Møtested: Saksliste godkjent. En sak legges inn under evt.

Transkript

1 1 av 4 Arbeidsmiljøutvalget Referat Tilstede: Kopi til: Om: Ida Munkeby, Geir Ivar Soleng, Judith Rødsten og Arne Hestnes (arbeidsgiverrepr.), Morten Mørch, Sturla Søpstad og Heidi Egseth (arbeidstakerrepr), Anne-Beth Holte, Ann Kristin Sjaastad, Tove Gjelset (HMS), Solveig Hollekim (SiT), Terje Gustavson (observatør) Læringsmiljøutvalget Møte i Arbeidsmiljøutvalget Møtetid: Onsdag Møtested: Rom 359 Geologibygget (HMS-avdelingen) Signatur: AMU-sak 28/15 Godkjenning av saksliste Saksliste godkjent. En sak legges inn under evt. AMU-sak 29/15 Møteplan AMU 2016 Se vedlagt revidert møteplan (endring av junimøtet, miniseminar 1.september). Innkalling til møtene sendes ut via outlook. AMU-sak 30/15 Alternativ til arbeidsmiljøundersøkelsen 2016 Det foreslås å bruke metodikk som er skissert i omstillingshåndboka. Eksempel på praktisk gjennomføring ble lagt frem for AMU. I omstillingshåndboka er dette beskrevet metodisk. Metoden ligner opplegget for arbeidsmiljøundersøkelsen 2014, og det vil være uklokt å ikke følge en lignende prosess. Gjøvik/Ålesund kjenner ikke teoretisk grunnlag og verktøy, men det vil kreve mindre ressurser å lære opp dem enn å lage et helt nytt opplegg for hele organisasjonen. Ressurspersoner som deltok i oppfølging etter arbeidsmiljøundersøkelsen 2014 bør også brukes denne gangen. Det vil bli laget presentasjonsverktøy for lederne. (Arbeid med tiltak som står igjen etter arbeidsmiljøundersøkelsen 2014 følges opp videre i 2016). Kommentarer: Metodikken støttes slik det er skissert Det må lages en tidsakse for opplegget slik at det blir tydelig når det skal gjennomføres. Denne tidsaksen må tilpasses ulike vedtak i fusjonsprosessen, og den enkelte enhet. Det vil være aktuelt å jobbe med risikobildet i vårsemesteret, Postadresse Org.nr Besøksadresse Telefon Sekretær 7491 Trondheim E-post: Høgskoleringen Hilde Apneseth Geologibygget Telefaks Trondheim Tlf: All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.

2 2 av 4 og evt. tiltak i høstsemesteret. Alle skal gjennomføre dette, men det vil være ulikt hvordan den enkelte enhet gjøre det. Vi har i år ryddet systemer. Det blir mange oppgaver for personal og HMS, og vi er derfor avhengige av å bruke ressurser på fakultetene. Det må gå ut informasjon om fusjonen til ansatte på nyåret slik at de forstår hva de skal ha fokus på når. Det vil da bli lettere å se hvilke tiltak som er naturlig å sette inn før ferien, og hvilke etter. Fra hovedverneombudene i Gjøvik/Ålesund/HiST uttales det at ikke alle i deres organisasjoner er vant til å tenke risiko slik kap.7 i omstillingshåndboka beskriver. Dette vil medføre opplæringsbehov. Lederspennet er en utfordring. Vi har ikke et formelt nivå 4 og det vil derfor være ulik kapasitet innenfor det enkelte institutt. Fusjonspartnerne skal beholde sine bedriftshelsetjenester (BHT) i BHT kan risikovurdering, og kan læres opp for å bistå i oppfølgingen lokalt. Vedtak: AMU støtter framlagt forslag for gjennomføring og oppfølging med de kommentarer som kom frem i møtet. Saken må legges fram i rektoratet og dekanmøtet. AMU-sak 31/15 Psykososiale faktorer inn i avvikssystemet? (saken omgjøres fra O-sak til AMU-sak) Det presenteres lovkrav, og hvilke systemer vi har for håndtering av avvik innenfor det psykososiale området i dag: Arbeidsmiljøundersøkelse, annethvert år med systematisk oppfølging på flere nivåer Policy mot trakassering, utilbørlig atferd og harde personkonflikter Varslingsrutiner HMS-runder med psykososialt fokus Risikovurdering av psykososiale faktorer Det foreslås at lederne må styrkes i konflikthåndtering og undersøkelse før det faktisk kommer en formell klage. Kommentarer: Vurderingen som presenteres støttes. Opplæring innenfor dette feltet må være pålagt for lederne. Lederne skal ikke kunne alle detaljer, men det forventes at de tar tak i ting mens folk enda snakker sammen. Det er en forutsetning for å utvikle arbeidsmiljøet. Det er viktig å finne den riktige formen, støttesystemene rundt må styrkes. Tekniske systemer kan ikke løse alle problemer Flertallet av LHVO ønsker ikke psykososiale faktorer inn i avvikssystemet. Vedtak: Psykososiale faktorer skal ikke inn i avvikssystemet. NTNU skal benytte seg av systemene vi allerede har for håndtering av avvik på det psykososiale området.

3 3 av 4 O-sak 23/15 O-sak 24/15 Campusprosjektet Det vil bli tilsatt en prosjektsjef, og det skal lages en plan for hvordan prosessen skal kjøres (inkludert involvering av ansatte, AMU, tillitsvalgte osv.). Regjeringa har gått inn for en samlokalisering. Dragvollfagene skal flyttes tettere på Gløshaugenfagene. Noe av suksessen ved byggingen av St.Olav var at de holdt på visjonen i hele prosessen. Det er lett å planlegge for situasjonen vi er i uten å ta innover seg hvordan framtiden vil se ut. Det planlegges for å få et samlet konsept, ikke godkjenning av enkeltbygg. HiST kjører også et campusprosjekt. NTNU eier sine bygg, og HiST leier sine arealer. Statsbygg er utleier for litt under 50% av lokalene til høgskolen, ellers leier de av private aktører. Status konflikthåndtering og varsling Det som presenteres er tanker og ikke detaljer. Rutinene er fremdeles på utkast stadiet. Innspill fra AMU-seminaret er forsøkt tatt inn. Det er også kommet et brev fra departementet ang. utarbeidelse av varslingsrutiner. Retningslinjene er revidert en gang på saksbehandlernivå. Det er laget en mer «rød tråd» i hele dokumentet. Dokumentene er veldig ordrike, strukturen kan være bedre. De er noe strammet opp med tanke på det som ikke har fungert 100%. Retningslinjene skal tas opp i HMS-avd og AMU. Hovedutfordringene er terskelen for å bruke rutinen og lysten til å være anonym. Den det klages på har rett til kontradiksjon, det er et dilemma. Man kan ikke tillate folk å klage anonymt. Terskelen må ikke være for høy for å bruke rutinene. Vi har ikke lært opp lederne godt nok i hvordan rutinene skal brukes Vi har også tilfeller der faktaundersøkelse er blitt satt i gang for fort. Det bør være et team som gjør en vurdering av hvor stor saken er, og vurderer når saken skal tas utenfor fakultetet og organisasjonen. Innspill fra HR-forum gikk på at særlig varslingsrutinen er veldig omfattende. Dette er ganske nytt, så det er lite juridisk erfaring på området. Samtidig bør varslingsrutinen henge sammen med konflikthåndtering. Det er forsøkt å tydeliggjøre skillet mellom varsel og klage. Policyen kan strammes opp noe, samt deles opp slik at dokumentet som ligger på innsida primært er for ansatte. O-sak 25/15 O-sak 26/15 Omstillingsavtalen og omstillingshåndboka Omstillingsavtalen med vedlegg gjelder fra og med til og med med mulighet for forlengelse. Avtalen gir garanti mot flytting og oppsigelse, og regulerer partsforhold og medvirkning under omstillingen. Avtalen definerer hva vi mener med omstilling. Det oppfordres til å gjøre den kjent for alle ledere og ansatte. Det utarbeides nå et stort informasjonsopplegg i omstilling og avtaleverk. HMS-årsrapport Rapporten legges opp som i fjor. Miljødelen ble lagt som et vedlegg, noe som fungerte bra. I år utarbeider Asplan Viak denne fordi NTNUs miljørådgiver har permisjon. Enkelte ting vil ikke være klart før årsskiftet eks. avvik sykefravær, miljø. Samordning av HMS-politikk og systematisk arbeid fra blir omtalt. Rapporten blir også

4 4 av 4 tatt opp i HMS og beredskapsforum for innspill fra fakultetene. Det kommenteres at fusjonen bør omtales tidlig i rapporten for å unngå underkapittel under hvert tema ang. fusjon. O-sak 27/15 O-sak 28/15 Evt. Røyking på Dragvoll Informasjon om HF-fakultetets håndtering. Status fusjonsprosessen Organisasjonsdirektøren la fram flere saker ang. fusjonen for styret i november. Alle sakene handlet om hvordan vi organiserer oss i Ingen av sakene skapte store diskusjoner pga. godt forarbeid i organisasjonen. Starten av styreseminaret 8/12 skal brukes på faglig organisering. Flere vedtak fattes i midten av februar. Fusjonsprosjektet legges ned , da er det linja som overtar. AMU må ha et tydelig blikk på risikofaktorene når vi går inn i Vi følger planene og har gjort mye siden vedtaket. Det har vært et smart grep å bruke egne krefter i arbeidet. Bred medvirkning (vernelinja, tillitsvalgte) har ført til gode diskusjoner på et tidlig tidspunkt. HMS-sjefen informerer om rektorvedtaket 11/11 som støttet notatet «Samordning av systematisk HMS-arbeid fra ». Brev som beskriver rektorvedtaket har gått ut til høgskolene. Nåværende høgskoler er bedt om å peke ut/velge representanter til utvidet sentralt AMU for VO-linja og HMS personell har hatt en felles fagdag i Trondheim. HTV har hatt totalt 3 samlinger. AMU støtter forslagene til tema på AMU-seminaret februar Det er foretatt utpeking av hovedverneombud og stedfortreder: Heidi Egseth (HVO), stedfortredere: Terje Gustavsson (NTNU), Odd Iversen (Gjøvik) og Andrèe Tranvåg (Ålesund)

5 1 av 1 Arbeidsmiljøutvalget Notat Til: AMU Kopi til: Fra: Sekretær AMU Signatur: MØTEPLAN AMU 2016 DATO TIDSPUNKT STED 20. Januar Februar (AMUseminar) Lunsj-lunsj Selbusjøen 10. Mars April Juni September AMU-møte og miniseminar 12. Oktober November Desember Postadresse Org.nr Besøksadresse Telefon Rådgiver HMS-avdelingen E-post: HMS-avdelingen Hilde Apneseth 7491 Trondheim hilde.apneseth@ntnu.no Høgskoleringen 6 Telefaks Gløshaugen Tlf: All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.