Flora kontrollutval SEKOM-sekretariat

Transkript

1 Flora kontrollutval SEKOM-sekretariat Innkalling Utval: Flora kontrollutval Møtested: Samfunnshuset, møterom Ytterøyane Dato: Tid: Kl. 09:30 Innkalling: Faste medlemar i utvalet Revisor i sakene Rådmannen i sak 80 og 81 Leiar i arbeidsmiljøutvalet Reidar Knapstad i sak 78. Ca kl 9.30 Dagleg leiar i Florø Parkering AS i sak 79. Ca kl Dersom du ikkje kan møte: Meld frå på e-post: o Arnar Helgheim: ah@sekom.no (mobil: ) Sakliste Sak nr. 76/16 77/16 78/16 79/16 80/16 81/16 82/16 83/16 84/16 85/16 Sakstittel Godkjenning av innkalling og sakliste Skriv og meldingar Sjukefråvær - informasjon ved leiar i arbeidsmiljøutvalet Florø Parkering AS - informasjon Eigarskapsoppfølging - informasjon Sluttrekneskap prosjekt avslutning Purkehola og prosjekt Miljøtiltak Rekneskapsrevisjon informasjon frå revisor (utsett sak) Møteplan 2017 Oppfølgingsliste Eventuelt Med helsing Bjørn Hollevik Leiar

2 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 76/16 Flora kontrollutval Arkiv Sakshandsamar Arnar Helgheim Godkjenning av innkalling og sakliste Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak) Innkalling og sakliste vert godkjent.

3 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 77/16 Flora kontrollutval Arkiv Sakshandsamar Arnar Helgheim Skriv og meldingar Tilråding frå SEKOM-sekretariat (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak) Skriv og meldingar vert tekne til orientering.

4 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 78/16 Flora kontrollutval Arkiv FE Sakshandsamar Arnar Helgheim Sjukefråvær - informasjon ved leiar i arbeidsmiljøutvalet Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Informasjonen vert teken til vitande. Saksutgreiing: Viser til saka med informasjon frå kommunalsjef i møte den Leiar for arbeidsmiljøutvalet hadde ikkje høve til å delta på den datoen, og vert difor kalla inn til dette møtet i staden. Klipp frå oppfølgingslista: Frå KU-sak 35/16, eventuelt den : Leiar i Arbeidsmiljøutvalet vert invitert til å snakke om sjukefråværet på møte 12. september : Frå oppfølgingsliste (55/16): Sjukefråværet: Inviterere også kommunalsjef helse og sosial for å informere om rutinar og arbeidsmåtar i sjukefråværsarbeidet. KU-sak 67/16 den , frå handsaming: Kommunalsjef Norunn Stavø informerte om arbeidet i omsorgstenesta der det har vore 3 arbeidsgrupper. Informerte også om korleis dei andre avdelingane arbeider. Følgjande vart delt ut: Hefte med presentasjonar med resultat frå 3 arbeidsgrupper sjukefråver april 2016, oppfølging i andre avdelingar og fråværstal pr 2. kvatal Foldar om rutinar ved sjukefråver i omsorgstenesta Flora kommune. Informasjonen vert teken til orientering.

5 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 79/16 Flora kontrollutval Arkiv FE Sakshandsamar Arnar Helgheim Florø Parkering AS - informasjon Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Informasjonen vert teken til vitande. Saksutgreiing: Sekretariatet viser til sak 60/16 i møte den 2. september. Frå handsaming av saka: Orientering ved dagleg leiar Jan Harald Arnesen. Han delte ut halvårsrekneskap for selskapet. Utvalet ønskjer oppdatering på møte neste møte (9.11.) om avtale med Flora Hamn og konsekvensar av endra sentralt regelverk med varsla statlege gebyr. Det er også ønskjeleg at utvalet får det nye regelverket og selskapet sitt budsjett for 2017 i samband med denne orienteringa. Informasjon ved dagleg leiar og styreleiar. Dagleg leiar vert difor kalla inn til dette møtet for å informere.

6 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 80/16 Flora kontrollutval Arkiv FE Sakshandsamar Arnar Helgheim Eigarskapsoppfølging - informasjon Vedlegg i saka: Revisjonsuttale eigerskapsoppfølging Flora kommune bystyresak Føretak - oversikt styremedl balansen Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Uttale datert frå KRYSS Revisjon vert teken til orientering. Kontrollutvalet meiner rutinar for utpeiking av representantar til årsmøte og kandidatar til styreverv bør avklarast i samband med sak om eigarskapsstrategi. Saksutgreiing: Vi viser til tinging av rapport frå KRYSS Revisjon under eventuelt (sak 64/16) den : Eigarskapsoppfølging: Kven representerar Flora i generalforsamlingar, årsmøte og liknande i selskap og føretak? Korleis er bystyret involvert i utpeiking av kandidatar til styre i selskap? Vedlagt er revisjonsuttale datert 21. oktober. Uttalen viser til at Flora kommune har manglar i rutinar og oppfølging ved val der kommunen har eigarinteresser. Vi viser til tidlegare informasjon om at sak om eigarskapsstrategi skal leggast fram for bystyret i løpet av hausten Retningsliner for utpeiking av representantar til årsmøte og kandidatar til styreverv er ein naturleg del av denne saka. Sekretariatet rår til at uttalen frå revisor vert teken til orientering. I tillegg, meiner vi det er naturleg å ta med i vedtaket at rutinane bør avklarast i samband med saka om eigarskapsstrategi. Som kjent, har ikkje kontrollutvalet instruksjonsmynde overfor rådmannen. Sidan saka om eigarskapsstrategi allereie er bestilt av bystyret, meiner vi likevel det ikkje er naudsynt å sende denne kontrollutvalssaka vidare for handsaming i bystyret.

7 Dagleg leiar/ Revisjonssjef: Terje Førde, Mobil: Bank: Org. nr.: MVA Kontrollutvalet i Flora kommune V / Sekom 6802 Førde Dykkar ref.: Vår ref.: Arkivkode: Journalnr.: Dokumentdato: //kryss/flora/revisjon / okt /KU REVISJONSUTTALE, EIGERSKAPSOPPFØLGING FLORA KOMMUNE. Kontrollutvalet i Flora kommune tinga i kontrollutvalsmøte ein rapport frå revisor på Eigarskapsoppfølging i Flora kommune. Det dei ønskjer svar på er. 1. Kven representerer Flora kommune i generalforsamlingar, årsmøte og liknade i selskap og føretak? 2. Korleis er bystyret involvert i utpeiking av kandidatar til styret i selskap? Møte på revisors kontor Rådmann Terje Heggheim Controller Berit Seljeseth Osa Rådmannen sitt svar på spørsmål 1. Kven representerer Flora kommune i generalforsamlingar, årsmøte og liknade i selskap og føretak? Svar: Sjå vedlagt liste. 2. Korleis er bystyret involvert i utpeiking av kandidatar til styret i selskap? Svar frå rådmannen. Flora kommune er ikkje gode nok på rutinar og oppfølging når det gjeld val av representatar til dei styra og selskapa som ligg utenfor Bystyret sitt virke ( nemde, råd og utval). Rådmanen skal ha Eigerskapsstrategi opp som eige sak i første Bystyret på nyåret 2017 Vårt arbeid i denne rapporten. Vi har tatt utgangspunkt i balansen til Flora kommune Der har vi hatt ein gjennomgang av dei selskapa som ligg der og om desse selskapa har representantar frå Flora kommune og evt kven desse representantane er. Sjå vedlagt balanse og vedlagt oversikt over selskapa og dei valgte representantar. Samtale med leiar i valnemnda Flora kommune Hanne Husebø Kristensen. Her fekk vi denne informasjonen. Valnemda består av gruppeleiarane i alle parti. Leiar i valnemda er leiaren for det største opposisjonspartiet. Om nokon i valperioden melder seg ut av paritet sitt blir dei sett på som gruppeleiar og dermed får dei automatisk eit medlemsskap i valnemda. Regionskontor for kommunane: Flora, Bremanger Flora kommune, Strandgt. 43, 2. etg., 6900 Florø Tlf. Terje Førde: eller , evt. mobiltlf Tlf. Trine Vokuhl, ; - evt. mobiltlf Hovudkontor/regionskontor for kommunane: Førde, Jølster, Naustdal, Gaular, Askvoll Førde kommune, Rådhuset, Hafstadv 28, 6800 Førde Postboks 487, 6802 Førde. Tlf. Terje Førde, Tlf. Charles Litsheim, , mobil Tlf. Stig Årdal, , mobil: Tlf. Kari Sygna, , mobil: Tlf. Asgeir Tveit, , mobil: Regionskontor for kommunane: Hyllestad, Fjaler, Gulen, Solund Hyllestad kommune, 6957 Hyllestad Tlf. regionskontoret; Tlf. Aud Marit Nyland Eide, evt mobiltlf Tlf. Torill Nordstrand, ; - evt. mobiltlf

8 2 Leiar i valnemda stiller spørsmål om det er riktig at det er gruppeleiarane som skal sitte i valnemda. Leiar oppfatter det slik at det er litt for mange personer som sitter i valnemnda. Ho meiner at det bør kanskje ikkje være meir enn 3 personer. Det vil lette arbeide å ikkje skulle forholde seg til så mange medlemmer i valnemda. Ser ein bort ifrå nytt val og oppstart nytt kommunestyret så veit Leiar ikkje kven ser er på val i andre selskap. Beskjed om eit nyval får leiaren når dei får utdelt sakspapirane til bystyret. Dei ser då ut frå innkallinga at det skal være val. Leiaren begynner då å jobbe. Ringer og sender mail evt. melding rundt til dei andre medlemane for å få innspel. Møte i valnemda føregår ofte i forkant av kommunestyret eller i ei pause for endeleg avklaring. Når valnemda skal finne kandidatar så veit dei ikkje kva som krevs av arbeid i dei forskjellig selskapa, frekvensen på møter, evt honorar. Valnemda frå altså ikkje noko informasjon om kva arbeidet det er for medlemane av akkurat det styret som dei er førespurt om å finne representantar til. Om dette ligg til dei som er førespurd å sette seg inn i før dei eventuelt takkar ja, har vi ikkje gjort noko for å finne ut av. Leiar i valnemda har ikkje totaloversikt over kven som sitt i dei forskjellige styra, ho veit heller ikkje når dei forskjellige representantane er på val. Informasjonene kjem som sagt før, gjennom sakspapira til kommunestyret. Nokre av selskapa som FK har eigerskap i, har FK valgt å ikkje velje inn representantar til. Leiar i valnemda veit ikkje kvifor FK har valgt i nokre av tilfella å ikkje sende representantar. Leiar i valnemda veit ikkje kvifor. eks. Firdavegen 1 AS og diverse borettslag ikkje har faste valgte representantar frå Flora kommune. Vi fann vi ikkje noko klart svar på kvifor dette var blitt slik. Dei selskapa som er balanseført pr i Flora kommune som dei ikkje har representantar i. 1. KLP eigenkapitalfond ( innkalling på mail, landsomfattande ) eigerandel kr ,- 2. Firdakraft AS ( siste treff i websak 1998) eigerandel kr 2,- 3. Biblioteksentralen A/L ( landsomfattande organ, innkalling til årsmøte på mail ) eigerandel kr 2 400,- 4. Rovdefjordsambandet ( i stiftinga gav FK fullmakta si til Vanylven kommune. Dette var i 2010) eigerandel kr ,- 5. Fjord travel marketing ( selskapet eksistere ikkje i dag, sjå kommentarer under) eigerandel kr 5 000,- 6. Ragnarrud Borettslag ( etter samtale med Vidar Vårdal så deltek han ved høve. Ikkje formelt valgt men han representere FK som tenesteleiar i Bygg og eigedom.) eigerandel kr 800,- 7. Rognaldsvåg vassverk ( sjå kommentarar under) eigerandel kr 3 900,- 8. Veteranbåtlag Atløy eigerandel kr 5 000,- 9. Firdavegen 1 AS ( ingen representanter her på mange år ) eigerandel kr ,- 10. DS Stavenes ( ikkje noko representant. Ser ikkje ut som noko krav i vilkåra for eigara av andelsbrev. Det ligg ein rett til 1 fri reise på opptil 4 timer med D/S Stavens på kvar andel ) eigerandel kr ,- Vi fann ut at Fjord travel marketing as ikkje ligg oppført i Brønnøysundregistrene vi var innom å spurte på Turistinformasjonen i standgt. dei sa at dei ikkje hadde hørt om firmaet. Vi finn heller ikkje noko korrespondanse til og frå dei i Web sak til Flora kommune. Rognaldsvåg vassverk ble bygd i åra Flora kommune gjekk då inn med ein andel. Vassverket har vært drevet på dugnad siden då. Det er no utarbeidet ein rapport som omhandler at Flora kommune skal overta vassforsyninga på Rognaldsvåg. Flora kommune har ikkje hatt nokon representant i styret i Rognaldsvåg vassverk. I dei fleste sakene så går sakene til behandling i Bystyret men det førekjem og val i for eksempel Levekårsutvalget. Stiftinga Svanhild fekk valgt utsendingar til styret frå Levekårsutvalget i møte På saka så var det Edvin Helgheim som var sakshandsamar. Leiar i valnemda Hanne Husebø Kristensen vart ikkje kontakta for å finne representantar til Stiftinga Svanhild. Vi har ikkje testa om det er fleire val som blir føretatt på ein slik måte. Samtale med administrasjonen i Flora kommune v/ Ester Frøyen og Arne Schei tysdag Administrasjonene bekrefter at rutiner kring val er som leiar i valnemda Hanne H. Kristensen seier. Det er ingen kontakt med leiar valnemnd og administrajonene i Flora kommune utenom at dei les i innkallinga til sakspapirene til Bystyret at det skal føretakast val. Flora kommune får brev/melding frå dei forskjellige selskapa når dei eventuelt må finne ein ny representant frå kommuna.

9 3 Postmottak legg ordførar, varaordførar som mottakar og politisk sekretær som kopi. Herfra har vi funnet litt ulik og for oss litt uoversiktlig praksis. Har Bystyret i Flora delegert noko av valarbeidet/vala til andre organ i kommunen? Det har vi ikkje klart å finne svar på. Det som ligg av delegering er ei sak i bystyret 060/09 frå som seier at ordførar kan sende representantar til møter i styrer når valde representantar meld forfall. Sjå vedlegg. Florø, 21. oktober 2016 Trine Vokuhl Havn Kommunerevisor Vedlegg: Oversikt over representantar til FK sine eigerskap. Oversikt balansen FK Bystyresak 060/09.

10

11

12 Mottatt frå Flora kommune Føretak Styremedlemmar Flora kommune KLP eigenkapitalfond Firdakraft AS Sogn og Fjordane Energi Jan Helge Dale Firda Billag AS Agnar Strømsnes Botnaneset Industriselskap AS Bente Frøyen Steindal, Bengt Solheim-Olsen Flora Næringseigedom AS Avvikla Biblioteksentralen AL Origod AS Knut Broberg, Rune Bortne Rovdefjordsambandet Florø Parkering AS Hallgeir Helland, Åge Larsen, Marit Grønnevik Stave, Gunhild Bjelland Fjord Travel Marketing AS Nærtenesten AS Vidar Grønnevik, Magnus Frøyen, Marie Kronen Tveranger, Edith Aarebrot Madsen, Sissel Leni Sundal Nærø Sogn og Fjordane Gjenvinning AS Avvikla Andelar Furuhaugane Barnehage Odd Bovim, Runa Nybakk Florø Boligbyggelag Gjekk inn i Sogn og Fj. Boligbyggelag, seinare ein del av BOB Ragnarrud Borettslag Rognaldsvåg Vassverk Veteranbåtlag Atløy Firdavegen 1 AS Sunnlab AS Torleif Standal Flora Næringshage AS Avvikla Grovastøylen AS Tore Jackob Madsen, Hallgeir Helland, Magnus Frøyen, Knut Broberg, Gustav J. Nydal DS Stavenes Visit Fjordkysten AS Møyfrid Ellingsund

13 Kystvegen Måløy-Florø Ola Teigen Florø Brygge AS Jan Henrik Nygård, Bente Frøyen Steindal, Tore Jakob Madsen Midtvegen 615 AS Solveig Willis

14

15 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 81/16 Flora kontrollutval Arkiv FE Sakshandsamar Arnar Helgheim Sluttrekneskap prosjekt avslutning Purkehola og prosjekt Miljøtiltak Vedlegg i saka: Sluttrekneskap prosjekt avslutning purkehola og 6249 prosjekt Miljøtiltak prosjekt rev uttale sluttrapport regnskap Prosjekt rev uttale regnskap sluttrapport 6251 Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Saka går vidare til formannskapet). Kontrollutvalet viser til revisjonsuttalar frå KRYSS Revisjon datert for prosjektnr Miljøtiltak og Avslutning Purkehola, og tilrår at prosjektrekneskapane vert godkjent slik dei ligg føre. Saksutgreiing: I saker som gjeld sluttrekneskap for investeringsprosjekt, skal kontrollutvalet gje uttale til sluttrapporten og prosjektrekneskapen. Jamfør Økonomireglement for Flora kommune pkt Sluttrekneskap. Prosjekt med kostnad inntil kr 3 mill. vert slutthandsama i formannskapet. Sekretariatet viser til uttalar frå KRYSS Revisjon datert Klipp frå desse:

16

17 Fra: Trine Havn Sendt: 27. oktober :20 Til: Sekom postmottak; Kopi: 'Sunde Ruth Svortevik' Emne: Sluttrekneskap prosjekt avslutning purkehola og prosjekt Miljøtiltak Vedlegg: prosjekt rev uttale sluttrapport regnskap pdf; Prosjekt rev uttale regnskap sluttrapport.pdf Hei Sender over to prosjektrekneskap til behandling i Kontrollutvalget. Etter at prosjekta har fått sin behandling i Kontrollutvalget så skal prosjekta vidare til behandling i Flora Formannskap. Med helsing Trine Vokuhl Havn Kommunerevisor

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 71/16 Flora kontrollutval /16 Flora kontrollutval Arkiv FE Sakshandsamar Arnar Helgheim Rekneskapsrevisjon informasjon frå revisor (utsett sak) Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Informasjonen vert teken til orientering Flora kontrollutval Handsaming: Framlegg i møtet: Saka vert utsett til neste møte. Framlegg i møtet vart samrøystes vedteke. FLO-71/16 Vedtak i: Saka vert utsett til neste møte. Saksutgreiing: Revisor vert kalla inn for å informere om arbeidet med rekneskapsrevisjon mellom anna ut frå revisjonsplan. Viser til sak 14/16 om saker og oppgåver for kontrollutvalet, der det vert lagt opp til ei slik sak i august/september kvart år. Klipp frå utgreiinga i sak 14/16: Rekneskapssaker Årsrekneskapssakene skal handsamast av kontrollutvalet. Når det gjeld informasjon om

30 revisjonsplan og gjennomgang av rekneskapsrevisjon, så har kontrollutvala hittil hatt ulik praksis. Sekretariatet ser det som naturleg at revisor informerer fast om dette. Vi syner mellom anna til «Kontrollutvalsboka». Månad Sak Årsrekneskap Rekneskap KF, fond, m.m. Rekneskapsrevisjo n - info om revisjonsplan Rekneskapsrevisjo n - gjennomgang Prosjektrekneskap Heime l Kml 77,4, F.skr. k- utval kap. 4, F.skr. rev kap. 2 Kml 77,4, F.skr. k- utval kap. 4, F.skr. rev kap. 2 Kml 77,4, F.skr. k- utval kap. 4, F.skr. rev kap. 2 Merknad KU si rolle J F M A M J J A S O N D Kontrollutvalshandbok a side 128 Kontrollutvalshandbok a side 128 Sjå kvar kommune sine økonomireglar Uttale Uttale Info/drøftin g Info/drøftin g Uttale Klipp frå Kontrollutvalsboka der vi har utheva punkta som gjeld informasjon og drøfting i kontrollutvalet:

31

32 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 83/16 Flora kontrollutval Arkiv FE Sakshandsamar Arnar Helgheim Møteplan 2017 Vedlegg i saka: Fagkonferansar Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Kontrollutvalet legg opp til følgjande møteplan for 2017: 19. januar 2. mars 27. april 1. juni 31. august 28. september 16. november 14. desember Møtestart kl Saksutgreiing: SEKOM-sekretariat har laga framlegg til møteplan for dei 15 kommunane «våre». Møtetidspunkta er basert på erfaringar frå tidlegare år. Praksis har vore at det vert planlagt 8 møte i Flora og Førde sine kontrollutval, med rom for ekstra møte dersom det er behov for det. I 2016, var det ekstra møte den 14. oktober, slik at utvalet dette året kjem opp i 9 møte. Møte ut 2016: 9. november 7. desember Vi reknar med at rekneskapen for Flora kommune er klar til handsaming i møte den 27. april. Sidan

33 plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll kjem opp som sak i bystyret den 8. november 2016, reknar vi med tinging av prosjekt i møte den 7. desember. I så fall, med handsaming av revisor sin prosjektplan den 19. januar. Litt avhengig av omfang på prosjekt og leveringsfristar i andre kommunar, reknar vi med at rapport ligg føre til handsaming seinast

34 Fagkonferansar i 2017 Klipp frå NKRF og FKT sine nettsider med førebels informasjon om kontrollutvalskonferansane i 2017: NKRFs Kontrollutvalgskonferanse 2017 Vi har gleden av å invitere til den årlige NKRFs Kontrollutvalgskonferanse februar 2017, som vanlig på Gardermoen. Vi benytter The Qube, som ligger i tilknytning til hotellene Clarion Hotel & Congress Oslo Airport og Comfort Hotel RunWay. Fra den første konferansen i 2005 med ca. 300 deltakere har dette årlige arrangementet vokst betydelig og etablert seg som det viktigste og største treffpunktet for kontroll og tilsyn i kommunal sektor. I 2016 samlet konferansen rundt 800 deltakere. Fagkonferanse og årsmøte juni 2017 FKT inviterer til det kombinerte Fagkonferanse- og årsmøtearangementet på Scandic Ishavshotel i Tromsø juni. Sett av datoene allerede nå. Programmet fastsettes senere. Hvis du har forslag til forelesere og/eller temaer mottar vi gjerne en e-post fra deg til fkt@fkt.no. På forhånd takk!

35 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 85/16 Flora kontrollutval Arkiv FE Sakshandsamar Arnar Helgheim Oppfølgingsliste Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Gjennomgangen av oppfølgingslista vert teken til orientering. Saksutgreiing: Sak Dato Status Forvaltningsrevisjon: /15, Vedtak: Innkjøpsrutinar 56/14 Rapport frå forvaltningsrevisjon om Innkjøpsavtalar og innkjøpssamarbeid som Flora kommune er delaktig i, vert teken til orientering. Rådmannen følgjer opp funn og tilrådingar i rapporten med vekt på: Sikre at innkjøp vert gjort etter inngådde avtalar. Oppdatering av styringsverktøy på innkjøpsområdet, gjerne i samanheng med innføring av heilskapleg kvalitetssystem. Definisjon av omgrep Revisjon av økonomireglement Vurdere eige innkjøpsreglement Gjennomgang av kommunen si intranettside Vurdere formalisering av samarbeid mellom ulike fagmiljø på regelverk for offentlege anskaffingar. Rådmannen informerer kontrollutvalet om framdrift i oppfølginga innan utgangen av 1. halvår : Sendt til Flora bystyre for handsaming : Bystyret vedtok kontrollutvalet si tilråding med 23 mot 8 røyster for eit anna framlegg , sak 38/16 informasjon om oppfølging av forvaltningsrevisjon: Handsaming Utvalet ønskjer informasjon til neste møte om kva avtalar Flora kommune har om tenestekjøp på drift. Vedtak Informasjonen vert teken til orientering. Kontrollutvalet ønskjer løypemelding om arbeidet med innkjøpsområdet på kvart møte i haust.

36 Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll (fortsetting av overordna analyse og eigarskapskontroll) Florø parkering AS informasjon om status , frå sak 39/16, handsaming: Kontrollutvalet ønskjer informasjon om korleis innkjøpsprosessane fungerer på investeringsprosjekt. (Gjerne frå innkjøpsleiar). KU-sak 68/16 den , frå handsaming: Controller Berit Osa informerte. Har byrja arbeidet med særskilt innkjøpsreglement som skal fange opp ein del av utfordringane som var nemnt i forvaltningsrevisjonen. Mellom anna med innkjøpsstrategi som innleiing. Hentar mal og deler av innhaldet frå fylkeskommunen. Kjem også til å utarbeide innkjøpsrutine med ulike fasar i innkjøpsprosessen. Legg opp til at utkast vert ferdig før årsskiftet. Reknar med politisk handsaming i februar/mars. Utkast til delegeringsreglement kjem til handsaming i hovudutvala i november. Vedtak i KU-sak 68/16: Informasjonen vert teken til orientering. Kontrollutvalet ønskjer oppdatering på framdrifta i dei ulike prosessane med rutinar og reglement som heng saman med innsyn og presentasjon av framlegga før dei vert politisk handsama : Sendt til rådmannen. 12/16 den , handsaming: Rådmann Terje Heggheim informerte om at formannskapet er orientert om at samla sak om eigarskapsstrategi først kan komme til hausten , KU-sak 61/16, vedtak: 1. Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll vert vedteken med følgjande prosjekt: Barnevern - internkontroll (A) Barnehagane (B) Sjukefråværsoppfølging (C) Læringsmiljø i skulen (D) Politisk styring på personalområdet (H) 2. Kontrollutvalet får fullmakt til prioritering, og legge til nye prosjekt i perioden. Endringar av tekst i planen: A) Barnevern: Endra overskrift til "Barnevern - internkontroll". C) Sjukefråværsoppfølging: Andre kulepunkt vert stroke. Nytt kulepunkt under stikkord: Arbeidsmiljø for tilsette. E) Selskapskontroll. Ny tekst før "Aktuelle problemstillingar": Vert ikkje prioritert som prosjekt i planen. Eigarskapsmelding er pr i dag ikkje lagt fram og vedteken av bystyret. Når denne er vedteken, er det aktuelt for kontrollutvalet å tinge mindre undersøkingar og rapportar frå revisor innan selskapskontroll. G) Personalforvaltning: Endra overskrift til "Løns- og tilsetjingspolitikk". Kulepunkt 2 og 3 under problemstillingar vert strokne. H) Nytt punkt: "Politisk styring på personalområdet". Aktuelle problemstillingar: Er det reell politisk kontroll med stillingsheimlar og lønsfastsetjing? Vert avgjerder på personalområdet gjort etter rett delegert mynde? : Sendt til bystyret for handsaming : Skriv og meldingar (66/16): Leiaren orienterte om at saka ved ein feil ikkje var komen på saklista til bystyret Den kjem opp i neste bystyremøte /15 den Handsaming: Ordførar har meldt frå at han ikkje kunne møte. Styreleiar har ikkje gitt tilbakemelding. Saka vart utsett Under oppfølgingslisa: Saka vert sett opp på neste møte ( ).

37 Styreleiar Hallgeir Helland er bortreist den Saka bør takast på opp på seinare møte Tilbakemelding frå Hallgeir Helland om at tidlegare dagleg leiar Fredrik W Gulbranson, styremedlem Åge Larsen og dagleg leiar Jan Harald Arnesen stiller i møte den 4. mars Sak 10/16: Tidlegare dagleg leiar Fredrik W Gulbrandson, styremedlem Åge Larsen og dagleg leiar Jan Harald Arnesen deltok. Fredrik W Gulbrandson informerte og svarte på spørsmål. Sak 10/16, vedtak: Kontrollutvalet tek informasjonen til orientering , sak 24/16 (Oppfølgingsliste) Kontrollutvalet ynskjer orientering frå Florø parkering etter 1. halvår : Frå oppfølgingsliste (55/16): Florø Parkering: Ønskjer halvårsrekneskap eller tilsvarande som viser økonomien i selskapet , KU-sak 60/16, frå handsaming: Orientering ved dagleg leiar Jan Harald Arnesen. Han delte ut halvårsrekneskap for selskapet. Utvalet ønskjer oppdatering på møte neste møte (9.11.) om avtale med Flora Hamn og konsekvensar av endra sentralt regelverk med varsla statlege gebyr. Det er også ønskjeleg at utvalet får det nye regelverket og selskapet sitt budsjett for 2017 i samband med denne orienteringa. Informasjon ved dagleg leiar og styreleiar. Vedtak: Informasjonen vert teken til orientering. Møteplan 2016 Saker og oppgåver for kontrollutvalet KU-sak 64/15, vedtak: Kontrollutvalet legg opp til følgjande møteplan for 2016: 29. januar 4. mars 27. april 19. mai 17. juni 22. september Flytta til 12. september 14. oktober (ekstra møte, bestemt 2.9.) 9. november 7. desember Møta startar kl januar deltek utvalet på felles opplæring for alle kontrollutvala i fylket. SEKOM-sekretariat melder på medlemer og varamedlemer i kontrollutvalet. Leiar og nestleiar melder seg på NKRF si samling februar 2016 (1. vara Olav Mølster, 2. vara Miriam Nesje). (Berre nestleiar Eva Richter hadde høve til å delta) : Etter e-postutveksling: Bjørn Hollevik, Eva Richter og Miriam Nesje deltek på FKT si fagkonferanse den 7. og 8. juni , frå Sak 35/16, Eventuelt: Møte i kontrollutvalet 22. september vert flytta til 12. september , frå sak 64/16, Eventuelt: Ekstra møte i kontrollutvalet:14. oktober kl KU-sak 14/16 Aktuelle skriv og meldingar: Skatterekneskapen Årsrapportar frå SEKOM og revisjonsselskapa Tertial-/kvartalsrapportar Tilsynsrapportar frå Fylkesmannen

38 Særattestasjonar frå revisor Orientering frå revisor: vår rekneskap/haust revisjonsplan Sjukefråværet Frå KU-sak 35/16, eventuelt: Leiar i Arbeidsmiljøutvalet vert invitert til å snakke om sjukefråværet på møte 12. september : Frå oppfølgingsliste (55/16): Sjukefråværet: Inviterere også kommunalsjef helse og sosial for å informere om rutinar og arbeidsmåtar i sjukefråværsarbeidet. KU-sak 67/16 den , frå handsaming: Kommunalsjef Norunn Stavø informerte om arbeidet i omsorgstenesta der det har vore 3 arbeidsgrupper. Informerte også om korleis dei andre avdelingane arbeider. Følgjande vart delt ut: Hefte med presentasjonar med resultat frå 3 arbeidsgrupper sjukefråver april 2016, oppfølging i andre avdelingar og fråværstal pr 2. kvatal Foldar om rutinar ved sjukefråver i omsorgstenesta Flora kommune. Informasjonen vert teken til orientering. Prosjektrekneskapar, omfang og rutinar Fylkesdekkande revisjonseining Budsjett for kontrollutvalet KU-sak 39/16, frå handsaming: Bjørn Hollevik tok opp den store opphopinga av prosjektreknesakp som kjem til handsaming i dette møtet. Utvalet drøftar eventuelt tilbakemelding til bystyret om rutinar rundt prosjektrekneskapar under eventuelt. KU-sak 56/16 (eventuelt) frå handsaming: Sekretariatet førebur sak til neste møte om prosjektarbied med mellom anna desse punkta: *Nedre grense med beløp for prosjektrekneskap. *Samanlikning med dei største kommunane i fylket. *Investeringsrekneskapen er med i årsrekneskapen, note 13. *Kvalitetsmessig oppfølging av investeringsprosjekt. *Korleis følgjer ein kvalitet og funksjon ved ferdigstilling, utvikling av prosjekt og tidsbruk med rapportering til bystyret. *Frist for ferdigstilling av prosjektrekneskap og rapport etter at prosjektet er ferdigstilt. KU-sak 69/16 den , handsaming: Ruth S Sunde informerte om status for regelverk pr i dag. Investeringsoversyn i årsrekneskap viser årets forbruk og akkumulert for prosjekt. Alle prosjekt vert rebudsjettert av bystyret på våren (budsjettet er årleg, slik at løyvingane ikkje automatisk vert ført vidare). Administrativ gjennomgang i BRI. Administrasjonen vurderer om det er hensiktsmessig høgare beløpsgrense. KU-sak 69/16, vedtak: Kontrollutvalet ønskjer tilbakemelding frå administrasjonen om kva som vert gjort for å forbetre prosjektarbeidet Frå KU-sak 58/16, Skriv og meldingar: Revisjonssjef Terje Førde informerte om årsmelding og rekneskap frå KRYSS Revisjon. Han informerte også om drøftingar som er i gang med tanke på ei fylkesdekkande revisjonseining. Kontrollutvalet ønskjer å bli orientert om framdrifta med eventuelt fylkesdekkande revisjonseining KU-sak 62/16, vedtak:

39 9.9.16: Sendt til Flora kommune for innarbeiding i budsjett. Flora Hamn Frå sak 64/16, Eventuelt: Det vart teke opp spørsmål om lukking av møtet under informasjon og drøfting. Vedtak om lukking: Møtet vert lukka under handsaming av den delen under eventuelt som gjeld Flora Hamn. Vedtak vert gjort med heimel i kommunelova 31, 5 og offentleglova 23. Utvalet ønskjer nærare informasjon på neste møte. Møtet vart opna etter at dette temaet var handsama. KU-sak 72/16 (lukka i saka), vedtak: Informasjonen vert teken til vitande og kontrollutvalet ber revisor følgje opp saka : Sendt til KRYSS Revisjon foroppfølging. Eigarskapsoppfølging Frå sak 64/16, Eventuelt: Bestilling av rapportar 2016 frå KRYSS Revisjon: Eigarskapsoppfølging: Kven representerar Flora i generalforsamlingar, årsmøte og liknande i selskap og føretak? Korleis er bystyet involvert i utpeiking av kandidatar til styre i selskap? Politiattest ved tilsetjingar Innkrevjing ved sjukefråvær SIS (Samarbeidsforum i Sunnfjord) Frå sak 75/16, Eventuelt den : Eigarskapsmelding: Kontrollutvalet forventar svar på spørsmål om eigarskapsmelding til neste møte. Utvalet ser føre seg samordning mellom økonomireglement, delegeringsreglement og eigarskapsmelding Frå sak 64/16, Eventuelt: Bestilling av rapportar 2016 frå KRYSS Revisjon: Politiattest ved tilsetjingar der det er aktuelt Frå sak 64/16, Eventuelt: Bestilling av rapportar 2016 frå KRYSS Revisjon: Innkrevjingsrutiner ved sjukefråvær Frå sak 64/16, Eventuelt: Bestilling av rapportar 2016 frå KRYSS Revisjon: SIS: Vedtak, avtaler eller anna som ligg til grunn for samarbeidsforumet? KU-sak 72/16, vedtak: Kontrollutvalet ber om at sak med vedtekter for Samarbeid i Sunnfjord vert lagt fram for bystyret snarast råd : Sendt til bystyret for handsaming.

40 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 84/16 Flora kontrollutval Arkiv Sakshandsamar Arnar Helgheim Eventuelt