PROSJEKT NR , KUNST- OG DESIGNHØGSKOLEN I BERGEN

Transkript

1 Vår dato: Vår referanse: DL PROSJEKT NR , KUNST- OG DESIGNHØGSKOLEN I BERGEN K 201 RIVING OG GRAVING BOK 0 Orientering og spesielle krav Mal godkjent dato: Godkjent av: B-dir. Side 1 av 19

2 INNHOLD 0 GENERELT Om konkurransegrunnlaget Om PA-bok 4 1 ORIENTERING OM PROSJEKTET Arbeidenes art og omfang Rigg og drift Byggetid Beliggenhet og adkomst Prosjektorganisasjon Organisasjonsplan Byggherrens organisasjon Statsbyggs oppdragsgiver/bruker Prosjekteringsgruppen Byggherrens organisering av SHA-arbeidet Spesielle forhold ved byggeplassen 10 2 KONTRAKTSBESTEMMELSER BESKRIVENDE DEL Beskrivelse av byggeprosjektet Detaljbeskrivelse ANDRE KRAV TILLEGG TIL BESKRIVELSE Rapportering Sikkerhet, helse og arbeidsmiljø (SHA) Planlegging av eget kontraktarbeid: Administrasjon av eget kontraktarbeid: Ytre miljø Kvalitet 14 Mal godkjent dato: Godkjent av: B-dir. Side 2 av 19

3 4.5 Forvaltning, drift og vedlikehold (FDV) FDV-dokumentasjon Prosjektstyring Prosjektstyringssystem Krav til utarbeidelse av planer: Kostnadsbudsjett basert på fremdriftsplan Generelt Etablere og holde á-jour Kostnadsbudsjett basert på fremdriftsplan Revisjon av Kostnadsbudsjett basert på fremdriftsplan Mal godkjent dato: Godkjent av: B-dir. Side 3 av 19

4 0 GENERELT 0.1 Om konkurransegrunnlaget Oppbygningen av konkurransegrunnlaget er beskrevet under: Alminnelig del består av: Tilbudsinvitasjon Tilbudsskjema Mal for avtaledokument Kontraktsbestemmelser til NS8407 Totalentrepriseboka Beskrivende del består av: Bok 0 - Orientering og spesielle krav (felles for alle entrepriser) Bok 1 Beskrivelse Bok 2 Tegninger Bok 3 Supplerende dokumenter I kapittel 4 beskrives spesielle krav som gjelder i Statsbyggs prosjekter. 0.2 Om PA-bok Prosjektadministrative rutiner (PA-bok) for prosjektet er utarbeidet av prosjektleder. Den vil oppdateres av Statsbygg etter hvert som kontrakter inngås og tilpasses utviklingen i prosjektet den vil være et levende dokument. Prosjektleder (PL) utarbeider forslag til PA-bok som framlegges for alle aktører for kommentarer / innspill. PA-boka har ikke til hensikt å begrense eller innskjerpe krav i de inngåtte kontraktene. Når det foreligger aksept for PA-bokas innhold, gjøres denne gjeldende fra dato godkjent. 1 ORIENTERING OM PROSJEKTET Bakgrunn: Kunnskapsdepartementet har i oppdragsbrev av gitt Statsbygg i oppdrag å realisere prosjektet nybygg av Kunst- og designhøgskolen i Bergen (KHiB) på bakgrunn av Stortingets vedtak våren Foreløpig plan er å ha avsluttet byggingen våren Fakta: De nye lokalene til Kunst- og designhøgskolen i Bergen er planlagt med et bruttoareal på kvm og har kapasitet til et studenttall på 300. Bygningen består av 4 etasjer, hvor første etasje ligger delvis nedgravd med to frie sider. Første etasje vil bestå av alle tyngre verksteder med tekniske rom i bakkant. Andre etasje vil få hoveddelen av de prosjektrommene som krever ekstra romhøyde samt kafeteria. Tredje etasje vil bestå av kontorer og en del spesialundervisningsrom, mens fjerde etasje har hoveddelen av studentarbeidsplassene. Prosjektet ligger ved adressen Møllendalsveien 61 i Bergen. Det er i dag en eldre industritomt med en særegen industrihall fra 1950-tallet som ble bygget til Sverre Muncks kranfabrikk. Denne vil bli revet for å gi plass til et nybygg for KHIB. Tomta er på ca. 11 dekar. Deler av planområdet er fylt ut på 1900-tallet og eventuelle rester i dette området etter bryggestrukturer og lignende er sannsynligvis forsvunnet. Steinmuren og trær langs Møllendalsvegen Mal godkjent dato: Godkjent av: B-dir. Side 4 av 19

5 har kulturhistorisk verdi og bygger opp om det visuelle vegløpet. Størst mulig del av muren og trærne skal søkes ivaretatt ved opparbeidelse av plassen. Det er tidligere ikke registrert noen automatisk fredete kulturminner innenfor planområdet, men det er et potensiale for å finne uregistrerte kulturminner på bakgrunn av tidligere aktiviteter i området. Reguleringsplanen: Møllendal øst ble godkjent august Søknad om rammetillatelse for nybygget er sendt inn til kommunal behandling. Søknad om rivetillatelse sendes inn når entreprenør for K201 er valgt. 1.1 Arbeidenes art og omfang Bygninger som skal rives tilhører adressen Møllendalsveien 61, og er i rapport Bygningshistorie og tilstandsvurdering eksisterende bebyggelse utarbeidet av Gunnarsen og Lohne Arkitekter, beskrevet som bygg 3a, bygg 3b, bygg 5 og bygg 6. Bygg 5 og 6 er allerede revet ned til fundamenter, og beskrives i liten grad her. Se vedlegg Bok3. Bygg nr. 3a og 3b er ifølge nevnte rapport oppført i 1959 og 61. Grunnflate er på ca m2, og bygningen har en 2. etasje som utgjør ca m2. Bæresystemet er i stål (bjelker/søyler/gitterdragere) med etasjeskillere/tak delvis i betong/lettbetong (delvis prefabrikkert). Det er gulv på grunn, samt delvis frittbærende dekke over gammel kjellerruin/kjellermur etter et tidligere våningshus. I sørøstre hjørne står det et lite skur for oppbevaring av uåpnet maling, dette skal også rives. Det har vært diskutert hvor vidt riving av bygg 3a/b kan få konsekvenser for stabilitet i bygg 2a (Møllendalsveien 61B). Vi har funnet konstruksjonstegninger for bygg 2a i arkiv fra Caspar Trumpy AS, og disse viser en selvstendig bygning bestående av montasjehall (langs gaten), maskinverksted/snekkerverksted (bak montasjehall) og høybygg (Møllendalsveien 61A). Tegningene er datert Det er også flere avstivende konstruksjoner i bygningene, fra stålkryss i montasjehall til flere trappehus i øvrige, så stabiliteten skal være ivaretatt. Vi antar at selve gavlveggen fortsatt er en stabil del av bygg 2a. Konklusjonen blir at bygg 3a/b kan rives uten at det får konsekvenser for bygg 2a, men riving inn mot gavlveggen må utføres med forsiktighet og veggen må trolig pusses opp utvendig etter riving. Rivearbeider og fjerning av rivemasser er medtatt i entreprise K201. Evt. sikringsarbeider og /eller midlertidige arbeider på naboeiendommen anses å være tilleggsarbeider. Berørt bygningsareal er anslagsvis 6700 m2, og i tillegg skal gjenstående fundamenter etter bygg 5 og 6 fjernes. Det skal også gjennomføres en generell opprydding med fjerning av skrot på tomten. Det forutsettes forenklet at følgende prosedyre benyttes ved riving: Miljøkartlegging - registrering/kontroll av forekomster av miljøfarlige materialer/stoffer (delvis utført) Miljøsanering - fjerning av bygningsdeler og installasjoner som inneholder farlige stoffer Riving av bygning og konstruksjoner, med kildesortering Fjerning av rivemasser til egnet deponi eller til gjenbruk (spesielt stål) Entreprisen K201 skal gjennomføres som en totalentreprise der all planlegging, prosjektering og søknadsarbeider for byggesaksbehandling for rive- og gravearbeidene inngår. Entreprenøren overtar alt ansvar og risiko for planlegging, prosjektering og gjennomføring av rivearbeidene. Når det Mal godkjent dato: Godkjent av: B-dir. Side 5 av 19

6 gjelder gravearbeid forbundet med byggegrop, prosjekteres dette i samarbeid med byggherrens prosjekteringsgruppe. I tillegg til riving av hovedbygningen inngår fjerning av diverse mindre konstruksjoner på tomten og diverse andre arbeider som er medtatt i beskrivelsen i bok 1. I tillegg inngår gravearbeider som forberedelse til nybygg. Spesielle forhold og spesielle arbeider på tomten omtales i kap Rigg og drift Entreprenøren skal levere rigg- og drift ytelser for eget arbeid. I tillegg til egen rigg inngår en kontorplass og ett møterom for Statsbyggs byggeleder. Videre inngår: entreprenør er hovedbedrift iht. arbeidsmiljøloven sikring av tomten under arbeidet med bygge gjerde og porter. Byggeplassen skal være låst utenfor arbeidstid. klargjøring av byggeplass og adkomst transportanlegg og stillas oppsamling og bort transport av avfall Ovennevnte arbeider er nærmere spesifisert i beskrivelsen. Orienterende riggplan er vedlagt i Bok 3. Innkvartering Entreprenør må sørge for forsvarlig innkvartering av sine arbeidstakere. 1.2 Byggetid Det vises til tilbudsinvitasjon pkt. 2.4 og vedlagt orienterende fremdriftsplan for rive- og graveentreprisen (Bok3). Fremdriftsplaner Entreprenør skal utarbeide detaljerte fremdriftsplaner for egne arbeider innenfor tidsrammen gitt ovenfor. Planene skal godkjennes av Statsbyggs byggeleder og SHA koordinator for utførelsen. 1.3 Beliggenhet og adkomst Rivearbeidene som omfattes av kontrakten har adresse Møllendalsveien 61, Bergen. Se kart og bilde nedenfor. Kart og bilde er kun av orienterende art for å vise plassering av tomten. Mal godkjent dato: Godkjent av: B-dir. Side 6 av 19

7 Figur 1: Kart med plassering av tomt Figur 2: Flyfoto med angivelse av riveobjekter Mal godkjent dato: Godkjent av: B-dir. Side 7 av 19

8 1.4 Prosjektorganisasjon Organisasjonsplan Mal godkjent dato: Godkjent av: B-dir. Side 8 av 19

9 1.4.2 Byggherrens organisasjon Prosjekteier (PE) Prosjekteier er ansvarlig for at prosjektet har rammer og mål, og er ansvarlig for å søke og skaffe tilveie midler for prosjektgjennomføringen. Prosjektleder (PL) Prosjektleder er Statsbyggs representant og leder prosjektet. Han/hun er ansvarlig for gjennomføring, oppfølging og rapportering innenfor prosjektets avtalte rammebetingelser. Assisterende prosjektleder (Ass PL) Gjennomfører prosjektstyringsoppgaver og andre oppgaver delegert av PL. Prosjekteringsleder (PRL) Prosjekteringsleder er Statsbyggs representant overfor prosjekteringsgruppen (PG), bistår prosjektleder i daglig kommunikasjon, kontroll og koordinering ovenfor PG. Prosjekteringsleder har også funksjon og ansvar som SHA-koordinator i prosjekteringsfasen (KP). SHA-koordinator i prosjekteringsfasen (KP) KP har hatt oppgaver med å koordinere at nødvendige hensyn er tatt til sikkerhet, helse og arbeidsmiljø under prosjekteringen, og at det er utarbeidet plan som skal ivareta dette under utførelsen. Statsbyggs interne fagressurser (SRG) Tilfører faglige ressurser til prosjektet, og har som oppgave å stille faglige krav til rådgivere, entreprenører og leverandører, og å følge opp kravene gjennom alle faser. Byggeleder (BL) Byggeleder er Statsbyggs representant på byggeplassen og skal ivareta Statsbyggs interesser, herunder den tekniske, fremdriftsmessige og økonomiske oppfølging og kontroll på byggeplassen. Byggeleder har også funksjon og ansvar som SHA-koordinator i utførelsesfasen (KU). SHA-koordinator i utførelsesfasen (KU) KU skal samordne under utførelsen slik at plan og bestemmelser om sikkerhet, helse og arbeidsmiljø blir ivaretatt, og på vegne av byggherre skal koordinator sørge for nødvendige tiltak (sanksjoner) ved avvik Statsbyggs oppdragsgiver/bruker Kunnskapsdepartementet er oppdragsgiver, Kunst- og designhøgskolen i Bergen er bruker. Oppdragsgiver og bruker har ingen bestillingsfullmakt. All kontakt med brukerne skal gå via byggherren Prosjekteringsgruppen Sentrale aktører for denne entreprisen er listet opp nedenfor. For hele prosjektet, se PA bok. Funksjon Firma Kontaktperson - rivearbeider Norconsult miljøsaneringsrapport Asplan VIAK, Bergen Torhild Wiklund Mal godkjent dato: Godkjent av: B-dir. Side 9 av 19

10 Funksjon Firma Kontaktperson Arkitekt (nybygg) Snøhetta Astrid van Veen Rådgivende ingeniører(nybygg) Rambøll Helge Gevelt SHA-koordinator prosjektering (KP) Terramar Sven Wertebach Ansvarlig søker Snøhetta Astrid van Veen 1.5 Byggherrens organisering av SHA-arbeidet Statsbygg er byggherre iht. byggherreforskriften og har det overordnede ansvar for at hensynet til sikkerhet, helse og arbeidsmiljø på byggeplassen blir ivaretatt både i prosjekteringsfasen og i byggefasen. For å ivareta sine plikter er følgende organisering valgt i dette prosjektet. Funksjon iht byggherreforskriften og AML Byggherre Byggherrens representant Koordinator prosjektering (KP) Koordinator utførelse (KU) Hovedbedrift Firma Statsbygg Hans Thomas Holm (PL) Sven Wertebach (PRL) Ronny Abrahamsen(BL) K201 Se forøvrig kapittel 4 Spesielle krav, Bok 1 - beskrivelsen og SHA-planen som er vedlagt som bilag i Bok 3 Supplerende dokumenter. 1.6 Spesielle forhold ved byggeplassen Eksisterende bygninger Se kap.1.1. i Bok 0 (dette dokument) Naboforhold Bygning 2 a) omtalt i kap. 1.1 benyttes som boliger. Disse bygningene vil påvirkes av rivearbeidene og må planlegges og evt. prosjekteres før arbeidene kan igangsettes. Det ble gjennomført en tilstandsanalyse av naboeiendommen Møllendalsveien 61b som ligger vegg i vegg med riveobjektet. Analysen er vedlagt i Bok3. I tillegg til disse naboene er det i området mange boliger, spesielt på motsatt side av Møllendalsveien. Området er et utbyggingsområde og det må påregnes at det pågår flere byggeprosjekter på nabotomter mens denne entreprisen pågår. I perioder hvor transportbehovet er stort i prosjektet må evt. adkomst og transport koordineres med disse. Støyende arbeider på tomta må tilpasses krav til maksimale støynivå hos beboere iht. kommunale bestemmelser. Langs tomtens østlige side går det en eksisterende jernbanelinje som er i drift. Støv fra rivearbeidene og transport må begrenses til et minimum. Grunnforhold/geoteknikk: Se vedlegg 8.2 og 8.3 i Bok3. Miljøtekniske grunnundersøkelser ble gjennomført på eiendommen i 2005 og Rapporter inklusive foreløpig tiltaksplan er vedlagt i Bok3. Ledninger i grunnen, se vedlegg G8 fra forprosjekt som er vedlagt i Bok3. Entreprenør må selv rekvirere kabelpåvisning før arbeider settes i gang på tomta. Det er planlagt at den eksisterende trafoen skal rives. Det nye bygget skal forsynes av ny trafo annet sted på tomten. Mal godkjent dato: Godkjent av: B-dir. Side 10 av 19

11 Byggestrøm innenfor riggområdet (inkl. fordeler skap) besørges av entreprenøren. Tilkobling til el. avklares av entreprenøren med BKK. Vann og avløp for riggformål skjer ved tilknytning til kommunalt nett. Entreprenør avklarer og skaffer tillatelse til dette av Bergen Kommune. Eksisterende mur og trær langs Møllendalsveien har kulturhistorisk verdi og må hensyntas i byggeperioden. Det henvises til vedlegg i Bok 3. En endelig beslutning om hvilke trær som skal bevares og hvilke som skal hugges gjøres i oppstart av entreprisen. På tegningsmaterialet fra forprosjekt for nybygget må alle kotehøyder justeres da bygget nylig er besluttet løftet 400mm. Senking av grunnvannsstand er omtalt i vedlegg i Bok 3. Det må påregnes at entreprenøren blir instruert av byggherre til å iverksette midlertidig senkning av grunnvannet. 2 KONTRAKTSBESTEMMELSER Det henvises til Totalentrepriseboka Statsbyggs generelle og spesielle kontraktsbestemmelser for totalentrepriser (ved NS NS8407). Mal for avtaledokument er vedlegg til Invitasjon til anbudskonkurranse. 3 BESKRIVENDE DEL Her vises en oversikt over hvilke beskrivelser og tegninger som er utarbeidet som del av konkurransegrunnlaget. 3.1 Beskrivelse av byggeprosjektet Detaljbeskrivelse Det er utarbeidet detaljbeskrivelse for riveentreprisen basert på NS ANDRE KRAV TILLEGG TIL BESKRIVELSE I dette kapittelet er spesielle krav som er felles for alle entrepriser beskrevet. 4.1 Rapportering Følgende krav til rapportering til byggherren gjelder i byggefasen: Tema Innhold Metode Tid/hyppighet Kvalitet Utført egenkontroll i forhold til godkjent kontrollplan for kontraktsarbeidene Antall kvalitetsavvik i perioden Rapport Månedlig Ytre miljø Avvik Meldes i SAMBA Bruk av helse- og miljøf Meldes i SAMBA Månedlig Avfall 1 Skjema M8 SHA Antall fraværsskader Skjema M9 Månedlig Antall arbeidstimer Skjema M9 Fremdrift Status i forhold til kritisk linje Byggemøter Løpende 1 Det er bare hovedentreprenør/hovedbedrift som skal rapportere avfallsmengder og kildesortering. Mal godkjent dato: Godkjent av: B-dir. Side 11 av 19

12 Produksjon Tegninger Økonomi Mannskapsstyrke og maskininnsats i perioden Arbeid utført i foregående periode Arbeid som skal utføres i neste periode Behov for arbeidstegninger i forhold til fremdriftsplanens aktiviteter Se og PA bok Fremdriftsmøter Rapport Byggemøter Fremdriftsmøter Hver 14. dag Løpende Månedsrapport Som foreløpig rapportinnhold angis: Del 1 skal gi en kort beskrivelse av status og utført arbeid i perioden. Del 2 skal vise kostnadsmessige nøkkeltall budsjett (påløpt). Kontrakt Denne periode Akkumulert hittil Gjeldende kontraktssum (inkl godkjente endringer) Beskrivelse Fakt Påløpt Planlagt Fakt Påløpt Planlagt Forrige periode 01 Rigg og drift 02 Kap i beskrivelse 03 Tilleggsbestilling Innestående Totalt Del 3 skal vise framdriftsmessige nøkkeltall med overordnet vurdering. Kontrakt Andel/vekting Rapport forrige periode Rapportert denne periode Planlagt Virkelig Avvik Planlagt Virkelig Avvik K201 Sum kontrakt Del 4 skal vise framdriftsmessige forhold: Oppnådde milepæler i perioden Planlagte milepæler i perioden Forklaring på hovedtrend og avviksliste med forslag til korrigerende tiltak. Viktige/kritiske aktiviteter neste periode med kritisk vurdering. Endringsstatus. Denne periode Mal godkjent dato: Godkjent av: B-dir. Side 12 av 19

13 4.2 Sikkerhet, helse og arbeidsmiljø (SHA) Statsbygg er opptatt av at utførelsen skal skje uten skader og alvorlige ulykker. Her oppsummeres hvilke oppgaver den enkelte entreprenør skal ivareta for å bidra til en trygg arbeidsplass iht. lover og forskrifter Planlegging av eget kontraktarbeid: Innarbeide relevante deler av SHA-planen i virksomhetens system for internkontroll, jf. internkontrollforskriften. Innarbeidingen skal skje slik at planens bestemmelser kan identifiseres. Informere verneombud og hovedverneombud der dette finnes på byggeplassen om SHAplanen før oppstart av byggearbeidene. Planlegge og gjennomføre arbeidet med tilstrekkelige ressurser slik at tidskritiske arbeidsoperasjoner unngås. Gjennomføre og dokumentere risikoanalyse for egne arbeider før oppstart. Etablere egen vernetjeneste. Etablere og vedlikeholde beredskapsrutiner/ instrukser for å være forberedt på fare- og ulykkessituasjoner forbundet med egne arbeider. Informere egne arbeidstakere om gjeldende beredskapsrutiner og sikkerhetsbestemmelser og sørge for at personell har kompetanse til å håndtere beredskapssituasjoner. Verneombud skal bære grønn hjelm. Øvrige skal ha annen farge på hjelmen. Alle arbeidstakere skal bære synlighetstøy Administrasjon av eget kontraktarbeid: Følge SHA-planen, sikkerhetsbestemmelser og byggherrens anvisninger. Rapportere avvik fra SHA-planen til SHA-koordinator for utførelse med kopi til hovedbedrift. Sørge for at alle ansatte (også hos underentreprenører) registrerer seg inn i daglige oversiktslister iht byggherreforskriften og anvisninger fra hovedbedrift. Ta hensyn til anvisninger fra koordinator i utførelsesfasen og hovedbedrift. Innrette egen virksomhet og tilpasse eget arbeid slik at også andre virksomheters arbeidstakere er vernet. Medvirke til et samarbeid for å sikre et fullt forsvarlig arbeidsmiljø for alle arbeidstakere på arbeidsplassen. Gjennomføre og dokumentere "Sikker Jobb Analyse" i forkant av risikofylte aktiviteter og/eller nye og ukjente arbeidsoperasjoner, nytt utstyr etc. Legge resultater fra risikoanalyse/ SJAer til grunn for planlegging og gjennomføring av arbeidet. Vedlikehold, kontroll før igangsettelse, og kontroll av anlegg og utstyr, for å kunne rette opp feil som kan påvirke arbeidstakernes sikkerhet, helse og arbeidsmiljø. Melde inn nødvendige informasjon om helse- og miljøfarlige stoffer som benyttes for egne arbeider til hovedbedrift. Hovedbedrift skal opprette og vedlikeholde et elektronisk stoffkartoteksystem for prosjektet med oversikt over alle helse- og miljøfarlige stoffer som benyttes på byggeplassen. Statsbygg skal stå som prosjekteier av prosjektet og skal ha fullt innsyn i prosjektet. I tillegg skal prosjektets elektroniske stoffkartoteksystem overføres til Statsbygg Mal godkjent dato: Godkjent av: B-dir. Side 13 av 19

14 ved prosjektslutt. Det elektroniske stoffkartoteksystemet må være kompatibelt med Statsbyggs IT-systemer. Delta på organiserte vernerunder og samordningsmøter i regi av hovedbedrift. Gjennomføre vernerunder for egne arbeider ved behov Statsbyggs retningslinjer for arbeider i høyden som blant annet begrenser bruk av stiger og gardintrapper, må følges. Se egne Sikkerhetsbestemmelser for Statsbyggs byggeplasser (16-01-M4) 4.3 Ytre miljø Statsbygg benytter NS 3466 Miljøprogram og miljøoppfølgingsplan for ytre miljø for bygg-, anleggsog eiendomsnæringen. Miljømål og miljøkrav er beskrevet i miljøoppfølgingsplanen som ligger vedlagt. I tillegg er tiltak for å oppnå miljømål og -kravene innarbeidet av de prosjekterende i beskrivelser og tegninger. Entreprenøren skal utarbeide i miljøoppfølgingsplan(er) ihht NS 3466 som viser hvordan kravene blir videreført og implementert Energibruk og energitype på byggeplass skal måles og rapporteres månedlig. 4.4 Kvalitet Kvalitetsplanen for prosjektet skal baseres på entreprenørens kvalitets-system og skal omfatte det samlede kontrakts arbeidet. Kvalitetsplanen skal omfatte bl.a.: Organisasjonsplan for entreprisen med fordeling av ansvar og myndighet Fremdriftsplan for entreprisen med avhengigheter og kritisk linje Bemanningsplan for entreprisen Oversikt over stillingsbeskrivelser og prosedyrer for utførelse Plan for kompetanseutvikling og opplæring Plan for egenkontroll (verifikasjon) Plan for innarbeiding av kvalitetssystemet i organisasjonen Plan for interne kvalitetsrevisjoner (ISO 8.2.2) Det må utarbeides arbeidsprosedyrer / sjekklister for: Rutine for dokumentstyring (ISO 4.2.3)( ISO 4.2.4) Innkjøp Mottak, merking og lagring av varer for innbygging Produksjons- og installasjonsprosesser Kontroll, innregulering og prøving Rutine for avvikshåndtering (ISO 8.3) Rutine for korrigerende tiltak (ISO 8.5.2) Rutine for forebyggende tiltak (ISO 5.3) Sluttdokumentasjon og FDVU dokumentasjon Avslutning av kontrakt med oversikt over evaluering og forbedringer Erfaringsoverføring Sjekkliste for målinger, analyse og iverksatte forbedringstiltak. Mal godkjent dato: Godkjent av: B-dir. Side 14 av 19

15 4.5 Forvaltning, drift og vedlikehold (FDV) Entreprenørenes og leverandørers FDV-leveranser omfattes av kontrakten på samme måte som øvrige leveranser og ytelser i den enkelte entreprise, blant annet når det gjelder framdrift, overtakelse, sluttoppgjør og reklamasjon. Krav til FDV-leveranse gjelder alle varer og tjenester for alle fag som tilføres bygget. FDV-leveranser skal i hovedsak omfatte: Oppnevning av en FDV-ansvarlig kontaktperson Utarbeidelse av fremdriftsplan for FDV-leveranser Utarbeide FDV-dokumentasjon inkl. underlag for as built FDV-dokumentasjon I prosjektet skal TIDA benyttes som innsamlingsverktøy for FDV-dokumentasjon. Ved entreprenørprosjektering skal underlag, beregninger osv. utarbeidet av entreprenøren leveres som en del av FDV-dokumentasjonen. Utkast for godkjenning skal være levert Statsbygg ved byggeleder (BL) 30 dager før ferdigstillelse. Utkastet skal omfatte 100 % av materiell/utstyr som er levert på byggeplassen ved dette tidspunkt. Materiell/utstyr som bestilles etter dette tidspunkt legges inn i FDV-dokumentasjonen fortløpende. Det samme gjelder testdokumentasjon og innreguleringsprotokoller som blir ferdige etter dette tidspunktet. 4.6 Prosjektstyring Generelt Det overordnede mål med planlegging og styring er å sikre at de enkelte kontrakter gjennomføres i samsvar med forutsetninger og slik at tilgrensende kontrakter og den totale utbyggingen av Kunst- og Design Høgskolen i Bergen kan gjennomføres i henhold til avtalt kost, kvalitet og tid. Det er viktig, at entreprenøren samordner sin fremdrift med Byggherren og sideentreprenører slik at disse ikke blir hindret. Videre forutsettes det at entreprenøren viser fleksibilitet mht. å benytte andre angrepspunkter dersom det oppstår problemer av fremdriftsmessig art for egne eller sideentreprenørers arbeid. Alle fremdriftsforhold vil bli behandlet i egne fremdriftsmøter. Videre vil Byggherren kunne innkalle til separate fremdriftsmøter ved behov Prosjektstyringssystem Byggherren benytter Artemis og Oracle som sine hovedsystemer for økonomioppfølging og rapportering, og MS Project/ISY-plan som hovedsystem for fremdriftsplanlegging. Entreprenørens prosjektstyringssystem skal omfatte planlegging, styring og kontroll av fremdrift, kostnader og bemanning for kontraktarbeidet. Som et minimum skal plansystemene tilfredsstille disse krav: Mal godkjent dato: Godkjent av: B-dir. Side 15 av 19

16 Logisk nettverk (dvs. avhengigheter mellom aktiviteter) Entydig aktivitetskoding Brukerfelt for identifisering og sortering av data innen planhierarkiet, prosjektnedbrytningsstruktur, fag, område, etasje osv Rapportgenerator med tabellariske og grafiske rapporter (Gantt-diagram histogrammer) med sorteringsmuligheter nevnt overfor Planlegging Byggherren I prosjektet er det definert flere nivåer for aktiv kontroll og styring, samt rapportering. Entreprenøren skal selv utarbeide detaljerte tidsplaner og bidra til at disse innarbeides i prosjektets planhierarki. Byggeprosjektplanen: Byggherrens overordnede plan for byggefasen av Kunst- og Design Høgskolen i Bergen skal være rammen for utarbeidelse av underliggende faser med større detaljeringsgrad. Byggeprosjektsplanen fremstiller alle faser i byggeprosjektet og har mange disposisjonsnivåer som representerer ulike detaljeringsgrader: Nivå Beskrivelse 1 Byggherrens overordnede rammer for tid og kostnad i byggefasen. Prosjektets start og sluttdato, samt aggregerte timer/kost. Inkluderer byggherrens egne aktiviteter og andre aktørers aktiviteter. 2 Hovedfremdriftsplan for alle entrepriser i byggefasen. Prosjektets entrepriser med start og sluttdato, samt aggregerte timer/kost. 3 Prosjektets sub-faser/entrepriser med start og sluttdato, samt aggregerte timer/kost. F. eks. fremdriftsplan som deler opp den enkelte entreprise. Viser de mest sentrale milepæler og fremdriftsforutsetninger innenfor hver entreprise. Milepælene vil særlig reflektere grensesnitt mot andre arbeider og deler av prosjektet. 4 Prosjektets enkeltaktiviteter med start og sluttdato, samt timer/kost Entreprenøren Entreprenøren skal utarbeide en fremdriftsplan basert på byggherrens overordnede planforutsetninger. Denne planen skal vise alle kontraktuelle milepæler og vil være entreprenørens plan for rapportering og analyse av status. Planen skal utarbeides innenfor rammer gitt i kontrakten og vise alle kontraktuelle milepæler Mal godkjent dato: Godkjent av: B-dir. Side 16 av 19

17 Denne planen er entreprenørens detaljerte planleggings-, rapporterings- og analyseverktøy. Planen skal etableres som et logisk nettverk med avhengigheter. Alle milepæler skal vises i planen. Tidsplanen skal ha en detaljeringsgrad som påviser fremdriftsavvik ned til en uke. Fremdriftsplan for den enkelte entreprise: Nivå Beskrivelse 1 Entreprisens start og sluttdato, samt aggregerte timer/kost 2 Entreprisens faser med start og sluttdato, samt aggregerte timer/kost. Viser de mest sentrale milepæler og fremdriftsforutsetninger innenfor hver fase. Milepælene vil særlig reflektere grensesnitt mot andre arbeider og deler av prosjektet 3 Prosjektet aktiviteter med start og sluttdato, samt timer/kost Dokumentplaner: Dokumentplan skal etableres av entreprenør og fungerer som et styringsverktøy mellom entreprenør og byggherre. Dokumentplanen skal inneholde alle administrative og tekniske dokumenter som entreprenør skal utarbeide. Dokumenter kan være aktiviteter i fremdriftsplanen, i entreprenørens kvalitetsplan eller andre aktiviteter spesifisert i kontrakten. Deler av prosjektets fremdrift kan bli målt på fremstilling og ferdigstilling av dokumenter Krav til utarbeidelse av planer: Fremdriftsplaner skal presenteres med Gantt-diagram og skal som et minimum vise: På plannivå: Kontraktstittel Kontraktnummer Dato og revisjonstrinn På aktivitetsnivå: Unik ID Område Fag/System Planlagt start-/sluttdato og varighet Tid/kost For å sikre at avtalte tidsfrister overholdes, skal Entreprenøren legge inn slakk/tidsmargin i sine planer. Slakk skal også innarbeides mot delfrister/milepeler og det skal fremgå hvilke aktiviteter som er på kritisk linje. Planene skal dog ha færrest mulig aktiviteter på kritisk linje. Entreprenørens Kontraktstidsplan for produksjon: Planen skal ha en detaljeringsgrad ned til plannivå 3 som vist ovenfor og skal vise en fremdrift innenfor milepeler oppgitt i kontrakten. Kontraktstidplanen skal «baselines». Styringsplaner: Mal godkjent dato: Godkjent av: B-dir. Side 17 av 19

18 Entreprenøren skal utarbeide og ajourføre styringsplaner for den detaljerte fremdriftsrapportering og -styring av arbeidene. Styringsplanen skal være forankret i entreprenørens kontraktstidsplan for produksjon og skal vise entydig rekkefølge og varigheter for aktiviteter. Ved omforent styringsplan skal denne «baselines». Styringsplanen skal som hovedregel foreligge i minimum 3 måneder før arbeidene som planene omfatter, skal påbegynnes. Styringsplaner for de arbeider som skal påbegynnes de tre første månedene etter kontraktsinngåelse, skal foreligge før arbeidene starter og senest 30 dager etter kontraktsinngåelse sammen med Kontraktstidsplan for produksjon. Ukeplaner: Rullerende ukeplaner med 4 ukers horisont skal leveres til Byggherren annenhver fredag innen kl 15. Ukeplanen skal være i overensstemmelse med styringsplanene. Bemanningsplaner og arbeidstidsordning: Entreprenøren skal utarbeide bemanningsplan for utførelse av kontraktarbeidet og som skal oversendes Byggherren. Bemanningsplanen skal omfatte alle kontraktarbeidene. Bemanningsplanen skal presenteres som et histogram med tilhørende tabell som viser antall personer for hvert fag og administrasjon som er planlagt engasjert på byggeplassen, i prosjektering og verksteder, for hver måned. Dersom det planlegges med arbeidstidsordninger som avviker fra standard arbeidstid, skal det redegjøres for dette i forbindelse med bemanningsplanen. Dette gjelder ferier, antall arbeidstimer per dag/uke, samt eventuelle skiftordninger Revisjon av fremdrifts- og bemanningsplaner Dersom arbeidet utvikler seg slik at fremdrifts- og bemanningsplaner ikke lenger reflekterer den faktiske situasjonen på en tilfredsstillende måte, kan Byggherren kreve at entreprenøren utarbeider reviderte fremdrifts- og bemanningsplaner. Ved revisjoner skal entreprenøren levere et underlag hvor det går klart frem hvilke deler av planen som er revidert og hvilke konsekvenser dette får mht, å nå prosjektets milepæler, samt hvordan det påvirker kritisk vei og slakk. Revisjonen skal omforenes og deretter godkjennes av Byggherren. Den godkjente reviderte planen vil bli ny gjeldende baselineplan. Byggherren kan også kreve at det gjøres revisjoner av fremdrifts- og bemanningsplaner innenfor visse tidsintervall (baselinerevisjoner) Krav til utarbeidelse av dokumentplaner Entreprenør skal utarbeide dokumentplan som skal oversendes Byggherre. Denne skal inneholde alle administrative og tekniske dokumenter som entreprenør skal utarbeide. Typiske administrative dokumenter er KS-plan, HMS-plan. tidsplaner, bemannings/ressursplaner, myndighetsdokumenter. Typiske tekniske dokumenter er prosjekteringsdokumenter (analyser/beregninger, tegninger), utprøvings- og idriftsettelsesdokumentasjon, FDV og "sombygget". Dokumentplanen skal fremstilles i tabellform og minimum inneholde følgende felter: Dokumentnr. Tittel Rev. nr. Rev. Dato Statuskode (for kommentar, godkjent, osv)* Kontraktsmilepæl (dato) Mal godkjent dato: Godkjent av: B-dir. Side 18 av 19

19 Dokument start (planlagt/virkelig dato) Til Statsbygg/Prosjekterende (ja/nei) Første oversendelse (planlagt/virkelig dato) Sluttdokumentasjon (ja/nei) Sluttdokumentasjon overlevert Statsbygg (planlagt/virkelig dato Dokumentplanen skal holdes oppdatert hele kontraktsperioden.. Byggherre kan bestemme om gitte dokumenter skal inn i Prosjektfremdriftsplanen og danne grunnlag for kriterier på fremdrift. 4.7 Kostnadsbudsjett basert på fremdriftsplan Generelt Entreprenøren skal innen 30 dager etter kontraktsinngåelse oversende kostnadsbudsjett periodisert per måned og akkumulert per måned. Budsjettet skal godkjennes av Byggherren som gjeldende budsjett. Gjeldende kostnadsbudsjett skal sammen med fremdrifts-, kvalitets- og HMS rapporter være referansegrunnlag for bl.a. fakturering og rapportering. Kostnadsbudsjettet skal struktureres i henhold til Byggherrens nedbrytningsstruktur, og være utarbeidet med basis i entreprenørens Kontraktstidsplan for produksjon. Kostnadsbudsjettet skal inneholde alle kontraktens kostnadselementer og være periodisert slik kostnadene vil påløpe Etablere og holde á-jour Kostnadsbudsjett basert på fremdriftsplan Ved utarbeidelse av Entreprenørens kontraktstidsplan for produksjon, og ved revisjon av denne, skal den totale kontraktsverdi fordeles på aktiviteter i planen. Innholdet i aktivitetene skal angis med referanse til kontraktens beskrivelsesposter. Entreprenørens forslag til Kostnadsbudsjett basert på fremdriftsplan skal samsvare med godkjent Kontraktstidsplan for produksjon Byggherren har bestemmelsesrett ved eventuell uenighet om fordeling av kontraktsverdi på aktivitetene. Entreprenøren retter opp sitt forslag i henhold til Byggherrens merknader, som deretter blir gjeldende Kostnadsbudsjett basert på fremdriftsplan Revisjon av Kostnadsbudsjett basert på fremdriftsplan Dersom arbeidet utvikler seg slik at kostnadsbudsjett og fremdriftskurve ikke lenger reflekterer den faktiske situasjonen på en tilfredsstillende måte, kan Byggherren kreve at Entreprenøren utarbeide revidert kostnadsbudsjett. Revisjonen skal godkjennes av Byggherren som nytt gjeldende budsjett. Mal godkjent dato: Godkjent av: B-dir. Side 19 av 19