MØTEINNKALLING. Møtested: Ungdomsskolen - Aulaen Møtedato: Tid: 18.00

Transkript

1 Formannskapet MØTEINNKALLING /TOA Møtested: Ungdomsskolen - Aulaen Møtedato: Tid: Eventuelle forfall meldes til Tone Åsrud Reime innen tirsdag kl tlf Orienteringer: KLP v/erling Bendiksen Eidsberg Kommunale Boligstiftelse SAKLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel Side 1/13 13/203 GODKJENNING AV PROTOKOLL - FORMANNSKAPETS MØTE /13 13/205 GODKJENNING AV PROTOKOLL - FORMANNSKAPETS MØTE /13 13/206 GODKJENNING AV PROTOKOLL - FORMANNSKAPETS MØTE /13 13/207 GODKJENNING AV PROTOKOLL - FORMANNSKAPETS MØTE /13 13/209 SØKNAD OM ØKONOMISK STØTTE TIL NYTT MENIGHETSHUS I MYSEN 6/13 13/200 INDRE ØSTFOLD REGIONRÅD - ENDRING AV VEDTEKTER 7/13 13/53 VEI, VANN OG AVLØP - FJERNVARME - EIDSBERG KOMMUNE Erik Unaas Ordfører

2 Formannskapet 1/ GODKJENNING AV PROTOKOLL - FORMANNSKAPETS MØTE /13 Formannskapet Arkivkode:033 Arkivsaknr.:13/203 L.nr.: 702/13 Saksb.: Tone Åsrud Reime Protokoll fra formannskapets møte godkjennes. Formannskapets innstilling: Vedlegg: Protokoll. Protokoller fra offentlige utvalg skal formelt godkjennes før vedtakene iverksettes. I praksis godkjenner ordfører Erik Unaas (H) protokollen på vegne av formannskapet når denne er ferdigskrevet.

3 Formannskapet 2/ GODKJENNING AV PROTOKOLL - FORMANNSKAPETS MØTE /13 Formannskapet Arkivkode:033 Arkivsaknr.:13/205 L.nr.: 703/13 Saksb.: Tone Åsrud Reime Protokoll fra formannskapets møte godkjennes. Formannskapets vedtak: Vedlegg: Protokoll. Protokoller fra offentlige utvalg skal formelt godkjennes før vedtakene iverksettes. I praksis godkjenner ordfører Erik Unaas (H) protokollen på vegne av formannskapet når denne er ferdigskrevet.

4 Formannskapet 3/ GODKJENNING AV PROTOKOLL - FORMANNSKAPETS MØTE /13 Formannskapet Arkivkode:033 Arkivsaknr.:13/206 L.nr.: 706/13 Saksb.: Tone Åsrud Reime Protokoll fra formannskapets møte godkjennes. Formannskapets innstilling: Vedlegg: Protokoll. Protokoller fra offentlige utvalg skal formelt godkjennes før vedtakene iverksettes. I praksis godkjenner ordfører Erik Unaas (H) protokollen på vegne av formannskapet når denne er ferdigskrevet.

5 Formannskapet 4/ GODKJENNING AV PROTOKOLL - FORMANNSKAPETS MØTE /13 Formannskapet Arkivkode:033 Arkivsaknr.:13/207 L.nr.: 708/13 Saksb.: Tone Åsrud Reime Protokoll fra formannskapets møte godkjennes. Formannskapets vedtak: Vedlegg: Protokoll. Protokoller fra offentlige utvalg skal formelt godkjennes før vedtakene iverksettes. I praksis godkjenner ordfører Erik Unaas (H) protokollen på vegne av formannskapet når denne er ferdigskrevet.

6 Formannskapet 5/ SØKNAD OM ØKONOMISK STØTTE TIL NYTT MENIGHETSHUS I MYSEN 5/13 Formannskapet / Kommunestyret Arkivkode:223 A1 Arkivsaknr.:13/209 L.nr.: 11447/12 Saksb.: Ståle Ruud Saken legges frem for kommunestyret med slik innstilling: Eidsberg kommune innvilger ikke økonomisk støtte på 1,0 mill kroner til prosjektet Nytt menighetshus i Mysen. Kommunestyrets vedtak: Formannskapets innstilling: Vedlegg: Søknad om støtte til prosjektet Nytt menighetshus i Mysen fra Mysen menighetshus Betania, ved Mysen menighetsråd og Normisjon Mysen. Mysen menighetsråd og Normisjon Mysen søkte i mars 2012 Eidsberg kommune om kommunal bankgaranti på 3,0 mill kroner for å realisere Mysen menighetshus Betania. Denne saken ble under politisk behandling trukket pga blant annet uklarheter rundt mva-kompensasjon og derigjennom finansieringen av prosjektet. Mysen menighetshus Betania, ved Mysen menighetsråd og Normisjon Mysen, har nå fremmet en ny søknad, og søker Eidsberg kommune om en støtte på 1,0 mill kroner til prosjektet Nytt menighetshus i Mysen. Prosjektet Nytt menighetshus i Mysen vil bli realisert ved at Mysen menighet og Normisjon Mysen går sammen om å eie, bygge ut og restaurere Betania. Bygget er ment å være et samlingspunkt utenom kirken, for Mysen menighet og Normisjon

7 Sak 5/13 Mysen. Pr. i dag eier Normisjon Mysen Betania, men en sameieavtale mellom de to partene er underskrevet, men ikke tinglyst. Restaureringen av eksisterende bygg, samt det planlagte tilbygget på 230 kvm har en kostnadsramme på 6,0 mill kroner, hvorav 1,0 mill kroner gjelder inventar og utstyr. Vedtatt finansieringsbudsjett for Mysen menighetshus er arv, gaver og kapitalisert givertjenester (pr. november 2012): Givertjenester pr kr ,- Gaver fra enkeltmennesker og næringsliv etter kr ,- Tilskudd fra Eidsberg kommune kr ,- Mva. og arealrefusjon kr ,- Søkeren er åpen for at omsøkt beløp utbetales over flere budsjettår. Jfr. kirkeloven 16 har ikke Mysen menighet anledning til å ta opp lån, med mindre dette er godkjent av bispedømmerådet. RÅDMANNENS MERKNADER: Kommunens økonomiske ansvar fremgår av kirkeloven 15, hvor det står at kommunen utreder følgende utgifter etter budsjettforslag fra kirkelig fellesråd: a) utgifter til bygging, drift og vedlikehold av kirker b) utgifter til anlegg og drift av gravplasser c) utgifter til stillinger for kirketjener, klokker og organist/kantor ved hver kirke, og til daglig leder av kirkelig fellesråd d) driftsutgifter for fellesråd og menighetsråd, herunder utgifter til administrasjon og kontorhold e) utgifter til lokaler, utstyr og materiell til konfirmasjonsopplæring f) utgifter til kontorhold for prester. Videre heter det i 15 at kommunen kan ta opp lån for finansiering av sine forpliktelser etter første ledd bokstav a) og b). Mysen menighetshus Betania vil ikke falle inn under kategorien kirkebygg, og et eventuelt bidrag til Mysen menighetshus Betania. Sameie vil ha alt ansvar for drift av Mysen menighetshus Betania, og vil ikke kunne falle under Kirkelig fellesråds ansvarsområde i fremtiden. Dagens Betania og fremtidens Mysen menighetshus Betania er og vil være et samlingspunkt for barn og unge gjennom de aktiviteter som drives der. Eidsberg kommune har et ansvar for å sikre at kirken har egnede lokaler for konfirmasjonsundervisningen. Mysen menighet har leid lokaler på Betania, Normisjon Mysen til sin konfirmasjonsundervisning, og andre aktiviteter for medlemmer av Mysen menighet. En løsning som er skissert gjennom denne saken vil føre til at dette faller på plass gjennom permanente egne lokaler. Kirketjenere og kirkegårdsarbeidere ved Mysen kirke har kontor på Heggin. Mysen menighetshus Betania vil ikke huse lokaler til stillinger som er definert i kirkelovens 15, slik det gjøres ved menighetshusene i Trømborg, Hærland og

8 Sak 5/13 Eidsberg. Et eventuelt bidrag vil derfor være å anses som en gave eller økonomisk bidrag fra kommunen. Mysen menighet blir tilført midler fra Sigrid og Kjell Ambjørn Mysens stiftelse. Disse midlene skal i hovedsak brukes til å styrke barne- og ungdomsarbeidet, samt annen aktivitet i menigheten. Det er lagt klare føringer på at disse midlene ikke kan brukes til lokaler. Eidsberg kirkelige fellesråd har i budsjettet for 2013 kommunalt lønns- og driftstilskudd på kroner. I tillegg har de tilskudd til renter og avdrag vedrørende orgel på kroner, tilskudd til utvidelse av Trømborg kirkegård på kroner, samt automatisk ringeanlegg i Mysen Kirke kroner. Økonomiplanen for perioden viser at det vil komme store investeringer til kirkebygg i nær framtid. Eidsberg kirke må restaureres og dette er et omfattende arbeid som vil ha en investeringsramme på mellom 6 og 8 millioner kroner. Mysen kirkegård må utvides, og i den forbindelse er det planlagt utvidelse av parkeringsareal mot Ringvei og bygging av nytt servicehus. Dette har en investeringsramme på om lag 4 millioner kroner. I søknaden påpekes det at Eidsberg kommune har bevilget midler og tomt til grendemenighetene når de har bygget sine menighetshus/kirkestuer. KONKLUSJON: Eidsberg kommune har en anstrengt økonomi og står foran utfordringer som gjør at det må gjøres prioriteringer mellom vanskelige og ikke ønskede valg. Kommunens fondsreserver er marginale og muligheten for å løse uforutsette forhold er begrenset. En økonomisk støtte til prosjektet Nytt menighetshus i Mysen i et allerede stramt budsjett, som kommunen ikke er forpliktet til, kan også utløse andre søknader til lignende prosjekter. For å skape rom for slike eller lignende prosjekter vil medføre at Eidsberg kommune må prioritere bort andre tjenester som allerede er redusert i flere runder i budsjettprosesser tidligere år. Med bakgrunn i Eidsberg kommunes økonomiske situasjon og den presedens en slik sak gir, tilrår rådmannen å avslå søknaden om tilskudd på 1,0 mill kroner fra Mysen menighet og Normisjon Mysen til Nytt menighetshus i Mysen.

9 Formannskapet 6/ INDRE ØSTFOLD REGIONRÅD - ENDRING AV VEDTEKTER 6/13 Formannskapet / Kommunestyret Arkivkode:026 &01 Arkivsaknr.:13/200 L.nr.: 698/13 Saksb.: Tom-Arne Tørfoss Saken legges frem for kommunestyret med slik innstilling: Forslag til endring av vedtektene for Indre Østfold Regionråd slik det går fram av punkt 1) til punkt 10) i avsnitt 5 i evalueringsgruppens rapport, datert 17. april 2012 godkjennes. Kommunestyrets vedtak: Formannskapets innstilling: Vedlegg: Evalueringsgruppens rapport, Indre Østfold Regionråd I møte , sak 17/12 behandlet Indre Østfold Regionråd rapport utarbeidet av en evalueringsgruppe som regionrådet utpekte i november Evalueringsgruppens forslag til organisering og oppgaver ble godkjent av regionrådet. Forslag til endring av vedtektene (avsnitt 6 i rapport fra evalueringsgruppen) skal godkjennes av deltakerkommunene. Rakkestad kommune har valgt å melde seg ut av Indre Østfold Regionråd og isteden knytte seg til Sarpsborg/Nedre Glomma distrikt. Forslaget til endring av vedtektene fastsetter i punkt 2 at Indre Østfold regionråd omfatter følgende kommuner; Aremark, Askim, Eidsberg, Hobøl, Marker, Rømskog, Skiptvet, Spydeberg og Trøgstad.

10 Sak 6/13 Punkt 1 i forslag til endring av vedtektene beskriver regionrådets formål og funksjon; Indre Østfold Regionråd har som formål å utvikle Indre Østfold som region. Rådet skal legge til rette for økt samarbeid mellom kommunene i regionen, og gjennom dette bidra til å skape en felles identitet i Indre Østfold. Regionrådet skal primært engasjere seg i saker som er av betydning for utviklingen av regionen. For det langsiktige og strategiske arbeidet skal det så langt som mulig utarbeides årlige handlingsplaner som forelegges kommunene til uttalelse. Rådmannen viser for øvrig til den vedlagte rapporten til evalueringsgruppen. RÅDMANNENS MERKNADER: Regionrådets framtidige formål og funksjon har vært tema i regionrådets møter de siste årene. Evalueringsgruppens vurderinger og anbefalinger i rapporten datert viser hvordan regionrådets formål og funksjon kan videreutvikles. Rådmannen ser et klart behov for å videreføre Indre Østfold Regionråd som en arena for utvikling og langsiktig arbeid på tvers av kommunene. Rådmannen anbefaler derfor at Eidsberg kommune gir sin tilslutning vedtektsendringene. Forslaget til endring av vedtektene forutsetter at hver deltakerkommune innbetaler et årlig medlemsbeløp på kr ,- pluss kr 1,- pr innbygger. Lederansvaret vil fortsatt gå på omgang mellom kommunene for perioder på to år.

11 Formannskapet 7/ VEI, VANN OG AVLØP - FJERNVARME - EIDSBERG KOMMUNE / Hovedutvalg for miljø og teknikk /13 Formannskapet / Kommunestyret Arkivkode:S30 Arkivsaknr.:13/53 L.nr.: 693/13 Saksb.: Tore Ånesland Saken legges frem for formannskapet/kommunestyret med slik innstilling: Utbyggingsavtalen mellom Østfold Energi AS og Eidsberg kommune i forbindelse med Østfold Energi AS sin etablering av fjernvarmeanlegg i Mysen godkjennes. Kommunestyrets vedtak: Formannskapets innstilling: Hovedutvalg for miljø og teknikks innstilling: Vedlegg: Utbyggingsavtale mellom Østfold Energi AS og Eidsberg kommune Det vises til sak 82/12 behandlet i kommunestyret hvor kommunestyret fattet følgende enstemmige vedtak: 1. Eidsberg kommune utbedrer vei, vann og avløpsanlegg samtidig med etablering av fjernvarmeanlegg i områdene: a. Kapellveien/Kløverveien b. Torggaten c. Folkenborgveien/Trollstien d. Skolegaten

12 Sak 7/13 som er anbefalt i rapport fra Pøyry (vedlagt) 2. Det forutsettes inngått en egen utbyggingsavtale med Østfold Energi AS som skal regulere kostnadsdeling og praktiske forhold knyttet til planlegging og framføring av fjernvarmerør og utbedring av VA-anlegg herunder istandsetting av gater og fortau. Utbyggingsavtalen legges fram for hovedutvalg for miljø og teknikk til godkjenning. 3. Østfold Energi AS forutsettes å innlemme planleggings- og gjennomføringsarbeid for kommunenes VA-tiltak, herunder istandsetting av gater og fortau i sitt anbudsarbeid. 4. Det fremmes en egen sak om ekstraordinært låneopptak når anbudssummer er klare. I anbudet må inngå investeringer i VA-anlegg som skal inngå i arbeidet med fjernvarmeanlegget, herunder istandsetting av gater og fortau og nødvendige investeringer for tilpasninger av varmesentraler i de kommunale bygg som skal kobles til Østfold Energi sitt fjernvarmeanlegg, kfr sak om kjøp av fjernvarme til kommunale bygg. Det er nå fremforhandlet en utbyggingsavtale med Østfold Energi AS som nå legges fram for godkjenning i tråd med kommunestyrets vedtak i sak 82/12, pkt 2. RÅDMANNENS MERKNADER: Fordelene med å rehabilitere VVA-anlegg samtidig med anlegging av fjernvarme er beskrevet i tidligere saksfremlegg. Kommunens kostnad ved en eventuell rehabilitering av anleggene i etterkant er anslått til nærmere det dobbelte av å utføre dette samtidig med Østfold Energis utbygging. I arbeidet med å fremforhandle avtalen er erfaring fra andre kommuner tillagt stor vekt, slik det anbefales i sak 57/12 behandlet i hovedutvalg for miljø og teknikk den Avtalen avklarer blant annet oppgavedeling, ansvarsforhold og fordeling av kostnader mellom partene. KONKLUSJON: Utbyggingsavtalen godkjennes.