Forvaltningspraksis for RfDs kontrakter

Transkript

1 Forvaltningspraksis for RfDs kontrakter

2 Innhold 1 Innledning 3 2 Bakgrunn 3 3 Kontraktsforvaltning som styringsverktøy 4 4 Målene med kontraktsforvaltningen 4 5 Vektlagte oppgaver i kontraktsforvaltningen 5 6 Vurdering av passende nivå på kontraktsforvaltningen Interessekonflikt Endringer og tilleggskontrakter Vurderinger ved endringer og tilleggsavtaler Konfliktbehandling og tvister 7 9 Prosedyrer for forvaltning av kontrakter Vurdering og vekting av leverandørers utførelse av kontrakten Saksbehandling i kontraktsoppfølgingen Håndtering av utilfredsstillende kontraktsoppfyllelse Håndtering av vedvarende dårlig kontraktsoppfyllelse Vedlegg Vedlegg C - Prosedyre for mangelfull gjennomføring av kontrakt (Figur 1) Vedlegg D1 - Kontraktvurderingsskjema - varer Vedlegg D2 - Kontraktvurderingsskjema - tjenester og arbeid Vedlegg E - Protokoll for utilfredsstillende kontraktsgjennomføring Vedlegg E, tillegg 1 - Brevmal Vedlegg E, tillegg 2 - Brevmal Vedlegg E, tillegg 3 - Brevmal Vedlegg E, tillegg 4 - Diskvalifiseringsbrev

3 2 BAKGRUNN 1 Innledning 1.1 RfD løser oppgavene de er pålagt av sine eiere ved å, i all hovedsak, inngå kontrakter gjennom åpne anbudskonkuranser. Dette dokumentet er et styrende dokument som beskriver RfDs administrasjon og forvaltning av inngåtte kontrakter. Kontraktsforvaltningen håndterer den delen av anskaffelsen i RfD der en leverandør 1 leverer varene, tjenestene eller arbeidet i henhold til RfDs spesifikasjoner gjennom klausuler fastsatt i en kontrakt. RfDs og leverandørens samarbeid om håndtering av kontrakten er av vesentlig betydning for sikre en god gjennomføring av kontraktens formål, og er med på å øke kontraktens verdi for alle parter. RfD anser leverandører som ikke leverer i henhold til kontrakt, som en alvorlig sak. I tillegg til økonomiske tap, kan omdømmet til RfD og leverandøren bli skadelidende av en dårlig håndtert kontrakt som ikke leverer som forventet. 1.2 Dette dokumentet inkluderer en prosedyre som viser hvordan RfD vil håndtere utilfredsstillende kontraktsoppfyllelse. Vedvarende dårlig levering kan ikke godtas, og RfD vil, gjennom økt tilsyn og revisjon, arbeide sammen med den aktuelle leverandøren for å sørge for at kontraktens bestemmelser blir fulgt. Denne prosedyren har en opptrappende tilnærming for å ta tak i utilfredsstillende kontraktsoppfyllelse, ved at leverandøren tilstås inntil to muligheter til å rette en alvorlig svikt. Likevel, sett i lys av potensielle konsekvenser av gjentatte, alvorlige mangler ved utførelsen av en kontrakt, vil RfD kunne betrakte én enkelt svikt som så alvorlig at kontrakten samlet sett ansees som misligholdt og vil kunne bli hevet. 1.3 Gode styringsrutiner er viktige i driftsfasen av en kontrakt. De er med på å påse at alle parter møter sine respektive forpliktelser så effektivt og hensiktsmessig som mulig. På denne måten sikres det at de økonomiske, forretningsmessige og operasjonelle målene i kontrakten blir møtt. Dette forutsetter at det bygges et effektivt og velfungerende samarbeid mellom RfD og leverandør, som består gjennom hele kontraktens periode, samtidig som man beholder et passende konkuransepress mellom ulike tilbydere. Kontraktsforvaltningen skal også legge opp til å få til en kontinuerlig økning i verdi for alle interessepartnere gjennom kontraktens periode. 2 Bakgrunn 2.1 Dette dokumentet er laget for RfD og de som til daglig håndterer RfDs kontrakter. Dokumentet tar for seg aktiviteter som finner sted etter at den formelle tildelingen av kontrakten er gjennomført, selv om fundamentet for 1 I denne veiledningen brukes begrepet, leverandør, om alle virksomheter, offentlige og private, som RfD har inngått en skriftlig kontrakt med. Renovasjonsselskapet for Drammensregionen IKS Side 3 av 13

4 4 MÅLENE MED KONTRAKTSFORVALTNINGEN kontraktsforvaltningen legges allerede i anskaffelsesfasen før kontrakten tildeles. En vellykket kontraktsforvaltning er avhengig av utformingen og innholdet av vilkårene og betingelsene i kontrakten, samt en gjensidig forståelse av dette hos både RfD og leverandør. 2.2 Alle kontrakter skal ha tildelt en ansvarlig person. Den kontraktsansvarliges oppgave er å sikre at kontrakten blir gjennomført som forutsatt. Det er den kontraktsansvarliges ansvar å sikre at avvik og mangler raskt blir tatt tak i på korrekt måte og i samsvar med den enkelte kontrakt. Dette dokumentet beskriver hvordan RfD administrerer forvaltningen av en kontrakt. 2.3 Alle som er involvert i kontraktsforvaltningen skal være kjent med, og ha sluttet seg til, RfDs etiske retningslinjer (Vedlegg 1). 3 Kontraktsforvaltning som styringsverktøy 3.1 RfD bruker kontraktsforvaltning som styringsverktøy for å: sikre at målene i kontrakten blir oppfyllt; sikre at viktige milepæler fanges opp i tide og korrekt tatt tak i. sikre at varene/arbeidet/tjenestene som leveres samsvarer fullt med RfDs krav i henhold kontraktens vilkår og betingelser. sikre at roller og ansvar blandt de som er involvert i prosessen er klart definert og forstått. sikre at verdier og ressurser blir utnyttet på best mulig måte, også økonomisk. sikre sporbarhet og effektiv kontroll med økonomien. kunne dokumentere jevnlig oppfølging av kontrakten og vise til sporbarhet knyttet til revisjoner, kontroller og forhold som er tatt opp og løst. få til kontinuerlig forbedring i forhold til kvalitet, kostnader, bærekraft og service. påse at kunnskap og kompetanse som tilkommer i løpet av kontrakten blir tatt vare på som en verdi i organisasjonen. 4 Målene med kontraktsforvaltningen 4.1 Gjennom kontraktsforvaltningen ønsker RfD å sikre at: det offentliges verdier (abonnentene) blir forvaltet på en kostnadseffektiv måte i tråd med eiernes uttalte mål knyttet til miljø, økonomi og service i fullt samsvar med kontraktens innhold; Renovasjonsselskapet for Drammensregionen IKS Side 4 av 13

5 5 VEKTLAGTE OPPGAVER I KONTRAKTSFORVALTNINGEN alle klausuler i kontrakten blir fullt ut møtt; varene/arbeidene/tjenestene som leveres møter RfDs forventninger som beskrevet i kontrakten. At fakturaer er korrekte og at leveranser kommer til riktig tid og i henhold til budsjett. det finnes dokumenterbar historikk for god utførelse av arbeidet hos en leverandør; og det finnes dokumenterbar historikk for dårlig/utilfredsstillende utførelse av arbeidet hos en leverandør; for å kunne bidra til forbedring og for å bygge historikk rundt utførelsen; og i særdeles alvorlige tilfeller, kunne dokumentere grunnlag for oppsigelse av kontrakt. 5 Vektlagte oppgaver i kontraktsforvaltningen 5.1 Hovedoppgavene i kontraktsforvaltningen er; å utarbeide en forvaltningsplan med tilhørende årshjul som sikrer oppfølging av periodiske aktiviteter og at milepæler i kontrakten fanges opp. å utarbeide gode og dekkende rapporteringsprosedyrer å avholde et innledende møte i oppstarten av en kontrakt (forvaltningsprosess) for å sikre at det er en gjensidig forståelse av kontraktens bestemmelser og hvordan den skal følges opp i forvaltningsplanen. formell kontroll med viktige parametre i kontrakten, såkalt KPI (Key Performance Indicators) og gi tilbakemelding til leverandøren. Dette foregår gjennom jevnlige møter (driftsmøter). håndtere og overse den totale leveransen i kontrakten - dette inkluderer rutinemessig oppfølging gjennom hyppig rapportering som overfor, samt periodiske systemrevisjoner for å sikre: sporbarhet - ta vare på viktig informasjon og dokumenter som kan ha betydning for fremtidige revisjoner, og: ha rutiner (endringskontroll) for å fange opp forandringer underveis i forhold til hvordan kontrakten gjennomføres. Slik sikres det at kontraktens opprinnelige intensjon ikke dreier over tid, samt for å sikre at tilleggsavtaler ikke blir inngått som kan tenkes å oppfattes som en endring på den opprinnelige kontraktens Vilkår og Betingelser. håndtere en exit-strategi og risiko-minimering i tilfellet en leverandør misligholder eller av andre grunner blir løst fra kontrakten. Dette gjelder Renovasjonsselskapet for Drammensregionen IKS Side 5 av 13

6 7 ENDRINGER OG TILLEGGSKONTRAKTER forhold som ligger utenfor en normal oppsigelse innenfor kontraktens egne bestemmelser. gi referanse/sertifikat - bekreftelse på at varene/arbeidene/tjenesten er levert med tilfredstillende kvalitet og innenfor avtalte tidsfrister gjennom kontraktsperioden. 6 Vurdering av passende nivå på kontraktsforvaltningen 6.1 RfD skal påse at alle kontrakter blir gjennomført i henhold til krav og spesifikasjoner slik de fremgår av kontraktens vilkår. Likevel skal kontraktsforvaltningen være proporsjonal med verdien, risikoen og kompleksiteten i kontrakten. Enkle kjøpskontrakter vil normalt ikke kreve mer enn en kontroll av faktura/kvittering for å sikre at riktig vare er levert og at faktura er betalt. For komplekse eller store kontrakter vil det være nødvendig å tilegne en ansvarlig person ansvaret for oppfølging av kontrakten og som kan utarbeide en kontraktsforvaltningsplan for kontrakten. 6.2 Når risikoen øker, vil fordelene med å redusere risikoen gjennom et styringsstystem for kontraktsforvaltning også øke. En kontrakt som har liten innebygget risiko knyttet til seg, og begrenset nytte av tett oppfølging, vil nødvendigvis ikke tjene så mye på å ha masse ressurser knyttet opp mot kontraktsforvaltning. Likevel, selv om risikoen er lav, så skal ikke potensialet for å generere merverdi gjennom gode styringssytemer utelukkes. Ekstra verdi kan godt komme gjennom optimaliserte prosesser, eller ved å hjelpe en leverandør til å øke servicegraden, uten samsvarende økning i utgiftene. 6.3 Interessekonflikt 6.4 Det er RfDs ansvar å påse at det ikke finnes interessekonflikter, habilitetsproblematikk eller en oppfattelse av favorisering på noe tidspunkt. Enhver tilknytning eller forbindelse mellom en leverandører og RfDs ansatte må formelt meldes fra om, og dokumenteres, så tidlig som mulig. RfD må da iverksette nødvendige tiltak i hvert enkelt tilfelle, og tiltakene dokumenteres. RfDs ansatte skal ikke under noen omstendighet motta gaver, forpleining eller andre goder fra en leverandør som ikke er i samsvar med RfDs retningslinjer for erkjentlighetsgaver 2. 7 Endringer og tilleggskontrakter 7.1 Endringer i en kontrakt, eller tilleggsavtaler til en kontrakt, kan noen ganger være nødvendig, særlig i store og komplekse kontrakter og kontrakter som 2 Drammen Kommunes Personalhåndbok Renovasjonsselskapet for Drammensregionen IKS Side 6 av 13

7 8 KONFLIKTBEHANDLING OG TVISTER løper over lange perioder. RfD følger lov om Offentlige anskaffelser med tilhørende forskrifter når slike endringer skal foretas. Kontraktsforvaltningen skal sikre kontroll med endringer og tilleggsavtaler. 7.2 For å sikre effektiv håndtering av tillatte endringer og tilleggsavtaler til en kontrakt må kontraktsforvaltningsplanen sørge for at: kontrakten blir jevnlig evaluert med tanke på å dekke endrede behov hos RfD og/eller leverandør. rutiner er på plass som sikrer god saksbehandling av kontraktsmessige endringer - hvem godkjenner hva og når - med fokus på effektiv implementering av endringene. en kost-/nytte gevinst som står i forhold til nytteverdien av å endre kontrakten. der det er aktuelt kan benchmarking eller andre metoder brukes for å måle verdien av en levert tjeneste. det finnes rutiner som beskriver hvordan nye momenter og tjenester kan inlemmes i en eksisterende kontrakt. det finnes et system for klagebehandling og håndtering av uenigheter knyttet til endringsrelaterte forhold opp mot en kontrakt. 7.3 Vurderinger ved endringer og tilleggsavtaler. 7.4 Før kontrakten endres må det gjennomføres en evaluering for å sikre at; både RfD og leverandører har en klar forståelse av hvorfor tilleggsavtaler til kontrakten etableres (både i omfang og tidsperspektiv) og tilknyttede forhold. ikke-materielle/mindre økonomiske endringer i en kontrakt håndteres på en rettferdig og forutsigbar måte. Merk: Endringer til kontrakten må ikke være så stor at den kan sies å være en materiell endring. 8 Konfliktbehandling og tvister 8.1 Det kan oppstå uenigheter i forhold til alle aspekter i en kontrakt. Det er usannsynlig at selv den best utformede kontrakt vil være dekkende for enhver situasjon. Likevel, behøver ikke enhver forskjell i oppfatning av kontraktsbestemmelser utløse en formell konfliktbehandling mellom RfD og leverandør. I utgangspunktet ønsker RfD å løse uoverenstemmelser på lavest mulig nivå før en konflikt løftes til et høyere nivå. 8.2 God dialog er avgjørende for å opprettholde et godt samarbeid med leverandører og løse utfordringer. Det er viktig at begge parter erkjenner at det er et Renovasjonsselskapet for Drammensregionen IKS Side 7 av 13

8 9 PROSEDYRER FOR FORVALTNING AV KONTRAKTER problem og jobber sammen for å løse det. Hvordan innspillet kommuniseres setter tonen for hvordan konflikten blir håndtert. 8.3 RfD skal aldri si opp en kontrakt, eller true med å gjøre det, uten først å ha full oversikt over alle forhold i forbindelse med gjennomføringen av kontrakten, eller uten at det er forankret i en korrekt saksbehandling. 8.4 I kontraktens klausuler skal det beskrives hvordan uoverenstemmelser og ulik tolkning av momenter i kontrakten skal tas tak i og løses (tvister og konfliktbehandling). Juridisk bistand i tvister bør innhentes i alle tilfeller, og skal alltid vurderes opp mot alvorligheten av uenigheten. 9 Prosedyrer for forvaltning av kontrakter 9.1 Vurdering og vekting av leverandørers utførelse av kontrakten 9.2 Vekting av kontraktsutførelsen er nødvendig: for å kunne gi kvalitative tilbakemeldinger til leverandøren over RfDs tilfredshet med leveransen. for å legge til rette for insentiver i leverandørens utførelse av kontrakten. for å avdekke dårlig eller utilfredsstillende leveranse så tidlig som mulig og sette inn korrigerende tiltak. Manglende evne til forbedring kan på sikt føre til utestenging fra framtidige kontrakter. for å sikre at RfDs investeringer i materiell, utstyr og eiendommer blir ivaretatt og at RfD får tilbake forventet verdi for pengene; og for å dokumentere en historikk over leverandørens gjennomføring av kontraktens bestemmelser for fremtidig referanse. Dette er spesielt viktig der vedvarende utilfredsstillende ytelse kan føre til en terminering av kontrakten og/eller andre juridiske prosesser. I slike tilfeller er dokumentasjon avgjørende. 9.3 Tilleggene D1 og D2 kan brukes som skjematikk for vurdering av respektivt leverandører av varer (D1) og tjenester (D2). Skjemaene kan variere i utforming, men skal følge prinsippene som framkommer av vedlagte forslag. 9.4 Saksbehandling i kontraktsoppfølgingen 9.5 RfD har det overordnede ansvaret for alle aspekter ved kontraktsforvaltningen. Likevel, vil det være den kontraktsansvarlige som har det daglige ansvaret for tilsyn og oppfølging av den enkelte kontrakt og leverandør. RfD vil kun forholde seg til kontraktene på et løftet nivå: på avtalte datoer for revisjon/evaluering av kontrakten og leverandørs gjennomføring av denne. Renovasjonsselskapet for Drammensregionen IKS Side 8 av 13

9 9 PROSEDYRER FOR FORVALTNING AV KONTRAKTER når det har oppstått problemer av kontraktsmessig eller økonomisk art, som kan sette levering av varer eller utførelse av oppdrag i fare. Slik at krav til kvalitet, standard eller tidsfrister som spesifisert i kontrakten ikke blir møtt; eller der det har oppstått problemer knyttet til vedvarende lav eller utilfredsstillende oppfyllelse av kontrakten, inkludert svikt i miljøstyring eller andre bestemmelser som leverandøren har forpliktet seg til i tilbudsdokumentet. 9.6 Den kontraktsansvarlige, som har det daglige oppfølgingsansvaret for en kontrakt, finner forslag til vurderingsskjemaer og brevmaler i vedleggene D1 og D2, samt vedlegg E med tilleggene 1-3 (brevmaler). Vær oppmerksom på at forslaget til brødtekst ikke nødvendigvis passer alle typer kontrakter, og klausulene i kontrakten må alltid sjekkes ut for å se om det er forhold knyttet til sanksjoner eller framgangsmåter for tvistebehandling og uoverenstemmelser som må tas med i vurderingen. Enhver handling RfD foretar seg i forvaltningen av en kontrakt, skal være i samsvar med kontraktens bestemmelser. 9.7 Forslagene til vurderingsskjema i vedleggene D1 og D2 benytter seg av en tilfredshetsskala som går fra 0-10 og skal fylles ut av kontraktsansvarlig, underskrives og kvitteres for. Det anbefales at man benytter seg av kommentarfeltet i skjemaet som forklaring til karakterene som settes. Rutinemessig oppfølging foregår gjennom hele kontraktsperioden for hver kontrakt. Skjemaet skal kunne brukes ved enhver anledning (for eksempel ved punktsjekker og uanmeldte kontroller) i tillegg til oppsatt plan og skal brukes til å belyse en leverandørs gjennomføring av kontrakten. Alle sjekklistene (også de som viser god utførelse av arbeidet) skal deles med angjeldende leverandør. En felles forståelse av karaktersettingen er en fordel Mindre alvorlige glipper i utførelsen av kontrakten, indikert med karakteren 3 eller 4, kan tas tak i muntlig. Der utførelsen vurderes til å være dårlig, indikert med karakteren 0, 1 eller 2 på skjemaet, skal leverandøren umiddelbart gjøres skriftlig oppmerksom på forholdet og en tidsfrist for å rette opp det dårlige arbeidet skal gis. Denne prosedyren må vises til i den enkelte kontrakts klausuler Håndtering av utilfredsstillende kontraktsoppfyllelse 9.12 Vedlegg E består av en protokoll for håndtering av leverandører som ikke leverer i henhold til kontrakt. Det første tilfellet av utilfredsstillende kontraktsoppfyllelse, som ikke har blitt rettet opp og tatt tak i gjennom den normale oppfølgingen av driften, skal skriftlig meldes til den aktuelle leverandøren. Brødteksten i brevmal 1 (Tillegg 1) kan brukes, og brevet, samt tilhørende dokumentasjon, skal arkiveres etter gjeldende rutiner for saksbehandling. Renovasjonsselskapet for Drammensregionen IKS Side 9 av 13

10 9 PROSEDYRER FOR FORVALTNING AV KONTRAKTER 9.13 Dette brevet har som hensikt å informere leverandøren på en tydelig måte hvilke forhold som må ordnes opp i og gi en tidsramme for når forholdet(ene) må være rettet opp. I tillegg varsles også leverandøren om at dersom ikke ytelsene bringes opp på et tilfredsstillende nivå innen tidsfristen, vil saken løftes opp til overordnet nivå i RfD. Dersom det skulle skje, og forholdene fremdeles ikke rettes opp i innen en gitt frist, vil RfD kunne betrakte leverandøren som skyldig i alvorlig forsømmelse av profesjonalitet i gjennomføringen av kontrakten, og vil kunne vurdere å heve den. Om forholdene rettes opp innen gitte frister, skal leverandøren motta en skriftlig bekreftelse på det, brevmal 2 (Tillegg 2) Håndtering av vedvarende dårlig kontraktsoppfyllelse 9.15 Hvis en leverandør fortsetter med å ikke leve opp til viktige bestemmelser i kontrakten, skal forholdet løftes til overordnet nivå i RfD for behandling. Dersom det skulle skje, skal leverandøren skriftlig informeres. I dette tilfellet brukes brødtekst i brevmal 3 (Tillegg 3) som utgangspunkt. Målet med brevet er å tydeligjøre ovenfor leverandøren at vedvarende og mangelfull oppfyllelse av kontraktens bestemmelser har ført til at ledelsen i RfD nå vurderer saken for videre behandling. Om forholdene fremdeles ikke rettes opp i innen en frist gitt av ledelsen i RfD, vil RfD kunne betrakte leverandøren som skyldig i alvorlig forsømmelse av profesjonalitet i gjennomføringen av kontrakten, og vil vurdere å heve den Prosedyrene ovenfor er detaljert nærmere i flytskjemaet i Vedlegg C og i «Prosedyre for håndtering av leverandører som yter dårlig». Dersom et særdeles alvorlig problem skulle oppstå bør juridisk bistand innhentes, og det kan være nødvendig å hoppe over noen av trinnene i prosedyren. Kontrakten bør inneholde bestemmelser som tar høyde for slike forhold. Renovasjonsselskapet for Drammensregionen IKS Side 10 av 13

11 10 VEDLEGG 10 Vedlegg 10.1 Vedlegg C - Prosedyre for mangelfull gjennomføring av kontrakt (Figur 1) 10.2 Vedlegg D1 - Kontraktvurderingsskjema - varer 10.3 Vedlegg D2 - Kontraktvurderingsskjema - tjenester og arbeid 10.4 Vedlegg E - Protokoll for utilfredsstillende kontraktsgjennomføring 10.5 Vedlegg E, tillegg 1 - Brevmal Vedlegg E, tillegg 2 - Brevmal Vedlegg E, tillegg 3 - Brevmal Vedlegg E, tillegg 4 - Diskvalifiseringsbrev Renovasjonsselskapet for Drammensregionen IKS Side 11 av 13

12 10 VEDLEGG Vedlegg C Figur 1: Renovasjonsselskapet for Drammensregionen IKS Side 12 av 13