Balsfjord kommune for framtida

Transkript

1 1 Balsfjord kommune for framtida KONKURRANSEGRUNNLAG DRIFT- OG VEDLIKEHOLDSKONTRAKT MED FUNKSJONSANSVAR FOR KOMMUNALE VEGER I BALSFJORD KOMMUNE Versjon

2 2 1. TILBUDSINNBYDELSE OPPDRAGSGIVER: OMFANG: KONTRAKTSPERIODE: ENDRINGER I KONTRAKTENS RAMMEBETINGELSER FORSKUDD BESKRIVELSE OG MENGDEFORTEGNELSE BYGGHERRE OG ENGASJERTE RÅDGIVERE SPRÅKKRAV ANDRE ENTREPRISER ELLER BYGGHERRENS EGNE ARBEIDER SPESIELLE FORHOLD DOKUMENTOVERSIKT ALMINNELIGE REGLER FOR KONKURRANSEN AKTUELLE REGLER: ANSKAFFELSESPROSEDYRER: KONTRAKTSBESTEMMELSER: KVALIFIKASJONSKRAV TIL LEVERANDØREN FIRMAATTEST / KRAV TIL ARBEIDSFELLESSKAP KRAV TIL Å FREMLEGGE SKATTEATTEST FOR MERVERDIAVGIFT OG FOR SKATT KRAV TIL Å FREMLEGGE HMS EGENERKLÆRING KRAV TIL TILBUDET TILBUDETS UTFORMING OG LEVERING: INNLEVERINGSSTED: AVVIK FRA KONKURRANSEGRUNNLAGET OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE REGISTRERING AV TILBUD: TILBUDSÅPNING: VEDSTÅELSESFRIST AVVISNING PGA. FORHOLD VED LEVERANDØR ELLER TILBUD: UTSKRIFT AV ANSKAFFELSESPROTOKOLLEN. AVVISTE OG FORKASTEDE TILBUD: AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN AVLYSNING AV KONKURRANSEN OG TOTALFORKASTELSE SAMT REDUKSJON I OMFANG: TILDELINGSKRITERIER: BESLUTNING OM KONTRAKTSTILDELING: SPESIELLE KONTRAKTSBESTEMMELSER: DEFINISJONER MÅL FOR KONTRAKTEN OG DENS GJENNOMFØRING MÅL OG ARBEIDSFORM MÅL FOR DRIFT OG VEDLIKEHOLD KRAV TIL UTFØRELSE AV DRIFT OG VEDLIKEHOLD PERSONELL STYRING OG ADMINISTRASJON MØTESTRUKTUR EKSISTERENDE KABLER OG LEDNINGER RIGGPLASS MYNDIGHETSKRAV TILLATELSER ANSETTELSESVILKÅR MYNDIGHETSKRAV TILLATELSER... 20

3 13.2 ANSATTES LØNNS- OG ARBEIDSFORHOLD Rapportering i samsvar med ligningsloven GRUNN GRUNNEIERE ANDRE VEGHOLDERE ETTERSLEP GENERELT INFORMASJONSGRUNNLAG FRA BYGGHERREN PRISJUSTERING PGA. FEIL I MENGDEGRUNNLAGET VÆR- OG KLIMADATA INFORMASJON STYRING AV FUNKSJONSKONTRAKTER PLANER, KVALITETSSYSTEM OG KVALITETSPLAN GENERELT KRAV TIL KVALITETSSYSTEM HOVEDPLAN RESSURS- OG ORGANISASJONSPLAN AKTIVITETSPLANER Plan for og gjennomføring av inspeksjoner og kontroll Beredskapsplan Vinterplan Plan for håndtering av ras og flom Plan for drift av grøntanlegg og vegetasjonskontroll Plan for renhold av vegbane og vegområde MELDINGER, RAPPORTERING OG DOKUMENTASJON Generelt Melding og rapportering om hendelser, vegarbeid, skader, feil, mangler og farlige forhold Rapportering av materialforbruk og brøytekilometer Journalføring Dokumentasjon av inspeksjon og kontroller Rapportering av tilstand Dokumentasjon av utført arbeid og framdrift Rapportering av utført arbeid Rapportering av framdrift Dokumentasjon av friksjonsnivå Objektregistrering BEHANDLING OG RAPPORTERING AV MANGLER OG AVVIK KONTROLL OG RAPPORTERING Funksjon Sted Antall Når Løpende visuelle kontroller Situasjonsbestemte kontroller Entreprenørens egenkontroll HELSE / MILJØ / SIKKERHET GENERELT HMS-KOORDINATOR OG HMS-PLAN HOVEDBEDRIFT OG SAMORDNINGSANSVAR IDENTITETSKORT OG FØRING AV OVERSIKTSLISTER OPPLÆRING OG KOMPETANSE RISIKOVURDERING ARBEIDSVARSLING PERSONLIG VERNEUTSTYR VERNERUNDER OG KONTROLLRUTINER RUTINER VED VARSLING AV ULYKKER, BRANN OG FORURENSNING

4 23.9 HENSYN TIL OMGIVELSENE KJEMISKE PRODUKTER Ytre miljø AVFALLSHÅNDTERING OG GJENBRUK AV MATERIALER Avfallshåndtering Gjenbruk av materialer Orden, renhold og sikring av arbeidsplassen Arbeidstid Rapportering av uønskede hendelser og yrkesskader Dokumentasjon Avviksbehandling Byggherrens sanksjonsrett ENTREPRENØRENS SIKKERHETSSTILLELSE FORSIKRINGER (JF. KONTRAKTSBESTEMMELSER,) TRAFIKKAVVIKLING GENERELLE KRAV SPESIELLE KRAV FORCE MAJEURE STANDARDREDUKSJON EKSTRAORDINÆRE VÆRFORHOLD ENERGI-, VANN- OG AVLØPSKOSTNADER PRISREGULERING PRISER OG PRISNIVÅ FAKTURERING OG RENTER FAKTURERINGSPLAN FAKTURA RENTER BEGRENSET FUNKSJONSANSVAR ENDRINGER ENDRINGER OPPGJØR FOR SKADE PÅ OBJEKTER SOM INNGÅR I KONTRAKTEN PÅFØRT AV KJENT/UKJENT MOTORVOGN FORLENGELSE AV KONTRAKT AVLEVERING, OVERTAGELSE OG FAKTURA FOR SLUTTOPPGJØR AVLEVERING VED KONTRAKTSOPPSTART Forberedelse Avlevering OVERTAGELSE VED KONTRAKTSAVSLUTNING Forberedelse Overtagelse OVERTAGELSE AV OBJEKTER SOM TILFØRES I KONTRAKTSPERIODEN SANKSJONER ARBEID MED REKLAMASJONSANSVAR SKADE PÅ OBJEKTER SOM INNGÅR I KONTRAKTSARBEIDET KRAV MOT TREDJEMANN ERSTATNINGSKRAV FRA TREDJEMANN MOT BYGGHERREN, ENTREPRENØREN ELLER BEGGE - SAKSBEHANDLING OG OPPLYSNINGSPLIKT - REGRESS SAKSBEHANDLING OG OPPLYSNINGSPLIKT REGRESS

5 41 MATERIALER, MASSER, VARER OG AVFALL, BORTKJØRING OG DEPONERING OPPHAVSRETT OG KONFIDENSIALITET RETTIGHETER TIL DOKUMENTER, DATA OG DATAPROGRAM OPPFINNELSER KONFIDENSIALITET DISPENSASJONER OG UNNTAK FRA KJØRE- OG HVILETIDSBESTEMMELSENE UNNTAK FRA KJØRE- OG HVILETIDSBESTEMMELSENE ØVRIGE DISPENSASJONER REGISTRERING I DATASYSTEM OPPGAVEFORDELT KRAVSPESIFIKASJON DRENS- OG AVLØPSANLEGG VEIDEKKER LAPPING AV FASTE DEKKER OPPJUSTERING AV SKULDRE GRUSDEKKER VEGUTSTYR OG MILJØTILTAK MURER OPPRYDDING ETTER RAS OG FLOM EGENANDEL KR FOR HVERT TILFELLE HVOR DET ER MANGELFUL INFORMASJON TIL OPPDRAGSGIVER GRØNTAREALER OG SKRÅNINGER KANTSTEIN VEGREKKVERK OG STØTPUTER BELYSNINGSANLEGG FOR VEGER VEGMERKING OG OPTISK LEDNING BRØYTESTIKK SKILT TRAFIKKBEREDSKAP LESKUR FERISTER RENHOLD AV VEGBANE OG VEGOMRÅDE DRIFTSTILTAK PÅ BRUER FRAMKOMMELIGHET, TRAFIKKSIKKERHET OG REGULARITET OM VINTEREN STANDARD FOR DRIFT- OG VEDLIKEHOLD AV GS VEGER OG FORTAU FRAMKOMMELIGHET, TRAFIKKSIKKERHET OG REGULARITET OM VINTEREN DRIFTS- OG VEDLIKEHOLDSOPPGAVER I FUNKSJONSKONTRAKTEN VEDLEGG 1:

6 1. Tilbudsinnbydelse 6 Balsfjord kommune ønsker tilbud fra entreprenører med det faglige, tekniske og økonomiske grunnlag som er nødvendig for oppfylling av kontrakten. Videre kreves erfaring fra tilsvarende arbeider for utførelse av ovennevnte kontraktsarbeid i henhold til konkurransegrunnlaget. Det vises til utfyllende bestemmelser i konkurransegrunnlaget. Tilbudskonferanse vil finne sted kl. 12:00 med møtested i Balsfjord på Rådhuset Tilbudsfrist utløper kl. 12:00 Innlevering til Balsfjord kommune med innleveringssted (kontoradresse): Rådhuset Postadressen er: Rådhusgt. 11, 9050 Storsteinnes Tilbudsåpning vil finne sted kl. 13:00 på Balsfjord kommune Rådhuset adresse Rådhusgt 11, 9050 Storsteinnes Konkurransen skjer i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 med tilhørende forskrift. Følgende legges til grunn: - Type anskaffelse: tjeneste - Under EØS-terskelverdi - Anskaffelsesprosedyre: åpen anbudskonkurranse. Vedståelsesfristen utløper den Alle henvendelser og spørsmål vedrørende konkurransegrunnlaget og/eller kontraktsarbeidet rettes skriftlig pr e-post eller pr brev til: Navn og funksjon: Postadresse: Besøksadresse: E-post: Kåre Nygård, Fagleder veg Rådhusgt 11, 9050 Storsteinnes Rådhuset kare.nygard@balsfjord.kommune.no 1.1 Oppdragsgiver: Oppdragsgiver er Balsfjord kommune v/plan og næring. 1.2 Omfang: Oppdraget omfatter drift og vedlikehold av kommunale veier og gang- og sykkelveier langs kommunale veier med tilhørende sidearealer, utstyr og installasjoner i Balsfjord kommune i henhold til vegliste gitt i vedlegg. Arbeidet gjøres, der annet ikke er beskrevet særskilt, opp med rundsum for funksjonsspesifiserte oppgaver, iht. mengder og enhetspriser for mengdebaserte oppgaver og som regningsarbeid iht. timepriser for mannskap og maskiner. Kontrakten gjelder for perioden for alle drifts- og vedlikeholdsoppgavene som er beskrevet.

7 Byggherren har opsjon på å forlenge kontrakten med ett år, fra til Vegnettet som omfattes av oppdraget (inkludert armer og ramper), består av omlag: 105 km kommunale veger og gater totalt hvorav ca. 4 km gang- og sykkelveg langs kommunal veg samt kommunale plasser, parkeringsareal og torg. Trafikken på vegnettet varierer fra omlag ÅDT 50 til omlag ÅDT 1000, og det kan forventes en årlig trafikkvekst på ca. 3 %. Oppdraget omfatter i hovedsak rutinemessige driftsoppgaver og mindre vedlikeholdsoppgaver på vegnettet. Oppdraget omfatter også inspeksjon og registrering, planlegging av virksomheten, beredskap mht. vinterdrift og generell trafikkavvikling, dokumentasjon, rapportering til byggherren, informasjon til publikum og håndtering av andre oppgaver som er nødvendige for drift og vedlikehold av vegnettet. 1.2 Kontraktsperiode: Kontraktsperioden løper fra kl. 00:00 til kl. 24:00 for alle oppgavene. Dersom byggherren benytter opsjonen på ett års forlengelse av kontrakten, vil forlenget kontraktsperiode løpe til kl. 24: Endringer i kontraktens rammebetingelser Hvis myndighetenes bevilgninger eller andre pålegg som følge av vedtak fattet på politisk eller forvaltningsmessig nivå tilsier endringer i kontraktens utførelse, skal det forhandles om eventuelle økonomiske konsekvenser. Entreprenøren har ikke rett til å heve kontrakten ved mindre vesentlig endring av bevilgningstakt, endring av standard, endring av standardklasse, endring av veglengde, eller andre tilsvarende endringer. 1.4 Forskudd Det utbetales ikke forskudd. 1.5 Beskrivelse og mengdefortegnelse Beskrivelsen består av en standard arbeidsbeskrivelse og en spesiell beskrivelse. Som standard arbeidsbeskrivelse gjelder håndbøkene 111 Standard for drift og vedlikehold, tilpasset kommunale veger, 025 og 026 Prosesskode - 1 og 2 Standard arbeidsbeskrivelse for vegarbeidsdriften. Bestemmelsene i den spesielle beskrivelsen kommer generelt i tillegg til eller i stedet for standard arbeidsbeskrivelse. Ved uoverensstemmelse gjelder spesiell beskrivelse foran bestemmelsene i standard arbeidsbeskrivelse.

8 Beskrivelsen av drifts- og vedlikeholdsoppgavene med tilhørende standard for drift og vedlikehold er knyttet Standard for drift og vedlikehold, tilpasset kommunale veger, Balsfjord kommune. 8 Drift og vedlikehold på vegnettet skal utføres i henhold til gjeldende standard og øvrig beskrivelse som angitt Prosessfordelt kravspesifikasjon. Arbeidsoppgavene som skal utføres og prises, er listet opp i avsnitt Drifts- og vedlikeholdsoppgaver i funksjonskontrakten under hver prosess. Til hjelp for tilbyder har byggherren beskrevet det aktuelle vegnettet og utarbeidet en mengdefortegnelse gitt i vedleggsdelen. Mengdeinformasjonen er veiledende. Dersom det i løpet av de første 12 månedene etter kontraktsarbeidenes start oppdages feil i de oppgitte mengdene på mer enn 5 % pr. objekttype innenfor kontraktsområdet, kan begge parter kreve forhandling om regulering. Dersom det i løpet av de første 12 månedene etter kontraktsarbeidenes start oppdages feil i veglengde på mer enn 1,5 % i forhold til oppgitte total veglengde i konkurransegrunnlaget, kan partene kreve regulering for feil utover 1,5 %. 1.6 Byggherre og engasjerte rådgivere Alle henvendelser mellom entreprenøren og byggherrens engasjerte rådgivere skal gå gjennom byggherrens representant, dersom annet ikke er bestemt. 1.7 Språkkrav Tilbud med tilhørende dokumenter skal utformes på norsk. Tilsvarende gjelder all formell kommunikasjon under gjennomføring av kontrakten. Det kreves at minst en av arbeidstakerne på det enkelte arbeidslag kan kommunisere skriftlig og muntlig på norsk samt lese norsk tekst. Tilsvarende gjelder også for alle underleverandører og de som utfører arbeid alene på arbeidsstedet. 1.8 Andre entrepriser eller byggherrens egne arbeider Byggherren kan i kontraktsperioden kontrahere andre entrepriser og sideentrepriser i det geografiske området som kontrakten gjelder. Byggherren skal orientere entreprenøren om entrepriser som har betydning for planlegging og gjennomføring av drifts- og vedlikeholdsoppgavene i området. Entreprenøren skal gi andre entreprenører rimelig tilgang for å utføre arbeider i området. Entreprenøren må påregne forstyrrelser i eget arbeid pga. arbeid utført av andre entreprenører. Kompensasjon for slike forstyrrelser gis ikke med mindre forstyrrelsene kan regnes som vesentlige.

9 1.9 Spesielle forhold Forhold som ikke gir rett til økonomisk kompensasjon Entreprenøren får ikke økonomisk kompensasjon for at driftsoppgaver innenfor kontrakten får en mer kostbar utførelse som følge av at tilleggsarbeid eller tiltak utenfor kontrakten ikke blir utført som forutsatt, f.eks. dyrere vinterdrift som følge av manglende dekkevedlikehold. Stengning av veger i kortere perioder gir ikke rett til økonomisk kompensasjon Dokumentoversikt Følgende dokumenter utgjør til sammen konkurransegrunnlaget: DOKUMENT DATO 1. Konkurransegrunnlag Standard for drift og vedlikehold, tilpasset kommunale veger, Balsfjord kommune Håndbok 025 Prosesskode Håndbok 026 Prosesskode Håndbok 017 Veg- og gateutforming Håndbok 018 Vegbygging Håndbok 050 Trafikkskilt (foreløpig utgave) Del 1: Fellesbestemmelser Del 2: Fareskilt, markeringsskilt, vikeplikt- og forkjørsskilt Del 3: Trafikkskilt 2009 Del 4: Trafikkskilt Del 5: Serviceskilt og virksomhetsvisning 9. Håndbok 051 Arbeidsvarsling Håndbok 062 Trafikksikkerhetsutstyr Håndbok 072 Fartsdempende tiltak Håndbok 189 Trafikkberedskap Håndbok 193 Skadekatalog for bituminøse vegdekker Håndbok 211 Avfallshåndtering Håndbok 231 Rekkverk Håndbok 267 Standard vegrekkverk Håndbok 271 Risikovurderinger i vegtrafikken Rundskriv 89/10: Retningslinjer for anvendelse av kantstolper med refleks og brøytestikk påmontert refleks 19. NA-rundskriv 02/24: Retningslinjer vedrørende ansvarsdeling for drift og vedlikehold i vegkryss 20. NA-rundskriv 02/23: Retningslinjer for midlertidig stengning og kolonnekjøring m. 2 vedlegg: Mal for lokal instruks for midlertidig stengning og kolonnekjøring ( ) og A Rundskriv nr. 81/76 Jur (hjemmel for stenging m.m. av veg, datert ) 21. NA-rundskriv 2005/16: Tiltak for å unngå sprengningsulykker 22. Utlysingsannonsen som gjengitt i Doffin-databasen

10 2. Alminnelige regler for konkurransen Aktuelle regler: Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser av 16.juni 1999 og gjeldende forskrift om offentlige anskaffelser (FOA). I tillegg gjelder bestemmelsene i pkt.2-15 under i dette konkurransegrunnlaget. -referansene i disse punktene er til forskrift om offentlige anskaffelser (FOA). 2.2 Anskaffelsesprosedyrer: Denne anskaffelsen følger prosedyren åpen anbudskonkurranse. Dette er en anskaffelsesprosedyre som åpner for at alle interesserte leverandører kan gi tilbud, men som ikke tillater forhandlinger. Balsfjord kommune vil i den utstrekning tilbudenes utforming krever det, og Balsfjord kommune finner det hensiktsmessig og nødvendig, gjennomføre avklarende møte med en eller flere tilbydere. 2.3 Kontraktsbestemmelser: Som generelle kontraktsbestemmelser gjelder NS Kvalifikasjonskrav til leverandøren Kvalifikasjonskravene til leverandøren er som følger: 1. Firmaattest / krav til arbeidsfellesskap 2. Skatteattest for merverdiavgift (Nasjonale krav) 3. Skatteattest for skatt (Nasjonale krav) 4. Egenerklæring i samsvar med forskriftens vedlegg 2 om HMS (Nasjonale krav) 5. De viktigste leveranser de siste år 6. Kopi av systemsertifikater. 3.1 Firmaattest / krav til arbeidsfellesskap Firmaattest skal framlegges sammen med tilbudet. Ved firmakvalifisering skal arbeidsfellesskap behandles som ett selskap, og skal gi felles opplysning. Hver enkelt deltaker i arbeidsfellesskapet skal hver for seg ha tilfredsstillende systemer for kvalitetssikring og internkontroll. Med tilbudet skal det følge en erklæring om solidarisk ansvar overfor byggherre og tredjemann. Sikkerhet skal stilles på vegne av arbeidsfellesskapet, ikke de enkelte foretak. 3.2 Krav til å fremlegge skatteattest for merverdiavgift og for skatt. Samtlige leverandører skal framlegge skatteattest for merverdi og skatteattest for skatt i henhold til Forskrift om offentlige anskaffelser 8-7.

11 Skatteattestene vedlegges tilbudet iht. krav i konkurransegrunnlaget. 11 Entreprenøren skal kreve skatteattester i alle underliggende entrepriseforhold ved inngåelse av kontrakter i tilknytning til oppdrag som overstiger en verdi på kr ,- eks. mva. Brudd på entreprenørens plikt til å kreve skatteattester gir byggherren rett til å kreve at entreprenøren erstatter vedkommende firma med underentreprenør som kan framlegge skatteattester. Eventuelle økonomiske krav fra underentreprenører eller omkostninger for øvrig som følge av heving av avtaler med underentreprenører i denne forbindelse, skal bæres av entreprenøren. 3.3 Krav til å fremlegge HMS egenerklæring Samtlige leverandører skal framlegge HMS-egenerklæring iht Erklæringen skal være utformet på norsk. Entreprenøren skal kreve HMS-egenerklæring i alle underliggende entrepriseforhold ved inngåelse av kontrakter i tilknytning til oppdrag som overstiger en verdi på kr ,- eks. mva. Brudd på entreprenørens plikt til å kreve HMS-egenerklæring gir oppdragsgiver rett til å kreve at entreprenøren erstatter vedkommende firma med underentreprenør som kan fremlegge HMS-egenerklæring. Eventuelle økonomiske krav fra underentreprenører eller omkostninger for øvrig som følge av heving av avtaler med underentreprenører i denne forbindelse, skal bæres av entreprenøren. 4. Krav til tilbudet 4.1 Tilbudets utforming og levering: Tilbudet skal være skriftlig og inneholde et tilbudsbrev som skal være datert, undertegnet av person med rett til å signere for firmaet. Opplysninger og etterspurt dokumentasjon i pkt 3 Kvalifikasjonskrav til leverandøren, skal framkomme som en del av tilbudsbrevet eller som et eget vedlegg til dette. Anbudet skal leveres i nøytral lukket konvolutt merket Driftskontrakt Balsfjord kommune Tilbudet skal leveres direkte til leveringsadressens ekspedisjon. Tilbudet kan ikke leveres elektronisk eller med telefaks. Fravik fra ovennevnte krav medfører at tilbudet blir avvist. 4.2 Innleveringssted: Tilbudet leveres til: Balsfjord kommune Ekspedisjonen Rådhuset 9050 Storsteinnes 4.3 Avvik fra konkurransegrunnlaget Evt. forbehold skal framgå uttrykkelig av tilbudsbrevet, og skal såvidt mulig prissettes.

12 Forbehold som ikke er prissatt vil bli kostnadsmessig (evt. skjønnsmessig) vurdert av byggherren i forbindelse med valg av tilbud Oppdragsgivers behandling av tilbudene 5.1 Registrering av tilbud: Oppdragsgiver skal påføre tidspunkt for mottakelse av tilbud etter hvert som de kommer inn. 5.2 Tilbudsåpning: Tilbudsåpning finner sted 13. april 2012 kl. 13:00. Åpningen foretas av minst to representanter for oppdragsgiveren. Leverandørene har ikke rett til å være tilstede ved åpningen. 5.3 Vedståelsesfrist Vedståelsesfrist er Avvisning pga. forhold ved leverandør eller tilbud: Oppdragsgiver vil håndterer avvisningsspørsmål i henhold til FOA og Utskrift av anskaffelsesprotokollen. Avviste og forkastede tilbud: Leverandørene vil ikke få tilsendt utskrift av anskaffelsesprotokollen. Tilbud som mottas etter tilbudsfristens utløp, vil bli returnert uåpnet. (Unntak er åpning for identifisering av tilbyder) Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert.

13 13 6. Avgjørelse av konkurransen 6.1 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse samt reduksjon i omfang: Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel ved bortfall av planlagte finansiering eller manglende godkjenning fra politiske myndigheter. 6.2 Tildelingskriterier: Ved valg av leverandør vil det økonomiske mest fordelaktige tilbud bli lagt til grunn basert på følgende kriterier: Tilbudene vil bli evaluert med GRIP evlueringsverktøy med en skala fra ) Pris (Vekt 70 %). 2) Kvalitet (Vekt 30 %) Kriteriet deles opp i flg. egenskaper: a) Dokumentasjon på kvalitetssystem b) Dokumentasjon på tilbudt maskiner og materiell c) Dokumentasjon på kvalifikasjoner (CV, personlige sertifikater og maskinførerbevis) 6.3 Beslutning om kontraktstildeling: Resultatene av konkurransen og oppdragsgivers valg av leverandør meddeles jfr. FOA Storsteinnes Kåre Nygård Fagleder veg

14 14 7. Spesielle kontraktsbestemmelser: 7.1 Definisjoner Avvik Drift Egenkontroll Entreprise med funksjonsansvar Etterslep Funksjon Funksjonsansvar Funksjonsentreprise Tilstand/situasjon som ikke er i samsvar med gjeldende standard og kravspesifikasjon i kontrakten. Begrepet inkluderer også situasjoner der det er gitt rom for tiltakstid. F.eks. vil et synlig skjevt skilt være et avvik også før det har gått en måned. Begrepet kan også inkludere standardavvik som ligger utenfor det entreprenøren har ansvar for å utbedre. Alle arbeider på prosesser som er definert som driftsprosesser i Standard for drift og vedlikehold, tilpasset kommunale veger, Balsfjord kommune. Den kontroll og dokumentasjon som entreprenøren selv skal utføre. Entreprise hvor entreprenøren er pålagt funksjonsansvar knyttet til kontraktsarbeidet. Tilstand som er dårligere enn krav. Beskrivelse av et objekts anvendelse eller for anvendelsen nødvendig egenskap. Helhetlig ansvar for beslutning, planlegging, prosjektering, utførelse, kvalitetssikring, oppfølging og dokumentasjon av tiltak som er nødvendig for å overholde kontraktens krav samt dokumentasjon av resulterende tilstand og funksjon. Se entreprise med funksjonsansvar. Funksjonskrav Funksjonsspesifikasjon Hendelser Objekt Objektregistrering Standard Funksjon spesifisert i målbare termer. Spesifikasjoner basert på funksjonskrav. Ulykker, kjøretøyhavari, ras, flom, hærverk, skade på objekt, arrangement etc. Fysiske bestanddeler på, i og langs vegen som beskrives gjennom type/geometri, lokalisering, egenskaper, tilstand og mengde. Registrering og dokumentasjon av mengder, endringer av mengder inkl. tidspunkt for endringen, lokalisering og tilstand for objekter f.eks. med henblikk på ajourhold av Portico Estate Drift og vedlikeholdsstandard, kommunal versjon, Balsfjord kommune gitt i Prosessfordelt kravspesifikasjon.

15 Oppdragsgiver Stikkprøvekontroll Trafikkareal Tredjepart Underleverandør Vedlikehold Vegkant Vegnett Vegområde Forvaltnings-/myndighetsorganisasjonen Balsfjord kommune (omfatter mer enn bare byggherrerollen). Byggherrens systematiske kontroll for oppfølging av tilstanden på vegnettet. Areal (veg, gate, fortau, bru, kai, plass e.l.) beregnet for ferdsel, parkering, venting eller stopp av fotgjengere eller kjøretøy Alle andre enn entreprenøren og byggherren. Leverandør som har påtatt seg leveransen av en del av de forpliktelser som omfattes av hovedentreprenørens kontrakt med byggherren, og behandles kontraktsmessig på samme måte som underentreprenør. Alle arbeider på prosesser som er definert som vedlikeholdsprosesser i Standard for drift og vedlikehold, tilpasset kommunale veger, Balsfjord kommune. Linje i kant av vegbanen/trafikkarealet, der vegskulder går over i grøft/grøntareal, eller der trafikkareal møter tilstøtende konstruksjon (bygning e.l.) Veger inkludert gang- og sykkelveger med tilhørende objekter inkludert sidearealer, utstyr og installasjoner som omfattes av kontrakten. Areal som eies eller forvaltes av Balsfjord kommune. 15 Begrep og forkortelser FDV Forvaltning, drift og vedlikehold HMS ViaPhoto ÅDT Helse, miljø og sikkerhet Still-bilder, normalt tatt i forbindelse med tilstandsregistrering av vegdekker. Digitale fargebilder pr. 10 m langs vegnett med angivelse av kilometrering, dato, klokkeslett og vegidentitet. Årsdøgntrafikk. Gjennomsnittlig antall kjøretøy pr. døgn samlet i begge kjøreretninger. Portico Estate Vegregister for kommunale veger i Balsfjord (se pkt )

16 7.2 Mål for kontrakten og dens gjennomføring Entreprenøren har gjennom kontrakten påtatt seg et samfunnsansvar for å ivareta trafikksikkerhet, framkommelighet, miljø og service overfor trafikantene, vegens naboer og samfunnet for øvrig, innenfor kontraktens ansvarsområde og krav Mål og arbeidsform. Kontrakten skal sikre effektiv drift og vedlikehold av vegnettet samt optimal bruk av de midlene som settes av til gjennomføring av kontrakten. Arbeidet skal utføres med gjensidig respekt og aksept mellom partene mht. partenes verdier, rammer og mål samt deres ulike roller og interesser. Arbeidet skal gjennomføres på en samarbeidsorientert og ikke konfliktorientert måte. Gjennomføringen av arbeidet og samarbeidet mellom byggherre og entreprenør skal være løsningsorientert og ikke basert på formalprosedering. 7.4 Mål for drift og vedlikehold Mål Drift og vedlikehold av vegnettet skal sikre: Framkommelighet: Lave transportkostnader og kort reisetid for alle trafikant kategorier (gående og syklende, kollektivtrafikk, godstransport, persontransport). Spesielt for utførelse av drift/vedlikehold: Redusere forsinkelser på grunn av utførelsen av drifts- og vedlikeholdsarbeid. Trafikksikkerhet: Begrense antall skadde og drepte samt materielle skader. Spesielt for utførelse av drift/vedlikehold: Unngå ulykker forårsaket av utførelsen av drifts- og vedlikeholdsarbeid. Miljø: Begrense miljøproblemene knyttet til veger og vegtrafikk samt til utførelsen av driftsog vedlikeholdsoppgaver mht. støy og forurensning, kultur- og naturmiljø, landskapsbilde og arealdisponeringer. Service: Det skal ytes god service overfor trafikanter og vegens naboer. Vegkapital: Bevare eksisterende vegkapital. 8.0 Krav til utførelse av drift og vedlikehold Drifts- og vedlikeholdsoppgaver er de oppgaver og rutiner som utføres for at vegnettet skal fungere som planlagt og for å opprettholde vegnettets kvalitet. Dette kan også inkludere utbedring av hele eller deler av eksisterende etterslep på vegnettet. Kontrakten beskriver krav til standard for drift og vedlikehold. Kravene gjelder hele vegnettet.

17 Kontrakten beskriver hva entreprenøren har ansvar for. Ansvaret gjelder uansett utløsende årsak, eksempelvis også hærverk og tyveri, der annet ikke er beskrevet. 17 Vegnettet skal fungere i henhold til sin hensikt. Entreprenøren skal sørge for at vegnettet er framkommelig for trafikantene (fotgjengere, syklister og kjøretøy) gjennom hele året (unntak gjelder for vinterstengte veger), i henhold til kontraktens standard for vegnettet, med sikring av trafikksikkerhet, miljø og service for trafikantene og vegens naboer. Entreprenøren skal også ivareta vegnettets estetiske utforming. Kontraktsarbeidene består av henholdsvis funksjonsspesifiserte og mengdebaserte oppgaver. Funksjonsspesifiserte oppgaver Entreprenøren har funksjonsansvar for funksjonsspesifiserte oppgaver. Ansvaret utløses når det oppstår eller vil oppstå avvik fra gjeldende drifts- og vedlikeholdsstandard samt supplerende krav gitt i kontrakten. Entreprenøren må på eget initiativ planlegge, identifisere behov, iverksette tiltak og dokumentere standard og egen innsats. Entreprenøren skal selv sørge for at han har tilgjengelig utstyr, mannskap, kompetanse og informasjon som er nødvendig for å utføre arbeidet i henhold til kontrakten. Dette gjelder også vaktberedskap og mannskaps-/maskinberedskap. Entreprenøren skal selv velge metode, tiltak og ressurser. Mengdebaserte oppgaver Mengdebaserte oppgaver skal utføres i samråd med byggherren etter skriftlig bestilling, dersom annet ikke er avtalt. Timebaserte oppgaver Timebaserte oppgaver skal utføres i samråd med byggherren etter skriftlig bestilling, dersom annet ikke er avtalt. Entreprenørens utførelse av kontraktsarbeid Entreprenøren skal utføre kontraktsarbeidet på en fagmessig og aktsom måte, og legge vekt på sikkerheten slik at skade på person og eiendom unngås. Spesiell aktsomhet skal utvises i forhold til trafikksikkerhet, trafikkavvikling, arbeidsmiljø og ytre miljø. Arbeidet skal utføres med serviceinnstilling overfor trafikantene og vegens naboer. Arbeidet skal utføres i henhold til aktuelle lover, forskrifter og bestemmelser. Arbeidet skal utføres slik at forstyrrelsen for trafikantene, vegens naboer og øvrige omgivelser minimaliseres, vurdert i forhold til arbeidets viktighet og i forhold til kostnadene for utførelsen av arbeidet. Dette gjelder både valg av utførelsesmetode og tidspunkt for utførelse, sett over døgnet, over uken og over sesongen/året. Det skal nyttes maskiner og utstyr som ikke skader vegnettet, og som er til minst mulig forstyrrelse for trafikantene, vegens naboer og andre. Det skal søkes benyttet materialer og metoder som muliggjør gjenbruk ved fremtidig vedlikehold.

18 Tilleggsarbeid Kontrakten inkluderer også andre oppgaver enn de funksjonsspesifiserte og mengdebaserte oppgavene. Disse vil bli håndtert som tilleggsarbeider. Eksempler på slike tilleggsarbeider er: Skader voldt av kjent/ukjent motorvogn. Skader som ligger utenfor entreprenørens funksjonsansvar. Entreprenøren plikter å utføre tilleggsarbeid i den utstrekning det er beskrevet i kontrakten Personell Entreprenøren skal informere byggherren om utpeking, utskifting eller forflytting av personer som er tillagt viktige funksjoner i kontraktsarbeidet. Byggherren kan, hvis det foreligger saklig grunn, nekte entreprenøren å benytte angitte personer i de aktuelle stillingene eller be om at personene blir skiftet ut. Omkostningene ved dette skal bæres av entreprenøren. Entreprenøren skal på egen bekostning sørge for utskiftning av personell som opptrer på klanderverdig måte eller viser seg uegnet til å utføre sine arbeidsoppgaver. Person(er) med det overordnede daglige administrative ansvaret og gjennomførings-ansvar for kontrakten skal være ansatt hos hovedentreprenøren. Entreprenøren plikter å påse at alt personell har nødvendig opplæring og kompetanse til alle arbeidsoperasjoner som den enkelte skal utføre, gjelder spesielt med hensyn på å vurdere farlige forhold som kan føre til skade på vegen. Som dokumentasjon på kompetanse godtas dokument fra offentlig opplæringsmyndigheter, vegmyndighet eller tilsvarende praksis Styring og administrasjon Generelt Entreprenøren skal styre og administrere kontraktsarbeidet samt delta i og bidra til felles styring og administrasjon sammen med byggherren.

19 Møtestruktur Møte Formål Frekvens Innhold Oppstartmøte Tilrettelegge for oppstart av kontraktsarbeidet Etter kontraktsinngåelse Gjennomgå kontrakt, etablere samarbeidsklima og etablere rutiner som angitt i Byggemøte Evalueringsmøte vår Evalueringsmøte høst Styring av kontraktsarbeidet Evaluere virksomheten siden forrige evalueringsmøte, herunder vinterdriften Evaluere virksomheten siden forrige evalueringsmøte En gang pr. måned om ikke omstendighetene tilsier annen møtefrekvens Hver vår Hver høst Overtakelse Avslutte kontrakt Avslutning av kontraktsperioden kontrakten Referat fra forrige møte Status for foregående periode HMS rapportering Dokumentasjon av kvalitet avvik (egenkontroll) Hendelsesrapport Økonomi: Faktura, reguleringer, tillegg Rapport fra stikkprøvekontroll Plan for neste periode Ressurser (egne / innleide) Oppfølgingssaker / eventuelt Rapportering vinterdrift Evalueringsskjema for perioden siden forrige evalueringsmøte Vurdering av virksomheten Forbedringer og endringer Forberede sommersesongen Evalueringsskjema for perioden siden forrige evalueringsmøte Vurdering av virksomheten Forbedringer og endringer Forberede vintersesongen Sluttbefaring Overtakelsesprotokoll Det skal føres referat fra alle møter. Med mindre noe annet avtales, skal byggherren føre referat fra møtene. Entreprenøren skal få kopi av referatet i løpet av fem hverdager etter avholdt møte med mindre noe annet avtales. Videre vil byggherren gjennomføre revisjoner og stikkprøvekontroll. Entreprenøren skal gjennomføre og delta på faglige møter og kurs omtalt i kontrakten. I tillegg kan entreprenør og byggherre i samarbeid arrangere faglige samlinger. Entreprenøren må dekke alle egne kostnader ved deltagelse på kurs, møter og samlinger.

20 11.0 Eksisterende kabler og ledninger Entreprenøren er selv ansvarlig for å få påvist eksisterende kabler og ledninger i den grad det er nødvendig for utførelse av kontraktsarbeidet. Entreprenøren kan ikke reise krav mot byggherren begrunnet i merkostnader som følge av uoppdagede, sent oppdagede, eller upresist påviste kabler eller ledninger. Dette gjelder også for eventuelle reparasjonskostnader eller andre kostnader etter skade på kabler eller ledninger som følge av entreprenørens arbeid. Entreprenøren skal erstatte eventuell skade på kabler og ledninger og annet tap, så langt alminnelige erstatningsregler medfører ansvar. Entreprenøren skal holde byggherren skadesløs dersom tredjemann reiser krav mot byggherren som følge av skade forvoldt av entreprenøren på kabel eller ledning. Byggherren svarer ikke for eventuell feilpåvisning fra ledningseier som ikke er Balsfjord kommunes ansvar Riggplass Entreprenøren holder selv nødvendig riggplass, tomt og bygninger. Riggplass på vegområde kan normalt ikke påregnes og skal avtales med og godkjennes av byggherren Myndighetskrav tillatelser ansettelsesvilkår 13.1 Myndighetskrav tillatelser Entreprenøren skal på egen bekostning i rett tid innhente, opprettholde og dokumentere informasjon, godkjennelser og tillatelser som er nødvendig for utførelsen av kontraktsarbeidet og som må eller kan innhentes i entreprenørens navn. Byggherren skal på entreprenørens anmodning yte nødvendig medvirkning i denne forbindelse. Byggherren skal på egen bekostning i rett tid innhente og opprettholde annen informasjon, godkjennelser og tillatelser. Entreprenøren skal varsle byggherren om behovet for slik informasjon, godkjennelser og tillatelser og for øvrig hjelpe til med å innhente slik informasjon, godkjennelser og tillatelser. Entreprenøren skal gi byggherren informasjon om kontraktsarbeidet, om firmaet og eventuelt underentreprenører som byggherren på ordinært vis er forpliktet til å gi myndighetene Ansattes lønns- og arbeidsforhold Entreprenøren er forpliktet til å påse og sørge for at egne og eventuelle underentreprenørers ansatte har lønns- og ansettelsesforhold som ikke er mindre gunstige enn det som følger av vanlige vilkår innen samme bransje på det stedet arbeidene utføres. Dette gjelder bare for ansatte som medvirker direkte til oppfyllelsen av kontrakten. Med vanlige vilkår innen virksomhetsområdet menes for eksempel vilkår nedfelt i Fellesoverenskomsten for Byggfag eller Overenskomst for private anlegg inngått mellom NHO/BNL og LO/NAF.

21 Entreprenøren er på forespørsel forpliktet til å fremlegge dokumentasjon på ovenfor nevnte ansattes lønns- og arbeidsvilkår. Fremlagt dokumentasjon skal være på norsk. Alle avtaler om underentrepriser og øvrige avtaler om utførelse av arbeid eller leveranse under nærværende kontrakt skal inneholde tilsvarende bestemmelser. Dersom entreprenøren ikke etterlever disse forpliktelsene, har byggherren rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen til det er dokumentert at forholdet er brakt i orden. Tilbakeholdt beløp skal tilsvare ca. 2 ganger arbeidsgivers besparelse. Ved uenighet fastsetter byggherren beløpets størrelse Rapportering i samsvar med ligningsloven 6-10 Entreprenøren skal snarest og senest 14 dager etter at arbeidet er påbegynt dokumentere ovenfor byggherren at ligningslovens krav til rapportering av oppdrag og oppdragstakere er oppfylt. Opplysningene oversendes ligningsmyndighetene med kopi til byggherren, på den til enhver tid fastsatte rapporteringsmåte, for tiden ved bruk av skjemaene RF 1198 og RF For underentreprenører i alle ledd skal entreprenøren snarest og senest innen 14 dager etter at den aktuelle leveranse eller underentreprenørens arbeide er påbegynt, dokumentere overfor byggherren at ligningslovens krav til rapportering av oppdrag og oppdragstakere er oppfylt. Opplysningene oversendes lignings-myndighetene på den til enhver tid fastsatte rapporteringsmåte, for tiden ved bruk av skjemaene RF 1198 og RF Entreprenøren forplikter seg til å holde byggherren skadesløs for ethvert krav eller annen sanksjon pålagt av ligningsmyndighetene og som er foranlediget av entreprenørens eller noen kontraktsmedhjelpers brudd på noen bestemmelser gitt i ligningsloven og tilhørende forskrifter. Byggherren har rett til å holde tilbake hele eller deler av kontraktssummen til dekning av krav som nevnt ovenfor. Dersom entreprenøren ikke etterkommer forpliktelsene til å dokumentere overfor byggherren at ligningslovens krav til rapportering av oppdrag og oppdragstakere er oppfylt, har byggherren rett til å holde tilbake inntil 5 % av kontraktssummen til dekning av eventuelle fremtidige krav Grunn grunneiere Dersom det er tvil om eiendomsgrenser i forbindelse med kontraktsarbeidet, må entreprenøren kontakte byggherren for avklaring. Ved behov for grunn utenfor vegområdet for å utføre kontraktsarbeid, skal tiltak avtales med byggherren. Varig erverv av grunn og rettigheter skal besluttes, håndteres og bekostes av byggherren. Hvis entreprenøren for å gjennomføre kontraktsarbeidet inngår avtaler med grunneiere om midlertidige rettigheter, skal byggherren informeres på forhånd og med kopi av avtalen Andre vegholdere Entreprenøren kan generelt avtale samordning av utførelsen av kontraktsarbeidet med vegholdere på tilgrensende veger. Entreprenøren skal forsøke å avtale slik samordning der det

22 er av vesentlig betydning for resultatet av kontraktsarbeidet med hensyn på trafikksikkerhet og framkommelighet Etterslep Byggherren har utarbeidet en oversikt vist i vedlegg ETTERSLEP, over registrert etterslep som er relevant for kontrakten. Objekter med funksjonsspesifiserte krav med etterslep ved oppstart av kontraktsarbeidet skal driftes og vedlikeholdes av entreprenøren i hele kontraktsperioden. Etterslepet skal ikke øke eller oppstå på øvrige objekter som følge av gjennomføringen av kontraktsarbeidet. Etterslepet skal ikke øke i mengde og omfang pr objektstype, slik at mengde etterslep ved oppstart av kontrakten er lik mengde etterslep gjennom hele kontraktsperioden for samme type objekter innenfor samme vegkategori. Gjennom kontraktsperioden kan det derfor godtas at etterslepet for én objektstype flytter seg fra et objekt på ett sted til samme type objekt på et annet sted innenfor samme vegkategori, noe som forutsetter at objektet på det ene stedet blir reparert og at det utvikles et avvik fra standard på objektet på det andre stedet, etter avtale med byggherren. Tilbyder står fritt til å fjerne deler av etterslep for egen regning. Fjerning av etterslep skal skje etter avtale med byggherre. Dersom vedlikeholdstiltak (konstruksjonsmessige tiltak) skal gjøres på objekter som har etterslep, forutsettes det at etterslepet fjernes. Ved fjerning av etterslep skal objektet bringes til opprinnelig (nybygd) tilstand. Fjerning av etterslep skal skje etter avtale med byggherre. Objekter hvor etterslepet er fjernet, skal driftes og vedlikeholdes i henhold til kontraktens krav Generelt informasjonsgrunnlag fra byggherren Entreprenøren skal ha tilgang på relevant informasjon om vegnettet som kontrakten omfatter. Byggherren skal uoppfordret, men også på anmodning, overlevere slik informasjon til entreprenøren. Byggherren skal holde entreprenøren informert om vedtak som fattes av Balsfjord kommune eller av andre myndigheter i samarbeid med Balsfjord kommune og som har betydning for entreprenørens planlegging og utførelse av drifts- og vedlikeholdsarbeid på vegnettet. Byggherren vil i kontraktsperioden stille til disposisjon for entreprenøren grunnlagsdata som beskriver vegene som inngår i kontrakten, inkludert informasjon om trafikkgrunnlaget. På samme måte vil byggherren stille til disposisjon tilgjengelige registreringer av objekter, med mengder, lokalisering og tilstand for entreprenøren. Entreprenøren vil få tilgang til denne informasjon om vegnettet i hele kontraktsperioden i den grad det blir ajourholdt av Balsfjord kommune.

23 Byggherren vil levere tjenester, produkter eller informasjon som beskrevet i dette punktet uten omkostninger for entreprenøren Prisjustering pga. feil i mengdegrunnlaget Dersom det i løpet av de første 12 måneder etter at kontraktsarbeidet starter oppdages feil i de oppgitte mengdene på mer enn 5 % pr. objekttype, kan begge parter kreve forhandling om regulering for det avviket som overstiger 5 % opp eller ned. Dersom oppgitt total veglengde i konkurransegrunnlaget er feil, kan partene kreve regulering for avvik utover 1,5 % feil Vær- og klimadata Entreprenøren må selv skaffe seg tilgang til offisiell meteorologisk informasjon som er nødvendig for å oppfylle kontrakten. Entreprenøren må selv sørge for rutiner for å hente slik informasjon når dette er nødvendig og er selv ansvarlig for å kontrollere relevans, gyldighet og kvalitet på informasjonen Informasjon Generelt om informasjon til publikum Entreprenørens informasjon og meldinger til publikum (trafikanter, naboer, media, trafikkselskap, offentlige etater m.m.) skal håndteres etter avtale med byggherren om arbeidsog ansvarsfordelingen. Nødvendig grunnlag fra entreprenøren for informasjon som skal gis av byggherren, skal være byggherren i hende i god tid. Merking av biler, maskiner og mannskap Biler, maskiner og mannskap skal være merket for å tilkjennegi hvem som utfører arbeidet. Henvendelser til entreprenøren Henvendelser fra publikum skal behandles etter avtale med byggherren om arbeids- og ansvarsfordelingen. Entreprenøren skal opprette og betjene et telefonnummer for publikumshenvendelser som er forskjellig fra telefonnummeret for henvendelser fra byggherren. Denne publikumstelefonen skal være betjent 24 timer i døgnet. Nummeret skal offentliggjøres på hensiktsmessig måte innen kontraktsområdet. Entreprenøren skal ta seg av alle henvendelser på en profesjonell og serviceinnstilt måte. Henvendelser vedrørende planlegging og gjennomføring av arbeidet på vegnettet, synspunkter på utførelsen samt andre spørsmål vedrørende den daglige driften, er det entreprenørens ansvar å besvare. Ved tvil om ansvarsforholdet skal byggherrens representant kontaktes. Andre henvendelser, det kan være avkjørselssøknader, gravesøknader, klager på vegstandard eller annet som tilhører Balsfjord kommune ansvarsområde, skal videreformidles med informasjon til den som har gjort henvendelsen om at saken er oversendt Balsfjord kommune. Alle henvendelser til entreprenøren, uansett ansvarsforhold skal journalføres. Balsfjord kommunes ansvar for informasjon

24 Balsfjord kommune har ansvaret for å informere publikum om forhold som er knyttet til forvaltning av vegnettet. Balsfjord kommune har også ansvar for trafikantinformasjonen til publikum. Dersom Balsfjord kommune får kjennskap til forhold som er entreprenørens ansvar eller som entreprenøren har behov for å vite, skal slik melding gis til entreprenøren uten ugrunnet opphold. Tilleggsinformasjon ved planlagte tiltak Ved spesielle trafikkreguleringstiltak pga. arrangementer, stengning eller redusert framkommelighet pga. planlagte drifts- og vedlikeholdstiltak, skal det sammen med byggherren vurderes om følgende tilleggsinformasjon skal gis: opplysningsskilt som forteller om trafikkreguleringstiltaket i tilstrekkelig tid før tiltaket. informasjon til publikum gjennom media før/under tiltaket. spesiell informasjon til utrykningsetater, kollektivselskap og evt. andre spesielt berørte. Informasjon til publikum om kontraktsarbeidet I slutten av august i oppstartsåret vil byggherren sende ut informasjon til presse og publikum om oppstart av kontraktarbeidet. Formen på informasjonen vil bli avgjort i hvert enkelt tilfelle. Entreprenøren må være forberedt på å delta i informasjonsarbeidet evt. stille på pressekonferanser. Entreprenørens publikumsnummer vil bli kunngjort gjennom annonser i lokalavisene. I tillegg skal entreprenøren selv hver høst i kontraktsperioden, kunngjøre sitt publikumsnummer i lokalpressen Styring av funksjonskontrakter Planer, kvalitetssystem og kvalitetsplan 21.1 Generelt De påfølgende planene som kreves skal forelegges byggherren. Byggherrens gjennomgang av opplegget innebærer ingen godkjenning, og entreprenøren er kontraktsmessig ansvarlig dersom hans planer ikke oppfyller kontraktens krav Krav til kvalitetssystem Entreprenøren skal ha et dokumentert og iverksatt kvalitetssystem samt utarbeidet kvalitetsplan for kontraktens gjennomføring. Med kvalitetsplan mener byggherren et dokument som fastsetter hvilke prosedyrer og tilhørende ressurser som skal anvendes av hvem og når. Planen skal lages spesielt for den aktuelle kontrakten og holdes oppdatert gjennom hele kontraktsperioden. Entreprenøren skal også lage særskilte planer for risikofylt arbeider. Kvalitetsplanen for arbeidet skal foreligge ved oppstart. Deler av kvalitetsplanen knyttet til aktiviteter som først opptrer senere i kontraktsperioden kan foreligge senere, men skal i alle tilfeller foreligge før aktivitetene startes opp og senest innen ett år etter kontraktsinngåelse. Kvalitetssystemene skal bestå av:

25 25 Et plangrunnlag Et system for dokumentasjon av oppfyllelse av kontraktens krav og eventuelle avvik Et system for rapportering og tilbakemeldinger fra entreprenør til byggherre. Kvalitetssystemet med planer skal gi byggherren tilstrekkelig grunnlag for å vurdere om kontraktens krav vil bli overholdt. Partene skal avtale hvilken rapportering og dokumentasjon som skal foreligge før hvert byggemøte, presenteres på hvert byggemøte samt være tilgjengelig for byggherren. Entreprenøren skal i tillegg gi relevant informasjon etter behov til bl.a. tertialrapport og årsrapport for byggherren. Økonomisk rapportering og grunnlag for fakturering skal inkluderes i kvalitetssystemet. Entreprenøren skal informere byggherren om endringer gjennom ajourførte systembeskrivelser. Endringene skal dokumenteres i byggemøtene. Byggherren kan gjennomføre revisjon av systemene Hovedplan Hovedplan skal liste opp alle årets hovedaktiviteter. Aktiviteter som har en syklus på mer enn ett år beskrives med tidsperiode for utførelse for alle årene i kontraktsperioden. Denne planen skal vedlikeholdes for de til enhver tid gjenstående år i kontraktsperioden Ressurs- og organisasjonsplan Ressursplanen skal vise totaloversikt for kontraktsarbeidene over alt mannskap, lokaler, depot, maskiner og utstyr med lokalisering. Det skal framgå hvilke ressurser som er entreprenørens egne, og hvilke ressurser som tilhører hvilke underentreprenører. Organisasjonsplanen skal vise oversikt over navngitte nøkkelpersoner på kontrakten, samt stillingsbeskrivelse for lederfunksjonene, kvalitetsfunksjonene og beredskapsfunksjonene, deres ansvar, fullmakter og formelle kontaktlinjer Aktivitetsplaner Plan for og gjennomføring av inspeksjoner og kontroll Entreprenøren skal etablere og vedlikeholde en plan for systematisk kontroll av vegnettet. Dette innebærer inspeksjon, overvåking og andre former for registrering av tilstand i forhold til kontraktskravene. Planen skal blant annet omfatte: 1) Entreprenørens rutinemessige inspeksjon og overvåking av vegnettet 2) Entreprenørens inspeksjon og registrering med henblikk på planlegging av arbeidet Inspeksjonene skal gjennomføres iht. planen og fange opp alle avvik og tiltaksbehov. Der inspeksjonene avdekker behov for gjennomføring av tiltak uten funksjonsansvar, skal behov meldes til byggherren. I tillegg til de frekvensbaserte inspeksjonene skal entreprenøren foreta

26 annen/supplerende inspeksjon når forholdene (værmeldinger, klimadata, ras- /skredvurderinger, stor vannføring, sterk vind, spesielle arrangement, trafikale forhold, meldinger fra byggherren, tredjemann osv.) tilsier behov for dette Beredskapsplan Beredskapsplan skal inneholde prosedyre for å ivareta kontakten til Balsfjord kommune og beredskap for å ivareta trafikkavvikling året rundt. Planen skal blant annet beskrive og presentere: Arbeidsinstruks for beredskapspersonell med arbeidsoppgaver, myndighet og ansvar for den enkelte Skiftordninger, vaktlister og beredskapslager - Skiftordninger med angitt tidsperiode, navngitt deltagende person, tilknytning til enhet, telefonnummer og skiftenes varighet (klokkeslett) - Vaktliste for alt deltakende personell med telefonnummer - Oversikt over hvor beredskapsmateriell er plassert, eks. skilter for omkjøring - Oversikt over annet aktuelt utstyr for fjerning av trær, rydding av ras, sperremateriell og hvilket materiell som finnes på det enkelte sted Dokumentasjon på eventuelle dispensasjoner - Dispensasjoner fra arbeidstilsynet (overtid o.l.) - Underskrevne avtaler mellom arbeidsgiver/arbeidstaker ved skiftarbeid Varslingsrutiner - Internt i organisasjonen - Utkalling av ekstrapersonell - Varslingsrutiner mot byggherren (jf. pkt.17.4) Tilgjengelig reservepersonell, maskiner og utstyr - Oversikt over reservepersonell som kan tilkalles på kort varsel. Oppgi hvor lang tid det tar fra de tilkalles til de kan være i arbeid. - Oversikt over reservemaskiner og -utstyr som kan hentes inn på kort varsel. Oppgi hvor lang tid det tar fra de tilkalles til de kan være i arbeid. - Komplett telefonliste for aktuelt reservepersonell og utstyr I tillegg skal entreprenøren for skred- og rasutsatte områder, utarbeide: - Beredskapsplan ved skred og skredfare Vinterplan Planen skal bl.a. beskrive og presentere: Tilgjengelig utstyr og lagre inkl. reserveutstyr Oppdeling av vegnettet i roder (angivelse av antall km) med tilhørende utstyr Prioriterte vegstrekninger. (Hovedveger, parkeringsareal, skoler, helsesenter) Oversikt og kvalitet på strømidler/strømiddellagre Oppsett og nedtaking av brøytestikk Beskrivelser for rutinemessig vedlikehold Rutiner og telefonnumre knyttet til utkalling, påbegynt og avsluttet arbeid Skiftordninger og vaktlister