GLOPPEN KOMMUNE ADMINISTRASJONSUTVALET MØTEBOK

Transkript

1 ADMINISTRASJONSUTVALET MØTEBOK Møtedato: Møtetid: Kl. 09:00 09:50 Møtestad: På Søreide Saksnr.: 015/16-019/16 Desse medlemmene møtte: Bjarte Gangeskar Magni Aa Berge Per Rune Vereide Leidulf Rygg Bogstad Tone-Kristin Morken Kristin Sælen Marie Gjengedall Parti V Sp Sp Krf Dei tilsette Dei tilsette Dei tilsette Forfall/møtte ikkje Parti Følgjande varamedl. møtte Parti Ugilde Sak i forv.lova Følgjande varamedl. møtte Møteleiar: Bjarte Gangeskar Frå adm. møtte: Personalsjef Rita Lilletvedt Utlevert i møtet: Orientering: Sjå sak 16/16! Sp.mål/interpell.: Synfaring: Diverse: Underskrifter: Bjarte Gangeskar Side 1

2 SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 015/16 Godkjenning av møtebok, innkalling og sakliste 016/16 Referat og orienteringssaker 017/16 Arbeidsgjevarstrategi - orientering om bakgrunn og status 018/16 Endra organisering av stab- og støttefunksjonane - ei orientering 019/16 Tiltak for å få høgare tempo i bustadutviklinga i kommunen Side 2

3 SAKSPAPIR SAKSGANG Styre, utval, komite m.m. Møtedato Saksnr. Administrasjonsutvalet /16 Avgjerd av: Administrasjonsutvalet Saksbehandlar: Jan Kåre Fure Arkiv: 033 Objekt: Arkivsaknr.: 16/ Godkjenning av møtebok, innkalling og sakliste Møteboka frå administrasjonsutvalet sitt møte den 12. september i år blir lagt fram til godkjenning. Samstundes ber utvalsleiaren om godkjenning av innkallinga og saklista til dette møtet. UTVALSLEIAR SI TILRÅDING: 1. Administrasjonsutvalet godkjenner møteboka frå sitt møte den 12. september Administrasjonsutvalet godkjenner innkallinga og saklista til møtet den 8. desember ADMINISTRASJONSUTVALET 015/16 VEDTAK: 1. Administrasjonsutvalet godkjenner møteboka frå sitt møte den 12. september Administrasjonsutvalet godkjenner innkallinga og saklista til møtet den 8. desember Vedtaket var samrøystes. Side 3

4 SAKSPAPIR SAKSGANG Styre, utval, komite m.m. Møtedato Saksnr. Administrasjonsutvalet /16 Avgjerd av: Administrasjonsutvalet Saksbehandlar: Rita Arlen Lilletvedt Referat og orienteringssaker Arkiv: 033 Objekt: Arkivsaknr.: 16/1380 Refererte skriv og meldingar: Nr Dok.ID T Dok.dato Avsendar/Mottakar Tittel 1 16/12592 X Møteplan for 2017 Ordet fritt RÅDMANNEN SI TILRÅDING: Rådmannen legg ikkje fram tilråding i saka ADMINISTRASJONSUTVALET 016/16 VEDTAK: Administrasjonsutvalet tar møteplanen for 2017 til orientering. Vedtaket var samrøystes. Side 4

5 SAKSPAPIR SAKSGANG Styre, utval, komite m.m. Møtedato Saksnr Administrasjonsutvalet /16 Avgjerd av: Administrasjonsutvalet Saksbehandlar: Rita Arlen Lilletvedt Objekt: Arkiv: 034 Arkivsaknr.: 16/ Arbeidsgjevarstrategi - orientering om bakgrunn og status Ingen vedlegg. Bakgrunn for saka: Administrasjonsutvalet vedtok i møte 12.september å starte opp arbeidet med revidering av lønnspolitisk plan. Samtidig er det også tid for ein revisjon av gjeldande kompetanse- og rekrutteringsplan. Den skal rullerast årleg og reviderast i samsvar med kommunestyreperioden. Den har ikkje vore revidert sidan den vart lagt fram for politisk godkjenning i juni Kommunane har også fått krav om utarbeiding av lokale retningslinjer for heiltidskultur, som eit resultat av årets sentrale forhandlingar. Sjølv om kommunen har fleire personalpolitiske planar så manglar det ein heilskapleg overordna arbeidsgjevarstrategi. Rådmannen si leiargruppe har difor vedteke å starte eit arbeid med å få på plass ein slik strategi, og har nedsett ei arbeidsgruppe til å jobbe fram både denne og personalpolitiske planar nemnt over. Arbeidsgruppa har også fått i oppgåve å prøve å samle alt i eitt dokument, evt med nokre vedlegg. Arbeidsgjevarstrategien må koordinerast med arbeidet med ny kommuneplan slik at strategien er i tråd med denne. Arbeidsgruppe: Arbeidsgjevar: Personalsjef (leiar) Repr. frå lønn og personal Sektorleiar helse- og omsorg Sektorleiar oppvekst Folkevalt leiar av administrasjonsutvalet Tilsette: HTV Fagforbundet HTV Utdanningsforbundet HTV Norsk sjukepleiarforbund. Arbeidsgruppa rapporterer status og forankrar arbeidet i rådmannen si leiargruppe og i administrasjonsutvalet undervegs. Status så langt: Arbeidsgruppa har hatt 2 møte, eitt oppstartsmøte og eitt arbeidsmøte. Arbeidsgruppa har så langt sett på og drøfta kommunen sine framtidige arbeidsgjevarutfordringar, og det er utarbeidd ein foreløbig struktur på arbeidsgjevarstrategien. Side 5

6 Arbeidsgruppa vil ha månadlege møte framover, og reknar med at arbeidet vil pågå heile Ein tar likevel sikte på at lønnspolitikken skal vere klar til lokale forhandlingar RÅDMANNEN SI TILRÅDING: Administrasjonsutvalet tar saka til orientering ADMINISTRASJONSUTVALET 017/16 VEDTAK: Administrasjonsutvalet tar saka til orientering. Vedtaket var samrøystes. Side 6

7 SAKSPAPIR SAKSGANG Styre, utval, komite m.m. Møtedato Saksnr Administrasjonsutvalet /16 Avgjerd av: Administrasjonsutvalet Saksbehandlar: Jan Kåre Fure Objekt: Arkiv: 034 Arkivsaknr.: 14/ Endra organisering av stab- og støttefunksjonane - ei orientering Ingen vedlegg. Bakgrunn for saka: Rådmannen har eit tid arbeidd med organiseringa av stab- og støttefunksjonen i administrasjonen, og vil no gjere nokre endringar frå 1. januar Endringane rører ikkje ved hovudlinjene i den administrative organiseringa, slik at rådmannen meiner desse ligg innanfor det som rådmannen kan avgjere utan politisk godkjenning. Saka blir derfor berre lagt fram for administrasjonsutvalet til orientering. Kva vil rådmannen endre og kvifor? Siste større endring av organiseringa av kommunen sin administrasjon vart gjort i 2014 og godkjent av kommunestyret i sak 73/14. Den gong vart m.a. dei interne tenestene samla under ei leiing og kultursektoren vart utvida til ein kultur- og utviklingssektor. Dette har på mange måtar fungert godt. Rådmannen er likevel komen til at utviklingsomgrepet ikkje bør knytast til ein spesiell sektor i organisasjonskartet. Utvikling skal gjelde for heile organisasjonen. I tillegg ønskjer rådmannen for å bli betre på overordna plan- og utgreiingsarbeid å etablere ei plan- og utgreiingsavdeling som ikkje er knytt til ein av sektorane. Løysinga blir då å opprette ei slik avdeling i stab og støtte, som er sektorovergripande. Rådmannen har i sitt framlegg til 2017-budsjett oppretta ei ny saksbehandlarstilling som er tenkt lagt til plan- og utgreiingsavdelinga. I tillegg vil den nye organiseringa føre til at to andre stillingar (1,8 årsverk) blir flytta frå det som i dag er «kultur og utvikling» til stab og støtte. Flyttinga føre til at «utviklingsdelen» av kultur og utvikling blir vesentleg redusert. Rådmannen vil derfor endre «kultur og utvikling» til «kultur og næring». Stab og støtte er i dag ei stor eining som er oppdelt i fleire avdelingar: Arkiv, IKT, personal, serivcetorg, økonomi og skatteoppkrevjing. Til saman er det her no 21 tilsette. Frå 1. januar 2017 får vi felles skatteoppkrevjing med Eid, og denne avdelinga opphøyrer då hos oss. Med ytterlegare tre tilsette i ny plan- og utgreiingsavdeling, vil rådmannen endre organiseringa av stab og støtte slik at vi får færre avdelingar og fordele personalansvaret mellom organisasjonssjefen og personalsjefen. Rådmannen vil «slå saman» personal og økonomi til ei avdeling og la personalsjefen overta personalansvaret for denne avdelinga. Resten av stab og støtte: post/arkiv, IKT og servicetorg, blir ei avdeling, med Side 7

8 organisasjonssjefen som personalansvarleg. Han får også personalansvaret for plan- og utgreiingsavdelinga. Økonomiansvaret for heile stab og støtte vil ligge til organisasjonssjefen som ført (ansvar 1100 i økonomisystemet). Ved å dele opp personalansvaret i stab og støtte, legg rådmannen til grunn at organisasjonssjefen får betre tid til utgreiingsarbeid. Dette vil då også vere med på å betre kommunen sin saksbehandlingskapasitet. Organisasjonskartet blir då sjåande slik ut: Rådmannen Administrativ organisering oppdatert 31. oktober 2016 Organisasjonssjefen Plan og utgreiing Økonomi og personal Servicetorg og arkiv/ikt Oppvekstsjefen Helse- og omsorgssjefen Teknisk sjef Kultursjefen PPT Barnevern Annekset Helsestasjon Fysio/ergoterapi Kommunepsykolog Gloppen ungdomsskule Sandane skule Breim skule Hyen skule og barnehage Nordstranda skule Mona barnehage Breim barnehage Gloppen oppl.senter Psykisk helse Plan-og byggesak Eigedomsavdeling Legetenesta Gloppen kom. kjøkken NAV Gloppen Oreteigen Gotatoppen Åsavegen Åsateigen Sandane heimeteneste Breim heimeteneste Hyen heimeteneste Gloppen omsorgssenter 1. etasje Uteseksjonen Brann og beredskap Kommunalteknikk Landbrukskontor Vaktmeister Reinhald Gloppen folkebibliotek Gloppen kulturskule Kulturhuset Trivselshagen Trivselshagen bad og idrett Næringsutvikling Idrettsanlegg Eining/sektor Avdeling eller funksjon Alle involverte har blitt orienterte om endringane og har hatt høve til å uttale seg og kome med innspel. I tillegg har rådmannen gjennomført drøftingar med organisasjonane og verneombodet, som heller ikkje har merknader. --- Rådmannen legg vekt på at kommuneadministrasjonen skal vere fleksibel og utviklingsretta. Organisasjonskartet skal ikkje vere til hinder for å jobbe rasjonelt og bruke ressursane der det til ei kvar tid er mest nødvendig. Meininga er å som sagt å gjennomføre endringane frå 1. januar Endringane har ikkje økonomiske konsekvensar. Opprettinga av ei ny stilling som rådmannen gjer framlegg om i 2017-budsjettet har ikkje noko med sjølve omorganiseringa å gjere. RÅDMANNEN SI TILRÅDING: Administrasjonsutvalet tar saka til orientering ADMINISTRASJONSUTVALET Side 8

9 018/16 VEDTAK: Administrasjonsutvalet tar saka til orientering. Vedtaket var samrøystes. Side 9

10 SAKSPAPIR SAKSGANG Styre, utval, komite m.m. Møtedato Saksnr Administrasjonsutvalet /16 Formannskapet /16 Avgjerd av: Formannskapet Saksbehandlar: Jan Kåre Fure Objekt: Arkiv: 151 Arkivsaknr.: 16/ Tiltak for å få høgare tempo i bustadutviklinga i kommunen Ingen vedlegg. Bakgrunn for saka: I formannskapet sitt vedtak om utlegging av framlegget til 2017-budsjett og økonomiplan fram til 2020 vart det m.a. gjort dette vedtaket: Kommunestyret ber rådmann om å legge fram ei orientering for formannskapet på korleis kommunen kan organisere seg for å kome i møte kommunestyret sitt ynskje om å få høgare tempo i bustadutviklinga i kommunen. Rådmannen kjem no med eit tiltak som relativt rask vil gje betre framdrift på dette området. Saksutgreiing: Årsakene til at det ikkje går så fort på bustadområdet som de folkevalde ønskjer, er samansette, og det er ikkje ein brytar å trykke på for «å få opp farta». Hovudårsaka er likevel vi ikkje har nok mannskap som har dette som jobb nr 1. Teknisk kontor er sentrale i arbeidet med å legge til rette bustadfelt og bustadbygging, og vi har folk på teknisk som både kan og vil jobbe med dette. Problemet er at dei same folka også må jobbe med andre saker. Dermed blir det som ikkje må løysast med ein gong, skubba ut i tid. Dette er noko dei fleste kjenner til. Vi har nettopp hatt ute ei ledig stilling som byggesaksbehandlar og einingsleiar for plan, oppmåling og byggesak. Vi har gjort tilsetting i stillinga med eit klart førsteval og eit godt andreval. Det som raskt vil gje betre framdrift i bustadarbeidet er å frigjere arealplanleggaren vår for anna arbeid enn planarbeid så mykje som råd og i tillegg gjere noko for avlaste teknisk sjef. Han har solid bakgrunn frå arbeid med bustadutvikling, og vil kunne sette fart på dette arbeidsområdet viss andre kan avlaste deler av det han driv på med i dag. Dette får vi til dersom vi opnar for å tilsette både nr 1 og 2 på lista over søkjarane til den utlyste stillinga som byggesaksbehandlar og einingsleiar for plan, oppmåling og byggesak. Dette er rådmannen sitt framlegg. Rådmannen meiner vi kan finansiere det vi manglar av stillingsheimel 80 % stilling ved å føre lønnskostnaden på prosjekta i investeringsplanen for 2017 og framover. Side 10

11 Økonomiske konsekvensar for kommunen: Vi har i dag ein ledig stillingsheimel på 20 % på teknisk kontor/landbrukskontoret. Det vi manglar dekning for er altså kostnaden med ei 80 % stilling. Dette vil seie om lag kroner i året (viss vi ta utgangspunkt i ei årslønn på ). Rådmannen si vurdering: Med dei store investeringane vi står fram for, er det etter rådmannen si vurdering, kurant å føre eigne lønnskostnader tilsvarande ei 80 % stilling som investering. Vi må då sjølvsagt syte for at dei tilsette i tekniske sektor faktisk også arbeider med investeringsprosjekta i ein slik stillingsstorleik, utan at rådmannen i dag kan seie kven som skal jobbe på kva for eit prosjekt. Ei slik løysing kan gjennomførast innanfor det budsjettet og den økonomiplanen som formannskapet har lagt ut til høyring. Det kan sjølvsagt innvendast mot løysinga at vi på denne måten finansierer løpande lønnskostnader med lån eller bruk av fond. Dette er uproblematisk når vi faktisk brukar eigne tilsette på investeringsprosjekta. Alternativet er sjølvsagt å leige inn private til arbeidet, men det vil ikkje gje noko løysing på utfordringa med «å få høgare tempo i bustadutviklinga i kommunen». Viss formannskapet godkjenner denne løysinga, kan vi ha nye folk på plass i løpet av kort tid dersom også organisasjonane godtek at vi rekrutterer til den nye stillinga frå søkjarlista som er omtala i saka. RÅDMANNEN SI TILRÅDING: Formannskapet viser til rådmannen si tilbakemelding på utfordringa om å organisere seg annleis for å få høgare tempo i bustadutviklinga i kommunen, og har ingen merknader til den løysinga rådmannen gjer framlegg om. Formannskapet forutset at løysinga kan gjennomførast innanfor dei rammene som no ligg i framlegget til årsbudsjett for 2017 og økonomiplan for perioden fram til ADMINISTRASJONSUTVALET 019/16 VEDTAK: Administrasjonsutvalet er samd i tilrådinga. Vedtaket var samrøystes. Side 11