til notat fra styringsgruppe organisasjonsgjennomgang av innstilling jf. vedlegg 2, og med de supplerende opplysningene som framkommer i vurderingen i saksframlegget. 6. Naturlig avgang forsøkes iverksatt fortløpende og i samsvar med innførte strakstiltak i økonomistyringen. 7. Rådmannen rapporterer fortløpende til formannskapet om status for arbeidet med omstillingsprogrammet. I tillegg informeres organisasjonen gjennom intranettet og ved behov med allmøte. Behandling/vedtak i Formannskapet den sak 32/11 Behandling: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Formannskapet gir tilslutning til at det innhentes tilbud fra aktuelle leverandører for å foreta en organisasjonsmessig gjennomgang slik det er presentert i vedlagte forslag på bestillingsgrunnlag. Behandling/vedtak i Formannskapet den sak 61/11 Side 20 av 48

21 Sak 4/12 Behandling: Rådmannen gjorde nærmere rede for saken. Formannskapet ble enige om å beramme et møte i budsjettkomitéen før det oppsatte møtet den 18. mai. Det ble enighet om å beramme dette møtet kl 0830 i forkant av formannskapsmøtet. Rådmannen orienterte om foreløpig budsjettstatus innen tjenesteområdene. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Formannskapet tar beskrivelsen av prosessen for gjennomgang av organisasjonen til etterretning. Behandling/vedtak i Formannskapet den sak 99/11 Behandling: Rådmannen gjorde innledningsvis rede for bakgrunnen for saken og prosessen for det arbeidet som er utført. Kommunalsjef Pål Rønning presenterte deretter en oppsummering av notatet og foretok en gjennomgang av selve tiltakslisten for de respektive tjenesteområdene. Tjenesteområdelederne var til stede under behandlingen av saken og gjorde nærmere rede for forslagene, samt besvarte aktuelle spørsmål. I den påfølgende debatten fremkom det ulike synspunkter på de foreliggende forslagene, uten at det ble fremmet konkrete endringsforslag på det nåværende tidspunkt. Det ble enighet om å behandle saken på nytt i møte den 8. juni. Innstillingen ble for øvrig enstemmig vedtatt. Vedtak: Formannskapet viser til notat og tiltaksliste samt synspunkter som fremkom i møtet som grunnlag for videre behandling i møte den Behandling/vedtak i Formannskapet den sak 102/11 Side 21 av 48

22 Sak 4/12 Behandling: Kommunalsjef Pål Rønningen gjorde rede for de tillitsvalgtes deltakelse, jfr. spørsmål som fremkom under behandlingen av saken i det forrige formannskapsmøtet. Deretter presenterte han forslag på nye tiltak som er foreslått fra tjenesteområdet plan-, miljø- og næring. Erik Bjørnsveen fremmet forslag om at det innhentes ekstern bistand for å foreta en organisasjonsmessig gjennomgang i tråd med vedtaket som ble gjort i møte den , sak 32/11. Forslaget fra Erik Bjørnsveen ble enstemmig vedtatt. Som følge av det vedtatte endringsforslaget fra Erik Bjørnsveen, innebærer dette at rådmannens forslag om framdriftsplan iht notat av vil da måtte forskyves i henhold til framdriftsplanen for den vedtatte gjennomføringen av den organisasjonmessige gjennomgangen med ekstern bistand. Forslaget ble enstemmig vedtatt. Forslag fra Tom Jevnesveen, om at følgende innspill ikke utredes videre: Forslaget om å nedlegge skoletilbudet på Vestsida Stenging av svømmebassenget ved Grimebakken Enstemmig fra Tom Jevnesveen ble enstemmig vedtatt. For øvrig ble administrasjonen enstemmig bedt om å arbeide videre med de øvrige tiltakene. Vedtak: 1. Formannskapet opprettholder sitt vedtak i sak 32/11 og ber om at det innhentes tilbud fra aktuelle leverandører for å foreta en organisasjonsmessig gjennomgang i tråd med forslaget på bestillingsgrunnlag som ble lagt til grunn for vedtaket i sak 32/ Videre framdrift av prosessen forskyves i henhold til framdriftsplanen som må legges til grunn for gjennomføringen av den organisasjonsmessige gjennomgangen, jfr. vedtakets pkt. 1. Administrasjonen arbeider likevel videre med de tiltakene som er presentert unntatt forslagene om å nedlegge skoletilbudet på Vestsida og stenging av svømmebassenget ved Grimebakken. Side 22 av 48

23 Sak 4/12 Behandling/vedtak i Formannskapet den sak 139/11 Behandling: Kommunalsjef Pål Rønningen redegjorde nærmere for saken og prosessen. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: 1. Formannskapet vedtar å gi tilbudet om organisasjonsgjennomgang til Arneson Consulting AS med en totalramme på kr ,- ekskl. mva. 2. Rådmannen anbefaler følgende finansiering: a. Kr ,- finansieres ved omdisponering av avsatte midler til Nytt styringssystem b. Kr ,- finansieres gjennom posten Årets budsjettreserve c. Kr ,- er anslått finansiert gjennom søknad om OU-midler Behandling/vedtak i Arbeidsmiljøutvalget den sak 40/11 Behandling: Enstemmig vedtak. Vedtak: AMU tar redegjørelsen til etterretning Behandling/vedtak i Partsammensatt utvalg den sak 17/11 Behandling: Informasjonen tatt til orientering Vedtak: Partssammensatt utvalg tar informasjonen til orientering Side 23 av 48

24 Sak 4/12 Behandling/vedtak i Formannskapet den sak 1/12 Behandling: Rådmannen gjorde nærmere rede for saken med fokus på de aktuelle hovedområdene og forutsetninger som er lagt til grunn. I den påfølgende debatten fremkom det positive signaler på det arbeidet som er lagt til grunn for rapporten og måten forprosjektet er blitt gjennomført på. Det ble imidlertid reist spørsmål om hvordan en i praksis vil kunne gjennomføre den forutsatte stillingsreduksjonen uten å måtte foreta oppsigelser. Det ble i den forbindelse bedt om at det utarbeides en status på faktisk oppnådde reduksjoner etter at omstillingstiltakene er gjennomført. Til innstillingens punkt 3 fremkom det følgende endrings- og tilleggsforslag: Jon Odden fremmet på vegne av Søndre Land Arbeiderpart forslag om at det i delprosjekt 3 vedr. skolestruktur skal innarbeides en forutsetning om å opprettholde kommunestyrets opprinnelige vedtak om gjenoppbygging av Vestsida skole som et oppvekstsenter. Dette i en ny revidert plan som har en investeringsramme tilsvarende forsikringssummen. Gerd Myklebust Wang fremmet følgende tilleggsforslag til mandatene for delprosjektene 3 og 5: At det i mandatet for delprosjekt 3 innarbeides et punkt om konsekvensvurdering av Vestsidaskolen, og det i mandatet for delprosjekt 5 innarbeides et punkt om økonomisk analyse av kostnadene i barnehagene. Det var flere av formannskapets medlemmer som var opptatt av å få en rask avklaring i spørsmålet om gjenoppbygging av oppvekstsenter på Vestsida i samsvar med kommunestyrets tidligere vedtak. Det ble imidlertid påpekt behov for å fremme forslag på alternative tiltak dersom en allerede nå bestemmer at spørsmålet om oppvekstsenter på Vestsida skal gjenoppbygges uten nærmere utredning iht delprosjekt 3. Det fremkom innspill på at det i den forestående organisasjonsgjennomgangen også bør skje en gjennomgang av kommunens bygningsmasse. Med hensyn til forslaget fra Arbeiderpartiet, ble det etter en avklaringsdiskusjon foretatt en pressisering av forslaget med slik ordlyd vedr. mandatet for delprosjekt 3 skolestruktur: Side 24 av 48

25 Sak 4/12 Det legges til grunn at kommunestyrets tidligere vedtak om gjenoppbygging av Vestsida skole til et oppvekstsenter opprettholdes innenfor en investeringsramme tilsvarende forsikringssummen. Dette innebærer at mandatet for delprosjektet må omarbeides til å omfatte en utredning av hvordan gjennomføre den forutsatte stillingsreduksjonen uten at det foretas endringer i skolestrukturen. Det ble foretatt en avstemming mellom Arbeiderpartiets endringsforslag og Gerd Myklebust Wang sitt tilleggsforslag vedr. delprosjekt 3. Arbeiderpartiets endringsforslag ble vedtatt med 5 mot 2 stemmer. Tilleggsforslaget fra Gerd Myklebust Wang vedr. tilføyelse i mandatet til delprosjekt 5 ble enstemmig vedtatt. Innstillingen for øvrig ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Kommunestyret fatter følgende vedtak: 1. Søndre Land kommune gjennomfører i perioden et omstillingsprogram i samsvar med de prinsippene og med de produktivitetsmål som anbefales av Arneson Consulting i forprosjektrapport datert , jf. vedlegg Etter gjennomført omstillingsprogram skal kommunens samlete bemanning være redusert med 39 årsverk som følge av de gjennomførte tiltakene og med en netto produktivitetsgevinst på minimum 23 mill. kr. regnet i lønns- og prisnivået for Omstillingsprogrammet gjennomføres i et hovedprosjekt med 10 delprosjekter slik disse foreslås i notat nr. 5 av prosjektskisser for 10 delprosjekter, jf. vedlegg 3 med følgende endringer relatert til delprosjektene 3, 5 og 7: I delprosjekt 3 legges det til grunn at kommunestyrets tidligere vedtak om gjenoppbygging av Vestsida skole til et oppvekstsenter opprettholdes innenfor en investeringsramme tilsvarende forsikringssummen. Dette innebærer at mandatet for delprosjektet omarbeides til å omfatte en utredning av hvordan gjennomføre den forutsatte stillingsreduksjonen uten at det foretas endringer i skolestrukturen. Side 25 av 48

26 Sak 4/12 I delprosjekt 5 innarbeides det i mandatet et punkt om økonomisk analyse av kostnadene i barnehagene, samt de tillegg som fremgår av vurderingen i saksframlegget. I del prosjekt 7 innarbeides det i mandatet de tillegg som fremgår av vurderingen i saksframlegget. 4. Omstillingsprogrammet gjennomføres av rådmannen i samsvar med prinsippene i hovedavtalen. Det vil si at rådmannen også for gjennomføringsfasen, i hovedprosjektet, knytter til seg ei styringsgruppe bestående av rådmannen selv som leder, et antall kommunale ledere (arbeidsgiverrepresentanter) og to representanter fra arbeidstakerorganisasjonene oppnevnt av disse i fellesskap. Styringsgruppa skal være arbeidsgiverovertallig. Inntil ny styringsgruppe er etablert opprettholdes styringsgruppa fra forprosjektet. 5. Omorganisering, om- og nedbemanning, skjer slik det er beskrevet i vedlegg til notat fra styringsgruppe organisasjonsgjennomgang av innstilling jf. vedlegg 2, og med de supplerende opplysningene som framkommer i vurderingen i saksframlegget. 6. Naturlig avgang forsøkes iverksatt fortløpende og i samsvar med innførte strakstiltak i økonomistyringen. 7. Rådmannen rapporterer fortløpende til formannskapet om status for arbeidet med omstillingsprogrammet. I tillegg informeres organisasjonen gjennom intranettet og ved behov med allmøte. Vedlegg: (vedleggene er samlet i et særtrykk) 1. Forprosjektrapport Organisasjonsgjennomgang fra Arneson Consulting av Notat fra styringsgruppe organisasjonsgjennomgang av innstilling 3. Notat nr. 5 av prosjektskisser for 10 delprosjekt Utrykte vedlegg: - 20 høringsuttalelser Bakgrunn: Økonomiplan Budsjett 2011 innebar store utfordringer for kommunen med et nedskjæringsbehov på mill. kr., som var konkretisert til en bemanningsreduksjon på 20 årsverk. Etter en del utredninger og diskusjon fram og tilbake i 1. halvår 2011 ble det engasjert ekstern konsulent til å foreta en organisasjonsgjennomgang. Den ene oppgaven var å finne forbedringsområder gjennom effektivisering/ nedbemanning og den andre var å vurdere dagens organisasjonsmodell. Side 26 av 48

27 Sak 4/12 Etter en tilbudskonkurranse ble Arneson Consulting engasjert til å gjennomgå organisasjonen. Gjennomgangen har vært lagt opp som et forprosjekt og startet Det ble etablert en styringsgruppe med rådmann, kommunalsjefer, to tjenesteområdeledere og to tillitsvalgte. Videre ble det etablert to referansegrupper, den ene med de tillitsvalgte og den andre med tjenesteområdelederne og kommunalsjefene. Dessuten har det vært to åpne informasjonsmøter, ett da arbeidet startet og ett da rapporten var ferdig. I tillegg har formannskapet og kommunestyret vært orientert i sine faste møter. Rapporten fra Arneson Consulting forelå , jf. vedlegg 1, og ble sendt på høring til fagforeninger, tjenesteområder og støttefunksjoner, eldrerådet og rådet for funksjonshemmede. Det kom til sammen inn 20 høringsuttalelser som har vært gjennomgått av styringsgruppa. På bakgrunn av rapportens forslag til omstillingsprogram og en samlet vurdering av høringsuttalelsene fremmet styringsgruppa sin innstilling, jf. vedlegg 2. I styringsgruppas innstilling er det også vedlagt et notat som beskriver hvordan nedbemanningen skal foregå. Styringsgruppa foreslår at det gjennpomføres et omstillingsprogram i perioden , og at gjennomføringen organiseres som et hovedprosjekt som består av 10 delprosjekt. Vurdering: Det er over tid satt fokus på den økonomiske ubalansen som kommunen er oppe i. Særlig siste året har det blitt satt i verk konkrete tiltak for å bringe økonomien i balanse. Dette arbeidet ble i enda sterkere grad satt på dagsorden da Arneson Consulting ble engasjert for å gjennomgå organisasjonen. Ikke minst ble hele organisasjonen da gjennomgått og det er fremmet forslag på effektiviseringstiltak og en ny organisasjonsmodell. Disse forslagene er basert på data fra KOSTRA (regnskapsdata), benchmarking mot kommunene Nordre Land, Nord-Aurdal og Løten og intervju med ansatte, ledere og folkevalgte i kommunen. Regnskapsdataene er korrigert for vertskommuneansvaret i samsvar med opplegget i Agendarapporten som var basert på 2007-tall. I tillegg har det kommet mange innspill til arbeidet gjennom en forslagskasse på intranettet/ hos prosjektlederen. På denne måten er det gjort et solidt arbeid fra Arneson Consulting. Det er ikke til å stikke under stol at de foreslåtte tiltakene setter organisasjonen på store utfordringer når det skal kuttes 39 årsverk eller bortimot 25 mill. kr. i løpet av en to-års periode. Dette innebærer en produktivitetsforbedring på 7 % og en vurdering av hva som er godt nok i tjenesteproduksjonen. For flere detaljer vises det både til rapporten og til innstillingen fra styringsgruppa inkludert prosjektskissene for de foreslåtte delprosjektene, jf. vedlegg 1, 2 og 3 som følger saken. I det følgende vil rådmannen trekke fram noen av de meste sentrale momentene i rapporten og innstillingen fra styringsgruppa. Som grunnlag for organisasjonsgjennomgangen ble det satt opp noen målsettinger der hovedmålet var å oppnå balanse mellom inntekter og utgifter, dvs. en bærekraftig økonomi i løpet av Etter rådmannens vurdering er det avgjørende å holde fast på dette hovedmålet når arbeidet skal fortsette i et hovedprosjekt. Side 27 av 48

28 Sak 4/12 Videre vart det formulert en del rammevilkår for de ansatte der det bl.a. ble uttrykt at ingen fast ansatte i utgangspunktet skulle bli sagt opp eller gå ned i lønn eller stillingsbrøk. Samtidig ble det understreket at man måtte være innstilt på annet arbeid og/ eller administrativ tilhørighet, og at det i den grad dette måtte bli aktuelt ville det bli gitt opplæring. Rådmannen mener dette er en nødvendig forutsetning for å oppnå en best mulig prosess i det videre arbeidet med gjennomføring av effektiviseringstiltakene. Rapporten anbefaler at kommunen legger rammestyringsprinsippet til grunn i sitt budsjettarbeid. Dette er en videreutvikling av det nye styringssystemet som kommunen har innført, og det innebærer at den samlete økonomiske rammen som kommunen har til disposisjon fordeles på de respektive resultatområder etter en overordna politisk prioritering basert på behovene som de ulike tjenestene har og på mest mulig objektive kriterier. Slike kriterier finnes for eksempel i kostradataene og ved å sammenligne ressursbruken med andre kommuner. Den rammen som det enkelte resultatområde får tildelt vil måtte danne grunnlaget for den aktiviteten som skal foregå gjennom året. Lederen vil dermed få ansvaret for å bruke ressursene så godt som mulig for å oppnå best mulig resultat. Dette krever kompetente, anvarlige og myndiggjorte ledere som må ha det samlete ansvar for fag, personell og økonomi innen sitt ansvarsområde. Etter rådmannens vurdering er dette helt sentrale forutsetninger for det framtidige regime i kommunen. I rapporten er det gjort grundige økonomiske analyser av kommunens drift. Dette illustrerer tydelig ubalansen i økonomien. Det er særlig innenfor resultatområdene administrasjon, skole, barnehage og hjemmebaserte tjenester innen helse og omsorg kostnadene ligger til dels betydelig høgere enn for sammenlignbare kommuner. Dette blir nærmere kommentert under de foreslåtte delprosjektene. Rapporten har vurdert både den politiske og administrative organiseringen. Rådmannen slutter seg til disse vurderingene. Når det gjelder nedbemanningen i administrasjonen er det beskrevet i vedlegg til notatet om styringsgruppas innstilling hvordan det er planlagt. I tillegg kan det opplyses at rådmannen har søkt juridisk bistand for å få vurdert om det er ansatte i organisasjonen som har fortrinnsrett til noen av de nye stillingene. Dessuten vil rådmannen gjennomføre medarbeidersamtaler med kommunalsjefer, tjenesteområdeledere og andre berørte for å være best mulig forberedt på hvordan ledige stillinger kan bli besatt. Rådmannen har også søkt ekstern bistand for å vurdere søkernes samlete kvalifikasjoner til de stillingene som skal lyses ut. Dette vil være nyttig informasjon når rådmannen sammen med representant for de tillitsvalgte skal vurdere aktuelle søkere. Delprosjekt 1: Ny administrativ styringsstruktur Ingen ytterligere kommentarer. Delprosjekt 2: Politisk ledelse og delegering Ingen ytterligere kommentarer. Side 28 av 48

29 Sak 4/12 Delprosjekt 3: Skolestruktur Mandatet tar utgangspunkt i spørsmålet om Vestsida skole skal gjenoppbygges. Etter rådmannens vurdering må delprosjektet gis et videre mandat for at utredningen kan gi en mer fullstendig vurdering av alle forhold. Randsfjorden deler Søndre Land kommune og Vestsida er den delen av bygda som har de lengste avstandene til kommunesenteret og er slik sett den mest typiske utkanten i kommunen. Dette betyr at skoleanlegget også representerer et samlingspunkt for bygda i tillegg til skoledrifta som er basisfunksjonen. Lang skoleveg og tilsvarende busstur for de minste ungene må vurderes. Bosetningen på Vestsida er spredtbygd og skolevegen vil derfor variere betydelig avhengig av hvor den enkelte bor. Dette vil stille spørsmål om skoletilbudet skal gjelde for hele barnetrinnet eller for eksempel begrenses til klasse. Det vil også reise spørsmål om skolen skal nedlegges og om det i så fall skal samarbeides med Gran for de elevene som bor lengst sør på Vestsida. Det viktigste vil likevel være vurderingen om skoletilbudet, læringsutbyttet og skolemiljøet, på Vestsida vil være tilfredsstillende framover med et stadig synkende elevtall. Med andre ord: hvordan skal skolen i Søndre Land organiseres innenfor de samlete økonomiske rammer som denne tjenesten har til disposisjon? Spørsmålet om gjenoppbygging av Vestsida skole som oppvekstsenter krever en egen behandling av kommunestyret uavhengig av gjennomføringen av dette delprosjeket. I denne saken må det tas stilling til gjenoppbygging eller ikke og hvor stort omfang gjenoppbyggingen eventuelt skal ha. Spørsmålet om godheten i en investering for eventuell gjenoppbygging må også vurderes i denne sammenheng. Rådmannen mener saken om gjenoppbygging må komme opp til behandling ved første anledning etter at organsisasjonsgjennomgangen er behandlet. Delprosjekt 4: Helse- og omsorgstjenesten Ingen ytterligere kommentarer. Delprosjekt 5: Barnehager strukturendring, nedbemanning og åpningstid Mandatet tar utgangspunkt i en ny modell for barnehagetilbudet i kommunen. Rådmannen mener imidlertid at mandatet må utvides for tydeligere å fange opp kostnadsutviklingen for denne tjenesten. Av rapporten går det fram at kostnadene for barnehagesektoren er bortimot doblet på fire år fra 2006 til Dette har skjedd uten at strukturen har blitt endret og da blir det viktig å ha et bredere perspektiv enn bare strukturen. Det er nødvendig å analysere årsakene til den kraftige kostnadsveksten i tillegg til de andre forholdene mandatet skisserer. Kommunestyret har tidligere gjort vedtak om bygging av en ny barnehage nord i kommunen i privat regi. En oppfølging av disse planene krever en egen behandling av kommunestyret uavhengig av gjennomføringen av dette delprosjektet dersom saken skal sikres framdrift som forutsatt. Rådmannen er innstilt på at denne saken vil bli lagt fram for behandling så snart saken om organisasjonsgjennomgangen er behandlet. Delprosjekt 6: Avvikling av seniorpolitikken Side 29 av 48

30 Sak 4/12 Ingen ytterligere kommentarer. (Dette er egentlig ikke noe delprosjekt men rett og slett en sak som skal utredes for politisk behandling, slik det også står i mandatet.) Delprosjekt 7: Løypepreparering avvikling av ordningen og etablering av avtalepartner Mandatet dreier seg om å avvikle/ omorganisere ordningen med skiløypekjøring. Rådmannen mener mandatet må utvides til å omfatte en gjennomgang av de oppgavene teknisk drift har ansvaret for og hvilken betydning løypekjøringen har i en slik samlet vurdering. Hva er nødvendige primæroppgaver og hvilke konsekvenser har sekundære oppgaver for disse primæroppgavene? Kan det være hensiktsmessig å sette bort eller kjøpe noen av de oppgavene teknisk drift i dag har ansvaret for i egen regi? Både økonomiske og beredskapsmessige forhold må vurderes. Delprosjekt 8: Interkommunalt samarbeid Ingen ytterligere kommentarer. Delprosjekt 9: Stabsfunksjonene Ingen ytterligere kommentarer. Delprosjekt 10: Organisering av tjenestene rettet mot barn og unge Ingen ytterligere kommentarer. De foreslåtte tiltakene med anslag for økonomisk effekt er oppsummert i følgende tabell: Tiltak Økonomisk effekt i mill. kr. avrundet til nærmeste kr. Nedbemanning administrasjon 3,5 Politisk ledelse delegering og færre møter 0,5 Skole 3,0 Helse og omsorg 10,0 Barnehager bemanning 4,5 Barnehager åpningstider 0,5 Bygg, eiendom og renhold 1,0 Seniorpolitikk avvikling 0,5 Preparering av løyper avvikling 0,5 Interkommunalt samarbeid 0,5 Side 30 av 48

31 Sak 4/12 Sum ca 24,5 Omstillingskostnader ca 1,5 Resultat ca 23,0 Konklusjon: Rådmannen slutter seg i hovedsak til innstillingen fra styringsgruppa med noen endringer som går fram av saksutredningen. Disse endringene gjelder delprosjektene 3, 5 og 7, som alle foreslås gitt noe utvidet mandat for å ivareta en mer helhetlig vurdering av tjenestetilbudet innen henholdsvis skole, barnehage og teknisk sektor. I tillegg vil det bli innhentet noe bistand for å kvalitetssikre arbeidet med tilsettinger og nedbemanningen som følger av det foreslåtte omstillingsprogrammet. Side 31 av 48

32 Sak 5/12 EIERSKAPSMELDING 2010 Saksbehandler: Terje Lindalen Arkiv: 000 Arkivsaksnr.: 12/56 Saksnr.: Utvalg Møtedato 2/12 Formannskapet /12 Kommunestyret Innstilling: Kommunestyret tar eierskapsmeldingen til orientering. Behandling/vedtak i Formannskapet den sak 2/12 Behandling: Økonomisjef Terje Lindalen redegjorde kortfattet for den fremlagte meldingen. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Kommunestyret tar eierskapsmeldingen til orientering. Vedlegg: Eierskapsmelding for 2010 Bakgrunn: Det ble vedtatt i Formannskapet og i Kommunestyret at det skal utarbeides årlig eierskapsmelding for de selskaper som kommunen eier/har eierandeler i. Samme prosess ble gjennomført samtidig i alle kommunene i Gjøvikregionen. Det ble videre vedtatt at eierskapsmeldingen skal inneholde følgende informasjon: Side 32 av 48

33 Sak 5/12 Vedtektsfestet formål Eierandel Ledelse/styre Økonomiske nøkkeltall Sum driftsinntekter Driftsresultat Resultat før/etter skatt Sum omløpsmidler Sum anleggsmidler Sum egenkapital Sum gjeld Vurdering: Arbeidet med eierskapsmeldinger for driftsåret 2010 for de 5 kommunene i Gjøvikregionen er koordinert av Astrid Tømmerhoel i Østre Toten kommune. Eierskapsmeldingen er basert på informasjon innhentet dels fra offentlig register om regnskapsopplysninger, og dels etter møter og drøftinger med representanter fra de andre kommunene. Etter rådmannens oppfatning gir eierskapsmeldingen for Søndre Land fyldestgjørende informasjon om selskapenes drift og økonomiske situasjon. Side 33 av 48

34 Sak 6/12 FISKETRAPP II LOMSDALSELVA INVESTERINGSPROSJEKT FOR Saksbehandler: Anette Sand Arkiv: K62 Arkivsaksnr.: 08/1547 Saksnr.: Utvalg Møtedato 218/08 Formannskapet /08 Formannskapet /11 Formannskapet /11 Kommunestyret /12 Formannskapet /12 Kommunestyret Innstilling: Kommunestyret vedtar: 1. Å opprette et investeringsprosjekt Fisketrapp II på budsjettansvar som skal gjelde for årene Å bevilge ,- av fondet til opphjelp av fiske slik at saldoen der reduseres fra kr til kroner Bruken av fondsmidlene inntektsføres på eget prosjekt i PMN-regnskapet 3. Å invitere de foreslåtte partnere til å delta i finansieringen med ,- av totalen på ,- 4. At vedlegg fra K O Myhre tjener som grunnlag for innhenting av anbud på ansvarshavende for bygging av fisketrappa. 5. At kommunen står som byggherre og eier av det ferdige anlegget. Styringsgruppe for gjennomføring av bygging består av grunneier Ellen B Lomsdalen, valgte entreprenør, to representanter fra Søndre Land jeger og fisk og saksbehandler Anette Sand fra kommunen. Behandling/vedtak i Formannskapet den sak 218/08 Behandling: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Formannskapet ber om en generell orientering fra Søndre Land Jeger og Fisk i et senere møte. Vedtak: Formannskapet vedtar å innvilge : Side 34 av 48

35 Sak 6/ ,60 kroner for å dekke konsulenthonorar til planlegging av ny fisketrapp / utbedring av gammel fisketrapp i Lomdsdalselva. Utgiftene dekkes av post og finansieres ved overføring fra fond til opphjelp av fiske med inntektsføring på post kroner, som er 50 % tilskudd til kostnad ved justering av fisketrapp, slik at strømturbin tilhørende Andreas Lomsdal kan vedlikeholdes. Utgiftene dekkes av post og finansieres ved overføring fra fond til opphjelp av fiske med inntektsføring på post Kostnader til istandsetting av rekkverk rundt fisketrappa i Lomsdalen etter flommen i fjor. Utgiftene dekkes av post og finansieres ved overføring fra fond til opphjelp av fiske med inntill kroner med inntektsføring på post Behandling/vedtak i Formannskapet den sak 268/08 Behandling: Ivar Holm, Nils S. Larsen og Per Briskodden fra Søndre Land jeger og fiskeforening møtte og orienterte om saken. Kopi av notat ble utdelt til formannskapets medlemmer. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Saken tas til orientering. Behandling/vedtak i Formannskapet den sak 66/11 Behandling: Tegning som viser planløsning ble utdelt i møtet. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Formannskapet vedtar: Å invitere partnere til å delta i finansieringen med ,- av totalen på ,- Side 35 av 48

36 Sak 6/12 Å bevilge ,- av fondet til opphjelp av fiske slik at saldoen der reduseres fra ,- til ,-. Bruken av fondsmidlene inntektsføres på eget projekt i PMN-regnskapet At vedlegg fra K O Myhre tjener som grunnlag for innhenting av anbud på ansvarshavende for bygging av fisketrappa. At kommunen står som byggherre og eier av det ferdige anlegget. Styringsgruppe for gjennomføring av bygging består av Ellen B Lomsdalen, valgte entreprenør, to representanter fra Søndre Land jeger og fisk og saksbehandler Anette Sand fra kommunen. Behandling/vedtak i Kommunestyret den sak 30/11 Behandling: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: 1. Kommunestyret vedtar å opprette et investeringsprosjekt Fisketrapp II på budsjettansvar Jf formannskapets vedtak i sak 66/11 overføres kroner fra kommunens fond til opphjelp av fiske til investeringsprosjektet. I tillegg vil ytterligere midler fra andre aktører bli tillagt investeringsprosjektet, slik at budsjettrammen totalt vil bli på ca kroner. Behandling/vedtak i Formannskapet den sak 10/12 Behandling: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Kommunestyret vedtar: 1. Å opprette et investeringsprosjekt Fisketrapp II på budsjettansvar som skal gjelde for årene Å bevilge ,- av fondet til opphjelp av fiske slik at saldoen der reduseres fra kr til kroner Bruken av fondsmidlene inntektsføres på eget prosjekt i PMNregnskapet 3. Å invitere de foreslåtte partnere til å delta i finansieringen med ,- av totalen på ,- 4. At vedlegg fra K O Myhre tjener som grunnlag for innhenting av anbud på ansvarshavende for bygging av fisketrappa. 5. At kommunen står som byggherre og eier av det ferdige anlegget. Styringsgruppe for gjennomføring av bygging består av grunneier Ellen B Lomsdalen, valgte entreprenør, to representanter fra Søndre Land jeger og fisk og saksbehandler Anette Sand fra kommunen. Side 36 av 48

37 Sak 6/12 Vedlegg: Tegning av ny fisketrapp og grunnlag for anbudsinnhenting signert K O Myhre. Bakgrunn: Eiendom som berøres: gbnr 85/2 eier Ellen Beate Lomsdalen Beliggenhet: På sørsiden av dammen i Lomsdalselva. Se kart under. Det søkes om: Grunnen til at saken kommer opp i kommunestyret på nytt nå i 2012 er at det ikke er brukt mer enn 8000 kroner av de bevilgede pengene i Videreføringen av investeringen falt ut av budsjettbehandlingen for Dermed må vedtaket om å bruke fond til denne investeringen i 2012 og 2013 tas opp til ny behandling, først i formannskapet og sluttbehandles i kommunestyret. Side 37 av 48

38 Sak 6/12 Gjeldende plan: I kommuneplanens arealdel ligger den delen av Lomsjøelva som blir berørt av ny fisketrapptrase som område for vern av vassdrag. Kort historikk rundt eksisterende fisketrapp og bakgrunn for ønske om ny trapp: Høsten 2007 Flommen reduserer fisketrappa i Lomsdalselva ytterligere. Det har ikke vært observert at fisketrappa har fungert for ørretvandring opp Lomsdalselva siden den ble bygget i 1994, og utbedret i Sommeren 2008 Befaring av den gamle fisketrappa med fylkesmannen, Jeger og fisk, Andreas Lomsdal og Anette Sand. Vi ser for første gang på ny trase for fisketrapp på sørsiden av Lomsdalselva. Befaring av ny trase ble gjort med grunneier Ellen Beate Lomsdalen, K.O. Myhre trappekonsulent, Jeger og fisk, Fylkesmannen i Oppland, Andreas Lomsdal og Anette Sand. Side 38 av 48