Generalforsamling: Ordfører eller fullmektig etter vedtak i formannskapet i Vestby kommune.

Transkript

1 2.1 Organisasjonsstruktur Næringstjenester AS er underlagt Lov av 13. juni 1997 nr. 44 om aksjeselskaper hva gjelder juridisk organisering og fordeling av ansvar, plikter og rettigheter. Ordinært ansatte har alle en arbeidslederfunksjon for deltakerne i tillegg til oppgaver pålagt i henhold til vedtatte retningslinjer og den enkeltes stillingsbeskrivelse. Oppbygging av organisasjonen Generalforsamling: Ordfører eller fullmektig etter vedtak i formannskapet i Vestby kommune. Styre: Daglig leder: Salgsleder: Arbeidsledere: Deltakere: 5 medlemmer hvorav 1 velges av og blant de ansatte og 1 velges fra administrasjonen i Vestby kommune. Ansatt av styret Ansatt av daglig leder Ansatt av daglig leder Ansatt av faglig leder etter innstilling fra rådgivende utvalg i samsvar med gjeldende retningslinjer fra NAV. Organisasjonskart Generalforsamling Styret Daglig leder Salgsleder Økonomileder Faglig leder Lageransvarlig Arbeidsledere produksjon Deltakere Side 1

2 2.2 Daglig leder Stillingens formål Daglig leder står for den daglige ledelse av selskapets virksomhet og skal følge de retningslinjer og pålegg styret har gitt (Aksl. 6-14). Daglig leder har det overordnete ansvaret for å planlegge virksomheten på kort og lang sikt i henhold til bedriftens vedtekter, gjeldende lover, avtaler og regelverk for VTA bedrifter og skal forvalte og utvikle selskapets materielle og immaterielle verdier gjennom koordinering av bedriftens virksomhet i henhold til vedtatte planer og strategivalg. Som øverste faglig ansvarlig har daglig leder personalansvar for deltakerne og skal sørge for at de får det tilbudet som regelverk og forskrifter tilsier. Daglig leder har ansvar for kontakten med NAV, er bedriftens representant i rådgivende utvalg og har sekretæransvar for dette. Daglig leder eller Faglig leder er bedriftens kontaktperson overfor kommunens rehabiliterings- og psykiatriavdeling. De har ansvaret for at arbeidsoppgavene er i samsvar med den enkelte deltakers individuelle handlingsplan og i tråd med selskapets overordnede mål og strategier. Daglig leder skal i samarbeid med styret fastlegge selskapets mål og strategier og ha ansvar for en effektiv og kvalitativ god ledelse av de ansattes innsats for å nå disse. Daglig leder rapporterer til styrets leder og står til styrets disposisjon m.h.t. endring av arbeidsoppgaver og å utøve en fleksibilitet til firmaets beste. Daglig leder skal ha gjennomført lovpålagt HMSopplæring (Arb.l 3-5). Stillingens ansvarsområde. Daglig leder har: - overordnet ansvar for selskapets daglige drift, administrasjon og salg i henhold til vedtatt budsjett og styrets vedtak. - ansvar for å innbetale skatter og avgifter og å utarbeide nødvendig dokumentasjon i henhold til offentlige pålegg og gjeldende avtaler. - ansvar for at gjeldende lover, forskrifter, avtaler og vedtak blir fulgt i den daglige drift og at produksjonen skjer i henhold til bedriftens overordnede mål og strategier. - ansvar for å lede og utvikle bedriften på en måte som skaper et godt arbeidsmiljø som muliggjør at korte og langsiktige mål og forventninger nås. - i samarbeid med styrets leder ansvar for å tilrettelegge og utarbeide nødvendig dokumentasjon for styrets arbeid, herunder regnskap og budsjetter og som sekretær delta i styrets møter uten stemmerett, men med tale og forslagsrett. - fullmakt til å foreta nødvendige investeringer for å sikre den daglige drift. Investeringer over kr ,-, samt inngåelse av leasingavtaler skal godkjennes av styret før kontrakt undertegnes. - tildelt prokura - personalansvar og instruksjonsmyndighet, herunder tilsetting av ordinært ansatte i henhold til standard avtaler og ansettelse av deltakere etter innstilling fra rådgivende utvalg - ansvaret for en tilfredsstillende kontakt mellom bedriften og deltakernes pårørende, verge, avlastningsboliger og ansvarsgrupper Side 2

3 - ansvaret for bedriftens kontakt med NAV, kommunens rehabiliterings- og psykiatriavdeling og øvrige samarbeidspartnere, og har sekretæransvar og er bedriftens representant i rådgivende utvalg.. - ansvar for å gjennomføre morgenmøter der alle forhold relatert til den daglige drift tas opp. - ansvar for å gjennomføre medarbeidersamtaler med de ordinært ansatte. - ansvar for at forholdene legges til rette for rasjonell og forsvarlig gjennomføring av de ansattes arbeidsoppgaver. - ansvar for å dyktiggjøre medarbeidere og skape et positivt miljø for deltakerne og å gå inn i konflikter som krever faglig oppfølging og løsning. - ansvar for å iverksette intern-kontrollsystemer i henhold til gjeldende lover og forskrifter. - ansvar for at hensynet til sikkerhet og helse blir ivaretatt under planlegging og utførelse av de arbeidsoppgaver som hører under eget ansvarsområde (Arb.l. 2-3 pkt. 3). Daglig leder kan ikke delegere ansvar, men overføre pålagte arbeidsoppgaver og myndighet til andre ansatte. Daglig leder har tilgang til alle nøkler som benyttes i bedriften. 2.3 Salgsleder Stillingens formål. Salgsleder har ansvar for salg og markedsføring av bedriftens produksjonskapasitet i henhold til de ansattes produksjonsevne, individuelle handlingsplaner og bedriftens strategi og målsetting. Salgsleder ivaretar den daglige kontakt med selskapets kunder og har ansvaret for at produksjonen skjer i henhold til kundenes spesifikasjon og krav. Salgsleder deltar i bedriftens morgenmøter og står til daglig leders disposisjon m.h.t. endring av arbeidsoppgaver og å utøve en fleksibilitet til firmaets beste. Stillingens ansvarsområde. Salgsleder har: - ansvar for selskapets salg, kundeoppfølging og markedsføring, herunder analyser av, og forståelse for kundenes og markedets behov. - ansvar for å prise arbeidsoppdrag i henhold til rådende markedsforhold og bedriftens kalkyler og å utarbeide faktureringsbilag for utførte oppdrag. - ansvar for at kundens bestilling effektueres i henhold til inngått avtale og spesifikasjoner, herunder kvalitetssikring av produksjonen. - ansvar for å informere arbeidsledere om produksjonskrav i inngåtte avtaler. - ansvar for at arbeidsoppdrag som aksepteres ligger innenfor bedriftens produksjonskapasitet, gjeldende lover og forskrifter samt bedriftens strategi og målsetting. - ansvar for å foreta nødvendige varekjøp for å kunne effektuere kundens bestillinger og ha kontroll med varelageret. Side 3

4 - I samarbeid med lageransvarlig ansvar for utfylling av arbeidsordre i henhold til kundens bestilling og spesifikasjon. - ansvaret for kontroll og avstemming av kontantkasse. - ansvar for å utarbeide nødvendig dokumentasjon for daglig leders og styrets arbeid, herunder underlag for selskapets strategi og budsjetter. - ansvar for at hensynet til sikkerhet og helse blir ivaretatt under planlegging og utførelse av de arbeidsoppgaver som hører under eget ansvarsområde (Arb.l. 2-3 pkt. 3). Salgsleder har nøkler til kontantkassesafen (skap 5), brannsikkert dataskap (skap 1) og låsbare dokumentskap (skap 3 og 4) i arkivrommet (se pkt. 5.8). 2.4 Økonomileder Stillingens formål. Økonomileder skal i samarbeid med daglig leder stå for den økonomiske styring av selskapet og føring av selskapets regnskap i henhold til gjeldende lover og forskrifter. I den grad det er behov for det, trer økonomileder inn som arbeidsleder i henhold til de retningslinjer som gjelder. Stillingens ansvarsområde. Økonomileder har ansvaret for: - i samarbeid med daglig leder å styre selskapets økonomi i henhold til styrets vedtatte plan- og styringsprosesser. - i samarbeid med daglig leder å utarbeide nødvendig økonomisk dokumentasjon for styrets arbeid, herunder regnskap og budsjetter. - føring av selskapet driftsregnskap i henhold til gjeldene lover og regler. - utarbeidelse av nødvendig dokumentasjon for innbetaling av skatter og avgifter og at disse blir innbetalt til korrekt tid.. - føring av lønnsregnskapet og den dokumentasjon som følger med. - oppfølging av kundefordringer og betjening av leverandørgjeld. - den daglige oppfølging av selskapets konti - fakturering av arbeidsoppdrag. - at hensynet til sikkerhet og helse blir ivaretatt under planlegging og utførelse av de arbeidsoppgaver som hører under eget ansvarsområde (Arb.l. 2-3 pkt. 3). I kraft av stillingen disponerer økonomilederen selskapets konti. Økonomileder delegeres tilgang til selskapets Altinn-konto innenfor de områder som er relevant for utøvelse av stillingens ansvarsområde. Side 4

5 2.5 Faglig leder Stillingens formål Faglig leder, som må ha helsefaglig og/eller sosialfaglig utdanning, skal sørge for at deltakerne får det tilbudet som regelverk og forskrifter tilsier. Faglig leder har ansvaret for utarbeidelse av den faglige dokumentasjon som kreves av NAV for en VTA-godkjenning, herunder også nødvendig dokumentasjon for Equass. Stillingen medfører ansvar for at deltakernes arbeidsoppgaver er i samsvar med den enkelte deltakers individuelle handlingsplan og i tråd med selskapets overordnede mål og strategier. Faglig leder deltar i bedriftens morgenmøter og står til daglig leders disposisjon med hensyn til endring av arbeidsoppgaver og å utøve en fleksibilitet til firmaets beste. Detaljerte retningslinjer for stillingen fremkommer av personalhåndboken. Stillingens ansvarsområde. Faglig leder: - har ansvar for all pålagt rapportering vedrørende deltakerne, herunder ansvaret for utarbeidelse av pålagt deltakerdokumentasjon til NAV og nødvendig dokumentasjon for en Equass-godkjenning. - har ansvar for utarbeidelse av de halvårlige spørreundersøkelsene - har ansvaret for utarbeidelsen av individuelle handlingsplaner og gjennomføring av medarbeidersamtaler med deltakerne. - har ansvaret for at arbeidsoppgavene kan dyktiggjøre og utvikle ressursene hos den enkelte deltaker i samsvar med den individuelle handlingsplanen. - har ansvar for at arbeidsledere får nødvendig informasjon for å kunne tilrettelegge arbeidsoppgavene i henhold til individuelle handlingsplaner. - har instruksjonsmyndighet overfor deltakerne, og ansvar for at øvrige arbeidsledere følger opp den enkelte deltaker i henhold til vedtatte individuelle handlingsplaner. - er sekretær for, og har sammen med tillitsvalgt ansvar for personalmøtene og gjennomføring av sosiale arrangementer i bedriftens regi. - har ansvar for føring av lønns- og fraværslister for deltakerne. - skal bidra til konfliktløsning som krever faglig oppfølging og løsning på deltakernivå. - er sekretær ved gjennomføring av morgenmøtene. - skal delta på ansvarsgruppemøter. - har ansvaret for at hensynet til sikkerhet og helse blir ivaretatt under planlegging og utførelse av de arbeidsoppgaver som hører under eget ansvarsområde - er bedriftens HMS-ansvarlige. - stillingsinnehaver rapporterer til daglig leder Faglig leder har nøkkel til låsbart arkivskap (skap 6) på eget kontor og arkivrommet (se pkt. 5.8) Side 5

6 2.6 Arbeidsleder Stillingens formål. Arbeidsleder skal i samråd med salgsleder og faglig leder tilrettelegge for det daglige arbeid i produksjonen tilpasset den enkelte deltakers ferdighetsnivå. Arbeidsleder må være praktisk orientert og ha pedagogiske evner for å veilede, motivere og bidra til vekst og utvikling hos deltakerne. Skal være serviceinnstilt og resultatorientert og bestrebe seg på å bidra til å skape en god bedriftskultur. Det vektlegges at vedkommende er skikket og egnet til stillingen. Arbeidsleder deltar i bedriftens morgenmøter. Stillingsinnehaver står til daglig og/eller faglig leders disposisjon m.h.t. endring av arbeidsoppgaver og å utøve en fleksibilitet til firmaets beste. Stillingens ansvarsområde Arbeidsleder har: - i samarbeid med daglig og faglig leder medansvar for selskapets daglige drift i produksjonsavdelingen. - rapporterer til faglig leder i spørsmål som ligger under faglig lederes ansvarsområde, i øvrige saker til daglig leder. ansvar for at produksjonen skjer i henhold til gjeldende lover, forskrifter og bedriftens overordnede mål og strategi. ansvar for å tilpasse arbeidsoppgaver, eventuelt i samsvar med vedtatte attføringsopplegg, som kan dyktiggjøre og utvikle ressurser hos den enkelte og således skape et positivt miljø for brukerne. I samråd med salgsleder ansvar for at kundens bestillinger effektueres i henhold til inngåtte avtaler og kundens kravspesifikasjon. Ansvar for å sluttføre ordre, herunder utfylling av fakturagrunnlag ansvar for å tilrettelegge for en forsvarlig og rasjonell produksjon og ha kontroll med at ferdig produserte varer er i henholdt til kundens spesifikasjoner. Ansvar for at produksjonslokalene holdes ryddige og at varer under bearbeiding holdes adskilt fra varer ferdig til utsendelse Lageransvarlig Stillingens formål Arbeidsleder med lageransvar har ansvar for mottak og forsendelse av varer, ansvar for den daglige drift på lageret. Arbeidsleder deltar i bedriftens morgenmøter og planlegger dagens produksjon i samarbeid med salgsleder. Stillingens ansvarsområde I samarbeid med salgsleder og faglig leder ansvar for selskapets daglige drift i produksjonsavdelingen. Ansvar for å tilrettelegge arbeidsoppgaver tilpasset den enkelte deltakers ferdighetsnivå Side 6

7 Ansvar for at produksjonen skjer i henhold til gjeldende lover, forskrifter og bedriftens overordnede mål og strategi. Ansvar for en forsvarlig og rasjonell drift av lageret, ha kontroll på mottak av varer og utsendelse av ferdig produserte varer. Utfylling av fraktbrev og bestilling av transport Ansvar for at bedriftens maskiner og verktøy blir vedlikeholdt. Ansvar for enkle vaktmesteroppgaver Stillingsinnehaver rapporterer til salgsleder i spørsmål som vedrører mottak og utsendelse av varer. Rapporterer til faglig leder i spørsmål som ligger under faglig leders ansvarsområde, i øvrige saker til daglig leder. Sørge for orden i lager- og produksjonslokalene 2.7 Instruktør Stillingens formål og ansvarsområde. Stillingsbenevnelsen instruktør benyttes når avtale om fast ansettelse ikke foreligger. Stillingens formål og ansvarsområde er de samme som for en arbeidsleder, men en instruktør samarbeider med en arbeidsleder som veileder. 2.8 Personalsaker Daglig leder har det daglige personalansvar og har ansvar for de personalsaker som ligger innenfor Aksjelovens og Arbeidsmiljølovens bestemmelser, herunder konflikthåndtering, ansettelser og oppsigelser. Daglig leder har styringsrett innenfor de retningslinjer og pålegg styret har gitt i henholdt til Aksl pkt. 1. Saker innenfor daglig leders ansvarsområde tas opp med daglig leder. Anmoding om dette kan enten fremsettes muntlig eller skriftlig. Spørsmål av prinsipiell karakter og saker ut over daglig leders ansvarsområde vil av daglig leder bli lagt frem for styret (Aksl pkt. 2). Arbeidsmiljøloven regulerer hvilke saker som det er lovbestemt at møteprotokoll skal foreligge fra. Enkelte saker krever ikke møteprotokoll. Krever imidlertid en av partene det, skal det føres protokoll fra møtet enten det er felles personalmøter eller et møte der kun en arbeidstager deltar, eventuelt med verneombudet. Faglig leder er delegert personalansvaret for deltakerne. Faglig leders personalansvar fremkommer av personalhåndboken for deltakerne. 2.9 Kompetanseheving Næringstjenester AS er en rendyrket VTA-bedrift som tilbyr deltakerne arbeid i en skjermet virksomhet, med arbeidsoppgaver tilpasset den enkeltes ferdighetsnivå. Arbeidet skal bidra til vedlikehold og utvikling av den enkeltes ressurser og kompetanse gjennom kvalifisering og tilrettelagte arbeidsoppgaver gjennom produksjon av varer og tjenester. Det er bedriftens mål å kunne tilby et bredt register Side 7

8 av arbeidsoppgaver slik at det til enhver tid skal finnes minst en arbeidsoppgave tilpasset den enkelte deltaker. Med bakgrunn i dette legger bedriftens ansettelsespolitikk vekt på at de ansatte skal representere flere fagfelt, og ha en bred praktisk erfaring som gjør de i stand til å rettlede deltakerne i de fleste arbeidsoppdrag. I tillegg kreves det relevant spesialkompetanse av lederteamet som skal ivaretar bedriftens salgs-, økonomi- og sosialfaglige funksjoner. Bedriften legger vekt på at den faglige utvikling og kompetanseheving skal omfatte alle ansatte. Målene og midlene for kompetanseheving blir diskutert i medarbeidersamtalene og utgjør en del av bedriftens årsplan. Der det er mulig, gjennomføres kursene som bedriftsinterne kurs. Når det gjelder tilbud fra seriøse kursleverandører om kursing innenfor spesialfelt, vurderes nytten av å delta på disse fra gang til gang. Bedriftens stiller seg positivt til slike kursopplegg når innholdet er relevant for den enkelte deltaker. Behovet for og/eller ønske om individuelle opplæringsplaner tas opp med de ansatte under medarbeidersamtalene som holdes i løpet av 1. halvår hvert år. Det forutsettes at nyansatte gjør seg godt kjent med innholdet i personalhåndboken som et ledd i en generell skolering i de verdier og nøkkelprosesser som bedriften vektlegger. Det utarbeides for hvert år som en del av årsmeldingen en oversikt over gjennomført kompetanseheving. Dette blir spesifisert i en oversikt over hvilke fagområder og antall dagsverk benyttet til kompetanseheving Prosedyre for ansettelse av fagpersonell Ansvaret for ansettelse av fagpersonell er delegert til daglig leder. Ansettelse av personell ut over vedtatt budsjettramme må godkjennes av styret. Næringstjenester AS er et ordinært aksjeselskap 100% eid av Vestby kommune. I henhold til skriv fra lovavdelingen i Justisdepartementet, datert 26/ er arbeidsmarkedsbedriftene (aksjeselskapene) selvstendige rettsobjekter, og er ikke pålagt forvaltningslovens bestemmelser vedrørende annonsering av ledige stillinger. Bedriften er ikke organisert. Daglig leder bestemmer hvem som skal delta i intervjurunden fra bedriften. Stillingens formål og ansvarsområde fremkommer av personalhåndboken. Følgende fremgangsmåte legges til grunn ved ansettelse av fagpersonell: Ved behov kan ledig stilling annonseres i media som anses best egnet ut i fra stillingens kategori. Ved internt opprykk faller kravet til annonsering bort. Stillingsannonsen skal inneholde en orientering om bedriftens karakter og de krav som settes til søkeren i henholdt til vedtatt stillingsbeskrivelse Annonsen skal inneholde krav til dokumentasjon (CV) og søknadsfrist. Side 8

9 Søknader mottatt etter søknadsfristen skal ikke vurderes, så fremt søker ikke er anmodet om å søke etter fristens utløp. Alle søknader skal besvares skriftlig. Aktuelle søker innkalles til første intervjurunde. De som ikke går videre i prosessen skal ha skriftlig melding om dette snarest mulig. Gjenværende kandidater innkalles til en andre intervjurunde. De som ikke blir tilbudt den aktuelle stillingen skal ha skriftlig beskjed når avgjørelsen er tatt. Aktuell kandidat til stillingen innkalles til møte der arbeidsavtale og stillingsbeskrivelse gjennomgås og undertegnes. Prøvetiden for ansettelse er 3 måned. Det skal i løpet av denne periode gjennomføres to medarbeidersamtaler. Personlig egnethet for stillingen skal vektlegges før faglige kvalifikasjoner. Arbeidsdepartementet har med hjemmel i lov av nr. 76 om tiltaket arbeidsmarkedstjenester(arbeidsmarkedsloven) 21 fastsatt at det kreves politiattest for ansatte i bedrifter som tilbyr varig tilrettelagt arbeid. Side 9