Horisontal elektronisk samhandling i staten

Transkript

1 Horisontal elektronisk samhandling i staten Utviklingen av Altinn som tverrsekstorielt informasjonssystem Marius Pellerud Masteroppgave ved Avdeling for forvaltningsinformatikk UNIVERSITETET I OSLO Sist oppdatert: Klokka 10:00 1

2 Innhold Forord... 2 Innhold Innledning og problemstilling Innledende om Altinn Hva er eforvaltning? Informasjonssystem Konsekvenser for staten Oppbygningen av oppgaven Teori Undersøkelsens variable Faser i etableringen av Altinn Teorier om sammenheng Hierarkisk perspektiv på tverrsektorielt IKT-samarbeid Tverrsektorielt IKT-samarbeid som interessehevding og forhandling Myteperspektivet på tverrsektorielt IKT-samarbeid Aktør-nettverksteori Forventninger om funn Metode og undersøkelsesopplegg Oppgavens enheter og variable Hypoteser Tverrsektoriell systemutvikling som rasjonelt design Tverrsektoriell systemutvikling som forhandling og interessehevding Tverrsektoriell systemutvikling som oppskriftfølging Kvalitativt undersøkelsesopplegg Kvantitativt datainnsamlingsopplegg Reliabilitet og validitet Analyse av kvalitative data Kategorisering av intervjudata Analyse av intervjudata Etatenes egenart Etatssamhandling Lydhørhet Beslutninger Teknologiens rolle Mål og konsekvenser Oppsummering av resultater av intervjuene Analyse av kvantitative data Hypotese 1: Tverrsektoriell systemutvikling som rasjonelt design Hierarkihypotesen Effektiviseringshypotesen Ledelseshypotesen Rasjonalitetshypotesen Hypotese 2: Tverrsektoriell systemutvikling som forhandling og interessehevding Koalisjonshypotesen Interessehypotesen Ressurshypotesen

3 5.2.4 Forhandlingshypotesen Hypotese 3: Tverrsektoriell systemutvikling som oppskriftfølging Prosjektmotehypotesen Legitimitetshypotesen Institusjonshypotesen Motehypotesen Konklusjon Kilder Vedlegg

4 2 Teori Jeg tar utgangspunkt i en definisjon av teori som eit relativt systematisk sett av førestellingar om samanhengar mellom ulike fenomen (Roness 1997:11). Videre bør en teori kunne lede fram til hypoteser som kan testes empirisk samt at teorien skal kunne forklare sammenhenger mellom variablene i undersøkelsen. For å analysere beslutningsprosesser ved etableringen av Altinn trenger jeg et teoretisk rammeverk som kan forklare på hvilken måte ulike variable i prosessen virker inn i de ulike sidene og i de ulike fasene av beslutningsprosessen. I dette kapittelet kommer jeg først til å trekke fram de variablene som finnes i et systemutviklingsprosjekt. Deretter kommer jeg til å skissere ulike faser i et utviklingsprosjekt. Til slutt kommer jeg til å trekke inn teoretiske bidrag som kan forklare sammenhengen mellom variablene i de ulike fasene. Dette kommer til å lede til en serie hypoteser om utvikling av tverrsektorielle IKT-system som jeg kommer til å bruke resten av oppgaven på å teste. 2.1 Undersøkelsens variable Å identifisere variablene er nødvendig for å kunne skape et forståelig teoretisk rammeverk for undersøkelsen. Hvilke aktører som deltok i arbeidet og egenskaper ved dem er nødvendig for å kunne forstå utviklingen. Aktører i denne oppgaven innebærer både de deltakende etatene som enhetlige aktører, deltakerne i den felles prosjektorganisasjonen samt deltakerne i etatenes interne mottaksorganisasjoner. Aktørenes interesser innebærer hva aktørene ønsker å oppnå generelt som aktør, men også interesser de ønsker representert i Altinn-systemet og organiseringen. En etats interesse kan ses på som et resultat av organisasjonens arbeid med å gjennomføre oppgaver de har ansvaret for (Kilde). Aktørenes interesser er en side av aktørenes beslutningsmønster, en annen sentral side er aktørenes handlinger. Å identifisere hvordan etatenes og deltakerne har handlet ut fra egenskaper både ved organisasjonen og ved prosjektdeltakerens rolle vil være sentralt for å forstå beslutningsprosessene. Samhandlingen mellom aktører vil også være viktig. Hvordan utviklingen av informasjonssystemet organiseres vil også kunne påvirke hvordan beslutninger tas, noe som igjen vil kunne påvirke resultatet av prosjektet. En siste variabel som jeg vil undersøke er etatenes eksisterende informasjonssystem og hvordan de kan påvirke hvordan det endelige resultatet kommer til å se ut. Det betyr at jeg ender opp med fem variable i undersøkelsen: 1. Aktører 2. Interesser 3. Handlinger 4. Organisering av prosjektet 5. Eksisterende informasjonssystem Forholdet mellom uavhengige variable og den avhengige har jeg illustrert i Figur 4. Hovedfokus for oppgaven er ikke først og fremst å undersøke i hvilken grad Altinn som system fungerer etter målsetningen. Derfor ser jeg ikke på den løsningen som prosjektet endte 11

5 opp med som en variabel jeg vil undersøke. Samtidig kan det hende at aktørenes syn på hvordan prosjektet endte opp vil være naturlig å trekke inn for å forstå beslutningsprosessene under utviklingen. Figur 4: Forholdet mellom uavhengige og avhengige variable Her kommer tekst om operasjonalisering av variable. 2.2 Faser i etableringen av Altinn Strategier og metoder for å gjennomføre utvikling av store informasjonssystemer finnes det mange av og graden av inndeling i ulike faser med oppgaver og resultater tilknyttet varierer. Den tradisjonelle fossefallsmetoden innebærer at ulike faser av et systemutviklingsarbeid legger sterke føringer på hvordan arbeidet skal gjøres og i hvilken rekkefølge arbeidet skal utføres. I følge denne strategien for systemutvikling skal en følge en grunnleggende struktur (Avison og Fitzgerald 2003:27-31): Studie av gjennomførbarhet Undersøkelse av problemområdet Systemanalyse Design Implementasjon Revisjon og vedlikehold Også spiralmodellen for systemutvikling innebærer en fasestyring av prosjektet, men med fokus på risikovurderinger (Boehm 1998). Andre systemutviklingsmetodikker vil ikke bestå av faser i det hele tatt. Såkalte lette eller raske metoder (agile methods eller rapid development methodologies) inneholder ikke faser i det hele tatt, men styres bare etter funksjonelle behov (Avison og Fitzgerald 2003: ). Dette er bare noen av de ulike systemutviklingsstrategiene som finnes og brukes i dag. Utviklingen av Altinn kan ha fulgt en eller flere utviklingsstrategier, men hvilken veit jeg ikke før jeg har gjort undersøkelser av utviklingsprosjektet. Likevel kan jeg før undersøkelsen dele inn arbeidet med Altinn i en serie av faser knyttet til ulike deler av beslutningsprosessen for etableringen. Oppgaven er tidsavgrenset til å se på perioden fram til etableringen av Altinn. Jeg har valgt å gjøre en gruppering av beslutningsprosessen jeg tror vil kunne være fornuftig i forhold til egenskaper ved systemet og oppgavens natur: 12

6 1. Problemfasen: Det identifiseres problemer og muligheter for bedring ved eksisterende løsninger. 2. Konseptualiseringsfase: Muligheter for forbedringer konkretiseres gjennom etablering av samarbeid, utvikling av kravspesifikasjon og fastsettelse av utviklingsstrategi 3. Utviklingsfase: Utvikling av systemet, organisering rundt systemet, testing og utrulling Disse fasene samsvarer ikke nødvendigvis med faser og milepæler i Altinn-prosjektet. Jeg grupperer studien min inn i disse fasene fordi jeg meiner at de kan finnes i alle systemutviklingsprosjekt. Fasene følger ikke nødvendigvis lineært etter hverandre i tid, slik at fasene godt kan gli over i hverandre. 2.3 Teorier om sammenheng Organisasjoner kan analyseres og studeres på svært mange måter. Jeg ser for meg å bruke flere ulike perspektiv til å forsøke å forklare etatenes samarbeid gjennom Altinn. Jeg kommer til hovedsakelig til å ta utgangspunkt i statsvitenskapelig organisasjonsteori. Jeg kommer til å bruke et hierarkisk instrumentelt perspektiv, et forhandlingsperspektiv og et institusjonelt myteperspektiv. I tillegg kommer jeg til å trekke inn såkalt aktør-nettverksteori (ANT) som et bakteppe for å forklare informasjonssystemers mulige sjølstendige rolle i utviklingen av nye system. Paul G. Roness (1997:61-68) har kategorisert en rekke organisasjonsteorier etter i hvilken grad og på hvilken måte den eksisterende organisasjonsstrukturen og endringsprosessene påvirker utfallet av prosessene. Roness ender med fem ulike typer organisasjonsteorier inspirert av Johan P. Olsens former for statsstyre. De fem teoritypene er (Ibid.): 1. Organisasjonsendring som analytisk problem 2. Organisasjonsendring gjennom interessehevding og kjøpslåing 3. Organisasjonsendring som regelfølging 4. Organisasjonsendring som resultat av drivkrefter i omgivnadene 5. Organisasjonsendring som (bi)produkt av samanfall i tid Etter denne inndelingen kommer jeg til å ta utgangspunkt i teorier av type 1, 2 og 3. Teorier kan kategoriseres langs flere dimensjoner. Teorier kan i større eller mindre grad fokusere på bevisste valg og styring, dvs. voluntarisme eller determinisme (Roness 1997:39). Det hierarkisk instrumentelle perspektivet er det tydeligste eksempelet på voluntaristisk teori, mens myteperspektivet og ANT ligger nærmere determinisme på skalaen. Teorier kan også inndeles etter analysenivå, dvs. om de er på mikro- eller makronivå (Roness 1997:43). Alle teoriene jeg kommer til å bruke vil være orientert mot makronivået framfor mikronivået. Jeg kommer til å lage et teoretisk rammeverk som skal kunne forklare: Deltakelse i omorganiseringsprosesser Former for beslutningsprosesser Konflikter og interesser i beslutningsprosesser Argumenter og verdier i en omorganiseringsprisess Hvilken rolle eksisterende regelverk spiller for utviklingen av nye informasjonssystem Hvilken rolle eksisterende informasjonssystem har ved utviklingen av nye informasjonssystem 13

7 Jeg tar utgangspunkt i tre perspektiv som ser på tverrsektorielt IKT-samarbeid på forskjellige måter. Disse teoriene avviker fra hverandre blant annet i forhold til syn på endring av organisasjoner, synet på handling og hvordan omgivelsene påvirker inn på organisasjonen Hierarkisk perspektiv på tverrsektorielt IKT-samarbeid Det å ta utgangspunkt i et syn på organisasjoner som virkemidler eller instrumenter for å oppnå fastsatte mål kalles et instrumentelt perspektiv. Det instrumentelle perspektivet fokuserer på måter organisasjonens struktur påvirker faktisk beslutningsatferd og påvirker utviklingen av forvaltningspolitikk (Egeberg 2003:2). Jeg kommer til å ta utgangspunkt i to instrumentelle perspektiv, det hierarkiske perspektivet og forhandlingsperspektivet. Et hierarkisk instrumentelt eller rasjonelt perspektiv tar som utgangspunkt at ledelsen for en organisasjon kan styre en organisasjon i kraft av sin rolle som leder på toppen av organisasjonshierarkiet. Organisasjoner preges av kommandoer ovenfra og ned og lydighet nedenfra og opp. I dette perspektivet fokuserer en på en organisasjon som en entydig, homogen aktør. Fokus her er den formelle normative organisasjonsstrukturen ettersom dette vil legge de viktigste føringene på organisasjonens handlinger. En organisasjons verdi og legitimitet vurderes kun etter i hvilken grad organisasjonen klarer å være effektive. Effektivitet i denne sammenhengen innebærer å oppfylle sine oppgaver, for eksempel levere varer og tjenester (Rørvik 1998:32). Et slikt har vært dominerende hos mange organisasjonsforskere de siste hundre åra og ligger nært tanker som Gullick, Weber og Taylor. Spesielt innen statsvitenskapelig og økonomsikk forskning har dette perspektivet stått sterkt. Innføring av Altinn kan forklares på flere måter i et instrumentelt perspektiv. En forståelse av at eksisterende løsninger ikke er i tråd med behov og krav som stilles både av interne og eksterne aktører. En annen forklaring er at det vokser fram en forestilling om at større grad av brukerorientering fører til bedre tjenester og større grad av effektivitet. En siste forklaring er at en kan se på brukerorientering som et virkemiddel for å skaffe større inntekter. Det hierarkiske instrumentelle perspektivet tar utgangspunkt i tre hovedvariable; formell organisasjonsstruktur, organisasjonsdemografi og fysisk struktur (Egeberg 1989). Formell organisasjonsstruktur er et sett av normer i en organisasjon som styrer roller, regler og deltakelsen i beslutninger (Egeberg 2003:4). Den formelle organisasjonsstrukturen har flere dimensjoner som kan undersøkes. Kapasitet og størrelse sier noe om hvor mange roller og deltakere en organisasjon har og hvilke muligheter en organisasjon har til å gjøre nødvendig arbeid (Egeberg 2003:5). Graden av horisontal spesialisering sier noe om i hvilken grad saksfelt kobles sammen eller fra hverandre (Egeberg 2003:5). Koordinering kan ta ulike former, for eksempel hierarkisk eller kollegial (Egeberg 2003:5). Organisasjonsdemografi innebærer at egenskaper ved den ansatte i forvaltningen påvirker hvordan deltakerne i en beslutningsprosess handler (Egeberg 2003:7). Slike egenskaper kan være alder, kjønn, utdanning og hvor lang tid vedkommende har jobbet i den aktuelle organisasjonen (Egeberg 2003:7). Fysisk struktur innebærer bygninger, lokaler, innredning og maskiner (Egeberg 1989:19). Informasjonsteknologi vil i dette perspektivet være en fysisk struktur. 14

8 Det hierarkiske perspektivet ser på organisasjonsendring som en designprosess. Beslutningstakerne på toppen av hierarkiet kan fatte avgjørelser om organisering av enheten, og dette bør gjennomføres. Dersom en organisasjonsendring ikke fører til ønsket resultat skjer dette på grunn av et analytisk problem der beslutningstakeren for eksempel mangler fullstendig innsikt i problemsituasjonen. Det instrumentelt-hierarkiske prinsippet tar utgangspunkt i at det ikke finnes andre faktorer som må oppfylles i en organisasjonsendring for at endringen skal bli reell. For å forklare avvik mellom ønsket endring og faktisk resultat må jeg trekke inn andre teoretiske bidrag. Det instrumentelt-hierarkiske rasjonelle perspektivet hevdes å være dominerende innenfor både forskning på organisasjoner og som styringsredskap i organisasjoner. Så langt at begrepet Det rasjonalistiske hegemoni brukes for å beskrive situasjonen blant ledere, konsulenter og organisasjonsforskere (Rørvik 1998:40). At ledere og konsulenter har ønsker om å framstå som ledere som har både evner og ressurser til å styre sin organisasjon er naturlig. Derimot vil jeg hevde at dette perspektivet ikke er tilstrekkelig for å avdekke hvordan organisasjoner faktisk fungerer. Jeg har valgt å trekke inn to kontrasterende teoretiske retninger for å belyse Altinn som en organisasjonsendring Tverrsektorielt IKT-samarbeid som interessehevding og forhandling Et alternativt instrumentelt perspektiv tar inn over seg det faktum at beslutningstakere i omorganiseringsprosesser har begrenset kapasitet til å styre. Enkeltpersoner i lederroller preges av begrensninger når det gjelder kognitive egenskaper, energi, tid, moral og andre egenskaper (March og Olsen 1983:283). Her tar en høyde for at organisasjoner gjennom tildelte arbeidsoppgaver utvikler egne interesser. Dermed blir organisasjoner en av flere aktører under arbeidet med å endre organisasjonen sammen med de kreftene som ønsker forandring. Organisasjonsendring skjer gjennom forhandling der utfallet er et resultat av Realpolitikk (Aberbach & Christensen 2005:3). Organisasjoner og organisasjonsendring er et resultat av ulike interesser, der heterogene aktører søker innflytelse, representasjon og kontroll (March og Olsen 1983:283). Organisasjoner oppstår som resultatet av press fra mektige aktører der de formelle lederne bare er en av mange aktører og ofte kommer i bakgrunnen. Dette fører til at offentlige organisasjoner kan risikere å få flere konkurrerende lojaliteter og ledere (March og Olsen 1983:284). Ettersom Altinn er et samarbeid mellom flere offentlige organisasjoner vil dette perspektivet kunne brukes til å analysere de organisatoriske aktørene som har deltatt i utformingen av systemet. Teorier som ser på organisasjonsendring som et resultat av forhandling og interessehevding gir flere variable som er relevante for resultatet av organisasjonsendringen. Omorganisering blir her sett på som et produkt av kjøpslåing mellom fleire aktørar som handlar ut frå sine interesser, der utfallet avheng av ressursane som aktørane kan setta bak interessene Roness 1997:70 Dette sitatet lanserer flere uavhengige variable for å studere en organisasjonsendring. Aktørene i en omorganisering vil være relevant. Aktører kan være både individer, organisasjoner og deler av organisasjoner, samt andre fellesskap mellom relevante deltakere. 15

9 Grupper og individer som har sammenfallende interesser blir koalisjoner i en omorganisering (Roness 1997:70). Variabel nummer to er de interessene som aktørene i omorganiseringen har. Det går an å ta utgangspunkt i at aktørene handler ut fra sine egeninteresser. Interessene er relevante for aktørenes vurdering av egne handlingsalternativ (Roness 1997:71). Dette innebærer ikke nødvendigvis noen form for personlig egeninteresse for medlemmene i de ulike organisasjonene i form av bedrede karrieremuligheter, høyere lønn eller økte budsjetter. Interesser for en organisasjon kan være å skape gode muligheter for å ivareta oppgavene organisasjonen er satt til å gjøre (Roness 1997:72). Variabel nummer tre som kan utledes av sitatet ovenfor er de ressursene som aktørene besitter. Dermed har vi en situasjon der en omorganisering kan skje dersom og på den måten det finnes en koalisjon som har interesser av organisasjonsendring og som har interesse av endring (Roness 1997:71). Denne måten å forstå organisasjonsendringer på innebærer også en forståelse av eksisterende organisasjonsstruktur som et resultat av tideligere forhandlinger mellom interessemotsetninger der fordelingen av ressurser avspeiles i eksisterende organisasjonsstruktur (Roness 1997:70). Flere teorier forsøker på ulike måter å forklare hvilke uavhengige variable som er mest relevante for resultatet av prosessen. Ett eksempel på teori hevder at koalisjoner som etableres på tvers av organisasjonene i større grad enn andre kan nå fram (Roness 1997:74). Et annet eksempel hevder at organisasjoner som bruker eksterne konsulenter kan bidra til det samme (Roness 1997:74). Videre hevdes det at organisasjoner som lykkes å skape oppslutning til endringer gjennom synliggjøring av planer vil ha en fordel (Roness 1997:74). En siste variabel kan være organisasjonens evne til å ha lært av tidligere endringsprosesser. Historien skaper forventninger til hva som vil skje blant aktørene (Roness 1997:75). I en sammenlignende studie av norsk og amerikansk skatteforvaltning analyserer Aberbach og Christensen (2005) faktorer som kan bidra til at brukerorienterende krefter i en forhandling vinner fram. Her trekker de fram fire variable som virker i retning av brukerorientering (ibid. 4): 1. Endrede standpunkt blant politisk og administrative beslutningstakere 2. Internt press fra de ansatte i organisasjonen 3. Press fra lovgivers 4. Press fra interessegrupper En kan velge å se på aktørene i en intraorganisatorisk forhandling på flere måter. Prinsipalagent-teori baserer seg på en forutsetning om at agenter for en organisasjon trenger insentiver for å handle slik lederen for organisasjonen ønsker (Maynz 1999:82). Et mer institusjonelt perspektiv vil hevde at de som representerer en organisasjon vil være så sosialisert inn i organisasjonen at avvik mellom ledelse og den som representerer ikke vil forekomme. Jeg kommer til å ta utgangspunkt i et syn på intraorganisatorisk forhandling der den som forhandler er en representant for sin organisasjon, men kan samtidig ha andre identiteter og følge andre interesser. Deltakere i en forhandling vil identifisere seg med sin tildelte rolle, men kan også i større eller mindre grad identifisere seg med sin avdeling, sin etat eller med 16

10 forvaltningen som helhet (Mayntz 1999:83). Hvilken del av sin organisasjon et medlem har sterkest identitet til sammenfaller ofte med medlemmets rolle i hierarkiet (Mayntz 1999:83). Hierarkisk posisjon i organisasjonen bestemmer i hvilken grad en representant kan forplikte sin organisasjon (Mayntz 1999:84). Medlemmer i en høy posisjon kan ta avgjørelser og dermed binde organisasjonen sin på en annen måte enn et medlem som er lavere i hierarkiet. Det er også et skille mellom spesialister og generalister, der spesialister oftere føler seg mer forpliktet til sin profesjon og faglige bakgrunn enn en generalist som identifiserer seg mer i mot organisasjonen vedkommende representerer (Mayntz 1999:85). I intraorganisatoriske forhandlinger går ett skille mellom problemløsing på best mulig måte, et annet skiller handler om distribuering av kostnader (Mayntz 1999:85). Jeg kommer til å ta utgangspunkt i at deltakere i en forhandlingsprosess ofte ikke har klare og tydelige mål de ønsker å oppnå med prosessen (Cyert og March 1992:33-37). En organisasjons interesser er ofte nedfelt i klare målsetninger, men å operasjonalisere disse interessene til klare og veldefinerte målsetninger med forhandlingen er ofte problematisk (Mayntz 1999:86). En organisasjon vil vurdere ønskede målsetninger opp mot muligheten for å vinne ved deltakelse i ulike koalisjoner og enhver deltaker tilpasser sine målsetninger ut fra denne vurderingen. Når en koalisjon sitter igjen etter forhandlingen som vinner vil alle medlemmene i koalisjonen sitte igjen med ulikt utbytte (Cyert og March 1992:33-37). Når eksperter med sterk identitet til sitt fagområde brukes til forhandlinger blir ønsket om å oppnå den optimalt beste løsningen prioritert foran andre faktorer som økonomi og tidsbruk (Mayntz 1999:88-89). Likevel kan dette bare skje under spesielle organisatoriske forutsetninger. Organisasjonen må kunne ha en struktur som muliggjør en variasjon av standpunkter og interesser. Organisasjonen vedkommende representerer må også kunne gi representanten rom for å fatte avgjørelser som kan komme til å stride mot synspunktene til organisasjonens ledelse Myteperspektivet på tverrsektorielt IKT-samarbeid Institusjonelle perspektiv ser på organisasjoner som et mål i seg selv framfor som et instrument for å oppnå spesielle målsetninger. Organisasjoner utvikler uformelle verdier og normer som faktisk styrer beslutningstaking (Christensen et al 2004:46). Verdier bygges inn i organisasjoner, og påvirker beslutningene som tas. Det oppstår parametere i institusjonen for akseptabel beslutningsoppførsel som fører til beslutningstaken etter en logic of appropriateness framfor en logic of consequence (Peters 1999:338). Fokuset for en beslutningstaker er ikke først og fremst å få alle mulig relevante fakta på bordet, men er fornøyd med en avgjørelse som vedkommende antar vil bli akseptert av resten av organisasjonen. I dette perspektivet er organisasjonsendringer vanskelig å gjennomføre, men likevel mulig. Først og fremst må ledelsen i organisasjonen endre organisasjonens verdier (Peters 1999:339). Organisasjonsendringer og -reformer generelt og innføring av informasjonssystemer spesielt følges ofte av en lang rekke superlativer om tiltaket, for eksempel modernisering, effektivitet, brukerorientering og kvalitetsheving. For å ta høyde for at innføring av IKT kan ha preg av å være et tiltak for å virke moderne framfor å faktisk bli det trekker jeg inn et myteperspektiv i analysen min. Det institusjonelle perspektivet tillegger organisasjoner en kultur, historie, normer og verdier. Lojalitet og identifikasjon er sentralt og det å endre en organisasjon kan by på utfordringer 17

11 fordi den formelle normative strukturen bare vil være ett av mange bidrag til å forstå og endre organisasjonen. Myteperspektivet tar utgangspunkt i en institusjonell analyse av organisasjoner. Dette perspektivet tar utgangspunkt i at organisasjoner lever i institusjonaliserte omgivelser (Christensen et al 2004:66). Omgivelsene vil ha normer og verdier som organisasjonene konfronteres med. Slike sosialt skapte normer kan kalles myter. Organisasjoner er ikke bare instrumenter som er satt til å forvalte oppgaver, men institusjoner som er nødt til å jobbe for å opprettholde sin egen eksistens. Organisasjoner er avhengig av å skape legitimitet for å overleve som organisasjon. Legitimitet skapes ved at organisasjoner demonstrerer at de tar i bruk oppskrifter for organisering som anses som riktige, rasjonelle og nødvendige og som er i tråd med gjeldende verdier i de institusjonelle omgivelsene (Meyer og Rowan 1977). Eksempler på slike verdier i dag som virker framtredende er for eksempel å være kostnadseffektiv, moderne og brukerorientert. De mytene som er aktuelle i en periode kan være satt til siden en annen gang. Andre tiders myter kan være rettssikkerhet, trygghet og stabilitet, personvern eller folkelig deltakelse. De institusjonelle omgivelsene er sammensatte, ulike, skiftende og ofte inkonsistente og ulike deler av en organisasjon kan få støtte fra ulike aktører i omgivelsene (Christensen et al 2004:67). Det at en organisasjon trekker inn en organisasjonsoppskrift vil også bidra til å endre den institusjonelle omgivelsen da den aktuelle organisasjonen sjøl vil påvirke andre (Meyer og Rowan 1977:348). Myter som organisasjonsoppskrifter har to kjennetegn (Meyer og Rowan 1977: ). For det første at det er rasjonalisert, det vil si at det finnes en aksept og felles argumentasjon for at virkemiddelet det er snakk om vil ha gode og ønskede effekter. Dette stemmer ikke nødvendigvis når myten introduseres i organisasjonen (Christensen et al 2004:67). Det andre kjennetegnet for myter er at de er institusjonalisert, det vil si at organisasjoner som helhet anser at myten har de ønskede virkningene den hevdes å ha (Meyer og Rowan 1977:344). Organisasjoner i samme institusjonelle omgivelser vil konvergere i forhold til hvilke organisasjonsformer de velger, det skjer en såkalt isomorfi, dvs. formlikhet. En utvikling der offentlige organisasjoner går i retning av felles strategier for bruk av informasjonssystem skjer fordi en organisasjon vil i stedet for å utvikle en strategi fra bunnen av heller vil velge en arbeidsform andre organisasjoner har lykkes med i form av at de har klart å skape aksept og legitimitet med den. Dette kalles usikkerhetsdrevet eller mimetisk isomorfi (Pollitt 2001:937). At organisasjoner konvergerer innebærer også at ulike former for organisering i større grad måles etter den samme ofte avgrensede og enkle målestokken og ikke forskjellig i forhold til hvilke oppgaver organisasjonen er satt til å løse (Meyer og Rowan 1977:350). Hvordan organisasjoner evalueres kan plasseres på en linje. På den ene siden evalueres organisasjonen bare etter hvilke virkninger organisasjonen har og på den andre siden etter hvor stor grad av isomorfi med andre organisasjoner i de institusjonelle omgivelsene. Det er altså ikke nødvendigvis sånn at en organisasjon skaper legitimitet og overlevelse gjennom å produsere ønskede resultater, men gjennom å vise at de er en nødvendig og moderne samfunnsaktør (Meyer og Rowan 1977:354). Organisasjonsoppskrifter kan trekkes inn i en organisasjon uten at det nødvendigvis påvirker effektene av organisasjonens handlinger og eller at normene settes ut i live i det hele tatt (Christensen et al 2004:66). 18

12 Etter dette synet går det an å hevde at sjansen for å få gjennomført en organisasjonsendring avhenger av i hvor stor grad endringen er i tråd med eksisterende trender og moter for organisasjoner. I omorganisering gjelder den enkle regelen om at it is easier to row with the tide than against it (Olsen 1998:335). Det er mange begreper som kan forklare framveksten av tverr-sektorielle IKT-system som kan sies å ha karakter av myte. Fra den nyeste enorge-planen (Mod 2005) finnes eksempler som horisontal og vertikal samhandling på tvers av sektorer og mellom forvaltningsnivåene, deling av kunnskap og kompetanse, koordinering, enklere hverdag, omstillings- og innovasjonsevne, og brukerorientering. Alle disse kan være deler av myter om bruk av IKT i offentlig sektor. I hvilken grad moter eller myter påvirker utviklingen av IKT-system avhenger av perspektiv og resultater av undersøkelsen. At det finnes moter og trender i IT-bransjen er utvilsomt. Ved å lese fagpresse som Computerworld og Digi møter en mange tre- og fire-bokstavsforkortelser som illustrerer moderne og aktuelle teknologier, systemutviklingsstrategier, arkitekturprinsipper eller protokoller. I hvilken grad Altinn er et resultat av moter for IKTbruk i offentlig sektor vil jeg kartlegge hva som finnes av aktuelle begreper som kan sette Altinn i en sammenheng. For å bli regnet som en mote i denne sammenhengen må en del karakteristika tilfredsstilles, de må kunne regnes som myter i følge myteperspektivet i avsnitt For det første innebærer det at de må være rasjonalisert, det vil si at det finnes en argumentasjon for at myten har gode og ønskede effekter. Denne argumentasjonen må også ha et minimum av saklighet over seg (Christensen m.fl. 2004:67). Mytene må ha en form som en oppskrift, slik at de gode effektene blir tydelige så lenge oppskriften følges. Videre må motene jeg undersøker være institusjonalisert, det vil si at de har en viss grad av aksept i fagmiljøet (Christensen et al 2004:67). Selvfølgelig kan moten være kontroversiell i forhold til hvilke effekter den faktisk har, men så lenge den er kjent av mange i fagmiljøet er den aktuell. I tillegg må moten ha målsetninger om effekter ut over spørsmål som kun har med IT-teknologi å gjøre. Altså at myten må kunne føre til gode effekter som ressurseffektivitet, bedre kvalitet, bedre sikkerhet eller større grad av bruker- eller medarbeidermedvirkning. På mange måter vil de motene jeg drøfter ligne på hverandre. Selvfølgelig kan slike moter være eksempler på keiserens nye klær, altså at gamle prinsipper og teknologier får et nytt navn og innpakning. På den annen side kan det være et resultat av et reelt behov for nye måter å jobbe med IT på og at flere løsninger oppstår samtidig. De motene jeg tar for meg er i større eller mindre grad konkrete. For eksempel SOA kan knyttes til konkrete teknologier mens begrepet interoperabilitet er mer et politisk begrep for å styrke behovet for samhandling. Jeg kommer likevel til å betrakte dem som mulige moter for utvikling av IKT i offentlig sektor Tjenesteorientert arkitektur Service oriented architecture (SOA) eller tjenesteorientert arkitektur må være ett av de mest brukte moteordene for utviklingen av IKT i offentlig sektor de siste årene. SOA er et uttrykk for et arkitekturprinsipp som knytter sammen brukere og leverandører av tjenester på Internett. Enhver tjenesteleverandør kan være uavhengig eller løst koblet til andre, men leverer tjenester på en standardisert måte ovenfor brukeren. Den tekniske løsningen som følger med dette er ofte Web Services 19

13 Interoperabilitet Begrepet interoperabilitet innebærer at to eller flere informasjonssystemer kan dele informasjon og kunnskap (IDA 2004:3). EU deler interoperabilitetsbegrepet inn i tre deler: organisatorisk, semantisk og teknisk interoperabilitet (IDA 2004:15). Organisatorisk interoperabilitet Organisatorisk interoperabilitet innebærer at arbeidsprosesser og organisasjon må tilpasses for at elektronisk samhandling kan finne sted på tvers av systemer (AAD 2004:7). I offentlig sektor er ikke nødvendigvis det så lett å få flere organisasjoner til å snakke sammen. I Norge er det først og fremst direktoratene som har ansvaret for tjenesteyting og kommunikasjon med innbyggerne, mens departementene tar seg av generell politikkutvikling (Christensen og Egeberg 1997: ). Det at tjenesteyterne er direktorat som ikke har samme eierdepartement gjør instruksjonsmuligheten for myndighetene til en utfordring. En mulig løsning er at det legges politisk trykk på direktoratene fra regjeringen samlet. Semantisk interoperabilitet Semantisk interoperabilitet krever bruk av metadata, altså informasjon som beskriver annen informasjon (AAD 2004:7). Jeg kommer bare til å fokusere på metadata for strukturert informasjon, det vil si datautveksling som foregår ved interaksjon mellom datamaskiner (ibid.). Ved bruk av metadata kan to forskjellige systemer utveksle data der de to har et felles begrepsapparat for hva dataene skal inneholde. For eksempel kan uttrykket inntekt inneholde mange ulike typer data. Metadata strukturerer data slik at det samme begrepet betyr det samme i flere systemer. For å få til dette er det nødvendig med et språk som beskriver meiningen og strukturene i dataene. XML er et eksempel på et slikt språk (IDA 2004:20). Teknisk interoperabilitet Teknisk interoperabilitet innebærer at de tekniske løsningene som skal samvirke kan snakke sammen (AAD 2004:7). Mange offentlige etater kjører sine fagsystem på gamle maskiner, operativsystem og programmeringsspråk. Andre etater bruker nyere systemer. Å få disse til å snakke sammen er ikke nødvendigvis enkelt. En måte å få eksisterende systemer til å snakke sammen er ved å bruke utvekslingsløsninger som oversetter informasjonen mellom systemer (ibid.). Dette åpner også for at nye systemer kan inkluderes i datautveksling og at det er mulig å bytte ut gamle systemer med nye uten å måtte endre alle andre systemer samtidig. Det er et uttalt ønske at det offentlig skal bygge sin elektroniske arkitektur på eksisterende strukturer og løsninger og en form for mellomvare kan bidra til dette (Aad 2004:12). 20

14 2.3.4 Aktør-nettverksteori Tidligere undersøkelser av informasjonssystem viser at allerede eksisterende system virker inn på etableringen av nye på måter som ikke nødvendigvis oppfattes som kontrollerbar eller ønsket av deltakerne i prosessen (KILDER!!!). For å ta høyde for informasjonssystemer som en sjølstendig faktor ut over det organisasjonsperspektivene kan gi vil jeg trekke inn aktørnettverkteori (ANT). Tradisjonelle statsvitenskapelige organisasjonsteorier analyserer organisasjoner i lys av formell organisasjonsstruktur, demografisk struktur og fysisk struktur (kilde). IKT-systemer er en fysisk struktur med dette utgangspunktet. I min undersøkelse av Altinn har jeg lyst til å se på hvilke måter eksisterende IKT-system påvirker utformingen av Altinn som noe mer enn en fysisk struktur. ANT kan gi en teoretisk forklaringsramme for hvilken rolle ikkemenneskelige aktører, som eksisterende informasjonssystem, spiller inn ved utviklingen av nye informasjonssystem. Jeg tar hovedsakelig utgangpunkt i ANT slik den er lagt fram i (Latour 2005), men under bruken av teorien kommer til å ta meg mange friheter i forhold til litteraturen. Sentralt for ANT er at fokus skal rettes mot målsetningen for prosjektet, ikke mot måten (Monteiro 2000: ). Dette innebærer at bruk av en anerkjent metode eller metodikk ikke er relevant for en tilhenger av ANT. Aktørene du studerer skal definere sin egen virkelighet uten at forskeren forsøker å påtvinge aktøren et rammeverk. Fokuset for ANT er å studere koblinger mellom aktører i nettverk og se bort fra sosialitet som en enhet som ligger utenfor den faktiske samhandlingen som skjer. Det sosiale liv er ustabilt og endres og den sosiale verder eksisterer ikke utenfor handlinger ( actions ) som foretas (Latour 2005:36). Deltakerne i nettverk er aktører, et begrep som i ANT er definert vidt og inkluderende. I ANT oppløses skillet mellom formidlere ( intermediary ) og tolkere ( mediator ) i sosial samhandling (mine oversettelser) fordi en aktørs handlinger ikke springer ut fra aktøren sjøl, men oppstør først gjennom samspill og koblinger med andre. En handling er altså ikke noe en aktør gjør; en handling skapes både gjennom utførelsen av handlingen og ved at andre tolker den (Latour 2005:41-45). En aktørs handlinger trenger heller ikke være bevisst eller kalkulerende, en handling er bare en sum av aktørens iboende motsetninger (Latour 2005:44). På denne måten kan også ikkemennesker være aktører i et nettverk. Informasjonssystemer, organisasjoner, lover, sjukdommer, og religion kan således studeres som aktører ut fra ANT. Alle aktører, være seg mennesker eller ikke, kan spille den samme rollen i å skape handlinger hos andre aktører (Monteiro 2000:242). Mange aktører i et aktør-nettverk er også skjult, men har likevel sterk påvirkning på andre aktører (Latour 2005:166). Det er likevel ikke sånn at aktørene i et nettverk ikke kan preges av asymmetrisk styrkeforhold mellom dem, men makt og dominans ses bare på som et resultat av samhandling, og ikke iboende i aktører (Latour 2005:64). Å studere sosiale nettverk handler om å nøste opp koblingene mellom aktørene i nettverkene, framfor å studere en bakenforliggende sosialitet (Latour 2005:248). 21

15 ANT skiller ikke mellom studium på mikro- eller makronivå. En aktør i et nettverk kan bestå av mange andre aktører, som en russisk kone (Latour 2005:180). Innen ANT er det ikke noe naturlig skille mellom et stort eller et lite nettverk (Monteiro 2000:244). Et nettverk består av både mennesker, ting og grupper av mennesker. Nettverket og aktørene kan studeres simultant (Latour 2005:169). Med utgangspunkt i ANT må forskeren sjøl velge hvordan vedkommende vil studere koblingene mellom aktørene. Noen ganger er det nødvendig å zoome inn i et problem for å forstå sammenhenger (Monteiro 2000:244). Begrepet oligopticon, som et alternativ til Focaults panopticon, viser til at forskeren begrenser omfanget av sitt studium på ett tidspunkt til et begrenset område (Latour 2005:181). På samme måte må en forsker på andre tidspunkt trekke seg tilbake for å få et overblikk (Monteiro 2000: ), forskeren må få et panorama over nettverket (Latour 2005:183). Når aktører kan være alt som har koblinger til andre aktører og koblinger kan være av mange forskjellige karakterer, vil et nettverk ikke ha noen naturlig avgrensning (Monteiro 2000:245). Å avgrense hva som er nettverket som skal studeres er det forskeren som må gjøre, og ofte begrenses forskingsprosessen av hvor mye tid og ressurser forskeren har (Latour 2005: ). Informasjonssystem har, som andre aktører, ikke nødvendigvis noen meining knyttet til seg, men kan brukes og forstås på mange måter. Derfor må informasjonssystemet tolkes i lys av hvordan aktører oppfatter og bruker systemet (Monteiro 2000:244). Informasjonssystemer kan sies å ha both restricting and enabling implications (Orlikowski og Robey 1991:154), det er ikke gitt hvordan et informasjonssystem vil passe inn i en organisasjon. Det at et system blir en del av en organisasjon og setter sitt preg på aktørenes handlinger kalles inskripsjon (Monteiro 2000: ). Inskripsjon kan studeres ut fra hva målsetningen med inskripsjon er, hvem som inskriberer, hvilket materiale og hvor sterk inskripsjonen er (Monteiro 2000:246). Dersom mange brukere har den samme tolkningen inskriberes den samme meiningen, og systemet har gode muligheter for å stabiliseres i organisasjonen (Monteiro 2000: ). Systemer kan ende opp som så stabile at de blir svært vanskelige å endre og kan potensielt styre utviklingen og innføringen av nye informasjonssystemer (Monteiro 2000:247). ANT er ikke en teori som er egnet for å predikere forventninger til funn. Derfor bruker jeg ikke ANT til å utforme hypoteser. Derimot kommer jeg til å bruke ANT som en mulig analytisk verktøy dersom jeg finner at de tre perspektivene ikke strekker til. Når jeg bruker en teori på denne måten krever det forsiktighet i forhold til konklusjoner. Forklaringer ut fra ANT vil derfor først og fremst kunne lansere mulige forklaringer som kan danne grunnlag for nye undersøkelser seinere. 2.4 Forventninger om funn Ut fra det hierarkiske instrumentelle perspektivet kan vi forvente at tverrsektorielt IKTsamarbeid oppstår fordi ledelsen i de deltakende etatene ser behovet for nye system og måter å løse organisasjonenes utfordringer på. Altinn var et tiltak for å forbedre innrapporteringen fra næringslivet i forhold til for eksempel datakvalitet, følging av innleveringsfrister og bedre ressursutnyttelse i etatene. Vi kan også forvente at de aktuelle departementene så utviklingen av Altinn som en mulighet for å bedre næringslivets rammebetingelser. Koordinering mellom flere organ skal skje på det nærmeste overordnede organet, så i tilfellet Altinn må vi se for oss 22

16 at de deltakende eierdepartement ble involvert for å koordinere utviklingen. Det hierarkiske perspektivet tilsier altså at Altinn ble utviklet for å løse et veldefinert problem og beslutninger ble tatt på overordnet nivå. Vi kan regne med at den operative jobben ble gjort av grupper med deltakere fra flere nivåer i etatene, men eventuelle konflikter må vi forutsette ble tatt på koordinerende nivå. Ut fra forhandlingsperspektivet regner jeg med å finne at aktørene i Altinn har gått inn i samarbeidet for å styre sin egen organisasjons interesser framfor å ha fokus på best mulig løsning. De tre etatene har drevet interessekamp der den etaten med mest ressurser har hatt mest å si for utformingen av Altinn. Dette kan innebære objektive mål som at sentrale datakilder har dannet basis, har flest skjema i Altinn og har satt sterkest preg på begrepene i løsningen og subjektive oppfattelser hos deltakerne i samarbeidet og hos tilskuere. Det går også an å se for seg at det har dannet seg koalisjoner på tvers av etater under arbeidet med Altinn, for eksempel allianser av folk med lik utdanningsbakgrunn. Ut fra myteperspektivet vil Altinn være et tiltak for å legitimere de deltakendes etaters rolle overfor næringslivet. I det næringslivsaktører går ut i media og kritiserer staten for å ha en å ha en kontrollerende rolle som tar mye tid og ressurser fra bedrifter som kunne bli brukt til verdiskapning kan de deltakende etatene argumentere med at Altinn er et tiltak for å redusere bedriftenes ressursbruk på innrapportering. Altinn kan også være et argument for at staten effektiviserer sitt arbeid og kan bruke mer ressurser på andre tiltak, for eksempel velferdsoppgaver eller skattelette. Ut fra aktør-nettverk-teori vil jeg forutsette å finne at eksisterende informasjonssystem hos de eksisterende etatene vil ha vært avgjørende for hvordan Altinn-løsningen ble. De informasjonssystemene i etatene som i størst grad er stabilisert (framed) vil legge føringer på nye løsninger, selv om det ikke nødvendigvis fører til det best mulige nye informasjonssystemet. 23