Systemer for noen og enhver

Transkript

1 Denne temaavisen er en annonse fra mediaplanet Bedriftsøkonomi 6. utgave - Ekstern kompetanse: SNEKRER ERP SELV: Forsinket årsregnskap: Unngå straffeskatt Notar legger til bransjemoduler Én av ti må svi Les mer side 13 Les mer side 17 Les mer side 18 Nå på nett: O N L I N E Når man først har gjennomtrekk, må man sørge for at det er de rette som blir og det fins mange sofistikerte metoder. Even Bolstad daglig leder i HR Norge. Les mer side 16 Feil VEDLIKEHOLD: tall: Feil beslutning Les mer side Norske virksomheter kaster formuer ut av vinduet når de installerer store ERP-systemer. Det er deprimerende å observere sløseriet fra sidelinjen. Bjørn-Erik Willoch, Advisory Partner i norske Integrate AS. Balanced Scorecard (BSC) Klargjøre og oversette visjon og strategi Kommunisere Balansert målstyring Paradigmeskifte Tilbakemeldig og læring Planlegge og sette mål Balanced Scorecard: Alt for snevert? innen ERP Les mer side 4-5 Les mer side 8 ANNONSE ANNONSE justere virksomhetens ERP-løsning til endringer og nye behov: Hva koster det? Les mer på ERP... with NO Expiry Date TM

2 O N L I N E Denne temaavisen er en annonse fra mediaplanet Vår nye onlineportal Utfordringer Et viktig poeng ved kjøp av forretningssystemer er å vurdere det som jeg vil velge å kalle for løsningens Økosystem... We succeed if you succeed O N L I N E O N L I N E Systemer for noen og enhver Det var i 2003 at den amerikanske forfatteren Nicolas Carr skrev den meget omtalte artikkelen IT doesent Matter i det kjente magasinet Harvard Business Review. Han hadde et viktig poeng, nemlig at bedriftens forretningssystemer i økende grad er å betrakte som en del av det vi kan definere som Infrastruktur. Vanligvis har vi begrenset infrastruktur til å omfatte datamaskiner og nettverk. Forretningssystemene vil vi hevde er strategiske. Her mener både Carr og undertegnede at vi bør justere vårt syn. Også viktige systemer innen økonomi, logistikk, produksjon og salg vil i økende grad kategoriseres som infrastruktur. Begrepet infrastruktur betyr på godt norsk den underliggende struktur, i motsetning til suprastruktur som betyr den overliggende struktur. Vi kan, noe forenklet, si at infrastruktur er noe den ansatte eller våre samarbeidspartnere kan ta for gitt, dvs. noe obligatorisk. Her er vi ved selve poenget. I økende grad utvikles det i alle bransjer en norm for hvilke kvaliteter selskapet forretningssystemer må inneha. Denne normen defineres av markedet,- dvs. av de aktører bedriften samhandler med så som kunder, underleverandører og ikke minst det offentlige. Dermed kan vi hevde at investering i gode forretningssystemer er en del av inngangsbilletten til et marked. Det betyr at dårlige systemer kan være forretningsmessig risiko dvs. at du mister konkurransekraft og kan tape forretning. Vice versa. Tilbudet av løsninger på det norske markedet inneholder noe for enhver smak. Totalt forretningssystemer (ERP) kniver om oppmerksomheten. I tillegg kommer alle nisjeløsningene. Ytterpunktene representeres ved mysap Business Suite,- forretningsystemenes ubestridte markedsleder, og et spekter pakkeløsninger for mikrobedrifter (Visma Avendo, MAMUT etc.). Det er en meget nøye sammenheng mellom den valgte løsnings fleksibilitet og ytelse og forvaltningskost. Velg et system du kan vokse i, men ikke større enn det du evner å forvalte. I økende grad utvikles det i alle bransjer en norm for hvilke kvaliteter selskapets forretningssystemer må inneha. Denne normen defineres av markedet. og 3.parts leverandører med sine supplerende løsninger. Poenget er at systemkvalitet ofte er et spørsmål om kvalitet i nettopp økosystemet. Som kunde kjøper du ikke bare brukslisenser på programvare, men du kjøper deg bokstavelig talt inn i et miljø som du skal være en del av i mange år fremover. Da må vi kreve at dette miljøet på en god måte reflekterer den bransjen du er en del av, og at miljøet eller økosystemet, har en samlet kraft til å løfte systemets kvaliteter i takt med normen i ditt marked. Etter mitt skjønn er det viktig at bedriften tenker nøye gjennom sitt systemregnskap. Systemregnskapet er summen av eierskapskost og nytteverdi. Eierskapskosten inkluderer alle oppstartskostnader så som kjøp av lisenser, opplæring, installasjon og konfigurering, dvs. tilrettelegging av systemet (parametersetting). I tillegg kommer årlige kostnader til drift, vedlikehold og ikke minst oppgradering. Det siste er ofte en meget underestimert kostnad. Nytteverdien bør vurderes langs tre hoveddimensjoner, nemlig: Prosessforbedringseffekter (lavere ressursinnsats, lavere kvalitetskostnader) Forretningseffekter (bidraget fra omsetning man unngår å tape, bidraget fra ny omsetning man ellers ikke ville fått) Kapitaleffekter (lavere kapitalbinding, raskere inndriving av utestående fordringer) Ikke alle poster i et slikt regnskap er enkle å estimere. Særlig gjelder dette forretnings-effektene, som kan variere over tid. Allikevel vil jeg slå et slag for at bedrifter som anskaffer nye forretningssystemer bli flinkere til å styre systemøkonomien. Det bør være et mål å kunne etterprøve om investeringen ga positive effekter. Som oftest har bedriften urealistiske forestillinger om hvor raskt effektene oppstår. Man glemmer ofte at i en periode på 3-6 måneder etter oppstart på nytt system må man kalkulere lavere effektivitet enn tidligere og større kvalitetskostnader. Dersom man ikke er mentalt forberedt på en slik innkjøringsperiode skaper det frustrasjon og misnøye. Det betyr at produktivitetstap etter oppstart er en del av anskaffelsens kostnad, og må tas med i systemregnskapet. En bevisst holdning til kost/nytte-aspektene ved systemkjøp er i seg selv med på å øke sannsynligheten for å lykkes med anskaffelsen. Vi hjelper våre lesere til å lykkes Bedriftsøkonomi 6. utgave april 2008 Adm. dir: Ståle Husby Redaksjonssjef: Petter T. Stocke-Nicolaisen Salgssjef: Theodor Sandegren Produksjonssjef: Bjarne S. Brokke Design: Tonja Ingrid Sødal Prosjektleder for utgivelsen: Magnus Ulvik Telefon: e-post: Distribuert med Dagens Næringsliv, mars 2008 Trykk: Dagblad-Trykk Mediaplanet er Europas fremste leverandør av temaaviser i dags- og næringspresse. Vi produserer både forbruker- og forretningsaviser. Telefon: Faks: e-post: info.no@mediaplanet.com Et viktig poeng ved kjøp av forretningssystemer er å vurdere det som jeg vil velge å kalle for løsningens Økosystem (begrep lånt fra biologien). Løsningens økosystem er å forstå som aktørene og komponentene som omgir løsningen. Jeg tenker på kundebasens karakter, forhandlere, driftspartnere, implementeringspartnere Studieleder, BI Bo Hjort Christensen Vil du vise hva du er god for? Sjekk karriéremulighetene i Norges mest innovative mediehus. Trondheim: Oslo: Internett: E-post:

3 Denne temaavisen er en annonse fra mediaplanet sparer inn 50% av dine drifts- og administrasjonskostnader samtidig som den stopper spam og virus! Ninja krever halvparten av konkurrentens administrasjonstid og har også lavere brukerkostnader. Plug-ins for Anti (image)spam, antivirus, antiphishing, antispionvare, disclamers og flere plug-ins på vei: innholdsfiltrering og e-post arkivering. En helt ny tredjegenerasjons plug-in arkitektur bygget for fremtiden. Først på markedet med regelbasert SMART vedleggsfiltrering. N gir vi deg 50% innbytte for ditt gamle (og ikke fullt så bra) spamfilter. For mer informasjon: tlf:

4 Denne temaavisen er en annonse fra mediaplanet En helt ny ERP-virkelighet i emning Enhver bedrift med et betydelig antall kunder og transaksjoner vil fort oppleve at arbeidsmengden blir uhåndterlig uten gode ERP-systemer i bunn. Et økonomistyringssystem er alltid kjernen i slike systemer, og spørsmålet om hvorvidt man kan klare seg uten, er helt uaktuelt. Jarle Petterson redakajonen@mediaplanet.com De siste årene har det skjedd noe som er av stor betydning for små og mellomstore bedrifter: fremveksten av SOA (Service Oriented Architecture)... hold er på størrelse med Storebrand. Det fine er at du kan konfigurere ulike typer funksjonalitet i ulike situasjoner, kanaler, geografier og kundegrupper. Selger du et produkt gjennom forhandlere, velger du én måte å gjøre det på, handler du med kundene direkte, en annen. Alt dette kan justeres på nett, og så betaler du per måned eller transaksjon. Du abonnerer på tjenester du setter sammen etter egne behov. Vel, du kan jo tenke deg Dette er utrolig spennende, forkynner en entusiastisk Willoch, før han fyrer av følgende salve: Norske virksomheter kaster formuer ut av vinduet når de installerer store ERP-systemer. Det er deprimerende å observere sløseriet fra sidelinjen. Og vi lytter. For Willoch vet hva han snakker om, blant annet med bakgrunn som CEO for CapGeminis nordiske operasjoner. Evig runddans Ta markedslederen innen ERP, altså SAP, som selvsagt har Bjørn-Erik Willoch, Advisory Partner i norske Integrate AS. forstått hva som er på gang. De har investert kollosalt de siste årene for å programmere om hele suiten, slik at den spille det samme komponentbaserte spillet som de nye, nettbaserte løsningene. Alle vil jo komme bort fra det vi har sett så mange ganger: softwareleverandørene slipper nye releases, som gjør at kundene behøver konsulentbistand på ny. Folk kjøper en standardløsning, men så foretas det så mange endringer at de må tilbake til utgangspunktet, og det er jo fantastisk for de store konsulenthusene, inklusive det jeg i sin tid ledet. Om en SAP-kunde kommer til SAP med spørsmål om å få hekte på en åpen kildekode-applikasjon, eller dytte inn en annen lageroptimering enn den som fins i standard, blir det fort vanskelig. Dette er en komplisert og børssensitiv materie. Teknisk er SAP i dag i stand til å levere komponenter i stedet for suiter, men forretningsmessig er det en utrolig delikat sak. Forflytning fra lisens til en abonnementsavtale har Norske virksomheter, som hovedsakelig er små og mellomstore, har en formidabel mulighet foran seg. Fullt så enkelt er det kanskje ikke for de store, som må underkaste seg svære endringer før en omlegning, sier Bjørn-Erik Willoch, Advisory Partner i norske Integrate AS. Når det likevel kommer opp, er det fordi det har blitt investert i tunge og store systemer de senere årene, nærmest etter en alt eller ingenting-tankegang, mener Sveits-baserte Bjørn-Erik Willoch som også er Advisory Partner i norske Integrate AS. De siste årene har det skjedd noe som er av stor betydning for små og mellomstore bedrifter: fremveksten av SOA (Service Oriented Architecture), som en ny måte å utvikle systemer på, hvor de før altomfattende ERP-systemene brytes ned på delfunksjoner innen logistikk, innkjøp, salg, finans, personal og hva det nå er. Som kunde avgjør du hva du behøver. I USA var en av fjorårets store børsoverraskelser nettopp et foretak som leverer slikt: NetSuite. De opererer etter legoprinsippet og Software As A Service-modellen. Du kjøper ikke lisens på funksjonalitet, du bare leier den. I USA har slike tilbud primært vært rettet mot små og mellomstore bedrifter, og da skal vi huske på at en mellomstor amerikansk bedrift etter norske foren øyeblikkseffekt på inntektslinjen som det nesten er umulig å håndtere i et børsforetak. Kvartalsøkonomien ville ikke klare en slik smell. Fleksibelt og modulbasert Hele dette markedet er i gungning, som svenskene sier. Det som nå tilbys på nettformidlet abonnementsbasis, er i verdensklasse. Oracle har også utviklet en ny plattform, Fusion, med samme idé som SAP. De henter ut det beste fra komponentene de har utviklet og kjøpt gjennom årene, og tilbyr dem med en enorm fleksibilitet ut mot brukerne. Men de har det samme dilemmaet: skal de tilby dem som et abonnement eller på lisens, stykkevis og delt eller hele pakken? Se dét er det ingen som vet! Ifølge Willoch spør tilbyderne seg nå hvilken granularitet (finkornethet) de skal ha på komponentene og Kjoberg Programvare AS leverer konsulenttjenester innen alle faser av programvareutvikling og har erfaring fra komplekse IT-løsninger og e-handelsløsninger. Løsningene utvikles i nært samarbeid med kundene og ved bruk av moderne utviklingsmetoder og verktøy. Vi har også utviklet en serie programmoduler for entreprenørbransjen som dekker: Anbudskalkulasjon Timeregistrering / lønn Materialstyring Underentreprenørstyring Prosjektstyring Telefon:

5 Denne temaavisen er en annonse fra mediaplanet ERP-SYSTEMER Prøv først: Mange tilbyr demo-versjoner. Prøv om de svarer til kravene før du treffer en beslutning. Anne Kristin Kvamme, regnskapssjef, Tronrud Bygg. Vurder ASP: Du må ikke installere ERP selv. Sjekk tilbudet blant ASP-tilbyderne (Application Service Provider) også. Haakon Tronrud, daglig leder, Tronrud Bygg. ERP-systemer behøver ikke å koste skjorta etter hvilken forretningsmodell (lisens eller abonnement). Han er ikke i tvil om at vi står foran et tideverv i ERP-bransjen. Hvis du drar til Silicon Valley og nevner software license, ser de på deg som om du kommer fra månen. Det er ingen borti der som kjøper lisenser lenger. Så spørs det hvor lang tid det tar før den tsunamien når over til vår side av Atlanteren. Og så har vi åpen kildekode. Nå er det jo ikke slik at tilbyderne der ikke tjener penger. Seriøse virksomheter ville nemlig aldri finne på å bruke åpen kildekode-applikasjoner uten support. Det er den som gjør det levelig for tilbyderne, men det skaper enorme forandringer for den proprietære utviklingen som har pågått gjennom årene. Norske virksomheter, som hovedsakelig er små og mellomstore, har en formidabel mulighet foran seg. Fullt så enkelt er det kanskje ikke for de store, som må underkaste seg svære endringer før en omlegning, men jeg spår at hovedbølet av norske foretak går spennende tider i møte. For mange blir det slutt på egen serverpark, nesten ikke behov for ITavdelinger og installasjoner. Jeg ville ikke hatt noe av det innomhus, proklamerer Willoch, og avslutter: Vi står foran en helt ny virkelighet. Tronrud Bygg var tidlig ute med ERP-løsninger da de i 1983 installerte Micro 80. For en del år tilbake var selskapet pilot for en ERP-plattform som er skreddersydd for byggebransjen. Det har gitt to prosent besparing på bunnlinjen. Jarle Petterson redakajonen@mediaplanet.com I 1999 konverterte vi til Visma Business, og hektet på bilagssystemet Compello. Visma brukte oss som pilot på det samspillet, men vi var så heldig at vi fikk gjøre tillempninger tilpasset våre konkrete behov, uten merkostnad. Vi brukte litt tid internt, men vi fikk et skreddersydd system, med tilpassede rapporter og utskrifter, forteller daglig leder Haakon Tronrud. Vi gjennomførte en analyse som viste at kostnadene forbundet med fakturabehandling ville bli redusert med 50 prosent, og åtte måneder etter implementering betalte systemet seg selv. Tronrud Bygg konverterte tidlig til SQL-database, som gjør at data for kalkyler, CRM, økonomi, lønn og bilagsbehandling lagres ett sted. For å illustrere fleksibiliteten forteller Tronrud at de på et tidspunkt la om til SuperOffice, uten konsekvenser for den elektroniske samhandlingen. For oss i regnskap er arbeidet blitt sterkt forenklet. Registreringene eksporteres til Excel, og systemet har en bankavstemmingsmodul, som er koblet opp mot nettbanken, forteller regnskapssjef Anne Kristin Kvamme. Kostnadene forbundet med implementering henger nøye sammen med hvor god man er til på forhånd å planlegge forretningsrutinene. Vi brukte to tre uker, og får årlig besøk av en Visma-konsulent, som bistår med å videreutvikle konseptet etter våre behov, sier Tronrud. Komplett Komplett

6 O N L I N E Denne temaavisen er en annonse fra mediaplanet Vår nye onlineportal We succeed if you succeed O N L I N E O N L I N E Foto: ernst & young Det kan være en utfordring å styre etter bakspeilet, samtidig som enkelte virksomheter med forutsigbare rammer, som i offentlig sektor, med fordel kan benytte og dra nytte av tradisjonell budsjettering, mener Irene Lorentzen, senior manager i Ernst & Young. Budsjett som styringsverktøy Når budsjettet knyttes opp mot resultater på avdelingsnivå, identifiseres måltall avdelingen har ansvar for å oppfylle. Budsjettet fungerer da som et styringsverktøy ute i bedriften. Irene Lorentzen, senior manager i Ernst & Young. Ethvert styringskonsept må vurderes i forhold til hvordan organisasjoner fungerer og verdier skapes. Hvilken type budsjettering som velges, bør derfor ikke være tilfeldig. Lene Søgaard Gloslie redaksjonen@mediaplanet.com Vi er inne i et paradigmeskifte når det gjelder økonomistyring. For å tilføre god beslutningsinformasjon og velfungerende mekanismer for styring av adferd, erstattes tradisjonell budsjettering med nye metoder, forteller Tor Tangenes, førstelektor i økonomistyring og associate dean ved Handelshøgskolen BI. Det kan være en utfordring å styre etter bakspeilet, samtidig som enkelte virksomheter med forutsigbare rammer, som i offentlig sektor, med fordel kan benytte og dra nytte av tradisjonell budsjettering, mener Irene Lorentzen, senior manager i Ernst & Young. En fot i bakken Budsjettet skal reflektere de målene virksomheten ønsker å oppnå. Det er derfor viktig å sjekke at man er der man skal være, og gi seg selv muligheter til å korrigere underveis. Uforutsette hendelser både innenfor og utenfor virksomheten kan føre til at budsjettet utdateres. Når budsjettet knyttes opp mot resultater på avdelingsnivå, identifiseres måltall avdelingen har ansvar for å oppfylle. Budsjettet fungerer da som et styringsverktøy ute i bedriften, sier Lorentzen. Hvordan velge budsjett For å ha et hensiktmessig budsjett, bør man foreta en vurdering av flere forhold. For eksempel må virksomhetens type og organisering vurderes. Ulike organisasjonsformer krever ulike budsjetter, sier Lorentzen. Dersom organisasjonen er preget av en klar og funksjonell arbeidsdeling, med klart definerte instrukser og stabile rammebetingelser, vil tradisjonell budsjettering fungere. I kunnskapsbedrifter, der problemløsing utføres av den enkelte medarbeider, vil derimot andre styringsformer, som beyond budgeting, være mer hensiktmessig, mener Tangenes. Fleksibilitet i en verden i endring Beyond budgeting (BB) tar i motsetning til tradisjonell budsjettering avstand fra sentralisert målstyring på bred front, men erkjenner i likhet med tradisjonell budsjettering behovet for prognoser, finansielle implikasjonstester samt bevilgnings- og incentivsystemer. BB slår klart fast at tradisjonelle budsjetter ikke tilfredsstiller disse behovene i nevneverdig grad, sier Tangenes. Ifølge BB bør man i stedet for målstyring utvikle verktøy som stimulerer til søk og eksperimentering, og som medvirker til genuin læring. Budsjettet forkastes som prognoseverktøy i BB og erstattes blant annet med rullerende prognoser. Tangenes advarer sterkt mot bruk av budsjettbaserte incentivsystemer med faste prestasjonsmål. Slike systemer kan lett føre til skadelige virkninger for konkurranseevne og inntjening. Affecto Nordens største BusinessObjects-miljø søker markedets beste konsulenter! SAP BW Har du lyst til å arbeide i et hyggelig og 100 % dedikert BI-miljø? Gå inn på vår hjemmeside og les mer om dine nye, spennende muligheter! Affecto er det ledende kompetansesenteret innen rådgivning og implementering av BIløsninger til virksomhetsstyring. Affecto har i dag over medarbeidere i Norden og Baltikum hvorav ca 130 av disse i Norge. Gruppen oppnådde i 2007 en samlet omsetning på ca 1 milliard kroner, hvilket var en økning på mer enn 90 %. Flere enn 500 av Nordens største virksomheter er allerede kunder av Affecto.

7 Denne temaavisen er en annonse fra mediaplanet Uni Økonomi V3 Det er lov å tenke på fremtiden! Bygger på ny teknologi. Du får et moderne økonomisystem som lett kan integreres mot andre ledende aktører. For deg betyr dette tilgang til et bredt tilbud av Selv tjenester om som du skal forenkler kjøpe din system hverdag. ut i fra dagens behov, er det lov å tenke fremover. Oppslag: Telefonkatalogen TM Bedrift SMS Modul Telefonkatalogen TM Bedrift Kobling mot: epocket (Handyman), Speedy Craft Importfilter: NOBB/RSCALK/NELFO efaktura: BBS Uni Økonomi V3 - et glimrende utgangspunkt! Oppslag: Websticos Kobling mot: WinEDi (Transport) Butikkdata: Interconnect AS Kobling mot: DGM (Farlig Gods) Uni Avstemming ZData Avtalegiro: BBS Kobling mot: Sensor (HMS Blad) Nettbutikk: Digitroll AS, Mosoft AS Keyteq AS Kredittsjekk: Lindorff Decision AS Inkasso: Akros AS, Kreditorforeningen, Aktiv Kapital, Lindorff og CREDICARE Timeregistrering: Mosoft AS - økonomisystemer fra start til børs marked@unimicro.no

8 O N L I N E Denne temaavisen er en annonse fra mediaplanet Vår nye onlineportal We succeed if you succeed O N L I N E Balansert målstyring O N L I N E har f lere svakheter Bedrifter som vil utvikle seg og gjøre suksess, må styres etter en hel kjede av informasjoner og vurderinger. Strategien må være åpen for justeringer underveis. Per Lars Tonstad Tor Tangenes, førstelektor ved Handelshøgskolen BI. redaksjonen@mediaplanet.com Tradisjonelt har regnskap og budsjett vært verktøyene for å lede virksomhetene. På tallet kom prinsippene om balansert målstyring (BSC), som mange store foretak tok i bruk. Forskere mener nå at også denne modellen har svakheter og er foreldet. BSC-modellen kopler visjon og strategi med finansverdier. Kunder, Tidene forandrer seg; verden er blitt mer integrert, globalisert og deregulert. Virksomhetens ressurssituasjon kan være like avgjørende som bransje og posisjon. Tor Tangenes, Førstelektor Tor ved Handelshøgskolen BI. Balansert målstyring Konseptet balansert målstyring ble utviklet av Ropert S. Kaplan og David P. Norton på tallet. Utgangspunktet var at regnskapstall og markedsandeler forteller lite om hvordan verdiene i bedriften skapes og hvor lønnsomt foretaket er. Kaplan og Norton peker på fire interne prosesser som kan skape verdi for bedriften: operative prosesser, kunderelaterte prosesser, innovative prosesser og samfunnsmessige og sosiale prosesser. interne prosesser og læring og vekst blir styringsredskaper sammen med regnskap og budsjett. Denne modellen forutsetter at det er gitt hvordan verdiene skapes. Teorien har blitt en salgssuksess, men har klare svakheter. Og det bør påpekes at skaperne av modellen har eierinteresser i software og IT-løsninger som selges som støtte for teorien, sier førstelektor Tor Tangenes ved Handelshøgskolen BI. Toppstyrt strategi BSC-modellen forutsetter at en suksessbedrift må finne en bransje og posisjon som gjør rask vekst mulig. Tangenes mener at denne plattformen er for snever i dag. Tidene forandrer seg; verden er blitt mer integrert, globalisert og deregulert. Virksomhetens ressurssituasjon kan være like avgjørende som bransje og posisjon, påpeker Tangenes. Han viser også til at BSC bygger på en strategisatsing som utvikles Balanced Scorecard (BSC) Kommunisere på toppen og så kommuniseres bredt med brask og bram. SAS Braathens har valgt en slik strategi, og det er ikke mange som vil hevde at det har vært vellykket. Tangenes trekker frem Telenor og Posten som eksempler på foretak som har valgt en mer lavmælt strategi, og vært åpne for justeringer og påvirkning underveis. Klargjøre og oversette visjon og strategi Balansert målstyring Planlegge og sette mål Kritiske suksessfaktorer Det er de store bedriftene som har kapasitet til å gå BSC-skolen. Verktøyet krever betydelige ressurser i form av software, opplæring av personell og produksjon av fortløpende input. Forsvaret har hatt gode erfaringer med modellen, som også anvendes av fylkeskommuner, sykehus, skattetaten og forsikringsselskaper. Tor Tangenes etterlyser en akademisk debatt om hvilke styringsverktøy som er best egnet for dagen og morgendagen. Resultater er ofte målt i etterkant, basert på sammenhengen Tilbakemeldig og læring Illustrasjon: Tonja I. Sødal Det er de store bedriftene som har kapasitet til å gå BSC-skolen. Verktøyet krever betydelige ressurser i form av software, opplæring av personell og produksjon av fortløpende input. mellom budsjett og regnskap. I tillegg til sluttperspektivet, må man se på årsak og virkning. Her kan man finne fire perspektiver: infrastruktur, interne prosesser, kunde- /markedssituasjon og finansene. For hvert av feltene kan man identifisere de kritiske suksessfaktorer, altså finne betingelsene som må være oppfylt for at målene kan nås. De kritiske suksessfaktorene kan koples sammen i et strategikart, fremholder Tor Tangenes. Lure ledere setter bort effektiviseringsjobben La landets største og mest profesjonelle fagmiljø innen Visma programvare hjelpe deg og din bedrift. Vi effektiviserer alle rutiner innen økonomi, logistikk, CRM og lønn. For mer informasjon, kontakt oss på eller gå inn på ET LURT VALG FOR DIN BEDRIFT

9 Denne temaavisen er en annonse fra mediaplanet Hvordan når vi målene? KPI definisjoner og aktivitetsplaner Når dere målene? Hva er målene? Strategi, mål og budsjetter PLANLEGGING InfoSuite hjelper deg hele veien i den fortløpende prosessen Fra planlegging av strategi, mål, budsjetter og aktivitetsplaner over visualisering med dash-board overblikk, fleksibel analyse og detaljert rapportering til eksekvering av korrigerende handlinger og nye tiltak. Excel Data Norge AS - Postboks N-1319 Bekkestua Tel: Hva skal det gjøres? Korrigerende handlinger E K S E K V E R I N G InfoSuite totalløsning for BI, budsjett og CRM Hvorfor skjedde det? rsaks- og avviksanalyser V I S U A L I S E R I N G rapporter Hvordan går det? Dashboards, analyser og annonse.indd :05:41 RAV har unik kompetanse på budsjettering og analyse. Sammen setter vi brikkene på plass! / ravnorge.no

10 10 Denne temaavisen er en annonse fra mediaplanet Markedsdirektør i Affecto, Anders Gundhus. Større krav til nøyaktighet med rullerende prognoser: Krav til fleksibilitet og hyppigere endringer i struktur og data Automatisering av forretningslogikk, for eksempel allokeringer, lønn og avskrivninger Strukturert og skjematisk oversikt for oppdateringer. Integrasjon mot regnskapssystemer Integrasjon mot andre styringsverktøy, arbeidsflyt, leveransestatus og så videre Rullerende prognose som styringsverktøy Riktig beslutnin grunnlag Vi kan ta Telenor som et eksempel på hvordan rullerende prognoser har blitt et aktivt verktøy for å møte utfordringene i en bransje preget av hurtig skiftende forutsetninger, sier markedsdirektør i Affecto, Anders Gundhus. I en tid hvor evnen til å møte raske endringer kan få dramatiske følger for en virksomhet, reiser det seg spørsmål om det tradisjonelle budsjettet er det optimale styringsverktøyet. Tom Amriati-Løvås redaksjonen@mediaplanet.com er ikke å angripe budsjettet og Poenget budsjettering i seg selv, sier markedsdirektør i Affecto, Anders Gundhus. Det vi ser er derimot behovet for å ha tilgang til dynamiske styringsverktøy. Verktøy som kan ligge til grunn for nødvendige beslutninger basert på utviklinger i markedet, sier han. Tradisjonelt begynner man å arbeide på et budsjett i september eller oktober. Når man så kommer til påfølgende juni kan forutsetninger og viktige parametere være fullstendig forandret. Det er her behovet for et dynamisk styringsverktøy kommer tydelig til uttrykk. Med en form for rullerende prognoser er det mulig å tilpasse både strategi og det økonomiske grunnlaget etter markedsmessige endringer, poengterer han. Et svært aktuelt eksempel er valuta. En bedrift som driver import av varer priset i dollar, vil i disse dager få betydelige avvik på både lagerverdi og gevinst i forhold til et budsjett basert på tall fra september Dette avviket vil forsterke seg gjennom hele året, noe som i bunn og grunn gjør budsjettet ubrukelig som styringsverktøy, poengterer han. En modell med rullerende prognoser vil i mye større grad fange opp slike endringer, og man vil kunne fatte beslutninger basert på nær historie.

11 Denne temaavisen er en annonse fra mediaplanet 11 Målbart Resultater måles på samme måte med en rullerende prognose som i et statisk budsjett. Virkeliggs- Er budsjett utdatert? Nei, ikke nødvendigvis. Det vi snakker om er styringsverktøy som fanger opp vesentlige endringer i forutsetningene, understreker Gundhus. Her har det tradisjonelle budsjettet flere negative aspekter. En avdelingsleder som ser potensialet i en investering basert på dagens marked, bør ikke stanses av et overstyrende budsjett. I det hele tatt åpner et statisk budsjett for beslutningsvegring hos mange ledere fordi Foto: Nicolay Nicolaysen /Telenor man frykter å gå over budsjett. Når vi vet at 9 av 10 selskaper har årsbudsjettet som sitt viktigste planleggingsverktøy, samtidig som 80% av bedriftene er misfornøyde med sine budsjett- og planleggingsverktøy, er det på sin plass å peke på alternativene, sier han. Unngå fallgrubene 1. Velg riktig tidshorisont for ditt selskap. Hvilken tidshorisont passer best i forhold til markedsendringene for ditt selskap? Vanlige tidshorisonter er 9,12,18,24 eller 36 mnd 2. Velg riktig detaljeringsgrad. Mange organisasjoner svikter ved gjennomføring av en rullerende prognose fordi de insisterer på å prognostisere alle påfølgende perioder med for høy detaljeringsgrad. Generelt bør detaljene i Prognose reduseres jo lengre frem i tid man befinner seg. 3. Ikke fokuser kun påfinansiell prognose. Systemet bør baseres på operasjonelle drivere som forklarer de finansielle verdiene. Også andre parameter bør vurderes: Tilfredshet, produktutvikling, lageromsetning, endringer i kundestruktur, reklamekampanjeeffekt, i tillegg til driftsmargin og lignende. heten i forhold til hvor realistiske målene er kan imidlertid fanges opp og justeres med rullerende prognoser, og gi et mer sannferdig grunnlag for målingene. Disse realitetene kan være kostnadsendringer, renter, valutasvigninger, endringer i arbeidsmarkedet og en rekke andre parametere som setter det statiske budsjettet ut av spill. Den gamle frasen om at budsjettet er feil, så det kan vi ikke se på vil forhåpentligvis forsvinne med rullerende prognoser. Gammel kultur At hovedbudsjettet danner grunnlaget for neste års drift er svært innarbeidet i de fleste næringer. Vi kan ta Telenor som et eksempel på hvordan rullerende prognoser har blitt et aktivt verktøy for å møte utfordringene i en bransje preget av hurtig skiftende forutsetninger, sier Gundhus. Dette eksempelet viser at en dynamisk organisasjon krever styringsverktøy man kan arbeide med, avslutter han. -Ikke kast budsjettene! Eksperter advarer bedrifter mot å vrake budsjetter som verktøy for å styre og utvikle virksomheten. Men budsjettet må heller ikke bli ei ressurskrevende tvangstrøye. Per Lars Tonstad redaksjonen@mediaplanet.com må ikke kastes, men ethvert foretak bør sjekke om de -Budsjettene bruker budsjetter på en måte som gir nødvendig styringsgrunnlag, sier dosent i foretaksøkonomi Kjell G. Hoff ved Institutt for økonomi og ressursforvaltning, Universitet for miljø- og bioteknologi på s. Hoff mener at Beyound Budgeting - bevegelsen har rettet unyansert kritikk mot budsjett som egnet styringsverktøy. -De fører til tider en antibudsjettretorikk. En får inntrykk av at bare en kvitter seg med budsjettene, så blir alt så mye bedre, sier Hoff. -Hvordan bør budsjett brukes for å oppnå best mulig styring? -Det må være en konsekvent sammenheng mellom budsjettet og de strategiene virksomheten arbeider etter. Budsjettet er en milepælsplan på veien mot strategisk måloppnåelse. Dessuten må budsjettet tilpasses den turbulens virksomheten måtte ha i sine omgivelser. Et fast årsbudsjett er dårlig egnet i virksomhet som opplever store markedsmessige svingninger. Faste årsbudsjetter er fremdeles gode styringsverktøy i bedrifter som opererer under relativt stabile forhold. Det viktige blir å komme frem til en budsjettform som gir styringsmessig mening for nettopp vår bedrift, sier Hoff. Kjell G. Hoff. dosent i foretaksøkonomi ved Institutt for økonomi og ressursforvaltning, Universitet for miljø- og bioteknologi på s. -Hvor mye ressurser bruker bedrifter på budsjettering? -Det varierer svært mye. Jeg har hatt det øverste budsjettansvar i ulike bedrifter gjennom mange år, og det vi brukte av ressurser var avhengig både av behov og ikke minst eierkonstellasjoner. I konsernbedrifter vil kravene normalt være større enn i selvstendige virksomheter. Det er imidlertid viktig å huske på at et budsjett ikke representerer en sannhet med to streker under, og at vi ikke må bruke så mye ressurser på budsjettering at det går ut over det viktigste, som er å betjene kundene. Budsjettet er aldri noen sannhet, fremholder Hoff. -Er rullerende budsjetter et godt alternativ? -Hvis markedsutviklingen er lite forutsigbar og operative forutsetninger ellers endres raskt, kan rullerende budsjetter være gode styringsverktøy. Bedriften er imidlertid nødt til å operere innenfor noen faste rammer, og jeg har vanskeligheter med å forstå hvordan bedrifter kan klare seg uten budsjetter for de faste kostnadene, sier Kjell G. Hoff. Det må være en konsekvent sammenheng mellom budsjettet og de strategiene virksomheten arbeider etter. Budsjettet er en milepælsplan på veien mot strategisk måloppnåelse. Kjell G. Hoff, dosent i foretaksøkonomi ved, Universitet for miljø- og bioteknologi på s. Ditt valg når det gjelder sikring, drift og gjenoppretting av data Intranet er en ledende nisjedistributør av programvare for sikring, gjenoppretting og administrasjon av data (it-drift). Håndplukkete produkter innenfor det ypperste av hva markedet kan tilby deg for å sikre dine servere, PC er og samtidig sørge for at du klarer å holde hodet kaldt når det gjelder... Selges gjennom kvalitetsforhandlere over hele Norge. Last ned en gratis demo for uttesting allerede i dag: Intranet Drift