Saksbehandler: Per Olav Horne Arkiv: 040 &11 Arkivsaksnr.: 02/ Dato:

Transkript

1 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Per Olav Horne Arkiv: 040 &11 Arkivsaksnr.: 02/ Dato: NYTT PRISREGULATIV FOR ARBEIDS- /GRAVETILLATELSER, VARSLINGSPLANER OG KVALITETSFORRINGELSE VED ARBEIDER PÅ ELLER NÆR OFFENTLIG VEI INNSTILLING TIL: Formannskapet driftsyret for økonomi og plansaker/bystyret Administrasjonens innstilling: 1. Forslag til nytt prisregulativ for virksomhetene Trafikk, parkering og torg, og Park, idrett og vei datert vedtas. 2. Prisregulativet trer i kraft fra etter at kunngjøring er foretatt. Nils Fr. Wisløff rådmann Heidi Lohne trafikksjef Torstein Busland virksomhetsleder

2 Saksutredning: SAMMENDRAG: I denne sak legges fram forslag til nytt prisregulativ basert på at kommunen for refundert deler av sine kostnader ved behandling av arbeids- /gravetillatelser, utarbeidelser av varslingsplaner for arbeider på eller nær offentlig vei og refusjon for kvalitetsforringelse på vei eller veikropp. HENSIKT: Den som skal ha behandlet søknad i kommunen må refundere deler av de kostnader kommunen har med den administrative behandlingen og etterkontroll, og den kvalitetsforringelsen det blir av graving i vei og veikropp. BAKGRUNN: I bystyrets behandling av 1. tertialrapport 2002 den (sak 85/02) ble det vedtatt at selvkostprinsippet skulle innføres for flere kommunale tjenester. Virksomhetene Trafikk, parkering og torg (TPT) og Park, idrett og vei (PIV) har, etter å ha undersøkt gjeldene regelverk og praksis fra flere andre kommuner, arbeidet frem et forslag om å dekke inn deler av de kostnader kommunen har. Dette knytter seg til utstedelse av arbeids- /gravetillatelse, utarbeidelse av varslingsplaner for arbeid på eller nær off. vei og refusjon ved kvalitetsforringelse av vei eller veikropp. Kommunens økonomiplan for baseres på at kostnadene refunderes av den som skal ha behandlet en søknad. FAKTA: Forskrift om varsling av arbeid på offentlig vei gjelder for varsling og sikring av alle arbeider på eller nær offentlig vei. For riks- og fylkesvei er regionveikontoret ansvarlig myndighet for arbeidsvarsling, og for kommunal vei er formannskapet ansvarlig myndighet. For riks- og fylkesvei hvor kommunen har fått myndighet etter veiloven, jf. 17, 18 og 32, er formannskapet ansvarlig myndighet etter disse forskrifter. I veiledningen og de utfyllende retningslinjene til forskriften er det en forutsetning at regionveikontoret/formannskap delegerer sin myndighet og gir instruks om hvordan denne myndigheten skal brukes. Myndigheten kan bare delegeres til det nivå i organisasjonen som innehar den nødvendige kompetanse. Ihht delegasjonsvedtak har kommunen hatt ansvar for veivedlikeholdet av de fleste riks- og fylkesveiene i kommunen og da også ansvaret for å gi arbeids- /gravetillatelser. Ved årsskiftet 02/03 tok Statens vegvesen (SVV) tilbake deler av veivedlikeholdet, dette knytter seg til de fleste riksveiene. Saksmengden vil derfor bli noe lavere og de tyngre sakene vil bli noe færre. Dette vil isteden utløse en koordineringsoppgave, da bruk av den ene eller andres veier må godkjennes av den som har ansvaret for den enkelte vei, ved f. eks omkjøringer m.m. Kostnader ved dette vil ikke kunne kreves refundert. Drammen kommune har tidligere utarbeidet en Instruks for graving i Drammen kommune (graveinstruksen). Denne vil bli revidert slik at den samsvarer med det regulativ som nå foreslås og de endringer som er foretatt mellom SVV og kommunen på de ulike veikategoriene. Alle gravearbeider på offentlig vei skal ha en gravetillatelse og arbeidstillatelse med godkjent varslingsplan og evt. skiltvedtak. Alle andre som skal utføre arbeid på eller ved offentlig vei, eks. lifter, stillaser, andre trafikkreguleringer ved arbeid på vei som ikke er graving, skal også ha tillatelse, men da bare en arbeidstillatelse med godkjent varslingsplan og evt. skiltvedtak.

3 SAKSMENGDE 2002: Riksvei Fylkesvei Kommunal vei Sum Gravetillatelse Arbeidstillatelse I de fleste tilfellene vil gravearbeider i off. vei kreve både arbeids- og gravetillatelse. Dersom det foregår arbeid på privat grunn og det er nødvendig å benytte off. vei til plassering av utstyr, maskiner m.m. medfører dette kun arbeidstillatelse. VURDERINGER: 1. Priser skal være forutsigbare for kunden og enkle å håndtere for kommunen. Prisene baserer seg på erfaringstall og et gjennomsnitt av tid medgått til saken. F.eks. kan en liten regulering i området med små muligheter for omkjøringer kreve mer arbeidsinnsats pga. samhandling med eksterne, eks. politi, vegvesen og kollektivselskap, enn enklere innsnevringer/stenginger av veier med liten trafikk hvor det er gode omkjøringsmuligheter som lager liten forstyrrelse i trafikkbildet. Ensidig vektlegging av medgått tid har den følgen at det kan være vanskelig å forutsi hva prisen blir før saken er ferdig behandlet. Administrasjonen har valgt å gå videre med en modell som i hovedsak baseres på at prisene i hovedprinsippet er enhetspriser, men at disse i større grad kvalitetssikres opp mot reelt medgått arbeid dvs. reelle kostnader. I høringsuttalelsene er det kommentert at det kan virke uhensiktsmessig å kreve en refusjon fra utførere som har oppdrag for kommunen, da utgiftene igjen vil ble ført tilbake til kommunen. Det er tidligere vedtatt at kommunen skal arbeide etter en såkalte bestiller/utførermodell. Denne modellen har bla. til hensikt å synliggjøre tjenestens kostnader. Derfor vil en virksomhet som genererer arbeid i andre virksomheter måtte ta høyde for at dette er arbeid som medfører noe kostnader. 2. Kvalitetsforringelse av vei og veikropp Det er kommunens erfaring at graving i vei og veikropp medfører en framskyndet kvalitetsforringelse som humper, dumper, hull o.l. For veieier medfører dette økte drifts- og vedlikeholdskostnader knyttet til asfaltlapping, nyasfaltering o.l. De foreslåtte refusjonssatsene kan synes lave for denne type kvalitetsforringelse som her påpekes, men kommunen har valgt å legge seg på samme nivå som nærliggende kommuner. I de tilfeller der det er åpenbart at gravearbeidene medfører at veien og veikroppens kvalitet opprettholdes eller eventuelt heves, foreslås at refusjon for kvalitetsforringelse ikke innkreves. Ut fra en rimelighetsbetraktning synes det heller ikke riktig å innkreve refusjon for kvalitetsforringelse for arbeider hvor entreprenøren pålegges krav om full utkiling og at veien asfalteres i minimum 25 meters lengde (maskinlegging) jf. pkt i graveinstruksen. For å sikre at egenkontrollskjema innleveres til kommunen fra entreprenørene etter at arbeidet er meldt ferdigstilt, foreslås mulighet for kommunen å ilegge høyeste refusjon for kvalitetsforringelse når dette ikke skjer innen tre -3- uker. 3. Regulativet skal sees i sammenheng med avtale om saksbehandlingstid I graveinstruksen er det inntatt punkt om saksbehandlingstid ved behandling av saker som skal gravemeldes. I utgangspunktet er det satt en saksbehandlingstid på 1-5 dager. Saksbehandlingstiden varierer etter hvor komplette søknadene er. I saker som ikke er gravetillatelser vil vi legge de samme saksbehandlingstidene til grunn. Bystyret har fattet vedtak om at det skal innføres serviceerklæringer i

4 kommunen. Det nedfelles nå som prinsipp at når kommunen inngår en serviceerklæring som forplikter kommunen på saksbehandlingstid, kan oversittelse av fristen medføre redusert/frafalt gebyr. Dette under forutsetning av at kommunen selv har skyld i at fristen ble oversittet. Videre åpnes det for at det kan avtales gjennom serviceerklæring, både økning eller reduksjon av gebyrene hvis en sak avtales med kortere eller lengre behandlingstid, enn den normerte behandlingstiden. 4. Drammen skal ikke "prise seg ut" I arbeidet med prisregulativet har det blitt innhentet tall fra Oslo, Bærum og Lørenskog kommuner, som det er naturlig å sammenligne seg med. I Oslo kommune legges det på et saksbehandlingsgebyr og et administrasjon/kontrollgebyr på alle saker, som utgjør tilsammen kr. 1149,-. Lørenskog og Bærum kommuner har ett saksbehandlingsgebyr på kr. 1500,- Administrasjonens forslag til satser er anslått ut fra både prinsippet om selvkost og hensynet til å ligge under nivået til sammenlignbare kommuner. Administrasjonen vil arbeide for å ytterligere effektivisere tjenestene. Det er derfor en forutsetning at prinsippet om å benytte elementer i selvkostprinsippet ikke skal benyttes slik at kommunen ikke arbeider for å effektivisere tjenestene slik at disse kan bli bedre og rimeligere. Høringsuttalelser Prisregulativet er sendt ut på høring til flere sentrale aktører i markedet, myndigheter, interne virksomheter og andre som kan ha innspill til regulativet. Et mer utfyllende sammendrag av disse med kommentarer finnes i vedlegg 2 og alle høringssvar er vedlagt i vedlegg 3.. De vesentligste uttalelsene er: Utkastet som ble sendt på høring ble på enkelte punkter oppfattet noe uklart. I administrasjonens vedlagte forslag til regulativ er det med bakgrunn i kommentarene gjort noen endringer. De fleste knytter seg til formuleringer. Derimot har vi valgt å ikke gjøre endringer i de satser som er foreslått da disse er gjennomgått på nytt og funnet forsvarlige. Flere av kommentarene knytter seg til forholdet mellom regulativet og graveinstruksen. Det som måtte gjelde graveinstruksen vil bli tatt under revisjon av denne. ANBEFALING: Rådmannen anbefaler at forslag til nytt prisregulativ vedtas og settes i kraft fra etter at det er kunngjort. Trykte vedlegg: 1. Forslag til prisregulativ datert Utdrag fra høring. 3. Høringsuttalelser, 5. stk.

5 Vedlegg 1: Prisregulativ for arbeids-/gravetillatelse, utarbeidelse av varslingsplaner ved arbeider på eller nær offentlig vei og kvalitetsforringelse på vei og veikropp Vedtatt av Drammen bystyre den xx.xx.xx Kap. I Alminnelige bestemmelser. 1. Betalingsplikt, betalingssatser Alle som får utført tjenester etter dette regulativ skal refundere kostnadene etter de satser som fremgår av regulativet. Kommunen fastsetter i alle saker hvilke punkter i regulativet det skal betales for. Merverdiavgift beregnes ikke ved oppkreving av kostnadsrefusjonen, jf. Forskrift (Nr. 55) om avgiftsfritak for visse tjenester som gjelder offentlig veg. 2. Tidspunktet for refusjon Refusjon beregnes etter de satser som gjelder på det tidspunkt planforslag, fullstendig søknad, tilleggs- eller endringssøknad, melding, rekvisisjon eller bestilling foreligger. Kravet rettes til den som har underskrevet søknaden som utførende firma, rekvirent eller bestiller. 3. Betalingstidspunkt Forfallsdato er 21 dager etter fakturadato. Ved manglende betaling påløper purregebyr og renter, og saken sendes til innfordring. Klage på refusjonen utsetter ikke betalingsfristen. Kommunen har anledning til å stoppe arbeider dersom det ikke er betalt til rett tid. Så lenge det ikke betales, kan kommunen nekte å fatte/gi nye vedtak/tillatelser i samme sak eller for samme firma. 4. Regulering av satsene/myndighet. Satsene i regulativet kan reguleres årlig av bystyret. Nye satser skal kunngjøres. 5. Nedsettelse og frafallelse av refusjon (urimelig refusjon) 5.1 Urimelig refusjon Hvis satsene anses å bli åpenbart urimelig i forhold til det arbeid og de kostnadene kommunen har hatt med saken, eller anses åpenbart urimelig av andre grunner, kan kommunen av eget tiltak eller etter henvendelse fra søker fastsette til annen sats enn den som er benyttet. Feilaktig utregnet refusjon kan rettes av eget tiltak. 5.2 Blir en søknad trukket før kommunen eller avslått før kommunen har rukket å nedlegge nevneverdig arbeid med saken, kreves ikke betaling. 5.3 Saksbehandlingstid Som saksbehandlingstid benyttes de regler som er i Instruks for graving i Drammen kommune. Det kan avtales særskilt at refusjon blir redusert/frafalt hvis kommunen ikke overholder saksbehandlingstiden. Vilkår for dette er at overskridelse av saksbehandlingstiden skyldes forhold

6 kommunen er ansvarlig for. 6 Igangsetting uten tillatelse/ulovligheter Dersom et arbeid igangsettes uten at tillatelse er gitt, ilegges høyeste sats for arbeidstillatelse. Den som utfører ikke godkjent arbeid kan også nektes utstedt grave-/arbeidstillatelse for kortere eller lengre tid, jf. Forskrift om varsling av arbeid på vei Klageadgang. Det er ikke adgang til å klage på bystyrets legale vedtak om regulativet. Kommunens avgjørelse om refusjonen anses rimelig jf. 5.1 kan påklages etter reglene i Forvaltningsloven 28. Klage utsetter ikke betalingsfristen.

7 KAP. II Gravetillatelse For utstedelse av gravetillatelse på offentlig vei skal kostnader knyttet til saksbehandling, etterkontroll og kvalitetsforringelse av vei og veikropp refunderes helt eller delvis. Definisjoner: Gravetillatelse tillatelse om å få grave i offentlig vei etter Veiloven 32, jf. 57. Satser for refusjon Refusjon for saksbehandling og etterkontroll kr. 300,- pr. gravetillatelse Kostnadsrefusjon for kvalitetsforringelse av vei og veikropp Pris/kr Oppgravde arealer fra 0 10 m Oppgravde arealer fra m Oppgravde arealer fra m Oppgravde arealer over 51 m Det skal betales en erstatning for forventet økning i fremtidige driftskostnader som følge av gravingen. Erstatningen betegnes i denne sammenheng som kostnadsrefusjon for kvalitetsforringelse. Kvalitetsforringelsen er størst ved små gravinger. Visse gravinger medfører ingen kvalitetsforringelse. Det er kommunens erfaring at graving i vei og veikropp medfører en framskyndet kvalitetsforringelse som humper, dumper, hull o.l. For veieier medfører dette økte drifts- og vedlikeholdskostnader knyttet til asfaltlapping, nyasfaltering o.l. I de tilfeller der det er åpenbart at gravearbeidene medfører at veien og veikroppens kvalitet opprettholdes eller eventuelt heves, kreves det ikke refusjon for kvalitetsforringelse. Det vil heller ikke bli krevet refusjon for kvalitetsforringelse ved arbeider der entreprenøren pålegges krav om full utkiling og at veien asfalteres i minimum 25 meters lengde (maskinlegging) jf. Instruks for graving i Drammen kommune. Dersom skjema for egenkontroll jf. Instruks for graving i Drammen kommune ikke er kommunen i hende innen tre 3- uker etter ferdigstillelse av gravingen beregnes automatisk høyeste kostnadsrefusjon for kvalitetsforringelse av vei og veikropp.

8 KAP. III Utarbeidelse av varslingsplaner Dersom kommunen skal utarbeide forslag til varslingsplaner, etter bestilling, skal kostnadene refunderes. Kommunen stilles derimot fritt ut fra planenes kompleksitet og kapasitet i virksomheten om kommunen kan ta på seg oppdraget med å utarbeide disse planene. Der kommunen ikke kan ta på seg oppdraget må søker søke andre steder i markedet for å få utarbeidet disse slik at de kan danne grunnlag for behandling. Definisjoner: Varslingsplan varslingsplaner etter Forskrift om varsling av arbeid på off. vei 2.1. Varslingsplaner skal utarbeids ved alle arbeider som foregår på offentlig vei som er åpen for almen ferdsel, jf. forskriftenes 2.1. Varslingsplaner kan bestå av en skriftelig del som kan angi sted for arbeidet, hva som skal utføres, hvilke betingelser som stilles for gjennomføring osv, og en skiltplan/skisse som viser hvordan varslings- og sperremateriellet skal plasseres i forhold til arbeidsstedet og eksisterende skilt. Planene som lages skal kunne brukes for å få behandlet en søknad om arbeids- /gravetillatelse. Sats for refusjon: Utarbeidelse av varslingsplan kr. 1000,- pr. plan

9 KAP. IV Arbeidstillatelser For utstedelse av arbeidstillatelser på eller nær offentlig vei skal kostnader knyttet til saksbehandling, kontroll og oppfølging refunderes helt eller delvis. Definisjoner: Vedtak om midlertidig parkeringsregulering tillatelse om benytte parkeringsregulerende skilt ifbm arbeider på eller nær offentlig vei, jf. veitrafikkloven 7 og forskrift om varsling av arbeid på off. vei. Vedtak om midlertidig parkeringsreguleringer kan bare gjøres av kommunen dersom behovet naturlig kan ses i sammenheng med gravearbeider eller annet arbeid på eller ved offentlig vei. Øvrige saker må rettes til rette myndigheter, eks. politiet. Selve reguleringen, etter vedtak, kan utføres av godkjent utfører. Arbeidstillatelse/vedtak på eller ved offentlig vei, Lav sats - tillatelse om benytte trafikkregulerende skilt og utstede arbeidstillatelse ifbm arbeid på eller nær offentlig vei, jf. veitrafikkloven 7 og forskrift om varsling av arbeid på off. vei. Lav sats benyttes ved behandling av søknad hvor det kun er nødvendig med en tillatelse eller vedtak. Det er saker som enkelt kan gjennomgås og som det ikke er nødvendig å gjøre større avklaringer i forhold til offentlige og private interesser. Arbeidstillatelse/vedtak på eller ved offentlig vei, Høy sats tillatelse om benytte trafikkregulerende skilt og utstede arbeidstillatelse ifbm arbeid på eller nær offentlig vei, jf. veitrafikkloven 7 og forskrift om varsling av arbeid på off. vei. Høy sats benyttes ved behandling av søknader som trenger flere vedtak og tillatelser. Høy sats vil også kunne bli benyttet der det er nødvendig med større avklaringer i forhold til flere offentlige og private interesser før tillatelse gis. Refusjon: Midlertidig parkeringsregulering kr. 300,- pr. vedtak. Arbeidstillatelse/vedtak på eller ved offentlig vei, Lav sats kr. 700,- Arbeidstillatelse/vedtak på eller ved offentlig vei, Høy sats kr. 1400,- Ved søknad skal det alltid settes periode for arbeidet. Dersom det oppstår avvik fra denne plikter den som har fått tillatelsen, uten opphold, å varsle kommunen for å få forlenget tillatelsen/vedtaket senest dagen etter tillatelsens/vedtakets utløp. For sen tilbakemelding medfører ny tillatelse eller vedtak