Telemark kontrollutval

Transkript

1 Meeting Book: Telemark kontrollutval ( ) Telemark kontrollutval Date: T10:00:00 Location: Fylkeshuset Note:

2 Saksliste Møteinnkalling 1/16 Godkjenning av innkalling 3 Møteprotokoll 1/16 godkjenning av møteprotokoll Saker til behandling 1/16 Oppfølging av kontrollutvalgets vedtak - Invest in Telemark 17 2/16 Reglement for godtgjering til folkevalde 23 3/16 Årsmelding 2015 for kontrollutvalet 25 4/16 Engasjementsbrev frå Telemark kommunerevisjon IKS 34 5/16 Orientering frå revisor /16 Overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon /16 Referatsaker /16 Eventuelt

3 Arkivsak-dok. 15/ Sakshandsamar Line Bosnes Hegna Saksgang Møtedato Telemark kontrollutval Godkjenning av innkalling Forslag frå sekretariatet: Innkallinga er godkjent. Vedlegg: Skriv inn vedlegg her 1

4 Arkivsak-dok. 15/ Sakshandsamar Line Bosnes Hegna Saksgang Møtedato Telemark kontrollutval Godkjenning av møteprotokoll Forslag frå sekretariatet: Møteprotokoll er godkjent. Vedlegg: Møteprotokoll

5 Møteprotokoll Telemark kontrollutval Dato: kl. 10:00 Sted: Fylkeshuset, møterom Nisser Arkivsak: 15/09759 Til stede: Per Lykke (leiar), Einfrid Halvorsen (nestleiar), Leif Rafsdal, Karianne Hansen og Tor Erik Baksås. Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: Protokollfører: Telemark kommunerevisjon IKS: oppdragsrevisor Birgitte Holmberg, forvaltningsrevisor Kirsti Torbjørnson Fylkesordfører Sven Tore Løkslid Fylkesrådmann Evy-Anni Evensen, fylkesadvokaten Temark v/line Bosnes Hegna Sakskart Side Møteinnkalling 2/15 15/ Godkjenning av møteinnkalling 3 Møteprotokoll 2/15 15/ Godkjenning av møteprotokoll Saker til behandling 32/15 15/ Revisjonsstrategi /15 15/ Orientering fra revisor 6 1

6 34/15 15/ Invest in Telemark - avtalen med First House 7 35/15 15/ Avtale om disponering av konsesjonskraft 8 36/15 15/ Reglement for godtgjering for politikarar - prosess og innhald 9 37/15 15/ Møteplan og arbeidsplan /15 15/ Eventuelt Skien, Per Lykke Kontrollutvalsleiar 2

7 Møteinnkalling 2/15 Godkjenning av møteinnkalling Handsama av Møtedato Saknr 2 Telemark kontrollutval /15 Forslag frå sekretariatet: Innkallinga godkjennast. Votering Samrøystes. Vedtak Innkallinga godkjennast. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 3

8 Møteprotokoll 2/15 Godkjenning av møteprotokoll Handsama av Møtedato Saknr 2 Telemark kontrollutval /15 Forslag frå sekretariatet: Møteprotokoll godkjennast. Votering Samrøystes. Vedtak Møteprotokollen godkjennast. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 4

9 Saker til behandling 32/15 Revisjonsstrategi 2015 Handsama av Møtedato Saknr 1 Telemark kontrollutval /15 Forslag frå sekretariatet: Sake vert teke til orientering. Møtehandsaming Oppdragsrevisor Birgitte Holmberg la frem revisjonsstrategien for 2015 for utvalget. Votering Samrøystes. Vedtak Saka vert teke til orientering. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 5

10 33/15 Orientering fra revisor Handsama av Møtedato Saknr 1 Telemark kontrollutval /15 Forslag frå sekretariatet: Kontrollutvalet tar saka til orientering. Møtehandsaming Oppdragsrevisor Birgitte Holmeberg orienterte om den pågåande revisjonen i fylkeskommunen. Votering Samrøystes. Vedtak Kontrollutvalet tar saka til orientering. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 6

11 34/15 Invest in Telemark - avtalen med First House Handsama av Møtedato Saknr 1 Telemark kontrollutval /15 Forslag frå sekretariatet: Leggast fram utan forslag. Møtehandsaming Telemark kommunerevisjon ved oppdragsrevisor Birgitte Holmberg og forvaltningsrevisor Kirsti Torbjørnson la frem notat om Invest in Telemark og avtalen med First House. Fylkesrådmann Evy-Anni Evensen og fylkesadvokaten orienterte i saka. Utvalget utforma eit forsalg til uttale til fylkestinget. Votering Samrøystes. Vedtak Kontrollutvalget oversender notatet til revisjonen og slutter seg til merknadene. Kontrollutvalget tar fylkesrådmannens orientering til etterretning. Kontrollutvalget vil påpeke at anbudsreglene synes fulgt, men at kontraktsforhandlingen, kontrakten og kostnadsoppfølgingen ikke har vært god nok. Inngått kontrakt ivaretar ikke fylkeskommunens forretningsmessige interesser på en tilfredsstillende måte. Kontrollutvalget legger til grunn at definerte mål og delmål i kontrakten for hhv 2013, 2014 og 2015 ikke er innfridd tre måneder før kontrakten utløper. Kontrollutvalget konstaterer at ilagte administrasjonsutgifter på ca ikke vil bli belastet fylkeskommunen. Kontrollutvalget anmoder fylkesrådmannen å innhente uavhengighetsbekreftelser fra First House som angår kundeforhold og andre forhold av betydning for kontrakten. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 7

12 35/15 Avtale om disponering av konsesjonskraft Handsama av Møtedato Saknr 1 Telemark kontrollutval /15 Forslag frå sekretariatet: Kontrollutvalet tar ikkje saka opp til vidare handsaming. Møtehandsaming Sekretær greia ut for bakgrunnen i saka. Votering Samrøystes. Vedtak Kontrollutvalet tar ikkje saka opp til vidare handsaming. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 8

13 36/15 Reglement for godtgjering for politikarar - prosess og innhald Handsama av Møtedato Saknr 1 Telemark kontrollutval /15 Forslag frå sekretariatet: Leggast fram utan tilråding. Møtehandsaming Votering Samrøystes. Vedtak Saka leggast fram for utvalet i neste møte. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 9

14 37/15 Møteplan og arbeidsplan 2016 Handsama av Møtedato Saknr 1 Telemark kontrollutval /15 Forslag frå sekretariatet: Kontrollutvalet vedtar møte- og arbeidsplan for 2016 med følgjande datoar: 11.02, 03.03, 12.04, 19.05, 16.06, 25.08, 29.09, og Møtehandsaming Votering Samrøystes. Vedtak Kontrollutvalet vedtar møte- og arbeidsplan for 2016 med følgjande datoar: 11.02, 03.03, 12.04, 19.05, 16.06, 25.08, 29.09, og [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 10

15 38/15 Eventuelt Handsama av Møtedato Saknr 1 Telemark kontrollutval /15 Møtehandsaming Votering Vedtak [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 11

16 12

17 Arkivsak-dok. 15/ Sakshandsamar Line Bosnes Hegna Saksgang Møtedato Telemark kontrollutval Oppfølging av kontrollutvalgets vedtak - Invest in Telemark Forslag frå sekretariatet: Stadfestinga av sjølvstende med vedlegg om faktisk funn, blir teken til orientering. Kontrollutvalet avsluttar saka. Bakgrunn for saka: I Kontrollutvalets møte vart det under eventuelt stilt spørsmål om Invest in Telemark og innholdet og oppfølginga av avtalen med First House. I kontrollutvalets møte la Telemark kommunerevisjon ved oppdragsrevisor Birgitte Holmberg og forvaltningsrevisor Kirsti Torbjørnson fram notat om Invest in Telemark og avtalen med First House. Fylkesrådmann Evy-Anni Evensen og fylkesadvokaten orienterte også i saka. Kontrollutvalet fatta følgjande vedtak sak 34/15: «Kontrollutvalget oversender notatet til revisjonen og slutter seg til merknadene. Kontrollutvalget tar fylkesrådmannens orientering til etterretning. Kontrollutvalget vil påpeke at anbudsreglene synes fulgt, men at kontraktsforhandlingen, kontrakten og kostnadsoppfølgingen ikke har vært god nok. Inngått kontrakt ivaretar ikke fylkeskommunens forretningsmessige interesser på en tilfredsstillende måte. Kontrollutvalget legger til grunn at definerte mål og delmål i kontrakten for hhv 2013, 2014 og 2015 ikke er innfridd tre måneder før kontrakten utløper. Kontrollutvalget konstaterer at ilagte administrasjonsutgifter på ca ikke vil bli belastet fylkeskommunen. Kontrollutvalget anmoder fylkesrådmannen å innhente uavhengighetsbekreftelser fra First House som angår kundeforhold og andre forhold av betydning for kontrakten.» 1

18 2 Saksopplysningar: Fylkesrådmannen har fulgt opp kontrollutvalet si anmodning i vedtakets femte ledd, om ei stadfesting av sjølvstende frå First House. Denne stadfestinga av sjølvstende med rapport frå BDO om faktisk funn, blei sendt fylkeskommunen og leggast fra til orientering i utvalet. Vurdering frå sekretariatet: Sekretariatet meiner stadfestinga av sjølvstende og underliggande rapport om faktiske funn frå BDO, er god nok til å svare på den uroa som låg til grunn for å be om slik stadfesting. Sekretariatet meiner saka kan avsluttast frå kontrollutvalet si side. Vedlegg: Oversendelse av uavhengighetsbekreftelse , med vedlegg - Rapport om faktiske funn

19

20

21

22

23 Arkivsak-dok. 15/ Sakshandsamar Line Bosnes Hegna Saksgang Møtedato Telemark kontrollutval Reglement for godtgjering til folkevalde Forslag frå sekretariatet: Saka leggast fram utan tilråding. Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet reiste nokre spørsmål rundt arbeidet med reglement for godtgjering av folkevalde. Saksopplysningar: Det er politikarane sjølv som legg fram forslag til revisjon av reglement for godtgjering til folkevalde. Det er vanleg praksis i fleire kommunar at revisjon av reglementet blir starta på våren i valåret, og at avtroppande fylkesting og kommunestyret vedtek det reglementet som skal gjelde for neste periode. Reglement for godtgjering til folkevalte vart sist handsama i fylkesutvalet sak 95/15 og sak 98/15 og deretter i fylkestinget i sak 42/15. Forut for handsaminga i fylkesitvalet og fylkestinget har reglementet blir diskutert i partigruppene. Vurdering frå sekretariatet: Det blir med jamne mellomrom stilt spørsmål i media og andre fora om kva politikarar får i lønn og godtgjering for å vere folkevald. Det er til dels store forskjellar mellom kommunear og fylkeskommune på nivået og praksis i godtgjeringa. Det er viktig for å ha tillit til politikarane og demokratiet at det er opne prosessar og informasjon om kva godtgjeringane er. Urimelig gode ordningar er ikkje bra for tillit og omdømmet til politikaren, og for dårlege ordningar vil kanskje hindre personar frå å delta. Kontrollutvalet er ansvarleg for kontroll og tilsyn med heile den kommunale verksemda. Kontroll- og tilsynsansvaret til kontrollutvalet er ikkje avgrensa til administrasjonen, men omfattar også formannskapet, andre politiske utval og ordføraren. Kontrollutvalet kan i prinsippet handsame alle forholdved verksemda til kommunen, så lenge det kan definerast som kontroll eller tilsyn. Dette gjeld så framt utvalet ikkje overprøver politiske prioriteringar eller vurderer i kva grad vedtak er politisk føremålstenlege. Kontrollutvalet har i utgangspunktet ikkje eit tilsynsansvar overfor fylkestinget, ettersom kontrollutvalet er underordna tinget. Utvalet kan likevel uttale seg dersom kommunestyret til dømes har treft, eller er i 1

24 2 ferd med å treffe, eit vedtak som vil vere ulovleg. Kontrollutvalet kan i tillegg kontrollere om utgreiinga av saker til kommunestyret har vore tilstrekkeleg. Kontrollutvalet skal ikkje meine noko om det materielle i reglementet, men kan kontrollere om den prosessen som er vald sikrar at saka blir godt nok opplyst. Alle partigruppene har fått reglementet til vurdering og har hatt moglegheit til å komme med innspel både på prosess og innhald. Det er ikkje synleg i protokollane frå den formelle handsaminga om det har vore diskusjon om prosess, nivå på godtgjering og spørsmål om tillit og omdømme til politikarane. Det treng ikkje bety at det ikkje har vore vurdert og diskutert. Etter sekretariatet si vurdering er det ikkje noko som tilseier at saka ikkje har vore godt nok opplyst. Kontrollutvalet må ta stilling til om dette er ei sak som utvalet skal gå vidare på, komme med ei tilråding til fylkestinget om prosessen eller avslutta saka. Saka leggast fram utan tilråding frå sekretariatet. Vedlegg: Skriv inn vedlegg her

25 Arkivsak-dok. 16/ Sakshandsamar Line Bosnes Hegna Saksgang Møtedato Telemark kontrollutval Årsmelding 2015 for kontrollutvalet Forslag frå sekretariatet: Kontrollutvalets årsmelding 2015 vedtas og vert oversendt fylkestinget. Tilråding til fylkestinget: Fylkestinget tek kontrollutvalets årsmelding for 2015 til orientering. Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet skal etter kommunelova 77, punkt 6, informere kommunestyret om sitt arbeid. Saksopplysningar: Årsmeldinga skal oppsummere utvalets viktigaste aktiviteter gjennom 2015, og gje eit bilete av utvalets formelle rolle, instruks, forholdet til revisjonen og sekretariatet. Kontrollutvalet gir kvart år ei uttale til kommuneregnskapet. Etter forskrift for kontrollutval, skal kontrollutvalet rapportere om resultatet av gjennomførte forvaltningsrevisjonsprosjekt og selskapskontroll. Dette må sjåast i samanheng med vedtatte planar for året Vurdering frå sekretariatet: Sekretariatet legg fram årsmeldinga for 2015 for godkjenning i utvalet. Den vil bli sendt over til fylkestinget til orientering. Vedlegg: Årsmelding 2015 kontrollutvalet i Telemark fylkeskommune 1

26 Telemark fylkeskommune Kontrollutvalets årsmelding 2015 Temark Agder og Telemark Kontrollutvalgssekretariat IKS

27 1. INNLEIING Årsmelding for Telemark kontrollutval for 2015 skal gje eit bilete av utvalet si formelle rolle, forholdet til revisjonen og sekretariatet og dei viktigaste sakene som er handsama i året som har gått. I høve kommunelova er kontrollutvalet det einaste politiske utvalet ei kommune er pålagt å ha, utanom formannskapet. Kontrollutvalet si hovudoppgåve er å føre tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltninga på vegne av kommunestyret, og sjå til at kommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. Utvalet gjev kvart år ei uttale til kommunerekneskapen. I tråd med forskrift for kontrollutval, skal utvalet rapportere resultatet av dei forvaltningsrevisjonsprosjekta og selskapskontrollane som vert gjennomført årleg. Kontrollutvalet rapporterar direkte til fylkestinget. 2. SAMANSETNAD AV KONTROLLUTVALET Alle kommunar er pliktige til å velge eit kontrollutval på det konstituerande fylkestingsmøtet etter kvart kommuneval. Fylkestinget kan velge nye medlemmer til kontrollutvalet i løpet av valperioden, men då må heile utvalet formelt velgast på nytt. Reglar for val av medlemmar til kontrollutvalet er nedfelt i ei eiga forskrift. Det er strenge avgrensingar for kven som er valbare til utvalet, mellom anna kan ein ikkje vere tilsett i fylkeskommunen. Telemark kontrollutval har for perioden hatt denne samansetnaden: Medlemmar Varamedlemmar Leiar Nestleiar Medlem Medlem Medlem Erling Dahl (Frp) Jone Blikra (Ap) Anne Nora Oma Dahle (Sp) Per Lykke (H) Solfrid Rui Slettebakken (V) Vara for FrP, H og V Anne Odny Follaug (KrF) Inger Lise Wiersdalen (H) Arnt Olav Brodsjø (V) Britt Særen (FrP) Steinar Birkeland (FrP) Vara for AP Tahar Haddad Britt Tobro Tom Hafredal Vara for SP Jon Rikard Kleven Bjørn Nome Nytt kontrollutval for perioden vart vald på det konstituerande fylkesting. 1

28 Telemark kontrollutval har for perioden denne samansetnaden: Medlemmar Varamedlemmar Leiar Nestleiar Medlem Medlem Medlem Per Lykke (H) Einfrid Halvorsen (Ap) Leif Refsdal (KrF) Tor Erik Baksås (Sp) Karianne Hansen (FrP) Vara H Inger-Lise Wiersdalen Erik Søndagård Vara Ap Bjarne Bakken Ruth Ryste Vara FrP Jon Pieter Flølo Nelly Olsen Adrian Ness Løvsjø Vara KrF Kristian Espeland Vara Sp Per Simon Slettebø Rønnaug Woxen Toen Tone Sofie Dale Solvang Kommunelova krev at minst eitt av medlemmane skal velgjast blant fylkestinget sine medlemmar. Departementet har tolka dette slik at dette gjeld val ved fylkestinget si konstituering. 3. RAMMER FOR KONTROLLUTVALGETS ARBEID Etter Kommunelova 77 er kommunestyret pålagt å opprette eit eige kontrollutval som skal stå for løypande tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltninga og dei folkevalde organa som kommunestyret har oppretta. Tilsynet og kontrollen skjer i kommunestyret sin stad. Kommunelova 77 slår fast: 4. Kontrollutvalet skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalet skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut frå kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). 5. Kontrollutvalet skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalet sine oppgåver er i utgangspunktet gitt i kommunelova 77, og i forskrift om kontrollutval av , men kommunestyret kan konkret be utvalet utføre særskilte tilsynsoppgåver på deira vegner. Kontrollutvalet si hovudoppgåve er å føre tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltninga på vegner av kommunestyret og sjå til at kommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. Kontrollutvalet skal ifølgje kommunelova sørge for mange oppgåver som vi vil komme nærmare inn på seinare. 2

29 4. OPPLÆRING OG KURS Ein opplever at det vert stilt stadig større krav og forventningar til kva kompetanse Kontrollutvalet skal ha, både frå det politiske miljø og innbyggjarane. Regelverk endrar seg, og kontroll og tilsyn er eit komplekst felt som femner om det meste av kommunal verksemd. Det er naudsynt å legge til rette for opplæring og kursverksemd for alle medlemmar av Kontrollutvalet. Kunnskap om kva rolle kontrollutvalet har, oppgåver og lovverk er sentralt for å utføre dei lovpålagte oppgåvene utvalet har. Slik opplæring og kursing kan skje lokalt (haust- og vårkonferanse og andre tilbod i regi av Temark) eller gjennom ulike sentrale tilbod. Utvala vert årleg invitert til blant anna landskonferansen for kontrollutval i regi av Norges kommunerevisorforbund (NKRF). Dette er ei viktig samling for å gje kontrollutvalsmedlemmane ny kunnskap, og det er ein arena der kontrollutvalsmedlemmar frå heile landet møtest og drøftar saker og arbeidsmetodar. 5. SEKRETARIAT Kontrollutvalet får sekretariatsbistand frå Agder og Telemark kontrollutvalssekretariat IKS (Temark). Telemark fylkeskommune er medeigar i Temark. Med oppdrag for 34 kommuner i Vest-Agder, Aust-Agder og Telemark er Temark no det største kontrollutvalssekretariatet i landet. Sekretariatet har 6 årsverk, fordelt på 3 årsverk ved hovudkontoret i Bø og 3 årsverk ved kontoret i Arendal. Fast sekretær for Kontrollutvalet i fylkeskommunen i 2015 var Line Bosnes Hegna. Sekretariatet førebur sakene til kontrollutvalet, skriv saksframstillingar, syter for praktisk tilrettelegging og oppfølging av møte, samt føl opp kontrollutvalet sine vedtak. I det løypande arbeidet er sekretariatet bindeledd mellom utval og revisjonsselskap og mellom utval og administrasjon, og utfører oppgåver på vegne av kontrollutvalet. 6. REVISJON Fylkeskommunen er medeigar i, og har avtale om levering av revisjonstjenester med Telemark kommunerevisjon IKS (TKR). Selskapet leverer revisjonstjenester til tjue kommunar og ein fylkeskommune. TKR utfører rekneskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for Telemark fylkeskommune. Avtalen mellom TKR og fylkeskommunen omfattar timar til fordeling på rekneskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Selskapskontroll er ei teneste som vert kjøpt i tillegg. Oppdragsrevisor for fylkeskommunen er Birgitte Holmberg og oppdragsansvarleg revisor er Lisbet Fines. Kirsti Torbjørnson er oppdragsansvarleg forvaltningsrevisor. 3

30 7. ØKONOMI For å utøve sin funksjon på ein god måte har kontrollutvalet lagt vekt på å be fylkestinget om økonomiske rammer som gjer det mogleg med den aktiviteten som det vert lagt opp til i møteog arbeidsplanen. Kontrollutvalet er i tråd med kommunelova pålagt å utarbeide budsjettforslag for kontroll- og tilsynsverksemda i fylkeskommunen. Rekneskapstala for den samla kontroll- og tilsynsverksemda i fylkeskommunen kjem fram av kommunen sitt samla årsrekneskap. Kontrollutvalet vil få lagt fram ei eiga sak som går på økonomien knytt til kontroll- og tilsynsverksemda, slik at kontrollutvalet kan halde seg oppdatera på utvalet si økonomiske stilling, i tillegg til kostnadane til sekretariat og revisjon. 8. KONTROLLUTVALETS ARBEID MØTER OG SAKER Kontrollutvalget har i 2015 avholdt 7 møter og behandla 38 saker. I likskap med andre folkevalde organ er møta i kontrollutvalet som hovudregel opne. Sakskart, saksdokument og protokollar vert løypande lagt ut på kommunen og sekretariatet sine heimesider ( Utvalet ynskjer å ha oppdatert informasjon om fylkeskommunen si verksemd, og samtidig gjere sin eigen funksjon meir kjent. Administrasjonen har ved fleire høve blitt invitert til kontrollutvalet for å orientere om ulike verksemdsområder i fykeskommunen. Kontrollutvalet ynskjer å vere synleg og ha god kontakt med leiinga i kommunen. Rådmannen eller representantar for rådmannen har delteke på fleire av utvalet sine møte, noko kontrollutvalet oppfattar som ein styrke i sitt arbeid. Ein stor del av kontrollutvalet si saksbehandling omfattar forhold utvalet er pålagt å arbeide med, gjennom krav i kommunelova 77 og forskrift om kontrollutval. Kva for fokus utvalet vel i dei ulike arbeidsoppgåvene er det i stor grad opp til utvalet å definere sjølv. Kontrollutvalet kan etter oppmoding frå fylkestinget, etter innspel frå innbyggarar eller på eige initiativ ta opp forhold ved fylkeskommunen si verksemd, som kan knytast til utvalet sitt tilsynsarbeid. Kontrollutvalet er også opptatt av korleis fylkeskommunen følger opp rapportar frå andre tilsyn. Saker i kontrollutvalget: Revisors erklæring om sjølvstende Årsmelding 2014 for kontrollutvalet Årsrekneskap og årsmelding 2014 for Telemark fylkeskommune Årsrekneskap 2014 for Telemarkskanalen KF Årsrekneskapen 2014 for Telemark Utviklingsfond Årsrekneskapen 2014 for TFK Eiendom Avviklingsrekneskap TFK Eiendom Budsjett 2016 for kontroll og tilsyn 4

31 Innspel til plan for forvaltningsrevisjon for neste periode Innspel til plan for selskapskontroll for neste periode Orientering fra revisor om det pågåande revisjonsarbeidet i kvart møte Revisjonsstrategi 2015 Prosjektplan «frafall i videregående skole» Forvaltningsrevisjonsrapport om «informasjonsikkerhet i fylkeskommunen» Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjekt om informasjonssikkerhet Oppfølging av eierskapskontroll Vest-Telemark PPT Orientering Skien Dalen Skipsselskap Orientering om dom i korrupsjonssak Avtale om disponering av konsesjonskraft Invest in Telemark avtalen med First House Møte og arbeidsplan REKNESKAPSREVISJON Revisjon av årsrekneskapen er ein heilt sentral del av kommunen sin eigenkontroll. Revisor skal gje tryggleik for at ein kan stole på informasjonen kommunen gir om økonomien sin. Dette er ei viktig oppgåve. Revisor er ein uavhengig og objektiv tredjeperson som gjennom sine kontrollar kan avdekke og førebygge feil og manglar i den økonomiske rapporteringa. Revisor vil i tillegg rettleie kommunen for å bidra til å førebygge og avdekke feil og underslag. Kontrollutvalet skal sjå til at fylkeskommunen blir revidert på ein tryggjande måte. Utvalet er difor avhengig av at revisor gir tilstrekkeleg rapportering om revisjonsarbeidet. At kontrollutvalet og revisor har ein god dialog og god forståing av kvar deira oppgåver, er ein viktig føresetnad for å vere trygg på at revisjonsarbeidet blir forsvarleg utført. Kontrollutvalet registrerar at revisor sitt arbeid med å utføre rekneskapsrevisjon dei siste åra er blitt meir omfattande, spesielt knytt til dei mange attestasjonsoppgåvene som vert utført på vegner av staten og andre offentlege organ. I tillegg til å gje skildringar og uttaler mottek kontrollutvalet jamleg i møte informasjon om utført rekneskapsrevisjon. Kontrollutvalet har ved fleire høve gitt utrykk for at det vert gjort mykje godt arbeid innanfor området rekneskapsrevisjon og at dei er nøgde med måten revisjonen løyser oppdraget på. 10. FORVALTNINGSREVISJON Forvaltningsrevisjon er eit verktøy som kommunestyret og kontrollutvalet skal bruke for å sikre at kommunen blir driven på ein måte som tar vare på innbyggarane sine behov og rettar best mogeleg. Forvaltningsrevisjon er ei av de pålagte oppgåvene til kontrollutvalet. Gjennom forvaltningsrevisjon kan kontrollutvalet undersøke om kommunen følgjer regelverk, når fastsette mål, og om ressursane blir forvalta på ein effektiv måte. 5

32 Kontrollutvalet har vore delaktig i val av tema og utforming av problemstillingar basert på ei risiko- og vesentlegheitsvurdering, innanfor dei rammene som er gjevne av kommunestyret. Kontrollutvalet er delegert mynde til å bestemme korleis avsette ressursar til forvaltningsrevisjon skal nyttast, og revisjonen har gjennomført forvaltningsrevisjonen i tråd med faglege krav i løpet av valperioden. Sjølv om det er spesifikke krav til gjennomføring av ein forvaltningsrevisjon, er det viktig at kontrollutvalet involverer seg i val av problemstillingar, avgrensingar og tilnærming. Forvaltningsrevisjon gir kontrollutvalet mogelegheita til å gå i djupna i ulike saksforhold, innan eitkvart verksemdsområde i kommunen. Forvaltningsrevisjon vil difor kunne ha høg nytteverdi, både i utvalet si kontrollverksemd, og i kommunen sin internkontroll og forbetringsarbeid. Kontrollutvalet skal minst ein gong i valperioden og seinast innan utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide ein plan for forvaltningsrevisjon. Planen skal vedtakast av kommunestyret sjølv, men kommunestyret kan delegere til kontrollutvalet å gjere endringar i planperioden. Revisjonen la fram overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon for Telemark fylkeskommune for kontrollutvalet i starten av forrige periode Planen vart levert til fylkestinget for godkjenning. Ny overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon er under arbeid, og vil verte handsama i utvalet i løpet av Kontrollutvalget har behandla eit forvaltningsrevisjonsprosjekt og starta opp eitt prosjekt i 2015: Forvaltningsrevisjonsrapport om «informasjonsikkerhet i fylkeskommunen» Prosjektplan «Frafall i vidergående skole» - rapporten leverast i byrjinga av 2016 I tillegg har revisjonen levert eit notat om saken rundt Invest in Telemark avtalen med First House. 11. SELSKAPSKONTROLL Selskapskontroll er ei av de pålagte oppgåvene til kontrollutvalet og er eit viktig virkemiddel for å sikre at selskapa vert underlagt demokratisk styring og kontroll. Kontrollutvalet har ikkje gjennomført selskapskontroll i 2015, men har oppfølging av: Eigarskapskontroll i Vest-Telemark PPT IKS Ny plan for selskapskontroll er under arbeid, og vil verte handsama i utvalet i løpet av

33 12. KONKLUSJON OG AVSLUTTANDE KOMMENTARAR Kontrollutvalet si årsmelding for 2015 vert med dette lagt fram for fylkestinget til orientering. Ved å sjå årsplan og årsmelding for 2015 i samanheng, kan fylkestinget sjå om dei vedtekne oppgåver og målsettingar for kontrollutvalet er eller blir fulgt opp. Skien, Per Lykke Leiar Line Bosnes Hegna Sekretær 7

34 Arkivsak-dok. 16/ Sakshandsamar Line Bosnes Hegna Saksgang Møtedato Telemark kontrollutval Engasjementsbrev frå Telemark kommunerevisjon IKS Forslag frå sekretariatet: Kontrollutvalet tek saka til orientering. Bakgrunn for saka: Telemark fylkeskommune har Telemark kommunerevisjon IKS (TKR) som valgt revisor for fylkeskommunen. Revisjonen består av rekneskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Saksopplysningar: TKR legg fram eit engasjementsbrev som seier noko om selskapets forståeng av oppdraget, slik at kontrollutvalet skal få ei oppfatning av rollefordelinga og kav som kan ventas at revisjonen skal utføre. Birgitte Holmberg er oppdragsrevisor og Lisbet Fines er oppdragsansvarleg revisor i Telemark fylkeskommune. Vedlegg: Engasjementsbrev

35 Engasjementsbrev Telemark fylkeskommune 1. Innledning Telemark fylkeskommune er deltaker i Telemark kommunerevisjon IKS (heretter kalt TKR). I selskapsavtalens 4 fremgår det at TKR skal utføre lovpålagte revisjonsoppgaver for deltakerne. Revisjonen består av forvaltningsrevisjon og regnskapsrevisjon, og omfatter revisjonen av fylkesregnskapet og foretaksregnskapene. Med utgangspunkt i de revisjonsbestemmelsene som gjelder for kommuner og fylkeskommuner, herunder standarder for god kommunal revisjonsskikk, vil vii dette brevet beskrive vår forståelse av revisjonsoppdraget, slik at utvalget får en oppfatning av rollefordeling og hva som kan forventes av oss. De økonomiske forhold mellom revisjonen og kontrollutvalget som oppdragsgiver er regulert i egen avtale datert 19. desember Revisjonen formål og innhold Kommuneloven har blant annet følgende bestemmelser om revisjonen i 78: 1. Revisjon av kommunal og fylkeskommunal virksomhet skal skje i henhold til god kommunal revisjonsskikk. 2. Revisjonsarbeidet skal omfatte regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Vi vil gjennomføre og rapportere resultatene av vår revisjon i henhold til god kommunal revisjonsskikk, som er en rettslig standard. Innholdet i dette begrepet er normert av kommuneloven bestemmelser om revisjon, tilhørende forskrifter og etablerte og anerkjente standarder på området. Som medlem av Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) er vi underlagt jevnlige eksterne kvalitetskontroller. Deres ref.: Arkivkode: i

36 registrerte opplysninger, dokumentasjon og annen informasjon vi finner nødvendig for å kunne utføre vårt arbeid, herunder korrespondanse, kontrakter, protokoller m.v. Dette inkluderer også tilgang til systembeskrivelser og nødvendig veiledning. Fylkestinget og kontrollutvalgets ansvar Fylkestinget er fylkeskommunens øverste organ, og har det øverste tilsyn med den fylkeskommunale forvaltning. Fylkestinget velger selv et kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsyn med den fylkeskommunale forvaltningen på sine vegne. Kontrollutvalget skal påse at fylkeskommunen og forvaltningen blir forsvarlig revidert. Kontrollutvalget bestiller forvaltningsrevisjoner basert på en overordnet risiko- og vesentlighetsanalyse. Forvaltningsrevisjon I henhold til forskrift om revisjon osv. 7 innebærer forvaltningsrevisjon å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra fylkestingets vedtak og forutsetninger. Herunder om a) forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med fylkestingets vedtak og forutsetninger, b) forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området, c) regelverket etterleves, d) forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige, e) beslutningsgrunnlaget fra administrasjonen til de politiske organer samsvarer med offentlige utredningskrav, f) resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med fylkestingets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd. Gjennomføring og rapportering av forvaltningsrevisjon skal skje i henhold til god kommunal revisjonsskikk og etablerte og anerkjente standarder på området, og det skal etableres revisjonskriterier for det enkelte prosjekt.

37 ved avrapportering, slik at vi her bruker noe mer plass på å beskrive vårt arbeid grunnlaget for dette. Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor er Lisbet Fines. Årsregnskapet og de aktuelle delene av årsberetningen I regnskapsrevisjonen er vår hovedoppgave som revisor for fylkeskommunen å vurdere og avgi en uavhengig uttalelse frevisjonsberetning) om hvorvidt årsregnskapet er avgitt i samsvar med lov og forskrifter. I tillegg kontrollerer vi at de disposisjoner som ligger til grunn for regnskapet er i samsvar med budsjettvedtak, og at beløpene stemmer med regulert beløp. Vi kontrollerer også om opplysninger i årsberetningen om årsregnskapet er konsistente med årsregnskapet. I tillegg kontrollerer vi om den revisjonspliktiges ledelse har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger. Videre er det vår oppgave å vurdere om fylkeskommunen har ordnet den økonomiske internkontrollen på en betryggende måte og med forsvarlig kontroll. Årsregnskapet skal iht. forskriften være avlagt av fylkesrådmannen innen 15. februar i året etter regnskapsåret. Årsberetningen skal avgis uten ugrunnet opphold, og senest innen 31. mars. Fylkesrådmannens ansvar omfatter også ansvar for at registrering, dokumentasjon og oppbevaring av regnskapsopplysninger er innrettet på en ordentlig og oversiktlig måte. Revisjonens utførelse og forholdet til intern kontroll God kommunal revisjonsskikk innebærer blant annet at vi kontrollerer utvalgte deler av materialet som underbygger informasjonen i årsregnskapet, foretar analytiske vurderinger og andre revisjonshandlinger som vi etter forholdene finner hensiktsmessige. Både revisjonen og den interne kontrollen vil ha begrensninger i omfang og detaljeringsgrad. Det vil derfor alltid være en risiko for at ikke all vesentlig feilinformasjon i regnskapet

38 risikoen. Omfanget av vårt revisjonsarbeid vil for en stor del være avhengig av kvaliteten på, og effektiviteten av fylkeskommunens interne kontroll, samt regnskaps- og rapporteringsrutiner. Vi vil rapportere skriftlig om eventuelle vesentlige mangler i den interne kontrollen som er relevante for revisjonen av årsregnskapet og som vi har identifisert under revisjonen, se nærmere om dette under avsnittet rapportering. Registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger Når vi konkluderer om registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger i revisjonsberetningen, vil revisjonen være utført i samsvar med den internasjonale standard for attestasjonsoppdrag (ISAE) 3000 «Attestasjonsoppdrag som ikke er revisjon eller begrenset revisjon av historisk finansiell informasjon». Denne standarden krever at vi etterlever etiske krav, planlegger og gjennomfører vårt arbeid for å oppnå betryggende sikkerhet for at det ikke er vesentlige formelle mangler knyttet til registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger. Slike vurderinger innebærer gjennomføring av kontrollhandlinger for å innhente bevis om disse forholdene. De valgte kontrollhandlingene avhenger av revisors skjønn, herunder vurderingen av risikoene for vesentlige mangler. Ved vurderingen av ledelsens plikter med hensyn til registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger, innhenter revisor informasjon om fylkeskommunens interne rutiner for å vurdere samsvaret med lov, forskrift og god bokføringsskikk, men ikke for å gi uttrykk for en mening om effektiviteten av fylkeskommunens interne kontroll. Andre uttalelser og kontrolihandlinger Vår revisjon vil også omfatte de kontrollhandlinger som er nødvendige for å attestere følgeskriv til lønns- og trekkoppgavene og de terminvise krav etter den kommunale ordningen for momskompensasjon. Vi utfører også kontroll av tilskudd som er gitt for å finansiere særskilte oppgaver (særattestasjoner), der det er krav eller ønske om revisors attestasjon. Våre kontroller utføres i tråd med oppdragsgivers anvisninger og aktuell standard for attestasjonsoppdrag.

39 Taushetsplikten er dog ikke til hinder for at kontrollutvalget får den informasjon om resultater av revisjonen som er nødvendige. 4. Rapportering og dialog Engasjementsbrev for revisjonsoppdraget utarbeides for hver valgperiode eller oftere dersom det er forhold som tilsier det. I tillegg utarbeides oppstartsbrev i forbindelse med oppstart av den enkelte forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget skal sørge for at plan for forvaltningsrevisjon blir utarbeidet og innstille til fylkestinget, som vedtar planen. Forvaltningsrevisjoner rapporteres til kontrollutvalget i form av egne rapporter. Regnskapsrevisjonens innhold avhenger av revisjonsstandarder, intern kontroll og revisors skjønn. Kontrollutvalgets oppgave er å påse at fylkeskommunen har en tilstrekkelig revisjon. For å sikre kontrollutvalget informasjon om regnskapsrevisjonen vil det i tillegg til revisjonsberetningen redegjøres for status i arbeidet ved at oppdragsrevisor gir en orientering om revisjonens fremdrift i kontrollutvalgets møter. Orienteringen gis vanligvis muntlig. Videre vil kontrollutvalget etter sluttført regnskapsrevisjon motta en skriftlig rapport som oppsummerer årets regnskapsrevisjon. Kontrollutvalget vil også bli orientert om revisjonsstrategien så tidlig som mulig i revisjonsåret. Videre mottar administrasjonen i forkant av årsoppgjøret et brev med orientering om vesentlig forhold i forbindelse med regnskapsavslutningen. Etter en end ring i offentleglova 5 annet ledd, som trådte i kraft 1. januar 2015, kan offentlig innsyn i foreløpige revisjonsrapporter utsettes inntil den endelige rapporten er oversendt kontrollutvalget. Endringen innebærer ikke en innsnevring i selve innsynsretten i revisjonsrapporter; det er kun tidspunktet for når innsyn kan kreves som er endret. gjelder ubegrenset i tid, også etter at oppdraget er avsluttet.

40 I henhold til revisjonsforskriften 4, 2 skal revisor påpeke følgende forhold i nummererte brev: 1. Mangler ved plikten til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger. 2. Feil og mangler ved organiseringen av den økonomiske internkontrollen. 3. Misligheter. 4. Feil som kan medføre feilinformasjon i årsregnskapet. 5. Manglende redegjørelse for vesentlige avvik mellom beløpene i den revisjonspliktiges årsregnskap og regulert budsjett slik det fremstår etter gyldige vedtak/endringer fattet på riktig beslutningsnivå. 6. Begrunnelse for manglende underskrift ved bekreftelser overfor offentlige myndigheter som gis i henhold til lov eller forskrift. 7. Begrunnelse for å si fra seg oppdrag etter 16. Brev med påpekning av mindre vesentlige feil eller mangler vil bli sendt direkte til administrasjonen. Uttalelserfra fylkeskommunens ledelse I forbindelse med årsavslutningen vil vii henhold til god kommunal revisjonsskikk innhente en skriftlig uttalelse fra ledelsen om fulistendigheten og riktigheten av de opplysninger som gis i årsregnskapet. På samme måte er vi pålagt å innhente skriftlige uttalelser fra ledelsen om kjennskap til eller mistanke om misligheter mv. Disse uttalelsene vil innhentes fra administrasjonen. 5. Andre tjenester Vår organisasjon har medarbeidere med betydelig kompetanse og praksis innenfor mange fagområder. Dette gjør oss i stand til å yte kompetent veiledning til dere, og som medlem av NKRF kan vi også trekke på kom petansen i et stort fagmiljø. Vi bistår gjerne med veiledning innenfor intern kontroll, merverdiavgift, regnskapsføring, budsjetter, lov og forskrifter osv., så langt det lar seg gjøre innenfor vår oppgave som revisor. nummererte brev vil bli sendt til kontrollutvalget med kopi til fylkesrådmannen. Kontrollutvalget har et ansvar for å påse forhold som er påpekt av revisor blir fulgt opp.

41 etf oppdragsansvarlig revisor Birgitte Holmberg oppdragsrevisor kopi til: fylkesordfører Sven Tore Løkslid fylkesrådmann Evy - Anni Evensen

42 Arkivsak-dok. 16/ Sakshandsamar Line Bosnes Hegna Saksgang Møtedato Telemark kontrollutval Orientering frå revisor Forslag frå sekretariatet: Kontrollutvalet tek saka til orientering. Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet har eit ansvar for å sjå til at det blir gjennomført revisjon i fylkeskommunen. For å halde seg orientert om det pågåande revisjonsarbeidet i fylkeskommunen, orienterer revisor kontrollutvalet gjennom året. Saksopplysningar: Oppdragsrevisor Birgitte Holmberg orienterer utvalet om revisjonsarbeidet i Telemark fylkeskommune. Vedlegg: Skriv inn vedlegg her 1

43 Arkivsak-dok. 16/ Sakshandsamar Line Bosnes Hegna Saksgang Møtedato Telemark kontrollutval Overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon Forslag frå sekretariatet: Kontrollutvalet vedtek overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon for perioden Kontrollutvalet bestiller prosjektplan for forvaltningsprosjektet «Næringsarbeid». Innstilling til kommunestyret: Plan for forvaltningsrevisjon blir vedteken. Kontrollutvalet har delegert myndigheit til å rullere og endre planen i perioden. Bakgrunn for saka: Ei av oppgåvene til kontrollutvalet er å utarbeide eit forslag til plan for forvaltningsrevisjon i fylkeskommunen. Det skal utarbeidas ein plan minst ein gong i valperioden. Fylkestinget skal vedta ein plan for forvaltningsrevisjon seinast innan utgangen av året etter at tinget er konstituert. Planen skal byggje på ei overordna analyse av verksemda i fylkesommunen ut frå vurderingar av risiko og vesentlegheit, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon. Saksopplysningar: Analyse og forslag til plan for forvaltningsrevisjon er utarbeidd av Telemark kommunerevisjon IKS i samsvar med gjeldane avtale om revisjonstenester. Analysen gjeld fylkeskommunen si verksemd og anna kommunal verksemd dersom verksemda er organisert som kommunalt føretak (KF), 27 - samarbeid og vertskommunesamarbeid etter kommunelova 28 b og 28 c. Kommunal verksemd som er organisert i sjølvstendige rettssubjekt (interkommunale selskap (IKS), aksjeselskap eller 27-selskap) er ikkje dekte av analysen. For slike organisasjonsformer kan kontrollutvalet føre tilsyn ved hjelp av selskapskontroll. Forvaltningsrevisjon er omfatta av avtalen om revisjonstenester mellom Telemark fylkeskommune og Telemark kommunerevisjon IKS. Forslaget til plan har eit omfang på forvaltningsrevisjon som samsvarar med tilgjengelige ressursar etter avtalen om revisjonstenester. Fylkestinget og/eller kontrollutvalet kan endre planen innanfor denne definerte ressursramma gjennom heile planperioden. Dersom fylkeskommunen ønsker fleire eller meir omfattande forvaltningsrevisjonar kan ein avtale det. Dette vert fakturert særskilt. 1

44 2 Forvaltningsevisor Kirsti Torbjørnson frå kommunerevisjonen vil legge fram analysa og forslag til plan for forvaltningsrevisjon i møte. Vurdering frå sekretariatet: Det vil truleg ta litt tid før plane vil bli vedtatt av fylkestinget. For å få i gang eit prosjekt ni i vår, vil sekretariatet tilrå kontrollutvalet å legge inn ei bestilling av prosjektplan på det fyrste prosjektet allereie no. Det fyrste prosjektet i planen er: «Næringsarbeid» - Undersøke forvaltning av økonomiske midler, oppfølging av tilskudd og kontrakter. Prosjektet skal bidra til læring og bidra til å identifisere mulige tiltak for god styring. Vedlegg: Overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon

45 Overordna analyse Forslag til plan for forvaltningsrevisjon Telemark fylkeskommune :: 2016

46 Overordna analyse forslag til plan for forvaltningsrevisjon Telemark fylkeskommune Om Telemark kommunerevisjon IKS Telemark kommunerevisjon IKS er et av landets største interkommunale revisjonsselskaper. Alle de 18 kommunene i Telemark, kommunene Larvik og Lardal i Vestfold og Telemark fylkeskommune er eiere av selskapet. Vi utfører revisjon og andre tjenester for våre eiere og andre kommunale/fylkeskommunale aktører. Telemark kommunerevisjon IKS gjør forvaltningsrevisjon innenfor en rekke områder, og med forskjellige innfallsvinkler. Våre ansatte har samfunnsfaglig, økonomisk og juridisk utdanning på mastergradsnivå, og har bred kompetanse innen offentlig forvaltning. Vi gjennomfører oppdragene i samsvar med Norges kommunerevisorforbunds standard for forvaltningsrevisjon (RSK 001). Fra 2015 har vi inngått en avtale om faglig og administrativt samarbeid med de interkommunale revisjonsordningene Buskerud kommunerevisjon IKS, Vestfold kommunerevisjon og Sandefjord distriktsrevisjon. Du kan finne alle våre rapporter på vårt nettsted Telemark kommunerevisjon IKS 2

47 Overordna analyse forslag til plan for forvaltningsrevisjon Telemark fylkeskommune Innhold 1 Innledning Plan for forvaltningsrevisjon Hva er forvaltningsrevisjon? Forvaltningsrevisjoner i Telemark fylkeskommune i Avtale om forvaltningsrevisjon Plan for forvaltningsrevisjon Overordnet analyse Om risiko og vesentlighet og metodikk Om Telemark fylkeskommune Lokaldemokrati, tillit og etisk standard Virksomhetsstyring og betryggende kontroll Tjenesteyting og myndighetsutøvelse kvalitet, rettssikkerhet og produktivitet Bærekraftig utvikling Foto forside: Danny Twang Telemark kommunerevisjon IKS 3

48 Overordna analyse forslag til plan for forvaltningsrevisjon Telemark fylkeskommune 1 Innledning 1.1 Plan for forvaltningsrevisjon En av kontrollutvalgets oppgaver er å utarbeide et forslag til plan for forvaltningsrevisjon i fylkeskommunen. 1 Planen skal utarbeides minst en gang i valgperioden, og skal vedtas av fylkestinget senest innen utgangen av året etter at fylkestinget er konstituert. Forslag til plan for forvaltningsrevisjon finner du i kapittel 2. Planen skal bygge på en overordnet analyse av fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger. Denne analysen finner du i kapittel 3. Overordnet analyse og forslag til plan for kontrollutvalget er utarbeidet av Telemark kommunerevisjon IKS i samsvar med gjeldende avtale om revisjonstjenester. Analysen omfatter fylkeskommunens egen virksomhet og annen fylkeskommunal virksomhet når denne er organisert som fylkeskommunale foretak (KF), 27-samarbeid og vertskommunesamarbeid etter kommuneloven 28-1 b og 28-1 c. Fylkeskommunal virksomhet som er organisert i selvstendige rettssubjekt (interkommunale selskap (IKS), aksjeselskap eller 27-selskap) omfattes ikke av analysen. For slike organisasjonsformer kan kontrollutvalget føre tilsyn ved hjelp av selskapskontroll Hva er forvaltningsrevisjon? På vegne av fylkestinget skal kontrollutvalget se til at det blir gjennomført: systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon) Forvaltningsrevisjon er en del av fylkeskommunens egenkontroll det er en del av fylkestingets tilsyn med fylkeskommunens forvaltning. Forvaltningsrevisjonens rolle er å undersøke om fylkeskommunens virksomhet skjer i tråd med gjeldende lover og 1 Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner (kontrollutvalgsforskriften) av 15. juni 2004, Jf. kontrollutvalgsforskriften kapittel 6 og egen plan for selskapskontroll. Telemark kommunerevisjon IKS 4

49 Overordna analyse forslag til plan for forvaltningsrevisjon Telemark fylkeskommune regler og fylkeskommunens egne planer og vedtak. Fokus rettes også mot effektivitet og kvalitet i produksjonen av velferd for kommunens innbyggere. Gjennom forvaltningsrevisjon kan kontrollutvalget: synliggjøre muligheter til økt produktivitet og måloppnåelse bringe fram styringsinformasjon til kommunens beslutningstakere bidra til læring og forbedring i organisasjonen bidra til kommunens egenkontroll 1.3 Forvaltningsrevisjoner i Telemark fylkeskommune i I Telemark fylkeskommune er følgende forvaltningsrevisjoner gjennomført i perioden : Kvalitet i videregående skole Styring og oppfølging av skolene Tannhelsetjenesten Økonomistyring og ressursbruk Forvalting av tilskot til regional utvikling Tannhelsetjenesten Avtaler ved Tannklinikken Skien og Spesialistklinikken for kjeveortopedi Fylkesvei Styring, budsjettering og oppfølging Informasjonssikkerhet og personvern Økt gjennomføring i videregående opplæring Avtale om forvaltningsrevisjon Forvaltningsrevisjon er omfattet av avtalen om revisjonstjenester mellom Telemark fylkeskommune og Telemark kommunerevisjon IKS. Dette forslaget til plan har et omfang på forvaltningsrevisjon som samsvarer med avtalen om revisjonstjenester. Fylkestinget/kontrollutvalget kan endre planen innenfor den definerte ressursrammen gjennom hele planperioden. Dersom fylkeskommunen ønsker flere eller mer omfattende forvaltningsrevisjoner kan det avtales og vil bli fakturert særskilt. 3 Etter planen legges revisjonsrapporten fram for kontrollutvalget våren Telemark kommunerevisjon IKS 5

50 Overordna analyse forslag til plan for forvaltningsrevisjon Telemark fylkeskommune 2 Plan for forvaltningsrevisjon Innenfor gjeldende avtale om revisjonstjenester og på bakgrunn av overordnet analyse i kapittel 3, foreslår vi følgende forvaltningsrevisjoner i planperioden , i prioritert rekkefølge. Timeomfang per prosjekt er et foreløpig anslag, og ved endelig planlegging av forvaltningsrevisjonen kan ressursbehovet per prosjekt bli justert både opp og ned i samråd med KU. Tema/tittel Vinkling på forvaltningsrevisjonen Nytte av forvaltningsrevisjonen Omfang Næringsarbeid Undersøke forvaltning av økonomiske midler, oppfølging av tilskudd og kontrakter. Bidra til læring og bidra til å identifisere mulige tiltak for god styring. 450 timer Oppfølging av politiske vedtak Undersøke rutiner og praksis for gjennomføring og rapportering. Bidra til å sikre god oppfølging og rapportering fra administrasjonen til politisk nivå. 350 timer Bypakke Grenland Undersøke organisering og styring. Egnet som fellesprosjekt Bidra til god styringsinformasjon. Prosjektet forvalter store summer og har ambisiøse mål. 450 timer Offentlige anskaffelser Undersøke tiltak for riktige enkeltanskaffelser Bidra til økt fokus og etterlevelse av reglene om offentlige anskaffelser. Læringsnytte nye regler i timer Videregående opplæring Undersøke tiltak for økt læringsutbytte. Undersøke om vedtatte tiltak fungerer etter hensikten. Bidra til styringsinformasjon og læring. 450 timer Kultur Undersøke forvaltningen av økonomiske verdier. Bidra til styringsinformasjon og læring. 400 timer Journalføring og arkiv Undersøke om plikten til å dokumentere egen aktivitet både i et kortsiktig og langsiktig perspektiv blir tilstrekkelig ivaretatt. Bidra til kontroll av tilstand og læring i organisasjonen. 400 timer Telemark kommunerevisjon IKS 6

51 Overordna analyse forslag til plan for forvaltningsrevisjon Telemark fylkeskommune Tannhelse Undersøke tiltak for utsatte barn, herunder om fylkeskommunen ivaretar sine forpliktelser overfor hele barnegruppen. Bidra til styringsinformasjon ut fra et brukerperspektiv. 400 timer Kunst Undersøke om/hvilke tiltak fylkeskommunen har for å sikre, forvalte og vedlikeholde kunst. Bidra til god sikring av verdier. 300 timer Videregående opplæring Undersøke tiltak for økt gjennomføring for utsatte elevgrupper, herunder om utsatte elevgrupper får tilstrekkelig tilrettelagt undervisning og oppfølging. Bidra til styringsinformasjon ut fra et brukerperspektiv. 450 timer Telemark kommunerevisjon IKS 7