MØTEBOK NÆRØY KIRKELIGE FELLESRÅD. Kolvereid. Tilstede på møtet

Transkript

1 NÆRØY KIRKELIGE FELLESRÅD Tilstede på møtet Medlemmer (Angi evt. Vara- medlemmer Andre Styre, Råd, utvalg mv. Nærøy kirkelige fellesråd Møtested Kolvereid MØTEBOK Møtedato Fra kl. 10:00 Til kl. 12:35 hvem som er fraværende) Behandlede saker Sak nr./år F10 26 t.o.m F10-34 Einar Eidshaug, Aud Henny Nubdal, Liv Fjærli, Torhild Finseth, Søren Skagemo, Brynhild Løeng, Elin Holten, Reinert Øren og Brit Karin Theimann Forfall: Steinar Aspli Tove E. Paulsen Kirkeverge Camilla Vågan Trosopplæringsleder Sangeetha Skarstad Underskrifter Vi bekrefter med våre underskrifter at møtebokens blader, som vi har signert, er ført i samsvar med det som ble bestemt på møtet. Utskrifter Hovedutskrift er sendt til Medlemmer, revisjon, rådmann NÆRØY KIRKELIGE FELLESRÅD KOLVEREID Tlf MØTEBOK Side : PAGE \* FIRSTCAP 2 av NUMPAGES \* FIRSTCAP 13 J.nr. : Ark.nr. : Saksbehandler: Sakstype: Camilla Vågan Offentlig x Unntatt offentlighet jfr.:

2 Behandlet av: Fellesrådet Møtedato: Sak nr.:f10-26 Sak: REFERATSAKER Vedlagte dokumenter (utsendt): Andre dokumenter (ikke utsendt): Referatsaker som legges fram og kommenteres i møtet: RS Møtebok PSU RS Politianmeldte forhold Kolvereid menighetshus RS Regnskapskontroll for Trosopplæringen 2008 og 2009 RS Oppsigelse fra Kirkevergen FORSLAG TIL VEDTAK: Referatsakene tas til etterretning. VEDTAK NÆRØY KIRKELIGE FELLESRÅD : Referatsakene tas til etterretning.

3 NÆRØY KIRKELIGE FELLESRÅD KOLVEREID Tlf MØTEBOK Side : PAGE \* FIRSTCAP 3 av NUMPAGES \* FIRSTCAP 13 J.nr. : Ark.nr. : Saksbehandler: Sakstype: Camilla Vågan Offentlig X Unntatt offentlighet jfr.: Behandlet av: Fellesrådet Møtedato: Sak nr.:f10-27 Sak: MØTE- OG TALERETT FOR ANSATTE REPRESENTANT I NKF Vedlagte dokumenter (utsendt): Andre dokumenter (ikke utsendt): SAKSOPPLYSNINGER: Partsammensatt utvalg hadde i sitt møte den 18. oktober en diskusjon omkring arbeidsform og rolleavklaringer for utvalget. I den forbindelse kom det fram et ønske om en tettere dialog mellom de ansatte og fellesrådet. PSU vedtok å oversende følgende forslag til Fellesrådet: En representant valgt av og blant de ansatte gis møte- og talerett i Nærøy kirkelige fellesråd. Møtene i Fellesrådet bekjentgjøres for de ansatte. SAKSVURDERING: Det er i dag PSU som er det formelle utvalget hvor de ansatte har representasjon i møte med representanter for Nærøy kirkelige fellesråd og hvor de ansatte kan uttale seg i saker som angår de ansatte. Det er imidlertid ikke uvanlig i dag at de ansatte har muligheten til å la seg representere med møte og talerett i det øverste rådet/styret. Dette er ment som en styrking av kontakten mellom de ansatte og ledelsen. Det er i dag kirkevergen som bringer informasjon, holdninger og ev. saker fra de ansatte videre til kirkelig fellesråd. Det kan oppleves som svært fruktbart for samarbeidet og for at de ansatte skal føle seg hørt i saker som angår dem, at de gis mulighet til å uttale seg i Fellesrådet. Nærøy kirkelige fellesråd er en liten organisasjon og det vil

4 ikke være problematisk å gi de ansatte denne rettigheten. Dette fordrer imidlertid at de ansatte uansett forholder seg til tjenestevei i enkeltsaker og kjenner sin rolle, slik at møte og taleretten ikke brukes til å forhandle direkte med fellesrådet i saker som skal behandles i dialog mellom ansatte og kirkevergen. I tilknytning til stabsmøte valgte de ansatte Eldrid Ramstad til å representere seg i Nærøy kirkelige fellesråd, med Knut Grande som vara. FORSLAG TIL VEDTAK: Nærøy kirkelige fellesråd vedtar å gi en representant valgt av og blant de ansatte møte- og talerett i rådet. De ansatte oppnevner selv sin representant. VEDTAK NÆRØY KIRKELIGE FELLESRÅD : Nærøy kirkelige fellesråd vedtar å gi en representant valgt av og blant de ansatte talerett i Fellesrådet, i saker som vedgår de ansatte. De ansatte oppnevner selv sin representant med vara.

5 NÆRØY KIRKELIGE FELLESRÅD KOLVEREID Tlf MØTEBOK Side : PAGE \* FIRSTCAP 5 av NUMPAGES \* FIRSTCAP 13 J.nr. : Ark.nr. : Saksbehandler: Sakstype: Camilla Vågan Offentlig X Unntatt offentlighet jfr.: Behandlet av:fellesrådet Møtedato: Sak nr.:f10-28 Sak: REGLEMENTET FOR PSU

6 Vedlagte dokumenter (utsendt): Andre dokumenter (ikke utsendt): SAKSOPPLYSNING: Reglementet for PSU er vedtatt i 1997, med en endring til punkt 3. Myndighetsområder i Det er viktig at det fra tid til annen blir tatt en gjennomgang av ulike reglementer, slik at man får fanget opp ønskede endringer og for at reglementene fremstår formåltjenelig for organisasjoner og gjeldende intensjoner. Da reglementet var sist oppe til behandling i 2009, er det ikke grunn til å tro at det nå er grunnlag for store endringer i reglementet. SAKSVURDERING: Slik kirkevergen har forstått det har det tidligere vært en diskusjon rundt punkt 3. i reglementet som går på utvalgets myndighetsområde. I reglementet som ble vedtatt i 1997 hadde utvalget vedtaksmyndighet innenfor de områdene som er nevnt under punkt 3. Ved endringen av punktet i 2009 ble myndighetsområdet innskrenket til at utvalget har uttalelsesrett i de nevnte saker. Slik kirkevergen forstår det er ikke de ansatte fornøyd med denne endringen, hvor de mener at denne beslutningen/endringer bla foretatt på feil grunnlag i Med det som bakgrunn er det viktig at utvalgets reglement gjennomgås på nytt med særlig oppmerksomhet til punkt 3. i reglementet, slik at de ansatte kan frambringe sine synspunkter på dette overfor arbeidsgiversiden. De ansatte er av den oppfatning at det er feil å frata PSU retten til å behandle gitte saker. De mener at de ved kun å få uttalelsesrett i gitte saker får innskrenket sin medbestemmelse. I PSU sitt møte den 18. oktober gjorde utvalget et vedtak som går ut på at bestemmelsen i punkt 3 i reglementet endres tilbake til slik det var i opprinnelige reglement fra 1997 hvor det står at PSU skal behandle følgende saker i stedet for at PSU kun har uttalelsesrett i de nevnte saker. PSU vedtok i møte 18. oktober følgende forslag til endringer i reglementet for PSU: 1) Punkt 3. Myndighetsområde. PSU har uttalelsesrett i følgende saker endres til PSU skal behandle følgende saker 2) Under punkt 4. tredje avsnitt ble det foretatt en endring med at saksdokumenter skal sendes ut til medlemmene minst en uke før møtet.

7 3) Kirkevergen formulerer et forslag til et nytt punkt 7. i reglementet som går på habilitet. Dette punktet skal ta opp i seg hvordan gangen skal være når et eller flere av medlemmene er innhabile i ansettelsessaker som behandles i utvalget. FORSLAG TIL VEDTAK: Nærøy kirkelige fellesråd vedtar følgende endringer i reglementet for PSU som er gjeldende fra : 1) Punkt 3. Myndighetsområde. PSU har uttalelsesrett i følgende saker endres til PSU skal behandle følgende saker 2) Under punkt 4. tredje avsnitt, tilføyes det at saksdokumenter skal sendes ut til medlemmene minst en uke før møtet. 3) Dersom en eller flere av de ansatte som er representert i PSU er innhabile i saker som angår dem selv, skal denne/de ikke være med på å behandle saken. Vara trer da automatisk inn. Dersom også vara er innhabil velger de ansatte på forhånd en representant som deltar i behandling av enkeltsaken. VEDTAK NÆRØY KIRKELIGE FELLESRÅD : Nærøy kirkelige fellesråd vedtar følgende endringer i reglementet for PSU som er gjeldende fra : 1) Punkt 3. Myndighetsområde. PSU har uttalelsesrett i følgende saker endres til PSU skal innstille i følgende saker 2) Under punkt 4. tredje avsnitt, tilføyes det at saksdokumenter skal sendes ut til medlemmene minst en uke før møtet. 3) Punkt 6. Anke Dette punktet utgår som en følge av vedtaket. 4) Nytt punkt 6. Dersom en eller flere av de ansatte som er representert i PSU er inhabile i saker, som angår dem selv, skal denne/de ikke være med på å behandle saken. Vara trer da automatisk inn. Dersom også vara er inhabil velger de ansatte på

8 forhånd en representant som deltar i behandling av enkeltsaken. Reglementet under er slik det ble vedtatt av Nærøy kirkelig fellesråd REGLEMENT FOR PARTSAMMENSATT UTVALG (Kirkelig administrasjonsutvalg) Vedtatt av Nærøy kirkelige fellesråd LOVGRUNNLAGET Partsammensatt utvalg er hjemlet i kirkeloven 35 i hht. Hovedavtalen 13 som uavkortet skal legges til grunn. SAMMENSETNING Sammensetningen skjer i henhold til godkjent reglement. Partsammensatt utvalg består av 5 representanter, 3 fra arbeidsgiversiden og 2 fra arbeidstakersiden. Medlemmene velges/utpekes for en 4 årsperiode (dvs. valgperioden for Fellesrådet) Arbeidstakersidens 2 representanter velges normalt av og blant de ansatte med en personlig varamedlem for hvert medlem. MYNDIGHETSOMRÅDE PSU skal innstille i følgende saker: Stillingsinstrukser Tilsettinger og oppsigelser Oppretting/utvidelse og inndragning av stillinger i hht. vedtatt budsjett Utlysningstekst og lønnsplassering ved kunngjøringer som ikke anses for kurante Organisasjonsplaner Avtale om kommunal tjenesteyting Spørsmål vedr. tolking av tilsettingsreglement, arbeidsreglement og permisjonsreglement. MØTER Partsammensatt utvalg avholder møter etter behov. Arbeidsgiversiden har møteledelsen. Kirkevergen har ansvaret for innkalling til møtene og at nødvendig saksdokumenter er sendt medlemmene på forhånd, minst en uke før møtet. Kirkevergen kan innstille til saker som legges frem for utvalget. Kirkevergen har ansvaret for å skrive referat fra møtene, samt oppfølging og utsending av evt. dokumenter etter møtene.

9 Fattede vedtak i partsammensatt utvalg refereres i Fellesrådet. VEDTAK Utvalget er vedtaksført når minst halvparten av medlemmene er til stede. Vedtak er gyldig med alminnelig flertall. Ved stemmelikhet er leders stemme avgjørende. 6. HABILITET Dersom en eller flere av de ansatte som er representert i PSU er inhabile i saker som angår dem selv, skal denne/de ikke være med på å behandle saken. Vara trer da automatisk inn. Dersom også vara er inhabil velger de ansatte på forhånd en representant som deltar i behandling av enkeltsaken. NÆRØY KIRKELIGE FELLESRÅD KOLVEREID Tlf MØTEBOK Side : PAGE \* FIRSTCAP 11 av NUMPAGES \* FIRSTCAP 13 J.nr. : Ark.nr. : Saksbehandler: Sakstype: Camilla Vågan Offentlig X Unntatt offentlighet jfr.: Behandlet av: Fellesrådet Møtedato: Sak nr.:f10-29 Sak: ARBEIDSREGLEMENTET Vedlagte dokumenter (utsendt): Andre dokumenter (ikke utsendt): SAKSOPPLYSNING: Gjeldende arbeidsreglement ble vedtatt av Nærøy kirkelige fellesråd i sak 34 i Saken er behandlet med eget vedtak i PSU SAKSVURDERING:

10 Som nevnt i tidligere sak er det viktig at det fra tid til annen foretas en gjennomgang av de reglementer som finnes for organisasjonen. De reglementene som legges fram for vurdering må gjennomgås ordentlig. Derfor har kirkevergen kun valgt å legge fram eksisterende reglementer som arbeidsreglementet og permisjonsreglementer denne gangen. De andre relevante reglementer, samt stillingsinstrukser vil bli framlagt og gjennomgått tilsvarende på senere møter. Alle reglementer vedtas av Nærøy kirkelige fellesråd. De innspill og momenter som kommer fram i PSU bør være retningsgivende for fellesrådets vurdering av reglementene ved behandling i rådet. Vedtak i PSU : Punkt 5. Utbetaling av lønn. Andre avsnitt. Setningen endres fra Arbeidstaker kan kreve forskudd på lønn en gang i måneden, med inntil halvparten av ordinær nettolønn til Arbeidstaker kan kreve forskudd på lønn en gang i måneden. Punkt 5. Utbetaling av lønn. Under siste avsnitt strykes punkt 5. Fagforeningskontingenten dersom den enkelte fagforening ber om det, jfr. Hovedtariffavt. FORSLAG TIL VEDTAK: Nærøy kirkelige fellesråd vedtar følgende endringer i Arbeidsreglementet som gjelder fra : Punkt 5. Utbetaling av lønn. Andre avsnitt. Setningen endres fra Arbeidstaker kan kreve forskudd på lønn en gang i måneden, med inntil halvparten av ordinær nettolønn til Arbeidstaker kan kreve forskudd på lønn en gang i måneden. Punkt 5. Utbetaling av lønn. Under siste avsnitt strykes punkt 5. Fagforeningskontingenten dersom den enkelte fagforening ber om det, jfr. Hovedtariffavt. VEDTAK NÆRØY KIRKELIGE FELLESRÅD :

11 Nærøy kirkelige fellesråd vedtar følgende endringer i Arbeidsreglementet som gjelder fra : 1) Punkt 8. Utbetaling av lønn. Andre avsnitt. Setningen endres fra Arbeidstaker kan kreve forskudd på lønn en gang i måneden, med inntil halvparten av ordinær nettolønn til Arbeidstaker kan kreve forskudd på lønn en gang i måneden. 2) Punkt 8. Utbetaling av lønn. Under siste avsnitt strykes punkt 5. Fagforeningskontingenten dersom den enkelte fagforening ber om det, jfr. Hovedtariffavt. Punkt 17. Fortolkning/tvist/endringer Første avsnitt endres til: Spørsmål om fortolkning av dette reglement behandles av Fellesrådet. NÆRØY KIRKELIGE FELLESRÅD KOLVEREID Tlf MØTEBOK Side : PAGE \* FIRSTCAP 12 av NUMPAGES \* FIRSTCAP 13 J.nr. : Ark.nr. :

12 Saksbehandler: Sakstype: Camilla Vågan Offentlig X Unntatt offentlighet jfr.: Behandlet av: Fellesrådet Møtedato: Sak nr.: F10-30 Sak: PERMISJONSREGLEMENTET Vedlagte dokumenter (utsendt): Andre dokumenter (ikke utsendt): SAKSOPPLYSNING: Gjeldende permisjonsreglement ble vedtatt av Nærøy kirkelige fellesråd i sak 31 i Reglementet ble behandlet med vedtak av PSU i møte SAKSVURDERING: Som nevnt i tidligere sak er det viktig at det fra tid til annen foretas en gjennomgang av de reglementer som finnes for organisasjonen. De reglementene som legges fram for vurdering må gjennomgås ordentlig. Derfor har kirkevergen kun valgt å legge fram eksisterende reglementer som arbeidsreglementet og permisjonsreglementer denne gangen. De andre relevante reglementer, samt stillingsinstrukser vil bli framlagt og gjennomgått tilsvarende på sendere møter. Alle reglementer vedtas av Nærøy kirkelige fellesråd. De innspill og momenter som kommer fram i PSU bør være retningsgivende for fellesrådets vurdering av reglementene ved behandling i rådet. Vedtak i PSU : Følgende endringer i permisjonsreglementet vedtas: 2 Velferdspermisjoner Punkt 2.4. Eget bryllup Siste setning under dette punktet, Permisjonsdagen skal enten tas bryllupsdagen eller den etterfølgende dag, dersom denne er arbeidsdag. strykes i sin helhet. 6 Diverse bestemmelser

13 Punkt 6.5 Tolkning/endringer, i siste setning endres menighetsrådet til at det skal stå Fellesrådet. Det ble i PSU videre fremmet en ytring om at det bør innarbeides i reglementet en formulering som går på hvordan deltidsansatte kan ta ut permisjonsdager og avspasering. Dette ble bedt om at dette ble tatt med i vurderingen når saken legges fram for Fellesrådet. Kirkevergen anser det lite formåltjenelig å presisere dette ytterligere i reglementet da det ligger til kirkevergens myndighetsområde å gi de ansatte permisjon av kortere varighet og tillatelse til avspasering. De ansatte må i spørsmål om permisjon gi en begrunnelse for årsak. Dette er et forhold som avklares mellom arbeidsgiver og ansatt i hvert enkelt tilfelle. FORSLAG TIL VEDTAK: Nærøy kirkelige fellesråd vedtar følgende endringer i Permisjonsreglementet som gjelder fra : 2 Velferdspermisjoner Punkt 2.4. Eget bryllup Siste setning under dette punktet, Permisjonsdagen skal enten tas bryllupsdagen eller den etterfølgende dag, dersom denne er arbeidsdag. strykes i sin helhet. 6 Diverse bestemmelser Punkt 6.5 Tolkning/endringer, i siste setning endres menighetsrådet til at det skal stå Fellesrådet. VEDTAK NÆRØY KIRKELIGE FELLESRÅD Nærøy kirkelige fellesråd vedtar følgende endringer i Permisjonsreglementet som gjelder fra : 2 Velferdspermisjoner Punkt 2.4. Eget bryllup Siste setning under dette punktet, Permisjonsdagen skal enten tas bryllupsdagen eller den etterfølgende dag, dersom denne er arbeidsdag. strykes i sin helhet. 6 Diverse bestemmelser Punkt 6.5 Tolkning/endringer I dette punktet er ordlyden: Tolkningsspørsmål vedr. permisjonsreglementet avgjøres av Fellesrådet. Endringer i reglementet vedtas av Fellesrådet.

14 6 Diverse bestemmelser Punkt 6.1 Avgjørelsesmyndighet endres til: Søknader om permisjon avgjøres av Fellesrådet, etter innstilling fra PSU. 6 Diverse bestemmelser Punkt 6.3 Anke Dette punktet strykes i sin helhet 6 Diverse bestemmelser Punkt 6.5 Tolkning/endringer Tolkningsspørsmål vedr. permisjonsreglementet avgjøres av Fellesrådet. Endringer i reglementet vedtas av Fellesrådet. NÆRØY KIRKELIGE FELLESRÅD KOLVEREID Tlf MØTEBOK Side : PAGE \* FIRSTCAP 12 av NUMPAGES \* FIRSTCAP 13 J.nr. : Ark.nr. : Saksbehandler: Sakstype: Camilla Vågan Offentlig X Unntatt offentlighet jfr.: Behandlet av: Fellesrådet Møtedato: Sak nr.: F10-31 Sak: BUDSJETTFORSLAG FOR 2011 Vedlagte dokumenter (utsendt): Andre dokumenter (ikke utsendt): SAKSBAKGRUNN: Det foregår fortsatt dialog mellom kirkevergen og Nærøy kommune i forhold til å få fastlagt endelig budsjettforslag for Budsjettforslaget er forhåpentligvis ferdig til møtet. Budsjettforslaget for 2011 legges fram og

15 kommenteres i møtet. FORSLAG TIL VEDTAK: Nærøy kirkelige fellesråd vedtar framlagte budsjettforslag for VEDTAK NÆRØY KIRKELIGE FELLESRÅD Nærøy kirkelige fellesråd vedtar framlagte budsjettforslag for NÆRØY KIRKELIGE FELLESRÅ D 7970 KOLVEREID Tlf Saksbehandler: Camilla Vågan MØTEBOK Side : PAGE \* FIRSTCAP 12 av NUMPAGES \* FIRSTCAP 13 J.nr. : Ark.nr. : Sakstype: Offentlig X Unntatt offentlighet jfr.:

16 Behandlet av: Fellesrådet Møtedato: Sak nr.: F10-32 Sak: ØKONOMIPLAN Vedlagte dokumenter (utsendt): Andre dokumenter (ikke utsendt): SAKSBAKGRUNN: Det foregår fortsatt dialog mellom kirkevergen og Nærøy kommune i forhold til å få fastlagt endelig budsjettforslag for Budsjettforslaget vil legge grunnlaget for forslaget til økonomiplan for perioden Budsjettforslaget er forhåpentligvis ferdig til møtet. Forlag til Økonomiplan for perioden vil legges fram samtidig med budsjettforslaget og kommenteres. SAKSVURDERING: FORSLAG TIL VEDTAK: Nærøy kirkelige fellesråd vedtar forslag til Økonomiplan for VEDTAK NÆRØY KIRKELIGE FELLESRÅD Nærøy kirkelig fellesråd utsetter saken.

17 NÆRØY KIRKELIGE FELLESRÅD KOLVEREID Tlf MØTEBOK Side : PAGE \* FIRSTCAP 12 av NUMPAGES \* FIRSTCAP 13 J.nr. : Ark.nr. : Saksbehandler: Sakstype: Offentlig X Unntatt offentlighet jfr.: Behandlet av: Fellesrådet Møtedato: Sak nr.: F10-33 Sak: NY LITURGI Vedlagte dokumenter (utsendt): Andre dokumenter (ikke utsendt): SAKSBAKGRUNN: Prost Brit Karin Theimann meldte ved møtets start inn en sak vedr. innføring av ny liturgi. Den nye liturgien vil gjelde fra 1. søndag i advent Innføring av ny liturgi vil innebære noen økte utgifter bl.a i forhold til investering i nye alterbøker etc. Denne kostnaden må legges inn i budsjettet. VEDTAK: Nærøy kirkelige fellesråd tar saken til orientering.

18 NÆRØY KIRKELIGE FELLESRÅD KOLVEREID Tlf MØTEBOK Side : PAGE \* FIRSTCAP 12 av NUMPAGES \* FIRSTCAP 13 J.nr. : Ark.nr. : Saksbehandler: Sakstype: Camilla Vågan Offentlig X Unntatt offentlighet jfr.: Behandlet av: Fellesrådet Møtedato: Sak nr.: F10-34 Sak: REKRUTTERING AV NY KIRKEVERGE Vedlagte dokumenter (utsendt): Andre dokumenter (ikke utsendt): SAKSOPPLYSNINGER: Kirkeverge Camilla Vågan har sagt opp sin stilling med oppsigelsestid på en måned fra Dette gir Nærøy kirkelige fellesråd en utforing med hensyn til å få noen til å ta ansvar for

19 kirkevergens oppgaver. AU diskuterte saken i sitt møte og kom frem til følgende: Det lyses ut ledig stilling som kirkeverge så snart som mulig. Det avholdes et møte i PSU førstkommende mandag den for å ta også de ansatte med på råd i vurderingen av krav og prosess i rekrutteringen. SAKSVURDERING: Det er svært viktig å igangsette en prosess for rekruttering av ny kirkeverge så snart som mulig. Da ansatte må trekkes med i prosessen for å forankre krav og mål for denne rekrutteringen. FORSLAG TIL VEDTAK: Nærøy kirkelige fellesråd vedtar å lyse ut stilling som kirkeverge. VEDTAK NÆRØY KIRKELIGE FELLESRÅD : Nærøy kirkelige fellesråd vedtar å lyse ut stilling som kirkeverge. EMBED Word.Picture.6 EMBED Word.Picture.6 EMBED Word.Picture.6 EMBED Word.Picture.6 EMBED Word.Picture.6 EMBED Word.Picture.6 EMBED Word.Picture.6 EMBED Word.Picture.6 EMBED Word.Picture.6

20 EMBED Word.Picture.6