NOKUTs kvalitetsstyringssystem

Transkript

1 Styrende dokument NOKUTs kvalitetsstyringssystem Kategori: Lov og instruks/ virksomhetsstyring Opprettet dato: Revidert dato: Klikk her for å skrive inn tekst. Dokumentansvarlig: bby Godkjenningsansvarlig: Direktør Beskrivelse av dokumentet: Dokumentet skal gi et overordnet bilde av prinsippene for NOKUTs kvalitetsstyringssystem Innhold NOKUTs kvalitetsstyringssystem... 0 A. Innledning og formål... 0 B. Styringsprinsipper... 1 C. Nærmere om systemets elementer... 1 D. NOKUTs årshjul... 3 VEDLEGG I: Struktur for styrende dokumenter... 4 VEDLEGG II: Risikostyring... 9 A. Innledning og formål NOKUT kvalitetsstyringssystem skal sikre kvaliteten i NOKUTs leveranser og bidra til gode prosesser for læring og forbedring samt god og effektiv styring av virksomheten. Kvalitetsstyringssystemet skal sikre systematisk oppfølging (intern kontroll) slik at NOKUT planlegger, organiserer, utfører, vedlikeholder og utvikler sine aktiviteter i samsvar med gjeldende regelverk for økonomiforvaltningen i staten. I tråd med økonomiregelverkets bestemmelser skal NOKUTs kvalitetsstyringssystem tilpasses virksomhetens egenart. Krav til NOKUTs virksomhet er fastsatt gjennom lov og regelverk, herunder internasjonale føringer som skal være en integrert del av kvalitetsstyringssystemet. Med kvalitet menes at arbeidet er i tråd med gjeldende lover og regelverk, herunder effektiv saksbehandling og god måloppnåelse. Bruker- og interessentfokus skal inngå som en viktig del av NOKUTs kvalitetsbegrep. 0

2 Saksbehandlingsprosessen innen det enkelte område skal være forankret i NOKUTs overordnede styringsprinsipper. B. Styringsprinsipper Mål- og resultatstyring som er det overordnede styringsprinsippet på og mellom alle nivåer i staten, forutsetter at NOKUT fastsetter mest mulig klare mål for virksomheten, dvs. at resultater måles. NOKUTs overordnede mål konkretiseres gjennom styringsparametere. Styringsparametere beskriver hvilke resultater det skal innhentes informasjon om til bruk i styringen. Den løpende virksomhetsstyringen i NOKUT skal være med utgangspunkt i aktiviteter og resultatmål og tilhørende interne budsjettfordeling. Økonomi og vesentlige avvik fra oppsatte planer følges opp gjennom året. Risikovurdering og styring skal være en integrert del av NOKUTs kvalitetsstyringssystem. Den årlige driften vil alltid være beheftet med grader av usikkerhet. Med risikostyring menes systematisk og løpende oppfølging av forhold eller hendelser som kan inntreffe og påvirke driften negativt. Dette for å sikre god kvantitativ og kvalitativ måloppnåelse. For nærmere om prinsippene for risikostyring i NOKUT vises det til vedlegg II. Gjennom systematisk vurdering av måloppnåelse, kvalitet i arbeidet og resultater fra brukerundersøkelser skal evt. forbedringstiltak identifiseres. I tillegg foretar ledelse og styret en overordnet risikovurdering med utgangspunkt i NOKUTs omdømme, mål og/eller hovedstrategier. Til sammen danner dette grunnlag for utarbeidelse av årsrapport og årsplan. C. Nærmere om systemets elementer I det følgende gis en kort omtale av de enkelte elementene i systemet. Det vises for øvrig til NOKUTs interne økonomiinstruks og gjeldende organisasjonsstrategi når det gjelder roller og ansvarsfordeling på det enkelte området. Strategiplan og tildelingsbrev Visjoner og overordnede mål for virksomheten fastsettes gjennom strategiplaner med tilhørende delstrategier. NOKUT strategiplaner rulleres normalt hvert 5. år. I strategiplanene fastsettes overordnede mål og styringsparametere som legger føringer for rapportering og oppfølging av virksomheten. Departementet gir ytterligere føringer for NOKUTs virksomhet gjennom det årlige tildelingsbrevet. Målene og styringsparametere i NOKUTs strategier må til enhver tid harmonisere med departementets tildelingsbrev. Strategiplanen følges opp gjennom årsplaner og -budsjett der prioriteringene konkretiseres. I årsplanene skal det fastsettes konkrete resultatmål for det enkelte virksomhetsområdet. Styrende dokumenter Styrende dokumenter er formelle dokumenter som gir føringer for NOKUTs arbeid. De består både av føringer utenfra (lover, forskrifter og instrukser), NOKUTs strategier, internt vedtatte dokumenter som gir føringer for virksomheten og mer operative retningslinjer og rutiner. Et styrende dokument skal bidra til å sikre kvalitet og effektivitet i arbeidet vårt, ved at det både 1

3 gir retning for hva som skal gjøres, for eksempel mål, strategier og planer (å gjøre de riktige tingene), og hvordan arbeidet skal gjøres (å gjøre ting riktig). Det skal foreligge styrende dokumenter for alle viktige saksområder med tilhørende/utdypende rutinedokumenter/-beskrivelser for prosesser der dette er hensiktsmessig. Beskrivelse av saksbehandlingsprosessene skal være nedfelt skriftlig. Det er den respektive fagavdelings ansvar å sikre skriftlige prosesser på sine områder. De generelle prosessene i saksbehandlingen i NOKUT, herunder økonomi- og personalforvaltningen fastsettes sentralt og skal gjelde for alle deler av virksomheten. Mal for styrende dokumenter som viser struktur og ansvarsforhold fremgår av vedlegg 1. Kompetanse Kompetanse er samlede kunnskaper, ferdigheter, evner og holdninger som gjør det mulig å utføre aktuelle funksjoner og oppgaver i tråd med definerte krav og mål. De ansattes kompetanse er derfor av stor betydning for kvaliteten på NOKUTs arbeid. Innretning av kompetansekrav for den enkelte avdeling og medarbeider må alltid tilpasses enhetens og den enkeltes stilling og oppgaver. NOKUT har delt inn kravene til kompetanse i hhv basis-, kjerne- og spisskompetanse. Basiskompetanse er krav til alle medarbeidere, kjernekompetanse er det virksomheten må kunne for å utføre NOKUTs spesifikke samfunnsoppdrag, mens spisskompetanse er den unike kompetansen som skal til for å kunne fylle spesifikke funksjoner og stillinger. Administrasjonsavdelingen har primært ansvar for kompetansetilbud som dekker basiskompetansen, mens det er den enkelte fagavdelings ansvar å til enhver tid ha planer for avdelingens kompetansebehov (både kjerne- og spisskompetanse) både på kort og lengre sikt. For nærmere om kompetanse i NOKUT vises det til organisasjonsstrategien. Kontroll NOKUTs kontrollvirksomhet er delt i to; løpende kontroll og periodisert kontroll. Den løpende kontroll gjelder den daglige kontrollen av kvalitet i saksbehandlingen sett i forhold til fastsatte rammer gjennom NOKUTs styrende dokumenter. I tillegg til den løpende kontrollen kan direktøren årlig foreta en utvelgelse av enkeltområder for periodisk kontroll av måloppnåelse, kvalitet, produktivitet og effektivitet. Evalueringer skal ha fokus på innsatsfaktorer, aktiviteter, produkter og tjenester samt evt. effekter dette gir i forhold til brukere og samfunn. Hvordan kontrollene utføres avhenger av oppgavens art. Den kan være manuell eller elektronisk. I begge tilfeller gjelder prinsippet om gjennomsiktighet og etterprøvbarhet. Systematisk forbedringsarbeid Gjennom systematisk oppfølging i forhold til den arbeidsflyten som er lagt i de styrende dokumentene skal evt. feil og mangler avdekkes og utbedres. Den løpende kontrollen omfatter også etterprøving og evaluering av oppnådde resultater sett i forhold til fastsatte mål. Denne delen av kontrollarbeidet inngår direkte i oppfølgingsarbeidet og læringsprosessen som er forankret i NOKUTs årshjul. 2

4 NOKUTs årshjul Årshjulet operasjonaliserer elementene i kvalitetsstyringssystemet, og omtales nærmere i kapitlet under. D. NOKUTs årshjul NOKUT har et årshjul som skal sikre systematikk i planlegging, gjennomføring og evaluering av virksomheten. Målet er en mest mulig effektiv styringsdialog både innad i virksomheten, med NOKUTs styre og departement/øvrige eksterne styringsorganer. Mye av arbeidet med plan, rapport og budsjettering (virksomhetsstyring) og organisasjonsog kompetanseutvikling (HR-prosesser) er syklisk og gjentar seg til omtrent samme tidspunkt hvert eneste år. Årshjulet består av et «indre» og et «ytre» hjul. I det indre hjulet inngår de prosessene som skal ivareta NOKUTs systematiske kompetansestyring og den interne organisasjonsutviklingen. Det ytre hjulet beskriver de faste virksomhetsstyringsprosessene (plan, budsjett og rapportering). Aktivitetene i det indre og ytre hjulet påvirker hverandre og skal til samme sikre systematisk virksomhetsstyring. For mer utdypende om de ulike prosessene vises det til organisasjonsstrategien. 3

5 Fjerde kvartal Bruker-/interessentundersøkelser Risikoanalyser og vurdering av måloppnåelse Budsjettinnspill for år x+2 til KD Tildelingsbrev år x+1 - Lokale lønns- forhandlinger - Vurdering av bemanningsbehov - Medarbeidersamtale - Kompetansesamtale mellom ledere og HRdirektør Første kvartal Årsrapport og plan vedtas - Oppfølging medarbeiderundersøkelse/ vernerunde - Medarbeiderundersøkelse/ vernerunde - Lønnssamtale Tredje kvartal Statusrapport økonomi og utviklings-prosjekter til styret Andre kvartal Etatsstyrings-møte med KD VEDLEGG I: Struktur for styrende dokumenter 1. Innledning Styrende dokumenter er formelle dokumenter som gir føringer for NOKUTs arbeid. De består både av føringer utenfra (lover, forskrifter og instrukser), NOKUTs strategier, internt vedtatte dokumenter som gir føringer for vårt arbeid og mer operative retningslinjer og rutiner. Et styrende dokument skal bidra til å sikre kvalitet og effektivitet i arbeidet vårt, ved at det både gir retning for hva som skal gjøres, for eksempel mål, strategier og planer (å gjøre de riktige tingene), og hvordan arbeidet skal gjøres (å gjøre ting riktig). Samlingen av styrende dokumenter er derfor en viktig del av NOKUTs kvalitetsstyringssystem. Et styrende dokument kjennetegnes ellers av at det er formelt vedtatt på et organisatorisk nivå og lagt inn i en felles mal for styrende dokumenter. Dokumentets innhold er gjerne av langsiktig karakter (minimum et år) og beskriver gjerne prosesser som er repetitive eller hvor det er viktig å sikre likebehandling. Det er et mål at dokumentene så langt som mulig gir en helhetlig framstilling av det aktuelle området og at antallet dokumenter på hvert område begrenses. 4

6 2. Oppbygning og inndeling i kategorier Styrende dokumenter er bygd delt inn i 5 kategorier som inneholder typelike dokumenter. Kategoriene er bygd opp som en pyramide hvor de eksterne føringene ligger på toppen, internt vedtatte strategier og bestemmelser som gjelder alle NOKUTs ansatte ligger på midten og avdelingsvise rutiner etc. ligger nederst. Her følger en kort beskrivelse av kategoriene. Fullstendig oversikt over innholdet i de ulike kategoriene følger som vedlegg. Kategori Beskrivelse 0. NOKUTs kvalitetsstyringssystem Beskriver prinsippene for og elementene i NOKUTs kvalitetssystem. Bestemmelsene om Styrende dokumenter er også lagt her. 1. Lover, forskrifter, instrukser og fullmakter Eksterne føringer for NOKUTs virksomhet. Innholdet i denne kategorien består primært av lenker til de enhver tid gjeldende kildene, herunder internasjonale bestemmelser. 2. Strategier og langtidsplaner Strategier og langtidsplaner på ulike områder som er vedtatt av NOKUTs styre eller direktør. 3. Årshjul, plan, budsjett og rapportering Her ligger til enhver tid gjeldende årshjul for NOKUTs løpende virksomhet, plan, budsjett og føringer for økonomiforvaltningen. 4. Felles interne styringsdokumenter: a. Personal, ledelse og HMS b. Økonomi, anskaffelser og lønn c. Kommunikasjon d. Arkiv e. IKT 5. Avdelingsvise dokumenter a) Tilsyn b) Utland c) Utredning og analyse d) Administrasjonsavdelingen Bestemmelser og prosedyrer på ulike saksområder som gjelder alle NOKUTs ansatte. Det er primært Administrasjonsavdelingen som er ansvarlig for disse styrende dokumentene. Utfyllende prosedyrer og rutiner på de ulike avdelingenes fagområder. Disse styrende dokumentene gjelder primært for ansatte som utfører samme arbeidsoppgaver. Dokumentene skal sikre lik standard i saksbehandlingen, god kompetansedeling og at arbeidet kan etterprøves. 3. Godkjenningsprosess og rollebeskrivelse Vi har fire ulike roller i systemet for Styrende dokumenter. Noen ganger vil disse rollene overlappe, mens det i andre tilfeller vil være samme person som innehar flere roller. Merk likevel at dokumentansvarlig og godkjenningsansvarlig ikke kan være samme person. De som har ulike roller i systemet for Styrende dokumenter må sammen sørge for å holde både innhold, lenker og formkrav ved like og oppdatert etter følgende ansvarsfordeling: Dokumentsansvarlig Den som har ansvaret for å holde dokumentet oppdatert. Dette vil normalt være fagperson på det aktuelle området. Vedkommende sørger for at det enkelte dokument han/hun har 5

7 ansvar for holdes oppdatert, og at innholdsendringer i dokumentet forankres hos godkjenningsansvarlig. Dette kan gjøres ved å få elektronisk bekreftelse på e-post fra leder om at ny versjon er godkjent. Dokumentansvarlig kan deretter ekspedere dokumentet videre over til kategoriansvarlig for publisering. Vedkommende må også sørge for at eldre versjoner arkiveres i tråd med gjeldende retningslinjer. Godkjenningsansvarlig Vil som oftest være aktuell linjeleder for den som er dokumentansvarlig. Godkjenner alle nye versjoner med vesentlige innholdsendringer og alle nyopprettede Styrende dokumenter. Kategoriansvarlig på Bikuben Kategoriansvarlig er den som har vedlikeholdsansvaret for de enkelte kategoriene. Dette vil normalt være fagperson på det aktuelle området. Vedkommende skal følge med på at dokumenter og lenker som inngår i kategorien holdes oppdatert, og kan kontakte dokumentansvarlig ved behov for oppdateringer. Hun/han publiserer nye og reviderte dokumenter i sin kategori og retter opp eventuelle formfeil etc. i dokumenter som skal publiseres. Enkelte kategorier kan ha mer enn en kategoriansvarlig, og da må disse samarbeide om å holde kategorien oppdatert. Kategoriansvarlig henvender seg til systemeier dersom det er tekniske utfordringer, spørsmål vedrørende bruk av maler, versjonshåndtering mm. Systemeier på Bikuben Administrasjonsavdelingen er systemeier av Styrende dokumenter. Systemeier har det operative ansvaret for at systemet driftes etter disse retningslinjene, og for at løsningen fungerer som forutsatt. Hun/han har også ansvaret for utvikling og vedlikehold av malen for Styrende dokumenter, og veileder både godkjennings- og kategoriansvarlig slik at de kan fylle sine roller. 4. Beskrivelse av feltene i standardmalen Tittel Formell tittel på dokumentet. Kategori Angir plassering i aktuell kategori under Styrende dokumenter. Dato Opprettet dato: første versjon av dokumentet. Revidert dato: revideres når innholdet i dokumentet endres. Mindre endringer (oppretting av språkfeil etc.) genererer ikke ny dokumentdato. Dokumentsansvarlig Den som har ansvaret for å holde dokumentet oppdatert. Godkjenningsansvarlig Aktuell linjeleder for den som er dokumentansvarlig. Beskrivelse av dokumentets innhold Kort beskrivelse av hva dokumentet regulerer og hva det inneholder. 6

8 5. Virkeområde Denne malen skal benyttes for alle internt produserte styrende dokumenter. Lovverk, forskrifter og instrukser gitt utenfra legges inn som lenker eller i den formen vi har mottatt dem. Eldre dokumenter skal over i denne malen så snart det lar seg gjøre/evt. ved neste revisjon av dokumentet. Formkrav Dokumenter som inngår i Styrende dokumenter følger de formkravene som er angitt i denne malen, det vil si ensartet bruk av headingen, overskrifter og fonter. Malen er bygd på standard Word-mal med egendefinert fargeskala. Innholdsfortegnelse Innholdsfortegnelsen genereres i fra de overskriftene du setter inn. Velg blant følgende overskriftstyper: Overskrift 1 Overskrift 2 Overskrift 3 0. NOKUTs kvalitetsstyringssyste m Styrende dokument som beskriver hele systemet Mal for styrende dokumenter Vedlegg: Struktur, innholdsoversikt og kategoriansvarlige Kategori Innhold/dokumenter Kategoriansvarlig 1. Lover, forskrifter, instrukser og fullmakter a. Lover b. Forskrifter c. ESG d. Eksterne instrukser e. Interne instrukser og fullmakter A) B) C) Lov om universiteter og høyskoler Lov om fagskoleutdanning Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker Forskrift om tilsyn med utdanningskvaliteten i høyere utdanning Forskrift om kvalitetssikring og kvalitetsutvikling i høyere utdanning og fagskoleutdanning ESG Lisboa-konvensjonen Reykjavik-deklarasjonen EU-direktiv om yrkeskvalifikasjoner D) 7

9 E) Statens økonomireglement KDs hovedinstruks om økonomiforvaltningen ved NOKUT Instruks for direktør i NOKUT Interninstruks for økonomi-forvaltningen ved NOKUT Etiske retningslinjer Rett til å gjøre vedtak i faglige saker i NOKUT 2. Strategier og langtidsplaner Strategiplan Organisasjonsstrategi Langtidsplan for tematiske prioriteringer på området norsk utdanning Langtidsplan for utvikling av området godkjenning av utenlandsk utdanning NOKUTs IKT-strategi Årshjul, plan, budsjett og rapportering 4. Felles interne styringsdokumenter jf. underkategoriene som gjengis her: A) Personal, ledelse og HMS a. Personal b. Ledelse c. HMS Utarbeides eget styrende dokument som gir en detaljert oversikt over årshjulet (Kommer) Tildelingsbrev Årsrapport og plan Budsjettdisponeringsskrivet Personalreglement Lokal lønnspolitikk Tilpasningsavtalen Introduksjonsprogram for nyansatte Leder- og medarbeidersamtaler Feiringer og oppmerksomheter Velferdspermisjoner Dekning av utgifter til terminalbriller Ledelse i NOKUT Leder- og medarbeidersamtaler HMS-håndbok IA-handlingsplan B) Økonomi, anskaffelser og lønn Retningslinjer for budsjettdisponeringsmyndighet Innkjøpsreglement Retningslinjer for kjøp Retningslinjer for tilskuddsforvaltning C) Kommunikasjon NOKUTs språkveileder Styrende dokument for klarspråkarbeid i 8

10 NOKUT D) Arkiv Styrende dokument for arkivrutiner Dokumenttyper i Websak Hva er et arkivverdig dokument? Offentlighet i NOKUT E) IKT IKT sikkerhetsinstruks Elektroniske kommunikasjonstjenester i NOKUT 5. Avdelingsvise dokumenter a. Tilsyn b. Utland c. Utredning og analyse d. Administrasjons avdelingen A) B) C) Kvalitetssikring av tilsynsvirksomheten (Nytt) Prosedyre for generell godkjenning GSU-lista Utlands interne godkjenningswiki NOKUTs behandling av søknader saksgang Prosedyre for utdanningskvalitetsprisen Praktiske grep om utdanningskvalitetsprisen Prosedyrer for kvalitetssikring av UArapporter D) Her kan vi legge inn dokumenter for saksbehandling og rutiner som ligger under Administrasjonsavdelingens ansvarsområder VEDLEGG II: Risikostyring NOKUT skal ha integrert risikostyring i virksomhetsstyringen på følgende områder: - Risikovurdering i forhold til overordnet måloppnåelse i årsplanprosessen - Risikovurdering i større prosjekter - Risikovurdering av saksbehandlingsprosessene I forbindelse med risikovurdering av saksbehandlingsprosessene inngår også en vurdering av sannsynligheten for misligheter. For øvrig oppfordres det til å tenke risiko (eller kritiske suksessfaktorer) og risikodempende tiltak ved planlegging av all virksomhet. Risikovurdering og prioritering av tiltak i NOKUT skjer ved at det for hver risikofaktor foretas en vurdering av sannsynligheten for ikke å lykkes på området samt en vurdering av konsekvensen for måloppnåelsen dersom man ikke lykkes. Sannsynligheten for ikke å lykkes skal vurderes som enten lav, middels eller høy. Konsekvensen av ikke å lykkes skal vurderes som liten, middels eller stor. Risiko måles i liten, moderat eller høy. Håndteringen av risiko i NOKUTs prosjekter foretas normalt etter følgende handlingsregler: 9

11 Sannsynlighet Konsekvens Risiko Risikoreduserende tiltak Lav Liten Liten Ingen Lav Middels Liten Ingen Lav Stor Høy Tiltak vurderes Middels Liten Liten Ingen Middels Middels Moderat Tiltak vurderes Middels Stor Høy Tiltak iverksettes Høy Liten Moderat Tiltak vurderes Høy Middels Høy Tiltak iverksettes Høy Stor Høy Tiltak iverksettes Når tiltak vurderes skal det tas stilling til om tiltaket kan bidra til å redusere sannsynligheten for at hendelsen inntreffer eller konsekvensene dersom hendelsen inntreffer. Avgjørelse i forhold til hvorvidt et tiltak skal igangsettes skal være med bakgrunn i vurdering av kost/nytte. Rutiner for økonomiforvaltningen i NOKUT, herunder arbeidsdeling vurderes fortløpende, bl.a. med utgangspunkt i vurdering av risiko for misligheter. 10