Styresak Langsiktig økonomiplan (investeringsplan mv)

Transkript

1 Møtedato: 20. april 2017 Arkiv nr. Saksbehandler Dato 2017/ Atle Engebretsen Tromsø, 7. april 2017 Styresak Langsiktig økonomiplan (investeringsplan mv) Bakgrunn Etter retningslinjene i budsjettbrev 1 fra Helse Nord RHF skal helseforetakene behandle investeringsplan for årene fremover i eget styre før forslaget oversendes HN RHF for endelig behandling i RHF- styret 23. mai. Det forutsettes også at foretakene behandler bærekraftsanalysen sammen med investeringsplanen. Bærekraftsanalysen skal vise de driftsmessige og likviditetsmessige konsekvensene av forslaget til investeringsplan. Fremskriving av IKT- kostnader og likviditetsbudsjett inngår i dette saksfremlegget sammen med forslag til investeringsplan. Forslag til investeringsplan for Helse Nord IKT Innledning Formålet med saksfremlegget er blant annet å orientere om vedtatte investeringsprosjekter, hvilke investeringsprosjekter som er under planlegging og hvilke andre prosjekter som etter direktørens syn vil være aktuelle i årene i fremover. I tillegg fremmes forslag til driftsinvesteringsbudsjett (reinvesteringer mv). Styret inviteres med bakgrunn i dette til å behandle og ta stilling til forslaget til investeringsplan for HN IKT. I tabellen 1 og vedlegg 1 fremgår samlet forslag til prosjektutgifter/investeringer i perioden I tabellen angis ny etter navnet på prosjektet dersom utgiften ikke inngikk i investeringsplanen som ble oversendt HN RHF i mai 2016 etter behandling i daværende styringsgruppe HN IKT. Dersom prosjektet inngikk i forslaget fra 2016 oppgis beløpet i daværende plan. Side 1 av 19

2 Tabell 1 Forslag prosjektutg/investeringer Tidsplan Totalramme Kostnadsføres i perioden Balanseføres i perioden Samlede utgifter i perioden Merknader Vedtatte prosjekter FAKT - programmet - opprinnelig ( ) FAKT - regionalt stamnett -plan og gjennomføring (12 000) FAKT - helhetlig informasjonssikkerhet-plan (ny) FAKT - Automatisk tilgangsstyring - plan (3 000) Drifts- og overvåkningssenter - gjennomføring (20 000) Integrasjonsprosjektet - fase 2 - gjennomføring (26 500) Overført 4 mill. fra FIKS Jobb smartere-mobilt ktr-plan og gjennomføring (4700) Testregime - fase 2 - gjennomføring (26 100) Rutiner ved bortfalll av IKT-systemer -konsept (ny) Utredning telekom Helse Nord - konsept (2 000) Organisering av datavarehustjenensten - konsept (ny) Driftsmodell Sykehusinnkjøp (ny) Utvidelse datasenter 1 (DS1) (ny) Dekkes av Sykehusinnkjøp Sum Vedtatte prosjekter Planlagte prosjekter FAKT - Migreringspakke 2 (60 000) FAKT - Migreringspakke Beløp estimeres senere FAKT - Helhetlig informasjonssikkerhet - gjennomføring (ny)* Integrasjonsprosjektet, fase 3 - gjennomføring (8 000) Sum planlagte/aktuelle prosjekter Aktuelle prosjekter Lisenser IKT- infrastruktur (ny) Mobilitet - neste generasjon kommunikasjonsteknologi (ny) Styrke Helse Nords datavarehustjeneste (ny) Desktopprosjekt (25 000) Kursmiljø og utviklingsmiljø EPJ ( 5 000) Mindre IKT-prosjekter (25 000) Sum planlagte/aktuelle prosjekter Driftsinvesteringer Reinvesteringer/vedlikehold IKT-infrastruktur IKT-infrastruktur (nettverk) i byggeprosjekter foretakene Trådløse nettverk - bestilling fra foretakene (ny) Avsetning til trådløst nettverk - jfr EK-prosjektet (ny) Mindre nyinvesteringer - ev bestillinger foretakene/rhf Interne investeringer HN IKT Sum driftsinvesteringer Avsetning uforutsette/uspesifiserte utgifter (25 000) Samlede utgifter prosjekter/inv i perioden Alle beløp i 1000 kr * Inkluderer Automatisk tilgangsstyring og Rutiner ved bortfall av IKT-tjenester Prosjektutgifter Prosjektutgifter ut over de som allerede er vedtatt, vil bli behandlet enkeltvis i henhold til konsernbestemmelsene for investeringer. Avsetning av midler i investeringsplanen er derfor ingen godkjenning av prosjektet i seg selv, men det gir økonomisk rom for eventuelt vedtak om igangsetting på et senere tidspunkt. Side 2 av 19

3 Utgifter til IKT- prosjekter vil etter regnskapsreglene til dels kostnadsføres, og til dels balanseføres som investering og senere avskrives. Anslag på hvor stor andel av prosjektene som etter regnskapsreglene henholdsvis må kostnadsføres og balanseføres er angitt i forslaget. Denne fordelingen har ikke betydning for totalutgiften for prosjektet eller likviditeten, men har betydning for når resultatregnskapet belastes for kostnaden. Prosjektene budsjetteres og besluttes normalt fasevise i henhold HN IKTs prosjektstyringsmodell (PRHI). Det vil si: konsept, plan, gjennomføring og avslutning. Hvilke fase budsjettet gjelder for fremgår av tabell 1. Utgiftsrammene for de vedtatte prosjektene fremgår av tabell 1. De fleste av disse prosjektene lå også inne i investeringsplanen fra mai Enkelte er imidlertid nye. Styringsgruppen til FIKS vedtok i sak i møte 24. mars å overføre 4 millioner fra investeringsrammen til FIKS til HN IKT knyttet til arbeidet med beslutningsstyrt tilgang. Beløpet er lagt til budsjettet for Integrasjonsprosjektet, fase 2 som opprinnelig utgjorde 26,5 mill. og som nå utgjør 30,5 mill. Tabell1 viser anslåtte utgiftsrammer for planlagte og aktuelle prosjekter i perioden med foreløpig estimat på fordeling på balanseføring og kostnadsføring. I sak om rullerende investeringsplan som ble behandlet i RHF-styret i juni 2016, ble det satt av 60 millioner til Migreringspakke 2 i investeringsplanen til HN RHF. HN IKT arbeider nå med en detaljert plan for gjennomføring av Migreringspakke 2, herunder aktuelle systemer, tidsplan og økonomiske rammer. Det planlegges også en migreringspakke 3, men her er det ennå ikke anslått beløp, men den er synliggjort som eget punkt i planen og forventes å starte i 2020/2021 avhengig av endelig plan for Migreringspakke 2. Videre er prosjektene Helhetlig informasjonssikkerhet og Automatisk tilgangsstyring i planfase og forslag til gjennomføringsfase vil etter planen være klar i mai. Da det i planleggingsarbeidet nå tas sikte på å fremme en samlet sak om informasjonssikkerhet der prosjektene Automatisk tilgangsstyring og Rutiner ved bortfall av IKT- tjenester ses i sammenheng med det øvrige arbeidet knyttet til informasjonssikkerhet, er det i prosjektbudsjettet her satt av et samlet beløp på 100 mill. for disse prosjektene under prosjektet Helhetlig informasjonssikkerhet. Det er usikkert hvor stor andel av et slikt prosjekt som kan balanseføres. Det er foreløpig anslått at 65 % av utgiftene balanseføres og resten kostnadsføres. Det planlegges også med en videreføring av integrasjonsprosjektet (fase 3) etter at Integrasjonsprosjektet, fase 2, avsluttes i juni Denne videreføring lå også inne tilsvarende investeringsplan fra mai De andre aktuelle prosjektene er enten i konseptfase eller er ennå ikke påstartet. Det vises til vedlegg 4 for nærmere omtale av planlagte og aktuelle prosjekter. Side 3 av 19

4 Driftsinvesteringer I driftsinvesteringene inngår i hovedsak utgifter til anskaffelse av IKT-infrastruktur (utstyr/lisenser). Tabell 1 og tabell 2 viser de ulike postene som inngår i driftsinvesteringsbudsjettet i perioden. I perioden er det budsjettert med 234,1 millioner i driftsinvesteringer, hvorav størstedelen av utgiftene er knyttet til reinvestering (vedlikehold/fornyelse) av IKTinfrastruktur, IKT-infrastruktur i forbindelse med nye bygg hos foretakene (nettverk) og utbygging av trådløse nett i eksisterende bygg. Det foreslås et budsjett på 25 millioner i reinvesteringer i IKT- infrastruktur i 2017 (nettverk, servere mv). Dette inkluderer 5 mill. i overføring av ubrukte midler fra 2016 og er i tråd med tidligere planer. For årene fremover legges det inn en viss vekst i reinvesteringene som følge av volumøkning. Budsjetterte utgifter til IKT- investeringer i byggeprosjekter i 2017 og 2018 (IKT - infrastruktur) tilsvarer de bestillinger som HN IKT så langt har mottatt fra foretakene, og har hatt forutsetninger for å beregne. Det samme gjelder trådløse nettverk. I tillegg er det satt av ytterligere 40 mill. i årene fremover knyttet til investeringer i trådløse nettverk i forbindelse med innføring av elektronisk kurve. Det vises til styringsgruppen FIKS sak 1-17, møte Det er videre foreslått avsatt 2 mill årlig til bestillinger knyttet til mindre nyinvesteringer i IKT- infrastruktur hos foretakene, samt 2,5 mill årlig til HN IKTs egne investeringsbehov (herunder også inventar, ombygging lokaler, IT-utstyr, støttesystemer mv.) Det forelås at styret vedtar en ramme for driftsinvesteringer i 2017 på 60,6 millioner fordelt på de ulike postene i samsvar med tabell 2. Det vises til vedlegg 3 for nærmere omtale av driftsinvesteringer. Tabell 2 Driftsinvesteringer Sum Reinvesteringer/vedlikehold IKT-infrastruktur IKT-infrastruktur (nettverk) i byggeprosjekter foretakene Trådløse nettverk - bestilling fra foretakene Avsetning til trådløst nettverk - jfr Elekroniske kurveprosjektet Mindre nyinvesteringer - ev bestillinger foretakene/rhf Interne investeringer HN IKT SUM Alle beløp i 1000 kr Avsetning uforutsette/uspesifiserte formål Det foreslås satt av 90 millioner til uforutsette/uspesifiserte prosjekt- og investeringsformål i siste del av perioden (2020 og 2021). Disse avsetningen må blant annet ses i sammenheng Side 4 av 19

5 med Migreringspakke 3, IKT- infrastruktur til nye bygg senere i perioden, og eventuelt nye prosjekter med oppstart i 2020 og Oppsummert investeringsbudsjett HN IKT Tabell 3 viser samlet forslag til prosjekt - og driftsinvesteringer årlig i perioden Tabell 3 Oppsummert investeringsbudsjett HN IKT (rammebudsjett) - per april 2017 Type investering Kostnadsføring Balanseføring/investering Prosjektnavn Sum Sum utgifter Vedtatte projekter Planlagte prosjekter Aktuelle prosjekter Driftsinvesteringer Uforutsette/uspesifisert utgifter SUM - budsjetterte utgifter Alle beløp i 1000 kr Sammenliknet med investeringer i perioden fra investeringsplanen fra 2016, representerer forslaget her en økning på 280 millioner, herav kostnadsføring på om lag 80 millioner. Den store økningen må ses i sammenheng med prosjektene Helhetlig informasjonssikkerhet, Mobilitet, Desktopprosjekt, trådløse nett og økte avsetninger for uforutsette/uspesifiserte formål. Merk at investeringer knyttet nytt fødesystem og digitalt mediearkiv er forutsatt budsjettert hos HN RHF og er derfor tatt ut av HN IKTs investeringsbudsjett (jfr. avsnittet under). Jfr. for øvrig vedlegg 1. Prioriteringer Av de planlagte og aktuelle investeringsforslagene som fremgår av tabell 1, fremheves særlig behovet for prioritering av informasjonssikkerhet og driftsinvesteringer/reinvesteringer (vedlikehold/fornyelse) i maskinparken for å sikre driftsstabilitet i eksisterende tjenesteportefølje. Videre vil migrering av tjenester over på nytt kjøremiljø være en forutsetning for å ta ut gevinstene av investeringene i FAKT-programmet. Investeringer i regi av HN RHF/FIKS Følgende investeringsprosjekter inngår ikke i HN IKTs investeringsplan: FIKS- prosjektene Pasientens innsyn i egen journal/digitale pasienttjenester Elektronisk kurve (EK) Anskaffelse av digitalt mediearkiv Anskaffelse av nytt fødesystem Side 5 av 19

6 Disse prosjektene forutsettes budsjettert og lagt inn under RHF eller FIKS i investeringsplanen. HN IKT bidrar med ressurser etter avtale med RHF/FIKS i slike prosjekter (oppdragsbasert). Det forutsettes generelt at IKT- utgifter knyttet til prosjekter i regi av RHF/FIKS estimeres og tas høyde for i RHF/FIKS sine budsjetter og planer. Som merkantil forvalter av kliniske systemer kjøper imidlertid HN IKT opp anleggene/investeringene til balanseført verdi når prosjektene er ferdige og driftssatt. Prosjektene avskrives da i HN IKT regnskap og avskrivningskostnaden viderefaktureres foretakene. Det er budsjettert med oppkjøp av anlegg for 349 millioner fra RHF/FIKS i perioden , hvorav 284 millioner knyttet til elektronisk kurve, 28 millioner knyttet til Innsyn i journal og 37 millioner knyttet til utgifter ved FIKS- prosjekter (9 millioner til digitalt mediearkiv inngår blant annet her). Forslag til investeringsplan (rammer) i perioden HN IKT har per ,5 mill. i ubrukte investeringsmidler fra tidligere år. En stor andel av dette er knyttet til FAKT- programmet og skyldes at størstedelen av utgiftene til prosjektet sentralt kjøremiljø som opprinnelig var budsjettert i 2016, først påløper i Videre skyldes overføringene mindreforbruk knyttet til reinvesteringsrammen, periodiseringsavvik samt at en større andel av prosjektkostnadene har blitt kostnadsført enn opprinnelig budsjettert. Det foreslås ingen endring i beløpene i investeringsplanen/-rammen for 2017, utover overføringen av FIKS-midler på 4 millioner knyttet til brukerstyrt tilgang (jf. omtale foran), mens det for perioden foreslås en større økning i de årlige rammene (jf. kolonne D i tabell 4). Økningen må til dels ses i sammenheng med de lave rammene i gjeldende investeringsplan i 2018 og 2019, og at det ikke er satt av investeringsmidler i 2020 og Gjennomsnittlig årlig investeringsbeløp (balanseført) i perioden har ligget på ca 125 mill., hvorav utgifter knyttet til etablerings av datasentre har utgjort i snitt 35 mill per år. Tabell 4 viser hovedtallene i forslaget til investeringsplan (årlige rammer) for HN IKT for Tabell 4 Forslag investeringsrammer (balanseførte utgifter) Ubrukt per A Budsjetterte investeringsutgifter B Overføring ubrukte midler fra tidligere år C Gjeldende investeringsramme D Forslag rammeøkning E=C+D Forslag ny investeringsramme Side 6 av 19

7 Da HN IKT har ubrukte midler ved utgangen av 2016 vil det være avvik mellom forslag til investeringsplan/-ramme de enkelte år (rad E) og årlige budsjetterte investeringsutgifter (rad A). Samlet for perioden vil summen av årlige investeringsrammer pluss overføring av ubrukte midler (rad B) være lik summen av årlige budsjetterte investeringsutgifter. Fremskriving av IKT- kostnader Generelt I likhet med tidligere år gjør vi en fremskriving av HN IKT kostnader med utgangspunkt i kostnadsbudsjettet inneværende år (2017- basisår) justert for endringer som følge av forslag til investeringsbudsjett og andre forventede kostnadsendringer. Denne fremskrivingen gjelder HN IKTs kostnader, men da HN IKT fakturer de øvrige helseforetakene/rhf for disse kostnadene representerer de også IKT- kostnader for helseforetakene/rhf. IKT- kostnadene omfatter drift og forvaltning av IKT- systemer og infrastruktur som regnskapsføres hos HN IKT. IKT- kostnader som helseforetakene/rhf selv har ansvar for og regnskapsfører, inngår ikke her (for eksempel sluttbrukerutstyr). Det understrekes at beregningene er beheftet med betydelig usikkerhet. Usikkerheten øker desto lengre ut i perioden man kommer. Kostnadsfremskrivningene som er gjort her, er ikke ment å vise en helhetlig kost- nytte- vurderingen av de ulike prosjektene for Helse Nord. Beregningene anslår kun de IKT- relaterte kostnadene som påløper hos HN IKT. Formålet med fremskrivingen av IKT- kostnadene er å gi innspill til foretakenes langsiktige planarbeid og bærekraftsanalyser, og gi grunnlag for regionale prioriteringer innenfor IKTområdet. Det er regionenes økonomiske bærekraft og de samlede gevinstene som må avgjøre ambisjonsnivået for IKT- investeringene. Fremskriving Tabell 5 under og vedlegg 2 viser utviklingen i IKT- kostnadene dersom investeringene gjennomføres som forutsatt i investeringsplanen og dersom kostnadene endres i tråd med forutsetningene for øvrig. Da HN IKT har inntektskrav lik balanse, må inntektene øke i takt med kostnadene. Tabell 5 Fremskriving av IKT-kostnader - oppsummert Budsjettposter Sum driftsinntekter -inntekstbehov - faste 2017-kroner Driftskostnader - SLA - finansiert Driftskostnader - prosjekt finansiert - Prosjektkostnader Driftskostnader - oppdragsfinansiert Lisensvedlikehold felles kliniske systemer, inkl MS og Oracle Linjeleiekostnader Datasenterkostnader Uforutsett/uspesifisert kostnader - volumøkning/nye løsninger Sum driftskostnader ekskl. avskrivninger Sum avskrivninger Totale kostnader - faste 2017-kroner Prognose, avvik fra budsjett inneværende år Økonomisk Resultat Alle beløp i 1000 kr Side 7 av 19

8 Kort om de enkelte budsjettpostene Driftskostnader SLA- finansierte Posten omfatter årsverk mv. knyttet til drift og forvaltning av eksisterende systemportefølje. Det er lagt inn økning i SLA- kostnadene til drift, overvåkning og 1. og 2. linjesupport som følge av innføring av elektronisk kurve i tråd med tallmaterialet som ble lagt frem for styringsgruppen til FIKS i møte 24. mars (sak 1-17). I alt utgjør dette 16,6 mill. i 2018 hvorav 5 mill inngår i budsjettet for 2017, det vil si en økning på 11,6 fra 2017 til Det er lagt inn ytterligere økning senere i perioden. Det understrekes at tallene foreløpig er svært usikre og at HN IKT fremover vil beregne ressursbehovet knyttet teknisk og merkantil forvaltning av elektronisk kurve mer i detalj. Videre er det lagt inn gevinstkutt i henhold til opprinnelig plan. Det vil si 4,5 mill 2018 slik at det i perioden vil være foretatt kutt i SLA- rammen på i alt 15 millioner. Videre er det tatt inn et ytterligere kutt i 2019 med bakgrunn i gevinstplanen for FAKT- programmet. I alt vil det da være kuttet 20 millioner i SLA- driften isolert sett. Det er videre lagt inn en post for uforutsette/uspesifiserte kostnader som følge av det forventes nye oppgaver/aktiviteter og volumvekst, herunder driftkostnader som følge av Felles innboks oppdrag. Det tas også her høyde for kostnader til lisensforvaltning Oracle. Helårsvirkning av midler til oppbygging av integrasjonstjenesten er også, som tidligere forutsatt, lagt til fra Driftskostnader - prosjektfinansierte Prosjektkostnader Posten omfatter kostnader som er omtalt i prosjektutgiftsbudsjettet (jfr. omtale foran). De årlige kostnadene her vil avhenge av hvilke prosjekter som igangsettes. Videre inngår rentekostnader (delen som er knyttet til prosjektfinansiering) og kostnader knyttet til det nye porteføljekontoret. Denne utgiftsposten øker særlig i 2018 både som følge av økningene i forslått prosjektaktivitet (se tabell 1), og at det antas at utgifter i flere av de planlagte/aktuelle prosjektene i større grad vil måtte kostnadsføres og at de derfor vil få resultateffekt på et tidlig tidspunkt enn prosjektutgifter som i større grad kan balanseføres. Driftskostnader oppdragsfinansierte Denne posten skal dekke driftskostnader for oppdragbaserte oppgaver knyttet til prosjekter eller linjeaktivitet i regi av foretakene/rhf. Det er lagt til grunn samme kostnadsnivå som i Lisensvedlikehold felles kliniske systemer, samt sentral infrastruktur Det er her budsjettert med økninger fra 2018 i henhold til estimat for kostnader elektronisk kurve (sak 1-17 styringsgruppen FIKS møte 24.3). Dette gjelder både databasekostnader og kostnader til leverandør av kurvesystemet. Estimatene er til dels usikre. Videre er det lagt til planlagt kostnadsøkning knyttet til Sectra- innføringen. Side 8 av 19

9 Avtalen knyttet til radiologisystemer Arcidis er sagt og kostnadene tatt ut av budsjettet fra Fra 2018 overtar HF- ene etter planen finansieringsansvaret fra RHF for forvaltningskostnadene til e-helsedirektoratet. HN IKT viderefakturerer kostnadene til HF-ene på vegne av HN RHF. Beløpet er lagt til. Lisensvedlikehold knyttet til nytt sentralt kjøremiljø (FAKT) er lagt til fra Det er tatt høyde for økning knyttet til digitalt mediearkiv og Microsoft premiere support samt eventuelt andre mindre økninger i lisensvolum under posten uspesifiserte/uforutsette lisenskostnader. Det pågår nå forhandlinger om ny Oracle-avtale som etter planen skal være på plass i mai. Det er ikke lagt inn særskilte midler til kostnadsøkning. Det samme gjelder for Microsoftavtalen som skal reforhandles i For øvrige har vi ikke vi ikke mottatt innspill fra foretakene eller de regionale forvaltningssentrene som tilsier særskilt økning i vedlikeholdskostnadene i 2018 og de nærmeste årene ut over ordinær prisvekst. Linjeleie Vi har videreført linjeleiekostnadene på samme nivå som i Det er imidlertid fortsatt noe usikkerhet knyttet til kostnadene ved innføring av nytt stamnett i regi av Norsk helsenett. Datasenterkostnader Dette er i hovedsak kostnader til UNN for drift av DS1, inkludert avskrivninger (jf. driftavtalen), strømkostnader DS1 og DS2 samt utgifter til linjer DS1 og DS2. Vi har ikke grunnlag for å gjøre vesentlige endringer her i forhold budsjettet, og kostnadene videreføres på 2017-nivå. Uforutsette/uspesifiserte kostnader, eksklusiv avskrivninger Det er lagt inn betydelig økning i uforutsette/uspesifiserte kostnader i årene fra 2019 og fremover under egen post. Dette må særlig ses i sammenheng med usikkerhet knyttet til de driftsmessige konsekvensene av den foreslåtte prosjektporteføljen, og vil kunne gjelder både SLA- kostnader, lisenskostnader mv. Kostnadsbildet vil imidlertid bli klarere når flere av prosjektene har kommet lengre i planleggingen. Avskrivningskostnader Avskrivningskostnadene gjenspeiler forslaget til investeringsplanen for HN IKT slik den er presentert foran, samt oppkjøp av anlegg/investeringer i regi av RHF/FIKS. Avskrivningskostnadene øker betydelig som følge av store pågående og planlagte/aktuelle prosjekter. Side 9 av 19

10 Oppsummering Fremskrivingen viser en kraftig kostnadsøkning fra 2017 til 2018 og deretter en videre økning frem til 2021 for deretter å falle. Reduksjonen i kostnadene fra 2022 skyldes reduksjon i de avskrivningene. Reduksjonen i avskrivningen skyldes at investeringene kun er budsjettert frem til Årsaken til den store kostnadsøkningen fra 2017 til 2018 må særlig ses i sammenheng med innføring og drift av elektronisk kurve (økt med 20 mill., 5 mill. er inkludert i budsjettet), og økning i prosjektkostnader som følge av forslaget til investeringsplan. Det er fortsatt betydelig usikkerhet knyttet til disse beløpene. Det er også her budsjettert med prosjektkostnader allerede i 2017 som det ikke er tatt høyde for i IKT- budsjettet for inneværende år, men denne kostnadsøkningen vil til dels kunne dekkes av forventet mindreforbruk på andre poster i budsjettet. Jfr. for øvrig vedlegg 2. Sammenlikning med fremskrivingen av kostnader fra 2016 I tabell 6 sammenliknes fremskrivningen i dette saksfremlegget og tilsvarende fremskriving fra mai 2016 (behandlet i daværende styringsgruppe HN IKT og oversendt HN RHF). Tallene fra 2016 er korrigert slik at de er sammenliknbare med tall for Tallene er korrigert for innføring av merverdiavgiftskompensasjonsordning i spesialisthelsetjenesten fra Videre er tallene korrigert for at HN IKTs kostnader knyttet til oppdrag og drift av HN RHF er med i 2017-fremskrivingen. Tidligere år har fremskrivingen vært eksklusiv HN RHF og oppdrag. Beløpene er i kroner. Sammenlikningen (korrigerte tall 2016) viser at avvikene er marginale i 2018 og 2019, men differansen er betydelig høyere lengre ut i perioden. Tallene viser også at det faktiske kostnadsbudsjettet for 2017 ble en del lavere enn det som lå inne i fremskrivingen fra mai Avviket mellom de to fremskrivningene lengre ut i perioden må ses i sammenheng med økning i prosjektutgifter i forslaget til ny investeringsplan for HN IKT. Videre kommer at investeringsbudsjettet til Elektronisk kurve er økt siden forrige fremskrivning. Det er også gjort større avsetninger for uforutsette/uspesifiserte kostnader i den oppdaterte investeringsplanen. Det understrekes at fremskrivningsbeløpet for 2018 må ses på som et tidlig anslag. I likhet med tidligere år vil HN IKT innen utgangen av mai utarbeide et foreløpig IKT- budsjett for 2018 for helseforetakene. Side 10 av 19

11 Tabell Fremskriving opprinnelig Korrigering for mva-kompensasjon Korrigering for Oppdrag Korrigering for HN RHF Fremskriving 2016 etter korrigeringer Fremskriving Avvik Alle beløp i 2017-kroner Sammenlikning fremskriving IKT-kostnader i 2016 og 2017 Likviditetsbudsjett Tabellen under viser oppdatert likviditetsbudsjett for perioden med bakgrunn i forslaget til investeringsplan for HN IKT for samme periode. I tillegg er det tatt høyde for oppkjøp av anlegg fra RHF/FIKS for 349 millioner (FIKS, elektronisk kurve, innsyn i journal). Det er også lagt til grunn at UNN betaler 51 millioner til HN IKT i forbindelse med overdragelse av eierskapet til UNN for ustyr/anlegg som HN IKT har anskaffet til DS1 (jfr. avtale mellom RHF og UNN). Beløpet tilsvarer HN IKTs utgifter. UNNs kostnader dekkes gjennom fakturering av avskrivningskostnader til HN IKT (som viderefaktureres foretakene). Tabell 7 Likviditetsbudsjett Kontantstrøm fra operasjonelle aktiviteter Budsjettert resultat Avskrivninger/nedskrivninger Mva-kompensasjon Diff pensjonskostnad/premie Andre endringer i omløpsmidler/kortsiktig gjeld med likv.effekt. Netto kontantstrøm fra operasjonelle aktiviteter Kontantstrøm fra investeringsaktiviteter Ubrukte investeringrammer tidligere år Salg anlegg DS1 UNN Oppkjøp anlegg/investeringer fra FIKS/RHF i utbet Oppkjøp anlegg/investeringer fra FIKS/RHF Forslag nvesteringsplan Netto kontantstrøm fra investeringsaktiviteter Kontantstrøm fra finansieringsaktiviteter Innbet ved opptak av lån prosjekt Avdrag lån Netto kontantstrøm fra finansieringsaktviteter Netto endring i kontanter IB inkl bankinnskudd UB Ramme for kassakreditt Likviditetsberegningen viser at kassakredittbehovet vil øke i perioden dersom investeringsplanen gjennomføres som foreslått. Kassakredittrammen er per i dag på 640 millioner og det skal være tilstrekkelig for å dekke likviditetsbehovet inneværende år og de nærmeste årene gitt forutsetningene i beregningen. Side 11 av 19

12 Tiltak for økonomisk kontroll og styring HN IKT er i gang med etablering av sentralt kjøremiljø og i detaljplanleggingen av migreringspakke 1. I løpet av høsten vil det sentrale kjøremiljøet være i drift og løpet av våren 2018 vil migreringen av pakke 1 etter plane være gjennomført. Det arbeides dessuten videre oppbygging av drifts- og overvåkingssenter med sikte på effektivisering og driftsstabilitet. Disse omleggingene betyr både endringer i teknologi og arbeidsprosesser og innebærer derfor betydelig omstillingsbehov i HN IKT. Omstillingsarbeidet er startet og vil pågå fremover. Sentralt i investeringsplanen som fremmes her står informasjonssikkerhet. Videre legges det blant annet opp til satsing på mobilitet og styrking av desktoptjenesten. Forslaget til investeringsplan er ambisiøst og krevende, både i forhold til å sikre tilstrekkelig ressurser, fremdrift og kostnadsstyring. For å kunne gjennomføre både pågående og planlagte investeringer på en mest mulig kostnadseffektiv måte innenfor planrammene er det igangsatt flere tiltak internt: Kompetanseheving/-endring og planmessig overføring av ansatte til nye roller og oppgaver (sentralt kjøremiljø og drifts - og overvåkingssenter). Formålet er å sikre effektiv utnyttelse av eksisterende arbeidskraft og unngå større omstillingskostnader. Planmessig gjennomgang av leverandøravtaler (jf. lisenser mv) i forbindelse med migrering av tjenester over på nytt kjøremiljø. Dette for å minimere merkostnader i overføringen til nytt kjøremiljø. Etablere porteføljekontor for bedre styring og oppfølging av prosjektporteføljen. Dette med sikte på å prioritere riktige prosjekter og gjennomfør prosjektene i henhold til tid, kvalitet og kost. Etablert eget endringsprogram for å følge opp organisasjonsendringene som kommer som følge av drifts- og overvåkingssenter og sentralt kjøremiljø. Ytterligere fokus på intern kontroll gjennom etablering av kvalitetsfunksjon og videre arbeid med virksomhetsstyring. Forslag til vedtak 1. Styret vedtar driftsinvesteringsrammen for HN IKT for 2017 i tråd med forslaget i tabell 2 i saksfremlegget. 2. Styret fremmer forslag til investeringsplan for Helse Nord IKT overfor HN RHF i tråd med tabell 4 i saksfremlegget. 3. Styret tar fremskrivningen av IKT- kostnadene og likviditetsbudsjettet i planperioden til orientering. Side 12 av 19

13 Tromsø, 7. april 2017 Oddbjørn Schei Administrerende direktør Vedlegg: 1. Investeringsbudsjett IKT- området detaljoppsett. 2. Fremskriving av IKT-kostnader detaljoppsett 3. Nærmere om driftsinvesteringer detaljoppsett 4. Omtale av planlagte og aktuelle prosjekter i perioden Side 13 av 19

14 Vedlegg 1 Forslag investeringsbudsjett HN IKT (rammebudsjett) - per april 2017 Type investering Kostnadføring Balanseføring/investering Prosjektnavn Vedtatte investeringsprosjekter Sum balanseføring FAKT - programmet - opprinnelig, inkl migreiringpakke 1 ( ) FAKT - regionalt stamnett -plan og gjennomføring (12 000) FAKT - helhetlig informasjonssikkerhet-plan (ny) FAKT - Automatisk tilgangsstyring - plan (3000) Drifts- og overvåkningssenter - gjennomføring (20 000) Integrasjonsprosjektet - fase 2 - gjennomføring (26 500) Jobb smartere-mobilt ktr-plan og gjennomføring (4 700) Testregime - fase 2 (26 100) Rutiner ved bortfalll av IKT-systemer -konsept (ny) 800 Utredning telekom Helse Nord - konsept (2 000) Organisering av datavarehustjenensten - konsept (ny) 900 Driftsmodell Sykehusinnkjøp (ny) - konsept, plan og gjennomf Utvidelse datasenter 1 (DS1) (ny) Sum vedtatte prosjekter Planlagte investeringsprosjekter (ikke vedtatt) Migreringspakke 2 (60 000) Migreringspakke 3 FAKT - Helhetlig informasjonssikkerhet - gjennomføring (ny) Integrasjonsprosjektet, fase 3, gjennomføring (8 000) Sum planlagte prosjekter Aktuelle investeringsprosjekter (ikke vedtatt) Lisenser infrastruktur (ny) Mobilitet - neste generasjon kommunikasjonsteknologi Helse Nord (ny) Organisering av datavarehustjenensten - plan og gjennomføring (ny) Desktopprosjekt (25 000) Kursmiljø og utviklingsmiljø EPJ (5 000) Diverse mindre IKT- prosjekter (25 000) Aktuelle prosjekter Driftsinvesteringer Reinvesteringer/vedlikehold IKT-infrastruktur IKT-infrastruktur (nettverk) i byggeprosjekter foretakene Trådløse nettverk - bestilling fra foretakene Avsetning til trådløst nettverk - jfr Elekroniske kurve-prosjektet Mindre nyinvesteringer - ev bestillinger foretakene/rhf Interne investeringer HN IKT Driftsinvesteringer Uforutsett/uspesifisert utgifter prosjekter/investeringer (25 000) SUM - budsjetterte utgifter Beløp i 1000 kr Side 14 av 19

15 Vedlegg 2 Fremskrivning IKT-kostnader Budsjettposter Driftsinntekter -inntekstbehov Driftskostnader (SLA- finasiert ) budsjett Drift og forvaltnings integrasjonstjenesten (helårsvirkning) Elektronisk kurve - drift, overvåkn, supp Uforutsett/uspesifisert (volum/aktivitetsøkn, Felles innboks mv.) Gevinstplankutt Sum Driftskostnader ( SLA-finansiert) Sum Driftskostnader - oppdragsfinanisert budsjett Driftskostnader - prosjektfinansierte (ikke aktverbare) budsjett endring prosjektkostnader, inkludert renter og porteføljekontor Sum Driftskostnader prosjekter - Prosjektkostnader Lisensvedlikehold felles kliniske systemer og sentral IKT- infrastruktur Forvaltningskostnader e-helsedirektoratet - overført fra RHF Sectra - økning ihht til plan Elektronisk kurve - database Elektronisk kurve - system Sentralt kjøremiljø Arcidis radiologisystem - avtale sagt opp i Uforutsett/uspesifisert (MS prem. supp, dig. mediearkiv mv) Sum Lisensvedlikehold Sum Linjeleie Sum Datasenterkostnader Uforutsett/uspesifisert økninger- volum/nye løsninger Sum driftskostnader ekskl. avskrivninger Avskrivninger eksisterende anlegg: HN IKT FIKS/RHF - oppkjøpte anlegg Avskrivninger pågående og planlagte/aktuelle prosjekter HN IKT: Vedtatte prosjekter Planlagte prosjekter Aktuelle prosjekter Avskrivninger planlagte driftsinvesteringer HN IKT Avskrivninger pågående prosjekter FIKS/RHF - planlagt oppkjøp anlegg Avskrivninger uforutsette/uspesifiserte investeringer Sum avskrivninger Totale kostnader Prognose, avvik fra budsjett inneværende år Økonomisk Resultat Side 15 av 19

16 Vedlegg 3 Driftinvesteringer Type investering/navn Årlig utgift (alle tall i hele tusen) Sum Reinvestering Reinvestering i IKT- infrastruktur (utstyr/lisenser), herunder servere, nettverk, lagring/backup mv (se egen tabell under for 2017) Trådløse nett - bestilling fra foretakene Trådløse nett HSYK Trådløse nett NLSH Trådløse nett UNN Sum Avsetning trådløse nett - elektronisk kurve prosjektet Avsetning trådløse nett IKT-investeringer - utbyggingsprosjekter foretakene NLSH/BOO, AB-fløy UNN/TOS, A-fløy UNN/TOS, PET-senter Finnmarkssykehuset/KKN, nytt sykehus Finnmarkssykehuset, Alta nærsykehus Sum Annet Mindre nyinvesteringer - ev bestillinger foretakene/rhf Interne investeringer HN IKT Sum Alle beløp i 1000 kr Reinvesteringer - budsjett 2017 (fordeling hovedgrupper) Type utstyr Nettverksutstyr Lagring og backup Servere Totalt (avrundet) Alle beløp i 1000 kr Side 16 av 19

17 Vedlegg 4 Omtale av planlagte og aktuelle prosjekter Planlagte prosjekter FAKT Migreringspakke 2 I styresak Helse Nord RHF er det vedtatt at FAKT-programmet i migreringspakke 1 skal fokusere på IT-administrative plattformtjenester. I vedtakspunkt 2 ber styret adm.direktør Helse Nord RHF om å legge frem en vurdering av innhold og omfang av ytterligere migreringsbehov eksklusive tjenester som er etablert gjennom FIKS. FAKT-programmet har basert på dette gjennomført en analyse som estimerer det totale migreringsbehovet i regionen, eksklusive tjenester etablert av FIKS-programmet. Estimering av migreringskostnad baserer seg på en kartlegging av tjenester i samråd med tjenesteansvarlige i Helse Nord IKT. I dette arbeidet er det per tjeneste gjennomført en: 1) Kartlegging av understøttende infrastruktur (antall servere), 2) Initiell vurdering av tjenestens kompleksitet og 3) Analyse mtp tilnærming for migrering. I sak om rullerende investeringsplan som ble behandlet i styret i Helse Nord i juni 2016 ble det satt av 60 millioner til Migreringspakke 2 i budsjettet til HN RHF. Saken har også vært lagt frem til orientering i daværende styringsgruppe HN IKT i HN IKT arbeider nå med en mer detaljert plan for gjennomføring av Migreringspakke 2. FAKT- Migreringspakke 3 En Migreringspakke 3 planlegges, men her er det ennå ikke anslått beløp. Det er forutsatt at tjenester som er etablert i FIKS-programmet ikke skal migreres til sentralt kjøremiljø før underliggende infrastruktur for disse tjenestene er avskrevet. Oppstart for migreringspakke 3 forventes å bli 2020/2021 avhengig av endelig plan for Migreringspakke 2. FAKT Helhetlig informasjonssikkerhet gjennomføring Styret for Helse Nord IKT inviteres i april 2017 til å gi tilslutning til planleggingsfase for prosjekt Helhetlig informasjonssikkerhet og prosjekt Automatisk tilgangsstyring. Forslag til gjennomføringsfase for prosjektene vil etter planen være klar i mai. Da det i planleggingsarbeidet nå tas sikte på å fremme en samlet sak om informasjonssikkerhet der prosjektene Automatisk tilgangsstyring og Rutiner ved bortfall av IKT- tjenester ses i sammenheng med det øvrige arbeidet knyttet til informasjonssikkerhet, er det i prosjektbudsjettet her satt av et samlet beløp på 100 mill. for disse prosjektene under prosjektet Helhetlig informasjonssikkerhet. Integrasjonsprosjektet fase 3 Integrasjonsprosjektet har gjennomført fase 1 og er i avslutningen av fase 2. Prosjektet har levert i henhold til mandatet og i tillegg levert integrasjonstjenester til andre prosjekter. Spesielt nevnes omfattende leveranser til Digitale pasienttjenester i nord. Prosjektet har etablert en fungerende organisasjon for rådgivning, utvikling og drift. Drift håndteres i dag av linjen, mens rådgivning og utvikling ligger til prosjektet. Samlet er det bygget en integrasjonsevne som setter Helse Nord i stand til å håndtere det økte integrasjonsbehovet på en effektiv måte, slik en av målsettingene med prosjektet er. Side 17 av 19

18 Pågående og planlagte prosjekter varsler betydelige integrasjonsbehov fremover. For å imøtekomme disse behovene og minimere risiko i andre prosjekter, foreslås det å opprettholde ledelsesstrukturen i Integrasjonsprosjektet ved å videreføre prosjektet. Dette er i henhold til tidligere investeringsplan. Aktuelle prosjekter Lisenser IKT infrastruktur Denne posten er knyttet til eventuelle behov investering i databaselisenser lengre ut i perioden. Mobilitet neste generasjon kommunikasjonsteknologi Helse Nord Telefoniløsningene i Helse Nord ivaretar en rekke kritiske funksjoner, og har høye krav til tilgjengelighet. I Helse Nord utføres produksjon og drift av telefonitjenester lokalt ved det enkelte HF. Innovasjon, effektivisering og standardisering på området gjøres i dag ulikt hos de forskjellige lokasjonene i regionen. Dagens situasjon på området er at mye av eksisterende løsninger er av eldre årgang, krever spesialkompetanse og risikoen for feil og nedetid er betydelig. Ved å etablere en felles digital flate vil dagens systemavhengige arbeidsflater kunne erstattes med én. Den fremtidige arbeidsflaten vil inkludere flere fundamenter som f.eks. telefoni, meldinger, alarmer og konferanseløsning. Prosjektets mål er å utarbeide alternativer for, planlegge og implementere en felles digital arbeidsflate for kommunikasjonsteknologi i Helse Nord. Dette vil gjøre Helse Nord i bedre stand til å utvikle en kostnadseffektiv tjeneste som er funksjonseffektiv for pasienter, brukere og driftspersonell. Valget av digital flate vil være styrende for valg av teknologi på tvers i regionen, både i nybygg og eksisterende bygningsmasse. Utrulling av trådløst nett (WiFi) på samtlige lokasjoner er en forutsetning for at eksisterende arbeidsflater skal kunne erstattes av én digital. Det pågående arbeidet med å forbedre og oppgradere det trådløse nettet på alle helseforetakenes lokasjoner bør derfor intensiveres som et ledd i denne utviklingen. Kartlegging, plan for og utrulling av det trådløse nettet bør derfor inkluderes som egen aktivitet i prosjektet. Styrke Helse Nords datavarehustjeneste Over flere år har Helse Nord bygget opp en regional datavarehustjeneste (Helse Nord LIS HN LIS) for foretakene i regionen. Formålet med tjenesten er å sette helseforetakene i regionen i stand til å benytte datadrevet analyse som styringsinformasjon for effektiv ledelse og organisering av virksomheten slik at foretakene skaper tilbud som er enda bedre tilpasset pasienters behov. Tjenesten består teknologisk av en regional SAS datavarehusløsning som driftes av Helse Nord IKT. I samarbeid mellom flere interne og eksterne miljøer leveres nye prosjekter og videreutvikling. Helse Nord RHF ønsker å øke effekten av den regionale datavarehusløsningen grunnet økte behov i foretakene. På bakgrunn av dette er det i mars 2017 overlevert en konseptrapport for utviklingsperspektivet i datavarehustjenesten til HN RHF og HN IKT. Det er identifisert to konsepter som understøtter oppnåelse av effektiv og stabil kontinuerlig utvikling, og det er Side 18 av 19

19 skissert omfangsbeskrivelse og prosjektgjennomføring. I prosjektbudsjettet her er det satt av estimat på slik gjennomføring av potensielt prosjekt. Desktopprosjekt (digital arbeidsflate) Desktoptjenesten omfatter alle systemer som leveres på datamaskiner til alle ansatte uavhengig av rolle og funksjon. Lokal støtte og feilretting på datamaskiner og lokal beredskap på alle sykehus inngår i tjenesten. Helse Nord IKT leverer bistand, drift og forvaltning av systemer som inngår i Desktoptjenesten. Klientadministrasjon blir et stadig viktigere felt innen moderne IT-infrastruktur, og det stilles nye krav til en effektiv og stabil sluttbrukerflate eksempelvis gjennom økte forventninger til tilgang via ulike klientplattformer og metoder for leveranse av applikasjoner. I tråd med Helse Nord IKTs strategi foreslås det å satse videre på prosjekter som forenkler og forbedrer tilgang til en sikker og sømløs digital arbeidsflate. Helse Nord IKT vil legge til rette for særskilte gevinstberegninger i forkant av forslag til oppstart av hvert delprosjekt innenfor området. En videre satsning her vil blant annet innebære økt grad av selvbetjening for brukere og muliggjøre eventuelle endringer innenfor ansvar for sluttbrukerutstyr. Fremtidige målbilder for området og behov som skal dekkes foreslås utarbeidet 2017 i en konseptfase i tett samarbeid med foretakene. I et slikt prosjekt vil Helse Nord IKT sørge for brukerinvolvering, visualisere muligheter og legge til rette for effektiv drift på området. Kursmiljø og utviklingsmiljø EPJ Helse Nord IKT ønsker å styrke kurs- og utviklingsmiljøet innen EPJ-tjenesten, slik at dette kan tilbys som en tjeneste til både helseforetakene og Medisinsk fakultet på UiT. Mindre IKT- prosjekter Samlepost for andre IKT- bestillinger systemer som medfører investeringsbehov. Side 19 av 19