Kvinnherad kommune Møteinnkalling

Transkript

1 Kvinnherad kommune Møteinnkalling Utvalg: Kontrollutvalet Møtestad: Kommunestyresalen, Kvinnherad Rådhus Dato: Tidspunkt: 10:00 Dersom nokon av medlemmene ikkje kan møte og må melde forfall, vert dei bedne om å gjere dette så tidleg som råd er ved å ringa til Kari Marie Nygard tlf / eller til Hogne Haktorson, tlf / , Til varamedlemar er denne innkallinga å sjå på som ei orientering. Dersom det vert aktuelt at varamedlemar må møta, vil det bli gjeve nærmare beskjed. Det er planlagt at Kari Marie Nygard møter frå sekretariatet, på dette møtet. Synnøve Solbakken kontrollutvalsleiar Hogne Haktorson kontrollsjef Kari Marie Nygard seniorrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Kopi: Vararepresentantar til kontrollutvalet Ordførar Revisor Rådmann -1-

2 Saksliste Utvalgssaksnr PS 38/16 PS 39/16 Godkjenning av innkalling og sakliste Godkjenning av protokoll frå forrige møte PS 40/16 Orienteringssak om investeringsutvalet 2016/92 PS 41/16 PS 42/16 PS 43/16 PS 44/16 RS 20/16 RS 21/16 Orienteringssak om ny organisasjonsplan for Kvinnherad kommune Overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon for perioden Prosessmøte 2 Overordna analyse og plan for selskapskontroll for perioden Prosessmøte 2 Referatsaker Fritak frå politiske verv - valg av vararepresentant til kontrollutvalet Rekneskapsoversyn for kontrollutvalet sitt budsjettområde pr / / / / /20 PS 45/16 Gjennomgang av møteprotokollar 2015/210 PS 46/16 PS 47/16 Eventuelt Konkurranseutsetting av revisjonstenester for Kvinnherad kommune 2014/56 Innhold Lukket Arkivsaksnr -2-

3 PS38/16Godkjenningavinnkallingogsakliste PS39/16Godkjenningavprotokollfråforrigemøte -3-

4 Kvinnherad kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 033 Arkivnr: 2016/92-6 Sakshandsamar: Kari Marie Nygard Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Kvinnherad kommune 40/ Orienteringssak om investeringsutvalet Bakgrunn Det er sendt slik mail til rådmann : «Til rådmann Odd Ivar Øvregård, kopi til leiar for investeringsutvalet Knut Johannes Helvik og utvalssekretær Geir Mogren. Kontrollutvalet har som fast post på siner møter: «Gjennomgang av møteprotokollar frå andre politiske utval». Med slik gjennomgang vil kontrollutvalet følgja med om det er saker i andre utval som kontrollutvalet bør be om meir informasjon om, og at sakshandsaminga i utvala skjer i tråd med reglementet for dei ulike utvala. Kontrollutvalet har fleire gonger merka seg at det ikkje alltid føreligg innkallingar til møter i investeringsutvalet, og at dei møteprotokollane som vert lagt ut frå investeringsutvalet sine møter, til dels er mangelfulle, i høve til å skildra kva som vert handsama i utvalet. Investeringsutvalet er eit svært viktig utval for Kvinnherad kommune, som forvaltar store ressursar på vegne av kommunen. Kontrollutvalet har difor ønske om å få meir kjennskap til korleis arbeidet i utvalet vert utført. Kontrollutvalet drøfta dette på nytt i sitt møte , og følgjande er ført i møteprotokollen: «Kontrollutvalet tok opp at det er ønske om informasjon om arbeidet i investeringsutvalet i neste møte. Utvalet vil at leiar for utvalet og sekretær vert invitert til å gje orientering til kontrollutvalet. Kontrollutvalet ber sekretariatet om å planlegga slik orienteringssak til neste møte.» Som grunnlag for orienteringa vil ein visa til «Reglemet for investeringsutvalet i Kvinnherad kommune». Kontrollutvalet ønskjer å få orientering om hovudpunkta i reglementet: Ansvarsområde og gjeremål korleis vert arbeidet i investeringsutvalet lagt opp ut frå reglementet? Møte i Investeringsutvalet: o Innkalling til møte i utvalet og utsending av saksdokument o Om saksførebuing / sakshandsaming og offentlegheit Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: kari.nygard@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. -4-

5 Side 2/2 o Føring av møteprotokoll og kunngjering av vedtak Evt. om det er andre områder innanfor Investeringsutvalet sitt arbeid som utvalsleiar eller sekretær, evt. rådmann ønskjer å orientera kontrollutvalet om. Det vert såleis med dette sendt førespurnad om kontrollutvalet kan få slik orientering i sitt neste møte, som er 24. august 2016.» Drøfting Det let seg ikkje gjera å ta orienteringssaka i møte , men det er stadfesta at saka kan setjast på saklista til møte Det er avtala at utvalsleiar Knut Johannes Helvik og utvalssekretær Geir Mogren vil møte og orientera kontrollutvalet og svara på spørsmål. Konklusjon Saka vert med dette lagt fram for kontrollutvalet. Som vedlegg ligg «Reglement for investeringsutvalet i Kvinnherad kommune». Kontrollutvalet må drøfte ut frå informasjonen som vert lagt fram og formulere ei oppsummering / eit vedtak i møtet. Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. Forslag til vedtak Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. Hogne Haktorson kontrollsjef Kari Marie Nygard seniorrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Vedlegg: Reglement for investeringsutvalet i Kvinnherad kommune -5-

6 Side 17 F. REGLEMENT FOR INVESTERINGSUTVALET I KVINNHERAD KOMMUNE 1. Val og samansetjing Investeringsutvalet er oppretta i medhald av ba i Kommunelova. Utvalet har 5 medlemer i tillegg til varamedlemmer, valde for 4 år. Leiar og nestleiar av utvalet er vald av kommunestyret. 2. Ansvarsområde og gjeremål Under føresetnad av at mynde ikkje er delegert til rådmannen, skal utvalet handsama, vedta eller gje innstilling til kommunestyret i saker som gjeld: Forvaltning av Kvinnherad kommune sitt kraftfond, jf Reglement for Finansforvaltning. Sal av Kvinnherad kommune si konsesjonskraft, jf Formannskapet sitt vedtak og Reglement for Fin a nsforva Itning. 3 Vedtaksmynde Utvalet er sakstørebuande organ og innstiller til kommunestyret, og er delegert mynde til å ta avgjerd i saker som er nemnde ovanfor, avgrensa mot lov, kommunestyret sine oppgåver og delegerte fullmakter til rådmannen. 4 Møte Leiar kallar utvalet saman til møte i samsvar med vedtatt møteplan, når leiaren eller ordføraren tinn det turvande, når minst 1/3 av medlemmene krev det, eller når kommunestyret krev det. Ordføraren kan bestemme at saker høyrande under utvalet sitt ansvarsområde skal handsamast av formannskapet dersom dei har økonomiske konsekvensar utover rammene i gjeldande budsjett. -6- Møteinnkallinga og saksdokumenta skal normalt sendast ut 7 dagar før møtet. Dokumenta skal sendast til dei faste medlemene, varamedlemene og gruppeleiarane i kommunestyret. Elles etter liste godkjent av komiteen. Utvalet er vedtaksfør når minst halvparten av medlemene er til stades. Avgjerder skal ha vanleg fleirtal. Er røystetala like, gjer røysta til leiaren utslaget. Rådmannen har møte- og talerett i møta, anten personleg eller ved ein av sine underordna. Ordføraren har møte-, tale og forslagsrett i utvalsmøta. Det skal førast møtebok. Utskrifta av møteboka vert publisert på kommunen si heimeside, og skal sendast medlemene og aktuelle partar. Møta i utvalet skal haldast for opne dører. Utvalet kan bestemme at ei sak skal handsamast for stengde dører dersom omsynet til personvernet, eller andre tungtvegande private eller offentlege interesser tilseier dette. Elles gjeld 4-12 og 17 i reglementet for kommunestyret tilsvarande. 5 Mindretalsanke I saker der utvalet har fått delegert avgjerdsmakt frå kommunestyret, kan 2 eller fleire medlemer før møtet er slutt krevja at saka skal prøvast av kommunestyret, både med omsyn til den skjønnsmessige vurderinga, og om vedtaket er i samsvar med lov, forskrift og reglement. Kvinnherad kommune -fellesskap og trivsel utvikling og veien

7 Side IS 6 Sekretariatet Rådmannen syter for sekretariatfunksjonen for utvalet og utfører denne under leilng av utvalsleiaren. Rådmannen syter for at del sakene som vert lagde fram for utvalet, er førebudde på forsvarleg måte og i samsvar med dei reglane som lov og andre bindande føresegner gir. Sekretariatet fører møtebok for møta i utvalet. Elles gjeld 14 om føring av møtebok for kommunestyret tilsvarande. 7 Godtgjering Medlemmene i komiteen skal ha godtgjering etter del ordningar som gjeld til ei kvar tid, vedteke av kommunestyret. -7- Kvinnherad kommune -fellesskap og trivsel utvikling og vekvt

8 Kvinnherad kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 217 Arkivnr: 2014/41-11 Sakshandsamar: Kari Marie Nygard Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Kvinnherad kommune 41/ Orienteringssak om ny organisasjonsplan for Kvinnherad kommune Bakgrunn Det er sendt slik mail til rådmann : «Til rådmann Kontrollutvalet sender med dette førespurnad om det let seg gjere å setje opp orienteringssak om «Ny organisasjonsplan for Kvinnherad kommune» til møte Utvalet ønskjer at rådmann kjem i møte og informerer om stoda når det gjeld omorganiseringsarbeidet, kva som er gjennomført så langt, og korleis plan for vidare gjennomføring vil vera.» Drøfting Rådmann har stadfesta at han kan koma i møte i kontrollutvalet og orientera om arbeidet med ny organisasjonsplan i kommunen. Konklusjon Saka vert med dette lagt fram for kontrollutvalet. Forslag til vedtak Kontrollutvalet tek informasjonen til orientering. Hogne Haktorson kontrollsjef Kari Marie Nygard seniorrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: kari.nygard@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. -8-

9 Kvinnherad kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 217 Arkivnr: 2015/207-9 Sakshandsamar: Kari Marie Nygard Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Kvinnherad kommune 42/ Overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon for perioden Prosessmøte 2 Bakgrunn Kontrollutvalet gjorde slikt vedtak i sak PS 3/16 i møte : 1. Prosjektplan for overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon vert godkjent slik den ligg føre. 2. Kontrollutvalet sluttar seg til framdriftsplan for arbeid med overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon. 3. Kontrollutvalet ber om at prosessmøte nr. 1 vert gjennomført på neste møte. I møte i kontrollutvalet vart «Prosessmøte 1» gjennomført. Her fekk kontrollutvalet høve til å diskutere og vurdere risikoar innanfor kommunen sine ansvarsområde, basert på eigen erfaring og frå arbeidet i utvalet. På bakgrunn av dette vart det gjort slikt vedtak: «Kontrollutvalet tek, på bakgrunn av prosessmøte 1, analysearbeidet for forvaltningsrevisjon så langt til orientering.» Drøfting I dette møtet har Deloitte lagt opp til å gjennomføre «Prosessmøte 2» som i den godkjende prosjektplanen vert omtala slik: «Føremålet med det andre prosessmøtet er at kontrollutvalet skal gjennomføre si endelege prioritering til planen for forvaltningsrevisjon. Som eit grunnlag for diskusjonen i møtet vil analysedokumenta bli ferdigstilt og lagt fram for kontrollutvalet i god tid før møtet. I dokumenta vil alle data som er samla inn bli presenterte med ei risikovurdering. Inkludert dei data som blei samla inn frå kontrollutvalet i prosessmøte 1. På bakgrunn av denne risikoanalysen vil det i del 4 gå fram kva område det er knytt størst risiko til. Det er kontrollutvalet som i prosessmøte skal prioritere og vurdere dei ulike risikoområda og avgjere kva område som skal bli gjenstand for forvaltningsrevisjon, samt...i.» Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: kari.nygard@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. -9-

10 Side 2/2 På bakgrunn av det som går fram over vil analysedokument frå Deloitte verta sendt ut som vedlegg til denne saka, og vil danne utgangspunktet for diskusjonen i prosessmøte 2. Analysegrunnlaget er merka med at det er eit utkast til overordna analyse for plan for forvaltningsrevisjon. Dokumentet kan reviderast av kontrollutvalet, og eventuelt revidert versjon vil bli sendt kontrollutvalet saman med plan for forvaltningsrevisjon Det er både naturleg og praktisk at dette prosessmøtet vert gjennomført rett før og/eller parallelt med arbeidet som skal gjennomførast innan analyse og plan for selskapskontroll, jf. anna sak til dette møtet. Konklusjon Det vert tilrådd at kontrollutvalet, på bakgrunn av prosessmøte 2, tek forslag til prioritering av plan for forvaltningsrevisjon så langt til orientering. Sak om endeleg forslag til plan for forvaltningsrevisjon skal handsamast i neste møte i kontrollutvalet og sendast vidare til kommunestyret for vedtak. Forslag til vedtak 1. Kontrollutvalet tek, på bakgrunn av prosessmøte 2, forslag til prioritering av plan for forvaltningsrevisjon så langt til orientering. 2. Endeleg forslag til plan for forvaltningsrevisjon skal handsamast i neste møte i kontrollutvalet og sakstilfanget vert å sende sekretariatet seinast innan... Hogne Haktorson kontrollsjef Kari Marie Nygard seniorrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Vedlegg: Utkast til overordna analyse for forvaltningsrevisjon Kvinnherad kommune. -10-

11 Dette er eit utkast til analysegrunnlag for overordna analyse for plan for forvaltningsrevisjon. Dokumentet kan reviderast etter det er lagt fram for kontrollutvalet. Revidert versjon vil sendast kontrollutvalet saman med plan for forvaltningsrevisjon. Kvinnherad kommune Overordna analyse Oktober

12 «Overordna analyse» Oktober 2016 Rapporten er utarbeidd for Kvinnherad kommune av Deloitte AS. Deloitte AS Postboks 6013 Postterminalen, 5892 Bergen tlf: Member of Deloitte Touche Tohmatsu Limited -12-

13 Innhald UTKAST 1. Innleiing 4 2. Oversikt over identifiserte risikoområde 7 3. Forslag til forvaltningsrevisjonsprosjekt Tidlegare forvaltningsrevisjonar 21 Vedlegg: Statistikk

14 1. Innleiing UTKAST Kontrollutvalet er pålagt å utarbeide ein plan for forvaltningsrevisjon. Dette dokumentet er eit analysegrunnlag som skal danne grunnlag for kontrollutvalet sitt arbeid med plan for forvaltningsrevisjon for For at kontrollutvalet sin nye plan skal spegle dei viktigaste områda i kommunen der det er behov for forvaltningsrevisjon, har Deloitte gjennomført ei risiko- og vesentlegvurdering (overordna analyse) av verksemda til kommunen. I prosessen med den overordna analysen har det blitt lagt opp til involvering, både av kontrollutvalet administrasjonen og politiske organ. Analysen er av overordna karakter, og i stor grad basert på innspel som har komme fram gjennom intervju, spørjeundersøking og gjennomgang av tilgjengeleg skriftleg informasjon. Informasjon som har komme fram i intervju og spørjeundersøking er bare i avgrensa grad verifisert av kommunen i denne analysen. Informasjonen er i analysegrunnlaget brukt som indikasjon på risikoforhold som eventuelt bør eller kan følgast opp/undersøkast i ein forvaltningsrevisjon dersom kontrollutvalet og kommunestyret vedtar dette. 1.1 Overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon I forskrift om kontrollutval 10 går det fram at: Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv, som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Det er også eit krav om at planen skal vere basert på ei overordna risiko- og vesentlegvurdering: Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Den overordna analysen skal avdekke indikasjonar på avvik eller sårbare område i forvaltninga, sett i forhold til regelverk, politiske mål og vedtak. I denne samanhengen viser «risiko» til sannsynet for og konsekvensane av at det kan førekomme avvik frå for eksempel regelverk, mål, vedtak og andre føringar som kommunen har sett for verksemda. Risiko bør vurderast innanfor alle kommunen sine vesentlege tenesteområde. På bakgrunn av denne risikoanalysen blir det utarbeidd forslag til forvaltnings-revisjonsprosjekt. Det er kontrollutvalet må avgjere kva prosjekt dei ønskjer å prioritere i sin plan for forvaltningsrevisjon. I regelverket går det fram at kontrollutvalet skal sjå til at verksemda blir gjenstand for forvaltningsrevisjon, og er ansvarleg for å bestille forvaltningsrevisjon av revisjonen. Bestilling av prosjekt for forvaltningsrevisjon skal som hovudregel ta utgangspunkt i utarbeidd plan for forvaltningsrevisjon som er vedtatt av kommunestyret. Føremålet med den overordna analysen er å skaffe relevant informasjon om kommunen si verksemd, slik at det er mogleg for kontrollutvalet å utarbeide ein plan for forvaltningsrevisjon og å prioritere mellom ulike område kor det kan vere aktuelt å gjennomføre ein forvaltningsrevisjon

15 I kommunelova 77 er forvaltningsrevisjon definert som systematiske vurderingar av økonomi, produktivitet, måloppnåing og verknader ut frå kommunestyret eller fylkestinget sine vedtak og føresetnader. Tema for forvaltningsrevisjon kan bl.a. vere å (jf. forskrift om revisjon 7): vurdere om forvaltninga bruker ressursar til å løyse oppgåver som samsvarar med kommunestyret sine vedtak og føresetnader vurdere om forvaltninga sin ressursbruk og verkemiddel er effektive for å nå måla som er satt på området vurdere om regelverket blir etterlevd vurdere om forvaltninga sine styringsverktøy og verkemiddel er hensiktsmessige vurdere om saker frå administrasjonen til dei politiske organa er tilstrekkeleg utgreidde vurdere om resultata i tenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyret sine føresetnader og/eller om resultata for verksemda er nådd I praksis har kontrollutvalet stor fridom til å definere korleis prosjekta skal utformasts gjennom føremål og problemstillingar. Forvaltningsrevisjon kan gjennomførast innanfor alle tenesteområda i kommunen. Men i følgje forskrifta skal gjennomføring og rapportering av forvaltningsrevisjon skje i samsvar med god kommunal revisjonsskikk og etablerte og anerkjente standardar på området. Det skal også etablerast revisjonskriterium for det enkelte prosjekt. 1.2 Metode for gjennomføring av overordna analyse Dokumentanalyse Dokumenta som er gjennomgått er i hovudsak informasjon frå Kvinnherad kommune si heimeside, årsmelding 2015, budsjett 2016 og økonomiplan Statistikk Offentleg statistikk er henta frå KOSTRA, og viser tal frå tenesteområda som er gjennomgått i analysen. KOSTRA gjer det mogleg å samanlikne tall som gjeld for kommunen med gjennomsnittet for andre kommunar av liknande storleik (kommunegruppa) og for landet Intervju Det er gjennomført intervju med eit utval administrative og politiske leiarar i kommunen. Vi har gjennomført intervju med rådmann, tre sektorleiarar og personalleiar. Av politiske leiarar har vi intervjua ordførar, varaordførar, to utvalsleiarar og tre gruppeleiarar Spørjeundersøking Det er sendt ut ei elektronisk spørjeundersøking til einingsleiarar i kommunen (som ikkje blei intervjua). Spørjeundersøkinga blei sendt ut til 27 leiarar og vi fekk svar frå 14 leiarar innan fristen (52 prosent). Det er også sendt ut ei spørjeundersøking til seks hovudtillitsvalte og hovudverneombod. Fem av desse har svart på undersøkinga, noko som utgjer 83 prosent. I spørjeundersøkinga blei det mellom anna stilt spørsmål om kva område i kommunen ein meiner det er knytt særskilt risiko til Prosessmøte i kontrollutvalet Innleiingsvis i prosessen blei det gjennomført eit risikospel i kontrollutvalet der det ble gjort ei systematisk vurdering av risiko innanfor dei ulike tenesteområda i kommunen. Informasjonen frå prosessmøtet er tatt inn som ein del av datagrunnlaget for rapporten. 1.3 Lesarrettleiing Innspela som er samla inn i samband med den overordna analysen er systematisert og framstilt i dette dokumentet. Dokumentet er meint som eit grunnlag for kontrollutvalet for å velje ut og prioritere forvaltningsrevisjonsprosjekt

16 Risikovurderingane og forslag til prosjekt er basert på ein overordna gjennomgang av kommunen sine tenesteområde. I kapittel 2 presenterer vi oversikta over identifiserte risikoområde som er eit resultat av undersøkinga vi har gjort i samband med analysearbeidet. Risikovurderingane dannar grunnlag for forslag til forvaltningsrevisjonsprosjekt. Forslag til forvaltningsrevisjonsprosjekta blir presentert i kapittel 3. Forslaga til prosjekt er ikkje presentert i prioritert rekkefølge. Prioritering og val av prosjekt skal kontrollutvalet gjere. Kontrollutvalet står også fritt til å legge til og/eller ta vekk prosjekt i forhold til lista som her er presentert. Endeleg prioritering av prosjekt blir framstilt i plan for forvaltningsrevisjon , som skal leggast fram for kommunestyret. I kapittel 4 presenterer vi ei oversikt over tidlegare gjennomførte forvaltningsrevisjonar. KOSTRA-tala vi har gjennomgått er lagt ved som vedlegg til rapporten

17 2. Oversikt over identifiserte risikoområde På bakgrunn av innsamla og analysert informasjon vil vi i dette kapittelet oppsummere og vurdere risiko for manglande produktivitet, måloppnåing, regeletterleving og effektivitet som er identifisert innan dei respektive områda i Kvinnherad kommune som er gjennomgått. Risikonivå er i tabellane nedanfor farga med raudt som representerer høg risiko eller gult som representerer middels risiko: Tabell 1 Fargesymbol Fargesymbol Skildring av vurdering av risiko «Høg risiko» På område som er merka med raudt meiner Deloitte på bakgrunn av framlagte data og analyse, at det kan vere høg risiko for anten manglande produktivitet, måloppnåing, regeletterleving eller effektivitet. Vurdering av årsak (sannsynlegheit) og verknad (konsekvens) gjev grunnlag for Deloitte si risikovurdering for kvart område. «Middels risiko» På område som er merka med gult meiner Deloitte på bakgrunn av framlagte data og analyse, at det kan vere middels risiko for anten manglande produktivitet, måloppnåing, regeletterleving eller effektivitet. Vurdering av årsak (sannsynlegheit) og verknad (konsekvens) gjev grunnlag for Deloitte si risikovurdering for kvart område. Det er viktig å påpeike at risikovurderingane er skjønnsmessige, og vurderingar er basert på føreliggande informasjon. Kontrollutvalet kan vurdere risikoen knytt til dei ulike områda som forskjellig frå det som er foreslått her. Det er derfor kontrollutvalet som til slutt skal vurdere og prioritere dei ulike områda, og avgjere rekkefølga for forvaltnings-revisjonsprosjekt i den planen som blir lagt fram for kommunestyret. Vi vil understreke at ikkje all informasjon som går fram er verifisert av kommunen, og bør derfor ikkje nyttast som fakta utan at ytterlegare undersøkingar er gjennomført

18 2.1 Bakgrunn UTKAST Det går fram av organisasjonskart på Kvinnherad kommune si nettside at det er 25 einingar som er underlagt rådmannen og kommunalsjefane. Desse einingane er: To oppvekstområde Seks oppvekstsenter Seks skular Eit barnehagesenter Tre sonar for pleie og omsorg Eit kompetansesenter NAV Samfunnsutvikling Tekniske tenester Helse og rehabilitering Kultur og fritid Tiltak og tenester for barn og unge Det pågår for tida ei omorganisering av kommunen Folkesetnad KOSTRA-tala viser at det har vore ein liten auke i folkemenga i Kvinnherad kommune frå 2013 til 2015, og i 2015 var innbyggartalet på personar. Sjå Tabell 4 i vedlegget for nærmare detaljar om folkesetnaden i Kvinnherad. 2.2 Sektorovergripande område Sentraladministrasjon Det går fram av undersøkinga at Kvinnherad kommune er i gang med ein stor omorganiseringsprosess, der kommunen går bort frå ein to-nivåmodell. Det blir opplyst om at kommunen har gjennomført ROS-analyse i samband med omorganiseringsarbeidet, og at dette arbeidet er gjennomført i samarbeid med universitets- og høgskulemiljøa i regionen, mellom anna Norges Handelshøgskule (NHH). Kommunen har satt ned arbeidsgrupper som arbeider med å få på plass arbeidsfordelinga i kommunen. Det blir i undersøkinga peika på at organiseringa av kommunen med mange resultateiningar har medført risiko for manglande felles system og rutinar. I tillegg blir det peika på at kommunen ikkje har hatt definerte mål og produksjonskrav, og at kommuneorganisasjonen har vore prega av fraksjonering. Omorganiseringa av kommunen vil innebere endringar i delegering, organisering og oppgåvefordeling. Det blir peika på at det om nokre år kan vere interessant å sjå på om kommunen har valt dei riktige målparametra, og korleis måloppnåinga i kommunen er. I undersøkinga blir det også stilt spørsmål ved om tilsettingsprosessane i kommunen er gode nok. Det er blir peika på at det kan vere risiko knytt til at kommunen ikkje er god nok til å spesifisere kompetansebehov, og at kvalitetssikringa i tilsettingsprosessen ikkje er god nok. Det blir peika på at mange tilsettingar er basert på kjennskap og venskap. Vidare er det bekymring knytt til at det i ved enkelte høve er tilsette ressursar utan at det er avklart om ein har tilstrekkeleg med lønsmidlar Finansielle nøkkeltal KOSTRA-tala viser at Kvinnherad kommune har hatt ein nedgang i netto driftsutgifter til administrasjon og styring i prosent av totale netto driftsutgifter i perioden 2013 til I 2014 og 2015 ligg Kvinnherad under gjennomsnittet for kommunegruppa og landet utan Oslo på denne variabelen. Det går vidare fram av KOSTRA-tala at Kvinnherad har ei høgare netto lånegjeld og langsiktig gjeld i prosent av brutto driftsinntekter samanlikna med gjennomsnittet for kommunegruppa og landet utan Oslo i perioden 2013 til KOSTRA-tala viser at Kvinnherad kommune har høgare eigedomsskatt i prosent av brutto driftsinntekter samanlikna med gjennomsnittet for kommunegruppa og landet utan Oslo i perioden 2013 til Sjå Tabell 2 i vedlegget

19 Det går fram av Kvinnherad kommune si årsmelding for at kommunen har hatt høge inntekter grunna høgt rammetilskot, eigedomsskatt og kraftinntekter. Dei høge inntektene har gjort at kommunen har kunna handtert høge utgifter med mange tilsette, desentralisert tenestetilbod og høg lånegjeld. Det blir peika på at problemet med fleire tilsette enn det staten meiner er naudsynt, er manglande statleg finansiering av dei årlege lønstillegga. Kvinnherad kommune har såleis kome i ein situasjon der utgiftene aukar raskare enn inntektene. Dette skapar behov for ein meir effektiv tenesteproduksjon, men fram til no har høg avkastning frå det kommunale kraftfondet gjort at kommunen har klart drifta utan å gjennomføre store endringar. Med fallande kraftprisar, låg vekst i skatteinngangen og mindre auke i rammetilskotet aukar dette dei økonomiske vanskane for kommunen. Årsmeldinga viser at driftsutgiftene i 2015, som i føregåande år, var høgare enn driftsinntektene. Det går vidare fram av årsmeldinga at kommuneadministrasjonen på bakgrunn av dei aukande økonomiske vanskane har retta fokus mot driftsreduserande tiltak, men dei folkevalde i kommunen har ikkje klart å samle seg om dei store endringane Økonomistyring I undersøkinga blir det peika på at økonomistyringa i kommunen ikkje er tilfredsstillande. Budsjettavgjerder blir tatt på ulike plan i organisasjonen, og økonomistyringa manglar eit heilskapleg perspektiv. Kommunen ønskjer no å endre dette, og skal innføre månadlege økonomirapporteringar, samt få på plass felles system og rutinar for heile organisasjonen. Det blir trekt fram av fleire respondentar i undersøkinga at det kan vere risiko knytt til forvaltninga av Kraftfondet i kommunen. Per i dag er det eit investeringsutval, valt av kommunestyret, som forvaltar fondet. Det blir peika på at kva ansvar som er lagt til utvalet og kva rapportering utvalet skal gje til kommunestyret ikkje i tilstrekkeleg grad er klargjort. Vidare blir det peika på at det i kommunen sitt budsjett er skissert at det skal gjennomførast ei risikoanalyse av Kraftfondet, men at dette arbeidet er ikkje gjennomført. Det blir også peika på at det på den administrative sida berre er ein person som har kunnskap og kompetanse til å arbeide med fondsforvaltninga. I undersøkinga blir det opplyst at Fylkesmannen har påpeikt overfor Kvinnherad kommune at dei treng meir openheit og innsyn rundt forvaltninga av Kraftfondet Planarbeid I undersøkinga blir det peika på at det har vore misnøye med at arbeidet med dei kommunale planane har gått for sakte. På grunn av at dette arbeidet tar lang tid er mange av dei kommunale planane utdaterte. Det har vore førespurnadar frå politisk hald om å samle dei kommunale planane i ein felles plan, men arbeidet med denne prosessen drar også ut. Det blir vidare trekt fram at det kan vere risiko knytt til habilitet i planprosessane Internkontroll Det blir peika på at kommunen ikkje har nok fokus på etikk i organisasjonen, og at den interne kommunikasjonen ikkje er god nok. Mykje informasjon blir lagt ut på intranett, men ikkje alle tilsette har tilgang til intranett i løpet av sin arbeidsdag, og det blir peika på at mykje informasjon som blir gitt ikkje er tilgjengeleg for mange av dei tilsette. Det blir vidare peika på at fokuset på internkontroll er ikkje tilfredsstillande i kommunen. Det blei gjennomført forvaltningsrevisjon av internkontroll i Helse, miljø og tryggleik (HMT) Det blir opplyst i undersøkinga at arbeidsmiljøutvalet(amu) ikkje har fungert tilfredsstillande under arbeidet med omorganiseringsprosessane. Det har blitt opplyst at AMU-arbeidet er satt på vent fram til omorganiseringsprosessane er fullført. Det blir peika på i undersøkinga at reglar knytt til hovudavtalen og vedtak om samarbeid etter hovudsavtalen ikkje blir etterlevd. Vidare blir det peika på at rapportering innan pleie og omsorg og oppvekstsektoren ikkje blir gjennomført, samt at kommunen ikkje har eit tilfredsstillande system for avvik og HMT. Det blir trekt fram at dei tilsette i kommune ikkje blir oppfordra til å 1 Kvinnherad kommune Årsmelding

20 melde avvik knytt til HMT. Involveringa av tillitsvalde der det er relevant blir heller ikkje opplevd som tilfredsstillande Innkjøp og oppfølging av kontraktar Kvinnherad kommune har eit innkjøpssamarbeid med andre kommunar i Sunnhordland. I undersøkinga går det fram at dette samarbeidet fungerer bra, men at det kan vere risiko knytt til kommunen sine enkeltinnkjøp. Kommunen har ein e-handelmodul, men det blir peika på at denne er altfor lite brukt ved enkeltinnkjøp. Det blir samtidig peika på det det har vore stor risiko knytt til kontrakt- og leverandøroppfølging i kommunen. Dette er fordi alle einingane har hatt ansvaret for eigne kontraktar, og fordi administrasjonen har hatt liten kontroll og oversikt over dette. Det blei gjennomført forvaltningsrevisjon av innkjøp i Vedtaksoppfølging I undersøkinga blir det peika på at administrasjonen ikkje gjev tilfredsstillande tilbakemelding på oversendingsforslag frå kommunestyret. Det blir vidare peika på at administrasjonen ikkje har ei tilfredsstillande oppfølging av politiske vedtak. Det blir peika på at saksutgreiingane som blir lagt fram for politikarane ikkje er grundige nok. Det blir også stilt spørsmål ved om administrasjonen prioriterer i samsvar med politikarane sine ønskje Arkivering og journalføring Det blir peika på i undersøkinga at det kan vere risiko knytt til administrasjonen sine system og rutinar for posthandtering og journalføring. Det går fram at registrering i postlister ikkje er tilfredsstillande, samt at det er uklart kva som blir arkivert i kva saker, om det føreligg system og rutinar for korleis dette skal gjerast, og om det blir gjort nokon oppfølging av om system og rutinar blir følgt. Det blir vidare peika på at administrasjonen i enkelte tilfelle ikkje har svart på brev frå innbyggjarar. I tillegg blir det peika på mogleg risiko knytt til kommunen sine rutinar for e- posthandtering. I matrisa under følgjer ei vurdering av ulike risikoområde som er avdekka i denne undersøkinga: Sektorovergripande oppgåver Risikoområde Årsak Verknad Risiko Kommentar Forvaltning av kraftfondet Økonomistyring Planarbeid I undersøkinga blir det stilt spørsmål ved forvaltninga av Kraftfondet. I undersøkinga blir det peika på at økonomistyringa i kommunen ikkje er tilfredsstillande og manglar eit heilskapleg perspektiv. Kommunen ønskjer no å endre dette, og skal innføre månadlege økonomirapporteringar, samt få på plass felles system og rutinar for heile organisasjonen. Det går fram av undersøkinga at kommunen ikkje har oppdaterte planar, og at arbeidet med planar tar lang tid. Det blir i tillegg uklar mynde, system og rutinar mangelfull kompetanse manglande system og rutinar manglande budsjettbalanse økonomisk underskot mangelfull overordna styring og samordning Det blei gjennomført ein forvaltningsrevisjon av forvaltninga av kraftfondet i

21 Sektorovergripande oppgåver Risikoområde Årsak Verknad Risiko Kommentar stilt spørsmål ved habilitet til dei involverte i planarbeidet. mangelfulle rutinar knytt til å vurdere og sikre habilitet Arbeidsmiljø og HMT (Helse, miljø og tryggleik) Det går fram av undersøkinga at kommunen ikkje har tilstrekkeleg system knytt til HMT og registrering og oppfølging av avvik. Det blir peika på at arbeidet til arbeidsmiljøutvalet er satt på vent i samband med omorganiseringsprosessane i kommunen. lovbrot at helse, miljø og tryggleik ikkje blir tilstrekkeleg følgt opp at avvik ikkje blir avdekka Det blir vidare peika på at involvering og samarbeid med arbeidstakarorganisasjona ne ikkje fungerer godt nok Innkjøp og oppfølging av kontraktar I undersøkinga blir det vist til at det har vore stor risiko knytt til kontrakt- og leverandøroppfølging i kommunen. Dette er fordi alle einingane har hatt ansvaret for eigne kontraktar, og fordi administrasjonen har hatt liten kontroll og oversikt over dette Vidare går det fram at det er utfordrande å få implementert bruk av e- handelmodul ved enkeltinnkjøp. manglande system og rutinar mangelfull oppfølging og kompetanse er nyleg Det gjennomført forvaltningsrevis jon av innkjøp i kommunen ( ) som belyste utfordringar knytt til leverandør- og kontraktsoppfølging og e- handelskjøp i kommunen. Utgreiing og oppfølging av politiske saker Det går fram av undersøkinga at administrasjonen ikkje i tilfredsstillande grad følgjer opp politiske vedtak. Vidare blir det peika mangelfull kvalitet knytt til politiske saksutgreiingar manglande oppfølging av vedtak mangelfull oversikt og system uklare prioriteringar mangelfulle saksutgreiingsrutinar Arkiv - og journalsystem Det går fram av undersøkinga at det kan vere risiko for manglande system og rutinar for postog journalhandtering i kommunen. Det blir peika på at kommunen i større grad kunna ha gjort offentleg informasjon og dokumentasjon manglande system og rutinar lovbrot manglande journalføring mangelfull kompetanse knytt til etterleving av offentleglova

22 2.3 Oppvekst og kultur Barnehage Det er 17 barnehagar i Kvinnherad kommune, 12 av desse er kommunale og fem er private. Det går fram av Kvinnherad kommune si årsmeldinga at barnehagane i kommunen i 2015 hadde eit overforbruk på kr., som utgjer 0,2 prosent av budsjettet. Det går vidare fram av årsmeldinga at årsveket for tilsette, både i private og kommunale barnehagar, har gått ned frå 2014 til Årsmeldinga viser at det ikkje blei avdekt avvik i dei tilsyna som blei gjennomført i private og kommunale barnehagar. Det går fram av undersøkinga at det er mange tilsette utan formell fagkompetanse i barnehagane Grunnskule Kvinnherad kommune har 16 skular, elleve av desse er barneskular, tre er ungdomsskular og to er kombinerte barne- og ungdomsskular. Ein av barneskulane er private. Det går fram av årsmeldinga at skulane i Kvinnherad kommune hadde eit overforbruk i Det blir peika på at kommunen har høge driftsutgifter og lønsutgifter per elev, og dette skuldast hovudsakleg den desentraliserte strukturen. Kommunen har 1730 elevar og har kr meir i lønsutgifter per elev samanlikna med kommunegruppa. KOSTRA-tala viser at Kvinnherad kommune har langt færre elevar per kommunale skule samanlikna med gjennomsnittet for kommunegruppa og landet utan Oslo i perioden 2013 til KOSTRA-tala viser vidare at Kvinnherad kommune har høgare netto driftsutgifter til grunnskulesektoren i prosent av netto driftsutgifter samanlikna med gjennomsnittet for kommunegruppa og landet utan Oslo i perioden 2013 til Sjå Tabell 6 i vedlegget. Årsmeldinga viser at Kvinnherad kommune elevane på femte trinn i Kvinnheradskulen har lågare resultat på nasjonale prøvar samanlikna med gjennomsnittet for landet, medan resultata for åttande og niande trinn er betre. Samstundes peikar årsmeldinga på at undervisningsgruppene i første til sjuande trinn har færre elevar enn på ungdomstrinnet samanlikna med andre. Det går fram av årsmeldinga at resultata frå dei nasjonale prøvene viser at engelsk og lesing er dei områda kommunen scorar lågast på. I undersøkinga blir det peika på at på grunn av at kommunen har mange små skular må ofte rektorar på små skular vere vikar. Det blir vidare peika på at kommunen ikkje har god nok oversikt over avvik, og kva som føregår på dei ulike skulane. Eininga blir oppfatta som uoversiktleg, og det varierer frå skule til skule i kor flink dei er til å rapportere til administrasjonen. Det blir peika på utfordringar knytt til å få faglært arbeidskraft på dei minste skulane. Det blir vidare trekt fram at måten skulane er organisert på kan true effektiviteten og kvaliteten i tenesta. I undersøkinga blir det peika på at skuleeigar er passiv og ikkje gjer tilstrekkeleg bistand til skulane i form av tilrettelagt utvikling og samarbeid mellom einingar og mellom nivå. Det blir også peika på at kommunen ikkje har laga ein felles plan som skisser målsettingar og utviklingsretning for sektoren. Det går også fram av undersøkinga at det kan vere risiko knytt til korleis skulane arbeider med mobbing. Kommunen har nokre fellesrutinar og retningsliner knytt til mobbing, i tillegg til at skulane har sine eigne interne rutinar. Korleis dei ulike skulane handterer mobbesaker kan variere. Det blir trekt fram at ikkje alle skulane er like flinke til å melde inn mobbesaker og at årsaka til dette truleg er manglande erfaring eller manglande kapasitet til å handtere slike saker. Når det gjeld arbeidet med spesialundervisning går det fram av KOSTRA-tala at delen elevar frå femte til sjuande trinn som får spesialundervisning i grunnskulen i Kvinnherad har auka, og 2015 ligg Kvinnherad over gjennomsnittet for kommunegruppa og landet utan Oslo. I undersøkinga blir det stilt spørsmål ved tilråding av ekstern opplæringsarena frå PPT og kvaliteten på desse tilboda. Det blir også peika på at kvaliteten på vedtaka om spesialundervisning varierer frå skule til skule, og at det er synleg at enkelte rektorar har meir erfaring med og tid til arbeidet med vedtaksskriving. I undersøkinga blir det trekt fram at nokre skular manglar system for kvalitetssikring av vedtak i elevsaker, samt at dei manglar system for oppfølging og tilpassing av økonomisk drift

23 I 2014 gjennomførte Fylkesmannen i Hordaland tilsyn med to skular i Kvinnherad kommune. 2 Dette tilsynet var ein del av eit nasjonalt tilsyn som undersøkte skolane sitt arbeid med elevane sitt utbytte av opplæringa. Tilsynet avdekte følgjande lovbrot: Kvinnherad kommune har ikkje sørgja for at arbeidet med individuelle opplæringsplanar ved skulen er i samsvar med opplæringslova 5-1 og o Innhaldet i IOP samsvarar ikkje med enkeltvedtak når det gjeld innhald i opplæring, medrekna når det er gjort avvik frå LK Barnevern Kvinnherad kommune har eigen barnevernteneste. KOSTRA-tala viser at Kvinnherad kommune har hatt ei auke i netto driftsutgifter per innbyggar mellom 0-17 år for barneverntenesta frå 2013 til I 2015 ligg Kvinnherad over gjennomsnittet for landet utan Oslo, men under gjennomsnittet for kommunegruppa. Når det gjeld netto barn som ikkje er plassert og barn som er plassert av barnevernet, har Kvinnherad ein høgare del driftsutgifter til dette samanlikna med gjennomsnittet for kommunegruppa og landet utan Oslo i Det går vidare fram av KOSTRA-tala at Kvinnherad kommune har hatt ein nedgang i delen undersøkingar som har blitt handsama innan fristen på tre månader frå 2013 til Til tross for ein auke på denne variabelen frå 2014 til 2015, ligg Kvinnherad under gjennomsnittet for kommunegruppa og landet utan Oslo i Sjå Tabell 7 i vedlegget. I undersøkinga blir det peika på at det bør gjerast analyser for å sikre at kvaliteten på barnevernet sitt arbeid er tilfredsstillande. Barnevernet har slitt med knappe ressursar, og det blir trekt fram at dette er eit område som det er viktig å til ei kvar tid ha fokus på og oversikt over. Kommunen har ikkje har barnevernsvakt, og det blir peika på at det kan vere risiko knytt til beredskapsarbeidet i barnevernet Tverrfagleg samarbeid omkring barn Det blir vidare peika på i undersøkinga at det har vore for lite fokus på tverrfagleg samarbeid omkring barn med utfordringar i kommunen, og at det hadde vore nyttig med ein forvaltningsrevisjon og gjennom dette innspel på korleis kommunen på best mogleg måte kan gripe fatt i å utvikle seg på dette området på best mogleg måte. Det blir samtidig opplyst at rådmannen har satt fokus på tverrfaglig samarbeid innan dette området og at det skal satsast på dette. I Kvinnherad kommune har eininga for tiltak og tenester for barn og unge (TTBU) ansvar for barnevern, helsestasjon, jordmødre, psykisk helsearbeid, PPT, utekontakt og avlastningstiltak for familiar med funksjonshemme barn og unge. I undersøkinga blir det peika på at TTBU er ein førstelineteneste som får mange henvendingar. Dei opplever at det til tider kan vere utfordrande å fullføre alle oppgåver innan fristar og at det kan vere lengre ventelister enn ønskjeleg. Det blir peika på at den største risikoen for fristbrot og avvik er innan barneverntenesta og helsestasjonog skulehelsetenesta. Det går fram av undersøkinga at barnevern, helsesøster og PPT har eit felles sekretariat. Det blir peika på at det kan vere risiko knytt til arbeidet med samtykkeerklæring frå foreldre, og i kva grad foreldre er opplyst om kva instansar som er involvert i saka. Dette er basert på ein sak der eit tilmeldingsskjema ikkje etterlevde lovkrav på dette området. Det blir stilt spørsmål ved om det er etablert eit klart skilje mellom dei tre instansane som deler sekretariat, og om det er etablert gode nok sakshandsamingsrutinar Kultur KOSTRA-tala viser at Kvinnherad kommune har hatt ein nedgang i netto driftsutgifter til kultursektoren i prosent av kommunen sine totale netto driftsutgifter frå 2013 til I 2015 ligg Kvinnherad under gjennomsnittet for kommunegruppa og landet utan Oslo på denne variabelen. 2 Fylkesmannen i Hordaland Tilsynsrapoort: Skolens arbeid med elevane sitt utbytte av opplæringa. Kvinnherad kommune Rosendal ungdomsskule. Fylkesmannen i Hordaland Tilsynsrapoort: Skolens arbeid med elevane sitt utbytte av opplæringa. Kvinnherad kommune Halsnøy ungdomsskule

24 Det går fram av undersøkinga at det er satt i gang eit arbeid med å lage ein kommunedelplan for kultur og kulturminner. Det blir peika på at dette vil vere viktig for utviklinga av kultursektoren i kommunen i tida framover. I matrisa under følgjer ei vurdering av ulike risikoområde som er avdekka i denne undersøkinga: Oppvekst Risikoområde Årsak Verknad Risiko Kommentar Barnevern I undersøkinga blir det peika på at det bør gjerast analyser for å sikre at kvaliteten på barnevernet sitt arbeid er tilfredsstillande. Barnevernet har slitt med knappe ressursar. mangelfulle tenester og kvalitet lovbrot Tverrfagleg samarbeid omkring barn med særskilte behov I undersøkinga blir det stilt spørsmål ved om sakshandsaminga ved eining for tiltak og tenester for barn og unge fungerer tilfredsstillande, og om skillet mellom dei ulike tenestene er tydeleg nok. TTBU har også vore pressa på kapasitet, noko som har medført lange ventelister til tider. Det blir også peika på utfordringar knytt til kapasiteten i barnevernet og om dei er i stand til å gjennomføre lovpålagte oppgåver. Det har vore for lite fokus på tverrfagleg samarbeid omkring barn med utfordringar i kommunen, og det blir peika på at det hadde vore nyttig med ein forvaltningsrevisjon og gjennom dette innspel på korleis kommunen på best mogleg måte kan gripe fatt i å utvikle seg på dette området manglande system og rutinar lovbrot sakshandsamingsfeil brot på tidsfristar/ lange ventelister manglande koordinering og oppfølging av barn med særskilte behov Det blir opplyst at rådmannen har satt fokus på tverrfaglig samarbeid innan dette området og at det skal satsast på dette. Psykososialt miljø i grunnskulen Det går fram av undersøkinga at det kan vere risiko knytt til skulane sitt arbeid med psykososialt miljø. Det går fram at arbeidet med dette temaet varierer mykje frå skule til skule, og at nokre skular manglar erfaring og kapasitet til å handtere slike saker på riktig måte. manglande system og rutinar lovbrot manglande rutinar for handtering av mobbesaker manglande tilmelding av mobbesaker. Spesialundervisning I undersøkinga blir det stilt spørsmål ved bruken av eksterne opplæringsarenaer som tiltak for barn med vedtak om spesialundervising, samt kvaliteten på dette tilbodet. Det blir også peika på at kvaliteten på vedtak om høg del tiltak om ekstern opplæringsarena lovbrot vedtak som

25 Oppvekst Risikoområde Årsak Verknad Risiko Kommentar spesialundervisning kan variere frå skule til skule, avhengig av rektors erfaring med og kapasitet til å arbeide med vedtaksskriving. ikkje oppfyller lovkrav Internkontroll i skulesektoren Det går fram av undersøkinga at sentraladministrasjonen har manglande avviksrapporteringar frå skulane i kommunen, samt at skulane opplever skuleeigar som passiv og etterlyser meir oppfølging og bistad og tilrettelegging for erfaringsdeling. manglande system og rutinar for avviksrapporte ring manglande oppfølging frå skuleeigar 2.4 Omsorg, helse og sosial Helsestasjon og skulehelsetenesta KOSTRA-tala viser at Kvinnherad kommune har hatt ein auke i netto driftsutgifter til førebygging, helsestasjons- og skulehelseteneste per innbyggar mellom 0 og 5 år frå 2013 til I heile perioden ligg Kvinnherad over gjennomsnittet for kommunegruppa og landet utan Oslo. Det går vidare fram av KOSTRA-tala at delen nyfødde med heimebesøk innan to veker etter heimkomst har minka frå 2013 til 2015, og i 2015 ligg Kvinnherad under gjennomsnittet for kommunegruppa og landet utan Oslo på denne variabelen. Delen barn som har fullført helseundersøking innan utgangen av åttande leveveke har også minka frå 2013 til 2015 i følgje KOSTRA, og i 2014 og 2015 ligg Kvinnherad under gjennomsnittet for kommunegruppa og landet utan Oslo. I årsmeldinga for helse og rehabilitering 3 i Kvinnherad kommune for 2015 går det fram at det er utfordrande for eininga å sikre omsyn til folkehelse og miljøretta helsevern i kommunalt planarbeid. Det blir vidare peika på at det går mykje tid til drift og administrasjon av varmebassenget, og at dette går på kostnad av fag- og tenesteutvikling, mål- og planarbeid. Det blir også trekt fram i årsmeldinga at kommunikasjon og samhandling mellom dei ulike tenesteområda internt i kommunen og i eiga verksemd ikkje er tilfredsstillande Psykisk helse og rusarbeid Det går fram av KOSTRA-tala at Kvinnherad kommune har høgare netto driftsutgifter til tilbod til personar med rusproblem per innbyggar mellom 18 og 66 år samanlikna med gjennomsnittet for kommunegruppa og landet utan Oslo i 2013 til Det går også fram at Kvinnherad i 2014 hadde ein høgare del nyinnflytta med psykiske lidingar samanlikna med dei same gruppene (det føreligg ikkje tal for 2013 og 2015 for Kvinnherad på denne variabelen) Pleie og omsorg Kvinnherad kommune har samla all sakshandsaming av helse- og omsorgstenester til brukarar over 18 år til eit kontor, tildelingskontoret. Her handsamast alle søknader om institusjonsplassar, heimetenester, avlastning, støttekontakt og liknande. Kontoret har funksjon som koordinerande eining for habilitering og rehabilitering, og ein samordningsfunksjon mellom kommunehelsetenesta og spesialisttenesta. Det går fram av kommunen si årsmelding at tildelingskontoret har vore underbemanna i periodar, og at det har vore vanskar med å skaffe vikarar. Dette har gått ut over sakshandsamingstida. I undersøkinga blir det peika på at det er utfordringar knytt til økonomistyringa innan pleie- og omsorg. Det går fram av Kvinnherad kommune si årsmelding at eininga for pleie og omsorg hadde eit overforbruk på kr. i KOSTRA-tala viser at Kvinnherad kommune har høgare 3 Kvinnherad kommune Notat: Årsmelding 2015 helse og rehabilitering

26 netto driftsutgifter til pleie og omsorg i prosent av kommunen sine totale netto driftsutgifter samanlikna med gjennomsnittet for kommunegruppa og landet utan Oslo i 2014 og Det går vidare fram av KOSTRA-tala at Kvinnherad kommune har ein høgare del heimetenestemottakarar med omfattande bistandsbehov i aldersgruppa 67 år og over, og ein lågare prosentdel plassar i institusjon av mottakarar av pleie- og omsorgstenester samanlikna med gjennomsnittet for kommunegruppa og landet utan Oslo i Det går fram av undersøkinga at Kvinnherad kommune har hatt utfordringar med kapasiteten på sjukeheim. I 2013 blei tildelingskontoret oppretta, og deira oppgåve er å gjere vurderingar av omsorgsbehov og skrive eventuelle vedtak om pleietenester. Det har kome tilbakemeldingar frå publikum om misnøye med tildelingane om pleie- og omsorgstenester, og det at det har vore utfordringar knytt til manglande sjukeheimsplassar i kommunen. Tildelingskontoret har ikkje vore evaluert. I undersøkinga blir det også peika på at det manglar felles internkontroll- og kvalitetssystem som ivaretek kategorisering, historikk og oppfølging innan pleie og omsorg. Resultatet av dette er at avvik ikkje blir registrert, og at ein ikkje får oversikt over problemområde i eininga. I april 2016 gjennomførte Helsetilsynet tilsyn med Kvinnherad kommune. 4 Tema for tilsynet var om kommunen ved systematisk styring og leiing har lagt til rette for og følgjer med på at personar med utviklingshemming, 18 år og eldre som bur i eigen bustad, får forsvarlege helse- og omsorgstenester. Det blei ikkje avdekt brot på krav i lov og forskrift i tilsynet. I undersøkinga blir det peika på at det kan vere risiko knytt til handtering av funksjonshemma. Det har vore klagesaker på dette temaet som har hamna hos Fylkesmannen, og det har også vore tilfelle der brukarar har valt å flytte ut av tenestefellesskapet på grunn av misnøye med tenestene Flyktningtenesta Kvinnherad kommune har busett om lag 40 flyktningar. Kommunen har opna eit bufellesskap for einslege mindreårige, og skal ta i mot 15 mindreårige flyktningar. Det går fram av undersøkinga at det kan vere risiko knytt til system og rutinar for busetting og integrering av flyktningar, samt korleis økonomistyringa knytt til dette arbeidet fungerer Sosialtenesta KOSTRA-tala viser at Kvinnherad kommune hatt ei auke i netto driftsutgifter til sosialtenesta i prosent av samla netto driftsutgifter frå 2014 til I 2015 ligg Kvinnherad over gjennomsnittet for kommunegruppa og landet utan Oslo. Det går vidare fram av KOSTRA-tala at Kvinnherad har ein høgare del netto driftsutgifter til råd, rettleiing og sosialt førebyggande arbeid i samanlikna med gjennomsnittet for kommunegruppa og landet utan Oslo. Kvinnherad kommune har også ein høgare del netto driftsutgifter til tilbod til personar med rusproblem samanlikna med dei same gruppene i same periode. Sjå Tabell 12 i vedlegget. I november 2015 gjennomførte Fylkesmannen i Hordaland eit tilsyn med NAV i Kvinnherad kommune. 5 Tema for tilsynet var opplysning, råd og rettleiing og økonomisk stønad til unge mellom 17 og 23 år. Tilsynet undersøkte om kommunen gjennom si styring og leiing sørgjer for at tenestene er tilgjengeleg for personar mellom 17 og 23 år, og at tildeling og oppfølging av tenestene er forsvarlege. Tilsynet avdekte følgjande avvik: Kommunen har ikkje i tilstrekkeleg grad avklart kven som har mynde til å fatte vedtak om økonomisk stønad til personar mellom 17 og 23 år. NAV Kvinnherad har ikkje praksis eller rutinar for å sjå til at søknader om økonomisk stønad frå personar mellom 17 og 23 år blir avgjort etter ei konkret individuell vurdering. Leiinga i kommunen følgjer ikkje godt nok med på om brukarane mellom 17 og 23 år blir forsvarleg kartlagt, vurdert og følgt opp ved handsaming av søknader om økonomisk stønad. 4 Fylkesmannen i Hordaland Rapport frå tilsyn med Kvinnherad kommune 2016, april Fylkesmannen i Hordaland Rapport frå tilsyn med Nav Kvinnherad kommune, 27.november

27 I matrisa under følgjer ei vurdering av ulike risikoområde som er avdekka i denne undersøkinga: Helse- og sosialtenester Risikoområde Årsak Verknad Risiko Kommentar Verksemndsstyring og internkontroll innan pleie og omsorg I undersøkinga blir det peika på at det manglar eit felles internkontroll- og kvalitetssystem innan pleie og omsorg. mangelfulle system og rutinar manglande avviksrapporte ring Økonomistyring og ressursbruk innan pleie og omsorg I undersøkinga blir det vist til at økonomistyringa ikkje er god nok. budsjettoverskridingar mangelfulle system og rutinar Tildeling av tenester og sakshandsaming Det går fram av undersøkinga at det kan vere risiko knytt til tildelingskontoret i kommunen, m.a. grunna kapasitetsutfordringar og lang sakshandsamingstid. Det blir også trekt fram at det har vore misnøye blant publikum knytt til tildeling av tenester. Særleg gjeld dette sjukeheimsplassar som kommunen ser ut til å ha få av dersom ein tek utgangspunkt i KOSTRA tal. lovbrot lang sakshandsamingstid ikkje tilpassa samansetning av tilbod i kommunen Flyktningetenesta Det går fram av undersøkinga at det kan vere risiko knytt til system og rutinar for busetting og integrering av flyktningar, samt korleis økonomistyringa knytt til dette arbeidet fungerer. at manglande system og rutinar utilfredsstillande økonomistyring Tenester for personar med funksjonshemming Det går fram av undersøkinga kommunen har hatt nokre klager på tenester for personar med funksjonshemming, og at det kan vere risiko knytt til dette området. ikkje tilfredsstillande tenestetilbod ikkje tilfredsstillande standard på bygg 2.5 Teknikk og miljø Plan og utvikling KOSTRA-tala viser at Kvinnherad kommune har høgare netto driftsutgifter til fysisk planlegging, kulturminner, natur og nærmiljø i prosent av kommunen sine samla netto driftsutgifter samanlikna med gjennomsnittet for kommunegruppa og landet utan Oslo i 2013 til Kommunen har også høgare netto driftsutgifter til plansakshandsaming som del av kommunen sine samla netto driftsutgifter samanlikna med dei same gruppene. Det går fram av KOSTRA-tala at Kvinnherad i 2014 hadde ein høgare del søknader om tiltak der kommunen overskreid lovpålagt sakshandsamingstid samanlikna med gjennomsnittet for landet utan Oslo. Det føreligg ikkje tal

28 for kommunegruppa på denne variabelen, og heller ikkje for Kvinnherad i Sjå Tabell 18 i vedlegget. I undersøkinga blir det peika på at det kan vere risiko for forskjellshandsaming av søkarar om byggeløyve, og at søknadshandsaminga ikkje i tilfredsstillande grad sikrar likehandsaming. Her blir også spørsmål om kommunen har tilfredstillande system for å sikre habilitet i sakshandsaminga og om etiske retningsliner blir følgt Vatn, avfall og renovasjon (VAR) Verksemda for kommunalteknikk har ansvar for drift, forvaltning og utbygging innan følgjande tenesteområde: Drikkevassforsyning Avløpshandtering Renovasjon Tøming private slamavskillarar Kommunale vegar/kaiar Det går fram av KOSTRA-tala at Kvinnherad kommune har lågare årsgebyr for avfallstenesta samanlikna med gjennomsnittet for kommunegruppa og landet utan Oslo i perioden Sjå Tabell 15 i vedlegget. KOSTRA-tala viser også at Kvinnherad kommune har høgare årsgebyr for vatnforsyninga samanlikna med gjennomsnittet for kommunegruppa og landet utan Oslo i perioden 2013 til Sjå Tabell 17 i vedlegget. I følgje årsmeldinga 2015 for kommunalteknikk er ansvarsområda for drikkevassforsyning, avløpshandtering, renovasjon og tøming av private slamavskillarar underlagt sjølvkostprinsippet, dvs. at alle utgifter, også renter- og avdragskostnader på investert kapital, er finansiert tilsvarande gebyrinntekter. I undersøkinga blir det stilt spørsmål ved om sjølvkostprinsippet fungerer som det skal, og om gebyra er på det nivået som er riktig. Det blir peika på at dette er eit område med store ressursar, og det blir etterlyst betre rapportering til politisk nivå om korleis ressursane blir forvalta. I matrisa under følgjer ei vurdering av ulike risikoområde som er avdekka i denne undersøkinga: Tekniske tenester Risikoområde Årsak Verknad Risiko Kommentar I undersøkinga blir det peika på at det kan vere risiko manglande likehandsaming i byggesaker i kommunen. Her blir også spørsmål om kommunen har tilfredstillande system for å sikre habilitet i sakshandsaminga og om etiske retningsliner blir følgt. lovbrot manglande system og rutinar Sjølvkost Det blir peika på i undersøkinga at det kan vere risiko knytt til sjølvkostprinsippet innan VAR-området. feil knytt til berekning av sjølvkost og gebyr Byggesakshandsaming

29 3. Forslag til forvaltningsrevisjonsprosjekt På bakgrunn av dei analyser og risikovurderingar som er gjennomført er det identifisert fleire område som etter Deloitte si meining kan representere ein risiko, og kor kontrollutvalet bør vurdere å gjennomføre forvaltningsrevisjonsprosjekt i Kvinnherad kommune. Kontrollutvalet kan også vurdere andre oppfølgingstiltak for område som ikkje blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. Forslaga dannar grunnlaget for prioriteringa som kontrollutvalet skal gjere. Kontrollutvalet står fritt til å leggje til og endre på prosjekta som er skissert under. Endeleg prioriteringsliste vil framkomme i plan for forvaltningsrevisjon Prosjekt som er kategorisert som høg risiko Sektorovergripande 1 Forvaltningsrevisjon av kommunen sin forvaltning av kraftfondet Nøkkelpunkt Mynde System og rutinar Rapportering Kompetanse 2 Forvaltningsrevisjon av økonomistyring System og rutinar kompetanse 3 Forvaltningsrevisjon av helse, miljø og tryggleik System Regeletterleving Involvering Internkontroll 4 Forvaltningsrevisjon av arkiv og journalsystem System og rutinar Opplæring og kompetanse Regeletterleving Oppvekst og kultur 5 Forvaltningsrevisjon av forsvarleg system skulesektoren Nøkkelpunkt Styring System og rutinar Kommunikasjon og oppfølging Kompetanse 6 Forvaltningsrevisjon av tverrfagleg samarbeid omkring barn med særskilte behov System og rutinar Regeletterleving Samarbeidsarenaar Ansvar 7 Forvaltningsrevisjon av psykososialt miljø i grunnskulen Kompetanse Oppfølging Leiaroppfølging Regeletterleving System og rutinar

30 8 Forvaltningsrevisjon av spesialundervisning Regeletterleving Vedtaksformulering Organisering Systemarbeid 9 Forvaltningsrevisjon av barnevern Regeletterleving Kapasitet Kvalitet Omsorg, helse- og sosial 10 Forvaltningsrevisjon av verksemndsstyring og internkontroll innan pleie og omsorg Nøkkelpunkt Styringssystem System og rutinar Handtering av avvik Risikovurderingar 11 Forvaltningsrevisjon av økonomi-styring og ressursbruk innan pleie og omsorg Budsjettering Roller og ansvar System og rutinar 12 Forvaltningsrevisjon av tildeling av tenester og sakshandsaming Tenestetilbod System og rutinar Regeletterleving Teknikk og miljø 13 Forvaltningsrevisjon av byggesakshandsaming Nøkkelpunkt Regeletterleving Rutinar Likebehandling Sikring av habilitet 14 Forvaltningsrevisjon sjølvkost Berekning av gebyr System og rutinar 3.2 Prosjekt kategorisert med middels risiko Sektorovergripande Nøkkelpunkt 1 Forvaltningsrevisjon av planarbeid Kapasitet og kompetanse Styring og involvering 2 Forvaltningsrevisjon av utgreiing og oppfølging av politiske saker Sakshandsamingsrutinar Oversikt over vedtak og status Rutinar for prioritering 3 Innkjøp og oppfølging av kontraktar System og rutinar Regeletterleving Kontraktsoppfølging Omsorg, helse- og sosial Nøkkelpunkt 4 Forvaltningsrevisjon av flyktningtenesta System og rutinar Økonomistyring Regeletterleving 5 Forvaltningsrevisjon av tenester for personar med funksjonshemming Tenestetilbod Byggstandard og inneklima Regeletterleving

31 4. Tidlegare forvaltningsrevisjonar 4.1 Gjennomførte forvaltningsrevisjonar Innkjøp ( ) Anbudskonkurranse om leige av omsorgsbustader (2014) Internkontroll (2013) Forvaltning av kraftfondet (2011) Fremgangsmåte i sak om standard på p-plass ved Husnes kyrkje ( ) Sakshandsaminga i samband med kunstgressbana i Rosendal ( ) Psykisk helseteneste for barn og unge (2009)

32 Vedlegg: Statistikk Tabell 2: Finansielle nøkkeltal, Kvinnherad kommune. Kjelde: KOSTRA. Snitt kommunegruppe Kvinnherad kommune 11 Landet uten Oslo Netto driftsutgifter til administrasjon og styring i % av totale netto driftsutg, konsern 8,8 6 6, ,5 7,4 7,4 Brutto driftsresultat i prosent av brutto driftsinntekter, konsern ,7 1,8 0,7 2 2,1 0,7 2,5 Netto driftsresultat i prosent av brutto driftsinntekter, konsern 9,7 3,8 5,1 1,9 0,8 2,2 2,7 1,2 2,9 Netto lånegjeld i prosent av brutto driftsinntekter, konsern 90,5 88,2 93,3 78,1 81,3 84, ,7 Langsiktig gjeld i prosent av brutto driftsinntekter, konsern 243,3 252,6 264,8 217,4 224, ,6 217,7 217,7 Skatt på inntekt og formue (inkludert naturressursskatt) i % av brutto driftsinntekter, 30,4 30,4 31,7 26,9 26,4 26,9 32,9 32,5 32,9 konsern Statlig rammeoverføring i % av brutto driftsinntekter, konsern 34, ,1 36,4 37, ,8 33,7 32,6 Andre statlige tilskudd til driftsformål i % av brutto driftsinntekter, konsern 3,9 4,5 5,3 3,8 4 4,4 2,9 3,2 3,4 Eiendomsskatt i % av brutto driftsinntekter, konsern 6,2 5,8 6,3 3,1 3,4 3,6 2,8 2,9 3,2 Salgs- og leieinntekter i % av brutto driftsinntekter, konsern 10 9,9 13,6 13,8 13,3 13,6 14,3 14,3 14,6 Andre driftsinntekter i % av brutto driftsinntekter, konsern 10,9 9, ,7 15,1 17,6 14,1 13,1 14,9 Korrigerte brutto driftsutgifter i kroner per innbygger, konsern Netto driftsutgifter i kroner per innbygger, konsern Brutto driftsinntekter i kroner per innbygger, konsern Netto lånegjeld i kroner per innbygger, konsern Frie inntekter i kroner per innbygger, konsern Tabell 3: Kommunal næringsverksemd og konsesjonskraft, Kvinnherad kommune. Kjelde: KOSTRA. Kvinnherad kommune Snitt kommunegruppe 11 Landet uten Oslo Netto driftsutgifter til tilrettelegging og bistand for næringslivet i prosent av samlede netto driftsutgifter, 0,3 0,2 0,4 0,4 0,3 0,3 0,1 0,1 0,1 konsern Netto driftsutgifter til kommunal næringsvirksomhet i prosent av samlede netto driftsutgifter, konsern Netto driftsutgifter til landbruksforvaltning og landbruksbasert næringsutvikling i prosent av samlede netto driftsutgifter, konsern Nto driftutg. til tilrettelegging og bistand for næringslivet pr. innb. (kr)., konsern Nto driftutg. til kommunal næringsvirksomhet pr. innb. (kr)., konsern Nto driftutg. til landbruksforvaltning og landbruksbasert næringsutvikling pr. innb. (kr)., konsern Tabell 4: Folkesetnad, Kvinnherad kommune. Kjelde: KOSTRA. Snitt kommunegruppe Kvinnherad kommune 11 Landet uten Oslo Folkemengden i alt Andel 0 åringer 1 0,9 1, ,1 1,1 1,1 Andel 1-5 år 6 5,7 5,5 5,8 5,7 5,6 6,1 6 5,

33 Andel 6-15 år 13,6 13,5 13,4 12,5 12,4 12,3 12,4 12,4 12,3 Andel år 4,4 4,4 4,2 4,2 4,2 4, ,9 Andel år 7,1 7,2 7,3 7,9 7,9 7,8 7,9 7,9 7,8 Andel år 51,2 51,1 50,7 52,6 52,5 52,4 54,2 54,2 54,1 Andel år 11,2 11,6 12,2 10,7 11,2 11,6 9,7 10,1 10,5 Andel 80 år og over 5,4 5,5 5,6 5,3 5,2 5,2 4,4 4,4 4,4 Andel skilte og separerte år 10,6 10,9 10,6 10,4 10,4 10, ,9 Andel uførepensjonister år 10 10,2 10,3 11,3 11,2 11,2 9,3 9,4 9,4 Andel enslige innbyggere 80 år og over 66,7 64,7 62,7 66,2 65,7 65,3 64,8 64,4 63,9 Forventet levealder ved fødsel, kvinner ,9 82,9 82,9 Forventet levealder ved fødsel, menn ,5 78,5 78,5 78,4 78,4 78,4 Døde per 1000 innbyggere 8,3 7,7 9 9,9 9,3 9,5 8,3 8,1 8,1 Innflytting per 1000 innbyggere 31,1 27,5 28,6 48, ,7 59,2 58,1 58,5 Utflytting per 1000 innbyggere 35,4 28,5 27,2 43,7 43,7 46,7 51,4 51,3 53 Andel innvandrerbefolkning 7,3 7,6 8 8,9 9,5 10,1 12,6 13,2 13,9 Andel innvandrerbefolkning 0-5 år 11,1 11,1 10, ,9 12,8 14,4 15,5 16,8 Andel innvandrerbefolkning 1-5 år 10,7 11,2 10,6 10,6 11,5 12, ,2 16,5 Andel innvandrerbefolkning 0-16 år 8,1 8,4 8,2 9 9,8 10,7 12,3 13,1 14,2 Andel av befolkningen som bor i tettsteder 62, ,5 60,9 61,2 61,6 76,7 77,1 77,5 Gjennomsnittlig reisetid til kommunesenteret i minutter 25 24,4 25,1 8,5 8,3 8,5 7,3 7,3 7,4 Registrerte arbeidsledige i prosent av befolkningen i alderen år 1,9 2,2.. 2,4 2,3 0 2,3 2,2 0 Registrerte arbeidsledige i prosent av befolkningen i alderen år 1,3 1,5.. 1,5 1,5.. 1,6 1,6.. Andel av befolkningen år som pendler ut av bostedskommunen 15, ,1 24,2 24,5 23,6 29,3 29,7 28,6 Tabell 5: Barnehagar, Kvinnherad kommune. Kjelde: KOSTRA. Kvinnherad kommune Snitt kommunegruppe 11 Landet uten Oslo Netto driftsutgifter barnehagesektoren i prosent av kommunens totale netto driftsutgifter, konsern 13,1 12,8 12,5 12,3 12,9 12,7 14,4 14,9 14,7 Netto driftsutgifter per innbygger 1-5 år i kroner, barnehager, konsern Andel barn i kommunale barnehager i forhold til alle barn i 57, ,3 53,2 52,7 51,8 50,4 50,1 49,6 barnehage Andel ansatte med barnehagelærerutdanning 36,8 38,4 41,7 33,5 35,1 37,1 34, ,4 Andel ansatte med annen pedagogisk utdanning 0,8 4,3 2,6 3 3,8 7,6 3,4 4,3 7,5 Andel styrere og pedagogiske ledere med godkjent 94,4 96,5 95, ,6 93,4 88,4 90,9 92,6 barnehagelærerutdanning Andel styrere med annen pedagogisk utdanning 6,7.. 21,4 8,4 9 8,4 6,5 6,2 5,4 Andel pedagogiske ledere med annen pedagogisk utdanning 1, ,3 2,4 1,8 4,1 3,7 2,8 Andel barn som får ekstra ressurser til styrket tilbud til førskolebarn, i forhold til alle barn i barnehage. Alle.. 9, ,8 13,8.. 15,3 16,4 barnehager Leke- og oppholdsareal per barn i kommunale barnehager (m2) 6 6,3 6,5 5,9 6 6,1 5,7 5,8 5,8 Leke- og oppholdsareal per barn i private barnehager (m2) 6,3 6,3 6,6 5,6 5,6 5,7 5,1 5,1 5,2 Tabell 6: Grunnskule, Kvinnherad kommune. Kjelde: KOSTRA. Kvinnherad kommune Snitt kommunegruppe 11 Landet uten Oslo Netto driftsutgifter grunnskolesektor (202, 215, 222, 223), i prosent av 27,1 27,2 27,3 24,5 24,4 24,2 24, ,1 samlede netto driftsutgifter, konsern Netto driftsutgifter til grunnskolesektor (202, 215, 222, ), per innbygger 6-15 år, konsern Andel elever i kommunens grunnskoler, av kommunens 98 97,7 98,1 98,3 97, ,9 96,4 96 innbyggere 6-15 år Andel elever i grunnskolen som får særskilt norskopplæring 2,6 2,4 2,3 3,6 3,5 3,6 5,7 5,5 5,3 Andel elever i grunnskolen som får morsmålsopplæring 0,2 0,4 0 0,6 0,7 0,6 2,7 2,5 2,

34 Andel elever i grunnskolen som får spesialundervisning 8,7 8,4 8,1 9,2 8,4 8,2 8,4 8,1 7,9 Andel elever i grunnskolen som får spesialundervisning, trinn 5 5,9 5,8 6,1 5,6 5,7 5,5 5,2 5,2 Andel elever i grunnskolen som får spesialundervisning, trinn 8,3 9, ,8 10 9,6 9,7 9,5 9,2 Andel elever i grunnskolen som får spesialundervisning, trinn 13,5 10,6 8,1 11,5 10,4 10,1 10,8 10,5 10,3 Andel innbyggere 6-9 år i kommunal og privat SFO 48,8 55,1 55,6 48,9 48,1 48,1 61,8 60,9 60 Elever per kommunal skole Gjennomsnittlig gruppestørrelse, årstrinn 12,2 12,2 12,5 12,5 12,3 12,4 13,5 13,6 13,5 Gjennomsnittlig gruppestørrelse, årstrinn 12 11,4 12,1 12,1 11,9 12,1 13,3 13,3 13,2 Gjennomsnittlig gruppestørrelse, årstrinn 11,1 12,2 11,3 11,7 11,7 11,6 12, Gjennomsnittlig gruppestørrelse, årstrinn 13, ,3 13,7 13,4 13,4 14,3 14,3 14,1 Andel elever med direkte overgang fra grunnskole til videregående 98,9 99,5 98,4 98,2 98,2 98, ,1 98,1 opplæring Gjennomsnittlige grunnskolepoeng 40,3 39,2 39, ,3 40,7 Andel lærere som er 60 år og eldre 15,5 13,2 11,1 13, ,1 12,2 12,4 12 Andel lærere i heltidsstilling 47,9 55, ,2 60,4 67,1 62,2 62,9 69,2 Andel lærere med universitets- /høgskoleutdanning og pedagogisk 92,4 90,6 88,5 87,1 87,8 87,7 87,1 87,8 87 utdanning Andel lærere med universitets- /høgskoleutdanning uten pedagogisk utdanning 4,2 3,4 4,9 5,2 4,7 4,8 6,3 5,6 5,5 Tabell 7: Barnevern, Kvinnherad kommune. Kjelde: KOSTRA. Kvinnherad kommune Snitt kommunegruppe 11 Landet uten Oslo Netto driftsutgifter til sammen per innbygger, konsern Netto driftsutgifter per innbygger 0-17 år, barnevernstjenesten, konsern Andel netto driftsutgifter til saksbehandling (funksjon 244), konsern 14,7 20,4 18,8 31,5 30,7 29,4 32, ,8 Andel netto driftsutgifter til barn som ikke er plassert av barnevernet (funksjon 251), konsern 21,5 16,4 19,2 13,8 12,2 10, ,1 11,5 Andel netto driftsutgifter til barn som er plassert av barnevernet (funksjon 252), konsern 63,8 63,2 61,9 54,7 57,1 60,1 54,6 55,8 57,7 Barn med melding ift. antall innbyggere 0-17 år 5,3 5,1 4,7 : : : 4,1 4,1 4,3 Barn med undersøkelse ift. antall innbyggere 0-17 år 5 6,2 5,2 : : : 4,1 4,3 4,4 Andel barn med barnevernstiltak ift. innbyggere 0-17 år 4,9 5,2 5,4 : : : 4,8 4,8 4,8 Andel meldinger med behandlingstid innen 7 dager : : : Andel undersøkelser med behandlingstid innen måneder Andel barn med tiltak per med utarbeidet plan : : : Andel meldinger som går til undersøkelse 89,4 90,6 84 : : : 78,9 79,4 79,6 Andel undersøkelser som førte til tiltak 42,5 41,4 41,6 : : : 43,4 44,3 42,8 Andel barn med tiltaksplan av barn med hjelpetiltak 69,8 84,3 85,4 : : : 74,8 78,8 82,8 Andel barn med omsorgsplan av barn under omsorg 94,1 90,5 88,5 : : : 85,4 88,4 91,4 Stillinger med fagutdanning av alle fag- og tiltaksstillinger Tabell 8: Kultur, Kvinnherad kommune. Kjelde: KOSTRA. Kvinnherad kommune Snitt kommunegruppe 11 Landet uten Oslo Netto driftsutgifter kultursektoren i prosent av kommunens totale netto driftsutgifter, konsern 3 3,3 2,8 3,3 3,4 3,3 3,7 3,8 3,8 Netto driftsutgifter for kultursektoren per innbygger i kroner, konsern Netto driftsutgifter til aktivitetstilbud barn og unge per innbygger, konsern Tilskudd til frivillige barne- og ungdomsforeninger per lag som mottar tilskudd, konsern Antall frivillige lag som mottar kommunale driftstilskudd

35 Kommunale driftstilskudd til lag og foreninger pr lag som mottar tilskudd Netto driftsutgifter til kommunale musikk- og kulturskoler, i prosent av samlede netto driftsutgifter, konsern Netto driftsutgifter til kommunale kultur- og musikkskoler per innbygger, konsern Andel elever (brukere) i grunnskolealder i kommunens musikk- og kulturskole, av antall barn i alderen 6-15 år Andel barn i grunnskolealder som står på venteliste til kommunens musikk- og kulturskole, av antall barn i alderen 6-15 år UTKAST ,7 0,5 0,5 0,7 0,7 0,7 0,6 0,6 0, ,5 23, ,4 19,8 19,1 15,5 14,5 14,3 4,3 1,6 2, Tabell 9: Vaksenopplæring, Kvinnherad kommune. Kjelde: KOSTRA. Kvinnherad kommune Snitt kommunegruppe 11 Landet uten Oslo Netto driftsutgifter til voksenopplæring (213), i prosent av samlede netto driftsutgifter, konsern 0,7 1 0,9 0,4 0,4 0,5 0,3 0,4 0,4 Netto driftsutgifter til voksenopplæring (213), per innbygger, konsern Tabell 10: Psykisk helse- og rusarbeid, Kvinnherad kommune. Kjelde: KOSTRA. Kvinnherad kommune Snitt kommunegruppe 11 Landet uten Oslo Netto driftsutg. til tilbud til pers. med rusprobl. pr. innb år, konsern Årsverk av psykiatriske sykepleiere per innbyggere (khelse+plo) 5,8 5 5,7 4,6 5,1 5,4 4,5 4,5 4,5 Brutto driftsutgifter til personer med rusproblemer per innbygger år Andel nyinnflyttede med psykiske lidelser : 16 : Andel nyinnflyttede rusmiddelmisbrukere : : : Antall vedtak om midlertidige tiltak til rusmiddelmisbrukere per innbyggere år ,1 5,7 3,1 4,6 4 4 Tabell 11: Kommunehelse, Kvinnherad kommune. Kjelde: KOSTRA. Kvinnherad kommune Snitt kommunegruppe 11 Landet uten Oslo Netto driftsutgifter pr. innbygger i kroner, kommunehelsetjenesten, konsern Netto driftsutgifter i prosent av samlede netto driftsutgifter, konsern 4,3 4,8 4,5 4,4 4,6 4,6 4,3 4,5 4,6 Netto driftsutg til forebygging, helsestasjons- og skolehelsetj. pr. innb 0-5 år, konsern Netto driftsutg til forebygging, helsestasjons- og skolehelsetj. pr. innb 0-20 år, konsern Netto driftsutgifter til forebyggende arbeid, helse pr. innbygger, konsern Netto driftsutg til diagnose, behandling og rehabilitering pr. innbygger, konsern Legeårsverk pr innbyggere, kommunehelsetjenesten 10,7 10,6 10,7 11,1 11,2 11,7 10,2 10,4 10,5 Fysioterapiårsverk per innbyggere, kommunehelsetjenesten 10,3 10,4 9,5 9,2 9,6 9,6 8,9 9 9,1 Andel nyfødte med hjemmebesøk innen to uker etter hjemkomst Andel spedbarn som har fullført helseundersøkelse innen utg. av 8. leveuke Andel barn som har fullført helseundersøkelse ved 2-3 års alder Andel barn som har fullført helseundersøkelse ved 4 års alder Andel barn som har fullført helseundersøkelse innen utgangen av 1. skoletrinn Legetimer pr. uke pr. beboer i sykehjem 0,5 0,54 0,44 0,4 0,42 0,44 0,47 0,5 0,54 Fysioterapitimer pr. uke pr. beboer i sykehjem 0,34 0,32 0,38 0,35 0,34 0,36 0,37 0,37 0,38 Årsverk av ergoterapeuter pr innbyggere (khelse+plo) 4 3,7 4,5 2,6 2,8 2,9 3,3 3,5 3,6 Årsverk av psykiatriske sykepleiere per innbyggere (khelse+plo) 5,8 5 5,7 4,6 5,1 5,4 4,5 4,5 4,

36 Årsverk til rehabilitering pr innbyggere (khelse + plo) 15,6 14,6 15,1 11,2 12,1 12,5 11,5 11,8 11,9 Gjennomsnittlig listelengde Reservekapasitet fastlege Andel kvinnelige leger Tabell 12: Sosialtenesta, Kvinnherad kommune. Kjelde: KOSTRA. Kvinnherad kommune Snitt kommunegruppe 11 Landet uten Oslo Netto driftsutgifter til sosialtjenesten pr. innbygger, konsern Netto driftsutg. til sosialtjenesten i prosent av samlede netto driftsutgifter, konsern 3,7 3,7 4,1 3,2 3,1 3,3 3,6 3,7 3,8 Andel netto driftsutg. til råd, veiledning og sosialt forebyggende arbeid, konsern 55,7 58,2 53,3 47,6 46,9 45,5 37,5 37,7 37,5 Andel netto driftsutgifter til økonomisk sosialhjelp, konsern 21,4 22,1 26,6 45,8 49,2 49,3 48,2 49,9 49,8 Andel netto driftsutgifter til tilbud til personer med rusproblemer, konsern 22,9 19,8 20,1 6,6 3,9 5,2 14,3 12,5 12,6 Sosialhjelpsmottakere : : Andelen sosialhjelpsmottakere i forhold til innbyggere 2,3 2,1 2,2 : :.. 2,5 2,5 2,5 Korrigerte driftsutgifter til sosialtjenesten pr. mottaker, konsern : : Gjennomsnittlig utbetaling pr. stønadsmåned Andel mottakere med sosialhjelp som hovedinntektskilde 45,7 46,6 44,6 : :.. 44,8 45,5 46,5 Tabell 13: Bustad, Kvinnherad kommune. Kjelde: KOSTRA. Kvinnherad kommune Snitt kommunegruppe 11 Landet uten Oslo Netto driftsutgifter til kommunalt disponerte boliger per innbygger i kr, konsern Netto driftsutgifter til boligformål pr innbygger i kroner, konsern 682,1 452,2 411,4-164,6-177,6-190, ,8 36,9 Kommunalt eide boliger som andel av totalt antall kommunalt disp. boliger Andel kommunale boliger som er tilgjengelige for rullestolbrukere Antall søknader per 1000 innbyggere Antall nye søknader per 1000 innbyggere Andelen nye søknader Andel søkere som har fått avslag på kommunal bolig Andel nye søkere som har fått avslag på kommunal bolig Andel nyinnflyttede flyktninger Andel nyinnflyttede med behov for tilrettelagt bolig Andel nyinnflyttede med psykiske lidelser : 16 : Andel nyinnflyttede rusmiddelmisbrukere : : : Andel husstander med barn midlertidige botilbud Tabell 14: Pleie og omsorg, Kvinnherad kommune. Kjelde: KOSTRA. Kvinnherad kommune Snitt kommunegruppe 11 Landet uten Oslo Netto driftsutgifter pleie og omsorg i prosent av kommunens totale netto 31,9 34,7 36,4 32,8 33,9 30,7 30,7 31,5 30,9 driftsutgifter, konsern Institusjoner (f ) - andel av netto driftsutgifter til plo, konsern 41,5 43,5 42,6 42,8 42,3 45, ,7 44,4 Netto driftsutgifter pr. innbygger i kroner, pleie- og omsorgtjenesten, konsern Netto driftsutgifter, pleie og omsorg pr. innbygger 80 år og over, konsern Netto driftsutgifter, pleie og omsorg pr. innbygger 67 år og over, konsern Andel årsverk i brukerrettede tjenester m/ fagutdanning : : :

37 Andel legemeldt sykefravær av totalt antall kommunale årsverk i brukerrettet tjeneste Mottakere av hjemmetjenester, pr innb år Mottakere av hjemmetjenester, pr innb år. Mottakere av hjemmetjenester, pr innb. 80 år og over. Andel hjemmetj.mottakere med omfattende bistandsbehov, 67 år og over Plasser i institusjon i prosent av mottakere av pleie- og omsorgstjenester Plasser i institusjon i prosent av innbyggere 80 år over Andel beboere på institusjon under 67 år Andel beboere i institusjoner 80 år og over Andel innbyggere 67 år og over som er beboere på institusjon Andel innbyggere år som er beboere på institusjon Andel innbyggere 80 år og over som er beboere på institusjon Andel beboere i institusjon av antall plasser (belegg) Andel plasser avsatt til tidsbegrenset opphold Andel plasser i skjermet enhet for personer med demens Andel plasser avsatt til rehabilitering/habilitering Legetimer pr. uke pr. beboer i sykehjem Fysioterapitimer pr. uke pr. beboer i sykehjem Andel plasser i enerom i pleie- og omsorgsinstitusjoner Andel plasser i brukertilpasset enerom m/ eget bad/wc Utgifter per oppholdsdøgn i institusjon, konsern Andel kommunale institusjonsplasser av totalt antall institusjonsplasser Andel hjemmetj.mottakere med omfattende bistandsbehov, år Andel hjemmetj.mottakere med omfattende bistandsbehov, 80 år og over Andel av brukere (%) med noe/avgrenset bistandsbehov Andel av alle brukere som har omfattende bistandsbehov UTKAST 8, ,7 8,9 : 8,6 8,9 : ,4 19,9 22,8 13,3 14,4 12,8 12, ,2 14,4 14,9 14,1 16,6 16,4 20,6 17,9 17,8 17,4 13,5 14,3 13,6 17,9 17,8 20,1 18,4 18,4 18,1.. 6,6.. 7,1 8,9 11,6 10,7 11,1 11,1 68,9 72,1 79,2 74,9 72,3 70,5 71,2 70,5 69,7 3,3 5 4,2 5,5 5,2 5,6 5,3 5, ,7.. 1,6 1,6 1,6 1,6 1,5 1,5 10, ,2 13, ,4 13,5 13,4 13,2 106,4 103,5 113, ,1 94,6 96,9 96,9 97,5 21,6 23,8 21,6 17,2 18,2 22,5 18,7 19,5 19, ,5 30,4 28, ,6 23,9 24,5 26,3 12,4 14,3 12,7 8,9 9,1 6,6 7,9 7,7 7,9 0,5 0,54 0,44 0,4 0,42 0,64 0,47 0,5 0,54 0,34 0,32 0,38 0,35 0,34 0,44 0,37 0,37 0,38 93,8 86,7 72,5 95,4 95,9 93,4 93,7 94,8 94,7 46,4 44,8 72,5 82,7 85,5 87, , ,7 99,8 76,7 92, ,1 21, ,4 14, ,2 13,2 13,7 14,2 22,8 19, ,9 14,1 11,8 12,1 12,7 12,7 36,3 37,5 33,1 42, ,5 43,9 43,6 43,4 30,9 31,2 35,2 24,8 25,4 27,3 23,8 24,2 24,3 Tabell 15: Avfall og renovasjon, Kvinnherad kommune. Kjelde: KOSTRA. Kvinnherad kommune Snitt kommunegruppe 11 Landet uten Oslo Finansiell dekningsgrad - avfall Selvkostgrad Antall muligheter abonnenten har til å påvirke gebyret Årsgebyr for avfallstjenesten - ekskl. mva. (gjelder rapporteringsåret+1) Husholdningsavfall per årsinnbygger (kommune) Andel levert til materialgjenvinning, biologisk behandling og energiutnyttelse Andel levert til materialgjenvinning inklusiv biologisk behandling Andel levert til forbrenning Andel levert til deponi Dager pr år med utvidet åpningstid for mottak av avfall

38 Tabell 16: Avløp, Kvinnherad kommune. Kjelde: KOSTRA. Kvinnherad kommune Snitt kommunegruppe 11 Landet uten Oslo Andel av befolkningen som er tilknyttet kommunal avløpstjeneste 76,9 76,9 76, ,4 82,2 Andel av husholdningsabonnentene på avløp som har installert vannmåler Gebyrinntekter per innbygger tilknyttet kommunal avløpstjeneste (kr/tilkn.innb) Gebyrgrunnlag per innbygger tilknyttet kommunal avløpstjeneste (kr/tilkn.innb) Driftsutgifter per innb. tilknyttet kommunal avløpstjeneste (kr/tilkn.innb) Årsgebyr for avløpstjenesten - ekskl. mva. (gjelder rapporteringsåret+1) Årsgebyr for septiktømming - ekskl. mva. (gjelder rapporteringsåret+1) Andel innbyggere tilknyttet anlegg med mekanisk, biologisk, naturbasert el. annet renseprinsipp 80,5 80,7 75, ,6 29,1 26,8 Tabell 17: Vatn, Kvinnherad kommune. Kjelde: KOSTRA Kvinnherad kommune Snitt kommunegruppe 11 Landet uten Oslo Andel av befolkningen som er tilknyttet privat eller kommunalt vannverk ,8 95, ,5 86,9 86,2 Andel av befolkningen som er tilknyttet kommunal vannforsyning 76 82,1 77, ,6 83,1 82,7 Andel av husholdningsabonnentene som har installert vannmåler Gebyrinntekter per innbygger tilknyttet kommunal vannforsyning (kr/tilkn.innb) Gebyrgrunnlag per innbygger tilknyttet kommunal vannforsyning (kr/tilkn.innb) Driftsutgifter per tilknyttet innbygger (kr/tilkn.innb) Årsgebyr for vannforsyning - ekskl. mva. (gjelder rapporteringsåret+1) Andel av de kommunale vannverkene som har beredskapsplan , Andel kommunale vannverk som har utført beredskapsøvelse siste år 0 85, ,4 30,7 Andel kommunale vannverk som har oppdatert beredskapsplan siste år , ,9 51,3 Estimert vannlekkasje per meter ledning per år (m3/m/år) 2,7 3 2, ,1 4,8 4,2 Estimert gjennomsnittlig husholdningsforbruk per tilknyttet innbygger (l/pers/døgn) Tabell 18: Plansak, byggesak, oppmåling, kulturminner, natur og nærmiljø, Kvinnherad kommune. Kjelde: KOSTRA. Snitt kommunegruppe Kvinnherad kommune 11 Landet uten Oslo Netto driftsutgifter til fysisk planlegging, kulturminner, natur og nærmiljø i prosent av 1,32 1,54 1,25 0,96 1,08 0,94 1,07 1,18 1,13 kommunens samlede netto driftsutgifter Netto driftsutgifter til fysisk planlegging i prosent av kommunens samlede netto driftsutgifter 1,04 1,4 1,03 0,65 0,73 0,59 0,58 0,65 0,59 Netto driftsutgifter til plansaksbehandling som andel av kommunens samlede netto 0,84 1,07 0,85 0,43 0,46 0,42 0,38 0,43 0,41 driftsutgifter Alder for kommunal planstrategi Alder for kommuneplanens arealdel Alder for kommuneplanens samfunnsdel Netto driftsutgifter til bygge-, delesaksbeh. og seksjonering som andel av kommunens 0,07 0,13 0 0,05 0,08 0,02 0,02 0,04 0,02 samlede netto driftsutgifter Netto driftsutgifter til bygge-, delesaksbeh. og seksjonering per innbygger Netto driftsutgifter til kart og oppmåling som andel av kommunens samlede netto 0,14 0,21 0,18 0,18 0,19 0,16 0,18 0,19 0,16 driftsutgifter Netto driftsutgifter til naturforvaltning og friluftsliv per innbygger

39 Andel driftsutg. til plansaksbehandling av totale driftsutg. til fysisk tilrettelegging og planlegging. Andel driftsinntekter fra plansaksbehandling av totale driftsinntekter fra fysisk tilrettelegging og planlegging. Saksbeh.gebyr, privat reg.plan, boligformål. jf. PBL Saksbeh.gebyret for oppføring av enebolig, jf. PBL a Standardgebyr for oppmålingsforetning for areal tilsvarende en boligtomt 750 m2. Gj.snittlig saksbehandlingstid for byggesaker med 3 ukers frist. Kalenderdager Gj.snittlig saksbehandlingstid for byggesaker med 12 ukers frist. Kalenderdager Andel søkn. om tiltak der komm. har overskredet lovpålagt saksbehandlingstid Gj.snittlig saksbehandlingstid for opprettelse av grunneiendom. Kalenderdager Andel av leke- og rekreasjonsarealer som er under kommunalt driftsansvar. Samlet lengde av turveier, turstier og skiløyper (km) Turstier og løyper tilrettelagt for sommerbruk per innbygger Andel av turstier og sommerløyper som er under kommunalt driftsansvar Sykkel-, gangveier/turstier mv. m/kom. driftsansvar per innb. Antall innvilgede disp. for nye bygninger i strandsonen per 100 km kystlinje Andel innvilgede disp.søknader for nybygg i 100-m-beltet langs sjø. Prosent Andel innv. disp.søkn. om nybygg i LNFR-omr. m byggeforb. v. ferskvann. Prosent Andel av disp.søknader for nybygg i LNFRområder som ble innvilget. Prosent Andel av behandlede detaljreguleringsplaner som var private forslag. Prosent Andel av kommune(del)planer areal det er fremmet innsigelse til. Prosent Andel reguleringspl. (område og detalj) det er fremmet innsigelse til. Prosent UTKAST

40 Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee, and its network of member firms, each of which is a legally separate and independent entity. Please see for a detailed description of the legal structure of Deloitte Touche Tohmatsu Limited and its member firms. Deloitte Norway conducts business through two legally separate and independent limited liability companies; Deloitte AS, providing audit, consulting, financial advisory and risk management services, and Deloitte Advokatfirma AS, providing tax and legal services Deloitte AS

41 Kvinnherad kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 216 Arkivnr: 2015/ Sakshandsamar: Kari Marie Nygard Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Kvinnherad kommune 43/ Overordna analyse og plan for selskapskontroll for perioden Prosessmøte 2 Samandrag Kontrollutvalet gjorde slikt vedtak i møte : 1. Prosjektplan for overordna analyse og plan for selskapskontroll vert godkjent slik den ligg føre. 2. Kontrollutvalet sluttar seg til framdriftsplan for arbeid med overordna analyse og plan for selskapskontroll. 3. Kontrollutvalet ber om at prosessmøte nr. 1 vert gjennomført på neste møte. I møte i kontrollutvalet vart «Prosessmøte 1» gjennomført. Her fekk kontrollutvalet høve til å diskutere og vurdere risikoar innanfor kommunen sine eigarskapar, basert på eigen erfaring og frå arbeidet i utvalet. På bakgrunn av dette vart det gjort slikt vedtak: «Kontrollutvalet tek, på bakgrunn av prosessmøte 1, analysearbeidet for selskapskontroll så langt til orientering.» Drøfting I dette møtet har Deloitte lagt opp til å gjennomføre «Prosessmøte 2» som i den godkjende prosjektplanen vert omtala slik: «Føremålet med det andre prosessmøtet er at kontrollutvalet skal gjennomføre si endelege prioritering til planen for forvaltningsrevisjon. Som eit grunnlag for diskusjonen i møtet vil analysedokumenta bli ferdigstilt og lagt fram for kontrollutvalet i god tid før møtet. I dokumenta vil alle data som er samla inn bli presenterte med ei risikovurdering. Inkludert dei data som blei samla inn frå kontrollutvalet i prosessmøte I. På bakgrunn av denne risikoanalysen vil det i del 4 gå fram kva område det er knytt størst risiko til. Det er kontrollutvalet som i prosessmøte skal prioritere og vurdere dei ulike risikoområda og avgjere... kva selskap ein skap prioritere å gjere selskapskontroll i.» Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: kari.nygard@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. -41-

42 Side 2/2 På bakgrunn av det som går fram over vil analysedokument frå Deloitte bli lagt som vedlegg til denne saka, og vil danne utgangspunktet for diskusjonen i prosessmøte 2. Det er både naturleg og praktisk at dette prosessmøtet vert gjennomført rett etter og/eller parallelt med arbeidet som skal gjennomførast innan analyse og plan for forvaltningsrevisjon, jf. anna sak til dette møtet. Konklusjon Det vert tilrådd at kontrollutvalet, på bakgrunn av prosessmøte 2, tek forslag til prioritering av plan for selskapskontroll så langt til orientering. Sak om endeleg forslag til plan for selskapskontroll skal handsamast i neste møte i kontrollutvalet og sendast vidare til kommunestyret for vedtak. Forslag til vedtak 1. Kontrollutvalet tek, på bakgrunn av prosessmøte 2, forslag til prioritering av plan for selskapskontroll så langt til orientering. 2. Endeleg forslag til plan for selskapskontroll skal handsamast i neste møte i kontrollutvalet og sakstilfanget vert å sende sekretariatet seinast innan... Hogne Haktorson kontrollsjef Kari Marie Nygard seniorrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Vedlegg: Utkast til overordna analyse for selskapskontroll Kvinnherad kommune -42-

43 Kvinnherad kommune Overordna analyse for plan for selskapskontroll Oktober 2016 Dette er eit utkast til analysegrunnlag for overordna analyse for plan for selskapskontroll. Dokumentet kan reviderast etter det er lagt fram for kontrollutvalet. Revidert versjon vil sendast kontrollutvalet saman med plan for selskapskontroll. -43-

44 «Overordna analyse for plan for selskapskontroll» Oktober 2016 Analysen er utarbeidd for Kvinnherad kommune av Deloitte AS. Deloitte AS Postboks 6013 Postterminalen, 5892 Bergen tlf: Member of Deloitte Touche Tohmatsu Limited -44-

45 Innhald 1. Innleiing 4 2. Eigarskap 7 3. Forslag til selskapskontrollar

46 1. Innleiing UTKAST Kontrollutvalet er pålagt å utarbeide ein plan for selskapskontroll for å føre kontroll med eigarinteressene til kommunen. Dette dokumentet er eit analysegrunnlag som skal danne grunnlag for kontrollutvalet sitt arbeid med plan for selskapskontroll for For at planen skal spegle dei viktigaste områda der det er behov for selskapskontroll, har Deloitte gjennomført ein risiko- og vesentleganalyse (overordna analyse) av eigarskapsforvaltninga til kommunen. I prosessen med den overordna analysen er det blitt lagt opp til involvering, både av kontrollutvalet, administrasjonen og politisk leiing. Analysen er av ein overordna karakter, og er i stor grad er basert på innspel som har komme fram gjennom intervju, spørjeundersøking og gjennomgang av tilgjengeleg skriftleg informasjon. Informasjon som har komme fram i intervju og i spørjeundersøking er berre i nokon grad verifisert av kommunen. Informasjonen er i analysegrunnlaget brukt som indikasjon på risikoforhold som eventuelt bør eller kan bli følgt opp/ undersøkt i ein selskapskontroll eller gjennom andre undersøkingar, dersom kontrollutvalet og kommunestyret ønskjer dette. 1.1 Overordna analyse og plan for selskapskontroll Stadig større delar av den kommunale forvaltninga blir organisert utanfor den ordinære forvaltninga. Kommunen er pålagt å føre kontroll med sine eigarinteresser. I forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 14 står det: Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eller fylkeskommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner kap. 3. Etter 13 første ledd i forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar skal kontrollutvalet; minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike sektorer og med de ulike selskapene. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Innsynsretten i selskapa som kommunen har eigarskap i er regulert av kommunelova 80, som omhandlar kva selskap kontrollutvalet og kommunen sin revisor har full innsynsrett i. Det kjem fram av 80, 1. ledd at innsynsretten er avgrensa til: interkommunale selskap (IKS), aksjeselskap kommunen eig aleine eller aksjeselskap kommunen eig saman med andre kommunar eller fylkeskommunar, heileigde dotterselskap til selskapa nemnd over. Selskapskontroll kan romme ulike former av kontrollar, høvesvis eigarskapskontroll og forvaltningsrevisjon av selskap. Det kan også gjennomførast selskapskontrollar som kombinerer element frå dei to nemnde formane. Eigarskapskontroll er den obligatoriske delen av selskapskontroll. Dette er ein kontroll av korleis kommunen forvaltar sine eigarskap. Ved forvaltningsrevisjon av selskap kan ein mellom anna vurdere selskapet sin økonomi, ressursbruk, regeletterleving og måloppnåing ut frå kommunale vedtak og føringar

47 Overgangen mellom desse to formene for selskapskontroll kan vere glidande. I Kontrollutvalsboka blir dette illustrert med følgande figur. 1 Figur 1 Former for selskapskontroll. Frå «Kontrollutvalsboka» Risiko- og vesentleganalyse er ein prosess som skal initierast av kontrollutvalet og nyttast som eit verktøy for å velje ut relevante selskap og område for selskapskontroll. 2 Med omsyn til risiko er det særleg desse forholda som bør vurderast: risiko for at selskapet ikkje driv i tråd med kommunestyret sine vedtak og føresetnader, risiko for at selskapet ikkje driv i tråd med lovar og reglar og på ein økonomisk forsvarleg måte, risiko for at den som forvaltar kommunen sine eigarinteresser i selskapet ikkje gjer dette i samsvar med kommunestyret sine vedtak og føresetnader. I tillegg til ei konkret risikovurdering vil det også vere viktig å vurdere selskapa ut frå kor vesentlege dei er for kommunen (vesentleganalyse). To overordna perspektiv kan leggjast til grunn for ei slik vurdering: fokus på brukarperspektivet/samfunnsnytta fokus på økonomiske interesser for kommunen På bakgrunn av desse forholda har revisjonen utleia følgjande kriterium for vesentleganalysen, som kan vere til hjelp når kontrollutvalet skal prioritere kva selskap som skal vere gjenstand for selskapskontroll: 1. selskap der det er avdekka moglege risikoforhold 2. selskap med berre offentleg eigarskap 3. selskap som har eit samfunnsmessig ansvar 4. selskap som har direkte tenestetilbod til kommunen sine innbyggarar 5. selskap som leverer verksemdskritiske teneste til kommunen 6. selskap som er heileigde av kommunen 7. selskap der kommunen har omfattande eigarinteresse i tal på aksjar (fleirtall) eller stor økonomisk del av aksjekapitalen 8. økonomisk gevinst/ tapspotensiale for kommunen 9. etikk og omdøme 1.2 Metode Dokumentanalyse Dokumentanalysen bygger på ein gjennomgang av kommunen si eigarskapsmelding, selskapa sine nettsider, selskapa sine årsmeldingar, kommunale dokument, kommunen sine nettsider, samt ravninfo.no. Innanfor ramma av prosjektet har vi ikkje hatt høve til å gå inn i all dokumentasjon som føreligg knytt til dei ulike selskapa. Dette er dokumentasjon som det kan vere naturlig å gjennomgå ved ein eventuell selskapskontroll. 1 Kommunal- og moderniseringsdepartementet (2015) Kontrollutvalsboka. 2 Jf, 13 i forskrift om kontrollutval 5-47-

48 1.2.2 Intervju og møter UTKAST Det er gjennomført intervju med eit utval administrative og politiske leiarar i kommunen. Intervjua har omhandla både generelle utfordringar knytt til eigarskapsforvaltninga og eventuelle risikoforhold knytt til selskapa. Vi har gjennomført intervju med rådmann, tre sektorleiarar og personalleiar. Av politiske leiarar har vi intervjua ordførar, varaordførar, to utvalsleiarar og tre gruppeleiarar Elektronisk spørjeundersøking Det er sendt ut ei elektronisk spørjeundersøking til einingsleiarar i kommunen (som ikkje blei intervjua). Spørjeundersøkinga blei sendt ut til 27 leiarar og vi fekk svar frå 14 leiarar innan fristen (52 prosent). I spørjeundersøkinga blei det stilt spørsmål om kva område ein oppfattar at det er knytt risiko til, både med omsyn til kommunen si overordna eigarskapsforvaltning og kva selskap det kan være knytt risiko til Prosessmøte med kontrollutvalet Innleiingsvis i prosessen blei det gjennomført eit risikospel i kontrollutvalet kor mellom anna kommunen si eigarskapsforvaltning blei diskutert. 1.3 Lesarrettleiing Innspela som vi har samla inn i samband med den overordna analysen er systematisert i dette dokumentet. Dokumentet utgjer eit grunnlag for kontrollutvalet til å velje ut og prioritere selskapskontrollprosjekt. Analysedokumentet består av følgjande delar: I kapittel 2 presenterer vi den overordna eigarskapsforvaltninga til kommunen og dei enkelte selskapa som kommunen har eigardelar i. I kapittel 3 presenterer vi forslag til moglege selskapskontrollar i uprioritert rekkefølge basert på dei risikoar som er identifisert. Utval og prioritering av selskapskontrollar vil gå fram av plan for selskapskontroll som kontrollutvalet vedtar, og som blir lagt fram for fylkestinget. I same kapittel presenterer vi også ei oversikt over gjennomførte selskapskontrollar

49 2. Eigarskap UTKAST 2.1 Eigarskapsforvaltning Kvinnherad kommune har utarbeidd ei eigarskapsmelding som gjev oversyn over eigarforhold som kommunen har i ulike verksemder, og kva føremålet med eigarskapen er. Meldinga har blitt oppdatert ei rekkje gonger og siste tilgjengelege eigarskapsmelding gjaldt for I intervju blir det vist til at kommunen er i ferd med å få på plass ein ny eigarskapsmelding. Det blir opplyst at denne eigentleg skulle ha vore på plass før sommaren 2016, men at den blei forseinka på grunn av dei pågåande omorganiseringsprosessar i kommunen. I intervju blir det peika på at det ikkje har vore ein evaluering av kommunen sin eigarskapsmelding og eigarskap og at det er behov for å vurdere dette. 2.2 Oversikt over selskap Oversikta over selskap som er presentert under er i hovudsak basert på opplysningar henta frå Kvinnherad kommune si eigarskapsmelding for og årsrekneskapen frå 2015, supplert med informasjon frå RAVN Bedriftsinfo, det enkelte selskapet sine nettsider og informasjon som er komme fram i undersøkinga gjennom intervju og spørjeundersøking. Selskapa blir presentert i to tabellar. Den første tabellen inneheld selskap som kommer inn under 80 i kommunelova (interkommunale selskap og aksjeselskap som er heileigd av kommunen eller eigd saman med andre kommunar og/eller fylkeskommunar). Desse selskapa har Kvinnherad kommune full innsynsrett i og kan gjennomføre selskapskontrollar av. Den andre tabellen inneheld oversikt over selskap som kommunen har eigarskap i, men som ikkje kjem inn under 80 i kommunelova. Det inneber at det er innslag av private eller staglege eigardeler. Desse selskapa har kommunen ikkje meir innsynsrett i enn dei andre aksjonærane. Kommunen kan likevel gjennomføre avgrensa selskapskontrollar med omsyn til i kva grad selskapet opptrer i tråd med eigarane sin intensjon, om val og opplæring av styrerepresentantar skjer etter kommunen sine reglar og rutinar, om rapporteringa frå selskapet samsvarar med retningsliner mv. Kontrollutvalet kan også be styret i eit selskap om å få fullt innsyn dersom det er ønskjeleg med ein selskapskontroll. 2.3 Oversikt over selskap som er omfatta av kommunelova 80 Kvinnherad Energi AS Eigardel 100% Nøkkelpunkter Verksemda sitt føremål er å eiga og driva kraftproduksjon og distribusjonsnett. Driva kraftomsetning. Å delta i, eller å samarbeide med, andre verksemder med same eller liknande føremål. Å driva anna verksemd som naturleg har tilknyting til selskapet sine føremål eller utnytting av selskapet sine ressursar. Å vera Kvinnherad kommune sin faglege rådgjevar i energispørsmål. Heileigd av kommunen Samfunnsansvar I fylgje eigarskapsmeldinga ynskjer kommunen gjennom sitt eigarskap å nytta Kvinnherad Energi som ein samfunnsaktør. Kommunen er og oppteken av at selskapet over tid gjev ei avkastning som samsvarer med kapitalverdien kommunen sin eigarpost representerer. Verksemda har stabil drift, med god lønsemd. Likevel har bedrifta noko stram likviditet og noko høg, men minkande, gjeldsbelastning

50 Kvinnherad Energi eig 80% av Kvinnherad Breiband AS. Denne verksemda fell utanfor 80. I undersøkinga blir det peika på at det hadde vore interessant å sjå nærare på dette selskapet gjennom ein selskapskontroll. Nøkkeltal (i heile tusen NOK) Eigenkapital Inntekter Resultat før skatt Folgefonntunnelen AS Eigardel 48% Nøkkelpunkter Verksemda sitt føremål er a. Arbeide for realisering av føreliggande planar om tunnel under Folgefonna frå Austrepollen i Kvinnherad til Eitrheim i Odda, og det som står i forbinding med dette. Verksemda skal søke prosjektet realisert ved kommunale tilskot, låneopptak, bompeng, bruk av konsesjonskraftmidlar o.l.. b. Arbeide for et tenlig vegsamband mellom Jondal og Kvinnherad. Delt offentleg eigarskap Samfunnsansvar Verksemda har sidan 2010 gått med til dels store underskot av drifta, noko som har ført til ei stadig minke i eigenkapitalen. Ved utgongen av 2015 hadde ein likevel tilstrekkeleg med eigenkapital i verksemda og tilfredstillande likviditet. Kvinnherad eig verksemda saman med Odda kommune (48%) og Jondal kommune (4%) Nøkkeltal (i heile tusen NOK) Eigenkapital Inntekter Resultat før skatt Sunnhordland Interkommunale Miljøverk IKS Eigardelar 24,85% Nøkkelpunkt Verksemda sitt føremål er å planleggja, finansiera, opparbeida og driva lufthamn på Stord og i samband med dette å delta i andre selskap med liknande verksemd. Delt offentleg eigarskap Samfunnsansvar Omdøme Stabil og solid drift Vesentlege verdiar I fylgje eigarskapsmeldinga ynskjer kommunen å arbeide for at verksemda ikkje utvider den delen av verksemda som er retta inn mot konkurranse med private aktørar. Verksemda har sterk likviditet og låg grad av gjeldsfinansiering. Dei økonomiske nøkkeltala fortel om ei bedrift med solid og stabil drift. Kvinnherad kommune eig verksemda saman med kommunane Stord (29,38%), (19,55%), Sveio (8,70%), Austevoll (8%), Fitjar (5,42%) og Tysnes (5,13%). Sunnhordland Interkommunale Miljøverk har ein eigardel i Rekom AS (4,26%). Rekom AS er og dekt av

51 Nøkkeltal (i heile tusen NOK) (K) 2013 (K) Eigenkapital Inntekter Resultat før skatt Samarbeidsrådet for Sunnhordland IKS Eigardelar 12,50% Nøkkelpunkt Delt offentleg eigarskap Samfunnsansvar Omdøme Stabil og solid drift Føremålet med verksemda er interkommunalt samarbeid på generell basis med særleg vekt på alle typar tiltaksarbeid og utviklingsarbeid. Verksemda skal ta opp saker som kan fremja utviklinga av Sunnhordland, og leggja dei fram til drøfting og utgreiing. Føremålet vert konkretisert m.a gjennom desse oppgåvene: l. Fremja Sunnhordland sine interesser 2. Fremja og samordna tiltaksarbeid i Sunnhordland med særleg vekt på regional utvikling, næringsutvikling og infrastruktur 3. Vera pådrivar for betring av kommunikasjonstilhøva i Sunnhordland 4. Utvikla ei samordna og effektiv marknadsføring av Sunnhordland 5. Vera pådrivar for kultur - og identitetsskapande tiltaksarbeid 6. Arbeida for kommunane sine rammevilkår Verksemda har sterk likviditet og tilfredstillande gjeldsgrad, men har i tre av dei fem siste åra underskot. Dette til tross for at ein i to av desse åra har hatt positive finansinntekter. Verksemda har til dels store variasjonar i inntekter og kostnadar. Kommunen eig verksemda saman med Etne, Bømlo, Austevoll, Sveio, Fitjar, Stord og Tysnes kommune. Alle eigarane eig 12,5% kvar. Nøkkeltal (i heile tusen NOK) Eigenkapital Inntekter Resultat før skatt Jondalstunnelen AS Eigardelar 12,00% Nøkkelpunkt Verksemda sitt føremål er å førestå delfinansiering av tunnelsamband. Administrere innkrevjing av bompengar og forvalte bompengemidlar i samsvar med samtykke frå Stortinget og forvalte med Statens vegvesen jf, veglova 27, herunder også forvaltning av bompengemidlar og anna verksemd som naturleg står i tilknyting med selskapet sitt føremål. Delt offentleg eigarskap Samfunnsmessig ansvar Omdøme Selskapet skal ikkje engasjere seg i tiltak som ikkje har direkte samanheng med innkrevjing av bompengar eller betjening av selskapet si gjeld. Selskapet skal ikkje engasjere seg i eller pådra seg utgifter knytt til byggherrefunksjonen. Selskapet har ikkje som føremål å skaffe aksjeeigarane økonomisk utbytte og skal ikkje utdele utbytte. Verksemda har høg grad av gjeldsfinansiering, noko som er naturleg gitt selskapets natur, og overskotet at drifta har dei tre siste åra gått til å dekke andre rentekostnadar. Likviditeten i selskapet er god. Kommunen eig verksemda saman med Hordaland fylkeskommune (52%), Kvam Herad (12%), Jondal kommune (12%) og Odda kommune (12%)

52 Nøkkeltal (i heile tusen NOK) Eigenkapital Inntekter Resultat før skatt Krisesenter Vest IKS Eigardelar 7,83% Nøkkelpunkt Delt offentleg eigarskap Samfunnsansvar Omdøme Direkte tenestetilbod til innbyggjarane Verksemda skal, på vegne av eigarkommunane, sikre etterleving av krisesenterlova 2 a), b) og c). Verksemda skal vere eit rådgjevande organ for eigarkommunane i etterleving av lova sin 2 d). Verksemda har ikkje som føremål å drive verksemd som gir utbytte til eigarkommunane. Største eigarar i verksemda er Karmøy (23,52%) og Haugesund kommune (20,21%). Totalt er det 17 kommunar med. Nøkkeltal (i heile tusen NOK) Eigenkapital Inntekter Resultat før skatt Ingen økonomiske nøkkeltal registrert hos Ravn. Ingen økonomiske nøkkeltal registrert hos Ravn Ingen økonomiske nøkkeltal registrert hos Ravn Interkommunalt arkiv i Hordaland IKS Eigardelar 2,85% Nøkkelpunkt Verksemda sitt føremål er å arbeide for at for at verdifullt arkivmateriale i deltakarkommunane vert tatt vare på og sikra som informasjonskjelder for samtid og ettertid, og gjort tilgjengeleg for offentleg verksemd, forsking og andre administrative og kulturelle formål, jfr. lov om arkiv Verksemda skal yte deltakarane desse tenestene som er finansierte gjennom det årlege driftstilskotet: a) ordning og katalogisering av deltakarane sine eldre arkiv b) utarbeiding og revisjon av overordna arkivplanar for deltakarane c) lokale kurs om arkivfaglege emne d) tilsyn med at arkivdanning og arkivlokale hos deltakarane er i samsvar med føresegnene i lov om arkiv og forskrift om offentlege arkiv e) rettleiing om arkivfaglege spørsmål. f) rettleiing om bevaring av elektroniske arkiv. Delt offentleg eigarskap Samfunnsansvar Verksemdskritisk teneste Etikk og omdømme Selskapet skal drive fagleg utviklingsarbeid for å gi deltakarane nødvendig og oppdatert rettleiing om arkivfaglege spørsmål. Kvar deltakarkommune har rett til å få utført arbeid i samsvar med kommunen sitt driftstilskot. Styret gjer vedtak om dei årlege rammene for dette arbeidet. Interkommunalt arkiv i Hordaland og den einskilde deltakarkommunen avtalar årleg kva oppgåver dette arbeidet skal omfatte. Selskapet kan etter avtale med den einskilde deltakaren vere arkivdepot for papirbaserte og elektroniske arkiv, jfr. forskrift om offentlege arkiv Totalt er det meir enn 30 deltakar kommunar med i det interkommunale samarbeidet. Nøkkeltal (i heile tusen NOK)

53 Eigenkapital Inntekter Resultat før skatt Ingen rekneskap registrert. Ingen rekneskap registrert. Ingen rekneskap registrert. Odda Vegfinans AS Eigardelar 4,00% Nøkkelpunkt Verksemda sitt føremål er å stå føre delfinansiering av planlegging og bygging av ny veg og ny tunelløysing for E134 innafor planområdet som er definert i vedtekne kommunedelplanar for Odda og Vinje kommunar frå 2008, og å bidra til rask og god realisering av prosjektet. Delt offentleg eigarskap Samfunnsmessig ansvar Omdøme Selskapet har ikkje erverv som føremål. Verksemda har høg grad av gjeldsfinansiering, noko som er naturleg gitt selskapets natur. Kvinnherad eig verksemda saman med Hordaland fylkeskommune og 11 andre kommunar. Nøkkeltal (i heile tusen NOK) Eigenkapital Inntekter Resultat før skatt Driftsassistansen I Hordaland - Vann Og Avløp IKS Eigardelar 1,10% Nøkkelpunkt Verksemda sitt føremål er å vere eit kompetansesenter for vatn- og avlaupstenester. Verksemda skal utføra og formidla tenester og produkt, sånn som driftsassistanse eller driftsansvar, kvalitetssikring, analyseverksemd, opplæring, erfaringsutveksling og informasjonsverksemd. Delt offentleg eigarskap Samfunnsansvar Omdøme Direkte tenestetilbod til innbyggjarane Verksemda har dei to siste åra hatt eit underskot av drifta. Underskotet skuldast variasjonar i driftskostnadar. Verksemda har god likviditet og låg gjeldsbelastning Bergen kommune er største eigar i verksemda med ein eigardel på 61,5%. I tillegg til Kvinnherad er det 20 andre kommunar frå regionen inne på eigarsida. Nøkkeltal (i heile tusen NOK) Eigenkapital Inntekter Resultat før skatt Oversikt over selskap som ikkje er omfatta av kommunelova 80 Kvinnherad Vekstbedrift As Eigardelar 90,00%

54 Nøkkelpunkt Delt eigarskap med private aktørar Samfunnsansvar Direkte tenestetilbod til innbyggjarane Etikk og omdømme Verksemda sitt føremål er å gjennom produksjon, tenesteyting, næringsverksemd og det som står i samband med dette å skapa, utvikla og tryggja varige arbeidsplassar for yrkesvalhemma som ikkje får gjera seg nytte av andre arbeidstilbod, samt leggja til rette for gjennomføring eitt eller fleire arbeidsretta tiltak for NAV. Dei økonomiske nøkkeltala syner ei bedrift med stabil og solid drift. Kommunen eig verksemda saman med Bedriftsklubben ved Kvinnherad Vekstbedrift AS (10%). Nøkkeltal (i heile tusen NOK) Eigenkapital Inntekter Resultat før skatt Fjellhaugen Skisenter AS Eigardelar 56,68% Nøkkelpunkt Verksemda sitt føremål er å bygge og drive Fjellhaugen Skisenter med skitrekk, samt å leggja forholda tilrette for aktivt skimiljø i distriktet. Verksemda skal ikkje ha som formål å skaffe aksjonærane økonomisk utbytte. Eventuelt overskot av bedriften skal haldast i selskapet med nødvendige avsettingar til reservefond og forøvrig avsetjingar til disposisjonsfond. Delt eigarskap med private aktørar Verksemda har i fire av dei fem siste åra gått med økonomisk underskot, likevel har verksemda tilfredstillande likviditet og låg gjeldsbelastning. Kommunen eig verksemda saman med mellom andre Omvikdalen Idrettslag (11,22%) og Rosendal Turnalg (6,25%). Nøkkeltal (i heile tusen NOK) Eigenkapital Inntekter Resultat før skatt Fastlandssamband Halsnøy AS Eigardelar 26,32% Nøkkelpunkt Verksemda skal, etter at Stortinget har godkjent prosjektet Halsnøysambandet, ta opp og betale ned turvande lån til prosjekt og syte for innkrevjing av bompengar i samsvar med godkjent ordning. Delt eigarskap med private aktørar Samfunsansvar Verksemda har ein høg grad av gjeldsfinansiering, noko som er naturleg gitt verksemda si natur. Likviditeten har dei siste fem åra auka jamt, og var ved utgongen av 2015 god. Verksemda har i dei firesiste hatt eit resultat på null etter nokre år med negativt resultat. Dette skyldast i hovudsak ei endring i årlege avskrivingar som vert gjort i verksemda. Kvinnherad eig verksemda saman med mellom anna Hordaland fylkeskommune (52,60%) og Stord kommune (5,26%). Største private aktør er BW Gas AS (1,05%)

55 I undersøkinga blir det peika på at det hadde vore interessant å gjennomføre ein selskapskontroll av dette selskapet. Tema som blir peika på som interessante å sjå nærmare på er drift av selskapet samt handtering av gjeld. Det blir peika på at kommunestyret burde hatt betre informasjon om korleis selskapet blir drive. Hordaland fylkeskommune gjennomførte forvaltningsrevisjon av selskapet i Nøkkeltal (i heile tusen NOK) Eigenkapital Inntekter Resultat før skatt Pareto PE III AS Eigardelar 20% Nøkkelpunkt Verksemda skal investere i finansielle instrument, nærare bestemt andelar i private equity-fondet Nordic Capital VII. Verksemda skal og være hovudmenn i ei indre verksemd som investerer i Nordic Capital VII. Delt eigarskap med private aktørar Verksemda har dei siste tre åra gått med underskot og har nei høg grad av gjeldsfinansiering. Kvinnherad eig verksemda saman med EO Finans AS, Hogstad Invest AS, Spilka International SA og Argentum Secondary AS. Alle eig 20%. Nøkkeltal (i heile tusen NOK) Eigenkapital Inntekter Resultat før skatt Opero AS Eigardelar 12,88% Nøkkelpunkt Verksemda sitt føremål er å gjennom fabrikasjon og annen næringsverksemd å skape grunnlag for sysselsetting av yrkesvalhemma og mindre arbeidsføre. I fylgje eigarskapsmeldinga er eigarskapen i verksemda samfunnsøkonomisk motivert. Delt eigarskap med private aktørar Samfunnsansvar Direkte tenestetilbod til innbyggjarane Etikk og omdømme Eigenkapitalen i verksemda er i hovudsak opptent eigenkapital, og verksemda har gjennom dei siste åra bygd opp eigenkapitalen slik at eigenkapitalsgraden og gjeldsgraden i dag er tilfredstillande. Selskapet har i fire av dei fem siste åra levert positive resultat. I 2011 førte ei minke i driftsinntektene til underskot. Likviditeten i selskapet har ein positiv trend, og nærmar seg tilfredsstillande for ei verksemd med stabil drift. Kvinnherad kommune eig verksemda saman med Hordaland Fylkeskommune, sju andre kommunar og Sør-Norge Aluminium AS. Største eigar er Stord kommune (28,03%). Nøkkeltal (i heile tusen NOK)

56 Eigenkapital Inntekter Resultat før skatt Rosendal Utvikling AS Eigardelar 10% Nøkkelpunkt Verksemda skal arbeida for å fremja næringsliv og utvikling generelt i rosendalsområdet, slik at denne delen av kommunen framleis vert eit attraktiv område å arbeide og bu i. Rosendal utvikling involvera seg i drift med økonomisk føremål eller ta del i selskap med lignande verksemd. I dette ligg også utvikling av eigedomar, anten for leige eller sal. Delt eigarskap med private aktørar Samfunsansvar Aktivitetsnivået i verksemda er lavt og verksemda har dei siste to åra gått med eit svakt overskot. Likviditeten i verksemda er god og gjeldsbelastninga låg. Kvinnherad er største eigar og eig verksemda saman med mellom anna Harding Safety AS (8,49%) og Hellesøy Verft AS (7,58%). Nøkkeltal (i heile tusen NOK) Eigenkapital Inntekter Resultat før skatt Atheno AS Eigardelar 3,88% Nøkkelpunkt Verksemda sitt føremål er å fremje auka samarbeid innan industrien i regionen. Dette skal primært skje ved å utvikle nettverksarenaer for å gjere medlemsbedriftene meir innovative og konkurransedyktige. Ressurspersonar frå bedriftene skal knytast saman i ressursnettverk. Å driva inkubatorverksemd i regionen og arbeide for entreprenørskap og nyskaping i vid forstand. Å driva regionalt nærings- og samfunnsutviklingsarbeid som bidreg til oppstart og vidareutvikling av verksemder i Sunnhordland. Å tilby tenester til næringsliv og offentlege aktørar til så høg kvalitet og attraktiv pris at ein vert den føretrekte samarbeidspartnaren for desse. Å arbeida fram samt å tilretteleggje og tilby naudsynt kompetanse i regionen. Delt eigarskap med private aktørar Samfunnsansvar Verksemda har i tre av dei fem siste åra hatt underskot. Underskotet vart dekt gjennom tidligare opptent eigenkapital. Likviditetsgraden, gjeldsgraden og eigenkapitalgraden i selskapet er alle tilfredstillande. Kommunen Stord eig verksemda saman med mellom anna Kværner Stord AS (15,52%), Stord kommune (13,13%), Fitjar kommune (8,07%) og Hordaland fylkeskommune (3,10%). Atheno AS eig 40% av Vekstfondet Management AS og 34,01% av Atheno Prosjektutvikling AS. Begge desse verksemdene fell utanfor 80. Nøkkeltal (i heile tusen NOK) Eigenkapital Inntekter

57 Resultat før skatt Biblioteksentralen SA Eigardelar 11 lutar Nøkkelpunkt Verksemda skal være eit serviceorgan for alle typar offentlege bibliotek. Biblioteksentralen har til oppgåve å vere hovudleverandør av produkt og tenester til bibliotek og liknande institusjonar. I till kan Biblioteksentralen delta i/etablere verksemd med det formål å betene det totale bok-, informasjon- og kunnskapsmarkedet. Biblioteksentralen skal driftas etter venlege bedriftsøkonomiske prinsipp, slik at det vert skapt økonomisk tryggleik utviklingsmogelegheitar og slik at andeseigarane sine interesser vert ivaretatt på best måte. Delt eigarskap med private aktørar Samvirkelag Verksemda har god likviditet og god lønsemd av drifta. Vidare har Biblioteksentralen lav gjeldsgrad og ein høg del av eigenkapitalfinansiering. Nøkkeltala fortel om stabil drift dei siste åra. Biblioteksentralen har følgjande dotterselskap/eigarposisjonar, som alle fel utanfor 80: NBT Ute AS Edda Bokhandel AS Bibliotekenes IT-Senter AS BS Lab AS BS Eurobib AS Norsk Bibliotektransport AS BS Undervisning AS ABM-Media AS Nøkkeltal (i heile tusen NOK) Eigenkapital Inntekter Resultat før skatt Dag og Tid AS Eigardelar Ukjend Nøkkelpunkt Verksemda sitt føremål er å gje ut ei partipolitisk ubunden avis på nynorsk. Verksemda skal kunne drive handel og eige eller på annen måte ta del i andre forretningstiltak. Delt eigarskap med private aktørar Samfunsansvar Verksemda har i to av dei fem siste åra gått med eit svakt underskot. Verksemda har låg lønsemd og er derfor sensitiv for variasjonar i inntektene og utgiftene. Likevel er likviditeten i verksemda tilfredstillande og gjeldsbelastninga relativt låg. Nøkkeltal (i heile tusen NOK) Eigenkapital Inntekter Resultat før skatt E134 Haukelivegen AS Eigardelar Ukjend

58 Nøkkelpunkt Delt eigarskap med private aktørar Samfunnsansvar Verksemda skal arbeide for utbygging og standardheving av E134 Haukelivegen og RV23.I tillegg kan selskapet arbeide for å fremje interessene til viktige sidegreiner til denne transportkorridoren, etter fylkesvise prioriteringar, når dette styrker arbeidet for korridoren. Selskapet kan ta initiativ til å opprette finansieringsselskap og utbyggingsselskap. Selskapet har høve til å delta i og/eller arbeide saman med andre selskap med tilsvarande føremål. Selskapet står elles fritt til å sette i verk tiltak og bruke dei verkemiddel som er tilgjengeleg og aktuelle for å fremje føremålet til selskapet. Verksemda har tilfredsstillande likviditets-, gjelds- og eigenkapitalsgrad. Verksemda er eigd av 41 ulike aksjonærar, alle med lik eigardel. Nøkkeltal (i heile tusen NOK) Eigenkapital Inntekter Resultat før skatt Rosendal og omland vassverk SA Eigardelar Ukjend Verksemda sitt føremål er å forsyna området Løfallstrand - Rosendal - Seimsfoss med vatn til husbruk og anna bruk. Vatnet skal ha ein kvalitet som Nøkkelpunkt tilfredstillar dei krav som gjeld. Selskapet skal drivast basert på sjølvkostprinsippet og med allmennyttige føremål som basis. Delt eigarskap med private aktørar Samfunnsansvar Samvirkelag Verksemda har i to av dei tre siste åra gått med underskot. I 2015 var underskotet på om lag 1 MNOK og skuldast i hovudsag ei auke i Andre driftskostnadar utan tilsvarande auke i inntekter. Verksemda har godt med eigenkapital, veldig god likviditet og låg gjeldsbelastning. Verksemda er organisert som eit samvirkelag. Nøkkeltal (i heile tusen NOK) Eigenkapital Inntekter Resultat før skatt Rosendal Samfunnshus BA Eigardelar 500 lutar Nøkkelpunkt Delt eigarskap med private aktørar Samfunnsansvar Samvirkelag Føremålet med lutlaget er å drive Rosendal Samfunnshus på ein slik måte at det er ope for alle kulturelle og lovlege føremål. Samfunnshuset har ikkje næringsdrift som føremål. Verksemda er organisert som eit samvirkelag. Nøkkeltal (i heile tusen NOK) Eigenkapital Ingen rekneskapstall tilgjengelig

59 Inntekter Resultat før skatt Ingen rekneskapstall tilgjengelig. Ingen rekneskapstall tilgjengelig. Sondakrinsen vassverk PL Eigardelar 4 lutar Nøkkelpunkt Delt eigarskap med private aktørar Samfunnsansvar Samvirkelag Verksemda sitt føremål er å på beste måte å skaffa rikeleg vatn til husbruk og anna bruk for Sondakrinsen Vassverk i Kvinnherad kommune. Verksemda er organisert som eit samvirkelag. Nøkkeltal (i heile tusen NOK) Eigenkapital Inntekter Resultat før skatt Ingen rekneskapstall tilgjengelig. Ingen rekneskapstall tilgjengelig. Ingen rekneskapstall tilgjengelig. Sunnhordlandsambandet AS (Tidligare Tysnesbrua AS) Eigardelar Ukjend Nøkkelpunkt Verksemda skal arbeida for at ein ferjefri veg mellom Stord og Bergen med bru over Langenuen kjem med i NTP. Når Sunnhordlandsambandet er komme inn i NTP, skal selskapet arbeide for at Sunnhordlandsambandet blir realisert. Delt eigarskap med private aktørar Samfunnsansvar Selskapet har ingen inntekter og har i fire av dei fem siste åra hatt eit negativt resultat. Underskotet har vorte dekt av innskoten eigenkapital. Største eigarar i verksemda er Meidell AS (11,19%), Tysnes sparebank (11,12%) og Alsaker Fjordbruk AS (11,12%). Nøkkeltal (i heile tusen NOK) Eigenkapital Inntekter Resultat før skatt Føretak, samarbeid og foreningar Kommunale føretak, vertskommunesamarbeid og foreiningar er ikkje omfatta av regelverket om selskapskontroll, men nokre samarbeid er likevel tatt med her for å få gi ein betre oversikt over kommunen sine interesser. Legevaktsamarbeid med Tysnes kommune Innkjøpssamarbeid i Sunnhordland

60 2.6 Gjennomførte selskapskontrollar Kvinnherad kommune gjennomførte i 2012 ein selskapskontroll av Sunnhordaland interkommunale miljøverk (SIM) saman med kommunane Tysnes, Bømlo, Fitjar, Stord og Sveio. I 2014 blei det gjennomført forvaltningsrevisjon av fastlandssambandet Halsnøy på oppdrag frå Hordaland fylkeskommune

61 3. Forslag til selskapskontrollar På bakgrunn av informasjonen som er samla inn og analysert vil vi i dette kapittelet komme med forslag til selskapskontrollar. Prosjekta nedanfor er satt opp i uprioritert rekkefølgje. Val og prioritering av selskapskontrollar vil gå fram av plan for selskapskontroll som kontrollutvalet utarbeider. I oversikta under fokuserer vi på område/selskap der det kjem fram opplysningar eller indikasjonar på spesielle utfordringar og risiko. Ein kontroll skal omfatte ein eigarskapskontroll eller ein forvaltningsrevisjon av selskapet avhengig av kva kontrollutvalet vurderer som naudsynt. Selskap/område Eigardel Risiko-område Selskapskontroll 1 Eigarskapsforvaltninga IA System og rutinar for oppfølging av eigarskapa Rutinar for val av styrerepresentantar Opplæring av styrerepresentantar Rapportering til kommunestyret Eigarskapskontroll/ forvaltningsrevisjon (innanfor 80) 2 Kvinnherad Energi AS 100% Drift System og rutinar Regeletterleving Selskapskontroll (innanfor 80)

62 PS44/16Referatsaker -62-

63 UTDRAG FRÅ MØTEPROTOKOLL FRÅ KOMMUNESTYREMØTE PS 2016/49 Fritak frå politiske verv - Lars Kåre Sjo Behandling i Kommunestyret den NYTT FRAMSETT FORSLAG FRÅ FRP: Kai Morten Torget (Frp) Røysting: Nytt framsett forslag vart samrøystes vedteken. Vedtak frå Kommunestyret den Søknaden frå Lars Kåre Sjo (Frp) vart innvilga Vervet som vara i kontrollutvalet vart ikkje vald. Som nytt varamedlem i Kontrollutvalet vert Kai Morten Torget (Frp). -63-

64 1 KVINNHERAD KOMMUNE (2016)- Àr/Periode Regnskap Buds(end) Avvik(per.) % forbr Ansvar: 3112 KONTROLLUWALET GODTGJERSLE UTVALSLEIAR MØTEGODTGJERSLE TAPT ARBEIDSFORTENESTE ARBEIDSGJEVARAVGIFT AVISER, TIDSSKRIFT, FAGLIT BEVERTNING KOMMUNAL REGI REISEUTG.IKKJE OPPG.PLIKTIGE SERVERING REISEUTG.IKKJE OPPG.PLIKTIGE KURSUTGIFTER DPPHALDSUTG.IKKJE OPPG.PL KØYREGODTGJERSLE DIEUGODTGJERSLE KONTINGENTER KONSULENYENESTER O9ANDREKONSULENUENESTER ANDRE OVERFØRINGAR TIL STATEN ANDRE OVERFØRINGAR TIL FYLKET MVA UTENFOR MVA LOVEN Sum ansvar: 3112 KONTROLLUWALET TOTALT

65 Kvinnherad kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 033 Arkivnr: 2015/210-6 Sakshandsamar: Kari Marie Nygard Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Kvinnherad kommune 45/ Gjennomgang av møteprotokollar Bakgrunn Gjennomgang av møteprotokollar frå politiske organ vert sett på saklista til kontrollutvalet til kvart møte. Møteprotokollane kan lastast ned frå Kvinnherad kommune si heimeside. Protokollane gjev primært informasjon om dei sakene som har vore til politisk handsaming. Kontrollutvalet kan be om nærare informasjon om enkeltsaker og drøfte ulike problemstillingar som ein finn av særleg interesse. Kontrollutvalet har gjort vedtak om at ansvar for gjennomgang av møteprotokollar skal fordelast slik: Politisk organ: Kontrollutvalsmedlem: Kommunestyret Synnøve Solbakken Formannskapet Una Maeve Kolle Forvaltningskomiteen Oddbjørg Heimark Levekårskomiteen Svein Åge Vangdal Investeringsutvalet Sigmund Nordfonn I tråd med fordelinga ber ein om at utvalsmedlemane ser gjennom innkallingar og møteprotokollar som det er aktuelt å referere saker frå. Til dette møtet vil det vera aktuelt med gjennomgang av desse møteinnkallingane / protokollane: Kommunestyret Formannskapet og Forvaltningskomiteen og Levekårskomiteen og innkallingar eller møteprotokollar er ikkje tilgjengelege på heimesida, Investeringsutvalet under møteoversyn finn ein at det har vore følgjande møter i 2016: , , 02. og , og Innkallingar og sakliste til møter og protokollar etter møter verkar noko mangelfulle. Sjå og eiga orienteringssak vedr. investeringsutvalet til dette møtet. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: kari.nygard@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. -65-

66 Side 2/2 Forslag til vedtak Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Marie Nygard seniorrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. -66-

67 PS46/16Eventuelt -67-

68 Kvinnherad kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 601 Arkivnr: 2014/56-14 Sakshandsamar: Kari Marie Nygard Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Kvinnherad kommune 47/ Konkurranseutsetting av revisjonstenester for Kvinnherad kommune Bakgrunn Noverande avtaleperiode for revisjonstenester for Kvinnherad kommune er vedteke å gjelda til og med rekneskapsåret 2016 er revidert, det vil seia til og med Frå skal revisor for ny avtaleperiode vera på plass. Kontrollutvalet gjorde slikt vedtak i sak PS 36/16 i møte : 1. Det skal gjennomførast ny konkurranse av revisjonstenester for Kvinnherad kommune med sikte på at ny kontraktsperiode skal gjelda frå Kontrollutvalet ønskjer at arbeidet relatert til konkurranseutsetting av revisjonstenester vert samordna med andre kommunar som skal gjennomføra slik prosess no. 3. Kontrollutvalet vil be sekretariatet om å bistå seg i prosessen. 4. Bistand omfattar: utarbeiding av utkast til kravspesifikasjon utkast til konkurransegrunnlag kunngjering protokollføring evaluering av innkomne tilbod varsel om tildeling utarbeiding av utkast til kontrakt, deltaking i naudsynte samrådingsmøter og deltaking i aktuelle møter i kontrollutvalet og kommunestyret. Arbeid knytt til evnt. klage vert å avtala særskilt. Drøfting I tråd med punkt 2 og 3 i vedtaket over vert no forslag til konkurransegrunnlag lagt fram for kontrollutvalet. Sekretariatet har saman med jurist utlånt frå innkjøpsseksjonen i Hordaland fylkeskommune utarbeida forslag til konkurransegrunnlag. Kontrollutvalet skal gjennomgå og ta stilling til dei aktuelle dokumenta som viser forslag til områder som konkurransegrunnlaget skal omfatta, og som skal lysast ut på Doffin. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: kari.nygard@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. -68-