RAMMEAVTALE FOR KJØP AV RÅDGIVERTJENESTER LILLEHAMMER KOMMUNENE

Transkript

1 RAMMEAVTALE FOR KJØP AV RÅDGIVERTJENESTER mellom LILLEHAMMER KOMMUNENE og Organisasjonsnr: (heretter kalt Leverandør) 1. Definering av Lillehammer Kommunene som kjøper Følgende KOMMUNER et tilknyttet Lillehammer kommune som kjøper og er part i denne avtalen: Omfattes av Kommunenavn Organisasjonsnr. Kommunenr. avtalen X Lillehammer kommune X Gausdal kommune X Øyer kommune I avtalen er KOMMUNENE benyttet som fellesbenevnelse. 2. Omfang og formål med avtalen Avtalen formål er å regulere partenes rettigheter og plikter i forbindelse med KOMMUNENEs kjøp av tjenester fra Leverandøren. Avtalen gjelder for tjenester inne Leverandørens følgende forretningsområder: XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX KOMMUNENEs behov, eventuelt Leverandørens løsningsbeskrivelse, er nærmere detaljert i Bilag 1 og 2. I tabell nedenfor er det krysset av i rubrikken JA i de tilfellene dersom det enkelte bilaget eller den enkelte ytelse er med i avtalen. Alle rubrikker skal være krysset av : Ja Nei Bilag 1: KOMMUNENEs spesifikasjon av oppdraget Bilag 2: Leverandørens løsningsbeskrivelse Bilag 3: Pris og betalingsbetingelser Bilag 4: Parallelle rammeavtaler og rangering Bilag 5: Krav for godkjenning av leveranse Side 1 av 11

2 Bilag 6: Kontaktpersoner og gjennomføring Bilag 7: Endringer / Tillegg til avtalen Ved motstrid mellom dokumenter i denne avtale gjelder følgende rang i oppgitt rekkefølge: hovedtekst i avtalen, Bilag 1, 2, 3, 4, 5, 6 og 7 Det henvises også til vedlagte generelle innkjøpsvilkår. Ved eventuell motstrid mellom disse og denne avtales kontraktsvilkår, skal i hovedsak denne avtales kontraktsvilkår gjelde. Partene skal, ved vesentlige avvik, tilpasse de generelle vilkårene til denne avtales kontraktsvilkår 3. Avtalens varighet Avtalen gjelder fra med opsjon for prolongering i ytterligere 1+1 år fram til Ved opphør av avtalen plikter leverandøren å avslutte påbegynt arbeid til de priser som er avtalt i bilag 3 av denne avtalen. Avtalen gjelder for over nevnte periode, men kan ved vesentlig mislighold skriftlig sies opp av KOMMUNENE med 90 dagers varsel. Leverandøren kan, dersom kommunene endrer oppdragets innhold eller omfang vesentlig si opp avtalen med 30 dagers varsel. Leverandøren plikter likevel å fullføre påbegynt arbeid og overlevere all relevant informasjon/arbeid i et slik format at KOMMUNENE selv kan videreføre arbeidet om ønskelig. Oppsigelse av avtalen skal skriftlig varsles motparten. 4. Utførelse av oppdraget Leverandøren skal utføre oppdraget i henhold til kravene i Bilag 1. Leverandøren skal gjøre sitt ytterste for å levere tjenester av høy kvalitet slik at løsningen som produseres blir nyttig for organisasjonen og verdiskapende for KOMMUNENE. Det forutsettes at kvaliteten er i samsvar med god bransjenorm. Når oppdraget anses for avsluttet skal KOMMUNENE varsles så snart som mulig. Dersom KOMMUNENE ikke aksepter oppdraget som fullt levert/avsluttet (ref. kriterier i Bilag 5) skal KOMMUNENE skriftlig meddele Leverandøren årsaken til dette innen rimelig tid. Leverandøren vil rette opp de feil som følger av eget arbeid og som rapporteres skriftlig fra KOMMUNENE. Når endelig leveranse er akseptert skal dette skriftlig meddeles Leverandøren. Dersom Leverandøren ikke kan påbegynne, gjennomføre eller avslutte oppdraget i henhold til fremdriftsplan skal KOMMUNENE varsles umiddelbart. Leverandøren skal samarbeide lojalt under oppdraget, slik at oppdraget kan bli gjennomført som planlagt. Leverandøren skal gi KOMMUNENE relevant informasjon om forhold som kommer opp under arbeidet for KOMMUNENE, slik at man har et godt grunnlag for å fatte gode beslutninger. Leverandøren skal umiddelbart skriftlig orientere Kommunene om forhold som kan påvirke oppdragets fremdrift. 5. Bruk av underleverandører Leverandøren kan ikke overlate oppdraget, eller deler av det, til underleverandører, uten KOMMUNENEs skriftlig samtykke. Bruk av underleverandører fritar ikke Leverandøren for noen forpliktelser etter avtalen. 6. Endringer i oppdraget KOMMUNENE har rett til å foreskrive endringer i Leverandørens ytelser. Mindre endringer anses som rimelig å kunne forvente ved avtale inngåelse, men da begrenset til et fåtall endringer. Større endringer som påvirker tid og kvantitet skal skriftlig aksepteres av KOMMUNENE og Leverandøren, som da kan kreve dekket merkostnader av KOMMUNENE. Merkostnader tilknyttet større endringsoppdrag skal være skriftlig godkjent av KOMMUNENE før de påbegynnes. KOMMUNENE kan, dersom annet ikke er avtalt, uten varsel utsette hele eller deler av oppdraget. Umiddelbart etter slik utsettelse, skal Leverandøren meddele KOMMUNENE Side 2 av 11

3 hvilke konsekvenser utsettelsen kan få for gjennomføringen av oppdraget. Ved utsettelse kan Leverandøren kreve å få dekket dokumenterte kostnader tilknyttet demobilisering og mobilisering av personell samt andre utgifter tilknyttet utsettelsen som er påført Leverandøren. 7. Rettigheter til resultater KOMMUNENE har full opphavs- og eiendomsrett til alt grunnlagsmaterialet og ethvert resultat av arbeid utført i henhold til denne avtalen. Leverandøren kan ikke uten samtykke fra KOMMUNENE utlevere konkrete arbeidsresultater, metoder og teknikker som utvikles gjennom denne avtalen til tredjemann. 8. Ansvar og mislighold Leverandøren skal gjennomføre oppdraget spesifisert i Bilag 1, innenfor kostnadsrammene spesifisert i Bilag 3, tidsrammene spesifisert i Bilag 4, og møte krav for godkjenning av leveranse i Bilag 5 før partene anser leveransen som komplett levert. Leverandøren har ansvar for kvaliteten på resultatet av oppdraget som er rimelig å forvente på grunnlag av forutsatt faglig dyktighet hos Leverandørens personell som har utført oppdraget. Eventuelle overskridelser av tids- og/eller kostnadsrammer dekkes av Leverandøren med mindre annet er skriftlig avtalt. KOMMUNENE skal stille ressurser til oppdraget som spesifisert i Bilag 4. Dersom dette ikke er spesifisert, anses KOMMUNENEs deltakelse i oppdraget som minimalt eller kun som mottaker av utført arbeid. Ved reklamasjon plikter Leverandøren, uten kostnader for KOMMUNENE, straks å rette feil og mangler i inntil 6 måneder etter at KOMMUNENE har skriftlig akseptert oppdraget som avsluttet. Dersom Leverandøren ikke retter opp påviste feil og/eller mangler uten ugrunnet opphold, etter mottatt varsel fra KOMMUNENE, kan KOMMUNENE velge mellom å kreve prisavslag, foreta de nødvendige utbedringer (selv eller tredjepart) og i tillegg kreve erstatning. Erstaningen omfatter både direkte og indirekte tap, og ved utbedring skal Leverandøren dekke alle kostnader forbundet med utbedringen, forutsatt at Leverandøren ikke har handlet uten ugrunnet opphold for å utbedre leveransen. Dersom avtalte tidsfrister (ref. Bilag 4) ikke overholdes og forsinkelse skyldes Leverandøren, skal Leverandøren betale en dagsbot på 0,5% av den totale verdien på oppdraget. Dagsbot gjelder i 20 kalenderdager og begrenset oppad til 20 % av de oppdragets verdi. Dersom leveransen ikke er levert innen utløpet av dagbotperioden, kan KOMMUNENE heve avtalen med øyeblikkelig virkning, samt kreve erstatning for direkte og indirekte tap. Dersom Leverandøren har utvist uaktsomhet, kan KOMMUNENE, i tillegg til dagbøter, kreve erstatning for det tapet selskapet har hatt. Ved mislighold kan KOMMUNENE si opp avtalen umiddelbart og kreve erstatning som omtalt ovenfor. 9. Taushetsplikt Partene forplikter seg til å bevare full konfidensialitet om innholdet i avtalen, gjennomføringen av nårværende avtale, partenes forhandlinger og enhver opplysning som partene måtte få om hverandres forretningsmessige forhold. Leverandøren plikter å jobbe innenfor de regler som gjelder hos KOMMUNENE vedrørende sikkerhet. Leverandøren skal ikke uten skriftlig tillatelse fra KOMMUNENE sende ut pressemeldinger, annonser eller foreta annen form for reklame vedrørende tildelte oppdrag. 10. Forsikring Leverandøren er selv ansvarlig for å forsikre egen person, utstyr og eiendom. Side 3 av 11

4 11. Force Majeure Dersom det inntreffer en situasjon uten KOMMUNENE eller Leverandørens kontroll som regnes som force majeure, skal partene varsle motparten skriftlig uten ugrunnet opphold. Dersom force majeure varer eller antas å ville vare mer enn 30 dager kan hver av partene si opp avtalen med 15 dagers varsel. 12. Rettsvalg Partenes rettigheter og plikter etter denne avtalen bestemmes i sin helhet av norsk rett. 13. Tvistemål Uenighet om virkning, innhold eller gjennomføring av avtalen skal forsøkes løst ved forhandlinger. Blir partene ikke enig om voldgift, skal saken løses ved de ordinære domstoler. Kommunenes verneting gjelder. 14. Heving ved konkurs, gjeldsforhandling med mer. Hvis det hos Leverandøren åpnes gjeldsforhandlinger, akkord, konkurs, eller annen form for kreditorstyring gjør seg gjeldende, har KOMMUNENE rett til å heve avtalen med øyeblikkelig virkning. 15. Endringer og tillegg til avtalen Endringer til denne avtalen spesifiseres i Bilag 7. Tillegget til avtalen går i utgangspunkt foran denne avtale og de øvrige bilag. Avtalen er utstedt i to 2- eksemplarer, ett til hver av partene. Lillehammer: (dato) For KOMMUNENE: For Leverandør: (underskrift) (tittel) (underskrift) (tittel) Side 4 av 11

5 BILAG 1: KOMMUNENES SPESIFIKASJON AV OPPDRAGET Leverandøren skal levere konsulenttjenester innenfor følgende områder: Se konkurransegrunnlag av xx.xx.xxxx Side 5 av 11

6 BILAG 2: LEVERANDØRENS LØSNINGSBESKRIVELSE Tilsvarer tilbud datert xx.xx.xxxx Side 6 av 11

7 BILAG 3: PRIS OG BETALINGBETINGELSER Pris skal oppgis i nettopris og i norske kroner, eksklusiv merverdiavgift. Alle kostnader som er nødvendig for en komplett leveranse skal være medtatt, dvs. alle andre avgifter, biomkostninger, ekspedisjons- og faktureringsgebyr. Gebyrer eller andre former for tillegg aksepteres ikke såfremt annet ikke er avtalt på forhånd. Timeprisene skal dekke rådgiverens fortjeneste, kostnader til administrasjon, porto, telekommunikasjon og øvrig kontorhold, intern kopiering og databehandling. Kostnader for timebruk ved reisetid og reisekostnader blir ikke honorert særskilt og skal derfor inngå i timeprisen. All prissetting av oppdrag (fakturering) skal være etter faktisk medgått tid (ikke påbegynt time). Timepris skal være fast i avtaleperioden. Ved utløsning av opsjon kan timespris reguleres i henhold til endring i SSB s standard SN 2007 for næringsgruppering Timepriser for aktuelt personell skal gis i tabellen under og vil gi grunnlag for fakturering. Pris skal oppgis inklusiv alle kostnader, men ekskl. mva. Når prosjektleder utfører generell prosjektering og/eller andre arbeidsoppgaver skal det faktureres etter en timepris som samsvarer med den kompetanse/kategori som kreves for det respektive arbeidet. Tittel Fagområde Timepris Merknader Prosjektansvarlig Prosjektmedarbeider Prosjektmedarbeider Teknisk tegner/ merkantile oppgaver Alle tjenester faktureres fortløpende den siste i hver måned. Betalingsplan kan fastsettes i fremdriftsplanen for det enkelte prosjekt/oppdrag. Fakturerte beløp forfaller til betaling 30 dager etter at KOMMUNENE har mottatt korrekt faktura. Ved for sen betaling forbeholder leverandøren seg retten til å beregne forsinkelsesrenter i henhold til forsinkelsesrenetloven. Utover dette kan det ikke beregnes noen form for gebyr eller lignende. Side 7 av 11

8 BILAG 4: PARALLELLE RAMMEAVTALER OG RANGERING Det inngås 3 parallelle rammeavtaler hvor følgende vilkår gjelder: Følgende vilkår vil gjelde: Tilbudene vil bli rangert som nr.1, nr. 2 og nr. 3 (beste tilbudet blir nr. 1 osv.). For oppdrag med en estimert kontraktsverdi på inntil kr ,- eks mva. tildeles leveransen direkte. For fagfeltet arkitektur er grensen satt til ,- eks. mva. Dersom leverandør nr. 1 kan påta seg oppdraget innen en akseptabel tid, tildeles oppdraget til den. Dersom leverandør nr. 1 ikke kan påta seg oppdraget går det videre til leverandør nr. 2 osv. For gjennomføring av uavhengig kontroll jfr. PBL gjeldene fra vil den som blir rangert som nr. 2 bli valgt til å utføre denne, eller eventuelt nr.3 hvis oppdraget går til nr.2. Dette vil også gjelde ved gjennomføring av «minikonkuranser» som omtalt under. For leveranser med estimert kontraktsverdi fra kr (ARK ) til kr skal leveransen tildeles etter gjennomført konkurranse mellom de leverandører som har fått rammeavtale. Tildelingskriterier for minikonkurransen er totalpris basert på timespris i avtale, kompetanse og leveringstid. Vekting mellom kriteriene kan variere fra oppdrag til oppdrag, men skal opplyses av oppdragsgiver før gjennomføring av hver konkurranse. For oppdrag med estimert verdi over kr står oppdragsgiver fritt om det ønskes å gjennomføre en minikonkurranse som omtalt over, eller om det gjennomføres egen konkurranse kunngjort i DOFFIN på ordinær måte. Rammeavtalene er rangert slik: Side 8 av 11

9 BILAG 5: KRITERIER FOR GODKJENNING AV LEVERANSE Krav/kriterier for godkjenning av leveranse avtales for hvert tildelt oppdrag der disse eventuelt avviker fra krav i konkurransegrunnlag og leverandørens tilbud, eller er av en slik karakter at det er ønskelig med spesifikk avtale. Side 9 av 11

10 BILAG 6: KONTAKTPERSONER OG GJENNOMFØRING Leverandøren innestår for at hans virksomhet drives i samsvar med de krav som stilles i henhold til arbeidsmiljølovgivningen samt i medhold av Lov om behandling av Personopplysninger m/ forskrifter. Kontraktsparter Representanter for KOMMUNENE: Navn Stilling Telefon nr Representanter for Leverandør: Navn Stilling Telefon nr Gjennomføring av oppdrag Kontaktpersoner for KOMMUNENE: Navn Stilling Telefon nr Oppdraget utføres av følgende navnangitt(e) personer hos Leverandør: Navn Stilling Telefon nr Skifte av person(er) kan bare skje etter avtale med Kommunene. Nødvendig opplæring av eventuell ny person som er nødvendig for at skiftet ikke skal innebære kvalitetsforringelse av tjenesten, bekostes av Leverandøren. Side 10 av 11

11 BILAG 7: ENDRINGER / TILLEGG TIL AVTALEN Endringer som avtales etter avtaleinngåelse presiseres som vedlegg til denne avtalen. Påtegning om at tillegg finnes skrives inn i foreliggende dokument. Dato for tillegg Bilag nummer Beskrivelse Signatur Side 11 av 11