SARBUVOLLEN BÅTFORENING

Transkript

1 SARBUVOLLEN BÅTFORENING PROTOKOLL FRA ÅRSMØTE MARS 2016 Styreleder ønsket velkommen. Det var 33 fremmøtte. Hvorav 31 stemmeberettigede medlemmer, pluss 4 godkjente fullmakter, noe som ga totalt 35 stemmer og Årsmøte 2016 er beslutningsdyktig. SAK 1. KONSTITUERING A) Godkjennelse av møteinnkallingen. Vedtak: Det var ingen kommentarer til innkallingen, og møtet ble satt. B) Valg av møteleder. Styreleder foreslo Cathrine Lødrup som møteleder. Cathrine Lødrup ble valgt som møteleder. C) Valg av referent og 2 medlemmer til å undertegne protokollen Møteleder foreslo administrativ leder Thore Mehlum som referent. Geir Gulliksen og Annie Skuncke som sa seg villig til å undertegne protokollen. Thore Mehlum ble valgt som referent og Geir Gulliksen og Annie Skuncke ble valgt til å undertegne protokollen. D) Godkjenning av dagsorden. Dagsorden ble godkjent uten merknader. Side 1 av 7

2 SAK 2. ÅRSBERETNING A) Møteleder refererte hvert punkt i årsberetningen og ba om eventuelle kommentarer. Styrets Årsberetning ble tatt til etterretning uten kommentarer. B) Kontrollkomiteens årsberetning Kontrollkomitéens representant (RW) refererte kontrollkomiteens årsberetning og ba om eventuelle kommentarer. Kontrollkomiteens årsberetning ble tatt til etterretning uten kommentarer. SAK 3. REGNSKAP 2015 Daglig leder viste til det utsendte regnskapet. Enkelte utgiftsposter ble forklart med henvisning til de medfølgende noter. Kontrollkomitéens representant (RW) refererte kontrollkomitéens revisjonsberetning og ba om eventuelle kommentarer. Det fremlagte regnskapet med Kontrollkomitéens revisjonsberetning ble enstemmig godkjent som Sarbuvollen Båtforenings regnskap for SAK 4. FBB s virksomhet 2015 Styreleder orienterte om FBB s aktiviteter for 2015 og ba om eventuelle kommentarer. FBB (Fellesutvalget for båtforeninger i Bærum) har i 2015 bestått av følgende representanter: Georg Øksnes, formann, Harald Hansen, Rune Larsen, Rune Molberg, Per Horn, Solvik Båtforening Gyssestad Båtforening Strand Båtforening Lakseberget Båtforening, Sarbuvollen Båtforening Orienteringen ble tatt til etterretning uten kommentarer. SAK 5. SAK 6. KAFFEPAUSE STATUS SARBUVOLLEN HUSMANNSPLASS Styreleder orienterte om status angående fornyelse av leieavtale for bruk av Sarbuvollen Husmannsplass. Båtforeningen har mottatt forslag til leieavtale som er til vurdering og som vil være grunnlag for videre forhandlinger. Orienteringen ble tatt til etterretning. Side 2 av 7

3 SAK 7. ORIENTERING OM AVFALLS- OG BEREDSKAPSPLAN Daglig leder orienterte om Avfalls- og Beredskapsplanen som er i ferd med å bli implementert i tillegg til Havnereglementet. Alle båtforeninger er pålagt å ha en avfalls- og beredskapsplan i henhold til gjeldende regelverk, ref. forurensningsforskriften kapittel 20. Sarbuvollen Båtforening inngår i en felles avfallsplan for småbåthavner i Bærum kommune. Sarbuvollen Båtforenings mål er å bistå våre medlemmer til å sikre natur og miljø ved etablering og drift av en tilfredsstillende mottaksordning for båtavfall i havnen. Denne planen skal være et verktøy for driften av havnen og gi retningslinjer for havnens brukere. Planen skal sikre at foreningen og våre medlemmer, samt besøkende på bryggeanlegget, er kjent med hvordan man opptrer ved en akutt situasjon samt håndterer avfall på en god og sikker måte og i henhold til gjeldende lovgivning og forskrifter. Orienteringen ble tatt til etterretning. SAK 8. STYRETS FORSLAG TIL Å FRITA KONTROLLKOMITÉEN FOR REVISORFUNKSJONENE SAMT Å INNGÅ AVTALE MED EKSTERN REVISOR Styreleder satte frem forslag om å frita Kontrollkomitéen for revisorfunksjoner samt å inngå avtale med en ekstern revisor. Han poengterte at Kontrollkomitéen at gjør en glimrende jobb, men revisoroppgaven har gjennom årene blitt mer krevende siden den årlige omsetningen nå er ca. 2 millioner. Alle båtforeningene i FBB benytter ekstern revisor. Forslaget ble vedtatt med akklamasjon. SAK 9. STYRETS FORSLAG TIL ENDRING AV INSTUKS TIL KONTROLLKOMITÉEN Møteleder refererte til utsendt forslag til revidert instruks til Kontrollkomitéen for godkjennelse av Årsmøte. Kommentar fra salen: (GA) Det ble presisert at Kontrollkomitéen er det høyeste kontrollorgan i båtforeningen og den skal ved behov ha adgang til all dokumentasjon som angår driften av foreningen, dette inkluderer regnskapsdokumenter. Det fremlagte forslag til revidert instruks til Kontrollkomitéen ble enstemmig vedtatt. SAK 10. BUDSJETT 2016 Daglig leder orienterte om årets budsjettforslag. Følgende investeringer er foreslått i budsjettet: Oppgradering av opplagsplass (utjevning og asfaltering av parkeringsplassen) ca. kr med avskrivning over 20 år. Etablering av vaskeplass m /sandfanger for spyling av båter ved opptak, kostnad ca. kr med avskrivning over 20 år. Side 3 av 7

4 Innkjøp av SOS søyler med brannslukkingsapparat og livring, kostnad ca. kr med avskrivning over 5 år Budsjetterte driftskostnader for 2016 er på kr som er ca. 8% høyere enn de aktuelle driftskostnader for Begrunnelse: Utgifter til ekstern revisor Pålagt FBB-kontingent Etablering av HMS-håndbok Indeksregulering på de andre driftskostnadene. Budsjetterte driftsinntekter for 2016 er på kr som er ca. 3% lavere enn de aktuelle driftsinntekter vi hadde i Inntektsbudsjettet er basert på at det benyttes de samme satser/takster /priser på kontingenter, leieinntekter og gebyrer som i Begrunnelse: Konservativ vurdering av muligheten for like mange båter i opplag vinteren (vinterinntekter) Konservativ vurdering av muligheten for å kunne ilegge gebyrer og medlemmenes behov for de tjenester som tilbys. Spørsmål fra salen: (GA) Tidligere ble Dykkerinspeksjonen avskrevet over tre år siden denne gjennomføres hvert 3. år. I budsjettet avskrives denne nå over 10 år, hva er grunnen? Styrets kommentar: Dykkerinspeksjonen består av inspeksjon for å avdekke hva som må skiftes ut, gjennomføringen av utskiftningene og materiell (kjetting, sjakler, tauverk). Materiellet og gjennomføringen av utskiftningen er den vesentligste kostnaden og levetiden på utskiftet materiell er mer enn 10 år. (PS) Budsjetterte kostnader til vedlikehold er lavere i 2016 enn 2015, er det lurt og redusere på vedlikeholdet? Styrets kommentar: Vedlikehold er en prioritert aktivitet i havnen så den er ikke redusert. Vedlikeholdskostnaden i 2015 ble ekstra høye på grunn av utbedring av taket på kontoret. Årsmøte hadde ingen spesielle innvendinger til budsjettet. Det fremlagte budsjett ble enstemmig vedtatt som Sarbuvollen Båtforenings budsjett for SAK 11. VALG 11.1 Representanter til Styret Følgende medlemmer av styret er på valg: Per Horn, styreleder Cathrine Lødrup, styremedlem Steinar Jartung, styremedlem Ole Grønskar, varamann Side 4 av 7

5 Styreleder Per Horn har vært medlem av styret i Sarbuvollen Båtforeninger siden 2008 og har dermed sittet i styret i 8 år og gjenvalg kan ikke skje, ref. 5, annet ledd i LOVER FOR SARBUVOLLEN BÅTFORENING. Valgkomitéen foreslår at Geir Gulliksen erstatter Per Horn og velges som medlem av styret for en periode på to år. Styremedlem Cathrine Lødrup har vært medlem av styret i Sarbuvollen Båtforeninger siden 2006 og har dermed sittet i styret i mer enn 8 år og gjenvalg kan ikke skje, ref. 5, annet ledd i LOVER FOR SARBUVOLLEN BÅTFORENING. Valgkomitéen foreslår at Inger Dahl erstatter Cathrine Lødrup og velges som medlem av styret for en periode på to år. Styremedlem Steinar Jartung har vært medlem av styret i Sarbuvollen Båtforeninger siden 2010 og gjenvalg kan skje, ref. 5, annet ledd i LOVER FOR SARBUVOLLEN BÅTFORENING. Steinar Jartung er villig til å ta gjenvalg og valgkomitéen foreslår at Steinar Jartung gjenvelges som medlem av styret for en periode på nye to år. Varamedlem Ole Grønskar har vært medlem av styret i Sarbuvollen Båtforeninger siden 2010 og gjenvalg kan skje, ref. 5, annet ledd i LOVER FOR SARBUVOLLEN BÅTFORENING. Ole Grønskar er villig til å ta gjenvalg og valgkomitéen foreslår at Ole Grønskar gjenvelges som varamedlem til styret for en periode på nye to år. Valgkomitéen foreslår at det nye styret konstituerer seg selv på første styremøte etter Årsmøtet Valgkomitéens forslag ble vedtatt med akklamasjon. Styret i Sarbuvollen Båtforeningen for 2016 vil da bestå av følgende medlemmer: - Styremedlem Svend Vesterkjær - Styremedlem Steinar Jartung - Styremedlem Gunnar Kristiansen - Styremedlem Inger Dahl - Styremedlem Geir Gulliksen - Varamedlem Ole Grønskar - Varamedlem Caspar Bjordal Barth Det nye styre konstituerer seg selv på første styremøte og velger styreleder og nestleder Representant til Valgkomitéen Følgende har sittet som medlem av valgkomitéen i 2015: Per Lillelien Grethe Moe I henhold til 5, tredje ledd i LOVER FOR SARBUVOLLEN BÅTFORENING skal Årsmøte velge en valgkomité på 2 medlemmer. Styret foreslår at Per Lillelien og Grethe Moe gjenvelges som medlemmer av valgkomitéen for Styrets forslag ble vedtatt med akklamasjon. Side 5 av 7

6 Valgkomitéen i Sarbuvollen Båtforeningen for 2016 vil da bestå av følgende medlemmer: Per Lillelien Grethe Moe 11.3 Representant til Kontrollkomitéen Følgende er på valg i kontrollkomitéen: Simon Enger Cecilie Skarphagen Simon Enger har sittet som medlem av kontrollkomitéen i to perioder på 2 år som er maksimum i henhold til 7, første ledd i LOVER FOR SARBUVOLLEN BÅTFORENING. Styret foreslår at Sven Hauge erstatter Simon Enger og velges som medlem av kontrollkomitéen for en periode på to år. Cecilie Skarphagen har sittet som medlem av kontrollkomitéen i en periode på 2 år og kan gjenvelges i henhold til 7, første ledd i LOVER FOR SARBUVOLLEN BÅTFORENING. Cecilie Skarphagen ønsker ikke å ta gjenvalg og styret foreslår at Per Halck erstatter Cecilie Skarphagen og velges som medlem av kontrollkomitéen for en periode på to år. Styrets forslag ble vedtatt med akklamasjon. Kontrollkomiteen i Sarbuvollen Båtforening for 2016 vil da bestå av følgende medlemmer: - Rolf Wahlqvist - Sven Hauge - Per Halck Nestleder Svend Vesterkjær takket avtroppende styreleder Per Horn for god innsats i styret gjennom mange år med overrekkelse av en påskjønnelse. Nestleder Svend Vesterkjær takket styremedlem Cathrine Lødrup for god innsats i styret gjennom mange år med overrekkelse av en påskjønnelse. Nestleder Svend Vesterkjær takket avtroppende kontrollkomitémedlem Simon Enger for innsatsen i kontrollkomitéen med overrekkelse av en påskjønnelse. Nestleder Svend Vesterkjær takket avtroppende kontrollkomitémedlem Cecilie Skarphagen for innsatsen i kontrollkomitéen med overrekkelse av en påskjønnelse. Side 6 av 7

7 Styreleder avsluttet Årsmøtet 2016 ca. kl med å takke de fremmøtte for et godt og konstruktivt Årsmøte. Høvik, 16. mars 2016 Thore Mehlum Referent Sign. Protokollunderskrivere Annie Skuncke Sign. Geir Gulliksen Sign. Side 7 av 7