GLOPPEN KOMMUNE ADMINISTRASJONSUTVALET MØTEBOK

Transkript

1 GLOPPEN KOMMUNE ADMINISTRASJONSUTVALET MØTEBOK Møtedato: Møtetid: Kl. 08:30 09:10 Møtestad: Heradshuset Saksnr.: 005/14-008/14 Desse medlemmene møtte: Gunnvor Sunde Jeffrey Thomas Anniken Rygg Ragnar Eimhjellen Bjørg Skarstad Hege Alme Hilde Arnestad Parti SD Sp H V Dei tilsette Dei tilsette Dei tilsette Forfall/møtte ikkje Parti Følgjande varamedl. møtte Parti Ugilde Sak i forv.lova Følgjande varamedl. møtte Møteleiar: Gunnvor Sunde Frå adm. møtte: Rådgjevar Marit Rognes Utlevert i møtet: Orientering: Sjå sak 6/14! Sp.mål/interpell.: Synfaring: Diverse: Underskrifter: Gunnvor Sunde Side 1

2 SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 005/14 Godkjenning av møtebok, innkalling og sakliste 006/14 Referat- og orienteringssaker 007/14 Organisering: Samling av sentrale støttefunksjonar og gjenoppretting av stillinga som teknisk sjef 008/14 Orientering om tariffoppgjerert 2014 Side 2

3 GLOPPEN KOMMUNE SAKSPAPIR SAKSGANG Styre, utval, komite m.m. Møtedato Saksnr. Administrasjonsutvalet /14 Avgjerd av: Administrasjonsutvalet Saksbehandlar: Jan Kåre Fure Arkiv: 033 Objekt: Arkivsaknr.: 14/ Godkjenning av møtebok, innkalling og sakliste Møteboka frå administrasjonsutvalet sitt møte den 11. mars i år blir lagt fram til godkjenning. Samstundes ber utvalsleiaren om godkjenning av innkallinga og saklista til dette møtet. UTVALSLEIAR SI TILRÅDING: 1. Administrasjonsutvalet godkjenner møteboka frå sitt møte den 11. mars Administrasjonsutvalet godkjenner innkallinga og saklista til møtet den 13. juni ADMINISTRASJONSUTVALET 005/14 VEDTAK: 1. Administrasjonsutvalet godkjenner møteboka frå sitt møte den 11. mars Administrasjonsutvalet godkjenner innkallinga og saklista til møtet den 13. juni Vedtaket var samrøystes. Side 3

4 GLOPPEN KOMMUNE SAKSPAPIR SAKSGANG Styre, utval, komite m.m. Møtedato Saksnr. Administrasjonsutvalet /14 Avgjerd av: Administrasjonsutvalet Saksbehandlar: Jan Kåre Fure Referat- og orienteringssaker Arkiv: 033 Objekt: Arkivsaknr.: 14/1035 Refererte skriv og meldingar: Nr Dok.ID T Dok.dato Avsendar/Mottakar Tittel 1 14/5063 X Marit Elisabeth Larssen Notat frå møte i kontaktutvalet 31.mars 2014 Orienteringar: Rullering av kompetanse- og rekrutteringsplanen blir utsett til over sommarferien. Årsaka er skifte av rådmann. Eg ønskjer å gå gjennom planen med mi leiargruppe før saka blir lagt fram for administrasjonsutvalet. RÅDMANNEN SI TILRÅDING: 1. Administrasjonsutvalet har ingen merknader til notatet frå møtet i kontaktutvalet den31. mars i år 2. Administrasjonsutvalet godtar at rulleringa av kompetanse- og rekrutteringsplanen blir utsett til over sommarferien ADMINISTRASJONSUTVALET I møtet orienterte rådmannen om at også rulleringa av lønnspolitisk plan blir utsett til over sommarferien. 006/14 VEDTAK: 1. Administrasjonsutvalet har ingen merknader til notatet frå møtet i kontaktutvalet den31. mars i år 2. Administrasjonsutvalet godtar at rulleringa av kompetanse- og rekrutteringsplanen og lønnspolitisk plan blir utsett til over sommarferien. Punkt 1 vart samrøystes vedteke. Punkt 2 vart vedteke mot tre røyster. Side 4

5 GLOPPEN KOMMUNE SAKSPAPIR SAKSGANG Styre, utval, komite m.m. Møtedato Saksnr Administrasjonsutvalet /14 Avgjerd av: Administrasjonsutvalet Saksbehandlar: Jan Kåre Fure Objekt: Arkiv: 034 Arkivsaknr.: 14/948-4 Organisering: Samling av sentrale støttefunksjonar og gjenoppretting av stillinga som teknisk sjef Ingen vedlegg. Bakgrunn for saka: Våren 2013 vart det gjennomført ei rekke endringar i den administrative organiseringa av Gloppen kommune. Som ny rådmann i kommunen ønskjer eg å endre noko av det som vart gjort. Eg vil bruke tid på å få på plass ei ny organisering, men nokre tiltak ønskjer eg å gjere med ein gong, m.a. av den grunn at fleire leiarstillingar no er ledige. Denne saka gjeld samling av dei sentrale støttefunksjonane under ei leiing og gjenoppretting av stillinga som teknisk sjef. Saksutgreiing: Endringane som vart gjort i 2013 er bestemt administrativt, men kommunestyret har vore orienterte om kva som er endra. Rådmannen legg derfor til grunn at dei folkevalde er innforståtte med endringane. Det følgjer av kommunestyret sitt reglement at kommunestyret sjølv skal gjere vedtak om «hovudlinjene i den administrative organiseringa» (jfr. 2-3 i reglementet). Endringane som rådmannen no legg fram, går etter mitt syn ikkje på hovudlinjene. Som eg orienterte formannskapet om på møtet den 22. mai i år, er det fleire område i organiseringa og den administrative drifta av kommunen eg ønskjer å gjere noko med. I møtet med formannskapet sa eg m.a. Leiargruppa til rådmannen må vere tydeleg og råd å forstå Leiargruppa/ene til rådmannen er for stor/e IT-problema må løysast Støtteapparatet må klargjerast, særleg når det gjeld personaladministrasjon Saksbehandlinga for folkevalde organ må bli betre både på kvalitet og framlegging Den daglege drifta skal ikkje drivast som prosjektarbeid Dokumentsvinnet må stoppast, eller i alle fall avgrensast så mykje som råd. Støtteapparatet under ei leiing Side 5

6 Det er ikkje gjort over natta å gjere noko med dette, men eg ønskjer med ein gong å samle det sentrale «støtteapparatet» under ei leiing. Rådmannen har sendt eit framlegg om dette ut på høyring til organisasjonane og dei som blir omfatta av ei slik endring. Høyringsfristen var 30. mai. Det har ikkje kome inn merknader som går imot framlegget om å samle det sentrale støtteapparatet under ei leiing. Rådmannen har likevel fått litt kritikk for at stillinga vart lyst ut internt samstundes med at eg gjorde merksam på at eg hadde ein kandidat til jobben. Konkret vil eg utvide arbeidsområdet til den tidlegare stillinga som sekretariatsjef til å omfatte heile økonomiavdelinga, den sentrale personalforvaltninga og IT-funksjonen. Stillinga blir då ein slags «rådmann for det interne», ein modell som m.a. Førde kommune har for sin administrasjon. Hovudoppgåva til den «nye» stillinga blir i første omgang i samarbeid med Nordfjordnett å få orden på IT-problema våre. Korleis det sentrale støtteapparatet elles skal sjå ut i framtida, vil eg bruke tid på når eg har ein leiar på plass. Eg vil sjølvsagt også vektlegge kva einingane ute meiner om dette. Det høyrer med å seie at eg har lyst ut stillinga internt med søknadsfrist 30. mai, og eg har tilsett Geir Liavåg Strand i stillinga. Han er no strategisk leiar for IKT-samarbeidet i Nordfjord. Geir har takka ja til stillinga. Organiseringa av teknisk sektor Organiseringa av det som framleis blir kalla teknisk sektor er etter mitt syn ikkje klar og forståeleg nok verken for kommunen sjølv eller for dei vi er til for. Det er eit tydeleg ønskje frå dei tilsette i teknisk sektor at sektoren har ei leiing. Slik det har vore siste året, har sektoren blitt delt opp i fleire einingar, der leiaren både har vore leiar for ei av einingane plan og byggesak og leiar for samfunnsutvikling, tilrettelegging og forvaltning. Brann- og beredskap har vore lagt direkte under rådmannen. I samarbeid med NITO har rådmannen no lyst ut stillinga som teknisk sjef. Kva skjer med rådmannen si leiargruppe? Rådmannen vil ha ei leiargruppe, og ikkje dele toppleiaransvaret opp i ei strategisk og ei driftsmessig leiing slik det har vore siste året. Dette har vore ei uklar organisering både internt og for folk flest. Det er også mitt intrykk at dei folkevalde har opplevd denne organiseringa som utydeleg. Spørsmålet har m.a. vore om rådmannen har ei eller to leiargrupper. Mitt framlegg vil gje ei tydeleg toppleiargruppe med færre medlemmer. Slik eg tenkjer no, vil leiargruppa bli sett saman av dei fire sektorleiarane: oppvekstsjefen helse- og omsorgssjefen kultursjefen teknisk sjef pluss rådmannen og «rådmannen for det interne». Rådmannen vil inntil vidare bruke kultursjef Jan-Kjetil Øygard som rådmann når eg sjølv er fråverande. Det er etter mitt syn føremålstenleg å legge denne funksjonen til ein fast person, sjølv om dette nok må gjerast litt annleis i sommarferiane i alle fall i år. Rådmannen vil kome nærare tilbake til korleis leiargruppa skal sjå ut og fungere. Side 6

7 Andre administrative tilhøve vil rådmannen kome tilbake til. Økonomiske konsekvensar for kommunen: Endringane rådmannen ønskjer å gjere gjennom denne saka har ikkje store økonomiske konsekvensar. Sjølvsagt vil det bli eit spørsmål om lønnsforhandlingar ved tilsetting. På den andre sida vil talet på medlemmer i toppleiargruppa bli halvert, noko som ikkje gjev direkte reduksjon i kostnadene, men som likevel blir «billigare» fordi det ikkje bind opp så mykje leiarressursar. Rådmannen si vurdering: Rådmannen ber om at administrasjonsutvalet godkjenner dei to endringane eg her gjer framlegg om. Eg har ikkje heilt klart føre meg kva vi skal bruke som stillingsnemning på «rådmannen for det interne», men lanserer «organisasjonssjef» som eit arbeidsnamn. Det ligg til rådmannen å opprette, omgjere og inndra kommunale stillingar når dette er ein direkte følgje av politiske vedtak ( 5 i rådmannen si instruks). Rådmannen har hittil i denne perioden hatt vide fullmakter til å organisere administrasjonen. Eg ønskjer i større grad enn min forgjengar å forankre organisasjonsendringane politisk, og vil legge fram sak for kommunestyret om organiseringa av administrasjonen når eg er klar med eit «endeleg» framlegg. Inntil så skjer, vil eg bruke administrasjonsutvalet som er kommunen sitt hovudutval i organisasjons- og personalsaker som vedtaksorgan på endringar eg vil ha politisk forankra. RÅDMANNEN SI TILRÅDING: 1. Administrasjonsutvalet viser til rådmannen si saksframstilling og er samd i at arbeidsområdet til stillinga som sekretariatsjef blir utvida til også å omfatte heile økonomiavdelinga, den sentrale personalfunksjonen og kommunen sin IT-funksjon. Utvalet ber rådmannen saman med organisasjonane og dei det gjeld finne ei god og brukande stillingsnemning på den utvida stillinga 2. Adminisatrasjonsutvalet er samd i at stillinga som teknisk sjef blir gjennoppretta som leiar for teknisk sektor ADMINISTRASJONSUTVALET 007/14 VEDTAK: 1. Administrasjonsutvalet viser til rådmannen si saksframstilling og er samd i at arbeidsområdet til stillinga som sekretariatsjef blir utvida til også å omfatte heile økonomiavdelinga, den sentrale personalfunksjonen og kommunen sin IT-funksjon. Utvalet ber rådmannen saman med organisasjonane og dei det gjeld finne ei god og brukande stillingsnemning på den utvida stillinga 2. Adminisatrasjonsutvalet er samd i at stillinga som teknisk sjef blir gjennoppretta som leiar for teknisk sektor. Side 7

8 Vedtaket vart gjort mot ei røyst. Side 8

9 GLOPPEN KOMMUNE SAKSPAPIR SAKSGANG Styre, utval, komite m.m. Møtedato Saksnr Administrasjonsutvalet /14 Avgjerd av: Administrasjonsutvalet Saksbehandlar: Marit Rognes Orientering om tariffoppgjerert 2014 Ingen vedlegg. Objekt: Arkiv: 512 Arkivsaknr.: 13/ Bakgrunn for saka: Tarifforhandlingane pr i kommunal sektor enda onsdag 30. april i brot med alle forhandlingssamanslutningane, dvs LO Kommune, YS-K, Unio og Akademikerne-Kommune. Oppgjeret gjekk dermed til mekling med frist kl den 25. mai -14. Det var avtalt at lister over dei arbeidstakarane som skulle takast ut i streik, måtte utarbeidast med innan 21. mai. Partane kom, om morgonen 26. mai 2014, til semje om eit tilrådd forslag til løysing. Det blei dermed ingen streik no. Musikernes fellesorganisasjon (MFO), Skolenes landsforbund og Norsk Lektorlag godtok ikkje meklaren si tilråding. Desse organisasjonane er bundne av tilrådinga til forhandlingssamanslutningane (meklarens forslag) fram til 10. juni og kan ikkje gå ut i streik før då. Gloppen kommune har arbeidstakarar som er medlemmer i MFO. Innhaldet i meklingsforslaget Meklingsforslaget, som KS og alle samanslutningane på arbeidstakarsida no tilrår for medlemmene sine, har ei ramme på 3,3 prosent. I denne ramma ligg noko ekstra tillegg til lærarane, mellom anna for å kompensere noko for mindrelønnsutvikling. KS skriv at forhandlingane i år var svært kompliserte. I tillegg til ny hovudtariffavtale, som vanlegvis bruker å vere meir enn vanskeleg nok, er det blitt forhandla både om ny hovudavtale, nytt lønnssystem og ny arbeidstidsavtale med lærarane. Det har vore vist tydeleg vilje til å unngå konflikt gjennom ein god og konstruktiv prosess. Lærarane si arbeidstid Ny arbeidstidsavtale for lærarar har vore ein ekstra krevjande del av årets oppgjer. Den tilrådde løysinga betyr at lærarane skal vere til stades på skulen 7,5 timar pr dag i skuleåret. Det er også opna for å utvide lengda på arbeidsåret noko. Dette skal forhandlast lokalt. Uravstemming Meklingsforslaget blir sendt til uravstemming hos partane. Frist er 26. juni i år. Det er formannskapet som avgir Gloppen kommune si røyst. Dette skjer på formannskapsmøtet seinare i dag. Side 9

10 RÅDMANNEN SI TILRÅDING: Administrasjonsutvalet tar saka til orientering ADMINISTRASJONSUTVALET 008/14 VEDTAK: Administrasjonsutvalet tar saka til orientering. Vedtaket var samrøystes. Side 10