Protokoll fra Årsmøte i Våland skolekorps, 22. februar 2017

Transkript

1 Protokoll fra Årsmøte i Våland skolekorps, 22. februar 2017 Saksliste a. Åpning b. Navneopprop c. Godkjenning av innkalling d. Godkjenning av dagsorden/saksliste e. Valg av møteledelse f. Valg av referenter g. Valg av protokollunderskrivere. h. Godkjenning av årsmelding og revidert regnskap. i. Forslag om vedtekts endring vedrørende antall styremedlemmer: Styret fikk i oppdrag av årsmøte i 2016 å planlegge å legge til rette for å redusere antall styrerepresentanter. Under er eksisterende 5 i vedtektene. Styret foreslår at den endres til: 5 STYRET 5.1 Sammensetning og konstituering Styret består normalt av 8 medlemmer, inkludert leder. Den i styret som er utnevnt til kasserer fungerer normalt som nestleder. I konstituerende styremøte fordeles ansvar for faglige/praktiske ansvarsområder til styre- og varamedlemmer. Korpstillitsvalgte over 12 år velges blant og av alle utøvende medlemmer i korpset på første øvelse etter sommerferien. Nytt forslag 5 STYRET 5.1 Sammensetning og konstituering Styret består normalt av 6 medlemmer, inkludert leder. I konstituerende styremøte fordeles ansvar for faglige/praktiske ansvarsområder til styre- og varamedlemmer. Styret bør legge vekt på å rekruttere andre enn styrerepresentanter til å ta hånd om flest mulig av løpende rutinepregede oppgaver. Korpstillitsvalgte over 12 år velges blant og av alle utøvende medlemmer i korpset på første øvelse etter sommerferien. j. Ønsker årsmøtet at styre går videre med å planlegge kulturutveksling støttet av eu og som i så fall gir oss mulighet til å reise på lengre utenlandsturer å besøke et annet korps (ikke festivaler) og være vertskap når dette korpset kommer til oss, noe som lett innebærer å ta imot utenlandske musikanter til overnatting i egne hjem. k. Plan og budsjett, herunder medlemskontingent. l. Valg: 1. Leder for ett år 2. Nye styremedlemmer og varamedlemmer 3. 1 revisor for ett år. De som velges må være minimum 12 år når de tiltrer, ha gyldig medlemskap i NMF og ha sagt seg villige til å motta verv. Styret har ikke fått inn flere saker enn de som er nevnt i innkallingen.

2 Referat a. Konstituering og åpning Møtet ble åpnet av Sigurd Olav Lende. b. Navneopprop Det var 14 fremmøtte, 12 med stemmerett. Frammøtte er listet i vedlegg A. c. Godkjenning av innkalling Møteinnkallingen ble godkjent. d. Godkjenning av dagsorden/saksliste Agenda og saksliste ble godkjent. Ingen ytterligere saker ble meldt inn e. Valg av møteledelse Sigurd Olav Lende ble valgt til ordstyrer. f. Valg av referenter Christian Holm ble valgt til referent. g. Valg av protokollunderskrivere. Bjørn Tore Rotabakk og Edeltraud Munding ble valgt til protokollunderskrivere h. Godkjenning av årsmelding og revidert regnskap Årsmelding med regnskap (Vedlegg B.) ble gjennomgått og godkjent med følgende kommentarer: Ambisjoner og planer for 2017: Vurdere å bytte ut deltagelse på RM og Stavanger Open i 2017 med andre aktiviteter. Medlemmer og rekruttering: Styret må jobbe med å skape rett balanse mellom instrumentene når de eldste musikantene slutter i 2017 og Det vil blant annet oppstå et tomrom på grovmessing. Revisjonsberetning har feil dato. Styret tar kommentarene til etterretning i. Forslag om vedtektsendringer Sigurd Olav Lende la fram forslag fra styret om å redusere antall styremedlemmer fra 8 til 6. Dette var svar på oppdrag fra årsmøtet i Christian Holm gikk gjennom en oppdatert rolle og oppgave beskrivelse for de foreslåtte seks stillingene i styret. I tillegg har styret oppdatert årshjulet og overført innholdet til en aksjonsliste i regneark. Styrets rollebeskrivelse er lagt ved i vedlegg c. Et av hovedprinsippet bak den foreslåtte organiseringen er å sette ut flere av de faste repetitive oppgavene til andre foreldre og arbeidsgrupper, slik at styret i større grad kan konsertere seg om å lede korpset og tenke framover. Forslaget ble vedtatt med følgende kommentarer: Styret må passe på å sette rette personer inn i rette oppgaver og være klar over at det kan være krevende å løse enkelte av oppgavene styret foreslår å sette ut fra styret dersom man på forhånd ikke har erfaring fra å sitte i styret. Viktig at alle foreldre er med i arbeidsgrupper og at nye foreldre inviteres inn I disse Aspirant oppfølging er ikke beskrevet som en rolle i rolle og oppgave beskrivelsen til styret Innkalling til møter i arbeidsgruppene bør sendes ut fra styreweb

3 Styret tar kommentarene til etterretning k) Informasjon om kulturutveksling Sigurd Olav Lende gikk gjennom et forslag om å søke EU midler for å få til kulturutveksling med et annet korps eller orkester i Europa. Vi vil da få støtte til å besøk det andre korpset og vil få innlosjering hos dem og tilsvarende må vi stille opp som vertsfamilier tilbake. Noe av motivasjonen for forslaget er å forsøke å få til annerledes sommerturer utover Danmark/Nord Tyskland samtidig som vi treffer og blir kjent med andre unge musikanter i Europa. Forlaget ble diskutert og følgende kommentarer ble tatt opp: Innebærer dette at korpsforeldre må ta ut ferie for å være vertskap Erfaringer fra tidligere er at sommerturer er viktig for trivsel Hvordan samsvarer dette med når korpset normalt drar på sommertur Spennende hvis vi har kapasitet Styret bør skaffe mer informasjon om dette Positivt med kulturutveksling Ønske om at styret bruker noe resurser på dette for å finne ut av videre muligheter Styre vil jobbe videre med å modne fram muligheter inne kulturutveksling k) Plan og budsjett, herunder medlemskontingent. Ingen forsalg var framlagt. l) Valg: Styrets sammensetning i 2016: Sigurd Olav Lende, leder, på valg Ole-Johan Faret, nestleder og kasserer, på valg Marita Aase Sæbø, uniform, på valg Øyvind Skjæveland Vidar Gjedrem Furholt Christian Holm John Sanne fram til september 2016 Marit Retallack fra oktober 2016 Christian Holm ble valgt som leder for et år. Følgende går ut av styret: Sigurd Olav Lende Marita Aase Sæbø Marit Retallack Følgende personer ble valgt inn i styret for to år: Ole-Johan Faret Eva Cecilie Bernhardt Edeltraud Munding Følgende personer ble valgt som vararepresentanter:

4 Mette Lysnes Sigurd Olav Lende Styrets sammensetning for 2017: Christian Holm, leder Ole-Johan Faret Øyvind Skjæveland Vidar Gjedrem Furholt Eva Cecilie Bernhardt Edeltraud Munding Arnfrid Gjedrem Furholt ble gjenvalgt som revisor. Valgkomite for 2018: Sigurd Olav Lende Marita Aase Sæbø Marit Retallack Protokollen er gjennomlest og godkjent: Bjørn Tore Rotaback Edeltraud Munding

5 Vedlegg A Oppmøtte Følgende var tilstede på årsmøtet: Sigurd Olav Lende Signe Stølan Høgberg Atle Høgberg Christian Holm Jonas Skjæveland Eva Cecilie Bernhardt Bjørn Tore Rotabakk Wei Xiong Cheng Marit Retallack Gunnar Aase Kristine Aase Øyvind Skjæveland Ole Johan Faret Mette Lysnes Vidar Gjedrem Furholt Edeltraud Munding

6 Vedlegg B Årsberetning med regnskap Årsberetning med regnskap Våland skolekorps 2016 INNHOLDSFORTEGNELSE Sammendrag... 7 Organisering og medlemmer... 7 Styret... 7 Medlemmer... 7 Arbeidsgrupper... 8 Musikalske Aktiviteter... 8 Aktiviteter... 8 Betraktninger rundt det musikalske... 9 DRIFT Fokusområder for styret i Driftsaktiviteter Økonomi Kontakt Videre ambisjoner og planer for

7 Sammendrag Våland skolekorps er aktivt skolekorps som i flere år har konkurrert på øverste nivå i janitsjar konkurranser. Våren 2016 vant Våland skolekorps 1.st plass i 1. divisjon for janitsjar skolekorps i Rogaland. Våren 2016 endret styret rekrutteringsstrategi og rekrutterte et rekordstort antall aspiranter. Rune Johansen ble ansatt som dirigent i seniorkorpset. I desember arrangerte korpset julekonserten 1000-lykter som ble en veldig flott opplevelse og begynnelsen på en god tradisjon. Organisering og medlemmer Styret Styrets sammensetning og ansvarsfordeling i 2016: Sigurd Olav Lende, leder Ole-Johan Faret, kasserer Christian Holm, nestleder og sekretær Marita Aase Sæbø, uniformsansvarlig Øyvind Skjæveland, legat Vidar Gjedrem Furholt, materialforvalter og prosjektleder John styremedlem til september 2016 Marit Retallack, styremedlem fra oktober 2016 Tillitsvalgte: Kristine Aase, vår og høst Jonas Skjæveland, vår Sondre Holm, høst Møte og forslagsrett på styremøter: Rune Johansen, dirigent seniorkorpset Ingrid Kolstad, dirigent juniorkorpset: Marit Retallack, varamedlemmer Cecilie Fassotte, varamedlemmer Det ble avholdt 11 styremøter i perioden fra årsmøte 24. februar 2016 til årsmøte 22. februar 2017 Medlemmer Korpset hadde 59 medlemmer i februar 2017 fordelt på: Seniorer 28

8 Juniorer 14 Aspiranter 17 Antall medlemmer i 2016 er likt med året før, men det har vært noe frafall blant seniormusikantene samtidig som det har vært god rekrutering av aspiranter. Utvikling i medlemsmassen fra 2005: Aspiranter Junior Senior Arbeidsgrupper Alle foreldrene i korpset er fordelt på arbeidsgrupper som har ansvaret for å organisere de forskjellige aktiviteten i korpset. Følgende arbeidsgrupper har vært operative i 2016: Arbeidsgruppe 1 - Avslutninger & lotteri, ledet av Olav Haga Arbeidsgruppe 2-17.mai og sommertur, ledet av Christine Bendiksen Arbeidsgruppe 3 - Loppemarkeder, ledet av Sigurd Olav Lende Arbeidsgruppe 4 - Seminar og sosialt, ledet av Ole-Johan Faret og Christian Holm Ansvarlig for Instruktør kontakt og individuell undervisning, ledet av Mette Lysnes Arbeidsgruppe 5 - Økonomigruppen ble lagt ned våren 2016 og arbeidet videreført av styret. Musikalske Aktiviteter Aktiviteter Musikantene har faste ukentlige fellesøvelser for: Seniorer onsdager kl 17:30 til 20:00

9 Juniorer onsdager kl 18:00 19:30 Aspiranter tirsdager fra kl 14:00-15:00 (fra høstferien 2016) I tillegg har alle musikanter individuell undervisning en gang i uken. Korpsets aktiviteter i 2016 Årsmøte februar Rogalandsmesterskapet mars Korpsetsdag på Våland skole - 7.april Loppemarked med spilling april Aspirant rekruteringsseminaret - 24.april Marsjering i bydelen - 1.mai Øvetog med Våland skole - 13.mai 17.mai spilling og arrangering av fest i skolegården 17.mai Sommeravslutning med konsert 8.juni Sommertur til Larvik juni Deltagelse på NM i janitsjar for skolekorps - 18.juni Øveprosjekt - august og september Parade og åpningsseremoni for Landsturneringen i håndball og fotball for psykisk utviklingshemmede - 9.september Loppemarked med spilling september Seminar på Våland skole 4-6.oktober Deltagelse i konkurransen Stavanger Open med gjeste dirigent Marthin Kin 12.november Julekonserten 1000 lykter - 21.desember Konsert på julaften i St. Petri kirke 24.desember Øveseminar februar Årsmøte februar Betraktninger rundt det musikalske 2016 har vært et veldig bra år for Våland skolekorps og vi er spesielt stolte av 1. plassen i RM. Våland skolekorps har ikke spesielt mange medlemmer i seniorkorpset og hver eneste utøver er en viktig del av lydbildet. Dette er derfor veldig stor bragd hvor alle har vært med å levere! Dirigenten våre Rune Johansen ble fast ansatt fra juni og dette har vært veldig bra for korpset. Rune er en meget dyktig dirigent med god kontakt med musikanter og styret. Sommerturen i år gikk til NM i Larvik. En flott tur med bra samhold tross mye dårlig vær. Høstsemesteret startet vi med et øveprosjekt. Hensikten var å inspirere musikantene til å øve mer og gi dem forståelse for viktigheten av å øve for å skape mestringsfølelse og spilleglede. Musikantene ønsket at dette blir gjentatt.

10 I forbindelse med deltagelse på konkurransen Stavanger Oppen hadde vi gjestedirigent. Dirigenten for Rogaland ungdomskorps (RUK) Martin Kinn gjorde en fremdragende jobb. God plassering og inspirerende for musikantene. Julekonserten 1000 lykter i St. Petri kirke ble avholdt onsdag 21.desember og ble en kjempesuksess. Sandens kulturskolekor Viva, var med som gjester. Målet er at konserten på sikt skal bli en inntektskilde for korpset. Det er allerede bestemt at korpset skal holde julekonsert i En stor takk til Vidar Furholt og Thomas Dam Bendiksen for et flott gjennomført arrangement! På julaften var korpset luke nr 24 i Stavanger kommunes levende julekalender og spilte før julegudstjenesten i St Petri kirke. Med på konserten var hele 7 tidligere musikanter fra korpset. Foto av Rasmus Høgberg

11 DRIFT Fokusområder for styret i 2016 Styret har jobbet for nå følgende mål i 2016: Skape et godt miljø for medlemmene Skape utfordringer på rett nivå for alle musikantene Sikre en stabil medlemsmasse Effektivisere driften av korpset ytterligere Skape nye inntektskilder for korpset Å skape et godt miljø med trivsel og faglig utfordringer hvor korpsets medlemmer har lyst til å være med er styrets viktigste oppgave. I skolekorps kan dette mange ganger by på utfordringer i og med at medlemmene er fra 9 til 18 år. Blant de oppgavene styret har jobbet med i 2016 og som vi har tro på, er å skape trygghet og godt samhold gjennom blant annet sommerturer og seminarer, men også gjennom at musikantene er med og jobber på loppemarkeder. De fleste musikantene er opptatt med skole og andre fritidsaktiviteter for Våland skolekorps har det vært viktig å skape en balanse mellom deltagelse på korps og andre aktiviteter. Korpsets ledelse har gjennom hele året vært tydelig på at det skal være en balanse og at det skal være mulig å drive med flere aktiviteter ved siden av korps for alle aldersgrupper I tråd med målet om å effektivisere driften av korpset ytterligere har styret jobbet videre med å samle, systematisere og lagre erfaringer fra korpsets aktiviteter. Til dette bruker korpset styringsverktøyet Styreweb. På årsmøtet fikk styre i oppgave å lage et forslag til forenkling av styrestrukturen i korpset. Korpset Styret har laget et forslag til færre styremedlemmer og til tydeligere definerte roller i styret. Hovedhensikten med dette er å ta arbeidsoppgaver ut av styret for å frigjøre tid og ressurser til å lede korpset. Driftsaktiviteter Loppemarked Korpset arrangere to loppemarkeder i året, vår og høst. Dette er en god inntektskilde for korpset samtidig som det er med å skape samhold og godt miljø blant voksne og musikanter i korpset. Loppemarkedet er også et av få sosiale tilstelninger i bydelen. Tilsynsvakt Korpset sitter tilsynsvakt på Våland skole på mandager til torsdager. 17. mai feiring Korpset har ansvaret for 17.mai feiringen i skolegården sammen med FAU. Lotteri Korpset arrangere lotteri 2 ganger i året Uniformer og instrumenter Det ble ikke kjøpt inn uniformer i 2016, kun mindre suppleringer til uniformene og T-skjorter til sommerturen Korpset har anskaffet ny piccolofløyte, tre nye tverrfløyter og en marimba dette året. Vi har også ved en anledning benyttet oss av NMF sitt tilbud om å låne instrumenter av dem (marimba, i forkant av julekonsert). Økonomi Styret har i 2016 ansett det som viktig å styrke korpsets økonomi, og har vært bevisst på å ta grep som styrker inntektssiden og begrenser utgiftsiden. Prioriteringene har gitt gode resultater, og korpset gikk i 2016 med kr ,49 i overskudd. Som ved tidligere år er korpset helt avhengig av velvillige foreldre og korpsmedlemmer som villig stiller opp på dugnadsaktiviteter: Våre to loppemarkeder tilførte korpset totalt nær kroner i netto i 2016, 17. maiinnsatsen i skolegården gikk kroner i overskudd og vi fikk kroner utbetalt fra kommunen for å

12 sitte tilsynsvakt på skolen. Julekonserten "Tusen lykter" i desember var en nyvinning som styret håper skal bli en tradisjon - og en framtidig inntekskilde. I 2016 satt korpset igjen med 8000 kroner fra konserten. Styret ønsker å takke alle musikanter og foreldre for fantastisk dugnadsinnsats gjennom året! Kontakt Korpsets hjemmeside: Korpset på Facebook: Facebook for medlemmer: Kommunikasjon med foresatte og musikanter går via /sms fra StyreWeb Videre ambisjoner og planer for 2017 Det musikalske Drift Delta på de to konkurransene RM og Stavanger Open med både korps, ensembler og solister Spilling og marsjering i bydelen Sommerturen til Danmark med konserter Arrangere julekonserten 1000 lykter i St. Petri Seminarer med konserter Sikre inntekter Videreføre det gode samarbeidet mellom dirigenter, styret og foreldre Jobbe videre i styret for å skape et godt miljø med rett faglig utfordringer for alle alderstrinn Videreføre aspirant rekruteringsstrategi fra 2016 Forenkle kommunikasjon med foreldre og musikantene gjennom blant annet mer systematisk bruk av Facebook Implementere ny organisering av styret med tilhørende mere delegering av faste oppgaver utenfor styret

13 Stor takk til dirigenter, instruktører, musikanter, styremedlemmer og foresatte for alt engasjement og kjempeflott innsats! Dette har igjen vært et korps-år vi kan være stolte av!

14

15

16

17 Vedlegg C Rollebeskrivelse Styret Rollebeskrivelse styret - Styret i Våland skolekorps og sentrale roller utenfor Styret består i utgangspunktet av 6 personer 2 vara Roller i styret: Leder Nestleder & sekretær Kasserer Prosjektansvarlig Arbeidsgruppe leder Verv leder For detaljerte aksjoner se årshjulet Leder Lede korpset og styret Innkalle/avholde styremøter Jevnlig kontakt med musikantene Jevnlig kontakt med dirigenter, instruktører og kulturskolen Behandle personalsaker blant musikanter og foreldre Kommunisere med foreldre (på arrangementer, oppsummere, planer, månedlige løypemeldinger/info) Planlegge hvert semester Delta i planlegging av prosjekter mellom kulturskolen, skolen og korpset Følge med på legater/ støtteordninger Kontakt mot NMF Kontakt mot Stavanger kommune ansvarlig for søknad om tilskudd fra bydelsutvalg vår og høst Arrangere årsmøte Rekrutering Nestleder og sekretær Assistere leder Håndtere formalia mot NMF (Oppdater medlemmer mot NMF, årsrapport) Administrere styreweb Administrere inn- og utmeldinger Skrive årsberetning Skrive referater fra årsmøter og styremøter Holde facebook sidene oppdatert og administrere tilganger Ansvar for korpskalender Sende oppdaterte medlemslister til korpsfamiliene Oppdatere årshjulet/aksjonslisten Håndtere inn og utmelding i korpset Huskeliste ved utmelding av korpset - link Kasserer Ha kontroll på økonomien blant annet utarbeide jevnlig oversikt til styret

18 Betale forefallende regninger, instruktørtimer med mer. Utarbeide årsregnskap og få dette godkjent av revisor. Fakturere tjenester utført av korpset som tilsynsvakt og flaggheising Ordne vekslepenger for alle arrangementer med kontant betaling. Sende lønns- og trekkoppgaver Fakturere kontingent Fakturere egenandeler, velkomstpakke aspiranter m.m. Hente post postboks 762 Stavanger Prosjektansvarlig Ha ansvar for prosjekter (sommerturer, konserter, show ol) Lage prosjektgrupper og lede arbeidsgruppe fram til ferdig resultat Søke på alle tilgjengelige legater og andre tilskudd. Legater annen støtte som Korpset kan søke på: Legatsiden.no Arbeidsgruppe leder Følge opp ledere av arbeidsgrupper Sikre at de får informasjon og hjelp Ha jevnlig kontakt og følge opp Delegere føringer fra styret Følge opp arbeidsgrupper i henhold til oppgaver i årshjulet Dersom det mangler personer som kan ta sentral verv utenfor styret, må denne rollen ta på seg disse oppgavene Verv leder Følge opp alle enkeltpersoner med sentrale verv utenfor styret Sikre at de får informasjon og hjelp Ha jevnlig kontakt og følge opp Delegere føringer fra styret Følge opp arbeidsgrupper i henhold til oppgaver i årshjulet Dersom det mangler personer som kan ta sentral verv utenfor styret, må denne rollen ta på seg disse oppgavene

19 Sentrale verv utenfor styret Materialforvalter Tilsynsvaktkoordinator Instruktørkoordinator Uniformsansvarlig Leder for arbeidsgruppe 1-4 Materialforvalter Kjøpe inn instrumenter sammen med styret Kjøpe inn forbruksutstyr som fliser etc 1. linje vedlikehold av instrumenter Sende instrumenter til vedlikehold og reparasjon Opplæring av de yngste musikantene i hvordan vedlikeholde og ta vare på egne instrumenter Hvordan vedlikeholde instrumenter - link Tilsynsvaktkoordinator Sette opp tilsynsvakter for vår- og høst semesteret Sammen med en fra styre ha møte med nye aspirantforeldre når de fases inn og gå gjennom oppgavene Sende inn fakturering for tilsynsvakter Hvordan sette opp tilsynsvakter- link Instruktørkoordinator Holde kontakt med instruktører gjennom året sette opp forslag til individuelle timer og diskutere med instruktører Huskeliste for oppsett av timer for undervisning - link Uniformsansvarlig Holde orden på uniformer bytte uniformer@dele ut uniformer til nye musikanter kjøpe inn forbruksmateriell (regnjakker, sløyfer og stjerner) Hvordan holde orden på uniformer - link