KVALIFIKASJONSGRUNNLAG

Transkript

1 KVALIFIKASJONSGRUNNLAG Begrenset anbudskonkurranse etter forskriftens del I og II for anskaffelse av Utredning av aktuelle organisasjons-, eierskaps- og finansieringsmodeller for en virtuell skole til Senter for IKT i utdanningen Saksnr. 2012/81 Frist for forespørsel om deltakelse / innlevering av kvalifikasjonsdokumentasjon: kl. 12:00

2 Innhold 1 Innledning Om Oppdragsgiver Anskaffelsens formål Deltilbud Prosedyre for gjennomføring av konkurransen Generelle bestemmelser om konkurransen Kunngjøring Fremdriftsplan Taushetsplikt Oppdatering av kvalifikasjonsgrunnlaget Tilleggsopplysninger Kvalifikasjonskrav Obligatoriske krav Bruk av underleverandører Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Utvelgelseskriterier Utforming av søknaden Innlevering av søknad Språk Søknadens utforming... 9 Vedlegg

3 1 Innledning 1.1 Om Oppdragsgiver Senter for IKT i utdanningen (heretter kalt Oppdragsgiver) ble etablert 1. januar 2010 som et forvaltningsorgan og rapporterer til Kunnskapsdepartementet som er eier og oppdragsgiver. Senteret er en sammenslåing av Utdanning.no, ITU (Forsknings- og kompetansenettverk for IT i utdanning) og UNINETT ABC. Senteret skal arbeide for at bruk av IKT bidrar til økt kvalitet i opplæringen, styrket læringsutbytte og bedre læringsstrategier hos barn, elever og studenter. Senteret gir også informasjon om utdanning og yrke gjennom nettstedet utdanning.no. Senteret har hovedkontor i Tromsø, samt et avdelingskontor i Oslo. Mer informasjon om Senteret finnes på våre hjemmesider Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: e-post Kristine Sevik ks@iktsenteret.no Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål Senter for IKT i utdanningen innbyr herved leverandører til å kvalifisere seg til å delta i en konkurranse etter reglene i Forskrift om offentlige anskaffelser del II. Anskaffelsen gjennomføres i to trinn, og innledes med en kvalifisering. Konkurransegrunnlaget vil bli distribuert til de leverandører som velges ut ved kvalifiseringen. Den leverandør som blir valgt skal bistå Senteret med å utrede aktuelle organisasjons-, eierskaps- og finansieringsmodeller for en virtuell skole. Senteret vil i skoleåret 2013/2104 gjennomføre en storskala pilot med et tilbud innen matematikk for ungdomsskoleelever, foreløpig omtalt som DVM (Den virtuelle matematikkskolen). Arbeidet med å planlegge og gjennomføre piloten er organisert som et prosjekt i Senteret. Matematikksenteret ( deltar også i prosjektet. DVM-piloten skal henvende seg til elever i ungdomsskolen som ønsker muligheten til også på avstand å delta i matematikkundervisning på videregående nivå (Vg1), og til elever som sliter med faget og derfor trenger et spennende og mer motiverende tilbud. Det som skal piloteres er et nettsted/portal med mulighet for å følge et undervisningsopplegg, og med nivåtilpassede, matematikkfaglige læringsressurser. Piloten vil også ha knyttet til seg lærere og mentorer som kan følge opp elevene, samt nødvendige kartleggingsverktøy og evalueringsopplegg som gir kunnskap om 3

4 merverdien ved et slikt tilbud. Selv om piloten er tidsavgrenset til skoleåret 2013/2014 og det ikke foreligger føringer om at DVM nødvendigvis skal etableres som en permanent tjeneste, skal prosjektet også utrede hvordan en eventuell slik permanent, nasjonal tjeneste kan utformes og organiseres. Høsten 2012 prøver prosjektet ut aktuelle teknologier, verktøy, matematikkfaglig innhold og ikke minst måter å organisere undervisningen og «skolen» på, i en prepilot-fase. Våren 2013 vil man på basis av utprøvingen i prepilot tilpasse og integrere løsningene i en fullskala pilot og etablere en organisasjon for gjennomføring av piloten (drift, lærere, oppfølging). Piloteringen starter opp i august Erfaringene fra piloten gjennom skoleåret 2013/2014 vil sammen med en del utredninger om ulike prinsipielle spørsmål danne basis for den anbefaling prosjektet avgir til Kunnskapsdepartementet i juli Den eksterne utredningen av aktuelle organisasjons-, eierskaps- og finansieringsmodeller er en av de viktigste av disse utredningene. Blant andre utredninger er bl.a. krav til universell utforming av en DVM-tjeneste og håndtering av personvern i denne type løsninger. Når det gjelder organisasjons-, eierskaps- og finansieringsmodeller er det viktig at utredningsmiljøet evner på et selvstendig grunnlag å utrede alle viktige spørsmål, avklare aktuelle problemstillinger og beskrive aktuelle løsninger som Senteret kan benytte i sin anbefaling til departementet. En virtuell matematikkskole med en permanent stab av lærerkrefter og med administrativ kapasitet til å fylle rollen som et godt tilbud til målgruppene, kan enten organiseres som egen enhet (i statlig regi eller av private på oppdrag fra staten), eller legges inn under en (eller flere) kommune eller fylkeskommune. Spørsmål som dimensjonering, mekanismer for opptak, innmelding og utmelding, juridisk ansvar for de elever som er «tatt opp» ved skolen, og hvordan virksomheten kan kvalitetsstyres, må belyses. Forholdet til opplæringslovens bestemmelser (jf. 8 m.v.) om organisering av elevene ved DVM, og om ansvaret for oppmelding til eksamen, standpunktkarakter m.v. er en del av det som må vurderes. Når det gjelder finansering vil det være nødvendig først å estimere kostnadselementene for en permanent DVM-tjeneste med et nasjonalt nedslagsfelt, dernest å utrede aktuelle finansieringsmodeller, herunder brukerbetaling. Forholdet mellom DVM som offentlig initiativ og markedsaktørene må også vurderes, herunder hvordan en slik tjeneste påvirker og bør forholde seg til konkurransen i markedet (både versus andre nettportaler/tjenesteleverandører og versus forlag/ læremiddelprodusenter og andre offentlige og private aktører som i dag leverer digitale læringsressurser til skolen), forholdet til statsstøtteregelverket og til det offentlige anskaffelsesreglementet. Det vil forventes at utredningsarbeidet gjennom sine ulike faser har dialog både med DVM-prosjektet og med aktuelle aktører og interessenter, bl.a. for å validere de modeller og løsningsforslag som utredningen drøfter. 4

5 Utredningsarbeidet kan pågå i parallell til utprøvingsarbeidet høsten 2012, under forberedelsene til pilot våren 2013 og under deler av gjennomføringen av piloten høsten 2013 slik at utrederne også kan dra nytte av de erfaringer bl.a. av organisatorisk art som pre-piloteringen og ikke minst pilotgjennomføringen gir. En endelig utredning forventes ferdigstilt senest 1. desember Utredningsoppdraget vil bli mer utførlig beskrevet i konkurransegrunnlaget. 1.3 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 2 Prosedyre for gjennomføring av konkurransen Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl.res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA), del II 5-1. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren begrenset anbudskonkurranse. Anskaffelsen innledes med denne kvalifiseringen, der det vil skje en kvalitativ utvelgelse av de leverandører som får invitasjon til å delta i konkurransen om den endelige kontrakt på levering av anskaffelsesgjenstanden. Det vil velges ut minimum 3 og maksimum 5 leverandører som inviteres til å levere tilbud. Det vil ikke bli anledning til å inngi alternative tilbud. Alle referanser til leverandør i dette kvalifikasjonsgrunnlag skal forstås som referanse til leverandør i henhold til denne kvalifiseringen og til den senere avtale som konkurransen resulterer i. 3 Generelle bestemmelser om konkurransen 3.1 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen se Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring av kvalifisering i DOFFIN Frist for å stille spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget , kl 12:00 Innleveringsfrist forespørsel om deltagelse i konkurransen , kl 12:00 5

6 Utsendelse av invitasjon med konkurransegrunnlag Tilbudsfrist , kl 12:00 Tilbudets vedståelsesfrist , kl 12:00 Meddelelse om tildeling Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter innleveringsgrist for forespørselen om deltakelse er foreløpige. 3.3 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven Oppdatering av kvalifikasjonsgrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av kvalifikasjonsgrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. 3.5 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at kvalifikasjonsgrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i kvalifikasjonsgrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes med konkurransens navn og sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr e-post. 4 Kvalifikasjonskrav 4.1 Obligatoriske krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest Merverdiavgiftsattest En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Se: Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. 6

7 Krav Leverandøren skal ha et fungerende HMSsystem. Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha fylt ut HMS-egenerklæring (Vedlegg 1 til dette kvalifikasjonsgrunnlaget). Ved bruk av underleverandører skal den samme dokumentasjon fremlegges for disse som for hovedleverandøren. 4.2 Bruk av underleverandører Oppdragsgiver aksepterer at kvalifikasjonssøknad inngis av grupper av leverandører. Det skal imidlertid være én hovedleverandør med en/flere underleverandører. Krav Bruk av underleverandør(er) skal oppgis i søknaden. Dokumentasjonskrav Forpliktelseserklæring (Vedlegg 2 til dette kvalifikasjonsgrunnlaget) skal være utfylt og vedlagt søknaden med en erklæring pr underleverandør som er oppgitt. 4.3 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest som ikke er eldre enn 6 måneder. Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. Ved bruk av underleverandører skal den samme dokumentasjon fremlegges for disse som for hovedleverandøren. 4.4 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten. Dokumentasjonskrav Årsregnskap inkl. styrets årsberetning og revisorerklæring, for siste 3 år. Ved bruk av underleverandører skal den samme dokumentasjon fremlegges for disse som for hovedleverandøren. 7

8 Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 4.5 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren skal ha erfaring fra minimum 5 tilsvarende oppdrag (utredninger av organisering og økonomi m.v.) i løpet av de 3 siste årene. Dokumentasjonskrav Beskrivelse av leverandørens 5 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Leverandøren skal besvare ved å fylle ut vedlegg 3 til dette kvalifikasjonsgrunnlaget. Beskrivelsen i utfylt tabell må inkludere angivelse av oppdragets verdi, type utredningsoppdrag, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e- post.). Referanser vil kunne bli kontaktet ved behov for klargjøring av oppdragets relevans. Det er likevel slik at det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. Leverandøren skal ha tilstrekkelig gjennomføringsevne og kapasitet. Redegjørelse for leverandørens gjennomsnittlige arbeidsstyrke i løpet av siste 3 år og som leverandøren disponerer over til gjennomføring av kontrakten/oppdraget. Leverandøren skal besvare ved å fylle ut tabellen i vedlegg 4 til dette kvalifikasjonsgrunnlaget. Det må av besvarelsen framgå hvor stor del av arbeidsstyrken som har ulike erfaringslengde iht inndelingen i tabellen, og hvordan arbeidsstyrken fordeler seg på ulike stillings-/fagkategorier. Ved bruk av underleverandører skal den samme dokumentasjon fremlegges for disse som for hovedleverandøren. Det kan da vedlegges en tabell pr underleverandør. Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem for ytelsene som skal leveres. Redegjørelse vedrørende leverandørens kvalitetssikringssystem / -styringssystem Ved bruk av underleverandører skal den samme dokumentasjon fremlegges for disse som for hovedleverandøren. 8

9 5 Utvelgelseskriterier Det vil velges ut minimum 3 og maksimum 5 leverandører som inviteres til å levere tilbud. Dersom det melder seg flere enn 3-5 leverandører som oppfyller minstekravene til kvalifikasjoner, vil oppdragsgiver rangere leverandørene etter følgende utvelgelseskriterier: 1. Referanser fra tidligere oppdrag av tilsvarende art (vekt 50 %) 2. Kapasitet og gjennomføringsevne hos leverandøren (vekt 40 %) 3. Leverandørens kvalitetssikringssystem/-styringssystem (vekt 10 %) 6 Utforming av søknaden 6.1 Innlevering av søknad Søknaden om deltakelse i konkurransen skal leveres/sendes til: Navn: Senter for IKT i utdanningen Adresse: Postboks 530, 9256 Tromsø Søknaden skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Søknad om deltakelse, saksnr. 2012/81 v/ Kristine Sevik Åpnes kun av adressat Søknaden skal leveres i ett eksemplar uten noen form for innbinding eller stifting, enten innsatt i ringperm med skillekort, eller i plastlomme eller lignende. I tillegg skal tilbudet leveres elektronisk på minnepenn eller eventuelt cd-rom. 6.2 Språk Leverandørens søknad om deltakelse i konkurransen, med tilhørende dokumentasjon, skal være utformet på norsk. Kommersiell dokumentasjon (vedlegg) kan være på engelsk. Det kommende konkurransegrunnlaget vil foreligge kun på norsk, og kontrakten vil være på norsk. 6.3 Søknadens utforming Søknaden skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette kvalifikasjonsgrunnlaget med et underskrevet brev foran. Leverandøren er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i søknaden. Søknaden skal utformes med denne disposisjon: 9

10 1. Aksept av vilkår i kvalifikasjonsgrunnlaget. Eventuelle forbehold plasseres under dette punkt. Forbehold må begrunnes, og alternativ formulering skal fremgå. 2. Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret. 3. MVA-attest, attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdekontoret. 4. HMS-egenerklæring. 5. Forpliktelseserklæring(er) fra eventuelle underleverandører. 6. Firmaattest. 7. Årsregnskap inkl. styrets årsberetning og revisorerklæring, for siste 3 år. 8. Beskrivelse av leverandørens 5 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 år (gjennom utfylt tabell i vedlegg 3) 9. Redegjørelse over gjennomsnittlig arbeidsstyrke siste 3 år og som leverandøren disponerer over til gjennomføring av kontrakten/oppdraget (gjennom utfylt tabell i vedlegg 4). 10. Redegjørelse vedrørende leverandørens kvalitetssikringssystem/- styringssystem. Dersom det benyttes underleverandører skal dokumentasjon for innarbeides i den samme strukturen. Således skal dokumentasjon gjeldende eventuelle underleverandører følge direkte etter hovedleverandørens dokumentasjon, for punktene 4, 6, 7, 9 og 10 i disposisjonen over. Vedlegg Vedlegg 1: HMS-egenerklæring Vedlegg 2: Forpliktelseserklæring for underleverandører Vedlegg 3: Tabell for utfyllelse relevante oppdragserfaringer siste 3 år Vedlegg 4: Tabell for utfyllelse arbeidsstyrke siste 3 år 10

11 Vedlegg 1 HMS-egenerklæring Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet Denne bekreftelsen gjelder: Firma Adresse Postnr./-sted Land* Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstille kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at Oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Daglig leder (sign.) Dato: Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Representant for de ansatte (sign.) Dato: 11

12 Vedlegg 2 Forpliktelseserklæring bistand til utredningsoppdrag for Senter for IKT i utdanningen Forskrift om offentlige anskaffelser 17-8 (2)/17-9 (2) Denne erklæringen gjelder: Firma Organisasjonsnummer Adresse Postnummer, sted Land <FIRMA> inngår som underleverandør av <ANGI TJENESTE> i <HOVEDLEVERANDØR>s søknad om deltakelse ifm Senter for IKT i utsanningen sin anskaffelse av bistand til utredning av aktuelle organisasjons-, eierskaps- og finansieringsmodeller for en virtuell skole. Det bekreftes hermed at <FIRMA> forplikter seg til å stille nødvendige ressurser til disposisjon for <HOVEDLEVERANDØR> i det omfang det er nødvendig for å oppfylle <HOVEDLEVERANDØREN>s kontraktsforpliktelser ved tildeling av kontrakt. Daglig leder (sign.) Sted/dato: 12

13 Oppdragsreferanser siste 3 år Vedlegg 3 Leverandøren skal oppgi de 5 antatt mest relevante referansene til oppdrag gjennomført eller påbegynt i løpet av de siste 3 år. Referansene trenger ikke å være sortert etter relevans. Referansene skal beskrives kort, dog slik at det tydelig fremgår hva som har vært Leverandørens bidrag i prosjektet. Angi under «Type oppdrag» om det er en analyse/utredning, evaluering, prosjektledelsesoppdrag eller annet. Tidspunkt og referanseperson (navn, telefon og epost) for leveransen skal også oppgis. Følgende tabell skal benyttes i søknaden: 1. Kunde: Beskrivelse av oppdraget: Type oppdrag: Tidspunkt: Kontaktperson (navn, telefon, epost): 2. Kunde: Beskrivelse av oppdraget: Type oppdrag: Tidspunkt: Kontaktperson (navn, telefon, epost): 3. Kunde: Beskrivelse av oppdraget: Type oppdrag: Tidspunkt: Kontaktperson (navn, telefon, epost): 13

14 4. Kunde: Beskrivelse av oppdraget: Type oppdrag: Tidspunkt: Kontaktperson (navn, telefon, epost): 5. Kunde: Beskrivelse av oppdraget: Type oppdrag: Tidspunkt: Kontaktperson (navn, telefon, epost): 14

15 Gjennomsnittlig arbeidsstyrke siste 3 år Tabell for utfyllelse Vedlegg 4 Leverandøren skal i tabellen under oppgi antall ansatte hos Leverandøren som kan stilles til disposisjon for oppfyllelse av kontraktsforpliktelsene innenfor følgende stillings- /fagkategorier, fordelt på erfaringsnivå (antall års arbeidserfaring): Organisasjonsutvikler Økonom/økonomiplanlegger Samfunnsøkonom/konsekvensutreder Jurist Strategi, markedsanalytiker Teknologirådgiver Evaluator Følgende tabell skal benyttes i søknaden: Kapasitet pr. utredningsområde Junior: 0-3 år Erfaren: 4-9 år Ekspert: > 10 år Organisasjonsutvikler Økonom, økonomiplanlegger Samfunnsøkonom, konsekvensutreder Jurist Strateg, markedsanalytiker Teknologirådgiver Evaluator En ressurs kan føres opp på flere stillings-/fagkategorier, og det er ikke alltid noen klar avgrensning mellom kategoriene. Tallangivelsene i tabellen vil likevel indikere leverandørens kapasitet og gjennomføringsevne relatert til Senterets behov til dette utredningsarbeidet. Merk at antall ansatte i selskapet (som et gjennomsnitt over de siste 3 år) skal føres nedenfor. Totalt antall ansatte i selskapet: Ved bruk av underleverandør(er) skal antall ansatte spesifiseres i egne tabeller for hovedleverandør og underleverandør(er). 15