Kvalifikasjonsgrunnlag

Transkript

1 Kvalifikasjonsgrunnlag Anskaffelse av nye multifunksjonsfartøy Konkurranse med forhandling, over EØS-terskelverdi Kystverkets saks nr. 2016/1787

2 INNHOLD 1 Informasjon om anskaffelsen Presentasjon av oppdragsgiver Regler og prosedyre for konkurransen Beskrivelse av leveransen Planlagt fremdrift Spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget Endring i kvalifikasjonsgrunnlaget Leverandørkonferanse Krav til leverandøren kvalifikasjonskrav Skatter og avgifter Skatteattester Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav til forespørsel om deltakelse Utforming og levering av forespørsel om deltakelse Komplett forespørsel Frist for mottak av forespørsel Innleveringssted Oppdragsgivers behandling av forespørsler Registrering av forespørsler Avvising av leverandører Utvelgelse av leverandører Utskrift av anskaffelsesprotokoll. Avviste og forkastede forespørsler Avlysing av konkurransen Opplysningsplikt Diverse bestemmelser Offentlighet Taushetsplikt Forbud mot at oppdragsgiverens ansatte deltar i konkurransen Habilitet Kostnader Master -Kvalifikasjonsgrunnlag Multifunksjonsfartøy Kystverket Rederi.docx Side 2 av 11

3 1 Informasjon om anskaffelsen 1.1 Presentasjon av oppdragsgiver Kystverket, heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til konkurranse med forhandling i forbindelse med anskaffelse av nye fartøy til Kystverket Rederi. Kystverket er Samferdselsdepartementets etat for sjøtransport, sjøsikkerhet, havner og beredskap mot akutt forurensning. Kystverket arbeider aktivt for en effektiv og sikker sjøtransport gjennom å ivareta transportnæringens behov for framkommelighet og effektive havner. Kystverket forebygger og begrenser skadeeffektene ved akutt forurensning, og medvirker til en bærekraftig utvikling av kystsonen. For nærmere informasjon om Kystverket organisering og virksomheter, vises det til våre hjemmesider på Regler og prosedyre for konkurransen Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlig anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 (FOA) med senere endringer. For denne anskaffelsen gjelder forskriften del I og III. Denne anskaffelsen følger prosedyren for konkurranse med forhandling. Tjenestene som skal anskaffes er av en slik art at det ikke kan fastsettes så nøyaktige spesifikasjoner at valg av det beste tilbudet kan skje etter reglene for åpen eller begrenset konkurranse. Unntaket i FOA 14-3 c er således oppfylt. Dette er en begrenset konkurranse som skal gjennomføres i to trinn. Først kvalifikasjon av deltagere (Prekvalifikasjon). Kun kvalifiserte leverandører får anledning til å levere tilbud. Anskaffelsen er kunngjort i DOFFIN-basen. 1.3 Beskrivelse av leveransen I Kystverkets fartøysfornyingsplan fra 2007 legges det opp til anskaffelse av minimum 6 nye fartøyer som kan benyttes både til vedlikehold av farleien og til oljevernberedskap. Overordnet hensikt med fartøysfornyingsplanen er å fremskaffe nye fartøy med nødvendige egenskaper og egnet utrustning for å ivareta oppdragsgivers oppgaver i kystnære områder. Disse oppgavene består av vedlikehold og nyetablering av navigasjonsinstallasjoner, samt oljevern og miljøbeskyttelse. Kystverket Rederi har kontrahert tre nybygg, henholdsvis OV Utvær, OV Skomvær og OV Bøkfjord. Det skal nå anskaffes ett nytt fartøy med levering i løpet av 2018, med opsjon til ytterligere ett fartøy med sannsynlig levering i Kystverket Rederi har til intensjon å bygge lav eller nullutslippsfartøy, og vil legge vekt på dette under konkurransen. Oppdragsgiver vil stå fritt til å benytte seg av opsjon. Leverandøren skal forestå design og bygging av fartøyet. Det presiseres at alt av møter skal foregå på norsk, og all dokumentasjon skal foreligge på norsk. Dette gjelder både i konkurransen og under bygging. Master -Kvalifikasjonsgrunnlag Multifunksjonsfartøy Kystverket Rederi.docx Side 3 av 11

4 1.4 Planlagt fremdrift Det er lagt opp til følgende tidsrammer for gjennomføring av konkurransen frem til kontrakt inngås. Datoene nedenfor er foreløpige og kan bli endret. Tekst i kursiv er tentativ fremdrift etter prekvalifisering, og er til orientering i forbindelse med prekvalifisering. Planlagte milepæler Leverandørkonferanse Frist for å stille spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget Frist for å levere forespørsel om deltakelse Oppdragsgiver gir skriftlig melding om leverandørene er kvalifisert og invitert til å levere tilbud basert på konkurransegrunnlag II Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget (på mail) Tilbudsfrist besvarelse på konkurransegrunnlag II. Forhandlinger med presentasjon løsning/tilbud Meddelelse om kontraktstildeling Karensperiode før inngåelse av kontrakt utløper Kontrakt inngås Frister / Datoer Snarest 1.5 Spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget Alle spørsmål skal reises skriftlig per e-post. Spørsmål til konkurransegrunnlaget rettes til: Kontaktperson: E-post: Therese Sanne therese.sanne@kystverket.no Dersom forespørsel om tilleggsinformasjon er fremsatt i tilstrekkelig tid før utløp av fristen for forespørsel om deltakelse, skal oppdragsgiver formidle svar til samtlige som har mottatt kvalifikasjonsgrunnlag. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes tydelig. 1.6 Endring i kvalifikasjonsgrunnlaget Innen fristen for forespørsel om deltakelse utløper kan oppdragsgiver foreta mindre endringer i kvalifikasjonsgrunnlaget, jf. FOA Alle endringer vil umiddelbart sendes alle som har mottatt kvalifikasjonsgrunnlaget. Oppdragsgiver kan gi en forlengelse av fristen dersom endringer kommer så sent at det blir vanskelig for leverandørene å ta hensyn til det i sin forespørsel. Master -Kvalifikasjonsgrunnlag Multifunksjonsfartøy Kystverket Rederi.docx Side 4 av 11

5 1.7 Leverandørkonferanse Kystverket vil avholde en leverandørkonferanse i forbindelse med prekvalifiseringen. Konferansen vil bli avholdt i Ålesund på Scandic Parken hotell den 25. mai Interesserte leverandører som ønsker å delta bes å melde sin interesse til tove.strommen@kystverket.no innen 23. mai. 2 Krav til leverandøren kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrav i prekvalifiseringen er krav som knytter seg til leverandørens generelle egnethet til å levere den etterspurte ytelsen. Formålet er å sikre at leverandørene har tilstrekkelig grunnlag for å gjennomføre kontrakten. 2.1 Skatter og avgifter Seksjonen inneholder obligatoriske og ufravikelige krav Kvalifikasjonskrav Det kreves at leverandøren har betalt sine skatter og avgifter. Restanser på skatter og avgifter medfører avvisning. Dokumentasjon Skatteattest for skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift. Utenlandske leverandører skal fremlegge tilsvarende attester fra søkerens hjemland. Dokumentene skal fortrinnsvis være på norsk. Engelsk aksepteres Skatteattester Norske leverandører skal fremlegge skatteattest for skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift. Attesten bestilles og hentes ut i Altinn. Attesten skal foreligge innen tilbudsfristens utløp, og de skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Norske leverandører som ikke er merverdiavgiftspliktige skal fremlegge bekreftelse fra skattemyndighetene om dette Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Seksjonen inneholder obligatoriske og ufravikelige krav. Kvalifikasjonskrav: Det kreves at leverandøren har et lovlig etablert foretak Dokumentasjon Firmaattest eller tilsvarende fra søkerens hjemland. Utenlandske leverandører skal fortrinnsvis levere tilsvarende attester på norsk. Dokumentasjon på engelsk aksepteres. 2.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Seksjonen inneholder obligatoriske og ufravikelige krav. Kvalifikasjonskrav Det kreves at leverandøren skal være Dokumentasjon Kredittvurdering fra virksomhet med konsesjon Master -Kvalifikasjonsgrunnlag Multifunksjonsfartøy Kystverket Rederi.docx Side 5 av 11

6 kredittverdig. for kredittopplysningsvirksomhet gitt av Datatilsynet. Vurderingen, ikke eldre 30 dager, skal baseres på sist kjente regnskapstall med en angivelse om hvordan kredittvurderingen har utviklet seg siste to år. Dersom leverandøren har gyldige grunner til ikke å kunne fremlegge den dokumentasjon som oppdragsgiver har bedt om, kan leverandøren godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. Leverandøren skal ta skriftlig kontakt med oppdragsgiver for å få klarlagt hvilken annen dokumentasjon som kan aksepteres Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Ytterligere kompetanse beskrivelser og dokumentasjon konkret knyttet til oppfyllelse av kontrakten vil bli forespurt og vurdert i andre fase av konkurransen. Obligatoriske kvalifikasjonskrav Det kreves etterprøvbar erfaring fra tilsvarende eller relevante oppdrag/leveranser av samme omfang, karakter og kompleksitet. Dokumentasjon Referanser som beskriver tidligere nybygg, inkludert skipstyper og størrelser Hvor mange leveranser som har blitt levert etter avtalt dato (kontraktsdato) de siste 3 årene Referanser på relevante klassenotasjoner de har bygget etter, de siste 3 årene Leverandør skal bekrefte at de har kapasitet til å levere fartøyet i løpet av våren 2018 Leverandøren skal oppfylle alle nasjonale HMSkrav Skal bekreftes av leverandør Skal bekreftes av leverandør Master -Kvalifikasjonsgrunnlag Multifunksjonsfartøy Kystverket Rederi.docx Side 6 av 11

7 Kvalifikasjonskrav til bruk i evaluering Forsknings- og utviklingsaktiviteter Leverandøren bør inneha kompetanse innenfor miljøteknologi innen skipssystemer, med særlig vekt på energiøkonomisering (varmegjenvinning, ventilasjonsteknologi, etc.) samt skrog- og operasjonsoptimalisering med sikte på å minimalisere forbruk og utslipp. I tillegg kommer hybridløsninger/ batteridrift, automasjon, LEDteknologi, eksosrensing og propulsjonssystemer. Dokumentasjonskrav Kompetansen skal synliggjøres. Miljøstyringssystem Leverandør bør ha et miljøstyringssystem som tilfredsstiller kravene i ISO eller EMAS eller oppfyller tilsvarende krav. Leverandøren skal beskrive sitt miljøstyringssystem. Beskrivelser kan eksempelvis dekke systemets oppbygning, prosesser, indikatorer og forbedringstiltak. Dersom leverandøren har et sertifisert system, eksempelvis etter ISO eller lignende, skal gyldig sertifikat legges ved. Organisasjon og prosjektledelse Sentrale ansatte i bedriftens operative ledelse bør ha god erfaring. Ledelsen bør ha, i prosjektet, dedikerte disiplinansvarlige (roller) for: Organisasjonskart og beskrivelse av kompetanse i organisasjonen Kontrakt og spesifikasjon Kvalitetssikring og kvalitetskontroll (QA og QC) HMS HR Innkjøp og leverandøroppfølging Design og engineering Produksjon Hoved-disipliner: Elektro, automasjon, stål, maskineri, utrustning, innredning Garantiingeniør Dokumentkontroll Leverandøren bør ha et implementert system for prosjektrisikostyring, utviklet og gjennomført regelmessig i samarbeid med rederen, for proaktivt å identifisere potensielle flaskehalser eller forsinkelser Kvalitetssikringssystem Leverandør bør vise til at de har et implementert kvalitetssikringssystem som dekker alle disipliner ved bedriften. Systemet skal være underlagt, og Gi en overordnet beskrivelse av systemet Gi en overordnet beskrivelse av systemet, samt informasjon om drifting, implementering og bruk av systemet. Gi en inngående beskrivelse av Master -Kvalifikasjonsgrunnlag Multifunksjonsfartøy Kystverket Rederi.docx Side 7 av 11

8 vedlikeholdt, av en dedikert ansvarlig for bedriftens kvalitetssikring. Leverandøren skal vise sin omarbeidelsesrate de siste 3 årene, fortrinnsvis i prosent av totale arbeidstimer. kvalitetskontroll, prosess for sporbarhet og avvikshåndtering Omarbeidelsesrate de siste 3 årene Styring av underleverandører Leverandøren bør demonstrere at de har et implementert system for pre-kvalifisering av underleverandører, inkludert oppfølging og regelmessig evaluering av underleverandørenes prising, kvalitet og pålitelighet. Erfaringsdata fra underleverandører lagres systematisk og oppdateres, fortrinnsvis årlig. Synliggjøre metodikk og en overordnet beskrivelse av systemet Design og engineering Leverandøren bør ha nødvendig kapabilitet innen alminnelig skipsdesign og marin teknologi herunder styrke og stabilitet, utrustning, maskineri, elektro, fremdrift, navigasjon, regelverk etc. Ingeniørleveranser skal også omfatte tegningskapabilitet fra generalarrangement-nivå til verksteds- og monteringstegninger. Leverandøren bør ha kapabilitet til å studere skipets forventede driftsprofil og analysere energiforbruk, og med det optimalisere skrog, fremdrift og maskineri for å minimalisere utslipp og oppnå en mest mulig grønn profil. En bør ha kjennskap til/ erfaring med batteriteknologi, utslippsrensning, kraft- og energistyring etc. Leverandøren kan også knytte til seg kompetanse og erfaring via under leverandører. I tillegg bør en ha kapabilitet til å kunne utføre studier på støy fra skipet til omgivelser og sjø, og finne løsninger for å minimalisere miljøstøy Synliggjøre sin kapabilitet innenfor de gitte områdene Basert på samlet vurdering, gjøres det en rangering der de mellom 3-8 høyest rangerte leverandørene blir pre-kvalifisert til konkurransen. Kystverket vil evaluere etter synliggjort kompetanse og synliggjort metodikk under de enkelte punktene. I den samlede evalueringen av leverandørene legge spesielt vekt på kvalitetssikringssystemet, forsknings- og utviklingsaktiviteter og styring av underleverandører. Master -Kvalifikasjonsgrunnlag Multifunksjonsfartøy Kystverket Rederi.docx Side 8 av 11

9 3 Krav til forespørsel om deltakelse 3.1 Utforming og levering av forespørsel om deltakelse Forespørselen skal være skriftlig og inneholde et brev som skal være datert, undertegnet av person som har fullmakt til å pådra forpliktelser, samt navn, tittel og kontaktopplysninger. Forespørselen skal være merket: Kvalifikasjon: Kystverket Anskaffelse av multifunksjonsfartøy Forespørselen skal leveres på norsk. Forespørselen kan leveres direkte til leveringsadressen eller sendes med post, jf. punkt 0 Forespørselen skal leveres i 1 eksemplarer. Forespørselen kan ikke kun avgis med elektronisk middel. Oppdragsgiver skal ha en elektronisk versjon av tilbud, fortrinnsvis på minnepenn. Nærmere krav til forespørselens disposisjon følger av punkt Komplett forespørsel Komplett forespørsel om deltakelse skal ha følgende disposisjon og bestå av følgende punkter: 1. Brev som bekrefter leverandørens forespørsel om deltakelse i konkurransen 2. Dokumentasjon på leverandørens kvalifikasjoner 3. Skatteattest 4. Organisatoriske og juridiske stilling 5. Finansielle og økonomiske stilling 6. Tekniske og faglige kvalifikasjoner 7. Presentasjon av underleverandører Forespørsel om deltakelse skal leveres i ringpermer uten innbinding, plastlommer, stifter, binders og lignende. Hvert punkt i forespørselen skal være inndelt med skilleark med klar disposisjon først i forespørselen. Alle svar skal gis under de respektive punktene og ikke i form av kryssreferanser eller henvisning til nettsider mv. Brosjyrer og annet reklamemateriell skal ikke inngå i noen deler av forespørselen. 3.3 Frist for mottak av forespørsel Siste frist for innlevering av forespørsel om deltakelse i konkurransen fremkommer i punkt 1.4 Planlagt fremdrift. Forespørselen skal være mottatt av oppdragsgiver på innleveringsstedet, jf. punkt 0, før utløpet av fristen. Dette gjelder også for forespørsler som blir sendt per post. For sent innkomne forespørsler vil bli avvist. Master -Kvalifikasjonsgrunnlag Multifunksjonsfartøy Kystverket Rederi.docx Side 9 av 11

10 3.4 Innleveringssted Forespørsel om deltakelse bes sendt/innlevert til: Postadresse: Kystverket Postboks Ålesund Gateadresse: Kystverket Kongens gate Ålesund 4 Oppdragsgivers behandling av forespørsler 4.1 Registrering av forespørsler Forespørsler skal påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning skal oppdragsgiver skriftlig bekrefte når en forespørsel er mottatt. 4.2 Avvising av leverandører Leverandører som ikke oppfyller krav etter FOA (1) skal avvises. Se hjemmel for detaljer. Oppdragsgiver kan avvise leverandører dersom vilkårene i FOA (2) er tilstede. Se hjemmel for detaljer. 4.3 Utvelgelse av leverandører Oppdragsgiver velger ut mellom 3 og 8 leverandører som inviteres til å levere inn tilbud. Utvelgelsen gjøres blant de leverandørene som tilfredsstiller kravene for deltakelse i konkurransen og basert på utfall av evaluering av kvalifikasjonskrav. 4.4 Utskrift av anskaffelsesprotokoll. Avviste og forkastede forespørsler Leverandørene vil ikke få tilsendt utskrift av anskaffelsesprotokollen. Avviste og forkastede forespørsler vil ikke bli returnert. 4.5 Avlysing av konkurransen Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, jf. FOA 22-1 (1). Oppdragsgiver kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det, jf. FOA 22-1 (2). 4.6 Opplysningsplikt Oppdragsgiver skal gi skriftlig melding i henhold til FOA (2) dersom: forespørsel om deltakelse forkastes eller avvises, oppdragsgiver beslutter å avlyse konkurransen. Master -Kvalifikasjonsgrunnlag Multifunksjonsfartøy Kystverket Rederi.docx Side 10 av 11

11 5 Diverse bestemmelser 5.1 Offentlighet For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder offentleglova (lov av 19. mai 2006 nr. 16) 23. Ved en eventuell anmodning om innsyn i tilbudet etter valg av leverandør, vil i utgangspunktet kun taushetsbelagte opplysninger kunne unntas offentlighet. Tilbudet må da sladdes for evt. taushetsbelagte opplysninger (forretningshemmeligheter). På denne bakgrunn er det ønskelig at leverandøren kan levere et tilbud elektronisk der leverandøren har sladdet det som anses som forretningshemmeligheter (en sladdet versjon av tilbudet) på forespørsel. Det gjøres oppmerksom på at oppdragsgiver ikke er bundet av leverandørens vurderinger av hvilke opplysninger som er taushetsbelagte. 5.2 Taushetsplikt Oppdragsgiver og hans ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, av hensyn til den opplysningen angår. Tilbyder pålegges å behandle alle opplysninger som fremkommer gjennom tilbudsarbeidet som fortrolig informasjon. 5.3 Forbud mot at oppdragsgiverens ansatte deltar i konkurransen En ansatt hos oppdragsgiveren kan ikke delta i konkurranse eller inngå kontrakt med den administrasjonen hvor han gjør tjeneste. Det samme gjelder firma som helt eller i overveiende grad eies av en eller flere av oppdragsgiverens ansatte. 5.4 Habilitet Reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til 10 gjelder for denne anskaffelsen. 5.5 Kostnader Tilbyder bærer selv alle kostnader knyttet til utarbeidelse og gjennomføring av konkurransen. Master -Kvalifikasjonsgrunnlag Multifunksjonsfartøy Kystverket Rederi.docx Side 11 av 11