KONKURRANSEGRUNNLAG. for anskaffelse av. «Analyse av interessenter og behov»

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG for anskaffelse av «Analyse av interessenter og behov» Anskaffelsesnummer Saksnummer 17/

2 INNHOLD 1 Administrative opplysninger Om oppdraget Bakgrunn Om interessenter og målgrupper Hovedleveranse Beskrivelse av oppdraget Hovedutfordringer Prinsipper Kvantitativ og kvalitative metoder Leveranse av sluttresultat Tidsplan Krav til tilbudet Skatteattester Tilbudsfrist Tekniske og faglige kvalifikasjoner Tilbudsformat Merking av tilbudet Leveringssted Språk Omfang og frister Tildelingskriterier Vedlegg 1 - Undergrunnsprogrammet - søknad Vedlegg 2 - Undergrunnsprogrammet - sentrale forutsetninger i kost- og nyttevurderinger Vedlegg 3 - Undergrunnsprogrammet - gevinstrealiseringsplan Norges geologiske undersøkelse 2

3 1 ADMINISTRATIVE OPPLYSNINGER Anskaffelsesprosedyre: Oppdragsgiver: Kontaktperson: Anbudskonkurranse Norges geologiske undersøkelse (NGU) Johannes de Beer Telefon: Mobil: E-post: Adresse for framsendelse av tilbud: Leveransen: Tilbudet leveres digitalt og merkes Analyse av interessenter og behov. Endelig frist for framsendelse av tilbud: 8. februar 2017 kl Anbudsåpning: Vedståelsesfrist: 3 måneder Språk: Norsk Norges geologiske undersøkelse 3

4 2 OM OPPDRAGET 2.1 Bakgrunn Norges geologiske undersøkelse (NGU) er landets sentrale institusjon for å samle, bearbeide og formidle kunnskap om berggrunn, mineralressurser, løsmasser og grunnvann. NGU skal aktivt bidra til at geofaglig kunnskap utnyttes til en effektiv og bærekraftig forvaltning av landets naturressurser og miljø. NGU er en etat under Nærings- og fiskeridepartementet (NFD). Som forskningsbasert forvaltningsorgan er NGU også de andre departementenes faginstans i geofaglige spørsmål. Denne anskaffelsen dreier seg om å kartlegge interessenter, identifisere deres behov og prioritere disse behov innenfor Undergrunnsprogrammet ved NGU. Programmet er gitt midler gjennom DIFIs medfinansieringsordning i En beskrivelse av dette programmet og søknaden ligger i VEDLEGG 1. NGU ser et økende behov for å digitalisere og effektivisere arbeidsprosessene knyttet til innsamling av data om undergrunnen, slik som: Resultater fra geotekniske undersøkelser. Resultater fra boring etter grunnvanns- og energibrønner. Resultater fra borkjerneanalyser fra mineralindustri, konsulenter, entreprenører og forskningsmiljø. Resultater fra geofysiske målinger. Tolkning av fageksperter og sammenstilling av datasettene i 3D og 4D. Et effektivt regime for innsamling og forvaltning av data forutsetter en digital datafangst hos interessentene, f.eks. i den rådgivende (geotekniske) konsulentbransjen, og gode og effektive opplastingsmuligheter til NGUs databaser. Interessentene har også behov for å kunne laste ned oppdaterte data og kunnskap fra NGU til sine egne ekspertsystemer som brukes til prosjektering av tunneler, veier, bygninger, bergrom osv. NGU trenger derfor systemer som effektivt gjør det mulig å tilrettelegge informasjonen om undergrunnen i flere dimensjoner (2D, 3D og 4D), slik at brukerne lett får tak i riktig informasjon om det som finnes under bakken. Undergrunnsprogrammet er et kvalitetsløft for å få på plass nye systemer, som både gir en mer effektiv datafangst og mer åpne og tilrettelagte løsninger for andres tilgang til NGUs data, herunder åpne APIer. Undergrunnsprogrammet vil gi aktører i hele samfunnet tilgang til et betydelig større volum på data og kunnskap om undergrunnen og den økonomiske nytten vil derfor være stor. En overordnet vurdering av forutsetningene for den overordnede kost -og nyttevurderingen ligger i VEDLEGG 2. Med hensyn til prosjektbeskrivelse og gevinster vises til søknaden, hvor prissatte og ikke-prissatte virkninger av prosjektet både for NGU, andre offentlige og private aktører er redegjort for i søknadens beskrivelse av den samfunnsøkonomiske lønnsomheten. Det ble videre utarbeidet en gevinstrealiseringsplan hvor enkelte gevinstområder innenfor offentlig virksomhet ble trukket frem. Denne planen representerer en ytterligere detaljering og spesifisering av de vurderinger som ble Norges geologiske undersøkelse 4

5 gjort i søknaden og forutsetningene for kost - og nyttevurderingene. Gevinstrealiseringsplanen ligger i VEDLEGG 3. Norges geologiske undersøkelse 5

6 2.2 Om interessenter og målgrupper I søknaden er det listet opp en rekke interessenter og målgrupper. Listen nedenfor gir en oversikt over de vi har sett for oss som mest aktuelle på det tidspunktet søknaden ble skrevet. Interessent Kategori Interesse i prosjektet Arealplanleggere Konsulenter Lettere tilgang til ulike typer data som også kan sammenstilles på nye måter. Helhetlig tilnærming/planlegging. Ved tilgang på åpne APIer med 3 og 4D informasjon vil konsulentene spare betydelig tid ved at de slipper å tilrettelegge data fra ulike kilder. I tillegg vil det bli billigere for kunder ettersom tilbudene trolig vil gjenspeile mindre tidsbruk og/eller mer tid brukt på andre deler av prosjektene. Enklere for konsulenter å dele data som er betalt av stat eller kommune i prosjekter via nasjonale dataregister, som sikrer at data blir lagret på standardisert måte og tilgjengelig for andre aktører. Kommunale planleggere Enklere og sikrere tilgang til riktig informasjon. Leveranser til tilbydere er åpen slik at leverandører kan koble seg på de åpne APIene fra NGU. Kommunale planleggere vil kunne spare mye tid på at denne informasjonen tilgjengeliggjøres på denne måten. NGU vil jobbe med leverandører slik at systemene kan gjenbruke leveransene i mest mulig grad. Planleggere i offentlig forvaltning forøvrig (bl.a. samferdselsetatene) Besparelser knyttet til innsamling (nye) og innhenting (gamle) av data. Sammenstilling av data på nye måter, ta i bruk flere typer data. Helhetlig tilnærming/bedre planlegging. Samme prinsippene som nevnt over gjelder. Høringsinstanser Departementer Ved tilgang på åpne APIer med 3D og 4D Direktoratene Fylkesmennene Andre informasjon vil høringsinstansene fatte sine beslutninger ut fra et mer sikkert grunnlag. Bruk av systemene vil kunne spare betydelig tid ved at de slipper å innhente informasjon på ulikt vis fra ulike kilder. Industrien Mineral Undergrunnsdata er ofte knyttet til leting etter mineralforekomster. Etter hvert som volumet på 3D og 4D APIene utvikler seg vil disse danne et viktig fundament for prospekteringsindustrien. I tillegg vil all informasjon fra mineralindustrien danne et av de viktigste grunnlagene for å utvikle informasjonen om undergrunnen slik at API- Norges geologiske undersøkelse 6

7 Petroleum Grunnvann leveransene blir av enda bedre kvalitet. Undergrunnsdata i overgangen fra land til kontinentalsokkel er viktig for petroleumsindustrien. Det samme gjelder her som for mineralindustrien. Undergrunnsdata er viktig for utvikling av grunnvannsbasert vannforsyning, samt effektiv utnyttelse av grunnvarmeressurser fra grunnvann. Innbyggere Eiendomsbesittere Mer transparent og riktig informasjon i formidlingstjenestene, bedre forståelse av datasett. Se hvilke undersøkelser som er gjort på egen tomt, eller tomt/område av interesse (f.eks. ved kjøp av bolig). Kan være i forhold til skredproblematikk, eller i forhold til dyp til fjell og type sedimenter (energibrønner/grunnvann). Konsulenter og entreprenører Alle grunnborere Ved synliggjøring av dataenes leverandør, vil webvisning av data fungere som «utstillingsvindu» for leverandørers data/tjenester. Dette kan fungere som en motivasjon for å tilgjengeliggjøre data/metadata. En slik systematisering vil også gi leverandører lettere tilgang til og oversikt over egne data, mange mangler et godt fungerende system. Sammen med tilgang til andre konsulenters eller offentlige datasett vil dette gi bedre produkter og utviklede tjenester. Enkel og hurtig vurdering av grunnforhold på kontor og ute i felt. For eksempel dybde til fjell, jordart og jordartsegenskaper. Se også arealplanleggere. Media Systemleverandører TV, aviser, sosiale media, bloggere, etc Programvareutviklere Mer transparent og riktig informasjon gjennom bruk av APIene, bedre forståelse av datasett og enklere å sette seg inn i fagområdet. Tjenstene kan tilrettelegge for enklere visning av kart og riktig bruk av datasettene for ulike formål. Viktig med intuitiv/rask forståelse av data ved mediasaker knyttet til naturfare og planlegging/utbygging av infrastruktur inkl. bygninger. Enklere for media å bruke geologiske data til egen framstilling og statistisk analyse, eksempel NRKs fremstilling av aktsomhet for radon fra nasjonalt kart (2015). Trenden i bransjen går mot mer fokus på data, mindre på programvareutvikling i den forstand at leverandørene beveger seg mot mer bruk av åpne løsninger. Våre produkter treffer på dette og APIer og data om undergrunnen skal kunne problemfritt og gratis kunne benyttes. Norges geologiske undersøkelse 7

8 Utdanning geonorge.no data.norge.no Forskere, studenter og elever Gjelder det samme som over; leveransene/produktene kan fritt brukes i formidlingsløsningene hos geonorge.no Gjelder det samme som over; leveransene/produktene kan fritt brukes i formidlingsløsningene hos data.norge.no Interessen avhenger av type forskningsoppdrag eller studentoppgave (geologi/geoteknikk/ geofysikk), og kan være alt fra enkel oversikt over grunnforhold til mer avanserte geologiske modeller eller/og beregninger. Vinklingen kan også være knyttet til IKT-oppgaver og bruk av åpne løsninger for å nå ut til brukergrupper i fremtiden. Internt på NGU Leveransene vil bidra i betydelig grad til at fagområdet blir bedre forstått og hensyntatt allerede i utdanningen. Forskere, stundenter og elever vil gjennom bedre tilrettelagte APIer få muligheter for å se på geologien under bakken på en enklere og lettfattelig måte. Det blir letter å bruke geologiske data til egne fremstillinger. Leveransene vil kunne styrke utdanningen innenfor en rekke områder. Virksomhetsledelse Besluttende Effektiviserer arbeidsprosessene særlig i felt. Strategien om åpen forvaltning og systemer som legger til rette for mer interaksjon og innlegging av ny kunnskap vil på sikt øke kvaliteten på NGUs leveranser på dette området, noe som igjen tilfaller mange interessenter som økt nytteverdi. Styring av prosjekt Alle prosjekter som inneholder 3D eller 4D komponenter skal styres ut fra prinsippene om åpne data og mest mulig ut gjennom standardiserte APIer for å ta ut nytteverdien i best mulig grad. Dette vil påvirke måten NGU jobber med datatilrettelegging på i betydelig grad. Database- Digital arbeidsflyt vil føre til bedre og raskere administrator Datainnsamlere og databrukere kvalitetssikring av data og bedre datasikkerhet. Geologer, geofysikere, geomatikere m.fl. som samler inn og videreforedler data til databaser, kart, modeller og annet. Effektiviserer arbeidsflyt fra felt til folk. Strategien om åpen forvaltning og systemer som legger til rette for mer interaksjon og innlegging av ny kunnskap vil på sikt øke kvaliteten på NGUs leveranser, noe som igjen tilfaller mange interessenter som økt nytteverdi. Norges geologiske undersøkelse 8

9 2.3 Hovedleveranse Hovedleveransen er en kartlegging og analyse av interessenter og deres behov. Vi ønsker at resultatene skal gjøre det enklere å planlegge hvordan vi på best mulig måte skal involvere de ulike interessentene i det videre arbeidet, hvilke behov som finnes og hvordan disse skal dekkes. Metodikk for gjennomføring av analysen skal beskrives og kan typisk være tjenestedesign og/eller brukerreisemetodikk, men tilbyder står fritt til å foreslå løsninger for dette. For at Undergrunnsprogrammet skal lykkes er det avgjørende at innrapportering av data øker og interessenter som er tilknyttet datafangst må involveres i analysene. Det er nødvendig med oversikter over behovene og motivene (driverne) for de gruppene som driver datafangst, både interne og eksterne. Videre er interessenter som er brukere sentrale. 3 BESKRIVELSE AV OPPDRAGET 3.1 Hovedutfordringer En hovedutfordring er at anskaffelsen gjelder både med hensyn til mål om endring av arbeidsprosesser internt og eksternt, men også at Undergrunnsprogrammet skal utvikle nye ITsystem. Analysen må derfor tilpasse metodikken slik at den dekker begge målsetningene. Når behovene skal analyseres må tilbyder ta utgangspunkt i målene som er satt for prosjektet og de forutsette gevinstene. Det er viktig at tilbyder får med seg alle potensielle brukergrupper. Tilbyder bør involvere de som skal være ansvarlig for å ta ut gevinstene (gevinsteierne). I DIFIs Prosjektveiviser ( er det en rolle som heter gevinstansvarlig. Gevinstansvarlig har ansvar for at gevinsteierne blir involvert i beslutninger som har betydning for de aktuelle eiernes gevinster. Tilbyder kan med fordel benytte seg av elementer fra Prosjektveiviseren i sin gjennomføring av analysene om det er hensiktsmessig. Vi er opptatt av Undergrunnsprogrammets interessenter og deres behov. Tilbyder må beskrive hvordan analysen(e) har grenseflater mot mange ulike fagmiljøer både internt og eksternt. For å lykkes er programmet avhengig av positiv medvirkning fra disse. Noen interessenter vil trolig ha innflytelse på utforming og styring av prosessene i programmet, mens andre kan ha interesser i gjennomføring og resultater. Vi er derfor opptatt av enda mer presis identifisering av interessenter og prioritering av behov, samt hvordan Undergrunnsprogrammet kan få interessentene til å medvirke best mulig til at vi lykkes; det vil si bidra til et riktig prosjektmål, en god gjennomføring og realisering av prosjektets gevinster. Vår foreløpige identifikasjon av interessenter som nevnt i tabellen i avsnitt 2.2 viser personer, grupper eller organisasjoner som kan påvirke, vil bli påvirket av, eller oppfatter at de vil bli påvirket av prosjektets gjennomføring eller resultater. Typiske interessentgrupper er virksomhetsledelsen, brukere, interne og eksterne leverandører, premissgivere, samt andre grupper som indirekte vil kunne ha interesser i tilknytning til prosjektet. Norges geologiske undersøkelse 9

10 3.2 Prinsipper I forhold til Prosjektveiviseren er Undergrunnsprogrammet i en mellomfase mellom planlegging og gjennomføring. Vi er opptatt av at en interessentanalyse kan være viktig for å definere og forankre prosjektets konkrete resultatmål, bestemme prosjektets organisering, avklare ansvar, samt bemanne prosjektets roller. Involvering av nøkkelinteressenter i de riktige rollene vil være avgjørende for prosjektets suksess. I mange tilfeller innebærer organisasjonens anvendelse av prosjektets resultater et vesentlig element av organisasjonsutvikling og -endring. Interessenter som kan bidra til at god endringsledelse blir lagt vekt på i prosjektets planer blir derfor viktige i denne fasen. Tilbyder må beskrive i sitt tilbud hvordan en vurdering/analyse av interessenter og klarleggingen av de reelle behovene kan gi grunnlag for en god behovsanalyse. Gjennomføring av analyser som sier noe mer grundig om behovene er opp til tilbyder å beskrive. Vi har nevnt mulig bruk av tjenestedesign og/eller brukerreisemetodikk, men tilbyder står fritt til å foreslå løsninger for dette. Hovedprinsipper at analyser og vurdering av behov må gi oss en retning på en rekke spørsmål vi ønsker å vite mer om, blant annet: Hvordan kan vi organisere Undergrunnsprogrammet slik at vi ivaretar både gjennomføringskraft og brukerinvolvering? Hvordan kan vi jobbe systematisk med gevinstene som er identifisert, særlig når de kommer utenfor vår egen virksomhet? Hvordan kan vi best få på plass nye måter å arbeide på innen egen virksomhet og hvordan sikre at endringsledelse gir resultat? Hvordan kan vi bruke resultatene fra behovsanalysene til å gjennomføre usikkerhetsanalyser? Hvordan kan vi best samarbeide på tvers av virksomhets- og sektorgrenser? Vi ønsker å benytte resultatene fra utredningsarbeidet som et godt fundament for å gjennomføre en usikkerhetsanalyse med et representativt spekter av prosjektets interessenter. En slik analyse er ikke en del av dette oppdraget, men vi ber om at tilbyder beskriver på hvilken måte interessent- og behovsanalysen kan legge til rette for en videre usikkerhetsanalyse. Det samme gjelder for hvordan resultatene kan benyttes for å utarbeide en kommunikasjonsplan basert på utredningsarbeidet. 3.3 Kvantitativ og kvalitative metoder Vi åpner opp for tilbyder å beskrive hvilke metodiske tilnærminger som kan gi det beste resultatet. Vi ser for oss en mulighet for å gjennomføre en kvantitativ del først, for deretter å følge opp med en kvalitativ del for å få dypere kunnskap om bestemte problemstillinger innenfor prioriterte brukergrupper/interessenter. 3.4 Leveranse av sluttresultat Vi ønsker at resultatet presenteres til prosjektgruppen på en forståelig måte, gjennom en muntlig presentasjon og dokumentert i en rapport. Gevinstrealisering har stort fokus i Undergrunnsprogrammet og en statistisk fremstilling på områder med høy gevinstrealisering er gunstig. Norges geologiske undersøkelse 10

11 3.5. Tidsplan Det skal skisseres en tidsplan for analysen av interessenter og behov, der det ved siden av sluttføringen, inkluderes et oppstartsmøte og et statusmøte på et passe tidspunkt i arbeidsplanen. 4 KRAV TIL TILBUDET Tilbyder må oppfylle kravene opplistet nedenfor for å være kvalifisert for deltakelse i konkurransen. Tilbyder skal levere all dokumentasjon som etterspørres. Manglende dokumentasjon eller mangelfulle opplysninger kan føre til at tilbudet blir avvist. 4.1 Skatteattester Samtlige norske leverandører skal fremlegge skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt. Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Tilbyder må ha oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og arbeidsgiveravgift Attest fra skatteoppkrever (RF-1244). Attesten kan ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra frist for innlevering av tilbud. Eventuelle restanser og andre bemerkninger må forklares. 4.2 Tilbudsfrist Frist for levering av tilbud er 8 februar 2017 klokka Tilbyder bærer risikoen for at tilbudet er levert på rett sted innen tilbudsfristens utløp. Vi ber om at tilbyder gjør seg kjent med veien til NGUs adresse på et tidlig tidspunkt. 4.3 Tekniske og faglige kvalifikasjoner Det kreves at leverandøren har erfaring fra tidligere relevante oppdrag: tre referanseprosjekter for firmaet de siste 5 år med angivelse av oppdragsgiver, og kontaktperson med tlf. nr. NGU vil kunne kontakte oppgitt referanse. Det kreves at leverandøren har god kapasitet til å utføre tjenesten med bemanning: redegjørelse for antall ansatte i firma pr dags dato. Det skal også redegjøres for hvor stor andel av leveransen leverandøren vil sette ut til underleverandører. Organisering og bemanning: bemanning for dette oppdraget (organisasjonskart) med navn og CV for nøkkelpersoner som skal utføre oppdraget. For hver nøkkelperson skal det angis to referansepersoner med kontaktinformasjon. 4.4 Tilbudsformat Tilbudet leveres digitalt per e-post til ngu@ngu.no. Norges geologiske undersøkelse 11

12 4.5 Merking av tilbudet Tilbudet skal ligge merkes «Analyse av interessenter og behov». 4.6 Leveringssted Tilbudet skal kun leveres digitalt, se Språk Tilbudet skal være på norsk. 4.8 Omfang og frister Oppdraget har ei ramme på inntil ,- ekskl. mva Ferdig leveranse: 7. april 2017 NGU forbeholder seg retten til å forkaste samtlige tilbud, deler av tilbud eller å gå i nærmere forhandlinger med et utvalg av de mest aktuelle leverandørene. NGU forbeholder seg retten til å gå ut med ytterligere prisforespørsel avhengig av tilbudenes størrelse, omfang og finansiering. 5 TILDELINGSKRITERIER Valg av leverandør vil bli gjort ut fra en vurdering av det mest økonomisk fordelaktige tilbudet. Oppdragsforståelse 50 % Prosjektledelse og kompetanse 30 % Pris 10 % Norges geologiske undersøkelse 12