6TIPS TIL BEDRE LØNNSOMHET

Transkript

1 Betaling med kredittkort Reduser risikoen for tapte inntekter DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET Fokus på bemanning Med et felles IT-system får bedriften kontroll Skånsom inkasso Bruk en profesjonell partner til inndrivning No. 7 / april. 13 6TIPS TIL BEDRE LØNNSOMHET FÅ KONTROLL PÅ FOTO: ELKJØP/JOAKIM MANGEN KONTANTSTRØMMEN Kenneth Bergerud i Elkjøp: En god kontantstrøm får du ved å selge ut varene før leverandørfakturaene forfaller. Ring Besøk oss på

2 2 APRIL 2013 UTFORDRINGER DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET Man skulle tro det var en fordel å ha lavest mulig lagerbinding og utestående fordringer. Dessverre er det ikke så enkelt. Arbeidskapitalstyring og verdiskapning VI ANBEFALER SIDE 18 Sandra Riise administrerende direkør, NARF Outsourcing frigir tid til viktige oppgaver som strategiarbeid, forretningsutvikling og ledelse. For å redusere den underliggende lagertiden, vil dette ofte kreve endrede rutiner, ny teknologi eller endring i de interne prosessene. Disse endringene vil til en viss grad være kostnadsdrivende i seg selv. Det blir derfor et regnestykke om hvorvidt dette er verdiskapende til syvende og sist. Mange større virksomheter forsøker også å redusere lagerbindingen midlertidig i forkant av en regnskapsavslutning. Men mange av disse virksomhetene innrømmer at det ikke nødvendigvis er verdiskapende å gjøre slike pyntemanøvre. Dette kan medføre ekstra jobb, leveranseproblemer og merarbeid i forbindelse med å øke lageret til et forsvarlig nivå etter regnskapsavslutningen. Igjen er det ingen selvfølge at en slik arbeidskapitalpraksis vil være verdiskapende. Langsiktige løsninger Et annet eksempel er å redusere kapital bundet i kunde- 1 fordringer. Igjen sier det seg selv at alt annet likt, vil man helst ha lavest mulig utestående fordringsmasse. Men som regel må noe endres for å oppnå en reduksjon i kundefordringsmassen. Raskere betalinger kan eksempelvis oppnås ved enten å redusere den kontraktuelle kredittiden som innvilges til kunder eller ved å forbedre de interne rutinene knyttet til å generere en faktura og/eller kvaliteten på innfordringsaktiviteten. Endring av kontraktuell kredittid vil som regel medføre en endring i rabattbetingelser hos kunder, noe som igjen vil påvirke marginen på salget. Forbedring av innfordringsaktiviteten vil som regel kreve endring i rutiner, mer ressurser og/eller investering i teknologi. Hvorvidt disse faktisk bidrar til bedre verdiskapning blir også et regnespørsmål, og det er langt fra selvsagt at disse tilsynelatende opplagte valgene er fornuftige. En endring i betalingsbetingelser til kunder vil også kunne medføre en endring i tapsrisikoen i kundeporteføljen. Vanskelige målinger I forskningen er det generelt 2 akseptert å benytte CCC* (Cash Conversion Cycle) som mål på arbeidskapitalbindingen. Studiene viser altså at de virksomhetene som har lavest CCC også har høyest inntjening, som regel målt som rentabilitet. Et interessant spørsmål er hvorvidt denne sammenhengen man empirisk har bevist faktisk er så relevant. Det vi vet for lite om er hva som påvirker hva. Pål Berthling-Hansen Institutt for regnskap, revisjon og jus Handelshøyskolen BI VERDISKAPING En aggressiv arbeidskapitalstrategi der kapitalbindingen søkes redusert maksimalt, vil kunne øke likviditetsrisikoen. Er det eksempelvis slik at virksomheter som har god inntjening også benytter ressurser/kompetanse på arbeidskapitalstyring og derfor har lav arbeidskapitalbinding, eller er det slik at lav arbeidskapitalbinding gir høyere resultat, eller er det en kombinasjon av disse? Tvetydige resultater I en dansk studie fra 2009 var 3 det eksempelvis indikasjoner på at de virksomhetene som hadde mest å hente på raskere innbetaling fra kunder, ikke var de virksomhetene som oppnådde det i praksis. Studier viser også at virksomheter ikke er blitt nevneverdig bedre til å styre sin arbeidskapital etter finanskrisen som inntraff i Disse resultatene kan være et utslag av at en lav CCC ikke nødvendigvis er verdiskapende i seg selv. Verdiskapning vil som oftest dreie seg om å foreta en avveining mellom resultateffekter (les: kontantstrøm) og risiko. En aggressiv arbeidskapitalstrategi der kapitalbindingen søkes redusert maksimalt, vil kunne øke likviditetsrisikoen. Koblingen mellom verdiskapning og arbeidskapitalstyring er derfor sannsynligvis et mer nyansert bilde enn man kanskje først innser. SMS-betaling s. 5 Betalingsløsning på SMS har vært en suksess for Finn.no. Risiko i porteføljen s. 14 Få kontroll og best mulig forutsigbarhet i tap og mislighold for de neste årene. Vi hjelper våre lesere til å lykkes! CREDIT & CASH MANAGEMENT 7. UTGAVE, APRIL 2013 Prosjektleder: Bettina Fuhr Telefon: E-post: bettina.fuhr@mediaplanet.com Adm.dir.: Truls Nielsen Redaksjonssjef: Emma Wirenhed Design: Emma Wirenhed Korrektur: Rett og slett, Storslett Distribueres med: Finansavisen Trykk: Nr 1 Trykk AS Kontakt Mediaplanet Telefon: Faks: E-post: synspunkter@mediaplanet.com Mediaplanets mål er å skape nye kunder for våre annonsører. Det gjør vi gjennom å motivere leserne til å handle for å løse relevante problemer, eller møte fremtidige utfordringer med suksess. Bruker dere mye tid på å følge opp fakturaene deres? Lindorff Faktura tar hånd om fakturering, reskontro, purring og inkasso. Vår ekspertise fører til at kundene betaler og dere får bedre likviditet og reduserte finanskostnader. Ta kontakt for en prat. Det lønner seg rett og slett. Lindorff Faktura Telefon: E-post: sales@lindorff.com

3 5 gode grunner til å velge et regnskapsbyrå som er medlem i NARF Alle våre medlemmer er autoriserte og godkjent av Finanstilsynet. læring, oppdatering og kunnskapsutvikling innen regnskapsfaget. Hvert byrå kontrolleres minimum hvert syvende år. byrået har forsikringer som dekker de økonomiske tap kunder måtte lide som følge av feil fra regnskapsleverandørens side. disiplinærsystem som åpner for å håndtere klager fra misfornøyde kunder. Finn din samarbeidspartner her: narf.no/regnskapsforer

4 4 APRIL 2013 DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET TIP/STEP 1TIPS NYHETER 0 KONTAKTLØS BLI XXXXXX KVITT BETALING KONTANTENE XXXXXXXX Spørsmål: Hva skjer med kontantene i en elektronisk verden? Svar: Digitale løsninger gjør at det bare er snakk om tid før kontantene er borte. Fra 1980-tallet og frem til i dag har utviklingen i retningen mot et samfunn uten kontanter gått fortere og fortere. Tidligere tok vi ut penger i bank, brukte sjekk eller tok ut kontanter i minibanker; nå har vi ikke med oss penger i det hele tatt. Ikke engang lommebok har vi lenger, for nå holder det med en kortholder. Men stopper det der? Klare trender Forskningsrapporten World Payments Report 2012 fra Capgemini konkluderer med at betalinger uten kontanter økte med over 7 prosent i fjor og at debetkort fortsatt øker og er den mest populære kontantløse betalingsformen. Men alt tyder på at det er store skifter på gang når det kommer til fremtidens betalingsløsninger. Vi er nok klare for nye og enda enklere betalingsformer enn det kort representerer. Gjennom tjenester som itunes, AppStore og Google Play er vi i ferd med å bli vante til å betale småtransaksjoner elektronisk via mobilen, sier førstelektor ved Institutt for ledelse og organisasjon ved BI, Ragnvald Sannes. Ragnvald Sannes førstelektor ved Institutt for ledelse og organisasjon, BI Never leave home without it! Nettopp mobilbetaling ser ut til å bli det store fremover, og da snakker vi om ulike løsninger. En mulighet er der man godkjenner en betaling via mobilen og beløpet belastes mobilregningen, en annen der telefonen blir en bærer av en konto og hvor man lader opp mobilen med kjøpekraft, omtrent som man gjør med Ruters reisekort. Noen banker tilbyr SMS-bank der man både kan sjekke saldo og overføre mellom egne kontoer, men også foreta betalinger til andre med konto i samme bank, såkalt vennebetaling. Infrastruktur og tjenester Nå samarbeider bankene om såkalte interbanktransaksjoner, slik at mobiltjenestene ikke bare kan brukes mellom kontohavere i samme bank, men en infrastruktur som kan bære transaksjoner mellom de ulike bankene. Her er det nærliggende å se for seg at plattformen er felles, mens det er konkurranse mellom bankene om å utvikle de beste tjenestene. Vi har god tillit til norske banker, så kommer de med en trygg og enkel infrastruktur, skal det bli vanskelig å konkurrere mot det, sier Sannes. Andre tjenester som kommer er såkalte digitale lommebøker som Google Wallet, WyWallet og mcash, som har avtaler med brukerstedene og tar hånd om og betaling for transaksjonene på en lettvint måte. I tillegg kommer teleselskapene med sine løsninger for mobilbetaling. For oss som konsumenter er det enkelheten som er den største fordelen. Det blir enkelt, det blir raskt og det blir hygienisk. McDonald s er opptatt av dette, nemlig at betalingen skal skje kontaktløst uten at man fysisk må ta på en betalingsterminal når man gjør opp. Da går også betalingen raskere og man får mindre køer. Uansett hvilke løsninger vi ender opp med, er det ganske sikkert at kontantene forsvinner, sier Sannes. McDonald s viser vei McDonald s er den første store restaurantkjeden i Norge som i større skala har prøvd å tilby kontaktløse betalinger til sine kunder. Løsningen hos McDonald s går på Visa- og Mastercardkort som er utstedt med kontaktløs teknologi. Med kontaktløs betaling kan kunder betale ved å holde kredittkortet eller mobiltelefonen mot leseren på terminalen, sier Kristian Moe, IT-sjef i McDonald s Norge AS. I kortet eller mobilen er det en betalingsapplikasjon med en ørliten radiosender som kommuniserer med betalingsterminalen, som gjør at transaksjonen går raskt. I vår McDonald s-restaurant i Trondheim har vi testet ut dette og det er lagt til rette for at vi kan bruke denne betalingsformen i våre restauranter i Norge i nær fremtid, fortsetter han. Denne type betalingsform vil være en fordel for forretninger der mange kunder utfører transaksjoner med lav verdi, spesielt innen varehandelen, transportbransjen og for restauranter og kafeer, avslutter han. TOM BACKE redaksjonen@mediaplanet.com Vil du ha mulighet til å ta i mot kontaktløs betaling i din forretning? Med Teller innløsningsavtale for Visa og MasterCard kan din forretning ta i mot kontaktløse betalinger via kort og mobil. Med kontaktløs betaling kan du raskt betjene kunder, oppnå kortere køer og redusere antall tapte salg. Kunden betaler enkelt ved å holde sitt kredittkort eller mobiltelefon mot leseren på terminalen, og et halvt sekund senere er transaksjonen fullført. Har du en nyere terminal kan den åpnes for kontaktløs betaling. Kontakt din terminal leverandør for mer informasjon. Les mer på Teller.no/kontaktlos

5 DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET APRIL SMS-betaling på Finn.no tar av NYE KJØPEMØNSTRE Gjennom tjenester som itunes, AppStore og Google Play er vi i ferd med å bli vante til å betale småtransaksjoner elektronisk via mobilen, sier førstelektor ved Institutt for ledelse og organisasjon ved BI, Ragnvald Sannes. FOTO: SHUTTERSTOCK Spørsmål: Hvordan administrerer du to millioner småkjøp over nett hvert år? Svar: Benytt betaling med SMS. EKSEMPEL FINN.no er Norges største markeds plass og har spesialisert seg på annonser og tjenester for kjøp og salg mellom privatper- soner. Siden etableringen i mars 2000 har de hatt en eventyrlig vekst, og i dag er 4,1 millioner bru- kere innom FINN.no hver måned. Markedsplassen består egent- lig av syv separate aksjeselskaper delt inn etter bransjer som eien- dom, bil, jobb, reise osv. Blant disse er FINN torget, som retter seg mot forbrukermarkedet. Her kjøpes og selges alle mulige småting, som møbler, klær, elektronikk, foto, dyr og sportsutstyr. Små beløp FINN torget er den rimeligste markedsplassen på FINN.no, og annonseprisene varierer fra å være helt gratis hvis man vil gi bort noe, 25 kroner hvis det er noe man ønsker å kjøpe og 35 kroner hvis man vil selge noe. Så beløpene er små, men til gjengjeld er brukerne mange. FINN torget har blitt kjempepopulært. Vi har rundt 1,3 millioner unike brukere hver eneste uke, og i løpet av året har vi cirka 2 millioner annonser på FINN torget alene, sier produktdirektør Kaija Ommundsen i FINN torget. Betaler med SMS To millioner annonsekjøp med småbeløp krever svært gode og effektive betalingsrutiner. Tidligere var det kredittkort som gjaldt for hvert av disse småkjøpene, men det opplevdes som ganske arbeidskrevende å måtte finne frem kredittkortet og taste inn alle data om kortnummer, utløpsdato og sikkerhetskode når beløpet kanskje bare var 35 kroner. Arbeidsinnsatsen rundt betalingen sto liksom ikke i stil med beløpets størrelse. Derfor ønsket de forenkling, og den nye betalingsløsningen for annonser på FINN torget ble betaling via SMS som ble innført i Med denne betalingsformen godkjenner annonsekjøperen transaksjonen på mobilen og får beløpet direkte på telefonregningen. FOTO: SHUTTERSTOCK Kaija Ommundsen produktdirektør, FINN torget Populær løsning De som har mobil via jobben, og hvor arbeidsgiver betaler telefonregningen, må nok fortsatt bruke kredittkort til annonsekjøpene sine, men bruken av SMS-betaling går bare én vei. Betalingsløsningen på SMS har vært en suksess, noe vi ser av veksten. I fjor benyttet rundt 47 prosent seg av SMS-betaling, i dag er vi oppe i 56 prosent og det øker fortsatt. Folk blir mer og mer vant til å bruke smarttelefoner, og den enkleste måten å legge inn annonser på i dag er å bruke annonseappen vår. Da begynner man med å ta et bilde av det man vil selge med mobilen sin, blir deretter bedt om å skrive inn en annonsetekst, godkjenner betalingen på SMS, og vips er annonsen på nett, forklarer Ommundsen. Enkel introduksjon Man kunne tro at forbrukeren ville vært skeptisk til å ta i bruk den nye tjenesten som SMSbetalingen var når den kom, men terskelen var tydeligvis lav for å ta dette i bruk. Dette skyldes sikkert enkelheten i løsningen og at beløpene ikke var så store, og vi tror nok at dette kommer til å øke ytterligere, sier Ommundsen. TOM BACKE redaksjonen@mediaplanet.com

6 6 APRIL 2013 NYHETER Rørleggerkjeden Bademiljø med sine 118 rørleggerbutikker over hele landet er organisert som et aksjeselskap der de 115 medlemmene eier aksjeandeler. Hovedsakelig har de først og fremst samarbeidet om markedsføring og innkjøp av salgsvarer og rørleggerdeler, men den senere tid har de utvidet områdene som det samarbeides på til også å gjelde IT, kompetanseutvikling, driftsoppfølging og samordning av administrative innkjøp. Felles kjedeavtale Tidligere fant hver enkelt butikk ut hvordan de skulle løse betalingen med kredittkort, men nå har kjeden en felles sentral kjedeavtale med ett selskap. Riktignok er det frivillig for den enkelte butikk om de vil være med på avtalen eller ikke, men de fleste har sett fordelene og er med i ordningen. Med denne avtalen har vi halvert oppgjørstiden. Den varierte jo fra butikk til butikk, men det var ikke uvanlig med fire dager. Nå er den bare to, og det hjelper på likviditeten. Vi har også fått en lavere serviceavgift som gjør at medlemmene våre får litt høyere marginer enn de hadde tidligere. Det er oversiktlig og greit, og avtalen omfatter både MasterCard, VISA, JCB og Diners, forteller økonomisjef Hjalmar Sæter i Bademiljøkjeden. DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET Reduserer risikoen med kredittkort Spørsmål: Hvorfor bør man gi sine kunder muligheten til å betale med kredittkort? Svar: Fordi garantert oppgjør minsker risikoen for tapte inntekter. Fordeler for kundene For kundene er det ofte knyttet fordeler til å betale med kredittkort, så lenge man bruker det med omhu og på en forsvarlig måte. Først og fremst gjelder dette muligheten det gir til å selv velge innbetalingstakten. Da kan man få de varene og tjenestene man ønsker seg i dag og selv bestemme hvor fort man vil betale ned gjelden. Riktignok kan den effektive renten på kredittkort komme opp i 20 prosent hvis man velger å utsette innbetalingen, men på den annen side kan man ofte få 45 dagers kostnadsfri betalingsutsettelse på kredittkortene. Hvis man da klarer å betale på første forfall, tilkommer det ingen rente, og da blir dette faktisk et lån som er helt gratis. Mange av kredittkortene opererer også med rabattordninger på en rekke varer, som for eksempel drivstoff, så brukt med fornuft er det mange fordeler. Økt sikkerhet Hos Bademiljø, som hadde en omsetning på rundt 2 milliarder kroner i fjor, er det fortsatt vanligst å sende faktura på de største beløpene, for eksempel når en kunde skal betale for et helt nytt bad og man snakker om beløp i hundretusenkronersklassen. Men når vi snakker om innkjøp av litt mindre 2TIPS FELLES ES AVTALE FOR KREDITTKORT BEDRE LIKVIDITET MED NY LØSNING Rørleggerkjeden Bademiljø bruker en ny fellesløsning for betaling med kreditkort. Med den nye avtalen har bedriften halvert oppgjørstiden. FOTO: BADEMILJØ størrelse, er bruk av kredittkort ganske vanlig. Det beste er selvfølgelig om kunden bruker kontanter eller debetkort, for da påløper det ingen kostnader for oss. Men sett i forhold til risikoen ved fakturering, er kredittkortene en veldig god ordning for butikkene. De er nemlig sikret oppgjør så fort kortet er godkjent med chip og PIN-kode i terminalen. Da kommer oppgjøret på konto to dager etterpå og man slipper å bekymre seg for dårlige betalere, avslutter Sæter. TOM BACKE redaksjonen@mediaplanet.com SIKKERHETSTIPS FOR KREDITTKORT Transaksjon med kort til stede Kontroller at kortene er ekte. Undersøk om signaturen på kortet og på kvitteringen samsvarer. Kontroller signaturfeltet: Hvis overflaten på signaturfeltet er skadet, vil det stå Ugyldig under overflaten. Sammenlign den pregede informasjonen på kredittkortet med kvitteringen fra din terminal: Stemmer navnet, kortnummeret og utløpsdatoen overens? Ikke glem UV-testen: Undersøk hologrammet på kortet og gjennomfør en UV-lystest. Sikkerhet når kortholder ikke er til stede Vær på utkikk etter uvanlige eller ulogiske bestillinger samt uvanlige betalingsbeløp. Vær på vakt når en kunde ber om å få dele en betaling over flere kredittkort eller når det finnes flere kortnumre tilknyttet ett enkelt navn. Vær på vakt dersom en kunde på forhånd gjør oppmerksom på at det kan være et problem med kredittkortet. Vær på vakt dersom bestilleren insisterer på raskest mulig levering uansett kostnad eller dersom kunden insisterer på å motta en sporings-id for befrakteren. Hvem er det over bedrifter benytter for håndtering av kortbetalinger? Med ett ord: Elavon. Hver eneste dag håndterer vi korttransaksjoner for over 1 million kunder verden over. Uavhengig av hva du gjør og størrelsen på din bedrift kan du være sikker på at dine betalingskorttransaksjoner er i trygge hender hos oss. Enten om du ønsker å begynne å motta kort for første gang og trenger råd, eller om du ser etter en ny leverandør på kortinnløsning, så kan vi hjelpe deg. Vi treffes på telefon , eller besøk for mer informasjon.

7 DEN RÅESTE RAPPORTGENERATOREN, OG DET RÅESTE KALKYLESYSTEMET! Bedriftsnavigering (BN) er et omfattende system for å ivareta økonomifunksjonen i bedriften. Integrert med deres regnskap og andre systemer brukes verktøyet til budsjett, prognose, Cash-Flow og konsernkonsolidering. Systemet passer alle bedrifter og dimensjoneres i henhold til bedriftens krav. Egendefinert simulering av fremtiden basert på historiske tall og prognoser, med automatikk i henhold til Fordringsinndrivelse, markedsplaner, personalplaner, investeringsplaner, markedsutvikling etc. Salgsmotiverende rapportering med mulighet for automatisk oppdatert lysbildefremvisning til dedikerte skjermer. Gjør driftsoppfølging levende og morsomt med strukturerte data fra BN datavarehus. Business Intelligence har aldri vært enklere, og du kan skreddersy systemet så du får nøyaktig det du ønsker deg. BN er vår løsning for forretningssystem som kan gi deg daglig, ukentlig, månedlig, kvartalsvis og årlig oppfølging på alle ønskelige tall. BN er basert på SQL og Excel. Vi bruker SQL database for å ivareta alle data fra Excel. Vi kan håndtere fra 1 til regneark med tall uten å miste kontroll. BN har en struktur som gjør rapportering og simulering enkelt. BN kan redusere store utviklingskostnader i andre systemer. Vi har 25 års erfaring med installasjoner og drift av BN, og dette kommer deg til gode. Send oss en e-post til bn@fms.no for demoversjon. Ring Johan Føyen ( ) eller Vidar Borgen ( ) for mer informasjon. Firmaets nettsider: BedriftsNavigering nettsider:

8 8 APRIL 2013 NYHETER DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET 3TIPS FOTO: SHUTTERSTOCK FRIGJØR KAPITAL FINANSIELL OG OPERASJONELL LEASING Ulike former for leasing å velge mellom Tradisjonelt skiller man regnskapsmessig mellom to former for leasing. Leasing gir bedre økonomi for bedriften Spørsmål: Hvordan kan en bedrift frigjøre midler til nye investeringer? Svar: Ved å lease utstyr, blir bedriftens likviditetsbelastning mye mindre. LEASING Leasing passer for alle som ønsker å fokusere på kjernefunksjonene til bedriften, sier direktør Jan Fredrik Haraldsen i Finansieringsselskapenes Forening (Finfo). Leasing betyr leie. Når begrepet brukes i dagligtale på norsk,tenker man imidlertid på en bestemt form for leie der kunden har valgt leverandør av utstyr og leasingselskapet anskaff er utstyret i tilknytning til en leasingavtale inngått med kunden. Det er hovedsakelig små og mellomstore bedrifter som benytter seg av leasing som finansieringsalternativ. Mindre bekymringer Ved leasing trenger ikke bedriften å bruke for mye tid på regnskap og administrasjon, sier Haraldsen. I tillegg trenger ikke bedriften å bekymre seg over hva den skal gjøre med utstyret på slutten av dets levetid. Dette gjelder spesielt IT-utstyr, som blir raskt utdatert. De vanligste produktene å lease er biler, IT-utstyr og alle typer maskiner. Det har blant annet lenge vært populært å lease trykkerimaskiner. En hovedgrunn til å velge leasing er at bedriften får mindre likviditetsbelastning.det betales en månedlig leie, og dermed frigjøres kapitalen som ellers måtte ha blitt brukt dersom utstyret var blitt kjøpt inn. -Bedriften slipper å belaste driftskreditten fra banken, og dette er spesielt viktig for TIPS Leasing som finansiering Leasing er en svært rask måte 1 å etablere kontrakter og skaffe utstyr på. I forhold til lånefinansiering kan bedriften spare mye tid på å velge leasing som finansieringsform. Bedre likviditet Leasing gir en mye lavere 2 grad av likviditetsbelastning enn om bedriften må legge ut alle pengene på en gang. Dette er spesielt viktig for bedrifter som sliter med å få økt driftskreditt fra sin bank. Leasing passer for alle som ønsker å fokusere på kjernefunksjonene til bedriften. Jan Fredrik Haraldsen Finansieringsselskapenes Forening mindre bedrifter der likviditeten ofte er et problem, sier Haraldsen. Bedriften slipper også å aktivere utstyret i regnskapet og foreta avskrivninger. I stedet utgiftsføres den månedlige leien, og regnskapet blir enklere. Det er også mulig å knytte flere Enklere bokføring Bedriften slipper å balanseføre utstyret 3 regnskapsmessig. Bokføringen blir mye enklere. Betaling av en månedlig faktura som så utgiftsføres, er det bedriften må passe på. Forsikringer og fakturaer 4 Det kan knyttes flere administrative tjenester til leasingen. For eksempel kan alt som har med forsikringer og fakturaer tas hånd om av leasingselskapet. Oppdatert utstyr Leasing gjør det enklere for 5 bedriften å kvitte seg med utstyret etter endt leieperiode. Ønsker bedriften å leie utstyret videre, lar også det seg gjøre. TIDSBESPARELSE Ved leasing trenger ikke bedriften å bruke for mye tid på regnskap og administrasjon, sier Jan Fredrik Haraldsen i Finfo. FOTO: SHUTTERSTOCK administrative tjenester til leasingen, særlig innen bil. Dette kan innebære service, vask og vedlikehold samt kontroll. Det blir for eksempel lettere å kontrollere at firmabiler med tilhørende drivstoff kort brukes som de skal. Dette er særlig satt pris på hos kommunene, der spesielt hjemmetjenestene har mange biler. Og nettopp offentlige etater har i stadig større grad tatt i bruk leasing. Dette gjøres fordi leasing er så enkelt, og mange etater kan spare penger. Ved å lease bilparken, slipper de egne verksteder og kan redusere staben. Innen IT får man også en gardering mot å sitte med utdatert utstyr, opplyser Haraldsen. Direkte kontakt Leasingselskapene har flere kanaler for å komme i kontakt kunden. Den første er via forhandler. Kunden bestemmer seg for utstyr hos en forhandler, og så bistår forhandleren med at man får kontakt med et leasingselskap. Det finnes også mange agenter som ikke selger utstyr selv, men som kan bidra til at det skapes kontakt mellom et leasingselskap og potensielle kunder. I tillegg kan kunden ta direkte kontakt. Mange leasingselskaper er eid av banker, og når kunden søker om økt driftskreditt for å kjøpe utstyr, opplyser gjerne banken om at det kan være lurt å lease utstyret i stedet. RAGNAR LERFALDET redaksjonen@mediaplanet.com Finansiell leasing Leiebeløpene beregnet ut fra hele eller det vesentligste av leasingselskapets kjøpesum er dekket opp gjennom bindende leiebetalinger. Operasjonell leasing Leiebetalingene dekker ikke hele beløpet som er investert av leasingselskapet. Det er forutsatt at objektet har en restverdi ved leietidens utløp som kan realiseres ved salg eller ny utleie. Kjøpe objektet Hvilken klassifi sering leasingselskapene benytter for en leasingkontrakt, er ikke nødvendigvis i samsvar med hva som regnskapsmessig betegnes som finansiell eller operasjonell leasing. Leasingkontrakter der utleier påtar seg vedlikehold, service og andre kostnader for objektet betegnes ofte av selskapene som operasjonell leasing, men kan likevel avhengig av det enkelte lands skatteregler regnskapsmessig klassifiseres som finansiell leasing. For eksempel vil en avtale om at leasingtaker skal kjøpe objektet ved leasingkontraktens utløp, i Norge føre til at avtalen klassifiseres som en finansiell leasing. Regnskapsmessig behandles operasjonell leasingleie som en kostnad og ikke en investering,noe som gjør at leien kan utgiftsføres i sin helhet. Imidlertid kan ikke leasingobjektet aktiveres i regnskapet. RAGNAR LERFALDET redaksjonen@mediaplanet.com FOTO: SHUTTERSTOCK

9 25% lavere pris! PRISEKSEMPEL FOR ENBRUKER Master I kr (ord kr) Master II kr (ord kr) Master III kr (ord kr) Ved flere brukere ring oss for pris. Prisene er uten moms. Merk! Master kan ikke kombineres med andre tilbud fra Akelius. Akelius presenterer stolt Akelius Master Akelius Master er den komplette pakken du trenger for å matche de fleste behov og ønskemål som kundene dine har: Årsavslutning, Skatt, Revisjon og Dokument. Med Årsavslutning kan du også legge til modulen med Budsjett, Prognose og Analyse. Dermed har du alle skarpe verktøy samlet på ett sted, med full oversikt over oppdateringer og brukerlisenser. Dessuten til 25% lavere pris. Og som alltid inkluderes vår populære Akelius Support, som du kan kontakte så ofte du vil. Når du bestiller Akelius Master, kan du velge bort enten Revisjon eller Dokument, men er du revisor anbefaler vi sterkt at du tar alle fire fra starten av. Vil du vite mer, kontakt oss på , eller bestill direkte på akelius.no Akelius Verden vi står bak deg.

10 10 APRIL 2013 INSPIRASJON DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET Spørsmål: Hvordan kan bedriften sikre best mulig oversikt over kontantstrømmen? Svar: Ved hjelp av riktig verktøy, får man mer nøyaktig oversikt og sparer mye tid på at prosesser automatiseres. 4TIPS FÅ OVERSIKT OVER KONTANT- STRØMMEN Godt verktøy gir oversikt over kontantstrømmen LEDER TIL LEDER Elkjøp har 300 butikker i Norden og en årlig omsetning på rundt 25 milliarder kroner. Derfor er det også svært viktig at bedriften har god kontroll på kontantstrømmen. Vi har alltid hatt fokus på kontantstrømmen i Elkjøp, men dette ble spesielt viktig da selskapet var inne i en liten krise i Da ble det ekstra fokus på ukentlige analyser av kontantstrømmen. Prognose flere uker fremover ble også vektlagt i større grad, sier Kenneth Bergerud, som er Cash Flow Controller i Elkjøp Nordic. På norsk benyttes begrepet kontantstrøm for det engelske cash flow. Kontantstrøm er et regnskapsuttrykk som viser forskjellen mellom bevegelsen av kontanter inn og ut av en bedrift i løpet av en regnskapsperiode. Ukentlige rapporter Elkjøp Nordic har lenge benyttet seg av tunge Excel-ark som viser kontantstrømmen til enhver tid. Dette er svært tidkrevende. Vi tar ut banktransaksjoner fra uken før og lager kostnadskategoriseringer før rapportering til Dixon. Siste ukes kontantstrøm og prognoser for fremtidig kontantstrøm blir brutt ned til mange forskjellige kostnadskategorier, slik som lønninger og husleie, sier Bergerud. Dixon Retail befinner seg i England og er morselskapet til Elkjøp Nordic. Om lag en tredjedel av omsetningen til Dixon Group kommer fra Elkjøp. Ekstrem tidsbesparelse Bergerud mener det tidligere har tatt altfor lang tid å skaffe oversikt over forrige ukes kontantstrøm. Dette har medført at det har blitt for lite tid til å se på hva som kan ventes i tiden fremover, selv om dette egentlig også skal være med i en analyse av kontantstrømmen i en bedrift. Tidligere brukte vi mesteparten av tiden på å sammenstille historiske tall, mens vi nå kan rette fokuset fremover samt bedre kvaliteten på våre analyser, sier han. Elkjøp begynte å lete etter et system som kunne gjøre det enklere å laste opp data, og de fant det. Vi er fornøyd med systemet vi nå bruker. Det har medført en ekstrem tidsbesparelse på rapporteringen. Nøyaktigheten i systemet som automatisk laster opp data er også god. Desto lenger frem i tid man ser, desto mer faller riktignok nøyaktigheten. Men en måned frem i tid er vi mye nærmere 100 prosent enn vi har vært tidligere, forteller Bergerud. God kontantstrøm Kontantstrømmen viser bedriftens PROFIL Kenneth Bergerud Alder: 43 år Stilling: Cash Flow Controller i Elkjøp Nordic. Utdannelse: Siviløkonom fra Handelshøgskolen BI Aktuell: Elkjøp Nordic benytter et system som effektiviserer arbeidet med analyser av kontantstrømmen. Sivilstand: Samboer, to barn tilgang på likvider i perioden, og en beregning av kontantstrømmen i kommende perioder er viktig fordi den kan varsle om eventuelle likviditetsproblemer i bedriften. Ledelsen i England tar beslutninger på bakgrunn av rapporter om kontantstrømmen. Disse er til hjelp for både de og oss, på både kort og lang sikt. For bedriften er tre faktorer de viktigste bidragsyterne til hvordan kontantstrømmen blir: kundefordringer, leverandørgjeld og lager. Klarer du å selge ut varene før leverandørfakturaene forfaller, og i tillegg har god nok margin, da har du en god kontantstrøm, forteller Bergerud. Nøyaktige prognoser Elkjøp tok i bruk det nye systemet i 2011, og det foregår en kontinuerlig leting etter punkter som kan gjøre det enda bedre. Blant annet er det forskjellige formater og lokale tilpasninger til hvordan banktransaksjoner blir presentert. For å få systemet til å korrekt forstå og kategorisere banktransaksjoner, er det behov for stadige finjusteringer. Desto færre feil, desto mer tid får vi til å forstå kontantstrømmen og lage nøyaktige prognoser, sier Bergerud. RAGNAR LERFALDET redaksjonen@mediaplanet.com

11 DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET APRIL KENNETH BERGERUDS TIPS VIKTIG MED KONTROLL Elkjøp har 300 butikker i Norden og en årlig omsetning på rundt 25 milliarder kroner. Derfor er det også svært viktig at bedriften har god kontroll på kontantstrømmen. FOTO: ELKJØP/JOAKIM MANGEN Skreddersydd system 1 Det er viktig at bedriften definerer nøyaktig hva den er ute etter. Vi lagde veldig klare kravspesifikasjoner til hva vi ønsket å oppnå ved hjelp av verktøyet. Derfor fikk vi også skreddersydd systemet til oss i Elkjøp. Valg av system 2 Bruk god tid og ha mange diskusjoner med leverandører. Da vil du etter hvert komme frem til hvilket system som passer best til din bedrift. Alt kan la seg gjøre, men det lønner seg også å være kostnadsbevisst. Hyppige oppdateringer 3 Årsaken til at vi valgte det systemet vi bruker i dag, er at de ga oss muligheten til jevnlige oppdateringer. Dette var veldig viktig for oss. Integrert system 4 Systemet som velges, må kunne integreres med de andre systemene som allerede er i bruk i organisasjonen. Dersom dette ikke lar seg gjøre, vil det skape store problemer for alle som skal benytte systemet. Sikker prognose 5 Systemet bør gradvis kunne innlemme flere variabler for å gi en sikrere prognose.

12 12 APRIL 2013 NYHETER DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET 5TIPS Robert Hald daglig leder, Dibuco Dialogen rundt ubetalte regninger kan være en vanskelig del av et kundeforhold. Ved å overlate den vanskelige dialogen til en profesjonell partner, sørger denne for at kravet betales og at skyldneren blir en fornøyd kunde. Vi er opptatt av at de som driver inn inkasso gjør det så skånsomt som mulig, sier daglig leder Robert Hald i Dibuco, som produserer alt fra visittkort til mer komplekse trykksaker som for eksempel prospekter, rapporter og årsoppgaver. Bedriften har blant annet eiendomsmeglere som store kunder. Vi fakturerer kundenes kunder, og ønsker at disse drives inn på en høflig måte. Det kan være mange grunner til at fakturaen ikke er betalt. Kanskje har ikke kunden fått fakturaen, for eksempel på grunn av at han har flyttet. Meglere bruker oss hver uke, og vi ønsker ikke at deres kunder skal få dårlige opplevelser på grunn av oss, sier Hald. Skånsom inkasso En dårlig betaler i dag kan bli en fremtidig god kunde. Derfor er det viktig å ikke skremme bort denne kunden ved å være for pågående med inkasso. Vår erfaring er at dersom man er mer skånsom, så øker også betalingsviljen, sier Hald. Dibuco har satt ut hele prosessen med inndrivelse allerede fra det øyeblikket fakturaene sendes ut. Purring og inkasso tar en profesjonell aktør seg av. Det er viktig at onlineverktøyet virker og at man kan se INNDRIVNING PÅ EN HØFLIG MÅTE En dårlig betaler i dag kan bli en fremtidig god kunde. Derfor er det viktig å ikke skremme bort denne kunden ved å være for pågående med inkasso. FOTO: SHUTTERSTOCK Fordel med skånsom inkasso Når du skal velge leverandør av inkassotjenester, er det flere viktige faktorer å tenke på. En av disse er fremtidig kundeforhold. VELG RIKTIG INKASSO- SELSKAP historikken. Vi overfører sømløst til selskapet som tar seg av den videre prosessen. Hald forteller at bedriften har opplevd en forbedring i inndrivingen innen 90 dager på nesten 90 prosent siden de inngikk samarbeid med dagens partner. Dette bidrar til å bedre likviditeten til bedriften. Dibuco behandler 1500 ordrer i uken, og dermed blir det også mange fakturaer som skal behandles. Vi slipper også å bruke tid på å drive inn pengene. Dermed kan vi heller bruke tiden på det vi egentlig skal gjøre. RAGNAR LERFALDET redaksjonen@mediaplanet.com HVORDAN VELGE RIKTIG INKASSOSELSKAP? Saksbehandling Rask saksbehandling betyr 1 mye for et firma som har penger utestående. Et selskap som tar tak i saken din umiddelbart, har større sjanse for å løse den slik at du får pengene dine. Det lille ekstra Standardbrev og frister er i 2 stor grad bestemt av inkassoloven, inkassoforskriften, tvistemålsloven og så videre. Slik sett er de aller fleste inkassoselskapene relativt like i utgangspunktet. Let derfor etter det firmaet som gir deg akkurat det lille ekstra som er viktig for din bedrift. Skånsom behandling I tillegg til å bruke et firma 3 som raskt tar tak i sakene dine, bør du finne noen som er skånsomme i behandlingen av kundene. Selv om et firma mottar inkassovarsel i dag, kan de bli en veldig god kunde senere. Se på regnskapet Før du velger inkassoselskap kan du kikke på 4 regnskapet til de selskapene du vurderer som mulige partnere. Finanstilsynet krever i tillegg til kvalitet at selskapet både er solvent og likvid og fremstår som ryddig og seriøst. Service og kompetanse Ta gjerne en telefon til de 5 aktuelle selskapene slik at du får et inntrykk av hvilket servicenivå og kompetansenivå det enkelte selskap har. Kunder hos Totalkapital skal oppleve høyere løsningsgrad enn hos våre konkurrenter og samtidig være trygge på at deres omdømme ivaretas. - Vi bruker de nødvendige ressurser på å løse hver enkelt sak - Vi skreddersyr løsninger tilpasset din bedrifts spesielle behov - Vår jobb er å motivere dine kunder til å betale med et smil - din partner på inkasso og fakturaoppfølging Er du interessert i våre tjenester eller vil vite mer om hva vi kan gjøre for nettopp ditt selskap? Kontakt oss, så forteller vi mer! post@totalkapital.no

13 bøker og tidsskrifter fra Abonnementsprisen for den årlige utgaven av Årsoppgjørsfacta er: Medlem i Revisorforeningen Kr 175, Ikke-medlem: Kr 250, Årsoppgjørsfacta Årsoppgjørsfacta omtaler de viktigste regnskapsog skatte reglene som du behøver å være kjent med i forbindelse med årsopp gjøret. Utgivelsesdato i 2013 er 16. januar. Årsabonnement: Kr 800, Revisjon og Regnskap Revisjon og Regnskap er et ledende fagblad innen revisjon, regnskap, selskapsrett, skatt og avgift. Antall utgivelser i året: 8. Kr 755, Fusjon og fisjon skatt, regnskap, selskapsrett En praktisk veiledning i skattefri fusjon og fisjon av aksje selskap. Boken er skrevet av advokater og statsautoriserte revisorer i Deloitte: Torill H. Aamelfot, Stig I. Bjørken, Sylvi Bjørnslett, Kirsten L. Jacobsen, Odd Erik Johansen og Gunlaug N. Wilter. Januar Trykt bok kr 450, ebok (ab.) kr 400, påfølgende år kr 250, * Revisors Håndbok Kr 945, 2013 Merverdiavgift i regnskapet pr. 1. januar 2013 Kr 250, BILBRANSJEN regnskap, skatt og avgift 2. utgave Bilbransjen Regler for regnskap, skatt og avgift som gjelder næringsdrivende i bilbransjen. Annen utgave juni * ebilbransjen er nettbasert. Abonnementet følger kalenderåret. Revisors Håndbok 2013 En samling av de viktigste lover, forskrifter, regler m.m. som gjelder for revisjon og regnskap. En lisens til tittelens ebok følger med papirutgaven. Januar Merverdiavgift i regnskapet 2013 Et stikkordsbasert oppslagsverk og nyttig supplement til lov og forskrift, meldinger og uttalelser om merverdiavgift. Januar Bokføringsloven Kr 350, Kr 675, N rwegian Accounting Act NORWEGIAN Accounting Act NORWEGIAN VAT Act Norwegian Company Legislation NORWEGIAN Company Legislation NORWEGIAN Bookkeeping Legislation revisorforeningen.no Regnskapsmessig behandling innenfor GRS, IFRS og IFRS SME Arne Bjørnstadjordet Reidar Jensen Bart Kamp Hans Robert Schwencke Børre Skisland Bokføringsloven En praktisk veiledning i bokførings reglene med konkrete eksempler og gjengivelse av lov, forskrift og uttalelser om god bokføringsskikk. Syvende utgave er oppdatert pr. 15. oktober November Finansielle instrumenter Boken omhandler regnskapsmessig behandling av finansielle instrumenter innenfor de tre regnskapsspråkene GRS, IFRS og IFRS SME. Boken er skrevet av en forfattergruppe fra fagavdelingen i BDO: Arne Bjørnstadjordet, Reidar Jensen, Bart Kamp, Hans Robert Schwencke og Børre Skisland. Januar Engelske oversettelser av norske lover Bokføringsreglene (Bookkeeping Legislation) kr 500, Merverdiavgiftsloven (VAT Act) kr 410, Regnskapsloven (Accounting Act) kr 390, Aksjelovene (Company Legislation) kr 520, Med trykt eksemplar følger en lisens til tittelens ebok. Se hele boklisten og bestill på revisorforeningen.no Alle priser er ekskl. frakt, eksp.omk. og mva.

14 14 APRIL 2013 FAGLIG INNSIKT DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET KREDITTPORTEFØLJER Nils Staib Analysesjef, Lindorff FAKTA OM INKASSO I NORGE FOTO: SHUTTERSTOCK Tapene i norske kredittporteføljer forventes å øke fremover. Det er nå vi må starte arbeidet for å få kontroll og best mulig forutsigbarhet i tap og mislighold for de neste årene. Få kjennskap til risikoen i din portefølje Norske konsumenter har etter finanskrisen opplevd en tid med en uvanlig komfortabel kombinasjon av lave renter, høy lønnsvekst, høy boligprisvekst og sterk krone. Dette har gitt oss konsumenter god valuta for kronen på utenlandsferie, for mange en høy avkasting på boligen samt stadig billigere konsumentvarer. Hverdagsøkonomien har for svært mange av oss aldri vært bedre. Men, vi vet fra tidligere at økonomien svinger. Det er sikkert at de neste fire årene nok ikke blir bedre enn i dag, men heller at risikoen for en strammere økonomi er stor. Vi ser blant annet at ungdomsledigheten igjen øker mot 10 %, at lånerenten sannsynligvis vil øke på fremover, at nordmenns gjeld er historisk høy og at eksportindu-strien forventes å miste fart og arbeidsplasser. Dette vil med all sannsynlighet påvirke misligholdet negativt fremover. Vi så en begynnende tendens i 2012, og forventer at en del grupper i samfunnet vil øke misligholdet sitt fremover og med økt fart om tidene strammer seg til. Porteføljerisiko For alle som jobber innen risk eller som jobber med kredittporteføljer, er det nå enda viktigere å benytte de mulighetene som tilbys av inkasso- eller kredittopplysningsselskapene for å få kjennskap til risikoen i sin portefølje. Det er fullt mulig å få kunnskap om hvilke Det er fullt mulig å få kunnskap om hvilke segmenter i egen portefølje som står i faresonen for å misligholde eller hvor i porteføljen risikoen har økt. segmenter i egen portefølje som står i faresonen for å misligholde eller hvor i porteføljen risikoen har økt. Verktøyene finnes, og det er kun ved å jobbe i forkant av problemet at man kan få kontroll og skaffe seg forutsigbarhet og kontroll over tapene. Scorekort, bonitetsanalyser og policyregler Det vi nå ser av utviklingstrekk, er blant annet at misligholdet har økt mest blant de noe eldre, og dette er en omvendt utvikling av hva vi så frem til finanskrisen. Dersom scorekortene eller policyreglene som benyttes i dag er basert på analyser som ble utført for noen år siden, kan de inneholde feil som gir høyere tap enn nødvendig, i tillegg til at man ikke får utnyttet salgspotensialet overfor de trygge kundene. Ta kontakt med din leverandør av analysetjenester for en gjennomgang av bonitetsanalyser og revisjon av scorekort eller kredittprosesser. INKASSO Nye tendenser i Norge 2012 hadde et rekordhøyt antall inkassosaker håndtert av inkassobyråer, 5,8 millioner saker. Det er en økning på 4% sammenlignet med % Færre inkassosaker I 2012 kom det inn nye inkassosaker i Norge. Det er en minskning fra 2011 da det kom inn nye saker. Status og endring i betalingsanmerkning Fylkene i hver sin ende av landet, Finnmark og Østfold, ligger dårligst an når det gjelder personer med betalingsanmerkninger med en prosentandel på henholdsvis 8,3% og 7,3%. Den største økningen de siste 12 månedene finner vi også i Finnmark, med en prosentandel på 0,65. Sogn og Fjordane er en klar vinner med 3,5% av befolkningen i fylket. Outsourcing av betalingskrav i en tidlig fase er den nåværende trenden for hvordan man løser dette i Norge. Det har vært en kraftig økning i gjennomsnittlig inkassobeløp siden finanskrisen, men mye tyder på at trenden er i ferd med å snu: 11 % nedgang i antall nye skyldnere i 2012 kontra 2011, men en ny vekst på 4% i siste kvartal. Endring i mislighold er i stor grad bransjerelatert I forhold til misligholdet er trenden siden 2009 mer klar; nedgang i misligholdet i året etter finanskrisen og en oppgang både i 2011 og Også den senere tids oppgang er til en viss grad bransjerelatert (utifra forskjellene på bransjenivå). Overnattings og serveringsvirksomhet markerer seg igjen negativt i KILDE: THE LINDORFF EUROPEAN CREDIT OUTLOOK, DESEMBER 2012 «Med Hogia Lønn får du alt på ett sted og systemet er billig og enkelt i bruk. Systemet er enkelt å tilpasse og det er lett å rette opp feil» Ingvild Gregenheimer, Regnskap Lønn AS Som leser av Credit and Cash Management får du halv pris på Hogia Lønn. Bestill på eller ring oss på Husk å oppgi Mediaplanet i henvendelsen!

15 EKSPERTPANEL DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET APRIL Johan Føyen siviløkonom, Føyen Management Service Marius Lund daglig leder, Total Kapital Lasse Sten daglig leder, House of Control Spørsmål 1: Hvilke tiltak er de viktigste for å oppnå god likviditet på lang sikt? Spørsmål 2: Hvilke utfordringer er vanlig å møte når man jobber for å forbedre en bedrifts resultater, og hva kan man gjøre for å overkomme disse? For å oppnå god likviditet på lang sikt er det viktig med god rapportering på driften med sammenhenger til kunnskap om markedet og hvordan bedriftens produkter og tjenester utvikler seg. Sammenhengene er ofte krevende og dyre å sette opp. Mange gjør det som et stunt når likviditeten skriker. Rådet er å sette opp gode systemer som kontinuerlig gir deg oversikt mht. kunnskapen kapen om fremtiden. Skaff nødvendig finansiering god tid i forveien. Mange be- drifter går konkurs selv om de ikke burde gjort det pga. dårlig planlegging. Sett opp gode systemer! Den vanligste utfordringen n er at det koster tid og penger å forbedre et sultat. Fokuser på salg, kostnadsstruktur re- og rasjonalisering. Å kutte kostnader må ses i sammenheng med driften. Bedriftens kalkylesystem bør alltid vise hvor og hvordan bedriften tjener penger og hvor det ikke tjenes. Sørg for løpende resultatprognoser med tidsperspektiver som viser alternative løsninger. Vurder risikoene og iverksett den beste planen det er finansielt mulig å gjennomføre. Rasjonaliser økonomiarbeidet og flytt fokuset til hva som skal gjøres. Kredittstyring, herunder etablering av gode rutiner for oppfølging av utestående fordringer, er kanskje det viktigste grepet man kan ta. Likviditetsstyring handler i stor grad om planlegging og etablering av gode styringsverktøy og er derfor avgjørende. Med gode styringsverktøy kan man ta de rette grepene i tide. Kassakreditt eller annen ekstern fleksibel finansiering med tilstrekkelig ramme er også en viktig brikke for virksomheter av en viss størrelse. Vi har fokus på å redusere kredittid og redusere tap på fordringer. Utfordringene vi møter er ofte «vedtatte» bransjestandarder på kredittid og at etablerte rutiner for oppfølging av utestående fordringer ikke etterleves eller er mangelfulle. lle. Det vil ikke alltid være mulig eller ønskelig å gjøre noe med kredittiden, men det kan lønne seg å se nærmere på den. n.hva der oppfølging av utestående fordringer, er ofte det beste å sette denne e tjenesten ut til en profesjonell gjel- aktør. Du må ha alle kostnader på «dashbordet», med mulighet for å øke eller redusere bruken i samsvar med bedriftens mål for omsetning og lønnsomhet. Når du har full kontroll, finner du uten unntak overflødig pengebruk. Beslutninger om innkjøp og nye kostnader gjøres gjerne desentralisert der behovet er. I en stor bedrift kjøpes det ofte dobbelt og trippelt opp av kostbare ressurser som kunne vært benyttet mer effektivt dersom man hadde oversikten. Enkle IT-løsninger n kan strømlinjeforme me innkjøpene. UNDERSØKELSE VISER AT KUN Dårlig tilgjengelighet på sentralbord eller kundeservice? -Sett over til oss og betal pr anrop! AV ØKONOMI- MEDARBEIDERNE STOLER PÅ TALLENE SINE ADRA MATCH BALANCER Programvare som forenkler periodeavslutningen, automatisk avstemming og dokumentasjon av alle balanse konti. Velkommen til norges største sentralbord! Telefon / salg@bellcom.no /

16 16 APRIL 2013 NYHETER Det var ikke alle butikksjefene i Coop-butikkene som var like fornøyde når det skulle innføres nye IT-systemer for planlegging og oppfølging av personalressursene i hver enkelt butikk. Men nå, snart to år senere, er det ingen som vil tilbake til de gamle systemene og den gamle måten å arbeide på, forteller Liv Skretting. Hun er nestleder for Coop Høyland og Jæren SA, som er et selvstendig DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET PERSONALKOSTNADER. Bemanning er jo en av de kostnadene som vi har mulighet til å påvirke selv, og vi legger mye ressurser inn på å ha god oversikt. Derfor benytter vi et felles IT-system som hjelper oss med dette på samtlige utsalgssteder, sier Liv Skretting, nestleder for Coop Høyland og Jæren SA. FOTO: TORGEIR STEINNES Full kontroll på Jæren Spørsmål: Hvordan holde oversikten over bemanning og lønnskostnader i kjedeforetak? Svar: Skaff et planleggingsverktøy som øker eierskapet hos den enkelte butikksjef og gir kjedeledelsen nødvendig styringsinformasjon. Liv Skretting nestleder for Coop Høyland og Jæren SA samvirkelag med en omsetning på rundt 1,1 milliarder. De 20 utsalgsstedene som hun har det øverste driftsansvaret for bemanningen på, dekker både dagligvarer med kjeden Coop Prix, Coop Extra, Coop Marked, Coop Mega og Coop OBS Hypermarked samt kjedene Coop OBS Bygg og Coop Byggmix når det kommer til faghandel. Totalt teller Coop Høyland og Jæren cirka 650 ansatte. Personalkostnader Med så mange utsalgssteder og ansatte er det viktig å holde styr på personalkostnadene, som varierer fra 6 til 14 prosent av omsetningen litt avhengig av typen utsalgssted. Bemanning er jo en av de kostnadene som vi har mulighet til å påvirke selv, og vi legger mye ressurser inn på å ha god oversikt. Derfor benytter vi et felles IT-system som hjelper oss med dette på samtlige utsalgssteder. Vi starter med å definere grunnbemanningen som den enkelte butikk skal ha og registrerer arbeidstidsavtaler på de enkelte ansatte hvor det er definert hvor mye og når alle skal jobbe. Noen utsalgssteder har ganske jevn omsetning og er forholdsvis enkle å bemanne, mens andre har voldsomme svingninger i bemanningen i forhold til sesong, og det tar vi hensyn til, forklarer Skretting. Måltall som eksempelvis omsetning blir lagt til grunn for hvor mange timer den enkelte butikk får lov til å bruke. Butikksjefen styrer Det er viktig å understreke at det er den enkelte butikksjef selv som styrer bemanningen og som avgjør forhold som permisjoner og tid for ferie i sin egen butikk. Hver uke kan han også ta ut skiftplaner som forteller nøyaktig hvem som skal jobbe når. Systemet er dessuten koblet opp mot stemplingsuret, og sammenstilt med opplysningene fra arbeidstidsavtalene og manuelle korrigeringer ved for eksempel permisjoner, er det dette 6TIPS FÅ KONTROLL PÅ BEMANNINGEN som danner grunnlaget for den enkeltes lønn som nå overføres filbasert en gang i måneden direkte inn i lønnssystemet. En annen fordel med dette er jo også at butikksjefen sitter på alle detaljene lokalt. Hvis en ansatt har spørsmål om lønnen, kan hun få svaret av butikksjefen i stedet for å henvende seg sentralt, sier Skretting. Rask rapportering På Jæren er de svært fornøyd, spesielt med den gode oversikten de har fått. Alt er samlet på ett sted. Butikkene tar ut egne ukentlige avviksrapporter, og kjedekontoret akkumulerte, noe som gjør oss i stand til å sette i verk tiltak langt raskere enn tidligere, da vi stort sett så hvordan det hadde gått i foregående måned basert på lønnsregnskapet. Så vi er fornøyd, avslutter Skretting. TOM BACKE redaksjonen@mediaplanet.com FAKTA Forretningsløsninger for personalforvaltning IT-systemene som utarbeides for forvaltning av personalressursene i en organisasjon, har som formål å sørge for rett bemanning til rett tid og på rett plass. Historikk. Basert på historiske data om omsetning og nødvendig minimumsbemanning på visse omsetningsnivåer, kan systemene beregne fremtidig bemanning i budsjettmodellen. Nøkkeltallene fra budsjettmodellene kan brukes til simuleringer når de benyttes sammen med parametre som åpningstider, omsetning og arbeidsoppgaver. Dette er med på å styrke beslutningsgrunnlaget og strukturere informasjonen som ledelsen bør ha før endelige arbeidsplaner implementeres i organisasjonen. Oppfølging. Systemene oppdaterer nøkkeltall som kostnader, timeforbruk og lønnsprosent automatisk og har varslingssystemer som gjør det mulig å fange opp avvik raskt. Dette gjør ledelsen i stand til å være tidlig ute hvis det må iverksettes bemanningsmessige tiltak. Økonomirapportering. Rapportene gir oversikt over kritiske nøkkeltall som budsjett og resultat på omsetning, lønnsprosent, omsetning per time osv. Integrasjon. Systemet kan integreres med en rekke andre IT-systemer som timeregistrering eller lønns- og regnskapssystemer og danne grunnlaget som trengs for korrekt lønnskjøring. FOTO: TORGEIR STEINNES

17 Det er lettere å redusere kostnader når du SER dem! I norske virksomheter inngås forpliktende avtaler av mange forskjellige medarbeidere. Ni av ti bedrifter har betydelige unødvendige faste kostnader på grunn av manglende oversikt over slike avtaler. Med Complete Control 4.0 tar du fullstendig stålkontroll over alle virksomhetens avtaler og eiendeler! Du lager kostnadsbudsjett og finner de totale restforpliktelsene i løpet av sekunder. Du varsles når avtaler bør sies opp eller vurderes. Du slutter å betale for ting du ikke har bruk for! Ta kontroll NÅ! Ring i dag! post@houseofcontrol.no

18 18 APRIL 2013 FAGLIG INNSIKT DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET Outsourcing er en sterk trend som påvirker næringslivet internasjonalt og nasjonalt i stadig sterkere grad. Antall virksomheter som setter ut tjenester innen økonomiområdet, IKT, renhold mv. øker. Vi registrerer også at stadig større virksomheter benytter muligheten til å sette ut visse administrative funksjoner. Fokuser på kjernevirksomheten Regnskapsbransjen er ung den skjøt fart som en konsekvens av merverdiavgiftslovens (1969) krav om terminvise oppgaver. Regnskapene måtte føres jevnlig og etterspørselen etter regnskapsførere økte. Antall autoriserte regnskapsførere har økt fra 5000 til i perioden Av landets over virksomheter har mer enn outsourcet hele eller deler av økonomifunksjonen. Mer enn 70 prosent av virksomhetene med færre enn fem ansatte benytter en autorisert regnskapsfører. En bransje i endring Regnskapsbransjen er i omstilling, og vi forventer betydelige endringer i så vel tjenestespekteret som rollen til regnskapsfører. Bakgrunnen for endringen er hovedsakelig den teknologiske utviklingen og endringer i kundebehov. Den teknologiske utviklingen har resultert i en betydelig effektivisering av regnskapsproduksjonen ikke minst forventes økningen i elektroniske bilag og utbredt bruk av internettbaserte regnskapssystemer å bidra til at regnskapene blir raskere oppdatert. Høyere utdanningsnivå, raskere tempo og økt profesjonalisering i næringslivet har skapt endrede og nye behov hos kundene. På økonomiområdet har det hovedsakelig vært løpende bokføring, terminoppgaver og årsoppgjør som har utgjort hovedproduktene, men de senere år har etterspørselen etter fakturering, lønn og remittering økt. Den nye trenden er økte behov for gode råd på økonomiområdet. Regnskapsførerrollen endres som følge av dette, og vil i fremtiden inneholde mindre produksjon og mer kontroll og rådgivning. Hvorfor outsource? Historien forteller oss at næringslivet outsourcer økonomifunksjoner både i opp- og nedgangstider, først og fremst for å frigjøre ressurser til kjernevirksomhet. Konkurransen øker og det handler om å være først og best om å tilby de beste produktene og tiltrekke seg de beste kundene. Dette er krevende, og mange virksomheter velger derfor å avlaste seg ved å engasjere ekstern bistand på økonomiområdet. Outsourcing frigir tid til viktige oppgaver som strategiarbeid, forretningsutvikling og ledelse. I tillegg er det viktig å redusere sårbarhet på flere områder, særlig på personalområdet. Å slippe å ta ansvar for opplæring og vedlikehold av kompetanse og problemer som oppstår ved sykdom, ferie og annet fravær betyr avlasting. Ved å outsource får man tilgang til et større kompetansemiljø, og man betaler kun for det som forbrukes til enhver tid. Mange virksomheter ønsker å slippe arbeidet tilknyttet anskaffelse og drift av økonomisystemer og ikke minst de opplæringskostnader som er forbundet med dette. Det er ikke tvil om at den rivende teknologiske utviklingen de siste årene har betydd enormt for viljen til å outsource. Endringen i loven Men et av de aller viktigste argumentene for å outsource økonomifunksjoner skyldes et stadig mer komplisert regelverk. Skattelov, merverdiavgiftslov, bokføringslov, regnskapslov mv. endres kontinuerlig, og dermed blir det et enkelt valg å engasjere et fagmiljø som har nettopp denne kompetansen som sin kjernevirksomhet. Mange bedriftsledere bruker outsourcing som virkemiddel for å skaffe seg en kvalifisert samtalepartner som sammen med ledelsen følger bedriftens økonomi over tid og er tilgjengelig på kort varsel. SANDRA RIISE Administrerende direktør, NARF Har din bedrift riktig kompetanse? Prime People Velg riktig rekrutteringspartner, vi rekrutterer og leier ut mennesker med ambisjoner Ledere - spesialister - nøkkelpersonell Telefon: Oslo - Stavanger - Bergen

19 Ny kundesenterløsning for KLP Da KLP skulle flytte inn i nytt bygg valgte de å oppgradere sitt Call Center og sitt sentralbord system. Etter at de hadde sent ut sin kravspesifikasjon fikk de samme svar fra alle tilbyderne: «kjøp Trio Enterprise!» Nye muligheter I forbindelse med den planlagte flyttingen til nye lokaler, ønsket KLP å bytte ut sitt gamle Contact Center. Det første man ønsket var å bytte til et helhetlig system som kunne håndtere flere lokasjoner, flere type henvendelse som: telefoni, e-post og Chat. Det var viktig å finne et system hvor man kunne samle alle funksjoner i et system, uten å være begrenset til lokasjon, eller til den telefon agenten brukte. KLP hadde begrenset statistikkløsning, sanntidsoversikt var så godt som fraværende. En ny løsning måtte derfor ha statistikkverktøy med gode rapportmuligheter og en detaljert sanntidsoversikt. Ett nytt system måtte ha følgene egenskaper: Være tilgjengelig uavhengig av lokasjon og telefonenhet Lett å administrere Agentgruppene må enkelt kunne ta over for hverandre Ha en detaljert sanntidsoversikt Kunne måle servicegrad og svarprosent Bidra til god kundeservice Bidra til rettbemanning til en hver tid En løsning for samordnet kommunikasjon Kundesenterløsning Trio Enterprise ble valgt som løsning. En sentral installasjon som styrer agentene i Oslo og i Bergen. Trio Enterprise håndterer de forskjellige oppgavene som kundesenteret betjener i dag. Alle oppgavene kommer inn i samme køliste. Agentene får en helhetlig oversikt over de tjenestene og oppgavene de betjener. Alle oppgavene prioriteres individuelt, og fordeles i henhold til kompetanse og rolle. Agent klienten gir alle agentene en detaljert sanntids informasjon om agentstatus og servicegrad. Systemet varsler dersom bemanningen blir for lav eller ventetiden for høy. Da systemet har en enkel og intuitiv administrasjonsmeny kom KLP raskt i gang. Et Call Center trenger ofte justering, dette er noe som KLP raskt og enkelt håndt erer selv uten driftsavbrudd. Synergier med et sentralt system er at når ett kundesenter har lav bemanning eller trenger å stenge helt, kan trafikken automatisk eller manuelt styres over til en av de andre kunde sentrene. Dette gjør det enkelt å holde avdelings møter, kjøre kurs avdelingsvis og nesten fjerne behovet for å ta inn vikarer i slike tilfeller. Sentralbord Det var et enkelt valg for KLP å legge sentralbordtjenesten inn i samme system. En stor synergieffekt er at sentralbordet ikke bare kan koble samtaler til personer men også direkte til Contact Center tjenestene. Når man setter samtalen over til en tjeneste, ser man status på tjenesten og beregnet ventetid før man kobler samtalen. Kalenderkoblingen har forbedret kvaliteten på sentralbordet. De fleste bruker elektronisk kalender, fraværsinformasjonen kommer automatisk opp på sentralbordet, noe som gjør det enkelt å gi riktig beskjed og koble til ledig konsulent. Med de intuitive og enkle søkemetodene i Trio er det enkelt å finne frem til aktuell person, avdeling, stilling, funksjon osv. En ting som var viktig for sentralbordet var å kunne søke på hvilke kundekonsulenter som dekker de forskjellige fylkene. Man la da denne informasjonen i et ekstrafelt og skapte et kombinasjonssøk for dette. *Sentralbordtjenesten har samme kø funksjoner og statistikk som Trio Contact Centeret. Målbar forbedring Når Trio Enterprise ble tatt i bruk fikk KLP tilgang til langt bedre målinger enn tidligere. De merket med en gang en markant forbedring og har siden klart å holde seg på ønsket servicenivå. Kundeopplevelsen er viktig for KLP. Når det blir kø skal kunden få informasjon via oppleste kømeldinger om at trafikken er stor og kunden kan benytte seg av call me back uten å miste sin plass i køen. Dataene brukes til å opprettholde det gode servicenivået, og til bemanningsplanlegging. Hver agent kan se sanntidsstatistikk i Trioklienten, og om man skulle jobbe et annet sted som for eksempel på hjemmekontor, vil man fortsatt ha full oversikt. «Det å ha gode rapporter har hjulpet oss å bli bedre», sier Therese Hildebrand Berger som har vært ansvarlig for implementeringen. Videre sier hun med et smil: «jeg husker ikke om det var et krav, men toveis kalenderkobling er vi veldig fornøyd med, fordi det gjør det enkelt å legge inn fravær i Trio som også blir synlig for alle ansatte via deres kalender». Om KLP Kommunal Landspensjonskasse (KLP) er et av Norges største livsforsikringsselskap. Selskapet leverer pensjons-, finans- og forsikringstjenester til kommuner og fylkeskommuner, helseforetak og til bedrifter både i offentlig og privat sektor samt til ansatte hos disse. KLP konsernet har en forvaltningskapital på 271,7 milliarder kroner. Det formelle navnet på morselskapet er Kommunal Landspensjonskasse gjensidig forsikringsselskap. KLP og datterselskapene har til sammen 750 ansatte. Konsernet leverer trygge og konkurransedyktige produkter og tjenester innen: Pensjon og pensjonskasse tjenester Bank Skadeforsikring Fond og kapitalforvaltning Eiendom KLP er ledende leverandør av tjenestepensjon til offentlig sektor og virksomheter med tilknytning til denne. Morselskapets gjensidige eiermodell, der en kunde også er eier, gjør at KLP til enhver tid skal levere produkter i dialog med kundene. Trio Enterprise installert hos KLP

20 Millioner av aha-opplevelser gjennom 30 år Sticos Oppslag - nå med praktiske veivisere Sticos har gjort komplisert regelverk forståelig og tilgjengelig i 30 år. Dine problemstillinger innen regnskap, lønn og personal har vi svaret på. Fagsupport er inkludert dersom du trenger mer hjelp. Nå lanserer vi i tillegg praktiske veivisere i Sticos Oppslag. Her får du verktøy som guider deg gjennom ulike arbeidsprosesser trinn for trinn. Vi viser deg i praksis hvordan du utfører oppgavene, og du får automatisk generert de dokumentene du trenger. Du guides gjennom prosesser som styrearbeid, ansettelse og oppfølging av nyansatte eller skattemessig behandling ved pendling fra utlandet og slik gjør vi jobben lettere for deg. Igjen. I mai lanseres den første pakken med veivisere, og det vil komme mange flere fremover. Se eller ring for mer informasjon. KOMPETANSESENTERET FOR REGNSKAP, LØNN OG PERSONAL 30 år