Til seksjonseierne i Fredensborg Sameie 1

Transkript

1 1 Til seksjonseierne i Fredensborg Sameie 1 Velkommen til ordinært sameiermøte. Torsdag 7. april kl i Takhuset Innkallingen inneholder sameiets årsberetning og regnskap for Styret håper du leser gjennom heftet og viser din interesse for sameiet ved å møte opp på sameiermøtet. Dette er en god anledning til å delta i diskusjonen og velge det styret som skal forvalte Fredensborg Sameie 1 det kommende året. Hvem kan delta på sameiermøtet? Alle sameiere har rett til å delta i sameiermøte med forslags-, tale-, og stemmerett. For boligseksjoner har også sameierens ektefelle, samboer eller et annet medlem av sameierens husstand rett til å være tilstede og til å uttale seg. Det kan avgis kun en stemme pr. seksjon. Sameieren har rett til å møte ved fullmektig. Registreringsblanketten leveres i utfylt stand ved inngangen.

2 2 Innkalling til sameiermøte Ordinært sameiermøte i Fredensborg Sameie 1 avholdes kl i Takhuset, Jess Carlsens gate. Til behandling foreligger: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Opptak av navnefortegnelse C) Valg av referent og minst en seksjonseier til å underskrive protokollen D) Spørsmål om møtet er lovlig kalt inn 2. ÅRSBERETNING FOR ÅRSREGNSKAP FOR 2015 Styret foreslår overføring av årets resultat til egenkapital 4. GODTGJØRELSE TIL STYRET 5. VEDLIKEHOLD BUDSJETT VALG AV REVISOR 8. INNKOMNE FORSLAG A) Forslag fra styret i FS-1 om evaluering av videoovervåking i Jess Carlsenkvartalet B) Utbetaling av Styrehonorarer til FS-1s representanter i Gårdsromstyret Innkomne forslag er tatt inn som egne vedlegg. 9. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av styreleder for 2 år B) Valg av 1 styremedlem for 2 år C) Valg av 2 varamedlem for 2 år D) Valg av valgkomité Oslo, Styret i Fredensborg Sameie 1 Rune Karlsen /s/ Christian Bäckstrøm /s/ Fritz Kenneth Deila-Osan /s/ Carsten Østby Håkonsen /s/ Torleif Korneliussen /s/

3 3 ÅRSBERETNING FOR 2015 Tillitsvalgte Siden forrige ordinære sameiermøte har sameiets tillitsvalgte vært: Styret Leder Rune Karlsen Møllergata 52 Styremedlem Christian Bäckstrøm Holmestrandgata 4 Styremedlem Fritz Kenneth Deila-Osan Jess Carlsens Gate 10 Styremedlem Carsten Østby Håkonsen Møllergata 52 Styremedlem Torleif Korneliussen Gangstuvn 8 A Varamedlem Linn Bøhler Jess Carlsens Gate 10 Varamedlem Vidar Jørgensen Møllergata 52 Varamedlem Amit Joshi Martin Linges Vei 33 Varamedlem Christian Muskat Jess Carlsens Gt 12 Valgkomiteen Fred Bråten Møllergata 50 Jørgen Braastad Møllergata 52 Styrets medlemmer består i dag av 5 menn og ingen kvinner. Sameiet sørger for at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser. Generelle opplysninger om Fredensborg Sameie 1 Sameiet består av 49 seksjoner. Fredensborg Sameie 1 er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund med organisasjonsnummer , og ligger i bydel 4 St.Hanshaugen i Oslo kommune med følgende adresse: Møllergata 50, 52 og Jess Carlsens Gate 10, 12. Gårds- og bruksnummer : Med eierseksjon forstås sameieandel i bebygd eiendom med tilknyttet enerett til bruk av bolig eller annen bruksenhet i eiendommen. Sameiet driver ikke med forsknings- og utviklingsaktiviteter. Sameiet følger arbeidsmiljølovens bestemmelser og tilstreber et godt arbeidsmiljø. Styret er ikke kjent med at det ytre miljø forurenses i vesentlig grad. Fredensborg Sameie 1 har ingen ansatte. Forretningsførsel og revisjon Forretningsførselen er utført av OBOS i henhold til kontrakt. Autorisert regnskapsfører (oppdragsansvarlig) er Egil Havre, regnskapssjef i OBOS. Sameiets revisor er BDO AS.

4 4 Styrets arbeid Styrets arbeid er beskrevet som et eget punkt etter Årsberetningen. KOMMENTARER TIL ÅRSREGNSKAPET FOR 2015 Styret mener at årsregnskapet gir et rettvisende bilde av sameiets eiendeler og gjeld, finansielle stilling og resultat. Sameiets økonomi må betraktes som solid. Forutsetningen om fortsatt drift er til stede, og årsregnskapet for 2015 er satt opp under denne forutsetning. Inntekter Driftsinntekter i 2015 var til sammen kr Dette er kr høyere enn budsjettert. Andre inntekter består i hovedsak av strøminnbetaling. Kostnader Driftskostnadene i 2015 var til sammen kr Dette er høyere enn budsjettert og skyldes i hovedsak: - Store utgifter knyttet til oppgradering og utbedring av feil/mangler som ble avdekket ifm heiskontrollen i Utgifter knyttet til utbedring av feil/mangler ifm kontroll av brannvarslingsanlegget i Faktura for reparasjon av skiferfasaden langs Hausmannsgate i 2014 ble betalt i Ekstraordinære utgifter knyttet til flere større feil på ventilasjonsanleggene Resultat Årets resultat på kr fremkommer i resultatregnskapet og foreslås overført til egenkapital. Arbeidskapitalen fremkommer i balansen ved å trekke kortsiktig gjeld fra omløpsmidler og viser sameiets likviditet. Arbeidskapitalen pr var kr Styret er av den oppfatning at FS-1 bør ha en årlig økning av egenkapitalen på minst kr ,- i årene fremover for å møte et forventet økt vedlikeholdsbehov. For øvrig vises det til de enkelte tallene i resultatregnskapet, balansen og notene. Styret er ikke kjent med hendelser etter som påvirker regnskapet i vesentlig grad. KOMMENTARER TIL BUDSJETT FOR 2016 Til orientering for sameiermøtet legger styret fram budsjettet for Tallene er vist i kolonnen til høyre i resultatregnskapet. Drift og vedlikehold I posten drift og vedlikehold er det satt av kr , blant annet beregnet til utskifting av porttelefon-anlegget og utskifting av lamper i fellesområdene. Arbeidene er igangsatt.

5 5 Kommunale avgifter i Oslo kommune Vann- og avløpsavgiften er redusert med 2 %, og renovasjonsavgiften øker med 7 %. Feieravgiften forblir uendret. Energikostnader Energikostnader for 2016 er budsjettert i tråd med estimater fra aktuelle leverandører. Forsikring Forsikringspremien for 2016 har økt med ca kr Premieendringen er en følge av indeksjustering på bygninger på 3,3 % fra 1. januar, samt forsikringsselskapets individuelle prisjustering basert på skadehistorikken i Fredensborg Sameie 1. Lån Fredensborg Sameie 1 har ingen lån. Innskuddsrente i OBOS-banken (pr ) Driftskonto 0,15 % p.a Sparekonto 0,90 % p.a Forretningsførerhonorar Forretningsførerhonoraret til OBOS økte med ca kr I budsjettet har styret tatt hensyn til ovennevnte, samt øvrige prisendringer knyttet til produkter og tjenester sameiet anskaffer. Dette danner grunnlaget for foreløpig fastsettelse av felleskostnader for Budsjettet er basert på 8 % økning av felleskostnadene fra den For øvrig vises til de enkelte tallene i budsjettet. Oslo, Styret i Fredensborg Sameie 1 Rune Karlsen /s/ Christian Bäckstrøm /s/ Fritz Kenneth Deila-Osan /s/ Carsten Østby Håkonsen /s/ Torleif Korneliussen /s/

6

7

8 FREDENSBORG SAMEIE 1 RESULTATREGNSKAP Regnskap Regnskap Budsjett Budsjett Note DRIFTSINNTEKTER: Innkrevde felleskostnader Andre inntekter SUM DRIFTSINNTEKTER DRIFTSKOSTNADER: Personalkostnader Styrehonorar Revisjonshonorar Forretningsførerhonorar Konsulenthonorar Drift og vedlikehold Forsikringer Kommunale avgifter Kostnader sameie Energi/fyring Kabel-/TV-anlegg Andre driftskostnader SUM DRIFTSKOSTNADER DRIFTSRESULTAT FINANSINNTEKTER/-KOSTNADER: Finansinntekter Finanskostnader RES. FINANSINNT./-KOSTNADER ÅRSRESULTAT Overføringer: Til opptjent egenkapital

9 FREDENSBORG SAMEIE 1 BALANSE Note EIENDELER ANLEGGSMIDLER Andel egenkapital i fellesanlegg SUM ANLEGGSMIDLER OMLØPSMIDLER Restanser på felleskostnader Kundefordringer Kortsiktige fordringer Driftskonto OBOS-banken Sparekonto OBOS-banken SUM OMLØPSMIDLER SUM EIENDELER EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Opptjent egenkapital SUM EGENKAPITAL GJELD KORTSIKTIG GJELD Forskuddsbetalte felleskostnader Leverandørgjeld Skyldig til offentlige myndigheter Annen kortsiktig gjeld SUM KORTSIKTIG GJELD SUM EGENKAPITAL OG GJELD

10 10 Pantstillelse 0 0 Garantiansvar Oslo, , STYRET I FREDENSBORG SAMEIE 1 Rune Karlsen /s/ Christian Bâckstrøm /s/ Fritz Kenneth Deila-Osan /s/ Carsten Østby Håkonsen /s/ Torleif Korneliussen /s/

11 NOTE: 1 REGNSKAPSPRINSIPPER Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk for små foretak. INNTEKTER Felleskostnadene inntektsføres månedlig. HOVEDREGEL FOR KLASSIFISERING OG VURDERING AV EIENDELER OG GJELD Omløpsmidler og kortsiktig gjeld omfatter poster som forfaller til betaling innen ett år. Øvrige poster er klassifisert som anleggsmidler/langsiktig gjeld. Omløpsmidler vurderes til anskaffelseskost. Kortsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Anleggsmidler vurderes til anskaffelseskost, men nedskrives til virkelig verdi dersom verdifallet ikke forventes å være forbigående. Langsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Andre varige driftsmidler balanseføres og avskrives lineært over driftsmidlenes økonomiske levetid. FORDRINGER Kundefordringer og andre fordringer er oppført i balansen til pålydende etter fradrag for avsetning til forventet tap. Avsetning til tap gjøres på grunnlag av individuelle vurderinger av de enkelte fordringene. SKATTETREKKSKONTO Fram til benyttet selskapet en felles skattetrekkskonto som OBOS-konsernet disponerte. Selskapet har nå opprettet en egen separat skattetrekkskonto i OBOS-banken. Innskuddet tilhører myndighetene og kan ikke disponeres fritt. Selskap som ikke har hatt lønnsutbetalinger i november eller desember har ikke tatt i bruk den nye kontoen. NOTE: 2 INNKREVDE FELLESKOSTNADER Diverse Felleskostnader Varmtvann Kabel-TV SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER NOTE: 3 ANDRE INNTEKTER Avregning fjernvarme Fjernvarme 2014, for lite avsatt Utrykning SUM ANDRE INNTEKTER

12 12 NOTE: 4 PERSONALKOSTNADER Ordinær lønn, fast ansatte Påløpte feriepenger -134 Arbeidsgiveravgift Yrkesskadeforsikring -201 SUM PERSONALKOSTNADER Det har gjennomsnittlig vært sysselsatt under 0,75 årsverk i selskapet gjennom året. Selskapet er ikke pliktig til å ha tjenestepensjonsordning etter lov om obligatorisk tjenestepensjon. NOTE: 5 STYREHONORAR Honorar til styret gjelder for perioden 2014/2015, og er på kr I tillegg har styret fått dekket mat for kr 3 378, jf. note 11. NOTE: 6 REVISJONSHONORAR Revisjonshonoraret er i sin helhet knyttet til revisjon og beløper seg til kr NOTE: 7 KONSULENTHONORAR Juridisk bistand OBOS SUM KONSULENTHONORAR NOTE: 8 DRIFT OG VEDLIKEHOLD Drift/vedlikehold bygninger Drift/vedlikehold VVS Drift/vedlikehold heisanlegg Drift/vedlikehold brannsikring Drift/vedlikehold ventilasjonsanlegg SUM DRIFT OG VEDLIKEHOLD NOTE: 9 KOMMUNALE AVGIFTER Vann- og avløpsavgift SUM KOMMUNALE AVGIFTER

13 13 NOTE: 10 ENERGI/FYRING Elektrisk energi Fjernvarme Andre fyringskostnader SUM ENERGI / FYRING NOTE: 11 ANDRE DRIFTSKOSTNADER Skadedyrarbeid/soppkontroll Verktøy og redskaper Lyspærer og sikringer Renhold ved firmaer Andre fremmede tjenester Kontor- og datarekvisita -288 Trykksaker Andre kostnader tillitsvalgte Andre kontorkostnader -109 Porto Bank- og kortgebyr Velferdskostnader -710 SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER NOTE: 12 FINANSINNTEKTER Renter av driftskonto i OBOS-banken 640 Renter av sparekonto i OBOS-banken Renter av for sent innbetalte felleskostnader 811 Andel renteinntekter Fredensborg Gårdsrom sameie Andel renteinntekter Fredensborg Garasjesameie SUM FINANSINNTEKTER NOTE: 13 KORTSIKTIGE FORDRINGER Avregning fjernvarme SUM KORTSIKTIGE FORDRINGER NOTE: 14 SKYLDIG OFFENTLIGE MYNDIGHETER Skyldig arbeidsgiveravgift -19 SUM SKYLDIG OFFENTLIGE MYNDIGHETER -19 NOTE: 15 ANNEN KORTSIKTIG GJELD Feriepenger -134 SUM ANNEN KORTSIKTIG GJELD -134

14 14 NOTE: 16 GARANTIANSVAR/ANDEL ANLEGGSMIDLER/LANGSIKTIG GJELD I FELLESANLEGG Selskapet eier 107/205 deler av Fredensborg Gårdsrom sameie. Selskapet har solidaransvar for den samlede gjelden i Fredensborg Gårdsrom sameie og garantiansvaret refererer seg til den samlede gjelden i Fredensborg Gårdsrom sameie og utgjør kr Selskapets andel i Fredensborg Gårdsrom sameie vises som anleggsmidler under posten "andel egenkapital i fellesanlegg". Selskapets andel av driftkostnadene og årsresultatet i Fredensborg Gårdsrom sameie er inntatt i resultatregnskapet under posten "kostnader sameie". Til orientering vedlegges sameiets regnskap. Selskapet eier 1115/4405 deler av Fredensborg Garasjesameie. Selskapet har solidaransvar for den samlede gjelden i Fredensborg Garasjesameie og garantiansvaret refererer seg til den samlede gjelden i Fredensborg Garasjesameie og utgjør kr Selskapets andel i Fredensborg Garasjesameie vises som anleggsmidler under posten "andel egenkapital i fellesanlegg". Selskapets andel av driftkostnadene og årsresultatet i Fredensborg Garasjesameie er inntatt i resultatregnskapet under posten "kostnader sameie". Til orientering vedlegges sameienes regnskap.

15 FREDENSBORG GÅRDSROM SAMEIET RESULTATREGNSKAP Note Regnskap Regnskap Budsjett Budsjett DRIFTSINNTEKTER: Innkrevde felleskostnader Andre inntekter SUM DRIFTSINNTEKTER DRIFTSKOSTNADER: Personalkostnader Styrehonorar Revisjonshonorar Forretningsførerhonorar Konsulenthonorar Drift og vedlikehold Forsikringer Kommunale avgifter Kostnader sameie Energi/fyring Andre driftskostnader SUM DRIFTSKOSTNADER DRIFTSRESULTAT FINANSINNTEKTER/-KOSTNADER: Finansinntekter RES. FINANSINNT./-KOSTNADER ÅRSRESULTAT Overføringer: Til opptjent egenkapital

16 FREDENSBORG GÅRDSROM SAMEIET BALANSE EIENDELER Note OMLØPSMIDLER Restanser på felleskostnader Kundefordringer Kortsiktige fordringer Driftskonto OBOS-banken Sparekonto OBOS-banken SUM OMLØPSMIDLER SUM EIENDELER EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Opptjent egenkapital SUM EGENKAPITAL GJELD KORTSIKTIG GJELD Leverandørgjeld SUM KORTSIKTIG GJELD SUM EGENKAPITAL OG GJELD Pantstillelse 0 0 Garantiansvar 0 0

17 FREDENSBORG GARASJESAMEIE RESULTATREGNSKAP Note Regnskap Regnskap Budsjett Budsjett DRIFTSINNTEKTER: Innkrevde felleskostnader Andre inntekter SUM DRIFTSINNTEKTER DRIFTSKOSTNADER: Personalkostnader Styrehonorar Revisjonshonorar Forretningsførerhonorar Konsulenthonorar Drift og vedlikehold Forsikringer Energi/fyring Andre driftskostnader SUM DRIFTSKOSTNADER DRIFTSRESULTAT FINANSINNTEKTER/-KOSTNADER: Finansinntekter RES. FINANSINNT./-KOSTNADER ÅRSRESULTAT Overføringer: Til opptjent egenkapital

18 FREDENSBORG GARASJESAMEIE BALANSE EIENDELER Note OMLØPSMIDLER Restanser på felleskostnader Kundefordringer Kortsiktige fordringer Driftskonto OBOS-banken Sparekonto OBOS-banken SUM OMLØPSMIDLER SUM EIENDELER EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Opptjent egenkapital SUM EGENKAPITAL GJELD LANGSIKTIG GJELD KORTSIKTIG GJELD Forskuddsbetalte felleskostnader Leverandørgjeld Annen kortsiktig gjeld SUM KORTSIKTIG GJELD SUM EGENKAPITAL OG GJELD Pantstillelse 0 0 Garantiansvar 0 0

19 19 8. INNKOMNE FORSLAG A) Forslag fra styret i FS-1 om evaluering av videoovervåking i Jess Carlsenkvartalet Sak 1 Forslag fra styret i FS-1 om evaluering av videoovervåking i Jess Carlsenkvartalet Nye retningslinjer fra Datatilsynet (DT), gjeldende fra 1. Jun 2012, anbefaler styret å evaluere ordningen med Kameraovervåking hvert 3. år. Dette ble sist gjennomført på Sameiermøtet i FS-1 våren DT anbefaler at Kameraovervåking vedtektsføres, men Styret i FS-1 mener det ikke er nødvendig å vedtektsføre dette i FS-1, da kameraovervåkingen foregår i Garasjesameiet- og Gårdsromsameiets ansvarsområder. Styret i FS-1 ønsker allikevel at seksjonseierne i FS-1 skal få mulighet til å evaluere ordningen. Styret i FS-1 ber beboerne ta stilling til kameraovervåking i Jess Carlsen-kvartalet. Resultatet av avstemmingen vil gi styrets representanter i Gårdsrom- og Garasjesameiets sameiermøter størst mulig legitimitet når det skal stemmes. I henhold til retningslinjene til Datatilsynet anser man at det bør være 2/3 flertall for å videreføre ordningen, og for evt. å etablere kameraovervåking i nye områder. Uavhengig av resultatet av evalueringen forutsettes det at de formelle kravene er tilfredsstilt for å kunne videreføre Kameraovervåking (Registrering hos DT, etablering av Internkontrollbestemmelser og interne avtaler). Under Sameiermøtet stemmes det over følgende alternativer: 1. a Jeg gir min tilslutning til kameraovervåking i Garasjeanlegget (med opptak, men ikke overvåking i sanntid). Forutsettes at det skjer ihht gjeldende lover, forskrifter og retningslinjer. 1. b Jeg gir min tilslutning til at kameraovervåking utvides til å gjelde Gårdsrommets ansvarsområder og fasader rundt Jess Carlsen-kvartalet dersom dette blir tatt opp til behandling i Gårdsrommet før neste Sameiermøte i FS-1 våren c Jeg gir min tilslutning til at det gjennomføres kameraovervåking i garasjeanlegget i sanntid. Forutsettes at det skjer ihht gjeldende lover, forskrifter og retningslinjer. Styrets innstilling: 1.a Støttes. 1.b Støttes ikke for den del som gjelder FS-1s del av fasaden og i gårdsrommet. 1.c Støttes ikke, da det anses for å være et for inngripende tiltak i forhold til sannsynliggjort effekt.

20 20 B) Utbetaling av Styrehonorarer til FS-1s representanter i Gårdsromstyret Det samlede styrehonoraret for Gårdsrommet i 2016 er foreslått til kr ,-. Normalt får Styrets leder 50% av dette, mens de resterende 3 styremedlemmene deler resten. Samarbeidet i Gårdsrommet har vært problemfylt siden 2012, og har ikke blitt nevneverdig bedre selv om Boligselskapenes Styreledere trådte ut av Gårdsromstyret i I siste styreperiode har JCBLs representanter i i Gårdsromstyret ikke hatt fullmakter til å vedta annet enn daglig drift. Det er FS-1s oppfatning at styrehonoraret på kr ,- ikke står i forhold til de resultatene styret har oppnådd i styreperioden. Styret i FS-1 vil derfor i Gårdsrommets Sameiermøte stemme mot at det utbetales styrehonorarer i Gårdsrommet for perioden I og med at FS-1s styrerepresentanter ikke er å laste for situasjonen i Gårdsrommet ønsker Styret i FS-1 at FS-1s representanter i Gårdsrommet honoreres direkte av FS-1. Forutsetningen er at det ikke utbetales Styrehonorarer i Gårdsrommet. Beløpet tilsvarer styrehonorarene til FS-1s styrerepresentanter i gårdsrommet. Styrets innstilling: FS-1 utbetaler styrehonorarer på totalt inntil kr til FS-1s styrerepresentanter i gårdsrommet.

21 21 VALGKOMITEEN INNSTILLER FØLGENDE PERSONER: Valgkomiteens innstilling blir lagt frem på generalforsamlingen. I valgkomiteen for Fredensborg Sameie 1: Fred Bråten Jørgen Braastad

22 22 Organisering av Jess Carlsen-kvartalet Jess Carlsen-kvartalet består i hovedtrekk av: - Fredensborg Sameie 1 FS-1 - Jess Carlsen Borettslag JCBL - Fredensborg Garasjesameie - Fredensborg Gårdsromsameie Fredensborg Sameie 1 (FS-1) består av: Seksj. Nr 1 Næring (Møllergt. 50) Seksj. Nr 2-49 Frittstående eierseksjoner (Møllergt. 50 og 52) Seksj. Nr 50 Næring (Hausmannsgt 45) Seksj. Nr 51 Næring (Hausmannsgt. 47) Seksj. Nr Hausmann Borettslag (HMB) (Jess Carlsensgt. 10 og 12) Seksj. Nr 111 Takhuset (Jess Carlsensgt. 12 Eies av Gårdsrommet) Eierbrøkfordelingen mellom Selveierne, Næringene og HMB fordeler seg på følgende måte: Frittstående selveierseksjoner (bolig) 42,9% Hausmann Borettslag 37,9% Næringene 19,2% HMBs representant i FS-1 Sameiermøte har alene 39,7 av stemmene. Selveierne har samlet 42,9% av stemmene når alle møter. Næringen har samlet 19,2% av stemmene når eierne av alle næringene møter. Det er viktig å merke seg at det ikke er alle utgiftene som dekkes iht eierbrøk. Det er en del utgifter som næringen dekker selv. På samme måte er det en rekke utgifter som bare dekkes av beboerne i HMB og selveierne. (Ref Vedtektene) Forholdet mellom FS-1 og Hausmann Borettslag (HMB): Styret i HMB velger ut 2 representanter fra stryet i HMB til å representere seg i FS-1 styret. Styret i HMB velger videre ut 1 styrerepresentant til å representere seg på FS-1s Sameiermøter. HMB har en eierbrøk i FS-1 på 37,9% og på Sameiermøter i FS-1 utgjøre stemmeandelen til HMB 37,9%. FS-1 er organisert som et sameie og er ansvarlig for bygningsmassen. HMB er en stor eier på lik linje med en selveier og har intet ansvar for noen del av bygningsmassen. Slik oversikten viser består sameiet av totalt 111 seksjoner (48 selveierleiligheter, 59 andelsleiligheter (HMB) og 4 næringer). Styret i FS-1 har ansvar for hele bygningsmassen. Fredensborg Gårdsromsameie: Styret i FS-1 velger 2 representanter til styrene i Gårdsromstyret. Styret i FS-1 velger videre ut 1 styrerepresentant til å representere seg på Gårdsrommets Sameiermøter. På Gårdsrommets Sameiermøter tas formelt beslutninger av 1 representant fra FS-1 og 1 representant fra JCBL. FS-1 har en eierandel og stemmeandel på 52,2%. Gårdsromsameiet forestår løpende driften og vedlikehold av felles infrastruktur fram til FS-1s bygningsmasse (kabler, rørledninger etc.)

23 23 Gårdsromsameiet forestår løpende drift og vedlikehold av gangporter og portåpnersystemet, samt løpende drift og vedlikehold av felles konstruksjonselementer i grunnen og fjerning av tagging på fasadene. Boligselskapene har delegert ansvaret for kontroll av Brannvarslingsanlegget i hele Jess Carlsen-kvartalet til Gårdsromsameiet. Gårdsrommet forestår videre den løpende driften av gårdsrommet, søppelrom, Takhuset, sykkelboder og vaktmesterrom. Gårdsromsameiet har ansvar for å inngå avtale om, og følge opp vaktmesteravtalen for kvartalet, samt forestå betaling av kostnader til fjernvarmen. For utfyllende detaljer henviser styret til «Vedlikeholdsplanen» for FS-1. FS-1 dekker iht eierbrøken normalt 52,2 % av utgiftene i Gårdsromsameiet. Gårdsromstyret vil også koordinere vedlikeholdsprosjekter der både FS-1 og JCBL har et felles ønske om å samarbeide. Fredensborg Garasjesameie: Styret i FS-1 velger 2 representanter til styrene i Garasjestyret. Styret i FS-1 velger videre ut 1 styrerepresentant til å representere seg på Garasjesameiets Sameiermøter. På Garasjesameiets Sameiermøter har FS-1 en eierandel og stemmeandel på 25,31%. Garasjesameiet består av 121 garasjeplasseiere. I tillegg har FS-1 og JCBL en ideell andel hver i garasjeanlegget. Garasjesameiet forestår løpende driften og vedlikeholdet av anlegget i kjelleren: Garasjeporten, boder og tekniske rom. For utfyllende detaljer henviser styret til «Vedlikeholdsplanen» for FS-1. FS-1 dekker iht eierbrøken normalt 25,31 % av utgiftene i Garasjesameiet. Styrets arbeid Det er avholdt totalt 10 ordinære styremøter siden ordinært Sameiermøte i Fredensborg Sameie 1 (FS-1) 27. April 15. Videre ble det gjennomført et ekstraordinært Sameiermøte 16. Sep 2015 da daglig leder i KIWI sluttet i jobben. Det var da behov for å foreta et nytt valg av Næringenes representant i Styret. Kostnadene til Gårdsrommet utgjør en betydelig andel av driftskostnadene til FS-1. Styrets 2 representanter i Gårdsrommet har i styreperioden hatt fokus på å bidra til optimal drift. For styreperioden er det fra styrets side ønskelig å jobbe med følgende prosjekt: - Prosjektere utskifting av målere på Radiatorer og varmtvann (Disse har en levetid på ca 10år) Styret Styret har e-post fredensborg1@styrerommet.net. Se for øvrig vår hjemmeside

24 24 Retningslinjer for styrearbeid Styret har vedtatt retningslinjer for styrearbeid som klargjør de krav som stilles til sameiets tillitsvalgte. Retningslinjene omhandler styreansvar knyttet til forvaltning av økonomiske verdier, habilitet, taushetsplikt, honorering og håndtering av utbetalinger. Vaktmestertjeneste Sameiet har avtale via gårdsrommet om vaktmestertjeneste med Multi Service & Driftstjenester AS. Vaktmester kan kontaktes via postkasse utenfor Jess Carlsens Gate 12. Dersom ikke annet er avtalt med styret på forhånd, må en påregne og måtte betale for tjenesten selv. Det er ikke registrert skader eller ulykker i sameiet i Renhold Sameiet har avtale med Kristiania Renhold AS om renhold av sameiets fellesarealer. Parkering Det er 121 parkeringsplasser i kjeller under gårdsrom og bebyggelsen. Disse er solgt separat fra leilighetene. I tillegg finnes plasser til utleie for motorsykler og mopeder. Det er etablert et tingsrettslig sameie mellom Fredensborg sameie 1 og 2, og Jess Carlsen Borettslag og de enkelte garasjeandeler, kalt Fredensborg Garasjesameie (gårdsnummer 508 og bruksnummer 11). Styret i Fredensborg garasjesameie har driftsansvaret for garasjeplassene. I tilknytning til garasjeanlegget finnes også arealer for boder og rom for tekniske installasjoner. Garasjesameiet har egne vedtekter. Nøkler/skilt Systemnøkler bestilles pr mail til styreleder i FS-1 eller HMB. Endring av navn på det elektroniske tablået ved Hovedporten, og navnet på ringe-tablået ved Hovedinngangsdørene skjer ved å kontakt Styrleder i FS-1 eller HMB. Forsikring Sameiets eiendommer er forsikret i IF Skadeforsikring med polisenummer Forsikringen dekker bygningene, fellesareal og boliger med veggfast utstyr. Den dekker også bygningsmessige tilleggsinnretninger og forbedringer i den enkelte bolig. Oppstår det skade i leiligheten, skal beboer sørge for å begrense skadeomfanget mest mulig og prøve å kartlegge årsaken til skaden. Skaden meldes til forsikringsavdelingen i OBOS på telefon 02333, eller e-post forsikring@obos.no. Forsikringsavdelingen melder skaden til forsikringsselskapet, bestiller om ønskelig håndverker for reparasjon og sørger for at kostnader knyttet til skaden blir refundert eller betalt av forsikringsselskapet. Selv om sameiets forsikring brukes, kan seksjonseier belastes hele eller deler av egenandelen dersom forholdet ligger innenfor seksjonseiers ansvar. Den enkelte seksjonseier må selv sørge for å ha hjemforsikring som dekker innbo og løsøre. Styret har inngått en yrkesskadeforsikring som dekker styrets medlemmer samt personer som styret engasjerer for kortere perioder for å utføre arbeidsoppdrag på Sameiets eiendom.

25 25 Brannsikringsutstyr I følge forskrift om brannforebyggende tiltak og branntilsyn skal alle boliger ha minst en godkjent røykvarsler, samt manuelt slukkeutstyr i form av pulverapparat eller brannslange. Det er sameiets ansvar å anskaffe og montere utstyret, mens det er seksjonseiers ansvar å sørge for tilsyn og kontrollere at utstyret er i orden. Dersom utstyret er defekt, meldes dette til styret. Det sentrale brannvarslingsanlegget i hele Jess Carlsen-kvartalet ble kontrollert av firmaet Romerike Svakstrøm AS i Okt I den forbindelse ble det registrert noen mangler som er utbedret i ettertid. Brannvarslingsanlegget i alle leiligheter i FS-1, med unntak av 1, er kontrollert i HMS Internkontroll innebærer at sameiet er pålagt å risikovurdere, planlegge, organisere, utføre, vedlikeholde og dokumentere alt som har med helse,- miljø- og sikkerhet å gjøre i sameiets regi. Styret ivaretar internkontrollen til blant annet brannvern og felles elektrisk anlegg. Har sameiet ansatte må det også oppfylle kravene i arbeidsmiljøloven om vern av arbeidstakernes helse og sikkerhet. Ved innkjøp av tjenester og ved dugnad er det spesielle rutiner som sikrer forsvarlig HMS. Telefoni / bredbånd OBOS har avtale med Telio. Avtalen omfatter rabatter på hjemmetelefon, mobil, fast bredbånd og mobilt bredbånd. Rabatten fås ved å oppgi medlemsnummer/kundenummer i OBOS ved bestilling av tjenestene hos Telio. For ytterligere informasjon se Kabel-TV og Bredbånd GET er fra 1. April 2014 valgt som leverandør av TV- og bredbåndtjenester. Avalen gjelder i 5 år og inneholder en Grunnpakke på ca 40 TV-kanaler, dekoder med opptaksmuligheter (GET-box II) og 20 Mbps Internetthastighet. I tillegg gis det gode priser på tilleggstjenester for de som måtte ønske det. Beboerne i FS-1/HMB betaler for tiden kr 178 pr måned for TV og kr 235,- pr måned for Internett. (Total kr 413 pr måned). Har du spørsmål knyttet til dette kan du ringe GET på telefon eller besøke deres nettside: Avtale om leveranse av elektrisk kraft OBOS har fremforhandlet en kraftavtale på vegne av boligselskapene forvaltet av OBOS. Sameiet er tilsluttet avtalen med kraftleveranse til sameienes fellesanlegg. Avtale om energiservice Boligselskapet har avtale med Inergi AS om leveranse av energiservicetjenester. Dette innebærer måling og avlesing av varme og vannforbruk i den enkelte boenhet. OBOS og Inergi AS har inngått avtale om innkreving av energikostnader med virkning fra OBOS fakturerer den enkelte beboer á konto på vegne av Inergi AS sammen med ordinær innkreving av felleskostnader. Energikostnadene er en del av de totale felleskostnadene til beboer. A konto beløpet er fastsatt av Inergi AS i samarbeid med styret, etter en teoretisk beregning av energiforbruket for den enkelte boenhet.

26 26 Inergi AS avregner faktisk energiforbruk pr år mot innkrevd á kontobeløp. Inergi AS sender avregningen med oversikt over forbruket direkte til beboer og beløpet beboeren har tilgode eller er skyldig, vil bli avregnet på giroene for felleskostnader. Inergi AS kan kontaktes vedrørende spørsmål om fastsatt à konto, avregning, samt innhenting av målerdata i forbindelse med eierskifte. Telefon , e-post: kundeservice@inergi.no. Energimerking Ved salg eller utleie av boliger skal det utarbeides en energiattest. På kan seksjonseieren utarbeide energiattest for sin bolig. Større vedlikehold og rehabilitering: I løpet av styreåret er følgende vedlikehold/prosjekter gjennomført/igangsatt: - Utbedring av feil/mangler etter kommunal kontroll av heisene - Store reparasjoner/utskiftninger på ventilasjonsanlegget - Omlegging av et nedløpsrør utenfor hovedinngangen til MG-52 - Utbedring av feil og mangler etter brannvernkontrollen høsten Full utskifting av Portelefon-anlegget i alle 4 oppganger - Utskifting av alle lampene i fellesområdene med LED-pærer Styret har planlagt følgende prosjekter i Prosjektere utskifting av fjernavlesere på radiatorer og varmt tappevann Styret vurderer følgende mindre vedlikehold gjennomført i : - Pr i dag foreligger det ingen planer Fremtidig Vedlikeholdsbehov: Styret utarbeidet i 2013 et utkast til en Vedlikeholdsplan for FS-1. Denne planen gir en oversikt over sameiets totale bygningsmasse og ansvarsområder. Vedlikeholdsplanen gir en oversikt over når de ulike delene av bygningsmassen er planlagt vedlikeholdt. Dersom Vedlikeholdsplanen skal ha noen hensikt er det viktig at den følges opp økonomisk, og at Sameiemøtene i tiden fremover setter av nødvendige midler til Vedlikeholdsfondet som sikrer et det er mulig å realisere planene. Om ikke vil bygningsmassen over tid forfalle. Vedlikeholdsplanen ble lagt fram på Sameiemøtet 25. April 13. Fjernvarmemålere: I 2007 ble det montert målere på samtlige radiatorer og varmt tappevann for å gjøre oss i stand til å måle det faktiske forbruket til den enkelte beboere, og dermed fordele utgiftene iht faktisk forbruk. Disse målerne fjernavleses av firmaet Inergi AS i Jan hvert år. Iht opplysninger fra Inergi har disse målerne en levetid på ca 10 år. FS-1 må derfor forvente at samtlige målere må byttes i 2017.

27 27 Systemnøkler: Jess Carlsen-kvartalet har et felles nøkkelsystem som består av en rekke ulike systemnøkler. Det er en kjensgjerning at det i årenes løp er en rekke av disse systemnøklene kommet på avveie. Dette er et prosjekt som som må gjennomføres i samarbeid med Jess Carlsen Borettslag, Garasjesameiet og Gårdsromsameiet. Vedlikeholdsavtaler: I løpet av 2012 ble alle Service-avtalene gjennomgått og fornyet. FS-1 har service-avtaler med følgende firmaer: - Schindler Stahl Heiser AS 4 kontroller gjennomført i Romerike Svakstrøm AS Årlig brannalarmkontroll - Gunnar Karlsen AS Årlig kontroll av avtrekksviftesystemet og 2 filterskift pr år - Kristiania Renhold AS Renhold av trapper og fellesarealer - DACIC AS Porttelefon-anlegget - Rørlegger: Trond Martinsen AS tromart@online.no - Elektriker: Auralight Styret har innarbeidet i avtalene et punkt om at firmaene med signerte avtaler, uten styrets godkjenning utbedre alle avdekkede feil/mangler med et kostnads-overslag på inntil kr ,-. Dette skal redusere styrets arbeid med å få utbedret mindre feil og mangler avdekket ifm servicer. For feil med en kostnads-overslag på over kr ,- vil styret vurdere å innhente anbud for å få utbedret feilen. Tekniske anlegg: Heisene: Totalt har FS-1 4 heiser. FS-1 har en serviceavtale med firmaet Schindler Stahl Heis AS. Drift av heisene er en av FS-1 største utgiftsposter. Styret ber om at heisene behandles varsomt slik at driftsstans unngås. Det er kun styrets representanter som kan rekvirere reparasjon av heisene. Grunnet store kostnader vil det normalt ikke bli rekvirert feilretting i helger/ på høytidsdager. Unntak er dersom noen sitter fast i heisen. Da vil alarmsentralen sende folk umiddelbart. Ventilasjonsanlegget: Totalt har FS-1 8 avtrekksvifter som sørger for utskifting av luften i leilighetene. Vi har et balansert system, som innebærer at det tilføres like mye luft gjennom ventilene som det trekkes luft ut gjennom avtrekksviften på kjøkken og badet. Siden høsten 2012 har anlegget gått med en tidsinnstilling som gjør at anlegget har gått med lavere effekt på netter og midt på dagen når det er lite mennesker i bygningen. Hensikten med dette har vært å spare energi ved å redusere effekten på avtrekksviftesystemet når det er lite mennesker hjemme. Den største delen av Sameiets årlige strømutgifter går med til drift av avtrekksviftene, og oppvarming av den luften som føres inn i boenhetene. Spesielt om vinteren når luften skal varmes opp fra -10* til + 20* er det mye energi å spare på tidsinnstillingen.

28 28 Det er videre montert termometre på kanalene som går inn/ut av anlegget slik at det er mulig å oppdage feil på varmeveksleren. Varmeveksleren utnytter varmen i luften som trekkes ut av boenhetene til å varme opp luften som føres inn i leilighetene. Dette øker temperaturen på uteluften med 5-10* før den kommer til varmebatteriet. Varmebatteriet øker temperaturen opp til 20* før den føres ut til boenhetene. Ved feil på varmeveksleren vil varmebatteriet måtte ta hele temperaturøkningen opp til 20*. Dette er svært energikrevende og kan gi en kraftig økning i strømutgiftene om det går hele vinteren før feilen oppdages. Det har vært svært få klager i perioden etter at tidsinnstillingen startet, men effekten er satt noe opp igjen etter at vi har prøvd dette i en periode. Temperaturen om vinteren vil normalt ligge på ca 20* ut til leilighetene. Om sommeren vil temperaturen inn til leiligheten være tilnærmet det samme som utetemperaturen. Grunnen til det er at anlegget ikke har noen Air-conditioning funksjon.