Områdeplan IKT for. Perioden

Transkript

1 Dato: Side: 1 / 13 Oslo Områdeplan IKT for Oslo Perioden GODKJENT AV: Navn Rolle Stilling Dato Administrerende direktør Side 1 av 13 Områdeplan IKT for Ous , versjon 0.99

2 Dato: Side: 2 / 13 Oslo INNHOLDSFORTEGNELSE 1 FORMÅL BAKGRUNN UTFORDRINGER FOR OSLO UNIVERSITETSSYKEHUS HF SETT I LYS AV REGIONAL IKT STRATEGI OG HANDLINGSPLAN PROSJEKTER SOM SKAL PRIORITERES I OSLO UNIVERSITETSSYKEHUS HF I SAMLET OVERSIKT OVER ØKONOMISKE KONSEKVENSER FOR TILTAK FOR Å SIKRE GEVINSTUTTAK RISIKOER SOM KAN HINDRE IKT I Å STØTTE OPP UNDER OMSTILLINGSPROSESSEN I OSLO UNIVERSITETSSYKEHUS HF VEDLEGG VEDLEGG 1: SAMLET OVERSIKT OVER BEHOV I OSLO UNIVERSITETSSYKEHUS HF FREM MOT 2016 VEDLEGG 2: SAMLET OVERSIKT OVER ØKONOMISKE KONSEKVENSER FREM MOT 2016 VEDLEGG 3: PROSJEKTLEVERANSER 2012 Side 2 av 13 Områdeplan IKT for Ous , versjon 0.99

3 Dato: Side: 3 / 13 Oslo ENDRINGSLOGG Versjo Dato Kapittel Endring Produsent Godkjent av n Alle Dokumentet opprettet Arne Husebø Alle Første reviderte versjon Arne Husebø Alle Gjennomgang Sissel Jor og Kenneth Solstrand Oppdatering av tabeller ++ Arne Husebø Alle Gjennomgang Kenneth Solstrand Alle Gjennomgang spissing av tiltak Kenneth Solstrand Bearbeidet vedlegg og økonomikapitel Arne Husebø Kenneth Solstrand Alle Mindre endringer Kaia Spilhaug Torkildsen Arne Husebø Kenneth Solstrand Alle, spesielt risikoanalysen Oppdatert etter Oslo ledermøte 4. des 2012 Kenneth Solstrand REFERANSER TIL ANDRE DOKUMENTER Nr. Dokumentnavn Dato Prosjektrapport Prosjekt for Felles klinisk informasjonsgrunnlag (Oslo 12. juni 2009 ) Langtidsplan med strategiske føringer for IKT området (Helse Sør Øst RHF) Ultimo okt Temasak i styret i Helse Sør Øst: IKT Strategi og handlingsplan 21. sept IKT strategi og handlingsplan (Helse Sør Øst RHF) 25. okt Side 3 av 13 Områdeplan IKT for Ous , versjon 0.99

4 Dato: Side: 4 / 13 Oslo 1 FORMÅL Områdeplan for Oslo for perioden viser hvilke konkrete resultater sykehuset skal oppnå i perioden innenfor IKT området. Planen fokuserer spesielt på aktiviteter som gjennomføres og startes i Prioriteringer som blir gjort i forhold til IKT området skal støtte opp under følgende formål: Stabil og forsvarlig drift, samt myndighetspålegg Støtte opp under omstillingsprosessen Videre digitalisering av dokumentasjon og arbeidsprosesser samt støtte opp under Oslo spesialoppgaver Der behovene kan eller skal dekkes av regionale programmer er dette lagt til grunn i planen. Planen skal bidra som grunnlag for budsjettprosesser i Oslo. Planen vil også legge grunnlag for kommunikasjonen med Helse Sør Øst RHF og Sykehuspartner om Oslo sine planer og behov i perioden. 2 BAKGRUNN Helse Sør Øst RHF har forutsatt at de lokale områdeplanene for IKT skal bygge på den vedtatte regionale IKT strategi og handlingsplan, slik at planverkene henger sammen. Under nevnes de mest sentrale punktene i regional IKT strategi og handlingsplan Regional IKT strategi og handlingsplan Den reviderte versjonen av regional IKT strategi og handlingsplan ble lagt frem for styret i Helse Sør Øst RHF i styremøte Planen bygger på de føringene og premissene som legges i plan for strategisk utvikling. Tiltakene i handlingsplanen er bygget på rammene i økonomisk langtidsplan, som ble besluttet i styret for Helse Sør Øst RHF i juni Formålet i revidert IKT strategi for Helse Sør Øst RHF er oppsummert å: Ivareta pasientsikkerheten Øke kvaliteten i helsetjenestene Effektivisere helsetjenestene Støtte opp under samhandling mellom alle parter som inngår i leveranser av helsetjenestene Møte samfunnets forventninger til bruk av IKT og tilbud av selvbetjeningsløsninger I strategien legges det vekt på å oppnå følgende resultater: Målet er felles nasjonale løsninger for å sikre pasientsikkerhet, økt kvalitet og effektivitet og bedre samhandling Helse Sør Øst RHF er og skal være en aktiv bidragsyter inn mot nasjonale utredninger og felles løsninger Inntil nasjonale løsninger er på plass, skal det trinn for trinn etableres felles regionale løsninger Målet er at det skal finnes kun én regional database og én versjon av det enkelte system Til å begynne med skal Helse Sør Øst RHF etablere en database for hvert helseforetak med identisk oppsett på tvers av regionen Side 4 av 13 Områdeplan IKT for Ous , versjon 0.99

5 Dato: Side: 5 / 13 Oslo Helse Sør Øst RHF skal bidra til utvikling av lover og regler, og på sikt slå sammen systemene slik at de bruker kun en felles regional database for hvert system, for deretter å gå over på nasjonale løsninger Viktige mål er altså å standardisere på regionale og over tid, nasjonale standarder og løsninger. Følgende funksjonelle områder er prioritert for etablering av regionale standarder og IKT systemer: virksomhetsstyring og økonomi klinisk dokumentasjon laboratoriesystemer radiologiløsning digital samhandling I tillegg til disse satsingsområdene legges det i regional IKT strategi og handlingsplan opp til at Helse Sør Øst RHF skal forenkle, standardisere og integrere regionens IKT infrastruktur. 3 UTFORDRINGER FOR OSLO UNIVERSITETSSYKEHUS HF SETT I LYS AV REGIONAL IKT STRATEGI OG HANDLINGSPLAN Den mangeartete systemporteføljen til Oslo gjør arbeidet med å tilfredsstille forventningene til IKT støtte både fra myndigheter, samarbeidspartnere og ikke minst egne medarbeidere vanskelig. Fremdeles har Oslo en systemportefølje som preges av at to eller flere forskjellige IKT systemer er i bruk innenfor det samme funksjonelle området. Mange av omstillingsaktivitetene i sykehuset er avhengige av at IKT løsninger er konsolidert og på plass. Spesielt er det nødvendig å sikre en felles basis infrastruktur, et felles klinisk informasjonsgrunnlag og felles administrative løsninger. Mangel på konsoliderte løsninger innenfor disse områdene gir økt kompleksitet for omstillingsprosessene i klinikkene, krever ekstra ressurser til drift av midlertidige løsninger og bidrar til at hele omstillingen blir dyrere. Helse Sør Øst RHF legger stor vekt på standardisering og etablering av fellestjenester innenfor IKTområdet. Oslo støtter regional standardisering og etablering av fellestjenester der det er hensiktsmessig. Den regionale IKT strategi og handlingsplan blir sett på som et viktig skritt for å stake opp kursen videre. Det er positivt at sykehusene er blitt involvert i det regionale planarbeidet, og Oslo ønsker også å bidra til videreutvikling av denne planen. Beslutningen om å anskaffe DIPS som PAS/EPJ i Oslo s styre 10.august 2012 sak 56/2012, er et viktig skritt i retning av å innføre den regionale løsningen for PAS/EPJ i Oslo. Oslo vil fortsette å innføre regionale IKT tjenester i tråd med både de regionale planene som finnes, og egne behov. I tillegg vil Oslo universitetssykehus HF først og fremst forsøke å håndtere andre lokale behov basert på de regionale avtalene som finnes. Oslo har i områdeplanen innarbeidet både de regionale føringene og de lokale behovene. De erfaringene vi har gjort oss fra tidligere prosjekter med etablering av regionale fellesløsninger tilsier en viss forsiktighet da: Lav grad av harmonisering av tekniske plattformer til nå har gjort det vanskelig å gjøre fellesløsninger tilgjengelig for brukerne lokalt ved Oslo på en hensiktsmessig måte. Denne problemstillingen forsterkes hvis løsningene også inneholder Side 5 av 13 Områdeplan IKT for Ous , versjon 0.99

6 Dato: Side: 6 / 13 Oslo sensitive personopplysninger, med de kravene som eksisterer for å ivareta sikkerhet personvern for pasientene. Etablering, drift og forvaltning av integrasjoner mellom regionale og lokale løsninger har vist seg å være problematisk over tid. Endringer i regionale løsninger for å støtte opp under nødvendig omstilling eller endring av arbeidsprosesser, kan være svært kostbart hvis ikke den regionale tjenesten i større grad er bygget for å støtte opp under løpende omstilling i sykehusene på en god måte. Etablering av økonomisk bærekraftige regionale fellesløsninger har vist seg å være krevende å få til. Oslo vil ha utfordringer knyttet til å innføre og ta i bruk alle de tjenestene som Helse Sør Øst RHF forventer i perioden iht til Regional strategi og langtidsplan, fordi vi samtidig skal støtte opp under de store kravene omstillingen i Oslo setter til konsoliderte løsninger. Behov som er generert av omstillingsprosessen stemmer ikke alltid overens med de regionale løsningenes utforming, innhold og utrullingsplan. I de situasjonene der det er forhold som kompliserer eller forhindrer innføring av en regional tjeneste, eller der det er nødvendig å ha en løsning på plass raskere enn den regionale tjenesten kan leveres, vil det være nødvendig for Oslo å vurdere andre kortsiktige eller lokalt tilpassede tiltak. Alle slike behov vil bli håndtert i tett dialog med Helse Sør Øst RHF. En spesiell utfordring for Oslo er knyttet til hvilken rekkefølge vi skal konsolidere og bytte de hovedsystemene som har integrasjoner mot hverandre. Oslo vil ikke være over på en felles regional teknisk plattform før mot slutten av Hvis man tar hensyn til prinsippet om at felles regionale tjenester kun skal tilbys på felles regional plattform, vil Oslo ikke kunne starte innføringsprosjekter knyttet til felles regionale tjenester de neste 3 årene. Det er ikke mulig for Oslo å vente med å konsolidere sine egne løsninger så lenge. I praksis vil derfor DIPS innføres på den eksisterende plattformen. Innføring av nytt laboratoriesystem er planlagt å starte opp i løpet av 2013, og det er behov for felles løsninger for innkjøps og logistikkområdet nå. I tillegg må lokal konsolidering av løsninger for radiologi starte umiddelbart. Konsekvensen av dette er at Oslo så langt det er mulig forholder seg til de regionale kjøps og rammeavtalene, men implementerer dem på eksisterende plattform. Dette støtte ikke på kort sikt opp under det regionale målet om én installasjon én database. På grunn av den pågående fusjonen, samt fokus på å etablere felles interne systemer, har Oslo blitt liggende etter andre sykehus når det gjelder samhandling. Prosjektet Meldingsløftet har innledet et samarbeid med prosjektet Felles PAS/EPJ ved Oslo universitetssykehus HF for å få ønsket funksjonalitet på plass ved produksjonssetting av nytt system, ultimo Samtidig vil prosjektet Meldingsløftet forsøke å få til enkelte samhandlingstiltak knyttet til dagens EPJ/PAS system i Prosjektet vil også samarbeide med Sykehuspartner om å vurdere om en ny fellesregional tjeneste for applikasjonskvittering kan tas i bruk slik at Oslo kan gå helt over til elektronisk epikrise i Oslo har spesielle oppgaver i forbindelse med regionale og nasjonale funksjoner. Slike behov vil ofte ikke passe inn i en regional standard ettersom denne da vil bli mer komplisert og dyrere for de sykehusene som ikke har behov for denne funksjonaliteten. Det vil med andre ord være behov for løsninger i Oslo som ikke er felles med andre Side 6 av 13 Områdeplan IKT for Ous , versjon 0.99

7 Dato: Side: 7 / 13 Oslo foretak, men som vil være essensielle for at Oslo skal kunne gjøre de oppgavene som er lovpålagt. I diskusjoner rundt etablering av slike løsninger vil Helse Sør Øst RHF fortsatt bli involvert. Eksempler på slike løsninger finner vi innenfor forskningsområdet. Gjennom sin størrelse, sine ressurser og sin sterke forskningstradisjon, har Oslo et spesielt ansvar for forskning og innovasjon i helsesektoren både regionalt og nasjonalt, og har derfor en tydelig og selvstendig forskningsstrategi. Hvis sykehuset skal opprettholde sin forskningsproduksjon og bli det ledende forskningssykehuset i Norden, er en integrert IKT infrastruktur for forskning nødvendig. Oslo sitt behov for IKT støtte til forskning er i liten grad nevnt i regional IKT strategi og handlingsplan, samtidig som forskningen lider av at Sykehuspartner nedprioriterer vedlikeholdet av den infrastrukturen som de overtok fra Oslo som støttet forskerne. Det regionale programmet for etablering av ny IKT plattform eller Sykehuspartner har heller ikke, så langt Oslo kjenner til, strategier eller planer for hvordan forskernes behov skal møtes på den nye regionale plattformen. 4 PROSJEKTER SOM SKAL PRIORITERES I OSLO UNIVERSITETSSYKEHUS HF I 2013 I dette kapitlet beskrives alle prosjekter som er prioritert i Behov som ikke har en slik prioritet, fremkommer i vedlegg 1. Dette er behov som ikke vil bli løst i form av prosjekter i 2013, men vurderes og prioriteres i neste revisjon av områdeplanen for IKT i Oslo. Gjennom en senere foranalyse skal ikke prioriterte behov vurderes og anbefalt løsning utredes mer i detalj. Oppstart og videreføring av prosjekter innefor området Stabil og forsvarlig drift, samt myndighetspålegg Alle IKT leveranser skal ha en kvalitet som sikrer stabil og forsvarlig drift i pasientbehandlingen, og dermed bidra til god pasientsikkerhet. Prosjektene under bidrar til å øke eller vedlikeholde nivået på kritiske tjenester på et akseptabelt nivå. I tillegg til prosjektene vil det legges vekt på arbeidet med å øke kvaliteten på tjenesteavtaler med Sykehuspartner slik at helseforetaket får en forutsigbar kvalitet og økonomi knyttet til de tjenestene som leveres derfra. Prosjekt Aktivitet i 2013 RIS/PACS ved Radiumhospitalet Foranalyse og starte implementering av en løsning som kan sikre forsvarlig drift ved Radiumhospitalet. Kritiske endringer/feil som ikke er dekket av Ta i bruk ny versjon som har håndtert prioriterte driftsavtalene i eksisterende PAS/EPJ (primært kritiske endringer/feil. PasDoc og DocuLive) Konsolidering og integrasjon av system for øye Forprosjekt, kravspesifisering, anbud og implementering av løsning for å sikre stabil og forsvarlig drift Konsolidering og integrasjon av system for hjerteultralyd Konsolidering og integrasjon av system for skopier Elektronisk fødejournal Foranalyse, kravspesifisering og anbud samt plan om oppstart av implementering for å sikre ivaretagelse av funksjonalitet etter innføring av DIPS Foranalyse, kravspesifisering og anbud samt plan om oppstart av implementering for å sikre ivaretagelse av funksjonalitet etter innføring av DIPS Innføre regional elektronisk fødejournal og elektronisk journalsystem for fostermedisin ved Oslo Side 7 av 13 Områdeplan IKT for Ous , versjon 0.99

8 Dato: Side: 8 / 13 Oslo Nytt felles IKT system for HLA lab, Benmargsgiverregister, Labsystem for celleterapi, ex vivo og evt. andre atypiske laboratorier Produksjonsplanleggingsprogram mikrobiologisk lab Ny, endret lagringsløsning Oslo universitetssykehus HF LIS Tilpasning av avvikssystemet ifht internt forbedringsarbeid Felles innkjøp/ logistikkløsning i Oslo. Foranalyse, kravspesifisering og anbud. Foranalyse, kravspesifisering, anbud og starte implementering. Foranalyse, gjøre avrop på regional avtale og implementere løsningen. Implementere nye endringer i kravspesifikasjon for meldeplikten etter Spesialisthelsetjenestens 3 3 Gjøre avrop på regional avtale når den er underskrevet medio 2013 og implementere en konsolidert løsning i Oslo Oppstart og videreføring av prosjekter innefor området Understøttelse av omstillingsprosessen For Oslo er omstillingen i forbindelse med fusjonen den største og viktigste pådriveren for prosjektene. Så langt det er hensiktsmessig, søkes det å finne løsninger gjennom regionale initiativ og prosjekter, men det vil også være tiltak som må håndteres og finansieres av Oslo i lokale prosjekter. Tiltakene knyttet til omstillingsprosessen vil også i denne planperioden legge beslag på mye ressurser og kan deles i tre hovedområder. Etablering av ett felles klinisk informasjonsgrunnlag er viktig for å understøtte organisasjonsendringer i klinikkene. Dette gjelder både for at den elektroniske informasjonen skal være tilgjengelig når pasienter starter behandlingen et sted og fortsetter behandlingen på et annet sted, og for at all tidligere elektronisk informasjon skal være tilgjengelig når behandlingstilbud som tidligere var spredd nå er samlet i samme foretak. Konsolidering av løsninger innenfor medisinsk service er viktig både for at disse enhetene internt skal kunne gjennomføre egen omstilling, og for at svar skal være tilgjengelig uavhengig av hvor pasienten befinner seg. Etablering av konsoliderte administrative løsninger er en forutsetning for gode og effektive arbeidsprosesser innen Oslo. For eksempel vil effektiv planlegging og bruk av personalressurser vanskeliggjøres av at lederne har ansatte i forskjellige personalstyringssystemer og dermed ikke har tilgang til samlede oversikter over alle sine ansatte. Etablering av en felles IKT basisplattform er organisert som en del av det regionale IKT plattformprogrammet. Plattformprogrammet er gitt høy prioritet både i regionen og ved Oslo slik at ikke infrastruktur skal være den største bremseklossen i forhold til omorganisering og faglig standardisering. Prosjekt Aktivitet i 2013 Felles IKT plattform Videreføre fase 1 og starte fase2 av implementering av fellesregional plattform. Innføring av Felles PAS/EPJ i Oslo universitetssykehus Starte på hovedprosjektet HF Felles laboratorieinformasjonssystem (LIMS) i Oslo Foranalyse og starte implementering av valgt regional løsning Felles fakturaløsning i Oslo Ferdigstille en felles fakturaløsning i Oslo Side 8 av 13 Områdeplan IKT for Ous , versjon 0.99

9 Dato: Side: 9 / 13 Oslo Innføring av regional løsning for personalressursstyring Konsolidering av Cytodose Felles In vitro fertilisering system (IVF system) Konsolidere andre, mindre administrative løsninger Konvertering av medisinsk genetikkdata til felles labsystem, integrasjoner Ferdigstille innføring av GAT på Rikshospitalet og Radiumhospitalet og ta det i bruk til personalressursstyring på hele sykehuset. Min GAT på internett er ikke prioritert i Slå sammen løsningene på Ullevål og Radium /Rikshospitalet. Innføre systemet også på Ullevål som er en forutsetning i omstillingsprosjektet til enheten Foranalyser og evt. gjennomføring Ferdigstille konverteringen av historiske genetikkdata til felles system. Oppstart og videreføring av prosjekter innefor området Videre digitalisering av informasjon og arbeidsprosesser samt støtte opp under Oslo spesialoppgaver For å støtte opp under videre effektivisering og/eller kvalitetsforbedring av arbeidsprosessene i sykehuset, må all dokumentasjon gjøres elektronisk og papiret fjernes som bærer av originalinformasjon. Oslo vil, basert på kost/nyttevurderinger, planlegge det videre arbeidet innenfor dette området. Side 9 av 13 Områdeplan IKT for Ous , versjon 0.99

10 Dato: Side: 10 / 13 Oslo Prosjekt Aktivitet i 2013 Elektronisk kurve (Metavision) Intensiv / operasjon Innføre regional kurve ved alle intensivenheter og operasjonsstuer i Oslo som ikke har tatt dette i bruk. Min Journal/samhandling Ny funksjonalitet etableres og tas i bruk ebiobank Ferdigstilling av sporingsløsningen Albert Lage nødvendige rapporter Meldingsløftet Videreføre arbeidet med meldinger som ikke er avhengig av å vente på innføring av DIPS IKT analyseplattform for DNA sekvenseringsdata i Foranalyse, kravspesifisering og anbud. genetisk diagnostikk Utvikling av KPP modell som er tilpasset Foranalyse, kravspesifisering, anbud og evt starte hovedformålet med å kunne beregne kostnadsnivå implementering. for høyspesialisert medisin Oslo Søkeverktøy og Gjennomføring forbedring av virksomhetsportal 5 SAMLET OVERSIKT OVER ØKONOMISKE KONSEKVENSER FOR 2013 De samlede økonomiske konsekvensene ved å gjennomføre Områdeplan IKT for 2013 er vurdert og estimatene kommer frem i tabellen under. a) Budsjett 2013 Budsjett 2012 Prognose 2012 Budsjett 2013 Lokale investeringsmidler til prosjektene Regionale investeringsmidler til prosjektene Totale investeringer Lokale driftsmidler til prosjektgjennomføringen (over IKTavdelingens driftsbudsjett) Driftskostnader lokal IKT avdeling Tjenestepris Sykehuspartner (eksisterende tjenester) Avskrivning Totale driftskostnader Alle tall i hele mill. 6 TILTAK FOR Å SIKRE GEVINSTUTTAK Selve innføringen av et nytt IKT system som erstatning for et annet, vil ikke automatisk generere gevinster. Det krever et systematisk tverrfaglig arbeid med god lederstøtte. Oslo universitetssykehus HF vil i forbindelse med nytt PAS/EPJ og i prosjektet Aktivitet og ressursstyring, jobbe sammen med kliniske og administrative enheter for å bidra til bedre måloppnåelse og bruk av ressurser på sykehuset. Dette blir gjort ved at man definerer hensiktsmessige indikatorer som gir relevant informasjon om hvordan ressursene brukes og aktiviteter utføres ved førstelinjeenheter i klinikken. Side 10 av 13 Områdeplan IKT for Ous , versjon 0.99

11 Dato: Side: 11 / 13 Oslo Når man setter disse sammen på rett måte, kan det etableres et informasjonsverktøy som gjør det mulig for ledere å både fatte gode operative beslutninger i det daglige, og få opplysninger om hvor det er problemer som krever økt oppmerksomhet, analyse og kanskje forbedringstiltak. Oslo vil ha et overordnet fokus på å følge opp innsparingskravene knyttet til fusjonen, samt de utfordringer som nåværende økonomiske situasjon setter sykehuset i. Høyt ledelsesmessige fokus vil være basisen for å kunne ta ut gevinster, i tillegg til et kontinuerlig arbeid. Oslo har gjennom 2012 hatt stort fokus på opplæring og gjennomføring av felles rutiner knyttet til henvisninger/ ventelistehåndtering. Dette arbeidet er en viktig grunnstein for videre arbeid med felles arbeidsprosesser i det pågående forprosjektet for felles PAS/EPJ i Oslo. Det er også viktig å sikre at Oslo har de riktige styringsverktøy og rapporter slik at ledere på alle nivåer har en reell mulighet for å følge opp resultater av tiltakene. Generelt sett er det viktig at ledere og lederfunksjonen i klinikkene har tilgang til hensiktsmessige informasjons og styringsverktøy som gjør det mulig å følge opp den løpende driften. Verktøyene må gjøre det mulig å følge opp hvordan produktivitets og effektivitetsnivået utvikler seg slik at man kan identifisere eventuelle behov for tiltak etter implementering. Det vil også være behov for lederopplæring i både verktøy og lederrollen generelt knyttet til dette. Kvantifisering av gevinster fremkommer i det enkelte prosjektmandat og direktiv. Tabellen under viser noen viktige parametre for prosjekter som kjøres i Aktivitet Gevinst/formål Konsolidert felles klinisk Samlokalisering, flytting av pasientaktivitet og oppretting av informasjonsgrunnlag pasientbehandlingslinjer på tvers av lokasjoner med mer kan startes i Konsoliderte medisinske full skala. systemer (lab + radiologi) Felles IKT plattform i Oslo Konsolidering av systemer på Færre systemer bør gi stordriftsfordeler hos Sykehuspartner. tvers av sykehuset Innføring av regional standard for EPJ (Dips) Innføring av fødejournal Videreføring av pågående og gjennomførte prosjekter med fokus på optimalisering av arbeidsprosesser vil gi bedre kvalitet og spare tid for klinikere. Bedret pasientsikkerhet Raskt tilgjengelig og komplett pasientjournal, uavhengig av lokasjon Tilgangsstyrt journal iht lovverket Forbedret kvalitetssikringsarbeid Tilrettelegging for raskere tildeling av endelig personnummer for nyfødte, slik at problemer relatert til nødnummer unngås Enhetlig elektronisk kommunikasjons og arbeidsflyt, effektivisering Innfrir myndighetspålagte krav om elektronisk innrapporteringer til helseregistre og Skattedirektoratet. Riktigere koding Redusert bruk av støttesystemer Effektivisering av arbeidsprosessene, ved mindre grad av o dobbeltregistreringer o skanning av papirdokumenter og brenning av CD er Side 11 av 13 Områdeplan IKT for Ous , versjon 0.99

12 Dato: Side: 12 / 13 Oslo o o manuelle tellinger og manuell vasking av data/sammenstilling av data etterregistrering og utkjøring av meldinger RISIKOER SOM KAN HINDRE IKT I Å STØTTE OPP UNDER OMSTILLINGSPROSESSEN I OSLO UNIVERSITETSSYKEHUS HF Matrisen under viser de viktigste risikoelementene knyttet til gjennomføringen av områdeplanen slik Oslo ser det. Risikoelementenes plassering i den grafiske matrisen viser bevegelse fra der risikoen vurderes å være nå og til der de vurderes å være etter at risikoreduserende tiltak er gjennomført. Svært stor Risiko oppdatert Dato: 05.des Sannsynlighet Stor Moderat Liten Risiko Kritisk Høy Moderat Lav Meget liten 1 Ubetydlig Lav Moderat Alvorlig Svært alvorlig Konsekvens Side 12 av 13 Områdeplan IKT for Ous , versjon 0.99

13 Dato: Side: 13 / 13 Oslo Id Uønsket hendelse For knappe regionale rammer til prioritering av prosjekter i Oslo universitetssykehus Manglende kapasitet hos leverandører, spesielt Sykehuspartner Manglende frigjøring av ressurser i Oslo universitetssykehus til deltagelse i IKT prosjekter Sannsynlighet Liten 4 Ikke kontroll med kompleksiteten i samspillet mellom pågående prosjekter og eksisterende systemportefølje i OUS Moderat Kostnader knyttet til prosjektene er høyere enn OUS klarer å håndtere i 5 fremtidige driftsbudsjetter Moderat Manglende realisering av økonomiske gevinster i forbindelse 6 med innføring av nye løsninger Stor 7 8 Manglende prioritering av OUS's oppdrag knyttet til lands- /regionsfunksjoner. Manglende prioritering av OUS's oppdrag knyttet til utdanning og forskning RISIKOANALYSE Konsekvens (beskrivelse) Konsekvens Strategi / Tiltak Risiko IKT vil i begrenset grad kunne understøtte omstillingsprosesser i OUS Alvorlig Svært Stor Manglende gjenomføringsevne, forsinkelser, økte kostnader Alvorlig Dårlig funksjonel kvalitet i løsningene, manglende arbeidskapasitet i prosjektene, forsinkelser, økt kost, OUS er ikke klar til å ta i bruk løsningene på en hensiktsmessig Svært Stor måte Alvorlig Stor Stor Økte kostnder, forsinkelser, manglende kvalitet og stabilitet på løsningene Redusere andre driftskostnader, redusert aktivitet på andre områder Alvorlig Alvorlig Må redusere andre driftskostnader, redusert aktivitet på andre områder Moderat Løsninger som velges er lite fleksible for tilpasninger til spesialbehov slik at behovene må dekkes av andre systemer. Økte kostnader for OUS. Moderat Støtte til forskning dekkes ikke tilfredsstillende i ny regional plattform. Moderat Sammen med RHF bruke etablerte styringsstrukturer for å fremme OUS sine behov Høy Bruke alternative leverandører i markedet enten via Sykehuspartner eller gjennom egne kontrakter Kritisk Konsekvent og vedvarende priorering av deltakelse i endring/ikt-prosjekter fra sykehusets ledelse Kritisk Avsette mer tid til utredninger i forprosjekter før hovedprosjekter iverksettes. I større grad finne balanse mellom tid, kost og kvalitet i planlegging og gjennomføring av prosjektene. Kritisk Prioritere prosjekter som øker inntekter eller reduserer kostnader Kritisk Ansvarliggjøre leder på det nivå som skal realisere gevinsten, konkuranseutsette tjenesteleverandør Høy OUS må delta og være tydelig på sine behov i kravspesifiseringsprosesser og bidra til at disse behovene håndteres. Forskningsmiljøene må delta og være tydelig på sine behov i kravspesifiseringsprosesser og bidra til at disse behovene håndteres. Høy Høy Risikoanalysen viser at den samlede risiko for gjennomføring av områdeplanen er kritisk før tiltak er gjennomført og høy etter at tiltakene er gjennomført. Oslo har valgt å opprettholde det høye ambisjonsnivået som områdeplanen er et uttrykk for da IKT prosjektene er viktig for stabil og forsvarlig drift, samt for å løse myndighetspålegg. I tillegger er IKT prosjektene knyttet til omstilling viktige for å opprettholde/styrke pasientsikkerheten og legge grunnlaget for hensiktsmessig IKT støtte for kliniske og administrative arbeidsprosesser. Risikoer knyttet til gjennomføring av regional IKT strategi og handlingsplan ble lagt frem for styret i Helse Sør Øst RHF sammen med den regionale planen. Her ble det spesielt lagt vekt på at følgende tiltak var påkrevet for å redusere risikoen knyttet til det å realisere og hente effekter av planen: Spissing og kvantifisering av effektmål, slik at det er helt klart hva hvert program sikter mot og hva som representerer suksess Validering og raffinering av innsats og kostnadsestimater for å bidra til å sikre at programmene lar seg gjennomføre innenfor de rammene som er gitt Styrking av kompetanse gjennom rekruttering, videreutvikling av egne ledere og andre ansatte samt partnerskap med leverandører som kan levere parat kompetanse på kritiske områder. Etablering av klar rapportering og oppfølging for å sikre at effektmålene nås og gevinstene realiseres. God implementering av den nye IKT styringsmodellen dette må omfatte opplæring og tett oppfølging i starten for å sikre at den daglige lederadferden er i tråd med det den nye IKT styringsmodellen beskriver Side 13 av 13 Områdeplan IKT for Ous , versjon 0.99