Rom 201 Hovedbygget. Møtested:

Transkript

1 1 av 7 Arbeidsmiljøutvalget Dato Møtereferat Tilstede: Ida Munkeby, Judith Rødsten, Per Kjøl og Are Skjelstad (arbeidsgiverrepr.), Liv Berit Augestad, Morten Mørch, Sturla Søpstad og Heidi Egseth (arbeidstakerrepr), Anne-Beth Holte, Ann Kristin Sjaastad (HMS), Mette Estenstad (SINTEF) Kopi til: Om: Læringsmiljøutvalget (LMU) Møte i Arbeidsmiljøutvalget Møtetid: Onsdag kl Møtested: Rom 201 Hovedbygget Signatur: 31/13 Godkjenning av sakslista Runde rundt bordet Det er for mange saker på agendaen. Enkelte er burde vært satt opp som er. Når en sak tas opp for første gang bør det skrives litt om saken i innkallingen. Fakultet for ingeniørvitenskap og teknologi har hatt HMS-dag i dag. Tema har vært psykososialt arbeidsmiljø. Ved det medisinske fakultet jobbes det fortsatt med HMS-samordning, og det er god flyt i arbeidet i samarbeid med St.Olav. Det har vært utfordringer knyttet til Øya helsehus som har en annen eiermodell enn resterende bygningsmasse (eies av Trondheim kommune). Dette har bl.a. vært knyttet til adgang til bygget. Byggsikring er engasjert i saken. NTNU er blitt medlem av fylkesberedskapsrådet. Fylkesmannen er vertskap for rådet. Her ser man på planer og arbeid som gjøres innenfor beredskap i fylket. Organisasjonsdirektør Ida Munkeby er NTNUs representant i rådet. Sikkerhet- og beredskapsleder Lars Strømmen er vara. Det skal gjennomføres en beredskapsøvelse med fokus på atomberedskap. Avvik har vært tema under rektors dialogmøter med fakultetene. Statistikken viser store forskjeller mht innrapporterte avvik mellom fakultetene og mellom institutt. Det er gode diskusjoner vedrørende status og utfordringer knyttet til avviksrapportering. I neste styremøte kommer en orientering om beredskapsarbeidet ved NTNU. Det vil bli orientert om hva vi faktisk har gjort, og hvilke planer vi har Postadresse Org.nr Besøksadresse Telefon Sekretær 7491 Trondheim E-post: Høgskoleringen Hilde Apneseth Geologibygget Telefaks Trondheim Tlf: All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.

2 2 av 7 fremover på beredskapsområdet. Det er planer om å utvide HMS-forum til HMS- og beredskapsforum. Tillitsvalgte er inne i oppfølging av arbeidsmiljøundersøkelsen HMS-avdelingen har hatt møte med Arbeidstilsynet angående pålegget som ble gitt om eksponeringsregister. Arbeidstilsynet kan ikke gi et klart svar på hvordan vi skal håndtere dette. NTNU hadde med seg jurist på møtet, noe som viste seg å være veldig nyttig. Vi skal nå svare Arbeidstilsynet slik at vi får lukket pålegget. Det er sendt svar på det siste pålegget fra «Arbeid for helse»- tilsynet, men vi har ikke fått svar enda om det er ok. To saker ble tatt opp i forrige AMU-møte: Oppfølging arbeidsvilkår VO og Samordning mellom NTNU og samordnede virksomheter. Ledelsen vil komme med et svar på disse sakene. SINTEF jobber med pårørende-senter i beredskapssituasjoner. De har fått hjelp fra NTNU som har beskrevet dette godt i sin plan. Rapportering har stort fokus i SINTEF. Når det gjelder avvik er utfordring å lukke gamle saker. I tillegg er det diskusjoner rundt hvorfor de skal melde inn avvik og hva de har å vinne på det. 32/13 33/13 Verneombud HF Vedtak: AMU slutter seg til søknaden fra Det humanistiske fakultet. Endring av eksisterende og oppretting av nytt verneområde DMF AMU etterlyste et saksframlegg som ga klarere informasjon til AMU. Det vil jobbes videre med å forbedre veiledningen på nettsidene. Vedtak. AMU slutter seg til søknaden fra Det medisinske fakultet. 34/13 35/13 Byggesak: Gamle fysikk syd etablering av ny ventilasjon Det ble påpekt i gjennomgangen - at man i saksframlegget har bedt om ny vurdering av ventilasjonsmengde ut fra at prosjektet har lagt seg lavere i ventilasjonsmengde enn det som har vært norm i ventilasjonsanlegg ved NTNU. - at det har vært utfordringer i pågående prosjekt i bygget hvor forsøksutstyr har blitt ødelagt av bygningsarbeidere. - Vedtak: AMU slutter seg til notatet fra AMUs byggarm. Arbeidsmiljøprisen Informasjon i møtet v/ Are Skjelstad Vedtak: AMU tar en avgjørelse via e-post etter å ha lest begrunnelse fra aktuell enhet.

3 3 av 7 36/13 Røyking på Campus Innledning v/ Jørn-Wiggo Bergquist, Driftssjef NTNU Driftsavdelingen har gjort flere tiltak: flytting av askebeger, skilting, opprettet røykeområder. Utfordringen kommer når været er dårlig og folk vil stå under tak, i nærheten av inngangen. Driftsavdelingen mener det må være egne innebygde områder der det kan røykes. Tilrettelegging for røyking på bekostning av andre miljøtiltak er vanskelig å prioritere. Driftspersonalet trenger et regelverk som sier at de kan vise bort røykere. På samme måte som vi har fått når det gjelder alkohol. Dersom en ønsker endringer i dagens bestemmelser må det avgjøres på overordnet nivå. Da røykeloven kom var det en diskusjon rundt tilrettelegging for røyking. Det ble gjort et overslag på hva det ville koste å lage røykerom, og konklusjonen var at dette var uaktuelt å prioritere. St.Olav er røykfritt, og dette fungerer delvis. Det blir nå åpnet for at det skal legges til rette for røyking for pasienter og pårørende to steder på Øya. For ansatte er det fremdeles ikke lov til å røyke i arbeidstiden. De som jobber på Øya kjenner problemet godt gjennom St.Olav. Folk står på bussplassen og røyker rett utenfor luftinntaket. Stoler og bord ute er fjernet pga røyking. Dette er personalpolitikk. Vi må jobbe videre med det og relevante problemstillinger skal prioriteres. Har studentene rett til å få røyke under eksamen? Eksamensvaktene må følge dem ut og blir dermed eksponert for røyking. Det bør etableres et røykfritt Campus. Drift håndhever reglene. Det eksisterer allerede i dag røykeforbud rundt innganger og luftinntak. Usikkert om dette er nedskrevet noe sted. Vedtak: AMU henstiller ledelsen til å utrede muligheten for et røykfritt campus. 16/13 Parkering, sykkelskur, garderober v/ Nils Jørgen Moltubakk, Eiendom Jørn Wiggo Bergquist informerer: - På et tidlig tidspunkt ble det gjennomført en kartlegging av antall el-bil plasser, handicapplasser osv. - I dag er det flest ladestasjoner sentralt (28) - Etter hvert er det blitt et spørsmål om hvor man har tilgang til å hente ut nok kraft for ladepunkt. Nå er det aktuelt å opprette flere ladepunkt. Det viser seg at det er aktuelt med færre ladepunkt på flere steder. - Tiden man kan stå på en ladestasjon er nå begrenset til 3 timer. Det ble påpekt at dette har skapt utfordringer ut fra at ansatte må flytte over til parkometerplass i løpet av arbeidsdagen, og enkelte parkometerplasser dekker tidsmessig ikke resterende del av arbeidsdagen. - Når det gjelder handicapparkering har det vært et nært samarbeid med Randi Tiller som jobber med universell utforming. HC-parkeringen er spredt utover

4 4 av 7 campus, og har sentral plassering med tanke på hvor behovet er størst. - Fordelen med at det nå blir privatrettslig skilting er at vi har råderett over egen grunn. Det er opp til NTNU hva vi vil gjøre med parkeringsområdene. Hvilken løsning planlegges for kortvarig behov for parkering? Utfordringen er på Gløshaugen. Det vil bli delt inn i A og B felt. Personer som har barnehagebarn og de som har midlertidig behov pga fysisk funksjonsevne vil bli prioritert. Vurderingen av midlertidig fysisk behov skal gjøres av HMSavdelingen. Bakgrunn for prioritering av de med barnehagebarn er begrenst åpningstid. Det påpekes at dette også gjelder skolefritidsordningen. Hva med de som jobber på ulike campus i løpet av en arbeidsdag? Her må det finnes andre løsninger enn egen bil. Det snakkes om bil-pool og el-sykler. Nils Jørgen Moltubakk informerer: - Utgangspunktet for prosjektet var at man ønsket romslige garderober og bedre parkeringsmuligheter for sykkel. - På Gløshaugen er det flere sykkelstativer enn på andre campus. Det er derfor prioritert å lage sykkelparkering på Dragvoll og Kalvskinnet. Nærhet til arbeidsplass er viktig. Det skal være max 200 meter. - Det er også prioritert sykkelskur og garderober nært hverandre. 4 garderober bygges på Gløshaugen, en stor garderobe på Dragvoll bygges neste år. Garderobene har garderobeskap, noen har skap. Hver garderobe får 2 dusjer. Fordeling av dame-herre garderober er opp til driftsavdelingen å beslutte. - På Kalvskinnet var det også et ønske om låsbar sykkelparkering, men dette var ikke gjennomførbart. Det lages isteden sykkelparkering under tak. Hva som gjøres på Dragvoll ang. sykkelparkering er ikke besluttet. - Det vil ikke være mulig å ha et fast garderobeskap over tid. Skapene tas i bruk om morgenen, og tømmes på ettermiddagen. 17/13 Trafikksituasjonen Gløshaugen. Hva skjer? v/ Nils Jørgen Moltubakk, Eiendom NTNU har hatt oppstartsmøte med kommunen ang. miljøpakkens prioritering av bussrute 5. Vårt standpunkt er at høgskoleringen bør stenges for trafikk med unntak av kollektivtrafikk. Kommunen mener det da blir for mye trafikk i tilgrensende boligområder. Kommunen er regulerende og besluttende myndighet i saken. NTNU er opptatt av å finne praktiske løsninger. Vi er opptatt av at arbeidstakere og studenter skal komme seg på jobb, og mellom ulike campus. Det er ulike alternativ til løsning: alternativ trase eller parallell trase. NTNU mener endring av dagens trase er det beste forslaget. Hvis det bygges ny vei forsvinner areal og mulighet for utbygging av NTNU. Utredning viser at det er mulig å utvide til 4 felt, inkludert kollektivfelt og fortau. Dette vil da medføre at inngangspartiet ved Materialteknisk må fjernes. Framdrift: høring på et forslag vil bli i mai/ juni Kommunestyret skal beslutte en løsning høsten 2014.

5 5 av 7 Inne på selve campus er det NTNU selv som bestemmer. Her er det ønske om blandet trafikk. Dette gjør at farten holdes nede. Syklister i stor fart er i konflikt med gående, men tiltak her ble ikke prioritert i denne omgang. På det offentlige veinettet kan vi gjøre henstillinger til kommunen. Det er da viktig at vi konkretiserer i form av hendelser/ nesten hendelser for å få tilslag hos kommunen. Det ble påpekt at det må gjøres en utredning med tanke på trafikksikkerhet. Det er stadige konflikter mellom gående, syklende og biltrafikk Totalt sett er det et komplisert trafikkbilde med tanke på kryssende trafikk. Det ble påpekt at NTNU kun har dokumentasjon ut fra vårt avvikssystem i forhold til hendelse, men at det observeres fortløpende farlige situasjoner hver dag i Høgskoleringen HVO uttrykte bekymring med tanke på trafikksikkerheten for ansatte og studenter i tilknytning til Høgskoleringen. 18/13 Retningslinje for fysisk aktivitet Orientering v/ Arne Hestnes Mange rundt bordet kjenner retningslinjen som har vært tema i andre fora. Utarbeidelsen av retningslinjen har vært et samarbeid med tillitsvalgte, personalavdelingen og HMS-avdelingen. Diskusjonen har gått på to ulike ting: vinning i form av økt fysisk aktivitet og kostnader Det var i utgangspunktet et ønske om at det skulle være en kollektiv rettighet. Etter diskusjon er konklusjonen at dette er en individuell rettighet som alle kan ta ut. Det er likevel et ønske om at enhetene skal drøfte hvordan dette skal gjøres i praksis. Begrensninger i avtalen: dette skal være i tilknytning til arbeidstiden, altså innenfor rammen for fleksitid. Vanskelig å lese ut av retningslinjen at det helst skal være en kollektiv ordning. Føring på dette bør komme bedre fram. Målet bør komme helt øverst i retningslinjen En kollektiv løsning er vanskelig å få til i praksis pga undervisning, møter osv. 19/13 Evaluering ARK Orientering v/ Arne Hestnes Stilles det spørsmål om opplevd forbedring ved neste undersøkelse? Svar: det vil være tema i evalueringen, og innspill til planlegging av neste ARKundersøkelse.

6 6 av 7 En viktig grunn til manglende motivasjon er at man følte det ikke skjedde noe etter forrige undersøkelse. Dette kan være riktig eller feil. Det er viktig at resultat og tiltak synliggjøres. Det er bra det har kommet inn en setning om utvikling og forbedring, denne bør flyttes opp i dokumentet. Endringene som gjøres må beskrives. Funn i undersøkelsen må man sørge for er fulgt opp. For forskere må forskningsdelen i undersøkelsen tydeliggjøres. Dette vil innvirke på svarprosenten. Viktig å svare ut om det er mulig å følge enkeltpersoner over tid. Her ble det gitt utydelige svar med det resultatet at enkelte trekker seg fra å svare. Forkningsdelen må tones ned. Det viktigste er arbeidsmiljø ved NTNU. Forskningsperspektivet ble kanskje for sterkt vektlagt. Det var meningen at fokuset på forskning skulle tydeliggjøre grunnlaget, men tilslutt trodde enkelte at vi svarer for å bidra til forskning. Spørsmålene rundt anonymitet bør etterspørres i evalueringen. Dette er et tema som alltid vil få fokus. Det bør komme fram hvem som er ansvarlig for at tiltakene gjennomføres. Det er svakhet at leder ikke blir evaluert. Det er en stadig konflikt mellom anonymitet og resultat på den enkelte enhet. Noen enheter blir for små til at anonymiteten opprettholdes. SINTEF deler gjerne sine erfaringer. De har brukt mange år på å bygge opp arbeidet med arbeidsmiljøundersøkelsen. TID er en viktig faktor. SINTEFs undersøkelse har 112 spørsmål, og en svarprosent på 93. De har mulighet for innflytelse på spørreskjema. Resultatet tas ut på enheter ned til 5 personer. Oppfølging på SINTEF: de har en mal for hvordan oppfølgingen skal gjøres. Det kjøres prosesser i avdelingene. Ledere får helt klare tilbakemeldinger om HVA de skal ta tak i, og de sorterer ut hvilke avdelinger som skal ha ekstern oppfølging. Det gjennomføres også en «midtveisevaluering». NTNU og SINTEF er ikke helt sammenlignbare fordi NTNU er en mye større organisasjon. Samtidig er det viktig å lære av SINTEF sine erfaringer. Styret mener en svarprosent under 80 er for dårlig. Vi er i gang, og må nå bruke tid på å bygge opp arbeidet. I 2014 blir det viktig å tydeliggjøre det vi har gjort. I faktaark 2 er det kommet inn et spørsmål om tidspress, temaet er tatt inn med bakgrunn i funn etter Arbeidstilsynets tilsyn 2011 og som et av hovedfunnene i Arbeidsmiljøundersøkelsen 1012/13. 20/13 Revisjon HMS-håndboka Orientering v/ Anne Beth Holte Nåværende bok er fra Det ble gjort et grundig arbeid med føringer fra styret om at den skulle bygges opp i henhold til standarden om miljøledelse. I 2009 ble det gjort justeringer i håndboka med presisering av roller og ansvar. Siden 2007 har det skjedd mye innenfor HMS-området ved NTNU. HMSarbeidet er også tydeliggjort i NTNUs strategi. HMS-håndboka må derfor revideres slik at den er i henhold til dagens situasjon ved universitetet. Overordnede mål må vurderes. Kapittel 3 og 4 er også moden for justering

7 7 av 7 HMS-avdelingen ønsker å opprette en arbeidsgruppe bestående av to representanter fra AMU og to representanter fra HMS-avdelingen. I tillegg er det ønskelig med en referansegruppe bestående av jurist, ulike fora inkl. AMU og aktuelle personer ute i organisasjonen. Eiendom ansetter en miljøkoordinator i løpet av våren som bør inn å si noe om miljødelen i håndboka. Arbeidet vil ferdigstilles i løpet av vårsemesteret Konklusjon: Arbeidstaker og arbeidsgiver kommer med forslag til personer som skal inn i en arbeidsgruppe 21/13 HMS-årsrapport 2013 Orientering v/ Anne Beth Holte AMU bes om å se på tidligere årsrapport, og se om noe savnes. Dette er først og fremst en oppsummering fra arbeidsgiver på HMS-området. AMU har tidligere uttalt at de opplever seg for sent involvert i rapporten. På sentralt HMS forum i november vil rapportering på fakultetsnivå være tema. Spørsmålet er om noe av HMS-arbeidet bør rapporteres lokalt, i tillegg til årsrapporten. Status HMS-samordning bør kommenteres. Hvordan jobber vi systematisk eller ikke (sentralt/ lokalt) Avvikssystemet (har det endret arbeidsmåten vår?) Har vi fått en tydeligere ledelse på HMS-området etter lederopplæringen nå i høst? HMS-koordinatorenes aktivitet? Verneombudenes aktivitet? Kommentere årsak til økning i psykiske lidelser for eksempel. Evaluering av IA-arbeid. Kobling mellom besvarelse ARK og statistikk oppgitt (psykiske plager) Ref-sak 1/13 Ref-sak 2/13 Bytte av rom HIST-St.Olav samt funksjonsendring AHL 6. etg Saneringsarbeid bygg 4 Dragvoll