Møtebok. Forfall/møtte ikkje Frå Følgjande varamedlem møtte Frå Leidulf Rygg Bogstad KRF Hege Lothe SV Magni Aa Berge SP Hans Lothe H

Transkript

1 Gloppen kommune Utval Administrasjonsutvalet Møtestad På søreide Dato Tid Kl. 14:00-16:00 Møtebok Følgjande medlemar møtte Kristin Sælen Marie Gjengedal Tone Morken Per Rune Vereide Bjarte Gangeskar Frå Dei tilsette Dei tilsette Dei tilsette SP V Forfall/møtte ikkje Frå Følgjande varamedlem møtte Frå Leidulf Rygg Bogstad KRF Hege Lothe SV Magni Aa Berge SP Hans Lothe H Andre som møtte Per Arne Strand, oppvekstsjef i sak 005/17 Rita Arlen Lilletvedt, personalsjef Ugilde Sak Følgjande varamedl. Merknad møtte Bjarte Gangeskar 005/17, Forvaltningslova 6 2.ledd Møteleiar: Bjarte Gangeskar Underskrifter: Bjarte Gangeskar Hege Lothe

2 Sakliste Sak nr. Sakstittel 001/17 Godkjenning av møteprotokoll, innkalling og sakliste 002/17 Referat og orienteringssaker 003/17 Tilsetting av faste vikarar i helse og omsorg og oppvekst 004/17 Endra organisering i helse og omsorg - miljøarbeiderteneste 005/17 Akuttberedskap i barnevernet - samarbeid mellom Eid, Gloppen og Stryn Side 2

3 Gloppen kommune Arkiv: FE JournalpostID: 17/2500 Saksbehandlar: Jan Kåre Fure Saksnr. Utval Møtedato 001/17 Administrasjonsutvalet Godkjenning av møteprotokoll, innkalling og sakliste Utvalsleiar si tilråding: 1. Administrasjonsutvalet godkjenner møteprotokollen frå sitt møte den 8. desember Administrasjonsutvalet godkjenner innkallinga og saklista til møtet den 16. februar Møteprotokollen frå siste møtet blir lagt fram til godkjenning. Samstundes ber utvalsleiar om godkjenning av innkallinga og saklista til dette møtet. Administrasjonsutvalet Behandling 001/17 Vedtak 1. Administrasjonsutvalet godkjenner møteprotokollen frå sitt møte den 8. desember Administrasjonsutvalet godkjenner innkallinga og saklista til møtet den 16. februar Vedtaket var samrøystes Side 3

4 Gloppen kommune Arkiv: FE JournalpostID: 17/2501 Saksbehandlar: Jan Kåre Fure Saksnr. Utval Møtedato 002/17 Administrasjonsutvalet Referat og orienteringssaker Rådmannen legg ikkje fram tilråding i saka. Orienteringssaker: Det er så langt ingen orienteringssaker. Ordet fritt... Per Rune Vereide stilte spørsmål om administrasjonsutvalet får ei orientering om rapport frå forvaltningsrevisjon vedr administrativt nivå/stillingsheimlar som var framlagt kontrollutvalet sitt møte tidlegare i dag. - Administrasjonen kjem tilbake med ei formell sak etter behandling i kommunestyret Administrasjonsutvalet Behandling 002/17 Vedtak Det vart ikkje gjort vedtak i saka Side 4

5 Gloppen kommune Arkiv: JournalpostID: 17/2399 Saksbehandlar: Rita Arlen Lilletvedt Saksnr. Utval Møtedato 008/17 Helse- og omsorgsutvalet /17 Oppvekstutvalet /17 Administrasjonsutvalet Kommunestyret Tilsetting av faste vikarar i helse og omsorg og oppvekst Rådmannen si tilråding Kommunestyret viser til rådmannen si saksutgreiing og godkjenner etablering av ordning med faste vikarar innanfor faggruppene som er omtala i saka. Saksutgreiing Bakgrunn for saka Innan helse og omsorg vart det i 2015 vedteke å starte eit prosjekt med tilsetting av 3 faste sjukepleievikarar i heimetenestene Sandane, Breim og Hyen. Bakgrunn for prosjektet var å sikre stabilitet, kontinuitet og fagleg kompetanse i einingane. Det var også eit viktig tiltak for å lette arbeidspress, redusere sjukefråvær og gjere det enklare for dei tilsette å stå lengre i stillingane sine. Stillingane vart finansiert ved omdisponering av vikarbudsjettet. Det er no eit ynskje om å få etablere ei tilsvarande ordning for helsefagarbeidarar, barne- og ungdomsarbeidarar, lærarar og barnehagelærarar, samt sjukepleiarar i andre einingar som ikkje var med i prosjektet. Fakta i saka Kommunen har eit kontinuerlig behov for vikarar innanfor dei store faggruppene som er nemnde innleiingsvis. Samtidig er det vanskeleg å få rekruttert inn personar med rett fagkompetanse til vikarstillingar då det generelt er kamp om arbeidskrafta inanfor desse faggruppene og også fordi det gjerne oppstår eit akutt behov som krev tilsetting straks. Vi må då ofte tilsette ufaglært arbeidskraft i desse mellombelse vikarstillingane. Vikariata blir gjerne forlenga, og det dukkar opp andre akutte vikariat som den mellombels tilsette går inn i. Dette får etter kvart konsekvensar i form av krav om fast tilsetting. Regelverket med omsyn til krav om fast stilling er innskjerpa, slik at tidlegare 4-års regel no i praksis er blitt ein 3-års regel. Dette betyr at dei fleste mellombels tilsette i kommunen har krav på fast tilsetting etter 3 år. I tillegg til krav etter 3- og 4-årsreglane har kommunen også fått mange krav om auka fast stilling tilsvarande faktisk arbeidstid dei siste 12 månadene etter nye reglear i arbeidsmiljølova. Med bakgrunn i desse regelane er det mange ufaglærte som får fast tilsetting og går inn i stillingar der det i utgangspunktet er krav om fagkompetanse. Side 5

6 Akutte kortsiktige bemanningsbehov i samband med fråvær vil også i stor grad medføre meirarbeid, overtid og forskyvd arbeidstid for faste tilsette. Dette gir ein belastande og uforutsigbar arbeidssituasjon som har konsekvensar for både sjukefråvær, moglegheit for forlenga yrkesaktivitet og for arbeidsmiljøet generelt. Oversikt over kostnadar til vikarbruk 2016: Som det framgår av tabellen er det eit betydeleg omfang av vikarbruk i einingane det her er snakk om, og det vil såleis vere liten risiko med å tilsette nokre faste vikarar som kan brukast på tvers av einingane. Økonomiske konsekvensar for kommunen Faste vikarstillingar vil bli finansiert gjennom omdisponering av vikarbudsjetta, slik at det totalt sett ikkje skal medføre ekstra kostnader for kommunen. Rådmannen si vurdering Tilbakemeldingane frå prosjektet i helse og omsorg har vore udelt positive. Leiarane har fått ein betydeleg betre kvardag, det har vorte mindre belastning på andre faste tilsette, det har sikra tilstrekkeleg fagleg kompetanse og det har også gitt betre kvalitet og kontinuitet for brukarane. Prosjektet har ikkje medført auka kostnader totalt sett for kommunen. Med å etablere ei tilsvarande ordning også for nemnde faggrupper vil vi i større grad sikre tilsetting av riktig fagleg kompetanse sidan vi då kan lyse ut faste stillingar. Vi vil også ha betre kontroll med stillingsheimlane og kven som blir tilsett i faste stillingar. Slik regelverket er no vil mellombels tilsette som går utover fristane i regelverket vere å sjå på som fast tilsette. Med bakgrunn i erfaringane som er gjort i prosektet i helse og omsorg tilråd rådmannen å etablere ei tilsvarande ordnining for faggruppene som er omtala i saka. Administrasjonsutvalet Behandling 003/17 Vedtak Administrasjonsutvalet seier seg samd i tilrådinga frå rådmannen Vedtaket var samrøystes Side 6

7 Gloppen kommune Arkiv: HIST - 16/461 JournalpostID: 17/2431 Saksbehandlar: Rita Arlen Lilletvedt Saksnr. Utval Møtedato 004/17 Administrasjonsutvalet Endra organisering i helse og omsorg - miljøarbeiderteneste Rådmannen si tilråding Administrasjonsutvalet tar saka til orientering Saksutgreiing Bakgrunn for saka Gloppen kommune har vedteke å omorganisere tenestene til menneske med utviklingshemming til ei ny miljøarbeidarteneste. Målet med omorganiseringa er betre tenester til brukarane, gode fagmiljø for dei tilsette, betre ressursutnytting og meir fleksible tenester. Brukarane skal fortsatt motta tenestene dei har vedtak på og faste tilsette skal ikkje misse arbeidet. Arbeidet med å vurdere ei ny organisering har vore ein prosess der tillitsvalde, brukarrepresentantar, helse- og omsorgssjef og einingsleiarar har vore med. Det har også vore halde informasjonsmøte for tilsette og brukarar/pårørande. Det har ikkje komt fram innvendingar mot forslaget til ny organisering. Forslag til ny organisering er ei eining med tre avdelingar: Åsavegen/Nordåsen/heimebuande, Åsateigen, Solsikka, med ein einingsleiar og tre avdelingsleiarar. Desse vil vere eit leiarteam med felles ansvar for tenestene. Einingsleiar skal ha overordna ansvar for budsjett, økonomi, ressursfordeling mellom einingane, oppfølging av sjukemelde, personalmøte, personalsaker, saksbehandling og fagleg ansvar for tenesta. Avdelingsleiarane skal ha ansvar for den daglege drifta, turnus, dagleg personalansvar, fagleg ansvar og ressursbruk i avdelingane. Figuren under illustrerer ny organisering. Side 7

8 Prosessen med utlysing av leiarstillingane har starta. Ny einingsleiar og avdelingsleiarar må vere på plass før planlegging av ei ny miljøarbeiderteneste kan starte. Dato for når omorganiseringa kan vere ferdig er difor uviss, men truleg i løpet av hausten Administrasjonsutvalet Behandling 004/17 Vedtak Administrasjonsutvalet tar saka til orientering Vedtaket var samrøystes Side 8

9 Gloppen kommune Arkiv: FE - 026, HIST - 16/772 JournalpostID: 17/2394 Saksbehandlar: Per Arne Strand Saksnr. Utval Møtedato 009/17 Oppvekstutvalet Kommunestyret 005/17 Administrasjonsutvalet Akuttberedskap i barnevernet - samarbeid mellom Eid, Gloppen og Stryn Kort samandrag av saka Saka omhandlar kravet som er kome til kommunane om å ein tilfredstillande akuttberedskap i barnevernet utanom kontortid. I den samanheng har kommunane Eid, Stryn og Gloppen gått saman og laga eit framlegg til løysing. Rådmannen si tilråding 1. Gloppen kommune inngår ein avtale med Eid og og Stryn om felles beredskapsvakt i barnevernet i tråd med saksframstillinga 2. Eid kommune blir vertskommune for ordninga 3. Iverksetting bør skje snarast råd ettersom vaktberedskap allereie er eit vilkår for å innfri kravet i lov om barneverntenester om eit forsvarleg barnevern 4. Samarbeidet skal takast opp til ny vurdering dersom kommunereforma gjer at ein av kommunane slår seg saman med andre 5. Det skal inngåast ein skriftleg samarbeidsavtale mellom kommunane om organisering av tiltaket. Oppvekstutvalet får fullmakt til å godkjenne avtalen for Gloppen sin del 6. Den interkommunale beredskapsordninga skal evaluerast innan utgangen av kvart kalenderår og har ei gjensidig oppseiingstid på 12 månader. Saksutgreiing Bakgrunn for saka Barne-, ungdoms- og familiedirektoratet (Bufdir) har i brev til kommunane, , klargjort at kommunane skal ha ei formell organisering av barnevernet som sikrar ei forsvarleg teneste også utanom kontortid. Sentrale krav er tilgjenge og rett kompetanse. I tillegg har Bufdir følgjande formulering som seier noko om kravet til tilgjenge: «En bakvaktsordning må være formalisert slik at noen har ansvar for å bidra med barnevernstjenestens kompetanse, og samarbeide med andre hjelpeinstanser dersom det oppstår en alvorlig situasjon utenfor kontortid. En ordning som baserer seg på at barnevernsledere eller ansatte i varierende grad kan kontaktes på private telefonnummer i krisesituasjoner er ikke en forsvarlig organisering av barnevernstjenestens akuttberedskap.» Krav om døgnkontinuerleg tilgjengeleg barnevern er òg føreslege teke direkte inn i lovteksten i forslag til ny barnevernslov. Forslaget innebær òg at påtalemakta ikkje lenger skal kunne fatte hastevedtak. Samstundes er det gjort framlegg om at det berre er leiar for barnevernstenesta og den Side 9

10 som fungere som leiar som skal ha denne fullmakta, framleis utan høve til å delegere denne til andre. (NOU 2016:16). Det må leggast til grunn at framlegget om å ikkje kunne delegere vedtakskompetanse, ikkje blir vedteke slik det no ligg føre. Bakgrunnen for dette er at ei slik ordning vil føre til at interkommunalt samarbeid ikkje er gjennomførbart og føre til ei vaktordning berre med barnevernsleiar og den som kan fungere som barnevernsleiar. I dette framlegget til organisering er det defor teke utgangspunkt i dagens lovverk, som uansett vil gjelde i ein lang periode framover. Fakta i saka Organisering av ei bakvaktsordning vil innehalde fleire praktiske og organisatoriske problemstillingar som må løysast. Tilgjenge: For å unngå for stor vaktbelasting bør det vere minimum 6-delt turnus med vaktlengde på 7 dagar. Vakta må vere knytt til eit fast offentleg telefonnummer som kan koblast vidare til den som til ei kvar tid er i beredskap. Det er eit krav at alle, ikkje berre naudetatane, skal kunne ringe beredskapstelefonen dersom dei har kjennskap til ei akuttsak. Det aktuelle telefonnummeret må derfor vere offentleg kjent. Oppgåver: Beredskapsvakta tek i mot og sorterer hendvendingar og gjer ei fyrste vurdering med tanke på nærare undersøkingar og evt. tiltak. Beordring av personell som ikkje er i beredskap: Ved evt. behov for iverksetting av tiltak eller umiddelbar undersøking utover det som kan gjerast pr. telefon, vil ikkje ei telefonvakt vere tilstrekkeleg bemanning. Å handtere ei akuttplassering, f.eks. etter lov om barneverntjenester 4-6, 2. ledd, vil krevje minimum to tilsette i aktivitet. Den som har vaktberedskap må derfor ha fullmakt til å beordre ut tilgjengeleg personell som ikkje er i beredskap. Om det ikkje er tilgjengeleg personell i den kommunen barnet bur ( ved kommunesamarbeid), må vedkomanbde ha fullmakt til å hente personell frå dei andre samarbeidande kommunane. Personell som kan beordrast står ikkje vaktberedskap og har ikkje plikt til å vere tilgjengeleg. Dei som vert beordra på oppdrag skal sjølvsagt lønnast for dette etter gjeldande regelverk. Kompetanse: Dei som inngår i beredskapsordninga må ha tilstrekkeleg kompetanse m.a. i høve barnevernslova sin reglar om akuttvedtak og sakshandsaming kring desse. Det vert stilt store krav til skriftleg saksframstilling og dokumentasjon. Vedkomande må vere fagleg trygg og kunne samarbeide med t.d. politi, legevakt og Bufetat sitt akuttapparat i svært kaotiske situasjonar. Vedkomande må og kunne handtere born/ungdomar og foreldre i krise og vere i stand til å kartlegge og vurdere om det er ressursar i nettverket som kan avhjelpe ein akuttsituasjon. Ved evt. interkommunalt samarbeid om beredskap må kompetansen vere vurdert som tilnærma lik/samkøyrt uansett kva kommune som til ei kvar tid har akuttberedskapen. Samarbeid med påtalemakta om heimel til å fatte akuttvedtak: Fullmakta til å fatte akuttvedtak kan, etter dagens regelverk, ikkje delegerast til andre enn barnevernsleiar/den som fungerer som barnvernsleiar. Fullmakta kan heller ikkje overførast til barnevernsleiar i ein annan kommune. Det er derfor påtalemakta som formelt må fatte vedtak dersom lokal barnevernsleiar/ den som fungerer som barnvernsleiar ikkje er involvert i den akutte situasjonen. Den som har beredskapsvakta må sakshandsame akuttvedtaket og ha dialog med jourhavande jurist hjå påtalemakta undervegs. Juridisk ansvar for saka ved kommunesamarbeid: Den kommunen barnet bur i vil vere juridisk og økonomisk ansvarleg for alle vurderingar og tiltak som er sett i verk i regi av ei beredskapsvakt (og for den saks skuld: som ikkje er sett i verk). Side 10

11 Avgrensing i høve ordinære arbeidsoppgåver: Vedkomande som har vakt må vere i stand til å avvise henvendingar som ikkje er akutte i lov om barnevernstenester sin forstand. Dette er viktig slik at det ikkje vert etablert ei «generell utvida opningstid». Slike avvisingar må òg dokumenterast. Vertskommune: Ved interkommunalt samarbeid som er avgrensa til å gjelde felles beredskapsvakt, må det vere ei vertskommune som er ansvarleg for organisering, faglig innhald, rutinar osv. Behovet for akuttberedskap: Det reelle behovet kan vurderast på fleire måtar: Talet på akuttplasseringar Talet på henvendingar utanom kontortid, uavhengig av om dette vert vurdert som akutt eller ikkje Døgnkontinuerleg tilgjenge for fosterforeldre er eit gode i seg sjølv og ei forventning frå Bufetat/Bufdir/Departementet Ivaretaking av barnevernsleiar som pr. no i realiteten har kontinuerlig vaktberedskap. Uavhengig av reelt behov/bruk er det no eit krav at kommunane skal ha ein formalisert beredskap. Vidare avklaring av rutinar m.m: Når det er bestemt korleis beredskapen skal organiserast, må det jobbast vidare med meir detaljerte rutinar som t.d. oversikt over lokalt hjelpeapparat, samarbeid med påtalemakta, kva personellressursar som kan beordrast på jobb i akutte situasjonar og kva system som skal gjelde for journalføring og skriving av vedtak i fagprogram. Og vidare: kva vaktfrekevensen skal vere, kor mange denne skal fordelast på, korleis desse skal veljast ut, oppdatering av kompetanse o.s.v. Eit spørsmål er også om dei som inngår i vaktberedskap må skjermast frå beordring i friperiodar. Økonomiske konsekvensar for kommunen I følgje hovudtariffavtalen skal passiv beredskap avlønnast med minimum 1/7. Det vil seie at kvar 7. time med passiv vakt skal avlønnast som ein ordinær arbeidstime. Det vil seie at i løpet av ei ordinær veke er det 130,5 timar som skal dekkast opp med beredskapsvakt. Dette betyr at den som har vaktberedskap skal lønnast med 18,6 timar kvar veke ein er i passiv beredskap. Her lyt vi sikre at vi gjer det likt i dei kommunane som inngår i akuttberedskapen i samarbeid med dei tilsette sine organisasjonar. Med utgangspunkt i ei gjennomsnittutrekning av lønn for aktuelle tilsette som skal gå i beredskap, vil totale lønnskostnader, inkl. sosiale kostnader og kvelds- og helgetillegg, beløpe seg til kr ,- fordelt på dei samarbeidande kommunane. Dersom same kostnadsfordeling som ved andre interkommunale samarbeid skal leggast til grunn får vi denne fordelinga: Folketal pr % 25% likt 75% Sum Kostnad 9/12 år Gloppen , , , Eid , , , Stryn , , , Sum , , Eit alternativ til slik kostnadsfordeling vil vere å dele beredskapskostnaden likt på alle kommunar eller at kvar kommune tek kostnaden ved å lønne sine to tilsette som inngår i beredskapen. Kostnader ved utrykking og beordring av personell er ikkje med i reknestykket, då dette er kostnader som kommunen må dekke i dag også. Evt. kostnader til utstyr er heller ikkje med. Desse vil uansett vere svært avgrensa. Side 11

12 Gloppen kommune har budsjettert med sin del av utgiftene i budsjettet for Rådmannen si vurdering Det er for tida mange uavklarte spørsmål med tanke på korleis kommunestruktur og samarbeidsretningar vil sjå ut i nær framtid. Dette gjer at det kan vere krevjande å avgjere kva kommunar det er fornuftig å inngå samarbeid med. Samstundes kan vi ikkje vente på endeleg avgjerd om framtidig kommunestruktur sidan kravet til forsvarleg barnevern skal innfriiast her og no. Uansett kva løysing vi vel, må vi ta høgde for at ordninga kan vere mellombels dersom nokon av dei samarbeidande kommunane vert slegne saman med andre. Kva er alternativa? Eigen beredskap i kvar kommune Det er fullt mogleg å organisere ein slik beredskap i kvar kommune etter same modell som er skissert ovanfor. Fordelen ved ei slik organisering vil vere at god lokalkunnskap gjer samarbeid med lokalt hjelpeapparat enklare. I tillegg vil det vere lettare å finne og organisere ressursar i familien sitt nettverk der alternativet er akuttplassering. Det siste vil kunne vegast opp ved at vi har høve til å beordre ut personell frå den aktuelle kommunen dersom plassering er eit alternativ. Ulempen ved eigen beredskap i kvar kommune er høg kostnad og at det vert høg vaktbelastning på få personar. Felles beredskap i heile Nordfjord Det er også mogleg å organisere ein felles beredskap i heile Nordfjord etter modellen som er skissert. Fordelen vil vere lågare kostnad for kvar kommune og at vi har fleire tilsette både som kan vere aktuelle til å inngå i formell beredskap og fleire som potensielt kan beordrast på jobb i krisesituasjonar. Det er mogleg å organisere beredskapen som ei ordinær barnevernsvakt med aktiv bemanning viss vi snakkar om eit så stort område som heile Nordfjord. Dette vil bli svært kostnadsdrivande i høve til det reelle behovet. Vi kan også tenkje oss kombinasjonar mellom aktiv og passiv vaktberedskap. Ulempene ved å inkludere sju kommunar i ei felles vaktordning er at kvar og ein som inngår i beredskapen må halde seg oppdatert på korleis hjelpeapparatet er organisert i mange kommunar. Store avstandar vil kunne gjere det vanskeleg for den som er i beredskap å fysisk møte opp i aktuell kommune. Å skulle innarbeide felles rutinar og sikre felles forståing av oppgåver til mange tilsette som har lite kontakt med kvarandre i kvardagen, vil vere utfordrande. --- Konklusjonen blir då felles beredskap i kommunane Gloppen, Eid og Stryn Felles beredskap i tre kommunar er fullt mogleg å få til etter modellen som er skissert innleiingsvis. Fordelen er at kostnaden ved eit slikt samarbeid vert relativt låg og at vi får tilstrekkeleg mange å dele vaktberedskapen på. Beredskapen er også i eit avgrensa geografisk område som gjer det mogleg for den som har vakt å møte opp i den aktuelle kommunen innan rimeleg tid, dersom dette er nødvendig. Det er òg ein fordel at dei tre kommunane allereie samarbeider om tiltaksstillingar i dag. Desse stillingane kan inngå i den personellgruppa som beordrast på jobb i krisesituasjonar. Det bør også vere overkomeleg å halde seg oppdatert på lokalt hjelpeapparat som er aktuelt å samarbeide med i kvar kommune. Ulempene ved samarbeid mellom tre kommunar kan vere at noko lokalkunnskap forsvinn og at det er vanskeleg å halde oversikt over og organisere ressursar i familien sitt nettverk som kan nyttast i ein akutt situasjon. Det siste vil kunne vegast opp ved at vi har høve til å beordre ut personell frå den Side 12

13 aktuelle kommunen dersom plassering er eit alternativ. Barnevernsleiarane i Gloppen, Eid og Stryn tilrår at beredskapen vert organisert som eit samarbeid mellom dei tre kommuname og at ein av kommunane vert oppnemnt som vertskommune for ordninga. Grunngjevinga for dette er at ei slik organisering er det som balanserer best dilemmane knytt til geografi, kostnad, styringskontroll, oversikt over aktuelt hjelpeapparat og forsvarleg vaktbelastning. Det er mogleg å søkje Fylkesmannen om prosjektmidlar til interkommunalt samarbeid om akuttberedskap. Fristen for slik søknad er 1. mars i år. Tiltaket må starte opp før og uavhengig av svar på slik søknad. Administrasjonsutvalet Behandling 005/17 Vedtak Administrasjonsutvalet seier seg samd i tilrådinga frå rådmannen Vedtaket var samrøystes Side 13