FOR. Anskaffelse av rammeavtale for kjøp av lisenser og vedlikehold til DB2-database. Åpen anbudskonkurranse. Over EØS-terskelverdi

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG FOR Anskaffelse av rammeavtale for kjøp av lisenser og vedlikehold til DB2-database Åpen anbudskonkurranse Over EØS-terskelverdi Kunngjøring: Konkurransen er kunngjort i DOFFIN/TED Versjon: 1.0 Dato: Arkivref: 14/570

2 1. Innledning Direktoratet for økonomistyring (DFØ) gjennomfører en åpen anbudskonkurranse med sikte på å inngå rammeavtale for kjøp av lisenser til IBM DB2 database i tilknytning til SAP-lønnssystem og vedlikehold av databasen. 2. Om Direktoratet for økonomistyring (DFØ) Senter for statlig økonomistyring (SSØ) ble etablert 1. januar 2004, som et forvaltningsorgan underlagt Finansdepartementet. Virksomheten endret navn til Direktoratet for økonomistyring (DFØ) 14. november DFØ har som oppgave å styrke den statlige økonomistyringen og forbedre ressursutnyttelsen på området. DFØ er en rådgiver for sentrale myndigheter innen statlig økonomistyring, og utfører forvaltningsoppgaver for alle statlige virksomheter. Hovedoppgavene til DFØ er å forvalte og formidle kunnskap om etterlevelse av økonomiregelverket i staten, å forvalte konsernsystemene for statsregnskapet og statens konsernkontoordning samt levere økonomitjenester, herunder lønn- og regnskapstjenester, til om lag 75 prosent av de statlige virksomhetene. DFØ har også som oppgave å gjennomføre analyser og utredninger som skal danne grunnlag for å utvikle statlig styring. DFØ består av følgende avdelinger: Forvaltnings- og analyseavdelingen, Lønnsavdeling, Regnskapsavdelingen og Administrasjons- og IT-avdelingen. Oppdraget er knyttet til lønnsavdelingen i DFØ. For ytterligere informasjon om DFØ og vår organisasjon vises det til 3. Presentasjon av anskaffelsen 3.1 Innledning DFØ inngikk i 2012 en avtale om kjøp av IBMs DB2-database, og lisenser til databasen. Denne anbudskonkurransen gjennomføres med sikte på å inngå rammeavtale om ytterligere kjøp av lisenser, samt avtale om vedlikehold av databasen. DFØ ønsker i utgangspunktet en databaselisensiering som gir bedre skaleringsmuligheter og større fleksibilitet enn ved kjernebasert lisensiering. Prosessen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse, slik at dokumentasjon knyttet til kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier skal leveres samtidig, og innen tilbudsfristen angitt i kunngjøringen og i dette dokumentet (heretter konkurransegrunnlaget). Tilbyders besvarelse omtales etter dette som tilbudet. Dette konkurransegrunnlaget gir tilbydere nødvendig informasjon og rettledning til kvalifiserings- og tilbudsfasen. 3.2 Kontrakter Kjøpskontrakt Avtaledokumentet for kjøp vil være Statens standardavtaler for IT-anskaffelser, Den lille kjøpsavtalen (SSA-K lille) (heretter omtalt som SSA-K) med de bilag som angitt i tabellen nedenfor. Se vedlegg 1. Direktoratet for økonomistyring Side 2 av 14

3 Alle rubrikkene skal være krysset av (Ja eller Nei) Ja Nei Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon Bilag 2: Leverandørens løsningsspesifikasjon Bilag 3: Kundens tekniske plattform Bilag 4: Prosjekt- og fremdriftsplan Bilag 5: Testing og godkjenning Bilag 6: Administrative bestemmelser Bilag 7: Samlet pris og prisbestemmelser Bilag 8: Endringer i den generelle avtaleteksten Bilag 9: Endringer av leveransen etter avtaleinngåelsen Vedlikeholdskontrakt Avtaledokumentet som skal gjelde for leveransen av vedlikehold vil være Statens standard avtaler for IT-anskaffelser, Den lille Vedlikeholdsavtalen (SSA-V lille) (heretter omtalt som SSA-V) med de bilag som angitt i tabellen nedenfor. Se vedlegg 2. Alle rubrikker skal være krysset av (Ja eller Nei) Ja Nei Bilag 1: Utstyr og programvare som skal vedlikeholdes Bilag 2: Utdypende spesifikasjon av ytelsen, inkl. eventuell tjenestenivåavtale Bilag 3: Samlet pris og bestemmelser Bilag 4: Endringer i den generelle avtaleteksten Bilag 5: Endringer av leveransen etter avtaleinngåelsen Endringer i den generelle avtaleteksten i SSA-K og SSA-V Eventuelle endringer/tillegg/presiseringer tilbyder måtte ha til den generelle avtaleteksten tas inn i bilag 5 for SSA-K og bilag 4 for SSA-V, og legges ved tilbudet. Se også punkt 4.3 angående forbehold og avvik. Direktoratet for økonomistyring Side 3 av 14

4 3.3 Konkurransegrunnlagets oppbygning Konkurransegrunnlaget består av dette dokumentet med bestemmelser om konkurransegjennomføringen, kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier, samt følgende vedlegg: Vedlegg 1: SSA-K med bilag 1-9 Bilag 2 og eventuelt 8 fylles ut av tilbyder som en del av tilbudet. Bilag 6 og 7 ferdigstilles basert på valgt tilbud ved kontraktsinngåelse. Bilag 9 vil gjelde ved eventuelle endringer i inngått kontrakt, herunder leveranse, i løpet av kontraktsperioden. Vedlegg 2: SSA-V med bilag 1-5 Bilag 2 og eventuelt 4 fylles ut av tilbyder som en del av tilbudet. Bilag 3 ferdigstilles basert på valgt tilbud ved kontraktsinngåelse. Bilag 5 vil gjelde ved eventuelle endringer i inngått kontrakt, herunder leveranse, i løpet av kontraktsperioden. Vedlegg 3: HMS-egenerklæring Ref. punkt 5.2 i dette konkurransegrunnlaget. Vedlegg 4: Dagens tekniske miljø Vedlegg 5: Egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter Ref. punkt 5.3 i dette konkurransegrunnlaget. 3.4 Viktige datoer Nr Aktivitet Tidspunkt 1 Kunngjøring Doffin /TED Tirsdag, 07. oktober Frist for å stille spørsmål Fredag, 14. november, Frist for å levere kvalifiseringsdokumenter og tilbud Fredag, 21. november 2014, kl. 12:00 4 Tilbudsåpning (Lukket) Fredag, 21. november 2014, kl. 13:00 5 Tilbudets vedståelsesfrist Onsdag, 31. desember 2014, kl. 24:00 6 Meddelelse om valg av leverandør Ca. fredag, 28. november, Karensperiode 10 dager fra meddelelse om valg av leverandør 8 Kontraktsinngåelse Innen 01. januar 2015 Direktoratet for økonomistyring Side 4 av 14

5 3.5 Informasjon om anskaffelsesprosessen Anskaffelsesprosedyren Anskaffelsen foretas som åpen anbudskonkurranse etter reglene i Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) Del I og Del III Anskaffelser over EØS-terskelverdiene. Det er ikke tillatt å forhandle ved denne konkurranseformen. Dette innebærer at det ikke vil være noen anledning til å endre tilbudet under konkurransen. Det kan imidlertid være aktuelt, etter initiativ fra DFØ, å avholde møter med utvalgte tilbydere med det formål å få belyst uklarheter eller avklare forhold ved tilbudet etter FOA Tilbud som inneholder forbehold, feil, uklarheter og ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter FOA Krav til disposisjon og innhold 4.1 Tilbudets disposisjon og form Tilbudet skal følge disposisjon og innhold som angitt nedenfor. 4.2 Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlaget. Tilbyder er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Det aksepteres kun tilbud på hele leveransen, og ikke deltilbud. Tilbudet utformes med denne disposisjonen: Skilleark # Dokument DEL I TILBUDSBREV 1 Signert og datert tilbudsbrev. Brevet skal være signert av person med fullmakt til å forplikte tilbyder. Tilbudsbrevet må inneholde følgende: En aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og kontraktsvilkårene. Eventuelle forbehold må fremkomme som beskrevet i dette konkurransegrunnlaget punkt 4.3. Dersom endringer ikke vedlegges, anses avtalens og konkurransegrunnlagets betingelser som akseptert. Navn og kontaktinformasjon til tilbyders kontaktperson. DEL II KVALIFIKASJONSKRAV (ref. punkt 5) 2 Kvalifikasjonskrav HMS og ansattes rettigheter: HMS-egenerklæring, signert og datert (se vedlegg 3) (ref. punkt 5.2). Egenerklæring i forhold til lønns- og arbeidsvilkår, signert og datert (se vedlegg 5) (ref. punkt 5.3). Direktoratet for økonomistyring Side 5 av 14

6 3 Kvalifikasjonskrav tilbyders økonomiske og finansielle stilling: Årsregnskap inkludert styrets årsberetning og revisorerklæring for to år (ref. punkt 5.4). Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift (ref. punkt 5.1). MVA-attest, attest på betalt merverdiavgift (ref. punkt 5.1). 4 Kvalifikasjonskrav tilbyders organisatoriske og juridiske stilling (ref. punkt 5.5): Beskrivelse av tilbyders organisasjon, selskapsform, eierstruktur og virksomhetsområde. Firmaattest. 5 Kvalifikasjonskrav tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner (ref. punkt 5.6): Beskrivelse av tilbyders mest relevante leveranser de siste 3 årene. 6 Kvalifikasjonskrav tilbyders kvalitetssikrings- og styringssystem (ref. punkt 5.7): Beskrivelse av tilbyders kvalitetssikringsrutiner, eventuelt dokumentasjon på relevant sertifisering. DEL III TILBUD Tilbudet skal leveres i henhold til vilkårene i SSA-K (vedlegg 1) og SSA-V (vedlegg 2). Dokumentene nedenfor skal leveres utfylt som svar på konkurransen. Dokumentene skal utformes slik at de i størst mulig grad skal kunne benyttes som endelige bilag til avtalene. 7 SSA-K, bilag 1: Kundens kravspesifikasjon / bilag 2: leverandørens løsningsspesifikasjon 8 SSA-K, bilag 8: Endringer i den generelle avtaleteksten 9 SSA-V, bilag 2: Utdypende spesifikasjon av ytelsen, inkl. eventuell tjenestenivåavtale 10 SSA-V, bilag 4: Endringer i den generelle avtaleteksten 4.3 Forbehold og avvik Tilbyders eventuelle forbehold til vedlagte kontraktsvilkår skal klart fremgå av eget vedlegg til tilbudsbrevet for å være gyldig. Eventuelle endringer/tillegg/presiseringer tilbyder måtte ha til de generelle avtaletekstene skal fremgå av eget vedlegg, merket bilag 5 for SSA-K og bilag 4 for SSA-V. Det samme gjelder for avvik, som skal fremgå klart av tilbudet. Direktoratet for økonomistyring Side 6 av 14

7 Eventuelle forbehold og/eller avvik skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Forbehold og avvik skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere de uten kontakt med leverandørene, og skal referere til relevante punkt i konkurransegrunnlaget og/eller avtaleteksten. Oppdragsgiver har plikt til å avvise tilbud som beskrevet i FOA (1), herunder tilbud som inneholder vesentlige forbehold og avvik. Forbehold som ikke lar seg kostnadsberegne vil kunne føre til at tilbudet anses ufullstendig og bli avvist. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 4.4 Alternative tilbud Det er ved denne anskaffelsen ikke anledning til å legge inn alternative tilbud. 4.5 Tilbud på deler av anskaffelsen Det er ikke anledning til å gi tilbud på bare deler av anskaffelsen. 4.6 Bruk av elektronisk faktura Leverandøren må kunne levere elektronisk faktura på standard Elektronisk handelsformat (EHF), fastsatt av Kommunal og moderniseringsdepartementet (KMD). For mer informasjon om DFØs krav til elektronisk faktura, se Informasjon for leverandører. 4.7 Underleverandører Dersom tilbyder vil benytte underleverandører, skal det opplyses om navn på disse, hvilke oppgaver de skal utføre samt hvor stor andel av kontrakten(e) som vil bli tildelt underleverandøren(e). DFØ forbeholder seg retten til å underkjenne valg av underleverandør(er). Eventuelle økonomiske krav fra underleverandører eller omkostninger i denne forbindelse skal bæres av tilbyder. Ved bruk av underleverandører er allikevel tilbyder ansvarlig for at deres kontraktsforpliktelser ivaretas som avtalt. 5. Kvalifikasjonskrav 5.1 Skatteattester Det kreves at gyldige skatteattester leveres. DFØ vil vurdere eventuelle restanser knyttet til innbetaling av skatt. Krav til dokumentasjon: Skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt skal framlegges som vedlegg til tilbudet og innen tilbudsfristens utløp, som bekreftelse på at forfalte skatter og avgifter er betalt. Attestene skal være utstedt av kemneren / kommunekassereren på tilbyders forretningssted og av skattefogden i vedkommende firmas hjemstedsfylke. Tilbydere med forretningsadresse utenfor Norge skal framlegge attester som bekrefter at tilbyderen har ordnede skatte- og avgiftsforhold i sitt hjemland. Direktoratet for økonomistyring Side 7 av 14

8 Attestene skal ikke være eldre enn seks (6) måneder, regnet fra tilbudsfristens utløp. 5.2 HMS-erklæring Det kreves at gyldig HMS-egenerklæring leveres som vedlegg til tilbudet og innen tilbudsfristens utløp. Krav til dokumentasjon: Alle tilbydere skal legge ved egenerklæring om at virksomheten oppfyller, eller ved eventuelt tildeling av avtale vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS). Erklæringen skal være underskrevet av leder og en ansatt. Se vedlegg Lønns- og arbeidsvilkår ved medvirkning til å oppfylle kontrakten Tilbydere skal sørge for at ansatte i egen virksomhet og andre som medvirker til å oppfylle kontrakten ikke har dårligere lønns- og arbeidsforhold enn det som følger av tariffavtaler, regulativ eller det som er normalt for vedkommende yrke. Dette gjelder bare for ansatte som direkte medvirker til oppfyllelse av kontrakten. Ledelsen for virksomheten er ansvarlig for at denne regelen etterleves. Krav til dokumentasjon: Tilbyder skal dokumentere ved en egenerklæring at de lønns- og arbeidsvilkår, for de som medvirker til oppfyllelse av kontrakten, ikke er i strid med tariffavtaler, regulativ eller det som er normalt for vedkommende yrke. Erklæringen skal være signert og datert. Se vedlegg Økonomisk stilling Det kreves tilfredsstillende økonomi for å gjennomføre oppdraget. Krav til dokumentasjon: Foretakets årsregnskap inkludert styrets årsberetning og revisorerklæring for de siste to regnskapsår skal vedlegges. 5.5 Beskrivelse av tilbyders organisasjon Det kreves at tilbyderen er et lovlig etablert foretak og har tilstrekkelig kapasitet. Krav til dokumentasjon: Det skal gis en beskrivelse av tilbyders organisasjon, selskapsform, eierstruktur og virksomhetsområde. Firmaattest skal legges ved. Direktoratet for økonomistyring Side 8 av 14

9 5.6 Beskrivelse av tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner Det kreves at tilbydere beskriver deres mest relevante leveranser de siste 3 årene. Krav til dokumentasjon: Liste over de mest relevante leveransene de siste 3 årene, herunder opplysninger om tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post). Referanser vil kun bli kontaktet ved behov. 5.7 Kvalitetssikrings- og styringssystem Det kreves at tilbyder har gode rutiner for kvalitetssikring av sine ytelser. Krav til dokumentasjon: En beskrivelse av tilbyders kvalitetssikringsrutiner, eventuelt dokumentasjon på relevant sertifisering. 6. Tildelingskriterier DFØ vil tildele kontrakt på grunnlag av det økonomisk mest fordelaktige tilbudet blant de tilbydere som er kvalifisert basert på kvalifikasjonskravene i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg. Tilbydere rangeres etter en helhetsvurdering basert på følgende kriterier: Kriterier Beskrivelse Vekt Pris Lisensieringsbetingelser og andre avtalevilkår Vedlikehold /support Totalkostnaden for kjøp av lisenser og vedlikehold i hele avtalens løpetid. Hvis lisensieringen påvirkes av endringer i DFØs driftsmiljø eller andre faktorer, vil slike endringer ikke inngå i vurderingen av dette tildelingskriteriet. Med andre ord vil vurdering av totalkostnaden forutsette at dagens miljø forblir uendret i avtalens løpetid. Dette kriteriet vil bli vurdert på bakgrunn av opplysninger gitt i punkt 7.1 i konkurransegrunnlaget. Dette kriteriet vurderes på bakgrunn av opplysninger gitt under punkt 7.2 i konkurransegrunnlaget, blant annet forutberegnelighet i kostnadsberegning og arbeidsmengden som kreves av DFØ for å beregne fremtidige lisenspriser. Tilbyders besvarelse i punkt 7.3 i konkurransegrunnlaget og SSA-V, bilag 2 utdypende spesifikasjon av ytelsen, inkl. eventuell tjenestenivåavtale vil bli vurdert under dette tildelingskriteriet. 70 % 20 % 10 % 7. Kundens kravspesifikasjon 7.1 Pris Alle priser bes oppgitt eksklusiv merverdiavgift. Direktoratet for økonomistyring Side 9 av 14

10 Ref. Kravtekst Krav PR.01 PR.02 PR.03 Tilbyder skal beskrive hvilke prismekanismer, inkl. priser, som ligger til grunn for lisensbetingelsene. Tilbyder skal beskrive eventuelle oppstarts- eller konverteringskostnader forbundet med avtaleinngåelse. Tilbyder skal beskrive kostnader forbundet med kjøp av lisenser for bruk av DB2-databasen. For å sikre et likt sammenligningsgrunnlag mellom tilbydere, ber vi tilbyder oppgi pris for lisensiering av databasen per år. Tilbyder skal legge til grunn at dagens tekniske miljø forblir uendret over avtaleperioden. Vi viser til vedlegg 4 for dagens tekniske miljø hos DFØ. PR.04 PR.05 PR.06 PR.07 Dersom pris for kjøp av lisenser påvirkes av andre forhold, slik som for eksempel antall CPU, bes tilbyder oppgi hvordan prisen endres ved endringer i slike forhold. For eksempel hvor mye og hvordan prisen endres ved endret antall CPU. Tilbyder skal prissette bruk av verktøy eller tilleggsfunksjonalitet som ikke dekkes av ordinære lisensbetingelser. Tilbyder skal beskrive hvilke prismekanismer, inkl. priser, som ligger til grunn for support- og vedlikeholdsbetingelsene. For å sikre et likt sammenligningsgrunnlag mellom tilbydere, ber vi tilbyder oppgi pris for support og vedlikehold per år. Tilbyder skal beskrive eventuelle andre kostnader forbundet med oppstart, eller andre kostnader som vil løpe i avtaleperioden. 7.2 Lisensieringsbetingelser og andre avtalevilkår Ref. Kravtekst Krav LI.01 LI.02 LI.03 LI.04 Tilbyder skal beskrive mekanismer for lisensiering av bruk av databasen. Leverandøren ønsker fortrinnsvis en databaselisensiering som gir bedre skaleringsmuligheter og større fleksibilitet enn ved kjernebasert lisensiering. Tilbyder skal beskrive hvordan leveransen (lisens og vedlikehold) vil bli fakturert, herunder frekvens (for eksempel, årlig, kvartalsvis eller månedlig). Tilbyder skal beskrive eventuelle elementer som påvirker prisen for kjøp av lisenser, eksempelvis antall CPU. Beskrivelsen må innholde detaljer rundt hvordan prisen påvirkes, og vi ber tilbyder beskrive relevante eksempler for å illustrere effekten. Partene skal inngå en rammeavtale for kjøp av lisenser. Rammeavtalen skal være gjeldende fra , og ha en varighet på år. Prisene Direktoratet for økonomistyring Side 10 av 14

11 skal være faste i hele avtaleperioden med unntak av prisjustering i henhold til SSA-K. LI.05 Partene skal inngå en avtale for vedlikehold av DB2-databasen. Vedlikeholdsavtalen skal være gjeldende fra , og ha en varighet på år. 7.3 Vedlikehold / support Ref. Kravtekst Krav VH.01 Tilbyder skal beskrive hvordan support vil bli tilrettelagt. VH.02 Tilbyder skal ha servicedesk med åpningstid 24 timer i døgnet og 365 dager i året. VH.03 Tilbyders servicedesk skal kunne kommunisere på norsk eller engelsk. 8. Formalia 8.1 Kommunikasjon vedrørende anskaffelsen DFØ vil behandle aktuelle tilbydere likt. Mens konkurransegrunnlaget er ute til besvarelse, skal all kommunikasjon vedrørende konkurransegrunnlaget og anskaffelsen for øvrig være skriftlig. Anmodning om svar på spørsmål og avklaringer skal søkes framsatt så fort som mulig. Eventuelle spørsmål sendes til e-postadresse: postmottak@dfo.no Merk e-posten med i emne-feltet: Spørsmål Anbudskonkurranse kjøp av lisenser og vedlikehold DB2-database. Svar på spørsmål som DFØ finner relevante, vil bli anonymisert og publisert slik at de er likt tilgjengelig for alle. DFØ sin kontaktperson for denne anskaffelsen er: 8.2 Språk Navn: John Hornslien Postadresse: Postboks 7154, St. Olavs plass 0130 Oslo Besøksadresse: Karl Johans gt. 37 B 0162 Oslo e-post: john.hornslien@dfo.no Telefon: Tilbudet, inkludert alle opplysninger og vedlegg, skal leveres på norsk. Direktoratet for økonomistyring Side 11 av 14

12 8.3 Offentlighet og taushetsplikt Tilbudene og anskaffelsesprotokoll er i utgangspunktet ikke unntatt for offentlighet etter at valg av leverandør er foretatt, jf. offentleglova 23 tredje ledd, jf. FOA 3-5. Oppdragsgiver er videre pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentleglova 11. Tilbyder skal i tilbudet angi i eget dokument med tydelig referanse til hvor aktuelle opplysninger i tilbudet tilbyder mener er underlagt taushetsplikt etter FOA 3-6, eller som av andre grunner skal være unntatt fra innsyn. Vi gjør oppmerksom på at informasjon fra tilbyder bare er veiledende og at DFØ er forpliktet til å gjøre en selvstendig vurdering dersom det foreligger et innsynskrav. 8.4 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen, eller forkaste samtlige tilbud, dersom det foreligger saklig grunn (jf. FOA 22-1). 8.5 Kostnader Kostnader som tilbyder pådrar seg fram til eventuell avtale er signert, skal ikke belastes oppdragsgiver. 8.6 Endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget skal umiddelbart sendes til alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Opplysninger om rettelser, suppleringer og endringer kunngjøres elektronisk på DOFFIN. Dersom rettelse, supplering eller endring kommer så sent at det er vanskelig for leverandørene å ta hensyn til det i tilbudet, skal det fastsettes en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige leverandører skal snarest varsles om forlengelsen. 8.7 Frist til å levere tilbud Tilbudet skal være DFØ i hende innen fredag, 21. november 2014, kl. 12:00. Innleverte tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekallelse av tilbud skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og må tilfredsstille samtlige formalkrav. Det er tilbyders ansvar at tilbudet er oppdragsgiver i hende, på leveringsadresse som beskrevet i punkt 8.14, før tilbudsfristens utløp. 8.8 Avvisning Oppdragsgiver plikter å avvise leverandører dersom forhold beskrevet i FOA 20-12(1) foreligger, og har rett til å avvise leverandører ved omstendigheter beskrevet i FOA 20-12(2). Tilbud vil bli avvist dersom forhold beskrevet i FOA 20-13(1) foreligger, herunder: Direktoratet for økonomistyring Side 12 av 14

13 Det ikke er levert innen angitte frister (herunder hvis forsinkelsen skyldes tredjepart, f.eks. posten, budfirma) Det ikke er skriftlig, lukket og i merket forsendelse Det inneholder forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter med videre som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene Oppdragsgiver kan også avvise tilbud etter bestemmelsene i FOA 20-13(2). 8.9 Meddelelse Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom tilbud blir forkastet eller avvist, og / eller samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses. Når oppdragsgiveren har besluttet hvilken leverandør som skal tildeles avtalen, vil samtlige tilbydere samtidig bli meddelt beslutningen skriftlig i rimelig tid før avtaleinngåelse. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og angi karensperiode før kontraktsinngåelse. De ikke antatte tilbyderne vil, på skriftlig forespørsel, få en nærmere begrunnelse for hvorfor tilbudet er forkastet eller avvist, eller informasjon om resultatet fra tilbudsevalueringen, senest femten (15) dager etter at tilbyder har bedt om begrunnelse Avklaringer/klargjøringer Etter at tilbudene er kommet inn, kan DFØ ved forespørsel be tilbyderne foreta avklaringer/ klargjøringer vedrørende tilbudene. Avklaringer kan skje skriftlig Åpning av tilbudene Det vil ikke være offentlig åpning av tilbudene Vedståelsesfrist Tilbudet skal være bindende til og med onsdag, 31. desember 2014, kl. 24: Leveringsform Tilbudet skal leveres skriftlig i lukket pakke. Vi ønsker at tilbudet leveres som: To eksemplarer av tilbudet i papirformat. Kopi av tilbudet på elektronisk format på minnepinne. Ved eventuelle avvik mellom eksemplarene, er det den originale papirversjonen som gjelder. Pakken skal merkes Anbudskonkurranse rammeavtale for kjøp av lisenser og vedlikehold til DB2- database Leveringsadresse Tilbudet sendes til: Direktoratet for økonomistyring Direktoratet for økonomistyring Side 13 av 14

14 Postboks 7154, St. Olavs plass 0130 Oslo eller leveres til: Direktoratet for økonomistyring Karl Johans gt. 37 B 5. etasje 0162 Oslo 9. Vedlegg Vedlegg 1: Vedlegg 2: Vedlegg 3: Vedlegg 4: Vedlegg 5: Statens standardavtaler for IT-anskaffelser, Den lille Kjøpsavtalen (SSA-K lille) med bilag 1-9 Statens standardavtaler for IT-anskaffelser, Den lille Vedlikeholdsavtalen (SSA-V lille) med bilag 1-5 Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS) Dagens tekniske miljø Egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter Direktoratet for økonomistyring Side 14 av 14