Invitasjon til leverandørseminar

Transkript

1 Invitasjon til leverandørseminar Anskaffelse av usterile engangshansker til helseforetakene Informasjon og veiledning om hva leverandøren må ha på plass for å kunne innfri etiske kvalifikasjons- og kontraktskrav i den aktuelle konkurransen. Dato: 11. oktober 2013 Sted/adresse: Park Inn by Radisson, Gardermoen Tidspunkt: Kl. 09:00 12:00 (Registrering og kaffe/te fra 8:30) Målgruppe: Påmelding: Arrangør: Leverandører som planlegger å levere tilbud i anskaffelse av usterile engangshansker Påmelding til Hanna Udnæs Hoel på epost hoha@hinas.no. Det settes en begrensning på to personer pr. leverandør. Påmelding innen fredag 4. oktober Helseforetakenes Innkjøpsservice AS (HINAS), i samarbeid med Initiativ for etisk handel (IEH) Bakgrunn for etiske krav Et økende antall offentlige virksomheter stiller etiske krav i sine anskaffelser. Det er flere grunner til det. De politiske signalene er tydelige: Offentlige virksomheter skal etterspørre miljøvennlige varer som er produsert etter høye etiske og sosiale standarder, er meldingen fra Regjeringen i handlingsplaner og stortingsmeldinger. En annen viktig grunn handler om forvaltning av fellesskapets ressurser. Det er dokumentert at varer kjøpt over offentlige budsjetter er produsert under kritikkverdige og ulovlige forhold. Oppdragsgiver vil derfor sette et ekstra fokus på dette i denne anskaffelsen. Men det er ikke bare oppdragsgiver som har et ansvar. Leverandørene må også påse at de varene som leveres til offentlige virksomheter er produsert på en etisk forsvarlig måte. På denne bakgrunn stiller Oppdragsgiver i denne konkurransen etiske kvalifikasjons- og kontraktskrav. Manglende etterlevelse av kvalifikasjonskrav gir grunnlag for avvisning. Leverandørkonferansen gir leverandører som planlegger å delta i konkurransen mer informasjon om de kravene som stilles, hvordan Oppdragsgiver følger opp kravene og hvordan leverandører kan jobbe systematisk og målrettet med etisk handel for å imøtekomme kravene.

2 Program Tid Sak Ansvarlig 9:00-09:15 Velkommen Hanna Udnæs Hoel, prosjektleder, HINAS 09:15-10:15 Hvordan oppfylle kvalifikasjons- og kontraktskrav knyttet til etisk handel? Magne Paulsrud, seniorrådgiver, Initiativ for etisk handel 10:15-10:30 Pause 10:30-11:30 Hvordan oppfylle kvalifikasjons- og kontraktskrav knyttet til etisk handel? Magne Paulsrud, seniorrådgiver, Initiativ for etisk handel 11:30-11:50 Spørsmål fra leverandørene 11:50-12:00 Oppsummering og avslutning Hanna Udnæs Hoel, prosjektleder, HINAS Merk: Dette leverandørseminaret gjelder kun de etiske kvalifikasjons- og kontraktsvilkår i den aktuelle konkurransen. Det gis her ikke anledning til å ta opp spørsmål knyttet til andre forhold ved konkurransen. AGENDA PROSJEKTMØTE // 2

3 Utdrag fra konkurransegrunnlag 2.3 Etisk handel Det er et krav at tilbyder skal ha etablert et kvalitetssikringssystem for etisk handel, som skal sikre at tilbyder er egnet til å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene for etisk handel, se vedlegg Etiske krav til leverandøren. Dette innebærer at tilbyder har metoder for kvalitetssikring, som beskriver hvordan selskapet arbeider for å etterleve krav til etisk handel i virksomheten og i leverandørkjeden. For å oppfylle dette krav, må tilbyder oppfylle følgende fire delkrav: System for sporbarhet i leverandørkjeden Tilbyder skal ha et system for sporbarhet som til enhver tid gir oversikt over hvilke leverandører (inkl. agent/produsent) som direkte medvirker i produksjon av hanskene og i hvilke land disse er lokalisert. Dokumentasjonskrav Tilbyders system for sporbarhet i leverandørkjeden Vedlegg svarskjema Etisk handel, pkt System for sporbarhet i leverandørkjeden Retningslinjer for etisk handel/code of Conduct/ Supplier Code of Conduct (CoC) Tilbyder skal ha retningslinjer for etisk handel, ofte omtalt som Code of Conduct eller Supplier Code of Conduct (CoC) som skal gjelde for tilbyders leverandørkjede knyttet til anskaffelsen. Dersom tilbyder ikke har vedtatt egen CoC, men baserer seg på morselskapets eller underleverandørers CoC skal tilbyder fremlegge morselskapets/underleverandørers CoC og en erklæring om at disse er gjeldende for tilbyder og tilbyders leverandørkjeder. Erklæringen skal være signert av en person hos tilbyder som har fullmakt til å signere denne. Tilbyders CoC skal som et minimum inneholde de samme elementer som Oppdragsgivers kontraktsvilkår for etiske handel, jf. vedlegg Etiske krav til leverandøren MERK: Retningslinjer for etisk handel er ikke det samme som retningslinjer for adferd/opptreden for egne ansatte i virksomheten, som gjerne omtaler forhold som respekt, høflighet, pålitelighet, korrupsjon mv. Dokumentasjonskrav retningslinjer for etisk handel/code of Conduct Vedlegg Svarskjema Etisk handel, pkt Retningslinjer for etisk handel/code of Conduct/Supplier Code of Conduct (CoC)

4 2.3.3 Formidling av Code of Conduct i leverandørkjeden Tilbyder, eventuelt morselskapet/underleverandør, skal ha formidlet CoC skriftlig til aktørene i leverandørkjeden for denne anskaffelsen, det vil si til de aktørene som inngår i system for sporbarhet i leverandørkjedene, jf. delkrav ovenfor. Dokumentasjonskrav Formidling av Code of Conduct i leverandørkjeden Vedlegg Svarskjema Etisk handel, pkt Formidling av Code of Conduct i leverandørkjeden System for oppfølging av Code of Conduct i leverandørkjeden Tilbyder skal ha et tilfredsstillende system for oppfølging av leverandørkjeden, for å påse at CoC etterleves for denne anskaffelsen. Systemet skal som et minimum omfatte alle ledd fra og med tilbyder til og med det ledd der produksjon av den endelige varen finner sted. Dokumentasjonskrav System for oppfølging av Code of Conduct i leverandørkjeden Vedlegg Svarskjema Etisk handel, pkt System for oppfølging av Code of Conduct i leverandørkjeden

5 Svarskjema Etisk handel System for sporbarhet i leverandørkjeden Fylles ut i henhold til konkurransegrunnlaget pkt Tilbyders navn: Deltilbud Deltilbud 1: Latexhansker Deltilbud 2: Nitrilhansker Deltilbud 3: Vinylhansker Deltilbud 4: Bomullshansker Kryss av for hvilke deltilbud det gis tilbud på (ett eller flere) Det skal vedlegges en beskrivelse av leverandørkjeden, for eksempel leverandørkjedekart, for de deltilbud man gir tilbud på. Merk! Det skal lages et skjema per. deltilbud Leverandørkjeden skal som et minimum omfatte alle ledd fra og med tilbyder til og med det ledd der produksjon av den endelige varen finner sted. I skjemaet må tilbyders virksomhet tydelig fremkomme. Deretter følger neste ledd, (for eksempel agent eller annet mellomledd), og produsent / den som ferdigstiller varen, i dette tilfellet der hanskene produseres. For hvert ledd skal det oppgis følgende opplysninger: Firmanavn Adresse Region, Land Redegjørelse for hvilke rolle de enkelte firmaene har (for eksempel tilbyder, agent, produsent, andre roller) Det bekreftes at et leverandørskjema pr. deltilbud er vedlagt tilbudet Signatur

6 Dette er et eksempel på leverandørkjedekart (Tegn leverandørkjedekart som passer din virksomhet/ viser deres organisering.) Tilbyders navn, Adresse, Land Agent/mellomledd: Bedrift AS Adresse, Land Produsent: Bedrift AS Adresse, Land Der varen ferdigstilles: Bedrift AS Adresse, Land

7 2.3.2 Retningslinjer for etisk handel/ Code of Conduct/ Supplier Code of Conduct (CoC) Fylles ut i henhold til konkurransegrunnlaget pkt Tilbyders Navn: Det bekreftes at tilbyders (eller morsselskap/underleverandørs) CoC eller tilsvarende er vedlagt tilbudet (CoC kan være på engelsk) Tilbyders CoC skal som et minimum inneholde de samme elementer som Oppdragsgivers kontraktsvilkår for etiske handel, jf. vedlegg Etiske krav til leverandøren: Forbud mot barnearbeid (i samsvar med FNs barnekonvensjon artikkel 32 og ILO-konvensjon nr. 138 og 182) Forbud mot tvangsarbeid/slavearbeid (i samsvar med ILO-konvensjon nr. 29 og 105) Forbud mot diskriminering (i samsvar med ILO-konvensjon nr. 100 og 111) Rett til organisasjonsfrihet og rett til kollektive forhandlinger (i samsvar med ILO-konvensjon nr. 87 og 98) Etterlevelse av følgende bestemmelser slik de er beskrevet i nasjonal lovgivning: lønns- og arbeidstidsbestemmelser bestemmelser om helse, miljø og sikkerhet bestemmelser om regulære ansettelser Bestemmelser om brutal behandling Bestemmelser om lovfestede forsikringer og sosiale ordninger Henvis til punkt/side i CoC Henvis til punkt/side i CoC Henvis til punkt/side i CoC Henvis til punkt/side i CoC Henvis til punkt/side i CoC

8 Det bekreftes at den innsendte CoC gjelder for tilbyders leverandørkjede knyttet til denne anskaffelsen Dersom tilbyder baserer seg på morselskapets eller underleverandørens CoC: forpliktelseserklæring er signert og lagt ved tilbudet. Signatur

9 2.3.3 Formidling av Code of Conduct i leverandørkjeden Fylles ut i henhold til konkurransegrunnlaget pkt Tilbyders Navn: Det bekreftes at tilbyder har kommunisert CoC skriftlig til aktørene i leverandørkjeden (minimum alle ledd fra og med tilbyder til og med det ledd der produksjon av den endelige varen finner sted), for denne anskaffelsen. Dersom tilbyder baserer seg på morselskapets eller underleverandørens CoC: Det bekreftes at morselskap/ underleverandør har kommunisert CoC skriftlig til aktørene i leverandørkjeden (minimum alle ledd fra og med tilbyder til og med det ledd der produksjon av den endelige varen finner sted), for denne anskaffelsen. Dokumentasjon på skriftlig kommunikasjon av CoC er vedlagt tilbudet. (Dokumentasjon kan være på engelsk og kan for eksempel være kopi av epost, brev eller lignende) Signatur

10 2.3.4 System for oppfølging av Code of Conduct i leverandørkjeden Fylles ut i henhold til konkurransegrunnlaget pkt Tilbyders Navn: Tilbyder skal redegjøre for hvordan tilbyder vil følge opp CoC i leverandørkjeden for denne anskaffelsen. Redegjørelsen skal som et minimum inneholde de opplysninger som etterspørres nedenfor. (Ved behov for ytterligere dokumentasjon kan inntil en A4 side vedlegges) Hvem hos tilbyder vil være ansvarlig for oppfølging av CoC i leverandørkjeden i kontraktsperioden, eventuelt oppfølging av morselskap / underleverandør dersom tilbyder baserer seg på deres CoC? Oppgi navn og kontaktinformasjon Hvilke konkrete tiltak planlegger tilbyder å gjennomføre i kontraktsperioden for å se om CoC etterleves i leverandørkjeden? Oppgi tidsestimater for når tiltakene er planlagt gjennomført Hvem, hos tilbyder eller annen part, vil gjennomføre tiltakene? Oppgi navn, stilling og kontaktinformasjon Gi beskrivelse av hvordan systemet håndterer avvik fra CoC Ytterligere beskrivelse Signatur

11