RAMMEAVTALE INNKJØP AV MASKIN- OG PROGRAMVARE, OG TILHØRENDE KONSULENTTJENESTER TIL FTF 2010 FOLKETRYGDFONDET. mellom.

Transkript

1 [Vedlegg 1] RAMMEAVTALE INNKJØP AV MASKIN- OG PROGRAMVARE, OG TILHØRENDE KONSULENTTJENESTER TIL FTF 2010 FOLKETRYGDFONDET mellom Folketrygdfondet (Organisasjonsnummer: ) og X (Organisasjonsnummer: xxxxxxxxx) Versjon: 1.0 Arkivref:

2 1 Innledning 1.1 Rammeavtalens formål Denne avtale er en Rammeavtale mellom Folketrygdfondet, heretter FTF og [Leverandørens navn], heretter Leverandøren om rett til kjøp av maskinvare og programvare. Avtalens formål er å etablere generelle bestemmelser i avtaleperioden for kjøp av maskin- og programvare med tilhørende godkjennings- og garantibestemmelser til Folketrygdefondet. Kjøp (avrop) avtales særskilt i Delavtalen. Rammeavtalen har følgende Bilag: Bilag 1: Endringer til Rammeavtalen Bilag 2: Konkurransegrunnlag med Leverandørens svar og tilhørende Vedlegg. 1.2 Ytelsene på Rammeavtalen Leverandøren forplikter seg til å levere maskin- og programvare, samt tilhørende konsulenttjenester for installasjon og opplæring som beskrevet i Bilag 2. [Ved inngåelse av rammeavtaler, vil fagområdene bli spesifisert under dette punkt i henhold til oppdragsbeskrivelsen/tekniske kvalifikasjoner angitt i Konkurransegrunnlagets punkter ] 1.3 Fordeling av kontrakt (avrop) under Rammeavtalen Som regulert i Forskrift om offentlige anskaffelser vil FTF på de bistandsområder der det er mer enn en leverandør på Rammeavtalen (parallell rammeavtale), gjennomføre konkurranse om avrop på følgende måte: For hver kontrakt som inngås skal oppdragsgiver skriftlig konsultere de leverandører som er i stand til å gjennomføre kontrakten. Oppdragsgiver fastsetter en tilstrekkelig frist til innlevering av tilbud på de enkelte kontrakter. Ved fastsettelse av fristen skal det tas hensyn til forhold som kontraktsgjenstandens kompleksitet og den tid som medgår til å utarbeide tilbud. Tilbudene skal sendes inn skriftlig og innholdet skal holdes fortrolig inntil utløpet av den fastsatte tilbudsfristen. Oppdragsgiver tildeler hver kontrakt til den tilbyder som har gitt det beste tilbudet på grunnlag av tildelingskriteriene i Tabell 1 Tabell 1: Tildelingskriterier ved avrop Kriterier Vekt Ref. pkt Totalvurdering av kostnader for anskaffelse, 45 % inkludert evt. pris for konsulenttjenester for avrop. Kompetanse på installasjon og opplæring 35 % Produktbredde 20 % 1.4 Avtaledokument ved kjøp Ved kjøp av maskin- og programvare samt konsulenttjenester som inngår i rammeavtalen, vil avtaleverket mellom partene utgjøres av følgende dokument i rangrekkefølge:

3 1. Delavtalen (med eventuelle Bilag) 2. Rammeavtalen med Bilag Bilag 2 til Rammeavtalen, Konkurransegrunnlaget med tilhørende Vedlegg, inneholder produktkategorier, leverandørens innkjøpspris, påslag i % og tilbudt pris inkl. mva. Relevante Vedlegg til Bilag 2 skal endres i den grad prisene justeres i tråd med punkt 5.2. Prisendringer og andre endringer til Rammeavtalen skal fremgå av Bilag 1. Delavtalene kan omfatte tjenestekjøp i form av: - Enhetskjøp Kjøpet omfatter enkeltprodukter og/eller tjenester som angitt av FTF. - Produktkjøp Kjøpet omfatter et sett av produkter og/eller tjenester satt sammen til en helhet, for eksempel en infrastruktur. 2 LEVERANDØRENS YTELSESNIVÅ Område 1-3 (maskinvare): Leverandøren plikter å levere maskinvare som spesifisert i Rammeavtalen med Bilag når FTF ber om det. Omfanget av anskaffelsen skal ikke overstige det som er rimelig i forhold til Leverandørens omsetning. Det forutsettes at det ved akutt behov kan bli satt korte tilbudsfrister på bestilt materiell med meget kort varsel. Leverandøren skal ellers stille etterspurt maskinvare til FTFs disposisjon senest en måned fra FTFs bestilling. Område 4-5 (programvare): Leverandøren plikter å levere programvare med tilhørende lisenser som spesifisert i Rammeavtalen med Bilag når FTF ber om det. Omfanget av anskaffelsen skal ikke overstige det som er rimelig i forhold til Leverandørens omsetning. Det forutsettes at det ved akutt behov kan bli satt korte tilbudsfrister på bestilt materiell med meget kort varsel. Leverandøren skal ellers stille etterspurt programvare med tilhørende lisenser til FTFs disposisjon senest en måned fra FTFs bestilling. Område 1-5 (konsulenttjenester): Leverandøren plikter å yte konsulenttjenester på de vilkår som er angitt i Rammeavtalen med Bilag når FTF ber om det. Omfanget av konsulenttjenestene som kreves skal ikke overstige det som er rimelig i forhold til Leverandørens størrelse, arten av konsulenttjenesten som kreves og omstendighetene for øvrig. Det forutsettes at det ved akutte behov kan bli satt korte tilbudsfrister og bestilt konsulenttjenester med meget kort varsel. Leverandøren skal ellers stille etterspurt kompetanse til FTFs disposisjon senest en måned fra FTFs bestilling. Leverandøren skal yte konsulenttjenester slik dette er beskrevet i Delavtalen med eventuelle Bilag. Konsulenttjenestene skal utøves på en profesjonell måte i henhold til de normer og retningslinjer som til enhver tid gjelder i bransjen. Det er en forutsetning at Leverandøren holder et faglig høyt nivå og til enhver tid holder seg à jour på fagområdet for de aktuelle tjenestene. Rammeavtale for kjøp av konsulenttjenester side 3 av 12

4 FTF bestemmer om bistanden/oppdraget skal gjennomføres under ledelse av FTF eller under ledelse av Leverandøren. 3 DETALJERT OM AVTALENS OMFANG For maskin- og programvare kreves det i samtlige punkter at Leverandøren garanterer kompatibilitet med eksisterende installasjon, samt at Leverandøren kan både garantere og dokumentere at materiell ivaretar garantibetingelser for eksisterende maskin- og programvare. Avtalens områder er detaljert beskrevet i Bilag 2. Ved kjøp av konsulenttjenester skal Leverandørens konsulenter spesifiseres ved navn i Delavtalen. FTF forbeholder seg retten til å godkjenne konsulenter som Leverandøren stiller til rådighet. Godkjennelse av konsulent kan ikke nektes uten saklig grunn. Leverandøren har ansvar for at avtalte konsulenttjenester ytes av den konsulent som partene i Delavtalen har utpekt for oppdraget. Dersom personen slutter i sin stilling hos Leverandøren, sykemeldes, tar omsorgspermisjon eller er fraværende pga. av andre forhold utenfor Leverandørens styringsrett, plikter Leverandøren straks å erstatte konsulenten med en alternativ konsulent med samme faglig kompetansebakgrunn. Eventuelle kostnader ved slikt bytte, f eks til opplæring, skal dekkes av Leverandøren. Med opplæring forstås også den tid som går med til å sette seg inn i arbeidet. FTF kan frita Leverandøren fra å stille erstatningspersonell ved fravær, dersom arbeidets fremdrift tilsier at Leverandørens personell ikke er nødvendig i den aktuelle periode. Skifte av konsulent initiert av Leverandøren kan ikke skje uten etter avtale med FTF. FTF påtar seg ikke på noen måte noe arbeidsgiveransvar for det personell Leverandøren benytter til arbeid for FTF. 3.1 Arbeidstid- og forhold Arbeidstid er mandag - fredag (virkedager) (se allikevel pkt 5.3). Ved arbeid i FTFs lokaler stiller FTF nødvendig kontorutrustning til rådighet for de som arbeider der. Rammeavtale for kjøp av konsulenttjenester side 4 av 12

5 4 GJENNOMFØRING, AKSEPTANSE- OG GARANTIBESTEMMELSER 4.1 Installasjon Enhver installasjon av en leveranse etter denne avtalen skal eksplisitt godkjennes av FTF. Denne godkjenningen kalles heretter Installasjonstidspunkt. Det er Leverandørens ansvar å innhente slik godkjenning. 4.2 Undersøkelsesplikt Kunden er forpliktet til å undersøke kvaliteten på den leverte ytelsen etter vanlige kjøpsrettslige regler. Dersom det er forutsatt fra Kundens side at det skal foretas en særskilt godkjenningsprøve, skal denne prøven være beskrevet i det enkelte avropet. Feil skal kategoriseres etter følgende inndeling: Nivå Kategori Beskrivelse A Kritisk feil Feil som medfører at systemet stopper, at data går tapt eller andre vesentlige funksjoner for Kunden ikke er levert eller ikke virker som avtalt. Feil ved dokumentasjon som gjør at Kunden ikke kan bruke systemet eller vesentlige deler av det som avtalt. B Alvorlige feil Feil som fører til at funksjoner som er viktige for Kunden ikke virker som beskrevet i avtalen og som det er tids- og ressurskrevende å omgå. Dokumentasjon som er viktig for Kunden er mangelfull, upresis eller lett kan misforstås. C Mindre alvorlige feil Feil som fører til at enkeltfunksjoner ikke virker som avtalt, men som Kunden relativt lett kan omgå. Dokumentasjon som er dårlig formulert, kan misforstås, men er delvis mulig å forstå. Kunden kan ikke nekte å godkjenne leveransen dersom de påpekte feil er uvesentlige for Kundens bruk. A- og B-feil anses hver for seg som vesentlige. C-feil anses uvesentlige, hvis ikke flere C-feil samlet sett medfører at godkjennelse vil være klart urimelig. 4.3 Garanti og reklamasjon Kunden skal reklamere skriftlig uten ugrunnet opphold etter at misligholdet er oppdaget eller burde vært oppdaget. Reklamasjonsretten for opprinnelig feil varer i 3 (tre) år for utstyr og 2 (to) år for programmer regnet fra Installasjonstidspunktet, eventuelt på grunnlag av vellykket gjennomført godkjenningsprøve i henhold til 4.2, hvis slik prøve er avtalt i avropet. Dersom Leverandøren har gitt ytterligere garantier på utstyr og programmer er gitt, fremgår dette av Bilag 2. Rammeavtale for kjøp av konsulenttjenester side 5 av 12

6 Dersom ytterligere garanti eller reklamasjonsrett på utstyr og tjenester er forutsatt fra Kundens side, skal dette være beskrevet i det enkelte avropet. 4.4 Oppfølging Det kan opprettes samarbeidsgrupper eller styringsgrupper som leder gjennomføringen av arbeid under Rammeavtalen og eventuelle Delavtaler. Ved opprettelse av slike grupper skal partene også avtale gruppens sammensetning og beslutningsmyndighet. Leverandøren rapporterer timeforbruk iht. FTFs spesifiserte krav. Krav til rapportering og organisering av bistanden eller oppdraget avtales i den enkelte Delavtale. FTF skal dersom annet ikke avtales, holdes orientert om fremdriften og utviklingen i oppdrag avtalt under Rammeavtalen. FTF har i rimelig grad rett til å gjøre inspeksjoner og kontroller. 5 PRISER OG BETALING 5.1 Priser Bilag 2 med tilhørende Vedlegg inneholder priser og tjenestekategorier. Leverandørens tjenester godtgjøres med de priser som fremgår av Bilag 2 med tilhørende Vedlegg. Alle priser er inklusiv MVA og anses som makspris for hva Leverandøren kan tilby i den enkelte minikonkurranse under denne Rammeavtale. FTF kan ved kjøp av timebasert konsulentbistand om ønskelig selv bestemme fra hvilke stillingskategorier personellet skal hentes. Dette kan gjøres til ethvert tidspunkt, slik at FTF også kan kreve ombytte av personell i løpende Delavtaler. Ved ombytte skal prisen justeres i tråd med Bilag Prisregulering Prisene kan endres pr.1. januar hvert år med endringene i konsumprisindeksen pr året før. Første regulering kan kreves fra Prisregulering må varsles skriftlig innen året før prisendringene skal tre i kraft. Økning i vederlaget kan ikke foretas på andre tidspunkter. Begrensningen ovenfor gjelder ikke for eventuelle endringer i offentlige avgifter som påløper slike tjenester som er avtalt. 5.3 Overtid Leverandøren må påregne og yte tjenester utover normal arbeidstid uten ekstra tillegg i timeprisen dersom dette må anses nødvendig for å nå målet med det avtalte oppdrag. 5.4 Vederlag for medgått tid til - og utgifter påløpt i fm reise Tid som medgår ved reise til og fra FTFs lokaler godtgjøres ikke. Ved reiser pålagt av FTF godtgjøres reisetid i arbeidstiden frem til ankomststedet med 100 % av avtalte timepriser. Ved reiser pålagt av FTF godtgjøres reisetid utenfor arbeidstiden frem til ankomststed med 50 % av avtalte timepriser. Reiseutgifter ved reiser pålagt av FTF refunderes i henhold til Statens satser. Rammeavtale for kjøp av konsulenttjenester side 6 av 12

7 5.5 Fakturerings- og betalingsbetingelser Med mindre annet bestemmes i Delavtalen skjer fakturering etterskuddsvis per måned i henhold til godkjente timelister. Betaling skjer i henhold til faktura per 30 dager. Ved betalingsforsinkelser kan Leverandøren kreve rente i henhold til lov om renter ved forsinket betaling av 19. des (Morarenteloven). FTF betaler kun for de timer Leverandøren faktisk arbeider. Det betales ikke for spisepauser eller når Leverandøren er borte fra arbeidet uansett grunn med mindre fraværet direkte skyldes FTF. 6 RETTIGHETER FTF oppnår løpende opphavs- og eiendomsretten til resultatene av bistanden og/eller oppdraget utført i henhold til denne Rammeavtalen. Med unntak av opparbeidet kunnskap (know-how) har Leverandøren ingen adgang til å benytte resultatene av oppdraget uten etter nærmere avtale med FTF. FTF har bruksrett til materiale som programvare, dokumenter, metodemateriell, sjekklister, maler eller lignende i den utstrekning dette inngår i bistanden og/eller oppdraget. Materiellet stilles til FTFs disposisjon i den forfatning det forefinnes. Det er en forutsetning for bruken at FTF respekterer Leverandørens opphavsrett og de regler for taushetsplikt som gjelder. 7 AVTALEPERIODE Avtalen trer i kraft xx.xx.2008 og løper ut xx.xx Avtalen utløper uten noen form for oppsigelse fra noen av partene. Delavtalens avtaleperiode fastsettes i Delavtalen. Avrop på Rammeavtalen må foretas innenfor rammeavtaleperioden, men Delavtalen kan strekke seg utover rammeavtaleperiodens utløp. 8 OPPSIGELSE 8.1 Oppsigelse av Rammeavtalen FTF kan si opp Rammeavtalen med en måneds skriftlig varsel. Slik oppsigelse av Rammeavtalen får ikke konsekvenser for de Delavtaler som er inngått før oppsigelsen. Videre kan FTF heve avtalen med øyeblikkelig virkning dersom: A. Leverandøren kommer i insolvenssituasjon. B. Leverandøren gjør seg skyldig i straffbart forhold. C. Leverandøren ikke oppfyller sine lovmessige forpliktelser vedr. innbetaling av skatter, Rammeavtale for kjøp av konsulenttjenester side 7 av 12

8 avgifter etc. D. Det foreligger vesentlig mislighold. 8.2 Oppsigelse av Delavtaler Dersom annet ikke er avtalt, kan FTF skriftlig si opp Delavtaler med 14 dagers varsel. FTF kan heve Delavtalene med øyeblikkelig virkning dersom forhold nevnt i Rammeavtalen punkt 8.1 A- D inntreffer. 9 MISLIGHOLD, DAGBOT OG ERSTATNING 9.1 Mislighold Ved mislighold som ikke er særskilt regulert i denne avtale gjelder de alminnelige regler etter norsk rett. 9.2 Dagbot Det skal ved prosjektbaserte fastprisoppdrag betales dagbot dersom det er avtalt et ferdigstillelsestidspunkt og dette overskrides pga Leverandørens forhold. Dagbot beregnes med 0,15 % pr. kalenderdag forsinkelsen varer og beregnes av samlet vederlag for den aktuelle Delavtalen. Dagboten maksimeres til 15 % av samlet vederlag for den aktuelle Delavtale. Så lenge dagbotperioden løper kan FTF ikke heve eller kreve erstatning. Denne begrensning gjelder ikke dersom Leverandøren har unnlatt å varsle FTF om forsinkelsen uten ugrunnet opphold når det ble klart at ferdigstillelsestidspunktet ville kunne overskrides. Tilsvarende gjelder dersom det påløper ytterligere forsinkelser etter at første varsel er gitt. Videre gjelder denne begrensning ikke dersom Leverandøren har utvist grov uaktsomhet eller forsett. 9.3 Erstatning Leverandørens erstatningsansvar er under enhver omstendighet begrenset til det høyeste beløp av kr eller den aktuelle kontraktssum uten merverdiavgift, dersom annet ikke avtales i Delavtalen. Denne begrensning gjelder ikke krav vedrørende skade på person eller eiendom forårsaket av uaktsomhet fra Leverandørens side eller dersom Leverandøren eller noen han har ansvaret for har utvist grov uaktsomhet eller forsett. 10 SIKKERHET - INTERNE FORHOLD 10.1 Taushetsplikt tilgang til fortrolig informasjon Enhver lovbestemt taushetsplikt som gjelder for FTFs ansatte kommer til anvendelse for Leverandøren og eventuelle underleverandører. Leverandørens personale skal undertegne taushetserklæring ved utførelse av arbeid. Når arbeid utføres i FTFs lokaler skal Leverandørens personale innrette seg etter sikkerhetsforskrifter og interne instrukser som gjelder for FTFs personale. Leverandøren er Rammeavtale for kjøp av konsulenttjenester side 8 av 12

9 ansvarlig for at egne konsulenter er instruert om de forhold som er nevnt i dette punkt. FTF skal gi Leverandøren tilstrekkelig informasjon om innholdet i de nevnte bestemmelser. FTF har taushetsplikt i forhold til utenforstående for opplysninger av personlig eller forretningsmessig karakter som kan skade Leverandøren eller enkeltkonsulenter hvis de blir kjent for uvedkommende Begrensninger i egenhandel av verdipapirer Konsulenter som arbeider for FTF vil måtte forholde seg til FTFs regler som regulerer egenhandel i verdipapirer på samme måte som FTFs egne ansatte. 11 RISIKO Leverandøren har risikoen for alle dokumenter, instrukser etc. dersom disse skades eller ødelegges mens de befinner seg i hans varetekt, med mindre skaden eller ødeleggelsen skyldes FTF eller noen FTF er ansvarlig for. 12 UNDERKONSULENTER Leverandøren er ansvarlig overfor FTF for eventuelle underkonsulenters arbeid på samme måte som for sitt eget arbeid. 13 BRUK AV NAVN OG VAREMERKER Partene har ikke rett til å bruke den andre partens navn, varemerke, kjennetegn osv i pressemeldinger, annonser, reklame ol uten at det foreligger en skriftlig tillatelse fra den annen part. 14 FORCE MAJEURE Dersom en Delavtales gjennomføring helt eller delvis hindres, eller i vesentlig grad vanskeliggjøres av forhold som ligger utenfor partenes kontroll, suspenderes partenes plikter i den utstrekning forholdet er relevant, og for så lang tid som forholdet varer. Slike forhold inkluderer, men er ikke begrenset til streik, lockout, og ethvert forhold som etter norsk rett vil bli bedømt som force majeure. Hver av partene kan imidlertid si opp Delavtalen med en måneds varsel dersom force majeure-tilfellet gjør det særlig byrdefullt for vedkommende å opprettholde Delavtalen. 15 LOVVALG OG KONFLIKTER Partenes rettigheter og plikter etter Rammeavtalen og/eller Delavtalen bestemmes i sin helhet av norsk rett. Uenighet om virkning, innhold eller gjennomføring av Rammeavtalen og/eller Delavtalen skal forsøkes løst ved forhandlinger. Fører ikke forhandlingene frem, kan hver av partene kreve saken Rammeavtale for kjøp av konsulenttjenester side 9 av 12

10 avgjort med endelig virkning ved norske domstoler. Partene vedtar Oslo tingrett som verneting. 16 KONTAKTPERSONER Partenes kontaktpersoner er for LEVERANDØREN: for KUNDEN: Endringer med hensyn til kontaktpersoner skal opplyses skriftlig til den annen part. 17 SIGNATURER Avtalen er utferdiget i 2 - to - eksemplarer, ett til hver av partene. Oslo, Oslo, Folketrygdfondet xxxxxxxxxxxxxxxxxxx Rammeavtale for kjøp av konsulenttjenester side 10 av 12

11 BILAG 1 Følgende endringer til rammeavtalen gjøres gjeldende: SIGNATURER Bilag 2 er utferdiget i 2 - to - eksemplarer, ett til hver av partene. Oslo, Oslo, Folketrygdfondet LEVERANDØRENs navn Rammeavtale for kjøp av konsulenttjenester side 11 av 12

12 Bilag 2: Konkurransegrunnlag med besvarelse og tilhørende Vedlegg. Rammeavtale for kjøp av konsulenttjenester side 12 av 12